Федерального державного освітнього закладу
ВИЩОЇ ОСВІТИ
«АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»
ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ
КАФЕДРА ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ТА ІНФОРМАТИКИ
Допущена до захисту
Завідувач кафедрою, професор
___________________ В.С. Звєрєв
«_____»___________ 2006р.
ДИПЛОМНИЙ ПРОЕКТ
на тему:
«Удосконалення системи документообігу
в ООД УУМ МОБ РВВС
Ленінського району г.Астрахані »
Пояснювальна записка ДП-032001 - 012777
Проект виконала студентка гр.ДФД-51 _______ «____» _______2006г.
Р. К. Джоржанова
Керівник проекту ст. викладач __ «_____»___________ 2006р.
О.М. Маркушина
АСТРАХАНЬ 2006
ЗМІСТ
Введення
1 Теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві
1.1 Огляд літературних джерел
1.2 Документообіг як вузлове ланка системи діловодства
1.3 Порядок руху документів на підприємстві
1.4 Основні правила складання та оформлення документів
1.5 Автоматизація документообігу на підприємстві
1.6 Загальні проблеми управління документообігом
1.7 Методи вдосконалення документообігу на підприємстві
2 Аналіз системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС
2.1 Загальна характеристика ООД УУМ МОБ РВВС
2.2 Аналіз організації документообігу ООД УУМ
2.3 Аналіз руху документів в ООД УУМ
2.4 Аналіз складання та оформлення документів ООД УУМ
2.5 Аналіз автоматизації документообігу ООД УУМ
2.6 Аналіз напрямків вдосконалення системи документообігу ООД УУМ
3 Заходи щодо вдосконалення системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС
3.1 Вдосконалення організації документообігу ООД УУМ
3.2 Проектування посадової інструкції для УУМ
3.3 Впровадження та адаптація комплексної автоматизації ООД УУМ
4 Обгрунтування економічної ефективності проекту
5 Безпека життєдіяльності та охорона навколишнього середовища
5.1 Введення
5.2 Розробка заходів щодо забезпечення безпеки праці
5.3 Забезпечення електробезпеки та пожежобезпеки
5.4 Висновок
Висновок
Список використаних джерел
Програми
Додаток А
Додаток Б
Додаток В
Додаток Г
Додаток Д
Додаток Ж
Введення
Актуальність. Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всебічним і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, а й формуванням раціональних, конкретних правил та процедур їх функціонування, у тому числі в області роботи з документами. Для зміцнення російської державності раціональне управління документацією може бути однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління та істотним елементом його стабільності.
Сучасне управління державним підприємством або комерційною організацією - це в значній мірі безперервна низка процесів складання і переміщення документів. Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими чи іншими документами. Документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління як способу й засобу реалізації покладених на нього функцій.
Таким чином, документована інформація становить основу управління і виконує найважливішу роль, забезпечуючи наповнення інформаційних ресурсів організацій.
У зв'язку з ускладненням структури та змісту інформаційних ресурсів, вибуховим зростанням їх обсягу виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідної і достатньої кількості видів документів, що виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління.
У рамках робіт щодо вдосконалення організаційних структур та методів управління, поліпшення системи правового регулювання господарської діяльності усе більш чітко виділяється комплекс цілеспрямованих заходів щодо упорядкування соціальної та техніко-економічної інформації, вдосконаленню документування та документообігу в системах державного управління.
Удосконалення інформаційної діяльності передбачає, перш за все, її раціоналізацію. Раціоналізація пов'язана з впровадженням і функціонуванням автоматизованих систем управління і спрямована не тільки на впорядкування інформації, що обробляється засобами електронно-обчислювальної техніки, та забезпечення інформаційної сумісності АСУ. Одна з її важливих завдань - підвищення загального рівня інформаційного забезпечення систем соціально-економічного управління.
Безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все більш широке застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори приводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових методів розробки уніфікованих форм документів з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки.
Акцентування уваги на даній проблемі тягне за собою вибір актуального на сучасному етапі напрями наукового дослідження, що має теоретичне і практичне значення з точки зору використання сучасних інформаційних технологій в управлінні документацією.
Об'єктом дослідження виступає Відділ організації діяльності уповноважених дільничних міліції громадської безпеки районного відділу внутрішніх справ (ООД УУМ МОБ РВВС) Ленінського району г.Астрахані.
Предметом дослідження є система документообігу ООД УУМ: організація документообігу ООД УУМ МОБ РВВС у реальних умовах, порядок руху, складання та оформлення документів.
Метою дослідження є аналіз системи документообігу ООД УУМ МОБ РВВС Ленінського району г.Астрахані і розробка раціональних пропозицій щодо її вдосконалення.
Для реалізації вищезазначеної мети необхідно вирішити такі завдання:
- Вивчити теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві;
- Охарактеризувати об'єкт дослідження, привести організаційну структуру ООД УУМ;
- Провести аналіз системи документообігу в ООД УУМ, виявити основні проблеми документообігу, проаналізувати напрямки вдосконалення існуючої системи документообігу;
- Розробити на основі аналізу існуючої системи документообігу ООД УУМ конкретні заходи щодо її вдосконалення;
- Провести розрахунок економічної ефективності від впровадження проекту;
- Розробити заходи щодо забезпечення безпечних для життя і здоров'я умов роботи УУМ.
Мета і завдання дипломного проекту зумовили вибір його структури. Робота складається з вступу, п'яти розділів, висновків, списку використаних при написанні роботи джерел, додатків до роботи.
У першому розділі детально вивчені теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві. У другій главі проводиться глибокий всебічний аналіз системи документообігу ООД УУМ. Третя глава присвячена розробці заходів щодо вдосконалення існуючої системи документообігу ООД УУМ. У четвертому розділі проводиться обгрунтування економічної ефективності проекту. П'ята глава присвячена забезпеченню безпечних для життя і здоров'я умов роботи УУМ.
Джерельна база. При написанні цієї дипломної роботи був використаний широкий круг джерел: вивчені праці авторитетних фахівців у галузі документознавства, використані численні періодичні публікації в журналах «Секретарська справа», «Діловодство». Видання та статті, використані для написання роботи, написані на основі чинних законодавчих та нормативно-методичних актів, новітньої літератури, вивчення досвіду роботи і представляють величезний інтерес для працівників діловодства. Дипломний проект виконувався за матеріалами, зібраними в період переддипломної практики.
Наукова новизна і теоретична значущість роботи. Дана робота характеризується досить глибоким вивченням теоретичних аспектів побудови документообігу на підприємстві, науково обгрунтованим проектуванням заходів щодо вдосконалення існуючої системи документообігу з урахуванням вивченого матеріалу.
Практична значимість роботи. Реалізація органами внутрішніх справ заходів, спрямованих на докорінне поліпшення діяльності дільничних уповноважених міліції, сприяли певному підвищенню їх ролі в попередженні правопорушень та боротьби зі злочинністю. Разом з тим корінного поліпшення діяльності дільничних уповноважених міліції не досягнуто. Відсутність у дільничних уповноважених міліції можливості використання автоматизованих інформаційно-пошукових та адресно-довідкових баз даних знижує рівень їх попереджувального впливу на криміногенні процеси в місцях проживання населення.
Практична цінність дипломної роботи полягає в авторській розробці бази даних, призначеної для вирішення комплексу завдань, схваленої керівництвом РВВС, що знайшла застосування і використовується в ООД УУМ МОБ РВВС у реальних умовах.
1 Теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві
1.1 Огляд літературних джерел
При написанні цієї дипломної роботи був використаний широкий круг джерел. Проводячи огляд цих видань, слід підрозділити їх на три великі категорії.
До першої категорії слід віднести законодавчі акти РФ, накази МВС РФ, що регламентують діяльність відділу внутрішніх справ. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]
У другу слід віднести видання, що містять загальнодержавну нормативну базу з питань управління документацією, архівної справи, діловодства і стандартизації.
ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». Цей стандарт є важливим етапом оновлення нормативно-методичної бази діловодства та архівної справи у відповідності з федеральним законодавством і сучасним рівнем розвитку даної галузі. Терміни, встановлені цим стандартом, повинні бути використані у всіх видах документації. [8]
Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління. ГСДОУ впорядковує організаційну структуру управління документаційне забезпечення в організаціях шляхом вирішення питань побудови типових служб ДОП, організацію технологічного процесу створення та обробки документації. ГСДОУ сприяє вирішенню ряду проблем автоматизації, створення та обробки документів і включає нормативні положення і правила загальнодержавного масштабу і значення. [9]
У Росії сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації. [10]
До другої категорії видань належить наукова література. Вітчизняним документознавством на сьогодні накопичено значний обсяг знань, відбитий збірниках статей, навчальних і методичних посібниках, матеріалах конференцій. На жаль, до цих пір немає великих монографічних досліджень. Опубліковані роботи мають переважно характер підручників і навчальних посібників (роботи Андрєєвої В.І., Кузнєцової Т.В., Кудряева В.А., Санкін Л.В., Лихачова М.Т. та ін.)
Особливу увагу при написанні дипломної роботи було приділено розгляду та вивчення навчальних посібників Кузнєцової Т.В.
У виданні Т.В. Кузнєцової «Діловодство (документаційне забезпечення управління)» розглядаються способи документування, а також нормативно-методична база діловодства; викладені основи діловодства, докладно описується організація роботи з документами і бездокументаціонное обслуговування. Цей посібник охоплює широкий комплекс питань з секретарській справі. [22]
У навчальному посібнику «Секретарська справа» автор приділяє велику увагу поліпшенню роботи з документами, наукової організації секретарської праці. Це видання містить численні зразки та форми документів. У кінці наведений великий список законодавчих актів, нормативно-методичних матеріалів та літератури. У кожному розділі, крім організаційних моментів, викладаються вимоги до складання і обробки спеціальних документів (трудового договору, лист, протокол, наказ). Наведено також велика кількість обліково-реєстраційних форм, на яких грунтуються спеціальні інформаційно-пошукові системи. Даються детальні характеристики федеральних нормативних актів, що регламентують документаційне забезпечення спеціальних функцій управління. [25]
У дипломній роботі використовувалися матеріали дисертаційної роботи доктора історичних наук Ларіна М.В. «Управління документацією в організаціях (проблеми історії та методології)». Автор у своїй роботі вирішує наукову проблему управління документацією з метою нових інформаційних технологій в організаціях різного типу, формування концепції та методології управління документаційних ресурсів для прийняття рішень на базі інформаційного менеджменту в історичному розвитку. [27]
При написанні дипломної роботи часто використовувалося довідкове видання Стенюкова М.В. «Довідник з діловодства». У ньому зібрані найважливіші правила і норми щодо складання документів відповідно до існуючих стандартів. Дано також зразки найбільш використовуваних видів документів, рекомендації з організації документообігу на підприємстві, раціональної систематизації документів та забезпечення їх зберігання. Довідкове посібник включає в себе керівництво щодо складання та правильного оформлення різних документів з урахуванням вимог існуючих стандартів. [29]
Зараз у багатьох сучасних публікаціях спостерігається тенденція до поступового посилення теоретичних досліджень в області документаційного забезпечення управління.
1.2 Документообіг як вузлове ланка системи діловодства
Діловодство або документаційне забезпечення управління (ДОП) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами - є важливим аспектом роботи будь-якого підприємства: в організаціях створюються документи, що відображають результати і ведення виробничої діяльності, фінансовий стан, роботу з персоналом, матеріально-технічне забезпечення і т.п. Саме документи забезпечують реалізацію управлінських функцій, в них визначаються плани, фіксуються облікові і звітні показники та інша інформація. У зв'язку з цим, можна сказати, що від того, як налагоджена робота з документами, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання і діяльність організації в цілому.
Документообігом називається «рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення». [8]
Організація документообігу - це правила, відповідно, з якими відбувається рух документів в установі.
Організація документообігу передбачає раціональне рух документів, що включає як операції з документами, так і всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення і відправлення.
Документообіг є важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість цього руху. [22]
У діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна співвідноситися, субординировать із загальними цілями діловодства - інформаційним забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.
З нечіткої організацією руху документів в даний час пов'язують багато недоліків в організації документаційного забезпечення діяльності апарату управління. Наприклад, процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складові: інформаційну підтримку рішення (забезпечення прийнятого рішення достовірної та достатньої інформації); документування рішення (створення розпорядчого документа); контроль за його виконанням (організація роботи, виконання завдання, дотримання певних умов, термінів і т.д.). Поопераційно цей процес складається зі збору інформації, підготовки проекту документа, його редагування, узгодження, виготовлення, посвідчення. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському апараті з одного структурного підрозділу в інший, передачею від технічних виконавців до фахівців, а потім - до керівників. Отже, швидкість переміщення документів якість виконання кожної операції впливають процес управління в цілому.
Документообіг - складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю організації. Організація документообігу включає всі операції по прийому, передачі, складання, узгодження, оформлення, засвідчення та відправлення документів.
Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отримання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил:
- Максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій і обробці документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю;
- Виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т.д.;
- Максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу.
Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:
- Прямоточності напрямки документопотоков, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
- Ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.
До якісних характеристиках документообігу відносяться:
- Характеристики документопотоков (склад документів, їх зміст);
- Маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);
- Періодичність (стадії документообігу);
- Спрямованість руху.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється склалося або організоване в межах інформаційної системи рух даних у певному напрямку, за умови, що у цих даних спільне джерело і загальний приймач.
Документопотоки розрізняють по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту. По напрямку виділяють горизонтальні потоки, що зв'язують організації одного рівня управління, і вертикальні (висхідні і низхідні), що зв'язують організації різних рівнів, наприклад, керівний орган влади і підпорядковані йому установи та організації, центральний офіс фірми і дочірні фірми та філії. Висхідні потоки - це вхідні документи, одержувані вищестоящою організацією від підлеглих організацій (вихідні документи підлеглих організацій, направлені на вищі інстанції). Низхідні потоки - це документи, що направляються вищестоящими органами влади і управління підрядним організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкта виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємопов'язані, тому що інформація надійшли документів використовується для підготовки внутрішніх та вихідних у відповідь і т.д.
Вхідний документопотік будь-якої організації у відповідності з рисунком 1 складається з:
- Документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств та ін.) До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничої, управлінської, технічної, економічної, соціальної та іншої діяльності. За видовим складом до цих документів належать: укази, закони, постанови, розпорядження, вказівки, доручення, накази, листи, інструкції, рішення, методичні вказівки та рекомендації;
- Документів від підвідомчих організацій, що містять відомості про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. За видами документів цей потік складається із звітів (про фінансової, господарської, соціальної, управлінської діяльності), ініціативних доповідних записок, листів, актів;
- Документів від несупідрядними організацій, що направляються з метою узгодження спільних дій або спонукання до них, з метою консультування, отримання інформації. Основні види документів: листи (інформаційні, рекламні, оферти, гарантійні, запити та ін) і договори, а також документи, що супроводжують виконання договорів (акти взаємозаліків, рахунки, заявки, сертифікати, відвантажувальні документи тощо);
- Звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу відповідних документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямками діяльності організації та її інформаційними запитами. У вихідному документопотік виділяється група розпорядчих документів (за умови, що організація має підвідомчі організації) та інформаційних (комунікативних) - листи, доповідні, огляди, довідки, звіти, договори, документи щодо їх виконання.
Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі сферою їх застосування. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї установи, організації. До внутрішніх відносяться організаційні документи, що визначають завдання, функції організації в цілому, а також її структурних підрозділів, компетенцію, права та обов'язки посадових осіб, правила виконання окремих видів діяльності - положення, статути, установчі договори, посадові інструкції, регламенти, правила, штатні розклади та ін Функцію оперативного регулювання діяльності установ виконують розпорядчі документи, що видаються керівництвом, - накази, вказівки, розпорядження, рішення. Самостійні групи внутрішнього документопотока складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, особового складу і т.д. В апараті управління не рекомендується вести внутрішню переписку між посадовими особами та структурними підрозділами, замість неї повинні використовуватися Бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори) Однак на практиці внутрішнє листування широко поширена. Вона оформляється доповідними (службовими) і пояснювальними записками, рапортами.
Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і змісту документів, ступеня регламентації функцій керівників і співробітників, розподілу обов'язків між керівниками і від прийнятої в технології роботи документами відповідно до рисунку 2. Стереотипні маршрути руху властиві входять документами, що визначається їх адресуванням.
Вхідні документи утворюють три напрямки руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірно - найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, відчуває інформаційні перевантаження, а з іншого, - отримує значну кількість інформації, що не відповідає їх компетенції, областю діяльності та функціональних обов'язків, не їх рівня. Очікування розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує шлях документа до виконавця.
Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форми даних про отриманий документі до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконанню і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від отримання до виконавця.
Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування та підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації та надсилання документів.
Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядчих документів, як правило, впорядковано, а підготовка всіх інших документів не має регламентованих маршрутів і тягне найбільш відчутні втрати часу на проходження документів.
Грунтуючись на даних, які характеризують документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоков.
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли в організацію і створених у ній за певний період. [8] В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні і внутрішні документи, а також всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.
Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти, звернення громадян та ін), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.
Загальноприйнята методика підрахунку документообігу передбачає вираз його обсягу дробом, у чисельнику якого вказують кількість оригіналів, а в знаменнику - кількість копій. Однак при цьому отриманий результат буде некоректним - багато документів складаються на декількох сторінках, що при такому підході не відіб'ється на загальному результаті. Основне правило підрахунку документів - однократність.
Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних наводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту і стану документообігу, його змін. встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці відправляються.
Крім того, облік документообігу дозволяє:
- Визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;
- Визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;
- Розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;
- Встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;
- Розрахувати чисельність служби діловодства.
Таким чином, документообіг установи являє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.
1.3 Порядок руху документів на підприємстві
Початкову основу документообігу відображають такі організаційні документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура установи, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюються вдруге.
Робота з документами складається з ряду послідовних операцій: прийом документів, їх розподіл і направлення на виконання, виконання і відправка.
Прийом, обробка і розподіл документів, що надходять. Незалежно від обсягу діяльності організації, операції по прийому і відправлення документів зазвичай проводять централізовано. У структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого ділянки - експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби згідно з рисунком 3. В канцеляріях і загальних відділах організацій (якщо експедиція не виділяється в окрему службу) створюється ділянка по прийому і відправлення документів з тими ж функціями. В організаціях, які не створюють свою службу діловодства, прийом і обробка документів, операції з їх відправки виробляються централізовано секретарем відповідно до рисунка 4.
Рекомендації з прийому та відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, тобто проходження документа по найбільш косоокому маршруту з мінімальними витратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше доставляти документи виконавцям, механізувати первісну обробку документів і скоротити її строки, вести облік витрат на обробку документів, облік обсягу документообігу.
Доставка документів відбувається поштою, телеграфом, кур'єрами. У сучасних умовах поряд з цими способами доставки надходження документів здійснюється через комп'ютерні мережі, електронну пошту, факсимільний зв'язок. Значна частина документів надходить шляхом передачі їх відрядженими працівниками інших установ відповідно до рисунка 5.
Завдання служби діловодства - організувати облік надходження документів з усіх джерел, їх первинну обробку, координувати їх рух.
У нормативних документах регламентовані правила первинної обробки документів, що надійшли у відповідності з рисунком 6.
Правила первинної обробки документів, що надійшли зводяться до наступного:
1. Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересилки адресату.
2. Перевіряється цілісність упаковки, збереження печаток, конверти розкриваються, перевіряється комплектність і схоронність вкладень. При виявленні пошкоджень конвертів, відсутності документів, додатків до них, невідповідності документів та додатку про це повідомляють відправнику.
3. При надходженні машинозчитуваних документів обробляється тільки супровідна документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.
4. Як правило, конверти знищують. Зберігають конверти (підколюючи їх до документа) тільки в тих випадках, коли на документі відсутня зворотну адресу, коли дата на поштовому штемпелі має значення для доказу дати отримання документа, коли на конверті немає напису «особисто», а документ носить особистий характер.
5. Документи з позначкою «особисто» не розкриваються, а передається адресату. Проте в деяких організаціях кількість документів може бути досить значним. У такому випадку експедиційна обробка документів, що надійшли передбачає облік їх надходження, дата та обліковий номер проставляються на пакетах.
6. Експедиція веде облік всіх документів, що надійшли - на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата надходження, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай в штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного реєстраційного індексу.
7. При первинній експедиційній обробці документи сортують по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортування - адресування документів. Зазвичай документи, адресовані керівництву, передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації (без зазначення прізвища посадової особи). Документи, адресовані в структурні підрозділи, проходять сортування за їх назвами.
У невеликих організаціях вся надходить документація сортується секретарем. На допомогу секретарю можна розробити класифікатор видів документів і питань діяльності із зазначенням виконавців, які курирують певні питання.
8. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортованих документів по осередках сортувального шафи, звідки документи забирають секретарі структурних підрозділів. У невеликих організаціях секретарі використовують папки-реєстратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцем.
Велика частина організацій та установ володіє крім пошти та іншими каналами інформації. Наприклад, значна кількість документів, що містять, як правило, оперативну інформацію, надходить в організації з факсимільним апаратам. Маса документів доставляється співробітниками сторонніх організацій, відбувається передача «з рук в руки». Всі ці способи доставки можуть створити потужні документопотоки, що містять необхідну для діяльності організації інформацію. Служба діловодства зобов'язана забезпечити облік та контроль за рухом надходять по різних каналах зв'язку документів. Облік необхідно вести і для документації, що надходить по факсимільному зв'язку й від кур'єрів. В іншому випадку ці документи «випадають» з поля зору служби діловодства і не включаються в інформаційну систему організацій, осідаючи у виконавців. Облік телеграм, телексів, телетайпограм, які потім передаються в службу діловодства, повинен проводитися в службах зв'язку.
Практично у всіх сферах управління використовуються комп'ютери, у зв'язку з чим корінні зміни відбуваються у процедурі одержання і відправки документів. З поширенням факсимільного зв'язку і факс-модемних пристроїв для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-якого місця. Факс-модем дозволяє з'єднувати комп'ютери один з одним по телефонних лініях і передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп'ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, як він був створений, з усіма особливостями його зовнішнього вигляду, значить, виникає можливість використовувати відомості з придатного документа для створення іншого.
Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого стає втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком такого становища може стати надмірна автономність структурних підрозділів і втрата керівництвом організації контролю за їх діяльністю. [21] Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна брати участь в регламентації і цих потоків інформації (щодо доступу до інформації, відповідальності за її збереження і використання).
Згідно з рекомендаціями Основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (з експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д.) здійснюється через секретарів цих підрозділів або тих посадових осіб, які відповідають в них за роботу з документами.
Документи передаються з відповідними відмітками у реєстраційних формах.
У великих фірмах, установах, на промислових підприємствах, там, де структурні підрозділи розташовані на значній відстані один від одного, організується кур'єрська зв'язок для доставки документів, що надійшли. Кур'єри здійснюють два-три обходу будівлі (території) за заздалегідь розробленими маршрутами у встановлені години, забираючи документи для відправлення і доставляючи надійшли документи.
Самий нераціональний спосіб доставки документів - виконання цієї роботи фахівцями апарату управління, так як витрачається їхній робочий час, дорожчає доставка і відповідно весь апарат управління.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва організації, керівництва структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків залежатиме від кількості інстанцій проходження документів у процесі розгляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів.
Порядок направлення на виконання і роботи виконавця з документами. З експедиції документи, адресовані керівництву, передаються до служби діловодства для реєстрації та підготовки розгляду документів керівником.
Документи, адресовані в структурні підрозділи, направляються в їх секретаріати для тих же операцій.
З 1970-х років отримала широке поширення методика попереднього розгляду документів. Попереднє смотреніе документів проводиться секретарем-референтом керівника, його помічником або одним із працівників служби діловодства. Вимоги до цих співробітникам - висока кваліфікація, достатній стаж роботи, знання стану справ організації, а також довіру до них керівника. Попередній розгляд полягає в перегляді всіх надійшли на керівництва документів. При цьому секретар-референт виявляє документацію, яка повинна бути представлена керівником в обов'язковому порядку - документи з принципових питань діяльності, що мають важливе значення у зв'язку зі сформованою ситуацією, що вимагають координації роботи структурних підрозділів і т.д. Перелік таких питань може бути складений самим керівником. Призначення процедури попереднього розгляду документів - у звільненні керівника від перегляду всього обсягу документів, серед яких є типова документація, що не вимагає його компетенції, яка не має принципового характеру. Попереднє смотреніе ліквідує «вузькі» місця в русі входить документопотока, скупчення документів на столі керівника, запобігає збільшенню строків розгляду та можливі зриви виконання в необхідні терміни.
Основним критерієм, що впливає на рух документів до виконавця, є зміст документа, тому референт повинен мати чіткі уявлення про стан справ в організації, добре знати розподіл обов'язків між керівництвом, функції структурних підрозділів, функції та спеціалізацію окремих співробітників.
Попередній розгляд проводиться безпосередньо після первинної обробки документів і значно прискорює рух документів, адже чимала частина їх передається в структурні підрозділи, минаючи розгляд у керівника. Відібраний масив документів «спускається» на наступний рівень управлінської структури, тобто документи потрапляють до виконавця вже в день їх надходження в організацію.
Розгляд документів керівником організується в цьому випадку більш раціонально - до нього потрапляють документи, які мають принципово важливе значення. Практикується доповідь керівнику документів, в ході якого крім документів, що надійшли ще видається добірка довідкових даний або попередньої листування.
Рух документів задається резолюцією керівника. Залежно від змісту і призначення документів, що надійшли виконання кожного з них різне.
Постанови, рішення, накази, листи вищестоящих організацій, органів влади та управління не завжди вимагають письмової відповіді - вони необхідні для ознайомлення, містять інструкції з виконання якихось операцій або дій. Їх виконання буде полягати в ухваленні вказівок до дії. Для цього секретаріат або канцелярія проводить ознайомлення з документом необхідного кола співробітників. Візи ознайомлення з документом проставляються у лівому нижньому кутку на звороті останнього аркуша документа або на аркушах ознайомлення. На документі робиться відмітка «Прийнято до відома» або «Прийнято до керівництва", ставиться підпис особи, яка проводила ознайомлення, дата і номер справи, в якій документ буде зберігатися.
Зведення, звіти, заявки, інформаційні листи та інші документи, які не потребують письмової відповіді, передаються фахівцям функціональних підрозділів, які використовують їх в оперативній роботі, а потім списують у справу, роблячи позначки «Включено до плану», «Включено до звіту», і підшивають у справи.
Найбільшу увагу виконавця займають документи, які вимагають відповіді.
Виконання документа починається зі збору інформації з питання. Аналіз зібраної інформації дозволяє визначити, чи достатні її обсяг і якість (достовірність, актуальність, об'єктивність). На цьому етапі виконавець особливо потребує документаційне забезпечення своєї діяльності, у використанні інформаційно-пошукової системи за документами організації і самих документів, тобто в раціональній системі зберігання документів. Свої міркування з характером виконання документа виконавець представляє керівнику або в усній, або у письмовій (представляючи проект відповідного документа) формі.
Проект документа проходить етап узгодження - збору віз керівників структурних підрозділів і фахівців, які висловлюють свою згоду зі змістом документа. Процес узгодження може бути організований у вигляді розсилки необхідної кількості примірників проекту документа для збору зауважень і пропозицій - так зване паралельне узгодження. Проте іноді потрібно послідовне погодження, відповідно до функцій структурних підрозділів.
Принципові зміни в процесах візування можуть виходити за наявності в організації локальної комп'ютерної мережі. Така мережа дозволяє здійснювати обмін інформацією між структурними підрозділами та окремими автоматизованими робочими місцями. Документ може створюватися в електронній формі і передаватися для редагування, отримання висновків, візування. Технічні можливості комп'ютерних технологій дозволяють змінити колишні методи роботи, але тут виникають організаційні труднощі через проблеми доступу до інформації. Частина співробітників має обмежений доступ (право читання, право копіювання, право внесення змін) тільки до строго нормованим масивів. Повний доступ до всіх документів організації можуть мати тільки керівник, його довірена особа, керівництво служби діловодства.
Після отримання на проекті документа всіх віз документ передруковують з урахуванням зроблених зауважень і передають на підпис керівнику. Виконавець, отримавши цей підпис, передає документ на реєстрацію, знімає його з контролю і передає на відправку до служби діловодства. Якщо адресат підготовленого документа є новим партнером, якщо їх декілька, в службу діловодства передається також адресу або адреси. У необхідних випадках складається список розсилки документа.
Поступив документ, копію відправленого документа і його проект з візами узгодження виконавець підшиває у справу, зробивши відповідні позначки про виконання.
За такою ж схемою працює виконавець і над ініціативними документами - запитами, повідомленнями, гарантіями, проханнями, заявками, інформаційними листами.
Таким чином, підготовка вихідних документів складається з підготовки проекту документа, його погодження, візування, передруку, підписання, реєстрації та відправлення. На рух вихідних документів, перш за все, впливає кількість підрозділів, що беруть участь у складанні документа, кількість операцій за погодженням і візуванню. Крім того, чим вище рівень підписання документа, тим більше інстанцій він проходить.
Підготовка та оформлення внутрішніх документів організується так само, як і вихідних. На етапі виконання маршрути їх руху збігаються з вхідним документопотоком. Наприклад, доповідні записки розглядаються керівником на загальних підставах. Відмінності є в підготовці розпорядчих документів. Накази з основної діяльності повинні узгоджуватися в юридичному відділі, накази з особового складу повинні готувати відділи кадрів з дотриманням трудового законодавства, рішення колегіального органу - спеціальний апарат (секретаріат колегії).
Правила обробки вихідних документів. Документи, що відправляються організацією, у тому числі на машинних носіях, проходять сортування, упакування, оформлення поштового відправлення і здачу в відділення зв'язку.
Обробка і відправлення здійснюються централізовано експедицією, ділянкою канцелярії або секретарем згідно з діючими Поштовими правилами.
Експедиція приймає документи для відправлення повністю оформленими, підписаними, зареєстрованими, з відміткою про категорію відправлення.
Служба діловодства перевіряє правильність оформлення документів, наявність зазначених у документі додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів, дати підписання, реєстрації та відправлення.
Неоформлені або неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання в структурні підрозділи.
На замовну кореспонденцію співробітники діловодства становлять опис розсилки, на якій в експедиції проставляється прізвище співробітника і дата відправлення.
Документи на машинних носіях приймаються до відправки в упаковці, що відповідає технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого та зареєстрованого у встановленому порядку
Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного робочого дня.
1.4 Основні правила складання та оформлення документів
Основні правила складання та оформлення управлінських документів закріплені в діючих в даний час в Росії загальнодержавних нормативно-методичних документах - державних стандартах, які є основою для конкретизації правил роботи з документами в кожній організації, їх уточнення з урахуванням специфіки її діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату.
На основі законодавчих, нормативних та нормативно - методичних документів кожна установа (організація, фірма) встановлює свої вимоги до роботи з документами в статуті (положенні), регламент, правилах, інструкціях. У них закріплюються конкретні правила документування, в тому числі:
- Права і обов'язки посадових осіб, окремих співробітників в процедурах оформлення документів;
- Склад застосовуваних в апараті управлінських документів;
- Компетенція керівника, його заступників і керівників середньої ланки, їх право на видання різних видів розпорядчих документів;
- Порядок підписання, узгодження і візування документів, їх засвідчення печаткою;
- Обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.
Незалежно від способу документування та виду носія до документів, що використовуються в управлінській діяльності, висуваються такі основні вимоги:
- Забезпечення юридичної сили документа;
- Створення умов для оперативного виконання документів;
можливість оперативного пошуку документів (використання їх в довідкових цілях);
- Можливість використання для створення, копіювання, обробки документів кошти організаційної техніки.
Діючі державні нормативно - технічні документи призначені також для забезпечення якісного зовнішнього вигляду документів. Для цього в стандарт включені рекомендації по розташуванню реквізитів на полі документа і їх раціональної компонуванні.
При складанні документа особливе значення має оформлення всіх його реквізитів. Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів. Саме реквізити забезпечують фактологічну достовірність і впізнаваність офіційних паперів.
У Росії сучасні вимоги до оформлення документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). [10]
Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.
При підготовці й оформленні документів використовують такі реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - позначка про завірення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Документи виготовляються на бланках. ГОСТом встановлено два основні формати бланків - А4 і А5. Усі бланки виготовляються друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або за допомогою засобів обчислювальної техніки на білому папері або папері світлих тонів.
Структура уніфікованого документу представлена в таблиці 1.
Таблиця 1 - Структура уніфікованого документу
Заголовна частина | Найменування обліковується об'єкта (Підприємства, організації, що працює) | Характеристика документа (Індекс, код за ОКУД) | |
Найменування документа | |||
Зона для проставлення кодів постійних для документа реквізитів-ознак | |||
Змістовна частина | Тема графи таблиці | Тема графи таблиці | |
Назва кількісно-сумового підстави документа | Значення | Значення | |
Назва кількісно-сумового підстави документа | Значення | Значення | |
Примітка | |||
Оформляє частина | Дата заповнення документа | Підпис юридично відповідальних осіб за правильність складання документа |
Розвиток системи автоматизованої обробки економічної інформації, що передбачає обмін інформацією, зажадало уніфікації і стандартизації всієї документації. По ряду документів розроблені єдині уніфіковані і стандартизовані форми бланків. Уніфікація висунула такі вимоги до документів:
- Стандартна форма побудови,
- Пристосування до автоматизованої обробки,
- Мінімізація показників,
- Виключення дублювання,
- Включення всіх необхідних для цілей управління показників.
Всі уніфіковані системи повинні включати в себе еталонні зразки бланків конкретних документів, склад і наповнення яких актуалізується (оновлюється) у міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали щодо заповнення й застосування цих документів.
1.5 Автоматизація документообігу на підприємстві
Сучасний рівень інформатизації суспільства зумовлює використання новітніх технічних, технологічних, програмних засобів у різних інформаційних системах економічних об'єктів, методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і фахівців, призначених для обробки інформації та прийняття управлінських рішень. Створення АІС сприяє підвищенню ефективності виробництва економічного об'єкта і забезпечує якість управління.
Досягнення науки і техніки, бурхливий розвиток науково - технічної революції, що впливають на всю сферу людської діяльності, вимагають подальшого удосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінської праці. На початку 3-го тисячоліття кількість електронних документів на підприємстві вже буде вимірюватися мільйонами, тому системи управління електронними документами та архівами стануть однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи. Одним із шляхів, що забезпечує високу ефективність роботи апарату управління є правильна організація роботи з управлінськими документами.
У зв'язку з великим потоком документообігу, представляє великий інтерес обробки ведення обліків документації в автоматизованому режимі. При наявності або відсутності автоматизації, з комп'ютерною технікою або без неї, інформація існує і циркулює всередині підприємства, складаючи його інформаційну систему (ІС). При цьому автоматизація, навіть часткова, впроваджувана штучним шляхом в природні інформаційні потоки буде ефективна тільки тоді, коли відбудеться успішно інтеграція автоматизованої інформаційної системи (АІС) до структури підприємства.
Сьогодні ефективність управлінської діяльності залежить в першу чергу від автоматизації всіх управлінських процесів. Таким чином, успішна автоматизація управління підприємством буде залежати від правильного вибору автоматизованої системи.
Представляється доцільним сформулювати вимоги до сучасної автоматизованої системи управління документацією (АСУД) в організації.
Перш за все, АСУД повинна виконувати всі завдання документаційного забезпечення управління в повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів.
Система повинна бути побудована на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних і технологічних рішень в рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог.
АСУД повинна забезпечити повноцінне використання (інтеграція) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізовувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання як подокументно, так і фактично. Система також повинна допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідну ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу.
АСУД в сучасних умовах повинна бути пристосована до можливого розширення номенклатури документів і параметрів системи (кількість технічних пристроїв і технологій, кількість документів, обсяг інформації, кількість користувачів) і бути здатною до адаптації у відповідності з мінливими вимогами користувачів.
Головним підсумком впровадження АСУД має з'явитися створення в установі ефективного та дієвого механізму управління, що охоплює бізнес-процеси - фінансово-виробничі, технологічні, маркетинг, продаж і т.д. У результаті цього організація виходить на якісно новий рівень управління та планування своєї діяльності.
Сучасні спеціалізовані засоби автоматизації діловодства дозволяють побудувати систему автоматизації, вирішальну завдання в широкому діапазоні, - від автоматизації обліку паперових документів до систем безпаперового діловодства.
Ефективним є еволюційний підхід до автоматизації діловодства, що передбачає на першому етапі облік паперових документів (у спеціалізованих підрозділах) і організацію корпоративного сховища (архіву) електронних документів. У рамках розвитку системи автоматизації діловодства масштаб впровадження розширюється до рівня організації в цілому і в подальшому забезпечується перехід до переважно безпаперового діловодства. [30]
До складових ефективність при використанні даної системи електронного документообігу можна віднести також таке:
- У всіх підрозділах і в організації в цілому вводиться уніфікована, формалізована і строго регламентована технологія діловодства;
- Організація стає повністю керованою. З'являється можливість відповісти на будь-яке питання за документами і виконавцям, здійснювати аналіз і управління документаційною діяльністю;
- Система автоматизації діловодства, по суті, є носієм строго формалізованої і документованої технологічної інформації про правила і порядок роботи з документами. У результаті зменшується залежність організації від персоналу як фізичного носія технологічних знань і правил роботи з документами.
- Створюються умови для різкого прискорення проходження документів з організації, особливо в організації електронного документообігу.
- Мінімізується трудомісткість діловодних операцій. При цьому, однак, треба мати на увазі, що необхідність введення повної і точної інформації про документ, скажімо, при первинній реєстрації може зажадати додаткових зусиль на деяких робочих місць, тоді як трудомісткість роботи на інших робочих місцях, що використовують цю інформацію, може скоротитися, як показує досвід, у кілька разів.
- Якісний виграш досягається організації взаємопов'язаного електронного документообігу між організаціями, оскільки повністю відпадають проблеми, пов'язані виготовленням і пересиланням паперових документів, а потім - у повторному введенні реквізитів текстів отриманих документів. [12]
Раціоналізація пов'язана з впровадженням і функціонуванням автоматизованих систем управління і спрямована не тільки на впорядкування інформації, що обробляється засобами електронно-обчислювальної техніки, та забезпечення інформаційної сумісності АСУ. Одна з її важливих завдань - підвищення загального рівня інформаційного забезпечення систем соціально-економічного управління.
Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечити їх ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів.
Ефективна діяльність сучасного підприємства і зміцнення його конкурентоспроможності можлива тільки при наявності добре налагодженого механізму електронного документообігу в організації. [31]
1.6 Загальні проблеми управління документообігом
Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими чи іншими документами. Для ефективного розвитку бізнесу компанії необхідно управління документами протягом всього їх життєвого циклу - від створення до списання в архів.
У процесі управління документами виникають різні проблеми. Серед загальних проблем управління документованої інформацією в організаціях можна виділити:
- Велика кількість документів;
- Велика кількість співробітників, що працюють з документами (паперовими і електронними);
- Складні схеми узгодження документів;
- Територіальна розподіленість підрозділів;
- Відсутність інформації про виконання в реальному часі;
- Пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації та зберігання.
Обсяг документації, створюваної в установах як усього світу, так і нашої країни, має тенденцію до постійного і все більш прискореному зростанню. У зв'язку з науково-технічним прогресом збільшення обсягів управлінської документації відбувається пропорційно зміні зростання обсягів виробництва продукції та продуктивності праці. Це перша закономірність документообразования.
Зростання обсягів виробництва призводить до стрімкого зростання обсягів інформації. У той же час продуктивність праці у виробничій сфері росте набагато швидше за продуктивність праці в управлінні. Цей розрив - одна з основних причин зростання апарату управління в усіх розвинених країнах світу.
Причини зростання обсягу документообігу поділяють на об'єктивні і суб'єктивні.
Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів є вплив науково-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури продукції, що випускається, освоєння нових районів, будівництво нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому обсяги створюваних документів збільшуються з ростом кількості документованих дій та кількості адресатів, яким ці дії спрямовані. Таким чином, зростання або скорочення обсягів документів значним чином пов'язане з процесами документування.
До суб'єктивних причин відносять:
- Бюрократизацію апарату управління, з якою пов'язане збільшення кількості перевіряючих інстанцій, розбухання контролюючих органів, обмеження та ігнорування законних прав громадян. Все це призводить до створення документів, не обумовлених ділової необхідністю, для підстраховки, на всякий випадок;
- Незнання або недотримання працівниками управлінських структур законодавства, нормативних актів, що встановлюють юридичні вимоги до оформлення документів. У результаті виникає недовіра до документів та їх перевірка, тобто створення нових документів;
- Некваліфіковане документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, що містить неясні завдання, нереальні терміни виконання, суперечить виданим раніше наказам, обов'язково викличе потік листів або доповідних записок керованих організацій (структурних підрозділів) роз'яснювального характеру;
- Несвоєчасне, неякісне виконання завдань, доручень, договірних зобов'язань, зрив термінів їх виконання породжує потоки документів з проханнями перенесення строків, рекламаціями, поясненнями, претензіями і т.д.;
- Відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій у вирішенні поставлених перед ними завдань змушує постійно звертатися у вищі установи за роз'ясненнями або дозволами спірних питань;
- Некомпетентність управлінського персоналу в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору недоцільних варіантів їх рішень, що відбивається на документуванні самих цих дій, а потім виправлення прийнятого рішення і т.д.;
- Відсутність в управлінському апараті регламентації документообразования призводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документування ідентичних функцій і містять аналогічну інформацію, але відрізняються за формою представлення інформації або за складом показників;
- Широке розповсюдження копіювальної техніки і її безконтрольне використання в установах призводить до створення величезної кількості копій документів, які використовуються в незначній мірі;
- Використання у процесах створення і підготовки документів комп'ютерів, з одного боку, значно підвищило швидкість підготовки документів, скоротило трудомісткість цих операцій, але, з іншого боку, призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій та електронній формі .
Таким чином, у числі суб'єктивних причин, що впливають на збільшення документообігу, ми бачимо як пов'язані з окремою особистістю (діяльність керівника, спеціаліста), так і з порушеннями вимог законодавства, з організацією документування.
До суб'єктивних причин слід віднести і нові технології підготовки документів, які, скоротивши час на створення тексту, його друк і копіювання, збільшили їх потоки і видову різноманітність, але не вирішили проблему управління цими потоками. Цей висновок зроблений і вітчизняними документознавців, і зарубіжними фахівцями в області управління документацією.
Є ще ряд причин зростання документопотоков в даний час: недостатня розробленість законодавчої бази, наростання труднощів в економіці; підміна реальної справи «писанини»; екстенсивний розвиток документації, що приводить до залучення в «паперову» бюрократичну діяльність все більшого числа працюючих. Документи в апараті управління нерідко створюються в ритуальних цілях, тобто як данину своєрідної традиції або як єдине вираження реакції організації на рішення вищих органів; відбувається дублювання документів чинності дублювання функцій установ та їх структурних підрозділів; великий потік невиправданої документації виникає при виданні неякісних документів, особливо нормативних актів, що викликають лавину запитів і роз'яснень. І, нарешті, документообіг є некерованим, тому що в країні відсутній орган, який ніс би відповідальність за стан документації та її обсязі. [22]
1.7 Методи вдосконалення документообігу на підприємстві
На даний момент серед методів, спрямованих на вдосконалення документування, виділяються дві групи: вдосконалення технології документообігу і скорочення обсягу документообігу.
До першої групи відносять всі процедури проходження документів в установі: створення моделей засновницької документообігу, складання маршрутних карт технологічного процесу, розробка раціональних схем документообігу, складання оперограмм і документограмм, схем руху документів і ін
До способів, що дозволяють ефективно удосконалювати технологію документообігу, відносять оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу. [23]
Важливе сучасний засіб вдосконалення документообігу - комп'ютеризація операцій складання і обробки документів: технічні засоби повинні зменшуватися на тих дільницях і такої продуктивності, які дозволяють отримати економічний ефект, окупити витрати на придбання та експлуатацію.
Головна умова скорочення обсягів документів - впорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи діловодства. На практиці це виражається в створенні різних систем документації, суворо встановлюють склад застосовуваних документальних форм і регламент користування ними. При уніфікації з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, не відповідні вимогам сьогоднішнього дня і створювані просто за звичкою. Застосовувані однотипні форми замінюються єдиною. Таким чином, уніфікація дозволяє впорядкувати освіту документів і тим самим скоротити обсяг документообігу.
Скорочення обсягу документообігу зв'язується з регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації (УСД), розробкою уніфікованих вимог до текстів, а також використанням бездокументних зв'язків.
У зв'язку з тим, що обсяг документації зростає через неякісне або несвоєчасного виконання рішень і доручень, велика роль у справі скорочення документообігу належить контролю виконання. На службу документації установи покладається розроблення раціональних форм контролю, ведення картотеки, спостереження за термінами і т.п. Чим краще контроль, тим більше доручень виконується в термін, тим менше виникає непередбачених документів, і навпаки.
Автономні комп'ютери на робочих місцях діловодів або навіть невеликі мережі в канцеляріях або секретаріатах перерахованих вище проблем принципово не вирішують, фактично вони просто заміняють спосіб ведення картотеки чи журналу. Принциповим же рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях у різних підрозділах організації. У цьому випадку відомості про роботу з документами, що вводяться з робочих місць у підрозділах, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу організації. Для організації такої роботи з використанням мережі організації розробляються спеціальні програми, звані зазвичай системами автоматизації діловодства і документообігу (АС ДОП). Найбільш просунуті з них дозволяють, як відслідковувати паперовий документообіг, так і організувати переміщення по мережі і роботу з електронними документами. Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління. Бажано, щоб система доходила хоча б до кожного структурного підрозділу, в якому здійснюється облік і контроль. В ідеалі ж вона повинна охоплювати всі робочі місця співробітників, що здійснюють власне роботу з документами. У цьому випадку при мінімізації трудовитрат діловодного персоналу забезпечується повний контроль над документаційною діяльністю організації в реальному масштабі часу. Найбільш раціональним є на сьогоднішній день автоматизований контроль за виконанням документів, який секретар веде на персональному комп'ютері.
Чітко налагоджений контроль виконання є засобом підвищення ефективності роботи співробітників, створення ділової атмосфери в офісі, умовою розуміння, що кожне завдання повинне бути виконане в строк і т.п. Автоматизований контроль за виконанням документів виконується або з використанням спеціалізованих програм контролю, або як складова частина комплексної програми автоматизації документообігу.
Одним з центральних питань в організації інформаційно-документаційного обслуговування діяльності будь-якої установи, фірми, підприємства є створення служби ДОП. Це обов'язково має бути самостійний структурний підрозділ, підпорядкований безпосередньо керівнику. І хоча про це багато писалося й говорилося, усвідомлення, що служба, керувала всім інформаційно-документаційних ресурсів фірми, організації, підприємства - одна з найважливіших, відбувається в країні дуже повільно. Разом з тим саме в поганій роботі цієї служби криється несвоєчасність прийняття рішень, відправки відповідей, посилки запитів, погана підготовленість відряджень керівника, неписьменний відповідь по телефону, неефективне та неоперативне проведення нарад і т.д. Сьогодні вже нікому не треба доводити значення інформації в сфері управління, і кожен управлінець розуміє, що прийняти рішення з питання він може, тільки маючи у своєму розпорядженні відповідної інформацією з питання. Чим швидше він отримає інформацію, і чим вона буде повніше, тим більше у нього шансів розробити найкраще рішення в найкоротший термін і випередити своїх конкурентів. Крім того, місце служби ДОП докорінно змінюється з впровадженням комп'ютерних технологій, створенням баз даних. Найчастіше впровадженням комп'ютерних систем в організації займається спеціально створений відділ (служба інформаційного забезпечення). На наш погляд, це повинна бути єдина з ДОП служба, що має відповідну структуру.
Тільки комплексне вирішення всіх зазначених проблем дозволяє поставити роботу з інформаційно-документаційного забезпечення діяльності фірми, підприємства, організації чи установи на рівень потреб XXI століття.
2 Аналіз системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС
2.1 Загальна характеристика ООД УУМ МОБ РВВС
Відділ організації діяльності дільничних уповноважених міліції (ООД УУМ) є структурним підрозділом міліції громадської безпеки РВВС, що забезпечує діяльність дільничних уповноважених міліції. [5]
У завдання ООД УУМ входять:
- Забезпечення безпеки особистості, суспільної безпеки, охорона власності, громадського порядку;
- Виявлення, попередження і припинення злочинів та адміністративних правопорушень;
- Розкриття злочинів, у справах яких провадження попереднього слідства не обов'язково;
- Розшук окремих категорій осіб, встановлення місця знаходження яких віднесено до компетенції міліції громадської безпеки.
До складу ООД УУМ входять:
- Начальник ООД УУМ, безпосередньо підпорядкований начальнику МОБ;
- Старші дільничні уповноважені міліції (Ст. УУМ), безпосередньо підпорядковуються начальнику ООД УУМ;
- Дільничні уповноважені міліції (УУМ), що підкоряються начальнику ООД УУМ.
Начальник ООД УУМ призначається на посаду і звільняється з посади міністром внутрішніх справ Російської Федерації за поданням міністрів внутрішніх справ, начальників управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації, погодженим з вищими посадовими особами суб'єктів Російської Федерації (керівниками вищих виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації), і є за посадою заступником міністра або начальника управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації.
Старший дільничний уповноважений очолює дільничний пункт міліції (УПМ), до складу якого входять дільничні уповноважені міліції.
Старші дільничні призначаються на посаду і звільняються з посади міністром внутрішніх справ Російської Федерації за поданням міністрів внутрішніх справ, начальників управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації, погодженим з вищими посадовими особами суб'єктів Російської Федерації (керівниками вищих виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації ), і є за посадою заступниками міністрів або начальників управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації.
За старшим дільничним уповноваженим закріплюється ділянку з проживаючим на ньому населенням у містах не більше 1,5 тисяч чоловік, а в сільській місцевості - за аналогією з дільничним уповноваженим.
Старший дільничний уповноважений поряд з обслуговуванням закріпленого за ним ділянки:
- Організовує роботу підлеглих йому дільничних уповноважених з попередження, виявлення і розкриття злочинів, у справах яких попереднє розслідування проводиться у формі дізнання і віднесених законодавством до компетенції органів внутрішніх справ;
- Координує взаємодію підлеглих дільничних уповноважених з іншими підрозділами органів внутрішніх справ;
- Організовує участь підлеглих дільничних уповноважених у проведенні комплексних оперативно-профілактичних заходів на території обслуговуваних ними адміністративних дільниць;
- Надає допомогу підлеглим дільничним уповноваженим у підвищенні їх професійної майстерності, підборі й організації роботи позаштатних співробітників міліції, встановлення довірчих відносин з громадянами, зміцненні взаємодії з громадськими об'єднаннями правоохоронної спрямованості, проведення індивідуальної профілактичної роботи з правопорушниками, розгляд листів і заяв громадян, виконання інших обов'язків по службі;
- Узагальнює і оцінює результати діяльності підлеглих дільничних уповноважених за місяць, квартал, півріччя, рік і доповідає їх з відповідними пропозиціями начальнику міліції громадської безпеки або керівнику підрозділу з організації роботи дільничних уповноважених.
Дільничний уповноважений міліції входить до складу міліції громадської безпеки, складається на посадах середнього та старшого начальницького складу органів внутрішніх справ, у межах своєї компетенції виконує обов'язки і користується правами, передбаченими Законом Російської Федерації "Про міліцію".
Дільничний уповноважений призначається на посаду і звільняється з посади начальником органу внутрішніх справ за поданням його заступника - начальника міліції громадської безпеки.
За кожним дільничним уповноваженим наказом начальника органу внутрішніх справ закріплюється для обслуговування адміністративний ділянку з населенням не більше 3 - 3,5 тисяч чоловік на одного дільничного уповноваженого 1.
Особовий склад, звання і розподіл дільничних уповноважених по зонах адміністративних дільниць Ленінського району представлені в додатку А.
ООД УУМ розташовується в ОВС Ленінського району г.Астрахані за адресою: 414041, г.Астрахані, Ленінський район, ул.Б.Алексеева, 41, тел. (8512) 36-01-60.
Організаційна структура ООД УУМ МОБ ОВС Ленінського району г.Астрахані представлена на рисунку 7.
2.2 Аналіз організації документообігу ООД УУМ
Діловодство ООД УУМ забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами і є важливим аспектом роботи всього РВВС: в ООД УУМ створюються документи, що відображають результати служби дільничних уповноважених міліції, кримінальну обстановку на території адміністративного ділянки, роботу з населенням, що проживає на території адміністративного ділянки, профілактичну роботу з умовно звільненими і т.п. Саме документи ООД УУМ забезпечують реалізацію рішень, так як саме ООД УУМ є вихідною точкою документообігу РВВС, у документах ООД УУМ визначаються обставини розслідуваної справи, фіксуються облікові і звітні показники злочинності та інша інформація.
У таблиці 2 наведено аналіз розподілу документів по структурним підрозділам РВВС за 2003-2005 рр.. Слід звернути особливу увагу на роль ООД УУМ в організації документообігу в РВВС: практично всі операції виконуються саме цим структурним підрозділом.
Таблиця 2 - Розподіл документів по структурним підрозділам РВВС за 2003-2005 рр..
Підрозділ РВВС | Кількість документів, шт | |||
Всього | 2003 р | 2004 р | 2005 р | |
Інспекція у справах неповнолітніх | 2052 | 621 | 976 | 455 |
Кримінальна міліція | 1880 | 874 | 353 | 653 |
Оперативний розшук | 4150 | 786 | 1321 | 2043 |
Відділ дізнання | 14867 | 3454 | 5656 | 5757 |
Відділ організації діяльності УУМ | 22866 | 9624 | 7372 | 5870 |
Відділ по боротьбі з майновими злочинами | 1926 | 676 | 575 | 675 |
Відділ по боротьбі з тяжкими злочинами | 1672 | 456 | 763 | 453 |
Відділ по боротьбі з економічними злочинами | 1788 | 565 | 878 | 345 |
Карний розшук | 1740 | 321 | 654 | 765 |
Разом | 52941 | 17377 | 18548 | 17016 |
На рисунку 8 наочно видно, що практично більша частина обсягу документообігу припадає на ООД УУМ МОБ РВВС. Прийом вступників документів здійснюється дільничними уповноваженими міліції від громадян, які проживають на території адміністративного ділянки, які документи надходять з чергової частини по розподілу за зональним ознакою. Слід зазначити, що практично будь-яке повідомлення про злочин та іншої інформації про вчинені правопорушення після реєстрації у Книзі обліку скоєних злочинів або Журналі обліку інформації, а, отже, вхідний документ, аналізується і обробляється ООД УУМ, зокрема дільничними уповноваженими міліції, а це початковий і , відповідно, важливий для раціональної організації документообігу етап документопотока в РВВС.
Таким чином, документообіг ООД УУМ займає місце вузлового ланки системи діловодства РВВС. У зв'язку з цим можна сказати, що від того, як налагоджена робота з документами в ООД УУМ, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання і діяльність РВВС у цілому.
Документообіг ООД УУМ практично не відрізняється від звичайних організацій військового типу і потрапляє під сучасну класифікацію. Проте в ООД УУМ є велика кількість документів з грифами «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ», тому аналіз документообігу ООД УУМ проводився на підставі тих матеріалів, до яких був забезпечений доступ в період переддипломної практики.
Важливо зазначити, що специфічною особливістю документообігу ООД УУМ є наявність неформальних інформаційних зв'язків поряд з документованою інформацією. Як правило, це оперативна інформація, суб'єктивна думка, власні позиції, обмін досвіду між співробітниками РВВС і пр. Неформальна інформація залежно від обставин справи може послужити у своєму роді каталізатором вирішення справи або, навпаки, уповільнити процес його розгляду. Зважаючи на це представляється доцільним також включити даний документопотік до складу аналізованого в ООД УУМ документообігу. Грунтуючись на даних, що характеризують якісні характеристики документопотоков, представляється можливим розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоков.
Документообіг ООД УУМ ділиться на кілька документопотоков: вхідний, вихідний, внутрішній відповідно до рисунка 9.
Вхідний документопотік ООД УУМ складається з:
- Документів вищестоящих організацій (МВС, ОВС, УВС АТ та ін.) До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, накази і розпорядження, які є підставою для начальника ООД УУМ і Ст.УУМ в організації служби дільничних уповноважених міліції;
- Документів від несупідрядними організацій, що направляються з метою консультування, отримання інформації та ін;
- Звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік ООД УУМ складається з документів, що створюються в ООД УУМ та відправляються за його межі. Вихідні документи ООД УУМ створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Відповідні документи ООД УУМ значно перевищують ініціативну групу документів. Це пов'язано з тим, що в більшості випадків інформацією володіють дільничні уповноважені, будь то інформація про громадян, які проживають на території адміністративного ділянки або про виконання та стан запитуваної справи. Як правило, запити надходять в ООД УУМ від таких організацій, як ЖЕК, ПВС і ін Також до вихідних документів ООД УУМ відносяться супровідні листи, що відправляються заявнику разом з копією рішення.
Внутрішній документопотік ООД УУМ складають документи, створювані і використовувані в самому ООД УУМ, що не виходять за його межі. До них відносяться організаційні документи, що визначають правила виконання окремих видів діяльності - розкладу чергувань, схема розміщення оперативних груп, терміни здачі справ та ін Самостійні групи внутрішнього документопотока ООД УУМ складають планові та звітні документи Ст.УУМ і УУМ, документи з обліку особового складу ООД УУМ і т.д. Як вже було сказано раніше, в ООД УУМ використовуються Бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори тощо).
Початкову основу документообігу в ООД УУМ відображає Інструкція про п орядке прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення, затвердженої Наказом МВС РФ № 158 від 13.03.2003 р. [6]
Інструкція встановлює наступні етапи документообігу ООД УУМ у відповідності з рисунком 10:
- Прийом повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Реєстрація повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Дозвіл повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Контроль за дотриманням порядку прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Здача в архів.
Розглянемо і проаналізуємо більш докладно кожний з перерахованих вище етапів.
Прийом повідомлень про злочини та іншої інформації.
Вступники повідомлення про злочини та інша інформація, незалежно від місця і часу скоєння правопорушень, а також повноти повідомляються відомостей та форми подання, приймаються в будь-якому органі внутрішніх справ.
Повідомлення про злочини та інша інформація, що надійшли до підрозділів діловодства органу внутрішніх справ поштою, нарочним, телеграфу, факсимільного зв'язком або іншим видом зв'язку, реєструються за встановленими правилами діловодства, вивчаються начальником органу внутрішніх справ і при наявності ознак злочину в обов'язковому порядку направляються до чергової частина органу внутрішніх справ для негайної реєстрації.
Поза органів внутрішніх справ, а також в органах внутрішніх справ, де немає чергових частин, повідомлення про злочини або іншу інформацію зобов'язані приймати будь-які співробітники органів внутрішніх справ і діяти у відповідності з вимогами, встановленими статтею 18 Закону Російської Федерації «Про міліцію». Отримані при цьому ними повідомлення про злочини та інша інформація передаються до чергової частини відповідного органу внутрішніх справ (по телефону або за допомогою іншого виду зв'язку).
Чергові підрозділів позавідомчої охорони та державної інспекції безпеки дорожнього руху інформацію про виявлені злочини або пригодах, а також про прийняті по них рішеннях передають в чергові частини територіальних органів внутрішніх справ.
Усні та письмові заяви про злочин або про явку з повинною, які подаються безпосередньо заявниками, повинні бути оформлені відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації посадовою особою, наділеним повноваженнями щодо складання відповідних процесуальних документів. При цьому заявник попереджається про кримінальну відповідальність за завідомо неправдивий донос, про що в протоколі прийняття усної заяви про злочин робиться відповідний запис, який засвідчується підписом заявника.
Усне повідомлення про злочин, зроблене при виробництві слідчої дії, про раніше не зареєстрованому злочині заноситься до протоколу слідчої дії і оформляється у відповідності до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації 1.
Вся інформація про злочини і правопорушення, в залежності від її змісту і форми надходження (виявлення), відповідно до рисунка 11 підрозділяється на:
- Повідомлення про злочини 2:
- Усні та письмові заяви про злочини та явки з повинною, які подаються безпосередньо заявниками;
- Повідомлення про вчинені або підготовлювані злочини, отримані з інших джерел.
- Безпосереднє виявлення ознак злочину співробітниками органів внутрішніх справ;
- Іншу інформацію про правопорушення (події і події, що загрожують особистої та громадської безпеки), який надійшов за телефоном, телеграфом, факсимільним зв'язком або іншим видом зв'язку.
Аналізуючи організацію документообігу в ООД УУМ, важливо відзначити, що основу правильної організації роботи з документами становить оперативність збору, обробки та використання документованої інформації співробітниками міліції. Документообіг ООД УУМ можна охарактеризувати як функцію комунікації дільничних уповноважених міліції з громадянами, колегами, сторонніми організаціями, реалізація якої повинна співвідноситися, субординировать із загальними цілями діловодства - інформаційним забезпечення діяльності ООД УУМ, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.
Реєстрація повідомлень про злочини та іншої інформації.
Згідно з Інструкцією повідомлення про злочини (письмові заяви про злочини і явці з повинною, протоколи прийняття усних заяв про злочини і явці з повинною, рапорти про виявлення ознак злочину) та доручення прокурора про проведення перевірки за повідомленнями про злочини, поширених у засобах масової інформації, реєструються у Книзі обліку повідомлень про злочини в черговій частині органу внутрішніх справ.
Також у КУС реєструються заяви, що містять ознаки безвісного зникнення людини, і рапорти співробітників органів внутрішніх справ про безпосереднє виявлення і виявлення ними ознак злочинів.
Протокол прийняття усного повідомлення про злочин, зробленого при виробництві слідчої дії, про раніше не зареєстрованому злочині реєструється в КУС з відміткою «Додатково виявлено в ході розслідування».
Інша інформація та письмові заяви про нещасні випадки, аварії, катастрофи, стихійні лиха та інші події, що вимагають перевірки для виявлення ознак злочину, реєструються в Журналі обліку іншої інформації про правопорушення.
Повідомлення про злочини та інша інформація, що надійшли в ООД УУМ поштою, нарочним, телеграфу, факсимільного зв'язком або іншим видом зв'язку, реєструються за встановленими правилами діловодства, вивчаються начальником ООД УУМ і за наявності ознак злочину в обов'язковому порядку направляються в чергову частину органу внутрішніх справ для негайної реєстрації.
Повідомлення про злочин і інша інформація, що надійшли за підслідністю з інших правоохоронних органів, реєструються відповідно до вимог Інструкції, про що відправник повідомляється письмово. Термін дозволу повідомлення про злочин та іншої інформації обчислюється з моменту надходження їх до органу внутрішніх справ за підслідністю.
При реєстрації повідомлень про злочини, що надійшли до чергової частини органу внутрішніх справ, на заяві (протоколі заяви), рапорті про виявлення злочину в обов'язковому порядку проставляється штамп про реєстрацію у відповідності з малюнком 12.
У відбиток штампа УУМ вносить реєстраційний номер запису в КУС, дату реєстрації, найменування органу внутрішніх справ, свої підпис, ініціали та прізвище.
При надходженні письмової заяви про злочин, інформація про який раніше була зареєстрована в Жуі, заява реєструється у КУС, про що в Жуі робиться відповідна відмітка.
Дозвіл повідомлень про злочини та іншої інформації.
За результатами розгляду повідомлень та іншої інформації дільничним уповноваженим міліції приймається одне з таких рішень 1:
- Про порушення кримінальної справи;
- Про відмову в порушенні кримінальної справи;
- Про передачу повідомлення за підслідністю.
Про прийняте рішення повідомляється заявнику і роз'яснюються його право оскаржити прийняте рішення і порядок оскарження відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
Матеріали про відмову в порушенні кримінальної справи реєструються в журналі обліку матеріалів, за якими винесено постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, який ведеться в органах внутрішніх справ співробітником з обліково-реєстраційної роботи або особою, що виконує його обов'язки. Матеріалу присвоюється черговий подвійний порядковий номер (через дріб): номер за КУС / номер за журналом обліку відмовних матеріалів у відповідності з рисунком 14.
Якщо дозвіл надійшли повідомлень про злочини та іншої інформації не відноситься до компетенції даного органу внутрішніх справ або правопорушення вчинено на території обслуговування іншого органу внутрішніх справ, то всі наявні матеріали після реєстрації за вказівкою начальника органу внутрішніх справ відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації передаються за підслідністю або до суду (у справах приватного обвинувачення) 1, про що робиться відмітка у КУС із зазначенням дати і вихідного номеру. Одночасно з цим вживаються необхідні заходи щодо запобігання або припинення злочину, а так само щодо збереження слідів злочину 2.
Заявник інформується про передачу його повідомлення про злочин за підслідністю чи до суду 3 протягом доби з моменту прийняття рішення.
За результатами перевірки іншої інформації, яка містить ознаки правопорушення, начальник органу внутрішніх справ приймає рішення про:
- Перереєстрації в КУС (при виявленні ознак злочину);
- Залученні матеріалів перевірки за відсутності ознак правопорушення у спеціальне номенклатурне справу.
Порядок вирішення повідомлень про злочини та іншої інформації представлений на малюнку 15.
Передача повідомлень та іншої інформації УУМ для проведення перевірки без реєстрації в КУС або Жуі категорично забороняється.
Перевірка повідомлень про злочини та іншої інформації здійснюється у відповідності з письмовою вказівкою начальника органу внутрішніх справ або особи, яка виконує його обов'язки, у порядку, встановленому кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
Проте насправді розподіл надійшла інформації та її подальший рух представляється досить важким для вимірювання, оскільки документаційне забезпечення діяльності ООД УУМ часто йде із запізненням від оперативної роботи, і передача інформації спочатку йде без документаційного супроводу у відповідності з малюнком 16.
Контроль за дотриманням порядку прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації.
Начальник ООД УУМ несе відповідальність за дотримання законності при прийомі, реєстрації та вирішенні повідомлень про злочини та іншої інформації. Однак насправді він не здійснює щоденний контроль за своєчасністю та повнотою реєстрації та термінами дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації, а також правильністю ведення КУС і Жуі.
Для проведення звірок повноти реєстрації повідомлень та іншої інформації в ООД УУМ створюється комісія, склад якої затверджується наказом начальника органу внутрішніх справ. Головою комісії, як правило, призначається начальник ООД УУМ. Включення до складу комісії співробітника по обліково-реєстраційної та статистичної роботи обов'язково, але насправді це вимога не виконується. Начальник ООД УУМ не стверджує обов'язки членів комісії, плани її роботи, а секретар комісії не веде діловодство. Це обумовлено тим фактором, що великий обсяг роботи з документами не дозволяє співробітникам займатися організацією проведення звірок повноти реєстрації повідомлень та іншої інформації,
Здача в архів.
Після закінчення КУС, Жуі, журнали обліку матеріалів, за якими винесено постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, накопичувальні справи за матеріалами перевірок, книжки з талонами-корінцями передаються з чергової частини органу внутрішніх справ у секретаріат для їх зберігання протягом 5 років.
Магнітні записи з надійшла до чергової частини органів внутрішніх справ за телефоном інформацією про правопорушення, в тому числі отримані за допомогою багатофункціонального цифрового реєстратора сигналів, зберігаються протягом 30 діб, потім знищуються в установленому порядку за письмовою згодою голови комісії.
Отже, документообіг ООД УУМ - складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю ООД УУМ.
2.3 Аналіз руху документів в ООД УУМ
Технологічний ланцюжок руху та обробки документів у ООД УУМ МОБ РВВС складається з ряду етапів:
- Прийому документів та реєстрації документів;
- Передачі на розгляд начальнику РВВС;
- Розгляду начальником РВВС;
- Фіксації резолюції начальника РВВС;
- Передачі на розгляд начальнику МОБ;
- Розгляду начальником МОБ;
- Фіксації резолюції начальника МОБ;
- Передачі на розгляд начальнику ООД УУМ;
- Розгляду начальником ООД УМ;
- Фіксації резолюції начальника ООД УУМ;
- Передачі на виконання УУМ;
- Прийняття рішення УУМ;
- Передачі рішення на розгляд та затвердження начальнику РВВС;
- Відправки документів заявникам;
- Здачі в архів.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва РВВС, керівництва МОБ, керівництва ООД УУМ, УУМ. На підставі аналізу перелічених етапів документообігу методом спостереження та безпосередньої участі у роботі з документацією ООД УУМ МОБ РВВС складемо оперограмму руху вхідного документа в процесі прийняття рішення відповідно з малюнком 17.
Як видно з малюнка 17, на етапі від первинної обробки до вступу на виконання документи рух документів в ООД УУМ проходить послідовно від начальника РВВС до начальника МОБ та начальнику ООД УУМ, потім Ст.УУМ і УПМ.
Оперограмма руху вихідних документів відповідно до малюнком 18 показує, що на етапі від прийняття УУМ рішення до відправки заявнику та здачі в архів рух документів в ООД УУМ проходить від УУМ до начальника РВВС. Таким чином, підготовка вихідних документів складається з прийняття рішення, узгодження, візування і відправлення.
На оперограммах наочно видно витрати часу на повторні операції і весь шлях проходження документа, що зумовлює напрямок раціоналізаторських пропозицій щодо прямоточності руху документів і централізації їх обробки.
C реді етапів руху вхідних документів ООД УУМ значний час займає розгляд документа керівництвом РВВС.
Аналогічна ситуація складається і в процесі руху вихідних документів ООД УУМ у відповідності з рисунком 20.
Документообіг ООД УУМ як рух слід відрізняти від обсягу документообігу ООД УУМ, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли в ООД УУМ і створених у ньому за певний період. Для виявлення динаміки в русі документів визначаються темпи зростання вхідних, вихідних документів ООД УУМ.
Аналіз обсягу документообігу ООД УУМ дозволяє:
- Визначити завантаження ООД УУМ в цілому, УПМ і УПМ;
- Проаналізувати розподіл документообігу по зональному ознакою;
- Розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в ООД УУМ в цілому або їх окремих операцій.
Для аналізу кількісних характеристик документообігу в ООД УУМ розглянемо структуру і динаміку документообігу ООД УУМ МОБ РВВС за останні 3 роки, наведений у таблиці 3.
Таблиця 3 - Аналіз структури та динаміки документообігу ООД УУМ МОБ РВВС
Підрозділ | Кількість документів, шт | Зміна (+, -) | Темп росту,% | ||||
2003 р | 2004 р | 2005 р | 2004/2003 | 2005/2004 | 2004/2003 | 2005/2004 | |
Дільничний пункт міліції № 1 | 765 | 621 | 754 | -144 | 133 | -23 | 18 |
Дільничний пункт міліції № 2 | 909 | 718 | 446 | -191 | -272 | -27 | -61 |
Дільничний пункт міліції № 3 | 715 | 537 | 345 | -178 | -192 | -27 | 56 |
Дільничний пункт міліції № 4 | 582 | 410 | 273 | -172 | 137 | -42 | 50 |
Дільничний пункт міліції № 5 | 551 | 319 | 259 |
-232 | -60 | -73 | -23 | ||||
Дільничний пункт міліції № 6 | 305 | 172 | 115 | -133 | -57 | -77 | -50 |
Дільничний пункт міліції № 7 | 5219 | 3850 | 3464 | -1369 | -386 | -36 | -11 |
Дільничний пункт міліції № 8 | 578 | 745 | 214 | 167 | -531 | 22 | -248 |
Разом | 9624 | 7372 | 5870 | -2252 | -1502 | -30 | -25 |
Як видно з таблиці 3, у 2004 році в порівнянні з 2003 роком загальна кількість документів зменшилася на 30% (2252), а в 2005 році в порівнянні з 2004 роком - на 25% (1502).
Таким чином, за період 2003-2005 рр.. спостерігається зменшення загальної кількості документів у відповідності з рисунком 21. Однак це не пов'язано зі зменшенням зростання злочинності на території адміністративного ділянки. Проаналізувавши графік втрати документів відповідно з малюнком 22, можна зробити висновок, що значна частина документів, що створюються і обробляються в процесі порушення, розгляду адміністративної або кримінальної справи про правопорушення, просто була загублена.
Рисунок 21 - Зміна кількості документів за 2003-2005 рр..
Рисунок 22 - Графік втрати документів за 2003-2005 рр..
Групування документів ООД УУМ по УПМ дозволяє визначити: які з УПМ найбільш сильно завантажують документообіг. Графічне розподіл документообігу ООД УУМ за зональним ознакою представлено на рисунку 23.
З рис 23 видно, що більше 30% обсягу документообігу припадає на УПМ № 7. Це пояснюється тим, що даний дільничний пункт знаходиться на території так званого «тривожного» адміністративного ділянки. Велика кількість скоєних злочинів тягне за собою велику кількість документів, що створюються і обробляються в процесі порушення, розгляду адміністративної або кримінальної справи про правопорушення. Найменше документів обробляється УПМ № 6. Це можна було б обгрунтувати досить спокійною обстановкою на території даної дільниці, і, відповідно, меншою кількістю створюваних документів. Однак якщо привести порівняльний аналіз графіків втрати документів в УПМ № 6 і в УПМ № 7, то можна зробити наступний висновок, що кількість документів, втрачених УУМ УПМ № 6, набагато більше в порівнянні з УПМ № 7 згідно з малюнком 24.
Порівняльний аналіз обсягу вхідного і вихідного документообігу ООД УУМ за 2005 р. наведено в таблиці 4.
Таблиця 4 - Порівняльний аналіз вхідного та вихідного документообігу
Місяць | Кількість документів, шт | ||
Вхідні | Вихідні | Всього | |
Січень | 189 | 107 | 296 |
Лютий | 234 | 155 | 389 |
Березень | 245 | 100 | 345 |
Квітень | 400 | 245 | 645 |
Травень | 243 | 100 | 343 |
Червень | 150 | 304 | 454 |
Липень | 260 | 166 | 426 |
Серпень | 368 | 196 | 564 |
Вересень | 321 | 105 | 426 |
Жовтень | 289 | 175 | 464 |
Листопад | 128 | 635 | 763 |
Грудень | 228 | 527 | 755 |
Разом | 4039 | 1831 | 5870 |
Аналіз обсягу документообігу ООД УУМ дозволить встановити певні закономірності росту і стану документообігу, його змін. У ході аналізу встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця. Як правило, це пов'язано зі звітними кварталами, зростаючою кількістю вступників повідомлень, які потребують дозволу, запитів від несупідрядними організацій та ін Крім цього, існуюча в ООД УУМ технологія роботи з документами викликає тривалу затримку процесу виконання. Терміни проходження документів збільшує «очікування» розгляду документів керівниками, які через зайнятість або інформаційної перевантаження не встигають регулювати направлення документів. Це, у свою чергу, значно збільшує час доставки документів УУМ і самого процесу виконання. А це, у свою чергу, тягне за собою затримку прийняття рішення, значно збільшує час вирішення повідомлення, протягом якого може з'явитися нова інформація, необхідна для вирішення, і, можливо навіть, що є рішенням, однак через тривале проходження документів застаріває або анулюється .
Отже, в ході аналізу руху документообігу ООД УУМ виявлено, що, на жаль, з огляду існуючої технології роботи з документами, УУМ не дотримується головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.
З нечіткої організацією руху документів в ООД УУМ пов'язано багато недоліків в організації документообігу ООД УУМ.
При існуючій схемі руху документообігу співробітникам ООД УУМ катастрофічно не вистачає часу приступити до оформлення справ у той час, як паралельно необхідно перевірити факти, викладені в повідомленні. Слід додати, що матеріали оформляються вручну, а це займає багато часу, так що до кінця робочого дня УУМ не встигає виконати необхідний обсяг роботи. Протягом місяця матеріали накопичуються, що тягне за собою надмірність документообігу, який має тенденцію до постійного і все більш прискореному зростанню, втрату документів, затримки проходження і виконання документів. У зв'язку з цим виникають проблеми своєчасного виконання рішень, так як неформальна передача інформації та її відсутність у документированном вигляді про виконання в реальному часі породжує суперечливість рішень, що приймаються.
Відсутність контролю за дотриманням законності при прийомі, реєстрації та вирішенні повідомлень про злочини та іншої інформації, за своєчасністю і повнотою реєстрації та термінами дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації, а також правильністю ведення КУС і Жуі, породжує суперечливість рішень, що приймаються.
Таким чином, в існуючій системі документообігу ООД УУМ МОБ РВВС існують такі проблеми документаційною діяльності:
- Затримки проходження і виконання документів;
- Втрата документів;
- Надмірність документообігу;
- Суперечливість рішень, що приймаються;
- Складні схеми узгодження документів;
- Відсутність інформації про виконання в реальному часі;
- Безконтрольність виконавців.
У процесі управління в ООД УУМ збирається, обробляється і передається величезну кількість інформації, як неформальній, так і задокументованої. Ефективність управління ООД УУМ залежить від обсягу, оперативності та достовірності інформації, переважна частина якої фіксується в документах.
Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи ООД УУМ багато в чому визначається вмінням УУМ складати і оформляти управлінські документи. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам ООД УУМ. По суті справи, організація роботи ООД УУМ з документами є координуючим центром РВВС, що на практиці означає повну обізнаність про стан кримінальної обстановки на території ділянки, правильне оформлення листування з несоподочіненнимі організаціями, громадянами і т.д.
2.4 Аналіз складання та оформлення документів ООД УУМ
Конкретні правила складання та оформлення документів ООД УУМ закріплені в Кримінально-процесуальному кодексі РФ № 174-ФЗ від 29.06.2004 р., Інструкцією про порядок приймання, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення, затвердженої Наказом МВС РФ № 158 від 13.03.2003 р. [4, 6]
У них закріплюються:
- Склад застосовуваних в ООД УУМ документів;
- Компетенція керівника РВВС, його заступників, їх право на узгодження і затвердження різних видів документів;
- Порядок підписання, узгодження і візування документів, їх засвідчення печаткою;
- Обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.
До складу застосовуваних в ООД УУМ документів входять: рапорт про виявлення ознак злочину, постанову про відмову в порушенні кримінальної справи (додаток Б), постанову про перереєстрацію в КУС, ухвала про відмову в порушенні справи про адміністративне правопорушення (додаток В), постанову про передачу повідомлення за підслідністю (додаток Г). Дані документи складаються відповідно до прийнятого УУМ рішенням відповідно з малюнком 26.
Документування в ООД УУМ може здійснюватися на природній мові (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограм) або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв (магнітні стрічки, диски, лазерні диски, дискети та ін.) На сьогоднішній день в практиці ООД УУМ переважним способом документування є рукописний спосіб.
Незалежно від способу документування та виду носія до вищевказаних документів пред'являються наступні основні вимоги:
- Забезпечення юридичної сили документа;
- Створення умов для оперативного виконання документів;
- Можливість оперативного пошуку документів (використання їх в довідкових цілях);
- Можливість використання для створення, копіювання, обробки документів кошти організаційної техніки.
Підписання, узгодження та візування вхідних документів здійснюється начальником РВВС, в його відсутність - начальником МОБ, і у послідовному порядку - начальником ООД УУМ. Затвердження вихідних документів здійснюється начальником РВВС. Порядок підписання, погодження та візування вхідних документів та затвердження вихідних документів представлений на рисунку 27.
Наведений порядок руху документів в ООД УУМ включає три складові: інформаційну підтримку рішення (забезпечення прийнятого рішення достовірної та достатньої інформації); документування рішення (створення документа); контроль за його виконанням (організація роботи, виконання завдання, дотримання певних умов, термінів і т. д.).
Поопераційно цей процес складається зі збору інформації, підготовки проекту документа, його редагування, узгодження, виготовлення, посвідчення. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в РВВС з одного структурного підрозділу в інший, передачею УУМ до начальника РВВС, а потім - до начальника МОБ. Отже, швидкість переміщення документів в ООД УУМ і якість виконання кожної операції впливають на процес управління РВВС у цілому.
Джерело причин більшості проблем ДОП в ООД УУМ МОБ РВВС - споконвічне протиріччя між вимогою централізованого управління документацією і децентралізованої технологією обліку. Картково-журнальний облік роботи з документами ведеться автономно в кожному УПМ. При процедурі з'ясування стану конкретного документа полягає в послідовному зборі даних про документ у всіх точках його проходження. Для того ж, щоб забезпечити ефективне централізоване управління за деякою сукупністю документів, необхідно оперативно дублювати інформацію з УПМ в ООД УУМ. Це вимагає величезних накладних витрат: потрібні строго регламентовані і трудомісткі технології збору та аналізу розподіленої інформації, детально опрацьовані нормативно-методичні документи і підготовлений персонал. Сьогодні ООД УУМ МОБ РВВС не може дозволити собі в повному обсязі підтримувати такі технології.
Впорядкування процесів документування ООД УУМ включає крім дотримання процедур складання документів також і певні вимоги до їх виготовлення, що забезпечує єдиний стиль їх оформлення.
У Росії сучасні вимоги до оформлення документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Вимоги цього стандарту є рекомендованими. [10]
Проте в ході проведеного аналізу було виявлено, що в процесі організації документування ООД УУМ порушуються основні вимоги до складання та оформлення документів.
У процесі прийняття УУМ рішення, перевірки фактів, викладених у повідомленнях, документи починають виглядати неакуратно, а у зв'язку з економією часу або низьким рівнем правопису складаються неграмотно, з помарками і виправленнями.
Документи, як правило, створюються на бланках. Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів встановлено ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів. Тим не менш, в ООД УУМ практикується використання паперу сірого кольору. Це обумовлено слабким фінансуванням ООД УУМ і придбанням необхідних у роботі матеріалів УУМ особисто.
У зв'язку з тим, що документи в більшості випадків створюються рукописним способом, УУМ не дотримуються правила розташування реквізитів. При цьому виникає закономірність довільного розташування реквізитів бланка, не відповідають вимоги державного стандарту, а іноді навіть розміщення додаткових елементів в оформленні (зайві лінії, штрихи, вензелі, інші «художні» прикраси).
При оформленні справи УУМ іноді не вказується кількість пронумерованих і прошнурованих сторінок, а при складанні опису справи УУМ досить часто не вказуються порядкові номери аркушів, на яких розташовані зазначені в опису матеріали справи.
Таким чином, ООД УУМ порушуються основні правила складання та оформлення документів, які є обов'язковими для виконання і розпорядчі законами та актами державного управління.
Знання правил сучасного документування діяльності, організації роботи з документами допоможе УУМ працювати результативніше, зосередивши основну увагу на вирішенні поставлених завдань.
2.5 Аналіз автоматизації документообігу ООД УУМ
Ефективність боротьби ООД УУМ зі злочинністю визначається рівнем організації оперативної, слідчої, профілактичної роботи, що проводиться органами внутрішніх справ. У свою чергу, результати цієї роботи залежать від якості інформаційної підтримки, оскільки основні зусилля УУМ в розслідуванні, розкритті та запобіганні злочинів так чи інакше пов'язані з одержанням необхідної інформації, саме ці функції і покликані забезпечити система інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ, яка підтримує в даний час незначний обсяг інформації.
Зараз в ООД УУМ Ленінського РВВС накопичено значний масив оперативно-розшукової та довідкової інформації, необхідної працівникам правоохоронних органів для проведення оперативно-слідчих та розшукових заходів, а також для вирішення інших службових завдань. Однак відсутність у дільничних уповноважених міліції можливості використання автоматизованих інформаційно-пошукових та адресно-довідкових баз даних знижує рівень їх попереджувального впливу на криміногенні процеси в місцях проживання населення.
У цілому в ООД УУМ в автоматизованому режимі за допомогою ЕОМ обробляються документи приблизно 1000 документів на рік, всього ж щорічно обробляється понад 20000 документів у відповідності з рисунком 28.
До цих пір комп'ютеризація ООД УУМ зводиться тільки до поставки персональних комп'ютерів і створення на їх базі найпростіших автономних систем у відповідності з рисунком 29.
Аналізуючи наявність і відповідність сучасним вимогам в цій галузі вже наявне в ООД УУМ технічне обладнання відповідно до таблиці 5, можна зробити висновок, що в цілому оснащеність ООД УУМ технічними засобами та офісним обладнанням можна назвати незадовільним.
Таблиця 5 - Технічне обладнання ООД УУМ
Технічні характеристики обладнання | Кількість, шт | Знос, років |
Комп'ютер: 2.66 GHz процесор Pentium 2 (512 k, 533 MHz) Socket 478 box MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX, 2DDR, SB, SVGA, LAN, U2.0) oem DIMM 128Mb DDR SDRAM M. Tec (PC3200, CL2.5) HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r FDD 3.5 "SONY Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w Клавіатура Genius Easy Touch "KB-10" PS / 2 + миша NetScroll + PS 15 "Roverscan 115GS, FST / 0.28 / 1280X1024 @ 60 /" 95 | 1 | 20 |
Принтер Hp laserjet 1150, lpt | 1 | 4 |
Телефонний апарат | 2 | 20 |
Однак за допомогою одних лише персональних ЕОМ не вирішити проблем інформатизації ООД УУМ. Перш за все, необхідні великі сховища колосальних картотек - інтегровані банки даних, в яких вся інформація, по всіх категоріях обліку систематизується, зберігається і підтримується в актуальному стані в одному місці, із забезпеченням обміну між УПМ, а також прямого доступу до УУМ з УПМ в межах своєї компетенції. Ці функції забезпечують потужні базові ЕОМ і спеціалізовані мережеві комп'ютерні засоби. Розвиток електронних засобів збору, обробки і передачі інформації зумовило активне впровадження нових інформаційних технологій в усі сфери діяльності суспільства і в тому числі і в правоохоронну. Автономні комп'ютери на робочих місцях УУМ або навіть невеликі мережі в УПМ принципово не вирішують характерних для ООД УУМ проблем документообігу, фактично вони просто заміняють спосіб ведення картотеки чи журналу.
Принциповим же рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в УПМ. У цьому випадку відомості про роботу документами, що вводяться з робочих місць в УПМ, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу ООД УУМ. У ООД УУМ відсутня комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в УПМ у відповідності з рисунком 30.
Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління. Бажано, щоб система доходила до кожного УПМ.
Одна з основних цілей автоматизації - забезпечити кожного співробітника ООД УУМ МОБ РВВС інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного з УУМ. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію ООД УУМ, тобто створення комп'ютеризованої системи управління ООД УУМ в цілому, в якій підсистеми УПМ повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т.п.
Для швидкої та ефективної роботи АІС в ООД УУМ необхідно, в першу чергу, наявність відповідного технічного забезпечення, що відповідає вимогам сучасних систем електронного діловодства. Таке технічне забезпечення в ООД УУМ практично повністю відсутній, що значно ускладнює впровадження АІС в ООД УУМ.
Діяльність ООД УУМ буде ефективною тільки за наявності загальної інформаційної системи, що поєднує процеси прийому, реєстрації, дозволу і контролю надходить інформації про злочини. Створення та впровадження комплексної системи управління документообігом ООД УУМ дозволяє перейти на якісно новий рівень ефективності роботи з документами.
2.6 Аналіз напрямків вдосконалення системи документообігу ООД УУМ
Раціональна організація системи документообігу ООД УУМ вимагає рішення, на наш погляд, трьох завдань у відповідності з рисунком 31.
Першим завданням є вдосконалення існуючих в ООД УУМ порядку документування документів і організації роботи з ними: розробка раціональних схем руху документів, оптимізація процедур підготовки та оформлення документації, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілення та ін Саме в неефективній організації документообігу ООД УУМ криється несвоєчасність прийняття УУМ рішень, відправки відповідей заявникам, посилки запитів, неефективне та неоперативне проведення нарад і т.д.
Друге завдання, яке вирішується при організації системи документообігу ООД УУМ - це розробка посадової інструкції для кожного працівника ООД УУМ, що визначає порядок документування документів і організації роботи з ними в ООД УУМ, наявність якої, якщо вона складена якісно, гарантує порядок і оперативність в інформаційно-документаційний забезпеченні діяльності ООД УУМ. Вирішення організаційних завдань передбачає сукупність наказів і розпоряджень начальника РВВС, що визначають порядок руху документів в ООД УУМ та організації роботи з ними, створення посадових інструкцій для УУМ, що регламентують даний порядок руху документів в ООД УУМ.
Третє завдання, яке вирішується при організації системи документообігу ООД УУМ на сучасному етапі - це впровадження комп'ютерних технологій і їх постійна модернізація. Підвищення ефективності системи документообігу ООД УУМ може бути досягнуто за рахунок механізації та автоматизації виконання найбільш трудомістких процесів діяльності УУМ. Комп'ютеризація операцій складання і обробки документів в ООД УУМ є важливим сучасним засобом вдосконалення документообігу ООД УУМ. Рішення технічних завдань передбачає розробку спеціалізованого програмного забезпечення ООД УУМ, оснащення ООД УУМ сучасною комп'ютерною технікою, об'єднаною в локальні обчислювальні мережі, забезпечення ефективної безперебійної зв'язку між УПМ.
Найбільший ефект досягається при комплексному, взаємозалежному і гармонійному розвитку всіх цих напрямків. Таким чином, підвищення якості роботи ООД УУМ в сучасних умовах неможливе без комплексного вирішення організаційних, кадрових, методичних завдань, застосування перспективних засобів обчислювальної техніки і програмних продуктів, розроблених з використанням сучасних технологій. Від цього залежить ефективність боротьби з різними видами злочинності, попередження правопорушень, прискорення розкриття злочинів, як на території адміністративного ділянки, району, так і всього міста в цілому.
3 Заходи щодо вдосконалення системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС
3.1 Вдосконалення організації документообігу ООД УУМ
Розробка раціональних схем руху документів. У ході аналізу руху документів в ООД УУМ було виявлено, що на етапі від первинної обробки до вступу на виконання документи рух документів в ООД УУМ проходить послідовно від начальника РВВС до начальника МОБ та начальнику ООД УУМ, потім Ст.УУМ і УПМ, на етапі від прийняття УУМ рішення до відправки заявнику та здачі в архів рух документів в ООД УУМ проходить від УУМ до начальника РВВС. Серед етапів руху як входять, так і вихідних документів ООД УУМ значний час займає розгляд документа керівництвом РВВС. «Очікування» розгляду документів керівництвом РВВС, які через зайнятість або інформаційної перевантаження не встигають регулювати напрямок документів, збільшує терміни проходження документів. Таким чином, існуюча в ООД УУМ технологія роботи з документами викликає тривалу затримку процесу виконання - прийняття УУМ рішення за повідомленням, що надійшов від заявника.
Оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу дозволить найбільш ефективно організувати документообіг в ООД УУМ.
При застосуванні в роботі методики попереднього розгляду документів вхідних і вихідних документів УУМ виявляє документацію з принципових питань діяльності, що мають важливе значення у зв'язку зі сформованою ситуацією, що вимагають координації роботи УПМ і т.д.
Основним критерієм, що впливає на рух документів до УУМ, є зміст документа, тому УУМ повинен мати чіткі уявлення про порядок розгляду та вирішення повідомлень про злочини. У зв'язку з цим до УУМ пред'являються такі вимоги, як висока кваліфікація, достатній стаж роботи, знання законів, довіру до них керівника.
Призначення процедури попереднього розгляду документів - у звільненні керівника РВВС від перегляду всього обсягу документів, серед яких є типова документація, що не вимагає його компетенції, яка не має принципового характеру. Розгляд документів керівником РВВС організується в цьому випадку більш раціонально - до нього потрапляють документи, які мають принципово важливе значення.
Попередній розгляд ліквідує «вузькі» місця в русі вхідного і вихідного документопотока, скупчення документів на столі керівника, запобігає збільшенню строків розгляду та можливі зриви прийняття УУМ рішення в необхідні терміни.
Попередній розгляд проводиться безпосередньо після первинної обробки документів і значно прискорює рух документів, адже чимала частина їх передається в УПМ, минаючи розгляд у керівника. Відібраний масив документів «спускається» на наступний рівень управлінської структури, тобто документи потрапляють до виконавця вже в день їх надходження в РВВС. УУМ може безпосередньо приступити до процесу виконання документа, прийняття рішення за повідомленням.
Таким чином, технологічний ланцюжок руху та обробки вхідних документів в ООД УУМ складається з наступних етапів:
- Прийому повідомлень про злочини;
- Реєстрації повідомленні про злочини;
- Прийняття рішення УУМ.
Пропонований до практичної реалізації в ООД УУМ порядок руху вхідних документів представлений на розробленій оперограмме руху вхідних документів у відповідності з рисунком 32.
Розроблена оперограмма руху вихідних документів у відповідності з рисунком 33 показує, що після прийняття рішення УУМ безпосередньо відправляє документ заявника і здає матеріал в архів. Таким чином, пропонований до практичної реалізації в ООД УУМ процес вихідних документів складається з прийняття рішення, відправлення документа заявника і здачі матеріалу в архів.
На оперограммах наочно видно витрати часу на операції і весь шлях проходження документа. У таблиці 6 наведено порівняльний аналіз витрат часу на шлях проходження документів.
Таблиця 6 - Порівняльний аналіз витрат часу на шлях проходження документів
Процес руху документів в ООД УУМ | Витрати часу, люд / год | |
Існуючий | Розроблений | |
Всього | 44,2 | 1,1 |
Час обробки вхідних документів | 31 | 0,5 |
Час обробки вихідних документів | 13,2 | 0,6 |
Як видно з таблиці 6, час обробки вхідних документів скоротилося на 30,5 годин, час обробки вихідних документів - на 12,6 годин. У цілому час проходження документа від прийому до відправки скоротилося на 43,1 годину у відповідності з рисунком 34.
Таким чином, вищевикладена схема переміщення документа в процесі його життєвого циклу дозволить забезпечити своєчасність прийняття УУМ рішення по надійшов повідомленням, оперативність обробки інформації, що надійшла, визначення обставин розслідуваної справи, скорочення самого процесу виконання документа, досягнення високих показників розкриття злочинів.
По суті справи, раціональна організація роботи УУМ з документами забезпечує підвищення ефективності організації роботи УУМ в цілому, призводить до економії робочого часу або звільнення його для розгляду інших матеріалів. Це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва РВВС. На практиці це означає повну обізнаність УУМ про стан кримінальної обстановки на території ділянки, раціональне використання часу для підвищення кваліфікації, обміну досвідом з колегами, прийом громадян і пр.
Отже, ефективно організувати документообіг в ООД УУМ дозволить оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.
Розробка уніфікованих форм документів. Впорядкування процесів документування ООД УУМ крім дотримання процедур складання документів включає в себе також і певні вимоги до їх виготовлення, що забезпечує єдиний стиль їх оформлення.
У ході проведеного аналізу було виявлено, що в процесі організації документування ООД УУМ порушуються основні вимоги до складання та оформлення документів, які є обов'язковими для виконання і розпорядчі законами та актами державного управління.
Оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, що застосовується в ООД УУМ, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу відносять до числа способів, що дозволяють ефективно удосконалювати технологію документообігу в ООД УУМ, і пов'язують з розробкою уніфікованих вимог до текстів документів.
Під уніфікацією документів в ООД УУМ розуміється їх приведення до єдності на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізації побудови. Основна мета уніфікації документів, що застосовуються в діяльності ООД УУМ, полягає у створенні стабільних комплексів документів, що містять необхідну і достатню інформацію для ефективного прийняття рішення по котрі вступили повідомленнями про злочини як в традиційних умовах, так і в умовах використання нових інформаційних технологій, при мінімальних витратах коштів на збір, обробку, передачу та зберігання даних.
Як правило, у процесі прийняття рішення по надійшов повідомленням про злочин створюється від 5 до 15 документів. Кожна форма документа супроводжується супутніми документами, зібраними в процесі перевірки фактів, викладених у повідомленні, розгляду обставин справи і т.п.
Комплекс документів, що містять необхідну і достатню інформацію для ефективного прийняття рішення по котрі вступили повідомленнями про злочини, в залежності від обставин справи, може приймати немислимі розміри.
При уніфікації документів, що застосовуються в діяльності ООД УУМ, з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, не відповідні вимогам сьогоднішнього дня і створювані просто за звичкою. Застосовувані однотипні форми документів замінюються єдиної уніфікованої формою документа у відповідності з рисунком 35.
У таблиці 7 проведено аналіз відносної кількості документів, що застосовуються в діяльності ООД УУМ, після уніфікації.
Таблиця 7 - Відносна кількість документів, що утворюються в процесі вирішення
Рішення | Кількість рішень за місяць | Кількість документів, утворюються в процесі прийняття рішення | Кількість документів за місяць | Кількість документів за місяць після уніфікації документів |
Про порушення кримінальної справи | 4 | 14 | 56 | 4 |
Про відмову в порушенні кримінальної справи | 17 | 8 | 136 | 17 |
Про перереєстрацію в КУС (при виявленні ознак злочину) | 9 | 10 | 90 | 9 |
Про залучення матеріалів перевірки за відсутності ознак правопорушення у спеціальне номенклатурне справу | 38 | 6 | 228 | 38 |
Про передачу повідомлення за підслідністю | 17 | 5 | 85 | 17 |
З малюнка 36 наочно видно, що кількість документів, що утворюються в процесі прийняття рішення по надійшов повідомленням про злочин, після уніфікації скоротиться в 7 разів.
Уніфікована форма документа (таблиця 8) повинна бути зручна для заповнення та читання, містити достатньо місця для розміщення потрібної інформації. Реальні можливості підвищення якості документів і скорочення обсягів текстів полягають у наступному:
- Зменшення різних преамбул, що не несуть корисної інформації (особливо це положення відноситься до рішень, де констатуюча частина у ряді випадків є або дослівним відтворенням обставин або чимось на зразок короткого звіту або перерахування фактів);
- Застосування уніфікованих текстів, чітка структура, ясність формулювань, реальність термінів виконання.
У документі може зазначатися: назва форми документа, номер та дата реєстрації в КУС або Жуі, адресування, термін виконання, коротка преамбула прийняття рішення, примітка, номер та дата реєстрації в Журналі обліку відмовних матеріалів або КУС, номер і дата перевірки, дата здачі в архів, термін зберігання, дата заповнення, посаду, звання, П.І.Б. та підпис УУМ. Можуть бути внесені і інші графи, наприклад, особливі відомості та ін
Щорічно уніфікована форма переглядається, до неї вносяться відповідні корективи, що відображають зміни в законодавстві РФ, функції та завдання ООД УУМ.
Таблиця 8 - Структура розробленої уніфікованої форми документа
Заголовна частина | Найменування документа | ||
Номер і дата реєстрації в КУС або Жуі |