	Удосконалення системи документообігу в Відділі дільничних милий [ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати. скачати Федерального державного освітнього закладу ВИЩОЇ ОСВІТИ «АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ» ІНСТИТУТ ЕКОНОМІКИ КАФЕДРА ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ТА ІНФОРМАТИКИ Допущена до захисту Завідувач кафедрою, професор ___________________ В.С. Звєрєв «_____»___________ 2006р. Від __________ № ___________ ДИПЛОМНИЙ ПРОЕКТ на тему: «Удосконалення системи документообігу в ООД УУМ МОБ РВВС Ленінського району г.Астрахані » Пояснювальна записка ДП-032001 - 012777 Проект виконала студентка гр.ДФД-51 _______ «____» _______2006г. Р. К. Джоржанова Керівник проекту ст. викладач __ «_____»___________ 2006р. О.М. Маркушина АСТРАХАНЬ 2006 ЗМІСТ Введення 1 Теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві 1.1 Огляд літературних джерел 1.2 Документообіг як вузлове ланка системи діловодства 1.3 Порядок руху документів на підприємстві 1.4 Основні правила складання та оформлення документів 1.5 Автоматизація документообігу на підприємстві 1.6 Загальні проблеми управління документообігом 1.7 Методи вдосконалення документообігу на підприємстві 2 Аналіз системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС 2.1 Загальна характеристика ООД УУМ МОБ РВВС 2.2 Аналіз організації документообігу ООД УУМ 2.3 Аналіз руху документів в ООД УУМ 2.4 Аналіз складання та оформлення документів ООД УУМ 2.5 Аналіз автоматизації документообігу ООД УУМ 2.6 Аналіз напрямків вдосконалення системи документообігу ООД УУМ 3 Заходи щодо вдосконалення системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС 3.1 Вдосконалення організації документообігу ООД УУМ 3.2 Проектування посадової інструкції для УУМ 3.3 Впровадження та адаптація комплексної автоматизації ООД УУМ 4 Обгрунтування економічної ефективності проекту 5 Безпека життєдіяльності та охорона навколишнього середовища 5.1 Введення 5.2 Розробка заходів щодо забезпечення безпеки праці 5.3 Забезпечення електробезпеки та пожежобезпеки 5.4 Висновок Висновок Список використаних джерел Програми Додаток А Додаток Б Додаток В Додаток Г Додаток Д Додаток Ж Введення Актуальність. Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всебічним і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, а й формуванням раціональних, конкретних правил та процедур їх функціонування, у тому числі в області роботи з документами. Для зміцнення російської державності раціональне управління документацією може бути однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління та істотним елементом його стабільності. Сучасне управління державним підприємством або комерційною організацією - це в значній мірі безперервна низка процесів складання і переміщення документів. Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими чи іншими документами. Документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління як способу й засобу реалізації покладених на нього функцій. Таким чином, документована інформація становить основу управління і виконує найважливішу роль, забезпечуючи наповнення інформаційних ресурсів організацій. У зв'язку з ускладненням структури та змісту інформаційних ресурсів, вибуховим зростанням їх обсягу виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідної і достатньої кількості видів документів, що виконують роль інформаційного забезпечення функцій управління. У рамках робіт щодо вдосконалення організаційних структур та методів управління, поліпшення системи правового регулювання господарської діяльності усе більш чітко виділяється комплекс цілеспрямованих заходів щодо упорядкування соціальної та техніко-економічної інформації, вдосконаленню документування та документообігу в системах державного управління. Удосконалення інформаційної діяльності передбачає, перш за все, її раціоналізацію. Раціоналізація пов'язана з впровадженням і функціонуванням автоматизованих систем управління і спрямована не тільки на впорядкування інформації, що обробляється засобами електронно-обчислювальної техніки, та забезпечення інформаційної сумісності АСУ. Одна з її важливих завдань - підвищення загального рівня інформаційного забезпечення систем соціально-економічного управління. Безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все більш широке застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори приводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових методів розробки уніфікованих форм документів з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Акцентування уваги на даній проблемі тягне за собою вибір актуального на сучасному етапі напрями наукового дослідження, що має теоретичне і практичне значення з точки зору використання сучасних інформаційних технологій в управлінні документацією. Об'єктом дослідження виступає Відділ організації діяльності уповноважених дільничних міліції громадської безпеки районного відділу внутрішніх справ (ООД УУМ МОБ РВВС) Ленінського району г.Астрахані. Предметом дослідження є система документообігу ООД УУМ: організація документообігу ООД УУМ МОБ РВВС у реальних умовах, порядок руху, складання та оформлення документів. Метою дослідження є аналіз системи документообігу ООД УУМ МОБ РВВС Ленінського району г.Астрахані і розробка раціональних пропозицій щодо її вдосконалення. Для реалізації вищезазначеної мети необхідно вирішити такі завдання: - Вивчити теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві; - Охарактеризувати об'єкт дослідження, привести організаційну структуру ООД УУМ; - Провести аналіз системи документообігу в ООД УУМ, виявити основні проблеми документообігу, проаналізувати напрямки вдосконалення існуючої системи документообігу; - Розробити на основі аналізу існуючої системи документообігу ООД УУМ конкретні заходи щодо її вдосконалення; - Провести розрахунок економічної ефективності від впровадження проекту; - Розробити заходи щодо забезпечення безпечних для життя і здоров'я умов роботи УУМ. Мета і завдання дипломного проекту зумовили вибір його структури. Робота складається з вступу, п'яти розділів, висновків, списку використаних при написанні роботи джерел, додатків до роботи. У першому розділі детально вивчені теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві. У другій главі проводиться глибокий всебічний аналіз системи документообігу ООД УУМ. Третя глава присвячена розробці заходів щодо вдосконалення існуючої системи документообігу ООД УУМ. У четвертому розділі проводиться обгрунтування економічної ефективності проекту. П'ята глава присвячена забезпеченню безпечних для життя і здоров'я умов роботи УУМ. Джерельна база. При написанні цієї дипломної роботи був використаний широкий круг джерел: вивчені праці авторитетних фахівців у галузі документознавства, використані численні періодичні публікації в журналах «Секретарська справа», «Діловодство». Видання та статті, використані для написання роботи, написані на основі чинних законодавчих та нормативно-методичних актів, новітньої літератури, вивчення досвіду роботи і представляють величезний інтерес для працівників діловодства. Дипломний проект виконувався за матеріалами, зібраними в період переддипломної практики. Наукова новизна і теоретична значущість роботи. Дана робота характеризується досить глибоким вивченням теоретичних аспектів побудови документообігу на підприємстві, науково обгрунтованим проектуванням заходів щодо вдосконалення існуючої системи документообігу з урахуванням вивченого матеріалу. Практична значимість роботи. Реалізація органами внутрішніх справ заходів, спрямованих на докорінне поліпшення діяльності дільничних уповноважених міліції, сприяли певному підвищенню їх ролі в попередженні правопорушень та боротьби зі злочинністю. Разом з тим корінного поліпшення діяльності дільничних уповноважених міліції не досягнуто. Відсутність у дільничних уповноважених міліції можливості використання автоматизованих інформаційно-пошукових та адресно-довідкових баз даних знижує рівень їх попереджувального впливу на криміногенні процеси в місцях проживання населення. Практична цінність дипломної роботи полягає в авторській розробці бази даних, призначеної для вирішення комплексу завдань, схваленої керівництвом РВВС, що знайшла застосування і використовується в ООД УУМ МОБ РВВС у реальних умовах. 1 Теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві 1.1 Огляд літературних джерел При написанні цієї дипломної роботи був використаний широкий круг джерел. Проводячи огляд цих видань, слід підрозділити їх на три великі категорії. До першої категорії слід віднести законодавчі акти РФ, накази МВС РФ, що регламентують діяльність відділу внутрішніх справ. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7] У другу слід віднести видання, що містять загальнодержавну нормативну базу з питань управління документацією, архівної справи, діловодства і стандартизації. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». Цей стандарт є важливим етапом оновлення нормативно-методичної бази діловодства та архівної справи у відповідності з федеральним законодавством і сучасним рівнем розвитку даної галузі. Терміни, встановлені цим стандартом, повинні бути використані у всіх видах документації. [8] Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління. ГСДОУ впорядковує організаційну структуру управління документаційне забезпечення в організаціях шляхом вирішення питань побудови типових служб ДОП, організацію технологічного процесу створення та обробки документації. ГСДОУ сприяє вирішенню ряду проблем автоматизації, створення та обробки документів і включає нормативні положення і правила загальнодержавного масштабу і значення. [9] У Росії сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації. [10] До другої категорії видань належить наукова література. Вітчизняним документознавством на сьогодні накопичено значний обсяг знань, відбитий збірниках статей, навчальних і методичних посібниках, матеріалах конференцій. На жаль, до цих пір немає великих монографічних досліджень. Опубліковані роботи мають переважно характер підручників і навчальних посібників (роботи Андрєєвої В.І., Кузнєцової Т.В., Кудряева В.А., Санкін Л.В., Лихачова М.Т. та ін.) Особливу увагу при написанні дипломної роботи було приділено розгляду та вивчення навчальних посібників Кузнєцової Т.В. У виданні Т.В. Кузнєцової «Діловодство (документаційне забезпечення управління)» розглядаються способи документування, а також нормативно-методична база діловодства; викладені основи діловодства, докладно описується організація роботи з документами і бездокументаціонное обслуговування. Цей посібник охоплює широкий комплекс питань з секретарській справі. [22] У навчальному посібнику «Секретарська справа» автор приділяє велику увагу поліпшенню роботи з документами, наукової організації секретарської праці. Це видання містить численні зразки та форми документів. У кінці наведений великий список законодавчих актів, нормативно-методичних матеріалів та літератури. У кожному розділі, крім організаційних моментів, викладаються вимоги до складання і обробки спеціальних документів (трудового договору, лист, протокол, наказ). Наведено також велика кількість обліково-реєстраційних форм, на яких грунтуються спеціальні інформаційно-пошукові системи. Даються детальні характеристики федеральних нормативних актів, що регламентують документаційне забезпечення спеціальних функцій управління. [25] У дипломній роботі використовувалися матеріали дисертаційної роботи доктора історичних наук Ларіна М.В. «Управління документацією в організаціях (проблеми історії та методології)». Автор у своїй роботі вирішує наукову проблему управління документацією з метою нових інформаційних технологій в організаціях різного типу, формування концепції та методології управління документаційних ресурсів для прийняття рішень на базі інформаційного менеджменту в історичному розвитку. [27] При написанні дипломної роботи часто використовувалося довідкове видання Стенюкова М.В. «Довідник з діловодства». У ньому зібрані найважливіші правила і норми щодо складання документів відповідно до існуючих стандартів. Дано також зразки найбільш використовуваних видів документів, рекомендації з організації документообігу на підприємстві, раціональної систематизації документів та забезпечення їх зберігання. Довідкове посібник включає в себе керівництво щодо складання та правильного оформлення різних документів з урахуванням вимог існуючих стандартів. [29] Зараз у багатьох сучасних публікаціях спостерігається тенденція до поступового посилення теоретичних досліджень в області документаційного забезпечення управління. 1.2 Документообіг як вузлове ланка системи діловодства Діловодство або документаційне забезпечення управління (ДОП) - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами - є важливим аспектом роботи будь-якого підприємства: в організаціях створюються документи, що відображають результати і ведення виробничої діяльності, фінансовий стан, роботу з персоналом, матеріально-технічне забезпечення і т.п. Саме документи забезпечують реалізацію управлінських функцій, в них визначаються плани, фіксуються облікові і звітні показники та інша інформація. У зв'язку з цим, можна сказати, що від того, як налагоджена робота з документами, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання і діяльність організації в цілому. Документообігом називається «рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення». [8] Організація документообігу - це правила, відповідно, з якими відбувається рух документів в установі. Організація документообігу передбачає раціональне рух документів, що включає як операції з документами, так і всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення і відправлення. Документообіг є важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість цього руху. [22] У діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна співвідноситися, субординировать із загальними цілями діловодства - інформаційним забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації. З нечіткої організацією руху документів в даний час пов'язують багато недоліків в організації документаційного забезпечення діяльності апарату управління. Наприклад, процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складові: інформаційну підтримку рішення (забезпечення прийнятого рішення достовірної та достатньої інформації); документування рішення (створення розпорядчого документа); контроль за його виконанням (організація роботи, виконання завдання, дотримання певних умов, термінів і т.д.). Поопераційно цей процес складається зі збору інформації, підготовки проекту документа, його редагування, узгодження, виготовлення, посвідчення. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському апараті з одного структурного підрозділу в інший, передачею від технічних виконавців до фахівців, а потім - до керівників. Отже, швидкість переміщення документів якість виконання кожної операції впливають процес управління в цілому.

Тип даних	Опис
Табельний номер	Текстовий	Номер посвідчення
ПІБ	Текстовий	Прізвище, ім'я, по батькові УУМ
Звання	Текстовий	Звання УУМ
Посада	Текстовий	Займана УУМ посаду
Номер УПМ	Числовий	Належність до УПМ

При реєстрації нового запису про повідомлення та вирішенні за даним повідомленням в БД вноситься вся інформація про них, яка включає:
- Табельний номер УУМ, реєструючого надійшло повідомлення;
- Класифікація повідомлення (КУС або Жуі);
- Номер і дата реєстрації повідомлення;
- Прізвище, ім'я, по батькові заявника;
- Адреса і телефон заявника;
- Коротка фабула справи;
- Код рішення по надійшов повідомленням;
- Номер реєстрації рішення.
УУМ може переглянути список повідомлень, після чого він має можливість відредагувати дані вибраного повідомлення або зовсім видалити його з системи.
Дані про реєстрацію повідомлень зберігаються в таблиці Реєстрація повідомлень, структура та правила підтримки цілісності даних якої наводяться в таблиці 14.
Таблиця 14 - Реєстрація повідомлень

Найменування реквізиту	Тип даних	Опис
Табельний номер	Числовий	УУМ при виконанні
Код реєстрації	Текстовий	Класифікація повідомлення
Номер реєстрації	Числовий	Номер реєстрації повідомлення
Дата	Дата / час	Дата реєстрації
Заявник	Текстовий	ПІБ заявника
Дата народження	Дата / час	Дата народження заявника
Адреса	Текстовий	Адреса заявника
Коротка фабула справи	Текстовий	Зміст заяви
Номер рішення	Числовий	Номер реєстрації рішення
Код рішення	Текстовий	Класифікація рішення

Вхідними документами в системі, що розробляється є:
- Дані про УУМ;
- Дані про УПМ;
- Дані про реєстрацію повідомлень та вирішенні повідомлень.
Вихідними документами в системі, що розробляється є:
- Рапорт про виявлення ознак злочину;
- Постанова про відмову в порушенні кримінальної справи;
- Постанова про передачу повідомлення по наслідку;
- Постанова про перереєстрацію в КУС при виявленні ознак злочину;
- Ухвала про відмову в порушенні справи про адміністративне правопорушення.
Дані звіти можуть бути виведені на екран для попереднього перегляду або на друк на аркушах формату А4.
Після запуску програми на екрані з'являється головна кнопкова форма «Дільничний» відповідно з малюнком 41.
Описи логіки інтерфейсів наводяться в додатку Ж.
Дана база даних, призначена для УУМ, схвалена керівництвом РВВС, знайшла застосування і використовується в ООД УУМ для вирішення завдань в реальних умовах. Завдяки тому, що програма є універсальною і доступній для користувача, оволодіння продуктом є простою справою. Для роботи з програмним продуктом використовується простий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Послідовність роботи з об'єктами форми визначається доступністю командних кнопок.
Використання розробленої системи управління документообігом в ООД УУМ в реальних умовах призвело до поліпшення ряду показників:
- Вводиться уніфікована, формалізована і строго регламентована технологія діловодства;
- З'являється можливість відповісти на будь-яке питання за документами і виконавцям, здійснювати аналіз і управління документаційною діяльністю;
- Зменшується залежність організації від персоналу як фізичного носія технологічних знань і правил роботи з документами;
- Створюються умови для різкого прискорення проходження документів, особливо в організації електронного документообігу.
- Мінімізується трудомісткість діловодних операцій у кілька разів.

4 Обгрунтування економічної ефективності проекту

Завданням проекту є проектування автоматизованої системи управління документообігом Відділу організації діяльності дільничних уповноважених міліції Ленінського РВВС.
Результатом проекту є зниження трудомісткості, скорочення обсягу документообігу, підвищення достовірності та якості вхідної та вихідної інформації.
В якості вихідних даних для розрахунку економічної ефективності від проекту використовуємо існуючі показники діяльності ООД УУМ, у напрямку яких передбачається досягнення якісних і кількісних змін (таблиця 15).
Таблиця 15 - трудомісткість виконуваних операцій до впровадження СЕД

Виконувана операція	Середній час виконання (мін.)	Число УУМ	Середнє щомісячне кількість виконуваних операцій	Сумарні витрати часу (чол / дн)
Реєстрація вхідного документа	30	33	200	3
Реєстрація внутрішнього документа	30	12	30	1
Реєстрація вихідного документа	30	33	100	2
Розмноження документа по резолюціям	50	33	200	5
Підготовка типових звітів	120	8	50	13
Пошук документів за відомими атрибутам	20	14	50	1
Пошук документів з невідомих атрибутів	120	11	20	4
Підготовка типового документа	180	33	200	18
Узгодження типового документа	240	33	200	24
Видача нагадувань про наближення терміну виконання документа	60	8	100	13
Передача документа на виконання або ознайомлення	180	33	200	18
Перетворення паперового документа в електронний вигляд	30	17	50	1

Аналіз витрат часу на виконання операцій після впровадження системи електронного документообігу представлений в таблиці 16.
Таблиця 16 - трудомісткість виконуваних операцій після впровадження СЕД

Виконувана операція	Середній час виконання (хв)	Число УУМ	Щомісячне кількість виконуваних операцій	Сумарні витрати часу (у люд / дн)
Реєстрація вхідного документа	10	17	200	2
Реєстрація внутрішнього документа	5	6	100	2
Реєстрація вихідного документа	5	17	100	1
Розмноження документа по резолюціям	5	17	100	1
Підготовка типових звітів	5	4	5	1
Пошук документів за відомими атрибутам	1	7	50	1
Пошук документів з невідомих атрибутів	5	6	15	1
Підготовка типового документа	20	17	10	1
Узгодження типового документа	15	17	50	1
Видача нагадувань про наближення терміну виконання документа	1	4	300	2
Передача документа на виконання або ознайомлення	5	17	300	2
Перетворення паперового документа в електронний вигляд	2	9	200	1

Таблиця 17 - Витрати часу на виконання операцій до і після впровадження СЕД

Сумарні витрати часу на виконання операцій	Кількість, (осіб / днів)
До впровадження системи електронного документообігу, ЗВ ₁	103
Після впровадження системи електронного документообігу, ЗВ ₂	16

Як видно з таблиці 17, сумарні витрати часу на виконання операцій до впровадження системи електронного документообігу становлять 103 дні, а сумарні витрати часу на виконання операцій після впровадження СЕД становить 16 днів.
Розрахунок трудомісткості виконання операцій до впровадження системи електронного документообігу здійснюється за формулою (1):
Т ₁ = ЗВ ₁ * кількість операцій * число сотрудніков/480 (1),
де Т ₁ - трудомісткість виконання операцій до впровадження системи електронного документообігу, днів;
ЗВ ₁ - сумарні витрати часу на виконання операцій до впровадження системи електронного документообігу, чол / днів (ЗВ ₁ = 103 дні).
Т ₁ = 103 * 17 * 50/480 = 182
Розрахунок трудомісткості виконання операцій після впровадження системи електронного документообігу здійснюється за формулою (2):
Т ₂ = ЗВ ₂ * кількість операцій * число сотрудніков/480 (2),
де Т ₂ - трудомісткість операцій після впровадження системи електронного документообігу, днів;
ЗВ ₂ - сумарні витрати часу на виконання операцій після впровадження системи електронного документообігу, чол / днів (ЗВ ₁ = 16 днів).
Т ₂ = 16 * 9 * 200/480 = 60
Таким чином, в результаті впровадження системи електронного документообігу вдається досягти зниження трудомісткості виконання операцій на 122 дні (182-60 = 122).
Визначимо загальну економію коштів від зниження трудомісткості на виконання операцій після впровадження системи електронного документообігу.
За формулою (3) визначимо, скільки коштує одна година роботи співробітників ООД УУМ, виходячи з їх місячних окладів.
З _ч = О / К _ч (3),
де С _год - вартість години роботи;
О - місячний оклад;
До _год - кількість годин у місяці (До _год = 160 год).
За формулою (4) можна визначити загальну економію коштів від зниження трудомісткості.

(4),
де Е - економія від зниження трудомісткості;
Т ₁ і Т ₂ - трудомісткість операції до і після впровадження СЕД, днів, (Т _{1-Т 2} = 122);
n - число співробітників у підрозділі (n = 33).
Результати розрахунків наведено в таблиці 18.
Таблиця 18 - Визначення економії від зниження трудомісткості

Посада	Оклад, руб.	Число УУМ	Середня зарплата 1 співробітника, руб.	Вартість години роботи, руб.	Економія від зниження трудомісткості, руб.
Начальник ООД УУМ	15000	1	15000	93,75	11438
Ст.УУМ	10000	8	1250	62,5	7625
УУМ, майор	9800	4	3267	61,25	7473
УУМ, капітан	8700	3	2175	54,375	6634
УУМ, старший лейтенант	7700	11	7700	48,125	5871
УУМ, лейтенант	7400	14	308	46,25	5643
УУМ, молодший лейтенант	6300	1	6300	39,375	4804
Разом	64900	33	5142	58	49486

Отримана сума економії (15414 руб.) Становить приблизно 23% від суми окладів всіх співробітників цього підрозділу.
Обчислимо термін окупності АІС. При розрахунку вартості необхідно враховувати, що РВВС є державною установою і перебуває на фінансуванні місцевого і федерального бюджету, що обумовлює надання знижок на придбання операційної системи Microsoft Windows XP і Microsoft Office XP. З огляду на це, визначимо термін окупності.
Число АРМ в ООД УУМ становить 8.
Вартість 1 робочого місця визначимо за формулою (5):
Вартість 1 робочого місця (грн.) = Вартість забезпечення / 8 (5)
Вартість 1 робочого місця становить 49532 / 8 = 6192 руб.
Щомісячні витрати до впровадження (руб.) обчислюються за формулою (6):
Щомісячні витрати до впровадження = Середня заробітна плата 1 працівника * Т ₁ (6)
Щомісячні витрати після впровадження (руб.) обчислюються за формулою (6):
Щомісячні витрати після впровадження = Середня заробітна плата 1 працівника * Т ₂ (7)
Щомісячна економія (руб.) обчислюється за формулою (8):
Щомісячна економія = Щомісячні витрати до впровадження - Щомісячні витрати після впровадження (8)
Витрати на автоматизацію (руб.) визначимо за формулою (9):
Витрати на автоматизацію = Вартість 1 робочого місця (грн.) * 8 (9)
Обчислимо термін окупності (міс.) програми за формулою (10):
Термін окупності = Витрати на автоматизацію / Щомісячна економія (10)
Результати розрахунків наведено в таблиці 19.
Таблиця 19 - Розрахунок терміну окупності програми

Показник для розрахунку	Результат розрахунку
Вартість 1 робочого місця (грн.)	6192
Середня заробітна плата 1 працівника (грн.)	58
Щомісячні витрати до впровадження (грн.)	10556
Щомісячні витрати після впровадження (грн.)	3480
Щомісячна економія (грн.)	7076
Витрати на автоматизацію (грн.)	49532
Термін окупності (у місяцях)	7

Як видно з таблиці 19, витрати на впровадження електронного документообігу окупаються за сім місяців роботи. Такі показники можуть бути досягнуті завдяки застосуванню сучасних інформаційних технологій.
Використання розробленої системи управління документообігом в ООД УУМ в реальних умовах призведе до поліпшення ряду показників:
- Зниження трудомісткості роботи з інформацією та документами;
- Зменшення термінів підготовки звітності;
- Полегшення праці співробітників;
- Збільшення часу для інтелектуальної праці;
- Легкість освоєння системи при роботі з довідковою інформацією;
- Достовірність обміну інформацією.
Таким чином, даний проект економічно і соціально вигідний. З впровадженням системи автоматизації співробітниками технічного відділу для ООД УУМ скоротиться трудомісткість операцій, і в результаті у співробітників ООД УУМ залишається більше часу на стратегічне планування своєї діяльності.

5 Безпека життєдіяльності та охорона навколишнього середовища

5.1 Введення

Персональний комп'ютер перетворився в конторський інструмент, доступ до якого отримав не надто підготовлений користувач (сучасні операційні системи це враховують), а найпоширенішим видом діяльності стало зчитування текстової інформації з дисплея, і її набір з використанням різних текстових процесорів. Масове поширення ПК, при всіх плюсах цього явища, не дозволяє забувати і про низку негативних факторів, що впливають на людей, які проводять робочий день перед дисплеєм. Тому виявлення, оцінка впливу і розробка заходів щодо усунення або мінімізації шкідливих впливів, сьогодні набули ще більшого значення, ніж кілька років тому.
Негативні фактори, що впливають на користувача ПК, можна розділити на дві групи. Перші пов'язані з психологічними та фізіологічними особливостями людини. Це монотонність роботи операторів при введенні текстів, емоційні перевантаження, стреси через ймовірності як збоїв в системах, так і появи власних помилок, перевантаження ряду систем організму (очей, м'язів кисті, передпліччя, шиї та спини). Важливий також і брак фізичного навантаження на інші частини організму.
Фактори другої групи пов'язані із зовнішніми умовами, в яких перебуває під час роботи користувач: порушення ергономічних вимог на робочому місці, дискомфортний мікроклімат, різні випромінювання, недостатня освітленість робочої поверхні і т.п. Сюди ж відносяться чинники, пов'язані з особливостями конструкції пристроїв відображення інформації - Вт Очевидно, що всі фактори взаємопов'язані, тому необхідний комплексний підхід до розгляду їх впливу на користувача ПК з урахуванням їх взаємної кореляції. Існують також і соціальні аспекти масового поширення ПК і комп'ютерних мереж.
Очевидно, неможливо створити систему, яка буде повністю відповідати всім вимогам безпеки та ергономіки, але реалізувати максимум таких вимог необхідно. Перш за все, необхідно забезпечити:
- Захист персоналу від шкідливих і небезпечних факторів;
- Захист персоналу від аварій, пожеж та вибухів;
- Підвищену стійкість функціонування системи.
Враховуючи все вищевикладене, було проведено дослідження розробляється комплексної системи автоматизації документообігу ООД УУМ, і на основі цього аналізу і санітарних правил і норм були представлені на основі санітарних правил і норм основні вимоги до технічного забезпечення і приміщенню.

5.2 Розробка заходів щодо забезпечення безпеки праці

Забезпечення заходів безпеки з електромагнітним випромінюванням
Монітор повинен відповідати стандарту ТСО-99, 2002 захисту від впливу електричних і магнітних полів, а так само відповідати СанПиН 2.2.2./2.41340-30 електромагнітного випромінювання і електростатичного поля (таблиця 20).
Таблиця 20 - Допустимі значення параметрів неіонізуючих електромагнітних випромінювань

Найменування параметрів	Допустимі значення
Напруженість електромагнітного поля на відстані 50 см. Навколо ВДТ за електричною складовою повинна бути не більше: - У діапазоні частот 5 Гц - 2 кГц; - У діапазоні частот 2 - 400 кГц	25В / М 2,5 В / м
Щільність магнітного потоку повинна бути не більше: - У діапазоні частот 5 Гц - 2 кГц; - У діапазоні частот 2 - 400 кГц	250 нТл 25 нТл
Поверхневий електростатичний потенціал не повинен перевищувати	500 В

Для того щоб знизити вплив випромінювань і полів при роботі з монітором, необхідно підтримувати відстань від монітора до користувача 450 - 700 мм. Схеми розміщення робочих місць повинні враховувати відстані між робочими столами з відеомоніторами (у напрямі тилу поверхні одного відеомонітора і екрану іншого відеомонітора), яка повинна бути не менше 2,0 м, а відстань між бічними поверхнями відеомоніторів - не менше 1,2 м. Також необхідно підтримувати правильну організацію праці та відпочинку. Відповідно до рекомендацій НДІ гігієни праці та профзахворювань АМН РФ робочий день за комп'ютером повинен бути не більше 6 годин, з додатковими перервами по 3 хвилини через кожні півгодини, а через 2 години роботи по 15 - 20 хвилин. [7]
Зниження навантаження на очі
Стомлення зору при роботі з комп'ютером викликається мерехтінням, тремтінням зображення на екрані. Більш за все страждають оператори, що займаються виведенням даних і зчитуванням текстової інформації, тому, що чим дрібніша символ, тим більше навантаження на зір.
Виникненню зорового стомлення сприяє використання несприятливих колірних поєднань і неправильна організація освітлення в приміщенні. Яскраве і нерівне висвітлення викликає небажані віддзеркалення, відблиски на екрані.
Монітор, що використовується при роботі, повинен мати гігієнічний сертифікат і маркування відповідності Росстандарт. Конструкція монітора повинна забезпечувати можливість фронтального спостереження екрана шляхом повороту корпуса в горизонтальній площині навколо вертикальної осі і у вертикальній площині навколо горизонтальної з фіксацією в заданому положенні. Корпуси монітора і системного блоку повинні бути пофарбовані в матовий світло-сірий світ, що забезпечує дифузне розсіювання світла, коефіцієнт відображення - 0,42.
Для того щоб зменшити навантаження на зір людини, треба враховувати наступні рекомендації. При роботі з монітором відстань від монітора до користувача повинно бути одно 600 - 700 мм. Екран дисплея по висоті повинен бути розташований так, щоб кут між нормаллю до центра екрана та горизонтальною лінією погляду становив 20 градусів. У горизонтальній площині кут спостереження екрана не повинен перевищувати 60 градусів.
Документ для введення даних рекомендується розташовувати на відстані 450-500 мм від очей оператора, переважно зліва, при цьому кут між екраном дисплея і документом у горизонтальній площині повинен складати 30-40 градусів. Кут нахилу клавіатури має бути дорівнює 15 градусів.
Екран дисплея, документи і клавіатура розташовують так, щоб перепад яскравостей поверхонь, що залежить від їх розташування щодо джерела світла, не перевищував 1:10 (рекомендоване значення 1:3). При номінальних значеннях яркостей зображення на екрані 50-100 кд/м2 освітленість документа повинна становити 300-500 лк. Пристрої документування та інші, нечасто використовувані технічні засоби, рекомендується розташовувати праворуч від оператора в зоні максимальної досяжності, а засоби зв'язку зліва, щоб звільнити праву руку для записів.
Хороший результат зниження стомлюваності при роботі при роботі з комп'ютером дає правильна організація праці та відпочинку. Відповідно до рекомендацій НДІ гігієни праці та профзахворювань АМН РФ робочий день за комп'ютером повинен бути не більше 6 годин, з додатковими перервами по 3 хвилини через кожні півгодини, а через 2 години роботи по 15-20 хвилин.
Природне освітлення має здійснюватись через світлові прорізи, орієнтовані переважно на північ і північний схід і забезпечувати коефіцієнт природної освітленості (КПО) не нижче 1,2% у зонах зі стійким сніжним покривом і не нижче 1,5% на решті території.
Зниження навантаження на кістково-м'язовий апарат
Нерухома напружена поза оператора, протягом тривалого часу прикутого до екрана дисплея, призводить до втоми, виникнення болю в хребті, шиї, плечових суглобах. А інтенсивна робота з клавіатурою і мишкою викликає больові відчуття в ліктьових суглобах, передпліччях, зап'ястях, в кистях та пальцях рук.
Конструкція клавіатури, монітора, робочого місця повинна відповідати СанПиН 2.2.2./2.41340-30. [7]
Вимоги до мікроклімату
Робота комп'ютерів та допоміжних пристроїв пов'язана з виділенням тепла. При високій температурі повітря в людей, що працюють у приміщеннях, виникає перегрів організму, що призводить до підвищеного виділення поту і зниження працездатності. Користувач втрачає увагу, що може позначитися на результатах його роботи. Робота користувача за енерговитратами організму відноситься до 1 категорії робіт, тобто робіт легкій категорії, яка виконується сидячи і витрати енергії не перевищують 150 Ккал / год. Цій категорії відповідають оптимальні норми параметрів мікроклімату, наведені в таблиці 21.
Таблиця 21 - Оптимальні норми параметрів мікроклімату

Період року	Категорія роботи	Температура повітря, С, не більше	Від. вологість повітря,%	Швидкість руху повітря, м / с
Холодний	Легка 1а	22 - 24	40 - 60	0,1
Холодний	Легка 1б	21 - 23	40 - 60	0,1
Теплий	Легка 1а	23 - 25	40 - 60	0,1
Теплий	Легка 1б	22 - 24	40 - 60	0,2

Для створення оптимальних метеоумов до приміщенні застосовують поєднання природної вентиляції з кондиціонуванням повітря.
Вимоги щодо запобігання шумів
Персональні комп'ютери є джерелами шуму. Шум виникає внаслідок роботи вентилятора, що знаходиться в корпусі комп'ютера, і віброакустичних шумів на верхньому порозі чутності, вироблених рядковим трансформатором дисплея. Так само присутні шуми, що видаються накопичувачами на жорсткому і м'якому магнітних дисках.
Всі ці шуми в цілому надають достатньо сильний вплив на психіку і загальний стан людини, викликаючи почуття невпевненості, обмеженості, тривоги, поганого самопочуття, що проводить до зниження продуктивності праці, виникнення помилок. На робочих місцях у приміщеннях для розміщення гучних агрегатів обчислювальних машин (принтери, сканери) рівень шуму не повинен перевищувати 75 дБА.
Щоб зменшити рівень шумів в приміщенні, використовують звукоізолюючі перепони, стіни і стелі обробляють спеціальними пористими плитами, добре поглинають звук.

5.3 Забезпечення електробезпеки та пожежобезпеки

Приміщення, де застосовуються ПЕОМ, відносяться до приміщень з підвищеною небезпекою поразки електричним струмом. Електропостачання ПЕОМ або ВДТ здійснюється через мережу побутового електроживлення з номінальною напругою 220 В і частотою 50 Гц. Небезпека виникає, коли людина одночасно торкається до заземлених металоконструкцій і до металевих корпусів електрообладнання.
Для забезпечення електробезпеки застосовується захисне заземлення, яке підключається до ПЕОМ та допоміжних пристроїв через штепсельну. Заземлення необхідно для запобігання появи різниці потенціалів між ЕОМ і периферійними пристроями, роздільно підключеними до електромережі, а також між сусідніми ПЕОМ, що особливо важливо у разі роботи в приміщенні великого числа користувачів.
У приміщенні вживаються організаційні заходи щодо запобігання доступу користувачів до частин ПЕОМ або ВДТ, кабельним системам, що знаходяться під небезпечною напругою. Розташування ЕОМ у приміщенні утрудняє доступ до електроопасним частинах. Роботу з ремонту й технічному обслуговуванню ПЕОМ виробляють особи, які мають відповідну підготовку та пройшли інструктаж з техніки безпеки.
Приміщення з ПЕОМ відносяться до приміщень з пожежонебезпечністю категорії В. З метою забезпечення пожежної безпеки сполучні кабелі та електропроводка виготовлені з погано займистих проводів. Проводка кабелів здійснено по негорючих конструкцій і захищена зверху сталевим кожухом. У приміщенні ведеться регулярний контроль за станом електропроводки та апаратури, проводиться своєчасний ремонт. Користувачі ознайомлені з технікою безпеки і це зафіксовано в журналі з техніки безпеки.
В якості первинних засобів пожежогасіння в приміщенні відсутній вогнегасник. У приміщенні є засоби зв'язку для швидкого виклику міської пожежної частини. Приміщення не обладнано пожежною сигналізацією.

5.4 Висновок

Завдання дипломного проекту полягає у вдосконаленні системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС, впровадженні системи автоматизації «Євфрат-Документообіг», що має на увазі використання користувачами ПВЕМ.
Для системи автоматизації найбільш суттєвими факторами умов праці є:
- Санітарно-гігієнічні: освітлення природне і штучне, температура повітря, відносна вологість, швидкість руху повітря, запиленість, шум, теплові та електромагнітні випромінювання;
- Психофізіологічні: робоче місце, робоча поза і переміщення в просторі, тривалість безперервної роботи, режим роботи, напруга зору (розмір об'єкта розрізнення) освітленість (природна і штучна), нервово-емоційна та інтелектуальна навантаження;
- Технічні: технічна безпека обладнання.
Санітарно-гігієнічні та психофізіологічні умови праці регламентуються «Гігієнічні вимоги до відеодисплейних терміналів, персональних ЕОМ та організації роботи. Санітарними нормами і правилами », затвердженими і введеними в дію Постановою Госкомсанепіднадзора Росії від 30 червня 2003 р. (СанПін. 2.2.2/2.41340-03), а технічні - відповідними ГОСТами, ОСТами.
Проведений аналіз приміщення показав, що в цілому воно задовольняє сучасним вимогам по безпеці праці, викладеним у СанПіН 2.2.2.542-1996. Однак, для підвищення ефективності праці та підвищення рівня безпеки користувача рекомендується усунути виявлені невідповідності нормам, застосувавши викладені вище заходи та методи.

Висновок

У висновку підведемо основні підсумки дипломного проекту. Дипломний проект був присвячений аналізу системи документообігу ООД УУМ МОБ РВВС Ленінського району г.Астрахані та розробці раціональних пропозицій щодо її вдосконалення.
У ході аналізу діяльності Відділу дільничних Ленінського РВВС було виявлено, що документообіг ООД УУМ займає місце вузлового ланки системи діловодства РВВС.
Аналіз організації документообігу Відділу дільничних Ленінського РВВС виявив, що реєстрація повідомлень часто йде із запізненням від оперативної роботи, щоденний контроль за дотриманням порядку не здійснюється.
На підставі аналізу руху документів в ООД УУМ було виявлено, що головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу на етапі від первинної обробки до вступу на виконання документи рух документів в ООД УУМ, не дотримується.
Проведений аналіз складання та оформлення документів показав, що в процесі організації документування ООД УУМ порушуються основні вимоги до складання та оформлення документів.
Аналізуючи наявність і відповідність сучасним вимогам в цій галузі вже наявне в ООД УУМ технічне обладнання, був зроблений висновок, що в цілому оснащеність ООД УУМ технічними засобами та офісним обладнанням можна назвати незадовільним.
Таким чином, аналіз існуючої системи документообігу ООД УУМ виявив необхідність розробки раціональних пропозицій щодо вдосконалення системи документообігу ООД УУМ.
У ході дипломного проектування були проведені наступні заходи щодо вдосконалення системи документообігу ООД УУМ:
- Розроблено раціональні схеми руху вхідних і вихідних документів;
- Складена уніфікована форма документа;
- Спроектована посадова інструкція з діловодства для УУМ;
- Запропоновано комплекс засобів автоматизації системи документообігу ООД УУМ;
- Розроблена і впроваджена в процес документообігу база даних «Дільничний»;
- Обгрунтований економічний ефект від впровадження проекту;
- Забезпечені безпечні для життя і здоров'я умови роботи УУМ.
Розроблені схеми руху вхідних і вихідних документів дозволять найбільш ефективно організувати документообігу ООД УУМ за рахунок оперативного проходження документа по найбільш короткому маршруту з найменшими витратами часу.
Впровадження і використання розробленої уніфікованої форми документа до діловодної циклі дозволяє скоротити обсяг документообігу ООД УУМ, сприяючи можливості використання менш кваліфікованих працівників і вивільнення значної кількості УУМ з більш високою кваліфікацією для організації профілактичної та іншої роботи з громадянами.
Розроблена посадова інструкція для УУМ з ведення діловодства гарантує порядок і оперативність документаційного забезпечення діяльності ООД УУМ.
Створення та впровадження комплексної системи управління документообігом ООД УУМ дозволяє перейти на якісно новий рівень ефективності роботи з документами.
Розроблена база даних «Дільничний», призначена для УУМ, схвалена керівництвом РВВС, знайшла застосування і використовується в ООД УУМ для вирішення завдань в реальних умовах.
Проведений в ході дипломного проектування розрахунок економічної ефективності показав, що проект соціально і економічно вигідний, термін окупності розробленої системи управління документообігом в ООД УУМ складе сім місяців роботи.
Проведений аналіз приміщення показав, що в цілому воно задовольняє сучасним вимогам по безпеці праці, викладеним у СанПіН 2.2.2.542-1996.
Всі вищенаведені фактори обумовлюють практичну значимість розробленої системи документообігу в ООД УУМ і показують необхідність її застосування в ООД УУМ МОБ РВВС у реальних умовах.
Зрозуміло, рішення про застосування в ООД УУМ нової системи управління документообігом вимагає попереднього рішення як мінімум двох завдань:
- Переконати всю ієрархію фахівців і чиновників, пов'язаних з вирішенням цієї проблеми, в необхідності її розв'язання;
- Втілити методологічну основу нової проблеми в механізми і технології, що створюють необхідний практичний базис її рішення.
По суті справи, раціональна система документообігу ООД УУМ на практиці означає повну обізнаність УУМ про стан кримінальної обстановки на території ділянки, вивільнення значної кількості УУМ з більш високою кваліфікацією для організації профілактичної та іншої роботи з громадянами, стратегічного планування операцій по скороченню зростання злочинності на території адміністративного ділянки. Від цього залежить ефективність боротьби з різними видами злочинності, попередження правопорушень, прискорення розкриття злочинів як на території адміністративного ділянки, району, так і всього міста в цілому.

Список використаних джерел

1. Цивільний кодекс Російської Федерації [Текст]. - М., Норма, 2002 - 587 с.
2. Кодекс України про адміністративні правопорушення [Текст]. - М., Норма, 2002 - 657 с.
3. Кримінальний кодекс Російської Федерації [Текст]. - М., Норма, 2004 - 629 с.
4. Кримінально-процесуальний Кодекс РФ. [Текст]. - М., Норма, 2002 - 982 с.
5. Закон РФ від 18.04.1991 № 1026-1 (ред. від 08.12.2003, із змінами. Від 23.12.2003) «Про міліцію» [Текст]. - М., Закон, 1992 - 925 с.
6. Наказ МВС РФ від 13.03.2003 № 158 «Про затвердження інструкції про порядок прийому, реєстрації та дозволу в органах внутрішніх справ Російської Федерації повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення» [Текст]. - М., Закон, 2004 - 621 с.
7. Постанова Головного державного санітарного лікаря РФ від 03.06.2003 № 118 «Про введення в дію санітарно-епідеміологічних правил і нормативів СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03« Санітарно-епідеміологічні правила і нормативи. Гігієнічні вимоги до персональних електронно-обчислювальних машин та організації роботи. [Текст]. - М., Закон, 2003 - 348 с.
8. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Держстандарт Росії, 1998 - 62 с.
9. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М., Головархів СРСР, ВНДІ документознавства та архівної справи, 1991 - 124 с.
10. ГОСТ 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. М.: ІПК Видавництво стандартів, 2003 - 69 с.
11. Андрєєва, В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000 - 187 с.
12. Банк, В.Р., Звєрєв, В.С. Інформаційні системи в економіці: Підручник. - Астрахань, 2003 - 567 с.
13. Діловодство (Організація і технологія документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова, Т.В., Санкіна, Л.В., Бикова, Т.А. та ін; Під ред. Т.В. Кузнєцової. - М., ЮНІТІ-ДАНА, 2001 - 359 с.
14. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Кузнєцова, Т.В., Лихачов, М.Т. , Райхцаум, А.Л., Соколов, А.В.: Сост. М.Т. Лихачов. - М., Економіка, 2001 - 271 с.
15. Еремченко, В.А. Проблеми державного регулювання документаційного забезпечення управління. / Діловод - 2001 - № 1 - с.15-18.
16. Ілюшенко, М.П. Організація документообігу. / Діловодство - 1998 - № 1 - с. 51-57.
17. Кармінський, А.М., Нестеров, П.В. Інформатизація бізнесу. - М.: Фінанси і статистика, 2000 - 198 с.
18. Козлов, М.С. Вдосконалюємо діловодство. / Автоматизація документообігу - 2002 - № 2 - с.24-26.
19. Кузнєцов, С.Л. Діловодство на комп'ютері. Комп'ютерні технології у виробництві. - 3-е вид., Доп. - М., ЗАТ «Бізнес-школа», 2003 - 625 с.
20. Кузнєцов, С.Л. Програми автоматизації. Загальний огляд. / Діловодство - 2001 - № 1 - С. 73-77.
21. Кузнєцов, С.Л. Застосування сучасних технологій у роботі з документами. / Секретарська справа. - 2002 - № 3 - с.48.
22. Кузнєцова, Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М., ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000 - 818 с.
23. Кузнєцова, Т.В. Методи вдосконалення документообігу. / Секретарська справа - 2002 - № 2 - с.16.
24. Кузнєцова, Т.В. Проблеми організації служби документаційного забезпечення управління (ДОП) на сучасному етапі. / Діловод - 2001 - № 1 - с.44.
25. Кузнєцова, Т.В. Секретарська справа. Вид. 8-е, испр. і доп. - М., ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2002 - 288 с.
26. Ларін, М.В. Проблеми вдосконалення документаційного забезпечення управління в сучасних умовах. / Економіка і життя. - 2001 - № 14 - с.32-35.
27. Ларін, М.В. Управління документацією в організаціях (проблеми історії та методології). Дисертаційна робота доктора історичних наук. / Діловод - 2000 - № 4 - с.45-52.
28. Організація роботи з документами: Підручник. / Кудряев, В.А., Корнєєв І.К., Ксандопуло, Г.Н. и др. - М., Інфра-М, 2001 - 572 с.
29. Стенюков, М.В. Довідник з діловодства. - М., Видавництво ПРІОР, 2001 - 234 с.
30. Титоренко, Г.А. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. - М., ЮНІТІ, 2003 - 621 с.
31. Трубілін, І.Т., Семенов, М.І., Лойко, В.І., Барановська, Т.П. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. - М., Фінанси і статистика, 2003 - 371 с.

Програми

Додаток А

Розподіл УУМ по зонах адміністративних дільниць Ленінського району г.Астрахані

№ УПМ	Особовий склад	Територія адміністративного ділянки
УПМ № 1	Ст. УУМ капітан міліції Гурбанов Алігусейн Хангусейн огли	вул. Комуністична д. 48 - 68.
	УУМ лейтенант міліції Гатіев Руслан Мусаєвич	Вул. Ан. Барбюса 32, 34, 36, Ак. Королева 37, 39, вул. Ст. Здоровцева 2, 4, 6, 8, 10, 1, 3, 5, вул. Вокзальна 1, 3, 5, пл. Привокзальна.
	УУМ лейтенант міліції Сідаліев Даніял Джумагаліевіч	вул. Савушкіна 46-52, 47-51, вул. Ляхова 9-3, 6, 6 "А", 8, вул. Ан. Барбюса 30, вул. Ак. Королева 29, 1-обл. клінічна лікарня.
	УУМ лейтенант міліції Байраків Артур Гамзатовіч	Вул. Максаковою 1-25, вул. Московська 24-48, 29-58, вул. Чехова 22-58, 21-57, вул. Куйбишева 24-58, 25-63, вул. Желябова 42-70, вул Кожанова, вул. Ак. Королева 1-19.
УПМ № 2	Ст. УУМ майор міліції Гусейнов Бахрам Алікбер огли	Вул. Савушкіна 30, 32, 34, 36, вул. Бертюльская 4, 6, 8, 10, 12, 5, 9, 11, 13, вул. Полякова 19.
	УУМ ст. лейтенант міліції Хорошев Євген Володимирович	вул. Максаковою 27-81, вул. Московська 54 - 108, 71-123, вул. Чехова 62-110, 61-103, вул. Куйбишева 62-96.
	УУМ лейтенант міліції Востріков Сергій Валерійович	Ринок "Селена", "Селенскіе Ісади", вул. Ан. Барбюса 17, 2-я гір. Лікарня "Хоспіс" вул. Максаковою 94, шкірвендиспансер вул. Максаковою 6, універмаг "Жовтневий" вул. Максаковою 8, пл. Покровська 4, 5, 6, 8, 10, вул. Савушкіна 38 А, 40, 42, кафе "Престиж" вул. Савушкіна 38, вул. Бахтемірская 6, 8, 10, 12, вул. Максаковою 10, 12 "А"
	УУМ ст. лейтенант міліції Омельченко Олексій Валерійович	Вул. К. Набережна 11-23, з-д "Прогрес", вул. Савушкіна 10, 12, 14, 16, 9.
	УУМ ст. лейтенант міліції Гасанов Неврюзбек Рамазанович	Вул. Б. Перемоги 1, 3, 5, 7, 9, 11, 6, 8, 8 \ 1, 8 \ 2, вул. Савушкіна 20, 22, 24, 26, 28, вул. Бертюльская 14, вул. Бахтемірская 7, вул. Ю. Селенского 13, музична школа, податкова інспекція буд.15
УПМ № 3	Ст.УУМ ст. лейтенант міліції Пірмагомедов Ільямудін Шіхамедовіч	Вул. Савушкіна 3 \ 1, 3 \ 2, (дитяча поліклініка № 2), заг. № 8 АГТУ вул. Татіщева 16, Савушкіна буд.1 "Каспнірх", Савушкіна 1 - Ленінський Суд, бюро зайнятості, Татіщева 16 заг. 4, 1, Татіщева 16 - Податкова поліція, Татіщева 16 \ 1 - Профес.Дом, Татіщева 16 - головний навчальний корпус АГТУ, Татіщева 16 заг. № 2 АГТУ, будівництво АГТУ

Продовження додатка А

	УУМ лейтенант міліції Білий Олександр Юрійович	Вул. Татіщева 16 (навчальний корпус 2-5), Татіщева 16 (заг. № 3, 5, 6, 7, 9), стадіон АГТУ, автостоянка АГТУ, гаражний кооператив "Рибвтузовец" вул. Татіщева 16, дискотека "Імідж" Ліцей № 17 Мусу проспект смоленним 4, НІТІУ Радіотехнічний технікум - Смоленський 2, пров. Смоляний 6, д. 2 "А", АТ Скловолокно, вул. Латишева 8, гаражний кооператив "Зоря", пров. Смоляний, будівельний технікум, Татіщева 18 "Б", "В", "Г", будівельний інститут Татіщева 18 "А" навчальний корпус, АГТУ заг. 1, 3, вул. Татіщева д.20 "А".
	УУМ ст. лейтенант міліції Рязанов Олексій Вікторович	Вул. Татіщева 20 "А" навчальний корпус, будівництво АГТУ, центральний стадіон вул. Савушкіна буд.1, Латишева 6 "В" - заг. Каспійської Флотилії, вул. Латишева буд.4, 6, 6 "А", 6 "Б", вул. Латишева д.12, 14, 16, 18, 7, верстатобудівний вул. Латишева, завод ГТВ вул. Латишева, диспетчерська АГТУ вул. Латишева 5, Касприбтехцентр вул. Латишева, Ліфтремонт вул. Латишева, острів обливаний (човнова стоянка "Спрут"), рятувальна станція Ленінського району р. Болда, Холодильники рибокомбінату.
	УУМ молодший лейтенант міліції Донський Дамір Рафаельевіч	Гаражний кооператив Ленінський (ліва сторона), вул. 28 Армії д.16, 16 \ 1, 16 \ 2, 14, 14 \ 1, 14 \ 2, 12, 12 \ 1, 12 \ 2, 10, 10 \ 1, 10 \ 2, вул. Татіщева - вул. 28 Армії буд.8, вул. 28 Армії буд.8 \ 1, Тепломережі Північні, вул. 28 Армії буд.6, вул. Татіщева 14 \ 4, 12, 10, 10 "А", вул. Татіщева 10 - бар "Шерлок Хомс".
УПМ № 4	Ст. УУМ капітан міліції Ажмухамбетов Айнур Мібараковіч	Вул. Татіщева 17, 17 "А", 18, 56, 56 "А", 56 "Б", 41, 42, дитячий садок № 82, технічний ліцей.
	УУМ лейтенант міліції Гаршин Сергій Вікторович	Вул. Татіщева "А", 19-23, 27-33, 63, гаражі вздовж залізничного полотна, ГСК вздовж "Китайської стіни".
	УУМ лейтенант міліції Пухов Дмитро Миколайович	Вул. Савушкіна 7, 9,11, 13, 15, 17 \ 1, 17 \ 2, 19 \ 1, 19 \ 2, 21, 23, 25 \ 2, 27, 29, 31, 33 \ 1, 33 \ 2, 35 , 37 \ 1, 37 \ 2, 39 \ 1,39 \ 2, кінотеатр "Заклик", кафе "Русь", Пожежна частина, Астраханська реєстраційна плата
	УУМ лейтенант міліції Килим Муратбек Султанбековіч	Вул. Татіщева 9, 10, 11, 11 "А", 11 "Б", 12, 13, 13 "А", 14, 15 "А", 16 \ 10, 43, 43 "А", 44, 57, 57 " а ", 59/60, 61, ГСК" ДРУЖБА ", ДСК" Ленінський ", дитячий садок № 91, СШ № 8, ЗОШ № 56.
УПМ № 5	Ст. УУМ капітан міліції Усманов Руслан Різабековіч	Вул. Бовіна 39-65, вул. Б. Алексєєва 9-21, вул. Астральна 30-74, 41-81, вул. Астрономічна 70-86, 73-93, вул. Колгаева 2-18, 1-11, вул. Вузька 2-24, вул. Аткарськ 3-19.
УПМ № 5	УУМ лейтенант міліції Амангельди Роман Хожаметовіч	Вул. Б. Алексєєва 1 "А", 1 "Б", 1 "В", ЖЕК № 6, вул. Ботвина 8, 10, 10 "Б", 12, 12 "Б", 14, 14 "А", дитячий садок № 37, 97, вул. Сун - Ят - Сена 2 "А", 2 "Б", вул. Червоноармійська 23, 23 "А", 25, 25 "А", 27, 27 "А", 29, 29 "А", 31, 33, 37, 39.
	УУМ лейтенант міліції Нурахмедов Раміс Нізаміевіч	Вул. Ю Алексєєва 4, 6, вул. Беренга 6, 8 \ 7, 10 \ 9, 12 \ 11, 16 "А", вул Червоноармійська 4, 12, 14, 16, 18, 20, 1, 1 "А", 3, 9, 11, 13, 15 , 17, 19, вул. 1-а Перевозна 118, 118 \ 2,120, вул. Ботвина 18, 20, 22, 24, 26, 28, 30
	УУМ лейтенант міліції Сейтханов Басиров Сайхалловіч	Вул. 1-а Перевозна 80,82, 84, 86, 88,90, 92,94, 96, 98, 98 "А", 98 "В", 100, 100 "А", 102, 102 "В", 104, 104 "А", 106, 106 "А", 108, 110, 112, 114,116, вул. Ботвина 82, 85, 85 "А", 87, 87 "А", 89, 91, 93, 95, 97, вул. Б. Алексєєва 2 "А", 2 "Б", 4 "А", пл. Завокзальна, автобусна станція.
УПМ № 6	Ст. УУМ капітан міліції Кужахметов Роберт Мухітовіч	Вул. Ботвина 2, 4, 6, вул. Авіаційна 3, 3 "А", вул. Галлея 8, 8 "А".
	УУМ лейтенант міліції Карасан Ренат Туллагаевіч	Вул. Професійна 2-48, вул Соціалістична 9-37 "Б", парк "Мікояна" 12-86, вул. Водопровідна 1-79, 2-60, вул. 2-я Перевозна 1-79, 2-72, вул. 1-а Перевозна 1-69, вул. Доргомишского 1-31, вул. Серпнева 24-46, КІБПО Холодокомбінат, вул. Іхтіологічна 11-37, 16-42, вул. Авіаційна 15 "А" - 37, 12-16, вул. Спортивна 21-27, 20-40, вул. Маркіна 17-31, 14-28, вул. Сун-Ят-Сена 15-39, вул. Роздільна 1-11, 2-16, вул. Спортивна 29 - 33, 42-60.
	УУМ лейтенант міліції Карпов Заур Азізуловіч	вул. 1-а Перевозна 20-78, вул. Астрономічна 1-71, 2-68, вул. Галлея 1-57, 2-44, вул. Артільна 1-39, 2-28, вул. Ботвина 1-37, 2-6, вул. Серпнева 2-22, рибокомбінат "Астраханський", вул. Іхтіологічна 1-9, 2-14, вул. Авіаційна 1-13, 2-10, вул. Спортивна 1-19, 2-18, вул. Маркіна 1-15, 2-12, вул. Сун-Ят-Сена 1-13, вул. Серпнева 48-62, вул. Професійна 1-67, вул. Яблочкова 2-26, хлібозавод "Болдінський", вул. Жадаєва 2-40, 1-21, вул. Кооперативна 1-45 "А", 2-82, вул. Товариська 1-81, 2-58, вул. Іхтіологічна 39-63, 44-66, вул. Авіаційна 39-63, 18-30, вул. Маркіна 33-49, 30-42, вул. Сун-Ят-Сена 41, 41 "А", 43 "А".
УПМ № 7	Ст.УУМ майор міліції Гулієв Руффадін Мамед огли	Вул. Наріманова 2 "А" "Б" "В" "Г" "Д" "Е", вул. Яблочкова 1 "А" "Г" "Е", вул. Спортивна 41, 41 "Б", 42, завод "Експрес", "Медтехніка", "Книготорг", Бензозаправка, Мясокомінат.
УПМ № 7	УУМ ст. лейтенант міліції Мамонтов Сергій Вікторович	Вул. Яблочкова 28-44, вул. Ужгородська - вся, вул. Чернівецька - вся, вул. Каніна - вся, вул. Доргомишского від будинку 37 до кінця, вул. Сільська - вся, вул. 1-а Перевозна від будинку 71 до будинку 135, вул. Камишенская - вся, вул Водопровідна від будинку 81 до кінця, вул Соціалістична, вул. Кільцева - вся, кооперативний технікум.
	УУМ ст. Лейтенант міліції Султанов Расул Пайзуллаевіч	Вул. Яблочкова від будинку 11 до будинку 31, вул. Ахтубінська від будинку 43 до кінця, вул. Ангарська - вся, вул. Наріманова від будинку 42 до кінця, вул. Казахстанська - вся, вул. Єнісейська - вся, вул. Печерська - вся, вул. Ленська - вся, вул. Зелена - парна сторона вся, вул. Баскунчакская - вся, вул. Аральська - вся, вул. Азовська - вся.
	УУМ ст. лейтенант міліції Жидков Сергій Юрійович	Вул. Яблочкова 1,3,5,7, вул. Маркіна від будинку 46 до кінця, вул. Наріманова від будинку 1 до провулку 1-й Балашівської-весь, провулок 1-й Балашівської - вага, пров. Нарельскій - весь. пер. Верхоянський весь, пров. Сізашскій - весь, пров. Балашівської весь, вул. 2-я Рибінська вся, вул. Азовська вся, вул. Східна від будинку 43 до кінця, пров. Єнотаєвський весь, Банківська школа, торговий ліцей, дитячий садок № 22.
	УУМ лейтенант міліції Савін Антон Миколайович	Вул. Курильська вся, вул. Східна від будинку 1 до 37, повністю вулиці: Калузька, коксовий, Криворізька, Еліцкая, Широка, Пермська, пл. Кооперативна, пров. Лінійний, Зелений, Полярний, Астраханський ГРЕС, Волгопромвентеляція ПМК № 5.
УПМ № 8	Ст. УУМ майор міліції Джунусов Ігор Валерійович	Вул. Українська 1-25, вул. Комарова 92,52, 51-65 \ 2, вул. Краснопітерская 55 "А", 92,54 "Г" - 98, вул. Туапсинская 18-34 \ 43, вул. Наб. Каз. Еріка 49-109.
	УУМ ст. лейтенант міліції Калієва Азат Нурбековіч	Вул. Комарова 100-172, вул. Краснопітерская 109-127, вул. Наб. Каз. Еріка 100-153, з-д Судноверф.
	УУМ лейтенант міліції Ташликов Сергій Анатолійович	Пл. Слов'янська 1-29 \ 2-30, вул. Слов'янська 1-20, вул. Рибінська 3, вул. Фабрична 1-15, вул. Кліповіч 1-35 \ 2-36, вул. Очаківського 1-19, вул. Азербайджанська 1-13, вул. Балхатская 1-27, вул. Єйська 1-27-2-28, вул. Приволзька 1-15, вул Запорізька 1-9, вул Бірюшская 1-13, вул. Нагорна 1-92-12, вул. Медиків 7, пер. Кооперативний 1-13, вул. Мелітопольська 1-29, вул. Степана Разіна 3-17, 2-24, вул. Набережна Козачого Еріка 1-49, 2-48, вул. Краснопітерская 1-53, 2-48, вул. Комарова 1-43, 2-54, вул. Кр. Рибак 1-25, 2-32, вул. Туапсинская 1-43, 2-16, вул. Достоєвського 1-17, 2-24.
	УУМ старший лейтенант міліції Туманов Едуард Володимирович	Вул. Космічна вся, вул. Звенигородська, вул. Архангельська, вул. Мотросова, вул. Паші Ангеленой, вул. Невиномиская, вул. Москвіна, вул. Чайкіної, вул. Федорова, вул. Антакольская, вул. Спаська, вул. Пріклубная, вул. Патріотична, вул. Гжатськ, вул. Прохолодна, вул. Московського, вул. Патона, вул. Політехнічна, вул. Смирнова, вул. Мукачівська, вул. Ширшова, вул. Албанська, вул. Рекордна, вул. Шопена, вул. Езенштейна, вул. Читинська, вул. Холмська, вул. С. Ковалевської, вул. Сокалова, вул. Татарська.

Додаток Б

ПОСТАНОВА
про відмову в порушенні кримінальної справи
г.Астрахані «___» ____________ 200__ р.
УУМ Ленінського РВВС г.Астрахані ___________ міліції _________,
розглянувши повідомлення про злочин _____________________
_____________________________________________________________
надійшло __________________________________________________________________
ВСТАНОВИВ:
_____________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
Беручи до уваги, що є достатні дані, які вказують на відсутність ознак злочину ____, передбачений ___ КК РФ, і керуючись п._____ частини першої ст.24, ст.144, 145 і 148 КПК РФ,
ПОСТАНОВИВ:
1. Відмовити в порушенні кримінальної справи за повідомленням про скоєння злочину _____,
передбачений ______________________ КК РФ, з підстав п. ____
частини __________ ст. ________________ КПК України. _________________
_____________________________________________________________
2. Копію цієї постанови направити прокурору Ленінського району г.Астрахані
3. Копію цієї постанови направити заявнику _________,
роз'яснивши його / її право оскаржити цю постанову прокурора або до суду в порядку, встановленому ст.124 КПК України.
УУМ Ленінського РВВС
г.Астрахані
_____________ Міліції
_________________
(Підпис)
Копія цієї постанови «____» ___________________ 2005 спрямована прокурору Ленінського району г.Астрахані, старшому раднику юстиції _______________________ та заявнику __________________________________________________________________
УУМ Ленінського РВВС
г.Астрахані
_____________ Міліції
__________________
(Підпис)

Додаток В

ВИЗНАЧЕННЯ
про відмову в порушенні справи про адміністративне правопорушення
г.Астрахані «____» _____________ 2005
УУМ Ленінського РВВС г.Астрахані ____________ міліції ________,
розглянувши матеріали у справі про адміністративне правопорушення, скоєне
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
ВСТАНОВИВ:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
На підставі вищевикладеного та керуючись ст.29.4 КоАП РФ
ВИЗНАЧИВ:
відмовити в порушенні справи про адміністративне правопорушення
на наступному підставі _______________________________________
_____________________________________________________________
УУМ Ленінського РВВС
г.Астрахані
____________ Міліції
______________

Додаток Г

ПОСТАНОВА
про передачу повідомлення за підслідністю
гр. _______________________________
прож. ____________________________
«___» _____________ 2005 г.Астрахані
«___» ___________ 2005 р. в Ленінський РВВС г.Астрахані надійшло повідомлення про те, що за адресою: вул. ________________ Помер / ла / громадянин / ка / ______________________________ 19 ___ року народження.
По прибуттю факт смерті гр. ________________________ Підтвердився, було встановлено, що він / а / за життя ___________________
____________________________________________________________
Згідно ____________________________________________________
причиною смерті гр. ___________________ Є _______________
_____________________________________________________________
На підставі викладеного та у відповідності до п.3. ч.1 ст.145 КПК України матеріал за фактом смерті гр. ________________________ Передано за підслідністю до прокуратури Ленінського району г.Астрахані.
Дане рішення може бути оскаржене прокурору Ленінського району г.Астрахані або в суд Ленінського району г.Астрахані в порядку, встановленому ст. 123-125 КПК України.
УУМ Ленінського РВВС
г.Астрахані
_____________ Міліції
__________________

Додаток Д

Посадова інструкція для УУМ з ведення діловодства
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник Ленінського РВВС г.Астрахані
полковник міліції _______ З. Л. Маргішвілі
«_____» ______________ 200 ___ р.
I. Загальні положення
1. Ця Інструкція встановлює єдиний порядок прийому, реєстрації та дозволу в органах внутрішніх справ Російської Федерації ^[9] повідомлень про злочини та іншої інформації, що надходить про правопорушення та події, які загрожують особистій чи громадській безпеці, а також визначає порядок відомчого контролю за його дотриманням.
2. Порядок включає в себе:
2.1. Дії посадової особи органів внутрішніх справ, наділеного відповідними повноваженнями з отримання повідомлення про злочин та іншої інформації про правопорушення (прийом інформації про злочини і правопорушення).
2.2. Присвоєння кожному вступникові повідомленням про злочин та іншої інформації про правопорушення порядкового номера і фіксація в обліковій документації коротких відповідних відомостей про них ^[10] (реєстрація інформації про злочини і правопорушення).
2.3. Перевірку викладених фактів у зареєстрованих повідомленнях про злочини та іншої інформації про правопорушення уповноваженими посадовими особами органів внутрішніх справ і прийняття в межах їх компетенції рішення відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації ^[11] та іншими нормативними правовими актами МВС Росії.
3. Вся інформація про злочини і правопорушення, в залежності від її змісту і форми надходження (виявлення), поділяється на:
3.1. Повідомлення про злочини ^[12]:
3.1.1. Усні та письмові заяви про злочини та явки з повинною, які подаються безпосередньо заявниками.
3.1.2. Повідомлення про вчинені або підготовлювані злочини, отримані з джерел, не зазначених у підпункті 3.1.1.
3.2. Безпосереднє виявлення ознак злочину співробітниками органів внутрішніх справ.
3.3. Іншу інформацію про правопорушення ^[13] (події і події, що загрожують особистої та громадської безпеки), який надійшов за телефоном, телеграфом, факсимільним зв'язком або іншим видом зв'язку.
4. Для роз'яснення громадянам порядку прийому та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення у місцях, доступних для відвідувачів органів внутрішніх справ, вивішується інформація, що містить відомості про порядок прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення, про права заявників, а також службові номери телефонів та адреси посадових осіб, які здійснюють контроль за дотриманням законності.
II. Прийом повідомлень про злочини та іншої інформації
5. Вступники повідомлення про злочини та інша інформація, незалежно від місця і часу скоєння правопорушень, а також повноти повідомляються відомостей та форми подання, приймаються в будь-якому органі внутрішніх справ.
6. Повідомлення про злочини та інша інформація, що надійшли до підрозділів діловодства ^[14] органу внутрішніх справ поштою, нарочним, телеграфу, факсимільного зв'язком або іншим видом зв'язку, реєструються за встановленими правилами діловодства, вивчаються начальником органу внутрішніх справ і при наявності ознак злочину в обов'язковому порядку направляються в чергову частину органу внутрішніх справ для негайної реєстрації.
7. Поза органів внутрішніх справ, а також в органах внутрішніх справ, де немає чергових частин, повідомлення про злочини або іншу інформацію зобов'язані приймати будь-які співробітники органів внутрішніх справ і діяти у відповідності з вимогами, встановленими статтею 18 Закону Російської Федерації «Про міліцію» ^[15] . Отримані при цьому ними повідомлення про злочини та інша інформація передаються до чергової частини відповідного органу внутрішніх справ (по телефону або за допомогою іншого виду зв'язку).
Чергові підрозділів позавідомчої охорони та державної інспекції безпеки дорожнього руху інформацію про виявлені злочини або пригодах, а також про прийняті по них рішеннях передають в чергові частини територіальних органів внутрішніх справ.
8. Усні та письмові заяви про злочин або про явку з повинною, які подаються безпосередньо заявниками, повинні бути оформлені відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації ^[16] посадовою особою, наділеним повноваженнями щодо складання відповідних процесуальних документів. При цьому заявник попереджається про кримінальну відповідальність за завідомо неправдивий донос, про що в протоколі прийняття усної заяви про злочин робиться відповідний запис, який засвідчується підписом заявника ^[17].
Усне повідомлення про злочин, зроблене при виробництві слідчої дії, про раніше не зареєстрованому злочині заноситься до протоколу слідчої дії і оформляється у відповідності до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації ^[18].
III. Реєстрація повідомлень про злочини та іншої інформації
9. Реєстрація повідомлень про злочини та іншої інформації здійснюється цілодобово у черговій частині органів внутрішніх справ безпосередньо при їх надходженні.
Письмові повідомлення про злочини, представлені в орган внутрішніх справ безпосередньо заявником (громадянином або посадовою особою), його довірителем або нарочним, реєструються тільки в черговій частині органу внутрішніх справ.
Зареєстровані повідомлення про злочини та інша інформація доповідаються начальнику органу внутрішніх справ і організовується їх вирішення відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
10. Повідомлення про злочини (письмові заяви про злочини і явці з повинною, протоколи прийняття усних заяв про злочини і явці з повинною, рапорти про виявлення ознак злочину) та доручення прокурора про проведення перевірки за повідомленнями про злочини, поширених у засобах масової інформації, реєструються у Книзі обліку повідомлень про злочини ^[19] в черговій частині органу внутрішніх справ.
Також у КУС реєструються заяви, що містять ознаки безвісного зникнення людини, і рапорти співробітників органів внутрішніх справ про безпосереднє виявлення і виявлення ними ознак злочинів.
Протокол прийняття усного повідомлення про злочин, зробленого при виробництві слідчої дії, про раніше не зареєстрованому злочині реєструється в КУС з відміткою «Додатково виявлено в ході розслідування».
11. Інша інформація та письмові заяви про нещасні випадки, аварії, катастрофи, стихійні лиха та інші події, що вимагають перевірки для виявлення ознак злочину, реєструються в Журналі обліку іншої інформації про правопорушення ^[20].
12. Передача повідомлень та іншої інформації виконавцю для проведення перевірки без реєстрації в КУС або Жуі категорично забороняється.
13. При надходженні письмової заяви про злочин, інформація про який раніше була зареєстрована в Жуі, заява реєструється у КУС, про що в Жуі робиться відповідна відмітка.
14. При реєстрації у черговій частині органу внутрішніх справ повідомлень про злочини та іншої інформації, отриманих співробітниками поза службових приміщень органу внутрішніх справ і в органах внутрішніх справ, де немає чергових частин, обов'язково зазначаються дата і час отримання інформації співробітником.
15. Якщо дозвіл надійшли повідомлень про злочини та іншої інформації не відноситься до компетенції даного органу внутрішніх справ або правопорушення вчинено на території обслуговування іншого органу внутрішніх справ, то всі наявні матеріали після реєстрації за вказівкою начальника органу внутрішніх справ відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації передаються за підслідністю або до суду (у справах приватного обвинувачення) ^[21], про що робиться відмітка у КУС із зазначенням дати і вихідного номеру. Одночасно з цим вживаються необхідні заходи щодо запобігання або припинення злочину, а так само щодо збереження слідів злочину ^[22]
Заявник інформується про передачу його повідомлення про злочин за підслідністю чи до суду ^[23] протягом доби з моменту прийняття рішення.
16. Повідомлення про злочин і інша інформація, що надійшли за підслідністю з інших правоохоронних органів, реєструються відповідно до вимог цієї Інструкції, про що відправник повідомляється письмово. Термін дозволу повідомлення про злочин та іншої інформації обчислюється з моменту надходження їх до органу внутрішніх справ за підслідністю.
17. При реєстрації повідомлень про злочини, що надійшли до чергової частини органу внутрішніх справ, на заяві (протоколі заяви), рапорті про виявлення злочину в обов'язковому порядку проставляється штамп про реєстрацію. У відбиток штампа оперативний черговий ^[24] вносить реєстраційний номер запису в КУС, дату реєстрації, найменування органу внутрішніх справ, свої підпис, ініціали та прізвище.
18. Якщо повідомлення про злочин надійшло до органу внутрішніх справ при особистому зверненні заявника, то одночасно з його реєстрацією в КУС в черговій частині органу внутрішніх справ оперативний черговий оформляє талон-повідомлення і видає його заявнику ^[25].
19. Талони мають бути зброшуровані в книжки і пронумеровані. Книжки талонів реєструються в секретаріаті і зберігаються в черговій частині органу внутрішніх справ.
20. Талон складається з двох частин: талон-корінець і талон-повідомлення. Обидві частини талона мають однаковий реєстраційний номер.
У талоні-корінці зазначаються: відомості про заявника, короткий зміст заяви, реєстраційний номер за КУС, підпис особи, що прийняла заяву, дата прийому, підпис заявника, дата реєстрації заяви.
У талоні-повідомленні зазначаються: відомості про особу, який прийняв заяву, реєстраційний номер за КУС, найменування органу внутрішніх справ, адреса та службовий телефон, дата прийому та підпис, ініціали та прізвище чергового.
21. Заявник розписується за отримання талона-повідомлення на талоні-корінці, проставляє дату і час отримання талона-повідомлення.
22. Талони-корінці залишаються в черговій частині органу внутрішніх справ і використовуються при звірках повноти реєстрації повідомлень про злочини, а також при розгляді скарг громадян на дії посадових осіб.
IV. Дозвіл повідомлень про злочини та іншої інформації
23. При надходженні в чергову частину органу внутрішніх справ повідомлень про злочини та іншої інформації, зазначеної в пункті 3 цієї Інструкції, оперативний черговий реєструє їх у КУС або Жуі і вживає заходів реагування у встановленому федеральним законодавством та нормативними правовими актами МВС Росії порядку.
24. Перевірка повідомлень про злочини та іншої інформації здійснюється у відповідності з письмовою вказівкою начальника органу внутрішніх справ або особи, яка виконує його обов'язки, у порядку, встановленому кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
Співробітником органу внутрішніх справ, здійснює перевірку зареєстрованого повідомлення про злочин та іншої інформації, без провадження слідчих дій можуть бути витребувані необхідні матеріали та отримані пояснення.
25. За результатами розгляду повідомлень та іншої інформації дізнавачем чи слідчим органів внутрішніх справ приймається одне з таких рішень ^[26]:
- Про порушення кримінальної справи;
- Про відмову в порушенні кримінальної справи;
- Про передачу повідомлення за підслідністю або до суду (у справах приватного обвинувачення).
Про прийняте рішення повідомляється заявнику і роз'яснюються його право оскаржити прийняте рішення і порядок оскарження відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації ^[27].
26. Матеріали про відмову в порушенні кримінальної справи реєструються в журналі обліку матеріалів, за якими винесено постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, який ведеться в органах внутрішніх справ співробітником з обліково-реєстраційної роботи або особою, що виконує його обов'язки. Матеріалу присвоюється черговий подвійний порядковий номер (через дріб): номер за КУС / номер за журналом обліку відмовних матеріалів.
27. За результатами перевірки іншої інформації, яка містить ознаки правопорушення, начальник органу внутрішніх справ приймає рішення про:
- Перереєстрації в КУС (при виявленні ознак злочину);
- Залученні матеріалів перевірки за відсутності ознак правопорушення у спеціальне номенклатурне справу.
28. Анонімні заяви, що надійшли поштою, в яких містяться ознаки вчиненого або підготовлюваного злочину, без реєстрації передаються у відповідні підрозділи органу внутрішніх справ для можливого використання у встановленому порядку до оперативно-розшукової діяльності.
29. При прийомі-здачі чергування оперативний черговий доповідає письмовим рапортом начальнику органу внутрішніх справ:
- Про повідомлення про злочини та іншої інформації, які були зареєстровані в КУС або Жуі, що надійшли протягом доби, а також про заяви, за якими у строки, встановлені кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації, рішень не прийнято;
- Про співробітників органу внутрішніх справ, які проводили перевірку інформації і не доповів до чергової частини про її результати протягом чергових доби.
V. Контроль за дотриманням порядку прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації. Терміни зберігання документів.
30. Начальник органу внутрішніх справ або особа, яка його заміщає:
- Несе відповідальність за дотримання законності при прийомі, реєстрації та вирішенні повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Здійснює щоденний контроль за своєчасністю та повнотою реєстрації та термінами дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації, а також правильністю ведення КУС і Жуі, про що робить відповідний запис у книзі рапортів про прийом і здачу чергування.
31. Для проведення звірок повноти реєстрації повідомлень та іншої інформації в органах внутрішніх справ створюється комісія, склад якої затверджується наказом начальника органу внутрішніх справ. Головою комісії, як правило, призначається начальник штабу. Включення до складу комісії співробітника по обліково-реєстраційної та статистичної роботи обов'язково.
32. Начальник органу внутрішніх справ стверджує обов'язки членів комісії, плани її роботи.
Секретар комісії веде діловодство.
33. Комісія щоквартально проводить звірки повноти реєстрації в КУС і Жуі і дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації, що надійшли до органу внутрішніх справ, з відомостями з інших джерел інформації, включаючи і корінці талонів-повідомлень.
Члени комісії проводять звірки з алфавітним журналом, журналом вхідної кореспонденції органу внутрішніх справ, а також документацією підрозділів позавідомчої охорони, ДАІ, паспортно-візових підрозділів.
34. Голова комісії з метою виявлення незареєстрованих повідомлень про злочини та іншої інформації направляє офіційні запити на підприємства, в організації, горрайвоенкоміссаріати, лікувально-профілактичні, страхові та інші установи. Отримані відповіді на запити вивчаються і підшиваються в справу комісії. Якщо у відповідях міститься інформація про раніше направлених до органу внутрішніх справ повідомленнях про злочини та іншої інформації, то проводиться звірка з КУС або Жуі.
35. З метою забезпечення контролю за повнотою реєстрації інформації, що надійшла за телефоном, в чергових частинах органів внутрішніх справ може проводитися її магнітний запис.
Голова комісії або, за його дорученням, один з членів комісії регулярно прослуховує магнітні записи і перевіряє повноту та правильність реєстрації в КУС або Жуі.
36. Отримані результати оформляються актом звірки повноти реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення.
37. У разі виявлення фактів порушень порядку прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації начальник органу внутрішніх справ вживає невідкладних заходів щодо їх усунення та притягнення в установленому порядку винних осіб до відповідальності.
38. Контроль за дотриманням законності при розгляді повідомлень про злочини та іншої інформації покладається на керівників підрозділів органів внутрішніх справ, співробітниками яких прийнято рішення за матеріалами.
39. Після закінчення КУС, Жуі, журнали обліку матеріалів, за якими винесено постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, накопичувальні справи за матеріалами перевірок, книжки з талонами-корінцями передаються з чергової частини органу внутрішніх справ у секретаріат для їх зберігання протягом 5 років.
Магнітні записи з надійшла до чергової частини органів внутрішніх справ за телефоном інформацією про правопорушення, в тому числі отримані за допомогою багатофункціонального цифрового реєстратора сигналів, зберігаються протягом 30 діб, потім знищуються в установленому порядку за письмовою згодою голови комісії.

[1] У разі, коли на території сільської (селищної) адміністративно-територіального утворення налічується понад 3,5 тисяч чоловік населення, вводиться додаткова посада дільничного уповноваженого.

[2] Ч. 4 ст. 141 КПК Російської Федерації.

[3] Пункт 43 ст. 5 КПК Російської Федерації.

[4] Ч. 1 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[5] Пункт 3 ч. 1 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[6] Ч. 3 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[7] Ч. 2 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[8] При виборі технічних засобів АРМ були використані прайс-листи постачальників комп'ютерної техніки на астраханський ринок

[9] Далі - «органи внутрішніх справ».

[10] прихованих від реєстрації вважаються повідомлення про злочини та інша інформація про правопорушення, якщо відомості про них не внесено до Книги обліку повідомлень про злочини або Журнал обліку іншої інформації про правопорушення, а самі повідомлення і інша інформація не отримали відповідний реєстраційний номер з моменту їх надходження в органи внутрішніх справ.

[11] Ч. 1 ст. 145 Кримінально-процесуального кодексу Російської Федерації (далі - КПК Російської Федерації) (Відомості Верховної Ради України, 2001, № 52 (частина I), ст. 4921; 2002, № 22, ст. 2027; № 30, ст. 3020, 3029 ; № 44, ст. 4298).

[12] Пункт 43 ст. 5 КПК Російської Федерації.

[13] Далі - «інша інформація».

[14] Далі - «секретаріат».

[15] Відомості СНР РРФСР і ВР УРСР, 1991, № 16, ст. 503; Відомості СНД Російської Федерації та ЗС Російської Федерації, 1993, № 10, ст. 360; № 32, ст. 1231; Відомості Верховної Ради України, 1996, № 25, ст. 2964; 1999, № 14, ст. 1666; № 49, ст. 5905; 2000, № 31, ст. 3204, № 46, ст. 4537; 2001, № 1 (частина II), ст. 15; N 31, ст. 3172, № 32, ст. 3316; 2002, № 27, ст. 2620, № 30, ст. 3033, 2003, № 2, ст. 167.

[16] Ч. 1, 2, 3 ст. 141 КПК Російської Федерації.

[17] Ч. 6 ст. 141 КПК Російської Федерації.

[18] Ч. 4 ст. 141 КПК Російської Федерації.

[19] Далі - «КУС».

[20] Далі - «Жуі».

[21] Пункт 3 ч. 1 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[22] Ч. 3 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[23] Ч. 2 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[24] Під оперативним черговим у цієї Інструкції маються на увазі: начальник чергової частини, начальник чергової зміни, помічник начальника відділу (відділення) - оперативний черговий, помічник начальника чергової частини - оперативний черговий, старший оперативний черговий, оперативний черговий, помічник оперативного чергового.

[25] Ч. 4 ст. 144 КПК Російської Федерації.

[26] Ч. 1 ст. 145 КПК Російської Федерації.

[27] Ч. 2 ст. 145 КПК Російської Федерації.

Документообіг - складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю організації. Організація документообігу включає всі операції по прийому, передачі, складання, узгодження, оформлення, засвідчення та відправлення документів.
Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отримання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил:
- Максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій і обробці документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю;
- Виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т.д.;
- Максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу.
Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:
- Прямоточності напрямки документопотоков, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
- Ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.
До якісних характеристиках документообігу відносяться:
- Характеристики документопотоков (склад документів, їх зміст);
- Маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);
- Періодичність (стадії документообігу);
- Спрямованість руху.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється склалося або організоване в межах інформаційної системи рух даних у певному напрямку, за умови, що у цих даних спільне джерело і загальний приймач.
Документопотоки розрізняють по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту. По напрямку виділяють горизонтальні потоки, що зв'язують організації одного рівня управління, і вертикальні (висхідні і низхідні), що зв'язують організації різних рівнів, наприклад, керівний орган влади і підпорядковані йому установи та організації, центральний офіс фірми і дочірні фірми та філії. Висхідні потоки - це вхідні документи, одержувані вищестоящою організацією від підлеглих організацій (вихідні документи підлеглих організацій, направлені на вищі інстанції). Низхідні потоки - це документи, що направляються вищестоящими органами влади і управління підрядним організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкта виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємопов'язані, тому що інформація надійшли документів використовується для підготовки внутрішніх та вихідних у відповідь і т.д.
Вхідний документопотік будь-якої організації у відповідності з рисунком 1 складається з:
- Документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств та ін.) До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничої, управлінської, технічної, економічної, соціальної та іншої діяльності. За видовим складом до цих документів належать: укази, закони, постанови, розпорядження, вказівки, доручення, накази, листи, інструкції, рішення, методичні вказівки та рекомендації;
- Документів від підвідомчих організацій, що містять відомості про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. За видами документів цей потік складається із звітів (про фінансової, господарської, соціальної, управлінської діяльності), ініціативних доповідних записок, листів, актів;
- Документів від несупідрядними організацій, що направляються з метою узгодження спільних дій або спонукання до них, з метою консультування, отримання інформації. Основні види документів: листи (інформаційні, рекламні, оферти, гарантійні, запити та ін) і договори, а також документи, що супроводжують виконання договорів (акти взаємозаліків, рахунки, заявки, сертифікати, відвантажувальні документи тощо);
- Звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу відповідних документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямками діяльності організації та її інформаційними запитами. У вихідному документопотік виділяється група розпорядчих документів (за умови, що організація має підвідомчі організації) та інформаційних (комунікативних) - листи, доповідні, огляди, довідки, звіти, договори, документи щодо їх виконання.
Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі сферою їх застосування. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї установи, організації. До внутрішніх відносяться організаційні документи, що визначають завдання, функції організації в цілому, а також її структурних підрозділів, компетенцію, права та обов'язки посадових осіб, правила виконання окремих видів діяльності - положення, статути, установчі договори, посадові інструкції, регламенти, правила, штатні розклади та ін Функцію оперативного регулювання діяльності установ виконують розпорядчі документи, що видаються керівництвом, - накази, вказівки, розпорядження, рішення. Самостійні групи внутрішнього документопотока складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, особового складу і т.д. В апараті управління не рекомендується вести внутрішню переписку між посадовими особами та структурними підрозділами, замість неї повинні використовуватися Бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори) Однак на практиці внутрішнє листування широко поширена. Вона оформляється доповідними (службовими) і пояснювальними записками, рапортами.
Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і змісту документів, ступеня регламентації функцій керівників і співробітників, розподілу обов'язків між керівниками і від прийнятої в технології роботи документами відповідно до рисунку 2. Стереотипні маршрути руху властиві входять документами, що визначається їх адресуванням.
Вхідні документи утворюють три напрямки руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірно - найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, відчуває інформаційні перевантаження, а з іншого, - отримує значну кількість інформації, що не відповідає їх компетенції, областю діяльності та функціональних обов'язків, не їх рівня. Очікування розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує шлях документа до виконавця.
Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форми даних про отриманий документі до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконанню і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від отримання до виконавця.
Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування та підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації та надсилання документів.
Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядчих документів, як правило, впорядковано, а підготовка всіх інших документів не має регламентованих маршрутів і тягне найбільш відчутні втрати часу на проходження документів.
Грунтуючись на даних, які характеризують документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоков.
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли в організацію і створених у ній за певний період. [8] В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні і внутрішні документи, а також всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.
Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти, звернення громадян та ін), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.
Загальноприйнята методика підрахунку документообігу передбачає вираз його обсягу дробом, у чисельнику якого вказують кількість оригіналів, а в знаменнику - кількість копій. Однак при цьому отриманий результат буде некоректним - багато документів складаються на декількох сторінках, що при такому підході не відіб'ється на загальному результаті. Основне правило підрахунку документів - однократність.
Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних наводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту і стану документообігу, його змін. встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці відправляються.
Крім того, облік документообігу дозволяє:
- Визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;
- Визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;
- Розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;
- Встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;
- Розрахувати чисельність служби діловодства.
Таким чином, документообіг установи являє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.

1.3 Порядок руху документів на підприємстві

Початкову основу документообігу відображають такі організаційні документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура установи, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюються вдруге.
Робота з документами складається з ряду послідовних операцій: прийом документів, їх розподіл і направлення на виконання, виконання і відправка.
Прийом, обробка і розподіл документів, що надходять. Незалежно від обсягу діяльності організації, операції по прийому і відправлення документів зазвичай проводять централізовано. У структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого ділянки - експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби згідно з рисунком 3. В канцеляріях і загальних відділах організацій (якщо експедиція не виділяється в окрему службу) створюється ділянка по прийому і відправлення документів з тими ж функціями. В організаціях, які не створюють свою службу діловодства, прийом і обробка документів, операції з їх відправки виробляються централізовано секретарем відповідно до рисунка 4.
Рекомендації з прийому та відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, тобто проходження документа по найбільш косоокому маршруту з мінімальними витратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше доставляти документи виконавцям, механізувати первісну обробку документів і скоротити її строки, вести облік витрат на обробку документів, облік обсягу документообігу.
Доставка документів відбувається поштою, телеграфом, кур'єрами. У сучасних умовах поряд з цими способами доставки надходження документів здійснюється через комп'ютерні мережі, електронну пошту, факсимільний зв'язок. Значна частина документів надходить шляхом передачі їх відрядженими працівниками інших установ відповідно до рисунка 5.
Завдання служби діловодства - організувати облік надходження документів з усіх джерел, їх первинну обробку, координувати їх рух.
У нормативних документах регламентовані правила первинної обробки документів, що надійшли у відповідності з рисунком 6.
Правила первинної обробки документів, що надійшли зводяться до наступного:
1. Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересилки адресату.
2. Перевіряється цілісність упаковки, збереження печаток, конверти розкриваються, перевіряється комплектність і схоронність вкладень. При виявленні пошкоджень конвертів, відсутності документів, додатків до них, невідповідності документів та додатку про це повідомляють відправнику.
3. При надходженні машинозчитуваних документів обробляється тільки супровідна документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.
4. Як правило, конверти знищують. Зберігають конверти (підколюючи їх до документа) тільки в тих випадках, коли на документі відсутня зворотну адресу, коли дата на поштовому штемпелі має значення для доказу дати отримання документа, коли на конверті немає напису «особисто», а документ носить особистий характер.
5. Документи з позначкою «особисто» не розкриваються, а передається адресату. Проте в деяких організаціях кількість документів може бути досить значним. У такому випадку експедиційна обробка документів, що надійшли передбачає облік їх надходження, дата та обліковий номер проставляються на пакетах.
6. Експедиція веде облік всіх документів, що надійшли - на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата надходження, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай в штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного реєстраційного індексу.
7. При первинній експедиційній обробці документи сортують по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортування - адресування документів. Зазвичай документи, адресовані керівництву, передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації (без зазначення прізвища посадової особи). Документи, адресовані в структурні підрозділи, проходять сортування за їх назвами.
У невеликих організаціях вся надходить документація сортується секретарем. На допомогу секретарю можна розробити класифікатор видів документів і питань діяльності із зазначенням виконавців, які курирують певні питання.
8. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортованих документів по осередках сортувального шафи, звідки документи забирають секретарі структурних підрозділів. У невеликих організаціях секретарі використовують папки-реєстратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцем.
Велика частина організацій та установ володіє крім пошти та іншими каналами інформації. Наприклад, значна кількість документів, що містять, як правило, оперативну інформацію, надходить в організації з факсимільним апаратам. Маса документів доставляється співробітниками сторонніх організацій, відбувається передача «з рук в руки». Всі ці способи доставки можуть створити потужні документопотоки, що містять необхідну для діяльності організації інформацію. Служба діловодства зобов'язана забезпечити облік та контроль за рухом надходять по різних каналах зв'язку документів. Облік необхідно вести і для документації, що надходить по факсимільному зв'язку й від кур'єрів. В іншому випадку ці документи «випадають» з поля зору служби діловодства і не включаються в інформаційну систему організацій, осідаючи у виконавців. Облік телеграм, телексів, телетайпограм, які потім передаються в службу діловодства, повинен проводитися в службах зв'язку.
Практично у всіх сферах управління використовуються комп'ютери, у зв'язку з чим корінні зміни відбуваються у процедурі одержання і відправки документів. З поширенням факсимільного зв'язку і факс-модемних пристроїв для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-якого місця. Факс-модем дозволяє з'єднувати комп'ютери один з одним по телефонних лініях і передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп'ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, як він був створений, з усіма особливостями його зовнішнього вигляду, значить, виникає можливість використовувати відомості з придатного документа для створення іншого.
Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого стає втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком такого становища може стати надмірна автономність структурних підрозділів і втрата керівництвом організації контролю за їх діяльністю. [21] Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна брати участь в регламентації і цих потоків інформації (щодо доступу до інформації, відповідальності за її збереження і використання).
Згідно з рекомендаціями Основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (з експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д.) здійснюється через секретарів цих підрозділів або тих посадових осіб, які відповідають в них за роботу з документами.
Документи передаються з відповідними відмітками у реєстраційних формах.
У великих фірмах, установах, на промислових підприємствах, там, де структурні підрозділи розташовані на значній відстані один від одного, організується кур'єрська зв'язок для доставки документів, що надійшли. Кур'єри здійснюють два-три обходу будівлі (території) за заздалегідь розробленими маршрутами у встановлені години, забираючи документи для відправлення і доставляючи надійшли документи.
Самий нераціональний спосіб доставки документів - виконання цієї роботи фахівцями апарату управління, так як витрачається їхній робочий час, дорожчає доставка і відповідно весь апарат управління.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва організації, керівництва структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків залежатиме від кількості інстанцій проходження документів у процесі розгляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів.
Порядок направлення на виконання і роботи виконавця з документами. З експедиції документи, адресовані керівництву, передаються до служби діловодства для реєстрації та підготовки розгляду документів керівником.
Документи, адресовані в структурні підрозділи, направляються в їх секретаріати для тих же операцій.
З 1970-х років отримала широке поширення методика попереднього розгляду документів. Попереднє смотреніе документів проводиться секретарем-референтом керівника, його помічником або одним із працівників служби діловодства. Вимоги до цих співробітникам - висока кваліфікація, достатній стаж роботи, знання стану справ організації, а також довіру до них керівника. Попередній розгляд полягає в перегляді всіх надійшли на керівництва документів. При цьому секретар-референт виявляє документацію, яка повинна бути представлена керівником в обов'язковому порядку - документи з принципових питань діяльності, що мають важливе значення у зв'язку зі сформованою ситуацією, що вимагають координації роботи структурних підрозділів і т.д. Перелік таких питань може бути складений самим керівником. Призначення процедури попереднього розгляду документів - у звільненні керівника від перегляду всього обсягу документів, серед яких є типова документація, що не вимагає його компетенції, яка не має принципового характеру. Попереднє смотреніе ліквідує «вузькі» місця в русі входить документопотока, скупчення документів на столі керівника, запобігає збільшенню строків розгляду та можливі зриви виконання в необхідні терміни.
Основним критерієм, що впливає на рух документів до виконавця, є зміст документа, тому референт повинен мати чіткі уявлення про стан справ в організації, добре знати розподіл обов'язків між керівництвом, функції структурних підрозділів, функції та спеціалізацію окремих співробітників.
Попередній розгляд проводиться безпосередньо після первинної обробки документів і значно прискорює рух документів, адже чимала частина їх передається в структурні підрозділи, минаючи розгляд у керівника. Відібраний масив документів «спускається» на наступний рівень управлінської структури, тобто документи потрапляють до виконавця вже в день їх надходження в організацію.
Розгляд документів керівником організується в цьому випадку більш раціонально - до нього потрапляють документи, які мають принципово важливе значення. Практикується доповідь керівнику документів, в ході якого крім документів, що надійшли ще видається добірка довідкових даний або попередньої листування.
Рух документів задається резолюцією керівника. Залежно від змісту і призначення документів, що надійшли виконання кожного з них різне.
Постанови, рішення, накази, листи вищестоящих організацій, органів влади та управління не завжди вимагають письмової відповіді - вони необхідні для ознайомлення, містять інструкції з виконання якихось операцій або дій. Їх виконання буде полягати в ухваленні вказівок до дії. Для цього секретаріат або канцелярія проводить ознайомлення з документом необхідного кола співробітників. Візи ознайомлення з документом проставляються у лівому нижньому кутку на звороті останнього аркуша документа або на аркушах ознайомлення. На документі робиться відмітка «Прийнято до відома» або «Прийнято до керівництва", ставиться підпис особи, яка проводила ознайомлення, дата і номер справи, в якій документ буде зберігатися.
Зведення, звіти, заявки, інформаційні листи та інші документи, які не потребують письмової відповіді, передаються фахівцям функціональних підрозділів, які використовують їх в оперативній роботі, а потім списують у справу, роблячи позначки «Включено до плану», «Включено до звіту», і підшивають у справи.
Найбільшу увагу виконавця займають документи, які вимагають відповіді.
Виконання документа починається зі збору інформації з питання. Аналіз зібраної інформації дозволяє визначити, чи достатні її обсяг і якість (достовірність, актуальність, об'єктивність). На цьому етапі виконавець особливо потребує документаційне забезпечення своєї діяльності, у використанні інформаційно-пошукової системи за документами організації і самих документів, тобто в раціональній системі зберігання документів. Свої міркування з характером виконання документа виконавець представляє керівнику або в усній, або у письмовій (представляючи проект відповідного документа) формі.
Проект документа проходить етап узгодження - збору віз керівників структурних підрозділів і фахівців, які висловлюють свою згоду зі змістом документа. Процес узгодження може бути організований у вигляді розсилки необхідної кількості примірників проекту документа для збору зауважень і пропозицій - так зване паралельне узгодження. Проте іноді потрібно послідовне погодження, відповідно до функцій структурних підрозділів.
Принципові зміни в процесах візування можуть виходити за наявності в організації локальної комп'ютерної мережі. Така мережа дозволяє здійснювати обмін інформацією між структурними підрозділами та окремими автоматизованими робочими місцями. Документ може створюватися в електронній формі і передаватися для редагування, отримання висновків, візування. Технічні можливості комп'ютерних технологій дозволяють змінити колишні методи роботи, але тут виникають організаційні труднощі через проблеми доступу до інформації. Частина співробітників має обмежений доступ (право читання, право копіювання, право внесення змін) тільки до строго нормованим масивів. Повний доступ до всіх документів організації можуть мати тільки керівник, його довірена особа, керівництво служби діловодства.
Після отримання на проекті документа всіх віз документ передруковують з урахуванням зроблених зауважень і передають на підпис керівнику. Виконавець, отримавши цей підпис, передає документ на реєстрацію, знімає його з контролю і передає на відправку до служби діловодства. Якщо адресат підготовленого документа є новим партнером, якщо їх декілька, в службу діловодства передається також адресу або адреси. У необхідних випадках складається список розсилки документа.
Поступив документ, копію відправленого документа і його проект з візами узгодження виконавець підшиває у справу, зробивши відповідні позначки про виконання.
За такою ж схемою працює виконавець і над ініціативними документами - запитами, повідомленнями, гарантіями, проханнями, заявками, інформаційними листами.
Таким чином, підготовка вихідних документів складається з підготовки проекту документа, його погодження, візування, передруку, підписання, реєстрації та відправлення. На рух вихідних документів, перш за все, впливає кількість підрозділів, що беруть участь у складанні документа, кількість операцій за погодженням і візуванню. Крім того, чим вище рівень підписання документа, тим більше інстанцій він проходить.
Підготовка та оформлення внутрішніх документів організується так само, як і вихідних. На етапі виконання маршрути їх руху збігаються з вхідним документопотоком. Наприклад, доповідні записки розглядаються керівником на загальних підставах. Відмінності є в підготовці розпорядчих документів. Накази з основної діяльності повинні узгоджуватися в юридичному відділі, накази з особового складу повинні готувати відділи кадрів з дотриманням трудового законодавства, рішення колегіального органу - спеціальний апарат (секретаріат колегії).
Правила обробки вихідних документів. Документи, що відправляються організацією, у тому числі на машинних носіях, проходять сортування, упакування, оформлення поштового відправлення і здачу в відділення зв'язку.
Обробка і відправлення здійснюються централізовано експедицією, ділянкою канцелярії або секретарем згідно з діючими Поштовими правилами.
Експедиція приймає документи для відправлення повністю оформленими, підписаними, зареєстрованими, з відміткою про категорію відправлення.
Служба діловодства перевіряє правильність оформлення документів, наявність зазначених у документі додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів, дати підписання, реєстрації та відправлення.
Неоформлені або неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання в структурні підрозділи.
На замовну кореспонденцію співробітники діловодства становлять опис розсилки, на якій в експедиції проставляється прізвище співробітника і дата відправлення.
Документи на машинних носіях приймаються до відправки в упаковці, що відповідає технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого та зареєстрованого у встановленому порядку
Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного робочого дня.

1.4 Основні правила складання та оформлення документів

Основні правила складання та оформлення управлінських документів закріплені в діючих в даний час в Росії загальнодержавних нормативно-методичних документах - державних стандартах, які є основою для конкретизації правил роботи з документами в кожній організації, їх уточнення з урахуванням специфіки її діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату.
На основі законодавчих, нормативних та нормативно - методичних документів кожна установа (організація, фірма) встановлює свої вимоги до роботи з документами в статуті (положенні), регламент, правилах, інструкціях. У них закріплюються конкретні правила документування, в тому числі:
- Права і обов'язки посадових осіб, окремих співробітників в процедурах оформлення документів;
- Склад застосовуваних в апараті управлінських документів;
- Компетенція керівника, його заступників і керівників середньої ланки, їх право на видання різних видів розпорядчих документів;
- Порядок підписання, узгодження і візування документів, їх засвідчення печаткою;
- Обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.
Незалежно від способу документування та виду носія до документів, що використовуються в управлінській діяльності, висуваються такі основні вимоги:
- Забезпечення юридичної сили документа;
- Створення умов для оперативного виконання документів;
можливість оперативного пошуку документів (використання їх в довідкових цілях);
- Можливість використання для створення, копіювання, обробки документів кошти організаційної техніки.
Діючі державні нормативно - технічні документи призначені також для забезпечення якісного зовнішнього вигляду документів. Для цього в стандарт включені рекомендації по розташуванню реквізитів на полі документа і їх раціональної компонуванні.
При складанні документа особливе значення має оформлення всіх його реквізитів. Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів. Саме реквізити забезпечують фактологічну достовірність і впізнаваність офіційних паперів.
У Росії сучасні вимоги до оформлення документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). [10]
Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.
При підготовці й оформленні документів використовують такі реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - позначка про завірення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Документи виготовляються на бланках. ГОСТом встановлено два основні формати бланків - А4 і А5. Усі бланки виготовляються друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або за допомогою засобів обчислювальної техніки на білому папері або папері світлих тонів.
Структура уніфікованого документу представлена в таблиці 1.
Таблиця 1 - Структура уніфікованого документу

Заголовна частина	Найменування обліковується об'єкта (Підприємства, організації, що працює)		Характеристика документа (Індекс, код за ОКУД)
	Найменування документа
	Зона для проставлення кодів постійних для документа реквізитів-ознак
Змістовна частина		Тема графи таблиці	Тема графи таблиці
	Назва кількісно-сумового підстави документа	Значення	Значення
	Назва кількісно-сумового підстави документа	Значення	Значення
	Примітка
Оформляє частина	Дата заповнення документа	Підпис юридично відповідальних осіб за правильність складання документа

Розвиток системи автоматизованої обробки економічної інформації, що передбачає обмін інформацією, зажадало уніфікації і стандартизації всієї документації. По ряду документів розроблені єдині уніфіковані і стандартизовані форми бланків. Уніфікація висунула такі вимоги до документів:
- Стандартна форма побудови,
- Пристосування до автоматизованої обробки,
- Мінімізація показників,
- Виключення дублювання,
- Включення всіх необхідних для цілей управління показників.
Всі уніфіковані системи повинні включати в себе еталонні зразки бланків конкретних документів, склад і наповнення яких актуалізується (оновлюється) у міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали щодо заповнення й застосування цих документів.

1.5 Автоматизація документообігу на підприємстві

Сучасний рівень інформатизації суспільства зумовлює використання новітніх технічних, технологічних, програмних засобів у різних інформаційних системах економічних об'єктів, методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і фахівців, призначених для обробки інформації та прийняття управлінських рішень. Створення АІС сприяє підвищенню ефективності виробництва економічного об'єкта і забезпечує якість управління.
Досягнення науки і техніки, бурхливий розвиток науково - технічної революції, що впливають на всю сферу людської діяльності, вимагають подальшого удосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінської праці. На початку 3-го тисячоліття кількість електронних документів на підприємстві вже буде вимірюватися мільйонами, тому системи управління електронними документами та архівами стануть однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи. Одним із шляхів, що забезпечує високу ефективність роботи апарату управління є правильна організація роботи з управлінськими документами.
У зв'язку з великим потоком документообігу, представляє великий інтерес обробки ведення обліків документації в автоматизованому режимі. При наявності або відсутності автоматизації, з комп'ютерною технікою або без неї, інформація існує і циркулює всередині підприємства, складаючи його інформаційну систему (ІС). При цьому автоматизація, навіть часткова, впроваджувана штучним шляхом в природні інформаційні потоки буде ефективна тільки тоді, коли відбудеться успішно інтеграція автоматизованої інформаційної системи (АІС) до структури підприємства.
Сьогодні ефективність управлінської діяльності залежить в першу чергу від автоматизації всіх управлінських процесів. Таким чином, успішна автоматизація управління підприємством буде залежати від правильного вибору автоматизованої системи.
Представляється доцільним сформулювати вимоги до сучасної автоматизованої системи управління документацією (АСУД) в організації.
Перш за все, АСУД повинна виконувати всі завдання документаційного забезпечення управління в повному обсязі: підготовку документів, їх реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів.
Система повинна бути побудована на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних і технологічних рішень в рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог.
АСУД повинна забезпечити повноцінне використання (інтеграція) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізовувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання як подокументно, так і фактично. Система також повинна допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідну ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу.
АСУД в сучасних умовах повинна бути пристосована до можливого розширення номенклатури документів і параметрів системи (кількість технічних пристроїв і технологій, кількість документів, обсяг інформації, кількість користувачів) і бути здатною до адаптації у відповідності з мінливими вимогами користувачів.
Головним підсумком впровадження АСУД має з'явитися створення в установі ефективного та дієвого механізму управління, що охоплює бізнес-процеси - фінансово-виробничі, технологічні, маркетинг, продаж і т.д. У результаті цього організація виходить на якісно новий рівень управління та планування своєї діяльності.
Сучасні спеціалізовані засоби автоматизації діловодства дозволяють побудувати систему автоматизації, вирішальну завдання в широкому діапазоні, - від автоматизації обліку паперових документів до систем безпаперового діловодства.
Ефективним є еволюційний підхід до автоматизації діловодства, що передбачає на першому етапі облік паперових документів (у спеціалізованих підрозділах) і організацію корпоративного сховища (архіву) електронних документів. У рамках розвитку системи автоматизації діловодства масштаб впровадження розширюється до рівня організації в цілому і в подальшому забезпечується перехід до переважно безпаперового діловодства. [30]
До складових ефективність при використанні даної системи електронного документообігу можна віднести також таке:
- У всіх підрозділах і в організації в цілому вводиться уніфікована, формалізована і строго регламентована технологія діловодства;
- Організація стає повністю керованою. З'являється можливість відповісти на будь-яке питання за документами і виконавцям, здійснювати аналіз і управління документаційною діяльністю;
- Система автоматизації діловодства, по суті, є носієм строго формалізованої і документованої технологічної інформації про правила і порядок роботи з документами. У результаті зменшується залежність організації від персоналу як фізичного носія технологічних знань і правил роботи з документами.
- Створюються умови для різкого прискорення проходження документів з організації, особливо в організації електронного документообігу.
- Мінімізується трудомісткість діловодних операцій. При цьому, однак, треба мати на увазі, що необхідність введення повної і точної інформації про документ, скажімо, при первинній реєстрації може зажадати додаткових зусиль на деяких робочих місць, тоді як трудомісткість роботи на інших робочих місцях, що використовують цю інформацію, може скоротитися, як показує досвід, у кілька разів.
- Якісний виграш досягається організації взаємопов'язаного електронного документообігу між організаціями, оскільки повністю відпадають проблеми, пов'язані виготовленням і пересиланням паперових документів, а потім - у повторному введенні реквізитів текстів отриманих документів. [12]
Раціоналізація пов'язана з впровадженням і функціонуванням автоматизованих систем управління і спрямована не тільки на впорядкування інформації, що обробляється засобами електронно-обчислювальної техніки, та забезпечення інформаційної сумісності АСУ. Одна з її важливих завдань - підвищення загального рівня інформаційного забезпечення систем соціально-економічного управління.
Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечити їх ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів.
Ефективна діяльність сучасного підприємства і зміцнення його конкурентоспроможності можлива тільки при наявності добре налагодженого механізму електронного документообігу в організації. [31]

1.6 Загальні проблеми управління документообігом

Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими чи іншими документами. Для ефективного розвитку бізнесу компанії необхідно управління документами протягом всього їх життєвого циклу - від створення до списання в архів.
У процесі управління документами виникають різні проблеми. Серед загальних проблем управління документованої інформацією в організаціях можна виділити:
- Велика кількість документів;
- Велика кількість співробітників, що працюють з документами (паперовими і електронними);
- Складні схеми узгодження документів;
- Територіальна розподіленість підрозділів;
- Відсутність інформації про виконання в реальному часі;
- Пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації та зберігання.
Обсяг документації, створюваної в установах як усього світу, так і нашої країни, має тенденцію до постійного і все більш прискореному зростанню. У зв'язку з науково-технічним прогресом збільшення обсягів управлінської документації відбувається пропорційно зміні зростання обсягів виробництва продукції та продуктивності праці. Це перша закономірність документообразования.
Зростання обсягів виробництва призводить до стрімкого зростання обсягів інформації. У той же час продуктивність праці у виробничій сфері росте набагато швидше за продуктивність праці в управлінні. Цей розрив - одна з основних причин зростання апарату управління в усіх розвинених країнах світу.
Причини зростання обсягу документообігу поділяють на об'єктивні і суб'єктивні.
Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів є вплив науково-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури продукції, що випускається, освоєння нових районів, будівництво нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому обсяги створюваних документів збільшуються з ростом кількості документованих дій та кількості адресатів, яким ці дії спрямовані. Таким чином, зростання або скорочення обсягів документів значним чином пов'язане з процесами документування.
До суб'єктивних причин відносять:
- Бюрократизацію апарату управління, з якою пов'язане збільшення кількості перевіряючих інстанцій, розбухання контролюючих органів, обмеження та ігнорування законних прав громадян. Все це призводить до створення документів, не обумовлених ділової необхідністю, для підстраховки, на всякий випадок;
- Незнання або недотримання працівниками управлінських структур законодавства, нормативних актів, що встановлюють юридичні вимоги до оформлення документів. У результаті виникає недовіра до документів та їх перевірка, тобто створення нових документів;
- Некваліфіковане документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, що містить неясні завдання, нереальні терміни виконання, суперечить виданим раніше наказам, обов'язково викличе потік листів або доповідних записок керованих організацій (структурних підрозділів) роз'яснювального характеру;
- Несвоєчасне, неякісне виконання завдань, доручень, договірних зобов'язань, зрив термінів їх виконання породжує потоки документів з проханнями перенесення строків, рекламаціями, поясненнями, претензіями і т.д.;
- Відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій у вирішенні поставлених перед ними завдань змушує постійно звертатися у вищі установи за роз'ясненнями або дозволами спірних питань;
- Некомпетентність управлінського персоналу в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору недоцільних варіантів їх рішень, що відбивається на документуванні самих цих дій, а потім виправлення прийнятого рішення і т.д.;
- Відсутність в управлінському апараті регламентації документообразования призводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документування ідентичних функцій і містять аналогічну інформацію, але відрізняються за формою представлення інформації або за складом показників;
- Широке розповсюдження копіювальної техніки і її безконтрольне використання в установах призводить до створення величезної кількості копій документів, які використовуються в незначній мірі;
- Використання у процесах створення і підготовки документів комп'ютерів, з одного боку, значно підвищило швидкість підготовки документів, скоротило трудомісткість цих операцій, але, з іншого боку, призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій та електронній формі .
Таким чином, у числі суб'єктивних причин, що впливають на збільшення документообігу, ми бачимо як пов'язані з окремою особистістю (діяльність керівника, спеціаліста), так і з порушеннями вимог законодавства, з організацією документування.
До суб'єктивних причин слід віднести і нові технології підготовки документів, які, скоротивши час на створення тексту, його друк і копіювання, збільшили їх потоки і видову різноманітність, але не вирішили проблему управління цими потоками. Цей висновок зроблений і вітчизняними документознавців, і зарубіжними фахівцями в області управління документацією.
Є ще ряд причин зростання документопотоков в даний час: недостатня розробленість законодавчої бази, наростання труднощів в економіці; підміна реальної справи «писанини»; екстенсивний розвиток документації, що приводить до залучення в «паперову» бюрократичну діяльність все більшого числа працюючих. Документи в апараті управління нерідко створюються в ритуальних цілях, тобто як данину своєрідної традиції або як єдине вираження реакції організації на рішення вищих органів; відбувається дублювання документів чинності дублювання функцій установ та їх структурних підрозділів; великий потік невиправданої документації виникає при виданні неякісних документів, особливо нормативних актів, що викликають лавину запитів і роз'яснень. І, нарешті, документообіг є некерованим, тому що в країні відсутній орган, який ніс би відповідальність за стан документації та її обсязі. [22]

1.7 Методи вдосконалення документообігу на підприємстві

На даний момент серед методів, спрямованих на вдосконалення документування, виділяються дві групи: вдосконалення технології документообігу і скорочення обсягу документообігу.
До першої групи відносять всі процедури проходження документів в установі: створення моделей засновницької документообігу, складання маршрутних карт технологічного процесу, розробка раціональних схем документообігу, складання оперограмм і документограмм, схем руху документів і ін
До способів, що дозволяють ефективно удосконалювати технологію документообігу, відносять оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу. [23]
Важливе сучасний засіб вдосконалення документообігу - комп'ютеризація операцій складання і обробки документів: технічні засоби повинні зменшуватися на тих дільницях і такої продуктивності, які дозволяють отримати економічний ефект, окупити витрати на придбання та експлуатацію.
Головна умова скорочення обсягів документів - впорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи діловодства. На практиці це виражається в створенні різних систем документації, суворо встановлюють склад застосовуваних документальних форм і регламент користування ними. При уніфікації з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, не відповідні вимогам сьогоднішнього дня і створювані просто за звичкою. Застосовувані однотипні форми замінюються єдиною. Таким чином, уніфікація дозволяє впорядкувати освіту документів і тим самим скоротити обсяг документообігу.
Скорочення обсягу документообігу зв'язується з регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації (УСД), розробкою уніфікованих вимог до текстів, а також використанням бездокументних зв'язків.
У зв'язку з тим, що обсяг документації зростає через неякісне або несвоєчасного виконання рішень і доручень, велика роль у справі скорочення документообігу належить контролю виконання. На службу документації установи покладається розроблення раціональних форм контролю, ведення картотеки, спостереження за термінами і т.п. Чим краще контроль, тим більше доручень виконується в термін, тим менше виникає непередбачених документів, і навпаки.
Автономні комп'ютери на робочих місцях діловодів або навіть невеликі мережі в канцеляріях або секретаріатах перерахованих вище проблем принципово не вирішують, фактично вони просто заміняють спосіб ведення картотеки чи журналу. Принциповим же рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях у різних підрозділах організації. У цьому випадку відомості про роботу з документами, що вводяться з робочих місць у підрозділах, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу організації. Для організації такої роботи з використанням мережі організації розробляються спеціальні програми, звані зазвичай системами автоматизації діловодства і документообігу (АС ДОП). Найбільш просунуті з них дозволяють, як відслідковувати паперовий документообіг, так і організувати переміщення по мережі і роботу з електронними документами. Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління. Бажано, щоб система доходила хоча б до кожного структурного підрозділу, в якому здійснюється облік і контроль. В ідеалі ж вона повинна охоплювати всі робочі місця співробітників, що здійснюють власне роботу з документами. У цьому випадку при мінімізації трудовитрат діловодного персоналу забезпечується повний контроль над документаційною діяльністю організації в реальному масштабі часу. Найбільш раціональним є на сьогоднішній день автоматизований контроль за виконанням документів, який секретар веде на персональному комп'ютері.
Чітко налагоджений контроль виконання є засобом підвищення ефективності роботи співробітників, створення ділової атмосфери в офісі, умовою розуміння, що кожне завдання повинне бути виконане в строк і т.п. Автоматизований контроль за виконанням документів виконується або з використанням спеціалізованих програм контролю, або як складова частина комплексної програми автоматизації документообігу.
Одним з центральних питань в організації інформаційно-документаційного обслуговування діяльності будь-якої установи, фірми, підприємства є створення служби ДОП. Це обов'язково має бути самостійний структурний підрозділ, підпорядкований безпосередньо керівнику. І хоча про це багато писалося й говорилося, усвідомлення, що служба, керувала всім інформаційно-документаційних ресурсів фірми, організації, підприємства - одна з найважливіших, відбувається в країні дуже повільно. Разом з тим саме в поганій роботі цієї служби криється несвоєчасність прийняття рішень, відправки відповідей, посилки запитів, погана підготовленість відряджень керівника, неписьменний відповідь по телефону, неефективне та неоперативне проведення нарад і т.д. Сьогодні вже нікому не треба доводити значення інформації в сфері управління, і кожен управлінець розуміє, що прийняти рішення з питання він може, тільки маючи у своєму розпорядженні відповідної інформацією з питання. Чим швидше він отримає інформацію, і чим вона буде повніше, тим більше у нього шансів розробити найкраще рішення в найкоротший термін і випередити своїх конкурентів. Крім того, місце служби ДОП докорінно змінюється з впровадженням комп'ютерних технологій, створенням баз даних. Найчастіше впровадженням комп'ютерних систем в організації займається спеціально створений відділ (служба інформаційного забезпечення). На наш погляд, це повинна бути єдина з ДОП служба, що має відповідну структуру.
Тільки комплексне вирішення всіх зазначених проблем дозволяє поставити роботу з інформаційно-документаційного забезпечення діяльності фірми, підприємства, організації чи установи на рівень потреб XXI століття.

2 Аналіз системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС

2.1 Загальна характеристика ООД УУМ МОБ РВВС

Відділ організації діяльності дільничних уповноважених міліції (ООД УУМ) є структурним підрозділом міліції громадської безпеки РВВС, що забезпечує діяльність дільничних уповноважених міліції. [5]
У завдання ООД УУМ входять:
- Забезпечення безпеки особистості, суспільної безпеки, охорона власності, громадського порядку;
- Виявлення, попередження і припинення злочинів та адміністративних правопорушень;
- Розкриття злочинів, у справах яких провадження попереднього слідства не обов'язково;
- Розшук окремих категорій осіб, встановлення місця знаходження яких віднесено до компетенції міліції громадської безпеки.
До складу ООД УУМ входять:
- Начальник ООД УУМ, безпосередньо підпорядкований начальнику МОБ;
- Старші дільничні уповноважені міліції (Ст. УУМ), безпосередньо підпорядковуються начальнику ООД УУМ;
- Дільничні уповноважені міліції (УУМ), що підкоряються начальнику ООД УУМ.
Начальник ООД УУМ призначається на посаду і звільняється з посади міністром внутрішніх справ Російської Федерації за поданням міністрів внутрішніх справ, начальників управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації, погодженим з вищими посадовими особами суб'єктів Російської Федерації (керівниками вищих виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації), і є за посадою заступником міністра або начальника управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації.
Старший дільничний уповноважений очолює дільничний пункт міліції (УПМ), до складу якого входять дільничні уповноважені міліції.
Старші дільничні призначаються на посаду і звільняються з посади міністром внутрішніх справ Російської Федерації за поданням міністрів внутрішніх справ, начальників управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації, погодженим з вищими посадовими особами суб'єктів Російської Федерації (керівниками вищих виконавчих органів державної влади суб'єктів Російської Федерації ), і є за посадою заступниками міністрів або начальників управлінь (головних управлінь) внутрішніх справ суб'єктів Російської Федерації.
За старшим дільничним уповноваженим закріплюється ділянку з проживаючим на ньому населенням у містах не більше 1,5 тисяч чоловік, а в сільській місцевості - за аналогією з дільничним уповноваженим.
Старший дільничний уповноважений поряд з обслуговуванням закріпленого за ним ділянки:
- Організовує роботу підлеглих йому дільничних уповноважених з попередження, виявлення і розкриття злочинів, у справах яких попереднє розслідування проводиться у формі дізнання і віднесених законодавством до компетенції органів внутрішніх справ;
- Координує взаємодію підлеглих дільничних уповноважених з іншими підрозділами органів внутрішніх справ;
- Організовує участь підлеглих дільничних уповноважених у проведенні комплексних оперативно-профілактичних заходів на території обслуговуваних ними адміністративних дільниць;
- Надає допомогу підлеглим дільничним уповноваженим у підвищенні їх професійної майстерності, підборі й організації роботи позаштатних співробітників міліції, встановлення довірчих відносин з громадянами, зміцненні взаємодії з громадськими об'єднаннями правоохоронної спрямованості, проведення індивідуальної профілактичної роботи з правопорушниками, розгляд листів і заяв громадян, виконання інших обов'язків по службі;
- Узагальнює і оцінює результати діяльності підлеглих дільничних уповноважених за місяць, квартал, півріччя, рік і доповідає їх з відповідними пропозиціями начальнику міліції громадської безпеки або керівнику підрозділу з організації роботи дільничних уповноважених.
Дільничний уповноважений міліції входить до складу міліції громадської безпеки, складається на посадах середнього та старшого начальницького складу органів внутрішніх справ, у межах своєї компетенції виконує обов'язки і користується правами, передбаченими Законом Російської Федерації "Про міліцію".
Дільничний уповноважений призначається на посаду і звільняється з посади начальником органу внутрішніх справ за поданням його заступника - начальника міліції громадської безпеки.
За кожним дільничним уповноваженим наказом начальника органу внутрішніх справ закріплюється для обслуговування адміністративний ділянку з населенням не більше 3 - 3,5 тисяч чоловік на одного дільничного уповноваженого [1].
Особовий склад, звання і розподіл дільничних уповноважених по зонах адміністративних дільниць Ленінського району представлені в додатку А.
ООД УУМ розташовується в ОВС Ленінського району г.Астрахані за адресою: 414041, г.Астрахані, Ленінський район, ул.Б.Алексеева, 41, тел. (8512) 36-01-60.
Організаційна структура ООД УУМ МОБ ОВС Ленінського району г.Астрахані представлена на рисунку 7.

2.2 Аналіз організації документообігу ООД УУМ

Діловодство ООД УУМ забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами і є важливим аспектом роботи всього РВВС: в ООД УУМ створюються документи, що відображають результати служби дільничних уповноважених міліції, кримінальну обстановку на території адміністративного ділянки, роботу з населенням, що проживає на території адміністративного ділянки, профілактичну роботу з умовно звільненими і т.п. Саме документи ООД УУМ забезпечують реалізацію рішень, так як саме ООД УУМ є вихідною точкою документообігу РВВС, у документах ООД УУМ визначаються обставини розслідуваної справи, фіксуються облікові і звітні показники злочинності та інша інформація.
У таблиці 2 наведено аналіз розподілу документів по структурним підрозділам РВВС за 2003-2005 рр.. Слід звернути особливу увагу на роль ООД УУМ в організації документообігу в РВВС: практично всі операції виконуються саме цим структурним підрозділом.
Таблиця 2 - Розподіл документів по структурним підрозділам РВВС за 2003-2005 рр..

Підрозділ РВВС	Кількість документів, шт
Підрозділ РВВС	Всього	2003 р	2004 р	2005 р
Інспекція у справах неповнолітніх	2052	621	976	455
Кримінальна міліція	1880	874	353	653
Оперативний розшук	4150	786	1321	2043
Відділ дізнання	14867	3454	5656	5757
Відділ організації діяльності УУМ	22866	9624	7372	5870
Відділ по боротьбі з майновими злочинами	1926	676	575	675
Відділ по боротьбі з тяжкими злочинами	1672	456	763	453
Відділ по боротьбі з економічними злочинами	1788	565	878	345
Карний розшук	1740	321	654	765
Разом	52941	17377	18548	17016

На рисунку 8 наочно видно, що практично більша частина обсягу документообігу припадає на ООД УУМ МОБ РВВС. Прийом вступників документів здійснюється дільничними уповноваженими міліції від громадян, які проживають на території адміністративного ділянки, які документи надходять з чергової частини по розподілу за зональним ознакою. Слід зазначити, що практично будь-яке повідомлення про злочин та іншої інформації про вчинені правопорушення після реєстрації у Книзі обліку скоєних злочинів або Журналі обліку інформації, а, отже, вхідний документ, аналізується і обробляється ООД УУМ, зокрема дільничними уповноваженими міліції, а це початковий і , відповідно, важливий для раціональної організації документообігу етап документопотока в РВВС.
Таким чином, документообіг ООД УУМ займає місце вузлового ланки системи діловодства РВВС. У зв'язку з цим можна сказати, що від того, як налагоджена робота з документами в ООД УУМ, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання і діяльність РВВС у цілому.
Документообіг ООД УУМ практично не відрізняється від звичайних організацій військового типу і потрапляє під сучасну класифікацію. Проте в ООД УУМ є велика кількість документів з грифами «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ», тому аналіз документообігу ООД УУМ проводився на підставі тих матеріалів, до яких був забезпечений доступ в період переддипломної практики.
Важливо зазначити, що специфічною особливістю документообігу ООД УУМ є наявність неформальних інформаційних зв'язків поряд з документованою інформацією. Як правило, це оперативна інформація, суб'єктивна думка, власні позиції, обмін досвіду між співробітниками РВВС і пр. Неформальна інформація залежно від обставин справи може послужити у своєму роді каталізатором вирішення справи або, навпаки, уповільнити процес його розгляду. Зважаючи на це представляється доцільним також включити даний документопотік до складу аналізованого в ООД УУМ документообігу. Грунтуючись на даних, що характеризують якісні характеристики документопотоков, представляється можливим розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоков.
Документообіг ООД УУМ ділиться на кілька документопотоков: вхідний, вихідний, внутрішній відповідно до рисунка 9.
Вхідний документопотік ООД УУМ складається з:
- Документів вищестоящих організацій (МВС, ОВС, УВС АТ та ін.) До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, накази і розпорядження, які є підставою для начальника ООД УУМ і Ст.УУМ в організації служби дільничних уповноважених міліції;
- Документів від несупідрядними організацій, що направляються з метою консультування, отримання інформації та ін;
- Звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік ООД УУМ складається з документів, що створюються в ООД УУМ та відправляються за його межі. Вихідні документи ООД УУМ створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Відповідні документи ООД УУМ значно перевищують ініціативну групу документів. Це пов'язано з тим, що в більшості випадків інформацією володіють дільничні уповноважені, будь то інформація про громадян, які проживають на території адміністративного ділянки або про виконання та стан запитуваної справи. Як правило, запити надходять в ООД УУМ від таких організацій, як ЖЕК, ПВС і ін Також до вихідних документів ООД УУМ відносяться супровідні листи, що відправляються заявнику разом з копією рішення.
Внутрішній документопотік ООД УУМ складають документи, створювані і використовувані в самому ООД УУМ, що не виходять за його межі. До них відносяться організаційні документи, що визначають правила виконання окремих видів діяльності - розкладу чергувань, схема розміщення оперативних груп, терміни здачі справ та ін Самостійні групи внутрішнього документопотока ООД УУМ складають планові та звітні документи Ст.УУМ і УУМ, документи з обліку особового складу ООД УУМ і т.д. Як вже було сказано раніше, в ООД УУМ використовуються Бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори тощо).
Початкову основу документообігу в ООД УУМ відображає Інструкція про порядок прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення, затвердженої Наказом МВС РФ № 158 від 13.03.2003 р. [6]
Інструкція встановлює наступні етапи документообігу ООД УУМ у відповідності з рисунком 10:
- Прийом повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Реєстрація повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Дозвіл повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Контроль за дотриманням порядку прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації;
- Здача в архів.
Розглянемо і проаналізуємо більш докладно кожний з перерахованих вище етапів.
Прийом повідомлень про злочини та іншої інформації.
Вступники повідомлення про злочини та інша інформація, незалежно від місця і часу скоєння правопорушень, а також повноти повідомляються відомостей та форми подання, приймаються в будь-якому органі внутрішніх справ.
Повідомлення про злочини та інша інформація, що надійшли до підрозділів діловодства органу внутрішніх справ поштою, нарочним, телеграфу, факсимільного зв'язком або іншим видом зв'язку, реєструються за встановленими правилами діловодства, вивчаються начальником органу внутрішніх справ і при наявності ознак злочину в обов'язковому порядку направляються до чергової частина органу внутрішніх справ для негайної реєстрації.
Поза органів внутрішніх справ, а також в органах внутрішніх справ, де немає чергових частин, повідомлення про злочини або іншу інформацію зобов'язані приймати будь-які співробітники органів внутрішніх справ і діяти у відповідності з вимогами, встановленими статтею 18 Закону Російської Федерації «Про міліцію». Отримані при цьому ними повідомлення про злочини та інша інформація передаються до чергової частини відповідного органу внутрішніх справ (по телефону або за допомогою іншого виду зв'язку).
Чергові підрозділів позавідомчої охорони та державної інспекції безпеки дорожнього руху інформацію про виявлені злочини або пригодах, а також про прийняті по них рішеннях передають в чергові частини територіальних органів внутрішніх справ.
Усні та письмові заяви про злочин або про явку з повинною, які подаються безпосередньо заявниками, повинні бути оформлені відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації посадовою особою, наділеним повноваженнями щодо складання відповідних процесуальних документів. При цьому заявник попереджається про кримінальну відповідальність за завідомо неправдивий донос, про що в протоколі прийняття усної заяви про злочин робиться відповідний запис, який засвідчується підписом заявника.
Усне повідомлення про злочин, зроблене при виробництві слідчої дії, про раніше не зареєстрованому злочині заноситься до протоколу слідчої дії і оформляється у відповідності до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації [2].
Вся інформація про злочини і правопорушення, в залежності від її змісту і форми надходження (виявлення), відповідно до рисунка 11 підрозділяється на:
- Повідомлення про злочини [3]:
- Усні та письмові заяви про злочини та явки з повинною, які подаються безпосередньо заявниками;
- Повідомлення про вчинені або підготовлювані злочини, отримані з інших джерел.
- Безпосереднє виявлення ознак злочину співробітниками органів внутрішніх справ;
- Іншу інформацію про правопорушення (події і події, що загрожують особистої та громадської безпеки), який надійшов за телефоном, телеграфом, факсимільним зв'язком або іншим видом зв'язку.
Аналізуючи організацію документообігу в ООД УУМ, важливо відзначити, що основу правильної організації роботи з документами становить оперативність збору, обробки та використання документованої інформації співробітниками міліції. Документообіг ООД УУМ можна охарактеризувати як функцію комунікації дільничних уповноважених міліції з громадянами, колегами, сторонніми організаціями, реалізація якої повинна співвідноситися, субординировать із загальними цілями діловодства - інформаційним забезпечення діяльності ООД УУМ, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.
Реєстрація повідомлень про злочини та іншої інформації.
Згідно з Інструкцією повідомлення про злочини (письмові заяви про злочини і явці з повинною, протоколи прийняття усних заяв про злочини і явці з повинною, рапорти про виявлення ознак злочину) та доручення прокурора про проведення перевірки за повідомленнями про злочини, поширених у засобах масової інформації, реєструються у Книзі обліку повідомлень про злочини в черговій частині органу внутрішніх справ.
Також у КУС реєструються заяви, що містять ознаки безвісного зникнення людини, і рапорти співробітників органів внутрішніх справ про безпосереднє виявлення і виявлення ними ознак злочинів.
Протокол прийняття усного повідомлення про злочин, зробленого при виробництві слідчої дії, про раніше не зареєстрованому злочині реєструється в КУС з відміткою «Додатково виявлено в ході розслідування».
Інша інформація та письмові заяви про нещасні випадки, аварії, катастрофи, стихійні лиха та інші події, що вимагають перевірки для виявлення ознак злочину, реєструються в Журналі обліку іншої інформації про правопорушення.
Повідомлення про злочини та інша інформація, що надійшли в ООД УУМ поштою, нарочним, телеграфу, факсимільного зв'язком або іншим видом зв'язку, реєструються за встановленими правилами діловодства, вивчаються начальником ООД УУМ і за наявності ознак злочину в обов'язковому порядку направляються в чергову частину органу внутрішніх справ для негайної реєстрації.
Повідомлення про злочин і інша інформація, що надійшли за підслідністю з інших правоохоронних органів, реєструються відповідно до вимог Інструкції, про що відправник повідомляється письмово. Термін дозволу повідомлення про злочин та іншої інформації обчислюється з моменту надходження їх до органу внутрішніх справ за підслідністю.
При реєстрації повідомлень про злочини, що надійшли до чергової частини органу внутрішніх справ, на заяві (протоколі заяви), рапорті про виявлення злочину в обов'язковому порядку проставляється штамп про реєстрацію у відповідності з малюнком 12.
У відбиток штампа УУМ вносить реєстраційний номер запису в КУС, дату реєстрації, найменування органу внутрішніх справ, свої підпис, ініціали та прізвище.
При надходженні письмової заяви про злочин, інформація про який раніше була зареєстрована в Жуі, заява реєструється у КУС, про що в Жуі робиться відповідна відмітка.
Дозвіл повідомлень про злочини та іншої інформації.
За результатами розгляду повідомлень та іншої інформації дільничним уповноваженим міліції приймається одне з таких рішень [4]:
- Про порушення кримінальної справи;
- Про відмову в порушенні кримінальної справи;
- Про передачу повідомлення за підслідністю.
Про прийняте рішення повідомляється заявнику і роз'яснюються його право оскаржити прийняте рішення і порядок оскарження відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
Матеріали про відмову в порушенні кримінальної справи реєструються в журналі обліку матеріалів, за якими винесено постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, який ведеться в органах внутрішніх справ співробітником з обліково-реєстраційної роботи або особою, що виконує його обов'язки. Матеріалу присвоюється черговий подвійний порядковий номер (через дріб): номер за КУС / номер за журналом обліку відмовних матеріалів у відповідності з рисунком 14.
Якщо дозвіл надійшли повідомлень про злочини та іншої інформації не відноситься до компетенції даного органу внутрішніх справ або правопорушення вчинено на території обслуговування іншого органу внутрішніх справ, то всі наявні матеріали після реєстрації за вказівкою начальника органу внутрішніх справ відповідно до кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації передаються за підслідністю або до суду (у справах приватного обвинувачення) ^[5], про що робиться відмітка у КУС із зазначенням дати і вихідного номеру. Одночасно з цим вживаються необхідні заходи щодо запобігання або припинення злочину, а так само щодо збереження слідів злочину ^[6].
Заявник інформується про передачу його повідомлення про злочин за підслідністю чи до суду ^[7] протягом доби з моменту прийняття рішення.
За результатами перевірки іншої інформації, яка містить ознаки правопорушення, начальник органу внутрішніх справ приймає рішення про:
- Перереєстрації в КУС (при виявленні ознак злочину);
- Залученні матеріалів перевірки за відсутності ознак правопорушення у спеціальне номенклатурне справу.
Порядок вирішення повідомлень про злочини та іншої інформації представлений на малюнку 15.
Передача повідомлень та іншої інформації УУМ для проведення перевірки без реєстрації в КУС або Жуі категорично забороняється.
Перевірка повідомлень про злочини та іншої інформації здійснюється у відповідності з письмовою вказівкою начальника органу внутрішніх справ або особи, яка виконує його обов'язки, у порядку, встановленому кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
Проте насправді розподіл надійшла інформації та її подальший рух представляється досить важким для вимірювання, оскільки документаційне забезпечення діяльності ООД УУМ часто йде із запізненням від оперативної роботи, і передача інформації спочатку йде без документаційного супроводу у відповідності з малюнком 16.
Контроль за дотриманням порядку прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації.
Начальник ООД УУМ несе відповідальність за дотримання законності при прийомі, реєстрації та вирішенні повідомлень про злочини та іншої інформації. Однак насправді він не здійснює щоденний контроль за своєчасністю та повнотою реєстрації та термінами дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації, а також правильністю ведення КУС і Жуі.
Для проведення звірок повноти реєстрації повідомлень та іншої інформації в ООД УУМ створюється комісія, склад якої затверджується наказом начальника органу внутрішніх справ. Головою комісії, як правило, призначається начальник ООД УУМ. Включення до складу комісії співробітника по обліково-реєстраційної та статистичної роботи обов'язково, але насправді це вимога не виконується. Начальник ООД УУМ не стверджує обов'язки членів комісії, плани її роботи, а секретар комісії не веде діловодство. Це обумовлено тим фактором, що великий обсяг роботи з документами не дозволяє співробітникам займатися організацією проведення звірок повноти реєстрації повідомлень та іншої інформації,
Здача в архів.
Після закінчення КУС, Жуі, журнали обліку матеріалів, за якими винесено постанови про відмову в порушенні кримінальної справи, накопичувальні справи за матеріалами перевірок, книжки з талонами-корінцями передаються з чергової частини органу внутрішніх справ у секретаріат для їх зберігання протягом 5 років.
Магнітні записи з надійшла до чергової частини органів внутрішніх справ за телефоном інформацією про правопорушення, в тому числі отримані за допомогою багатофункціонального цифрового реєстратора сигналів, зберігаються протягом 30 діб, потім знищуються в установленому порядку за письмовою згодою голови комісії.
Отже, документообіг ООД УУМ - складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю ООД УУМ.

2.3 Аналіз руху документів в ООД УУМ

Технологічний ланцюжок руху та обробки документів у ООД УУМ МОБ РВВС складається з ряду етапів:
- Прийому документів та реєстрації документів;
- Передачі на розгляд начальнику РВВС;
- Розгляду начальником РВВС;
- Фіксації резолюції начальника РВВС;
- Передачі на розгляд начальнику МОБ;
- Розгляду начальником МОБ;
- Фіксації резолюції начальника МОБ;
- Передачі на розгляд начальнику ООД УУМ;
- Розгляду начальником ООД УМ;
- Фіксації резолюції начальника ООД УУМ;
- Передачі на виконання УУМ;
- Прийняття рішення УУМ;
- Передачі рішення на розгляд та затвердження начальнику РВВС;
- Відправки документів заявникам;
- Здачі в архів.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва РВВС, керівництва МОБ, керівництва ООД УУМ, УУМ. На підставі аналізу перелічених етапів документообігу методом спостереження та безпосередньої участі у роботі з документацією ООД УУМ МОБ РВВС складемо оперограмму руху вхідного документа в процесі прийняття рішення відповідно з малюнком 17.
Як видно з малюнка 17, на етапі від первинної обробки до вступу на виконання документи рух документів в ООД УУМ проходить послідовно від начальника РВВС до начальника МОБ та начальнику ООД УУМ, потім Ст.УУМ і УПМ.
Оперограмма руху вихідних документів відповідно до малюнком 18 показує, що на етапі від прийняття УУМ рішення до відправки заявнику та здачі в архів рух документів в ООД УУМ проходить від УУМ до начальника РВВС. Таким чином, підготовка вихідних документів складається з прийняття рішення, узгодження, візування і відправлення.
На оперограммах наочно видно витрати часу на повторні операції і весь шлях проходження документа, що зумовлює напрямок раціоналізаторських пропозицій щодо прямоточності руху документів і централізації їх обробки.
Серед етапів руху вхідних документів ООД УУМ значний час займає розгляд документа керівництвом РВВС.
Аналогічна ситуація складається і в процесі руху вихідних документів ООД УУМ у відповідності з рисунком 20.
Документообіг ООД УУМ як рух слід відрізняти від обсягу документообігу ООД УУМ, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли в ООД УУМ і створених у ньому за певний період. Для виявлення динаміки в русі документів визначаються темпи зростання вхідних, вихідних документів ООД УУМ.
Аналіз обсягу документообігу ООД УУМ дозволяє:
- Визначити завантаження ООД УУМ в цілому, УПМ і УПМ;
- Проаналізувати розподіл документообігу по зональному ознакою;
- Розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в ООД УУМ в цілому або їх окремих операцій.
Для аналізу кількісних характеристик документообігу в ООД УУМ розглянемо структуру і динаміку документообігу ООД УУМ МОБ РВВС за останні 3 роки, наведений у таблиці 3.
Таблиця 3 - Аналіз структури та динаміки документообігу ООД УУМ МОБ РВВС

Підрозділ	Кількість документів, шт			Зміна (+, -)		Темп росту,%
Підрозділ	2003 р	2004 р	2005 р	2004/2003	2005/2004	2004/2003	2005/2004
Дільничний пункт міліції № 1	765	621	754	-144	133	-23	18
Дільничний пункт міліції № 2	909	718	446	-191	-272	-27	-61
Дільничний пункт міліції № 3	715	537	345	-178	-192	-27	56
Дільничний пункт міліції № 4	582	410	273	-172	137	-42	50
Дільничний пункт міліції № 5	551	319	259	-232	-60	-73	-23
Дільничний пункт міліції № 6	305	172	115	-133	-57	-77	-50
Дільничний пункт міліції № 7	5219	3850	3464	-1369	-386	-36	-11
Дільничний пункт міліції № 8	578	745	214	167	-531	22	-248
Разом	9624	7372	5870	-2252	-1502	-30	-25

Як видно з таблиці 3, у 2004 році в порівнянні з 2003 роком загальна кількість документів зменшилася на 30% (2252), а в 2005 році в порівнянні з 2004 роком - на 25% (1502).
Таким чином, за період 2003-2005 рр.. спостерігається зменшення загальної кількості документів у відповідності з рисунком 21. Однак це не пов'язано зі зменшенням зростання злочинності на території адміністративного ділянки. Проаналізувавши графік втрати документів відповідно з малюнком 22, можна зробити висновок, що значна частина документів, що створюються і обробляються в процесі порушення, розгляду адміністративної або кримінальної справи про правопорушення, просто була загублена.

Рисунок 21 - Зміна кількості документів за 2003-2005 рр..

Рисунок 22 - Графік втрати документів за 2003-2005 рр..
Групування документів ООД УУМ по УПМ дозволяє визначити: які з УПМ найбільш сильно завантажують документообіг. Графічне розподіл документообігу ООД УУМ за зональним ознакою представлено на рисунку 23.
З рис 23 видно, що більше 30% обсягу документообігу припадає на УПМ № 7. Це пояснюється тим, що даний дільничний пункт знаходиться на території так званого «тривожного» адміністративного ділянки. Велика кількість скоєних злочинів тягне за собою велику кількість документів, що створюються і обробляються в процесі порушення, розгляду адміністративної або кримінальної справи про правопорушення. Найменше документів обробляється УПМ № 6. Це можна було б обгрунтувати досить спокійною обстановкою на території даної дільниці, і, відповідно, меншою кількістю створюваних документів. Однак якщо привести порівняльний аналіз графіків втрати документів в УПМ № 6 і в УПМ № 7, то можна зробити наступний висновок, що кількість документів, втрачених УУМ УПМ № 6, набагато більше в порівнянні з УПМ № 7 згідно з малюнком 24.
Порівняльний аналіз обсягу вхідного і вихідного документообігу ООД УУМ за 2005 р. наведено в таблиці 4.
Таблиця 4 - Порівняльний аналіз вхідного та вихідного документообігу

Місяць	Кількість документів, шт
Місяць	Вхідні	Вихідні	Всього
Січень	189	107	296
Лютий	234	155	389
Березень	245	100	345
Квітень	400	245	645
Травень	243	100	343
Червень	150	304	454
Липень	260	166	426
Серпень	368	196	564
Вересень	321	105	426
Жовтень	289	175	464
Листопад	128	635	763
Грудень	228	527	755
Разом	4039	1831	5870

Аналіз обсягу документообігу ООД УУМ дозволить встановити певні закономірності росту і стану документообігу, його змін. У ході аналізу встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця. Як правило, це пов'язано зі звітними кварталами, зростаючою кількістю вступників повідомлень, які потребують дозволу, запитів від несупідрядними організацій та ін Крім цього, існуюча в ООД УУМ технологія роботи з документами викликає тривалу затримку процесу виконання. Терміни проходження документів збільшує «очікування» розгляду документів керівниками, які через зайнятість або інформаційної перевантаження не встигають регулювати направлення документів. Це, у свою чергу, значно збільшує час доставки документів УУМ і самого процесу виконання. А це, у свою чергу, тягне за собою затримку прийняття рішення, значно збільшує час вирішення повідомлення, протягом якого може з'явитися нова інформація, необхідна для вирішення, і, можливо навіть, що є рішенням, однак через тривале проходження документів застаріває або анулюється .
Отже, в ході аналізу руху документообігу ООД УУМ виявлено, що, на жаль, з огляду існуючої технології роботи з документами, УУМ не дотримується головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.
З нечіткої організацією руху документів в ООД УУМ пов'язано багато недоліків в організації документообігу ООД УУМ.
При існуючій схемі руху документообігу співробітникам ООД УУМ катастрофічно не вистачає часу приступити до оформлення справ у той час, як паралельно необхідно перевірити факти, викладені в повідомленні. Слід додати, що матеріали оформляються вручну, а це займає багато часу, так що до кінця робочого дня УУМ не встигає виконати необхідний обсяг роботи. Протягом місяця матеріали накопичуються, що тягне за собою надмірність документообігу, який має тенденцію до постійного і все більш прискореному зростанню, втрату документів, затримки проходження і виконання документів. У зв'язку з цим виникають проблеми своєчасного виконання рішень, так як неформальна передача інформації та її відсутність у документированном вигляді про виконання в реальному часі породжує суперечливість рішень, що приймаються.
Відсутність контролю за дотриманням законності при прийомі, реєстрації та вирішенні повідомлень про злочини та іншої інформації, за своєчасністю і повнотою реєстрації та термінами дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації, а також правильністю ведення КУС і Жуі, породжує суперечливість рішень, що приймаються.
Таким чином, в існуючій системі документообігу ООД УУМ МОБ РВВС існують такі проблеми документаційною діяльності:
- Затримки проходження і виконання документів;
- Втрата документів;
- Надмірність документообігу;
- Суперечливість рішень, що приймаються;
- Складні схеми узгодження документів;
- Відсутність інформації про виконання в реальному часі;
- Безконтрольність виконавців.
У процесі управління в ООД УУМ збирається, обробляється і передається величезну кількість інформації, як неформальній, так і задокументованої. Ефективність управління ООД УУМ залежить від обсягу, оперативності та достовірності інформації, переважна частина якої фіксується в документах.
Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи ООД УУМ багато в чому визначається вмінням УУМ складати і оформляти управлінські документи. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам ООД УУМ. По суті справи, організація роботи ООД УУМ з документами є координуючим центром РВВС, що на практиці означає повну обізнаність про стан кримінальної обстановки на території ділянки, правильне оформлення листування з несоподочіненнимі організаціями, громадянами і т.д.

2.4 Аналіз складання та оформлення документів ООД УУМ

Конкретні правила складання та оформлення документів ООД УУМ закріплені в Кримінально-процесуальному кодексі РФ № 174-ФЗ від 29.06.2004 р., Інструкцією про порядок приймання, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації про правопорушення, затвердженої Наказом МВС РФ № 158 від 13.03.2003 р. [4, 6]
У них закріплюються:
- Склад застосовуваних в ООД УУМ документів;
- Компетенція керівника РВВС, його заступників, їх право на узгодження і затвердження різних видів документів;
- Порядок підписання, узгодження і візування документів, їх засвідчення печаткою;
- Обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.
До складу застосовуваних в ООД УУМ документів входять: рапорт про виявлення ознак злочину, постанову про відмову в порушенні кримінальної справи (додаток Б), постанову про перереєстрацію в КУС, ухвала про відмову в порушенні справи про адміністративне правопорушення (додаток В), постанову про передачу повідомлення за підслідністю (додаток Г). Дані документи складаються відповідно до прийнятого УУМ рішенням відповідно з малюнком 26.
Документування в ООД УУМ може здійснюватися на природній мові (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограм) або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв (магнітні стрічки, диски, лазерні диски, дискети та ін.) На сьогоднішній день в практиці ООД УУМ переважним способом документування є рукописний спосіб.
Незалежно від способу документування та виду носія до вищевказаних документів пред'являються наступні основні вимоги:
- Забезпечення юридичної сили документа;
- Створення умов для оперативного виконання документів;
- Можливість оперативного пошуку документів (використання їх в довідкових цілях);
- Можливість використання для створення, копіювання, обробки документів кошти організаційної техніки.
Підписання, узгодження та візування вхідних документів здійснюється начальником РВВС, в його відсутність - начальником МОБ, і у послідовному порядку - начальником ООД УУМ. Затвердження вихідних документів здійснюється начальником РВВС. Порядок підписання, погодження та візування вхідних документів та затвердження вихідних документів представлений на рисунку 27.
Наведений порядок руху документів в ООД УУМ включає три складові: інформаційну підтримку рішення (забезпечення прийнятого рішення достовірної та достатньої інформації); документування рішення (створення документа); контроль за його виконанням (організація роботи, виконання завдання, дотримання певних умов, термінів і т. д.).
Поопераційно цей процес складається зі збору інформації, підготовки проекту документа, його редагування, узгодження, виготовлення, посвідчення. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в РВВС з одного структурного підрозділу в інший, передачею УУМ до начальника РВВС, а потім - до начальника МОБ. Отже, швидкість переміщення документів в ООД УУМ і якість виконання кожної операції впливають на процес управління РВВС у цілому.
Джерело причин більшості проблем ДОП в ООД УУМ МОБ РВВС - споконвічне протиріччя між вимогою централізованого управління документацією і децентралізованої технологією обліку. Картково-журнальний облік роботи з документами ведеться автономно в кожному УПМ. При процедурі з'ясування стану конкретного документа полягає в послідовному зборі даних про документ у всіх точках його проходження. Для того ж, щоб забезпечити ефективне централізоване управління за деякою сукупністю документів, необхідно оперативно дублювати інформацію з УПМ в ООД УУМ. Це вимагає величезних накладних витрат: потрібні строго регламентовані і трудомісткі технології збору та аналізу розподіленої інформації, детально опрацьовані нормативно-методичні документи і підготовлений персонал. Сьогодні ООД УУМ МОБ РВВС не може дозволити собі в повному обсязі підтримувати такі технології.
Впорядкування процесів документування ООД УУМ включає крім дотримання процедур складання документів також і певні вимоги до їх виготовлення, що забезпечує єдиний стиль їх оформлення.
У Росії сучасні вимоги до оформлення документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Вимоги цього стандарту є рекомендованими. [10]
Проте в ході проведеного аналізу було виявлено, що в процесі організації документування ООД УУМ порушуються основні вимоги до складання та оформлення документів.
У процесі прийняття УУМ рішення, перевірки фактів, викладених у повідомленнях, документи починають виглядати неакуратно, а у зв'язку з економією часу або низьким рівнем правопису складаються неграмотно, з помарками і виправленнями.
Документи, як правило, створюються на бланках. Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів встановлено ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів. Тим не менш, в ООД УУМ практикується використання паперу сірого кольору. Це обумовлено слабким фінансуванням ООД УУМ і придбанням необхідних у роботі матеріалів УУМ особисто.
У зв'язку з тим, що документи в більшості випадків створюються рукописним способом, УУМ не дотримуються правила розташування реквізитів. При цьому виникає закономірність довільного розташування реквізитів бланка, не відповідають вимоги державного стандарту, а іноді навіть розміщення додаткових елементів в оформленні (зайві лінії, штрихи, вензелі, інші «художні» прикраси).
При оформленні справи УУМ іноді не вказується кількість пронумерованих і прошнурованих сторінок, а при складанні опису справи УУМ досить часто не вказуються порядкові номери аркушів, на яких розташовані зазначені в опису матеріали справи.
Таким чином, ООД УУМ порушуються основні правила складання та оформлення документів, які є обов'язковими для виконання і розпорядчі законами та актами державного управління.
Знання правил сучасного документування діяльності, організації роботи з документами допоможе УУМ працювати результативніше, зосередивши основну увагу на вирішенні поставлених завдань.

2.5 Аналіз автоматизації документообігу ООД УУМ

Ефективність боротьби ООД УУМ зі злочинністю визначається рівнем організації оперативної, слідчої, профілактичної роботи, що проводиться органами внутрішніх справ. У свою чергу, результати цієї роботи залежать від якості інформаційної підтримки, оскільки основні зусилля УУМ в розслідуванні, розкритті та запобіганні злочинів так чи інакше пов'язані з одержанням необхідної інформації, саме ці функції і покликані забезпечити система інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ, яка підтримує в даний час незначний обсяг інформації.
Зараз в ООД УУМ Ленінського РВВС накопичено значний масив оперативно-розшукової та довідкової інформації, необхідної працівникам правоохоронних органів для проведення оперативно-слідчих та розшукових заходів, а також для вирішення інших службових завдань. Однак відсутність у дільничних уповноважених міліції можливості використання автоматизованих інформаційно-пошукових та адресно-довідкових баз даних знижує рівень їх попереджувального впливу на криміногенні процеси в місцях проживання населення.
У цілому в ООД УУМ в автоматизованому режимі за допомогою ЕОМ обробляються документи приблизно 1000 документів на рік, всього ж щорічно обробляється понад 20000 документів у відповідності з рисунком 28.
До цих пір комп'ютеризація ООД УУМ зводиться тільки до поставки персональних комп'ютерів і створення на їх базі найпростіших автономних систем у відповідності з рисунком 29.
Аналізуючи наявність і відповідність сучасним вимогам в цій галузі вже наявне в ООД УУМ технічне обладнання відповідно до таблиці 5, можна зробити висновок, що в цілому оснащеність ООД УУМ технічними засобами та офісним обладнанням можна назвати незадовільним.
Таблиця 5 - Технічне обладнання ООД УУМ

Технічні характеристики обладнання	Кількість, шт	Знос, років
Комп'ютер: 2.66GHz процесор Pentium 2 (512k, 533MHz) Socket478 box MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX, 2DDR, SB, SVGA, LAN, U2.0) oem DIMM 128Mb DDR SDRAM M. Tec (PC3200, CL2.5) HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r FDD 3.5 "SONY Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w Клавіатура Genius Easy Touch "KB-10" PS / 2 + миша NetScroll + PS 15 "Roverscan 115GS, FST / 0.28 / 1280X1024 @ 60 /" 95	1	20
Принтер Hp laserjet 1150, lpt	1	4
Телефонний апарат	2	20

Однак за допомогою одних лише персональних ЕОМ не вирішити проблем інформатизації ООД УУМ. Перш за все, необхідні великі сховища колосальних картотек - інтегровані банки даних, в яких вся інформація, по всіх категоріях обліку систематизується, зберігається і підтримується в актуальному стані в одному місці, із забезпеченням обміну між УПМ, а також прямого доступу до УУМ з УПМ в межах своєї компетенції. Ці функції забезпечують потужні базові ЕОМ і спеціалізовані мережеві комп'ютерні засоби. Розвиток електронних засобів збору, обробки і передачі інформації зумовило активне впровадження нових інформаційних технологій в усі сфери діяльності суспільства і в тому числі і в правоохоронну. Автономні комп'ютери на робочих місцях УУМ або навіть невеликі мережі в УПМ принципово не вирішують характерних для ООД УУМ проблем документообігу, фактично вони просто заміняють спосіб ведення картотеки чи журналу.
Принциповим же рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в УПМ. У цьому випадку відомості про роботу документами, що вводяться з робочих місць в УПМ, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу ООД УУМ. У ООД УУМ відсутня комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в УПМ у відповідності з рисунком 30.
Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління. Бажано, щоб система доходила до кожного УПМ.
Одна з основних цілей автоматизації - забезпечити кожного співробітника ООД УУМ МОБ РВВС інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного з УУМ. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію ООД УУМ, тобто створення комп'ютеризованої системи управління ООД УУМ в цілому, в якій підсистеми УПМ повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т.п.
Для швидкої та ефективної роботи АІС в ООД УУМ необхідно, в першу чергу, наявність відповідного технічного забезпечення, що відповідає вимогам сучасних систем електронного діловодства. Таке технічне забезпечення в ООД УУМ практично повністю відсутній, що значно ускладнює впровадження АІС в ООД УУМ.
Діяльність ООД УУМ буде ефективною тільки за наявності загальної інформаційної системи, що поєднує процеси прийому, реєстрації, дозволу і контролю надходить інформації про злочини. Створення та впровадження комплексної системи управління документообігом ООД УУМ дозволяє перейти на якісно новий рівень ефективності роботи з документами.

2.6 Аналіз напрямків вдосконалення системи документообігу ООД УУМ

Раціональна організація системи документообігу ООД УУМ вимагає рішення, на наш погляд, трьох завдань у відповідності з рисунком 31.
Першим завданням є вдосконалення існуючих в ООД УУМ порядку документування документів і організації роботи з ними: розробка раціональних схем руху документів, оптимізація процедур підготовки та оформлення документації, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілення та ін Саме в неефективній організації документообігу ООД УУМ криється несвоєчасність прийняття УУМ рішень, відправки відповідей заявникам, посилки запитів, неефективне та неоперативне проведення нарад і т.д.
Друге завдання, яке вирішується при організації системи документообігу ООД УУМ - це розробка посадової інструкції для кожного працівника ООД УУМ, що визначає порядок документування документів і організації роботи з ними в ООД УУМ, наявність якої, якщо вона складена якісно, гарантує порядок і оперативність в інформаційно-документаційний забезпеченні діяльності ООД УУМ. Вирішення організаційних завдань передбачає сукупність наказів і розпоряджень начальника РВВС, що визначають порядок руху документів в ООД УУМ та організації роботи з ними, створення посадових інструкцій для УУМ, що регламентують даний порядок руху документів в ООД УУМ.
Третє завдання, яке вирішується при організації системи документообігу ООД УУМ на сучасному етапі - це впровадження комп'ютерних технологій і їх постійна модернізація. Підвищення ефективності системи документообігу ООД УУМ може бути досягнуто за рахунок механізації та автоматизації виконання найбільш трудомістких процесів діяльності УУМ. Комп'ютеризація операцій складання і обробки документів в ООД УУМ є важливим сучасним засобом вдосконалення документообігу ООД УУМ. Рішення технічних завдань передбачає розробку спеціалізованого програмного забезпечення ООД УУМ, оснащення ООД УУМ сучасною комп'ютерною технікою, об'єднаною в локальні обчислювальні мережі, забезпечення ефективної безперебійної зв'язку між УПМ.
Найбільший ефект досягається при комплексному, взаємозалежному і гармонійному розвитку всіх цих напрямків. Таким чином, підвищення якості роботи ООД УУМ в сучасних умовах неможливе без комплексного вирішення організаційних, кадрових, методичних завдань, застосування перспективних засобів обчислювальної техніки і програмних продуктів, розроблених з використанням сучасних технологій. Від цього залежить ефективність боротьби з різними видами злочинності, попередження правопорушень, прискорення розкриття злочинів, як на території адміністративного ділянки, району, так і всього міста в цілому.

3 Заходи щодо вдосконалення системи документообігу ООД УУМ МОБ Ленінського РВВС

3.1 Вдосконалення організації документообігу ООД УУМ

Розробка раціональних схем руху документів. У ході аналізу руху документів в ООД УУМ було виявлено, що на етапі від первинної обробки до вступу на виконання документи рух документів в ООД УУМ проходить послідовно від начальника РВВС до начальника МОБ та начальнику ООД УУМ, потім Ст.УУМ і УПМ, на етапі від прийняття УУМ рішення до відправки заявнику та здачі в архів рух документів в ООД УУМ проходить від УУМ до начальника РВВС. Серед етапів руху як входять, так і вихідних документів ООД УУМ значний час займає розгляд документа керівництвом РВВС. «Очікування» розгляду документів керівництвом РВВС, які через зайнятість або інформаційної перевантаження не встигають регулювати напрямок документів, збільшує терміни проходження документів. Таким чином, існуюча в ООД УУМ технологія роботи з документами викликає тривалу затримку процесу виконання - прийняття УУМ рішення за повідомленням, що надійшов від заявника.
Оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу дозволить найбільш ефективно організувати документообіг в ООД УУМ.
При застосуванні в роботі методики попереднього розгляду документів вхідних і вихідних документів УУМ виявляє документацію з принципових питань діяльності, що мають важливе значення у зв'язку зі сформованою ситуацією, що вимагають координації роботи УПМ і т.д.
Основним критерієм, що впливає на рух документів до УУМ, є зміст документа, тому УУМ повинен мати чіткі уявлення про порядок розгляду та вирішення повідомлень про злочини. У зв'язку з цим до УУМ пред'являються такі вимоги, як висока кваліфікація, достатній стаж роботи, знання законів, довіру до них керівника.
Призначення процедури попереднього розгляду документів - у звільненні керівника РВВС від перегляду всього обсягу документів, серед яких є типова документація, що не вимагає його компетенції, яка не має принципового характеру. Розгляд документів керівником РВВС організується в цьому випадку більш раціонально - до нього потрапляють документи, які мають принципово важливе значення.
Попередній розгляд ліквідує «вузькі» місця в русі вхідного і вихідного документопотока, скупчення документів на столі керівника, запобігає збільшенню строків розгляду та можливі зриви прийняття УУМ рішення в необхідні терміни.
Попередній розгляд проводиться безпосередньо після первинної обробки документів і значно прискорює рух документів, адже чимала частина їх передається в УПМ, минаючи розгляд у керівника. Відібраний масив документів «спускається» на наступний рівень управлінської структури, тобто документи потрапляють до виконавця вже в день їх надходження в РВВС. УУМ може безпосередньо приступити до процесу виконання документа, прийняття рішення за повідомленням.
Таким чином, технологічний ланцюжок руху та обробки вхідних документів в ООД УУМ складається з наступних етапів:
- Прийому повідомлень про злочини;
- Реєстрації повідомленні про злочини;
- Прийняття рішення УУМ.
Пропонований до практичної реалізації в ООД УУМ порядок руху вхідних документів представлений на розробленій оперограмме руху вхідних документів у відповідності з рисунком 32.
Розроблена оперограмма руху вихідних документів у відповідності з рисунком 33 показує, що після прийняття рішення УУМ безпосередньо відправляє документ заявника і здає матеріал в архів. Таким чином, пропонований до практичної реалізації в ООД УУМ процес вихідних документів складається з прийняття рішення, відправлення документа заявника і здачі матеріалу в архів.
На оперограммах наочно видно витрати часу на операції і весь шлях проходження документа. У таблиці 6 наведено порівняльний аналіз витрат часу на шлях проходження документів.
Таблиця 6 - Порівняльний аналіз витрат часу на шлях проходження документів

Процес руху документів в ООД УУМ	Витрати часу, люд / год
Процес руху документів в ООД УУМ	Існуючий	Розроблений
Всього	44,2	1,1
Час обробки вхідних документів	31	0,5
Час обробки вихідних документів	13,2	0,6

Як видно з таблиці 6, час обробки вхідних документів скоротилося на 30,5 годин, час обробки вихідних документів - на 12,6 годин. У цілому час проходження документа від прийому до відправки скоротилося на 43,1 годину у відповідності з рисунком 34.
Таким чином, вищевикладена схема переміщення документа в процесі його життєвого циклу дозволить забезпечити своєчасність прийняття УУМ рішення по надійшов повідомленням, оперативність обробки інформації, що надійшла, визначення обставин розслідуваної справи, скорочення самого процесу виконання документа, досягнення високих показників розкриття злочинів.
По суті справи, раціональна організація роботи УУМ з документами забезпечує підвищення ефективності організації роботи УУМ в цілому, призводить до економії робочого часу або звільнення його для розгляду інших матеріалів. Це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва РВВС. На практиці це означає повну обізнаність УУМ про стан кримінальної обстановки на території ділянки, раціональне використання часу для підвищення кваліфікації, обміну досвідом з колегами, прийом громадян і пр.
Отже, ефективно організувати документообіг в ООД УУМ дозволить оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.
Розробка уніфікованих форм документів. Впорядкування процесів документування ООД УУМ крім дотримання процедур складання документів включає в себе також і певні вимоги до їх виготовлення, що забезпечує єдиний стиль їх оформлення.
У ході проведеного аналізу було виявлено, що в процесі організації документування ООД УУМ порушуються основні вимоги до складання та оформлення документів, які є обов'язковими для виконання і розпорядчі законами та актами державного управління.
Оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, що застосовується в ООД УУМ, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу відносять до числа способів, що дозволяють ефективно удосконалювати технологію документообігу в ООД УУМ, і пов'язують з розробкою уніфікованих вимог до текстів документів.
Під уніфікацією документів в ООД УУМ розуміється їх приведення до єдності на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізації побудови. Основна мета уніфікації документів, що застосовуються в діяльності ООД УУМ, полягає у створенні стабільних комплексів документів, що містять необхідну і достатню інформацію для ефективного прийняття рішення по котрі вступили повідомленнями про злочини як в традиційних умовах, так і в умовах використання нових інформаційних технологій, при мінімальних витратах коштів на збір, обробку, передачу та зберігання даних.
Як правило, у процесі прийняття рішення по надійшов повідомленням про злочин створюється від 5 до 15 документів. Кожна форма документа супроводжується супутніми документами, зібраними в процесі перевірки фактів, викладених у повідомленні, розгляду обставин справи і т.п.
Комплекс документів, що містять необхідну і достатню інформацію для ефективного прийняття рішення по котрі вступили повідомленнями про злочини, в залежності від обставин справи, може приймати немислимі розміри.
При уніфікації документів, що застосовуються в діяльності ООД УУМ, з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, не відповідні вимогам сьогоднішнього дня і створювані просто за звичкою. Застосовувані однотипні форми документів замінюються єдиної уніфікованої формою документа у відповідності з рисунком 35.
У таблиці 7 проведено аналіз відносної кількості документів, що застосовуються в діяльності ООД УУМ, після уніфікації.
Таблиця 7 - Відносна кількість документів, що утворюються в процесі вирішення

Рішення	Кількість рішень за місяць	Кількість документів, утворюються в процесі прийняття рішення	Кількість документів за місяць	Кількість документів за місяць після уніфікації документів
Про порушення кримінальної справи	4	14	56	4
Про відмову в порушенні кримінальної справи	17	8	136	17
Про перереєстрацію в КУС (при виявленні ознак злочину)	9	10	90	9
Про залучення матеріалів перевірки за відсутності ознак правопорушення у спеціальне номенклатурне справу	38	6	228	38
Про передачу повідомлення за підслідністю	17	5	85	17

З малюнка 36 наочно видно, що кількість документів, що утворюються в процесі прийняття рішення по надійшов повідомленням про злочин, після уніфікації скоротиться в 7 разів.
Уніфікована форма документа (таблиця 8) повинна бути зручна для заповнення та читання, містити достатньо місця для розміщення потрібної інформації. Реальні можливості підвищення якості документів і скорочення обсягів текстів полягають у наступному:
- Зменшення різних преамбул, що не несуть корисної інформації (особливо це положення відноситься до рішень, де констатуюча частина у ряді випадків є або дослівним відтворенням обставин або чимось на зразок короткого звіту або перерахування фактів);
- Застосування уніфікованих текстів, чітка структура, ясність формулювань, реальність термінів виконання.
У документі може зазначатися: назва форми документа, номер та дата реєстрації в КУС або Жуі, адресування, термін виконання, коротка преамбула прийняття рішення, примітка, номер та дата реєстрації в Журналі обліку відмовних матеріалів або КУС, номер і дата перевірки, дата здачі в архів, термін зберігання, дата заповнення, посаду, звання, П.І.Б. та підпис УУМ. Можуть бути внесені і інші графи, наприклад, особливі відомості та ін
Щорічно уніфікована форма переглядається, до неї вносяться відповідні корективи, що відображають зміни в законодавстві РФ, функції та завдання ООД УУМ.
Таблиця 8 - Структура розробленої уніфікованої форми документа

Заголовна частина	Найменування документа
	Номер і дата реєстрації в КУС або Жуі
	Адресування
	Термін виконання
Змістовна частина	Коротка преамбула прийняття рішення



	Примітка
Інформаційна частина	Номер і дата реєстрації в Журналі обліку відмовних матеріалів або КУС Номер і дата перевірки Дата здачі в архів Термін зберігання
Оформляє частина	Дата заповнення	Посада, звання, П.І.Б. та підпис УУМ

Розроблена уніфікована форма документа графічно зображена на малюнку 37.
Як наочно видно з малюнка 37, розроблена уніфікована форма документа характеризується стандартною формою побудови, можливістю пристосування до автоматизованої обробки, мінімізацією показників, винятком дублювання, включенням всіх необхідних для прийняття рішень показників.
Таким чином, уніфікація документів, що застосовуються в діяльності ООД УУМ, впровадження та використання розробленої уніфікованої форми документа в діловодний цикл ООД УУМ дозволяє перейти на якісно новий рівень ефективності роботи УУМ з документами, порядок утворення документів і тим самим скоротити обсяг документообігу ООД УУМ, сприяючи можливості використання менш кваліфікованих працівників і вивільнення значної кількості УУМ з більш високою кваліфікацією для організації профілактичної та іншої роботи з громадянами.

3.2 Проектування посадової інструкції для УУМ

Удосконалення організації документообігу ООД УУМ припускає введення посади секретаря ООД УУМ. Однак, оскільки роботу з вхідними та вихідними документами здійснюють в основному УУМ, що володіють оперативною інформацією про стан виконання конкретного документа, цю функцію слід доручити саме УУМ. Виходячи з цього, необхідно розробити нормативний документ - посадову інструкцію для УУМ з ведення діловодства в ООД УУМ - для того, щоб окреслити коло його обов'язків, забезпечити права, встановити взаємовідносини, взаємозамінність з іншими працівниками у разі відсутності або у зв'язку з тимчасовою перевантаженням.
Проектована посадова інструкція для УУМ розробляється виходячи із завдань і функцій, покладених на ООД УУМ відповідно до його штатного розкладу. Розробляється посадова інструкція для УУМ складена за кожної штатної посади ООД УУМ, носить знеособлений характер, і оголошується співробітникові під розписку при укладанні трудового договору, в тому числі при переміщенні на іншу посаду, а також при тимчасовому виконанні обов'язків за посадою.
У посадовій інструкції для УУМ вказують найменування ООД УУМ, конкретної посади, звання, реквізити погодження та затвердження.
Текст розробляється посадової інструкції для УУМ складається з наступних розділів:
I. Загальні положення.
II. Прийом повідомлень про злочини та іншої інформації
III. Реєстрація повідомлень про злочини та іншої інформації
IV. Дозвіл повідомлень про злочини та іншої інформації
V. Контроль за дотриманням порядку прийому, реєстрації та дозволу повідомлень про злочини та іншої інформації. Терміни зберігання документів.
Розробляється посадова інструкція для УУМ повинна бути узгоджена з юридичним відділом РВВС. Узгоджену та затверджену посадову інструкцію для УУМ запевняють гербовою печаткою РВВС і зберігають у відділі кадрів РВВС відповідно до встановленого порядку ведення діловодства в РВВС.
Посадова інструкція для УУМ набуває чинності з моменту її затвердження начальником РВВС і діє до її заміни новою посадовою інструкцією.
Вимоги посадової інструкції для УУМ є обов'язковими для УУМ, що працює на даній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку і до переміщення на іншу посаду або звільнення з підприємства.
Таким чином, зміст запропонованої посадової інструкції для УУМ охоплює весь діловодний процес ООД УУМ. Співробітник ООД УУМ при роботі з документами зможе керуватися конкретними і чіткими вимогами і рекомендаціями щодо здійснення кожної діловодної операції.
Розробляється посадова інструкція для УУМ - правовий акт, що встановлює і регулює організаційні сторони діяльності УУМ, складових персонал ООД УУМ.
Цілями розробки посадової інструкції для УУМ є:
- Створення організаційно-правової основи службової діяльності УУМ;
- Підвищення відповідальності УУМ за результати його діяльності, що здійснюється на підставі трудового договору;
- Забезпечення об'єктивності при атестації УУМ, його заохочення і при накладенні на нього дисциплінарного стягнення.
Значення посадової інструкції для УУМ як організаційного документа полягає в тому, що вона закріплює правовий статус і місце УУМ в системі ООД УУМ, визначає його завдання, функції, права та обов'язки, дозволяє обгрунтовано оцінити результати діяльності, є правовою основою для атестації працівника, встановлює організаційні основи роботи з документообігом.
Знання правил сучасного документування діяльності, організації роботи з документами допоможе УУМ працювати результативніше, зосередивши основну увагу на вирішенні поставлених завдань.
Розроблена посадова інструкція для УУМ з ведення діловодства в ООД УУМ, представлена в додатку Д.

3.3 Впровадження та адаптація комплексної автоматизації ООД УУМ

Удосконалення організації документообігу ООД УУМ увазі комплексну автоматизацію ООД УУМ, тобто створення комп'ютеризованої системи управління ООД УУМ. Для цього необхідна єдина інтегрована база даних, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного з УУМ.
Таким чином, проектування комплексної автоматизації ООД УУМ включає в себе розробку спеціалізованого програмного забезпечення ООД УУМ, оснащення ООД УУМ сучасною комп'ютерною технікою, об'єднаною в локальні обчислювальні мережі, забезпечення ефективної безперебійної зв'язку між УПМ у відповідності з рисунком 38.
Для швидкої та ефективної роботи АІС в ООД УУМ необхідна наявність відповідного технічного забезпечення, що відповідає вимогам сучасних систем електронного діловодства.
Синтез АРМ, вибір його конфігурації і обладнання для реальних видів економічної і управлінської роботи мають конкретний характер, що диктуються спеціалізацією, поставленими цілями, обсягами роботи. Однак будь-яка конфігурація АРМ повинна відповідати загальним вимогам щодо організації інформаційного, технічного, програмного забезпечення АРМ, які забезпечать швидке і ефективне впровадження АІС в ООД УУМ (таблиця 9).
Таблиця 9 - Характеристики АРМ [8]

Призначення	Опис
Сервер	2.66GHz процесор Pentium4 (512k, 533MHz) Socket478 box
	MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX, 2DDR, SB, SVGA, LAN, U2.0) oem
	DIMM 512Mb DDR SDRAM M. Tec (PC3200, CL2.5)
	HDD 80000 Mb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r
	FDD 3.5 "SONY
	CD DRIVE IDE 52x TEAC "CD-552E" oem
	Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w
	Пристрій охолодження HDD "HD-2" (2 вентилятора)
	Клавіатура Genius Easy Touch "KB-10" PS / 2 + миша NetScroll + PS
	Килимок для миші з картинкою
	17 "Roverscan 115GS, FST / 0.28 / 1280X1024 @ 60 /" 95
	Мережевий фільтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м)
	Powercom back ups 425va
Робочі місця (8) мають однакову конфігурацію	1700MHz процесор Celeron (128k, box) Socket478
	MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX, 2DDR, SB, SVGA, LAN, U2.0) oem
	DIMM 256Mb DDR SDRAM M. Tec (PC2100, 266MHz, CL2.5)
	HDD 40000 Mb IDE WESTERN DIGITAL ATA100 5600rpm
	FDD 3.5 "SONY
	CD DRIVE IDE 52x TEAC "CD-552E" oem
	Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 250w
	Пристрій охолодження HDD "HD-2" (2 вентилятора)
	Клавіатура Genius Easy Touch "KB-10" PS / 2 + миша NetScroll + PS
	Килимок для миші з картинкою
	17 "LG" Flatron F700B "LR MPRII TCO'99 NI D OSD
	Мережевий фільтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м)
	Powercom back ups 425va

Однак автономні комп'ютери на робочих місцях УУМ або навіть невеликі мережі в УПМ принципово не вирішують характерних для ООД УУМ проблем документообігу, фактично вони просто заміняють спосіб ведення картотеки чи журналу. Принциповим же рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях в УПМ. У цьому випадку відомості про роботу документами, що вводяться з робочих місць в УПМ, можуть автоматично збиратися і накопичуватися на сервері мережі, формуючи базу даних про стан та історію документообігу ООД УУМ.
Впровадження і використання топології мережі типу «зірка» при проектуванні комп'ютерної мережі ООД УУМ дозволить обмінюватися даними між УПМ з найменшими втратами часу відповідно з малюнком 39 .. При з'єднанні зіркою мережа дуже стійка до пошкоджень. При ушкодженні одного із з'єднань від мережі відключається тільки один комп'ютер. Крім того, ця схема з'єднання дозволяє створювати складні розгалужені мережі.
Чим більше число робочих місць, пов'язаних з обробкою документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління. Бажано, щоб система доходила до кожного УПМ МОБ РВВС.
Робоче місце не можна розглядати вузько спеціалізовано - тільки рішення завдань обліку інформації про злочини, крім цього необхідно вирішувати безліч завдань підготовки ділової документації, ведення архіву, поточного обслуговування комп'ютера і т. п. Ці завдання допоможе базове програмне забезпечення. Крім того, в окремих випадках потрібні кошти для розробки власних програм-додатків (інструментальних засобів). Тому в загальній сукупності програмне забезпечення АРМ УУМ являє собою досить великий комплекс програм, який укрупнено можна на наступні групи і підгрупи.
- Операційні системи та оболонки.
- Інструментальні засоби.
- Прикладне програмне забезпечення, яке підрозділяється, у свою чергу, на загальносистемне та проблемно-орієнтоване забезпечення
Операційні системи поділяються на однокористувацькі (переважно для домашнього використання) і розраховані на багато, призначені для роботи комп'ютера в офісній мережі. Тому вибір ОС для АРМ фахівця не представляє особливої праці: це повинна бути сучасна система, сумісна з ОС сервера підприємства, а саме, операційна система Microsoft Windows XP.
Windows XP має високий рівень захисту, вона полегшує адміністратору мережі управління захистом, зокрема, він може контролювати коло користувачів, що мають права доступу до мережевих ресурсів: файлам, каталогам, принтерів, програмами-додатками і т.д. Причому правами на кожен ресурс і правами для кожного користувача можна управляти централізовано. Облікові записи користувачів зберігаються централізовано (на сервері) в зашифрованому вигляді, що перешкоджає виявленню пароля кожного користувача як при його передачі в мережі, так і при спробі несанкціонованого перегляду параметрів реєстрації.
Будь-який користувач також, створивши свій документ, може визначити права доступу до нього для інших користувачів мережі у відповідності з рисунком 40.
Можна встановити для користувача індивідуальний набір прав, вибираючи їх із заданого переліку (повний доступ, змінити, читання і виконання, читання, запис).
На більш глибокому рівні Windows ХР захищає дані, що зберігаються у фізичній пам'яті комп'ютера, надаючи до них доступ тільки тих програм, які мають на це право. Ніяка програма не може «підглянути» інформацію, якою оперує в даний момент інша програма. [12]
Не маловажним є той факт, під цю операційну систему можна встановити безліч прикладних програмних продуктів, у тому числі Microsoft Office XP (що включає Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Exdivss).
З інструментальних засобів представлені: програма архівування даних WinRar 3,0, програма захисту від вірусів Kaspersky Antivirus, комплект поставки Консультант Плюс, що відображає зміни в законодавстві РФ.
Розроблене програмне забезпечення АРМ УУМ представлено в таблиці 10.
Таблиця 10 - Програмне забезпечення АРМ УУМ

№ п / п	Найменування програмного продукту	Вартість, руб.
1	MS Windows XP Professional Russian OEM (SP1)	7017
2	MS Office SB XP Win32 Russian OEM (SP2)	5394
3	Антивірус Касперського OEM Lite	6936
4	Програма архівування даних WinRar 3.0	986
5	Комплект поставки Консультант Плюс	1100
Разом		21433

Всі програми спеціального програмного забезпечення конкретної АСУ повинні бути сумісні як між собою, так і з її загальним програмним забезпеченням.
Ефективність діяльності ООД УУМ залежить в першу чергу від розробки спеціалізованого програмного забезпечення ООД УУМ. Діяльність ООД УУМ буде ефективною тільки за наявності загальної інформаційної системи, що поєднує процеси прийому, реєстрації, дозволу і контролю надходить інформації про злочини. Створення та впровадження комплексної системи управління документообігом ООД УУМ дозволяє перейти на якісно новий рівень ефективності роботи з документами.
На російському ринку представлений досить широкий вибір вітчизняних розробок програмних комплексів. В даний час найбільшу популярність у Росії отримали наступні системи електронного документообігу: Lotus Notes, Docs Open, БОС-Референт, LanDocs, Documentum, StaffWare, Справа, Євфрат-Документообіг та ряд інших систем. [20]
Проте впровадження даних програмних продуктів у документообіг ООД УУМ зараз представляється досить складним завданням, причиною тому служать складність і комплексність даного завдання і, як наслідок, множинність підходів до вирішення цієї проблеми і відсутність загальноприйнятих стандартів у цій області. Крім цього, рішення в даній області досить дорогі. Ці фактори стали підставою впровадження в документообіг програми власної розробки - БД «Дільничний».
У таблиці 11. проведено порівняльний аналіз переваг програми авторської розробки із системами документообігу.
Таблиця 11 - Порівняльний аналіз переваг програми власної розробки

Переваги	Авторська розробка	Готові програмні продукти
Простота впровадження	Здійснення налаштування та впровадження без залучення фахівців розробника	Установки та впровадження найчастіше здійснюються розробником систем
Використання власних розробок	Всі технологічні і функціональні компоненти власної розробки	Обмежені можливостями базового ПЗ розробки або додаткових модулів, що поставляються сторонніми розробниками
Приваблива вартість впровадження	Безкоштовно	Вартість складається з вартості базових модулів, додаткових модулів, ПЗ сторонніх розробників, послуг з впровадження

Розробку інформаційного забезпечення АРМ проведемо на базі системи управління базами даних (СКБД) Access XP зі складу обраного інтегрованого пакету Microsoft Office XP. СУБД Access призначена для розробки баз даних реляційного типу для локального їх використання на персональних комп'ютерах і для роботи з цими базами.
Система, що розробляється є автоматизованою інформаційною системою «Дільничний» і вирішує завдання автоматизації основних операцій у діяльності УУМ.
При оформленні УПМ в БД вноситься вся інформація про нього, яка включає:
- Номер УПМ;
- Адреса УПМ;
- Телефон УПМ.
УУМ може переглянути список УПМ, після чого він має можливість відредагувати дані вибраного УПМ або зовсім видалити його з системи.
Довідник УПМ зберігається в таблиці Довідник УПМ, структура та правила підтримки цілісності даних якої наводяться в таблиці 12.
Таблиця 12 - Дільничні пункти міліції

Найменування реквізиту	Тип даних	Опис
Номер УПМ	Числовий	Номер УПМ
Адреса	Текстовий	Адреса УПМ
Телефон	Числовий	Телефон УПМ

При створенні нового запису про співробітника ООД УУМ в БД вноситься вся інформація про нього, яка включає:
- Табельний номер;
- Прізвище, ім'я, по батькові УУМ;
- Посада УУМ;
- Звання УУМ;
- Номер УПМ.
Користувач згодом може переглянути список УУМ, після чого він має можливість відредагувати дані вибраного УУМ або зовсім видалити його з системи.
Довідник особового складу УУМ зберігається в таблиці Особовий склад УУМ, структура та правила підтримки цілісності даних якої наводяться в таблиці 13.

Таблиця 13 - Особовий склад УУМ

Найменування реквізиту

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Держава і право | Диплом
637.7кб. | скачати

Удосконалення системи документообігу в Відділі дільничних милий

Введення

1 Теоретичні основи побудови системи документообігу на підприємстві

1.1 Огляд літературних джерел

1.2 Документообіг як вузлове ланка системи діловодства