Частина I.
Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує документування і організацію роботи з документами "(ГОСТ Р51141-9).
Документування - це процес творення та оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».
Посадова інструкція - це правовий акт, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав і відповідальності і забезпечує умови для його ефективної роботи. Нормативною базою для розробки посадових інструкцій є Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затверджений Постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації від 21 серпня 1998 р . № 37. Довідник містить кваліфікаційні характеристики посад службовців, які є нормативним документом, який регламентує зміст виконуваних функцій працівників. У якості нормативної бази кваліфікаційні характеристики посад службовців призначені для застосування в організаціях і на підприємствах усіх форм власності незалежно від їх відомчої підпорядкованості. На основі кваліфікаційних характеристик розробляються посадові інструкції для конкретних працівників.
На схемі 1 розглядається порядок роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами. Організація роботи з вхідними документами (отмеч. Червоними стрілками) починається з прийому документів, попереднім переглядом, потім реєстрацією, розглядом документів керівниками, далі напрямком документів користувачам для ознайомлення і виконання, далі організовується контроль над виконанням доручень, а слідом документи формуються в справи і розподіляються у місцях зберігання, і в ув'язненні документи або передаються в архів, або знищуються, або ними користуються далі.
Дещо інший оборот відбувається в роботі з вихідними документами (відзначені зеленими стрілками). Тут документи готуються, обговорюються і узгоджуються, потім розглядаються і затверджуються керівниками, після чого розсилаються користувачам для ознайомлення і виконання, тут так само здійснюється контроль за виконанням документів та доручень, а порядок формування документів у справи і розподіл у місцях зберігання такої ж, як з вхідними документами.
Також, крім вхідних і вихідних документів, існують внутрішні документи (відзначені синіми стрілками). Вони перетинаються як з вхідними документами, так і з вихідними. Тут документи готуються, обговорюються і узгоджуються, потім, як правило, реєструються, а після направляються користувачам для ознайомлення і виконання, тут так само здійснюється контроль за виконанням внутрішніх документів, а порядок формування документів у справи і розподіл у місцях зберігання абсолютно ідентичний попереднім документами.
Отже, технологія роботи з документами об'єднує шістнадцять основних діловодних процедур. Перехід від однієї процедури до іншої називають "технологічним кроком". Наприклад: після реєстрації, вихідний документ відправляється (поштою) адресату; або після того, як керівник розглянув документ, його направляють співробітникам для ознайомлення або (з дорученням) виконання.
Схема 1.
Частина II
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих у певній послідовності з зазначенням термінів їх зберігання.
Номенклатура справ оформлюється на загальному бланку організації. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - пишуть прописними (заголовними) літерами. Дата номенклатури справ - дата її підписання, але вона не може бути пізніше 1 січня року, на який вона поширюється. Індекс (№) номенклатури справ - це її реєстраційний номер. Місце складання - місце розташування організації (Москва, м. Орел або ін.) У заголовку до тексту (на ______ рік) вказується рік, на який поширюється ця номенклатура справ.
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (одиниць зберігання) окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться у підсумковій запису номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі (якщо документи здаються в відомчий або державний архів) або у власний архів організації (якщо документи не здаються на державне чи ведомст-дарське зберігання). Про те, що відомості передано архіву, в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади та підписом співробітника архіву.
Частина III
Оригінал
Типова форма № П-8
Затверджена постановою
Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р . № 1
ТОВ «Драйв Моторс»
НАКАЗ № 356 / 5
про припинення трудового договору з працівником
Припинити дію трудового договору від «15» лютого 2005р.
Звільнити «27» березня 2007р.
Г-ну Журавльову О.С.
керівникові Виставкового центру «Експо-Бізнес»
№
На № від
Про оренду виставкової площі.
Повідомляємо, що наша заявка на участь в осінній експозиції центру затверджена відбірковою комісією.
Просимо надати в оренду 200 кв. метрів виставкової площі у павільйоні № 2 з 20.02.00 по 10.03.00.
Г-ну Журавльову О.С.
керівникові Виставкового центру «Експо-Бізнес»
від Т.В. Грачова
Службовий лист.
Повідомляємо, що наша заявка на участь в осінній експозиції центру затверджена відбірковою комісією.
Просимо надати в оренду 200 кв. метрів виставкової площі у павільйоні № 2 з 20.02.00 по 10.03.00.
М.П.
Оригінал
Керівнику авторемонтного салону Пескарьова
Звертаюся до Вас з цієї доповідної з наступного приводу. Контрольні випробування відремонтованих машин часто вимагають затримки слюсарів і шоферів на понаднормову роботу. Ми часом стикаємося з труднощами з оформлення понаднормових в бухгалтерії. Тому Вам терміново необхідно розібратися в цьому питанні та забезпечити прийняття необхідних заходів з вищесказаного.
Начальник майстерні
Н.І. Смирнов
Виправлений варіант
Керівнику авторемонтного салону
Пескарьова Є.А. від начальника майстерні Н.І. Смирнова.
Доповідна записка.
Звертаюся до Вас з цієї доповідної з наступного приводу. Контрольні випробування відремонтованих машин часто вимагають затримки слюсарів і шоферів на понаднормову роботу. Ми часом стикаємося з труднощами з оформлення понаднормових в бухгалтерії. Тому Вам терміново необхідно розібратися в цьому питанні та забезпечити прийняття необхідних заходів з вищесказаного.
Начальник майстерні Н.І. Смирнов _____________________
«03» квітня 2006 р .
Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує документування і організацію роботи з документами "(ГОСТ Р51141-9).
Документування - це процес творення та оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».
Посадова інструкція - це правовий акт, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав і відповідальності і забезпечує умови для його ефективної роботи. Нормативною базою для розробки посадових інструкцій є Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затверджений Постановою Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації від 21 серпня
На схемі 1 розглядається порядок роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами. Організація роботи з вхідними документами (отмеч. Червоними стрілками) починається з прийому документів, попереднім переглядом, потім реєстрацією, розглядом документів керівниками, далі напрямком документів користувачам для ознайомлення і виконання, далі організовується контроль над виконанням доручень, а слідом документи формуються в справи і розподіляються у місцях зберігання, і в ув'язненні документи або передаються в архів, або знищуються, або ними користуються далі.
Дещо інший оборот відбувається в роботі з вихідними документами (відзначені зеленими стрілками). Тут документи готуються, обговорюються і узгоджуються, потім розглядаються і затверджуються керівниками, після чого розсилаються користувачам для ознайомлення і виконання, тут так само здійснюється контроль за виконанням документів та доручень, а порядок формування документів у справи і розподіл у місцях зберігання такої ж, як з вхідними документами.
Також, крім вхідних і вихідних документів, існують внутрішні документи (відзначені синіми стрілками). Вони перетинаються як з вхідними документами, так і з вихідними. Тут документи готуються, обговорюються і узгоджуються, потім, як правило, реєструються, а після направляються користувачам для ознайомлення і виконання, тут так само здійснюється контроль за виконанням внутрішніх документів, а порядок формування документів у справи і розподіл у місцях зберігання абсолютно ідентичний попереднім документами.
Отже, технологія роботи з документами об'єднує шістнадцять основних діловодних процедур. Перехід від однієї процедури до іншої називають "технологічним кроком". Наприклад: після реєстрації, вихідний документ відправляється (поштою) адресату; або після того, як керівник розглянув документ, його направляють співробітникам для ознайомлення або (з дорученням) виконання.
Схема 1.
Частина II
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих у певній послідовності з зазначенням термінів їх зберігання.
Номенклатура справ оформлюється на загальному бланку організації. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - пишуть прописними (заголовними) літерами. Дата номенклатури справ - дата її підписання, але вона не може бути пізніше 1 січня року, на який вона поширюється. Індекс (№) номенклатури справ - це її реєстраційний номер. Місце складання - місце розташування організації (Москва, м. Орел або ін.) У заголовку до тексту (на ______ рік) вказується рік, на який поширюється ця номенклатура справ.
Індекс справи | Заголовок справи | Кількість од. хр. | Термін зберігання і № статей за переліком | Примітка | Ознаки закладу справ |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
02 - Управління з персоналу 02 / 1 - Відділ кадрів | |||||
02/1-01 | Посадові інструкції працівників копії | Пост. ст.35 | Оригінали в ОК | Предметно-питальний, номінальний, авторський | |
02/2-02 | Штатні розстановки | 75 років ст. 34 | Предметно-питальний, номінальний, авторський | ||
02/2-03 | Накази генерального директора з особового складу (прийом, переведення, звільнення) | Номінальний, авторський, предметно-питальний | |||
02/2-04 | Річний звіт за 2007 | Пост. ст. 575А | т / п 1989 | Номінальний, предметно-питальний, хронологічний | |
02/2-05 | Листування з філіями з питань основної діяльності організації | Номінальний, кореспондентський, географічний | |||
02/2-06 | План роботи ОК організації | Пост. Ст. 572а | Номінальний, предметно-питальний, хронологічний |
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (одиниць зберігання) окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться у підсумковій запису номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівній установі (якщо документи здаються в відомчий або державний архів) або у власний архів організації (якщо документи не здаються на державне чи ведомст-дарське зберігання). Про те, що відомості передано архіву, в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади та підписом співробітника архіву.
Частина III
Оригінал
гір. Москва 27 березня 2007 р .
Наказ N 356 / 5
1. Морозову Надію Олексіївну - товарознавця, звільнити за систематичні порушення трудової дисципліни, що виразилися в запізнення на роботу.
2. Головному бухгалтерові забезпечити виробництво розрахунку з Н.А. Морозової в установленому порядку.
3. Начальнику відділу кадрів видати М.О. Морозової трудову книжку, оформлену відповідно до законодавства.
4. Ознайомити Н.А. Морозову з цим наказом під розписку.
доповідні про запізнення Н.А. Морозової від 15.02.96 р., 23.02.96 р., 17.03.96 р.; пояснювальні Н.А. Морозової, згода профкому підприємства від 19.03.96 р., п. 3 ст. 33 КЗпП РФ.
Директор ТОВ «Драйв Моторс»
Канащенко А.А.
Виправлений варіант Типова форма № П-8
Затверджена постановою
Держкомстату РФ від 5 січня
ТОВ «Драйв Моторс»
НАКАЗ № 356 / 5
про припинення трудового договору з працівником
Припинити дію трудового договору від «15» лютого 2005р.
Звільнити «27» березня 2007р.
1. Морозову Надію Олексіївну - товарознавця, звільнити за систематичні порушення трудової дисципліни, що виразилися в запізнення на роботу.
2. Головному бухгалтеру забезпечити виробництво розрахунку з Н.А. Морозової в установленому порядку.
3. Начальнику відділу кадрів видати Н.А. Морозової трудову книжку, оформлену відповідно до законодавства.
4. Ознайомити Н. А. Морозову з цим наказом під розписку.
Підстава: доповідні про запізнення М.О. Морозової від 15.02.96 р., 23.02.96 р., 17.03.96 р.; пояснювальні Н.А. Морозової, згода профкому підприємства від 19.03.96 р., п. 3 ст. 33 КЗпП РФ.
Керівник організації
Генеральний директор Канащенко А.А. _____________________
З наказом ознайомлена Н.А. Морозова _____________________
Оригінал Г-ну Журавльову О.С.
керівникові Виставкового центру «Експо-Бізнес»
№
На № від
Про оренду виставкової площі.
Повідомляємо, що наша заявка на участь в осінній експозиції центру затверджена відбірковою комісією.
Просимо надати в оренду
Оплату гарантуємо. Наш р / р ...
Генеральний директор Т.В. Грачов
Виправлений варіантГ-ну Журавльову О.С.
керівникові Виставкового центру «Експо-Бізнес»
від Т.В. Грачова
Службовий лист.
Повідомляємо, що наша заявка на участь в осінній експозиції центру затверджена відбірковою комісією.
Просимо надати в оренду
Оплату гарантуємо. Наш р / р ...
Генеральний директор Т.В. Грачов _________________М.П.
Оригінал
Керівнику авторемонтного салону Пескарьова
Звертаюся до Вас з цієї доповідної з наступного приводу. Контрольні випробування відремонтованих машин часто вимагають затримки слюсарів і шоферів на понаднормову роботу. Ми часом стикаємося з труднощами з оформлення понаднормових в бухгалтерії. Тому Вам терміново необхідно розібратися в цьому питанні та забезпечити прийняття необхідних заходів з вищесказаного.
Начальник майстерні
Н.І. Смирнов
Виправлений варіант
Керівнику авторемонтного салону
Пескарьова Є.А. від начальника майстерні Н.І. Смирнова.
Доповідна записка.
Звертаюся до Вас з цієї доповідної з наступного приводу. Контрольні випробування відремонтованих машин часто вимагають затримки слюсарів і шоферів на понаднормову роботу. Ми часом стикаємося з труднощами з оформлення понаднормових в бухгалтерії. Тому Вам терміново необхідно розібратися в цьому питанні та забезпечити прийняття необхідних заходів з вищесказаного.
Начальник майстерні Н.І. Смирнов _____________________
«03» квітня