Створення запиту
Часто запити в Microsoft Access створюються автоматично, і користувачеві не доводиться самостійно їх створювати.
· Для створення запиту, який є основою форми або звіту, спробуйте використовувати майстер форм або майстер звітів. Вони служать для створення форм і звітів. Якщо звіт чи форма засновані на декількох таблицях, то за допомогою майстра також створюються їхні базові інструкції SQL. При бажанні інструкції SQL можна зберегти в якості запиту.
· Щоб спростити створення запитів, які можна виконати незалежно, або використовувати як базові для декількох форм або звітів, користуйтеся майстрами запитів. Майстри запитів автоматично виконують основні дії в залежності від відповідей користувача на поставлені питання. Якщо було створено декілька запитів, майстра можна також використовувати для швидкого створення структури запиту. Потім для його налагодження перейдіть в режим конструктора.
· Для створення запитів на основі звичайного фільтра, фільтра по виділеному фрагменту або фільтра для поля, збережіть фільтр як запит.
Якщо жоден з перерахованих методів не задовольняє вимогам, створіть самостійно запит в режимі конструктора.
Запити на вибірку та їх використання
Найбільш часто використовуваним запитом є запит на вибірку. Запит на вибірку повертає дані з однієї або декількох таблиць, а також результати, які при бажанні користувач може змінити (з деякими обмеженнями). Також можна використовувати запит на вибірку, щоб згрупувати записи для обчислення сум, середніх значень, перерахунку та інших дій. Для отримання прикладів запитів на вибірку натисніть кнопку. Для отримання додаткових відомостей про створення запитів натисніть кнопку.
Запити на внесення змін та їх використання
Запит на зміну - це запит, який за одну операцію вносить зміни в кілька записів. Існує чотири типи запитів на зміну: на видалення, на оновлення і додавання записів, а також на створення таблиці.
Запит на видалення
Видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць. Наприклад, запит на видалення дозволяє видалити записи про товари, поставки яких припинено або на які немає замовлень. За допомогою запиту на видалення можна видаляти тільки весь запис, а не окремі поля всередині неї.
Для отримання додаткових відомостей про створення запитів на видалення записів натисніть кнопку.
Запит на оновлення записів
Вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит на оновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.
Для отримання додаткових відомостей про створення запиту на оновлення записів натисніть кнопку.
Запит на додавання
Додає групу записів з однієї або декількох таблиць в кінець однієї або декількох таблиць. Наприклад, з'явилося кілька нових клієнтів, а також база даних, що містить відомості про них. Щоб не вводити всі дані вручну, можна додати до таблиці «Клієнти». Запит на додавання також корисний при виконанні наступних дій.
· Додавання полів на основі умов відбору. Наприклад, необхідно додати імена й адреси клієнтів з дуже великими замовленнями.
· Додавання записів, якщо деякі поля з однієї таблиці не існують в іншій. Наприклад, в демонстраційній базі даних «Борей» таблиця «Клієнти» містить 11 полів. Нехай потрібно додати записи з іншої таблиці з полями, відповідними 9 з 11 полів таблиці «Клієнти». Запит на додавання додасть дані в збігаються поля і пропустить решту.
Запит на створення таблиці
Створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для виконання наступних дій.
· Створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access. Наприклад, потрібно створити таблицю, яка містить кілька полів з таблиці «Працівники», а потім експортувати цю таблицю до бази даних, яка використовується відділом кадрів.
· Створення звітів, які містять дані, що відповідають певному моменту часу. Наприклад, 15 травня 1996 необхідно надрукувати звіт про обсяг продажів, зроблених у першому кварталі, заснований на даних, що містяться в базовій таблиці на 9:00 AM 1 квітня 1996. Звіт, заснований на запиті або інструкції SQL, вибирає з таблиць самі останні дані (дані на 15 травня 96), а не записи на зазначений момент часу. Щоб отримати дані на 9:00 AM 1 квітня 1996, необхідно розробити запит на створення таблиці, в якому потрібні записи відбираються в залежності від вказаного моменту часу і поміщаються в нову таблицю. Потім як основи для звіту слід використовувати цю таблицю, а не запит.
· Створення резервної копії таблиці.
· Створення архівної таблиці, яка містить старі записи. Наприклад, можна створити таблицю, що зберігає всі старі замовлення, перш ніж видалити їх з поточної таблиці «Замовлення».
· Підвищення швидкодії форм і звітів, які базуються на багатотабличних запитах або інструкціях SQL. Наприклад, потрібно вивести на друк декілька звітів, які базуються на запиті, що включає п'ять таблиць, в якому розраховуються загальні підсумки. Щоб прискорити процес, розробіть запит на створення таблиці, який видобуває необхідні записи і зберігає їх в одній таблиці. Потім на базі цієї таблиці створіть звіт або вкажіть її в інструкції SQL як джерело записів для форми або звіту. Це дозволить обійтися без повторних запусків запиту для кожного звіту. Однак слід пам'ятати, що після виконання запиту на створення таблиці дані в цій таблиці не змінюються.
Параметричні і перехресні запити
У перехресному запиті відображаються результати статистичних розрахунків (такі як суми, кількість записів і середні значення), виконаних за даними з одного поля таблиці. Ці результати групуються по двох наборах даних, один з яких розташований у лівому стовпчику таблиці, а другий - у верхньому рядку. Для отримання прикладу перехресного запиту натисніть кнопку. Для отримання додаткових відомостей про створення перехресного запиту за допомогою майстра натисніть кнопку. Для отримання додаткових відомостей про самостійне створення перехресного запиту натисніть кнопку.
Рада. Існує можливість вивести дані в перехресній таблиці без створення в базі даних окремого запиту. Для цього слід використовувати майстер зведених таблиць. У зведеній таблиці користувач має можливість змінювати заголовки рядків або стовпців, що дозволяє аналізувати дані різними способами.
Запит з параметрами - це запит, при виконанні якого в його діалоговому вікні користувачу видається запрошення ввести дані, наприклад умова для повернення записів або значення, яке має міститися в полі. Можна створити запит, в результаті якого виводиться запрошення на введення декількох даних, наприклад, двох дат. У результаті будуть повернені всі записи, що знаходяться між зазначеними двома датами.
Також запити з параметрами зручно використовувати в якості основи для форм і звітів. Наприклад, на основі запиту з параметрами можна створити місячний звіт про доходи. При виведенні даного звіту, на екрані з'явиться запрошення ввести місяць, доходи якого цікавлять користувача. Після введення місяця на екрані буде представлений необхідний звіт. Для отримання додаткових відомостей про запити з параметрами натисніть кнопку.
Можна створити спеціальну форму або діалогове вікно, яке замість діалогового вікна запиту з параметрами буде виводити запрошення на введення параметрів запиту.
Запити SQL і їх використання
Запит SQL - це запит, що створюється за допомогою інструкцій SQL. Прикладами запитів SQL можуть служити запити на об'єднання, запити до сервера, перехресні та підлеглі запити.
Запит на об'єднання
Цей тип запиту комбінує поля (стовпці) з однієї або декількох таблиць або запитів в одне поле в результатах запиту. Наприклад, якщо шість постачальників щомісяця надсилають нові списки устаткування, то з допомогою запиту на об'єднання ці списки можна об'єднати в один. А потім результати помістити в нову таблицю, створену з допомогою запиту на створення таблиці, заснованого на запиті на об'єднання. Для отримання прикладів запитів на об'єднання натисніть кнопку.
Для отримання додаткових відомостей про створення запитів на об'єднання натисніть кнопку.
Запит до сервера
Цей тип запиту відправляє команди безпосередньо в бази даних ODBC, наприклад Microsoft SQL, причому використовуються тільки команди, підтримувані сервером. Наприклад, запит до сервера використовується для повернення або зміни даних.
Для отримання додаткових відомостей про створення запитів до сервера натисніть кнопку.
Керуючий запит
Даний тип запиту створює або вносить зміни в об'єкти бази даних, такі як таблиці Microsoft Access або Microsoft SQL Server.
Для отримання додаткових відомостей про створення керуючих запитів натисніть кнопку.
Підлеглий запит
Цей тип запиту складається з вкладеною в запит на вибірку або запит на зміну інструкцію SQL SELECT. Щоб визначити нове поле, дану інструкцію можна ввести про рядок Поле в бланку запиту. Щоб вказати для цього поля умова відбору, введіть інструкцію в рядок Умова відбору. Підлеглі запити використовуються для:
· Перевірки наявності результатів підлеглого запиту (використовуються зарезервовані слова EXISTS або NOT EXISTS);
· Пошуку значень в основному запиті, які дорівнюють, перевищують або менше значень, що повертаються підлеглим запитом (використовуються зарезервовані слова ANY, IN або ALL);
· Створення підлеглих запитів всередині підлеглих запитів (вкладені запити).
Створення форми
Користувач має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів керування у формі. Для налаштування форми слід перейти в режим конструктора.
Для створення простої форми, яка містить один стовпець, використовується кнопка Новий об'єкт.
Передбачувані дії
Створення простої форми з допомогою кнопки Новий об'єкт
Створення форми за допомогою майстра
Створення форми без допомоги майстра
Створення форми на основі кількох таблиць
Створення форми із записів, відфільтрованих в таблиці, запиті або іншій формі
Створення звіту
Користувач має можливість розробити звіт самостійно або створити звіт за допомогою майстра. Майстер з розробки звітів Microsoft Access виконує всю рутинну роботу і дозволяє швидко розробити звіт. Після виклику майстра виводяться діалогові вікна з запрошенням ввести необхідні дані, і звіт створюється на підставі відповідей користувача. Майстер виявиться корисним навіть для досвідчених користувачів, так як дозволяє швидко розробити макет, службовець основою створюваного звіту. Після цього можна перейти в режим конструктора і внести зміни в стандартний макет.
Передбачувані дії
Створення звіту з однієї колонки за допомогою автоотчета
Створення звіту за допомогою майстра
Створення звіту без допомоги майстра
Створення звіту за кількома таблицями
Ключові поля.
Сила реляційних баз даних, таких як Microsoft Access, полягає в тому, що вони можуть швидко знайти і зв'язати дані з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів. Для цього кожна таблиця повинна містити одне або кілька полів, однозначно ідентифікують кожний запис у таблиці. Це називається ключовим полем таблиці. Якщо для таблиці позначені ключові поля, то Microsoft Access запобігає дублюванню або введення порожніх значень в ключове поле.
У Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складовою ключ.
Ключові поля лічильника
Поле лічильника можна задати таким чином, щоб додаванні кожного запису в таблицю в це поле автоматично вносилося порядкове число. Вказівка такого поля як ключового є найбільш простим способом створення ключових полів. Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля не були визначені, то при збереженні буде видане повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки Так буде створено ключове поле лічильника. Також таблиця може бути використана при реплікації бази даних. Для отримання додаткових відомостей натисніть кнопку.
Простий ключ
Якщо поле містить унікальні значення, такі як коди чи інвентарні номери, то це поле можна визначити як ключове. Якщо вибране поле містить повторювані або порожні значення, то воно не буде визначено як ключове. Для визначення записів, що містять повторювані дані можна виконати запит на пошук повторюваних записів. Якщо усунути повтори шляхом зміни значень неможливо, то слід або додати в таблицю поле лічильника і зробити його ключовим, або визначити складовою ключ.
Складовою ключ
У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, використовуваної для скріплення двох таблиць щодо «багато-до-багатьох». Прикладом такої таблиці може служити таблиця «Замовлено» з демонстраційної бази даних «Борей», що зв'язує таблиці «Замовлення» та «Товари». Ключ у цій таблиці складається з двох полів: «КодЗаказа» і «КодТовара». У таблиці «Замовлено» може бути представлено багато товарів і багато замовлень, але кожен товар включається до замовлення тільки один раз, тому комбінація значень полів «КодЗаказа» і «КодТовара» достатня для утворення ключа.
Іншим прикладом може служити база даних по складських запасах, у якій використовуються один основний та один або декілька допоміжних інвентарних номерів.
Примітка. Якщо визначити відповідний набір полів для складеного ключа складно, просто додайте поле лічильника і зробіть його ключовим. Наприклад, не рекомендується визначати ключ по полях «Імена» та «Прізвища», оскільки не можна виключити повторення цієї пари значень для різних людей.
Пошук даних
У Microsoft Access існує безліч способів відібрати тільки необхідні дані при виконанні пошуку конкретного значення, одного запису або групи записів.
· За допомогою діалогового вікна Пошук легко знайти конкретні записи або певні значення в полях. При виявленні кожного входження необхідного елемента виконується переміщення по записах. Якщо потрібно замінити конкретні виявлені при пошуку значення, слід скористатися діалоговим вікном Заміна.
· Фільтри дозволяють тимчасово ізолювати і переглянути конкретний набір записів у відкритій формі або у відкритому об'єкті в режимі таблиці.
· Запити дають можливість працювати з конкретним набором записів, які задовольняють умовам, заданим для однієї або декількох таблиць бази даних. При виконанні запиту стає можливою незалежна робота з цим набором записів в конкретній формі або в об'єкті в режимі таблиці.
Метод пошуку даних
Діалогове вікно Пошук
Діалогове вікно Заміна
Фільтр в таблиці, запиті або формі
Запит
Властивість Фільтр (Filter) визначає підмножина записів, які виводяться після застосування фільтра до форми, запиту або таблиці.
Значення
Значення властивості Фільтр (Filter) визначається строковим виразом, що містить пропозицію WHERE без ключового слова WHERE. Наприклад, наступні інструкції Visual Basic визначать фільтр, що відбирає клієнтів з Росії:
Me.Filter = "Країна = 'Росія'"
Me.FilterOn = True
Значення даної властивості задається у вікні властивостей форми або звіту, в макросі або в програмі Visual Basic.
Крім того, можна задати значення даної властивості в режимі форми або в режимі таблиці. Для цього слід вибрати в меню Записи команду Фільтр і одну з команд у підменю.
Примітка. Значення властивості Фільтр (Filter) не роблять впливу на властивість Filter об'єктів доступу до даних.
Додаткові відомості
Властивість Фільтр (Filter) використовується для збереження фільтра, який передбачається застосовувати надалі. Фільтри збережуться разом з об'єктами, в яких вони створені. Збережені фільтри автоматично завантажуються разом з об'єктами, але при цьому не застосовуються автоматично.
При створенні нового об'єкта він успадковує значення властивостей Джерело записів (RecordSource), Фільтр (Filter), Порядок сортування (OrderBy) і Сортування включена (OrderByOn) таблиці або запиту, на базі яких створюється об'єкт.
Для застосування збереженого фільтра до форми, запиту або таблиці слід натиснути кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів, вибрати в меню Записи команду Застосувати фільтр або задати в макросі або в програмі Visual Basic для властивості Фільтр включений (FilterOn) значення True (-1). Для того щоб застосувати фільтр у звіті, слід задати значення «Так» для властивості Фільтр включений у вікні властивостей звіту.
Кнопка Застосувати фільтр служить індикатором стану властивостей Фільтр (Filter) і Фільтр включений (FilterOn). Поки відсутня фільтр, який можна застосувати, ця кнопка є недоступною. Якщо існуючий фільтр вже застосовано, кнопка Застосувати фільтр виводиться натиснутою.
Для автоматичного застосування фільтра при відкритті форми слід вказати у властивості події форми Відкриття (OnOpen) або макрос, містить макрокоманду ПріменітьФільтр (ApplyFilter), або процедуру обробки події, в якій викликається метод ApplyFilter об'єкта DoCmd.
Для зняття фільтру слід ще раз натиснути натиснуту кнопку Застосувати фільтр, вибрати в меню Записи команду Видалити фільтр або задати в програмі Visual Basic для властивості Фільтр включений (FilterOn) значення False (0).
Примітка. Для збереження фільтра як запит, виберіть в меню Файл команду Зберегти як запит у вікні фільтра для форми або у вікні розширеного фільтра.
Якщо значення властивості Фільтр (Filter) задається в режимі конструктора форми, Microsoft Access не перевіряє правильність вираження SQL. Якщо введено невірне вираження SQL, помилка виникає при застосуванні фільтра.
Нові характеристики фільтрів
Завдяки введенню двох нових способів застосування фільтрів, використання фільтрів в Microsoft Access 97 стало більш зручним і легким.
Тип фільтру Тип пошуку
Нове в Access 97
Введення даних у фільтр
Пошук входження точного шуканого значення або результату вираження, введеного в поле Фільтр для в контекстному меню, яке відкривається після клацання правою кнопкою миші на формі або на полі таблиці.
Фільтр по виділеному
Пошук всіх записів, які містять виділене значення, якщо безпосередньо у формі або в таблиці вибрати (виділити) шукане значення, а потім натиснути кнопку Фільтр по виділеному на панелі інструментів.
Виняток виділеного значення
Пошук всіх записів, що не містять виділене значення, якщо безпосередньо у формі або в таблиці вибрати (виділити) шукане значення, а потім вибрати команду Виключити виділене в контекстному меню.
Звичайний фільтр
Пошук всіх записів, які містять значення або значення, введені в режимі форми або таблиці з пустими полями (не містять дані). Щоб задати шукане значення, введіть його з клавіатури або виберіть в списку в полі.
Примітка. Розширені фільтри створюються у вікні розширеного фільтра за допомогою бланка запиту, який в попередніх версіях називався бланком запиту за зразком (QBE).
Крім того, фільтри дозволяють виконувати наступні операції.
Відбір записів в таблиці або запиті
Для відбору записів в таблиці або запиті в режимі таблиці можна використовувати будь-який фільтр.
Збереження фільтра разом з таблицею, запитом або формою
При збереженні таблиці, запиту або форми також зберігається і фільтр, а проте при повторному відкритті цих об'єктів автоматичного застосування цього фільтру не відбувається. Фільтр застосовується при необхідності.
Створення нової форми або звіту на основі відібраних даних
Припустимо створення форми або звіту як безпосередньо з відібраних записів, що знаходяться у відкритій таблиці або запиті, або на основі закритою таблиці або запиту зі збереженим фільтром. В останньому випадку форма або звіт успадковують фільтр.
Застосування, видалення або зміна успадкованого фільтра і порядку сортування
Для управління фільтром і порядком сортування, які успадковуються звітом, використовуються наступні нові властивості: Фільтр (Filter), Фільтр включений (FilterOn), Порядок сортування (OrderBy) і Сортування включена (OrderByOn). Властивості Фільтр (Filter) та Порядок сортування (OrderBy) також застосовні до форм, таблиць і запитів, проте для їх зміни замість безпосередньої установки їх значень допустимо використання фільтрів і сортування.
Застосування фільтра до підлеглої формі
Фільтр дозволяє накласти обмеження на записі підпорядкованої форми, не накладаючи обмежень на записі головної форми.
Управління фільтрами з програм або з макросів
Створення індексу для прискорення пошуку і сортування записів
За допомогою індексів сортування та пошук записів прискорюється. У таблицях Microsoft Access індекси використовуються також як і в книгах: щоб знайти дані, здійснюється їх пошук в індексі. Можна створити індекси, засновані на одному або декількох полях. Складові індекси дозволяють користувачеві провести розходження між записами, у яких перші поля можуть мати однакові значення.
Вибір полів для індексування
В основному потрібно індексувати поля, для яких часто здійснюється пошук, сортування або поля, об'єднані з полями з інших таблиць в запитах. Однак іноді при використанні індексів дію сповільнюється, наприклад, при додаванні запитів складові індекси мають оновлюватися.
Ключові поля таблиці індексуються автоматично. Не можна індексувати поля з типом даних поле МЕМО, гіперпосилання або об'єкт OLE. Для решти полів індексування використовується, якщо виконуються наступні умови.
· Поле має текстовий, числовий, грошовий тип або тип дати / часу.
· Не потрібно здійснювати пошук значень у полі.
· Не треба здійснювати сортування значень у полі.
· Не треба здійснювати сортування різних значень в полі. Якщо поле містить багато однакових значень, то застосування індексу незначно прискорить роботу запитів.
Складові індекси
Якщо передбачається, що сортування або пошук двох і більше полів одночасно буде часто виконуватися, можна створити складовою індекс. Наприклад, якщо для одного і того ж запиту часто встановлюється критерій для полів «Ім'я» і «Прізвище», то для цих двох полів має сенс створити складовою індекс.
Під час сортування таблиці за складеним індексу спочатку здійснюється сортування по першому полю, визначеного для даного індексу. Якщо в першому полі містяться записи з повторюваними значеннями, то сортування здійснюється по другому полю, визначеного для даного індексу, і так далі.
Передбачувані дії
Визначення індексу для одного поля
Визначення складеного індексу
Перегляд і редагування індексів
Связивпаніе баз даних.
Увага! Перед тим як приступити до імпорту або зв'язування даних, необхідно створити або відкрити базу даних Microsoft Access, в якій міститимуться імпортовані або пов'язані таблиці. Для отримання додаткових відомостей про створення бази даних натисніть кнопку.
Microsoft Access підтримує імпорт або зв'язування даних з таблиць інших баз даних Microsoft Access (версій 1.x, 2.0 та 7.0/95 і 8.0/97), а також дані з інших програм і файлів інших форматів, наприклад, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro або Paradox. Microsoft Access також забезпечує імпортування та зв'язування мовних таблиць і списків (тільки для читання), що можуть перебувати на персональному комп'ютері, на мережному сервері або на сервері Інтернету.
При імпорті даних створюється їх копія в новій таблиці поточної бази даних Microsoft Access. Вихідна таблиця або файл при цьому не змінюються. Зв'язування даних дозволяє читати і в більшості випадків оновлювати дані в зовнішньому джерелі даних без їх імпорту. Формат зовнішніх джерел даних не змінюється, тому файл можна продовжувати використовувати в додатку, в якому він був створений, але при цьому з'являється можливість додавати, видаляти або змінювати дані в Microsoft Access.
У Microsoft Access для позначення пов'язаних таблиць і таблиць, що зберігаються в поточній базі даних, використовуються різні значки. Якщо видалити значок пов'язаної таблиці, видаляється зв'язок з таблицею, але не сама зовнішня таблиця.
Імпортовані дані не можна відразу додавати в існуючі таблиці (за винятком імпорту таблиць або текстових файлів). Однак після імпорту таблиці можна додати дані в іншу таблицю за допомогою запиту на додавання.
Допускається імпорт не тільки таблиць, а й інших об'єктів баз даних, наприклад, форм або звітів з іншої бази даних Microsoft Access.
Якщо доводиться регулярно повторювати операцію імпорту, автоматизуйте цей процес за допомогою макросів або програм мовою Visual Basic для додатків.
Макрос
Макросом називають набір з однієї або більше макрокоманд, що виконують певні операції, такі як відкриття форм або друк звітів. Макроси можуть бути корисні для автоматизації часто виконуваних завдань. Наприклад, при натисканні користувачем кнопки можна запустити макрос, який роздрукує звіт.
Макрос може бути як власне макросом, що складається з послідовності макрокоманд, так і групою макросів. У деяких випадках для вирішення, чи повинна в занедбаному макросі виконуватися певна макрокоманда, може застосовуватися умовний вираз.
Послідовність макрокоманд
Наступний макрос складається з серії макрокоманд. Ці дії виконуються кожного разу при запуску макросу. Для запуску макросу слід звернутися до імені макросу «Перегляд товарів».
Група макросів
При наявності великої кількості макросів, об'єднання споріднених макросів в групи може спростити управління базою даних. Для перегляду імен макросів для обраної групи макросів достатньо в вікні макросу в меню Вид вибрати команду Імена макросів.
Наприклад, наступна група макросів з ім'ям «Кнопки» складається з трьох споріднених макросів: «Співробітники», «Товари» і «Звіти». У кожному макросі міститься макрокоманда ОткритьФорму (OpenForm), а в макросі «Товари» крім того макрокоманда СдвігРазмер (MoveSize).
Ім'я в стовпці Ім'я макросу визначає кожен макрос. При запуску макросу у групі макросів, виконується макрокоманда у стовпці Макрокоманда, а також всі наступні дії, в яких стовпець Ім'я макросу порожній.
Для запуску макросу із групи макросів слід вказати назву групи, а потім, через крапку, ім'я макросу. У попередньому прикладі для звернення до макросу «Працівники» у групі макросів «Кнопки» слід було використовувати синтаксис Кнопкі.Сотруднікі.
Умовні дії
Для виведення стовпця Умова слід у вікні макросу в меню Вид вибрати команду Умови. Наступний макрос запускає дії Повідомлення (MsgBox) і ОстановітьМакрос (StopMacro) тільки в тих випадках, коли умова в стовпці Умова істинно (коли поле «КодПоставшіка» має значення Null).
Створення макросу
1 У вікні бази даних виберіть вкладку Макроси.
2 Натисніть кнопку Створити.
3 У клітинці стовпця Макрокоманда натисніть кнопку розкриття списку, що відкриває список макрокоманд.
4 Виберіть ім'я дії.
5 Введіть текст коментаря до макрокоманді (необов'язково).
6 У нижній половині вікна, при необхідності, вкажіть аргументи дії. Для отримання додаткових відомостей про завдання аргументів макрокоманд натисніть кнопку.
7 Для додати до макрос інших макрокоманд перейдіть на наступний рядок і повторіть кроки з 3 по 6. Дії виконуються в порядку їх розташування у бланку.
Рада. Існує наступний прийом швидкого створення макросу, що виконує дії над конкретним об'єктом бази даних. Виберіть об'єкт у вікні бази даних і перемістіть його за допомогою миші в клітинку дії у вікні макросу. Наприклад, для того щоб створити макрос, що відкриває форму, перемістіть за допомогою миші форму в клітинку дії. Для цього розташуйте вікно бази даних і вікно макросу поруч на екрані за допомогою команди Зверху вниз або Зліва направо з меню Вікно; потім виберіть у вікні бази даних вкладку об'єктів потрібного типу, виберіть об'єкт і перемістіть його за допомогою миші в клітинку дії. При перенесенні макросу в клітинку дії вводиться макрокоманда, що запускає цей макрос, а при перенесенні інших об'єктів (таблиць, запитів, форм, звітів або модулів) в макрос додається макрокоманда, що відкриває об'єкт.
Угрупування записів у звіті
У звітах допускається угруповання по 10 і менше полях або виразами.
1 Відкрийте звіт у режимі конструктора.
2 Натисніть кнопку Сортування й угруповання на панелі інструментів, щоб відкрити вікно Сортування і угрупування.
3 Вкажіть порядок сортування даних у звіті.
4 Виберіть поле або вираз, для якого задаються параметри угруповання.
5 Задайте значення властивостей групи, перелічених у наступному списку. Щоб створити рівень угруповання і визначити інші параметри групи, необхідно задати значення «Так» принаймні для одного з властивостей Тема групи (GroupHeader) або Примітка групи (GroupFooter).
· Тема групи (GroupHeader). Додає або видаляє заголовок групи, яка визначається полем або виразом.
· Примітка групи (GroupFooter)
. Додає або видаляє область приміток групи, яка визначається полем або виразом.
· Групування (GroupOn). Визначає спосіб угруповання значень. Список доступних значень цієї властивості залежить від типу даних поля, по якому проводиться угруповання. При групуванні за висловом виводиться повний список значень даної властивості.
· Інтервал (GroupInterval). Визначає будь допустимий інтервал значень поля або виразу, за яким проводиться угруповання.
· Не розривати (KeepTogether). Визначає чи скасовує обов'язкову друк групи на одній сторінці.
Цілісність БД.
Цілісність даних означає систему правил, які використовуються в Microsoft Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також забезпечує захист від випадкового видалення або зміни пов'язаних даних. Встановити цілісність даних можна, якщо виконані наступні умови.
· Пов'язане полі головної таблиці є ключовим полем або має унікальний індекс.
· Зміни, пов'язані поля мають один тип даних. Тут існує два винятки. Поле лічильника може бути пов'язано з числовим полем, якщо в останньому у властивості Розмір поля (FieldSize) зазначено значення «Довге ціле». А також поле лічильника можна пов'язати з числовим полем, якщо і в обох осередках властивості Розмір поля (FieldSize) задано значення «Код реплікації».
· Обидві таблиці належать одній базі даних Microsoft Access. Якщо таблиці є пов'язаними, то вони повинні бути таблицями Microsoft Access. Для установки цілісності даних база даних, в якій знаходяться таблиці, повинна бути відкрита. Для зв'язаних таблиць з баз даних інших форматів встановити цілісність даних неможливо.
Встановивши цілісність даних, необхідно слідувати наступним правилам.
· Неможливо ввести в поле зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, що не міститься в ключовому полі головної таблиці. Однак у поле зовнішнього ключа можливий введення порожніх значень, що показують, що записи не є пов'язаними. Наприклад, не можна зберегти запис, що реєструє замовлення, зроблене неіснуючим клієнтом, але можна створити запис для замовлення, який поки не віднесено ні до одного з клієнтів, якщо ввести пусте значення в полі «КодКліента».
· Не допускається видалення запису з головної таблиці, якщо існують пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці. Наприклад, неможливо видалити запис з таблиці «Працівники», якщо в таблиці «Замовлення» є замовлення, пов'язані з даному співробітнику.
· Неможливо змінити значення первинного ключа в головній таблиці, якщо існують записи, пов'язані з даною. Наприклад, неможливо змінити код співробітника в таблиці «Працівники», якщо в таблиці «Замовлення» є замовлення, пов'язані з цього співробітника.
Щоб накласти ці правила на конкретний зв'язок, при її створенні слід встановити прапорець Забезпечення цілісності даних. Якщо цей прапорець встановлений, то будь-яка спроба виконати дію, порушує одне з перерахованих вище правил, призведе до виведення на екран попередження, а сама дія виконано не буде.
Форми або звіти, не пов'язані з таблицею, запитом або інструкцією SQL (що мають пусте значення властивості Джерело записів (RecordSource)). Прикладом вільної форми може служити діалогове вікно.
Запити по декількох таблицях.
· У режимі конструктора запиту перемістіть за допомогою миші поле зі списку полів однієї таблиці або запиту у відповідне поле (поле, що має однаковий або сумісний тип даних, що містить схожі дані) зі списку полів іншої таблиці або запиту.
При використанні цього типу об'єднання з обох таблиць або запитів вибираються записи, тільки якщо значення об'єднаних полів рівні.
Примітки
· Числові поля можуть бути об'єднані, тільки якщо властивість Розмір поля (FieldSize) має значення Байт (Byte), Ціле (Integer) або Довге ціле (Long Integer).
· Тип об'єднання можна змінити таким чином, що з таблиці або запиту будуть обрані всі записи, не залежно від того, чи містить друга таблиця або запит відповідні їм записи.
Сортування записів у таблиці.
Виконання сортування записів для форми або підлеглої форми в режимі форми або для таблиці, запиту, форми або підлеглої форми в режимі таблиці допускається навіть в тому випадку, коли вже застосований фільтр. Також для сортування даних, відбираються фільтром, слід вказати порядок сортування у вікні розширеного фільтра, а для сортування результатів запиту слід задати порядок сортування в режимі конструктора запиту.
При виконанні сортування записів є можливість виконати просту сортування, при якій всі записи сортуються або за зростанням, або за спаданням (але не в тому і іншому порядку одночасно). При вказівці порядку сортування записів у режимі конструктора запиту або у вікні розширеного фільтра є можливість виконати складне сортування. Це означає, що за деякими полях допускається сортування за зростанням, а по інших полях сортування за спаданням.
Незалежно від використовуваного способу сортування записів Microsoft Access зберігає порядок сортування при збереженні форми або об'єкта в режимі таблиці та повторно застосовує його при новому відкритті об'єкта або при створенні нової форми або звіту на основі цього об'єкта.
Особливості сортування записів
· При збереженні таблиці, запиту або форми зберігається і їх порядок сортування. Якщо нова форма або звіт грунтуються на таблиці або запиті, порядок сортування яких був збережений разом з ними, то він перейде і до нової форми або звіту.
· В одному або декількох полях результатів запиту або розширеного фільтра може бути відсортовано до 255 символів.
· Порядок сортування залежить від настройок мови, визначених у діалоговому вікні Параметри при створенні бази даних. Щоб перевірити або змінити це налаштування в меню Сервіс виберіть команду Параметри, перейдіть на вкладку Загальні і зверніться там до поля Порядок сортування бази даних.
· Якщо бланк запиту або фільтра містить знак «зірочка» зі списку полів, то визначити в ньому порядок сортування можна, тільки додавши в нього поля, які необхідно відсортувати.
· Для сортування даних від більш ранньої дати до більш пізньої використовуйте зростаючий порядок сортування. У зворотному випадку використовуйте регресний порядок.
· Цифри, що знаходяться в текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Щоб їх відсортувати в числовому порядку, всі текстові рядки містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то на початку повинні стояти незначущі нулі. Наприклад, результатом сортування за зростанням текстових рядків «1», «2», «11» і «22» буде «1», «11», «2», «22». Щоб рядки були відсортовані належним чином, перед числами з меншою розрядністю введіть нулі: «01», «02», «11», «22». Ще одним рішенням даної проблеми для полів, що не містять порожні значення, буде використання функції Val для сортування числових значень рядків. Наприклад, якщо стовпець «Вік» є текстовим полем, то, щоб належним чином провести в ньому сортування даних, в осередку Поле необхідно вказати функцію Val ([Вік]), а в комірці Сортування вказати потрібний порядок сортування. Якщо в текстовому полі знаходяться тільки числові значення або значення дат, то рекомендується змінити в цій таблиці тип поля на числовий, грошовий або Дата / час. Тоді сортування містяться в даному полі чисел або дат буде виконана належним чином без введення додаткових нулів.
· При сортуванні поля в зростаючому порядку записи, що містять порожні поля (з порожніми значеннями), зазначаються в списку першими. Якщо поле містить записи як з порожніми значеннями, так і з порожніми рядками, при сортуванні першими будуть відображені поля з порожніми значеннями, а відразу за ними поля з порожніми рядками.
· Неможливо сортувати поля МЕМО, гіперпосилання або об'єкти OLE.
Додавання нових даних у режимі таблиці.
1 Відкрийте таблицю в режимі таблиці або форму в режимі форми.
2 Натисніть на панелі інструментів кнопку Новий запис.
3 Введіть дані та натисніть клавішу TAB для переходу до наступного поля.
В кінці запису натисніть клавішу TAB для переходу до наступного запису.
Для видалення записів небх вибрати всі поля запису та натиснути кнопку Видалити запис на панелі інструментів.
Створення структури БД.
У Microsoft Access перш ніж створювати таблиці, форми та інші об'єкти необхідно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.
Етапи проектування бази даних
Нижче наведені основні етапи проектування бази даних:
1 Визначення мети створення бази даних.
2 Визначення таблиць, які повинна містити база даних.
3 Визначення необхідних у таблиці полів.
4 Завдання індивідуального значення кожному полю.
5 Визначення зв'язків між таблицями.
6 Оновлення структури бази даних.
7 Додавання даних і створення інших об'єктів бази даних.
8 Використання засобів аналізу в Microsoft Access.