Зміст
Правила оформлення документів. Вимоги до бланків документів. Реквізити та їх призначення.
Вимоги до бланків документів
Система організаційно-розпорядчої документації
Список літератури

Правила оформлення документів. Вимоги до бланків документів. Реквізити та їх призначення
З 1 липня 2003 р. введено новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює вимоги до оформлення документів. Він цікавий усім, кому доводиться працювати з такими документами, як постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи. Стандарт встановлює склад реквізитів управлінських документів, правила їх складання і розташування, а також вимоги до бланків документів [1].
Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, за яким п'ять років працювали тисячі фахівців, у тому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвячені заняття з підвищення кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою частиною курсу діловодства та управління в різних навчальних закладах. Введений стандарт встановлює єдині вимоги і правила оформлення документів управління незалежно від того:
· Державне це чи недержавне підприємство;
· Яким видом діяльності займається підприємство;
· Як ведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології).
Що ж нового передбачено в стандарті?
Мабуть, найголовніше міститься в його введення - вимоги даного стандарту є рекомендованими, а не обов'язковими.
Число реквізитів документів стало більше: 30вместо 29. У стандарті введені два нових реквізиту: ОГРН (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та ІПН / КПП (ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік). Виключений реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як тепер повинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа можна побачити на наведеному зразку.
Відмітка про контроль, раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, так як при підшивці документів в товстих папках цей реквізит було не видно. Крім того, багато організацій ставлять його штампом «Контроль», простановка якого на лівому полі була неможлива.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
У грифі затвердження найменування стверджує документа дається тепер в орудному відмінку (затверджено наказом), що, безумовно, логічніше, ніж було раніше (називний відмінок - затверджено наказ).
Косметичним змінам піддався реквізит «позначка про виконавця». Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо при великій кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я та по батькові повністю, тому що це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого не знаєш, у разі виникнення будь-яких питань по документу.
Змінилося розташування відмітки про наявність документа в організацію. У новому ГОСТі вона розміщується в правому нижньому кутку.
Всі інші реквізити істотно не змінилися.
До переваг нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднести невелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність і стабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правила складання документів у західному діловодстві в основному були сформовані в 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів [2].
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів; якісне та своєчасне складання та виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішній діяльності вашого підприємства.
При підготовці документів використовуються наступні реквізити:
Переглядаючи цей список, можна сказати наступне: деякі реквізити залишаються незмінними при оформленні різних документів одного підприємства - це емблема організації, назва організації та довідкові дані про організацію. Природно, підприємство не змінює свою назву або свою адресу кожен день або навіть кожен рік. Тому перші 9 реквізитів з таблиці називаються постійними реквізитами. Всі інші реквізити, що фіксуються при складанні конкретного документа, (німенованіе виду документа, дата документа і т.д.) на різних документах будуть відрізнятися - тому їх називають змінними реквізитами.

Вимоги до бланків документів

1. Документи виготовляють на бланках.
Встановлюються два основні формати бланків документів - А4 та А5; допускається використання бланків форматів A3 і А6 за ГОСТ 9327.
Бланки документів повинні мати поля не менше, мм:
· 20 - лівий;
· 10 - праве;
· 20 - верхнє;
· 10 - нижнє.
2. Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.
Бланки допускається виготовляти друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або відтворювати за допомогою засобів обчислювальної техніки безпосередньо при виготовленні конкретного документа. Виняток становлять бланки організацій із зображенням Державного герба Російської Федерації або гербів суб'єктів Російської Федерації, порядок виготовлення яких наведений у розділі 5.
3. Бланки документів проектують відповідно до додатка, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташування реквізитів, пунктиром - змінні. Кожна зона визначається сукупністю реквізитів.
4. Можна використовувати два варіанти розташування реквізитів на бланках - кутовий і поздовжній.
5. Реквізити 01, 02, 03 розташовують над серединою реквізиту 06. Реквізит 06 допускається розташовувати на рівні реквізиту 03.
Реквізити 06, 07, 08, 12, обмежувальні відмітки для реквізитів 09, 10, 11 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
· Центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
· Прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
6. Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюють такі види бланків документів:
· Загальний бланк;
· Бланк листа;
· Бланк конкретного виду документа, крім листа.
Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа. Бланки структурного підрозділу організації або посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підпису.
7. Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 06.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07 і, при необхідності, обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17; 18; 19. Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 09, 10, 11, 12, 17, 18.
8. На бланках організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національну мову, реквізити 06, 07, 12 друкують на двох мовах: російській та національному, на одному рівні поздовжнього бланка.
9. Допускається документи виготовляти на друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв засобів обчислювальної техніки.
Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки (заява, пояснювальна записка і т.п.).
10 При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.
11. Допускається друкування документів з використанням зворотного боку аркуша.

Система організаційно-розпорядчої документації

Державний герб РФ поміщають на бланках документів відповідно до постанови про Державний герб РФ.
Гріб суб'єкта РФ поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів РФ.
Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статуту. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб РФ.
Код організації проставляють за загальноросійським класифікатором підприємств і організацій.
Код форму документа проставляють по загальноросійському класифікатору управлінської документації.
Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.
Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності повна назва вищестоящої організації.
Найменування організацій суб'єктів РФ, які мають поряд з російською мовою як державної національну мову, друкують на двох мовах.
Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, коли воно закріплене в статуті. Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською мовою.
Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації зазначають тоді, якщо вони є авторами документа, і розміщують нижче реквізиту.
Автором документа може бути посадова особа, що представляють організацію.
Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за рішенням організації.
Найменування виду документа складеного чи виданого організацією, регламентується статутом і має відповідати видам документів, передбачених УСОРД.
У листі найменування виду документа не зазначають.
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу дата засідання. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа вважається найбільш пізня дата підписання.
Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна заповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ.
Реєстраційний номер документа, складений двома і більше організаціями, складається з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, що проставляється через косу лінію в порядку зазначення авторів в документі.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить реєстраційний номер і дату документа на який дається відповідь.
Місце складання документа вказують у разі, якщо утруднено його визначення за реквізитами.
Оформлення реквізитів, розміщених на робочому полі документа.
Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок на першому аркуші документа, і його можна доповнити даними, передбаченими законодавством про інформацію, віднесеної до державної таємниці та конфіденційної інформації.
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові фізичні особи. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Посада особи, якій адресовано документ вказують у давальному відмінку.
Якщо документ відправляється в кілька однорідних організацій, то їх слід вказувати узагальнено.
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документів.
Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому куті документа.
Документ затверджується посадовою особою або спеціально видаваним документом.
Резолюцію рекомендується наносити за деяким нахилом, пастою, що відрізняється за кольором від основного тексту документа.
Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші. Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Тема узгоджується з найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати на такі питання: про що, про кого і ін
До тексту документів оформлених на бланках А5 заголовок можна не складати.
Текст документа становлять російською або національною мовою відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови.
Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі їх:
· У федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів РФ;
· На підприємства, в організації та їх об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта РФ або розташовані на території інших суб'єктів РФ.
Тексти документів оформляються у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу. Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями признаков.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад однієї сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з 2-х частин. У першій частині вказують причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину.
У тексті документа підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити:
· Найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
· Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
· У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах едінолічія, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини.
· У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини.
· У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини.
· Текст протоколу викладають від третьої особи множини.
· У документах, які визначають права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів, а також містять опис, оцінку фактів чи висновку використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини.
У листах використовують такі форми викладу:
· Від першої особи множини;
· Від першої особи однини;
· Від третьої особи однини.
При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписі не вказується.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності відповідної посади.
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.
У документах складених комісією вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу.
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади та прізвища, при цьому не допускається ставити прийменник «за», напис від руки «зам» чи косу риску перед найменуванням посади.
Гриф узгодження документа складається із слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, яка погоджує документ, особистого підпису, розшифрування підпису і дата погодження.
Узгодження документа оформляють візою яка включає підпис візує, розшифровку підпису та дату, а при необхідності - посаду візує.
Візи проставляють на останньому аркуші оригіналу розпорядчого документа, на копії відправляється документа. Можливе оформлення віз розпорядчого документа на окремому аркуші.
Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, які фіксують факти пов'язані з фінансовими засобами.
Документи завіряються печаткою організації.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналом нижче реквізиту «підпис» проставляють:
· Завершительную напис «вірно»;
· Посаду особи, що завірила копію;
· Особистий підпис;
· Розшифровку підпису;
· Дату засвідчення.
Допускається завіряти копію документа печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Відмітка про виконавці включає прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавці розташовують на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.

Список літератури
1. Положення про Державний герб, затвердженому Указом Президента РФ від 30 листопада 1993 р. № 2050
2. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник. - 5-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2002.
3. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.
4. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: видавництво: Проспект. Рік видання: 2005.
5. ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Видавництво стандартів, 1997.