додати матеріал


Microsoft Outlook

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст

Введення

MS Outlook

Висновок

Література

Введення

представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Microsoft Outlook є програмою керування даними для настільного комп'ютера. Вона допомагає зручно організувати дані на вашому комп'ютері, надавати її для спільного користування та підтримувати зв'язок з іншими користувачами.

, приведем примеры и области ее использования. У даній роботі розглянемо основні характеристики програми MS Outlook, наведемо приклади і області її використання.

MS Outlook

Включити програму MS Outlook можна за допомогою кнопки «Пуск» або натиснувши на ярлик програми в Панелі MS Office.

Після запуску програми відкриється вікно, зразковий вигляд якого наведено нижче:

Використання Outlook для керування особистими та службовими даними

Outlook містить такі засоби управління даними особистого і службового характеру.

- Вхідні. Допомагає відправляти і отримувати повідомлення, коли ви знаходитесь на роботі, вдома або в дорозі. Перед відкриттям повідомлення, можна переглянути, а також відзначити, якщо вони вимагають проведення додаткових заходів.

- Календар. Контролює ваш розклад і планує зустрічі з іншими людьми. За допомогою календарика можна швидко знайти потрібне місце у розкладі та відобразити його на екрані. За допомогою наявної панелі завдань, де показані завдання на конкретний день, можна спланувати роботу над ними.

- Контакти. Зберігає та постійно оновлює відомості про ваших особистих і ділових контактах. Ці відомості можна швидко знаходити і сортувати будь-яким способом, вказуючи для кожного контакту декілька поштових адрес, номерів телефонів та адрес електронної пошти. Можна відразу перейти в сторінку Web будь-якого контакту.

- Завдання. Містить список справ особистого і службового характеру, які необхідно виконати. Завдання можна розставляти по пріоритетах, призначати іншим користувачам.

- Дневник. Реєструє зв'язку з деякими контактами, важливі елементи Outlook (наприклад, повідомлення електронної пошти) і файли, а також веде облік різних дій, відстежуючи їх виконання.

- Нотатки. Дозволяє робити на швидку руку запису на пам'ять; наприклад, питання, цінні думки, вказівки, а також тексти, які планується використовувати пізніше в іншому місці, і багато іншого.

- Файли. В Outlook можна відкривати, переглядати і колективно використовувати файли інших додатків Office.

- Загальні інструментальні засоби. У складі Outlook передбачений ряд інструментів, що підвищують ефективність роботи.

Використання Outlook для організації колективного доступу до даних у групі

Будучи членом робочої групи, за допомогою Outlook ви можете більш ефективно спілкуватися з іншими членами групи та організовувати планомірне використання загальнодоступних даних. Для цих цілей Outlook представляє наступні можливості:

Настроювані подання. Дозволяють створювати власні уявлення з потрібними параметрами угруповання, сортування та параметрами стовпців, забезпечують стандартний режим перегляду даних членами робочої групи.

Список учасників. Показує перелік учасників зборів, на яке ви запрошені.

Автонабір і відстеження дзвінків. Автоматичний набір номера телефону контакту, якщо є модем. Відстеження тривалості телефонної розмови, збереження нотаток, зроблених під час розмови.

Передача прав доступу і дозвіл на роботу в папці. и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере Microsoft Exchange . Дозволяє передавати іншій особі права доступу у ваші папки Outlook і права на відправку пошти від вашого імені, або надавати колезі права читання, зміни або створення елементів у ваших загальних і особистих папках на сервері Microsoft Exchange.

Електронна пошта. Дозволяє вести листування з іншими користувачами за допомогою комп'ютера, посилати їм файли-вкладення, відповідати на запрошення на збори і на запити з пропозицією завдань.

Планування груп. Дозволяє планувати збори і резервувати для них приміщення і необхідне обладнання. Розклад складається за допомогою аналізу інтервалів зайнятості запрошених на збори і необхідних ресурсів.

Загальні папки. Застосовуються для збору, організації та спільного використання файлів і елементів Outlook в рамках робочої групи або всієї організації. Забезпечують участь у публічних обговореннях оперативних із залученням багатьох користувачів. Дозволяють спільно використовувати в групі один список контактів або завдань.

Сумісність з Schedule +. Забезпечує можливість обміну запрошеннями на збори та відомостями про зайнятість з користувачами Schedule +. Дозволяє використовувати Schedule + 95 в якості особистого календаря та інструменту складання розкладів груп, залишивши у віданні Outlook зв'язок поштою та інші функції. Таким чином можна користуватися одним розкладом спільно з усіма членами групи, включаючи тих, у яких Outlook не встановлено.

Призначення завдання. Дозволяє передати запит із завданням колезі, який має право прийняти завдання, відхилити або перепризначити. Після прийняття завдання Outlook буде відстежувати стан завдання та оновлювати його у вашому списку завдань.

Голосування. Дозволяє проводити опитування, посилаючи в поштовому повідомленні питання з кількома варіантами відповіді і підраховуючи результати відповідей.

Форми Outlook. Дозволяє створювати будь-які форми, в яких можна задавати і показувати різні дані.

Для розробників - бібліотека об'єктів автоматизації. Дозволяє розробляти додаткові програми для читання і запису даних Outlook. Забезпечує інтеграцію в Outlook макрокоманд і додатків мови Visual Basic Scripting Edition.

Використання Outlook спільно з іншими додатками Office

Якщо ви знайомі з будь-якими додатками пакета Microsoft Office, з Microsoft Exchange або Schedule +, вам будуть зрозумілі багато команд і інструменти Outlook.

Вкладення. Дозволяє включати файли Office в такі елементи Outlook, як поштові повідомлення, зустрічі, контакти, завдання і щоденникові записи.

Автодневнік. Автоматичний запис створюваних або відкриваються документів Office.

Провідник по документах. Дозволяє переглядати і відшукувати в Outlook файли Office. Властивості документів. Параметри пошуку, сортування, групування та часткового відображення вмісту файлів Office в Outlook.

Редагування методом «перенести і залишити». Дозволяє копіювати дані безпосередньо з Outlook в інші додатки Office і назад.

Майстер імпорту та експорту. Допомагає імпортувати і експортувати файли Microsoft Excel, Microsoft Access та інших форматів.

Злиття пошти спільно з Word. Дозволяє створювати конверти, наклейки та листи на основі списку контактів Outlook.

Помічник Office. Пропонує допомогу при роботі в Outlook. Дає довідки про майстрів, показує поради та повідомлення.

Панель Office. Дозволяє швидко відправити повідомлення, організувати зустріч, створити завдання, контакт, запис у щоденнику або замітку, навіть якщо Outlook не запущений. Панель Office можна налаштувати, включивши в неї кнопки для часто використовуваних файлів. У пакеті Office 03 при звичайному варіанті установки панель Office не формується, якщо вона не була встановлена ​​у складі Office 97. Для створення панелі Office повторіть програму установки Office.

Шаблони Office. Використовуються при створенні в Outlook нових документів по шаблонах Office.

Зв'язки завдань. Дозволяють створити завдання Outlook у додатку Office і згодом простежити за нею в Outlook.

Майстер листи Word. Дозволяє написати у Word новий лист, призначене члена списку контактів Outlook.

WordMail 03. Дозволяє використовувати Word як текстовий редактор повідомлень електронної пошти.

Файли Office в якості форм Outlook. Дозволяє використовувати файли Office в якості форм Outlook при створенні нестандартних елементів.

Використання Outlook в Інтернеті

Якщо ви користуєтеся мережею Інтернет, за допомогою Outlook можна надсилати на мережі Інтернет електронну пошту. Крім того, Outlook дозволяє організовувати ваші особисті адреси Web і надавати їх іншим користувачам.

Автоперевірка імен. Автоматично шукає в адресній книзі імена або адреси Інтернет, набираються в полях Кому, Копія та СК повідомлення, потім перевіряє відповідність імен або адрес вмісту адресної книги.

Доступ до сторінки Web контакту. Дозволяє зберігати адресу Web-сторінки контакту для швидкого переходу в неї.

Гіперпосилання в поштових повідомленнях. Дозволяє ввести або скопіювати адрес призначення у текстове поле повідомлення і автоматично створити гіперпосилання на текст. Одержувач, клацнувши гіперпосилання, може відразу перейти в Web-сторінку або на файл-сервер.

Internet Mail і запрошення на збори. Використовується для відправлення та одержання листів і запрошень на збори передачі через постачальника сервісу Інтернет або через порт Internet Mail на сервері Microsoft Exchange.

Організація Web-сторінок в загальній папці. Дозволяє збирати Web-сторінки для спільного використання в групі і відстежувати частоту їх використання при оновленні, їх приналежність будь-кому і т.п.

Папка Вибране. Дозволяє за допомогою програми перегляду Web переходити в цікавлять вас Web-сторінки з папки Обране на панелі Outlook. Адреси Web-сторінок можна зберігати в загальних папках з метою їх доступності для всієї групи.

Вхідні

Автоматична перевірка імен. Автоматично шукає в адресній книзі імена, які набираються в полях Кому, Копія та СК повідомлення, потім перевіряє відповідність імен вмісту адресної книги.

Автоперегляд. Дозволяє читати кілька перших рядків повідомлення, не відкриваючи його.

Автоподпісь. Автоматично додає до відправляється поштовим повідомленням особистий підпис або який-небудь текст, а також вставляє їх у будь-які елементи.

Цифрова захист. Підписує повідомлення цифровим підписом щоб уникнути внесення змін сторонніми. Зашифровує повідомлення (включаючи вкладення) для забезпечення його перегляду тільки зазначеними адресатами.

Доступ до вкладень. Дозволяє відкривати і переглядати вкладення для швидкого перегляду потрібних відомостей, не торкаючись самого повідомлення.

Пошук всіх однотипних повідомлень і всіх повідомлень від цього відправника. Шукає в активній папці всі повідомлення на одну тему або всі повідомлення, отримані від конкретного відправника.

Гіперпосилання. Дозволяють включати в поштове повідомлення пряме посилання на сервер або сторінку Web.

Термін дії повідомлення і відкладена доставка. Зазначає у повідомленні певний момент його видалення після закінчення терміну дії. Повідомлення відправляється негайно, але доставляється адресатам пізніше, у вказаний час.

Відкликання повідомлення. Відкликає непрочитані повідомлення у отримувачів та за необхідності замінює їх новими.

Відстеження повідомлення. Дозволяє відстежити час прийому або відкриття повідомлення одержувачем. Всі повідомлення про доставку, читанні, відкликання і голосуванні зводяться воєдино в первісному повідомленні.

Відмітка повідомлення. Визначає дії, які необхідно виконати у зв'язку з даним повідомленням.

Дистанційна пошта. Дозволяє працювати з повідомленнями електронної пошти у віддаленому режимі і підключатися до оперативної служби для завантаження тільки певних повідомлень, потрібних в даний момент. При цьому економиться час і місце на диску.

Примітки до відповіді. Позначає вашим ім'ям зміни, внесені в текст при відповіді на повідомлення, для зручності виявлення вашої правки.

Голосування. Дозволяє проводити опитування, посилаючи в повідомленні питання з кількома варіантами відповіді і підраховуючи результати. Підсумки голосування зводяться в первісному повідомленні.

Календар

Події на цілий день і на кілька днів. Дозволяє планувати такі події, як дні народження та семінари, а також позначати відповідний час у розкладі як вільне або зайняте.

Перегляд по днях, тижнях або місяцями, скорочення вихідних днів. Дозволяє переглядати в календарі тільки цікавить вас час.

Календарик. Дозволяє швидко вибрати в календарі один або кілька днів, у тому числі врозкид, і перенести захід на інший день. Терміни, виділені напівжирним шрифтом, позначають дні призначених зустрічей.

Перший тиждень року. Дозволяє контролювати нумерацію тижнів. В якості першого тижня можна задати тиждень, на яку припадає 1 січня, або першу повну тиждень року, або тиждень, що містить чотири дні нового року.

Час зайнятості і відсутності на службі. Дозволяє оголошувати ваш вільний час, час зайнятості або умовної зайнятості, час відсутності на роботі. Ці відомості використовуються іншими людьми, які планують зустрічі з вами.

Попередження про збіг часу зборів або зустрічей. Повідомить, коли нові зборів або зустрічі накладаються на раніше заплановані або примикають до них.

Планувальник зборів. Допомагає знайти час для проведення зборів, аналізуючи інтервали зайнятості всіх запрошених учасників.

Обробка запрошень на збори. Підтримує актуальність розкладу. Outlook, автоматично показує в календарі надходять запрошення на збори.

Повторювані зборів. Дозволяє одноразово запланувати збори, яке буде повторюватися з регулярними інтервалами.

Зміна часового поясу. Перемикає час на інший часовий пояс під час подорожі, продовжуючи показувати старих часів.

Друк в три колонки. Друкує щоденний і щотижневий календар і список завдань, формуючи план роботи на папері.

Свята. Дозволяє включати в календар національні та міжнародні свята.

Висновок

Робота в Outlook дозволяє використовувати перераховані нижче можливості.

- Керувати даними особистого і службового характеру, наприклад, повідомленнями електронної пошти, файлами, відомостями про зустрічі, контакти та завдання, а також стежити за ходом роботи.

- Організовувати колективне використання даних в рамках групи за допомогою електронної пошти, планування роботи групи, загальних папок і т.п.

- Користуватися даними спільно з іншими додатками Office, переглядати та шукати файли Office в Outlook.

- Підключатися до служби Web і користуватися її послугами.

- Налаштовувати Outlook програмними методами (для розробників).

Література

  1. Ваграменко Я.А., Комп'ютерні мережі: вітчизняні й зарубіжні. - М., 2001.

  2. Клімек С.В., Уразметов В. Internet. Навколишнє середовище інформаційного суспільства. - Протвино, 2007.

  3. Крол Ед. Все про INTERNET. Керівництво та каталог. - Київ, 2000.

  4. Петраков А.В. Введення в електронну пошту. - М., 2003.

  5. Якубайтіс ч.л. Інформаційні мережі та системи. Довідкова книга. - М.: 2006

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Контрольна робота
41.4кб. | скачати


Схожі роботи:
Основні можливості Microsoft Оffice Outlook
Система електронного зв язку Microsoft Outlook Express
Windows Microsoft Word і Microsoft Excel
Microsoft Excel і Microsoft Access
Поштовий клієнт Outlook Express
Використання програми Outlook Express для роботи з електронною поштою
Microsoft Excel 97
Microsoft Excel 97
Microsoft Access
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru