АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Факультет автоматики та електромеханіки
Кафедра «Інформатика»
Спеціальність 350800
«Документознавство та
документаційне
забезпечення управління »
Курсова робота
за курсом: «Архівознавство»
на тему:
«ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ»
Виконали: студенти гр. ДАТ -21
спеціальності 350800
Мамішева С.М.
Баширова Н.Г.
Перевірила: старший викладач
Сарсенове Ж. Ж.
Астрахань 2009

Зміст
Введення. 3
1. Нумерація аркушів справи. 5
2. Складання заверительной написи. 7
3. Складання внутрішнього опису документів справи. 10
4. Обкладинка (підшивка) справ. 13
5. Оформлення обкладинок справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання 15
6. Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів організації 21
Висновок. 28
Список літератури .. 30

Введення
Оформлення справи - ​​це підготовка справи до зберігання у відповідність до встановлених правил.
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню, опису в відповідності з вимогами ГСДОУ та Основними правилами роботи відомчих архівів для їх подальшого зберігання або передачі у відомчий архів.
Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів.
Оформлення справ - повне або часткове, виконують залежно від рок зберігання справ. Повному оформленню підлягають справи постійного зберігання і тимчасового (понад 10 років) зберігання. Часткового (неповного) - справи ремінного зберігання (до 10 років включно).
Повне оформлення справи [1] включає в себе:
- Нумерацію аркушів;
- Складання заверительной написи;
- Складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів;
- Палітурка чи підшивку;
- Оформлення обкладинки.

1. Нумерація аркушів справи
Нумерацію аркушів у справах здійснюють для закріплення порядку розташування документів після систематизації і для забезпечення їх збереження.
Нумерують всі аркуші у справі крім внутрішнього опису і заверительной написи.
Листи внутрішнього опису нумерують окремо.
Нумерацію листів виконують в розгорнутому вигляді.
У правому верхньому куті, не зачіпаючи текст документа, чорним графітним олівцем проставляють порядковий номер. Чорнило та кольорові олівці для нумерації застосовувати забороняється.
Складені листи розвертають і нумерують у правому верхньому кутку. Також нумерують лист будь-якого формату, підшитий за один край. Листи великого формату (більше ф. А4) за середину підшивати забороняється.
Креслення, діаграми, фото та інші ілюстративні матеріали, що представляють в справі самостійний лист, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Лист, на якому документи наглухо наклеєні, нумерують як один лист: у правому верхньому кутку.
Виносити заверительную напис на обкладинку справи або чистий оборот останнього аркуша справи забороняється.
Якщо на документ наклеєні одним краєм фотографії, діаграми вирізки тощо, то нумерують сам документ і наклеєний на нього специфічний документ (ти), кожен окремо.
Конверти з вкладеннями нумерують наступним чином: спочатку конверт, потім по черзі кожне вкладення.
Підшиті у справу документи з власною нумерацією можна не нумерувати, якщо вона збігається з порядковим розташуванням аркушів у справі.
Листи справ, що складаються з декількох томів чи частин, нумерують у кожному томі окремо.
Якщо в процесі нумерації були допущені окремі помилки, допускається вживання літерних номерів. Наприклад, якщо два аркуші поспіль пронумеровані під одним і тим же номером, або лист (и) пропущені при нумерації, то можна застосувати літерні номери.
Приклад:
20, 20а, 206, 21, 22 і т.д.
При великій кількості помилок в нумерації листів проводять їх перенумерацію. При цьому старі номери акуратно закреслюють похилою межею і поруч ставлять новий номер. До справи складають нову заверительную напис. Стару напис закреслюють і зберігають у справі.
Будь-які особливості нумерації обумовлюють в заверительной написи справи.

2. Складання заверительной написи

Заверительную напис (мал.1) складають після завершення нумерації аркушів справи. Її наявність у справі необхідно для обліку кількості аркушів і фіксації особливостей нумерації.
Лист-засвідчувач справи може бути заздалегідь виготовлений за допомогою розмножувальної техніки і вкладений в справу останнім листом, перед палітуркою або підшивкою [2].
Якщо справа була переплетено або підшито, лист-засвідчувач наклеюють за верхню частину на внутрішній стороні обкладинки справи.
У книгах заверительную напис складають на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках - на чистому аркуші формату картки, в журналах на останньому аркуші журналу або останньому аркуші журналу або останньому чистому аркуші [3].
Лист-засвідчувач у разі необхідності може бути вклеєна на внутрішню сторону обкладинки книги, журналу.

ЛИСТ-завірителя справи № _____________
У справі підшито (вкладено) і пронумеровано
(Цифрами і прописом)
аркуша (ів)
в тому числі: літерні аркуші
пропущені номера_________________ + листів внутрішньої опісі_________________________

Особливості фізичного стану та формування справи	Номери аркушів
1	2

Найменування посади особи, Розшифровка
склав заверительную напис Підпис підпису
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
У заверительной написи вказують:
- Номер справи, до якого складений напис;
- Кількість (цифрами і прописом) пронумерованих аркушів;
- Кількість аркушів внутрішнього опису (при її наявності); окремо, через знак "+";
- Номери літерних листів і пропущені номери;
- Номери аркушів з наклеєними наглухо кресленнями, фото, діаграмами, вирізками тощо;
- Номери аркушів з наклеєними за край кресленнями, фото, діаграмами, вирізками тощо;
- Номери аркушів-креслень, фото тощо;
- Номери конвертів з вкладеннями і кількість вкладень;
- Номери пошкоджених листів та листів з будь-якими іншими особливостями;
- Посада укладача з розшифровкою підпису;
- Дата складання.
Усі наступні зміни у фізичному стані (пошкодження, цвіль і т.п.) і в складі справи (додаткові вкладень нових документів, заміна копій і т.п.) відображають в заверительной написи.
При необхідності складають нову напис з посиланням на відповідний акт. Стару напис при цьому закреслюють, але зберігає у справі.

3. Складання внутрішнього опису документів справи

Для обліку і забезпечення схоронності документів, поміщених в особливо цінні, особисті, судові та слідчі справи, справи про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань тощо складають внутрішню опис документів справи (рис.2).
Наявність внутрішнього опису в тих чи інших категоріях справ обмовляється спеціальними інструкціями та положеннями, а також в інструкції з ведення діловодства в даній організації.
Внутрішній опис містить:
- Номер справи, документи якого внесено в дану опис;
- Номери документів справи;
- Індекси документів;
- Дати документів;
- Вид документа та короткий зміст документа;
- Номери аркушів, на яких розташований документ;
- Примітка.
До опису становлять підсумкову запис, в якому цифрами і прописом указується кількість аркушів самої внутрішнього опису і кількість включених у справу документів.
Опис підписує укладач з розшифровкою підпису і датою складання.

ВНУТРІШНЯ ОПИС
документів справи № ______________

№ п / п	Індекс документа	Дата документа	Вид документа, короткий зміст	Номери аркушів	Примітка
1	2	3	4	5	6

Разом _____________________________________ документів
(Цифрами і прописом)
Кількість аркушів внутрішнього опису __________________
(Цифрами і прописом)
Найменування посади особи,
склав внутрішню опис Розшифровка
документів справи Підпис підпису
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
У графі "Примітка" відображають з посиланнями на відповідні акти зміни в складі справи (при вилученні, включенні, заміні документів). При необхідності складають нову підсумкову запис внутрішнього опису і нову заверительную напис справи.
Бланки внутрішнього опису доцільно виготовляти за допомогою розмножувальної техніки. Заповнюють їх перед підшивкою або палітуркою справи. Якщо справа переплетено без внутрішнього опису, складена опис може бути підклеєна за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

4. Обкладинка (підшивка) справ

Документи, що становлять справи, переплітають або підшивають, за виконанням випадків, коли в документі після плетіння або підшивки справи неможливо повністю прочитати текст, візи, дати та ін реквізити документів.
Підшивати доцільно справи, кількість аркушів у яких не перевищує 20-30 аркушів, а також у випадках, коли необхідність підшивки обумовлена ​​спеціальною інструкцією. Підшивають документи в чотири проколи в тверду обкладинку з картону.
При підготовці до палітурки (підшивці) з документів видаляють скріпки, шпильки і інші металеві скріплення.
До документів, що мають дуже маленьке поле, підклеюють зліва, не зачіпаючи тексту, смужку паперу, який використовується під час підшивки й плетіння в якості поля документа.
Якщо в справі є окремі особливо цінні документи, а також незатребувані особисті документи (паспорти, дипломи, трудові книжки тощо), то їх вкладають у конверт, який потім підшивають у справу [4].
Справи постійного зберігання та з особового складу після нумерації аркушів, складання заверительной написи і внутрішнього опису доцільно тимчасово зберігати непереплетеннимі, в канцелярських папках з клапанами і зав'язками, на яких поставлені олівцем номери справ за описом.
Переплітають дану групу справ після перегляду справ куратором державної архівної установи, затвердження опису на справи постійного зберігання та погодження опису з особового складу з Експертно-перевірочної методичною комісією державної архівної установи.
Справи з термінами зберігання понад 10 років (крім справ з особового складу) переплітають після узгодження опису з ЕК організації та затвердження керівником організації.

5. Оформлення обкладинок справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання [5]
Обкладинки справ постійного зберігання та з особового складу оформляють після узгодження описів на дані групи справ на ЕПК державної архівної установи.
Оформлення обкладинок справ з термінами зберігання понад 10 років (не рахуючи справ по особовому складу) проводять після погодження та затвердження описів з ЕК і керівником організації.
Справи з термінами зберігання до 10 років включно допускається залишати на швидкозшивачах. При необхідності в написі на обкладинках цих справ, які були зроблені на початку діловодного року при закладі справ, вносять уточнення та доповнення (вказують номери і крайні дати документів, уточнюють назва організації і структурного підрозділу тощо).
Обкладинки справ повинні містити такі реквізити:
- Назва організації та її безпосередня підпорядкованість;
- Найменування структурного підрозділу;
- Індекс справи;
- Номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ;
- Заголовок справи;
- Анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);
- Дата справи (тому, частини);
- Кількість аркушів у справі;
- Термін зберігання справи;
- Архівний шифр справи.
На обкладинці справ постійного зберігання передбачають місце нижче верхнього Поля для найменування державного архіву, у який будуть передані справи даної організації на державне зберігання [6].
Найменування організації вказують на обкладинках повністю в називному відмінку, із зазначенням повного найменування організації, якій вона підпорядкована (також у називному відмінку). При наявності офіційно прийнятих скорочень найменувань організації та вищестоящої організації їх пишуть в дужках після повного найменування.
Приклад:
Державна Архівна Служба Росії (РІС АРХІВ)
Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства
та архівної справи (ВНИИДАД)
Документи справи можуть охоплювати період, в якому змінювалося найменування організації (структурного підрозділу). У такому випадку на обкладинці пишуть старе і нове найменування організації (структурного підрозділу); колишнє найменування укладають в дужки. Також надходять і у випадках, коли організація передається в інше міністерство, структурний підрозділ організації ліквідується, а його функції передаються в інший підрозділ і т.п.
Індекс справи після палітурки переносять на обкладинку з номенклатури справ.
Номер справи (тому, частини) проставляють на обкладинці справ постійного зберігання після затвердження опису на справи ЕПК державної архівної установи; на справи з особового складу - після узгодження опису з ЕПК архівної установи. На обкладинках справ з термінами зберігання понад 10 років номер справи проставляють після схвалення описів ЕК організації та затвердження керівником організації.
Заголовок справи переносять на обкладинку відповідно до номенклатури справ з урахуванням змін, які були зроблені в процесі підготовки справ до оформлення.
Якщо справа складається з декількох томів (частин), то на обкладинку кожного тома (частини) виносять загальний заголовок і заголовок, кожного тому (частини).

Приклад:
"Накази директора підприємства з основної діяльності, т.1, з № 1 по № 85";
"Накази директора підприємства з основної діяльності, т. 2, з № 86 по № 198".
У заголовках справ роблять посилання на копійность документів, з яких складається справу.
Приклад:
"Накази директора підприємства з основної діяльності, з № 1 по № 60 (копії)".
На справжність документів у заголовках справ не вказують.
Анотацію до документів складають до справ, у складі яких є особливо цінні документи (ОЦД). В анотації дають посилання на вигляд, дату, номер документа та його короткий зміст.
Дата справи повинна відповідати року заведення і закінчення справи. На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), проставляють дати кожного тому (частини).
Датою справ, що містять розпорядчу документацію (накази, протоколи, доповіді, листи і т.п.), є крайні дати документів справи, тобто дати реєстрації самого раннього і самого пізнього документа, розміщеного в справу.
При позначенні дат вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, а місяць - словами.
Допускається написання дати трьома парами арабських цифр, якщо це не буде приводити до неоднозначності тлумачення дати.
Приклад:
2 січня 1998 або 02.01.98;
2 січня 2000; 02.01.00 - неприпустиме написання дати, 2 січня 2001 року; 02.01.01 - неприпустиме написання дати; 01.02.2000 - рекомендований написання дати починаючи з 2000 року.
Якщо дата міститься в заголовку справ, її окремо не вказують.
Якщо справою є журнал реєстрації документів, то датою такої справи будуть крайні дати першої і останньої записи в журналі.
Наприклад, датами журналу (картотеки) реєстрації наказів рук водія організації будуть крайні дати першого і останнього наказів.
Датами протоколів засідань будуть дати складання чи затвердження першого і останнього протоколів.
Особові справи датуються відповідно з датами прийняття і звільнення особи, на яку воно заведено.
Якщо дата документа або окремі її елементи визначені приблизно, на підставі аналізу змісту документів, то межі коливання обумовлюють, а дата або окремі її елементи укладають у квадратні дужки. Елементи дати, не абсолютно достовірні, супроводжують знаком питання.
Приклад:
  [Не раніше 21 вересня?] 1995
Кількість листів переносять на обкладинку з заверительной написи.
Термін зберігання проставляють у відповідності з номенклатурою справ після звірки з відомчим або типовим переліком документів із зазначенням термінів зберігання документів. На справах постійного зберігання пишуть "Зберігати постійно".
Архівний шифр справ може бути проставлено на обкладинках справ постійного зберігання лише за погодженням з державним архівом, в який ця організація передає документи на державне зберігання. На справах з особового складу та інших справах з термінами зберігання понад 10 років архівний шифр проставляє архів організації після погодження опису справ з особового складу ЕПК державної архівної установи, узгодження з ЕК організації та затвердження керівником організації опису на справи з терміном зберігання понад 10 років.
Написи на обкладинках справ проводять стійкими чорним чорнилом або тушшю.

6. Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів організації
На всі справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання в кожному структурному підрозділі організації після закінчення діловодного року становлять опису (рис. 3).
Опис справ структурного підрозділу є насамперед документом, призначеним для обліку та забезпечення схоронності справ. Крім того опис є основним видом науково-довідкового апарату (НСА), що забезпечує швидкий пошук документів [7].
При наявності в структурному підрозділі справ, за кілька років, складають загальну опис за кілька років.
Порядок складання описів структурних підрозділів повинен бути викладений в інструкції з ведення діловодства в організації.
Відповідальність за якісне та своєчасне складання описів несуть керівники структурних підрозділів.
Перед внесенням заголовків справ в описі перевіряють:
- Відповідність заголовка справи утриманню документів у справі;
- Правильність оформлення й угруповання документів у справі;
- Правильність оформлення справ.
_____________________________________________________________наименование організації)
(Найменування структурного підрозділу або громадської організації)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу (громадської
організації)
Підпис Розшифровка
підпису
Дата
ОПИС № ______

№ п / п	Індекс справи (тому, частини)	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частини)	Термін зберігання справи (тому, частини)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7

До цієї опис внесено ___________ справ з № _________ по №
в тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади Розшифровка
укладача опису Підпис
підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Найменування посади Протокол ЕК
керівника служби діловодства структурного
організації підрозділи
Підпис Розшифровка підпису от_____ № _________
Дата
Передав _________________________________________________дел
(Цифрами і прописом)
_____________________________________________ Реєстраційно-контрольних цифрами і прописом) картотек до документів [8]
Найменування посади співробітника
структурного підрозділу (громадської Розшифровка
організації) Підпис підпису
Дата
Прийняв _________________________________________________ справ і
(Цифрами і прописом)
(Цифрами і прописом)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Найменування посади Розшифровка
працівника архіву Підпис підпису
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
У разі відсутності справ, що значаться за номенклатурою, тобто мають позначки про заклад справ, структурний підрозділ вживає заходів до розшуку справ. На невиявлені справи складають довідку про причини відсутності справ. Довідку підписує керівник структурного підрозділу. При передачі справ до архіву довідку передають до архіву разом з описом.
Описи структурного підрозділу складають за встановленою формою.
Описова стаття опису включає в себе наступні елементи:
- Порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
- Індекс справи (тому, частини);
- Заголовок справи (тому, частини);
- Дата справи (тому, частини);
- Кількість аркушів у справі (томі, частини);
- Термін зберігання справи;
- Примітка.
-
При складанні опису дотримуються наступних правил:
- Справи систематизують в опису таким же чином, як в номенклатурі;
- Кожна справа (том, частина) вносять до опису під самостійним номером;
- Графи опису заповнюють у точній відповідності з відомостями, винесеними на обкладинку справи;
- У графу "Примітка" використовують для відміток про передачу справ в інший структурний підрозділ, щодо особливостей формування справ, про наявність копій, про фізичний стан документів і т.д.;
- При внесенні поспіль справ з однаковими заголовками заголовок першої справи пишуть повністю; всі інші однорідні справи позначають словами "те ж"; додаткові відомості про справу пишуть повністю; заголовок відтворюється на початку кожного нового аркуша також повністю.

Приклад:

1	2	3	4	5	6	7
6 7	... 01-06 01-06	Накази керівника організації по основній діяльності, т.1., З № 1 по № 60. Те ж, т.2, з № 61 по № 132	03.01.96 28.06.96 03.07.96 28.12.96	102 184	Постійно Постійно

За останньої описової статті, в кінці опису, роблять підсумкову запис, в яку цифрами і прописом вказують кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні, пропущені номери справ).
Опис погоджують з керівником служби діловодства організації, потім опис підписує укладач (особа, відповідальна за діловодство в підрозділі) і затверджує керівник структурного підрозділу [9].
При наявності в підрозділі експертної комісії опис до затвердження повинна бути нею схвалена.
Складають опис у двох примірниках: один залишається в структурному підрозділі, другий - разом із справами передають до архіву організації.
Номери описів структурних підрозділів присвоює архів організації.
За погодженням з архівом на обкладинках справ проставляють м'яким, чорним графітним олівцем номери справ (томів, частин) за описом.

Висновок

Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (до 10 років) зберігання після закінчення календарного року (або певного періоду, в якому вони сформувалися) повинні бути підготовлені до оформлення, оформлені та враховані. Це потрібно для забезпечення їх збереження та ефективного використання в підрозділах на протязі всього оперативного періоду до моменту передачі справ в архів.
Підготовка справ і документів до передачі у відомчий архів включає в себе:
- Систематизацію документів у справах;
- Проведення експертизи цінності документів у справах;
- Оформлення справ;
- Складання опису справ структурного підрозділу.
Перелічені роботи проводяться співробітниками підрозділів відповідальними за ведення діловодства, під методичним керівництвом (при безпосередньому практичному участю завідувача архівом організації. Перед технічним оформленням справ при необхідності проводять додаткову систематизацію або пересістематізацію документів у справах, цього документи знімають зі швидкозшивачів і розташовують у хронологічній послідовності, т. е. в порядку, зворотному до того, який склався в поточному діловодстві. На початку справи (зверху) розташовують самий ранній документ, в кінці (внизу) - найпізніший.
Паралельно із систематизацією проводять додаткову поаркушно експертизу цінності документів: перевірку на дублетність, приналежність до даного хронологічного періоду і даній справі. Вилучають зайві екземпляри, чернетки і т.п.
У разі необхідності до даної роботи залучають членів експертних комісій, керівників підрозділів і провідних фахівців (наприклад, при визначенні справжності документа, приналежності документа до даної справи і т.п.).

Список літератури

1. Андреянова В. В. Як організувати діловодство на підприємстві. - М.: Инфра-М, 2001
2. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., 1998.
3. ГОСТ 16.487-88. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М., Видавництво стандартів, 1989.
4. Діловодство (Організація і технологія документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т. В, Санкіна Л. В., Бикова Т. А. та ін; Під ред. Т. В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
5. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері / Павлюк О. В., Кисельова Т. І., Воробйов Н. І. - 5-е вид., Перераб. і доп. - М.: СПб.: Герда, 2001.
6. Стенюков М. В. Документи. Діловодство: Практичний посібник по діяльності підприємства / М.: Пріор, 2001 - 348 с.
7. Бикова Т.А., Емигіева Є.М., Мосягіна О.В. Підготовка документів до подальшого зберігання та використання: Навчальний метод. посібник. - М.: МІФІ, 1996, 68 с.
8. Ларін М.В. Управління документацією і нові інформаційні технології. - М.: Наукова книга, 1998, 137 с.
9. Марков В.М. Довідник з діловодства. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
10. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М., 1991.
11. Стільників М.О. Діловодство. - М.: Російська Ділова Література, 1990.
12. Рогожин М.Ю. Документаційне забезпечення управління. Практичний посібник - М. Видавництво РДЛ, 2000.
13. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник. - 2-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЕіУ, 1998. - 272 с.
14. «Діловодство» № 34 від 08.1999, С.45.
15. Стопілкіна П.Л. Документи. Діловодство. - М, 1998., Вищ. шк. - С. 443.
16. Організація служби діловодства. / Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Інтел - Синтез, 1999.
17. Стільників М.О. Діловодство. - М.: Російська Ділова Література, 1990
18. Діловодство: Навчальний посібник для вузов. / Под ред. Р.Є. Головачова. - М., 2001.
19. Оськіна Р.Д. Оформлення справ. - М., 1999. - Вид-во «Альфа».
20. Кузнєцова Т.В. Діловодство. Оформлення справ. - Практичний посібник. - Твер, 2000.
21. Кірсанова М.В. Курс діловодства: Вимоги до оформлення справ: Навчальний посібник. - 3-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЕіУ, 1998. - 272 с.
22. Довідник з діловодства та архівної справи / За ред. Г.О. Орофеефа. - М., «ЮНИТИ», 2000.
23. ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри, технічні умови ».