Омський Державний університет
КурсоваАвтоматизовані системи документообігу
Омськ 2008
Введення
Системи управління документацією є засобом автоматизації великомасштабного формалізованого бізнесу, перетворюючи документообіг з паперової форми в електронну. Автоматизація документообігу має на увазі можливість використання інформації з бази даних, зменшення введення інформації вручну, що дає виграш у часі і в зниженні кількості помилок. Крім форм документів, в базі даних системи управління документообігом зберігаються дані (адреси, номери договорів, дати укладання договорів, суми і т.д.), які можуть знадобитися в багатьох документах (договорах, наказах, актах виконаних робіт і т.д.) . Один раз введена вищевказана інформація дозволяє формувати документи, необхідні в адміністративних структурах.За даними журналу "ASAP", за рік у світі виробляється »6 млрд. документів; звичайний службовець витрачає в рік близько 150 годин на пошук втраченої інформації. Постає гостра потреба надання необхідної інформації в готовому для "споживання" вигляді з подальшим її пропозицією.
Сучасний ринок прикладних програмних засобів пропонує ряд автоматизованих систем управління документацією. Серед них DocsVision 3.6 компанії DocsVision, ESCOM.DOC ©, система JD Edwards OneWorld, розроблена компанією Robertson and Blums Corporation та ін
Виходячи з вищесказаного, ми сформулювали мету роботи - виявити і вивчити передумови розвитку та сучасні умови автоматизованих систем управління документацією.
Об'єктом дослідження даної роботи є автоматизовані системи управління документацією, а також системи, що включають в себе цю функцію.
Гіпотеза дослідження: передумови розвитку та сучасні умови автоматизованих систем управління документацією дозволять визначити їхні переваги й недоліки.
У відповідності з метою і гіпотезою в роботі ставляться завдання:
1. вивчити стан питання в літературі;
2. позначити і визначити передумови розвитку автоматизованих систем управління документацією;
3. позначити і визначити сучасні умови автоматизованих систем управління документацією;
4. виявити позитивні і негативні сторони роботи з автоматизованими системами управління документацією.
Методи дослідження:
У роботі використовуються емпіричні та теоретичні методи дослідження.
Емпіричні методи включають в себе вивчення літератури з даної теми.
Теоретичні методи включають: порівняння, узагальнення, систематизацію, аналіз.
Актуальність теми:
Створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки і освіти обумовлюється не тільки всебічним і повноцінним юридичним обгрунтуванням їх діяльності, а й формуванням раціональних, конкретних правил та процедур їх функціонування, у тому числі в області роботи з документами. Для зміцнення російської державності раціональне управління документацією може бути однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління та істотним елементом його стабільності.
Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація, як кровоносна система, пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух.
Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму і переміщають її в часі і просторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою і тим самим сприяють їх виконанню.
Проблеми документування діяльності організацій та управління документацією є настільки ж древніми, як самі документи і керування. В даний час дана проблема актуалізується стрімким розвитком нових інформаційних технологій, прискореною інформатизацією суспільства.
Безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все більш широке застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори приводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових можливостей оволодіння і керування документованою інформацією.
Для сучасного документознавства важливі дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їх використання в управлінні документацією. Необхідні аналіз накопичених досягнень в області теорії і практики документознавства, виявлення тенденцій їх подальшого розвитку та одержання на цій базі нових наукових результатів.
Вибір теми цієї роботи обумовлений декількома факторами:
- По-перше, наявністю необхідності упорядкування документальної середовища як засобу підвищення ефективності управління,
- По-друге, потребою архівної служби в глибоке опрацювання взаємопов'язаних проблем документознавства та архівознавства в нових умовах для трансформації їх у прикладні наукові розробки;
- По-третє, зростаючими темпами інформатизації Росії та актуальними завданнями входження її у світовий інформаційний простір, в тому числі у сфері управління документацією.
Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечити їх ефективне функціонування, а також відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці і коштів.
Ступінь розробленості і вивченості теми: Слід зазначити, що питання управління документацією у вітчизняній літературі як самостійні до 90-х років не ставилися. Лише в окремих роботах О.М. Сокової можна побачити спроби ввести управління документацією в якості предмета дослідження в постановочному плані як відображення зарубіжного досвіду і перспективний напрям розвитку вітчизняного документознавства та організації діловодства [1].
Тим часом у розвинених країнах, давно пройшли етап «первісного накопичення» коштів обчислювальної техніки і зв'язку, в суспільстві, яке тепер характеризують як «постіндустріальне» або «інформаційне», розробці проблем управління документацією приділяється все більше уваги.
Вивчення робіт західних фахівців показує, що більшість вчених схиляється до визнання управління документацією повноцінною функцією менеджменту організацій (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рікс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервіл, Д. Стівенс та ін.) Слід підкреслити, що багато вчених і фахівці неодноразово наголошували на важливості взаємодії управління документацією та управління інформацією в організаціях, оцінюючи документацію як невід'ємну складову частину інформаційних ресурсів організації. Виходячи з такої оцінки, висувається вимога більш глибокого використання нових інформаційних технологій у роботі з документацією і включення структур управління документацією в загальну інфраструктуру організацій [2]. Відмінною рисою досліджень західних фахівців є їхня орієнтація на ліквідацію технологічного та організаційного розриву між діловодством і відомчим зберіганням документів [3].
Вітчизняним документознавством на сьогодні накопичено значний обсяг знань, відображений у наукових працях МГІАІ і ВНИИДАД, збірниках статей, навчальних і методичних посібниках, матеріалах конференцій. Опубліковані роботи мають переважно характер підручників і навчальних посібників (роботи Андрєєвої В.І., Кузнєцової Т.В., Лівшиця Я.З., Мітяєва К.Г., Мінгальова BC, пшенкой А.В., сокової О.М., авторського колективу кафедри документознавства та документаційного забезпечення управління Державного університету управління).
Принципове значення мають роботи К.Г. Мітяєва, який першим запропонував термін «документознавство» і вніс великий теоретичний і практичний внесок у становлення документознавства як наукової дисципліни [4]. К.Г. Мітяєв вперше систематично виклав історію діловодства в дореволюційній Росії і СРСР, виділивши основні періоди його розвитку, специфіку різних типів діловодства, показавши взаємозв'язок діловодства з відповідними системами побудови державного апарату, взаємозумовленість розвитку діловодства та архівної справи. Наступні навчальні посібники Історико-архівного інституту в основному лише збільшили обсяг викладеного матеріалу з історії діловодства, розширивши хронологічні рамки охоплюваного періоду.
Не можна не відзначити роботу вчених ВНИИДАД, які з моменту створення інституту в 1966 р. послідовно вирішували проблеми документознавства, організації діловодства та документаційного забезпечення управління, автоматизації роботи з документами. Істотний внесок у дослідження основних категорій документознавства внесли А.С. Малітіков, В.Д. Банаскжевіч, К.І. Рудельсон та інші вчені.
1. Необхідність автоматизованих систем документообігу
Управління інформаційними ресурсами має для діяльності будь-якої установи особливе значення. У сучасному світі установи стикаються з необхідністю обробки колосального обсягу інформації. Незалежно від правового статусу або організаційних форм діяльності установи покликані активно взаємодіяти з органами виконавчої та законодавчої влади, структурами, які беруть участь у регулюванні економіки. Все це в свою чергу породжує специфічний документообіг.
Таким чином, установи гостро відчувають необхідність організації ефективного управління інформаційними ресурсами і роблять активні кроки з використання комп'ютерних технологій у сфері управління документаційних потоків (та інформацією в широкому сенсі).
На жаль, застосування комп'ютерних програм у сфері роботи з управлінською (організаційно-розпорядчої) документацією у ряді випадків не супроводжується структурною перебудовою роботи з документацією, що істотно знижує ефект від застосування навіть самих багатофункціональних спеціалізованих (і відповідно дорогих) програмних комплексів. Нерідкі ситуації, коли впровадження комп'ютерних систем носить формальний характер і не супроводжується скільки-небудь істотної оптимізацією та уніфікацією документаційних процесів.
У більшості установ зі складною структурою важливе значення має рівень організації взаємодії підрозділів і порядок обміну інформацією. Велика частина інформації передається у вигляді документів на паперовому носії (обмін службовою документацією і звітністю).
Слід також зазначити, що впродовж ряду років досить чітко простежується тенденція збільшення обсягів інформаційних потоків, що проходять через сучасні установи. Характерно, що відбувається зростання не тільки документообігу на традиційних носіях, а й інформації, що проходить по електронних каналах, а також документів, пов'язаних з функціонуванням комп'ютерних систем.
Робота з автоматизації діловодних процесів почалася в Росії ще на початку 90-х років. Суттєвим кроком у впорядкуванні роботи із службовою документацією стало впровадження в 1997 році Системи автоматизації документообігу і діловодства - САДД. Програмний комплекс був розроблений за замовленням Банку Росії на базі типового програмного продукту однієї з фірм, що спеціалізується на автоматизації роботи з документами.
Система електронного документообігу (СЕД) або EDMS (Electronic Document Management Systems) - це система автоматизації роботи з документами протягом всього їх життєвого циклу (створення, зміна, зберігання, пошук, класифікація тощо), а також процесів взаємодії між співробітниками. При цьому під документами в першу чергу маються на увазі неструктуровані документи (файли Word, Excel та ін.) Як правило, СЕД включає в себе електронний архів документів і систему автоматизації ділових процесів.
Ефективне управління документацією на основі СЕД засноване на трьох складових системи:
· Технологія (на основі сучасних комп'ютерних комплексів).
· Корпоративні правила створення і використання інформаційних ресурсів (і їх закріплення в розпорядчих документах).
· Психологія користувачів та їх навчання (при необхідності індивідуальне).
У системах документообігу здійснюється реєстрація нормативних документів, розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), листування з органами влади, установами, кредитними організаціями, іншими установами і підприємствами, а також громадянами. Крім цього в СЕД ведеться робота з внутрішньою службовою листуванням та проектами організаційно-розпорядчих документів, створюваних структурними установ.
СЕД забезпечує контроль за рухом і виконанням документів, містить повну інформацію про призначення, керівництвом і діях виконавців. Важливим елементом СЕД є система формальних і семантичних посилань на взаємопов'язані документи та доручення. Пошук в СЕД крім традиційних діловодних реквізитів базується на системі класифікаторів (у тому числі тематичних), що дозволяють здійснювати контекстний відбір документів.
Процедура ведення класифікаторів суворо регламентована. Частина довідників формується фахівцями, провідними реєстрацію (наприклад, класифікатор організацій - кореспондентів). Внесення змін в інші - прерогатива адміністратора, крім того, адміністратор здійснює постійний моніторинг нових позицій класифікаторів і при необхідності коректує їх. Таким чином, усувається можливе дублювання позицій довідників, і усуваються помилки при реєстрації документів. Ефективність роботи системи може бути забезпечена тільки за умови регулярного навчання користувачів і "м'якого" контролю за їх діями в системі (виправлення помилок, дотримання вимог щодо заповнення обов'язкових реквізитів інформаційних тощо).
Створення СЕД пов'язано і зі зміною ролі служби документаційного забезпечення: визначаються єдині технологічні вимоги до організації документообігу з використанням СЕД, встановлює систему "адміністративних рамок" в роботі з документами, що фактично є методологічною базою для організації роботи з інформацією.
У цілому встановлення чіткого порядку використання системи і правил роботи з інформацією є одним з основних факторів, що забезпечили успішне впровадження СЕД і її повноцінне використання.
2. Розвиток інформаційного менеджменту
Реалізації Федеральної цільової програми "Електронна Росія (2002-2010 роки)" стане основою для формування в Росії системи міжвідомчого електронного документообігу та підвищення рівня інформаційного забезпечення управління в цілому.
Повноцінне рішення проблеми управління документацією неможливо без правового забезпечення. Очевидно, що посилення ролі права в сучасній Росії є необхідною умовою ефективності державного управління. Область інформації та документації в останні роки стала самостійним об'єктом досліджень вчених-правознавців, сформувалася навіть нова галузь - інформаційне право.
Управління документацією як функція менеджменту здійснюється в організаціях в умовах процесу прийняття рішень по досягненню обраної мети. Саме тому управління документацією тісно пов'язане з проблемами менеджменту, організаційними структурами, питаннями проектування інформаційних систем управління, їх впровадження і експлуатації, з автоматизацією управлінських процедур і процесів.
Сучасні дослідження з менеджменту організацій показують величезне значення раціональної обробки інформації для досягнення стратегічних та оперативних цілей. Глобалізація світових економічних, соціальних та інформаційних процесів прямо впливає на якість управління. Методи рішення задач управління в організаціях на тлі сучасних геополітичних реалій та з урахуванням розвитку інформаційного суспільства відображені у ряді великих монографічних досліджень і статтях, сучасних підручниках вітчизняних і західних фахівців.
Еволюція документа, систем діловодства та документаційного забезпечення управління відбувається в конкретних історичних умовах і обумовлюється ними. Роботи дослідників вітчизняної історії, особливо істориків державних установ, висвічують тісний зв'язок реформ діловодства з реформами управління та їх адекватність соціально-економічним і політичним умовам того чи іншого періоду російської історії. Праці Н.П. Єрошкіна та Т.П. Коржіхіна, а також Т.Г. Архипової, А.С. Сеніна, Т.М. Смирнової, С.П. Стрекопитова, інших учених з історії державних установ наочно демонструють побудова системи управління в конкретну історичну епоху і тим самим дають можливість досліджувати організацію діловодства в апараті управління.
Джерелознавство як наукова дисципліна досить близько стоїть до документознавства в частині вирішення завдань системного вивчення документального масиву в історичному розвитку.
3. Вимоги до автоматизованих систем управління документацією
Сучасний стан документальної середовища обумовлено не тільки соціально-економічними перетвореннями, а й розвитком інформаційних технологій. Велике значення в сучасному управлінні набувають комп'ютерні технології та засоби, що забезпечують на базі діючого законодавства та інших правових норм оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її зберігання, віддалений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії та в потрібній формі, з урахуванням психологічних і ергономічних вимог. Відкрився доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні документування, збереження і передачу документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документалістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають в якості об'єкта дослідження документ, принципово нові наукові і прикладні проблеми. Їх вирішення вимагає осмислення багатого історичного досвіду еволюції документа як носія інформації, розвитку діловодства, зміни носіїв і технологій і формулювання відповідних залежностей.
«Управління документацією», як універсальний термін, має міжнародне визнання і поширення. Він позначає управління створенням, використанням та зберіганням документів організації протягом їх життєвого циклу на принципах економічності та ефективності, з використанням нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації як повноцінному ресурсу управління.
Питання автоматизації діловодства перебувають у нерозривному зв'язку з інформатизацією суспільства, початок якої покладено поширенням електронно-обчислювальної техніки і розробкою автоматизованих систем управління на рубежі 60-70-х років XX століття.
У сучасних умовах тенденція автоматизації роботи з документами продовжує зміцнюватися. Якщо в попередній період методологією автоматизації була централізована розробка типових рішень у цій області, то в даний час спостерігається створення ринку автоматизованих систем управління документацією, різноманітних як за ідеологією, так і по набору використовуваних інформаційних технологій.
Стандартні і добре зарекомендували себе окремі технології в цих умовах служать основними ланками автоматизованих систем управління документацією. Сучасні технології управління документацією дозволяють застосувати на практиці систему методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, зберігання, подання та використання інформації, що міститься в документах на основі різноманітних технічних засобів, що постійно удосконалюються під час науково-технічного прогресу. При використанні в управлінні документацією окремих технологій і технічних пристроїв слід звертати увагу на специфічні наслідки їх застосування.
З'єднання окремих інформаційних технологій в систему дає можливість побудови автоматизованих систем управління документацією (АСУД) в організаціях. У цілому АСУД, з точки зору повноти охоплення технології обробки інформації, можуть бути автономними, прикладними і комплексними. Тип АСУД визначається істотою використовуваної ідеології (клієнт-сервер, інтранет, workflow, groupware і т.п.), а також орієнтацією на існуючі традиції діловодства або на застосування принципово нових рішень.
Незважаючи на велику кількість АСУД на інформаційному ринку, не вирішені питання їх вибору, оцінки і класифікації. Перш за все, АСУД повинна виконувати всі завдання документаційного забезпечення управління в повному обсязі: підготовку документів, реєстрацію, контроль за виконанням, пошук документів, їх зберігання та довідкову роботу по масиву документів. Система повинна бути побудована на єдиних методологічних принципах, програмно-технічних та технологічних рішеннях і в рамках діючих організаційно-правових умов у вигляді вітчизняного законодавства, державних стандартів, інструкцій і вимог. АСУД повинна забезпечити повноцінне використання (інтеграція) накопиченого інформаційного ресурсу і реалізовувати принцип одноразового введення інформації та її багаторазового використання. Система також повинна допомагати адміністраторам вибирати маршрути руху документації всередині організації, забезпечуючи необхідну ступінь захисту інформації від несанкціонованого доступу. АСУД в сучасних умовах повинна бути здатна до розширення за певними компонентами (кількість технічних пристроїв і технологій, кількість документів, обсяг інформації, число користувачів) і вміти адаптуватися в розумних межах до мінливих вимог користувачів.
Для вибору типу автоматизованої системи управління документацією необхідна розробка відповідної методики. У роботі запропоновано методи виділення групи параметрів АСУД і їх кількісної і якісної оцінки. Застосування цієї методики має бути доповнене системою державної сертифікації автоматизованих систем управління документацією.
3.1. Системний підхід
При проектуванні системи управління будь-яка компанія, що працює на ринку, розглядається як цілісна бізнес-система, що взаємодіє з суб'єктами зовнішнього середовища. Такий підхід виключає оптимізацію окремих елементів без розгляду взаємозв'язку з іншими елементами системи та обліку впливу зміни будь-якого елемента на поведінку системи в цілому. Розгляд компанії як системи дозволяє створити повну і несуперечливу систему управління, в повній мірі реалізує очікування власників від володіння бізнесом, що задовольняє платоспроможні вимоги споживачів і вимоги державних регулюючих органів.При такому підході в основі побудови системи управління лежать очікування власників від володіння відповідним бізнесом, обмеження власників і державних регуляторів на ведення цього бізнесу. Очікування власників можуть бути класифіковані як:
· Системні очікування;
· Фінансові очікування;
· Моральні чи психологічні очікування.
Отримання необхідних результатів від діяльності бізнес-системи та задоволення очікувань власників можливо при реалізації певних видів діяльності, що реалізуються компанією, які утворюють систему бізнес-процесів верхнього рівня.
4. Автоматизація управління документообігом: концепції та системи
Збільшення обсягів інформації та їх рух у наш час вже подібним не сніжного кому, що котиться з гори, а лавині, що мчить з кожним днем все стрімкіше, що стає все більше і страшніше. І справитися з цим все важче навіть при використанні сучасної техніки і комп'ютерів. Найбільш характерним з основних недоліків паперового документообігу («паперового офісу»), слабко піддаються «лікуванню» при відносно великих інформаційних потоках, можна назвати, мабуть, синдром «каламутної води». Звідси завищена чисельність працівників в допоміжних і адміністративно-управлінських службах, низька виконавська дисципліна і неадекватне уявлення про діяльність як окремих служб, так і організації в цілому. До цього можна додати погану керованість, низька якість праці, великі накладні витрати на ведення паперового документообігу, тобто витрати на папір, електроенергію (механічні друкарські машинки сьогодні раритет), витратні матеріали, на техніку та її обслуговування (ПК, пристрої для ксерокопіювання тощо), на площі для зберігання, на додаткові людські ресурси і т. п. Системи електронного документообігу (СЕД), що з'явилися близько двадцяти років тому, вчинили справжню революцію в роботі з документами, допомагаючи справитися з цією розгулялася бюрократичної стихією.
Щоб оцінити, чи потрібна якій-небудь фірмі, компанії, організації система електронного документообігу (особливо це важливо для середніх і великих компаній), необхідно відповісти на питання:
1. Наскільки співробітників влаштовує обсяг паперів, який займає місце на їхньому робочому столі і скільки часу вони витрачають на пошук потрібної інформації? Чи не дратує така ситуація?
2. Чи можуть оперативно знайти потрібний документ, отримати необхідну інформацію, наприклад, розмовляючи по телефону з важливим для компанії клієнтом або партнером, компаньйоном?
3. Чи здійснюється і як (ким) процес реєстрації доручень, вказівок (подробиці, виконавці, терміни)?
4. Чи знає керівник які з виданих ним доручень, документів і в якій стадії на поточний момент знаходяться: виконуються за графіком; виконані; не виконані (чому?); Прострочені (які причини?) Хто веде контроль за їх «ходом»?
5. Чи є в організації регламенти по роботі з документами?
6. Чи проходять документи необхідні стадії (реєстрацію, розгляд, візування, узгодження, виконання), чи отримують ці документи певний статус («категорію важливості») і чи чітко контролюються строки?
7. Створюється чи позитивний імідж організації якістю роботи з документами?
Якщо співробітники п'ять разів дали негативну відповідь або не можуть відповісти на п'ять і більше питань, то компанії пора всерйоз задуматися про придбання СЕД.
Позитивні відповіді на наступні нижче наведені питання повинні остаточно розвіяти сумніви про необхідність придбання і впровадження СЕД і допоможуть зміцнити позиції в компанії і на ринку. Отже, чи хочуть співробітники:
● відчутно скоротити непродуктивні витрати часу;
● збільшити прозорість бізнес-процесів організації;
● підвищити виконавську дисципліну і відповідальність;
● відповідно зменшити витрати і підвищити якість виконання робіт;
● істотно поліпшити процеси контролю і управління;
● збільшити конкурентні переваги і підняти імідж компанії?
4.1. Електронний документ та електронний документообіг
Електронний документ - це поняття більш широке, ніж просто електронний образ паперового документа. Сюди включають якийсь набір даних (текст, графічне і відеозображення, аудіозапис), створений за допомогою комп'ютера або збережений на ньому. Цей набір супроводжується карткою з атрибутами (подібно картотеці книг в бібліотеці), за якими документ можна швидко знайти (назва, автор, дата створення і т. п.).Під електронним документообігом (або ЕДО) розуміється спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів організації (підприємства) використовується в електронному вигляді і зберігається централізовано в так званих електронних архівах (ЕА), своєрідних інформаційних складах, або сховищах даних. Електронний документообіг може бути внутрішнім і зовнішнім, і це накладає певну специфіку на інформаційний обмін.
Відповідно під системою електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі розуміється програмне забезпечення (комп'ютерна програма, система), що дозволяє організувати роботу з електронними документами (створення, зміна, пошук, зберігання), а також взаємодія між співробітниками: передачу документів, видачу завдань ( розпоряджень, доручень) і контроль за ними, відправлення повідомлень і т. п. У більш широкому сенсі під СЕД розуміється сучасна організаційно-технологічна структура, що пронизує весь виробничий організм, що включає в себе і програмну, і технічну, і методологічну складову, а також організаційні та нормативно-правові аспекти. Цю систему можна порівняти з «кровоносною системою» компанії. Затори в русі документів, їх втрата і обмін «несвіжої» (застарілої, неактуальною, недостовірної) інформацією врешті-решт стають причиною «захворювання організму». Тромби, закупорка судин, каналів інформаційного обміну призводять до колапсу.
Звичайно, частина «офісно-канцелярських операцій» з «паперами» сьогодні автоматизовані, персональні комп'ютери у наш час має практично будь-яка поважаюча себе фірма. Втім, якщо не брати до уваги не зворушені цивілізацією «ведмежі куточки» Росії, де і електрики-то до сих пір немає, зустрічаються варіанти, коли деякі фірми і комп'ютерами не користуються (у всякому разі, для цих цілей).
Але в нинішніх умовах конкуренції і ринку інформація є одним з найважливіших ресурсів, основним капіталом компанії. Чим більше різноманітних «робочих даних» (документів, файлів і пр.) з історії роботи компанії містить у своїх «засіках» інформаційна система і чим вони краще організовані і керовані, тим сама компанія виявляється більш конкурентоспроможною, захищеною і незалежної при втраті людських ресурсів ( звільнення, переходах) і більшою мірою застрахована від втрати клієнтів, партнерів, частини бізнесу, потенційно важливих документів та ін
Принципи роботи з документами в Росії були закладені ще в петровську епоху. У відносно недавній соціалістичний період був розроблений і введений основний документ - Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), якийсь стандарт, на базі якого галузевими міністерствами, відомствами та комітетами розроблялися деталізовані нормативні і регламентуючі документи, вводилися уніфіковані форми конкретних типів документів. Багато положень названих документів не втратили актуальності до цих пір і діють у держсекторі в сфері паперового канцелярського документообігу, але, природно, еволюціонують, особливо останнім часом.
Для роботи з електронними документами в Росії впродовж багатьох років найбільш активно використовуються системи, які можна віднести в основному до двох класів: системи електронних архівів (СЕА) та системи електронного документообігу (СЕД). Деякі автори пропонують виділяти ще один клас, цікавий саме для російських користувачів, - системи електронного діловодства, - і, щоб не плутати з останніми, називають їх СДЕ - системи діловодства електронні. Але в принципі вітчизняні СЕД, як правило, включають в себе й інші функції.
Незважаючи на завали західних термінів у цьому ІТ-сегменті, багато фахівців у Росії вважають за краще дотримуватися традиційного терміна «електронний документообіг», хоча він сьогодні не зовсім точно (повно) визначає суть питання. На практиці цей термін вбирає в себе куди більш широкий зміст. Наприклад, у поняття «електронний документообіг» в російській компанії DIRECTUM вкладають весь спектр технологій: управління електронними документами (електронний архів); управління діловими процесами (workflow); управління інтернет-даними; управління знаннями; традиційне діловодство.
Російські системи більшою мірою орієнтовані на підтримку документоорієнтованих управління, а не на управління довільним, як модно тепер говорити, контентом (тобто самим різноманітним інформаційним наповненням, змістом), як на Заході.
Названі вище умовні класи спочатку націлювалися на різні завдання і сценарії використання.
СЕА створювалися, щоб протягом тривалого часу зберігати і враховувати документи як такі собі своєрідні інформаційні склади. Документ супроводжувався відповідними реквізитами (карткою, аналогічної бібліотечної), щоб його потім можна було знайти і переглянути. Для реалізації аналогічних завдань з'являються різні, в тому числі апаратні, системи зберігання та пошуку паперових документів, мультимедіа-і фотоматеріалів (мікрофіші) та ін, уніфікуються формати документів.
Що відбувається з документом поза архівом, дану систему не цікавить. У процесі розвитку в СЕА з'являються інструменти й функції для реалізації політики зберігання та міграції документів. Наприклад, виділяють документи оперативного та довготривалого зберігання і переведення з одного виду в інший. Таким чином, і тут починають з'являтися елементи руху і стадії життєвого циклу документа, найпростіші docflow і workflow.
Якщо СЕА самого початку створювалися для зберігання та обліку документів, то СЕД призначалися для управління документами.
У західних джерелах зустрічається кілька варіантів термінів, що мають відношення до управління документами, які, з одного боку, відображають тенденції розвитку даного напрямку, а з іншого-маркетингові хитрощі деяких виробників. Ось ці терміни: Document Management - управління документами; Electronic Document Management System (EDMS) - система управління електронними документами, електронним документообігом; Enterprise Document Management Systems (теж EDMS) - системи управління корпоративними документами.
У різних авторів (і розробників) у ці терміни може вкладатися різний сенс. Деякі наші експерти стверджують, що EDMS-системи відповідають радше за управління зберіганням документів, а не за документообіг (рух документів). Іншими словами, виходить, що якісь системи EDMS ближче до СЕА. Це свідчить про те, що в кожному конкретному випадку (не дивлячись на заяви постачальників) потрібно більш глибоко вивчати функціональне наповнення та реальні можливості систем, перш ніж відносити їх до того чи іншого класу.
Будь-який документ проходить різні фази свого життєвого циклу, і його, для зручності та прискорення роботи, на всіх цих стадіях можна зробити доступним іншим співробітникам, з якими необхідна взаємодія, в тому числі ще в процесі підготовки документа. Звідси виникають і такі поняття, як версійність документів, стадії життєвого циклу, стану документів, маршрути руху, спільна (групова) робота, процес, docflow і workflow і пр.
У свою чергу, СЕД розвиваються в напрямку посилення архівних функцій: з'являються різноманітні сховища документів, подання документа в різних форматах.
У результаті з'являється новий клас систем, що отримав назву ECM, в якому представлені функції обох вищезазначених напрямів (СЕА і СЕД).
Enterprise Content Management (ECM) - це управління корпоративними інформаційними ресурсами, їх змістом і наповненням. Поняття ECM-системи дещо ширше, ніж СЕД. Під першою розуміють набір технологій, інструментів і методів, використовуваних для збору, управління, накопичення, зберігання і доставки інформації всім споживачам усередині організації. Наприклад, для того, щоб мати право називатися ECM-системою, СЕД повинна містити засоби сканування документів, гарантувати збереження документів, підтримувати регламенти доступу до них та їх зберігання, управління інтернет-даними і «динамічним контентом» при організації взаємодії багатьох користувачів і т. д.
Комплексна автоматизація підприємств, компаній, як правило, будується шляхом інтеграції декількох систем, кожна з яких вирішує певне коло завдань. Тому дуже важливо правильно визначити, що саме має реалізовуватися в рамках кожної системи, та забезпечити їх раціональне взаємодія.
У відповідності з набором функцій, що реалізовуються і областей застосування в СЕД укрупнено можна виділити наступні напрямки:
● системи діловодства;
● електронні архіви;
● workflow-системи (для стислості будемо називати їх WF-системами);
● комплексні, або ECM-системи (про останніх ми вже говорили вище).
Якщо традиційні СЕД все ще тяжіють до автоматизації досить вузької сфери «канцелярсько-офісного» документообігу, то багато сучасні системи ЕДО демонструють значно більші можливості і орієнтовані також на роботу з бізнес-процесами, підтримку і керування інформаційними потоками і організацію взаємодії користувачів.
Вимоги до архітектури і встаткування для СЕД зміщуються у бік одночасної роботи багатьох користувачів з конкретними документами, процесами, проектами, великими масивами неструктурованої інформації. Істотно підвищуються вимоги до можливостей пошуку, надійності зберігання, до обслуговування і підтримки значних обсягів збереженої інформації. Специфіка автоматизації бізнес-процесів в СЕД виставляє свої вимоги по швидкості обробки інформаційних потоків, можливості їх контролю і перерозподілу, з автоматизації окремих операцій, кроків, робіт, по інструментах і засобам настройки маршрутів і пр.
Які завдання та напрямки недоцільно реалізовувати в СЕД? До подібних задач можна віднести, наприклад, кадрове діловодство або облік фінансових документів, завдання аналізу і пр.
Незважаючи на те, що формально назви цих завдань начебто безпосередньо пов'язані з документами, перше завдання полягає не в управлінні самими документами, а в обліку і управлінні кадрами. Тут потрібно отримувати різні вибірки з персоналу (наприклад, за освітою, статтю, спеціальностями, дату прийому / звільнення), оперувати даними з кадрових наказів і т. п. Для цього інформація в базі даних повинна зберігатися в структурованому вигляді, а не як окремі неструктуровані документи. Створення кожного документа повинно відбиватися на зміну стану персоналу, тому для автоматизації кадрового діловодства доцільніше використовувати спеціалізовані системи управління персоналом, які можуть бути інтегровані з СЕД для зберігання та узгодження неструктурованої інформації (резюме, фотографій, кадрових наказів і т.д.).
Аналогічно йде ситуація зі структурованими фінансовими документами: рахунками, заявками на оплату, платіжними документами і т. п. Вони тісно пов'язані з розрахунком заборгованості, термінами оплати, статтями бюджету і іншими параметрами, як правило, враховуються в бухгалтерських і ERP-системах. Оскільки, наприклад, електронний образ рахунки-фактури все одно доведеться формувати, вводити і зберігати в структурованому вигляді (у бухгалтерській або відповідної обліковій системі), то заносити його в СЕД скануванням недоцільно. У даному випадку найбільш правильний варіант - інтеграція ECM-і ERP-систем, при якій запису ERP-системи можуть відправлятися у вигляді вкладень в завдання ECM-системи, наприклад, для узгодження, а підсумкові звіти ERP-системи можуть зберігатися в СЕД і підписуватися електронної цифровим підписом.
Тому, приймаючи рішення про вибір і розвитку ІТ-інфраструктури підприємства, керівник (або, принаймні, ІТ-служба) повинен вирішити нелегку задачу - оптимально наповнити інформаційне середовище компанії, відшукати найбільш ефективні для конкретної фірми поєднання продуктів і технологій, розмежувати області перетину взаємодоповнюючих ІТ-систем найбільш раціональним чином. Загалом, знайти ефективне застосування для кожної. А для цього йому треба добре розбиратися в нюансах і термінології, в тонкощах систем, пропонованих сьогодні ринком, представляти і враховувати особливості і суттєві відмінності СЕД і ERP-систем, характер даних систем кожного типу. Провести вододіл між цими системами і чітко визначити їх технологічні кордону, методологію взаємодії і завдання користувачів не тільки на сьогодні, а й хоча б на середньострокову перспективу, визначити потенційні обсяги даних, оцінити можливості масштабування і пр.
Довгострокова ІТ-стратегія повинна припускати наявність самостійної СЕД, яка буде вирішувати свої завдання і при необхідності інтегруватися з ERP-системою по ряду напрямків. Приміром, від створення і руху документів, підписання їх ЕЦП до відправки структурованих документів за маршрутами узгодження з використанням механізмів workflow СЕД, розміщення документів тривалого зберігання і ERP-звітності в електронних архівах СЕД і пр.
Ефективність - одна з найбільш загальних економічних понять. Ефективність можна визначити як ймовірність досягнення мети. Проведений вище аналіз передумов впровадження СЕД недостатній для рекомендації її впровадження. Необхідний аналіз економічної ефективності СЕД.
Цілі впровадження системи електронного документообігу:
· Автоматизація діловодства,
· Автоматизація потоків документів,
· Автоматизація контролю виконання документів і доручень,
· Підвищення виконавської дисципліни,
· Наведення порядку в роботі з документами,
· Скорочення часу на операції з документами,
· Перехід до безпаперових технологій.
Таким чином, можна визначити ефективність використання системи електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі для окремих виробництв і користувачів. У цьому випадку розумно розглядати наступні види ефектів:
· Економічний - його показники враховують у вартісному вираженні усі види результатів і витрат, обумовлених реалізацією СЕД. Автоматизація діловодства, автоматизація потоків документів, автоматизація контролю виконання документів і доручень сприяє скороченню помилок, присутніх при ручній праці, прискорення процесу документообігу, що дає безсумнівний виграш у часі і економію у витратах електроенергії, витрат на оплату машинного часу і т.д.
· Фінансовий - розрахунок показників цього виду ефекту базується на фінансових результатах використання СЕД, що знаходить відображення у скорочення часу на операції з документами, тим самим знижує тривалість роботи з документами,
· Ресурсний - його показниками відображають вплив використання СЕД на обсяг виробництва і споживання того чи іншого виду матеріального ресурсу (електроенергії, трудових ресурсів та ін.) Як вже було сказано, виграш у часі при роботі з документами знизить витрата електроресурсов, трудових ресурсів і т.д.
· Науково-технічекого - включає новизну, простоту, корисність СЕД;
· Соціальний - його показники враховують соціальні результати реалізації СЕД, що виражаються в зменшенні трудомісткості підготовки і переробки одиниці даних в автоматизованій системі управління документообігом.
Розрахунок умовної річної економії витрат на оплату праці працівників j-ої кваліфікації
де С зпj - річний фонд заробітної плати працівника j-ої кваліфікації, зайнятого підготовкою і переробкою даних, руб.; Q 1, Q 2 - трудомісткість підготовки і переробки одиниці даних у базовому і новому варіантах програмного продукту, чол. / год; А 2 - річний обсяг робіт з підготовки та переробки даних в новому варіанті програмного продукту, натуральних од.; Ф j - річний фонд робочого часу одного працівника j-ої кваліфікації, зайнятого підготовкою і переробкою даних, ч.
Розрахуємо економію витрат на оплату праці менеджера, який працює в бюджетній сфері по 11 розряду єдиної тарифної сітки і має оклад 2787 рублів. З урахуванням того, що менеджер має щомісячну премію в розмірі 75% від свого окладу, його щомісячна зарплата становить 4877,25 руб. Отже, річний фонд заробітної плати менеджера складає 58527 руб. Враховуючи, що при п'ятиденному робочому тижні, кількість робочих днів 249, річний фонд робочого часу менеджера складе 1992 години.
Трудомісткість підготовки та оформлення документів при колишньому методі роботи і в системі СЕД становить відповідно 25 [чол / год.] І 20 [чол / год.]. Річний обсяг робіт з підготовки та переробки даних в СЕД (у натуральних одиницях) становить ≈ 80 документів.
Таким чином, отримуємо економію витрат на оплату праці менеджера:
що становить 20% від річного фонду заробітної плати менеджера 11 розряду, зайнятого підготовкою і переробкою документів в автоматизованій системі документообігу.
де
Розрахуємо річну економію витрат на оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера в автоматизованій системі документообігу. Вартість однієї години роботи АРМ менеджера 5 рублів; час виконання операцій, пов'язаних з договорами на АРМ менеджера при старому методі роботи і в автоматизованій системі документообігу становлять відповідно 6 годин і 2 години; 994 - кількість операцій, пов'язаних з договорами, які виконуються в автоматизованій системі документообігу протягом року.
Таким чином, річна економія витрат на оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера в мережі системи документообігу складе:
Головний висновок, який випливає із змісту роботи, полягає в наступному: сформовані форми і методи роботи з документацією в організаціях у рамках традиційного діловодства та документаційного забезпечення управління не відповідають сучасним умовам. Глобальна інформатизація суспільства, широке поширення нових інформаційних та комунікаційних технологій, поступове впровадження ринкових механізмів і сучасного менеджменту призвели до посилення ролі інформації у соціально-економічних процесах і усвідомлення її як найважливішого стратегічного ресурсу. У зв'язку з тим, що основну частину інформаційного ресурсу складає документація, можна вважати, що на сучасному етапі дозріли необхідні передумови для переходу до концептуально нового способу роботи з документами в організаціях - управлінню документацією на методології інформаційного менеджменту. Автоматизація систем управління документацією вимагає особливої уваги до таких моментів:
1. Вивчення інформації як наукової категорії, пізнання законів і закономірностей інформаційних процесів методологічно наближає до розуміння питань управління документацією. У процесі управління інформація перетвориться з окремих відомостей і даних в знання, на основі яких приймається більшість управлінських рішень. Це перетворення здійснюється в результаті складних інформаційних процесів, які включають в себе виробництво, обіг і споживання інформації.
Інформаційні процеси протікають в інформаційних системах - сукупності взаємопов'язаних елементів, що становлять єдине ціле (організацію). Інформація, інформаційні процеси та інформаційні системи інтегруються в інформаційну інфраструктуру організації, яка забезпечує досягнення управлінських цілей на базі створюваних інформаційних ресурсів. За допомогою документування інформація набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль в процесах управління, передаючи управлінські впливи від об'єкта суб'єкту управління та сигналізуючи про зворотної реакції
Отже, функціонування документа в організації пред'являє до нього особливі вимоги: фіксація інформації на матеріальному носії та наявність ідентифікаційних ознак інформації. Тим самим управлінський документ з документознавчих точки зору відрізняється від понять документа в суміжних дисциплінах, які не пред'являють до нього таких суворих вимог.
2. Для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових». Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія.
3. Існує специфіка електронних документів, особливо в частині юридичної сили, дійсності, способів зберігання, застосування відкритих форматів і стандартів запису для обміну електронними документами. При цьому важливе значення набуває юридичне обгрунтування посвідчення автентичності електронних документів за допомогою електронного цифрового підпису або за допомогою системи договорів між учасниками електронного обміну інформацією.
Однак поряд з перерахованими вище позитивними сторонами систем електронного документообігу є й негативні:
1. Перенавчання персоналу.
При переході від паперового документообігу до СЕД потрібно перенавчання персоналу, яке займає багато часу у співробітників, і тому проводити його в робочий час невигідно.
Звичайно, можна перенавчати співробітників у позаробочий час, але в цьому випадку не всі співробітники виявлять бажання цим займатися.
2. Збільшення обсягу документообігу.
З впровадженням в організацію СЕД відбувається збільшення обсягу її документообігу рівно в два рази, так як створюються два документообігу: паперовий та електронний і повністю відмовитися від одного на користь іншого неможливо.
Надалі в роботі відбувається повне дублювання документів, які були створені раніше на паперових носіях, і які в подальшому будуть створюватися в організації.
Комплексне наукове вирішення цих проблем є однією з найактуальніших завдань автоматизації документознавства та архівознавства.
1. Автократів В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основні напрями розвитку документознавства. Теоретичні проблеми документознавства. ВНИИДАД. - М., 1975 ..
2. Андрєєва О.Д. Технологія бізнесу: маркетинг: Учеб. посібник. - М.: Видавнича група ИНФРА. М - НОРМА, 1997.
3. Баград М. В. Про деякі методологічних питаннях класифікації документації. - Ашхабад, 1978.
4. Банасюкевич В. Д., пшенкой А. В., Сокова А. Н. Питання вдосконалення галузевих систем документації і документообігу. ВНИИДАД. - М., 1978.
5. Благодатскіх В.А. Економіка, розробка і використання програмного забезпечення ЕОМ. - М.: Фінанси і статистика, 1995.
6. Замлинський В. А., Дмитрієнко М. Ф., Балабушевіч Т. А. та ін Документознавство. Спеціальні історичні дисципліни: Учеб. Посібник. - К., 1992.
7. Лихачов М. Т. Документознавство в системі інших наук і галузей знання. Теоретичні проблеми документознавства. ВНИИДАД. - М., 1975.
8. Сокова А. Н. Загальні принципи побудови систем документації. Розвиток радянського документознавства (1917-1981 рр.).. СБ наук. тр. ВНИИДАД. - М., 1983.
9. Черешня А. Г. Про класифікацію документів систем управління. Проблеми класифікації в архівознавства та документознавства: Зб. наук. тр. ВНИИДАД - М., 1987.
10. Янкова В. Ф. Документообіг установи: аналіз поняття і методів удосконалення. М. - 1990.
Російські системи більшою мірою орієнтовані на підтримку документоорієнтованих управління, а не на управління довільним, як модно тепер говорити, контентом (тобто самим різноманітним інформаційним наповненням, змістом), як на Заході.
Названі вище умовні класи спочатку націлювалися на різні завдання і сценарії використання.
СЕА створювалися, щоб протягом тривалого часу зберігати і враховувати документи як такі собі своєрідні інформаційні склади. Документ супроводжувався відповідними реквізитами (карткою, аналогічної бібліотечної), щоб його потім можна було знайти і переглянути. Для реалізації аналогічних завдань з'являються різні, в тому числі апаратні, системи зберігання та пошуку паперових документів, мультимедіа-і фотоматеріалів (мікрофіші) та ін, уніфікуються формати документів.
Що відбувається з документом поза архівом, дану систему не цікавить. У процесі розвитку в СЕА з'являються інструменти й функції для реалізації політики зберігання та міграції документів. Наприклад, виділяють документи оперативного та довготривалого зберігання і переведення з одного виду в інший. Таким чином, і тут починають з'являтися елементи руху і стадії життєвого циклу документа, найпростіші docflow і workflow.
Якщо СЕА самого початку створювалися для зберігання та обліку документів, то СЕД призначалися для управління документами.
У західних джерелах зустрічається кілька варіантів термінів, що мають відношення до управління документами, які, з одного боку, відображають тенденції розвитку даного напрямку, а з іншого-маркетингові хитрощі деяких виробників. Ось ці терміни: Document Management - управління документами; Electronic Document Management System (EDMS) - система управління електронними документами, електронним документообігом; Enterprise Document Management Systems (теж EDMS) - системи управління корпоративними документами.
У різних авторів (і розробників) у ці терміни може вкладатися різний сенс. Деякі наші експерти стверджують, що EDMS-системи відповідають радше за управління зберіганням документів, а не за документообіг (рух документів). Іншими словами, виходить, що якісь системи EDMS ближче до СЕА. Це свідчить про те, що в кожному конкретному випадку (не дивлячись на заяви постачальників) потрібно більш глибоко вивчати функціональне наповнення та реальні можливості систем, перш ніж відносити їх до того чи іншого класу.
Будь-який документ проходить різні фази свого життєвого циклу, і його, для зручності та прискорення роботи, на всіх цих стадіях можна зробити доступним іншим співробітникам, з якими необхідна взаємодія, в тому числі ще в процесі підготовки документа. Звідси виникають і такі поняття, як версійність документів, стадії життєвого циклу, стану документів, маршрути руху, спільна (групова) робота, процес, docflow і workflow і пр.
У свою чергу, СЕД розвиваються в напрямку посилення архівних функцій: з'являються різноманітні сховища документів, подання документа в різних форматах.
У результаті з'являється новий клас систем, що отримав назву ECM, в якому представлені функції обох вищезазначених напрямів (СЕА і СЕД).
Enterprise Content Management (ECM) - це управління корпоративними інформаційними ресурсами, їх змістом і наповненням. Поняття ECM-системи дещо ширше, ніж СЕД. Під першою розуміють набір технологій, інструментів і методів, використовуваних для збору, управління, накопичення, зберігання і доставки інформації всім споживачам усередині організації. Наприклад, для того, щоб мати право називатися ECM-системою, СЕД повинна містити засоби сканування документів, гарантувати збереження документів, підтримувати регламенти доступу до них та їх зберігання, управління інтернет-даними і «динамічним контентом» при організації взаємодії багатьох користувачів і т. д.
Комплексна автоматизація підприємств, компаній, як правило, будується шляхом інтеграції декількох систем, кожна з яких вирішує певне коло завдань. Тому дуже важливо правильно визначити, що саме має реалізовуватися в рамках кожної системи, та забезпечити їх раціональне взаємодія.
У відповідності з набором функцій, що реалізовуються і областей застосування в СЕД укрупнено можна виділити наступні напрямки:
● системи діловодства;
● електронні архіви;
● workflow-системи (для стислості будемо називати їх WF-системами);
● комплексні, або ECM-системи (про останніх ми вже говорили вище).
Якщо традиційні СЕД все ще тяжіють до автоматизації досить вузької сфери «канцелярсько-офісного» документообігу, то багато сучасні системи ЕДО демонструють значно більші можливості і орієнтовані також на роботу з бізнес-процесами, підтримку і керування інформаційними потоками і організацію взаємодії користувачів.
Вимоги до архітектури і встаткування для СЕД зміщуються у бік одночасної роботи багатьох користувачів з конкретними документами, процесами, проектами, великими масивами неструктурованої інформації. Істотно підвищуються вимоги до можливостей пошуку, надійності зберігання, до обслуговування і підтримки значних обсягів збереженої інформації. Специфіка автоматизації бізнес-процесів в СЕД виставляє свої вимоги по швидкості обробки інформаційних потоків, можливості їх контролю і перерозподілу, з автоматизації окремих операцій, кроків, робіт, по інструментах і засобам настройки маршрутів і пр.
Які завдання та напрямки недоцільно реалізовувати в СЕД? До подібних задач можна віднести, наприклад, кадрове діловодство або облік фінансових документів, завдання аналізу і пр.
Незважаючи на те, що формально назви цих завдань начебто безпосередньо пов'язані з документами, перше завдання полягає не в управлінні самими документами, а в обліку і управлінні кадрами. Тут потрібно отримувати різні вибірки з персоналу (наприклад, за освітою, статтю, спеціальностями, дату прийому / звільнення), оперувати даними з кадрових наказів і т. п. Для цього інформація в базі даних повинна зберігатися в структурованому вигляді, а не як окремі неструктуровані документи. Створення кожного документа повинно відбиватися на зміну стану персоналу, тому для автоматизації кадрового діловодства доцільніше використовувати спеціалізовані системи управління персоналом, які можуть бути інтегровані з СЕД для зберігання та узгодження неструктурованої інформації (резюме, фотографій, кадрових наказів і т.д.).
Аналогічно йде ситуація зі структурованими фінансовими документами: рахунками, заявками на оплату, платіжними документами і т. п. Вони тісно пов'язані з розрахунком заборгованості, термінами оплати, статтями бюджету і іншими параметрами, як правило, враховуються в бухгалтерських і ERP-системах. Оскільки, наприклад, електронний образ рахунки-фактури все одно доведеться формувати, вводити і зберігати в структурованому вигляді (у бухгалтерській або відповідної обліковій системі), то заносити його в СЕД скануванням недоцільно. У даному випадку найбільш правильний варіант - інтеграція ECM-і ERP-систем, при якій запису ERP-системи можуть відправлятися у вигляді вкладень в завдання ECM-системи, наприклад, для узгодження, а підсумкові звіти ERP-системи можуть зберігатися в СЕД і підписуватися електронної цифровим підписом.
Тому, приймаючи рішення про вибір і розвитку ІТ-інфраструктури підприємства, керівник (або, принаймні, ІТ-служба) повинен вирішити нелегку задачу - оптимально наповнити інформаційне середовище компанії, відшукати найбільш ефективні для конкретної фірми поєднання продуктів і технологій, розмежувати області перетину взаємодоповнюючих ІТ-систем найбільш раціональним чином. Загалом, знайти ефективне застосування для кожної. А для цього йому треба добре розбиратися в нюансах і термінології, в тонкощах систем, пропонованих сьогодні ринком, представляти і враховувати особливості і суттєві відмінності СЕД і ERP-систем, характер даних систем кожного типу. Провести вододіл між цими системами і чітко визначити їх технологічні кордону, методологію взаємодії і завдання користувачів не тільки на сьогодні, а й хоча б на середньострокову перспективу, визначити потенційні обсяги даних, оцінити можливості масштабування і пр.
Довгострокова ІТ-стратегія повинна припускати наявність самостійної СЕД, яка буде вирішувати свої завдання і при необхідності інтегруватися з ERP-системою по ряду напрямків. Приміром, від створення і руху документів, підписання їх ЕЦП до відправки структурованих документів за маршрутами узгодження з використанням механізмів workflow СЕД, розміщення документів тривалого зберігання і ERP-звітності в електронних архівах СЕД і пр.
5. Аналіз ефективності впровадження СЕД
Ефективність - одна з найбільш загальних економічних понять. Ефективність можна визначити як ймовірність досягнення мети. Проведений вище аналіз передумов впровадження СЕД недостатній для рекомендації її впровадження. Необхідний аналіз економічної ефективності СЕД. Цілі впровадження системи електронного документообігу:
· Автоматизація діловодства,
· Автоматизація потоків документів,
· Автоматизація контролю виконання документів і доручень,
· Підвищення виконавської дисципліни,
· Наведення порядку в роботі з документами,
· Скорочення часу на операції з документами,
· Перехід до безпаперових технологій.
Таким чином, можна визначити ефективність використання системи електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі для окремих виробництв і користувачів. У цьому випадку розумно розглядати наступні види ефектів:
· Економічний - його показники враховують у вартісному вираженні усі види результатів і витрат, обумовлених реалізацією СЕД. Автоматизація діловодства, автоматизація потоків документів, автоматизація контролю виконання документів і доручень сприяє скороченню помилок, присутніх при ручній праці, прискорення процесу документообігу, що дає безсумнівний виграш у часі і економію у витратах електроенергії, витрат на оплату машинного часу і т.д.
· Фінансовий - розрахунок показників цього виду ефекту базується на фінансових результатах використання СЕД, що знаходить відображення у скорочення часу на операції з документами, тим самим знижує тривалість роботи з документами,
· Ресурсний - його показниками відображають вплив використання СЕД на обсяг виробництва і споживання того чи іншого виду матеріального ресурсу (електроенергії, трудових ресурсів та ін.) Як вже було сказано, виграш у часі при роботі з документами знизить витрата електроресурсов, трудових ресурсів і т.д.
· Науково-технічекого - включає новизну, простоту, корисність СЕД;
· Соціальний - його показники враховують соціальні результати реалізації СЕД, що виражаються в зменшенні трудомісткості підготовки і переробки одиниці даних в автоматизованій системі управління документообігом.
5.1 Економія витрат на оплату праці користувачів СЕД
Розглянемо докладніше економію витрат на оплату праці користувачів СЕД.Розрахунок умовної річної економії витрат на оплату праці працівників j-ої кваліфікації
де С зпj - річний фонд заробітної плати працівника j-ої кваліфікації, зайнятого підготовкою і переробкою даних, руб.; Q 1, Q 2 - трудомісткість підготовки і переробки одиниці даних у базовому і новому варіантах програмного продукту, чол. / год; А 2 - річний обсяг робіт з підготовки та переробки даних в новому варіанті програмного продукту, натуральних од.; Ф j - річний фонд робочого часу одного працівника j-ої кваліфікації, зайнятого підготовкою і переробкою даних, ч.
Розрахуємо економію витрат на оплату праці менеджера, який працює в бюджетній сфері по 11 розряду єдиної тарифної сітки і має оклад 2787 рублів. З урахуванням того, що менеджер має щомісячну премію в розмірі 75% від свого окладу, його щомісячна зарплата становить 4877,25 руб. Отже, річний фонд заробітної плати менеджера складає 58527 руб. Враховуючи, що при п'ятиденному робочому тижні, кількість робочих днів 249, річний фонд робочого часу менеджера складе 1992 години.
Трудомісткість підготовки та оформлення документів при колишньому методі роботи і в системі СЕД становить відповідно 25 [чол / год.] І 20 [чол / год.]. Річний обсяг робіт з підготовки та переробки даних в СЕД (у натуральних одиницях) становить ≈ 80 документів.
Таким чином, отримуємо економію витрат на оплату праці менеджера:
що становить 20% від річного фонду заробітної плати менеджера 11 розряду, зайнятого підготовкою і переробкою документів в автоматизованій системі документообігу.
5.2. Економія витрат на оплату машинного часу
При заміні базового програмного продукту (ПП) на нове, як правило, зменшується час використання обчислювальних засобів. Розрахунок економії витрат на оплату машинного часу проводиться за формулоюде
Розрахуємо річну економію витрат на оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера в автоматизованій системі документообігу. Вартість однієї години роботи АРМ менеджера 5 рублів; час виконання операцій, пов'язаних з договорами на АРМ менеджера при старому методі роботи і в автоматизованій системі документообігу становлять відповідно 6 годин і 2 години; 994 - кількість операцій, пов'язаних з договорами, які виконуються в автоматизованій системі документообігу протягом року.
Таким чином, річна економія витрат на оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера в мережі системи документообігу складе:
Висновок
Головний висновок, який випливає із змісту роботи, полягає в наступному: сформовані форми і методи роботи з документацією в організаціях у рамках традиційного діловодства та документаційного забезпечення управління не відповідають сучасним умовам. Глобальна інформатизація суспільства, широке поширення нових інформаційних та комунікаційних технологій, поступове впровадження ринкових механізмів і сучасного менеджменту призвели до посилення ролі інформації у соціально-економічних процесах і усвідомлення її як найважливішого стратегічного ресурсу. У зв'язку з тим, що основну частину інформаційного ресурсу складає документація, можна вважати, що на сучасному етапі дозріли необхідні передумови для переходу до концептуально нового способу роботи з документами в організаціях - управлінню документацією на методології інформаційного менеджменту. Автоматизація систем управління документацією вимагає особливої уваги до таких моментів: 1. Вивчення інформації як наукової категорії, пізнання законів і закономірностей інформаційних процесів методологічно наближає до розуміння питань управління документацією. У процесі управління інформація перетвориться з окремих відомостей і даних в знання, на основі яких приймається більшість управлінських рішень. Це перетворення здійснюється в результаті складних інформаційних процесів, які включають в себе виробництво, обіг і споживання інформації.
Інформаційні процеси протікають в інформаційних системах - сукупності взаємопов'язаних елементів, що становлять єдине ціле (організацію). Інформація, інформаційні процеси та інформаційні системи інтегруються в інформаційну інфраструктуру організації, яка забезпечує досягнення управлінських цілей на базі створюваних інформаційних ресурсів. За допомогою документування інформація набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль в процесах управління, передаючи управлінські впливи від об'єкта суб'єкту управління та сигналізуючи про зворотної реакції
Отже, функціонування документа в організації пред'являє до нього особливі вимоги: фіксація інформації на матеріальному носії та наявність ідентифікаційних ознак інформації. Тим самим управлінський документ з документознавчих точки зору відрізняється від понять документа в суміжних дисциплінах, які не пред'являють до нього таких суворих вимог.
2. Для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових». Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія.
3. Існує специфіка електронних документів, особливо в частині юридичної сили, дійсності, способів зберігання, застосування відкритих форматів і стандартів запису для обміну електронними документами. При цьому важливе значення набуває юридичне обгрунтування посвідчення автентичності електронних документів за допомогою електронного цифрового підпису або за допомогою системи договорів між учасниками електронного обміну інформацією.
Однак поряд з перерахованими вище позитивними сторонами систем електронного документообігу є й негативні:
1. Перенавчання персоналу.
При переході від паперового документообігу до СЕД потрібно перенавчання персоналу, яке займає багато часу у співробітників, і тому проводити його в робочий час невигідно.
Звичайно, можна перенавчати співробітників у позаробочий час, але в цьому випадку не всі співробітники виявлять бажання цим займатися.
2. Збільшення обсягу документообігу.
З впровадженням в організацію СЕД відбувається збільшення обсягу її документообігу рівно в два рази, так як створюються два документообігу: паперовий та електронний і повністю відмовитися від одного на користь іншого неможливо.
Надалі в роботі відбувається повне дублювання документів, які були створені раніше на паперових носіях, і які в подальшому будуть створюватися в організації.
Комплексне наукове вирішення цих проблем є однією з найактуальніших завдань автоматизації документознавства та архівознавства.
Список використаної літератури
1. Автократів В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основні напрями розвитку документознавства. Теоретичні проблеми документознавства. ВНИИДАД. - М., 1975 .. 2. Андрєєва О.Д. Технологія бізнесу: маркетинг: Учеб. посібник. - М.: Видавнича група ИНФРА. М - НОРМА, 1997.
3. Баград М. В. Про деякі методологічних питаннях класифікації документації. - Ашхабад, 1978.
4. Банасюкевич В. Д., пшенкой А. В., Сокова А. Н. Питання вдосконалення галузевих систем документації і документообігу. ВНИИДАД. - М., 1978.
5. Благодатскіх В.А. Економіка, розробка і використання програмного забезпечення ЕОМ. - М.: Фінанси і статистика, 1995.
6. Замлинський В. А., Дмитрієнко М. Ф., Балабушевіч Т. А. та ін Документознавство. Спеціальні історичні дисципліни: Учеб. Посібник. - К., 1992.
7. Лихачов М. Т. Документознавство в системі інших наук і галузей знання. Теоретичні проблеми документознавства. ВНИИДАД. - М., 1975.
8. Сокова А. Н. Загальні принципи побудови систем документації. Розвиток радянського документознавства (1917-1981 рр.).. СБ наук. тр. ВНИИДАД. - М., 1983.
9. Черешня А. Г. Про класифікацію документів систем управління. Проблеми класифікації в архівознавства та документознавства: Зб. наук. тр. ВНИИДАД - М., 1987.
10. Янкова В. Ф. Документообіг установи: аналіз поняття і методів удосконалення. М. - 1990.
[1] Сокова О.М. Ділова документація в сфері управління. - М.: Знання, 1985
[2] Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? / / Deutschcr Dokumentartag 1994. Proceedings, DGD, 1994, c. 11-38; Макдональд Д. Управління документами в
сучасному закладі. - СІФ ОЦНТІ ВНИИДАД, № 1220 «п»; Роберж М. У епоху інформації - глобальне системне і систематизоване управління адміністративної інформацією. - СІФ ОЦНТІ ВНИИДАД, № 1144 «п» і ін
сучасному закладі. - СІФ ОЦНТІ ВНИИДАД, № 1220 «п»; Роберж М. У епоху інформації - глобальне системне і систематизоване управління адміністративної інформацією. - СІФ ОЦНТІ ВНИИДАД, № 1144 «п» і ін
[3] Хайвз Кр. Управління документацією, інформацією та архівами на фірмах. - СІФ ОЦНТІ ВНИИДАД, № 889 «п»; Рікс А. Діловодство як архівна функція. - СІФ ОЦНТІ ВНИИДАД, № 946 «п» і ін
[4] Мітяєв К.Г. Історія та організація діловодства в СРСР: Учеб. посібник / МГІАІ. - М., 1959; Він же. Теорія і практика архівної справи. Учеб. посібник / МГІАІ. - М., 1946; Він же. Документознавство, його завдання та перспективи розвитку / / Зап. архівознавства. - 1964. - № 2 та ін