Організація архівного фонду РФ

4) документи особистого походження, що надійшли у власність держави (приватні архіви та документальні колекції радянських і дореволюційних державних, громадських діячів, вчених, діячів культури, мистецтва, новаторів і передовиків виробництва, колекціонерів, передані до держархівів за актами дарування, заповітів або на іншій законній підставі);
5) надійшли у власність держави, в тому числі з-за кордону, документальні пам'ятки історії та культури (літописи, рукописні книги, малюнки і т.п.).
Віднесення документів до складу архівного фонду РФ здійснюється на підставі експертизи їх цінності. Вирішення питань про включення до складу Архівного фонду Російської Федерації конкретних документів здійснюється експертно-перевірочними комісіями федеральних державних архівів та уповноважених органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи в межах їх компетенції.
Експертизи цінності документів підлягають всі документи на носіях будь-якого виду, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єкта Російської Федерації чи муніципальній власності. До проведення в установленому порядку експертизи цінності документів знищення документів забороняється.
Включення документів, що знаходяться в приватній власності, до складу Архівного фонду Російської Федерації здійснюється на підставі експертизи цінності документів і оформляється договором між власником або власником архівних документів і державним або муніципальним архівом (органом місцевого самоврядування муніципального району, міського округу), музеєм, бібліотекою або організацією Російської академії наук. У даному договорі вказуються обов'язки власника або власника архівних документів щодо зберігання, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації.
Експертиза цінності документів проводиться на основі принципів історизму, системності та цілісності шляхом комплексного застосування критеріїв походження, змісту, зовнішніх особливостей. При віднесенні документів до складу архівного фонду РФ враховується також фактор ступеня повноти збереження фонду.
Критерії, тобто ознаки, на підставі яких визначається цінність документів, не є категорією стійкою, вони можуть змінюватися під впливом різного роду факторів, наприклад розвитку держапарату, процесів документування, кількості документації. Залежно від історичних умов значення одних критеріїв поступово падає, на зміну їм з'являються інші.
До федеральної власності належать архівні документи:
1) зберігаються у федеральних державних архівах, федеральних музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук (за винятком архівних документів, переданих в ці архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук на підставі договору зберігання без передачі їх у власність);
2) федеральних органів державної влади, інших державних органів Російської Федерації, в тому числі органів прокуратури Російської Федерації, Центральної виборчої комісії Російської Федерації, Рахункової палати Російської Федерації, Центрального банку Російської Федерації (Банку Росії);
3) колишніх ворожих держав, переміщені в Союз РСР в результаті Другої світової війни і перебувають на території Російської Федерації, якщо інше не передбачено законодавством Російської Федерації про переміщених культурних цінностях;
4) віднесені до федеральної власності федеральними законами.
До власності суб'єкта Російської Федерації ставляться архівні документи:
1) що зберігаються в державних архівах суб'єкта Російської Федерації, музеях і бібліотеках суб'єкта Російської Федерації (за винятком архівних документів, переданих в ці архіви, музеї і бібліотеки на підставі договору зберігання без передачі їх у власність);
2) державних органів і організацій суб'єкта Російської Федерації.
До муніципальної власності належать архівні документи:
1) органів місцевого самоврядування та муніципальних організацій;
2) зберігаються в муніципальних архівах, музеях і бібліотеках (за винятком архівних документів, переданих в ці архіви, музеї і бібліотеки на підставі договору зберігання без передачі їх у власність).
До приватної власності належать архівні документи:
1) організацій, що діють на території Російської Федерації і не є державними або муніципальними, в тому числі громадських об'єднань з дня їх реєстрації відповідно до законодавства Російської Федерації про громадські об'єднання і релігійних об'єднань після відділення церкви від держави;
2) створені громадянами або законно придбані ними. Ці документи можуть відображати виробничу, громадську, творчу діяльність особи. Науковий інтерес представляють документи великих партійних і державних діячів, вчених, організаторів виробництва, военоначальников, письменників, художників, новаторів і т.д. Архівні установи ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців та інших осіб, чиї документи можуть допомогти вивчення історії рідного краю. Великий інтерес представляють також щоденники, спогади та листування учасників Великої Вітчизняної війни і тих, хто відновлював міста і села.
Передача права власності іншим особам на архівні фонди та архівні документи федеральних державних архівів і центрів зберігання документації, а також архівні фонди та архівні документи, які утворилися і які утворюються в діяльності федеральних органів державної влади, Генеральної прокуратури РФ, Центрального банку РФ та інших банків, віднесених до федеральної власності, здійснюється за постановою уряду РФ за поданням Федерального архівного агентства.
Архівні документи, що знаходяться в державній або муніципальній власності, не підлягають приватизації, не можуть бути об'єктом продажу, міни, дарування, а також інших угод, які можуть призвести до їх відчуження, якщо інше не передбачено міжнародним договором Російської Федерації або федеральними законами.
У разі приватизації державних або муніципальних підприємств утворилися в процесі їх діяльності архівні документи, у тому числі документи з особового складу, залишаються відповідно у федеральній власності, власності суб'єкта Російської Федерації і муніципальної власності [4].
Документи архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватній власності, можуть відчужуватися або переходити від однієї особи до іншої в порядку правонаступництва чи іншим способом. Включення документів, що знаходяться в приватній власності, до складу Архівного фонду Російської Федерації здійснюється на підставі експертизи цінності документів і оформляється договором між власником або власником архівних документів і державним або муніципальним архівом (органом місцевого самоврядування муніципального району, міського округу), музеєм, бібліотекою або організацією Російської академії наук.
Ведення архівної справи покладається на центральний орган виконавчої влади РФ у галузі архівної справи - Федеральне архівне агентство Росії, її органи та установи.
Федеральне архівне агентство є федеральним органом виконавчої влади, що здійснює функції з надання державних послуг, управління федеральним майном у сфері архівної справи [5].
У систему Федерального архівного агентства Росії входять:
- Державні органи управління архівною справою республік у складі РФ, країв, областей, автономних областей і округів, міст, районів;
- Архівні установи: федеральні державні архіви та центри зберігання документації, центральні державні архіви та центри зберігання документації республік у складі РФ, державні архіви та центри зберігання документації країв, областей, автономних областей і округів, міст, районів.
Державними архівами з постійним складом документів є: Державний архів Російської федерації, Російський державний архів давніх актів (РГАДА), Російський державний історичний архів (РГИА), Російський державний військово-історичний архів (РГВИА), Російський державний архів військово-морського флоту (РГАВМФ) , Російський державний архів економіки (РГАЕ), Російський державний архів літератури і мистецтва (РДАЛМ), Російський державний військовий архів (РДВА), Російський державний історичний архів Далекого Сходу (РГИА ДВ), Російський державний науково-технічний архів (РГНТА, колишній ЦГАНТД) з філією в Москві, Російський державний архів фотодокументів (РГАФД), Російський державний архів кінофотодокументів з філією у м. Володимирі (РГАКФД), Центр зберігання сучасної документації, Центр зберігання документів молодіжних організацій, Центр зберігання історико-документальних колекцій, Центр зберігання страхового фонду.
- Науково-дослідні установи (ВНИИДАД) та інші організації та підприємства, що забезпечують її діяльність.
Таким чином, Федеральний закон "Про архівну справу в Російській Федерації" створив єдине архівне простір, в якому мають діяти всі юридичні особи, в т. ч. і комерційні організації, у діяльності яких утворюються архівні документи.

2. Порядок комплектування та використання документів архівного фонду РФ

2.1 Класифікація документів архівного фонду РФ
Під класифікацією документів архівного фонду РФ розуміється їх наукова угрупування по найбільш істотних ознаках.
Класифікація - це основа організації архівного фонду РФ. Класифікація документів Архівного фонду РФ включає в себе три ступені (етапу) з урахуванням рівнів об'єктів класифікації. Класифікація здійснюється в межах [6]:
- Архівного фонду в цілому;
- Державного архіву;
- Архівного фонду.
Класифікація документів Архівного фонду РФ будується на основі таких ознак:
- За формами власності;
- Історичним періодам;
- Видами носіїв інформації, способам і техніці закріплення інформації;
- Термінів зберігання та ін
Класифікація документів архівного фонду РФ передбачає їх наукову угруповання з метою правильного розподілу по державних архівів.
За формами власності документи класифікуються на документи федеральної, суб'єктів Російської Федерації, муніципальної та приватної власності.
За історичним епохам. У сучасних російських державних архівах історично склався розподіл всіх документів архівного фонду РФ на документи періоду до 1917 р. і після 1917р. (Дореволюційні та радянські).
Документами радянської епохи вважаються документи, які утворилися в діяльності установ радянської влади, що виникли в результаті Жовтневої революції. Документи установ Тимчасового уряду віднесено до дорадянського періоду.
При класифікації документів установ-фондообразователей, які існували до і після революції (заводи, фабрики, банки, наукові та культурні установи тощо), розмежувальної датою при розподілі по епох прийнята дата їх націоналізації, конфіскації та реорганізації.
Документи особового походження відносяться до тієї чи іншої епохи в залежності від їх конкретного змісту і хронологічних рамок.
За видами, способам і техніці закріплення інформації.
З урахуванням виду носіїв, способів і техніці закріплення інформації архівні фонди та архівні документи зберігаються в загальних і спеціалізованих відділах загальних архівів.
Наприклад, спеціалізованими архівами є Російський державний архів кінофотодокументів (РГАКФД), Центральний державний архів кінофотофонодокументів Санкт-Петербурга (ЦДАКФФД Санкт-Петербурга), Центральний архів аудіовізуальної документації Москви (ЦААДМ), бережуть найбільш повні і цінні колекції фотодокументів з історії Великої Вітчизняної війни 1941 - 1945 рр.. і що володіють сучасним технічним обладнанням для проведення реставраційних робіт з фотодокументами, виготовлення їх копій.
Фотодокументи Архівного фонду Російської Федерації активно використовуються для створення та оновлення музейних експозицій, виставкових проектів, фотоальбомів військово-патріотичної тематики, монографій, енциклопедичних, навчальних та довідкових видань та ін
За термінами зберігання.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в державній власності, зберігаються:
1) постійно - в державних архівах, музеях, бібліотеках і організаціях Російської академії наук;
2) тимчасово - у державних органах, державних організаціях, що створюються ними архівах протягом встановлених строків, а також у муніципальних архівах у випадку наділення органу місцевого самоврядування муніципального району чи міського округу окремими державними повноваженнями зі зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів, що відносяться до державної власності і знаходяться на території муніципального освіти.
Депозитарне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації, що перебувають у федеральній власності, здійснюють федеральні органи виконавчої влади та організації (в тому числі державні академії наук, за винятком Російської академії наук), перелік яких встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в муніципальній власності, зберігаються:
1) постійно - в муніципальних архівах, музеях і бібліотеках;
2) тимчасово - в органах місцевого самоврядування, муніципальних установах і створюваних ними архівах протягом встановлених строків.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватній власності, можуть зберігатися їх власниками або власниками самостійно або можуть бути передані за договором на зберігання в державний чи муніципальний архів, бібліотеку, музей, а також в організацію Російської академії наук. При цьому умови зберігання цих документів визначаються їх власниками або власниками з дотриманням норм Федерального закону "Про архівну справу в Російській Федерації".
Встановлено такі строки тимчасового зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації до їх надходження в державні та муніципальні архіви (ст. 22 Федерального закону "Про архівну справу в Російській Федерації"):
1) для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів федеральних органів державної влади, інших державних органів Російської Федерації (у тому числі органів прокуратури Російської Федерації, Центральної виборчої комісії Російської Федерації, Рахункової палати Російської Федерації, Центрального банку Російської Федерації (Банку Росії), а також для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів державних позабюджетних фондів і федеральних організацій - 15 років;
2) для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів органів державної влади, інших державних органів суб'єктів Російської Федерації і організацій суб'єктів Російської Федерації - 10 років;
3) для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації документів органів місцевого самоврядування та муніципальних організацій - 5 років;
4) для включених в установленому порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації окремих видів архівних документів:
а) записів актів громадянського стану - 100 років;
б) документів з особового складу, записів нотаріальних дій, погосподарських книг і стосуються приватизації житлового фонду документів - 75 років;
в) проектної документації по капітальному будівництву - 20 років;
г) технологічної та конструкторської документації - 20 років;
д) патентів на винахід, корисну модель, промисловий зразок - 20 років;
е) наукової документації - 15 років;
ж) кіно-та фотодокументів - 5 років;
з) відео-і фонодокументів - 3 роки.
Належність документів до певних галузях державної і суспільної діяльності.
Це ознака застосовується для організації великих комплексів документів, відокремлювалися в вигляді самостійних архівів.
У нашій країні існує ряд архівів. зберігають документи певної галузі або сфери суспільної діяльності: РГВИА, РГАВМФ, ГГАЕ, РДАЛМ.
Таким чином, класифікація документів архівного фонду РФ передбачає їх наукову угруповання з метою правильного розподілу по державних архівів.
2.2 Комплектування та облік документів архівного фонду РФ
Комплектування архіву включає:
- Визначення джерел комплектування архіву відповідно до його профілем:
- Визначення складу документів, які підлягають прийому до архіву;
- Прийом документів в архів.
Комплектування архіву здійснюється відповідно до принципів: приладдя документів до складу архівного фонду РФ; дотримання прав власності на документи; походження і територіальної приналежності документів; недробімості фондів.
Державні і муніципальні архіви комплектуються документами архівного фонду РФ, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій, підприємств і громадян і мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне або культурне значення.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в державній або муніципальній власності, після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, або державних і муніципальних установах передаються на постійне зберігання до відповідних державних і муніципальні архіви.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватній власності, надходять у державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук на підставі договорів між цими архівами, музеями, бібліотеками, організаціями Російської академії наук і власниками зазначених документів.
Передача на постійне зберігання до державних і муніципальних архіви обов'язкового безкоштовного примірника документів здійснюється в порядку, встановленому законодавством Російської Федерації про обов'язковий примірник документів [7].
Державні органи, органи місцевого самоврядування, державні та муніципальні організації забезпечують у відповідності з правилами, встановленими Федеральним архівним агентством, відбір, підготовку і передачу в упорядкованому стані документів Архівного фонду Російської Федерації на постійне зберігання до державних і муніципальних архіви. Всі роботи, пов'язані з відбором, підготовкою та передачею архівних документів на постійне зберігання, у тому числі з їх упорядкуванням і транспортуванням, виконуються за рахунок коштів органів і організацій, що передають документи.
Недержавні організації забезпечують відбір і передачу в упорядкованому стані в державні та муніципальні архіви перебувають у їхньому володінні архівних документів, віднесених до федеральної власності, власності суб'єкта Російської Федерації чи муніципальній власності.
При реорганізації державних органів архівні документи в упорядкованому стані передаються правонаступникам реорганізованих державних органів.
При зміні структури органів місцевого самоврядування архівні документи в упорядкованому стані передаються знову формованим органам місцевого самоврядування.
Комплектування державного архіву документами особового походження.
Державні архіви збирають документи письменників, художників, акторів і режисерів, вчених, краєзнавців, колекціонерів і так далі.
У складі особистого фонду на державне зберігання приймаються такі документи: авторські рукописи, автобіографії, щоденники, записні книжки, спогади, біографічні матеріали, а також матеріали майново-господарського характеру; службова та особисте листування; фотографії та інші образотворчі документи, матеріали про фондоутворювача і про увічнення його пам'яті (спогади, статті та рецензії про фондоутворювача та його твори, вирізки з газет і журналів); ​​матеріали, підібрані фондообразователем і відклалися в його особистому архіві та ін
Документи особового походження надходять до державних архівів:
- Від фондообразователей, передавальних архіви особисто або за заповітом;
- Від осіб, що володіють архівом за правом спадкування;
- Від збирачів та колекціонерів;
- З громадських організацій (творчих спілок і так далі);
- З нотаріальних контор як вибіркове майно;
- Від громадян, які проживають за кордоном, із зарубіжних установ та організацій (у порядку дарунка або обміну копіями).
У справі забезпечення збереження історичних та культурних цінностей виключно важливий облік.
Під урахуванням архівних документів розуміється встановлення кількості і складу архівних документів в одиницях обліку, прийнятих в архівній справі, відображення цієї кількості в облікових документах архівів та архівних органів.
Основою обліку документів архівного фонду РФ є єдина система реєстрації архівних фондів, колекцій, одиниць зберігання, що забезпечує організаційну упорядкованість, ідентифікацію і можливість адресного пошуку документів. Засіб обліку документів є присвоєння архівних шифрів одиницям зберігання.
Порядок державного обліку документів архівного фонду РФ грунтується на принципах [8]:
- Централізації (Федеральне архівне агентство регламентує взаємодію архівних органів та установ, державних музеїв та бібліотек, наукових та науково-галузевих архівів Російської академії наук, організацій - джерел комплектування архівних установ, а також юридичних та фізичних осіб - приватних власників документів Архівного фонду РФ);
- Уніфікації (встановлені єдині вимоги до облікових даних, єдина методика обліку, єдині форми облікових документів);
- Динамічності (своєчасно і оперативно вносяться зміни в облікові документи або складаються нові облікові документи);
- Повноти та достовірності державного обліку.
Відповідно до ст. 19 Федерального закону "Про архівну справу в Російській Федерації" всі документи Архівного фонду Російської Федерації постійного строку зберігання незалежно від місця їх зберігання, утримання, автентичності, способів відтворення підлягають державному обліку. Порядок державного обліку документів Архівного фонду Російської Федерації визначається Федеральним архівним агентством. Унікальні документи підлягають також обліку в Державному реєстрі унікальних документів Архівного фонду Російської Федерації, ведення якого здійснюється Федеральним архівним агентством [9].
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що зберігаються в державних і муніципальних архівах, музеях, бібліотеках, організаціях Російської академії наук, не входять до складу майна цих архівів, музеїв, бібліотек і організацій Російської академії наук.
Особливому обліку підлягають особливо цінні та унікальні документи.
Облік особливо цінних документів ведеться за списком фондів, що містять особливо цінні справи, і описам особливо цінних справ.
Для обліку унікальних документів створено Державний архів унікальних документів архівного фонду РФ. Унікальними є архівні документи, що мають особливу історичну цінність і загальнокультурну значимість, єдині у своєму роді за змістом і місцем в історії російської держави та суспільства, всього людства.
Унікальному документу присвоюється реєстраційний номер у Державному реєстрі унікальних документів, перші примірники аркушів унікальних документів формуються в томи до валового послідовності їх номерів за Державним реєстром і підлягають довічному зберіганню в службі Державного реєстру.
Таким чином, комплектування архіву - це систематичне поповнення архіву документами Архівного фонду РФ відповідно до його профілем.
Документи Архівного фонду Російської Федерації враховуються по архівних фондах, архівним колекціям, одиницям зберігання.
2.3 Використання документів архіву
Документи Архівного фонду РФ і довідники до них надаються для використання всім юридичним і фізичним особам.
Використання архіву або архівного документа, що знаходиться у власності громадських і релігійних об'єднань і організацій або в приватній власності здійснюється лише за згодою власника.
Порядок використання документів архівного фонду РФ встановлено Федеральним архівним агентством відповідно до Федерального закону "Про архівну справу в Російській Федерації", Законом РФ "Про державну таємницю", іншими федеральними законами і нормативними актами Президента та Уряду РФ, що стосуються інформації, інформаційного забезпечення та обміну , а також законами та нормативними актами суб'єктів РФ.
Основними формами використання документів є:
- Інформаційне забезпечення органів державної влади та місцевого самоврядування, державних, недержавних та громадських організацій, об'єднань, громадян відповідно до їх запитами;
- Ініціативне інформування органів державної влади та місцевого самоврядування, державних, недержавних та громадських організацій, об'єднань;
- Виконання запитів з метою забезпечення прав і законних інтересів громадян;
надання документів користувачам для досліджень у читальному залі;
- Організація та проведення інформаційних заходів у наукових і культурно-просвітницьких цілях;
- Використання документів у засобах масової інформації;
- Видача справжніх документів і справ у тимчасове користування;
- Публікація документів у різних формах.
Основними принципами використання документів архівного фонду РФ є загальнодоступність і відкритість, забезпечення інформаційних потреб держави, суспільства і особистості, законність пошуку, отримання та використання інформації користувачем.
Користувач архівними документами має право вільно збирати і отримувати для вивчення архівних документів. Доступ до архівних документів забезпечується шляхом надання користувачу архівними документами довідково-пошукових засобів і інформації про ці кошти, а також оригіналів і (або) копій необхідних йому документів.
Відповідно до ст. 26 Федерального закону "Про архівну справу в Російській Федерації" користувач архівними документами має право використовувати, передавати, поширювати інформацію, що міститься у наданих йому архівних документах, а також копії архівних документів для будь-яких законних цілей і будь-яким законним способом.
Державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук забезпечують користувачеві архівними документами умови, необхідні для пошуку та вивчення архівних документів.
Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, за наявності у них відповідних архівних документів зобов'язані безкоштовно надавати користувачеві архівними документами оформлені в установленому порядку архівні довідки або копії архівних документів, пов'язані із соціальним захистом громадян, що передбачає їх пенсійне забезпечення, а також отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства Російської Федерації.
Державні і муніципальні (за винятком структурних підрозділів органів місцевого самоврядування) архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук, а також державні та муніципальні організації відповідно до законодавства Російської Федерації можуть на основі наявних у них архівних документів і довідково-пошукових засобів надавати користувачеві архівними документами платні інформаційні послуги, укладати з ним договори про використання архівних документів і довідково-пошукових засобів.
Державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук, архіви державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і муніципальних організацій надають державним органам та органам місцевого самоврядування необхідні для здійснення ними своїх повноважень архівну інформацію та копії архівних документів, публікують і експонують архівні документи, готують довідково-інформаційні видання про склад і зміст зберігаються в них документів.
Архівні документи, вилучені як речові докази згідно з законодавством Російської Федерації, підлягають поверненню власнику або власнику архівних документів.
Обмежується доступ до архівних документів незалежно від їх форм власності, що містить відомості, які становлять державну та іншу охоронювану законодавством Російської Федерації таємницю, а також до подлинникам особливо цінних документів, у тому числі унікальних документів, і документам Архівного фонду Російської Федерації, визнаним знаходяться в незадовільному фізичному стані. Скасування обмеження на доступ до архівних документів, що містять відомості, що становлять державну та іншу охоронювану законодавством Російської Федерації таємницю, здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації [10].
Використання документів архівного фонду РФ, що містять державну або іншу охоронювану законом таємницю, дозволяється після закінчення 30 років з часу їх створення, якщо інше не встановлено законодавством. Збільшення зазначеного терміну щодо окремих архівних документів встановлюється постановою Державної Думи РФ за поданням Федеральним архівним агентством Росії.
Використання документів архівного фонду РФ, що містять секретні відомості, дозволяється органами і установами Федерального архівного агентства Росії спільно з відповідними центральними органами виконавчої влади РФ, установами, організаціями і підприємствами до закінчення 30 років з часу їх створення, принаймні втрати секретності цих відомостей.
Обмеження у використанні архівних документів, що містять відомості про особисте життя громадян (про їхнє здоров'я, сімейних та інтимних відносинах, майновий стан), а також створюють загрозу для їхнього життя і безпеки житла, встановлюється на термін 75 років з часу створення документів. З письмового дозволу громадянина, а після його смерті з письмового дозволу спадкоємців даного громадянина обмеження на доступ до архівних документів, що містять відомості про особисте та сімейне таємниці громадянина, його приватного життя, а також відомості, що створюють загрозу для його безпеки, може бути скасоване раніше, ніж через 75 років з дня створення зазначених документів.
Громадяни, установи, організації та підприємства, а також громадські та релігійні об'єднання та організації мають право отримувати завірені копії з архівних документів та виписки з архівних документів, що зберігаються в державних архівах або архівах установ, організацій, підприємств, або самостійно виготовляти копії цих документів і робити виписки з них, якщо це не загрожує фізичної збереженості документів.
Таким чином, застосування користувачами та архівами архівних документів в управліннях, в наукових, політичних, економічних, соціально-культурних цілях спрямовані на зміцнення російської державності та інформаційних потреб суспільства, а також для забезпечення законних прав та інтересів громадян.

3. Організація архівного зберігання електронних документів: проблеми, практика

3.1 Поняття архіву електронних документів
У 2006 році ми почали вперше приймати матеріали останньої всеросійського перепису населення, що відбулася два роки тому, на електронних носіях, і будемо зберігати ці матеріали на компакт-дисках. Це абсолютно новий для нас носій, який буде мати все більше поширення в світі, і в нас у тому числі. Для цього потрібна відповідна матеріально-технічна база. Для оперативного пошуку документа необхідна комп'ютерна система пошуку інформації, що також потребує відповідного матеріально-технічного забезпечення і навчання кадрів, роботи персоналу, програмного забезпечення [11].
З кожним роком в органах влади та організаціях все більш актуальними стають питання створення, організації та функціонування архівів електронних документів. Ще більшої гостроти цих питань надали федеральна цільова програма "Електронна Росія" та аналогічні програми в суб'єктах федерації (наприклад, ДЦП "Електронна Москва"). Слід очікувати, що в найближчі роки архіви електронних документів перетворяться на серйозні джерела інформації для прийняття найважливіших рішень на всіх рівнях управління. У зв'язку з цим проблеми зберігання електронних інформаційних ресурсів та шляхи подолання цих проблем набувають ключове значення в методології організації такого роду архівів.