Міжнародна «Ліга розвитку науки та освіти» (Росія)
Міжнародна асоціація розвитку науки,
освіти і культури Росії (Італія)
«ІНСТИТУТ УПРАВЛІННЯ»
тема «Архівне зберігання документів»
Виконала: студентка
гр. М 301-05
Кузнєцова А. В.
Перевірив викладач:
Ісмагулов В. К.
Волгоград - 2008 р .
II. Експертиза цінності документів
III. Описи справ
IV.Оформленіе справ
V. Порядок передачі справ до архіву
VI.Храненіе документів в електронному вигляді
VII. Висновок.
I. Введення
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.
На підприємстві існує наступна організаційно - розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату підприємства і яка відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації:
- Організаційні документи;
- Розпорядчі документи;
- Інформаційно - довідкові документи.
На підприємстві існує також служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків).
Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до архівного зберігання. Документи організації, що утворилися в процесі діловодства, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються короткі терміни, а потім виділяються до знищення.
У своїй роботі я розгляну питання з підготовки виконаних документів до архівного зберігання, з'ясую, що включається в цей процес, дам поняття наступних термінів:
- Експертиза (оцінка) наукової та практичної цінності документів;
- Описи справ;
- Оформлення справ;
- Опис документів постійного і довготривалого зберігання;
- Забезпечення їх збереження;
II. Експертиза цінності документів
Після того, як документи виконані, вони підлягають архівному зберіганню. Підготовка виконаних документів до архівного зберігання і використання включає:
- Експертизу (оцінку) наукової та практичної цінності документів;
- Описи справ;
- Оформлення справ;
- Опис документів постійного і довготривалого зберігання;
- Забезпечення їх збереження;
- Передачу справ до архіву установи, тобто у відомчий архів.
(Відомчим називається архів, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить в систему державної архівної служби, або що є структурним підрозділом організації). Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі їх на державне зберігання. Але спочатку експертна комісія організації має провести експертизу цінності документів. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ.
Номенклатура справ - це систематизований перелік заводяться в організації справ із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру для організації.
Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом.
Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій із зазначенням їх індексу і носить рекомендаційний характер.
Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств і відомств РФ, затверджуються їх керівниками.
Роботу з організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК) організації, яка у своїй діяльності керується Положенням про архівний фонд РФ, Основними правилами роботи відомчих архівів, типовими переліками документів із зазначенням термінів зберігання, Типовим положенням про експертну комісію.
Номенклатура для організації складається службою документаційного забезпечення на основі номенклатури справ структурних підрозділів. Номенклатура справ організації, попередньо узгоджена з ЦЕК (ЕК) організації, узгоджується з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) державного архіву, куди документи надходять на державне зберігання, і затверджуються керівником організації. Організації, що не здають документи на державне зберігання, номенклатуру справ погоджують з ЦЕК або ЕК вищестоящої організації або з її керівником.
При складанні номенклатури справ організації слід керуватися типовими і зразковими номенклатурами справ, типовими і відомчими переліками із зазначеними в них термінами зберігання.
Експертиза цінності документів постійного і тимчасового термінів зберігання повинна проводитися щорічно.
На експертні комісії, крім організації щорічного відбору документів на зберігання покладається: розгляд річних розділів справи постійного, довготривалого зберігання, в тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення документів і справ, не підлягають подальшому зберігання, про невиправному пошкодженні документів постійного зберігання і про не виявленні справ, що підлягають передачі на державне зберігання; питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження; підготовка і внесення на розгляд ЕПК пропозицій щодо встановлення і зміни термінів зберігання документів і т.п.
У результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:
- Постійного зберігання в державних архівах;
- Тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
- Тимчасового зберігання (до 10 років);
- Підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
III. Описи справ
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження і документів по особовому складу, а також акти про виділення до знищення справ з вичерпаним терміном зберігання (до 10 років включно).
Описи справ постійного, тимчасового терміну зберігання (понад 10 років) та документів з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення розглядаються на засіданні експертної комісії організації та узгоджуються з відомчим архівом.
Справи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання можуть бути знищені тільки після того, як описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) строку зберігання та по особовому складу за відповідний період затверджені і передані у відомчий архів організації.
Опис є обліковим документом і основною частиною науково - довідкового апарату архіву, забезпечує оперативний пошук документів. Опис складається у трьох примірниках: один передається разом із справами у відомчий архів, другий - додається в якості підстави до протоколу засідання експертної комісії, третій - залишається в якості контрольного екземпляра в апараті підприємства.
На справи постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження і по особовому складу складаються окремі описи.
Не підлягають здачі на державне зберігання справи з тимчасовим (до 10 років включно) терміном зберігання після закінчення встановленого терміну зберігання включаються в акт про виділення документів до знищення. Не допускається знищення документів до повного закінчення термінів їх зберігання. Для виключення передчасного знищення документів необхідно дотримувати наступне правило: справи включаються в акт про знищення, якщо передбачений у них термін зберігання закінчився до 1 січня того року, в якому складено акт. (Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені діловодством у 1999 році, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2003 року).
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) строку зберігання та з особового складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі у відомчий архів. Перед архівна підготовка справ включає дві процедури: опис та оформлення справ.
IV. Оформлення справ
Оформлення справи - це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання заверительной написи, внутрішнього опису документів. Починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового зберігання (понад 10 років) і з особового складу.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати у швидкозшивачах, без внутрішньої пере систематизації документів, без нумерації аркушів, а також без складання заверительной написи.
Повне оформлення справи передбачає:
- Перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності із січня по грудень (замість зворотній хронологічній послідовності з грудня по січень, що виходить при формуванні справи протягом року);
- Нумерацію аркушів справи чорним графітним олівцем у правому верхньому куті арабськими цифрами;
- Складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи;
- Складання заверительной написи справи;
- Підшивку справи у тверду темну обкладинку з картону на 4 протоколи без металевих затискачів (з мотузяними зав'язками) чи оправлення документів справи;
- Внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо воно змінювалося, діловодного індексу, заголовка справи, дати та ін
V. Порядок передачі справ до архіву
У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило не передаються.
Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийнятті справ на всіх примірниках річних розділах опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, решта залишається в архіві.
У невеликих за структурою і штатної чисельності організаціях, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів.
Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами здійснюється на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін, склад переданих документів, порядок і терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання.
Організація може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для зберігання документів, бажання самої організації.
При здачі справ на державне зберігання організація надає в державний архів:
- Відношення на ім'я керівництва державного архіву з зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
- Опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
- Історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
- Довідку про неповну збереження документів (якщо будь - які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номера справи.
Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом. Організація - здавач і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.
Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації і зберігаються постійно в діловодній службі.
VI. Зберігання документів в електронній формі
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервер), на змінних носіях.
Перш за все, на жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені папки. Кожній папці присвоюється «ім'я». Починатися «ім'я» має з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли).
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль.
В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
- Стійкого електроживлення;
- Резервного копіювання;
- Антивірусного захисту;
- Профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів, як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій чи електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера. При наявності програм типу "Електронний архів" облік і копіювання проводиться автоматично. В іншому випадку це робиться вручну: документи розділяться за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При значній кількості документів постійного зберігання вони розташовуються усередині річного розділу, в папках відповідних підрозділів.
Мінімальний термін зберігання документів встановлено Федеральним законом про "Про бухгалтерський облік" - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних протягом терміну зберігання носіїв інформації.
VII. Висновок
Підводячи підсумок, я з'ясувала, що завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до архівного зберігання. Але спочатку експертна комісія організації має провести експертизу цінності документів. Експертиза цінності документів у делопро-виробництві проводиться при складанні номенклатури справ. Роботу з організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК) організації. Предархивную підготовка справ включає дві процедури: опис та оформлення справ.
Оформлення справи - це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання заверительной написи, внутрішнього опису документів. Починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів. Опис є обліковим документом і основною частиною науково - довідкового апарату архіву, забезпечує оперативний пошук документів. Опис складається у трьох примірниках: один передається разом із справами у відомчий архів, другий - додається в якості підстави до протоколу засідання експертної комісії, третій - залишається в якості контрольного екземпляра в апараті підприємства.
У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Організації, повністю перейшли на безпаперовий документообіг, мають можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Автоматизовані технології дозволяють істотно прискорити діловодні операції з підготовки справ до архівного зберігання.
Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження. Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє скласти подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік та збереження.
У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.
Список використаної літератури:
1. Кірсанова М.В., Сучасне діловодство: Навчальний посібник. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2005 .- 215с.;
2. Діловодство: Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А.; під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2005 .- 243с.;
3. Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник / Видання 9-е, виправлене і доповнене. - М.: ЗАТ «Бізнес - школа« Інтел - Синтез »спільно з ТОВ« Журнал «Управління персоналом», 2006 .- 119с.
Міжнародна асоціація розвитку науки,
освіти і культури Росії (Італія)
«ІНСТИТУТ УПРАВЛІННЯ»
Волгоградський філія
Контрольна робота
з дисципліни «Основи документаційного забезпечення управління»тема «Архівне зберігання документів»
Виконала: студентка
гр. М 301-05
Кузнєцова А. В.
Перевірив викладач:
Ісмагулов В. К.
Волгоград -
План:
I. ВведенняII. Експертиза цінності документів
III. Описи справ
IV.Оформленіе справ
V. Порядок передачі справ до архіву
VI.Храненіе документів в електронному вигляді
VII. Висновок.
I. Введення
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.
На підприємстві існує наступна організаційно - розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату підприємства і яка відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації:
- Організаційні документи;
- Розпорядчі документи;
- Інформаційно - довідкові документи.
На підприємстві існує також служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків).
Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до архівного зберігання. Документи організації, що утворилися в процесі діловодства, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються короткі терміни, а потім виділяються до знищення.
У своїй роботі я розгляну питання з підготовки виконаних документів до архівного зберігання, з'ясую, що включається в цей процес, дам поняття наступних термінів:
- Експертиза (оцінка) наукової та практичної цінності документів;
- Описи справ;
- Оформлення справ;
- Опис документів постійного і довготривалого зберігання;
- Забезпечення їх збереження;
II. Експертиза цінності документів
Після того, як документи виконані, вони підлягають архівному зберіганню. Підготовка виконаних документів до архівного зберігання і використання включає:
- Експертизу (оцінку) наукової та практичної цінності документів;
- Описи справ;
- Оформлення справ;
- Опис документів постійного і довготривалого зберігання;
- Забезпечення їх збереження;
- Передачу справ до архіву установи, тобто у відомчий архів.
(Відомчим називається архів, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить в систему державної архівної служби, або що є структурним підрозділом організації). Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі їх на державне зберігання. Але спочатку експертна комісія організації має провести експертизу цінності документів. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ.
Номенклатура справ - це систематизований перелік заводяться в організації справ із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру для організації.
Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом.
Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій із зазначенням їх індексу і носить рекомендаційний характер.
Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств і відомств РФ, затверджуються їх керівниками.
Роботу з організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК) організації, яка у своїй діяльності керується Положенням про архівний фонд РФ, Основними правилами роботи відомчих архівів, типовими переліками документів із зазначенням термінів зберігання, Типовим положенням про експертну комісію.
Номенклатура для організації складається службою документаційного забезпечення на основі номенклатури справ структурних підрозділів. Номенклатура справ організації, попередньо узгоджена з ЦЕК (ЕК) організації, узгоджується з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) державного архіву, куди документи надходять на державне зберігання, і затверджуються керівником організації. Організації, що не здають документи на державне зберігання, номенклатуру справ погоджують з ЦЕК або ЕК вищестоящої організації або з її керівником.
При складанні номенклатури справ організації слід керуватися типовими і зразковими номенклатурами справ, типовими і відомчими переліками із зазначеними в них термінами зберігання.
Експертиза цінності документів постійного і тимчасового термінів зберігання повинна проводитися щорічно.
На експертні комісії, крім організації щорічного відбору документів на зберігання покладається: розгляд річних розділів справи постійного, довготривалого зберігання, в тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення документів і справ, не підлягають подальшому зберігання, про невиправному пошкодженні документів постійного зберігання і про не виявленні справ, що підлягають передачі на державне зберігання; питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження; підготовка і внесення на розгляд ЕПК пропозицій щодо встановлення і зміни термінів зберігання документів і т.п.
У результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:
- Постійного зберігання в державних архівах;
- Тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
- Тимчасового зберігання (до 10 років);
- Підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
III. Описи справ
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження і документів по особовому складу, а також акти про виділення до знищення справ з вичерпаним терміном зберігання (до 10 років включно).
Описи справ постійного, тимчасового терміну зберігання (понад 10 років) та документів з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення розглядаються на засіданні експертної комісії організації та узгоджуються з відомчим архівом.
Справи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання можуть бути знищені тільки після того, як описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) строку зберігання та по особовому складу за відповідний період затверджені і передані у відомчий архів організації.
Опис є обліковим документом і основною частиною науково - довідкового апарату архіву, забезпечує оперативний пошук документів. Опис складається у трьох примірниках: один передається разом із справами у відомчий архів, другий - додається в якості підстави до протоколу засідання експертної комісії, третій - залишається в якості контрольного екземпляра в апараті підприємства.
На справи постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження і по особовому складу складаються окремі описи.
Не підлягають здачі на державне зберігання справи з тимчасовим (до 10 років включно) терміном зберігання після закінчення встановленого терміну зберігання включаються в акт про виділення документів до знищення. Не допускається знищення документів до повного закінчення термінів їх зберігання. Для виключення передчасного знищення документів необхідно дотримувати наступне правило: справи включаються в акт про знищення, якщо передбачений у них термін зберігання закінчився до 1 січня того року, в якому складено акт. (Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені діловодством у 1999 році, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2003 року).
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) строку зберігання та з особового складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі у відомчий архів. Перед архівна підготовка справ включає дві процедури: опис та оформлення справ.
IV. Оформлення справ
Оформлення справи - це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання заверительной написи, внутрішнього опису документів. Починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового зберігання (понад 10 років) і з особового складу.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, їх допускається зберігати у швидкозшивачах, без внутрішньої пере систематизації документів, без нумерації аркушів, а також без складання заверительной написи.
Повне оформлення справи передбачає:
- Перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності із січня по грудень (замість зворотній хронологічній послідовності з грудня по січень, що виходить при формуванні справи протягом року);
- Нумерацію аркушів справи чорним графітним олівцем у правому верхньому куті арабськими цифрами;
- Складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи;
- Складання заверительной написи справи;
- Підшивку справи у тверду темну обкладинку з картону на 4 протоколи без металевих затискачів (з мотузяними зав'язками) чи оправлення документів справи;
- Внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо воно змінювалося, діловодного індексу, заголовка справи, дати та ін
V. Порядок передачі справ до архіву
У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило не передаються.
Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийнятті справ на всіх примірниках річних розділах опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, решта залишається в архіві.
У невеликих за структурою і штатної чисельності організаціях, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів.
Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами здійснюється на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін, склад переданих документів, порядок і терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання.
Організація може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для зберігання документів, бажання самої організації.
При здачі справ на державне зберігання організація надає в державний архів:
- Відношення на ім'я керівництва державного архіву з зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
- Опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
- Історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
- Довідку про неповну збереження документів (якщо будь - які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номера справи.
Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом. Організація - здавач і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.
Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації і зберігаються постійно в діловодній службі.
VI. Зберігання документів в електронній формі
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервер), на змінних носіях.
Перш за все, на жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені папки. Кожній папці присвоюється «ім'я». Починатися «ім'я» має з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли).
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль.
В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
- Стійкого електроживлення;
- Резервного копіювання;
- Антивірусного захисту;
- Профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів, як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій чи електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера. При наявності програм типу "Електронний архів" облік і копіювання проводиться автоматично. В іншому випадку це робиться вручну: документи розділяться за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При значній кількості документів постійного зберігання вони розташовуються усередині річного розділу, в папках відповідних підрозділів.
Мінімальний термін зберігання документів встановлено Федеральним законом про "Про бухгалтерський облік" - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних протягом терміну зберігання носіїв інформації.
VII. Висновок
Підводячи підсумок, я з'ясувала, що завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до архівного зберігання. Але спочатку експертна комісія організації має провести експертизу цінності документів. Експертиза цінності документів у делопро-виробництві проводиться при складанні номенклатури справ. Роботу з організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК) організації. Предархивную підготовка справ включає дві процедури: опис та оформлення справ.
Оформлення справи - це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання заверительной написи, внутрішнього опису документів. Починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів. Опис є обліковим документом і основною частиною науково - довідкового апарату архіву, забезпечує оперативний пошук документів. Опис складається у трьох примірниках: один передається разом із справами у відомчий архів, другий - додається в якості підстави до протоколу засідання експертної комісії, третій - залишається в якості контрольного екземпляра в апараті підприємства.
У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Організації, повністю перейшли на безпаперовий документообіг, мають можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Автоматизовані технології дозволяють істотно прискорити діловодні операції з підготовки справ до архівного зберігання.
Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження. Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє скласти подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік та збереження.
У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.
Список використаної літератури:
1. Кірсанова М.В., Сучасне діловодство: Навчальний посібник. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2005 .- 215с.;
2. Діловодство: Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А.; під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2005 .- 243с.;
3. Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник / Видання 9-е, виправлене і доповнене. - М.: ЗАТ «Бізнес - школа« Інтел - Синтез »спільно з ТОВ« Журнал «Управління персоналом», 2006 .- 119с.