Експертиза цінності документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст:
1. Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .2
2. Система експертних органів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .4
3. Критерії експертизи цінності ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .7
4. Порядок проведення експертизи цінності документів ... ... ... ... 10
5. Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .13

1. Введення
Управлінська діяльність притаманна всім установам, підприємствам і організаціям.
Вона охоплює організаційні питання, планування, фінансування, галузеву виробничу роботу, підбір і розстановку кадрів, контроль і т. д. У процесі управління збирається, обробляється і передається величезну кількість інформації.
На основі інформації приймаються управлінські рішення, інформація є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнення. Ефективність управління залежить від обсягу, оперативності та достовірності інформації, яка фіксується в документах.
Документ, зафіксувавши інформацію, тим самим забезпечує її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, а також багаторазове використання інформації.
Таким чином, документування управлінської діяльності полягає у записі за встановленою формою необхідної для управління інформації, тобто у створенні документів. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління.
Документи як джерела інформації нерівноцінні.
Одні містять інформацію про політичну, культурного і наукового життя суспільства, розвитку економіки, роботі державного апарату. В інших документах відображається робота конкретних організацій.
Особливе значення мають документи «особисті», що містять інформацію про видатних державних і громадських діячів, діячів літератури і мистецтва, що мають наукову цінність, історичне значення. Їх слід залишати на вічне зберігання.
Документи «але особовому складу», які містять інформацію про трудову діяльність громадян, їх навчанні та інші події в житті, мають цінність для конкретних людей. Такі документи мають тривалий термін зберігання, а потім знищуються.
За термінами зберігання документи поділяються на три групи:
• документи постійного зберігання;
• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).
У процесі проведення експертизи цінності документів вирішуються дві задачі:
• відбір цінних документів для вічного зберігання і відбір документів, що мають довгострокове практичне значення, для тривалого зберігання (понад 10 років);
• виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання, чернеток, дублетних документів.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.
У результаті проведення експертизи цінності:
· Встановлюється комплекс документів постійного зберігання;
· Проводиться відбір до знищення втратили своє значення документів з простроченим терміном зберігання;
· Визначаються унікальні та особливо цінні справи;
· Здійснюється повноцінне комплектування архіву організації та державних архівів документами, що представляють інтерес для науки та історії.

2. Система експертних органів
Для організації та проведення робіт з експертизи цінності документів, що утворюються в діяльності будь-якої організації незалежно від форми власності або функцій, наказом директора (президента, начальника) створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК), до складу якої входять кваліфіковані фахівці основних структурних підрозділів (не менш 3-9 чоловік).
Головою ЕК призначається один з керівників організації, що курирує питання діловодства та архіву, секретарем - співробітник служби документаційного забезпечення управління (ДОП).
Функції та права експертної комісії, організація її роботи визначаються положенням про експертну комісію. При розробці цього положення слід керуватися Примірним положенням про експертну комісію (ЕК) організації, затвердженим Росархивом в 1995 році.
В організаціях, що мають підвідомчу мережу, створюються Центральні експертні комісії (ЦЕК), а при необхідності і експертні комісії структурних підрозділів.
До складу ЕК і ЦЕК входять:
• економіст чи працівник бухгалтерії (обліково-фінансова документація становить значний відсоток загальної маси документів);
• працівник діловодної служби;
керівник архіву організації або посадова особа, відповідальна за архів;
спеціаліст з наукової, виробничої та інших видів документації;
• фахівець із забезпечення захисту інформації.
До складу ЦЕК доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.
У положеннях про ЕК та ЦЕК викладені правові аспекти, функції комісій і порядок роботи.
ЕК і ЦЕК - дорадчі органи при керівникові організації, їх засідання проводяться в міру необхідності.
Всі рішення експертної комісії фіксуються в протоколах, які підписують голова і секретар комісії. Ці рішення набувають чинності після затвердження протоколів ЕК і ЦЕК керівником організації.
ЦЕК здійснює методичне керівництво роботою експертних комісій структурних підрозділів і підвідомчих організацій. Протоколи, містять рішення про типових і примірних номенклатурі справ, затверджуються керівником організації після їх розгляду експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідної архівної установи.
Методичне керівництво роботою експертних комісій здійснюють експертнопроверочние комісії (ЕПК), створені в органах архівного управління при адміністрації краю, області, міста, а також у федеральних державних архівах.
Якщо ЕК і ЦЕК - перша, то ЕПК - друга інстанція контролю над відбором документів на зберігання і знищення.
При Росархіву та архівних управліннях створено центральні експертно-перевірочні комісії (ЦЕПК) - це вища інстанція з питань експертизи цінності документів. ЦЕПК діють на підставі Положення про центральну експертно-перевірочної комісії при Федеральному агентстві, затвердженому Наказом Росархіву в 2007 році.
У державних архівах є експертно-методичні комісії (ЕМК); в їхньому віданні перебувають:
• експертиза цінності документів всередині держархіву;
• розгляд розроблених в архіві методичних посібників;
робота з комплектування держархіву.
Таким чином, система експертної служби складається з:
• архівних установ - ЦЕПК, ЕПК, ЕМК;
• інших установ - ЕК, ЦЕК. Основними функціями ЦЕК і ЕК є:
• розгляд, винесення на затвердження і погодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної установи проектів зведеної номенклатури справ організації, якщо архів організації є джерелом комплектування Архівного фонду Російської Федерації;
• організація та проведення спільно з діловодної та архівної службами щорічного відбору справ для подальшого зберігання або виділення до знищення;
• розгляд, подання на затвердження керівнику організації і на схвалення ЕПК описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та актів про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню;
• розгляд і узгодження з держархівом графіків передачі документів із структурних підрозділів до архіву організації та графіків передачі справ постійного зберігання з архіву організації в держархів;
• розгляд питань прийому на відомче зберігання документів особового походження.

3. Критерії експертизи цінності
Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється за результатами експертизи цінності шляхом комплексного застосування критеріїв походження, змісту, зовнішніх особливостей документів. Критерії експертизи цінності - це система науково обгрунтованих ознак, на основі яких визначається цінність документів.
У процесі експертизи цінності документів застосовуються всі критерії в сукупності. У цьому полягає один із проявів всебічності та комплексності оцінки документів.
До критеріїв походження відносяться:
• роль і місце організації або особи в системі державного управління або конкретної галузі, в результаті діяльності яких створені документи;
• значущість виконуваних ними функцій;
• час та місце освіти документів.
Критерій походження дозволяє розділити всі організації, установи та підприємства приблизно на три групи.
До першої групи належать організації, документи яких мають велику наукову, історичну та економічну цінність. Це центральні і місцеві органи влади та управління, їх галузеві структурні підрозділи, органи суду і прокуратури, наукові та промислові об'єднання, великі заводи і фабрики та ін
Другу групу складають організації місцевого значення. Це велика кількість організацій, однорідних за функціями та цільовим призначенням. Документи цієї групи мають практичне і певне наукове значення, але приймаються в державні архіви, як правило, вибірково, тому що діяльність таких установ відображається в документах вищих організацій. Важливі документи організацій цієї групи, які не надходять у вищестоящі організації, мають бути виявлені і приєднані до документів вищестоящої організації.
Третю групу складають переважно організації допоміжного і обслуговуючого характеру. Документи цієї групи організацій мають значення тільки для практичної роботи.
До критеріїв змісту належать:
• значимість відображених у документах подій;
• значення інформації, що міститься в документі;
• повторення і поглинальною інформації, що міститься в інших документах організації;
• вид документа;
• достовірність документа.
Вид документа. Найбільш повно основну діяльність організації відображають:
• організаційно-установчі та розпорядчі документи (статути, положення, накази, постанови, протоколи та ін), а також річні плани та звіти. Це документи постійного зберігання;
• довідково-інформаційні документи, які відіграють допоміжну роль, містять, як правило, оперативну або довідкову інформацію, що служить підставою для прийняття управлінських рішень, які фіксуються в розпорядчих, а іноді і в організаційних документах. Ця група документів найбільш численна. Деякі з них мають тривалий довідкове значення, наприклад значна частина документів з особового складу. Переважна частина цих документів втрачає своє оперативне і довідкове значення через певний період - від одного до п'яти років. Це документи оперативної і бухгалтерської звітності та обліку, листування з поточного ремонту, з постачання й багатьох інших питань, не відображає основну діяльність організації.
Повторення і поглинальною інформації. Цей критерій застосовується в основному при експертизі поточної, планової та звітної документації. Наприклад, зміст місячних звітів поглинається квартальними; зміст квартальних звітів поглинається річним звітом.
Звіти структурних підрозділів поглинаються звітом організації, звіти підвідомчих організацій поглинаються зведеним звітом вищестоящої організації і т. д.
До критеріїв зовнішніх особливостей відносяться:
• форма фіксації та передачі змісту;
• посвідчення і оформлення документа;
• фізичний стан документа.
Крім загальних критеріїв експертизи цінності, для кожної групи документів існують і власні критерії їх оцінки: значення інформації для розвитку науки і техніки, пріоритетність авторства, економічна ефективність розробки або відкриття та ін
Робота з організації експертизи цінності документів проводиться в три етапи.
Перший етап проводиться в поточному діловодстві:
• при розробці та складанні номенклатури справ;
• при реєстрації документів;
• при направленні виконаних документів у справи;
• при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ.
Другий етап проводиться під час підготовки справ до передачі в архів організації.
Третій етап експертизи цінності проводиться в архіві організації, що передає документи постійного зберігання в державний архів.

4. Порядок проведення експертизи цінності документів
Перший етап експертизи цінності документів проводиться в поточному діловодстві в процесі формування справ.
Протягом року весь комплекс справ минулого року повинен знаходитися в структурному підрозділі, так як ці документи можуть бути потрібні в процесі діяльності організації.
У цей же час в структурних підрозділах проводиться підготовка справ до наступного збереження в архіві, тобто другий етап експертизи цінності документів.
Здача справ в архів організації проводиться не пізніше ніж через 3 роки після закінчення їх діловодством.
Експертизі цінності підлягає весь комплекс документів, що утворилися в діяльності організації.
Методика проведення першого етапу експертизи цінності вимагає починати вивчення документів з провідних структурних підрозділів, а в межах кожного структурного підрозділу - зі справи № 1 по номенклатурі, тобто з питань керівництва, планування, фінансування, контролю роботи організації, діяльності підвідомчих організацій, результатів цієї роботи . Тільки за такої послідовності можна вивчити повний комплекс документів.
Другий етап експертизи цінності починається в структурних підрозділах з розподілу річного комплексу справ на групи за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно).
Відповідальний момент експертизи - виявлення документів, що містять повторювану інформацію. На постійне зберігання залишають документи, що містять найбільш повну інформацію.
Не допускається відбір документів для зберігання і виділення до знищення тільки на підставі заголовка справи. Необхідно всі справи постійного зберігання та з відміткою ЕПК переглянути погортав з метою виявлення та вилучення помилково потрапили у справу малоцінних документів. Такі документи потрібно виділити до знищення або обгрунтувати їх зберігання.
У ході вивчення справ вилучаються помилково залишені у справах чернетки, дублетні примірники.
Певну групу становлять справи з відміткою ЕПК, так як в процесі експертизи буде вирішуватися питання про терміни їх зберігання.
Справи з позначкою ЕПК, що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.
Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Остаточне рішення за результатами експертизи приймає ЕК або ЦЕК організації.
Підготовка електронних документів при відборі їх до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
• складання описів справ постійного зберігання, тимчасового зберігання (понад 10 років) і з особового складу (в залежності від складу і обсягу електронних документів (ЕД), віднесених до складу архівного фонду Російської Федерації);
• перевірка фізичного стану документів на машинних носіях, призначених для передачі в архів;
• запис ЕД на машинні носії;
• перевірка якості запису;
опис ЕД;
• проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
• підготовка комплекту супровідної документації.
У супровідній документації ЕД відображається така інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, обсяг документа.
Результатом експертизи цінності документів у структурному підрозділі є річні розділи опису справ постійного, довготривалого зберігання і з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ цього структурного підрозділу.
У акти на знищення включаються тільки ті справи, термін зберігання яких уже закінчився.
Акт складається, як правило, на справи всієї організації і затверджується керівником організації після того, як опис справ постійного зберігання за цей рік затвердить ЕПК архівної установи (якщо організація передає свої документи на зберігання в державний архів).
Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи.
Складання акта на знищення документів можливе тільки після складання річних розділів зведених описів на справи постійного зберігання та описів справ з особового складу за відповідний період і затвердження їх керівником.

Список використаної літератури та нормативних актів:
1. НАКАЗ від 19 січня 1995 р. N 2 Про затвердження Примірного положення про постійно діючу експертну КОМІСІЇ УСТАНОВИ, ОРГАНІЗАЦІЇ, ПІДПРИЄМСТВА.
2. ОСНОВНІ ПРАВИЛА роботи відомчих архівів (Схвалені колегією Головархіву СРСР 28.08.85, Наказ Головархіву СРСР від 05.09.85 N 263)
3. ОСНОВНІ ПРАВИЛА РОБОТИ АРХІВІВ ОРГАНІЗАЦІЙ (Схвалено рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002)
4. ОСНОВНІ ПРАВИЛА роботи відомчих архівів (затв. Наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 N 263)
5. Березіна Н.М., Лисенко Л.М., Воронцова Є.П. «Сучасне діловодство» 3-е вид .- СПб. ПИТЕР, 2007.
6. Співак В.А. «Документування управлінської діяльності (Діловодство)» СПб.: ПИТЕР, 2007.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Контрольна робота
35.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Експертиза цінності документів 2 Вивчення документів
Експертиза цінності документів 2
Експертиза цінності документів 3
Експертиза наукової і практичної цінності документів
Діловодство та експертиза документів
Правова експертиза документів
Створення складених документів Друк документів
Педагогічні цінності
Цінності та виховання
© Усі права захищені
написати до нас