Федеральне агентство з освіти Росії
ГОУ СПО «Барнаульський торговельно-економічний коледж»
ПЦК правових дисциплін
Дисципліна «Організація зберігання, консервація і реставрація документів»
Курсова робота
на тему: «Облік і забезпечення збереження документів Архівного фонду Російської Федерації»
Виконав студент Н.А. Шестова
Спеціальність 0611 ДОП та архівознавство
Керівник роботи О. І. Горшкова
Барнаул 2009
Зміст
Введення
1. Теоретичні основи обліку та забезпечення схоронності документів архівного фонду Російської Федерації
1.1 Поняття обліку документів в державному (відомчому) архіві
1.2 Облік особливо цінних документів АФ РФ. Облік страхових копій
1.3 Порядок розміщення та топографірованіе документів в архіві
1.4 Порядок видачі справ з сховища
1.5 Повірка наявності та стану документів в архівах
Висновок
Список використаних джерел
Введення
Державні архіви Росії є основними зберігачами та розпорядниками Архівного фонду Російської Федерації - історично склалася і постійно поповнюється сукупності архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя її народів.
Державні архіви - це спеціалізовані державні установи, основна ланка системи закладів Федеральної архівної служби Росії. З метою постійного (вічного) зберігання довіреній їм державної частини Архівного фонду Російської Федерації вони здійснюють облік архівних документів, забезпечують їх збереження, комплектуються документами державних організацій і переданими їм документами недержавних організацій і фізичних осіб; створюють і удосконалюють науково-довідковий апарат до архівних документів і інформаційні технології; забезпечують умови для використання архівних документів юридичними та фізичними особами, здійснюють інформаційне обслуговування органів державної влади та самостійне використання архівних документів в інтересах зміцнення російської державності, забезпечення суспільних потреб в ретроспективній документної інформації. [2, стор.4]
Утворюється в роботі організацій документація відображає різні сторони діяльності працівників у сфері матеріального виробництва, науки, культури, суспільного життя, а також функціонування органів державного і господарського управління.
Інформація, що міститься в даних матеріалах, виступає в якості документальної пам'яті про звершення народу і являє собою історичну цінність.
Склад організацій та категорії їх документів, що підлягають включенню до ГАФ РФ, визначаються Федеральним архівним агентством.
Відповідальність за стан і вдосконалення архівної справи і діловодства в організаціях несуть їх керівники. [3, стор.7]
Система обліку архівних документів є невід'ємною частиною організації роботи архіву, вона забезпечує швидкий пошук архівних документів, їх облік і перевірку наявності стану документів.
Предметом курсової роботи є облік і забезпечення схоронності документів Архівного фонду Російської Федерації.
Таким чином, мета даної курсової роботи - вивчення системи обліку і забезпечення схоронності документів Архівного фонду Російської Федерації.
Мета роботи зумовлює наступні задачі:
1. Вивчити літературу з даної теми;
2. Визначити поняття «облік документів»;
3. Розглянути проведення обліку особливо цінних документів АФ РФ;
4. Розглянути порядок розміщення та топографірованіе документів в архіві;
5. Простежити порядок видачі справ з сховищ;
Можна виділити кілька груп джерел, використовуваних в написанні курсової роботи. Це закони, наприклад, Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методична база:
ü ГОСТ Р. 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »;
ü Основні правила, роботи державних архівів Російської Федерації;
ü Основні правила роботи архівів організацій.
Питання обліку та забезпечення схоронності документів АФ РФ досить добре висвітлений у навчальній літературі з архівознавства, наприклад, у таких авторів як Михайлов О.А. «Електронні документи в архівах», Тельчаров А.Д. «Архівознавство», Артем'єва СІ., Іванцова Н.Ф. «Архівознавство», Крайская З.В., Челліні Е.В. «Архівознавство».
Формуючи, зберігаючи та організовуючи використання архівних документів, державні архіви тим самим беруть участь у зборі, обробці, накопиченні, зберіганні, пошуку і поширенні архівної інформації. Вони являють собою особливу інформаційну систему, виступають в якості суб'єктів інформаційних процесів. При цьому архівні документи та інформаційні технології державних архівів є об'єктом відносин фізичних та юридичних осіб, держави, об'єктом права власності, авторського та інших прав, і захищаються законом. [7, стор.9]
1. Теоретичні основи обліку та забезпечення схоронності
документів архівного фонду Російської Федерації
1.1 Поняття системи обліку документів в державному
(Відомчому) архіві
Основною функцією всіх архівів є забезпечення збереженості документів. Це комплекс робіт, який в принципі майже однаковий для державних і відомчих архівів. Комплекс взаємопов'язаних робіт, що проводиться в архівах, включає: створення оптимальних умов зберігання документів, розміщення документів у сховищах і їх топографірованіе; дотримання порядку видачі справ з архівів; облік документів, перевірка їх наявності та стану; виявлення унікальних і особливо цінних документів і створення на них страхового фонду; забезпечення фізико-хімічної збереженості документів. Облік архівних документів сприяє їх збереження, допомагає здійснювати контроль за наявністю документів і забезпечувати їх пошук. Облік документів, що зберігаються у відомчих архівах, дозволяє держархіву проводити планомірне комплектування відповідно до їхнього профілю та є основою планування роботи держархіву.
Під урахуванням архівних документів розуміється встановлення їх кількості, відображення цієї кількості в облікових документах архівів та архівних органів. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві (оброблені, неописані, непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду). [7, стор.10]
Основними одиницями обліку в архівах є: архівний фонд (або архівна колекція), одиниця зберігання. Крім основних одиниць обліку в архівах, що зберігають традиційні документи на паперовій основі, можуть враховуватися документи окремих категорій справ (особисті, слідчі тощо) і особливо цінні документи; обов'язковому обліку підлягають також усі листи справ постійного зберігання. Особливо цінні документи враховуються відповідно до правил. Облік аркушів справ постійного зберігання закріплюється листом-завірителя і зазначенням кількості аркушів в опису справ.
Облік ведеться в державних архівах по сховищ і в цілому по архіву спеціальним підрозділом або особами, які відповідають за цю ділянку роботи. У відомчому архіві облік, як правило, ведеться централізовано завідувачем архівом (відповідальним за архів особою) або одним із співробітників, спеціально займаються обліком. Проте у великих відомчих архівах, що мають кілька сховищ, облік може вестися і з сховищ. У цьому випадку всі облікові дані по архіву узагальнюються і зберігаються централізовано.
Державний облік документів організовується на основі таких принципів:
ü Централізований державний облік здійснюється за допомогою облікових документів встановленої форми та системи організації облікових відомостей у масштабах області, краю, республік, країни в цілому. Державні та відомчі архіви заповнюють картки фондів на кожен архівний фонд (колекцію) і посилають їх відповідних архівних управлінням - відділам. З цих карток, що містять дані про кількість і склад фондів, у місцевих архівних органах створюються фондові каталоги. У Росархіву діє Центральний фондовий каталог (ЦФК), який містить відомості про кількість і місця зберігання всіх документів АФ РФ. Централізація обліку досягається також єдиними методичними вимогами, які розробляє вищий орган ФАС для державних та відомчих архівів. [7, стр.15]
ü Наступність обліку досягається шляхом впровадження системи облікових документів у діловодство, відомчі і державні архіви. Яскравий приклад спадкоємності - опис справ. Інші обов'язкові облікові документи (книга обліку надходжень, список фондів, лист фонду, картка фонду, відомості про зміни у складі та обсязі фондів) у державних та відомчих архівах не однакові за формою, але містять аналогічні відомості. Це пояснюється тим, що держархівів є постійними сховищами документів АФ РФ, а відомчі - тимчасовими.
ü Динамічність обліку досягається оперативними внесенням змін в облікові документи та періодичним поданням відомостей про зміни у складі та обсязі фондів у ЦФК та архівні каталоги інших архівних установ. В облікових документах державних та відомчих архівів оперативно відображаються кожне надходження і вибуття навіть однієї одиниці зберігання. [7, стор 20]
Облік документів в державних архівах
Облік в державних архівах ведеться централізовано і в кожному архівосховищі. Для обліку використовуються форми основних облікових документів та допоміжна облікова документація. Якщо основні облікові документи визначені правилами роботи держархівів, то допоміжні документи розробляються кожним архівом самостійно, виходячи з його потреб і в залежності від організації роботи з обліку. Порядок ведення обліку, внесення змін в облікові документи, допоміжні форми обліку, взаємозв'язок між обліковими документами сховищ і підрозділом централізованого обліку, терміни передачі йому сховищами встановлених облікових документів регламентуються наказом завідувача архівом. В архіві складається також графічна схема організації обліку, в якій послідовно вказуються всі етапи роботи з обліку документів (вид роботи, вид облікового документа, місце його заповнення - централізований облік або сховищі). Схема наочно відображає взаємозв'язок централізованого обліку та обліку сховищ і допомагає правильно здійснити організацію обліку.
Основними обліковими документами в державному архіві є:
ü книга обліку надходжень (для обліку кожного надходження документів до архіву) (Додаток А);
ü книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування (для обліку кожного надходження цих фондів);
ü список фондів (для обліку кожного фонду чи колекції або об'єднаного фонду, а також кількісного обліку фондів в архіві і присвоєння їм номерів у міру надходження) (Додаток Б);
ü список фондів, що містять особливо цінні справи (для обліку фондів, що мають у своєму складі такі справи) (Додаток Г);
ü лист фонду (для фіксації змін у назві фонду, обліку складу і обсягу фонду в цілому і по кожній опису, обліку і нумерації описів цього фонду, обліку документів, що відображають зміни у складі та обсязі фонду) (Додаток В);
ü архівна опис (для поедінічного та сумарного обліку справ);
ü опис особливо цінних справ (для поедінічного та сумарного обліку особливо цінних справ і справ, що містять особливо цінні документи);
ü опис страхового фонду (для поедінічного та сумарного обліку таких справ);
ü реєстр описів особливо цінних справ (для обліку кількості описів особливо цінних справ (Додаток Д);
ü інвентарна книга обліку справ, що мають у зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності (для поедінічного та сумарного обліку таких справ);
ü паспорт архіву (для відображення стану архіву на 1 січня кожного року);
ü паспорт сховища (довільної форми; для сумарного обліку фондів і одиниць зберігання та їх стану в даному сховище на 1 січня кожного року);
ü відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 1 січня кожного року (подаються до відповідного органу управління архівною справою для внесення змін у фондовий каталог і подальшої відсилання в ЦФК). [9, стр.56]
Крім того, для централізованого державного обліку в архіві на кожен знову надійшов фонд один раю складається картка фонду, що надсилаються у фондовий каталог відповідної архівної органу і ЦФК Росархіву для включення в автоматизовану систему науково-технічної інформації (АСНТИ) за документами АФ для забезпечення оперативного пошуку тієї чи іншої документної інформації.
На кожен фонд в архіві ведеться справа фонду, що містить документи з історії фондоутворювача і фонду (історичну довідку, копію характеристики фонду, складену для путівника), акти (прийому, передачі документів, перевірки їх наявності, про недостачу справ у фонді, переробці фонду та інші), пересоставления листи фондів, методичні посібники з упорядкування фонду, створення науково-довідкового апарату (НСА) і т.д.
Для обліку документів в окремих категоріях справ складаються внутрішні описи за затвердженою правилами формі. Облік аркушів у справі ведеться за допомогою листа-завірителя справи. Він не тільки закріплює загальна кількість аркушів, а й має позначки про особливості нумерації аркушів, їх фізичного стану, оформлення і пр.
Крім перерахованих основних облікових документів, в архівах складаються допоміжні. Багато з них є для архівів традиційними і тому зустрічаються частіше за інших - реєстри описів; картки та книги руху фондів, описів, справ, книги обліку документів, переданих в інші архіви, і т.д. Тут правила роботи держархівів дозволяють проявляти творчість. Однак велика кількість облікових документів може призвести до ускладнення обліку, а отже, до плутанини, відсутності чіткості. Доцільно мати обмежену кількість облікових документів допоміжного характеру, ретельно продуманих за формою.
У державних архівах, що зберігають документи двох епох, облікові документи на фонди радянського та дореволюційного періодів ведуться роздільно. Номери фондів радянського періоду мають букву Р, написану через дефіс перед номером, наприклад: Р-23, Р-45 і т.д.
Кожен фонд записується для присвоєння йому номера до списку фондів лише один раз при першому надходженні. При передачі фонду в інший архів його номер іншому фонду не присвоюється. Перенумерація фондів в архіві проводиться у виняткових випадках і тільки з дозволу Росархіву. Щорічно в книзі обліку надходжень та списку фондів на 1 січня складається підсумковий запис. [11, стр.78]
Найскладнішим для заповнення обліковим документом є лист фонду. Він відображає всі відбуваються з документами фонду зміни: нові надходження, вибуття документів, їх склад, крайні дати, НСА та інші відомості, як по кожній опису, так і в цілому по фонду. Після кожного запису в аркуші фонду в гр. "Наявність (залишок)" підводиться підсумок за описом, в якій відбулися зміни, а також по фонду в цілому.
Щоб полегшити пошук необхідних відомостей про фонди, що зберігаються в держархіві (іноді їх кількість досягає декількох десятків тисяч), в централізованому обліку складається картковий покажчик фондів. Картка складається на кожну назву фонду та має посилання до інших назв, на ній зазначаються також номер фонду, крайні дати існування фондоутворювача під цією назвою, його підпорядкованість і
крайні дати документів. Картка поміщається в картотеці відповідно до прийнятої в архіві схемою класифікації для покажчика. Найпростішим в обігу є схема, в основу якої покладені види установ, організацій, підприємств, розташовані за алфавітом (артілі - промислові, сільськогосподарські; заводи - авіаційні, машинобудівні; управління - благоустрою, побутового обслуговування, енергетичного господарства і т.д.).
Інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності (дорогоцінні метали та камені, лакові мініатюри та ін), складається в трьох примірниках. Перший зберігається у відділі централізованого обліку, другий - у матеріально відповідальної особи, третій - у бухгалтерії архіву. Ведеться єдина книга для всього архіву; в ній по порядку номерів вказуються фонди, що містять такі справи, а в межах фонду - по порядку номери описів і справ у них. Присвоєний справі інвентарний номер ставиться у вигляді чисельника дробу над архівними шифром справи. [9, стор 56]
Облік документів у відомчих архівах ГОУ СПО «Барнаульський торговельно-економічний коледж»
ПЦК правових дисциплін
Дисципліна «Організація зберігання, консервація і реставрація документів»
Курсова робота
на тему: «Облік і забезпечення збереження документів Архівного фонду Російської Федерації»
Виконав студент Н.А. Шестова
Спеціальність 0611 ДОП та архівознавство
Керівник роботи О. І. Горшкова
Барнаул 2009
Зміст
Введення
1. Теоретичні основи обліку та забезпечення схоронності документів архівного фонду Російської Федерації
1.1 Поняття обліку документів в державному (відомчому) архіві
1.2 Облік особливо цінних документів АФ РФ. Облік страхових копій
1.3 Порядок розміщення та топографірованіе документів в архіві
1.4 Порядок видачі справ з сховища
1.5 Повірка наявності та стану документів в архівах
Висновок
Список використаних джерел
Введення
Державні архіви Росії є основними зберігачами та розпорядниками Архівного фонду Російської Федерації - історично склалася і постійно поповнюється сукупності архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя її народів.
Державні архіви - це спеціалізовані державні установи, основна ланка системи закладів Федеральної архівної служби Росії. З метою постійного (вічного) зберігання довіреній їм державної частини Архівного фонду Російської Федерації вони здійснюють облік архівних документів, забезпечують їх збереження, комплектуються документами державних організацій і переданими їм документами недержавних організацій і фізичних осіб; створюють і удосконалюють науково-довідковий апарат до архівних документів і інформаційні технології; забезпечують умови для використання архівних документів юридичними та фізичними особами, здійснюють інформаційне обслуговування органів державної влади та самостійне використання архівних документів в інтересах зміцнення російської державності, забезпечення суспільних потреб в ретроспективній документної інформації. [2, стор.4]
Утворюється в роботі організацій документація відображає різні сторони діяльності працівників у сфері матеріального виробництва, науки, культури, суспільного життя, а також функціонування органів державного і господарського управління.
Інформація, що міститься в даних матеріалах, виступає в якості документальної пам'яті про звершення народу і являє собою історичну цінність.
Склад організацій та категорії їх документів, що підлягають включенню до ГАФ РФ, визначаються Федеральним архівним агентством.
Відповідальність за стан і вдосконалення архівної справи і діловодства в організаціях несуть їх керівники. [3, стор.7]
Система обліку архівних документів є невід'ємною частиною організації роботи архіву, вона забезпечує швидкий пошук архівних документів, їх облік і перевірку наявності стану документів.
Предметом курсової роботи є облік і забезпечення схоронності документів Архівного фонду Російської Федерації.
Таким чином, мета даної курсової роботи - вивчення системи обліку і забезпечення схоронності документів Архівного фонду Російської Федерації.
Мета роботи зумовлює наступні задачі:
1. Вивчити літературу з даної теми;
2. Визначити поняття «облік документів»;
3. Розглянути проведення обліку особливо цінних документів АФ РФ;
4. Розглянути порядок розміщення та топографірованіе документів в архіві;
5. Простежити порядок видачі справ з сховищ;
Можна виділити кілька груп джерел, використовуваних в написанні курсової роботи. Це закони, наприклад, Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методична база:
ü ГОСТ Р. 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »;
ü Основні правила, роботи державних архівів Російської Федерації;
ü Основні правила роботи архівів організацій.
Питання обліку та забезпечення схоронності документів АФ РФ досить добре висвітлений у навчальній літературі з архівознавства, наприклад, у таких авторів як Михайлов О.А. «Електронні документи в архівах», Тельчаров А.Д. «Архівознавство», Артем'єва СІ., Іванцова Н.Ф. «Архівознавство», Крайская З.В., Челліні Е.В. «Архівознавство».
Формуючи, зберігаючи та організовуючи використання архівних документів, державні архіви тим самим беруть участь у зборі, обробці, накопиченні, зберіганні, пошуку і поширенні архівної інформації. Вони являють собою особливу інформаційну систему, виступають в якості суб'єктів інформаційних процесів. При цьому архівні документи та інформаційні технології державних архівів є об'єктом відносин фізичних та юридичних осіб, держави, об'єктом права власності, авторського та інших прав, і захищаються законом. [7, стор.9]
1. Теоретичні основи обліку та забезпечення схоронності
документів архівного фонду Російської Федерації
1.1 Поняття системи обліку документів в державному
(Відомчому) архіві
Основною функцією всіх архівів є забезпечення збереженості документів. Це комплекс робіт, який в принципі майже однаковий для державних і відомчих архівів. Комплекс взаємопов'язаних робіт, що проводиться в архівах, включає: створення оптимальних умов зберігання документів, розміщення документів у сховищах і їх топографірованіе; дотримання порядку видачі справ з архівів; облік документів, перевірка їх наявності та стану; виявлення унікальних і особливо цінних документів і створення на них страхового фонду; забезпечення фізико-хімічної збереженості документів. Облік архівних документів сприяє їх збереження, допомагає здійснювати контроль за наявністю документів і забезпечувати їх пошук. Облік документів, що зберігаються у відомчих архівах, дозволяє держархіву проводити планомірне комплектування відповідно до їхнього профілю та є основою планування роботи держархіву.
Під урахуванням архівних документів розуміється встановлення їх кількості, відображення цієї кількості в облікових документах архівів та архівних органів. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві (оброблені, неописані, непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду). [7, стор.10]
Основними одиницями обліку в архівах є: архівний фонд (або архівна колекція), одиниця зберігання. Крім основних одиниць обліку в архівах, що зберігають традиційні документи на паперовій основі, можуть враховуватися документи окремих категорій справ (особисті, слідчі тощо) і особливо цінні документи; обов'язковому обліку підлягають також усі листи справ постійного зберігання. Особливо цінні документи враховуються відповідно до правил. Облік аркушів справ постійного зберігання закріплюється листом-завірителя і зазначенням кількості аркушів в опису справ.
Облік ведеться в державних архівах по сховищ і в цілому по архіву спеціальним підрозділом або особами, які відповідають за цю ділянку роботи. У відомчому архіві облік, як правило, ведеться централізовано завідувачем архівом (відповідальним за архів особою) або одним із співробітників, спеціально займаються обліком. Проте у великих відомчих архівах, що мають кілька сховищ, облік може вестися і з сховищ. У цьому випадку всі облікові дані по архіву узагальнюються і зберігаються централізовано.
Державний облік документів організовується на основі таких принципів:
ü Централізований державний облік здійснюється за допомогою облікових документів встановленої форми та системи організації облікових відомостей у масштабах області, краю, республік, країни в цілому. Державні та відомчі архіви заповнюють картки фондів на кожен архівний фонд (колекцію) і посилають їх відповідних архівних управлінням - відділам. З цих карток, що містять дані про кількість і склад фондів, у місцевих архівних органах створюються фондові каталоги. У Росархіву діє Центральний фондовий каталог (ЦФК), який містить відомості про кількість і місця зберігання всіх документів АФ РФ. Централізація обліку досягається також єдиними методичними вимогами, які розробляє вищий орган ФАС для державних та відомчих архівів. [7, стр.15]
ü Наступність обліку досягається шляхом впровадження системи облікових документів у діловодство, відомчі і державні архіви. Яскравий приклад спадкоємності - опис справ. Інші обов'язкові облікові документи (книга обліку надходжень, список фондів, лист фонду, картка фонду, відомості про зміни у складі та обсязі фондів) у державних та відомчих архівах не однакові за формою, але містять аналогічні відомості. Це пояснюється тим, що держархівів є постійними сховищами документів АФ РФ, а відомчі - тимчасовими.
ü Динамічність обліку досягається оперативними внесенням змін в облікові документи та періодичним поданням відомостей про зміни у складі та обсязі фондів у ЦФК та архівні каталоги інших архівних установ. В облікових документах державних та відомчих архівів оперативно відображаються кожне надходження і вибуття навіть однієї одиниці зберігання. [7, стор 20]
Облік документів в державних архівах
Облік в державних архівах ведеться централізовано і в кожному архівосховищі. Для обліку використовуються форми основних облікових документів та допоміжна облікова документація. Якщо основні облікові документи визначені правилами роботи держархівів, то допоміжні документи розробляються кожним архівом самостійно, виходячи з його потреб і в залежності від організації роботи з обліку. Порядок ведення обліку, внесення змін в облікові документи, допоміжні форми обліку, взаємозв'язок між обліковими документами сховищ і підрозділом централізованого обліку, терміни передачі йому сховищами встановлених облікових документів регламентуються наказом завідувача архівом. В архіві складається також графічна схема організації обліку, в якій послідовно вказуються всі етапи роботи з обліку документів (вид роботи, вид облікового документа, місце його заповнення - централізований облік або сховищі). Схема наочно відображає взаємозв'язок централізованого обліку та обліку сховищ і допомагає правильно здійснити організацію обліку.
Основними обліковими документами в державному архіві є:
ü книга обліку надходжень (для обліку кожного надходження документів до архіву) (Додаток А);
ü книга обліку надходжень страхового фонду і фонду користування (для обліку кожного надходження цих фондів);
ü список фондів (для обліку кожного фонду чи колекції або об'єднаного фонду, а також кількісного обліку фондів в архіві і присвоєння їм номерів у міру надходження) (Додаток Б);
ü список фондів, що містять особливо цінні справи (для обліку фондів, що мають у своєму складі такі справи) (Додаток Г);
ü лист фонду (для фіксації змін у назві фонду, обліку складу і обсягу фонду в цілому і по кожній опису, обліку і нумерації описів цього фонду, обліку документів, що відображають зміни у складі та обсязі фонду) (Додаток В);
ü архівна опис (для поедінічного та сумарного обліку справ);
ü опис особливо цінних справ (для поедінічного та сумарного обліку особливо цінних справ і справ, що містять особливо цінні документи);
ü опис страхового фонду (для поедінічного та сумарного обліку таких справ);
ü реєстр описів особливо цінних справ (для обліку кількості описів особливо цінних справ (Додаток Д);
ü інвентарна книга обліку справ, що мають у зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності (для поедінічного та сумарного обліку таких справ);
ü паспорт архіву (для відображення стану архіву на 1 січня кожного року);
ü паспорт сховища (довільної форми; для сумарного обліку фондів і одиниць зберігання та їх стану в даному сховище на 1 січня кожного року);
ü відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 1 січня кожного року (подаються до відповідного органу управління архівною справою для внесення змін у фондовий каталог і подальшої відсилання в ЦФК). [9, стр.56]
Крім того, для централізованого державного обліку в архіві на кожен знову надійшов фонд один раю складається картка фонду, що надсилаються у фондовий каталог відповідної архівної органу і ЦФК Росархіву для включення в автоматизовану систему науково-технічної інформації (АСНТИ) за документами АФ для забезпечення оперативного пошуку тієї чи іншої документної інформації.
На кожен фонд в архіві ведеться справа фонду, що містить документи з історії фондоутворювача і фонду (історичну довідку, копію характеристики фонду, складену для путівника), акти (прийому, передачі документів, перевірки їх наявності, про недостачу справ у фонді, переробці фонду та інші), пересоставления листи фондів, методичні посібники з упорядкування фонду, створення науково-довідкового апарату (НСА) і т.д.
Для обліку документів в окремих категоріях справ складаються внутрішні описи за затвердженою правилами формі. Облік аркушів у справі ведеться за допомогою листа-завірителя справи. Він не тільки закріплює загальна кількість аркушів, а й має позначки про особливості нумерації аркушів, їх фізичного стану, оформлення і пр.
Крім перерахованих основних облікових документів, в архівах складаються допоміжні. Багато з них є для архівів традиційними і тому зустрічаються частіше за інших - реєстри описів; картки та книги руху фондів, описів, справ, книги обліку документів, переданих в інші архіви, і т.д. Тут правила роботи держархівів дозволяють проявляти творчість. Однак велика кількість облікових документів може призвести до ускладнення обліку, а отже, до плутанини, відсутності чіткості. Доцільно мати обмежену кількість облікових документів допоміжного характеру, ретельно продуманих за формою.
У державних архівах, що зберігають документи двох епох, облікові документи на фонди радянського та дореволюційного періодів ведуться роздільно. Номери фондів радянського періоду мають букву Р, написану через дефіс перед номером, наприклад: Р-23, Р-45 і т.д.
Кожен фонд записується для присвоєння йому номера до списку фондів лише один раз при першому надходженні. При передачі фонду в інший архів його номер іншому фонду не присвоюється. Перенумерація фондів в архіві проводиться у виняткових випадках і тільки з дозволу Росархіву. Щорічно в книзі обліку надходжень та списку фондів на 1 січня складається підсумковий запис. [11, стр.78]
Найскладнішим для заповнення обліковим документом є лист фонду. Він відображає всі відбуваються з документами фонду зміни: нові надходження, вибуття документів, їх склад, крайні дати, НСА та інші відомості, як по кожній опису, так і в цілому по фонду. Після кожного запису в аркуші фонду в гр. "Наявність (залишок)" підводиться підсумок за описом, в якій відбулися зміни, а також по фонду в цілому.
Щоб полегшити пошук необхідних відомостей про фонди, що зберігаються в держархіві (іноді їх кількість досягає декількох десятків тисяч), в централізованому обліку складається картковий покажчик фондів. Картка складається на кожну назву фонду та має посилання до інших назв, на ній зазначаються також номер фонду, крайні дати існування фондоутворювача під цією назвою, його підпорядкованість і
крайні дати документів. Картка поміщається в картотеці відповідно до прийнятої в архіві схемою класифікації для покажчика. Найпростішим в обігу є схема, в основу якої покладені види установ, організацій, підприємств, розташовані за алфавітом (артілі - промислові, сільськогосподарські; заводи - авіаційні, машинобудівні; управління - благоустрою, побутового обслуговування, енергетичного господарства і т.д.).
Інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності (дорогоцінні метали та камені, лакові мініатюри та ін), складається в трьох примірниках. Перший зберігається у відділі централізованого обліку, другий - у матеріально відповідальної особи, третій - у бухгалтерії архіву. Ведеться єдина книга для всього архіву; в ній по порядку номерів вказуються фонди, що містять такі справи, а в межах фонду - по порядку номери описів і справ у них. Присвоєний справі інвентарний номер ставиться у вигляді чисельника дробу над архівними шифром справи. [9, стор 56]
Державний облік у відомчих архівах ведеться за встановленими правилами та формами. Облікові документи відомчих архівів містять відомості, аналогічні обліковими формами держархівів, але їх менше за кількістю. Радий облікових документів (опис справ, лист-засвідчувач, внутрішній опис) залишаються незмінними і в державних, і у відомчих архівах.
Основними обліковими одиницями, як і в держархіві, є архівні фонди (або архівні колекції), одиниці зберігання (справи). Облік здійснюється за основним і допоміжним обліковими документами. Основні облікові документи обов'язкові для кожного архіву, ведення допоміжних документів та їх види визначаються архівом (як
правило, допоміжні облікові документи доцільно вести у великих архівах, що мають кілька сховищ).
Основними обліковими документами є:
ü книга обліку надходження та вибуття документів (для обліку кожного надходження і вибуття документів в архіві);
ü список фондів (для сумарного та індивідуального обліку фондів і колекцій і присвоєння їм номерів);
ü лист фонду (для фіксації змін у назві фонду, обліку нумерації описів справ фонду, обліку документів, що відбиває зміни у складі та обсязі фонду);
ü опису справ (для поедінічного та сумарного обліку справ, особливо цінних справ, страхового фонду);
ü форми звіту про склад і обсяг фондів, що зберігаються в архіві (для внесення змін у фондові каталоги архівних органів), затверджені статистичною службою РФ.
Для обліку кількості аркушів у справах постійного і довгострокового (понад десять років) зберігання складається аркуш-засвідчувач справи, для обліку документів в ряді категорій справ (особливо цінні, особисті, судові та слідчі та ін) складається внутрішній опис. На кожен фонд заводиться справа фонду. [12, стор.30]
Документи АФ РФ, що зберігаються у відомчому архіві, підлягають централізованого державному обліку, формою якого є картка фонду. Книга обліку надходжень та вибуття документів, а також список фондів ведуться в архівах, що зберігають документи двох і більше фондів. Велика частина відомчих архівів зберігає один фонд. Розглянемо облікові документи такого архіву.
Описи справ виконують ряд функцій, в тому числі функцію обліку справ постійного, довготривалого зберігання і з особового складу. Опис здійснює поедінічний облік справ (закріплює за кожною одиницею зберігання самостійний номер) і сумарний облік (шляхом складання підсумкової запису). Форма опису, порядок занесення в опис одиниць зберігання та складання підсумкової запису відомі з курсу діловодства (згадаємо, що на справи з терміном зберігання до десяти років дозволяється не складати опис, а враховувати їх за номенклатурами). Тим не менше, нерідко в структурних підрозділах при здачі справ в архів складаються описи на справи десятирічного терміну зберігання. Викликається це певними причинами. Наприклад, при великій кількості справ, сформованих в декількох томах, враховувати їх у подальшому за номенклатурою практично неможливо. У цьому випадку тільки складання опису на таку групу справ може гарантувати їх облік та збереження. [13, стор.84]
Описи і замінюють їх номенклатури справ враховуються по аркушу фондів. Кожній опису присвоюється валовий номер по аркушу фонду. Якщо частина документів фонду надійшла в держархів, то номер закінченою опису узгоджується з ним. До номерами описів з особового складу додається індекс "лс", до номерів описів тимчасового (понад десять років) зберігання - індекс "в".
Порядковий номер опису структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу з додаванням літер "сп" і вказівки через дефіс двох останніх цифр календарного року, протягом якого утворилися включені в опис справи (наприклад, 1СП-84, 2сп-86).
Кожен вид описів має самостійну нумерацію, що починається з першого номера. Зведеної номенклатури справ, що замінює опис, присвоюється номер, що складається з літер "НВ" з додаванням через дефіс двох останніх цифр календарного року, на який складена номенклатура (наприклад, нв-83, нв-84). При вибутті усіх справ з якої-небудь опису се номер іншим описам не присвоюється. Перероблені опису і номенклатури, з яких вибули всі справи, знімаються з обліку. [13, стор.86]
Лист фонду заводиться при першому надходженні фонду і є в однофондовом архіві основним обліковим документом, що фіксує всі зміни у складі та обсязі фонду в цілому. Лист фонду ділиться на дві частини: у першій - враховуються неописані документи (якщо вони є в архіві), у другій - описані документи.
Номер фонду переноситься зі списку фонду (якщо архів зберігає кілька фондів) або проставляється номер фонду, присвоєний держархівом (якщо документи організації вже надходили на госхранение). Якщо фонд містить особливо цінні документи, то до його номеру додається ОЦ. У графу "крайні дати кожної назви фонду" вказуються початкова та кінцева дати функціонування організації під кожною назвою, навіть якщо документів у фонді за цей період немає. У графу "назва фонду" у хронологічній послідовності перераховуються не тільки всі назви, але і підвідомчість організації - фондообразователя незалежно від наявності документів у фонді за кожен період. Усі наступні зміни в назві та підвідомчості організації вносяться в лист фонду при подальшому надходженні документів до архіву. [15, стор 46]
Зміни до облікових даних аркуша фонду, пов'язані з надходженням і вибуттям описаних і неописаних документів, вносяться на підставі наступних документів:
ü опис структурного підрозділу і річний розділ зведеного опису організації;
ü номенклатура справ, а також заміна річний розділ зведеного опису;
ü акт прийому-передачі справ до державного або іншого відомчий архів;
ü акт про виділення до знищення справ;
ü акт про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано;
ü акт про невиправному пошкодженні справ;
ü акт перевірки наявності та стану справ.
Зміни, пов'язані з технічними помилками (неправильний підрахунок справ, невраховані, пропущені та літерні номери та ін), вносяться в річний розділ зведеного опису або в закінчену опис, а потім у лист фонду за актом перевірки наявності та стану справ (тільки після затвердження останнього керівником організації), а за актами про невиявлення і невиправному пошкодженні справ постійного зберігання - тільки після узгодження їх з відповідним архівною установою. [14, стр. 150]
Кожен запис в аркуші фонду робиться з нового рядка і завершується заповненням граф 10 - 16 "наявність (залишок)". Це дасть можливість відразу визначити кількість справ у фонді, як загальне, так і по враховуються категоріям (постійного зберігання, особливо цінних справ, по особовому складу), а також побачити стан документів (описані, неописані, затверджені ЕПК).
Якщо на аркуші фонду не залишається місця для чергових записів, заводиться лист-продовження. У його правому верхньому куті вказується: "Продовження. Ф. №, лист 2". На першому аркуші робиться посилання "Див. продовження Л.2 (3, 4 і т.д.)". Листи-продовження підкладаються за основним і зберігаються в папці з клапанами.
На підставі відомостей аркуша фонду заповнюється картка фонду, що відправляється відомчим архівом відповідного архівній установі для державного обліку. В архіві заповнюються лицьова сторона картки і перша вертикальна колонка відомостей зворотного боку, Подальші зміни вносяться в картку фонду архівною установою на підставі висилаються відомостей про склад і обсяг фонду за встановленою формою. Дата відправлення картки до архівної установи записується в аркуші фонду. [15, стор 52]
На кожен фонд в архіві заводиться справа фонду, в когорті включаються документи з історії організації та її фонду: історична довідка, акти передачі справ фонду в держархів, про виділення до знищення справ, про невиправному пошкодженні справ, проведення перевірок наявності та стану справ та ін Документи розташовуються у справі фонду в хронологічній послідовності їх складання. Листи справи фонду нумеруються. До справи фонду складається внутрішня опис і заверительная напис, які в міру поповнення справи доповнюються. Справа фонду має той самий номер, що і фонд.
У встановлені терміни відомчий архів висилає до архівної установи форму звіту про склад і обсяг фондів архіву за станом на 1 січня. Ця форма, крім відомостей про документи, містить інформацію про оснащеність і кадрах архіву (паспорт архіву).
Швидке зростання обсягу документної інформації відбивається і на обсягах архівів. І хоча експертні комісії, відбираючи на державне зберігання цінні документи, ставлять перепону для вступу в АФ РФ масових документів, у фондах організацій в безлічі залишаються документи планового, звітного характеру, узагальнюючі інформацію, а отже, позбавляють її тією конкретності, індивідуальності, первинної достовірності. Тому найбільш цінні документи часто тонуть в офіційних документах масового характеру. Намагаючись зберегти особливо цінні документи, що містять найбільш значну для держави, науки та громадськості інформацію, ГАС РФ звернула увагу працівників державних та відомчих архівів на необхідність виявлення таких документів та створення на їх базі страхового фонду, що забезпечує їм тривале збереження. Була розроблена методика виявлення, зберігання та використання особливо цінних документів та виготовлення на їх базі страхових копій. [17, стор.90]
1.2 Облік особливо цінних документів АФ РФ. Облік страхових копій
У документальному фонді організації можуть відкластися документи особливої цінності, які зафіксували важливі історичні події, факти про видатних осіб, автографи видатних діячів партії, держави, культури: документи, що є етапними в розвитку галузі, і т.п.
Перш ніж почати роботу з виявлення особливо цінних документів, необхідно уважно ознайомитися з історією організації, визначити, в які періоди се діяльності могли створюватися такі документи. Доцільно обговорити на ЕК за участю найстаріших працівників план та шляхи виявлення особливо цінних документів.
За погодженням з відповідним держархівом і під його керівництвом відомчий архів визначає особливо цінні документи. Для виявлення справ, що містять особливо цінні документи, беруться в першу чергу опису тих структурних підрозділів, які відображають основну діяльність фондоутворювача. [18, стор.190]
Якщо справа містить особливо цінні документи (ОЦД), воно включається до переліку. У переліку зазначаються: номери фонду, опису, справи, заголовок справи і в тій же графі - анотація на особливо цінні документи; гр. "Примітка" використовується для пояснень та необхідних відміток (фізичний стан справи, обсяг ОЦД, зв'язок з іншими справами та ін.)
Перелік розглядається на ЕК (ЦЕК) і узгоджується з ЕПК архівної установи. Після затвердження переліку всі особливо цінні справи підлягають обліку. На обкладинках справ, що включають такі документи, у правому верхньому кутку ставиться індекс ОЦ. Головним обліковим документом особливо цінних справ є опис встановленої форми.
Опис складається на кожен фонд окремо в чотирьох примірниках, схвалюється ЕК організації та узгоджується з ЕПК архівної установи. Опис має підсумкову запис, яка змінюється в міру поповнення опису до чотиризначного числа. Справи в опис вносяться в порядку номерів описів і справ. Облік описів ведеться в листах фондів, до номера такого опису додається індекс ОЦ.
В кінці підсумкової запису річного розділу зведеної і закінченою описів, містять особливо цінні справи, робиться запис по формі: "У тому числі ОЦД №. Усього (кількість цифрами і прописом) справ". У гр. "Примітка" напроти кожного такого заголовка справи проставляється відмітка ОЦ. [19, стр.209]
У листі фонду облік особливо цінних справ здійснюється за тим описам, які містять ці справи. Для цього в гр. 5, 6, 8, 11, 15 вказується через дріб (в знаменнику) їх кількість, яке відображено в підсумковій запису до опису, з додаванням до цифр ОЦ. Підрахунок кількості цих справ ведеться відокремлено і на загальний обсяг з даної опису (вказаний в чисельнику) не впливає, тому що особливо цінні справи вже враховані в загальному обсязі справ.
Особливо цінні справи зберігаються осторонь, в можливо кращих умовах, в місцях, зручних для евакуації (і при надзвичайних умовах підлягають їй у першу чергу).
Одним з найважливіших заходів щодо забезпечення безпеки і збереження особливо цінних і унікальних документів АФ РФ є створення страхового фонду їх копій.
При здачі особливо цінних справ на державне зберігання разом з ними передаються три примірники опису та страховий фонд. Надаючи важливого значення комплексного вдосконалення і розвитку робіт зі створення страхових фондів документації, здійснюваних у різних відомствах і сферах діяльності, Уряд Російської Федерації в 1995 році прийняв постанову про створення єдиного страхового фонду документації (СФД) і затвердив Положення про цей фонд.
Сукупність страхових копій складає страховий фонд. Він створюється для збереження цінної документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Одночасно зі страховим фондом створюється фонд користування, завдання якого полягає в заміні оригіналів копіями при проведенні робіт з використання документів. [16, стор 123]
Страхова копія особливо цінного документа на паперовій основі - це негативний мікрофільм першого покоління на фотоплівці (мікрофільм страхового фонду), а фонд користування - це позитивний мікрофільм (у двох примірниках) другого покоління, тобто виготовлений з негативного мікрофільму першого покоління, призначений для роботи з використання у відомчому, а потім у державному архіві. Якщо сама організація не може виготовити мікрофільми, їй слід звернутися до архівних або інші установи, що мають спеціальну апаратуру.
Перед передачею справ на страхове копіювання вони ретельно вивчаються, перевіряється їх фізико-хімічний стан, правильність обробки, особливості оформлення. Передача на копіювання оформляється замовленням із зазначенням у ньому номерів і назв фондів, номерів описів і справ, кількості аркушів і сторінок в кожній справі. При отриманні замовлення всі справи звіряються з описами і перевіряються поаркушно. У заверительной написи кожної справи ставиться відмітка про його мікрофільмування Облік страхових копій ведеться в архіві за книгою обліку надходжень і вибуття страхового фонду і фонду користування і за описами страхового фонду. За одиницю обліку страхового фонду копій особливо цінних справ приймається фізично відокремлений рулон незалежно від кількості зайнятих на ньому фондів, справ, документів. [15, стр.212]
Опис страхового фонду складається у чотирьох примірниках, три з них передаються разом з копіями страхового фонду і фондом користування на державне зберігання. Опис може складатися на мікрофільми одного або декількох фондів. Опису нумеруються у валовому порядку. Перенумерація страхових копій забороняється. Дані обліку вносяться в опис з книги надходження і вибуття.
1.3 Порядок розміщення та топрографірованіе документів у
архівах
Розміщення фондів у сховищах архівів - це одна з робіт у комплексі забезпечення збереженості документів. Продумане розміщення документів дозволяє раціонально використовувати площу стелажних полиць: скоротити трудові витрати на пошук справ, забезпечити кращі умови зберігання найбільш цінної документації, створити для особливо цінних і цінних справ кращі умови у випадку необхідної евакуації при виникненні надзвичайних обставин.
Документи архіву поділяються на:
ü документи загального зберігання
ü документи відокремленого зберігання
ü документи на паперовій основі
ü документи на плівковій основі (кінофотодокументи, магнітні та відеозаписи).
Документи загального та відокремленого зберігання завжди розміщуються в різних сховищах. Роздільного зберігання вимагають також документи на паперовій і плівковій основі. Доцільно мати окремі, спеціально обладнані сховища для науково-технічної та картографічної документації. Це дозволяє створити кращі умови для збереження таких документів і більш раціонально використовувати площу сховищ. Однак ці документи можуть розміщуватися і зі звичайними справами. [18, стор .165]
Особливо цінніше справи, з яких знято страховий фонд, зберігаються в державних архівах відокремлено, іноді в спеціально побудованих сховищах. Звернення до таких справ допускається у виняткових випадках. Ознайомлення зі змістом документів здійснюється шляхом видачі страхових копій (фонд користування), які також зберігаються окремо від інших документів архіву на паперовій основі, тому що в більшості випадків виконані на плівковому носії.
Порядок розміщення фондів в архіві визначається планом (схемою), в якому вказується розподіл фондів або комплексів фондів за сховищ по можливості з урахуванням нових надходжень документів.
Для того щоб враховувати місце зберігання кожної групи матеріалів нумеруються всі приміщення архіву, стелажі, шафи, полиці. Якщо архів розташовується приміщеннями в різних будівлях, то кожному будівлі присвоюється номер. Нумерація кімнат самостійна по кожному будинку і поверху.
Кімнати нумеруються від входу зліва направо. Якщо кімнати переходять одна в іншу, то нумерація відбувається послідовно від першої кімнати. Для нумерації кімнат використовуються літерні індекси.
Нумерація стелажів ведеться в межах кімнати зліва направо від входу. Стелажні полиці нумеруються зверху вниз. Стелажі і полки нумеруються арабськими цифрами.
Основні правила роботи архіву зобов'язують зберігати документи постійного зберігання в картонних коробках, а так само в різних контейнерах. Справи тимчасового зберігання - на стелажах у зв'язках. Забороняється зберігати документи між стелажами, на вікнах і поза сховищами.
Порядок розміщення документів в державних і відомчих архівах, незважаючи на застосування загальних принципів, розрізняється. Це залежить від:
ü характеру сховищ (у перших документи зберігаються постійно, у другі вони надходять для зберігання на різні терміни);
ü складу зберігаються документів (у перших - справи тільки постійного зберігання і багатогалузевого профілю, у других - справи різних строків зберігання, як правило, одного або кількох установ певної галузі);
ü хронологічних рамок документів. [18, стор.147]
Все це враховується при розміщенні документів у держархівах. Документи дорадянського і радянського періодів (там, де вони є) зберігаються окремо. І ті, і інші комплекси фондів розміщуються у сховищах відповідно до класифікаційної схемою, прийнятою в архіві. Часто в основу схеми покладено галузевий принцип. Наприклад, в одному зі сховищ розташовуються фонди промислових підприємств, в іншому - фінансових та кредитних установ, акціонерних товариств, у третьому - навчальних закладів, установ і підприємств культури і т.д. Таке розміщення можливо тому, що склад документів держархівів досить стабільний. При наявності вільних площ в архіві в плані розміщення передбачається резерв для нових надходжень документів. У разі відсутності резерву для комплектування, новоприйняті справи розміщуються на вільних місцях, а місце їх зберігання відбивається в топографічних покажчиках. Це забезпечує їх оперативний пошук.
У відомчому архіві в основі розміщення лежить створення переважно кращих умов для документів постійного зберігання, облік щорічного руху справ (їх прийом і передача), зручності оперативного використання документів. Документи загальні, закриті та технічні зберігаються в різних приміщеннях. Розглянемо їх розміщення на прикладі документів загального характеру. Вони діляться на групи за строками зберігання: документи постійного зберігання, довгострокового (понад десять років) і тимчасового (до десяти років). Як правило, в самостійну групу виділяються документи з особового складу (накази, особисті справи, особові рахунки і т.д.) як найбільш часто використовуються для наведення довідок.
В межах груп (постійного зберігання, понад десять років, до десяти років, справи по особовому складу) документи розміщуються по фондах, у межах фондів - за номерами описів та номерами справ. Документи постійного зберігання, які повинні зберігатися століття, розміщуються в найкращому приміщенні. Тут же, у відомчому архіві, їм належить пролежати до передачі на державне зберігання. Щорічно (або через два-три роки) у держархів передаються групи справ, у яких закінчився термін відомчого зберігання. На місці, що звільнилося розміщуються документи постійного зберігання. Виникаюча при цьому непослідовність в їх розміщенні компенсується повнотою і чіткістю топографірованія. [12, стор.74]
Для орієнтування в постійно мінливих матеріалах, що зберігаються в архіві, служать топографічні покажчики.
Довідники, що відображають розміщення документів в архівосховищі, називаються топографічними покажчиками. Топографічні покажчики бувають двох видів: постеллажний і пофондового. Призначення постеллажного покажчика - фіксувати відомості про те, які полки й стелажі зайняті тими чи іншими справами, тобто в основі постеллажного покажчика лежить місце зберігання. Призначення пофондового покажчика - давати інформацію про те, де зберігаються документи конкретного фонду, тобто в основі пофондового покажчика лежить об'єкт зберігання. Таким чином, у різних видів топографічного покажчика різне призначення. Вони не замінюють один одного і не доповнюють, тому що використовуються в різних цілях, але вони взаємозалежні, оскільки відомості про місце зберігання конкретної справи (групи справ) і в тому, і в іншому покажчику повинні збігатися. Переміщення будь-зв'язки справ має відзначатися в обох покажчиках, інакше вони не будуть правильно відображати місцезнаходження документів і, отже, не будуть виконувати свого призначення. При наявності в архіві одного невеликого фонду правила дозволяють пофондового покажчик не складати. Па фонд великої установи, що має складну структуру, картки пофондового топографічного покажчика можуть складатися на кожен структурний підрозділ. [15, стор.73]
Основні правила встановлюють форми карток постеллажного і пофондового топографічних покажчиків. При заповненні картки використовується її зворотний бік. Якщо на одній стороні не вмістилися всі відомості по конкретному фонду (або стелажу), заповнюється наступна картка, а якщо потрібно, то і третя, і четверта. Всі картки, що відносяться до одного фонду (або стелажу), скріплюються, але так, щоб можна було вносити зміни, що відбуваються. Однак зручніше зберігати картки у спеціальних ящиках або міцних картонних коробках, розташувавши їх там в порядку номерів фондів або сховищ і стелажів. Для швидкості пошуку потрібного стелажа або фонду в картотеці можна поставити роздільники.
Розглянемо приклад заповнення картки постеллажного топографічного покажчика. У цьому прикладі структурні підрозділи враховуються в архіві як самостійні фондообразоватслі. У сховищі № 1 розміщені справи постійного зберігання, про що свідчать номери описів (без літер "лс", "в", без вказівки на номенклатуру справ). Якщо б одна з полиць стелажу не була зайнята, то після її номера олівцем слід було б написати: вільна. При зазначенні номера опису доцільно ставити роки створення документів. Примітка може бути використано, наприклад, для вказівки передачі частини фонду у тимчасове користування.
У наведеному прикладі заповнення картки пофондового топографічного покажчика на той же фонд видно, що документи постійного, довготривалого і тимчасового зберігання розкидало в різних сховищах (документи з особового складу - в сховище 2, справи з термінами до десяти років включно враховуються за номенклатурою і знаходяться в сховищі 4). Для зазначення конкретного сховища використовується гр. "Примітка", а всі сховища, де розміщується фонд, пишуться справа над графления картки. У тій же гр. "Примітка" обох покажчиках при необхідності можна давати найменування структурних підрозділів.
Порівнявши запису про одних і тих же документах фонду в обох покажчиках, можна переконатися в повній ідентичності відомостей про розміщення цих справ.
В архівах, що мають кілька приміщень, доцільно мати схему сховищ, яка допомагає швидко орієнтуватися у розташуванні кімнат і стелажів.
У деяких невеликих архівах установ топографічні покажчики не складають, вважаючи, що працівник архіву досить добре знає склад і розміщення документів. Але така мотивування безпідставно, розосереджений по частинах, і чим менше справ створюється щорічно в установі, тим дрібніше комплекс документів кожного терміну зберігання за конкретний рік і тим важче цей комплекс побачити на полиці. Досвідчений працівник архіву дійсно може знати, де лежить кожну справу, але при його зміні або тимчасової заміни новий працівник опиниться в складному становищі. Без постеллажного топографічного покажчика можна обійтися в однокімнатному або двокімнатному архівосховищі, але пофондового покажчик необхідний у кожному архіві. [14, стор 110]
1.4 Порядок видачі справ з сховища
Встановлений Основними правилами порядок видачі справ з сховищ відомчих архівів має на меті забезпечити збереження документів, і в першу чергу документів АФ РФ.
Документи, що зберігаються в архіві, можуть видаватися: для використання працівникам структурних підрозділів, дослідникам; організаціям у тимчасове користування; для проведення архівних робіт з документами - госпрозрахунковим організаціям для підготовки до передачі справ на госхранение, тематичної розробки і т.д.; для проведення робіт щодо поліпшення збереження документів - створення страхового фонду, копіювання, реставрація і т.д. в лабораторіях архівних або інших установ. У залежності від цілей роботи з документами вони видаються в робочу кімнату (читальний зал) архіву або в тимчасове користування поза архівом.
Видача справ дослідникам і представникам інших організацій, які працюють у читальному залі (робочій кімнаті) архіву, проводиться за листом відповідної організації. Лист повинен мати резолюцію керівника установи про дозвіл працювати з документами даної установи.
Видача документів у тимчасове користування іншим організаціям, у тому числі судовим і слідчим органам, також оформляється на письмове прохання зацікавлених організацій та з дозволу керівника даної установи. На справи, видані у тимчасове користування, складається акт у двох примірниках. Обидва примірники акта підписуються керівниками організацій (видала справи і що отримала справи) і скріплюються гербовими печатками. Один примірник залишається в архіві, інший - видається одержувачу справ. [18, стор.147]
Основні правила встановлюють терміни користування справами, виданими з архіву: для працівників структурних підрозділів своєї організації - десять днів, для працівників інших установ - три місяці. У разі необхідності продовження терміну користування справами проводиться переоформлення документів на їх видачу. При цьому працівники архіву зобов'язані перевірити збереження цих справ.
Справи, що видаються до читального залу або тимчасове користування, повинні бути переплетені або підшиті, мати оформлені обкладинки, звірені з описом шифри справ, пронумеровані листи та заверительную напис. У справи постійного зберігання при видачі в читальний зал вклеюються (на звороті першого аркуша обкладинки) листи використання, де працював зі справою зазначає мету і тему використання справи або номери його конкретних аркушів. При передачі справи в держархів це забезпечує спадкоємність в обліку використання документів АФ РФ.
Видача справ зі сховища враховується в книгах видачі за такою формою (додаток).
За своєчасним поверненням справ в архів встановлюється контроль. На місце кожного виданого справи кладеться заповнена працівником архіву карта-заступник (додаток).
При підкладці справи на місце карта-заступник вилучається і зберігається в архіві в папці з клапанами разом з іншими картками до відпадання потреби.
Працівник архіву перевіряє фізичний стан повернутих справ (наявність всіх листів на особливо цінних справах і справах постійного зберігання, цілісність аркушів, обкладинок, відсутність послід дослідника на документах і т.д.). При виявленні дефектів складається акт, який пред'являється організації, яка використала документи, або до судових органів для притягнення до відповідальності винних. [18, стор 167]
Якщо судовим або слідчим органам необхідно вилучити документи, то це повинно оформлятися за їх листа з дозволу керівника установи і з складанням акту про вилучення. При можливості із справ постійного зберігання видаються тільки документи, що цікавлять органи, при цьому замість вилучених аркушів залишаються їх копії (фотографічні, ксерографічного або машинописні), завірені завідувачем архівом або відповідальним за архів особою. Акт про вилучення документів зберігається у справі фонду.
Якщо архів направляє справи на палітурку, реставрацію, копіювання в держархів або інші організації, що здійснюють ці роботи, то передача справ оформлюється замовленням. Замовлення складається і двох примірниках за формою акта видачі справ у тимчасове користування іншій організації. Акт підписується керівником установи (або структурного підрозділу, до складу якого входить архів, наприклад, управління справами) і бухгалтером, який буде здійснювати розрахунок за виконані роботи. Один примірник акта залишається в архіві, інший разом із справами передається організації, яка буде проводити намічені роботи. При отриманні справ після переплетення, реставрації, копіювання працівник архіву перевіряє їх фізичну збереження і якість виконання робіт.
Архів зобов'язаний стежити за порядком транспортування справ як усередині будівлі, так і поза ним. Транспортування документів всередині будівлі повинна гарантувати їх збереження. В інші будівлі документи перевозяться в упакованому вигляді (у обгорнутих зв'язках, закритою чистій тарі) і обов'язково в закритому транспорті, в супроводі відповідальних осіб. Перевезення документів на великі відстані (в інші місцевості) повинні супроводжуватися заходами, що дозволяють захистити транспортуються справи від шкідливих впливів атмосферних опадів, світла, а також механічних пошкоджень. Для цього документи упаковуються у водонепроникні матеріали і поміщаються в залежності від обсягу відправляються справ в ящики або контейнери. [15, стор 142]
1.5 Повірка наявності та стану документів в архівах
У числі заходів, що проводяться в архівах з метою забезпечення схоронності документів, чимала роль належить перевірці наявності та стану документів, яка полягає у встановленні фактичного присутності справ, що чиститься за описом, та виявленні справ, що вимагають профілактичної обробки та реставрації. У процесі перевірки наявності документів вивіряється обліково-довідковий апарат.
У державних архівах перевірка наявності та стану справ є періодичною плановою роботою. У залежності від цінності документів фонди в держархівах діляться на три категорії. Фонди першої категорії, що містять найбільш цінні, а отже, найбільш інтенсивно використовуються документи, піддаються перевірці наявності один раз на 10 років, фонди другої та третьої категорій - раз на 15 років, а особливо цінні документи - раз на 5 років.
Завдання і методика перевірки наявності та стану справ в державних і відомчих архівах у принципі однакові, хоча ця робота в держархівах більш складна і об'ємна.
Перевірка наявності та стану документів у відомчому архіві проводиться також за планом: справи постійного зберігання перевіряються не рідше одного разу на п'ять років і перед передачею на госхранение, а справи з особового складу і довготривалого зберігання (понад десять років) - не рідше одного разу на десять років. Крім планових перевірок проводяться одноразові в наступних випадках: після переміщення справ в інше приміщення; після надзвичайних подій, що викликали переміщення (евакуацію) справ або доступ до сховищ сторонніх осіб; при зміні завідувача архівом або відповідального за архів особи; при реорганізації або ліквідації установи. [19, стор.250]
Перевірка наявності документів проводиться працівниками архіву або комісією, яка призначається керівником установи. Підсумки перевірки оформляються актом (по кожному фонду окремо). Після затвердження акта перевірки наявності та стану справ керівником організації за всіма пунктами акту (крім пунктів про невиявлення і невиправному пошкодженні справ постійного зберігання) в облікові документи вносяться відповідні зміни.
Перевірці передує вивчення матеріалів попередніх перевірок наявності (актів та надісланих листів перевірок) та вивірка облікових документів (правильність нумерації справ і підсумкових записів в описах, відповідність підсумкових записів в описах кількістю справ у листі фонду). Перевірка проводиться шляхом звірки описових статей опису з описом справ на обкладинках: шифру справи, назви фондообразоватсля та його структурних підрозділів, діловодних індексів, заголовків справ, дат, кількості аркушів.
Справи, видані у тимчасове користування, перевіряються за книгою та актам видачі і вважаються наявними в наявності. Фізичний стан справ (ветхість паперової основи, ураження пліснявою, комахами і т.д.) визначається шляхом їх перегляду. Вага виявлені недоліки записуються в лист перевірки, яка є робочим документом, а потім після з'ясування та усунення деяких питань, що виникли в ході перевірки, на підставі підсумкових записів по кожній графі листа перевірки складається акт. Неприпустимо робити які-небудь позначки і записи в описах та інших облікових документах, так як вони можуть дезорієнтувати працівників архіву та дослідників у майбутньому. [15, стр.54]
У ході перевірки наявності та стану справ фонду встановлюється наступне: кількість справ, що значаться з описів та окапавшіхся в наявності, у тому числі неописаних; якість підсумкових записів (облік літерних, вільних, повторних і пропущених номерів справ); наявність справ, що відносяться до інших фондів ; кількість справ, що вимагають дезінфекції, дезінсекції, реставрації, відновлення згасаючих текстів, переплетені або підшивки, обробки, а також кількість невиправно пошкоджених справ. Перевірка наявності справ дозволяє виявити справи, помилково внесені в ту чи іншу опис (неправильно визначено фонд або справу віднесено не до того року, наприклад, якщо воно в процесі формування перейшло на другий рік і було включено в опис не по році заклади, а по року закінчення).
Перш ніж приступити до безпосереднього перегляду мате ріалів, необхідно докладно ознайомитися з документами справи фонду (акти про передачу справ, акти про виділення до знищення документів та ін.) Особливо ретельно треба вивчити документи попередньої перевірки наявності, а в процесі роботи з описами перевірити, чи внесені до них зміни за результатами минулих перевірок. У зв'язку з розосередженням частин фонду в сховище необхідно звернутися до пофондового топографическому вказівником, щоб не пропустити будь-яких частин фонду.
Безпосередню роботу з перевірки наявності та стану справ зручніше проводити удвох: один перевіряючий дивиться опис, інший - справи. Перший бере чергову справу, називає його шифр і зачитує заголовок, а інший перевіряє за описом ідентичність номери і заголовка. Потім перший перевіряючий переглядає листи справи, встановлює відповідність документів заголовку, наявність заверительной написи, перевіряє, чи немає випадково вкладених справ або окремих документів, а також фізичний стан документів. У разі виявлення недоліків він називає їх, щоб інший заніс номер справи у відповідні графи аркуша перевірки.
Записи в листі перевірки ведуться по кожній опису відокремлено. Записи за такою опису починаються на новому аркуші. Так легше підбивати підсумок, знаходити помилки, вносити виправлення після виявлення неточностей. [16, стор.241]
Загальні зауваження про умови зберігання, про стан матеріалів даного комплексу та пропозиції (наприклад, про проведення знепилювання) можна записати в кінці листа.
При проведенні перевірки наявності слід зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, зв'язках; підкладати на відповідні місця виявлені в ході перевірки неправильно підкладені справи перевіряється фонду (якщо така справа вже внесено в лист перевірки за іншою опису, можна внести виправлення в лист перевірки) ; вилучати з перевіряється фонду неправильно підкладені справи інших (вилучати і ізолювати справи, пошкоджені біологічними шкідниками для термінового проведення профілактичних робіт). Якщо серед справ фонду виявлені неописані справи, вони вилучаються і ставляться в кінець фонду за категоріями справ (постійні до постійних, тимчасові до тимчасових і т.д.). Опис документів в ході перевірки наявності не допускається, оскільки деякі з них вже могли бути враховані, але втратили обкладинку або не були зашифровані. Всі ці питання з'ясовуються в ході розшуку невиявлених справ.
На кожне невиявлені справа складається картка, яка включається в картотеку невиявлених справ і ставиться там в порядку номерів фондів, описів, справ. [11, стор.51]
При виявленні в опису вільних, пропущених, літерних, повторних номерів, не врахованих у підсумковій записи, остання перескладалися, а в листі перевірки робляться відмітки по кожній групі помилок у відповідних графах. З листа перевірки узагальнені дані переносяться в акт. Після закінчення перевірки наприкінці кожної опису (після заверительной написи) робиться запис "перевірено" та проставляється дата перевірки, а також посади та підписи осіб, які проводили її.
Якщо при перевірці наявності не виявлені якісь справи, після закінчення роботи приймаються заходи їх розшуку. Найбільша вірогідність знайти відсутні справи під тим же номером, але в комплексі справ іншого року або інший опису як неправильно підкладені. Однак вести розшук невиявлених справ рекомендується більш поглиблено. Для цього слід вивчити облікові документи з видачі справ зі сховищ; організувати розшук справ у структурних підрозділах, де вони утворилися, маючи на увазі можливе їх залишення для практичного використання та помилки в оформленні видачі; вивчити документи справи фонду (акти про виділення справ до знищення, видачі справ у тимчасове користування, раніше складені акти перевірки наявності, в яких ці справи, можливо, також числилися відсутніми).
Знайдені справи підкладаються на місця, а в картці обліку невиявленої справи записується - "знайдено і підкладено до фонду справи, причина відсутності яких підтверджена документами, виключаються з описів та інших облікових документів. На справи, шляхи розшуку яких вичерпано (розшук може проводитися протягом року ), складається акт про невиявлення, а на невиправно пошкоджені справи - акт про невиправних пошкодженнях справ. Такі справи знімаються з обліку в установленому порядку. [9, стр.219]
Висновок
Формуючи, зберігаючи та організовуючи використання архівних документів, державні архіви тим самим беруть участь у зборі, обробці, накопиченні, зберіганні, пошуку і поширенні архівної інформації. Вони являють собою особливу інформаційну систему, виступають в якості суб'єктів інформаційних процесів. При цьому архівні документи та інформаційні технології державних архівів є об'єктом відносин фізичних та юридичних осіб, держави, об'єктом права власності, авторського та інших прав, і захищаються законом.
Забезпечуючи вічне зберігання і використання Архівного фонду Російської Федерації - загальнонаціонального історико-культурного надбання, державні архіви вносять свій внесок у розвиток федералізму в Росії, створення громадянського суспільства, зміцнення правової держави, у формування демократичного образу країни на міжнародній арені. Найважливіше значення для створення і вдосконалення архівної справи, забезпечує надійне збереження історико-культурної спадщини країни, мають механізми реалізації законів.
Таким чином, на закінчення даної роботи можна сказати наступне: облік архівних документів є тим інструментом, який визначає здійснення обліку утворюються в їх діяльності документів і забезпечення їх збереження.
Архів на основі єдиних науково-методичних принципів забезпечує збереження прийнятих документів, здійснює комплектування та облік документів органів державної влади, державних та інших організацій, фізичних осіб, створює і вдосконалює науково-довідковий апарат, забезпечує умови для використання документів юридичними та фізичними особами, здійснює інформаційне обслуговування органів державної влади та місцевого самоврядування, задоволення інформаційних потреб і конституційних прав громадян, а також здійснює самостійне використання документів в інтересах громадян, суспільства і держави.
Список використаних джерел:
Законодавча база:
1. Закон Алтайського краю «Про Архівному фонді Алтайського краю і архівах»
2. Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»
Нормативно-методична база:
3. ГОСТ Р. 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »
4. ГОСТ 7.48-2000 «Основні терміни та визначення"
5. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »
6. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації, М., 2002
7. Основні правила роботи відомчих архівів Російської Федерації, М., 2002
8. Основні правила роботи архівів організацій, М., 2003
Література:
9. Алексєєва Е.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. Архівознавство .- М., 2002
10. Алтайський архівіст. - 2003 № 2
11. Андрєєва В.І. Діловодство (зі зразками документів з урахуванням Держстандартів РФ). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 2001. - 192с.
12. Артем'єва С.І., Іванцова Н.Ф., «Архівознавство» - Бійськ, 2002
13. Архів фірми .- М., 1997
14. Архипова Н.Г. Діловодство на комп'ютері. - М., 2004 - 260с.
15. Афанасьєва Л.П. Орієнтовна програма дисципліни «Архівознавство». - М., 1999
16. Безпека архівів і архівних фондів. - М., 2000
17. Болгова Є.М. Відбір на державне зберігання управлінських документів. Методичні рекомендації. - М., ВНИИДАД, 2001
18. Бункин Н.К., Семенов О.М. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 2002
19. Вялова М.М. Архів фірми (недержавної організації). Методичний посібник та Примірний перелік документів, що утворюються в діяльності недержавних організацій. - М., Мосгорархів, 2001
20. Іванова О.Л. Законодавство та нормативи щодо забезпечення збереження документів. - М., 2003
21. Крайская З.В., Челліні Е.В. Архівознавство. - М., 1996
22. Михайлов О.А. Електронні документи в архівах. - М., 2000
23. Вітчизняні архіви. - 2004, № 4
24. Павлюк Л.В., Кисельова Т.М., Воробйов М.І. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері. - М-СПб., 2001
25. Тельчаров А.Д. «Архівознавство» - М., 2005
Порядок розміщення фондів в архіві визначається планом (схемою), в якому вказується розподіл фондів або комплексів фондів за сховищ по можливості з урахуванням нових надходжень документів.
Для того щоб враховувати місце зберігання кожної групи матеріалів нумеруються всі приміщення архіву, стелажі, шафи, полиці. Якщо архів розташовується приміщеннями в різних будівлях, то кожному будівлі присвоюється номер. Нумерація кімнат самостійна по кожному будинку і поверху.
Кімнати нумеруються від входу зліва направо. Якщо кімнати переходять одна в іншу, то нумерація відбувається послідовно від першої кімнати. Для нумерації кімнат використовуються літерні індекси.
Нумерація стелажів ведеться в межах кімнати зліва направо від входу. Стелажні полиці нумеруються зверху вниз. Стелажі і полки нумеруються арабськими цифрами.
Основні правила роботи архіву зобов'язують зберігати документи постійного зберігання в картонних коробках, а так само в різних контейнерах. Справи тимчасового зберігання - на стелажах у зв'язках. Забороняється зберігати документи між стелажами, на вікнах і поза сховищами.
Порядок розміщення документів в державних і відомчих архівах, незважаючи на застосування загальних принципів, розрізняється. Це залежить від:
ü характеру сховищ (у перших документи зберігаються постійно, у другі вони надходять для зберігання на різні терміни);
ü складу зберігаються документів (у перших - справи тільки постійного зберігання і багатогалузевого профілю, у других - справи різних строків зберігання, як правило, одного або кількох установ певної галузі);
ü хронологічних рамок документів. [18, стор.147]
Все це враховується при розміщенні документів у держархівах. Документи дорадянського і радянського періодів (там, де вони є) зберігаються окремо. І ті, і інші комплекси фондів розміщуються у сховищах відповідно до класифікаційної схемою, прийнятою в архіві. Часто в основу схеми покладено галузевий принцип. Наприклад, в одному зі сховищ розташовуються фонди промислових підприємств, в іншому - фінансових та кредитних установ, акціонерних товариств, у третьому - навчальних закладів, установ і підприємств культури і т.д. Таке розміщення можливо тому, що склад документів держархівів досить стабільний. При наявності вільних площ в архіві в плані розміщення передбачається резерв для нових надходжень документів. У разі відсутності резерву для комплектування, новоприйняті справи розміщуються на вільних місцях, а місце їх зберігання відбивається в топографічних покажчиках. Це забезпечує їх оперативний пошук.
У відомчому архіві в основі розміщення лежить створення переважно кращих умов для документів постійного зберігання, облік щорічного руху справ (їх прийом і передача), зручності оперативного використання документів. Документи загальні, закриті та технічні зберігаються в різних приміщеннях. Розглянемо їх розміщення на прикладі документів загального характеру. Вони діляться на групи за строками зберігання: документи постійного зберігання, довгострокового (понад десять років) і тимчасового (до десяти років). Як правило, в самостійну групу виділяються документи з особового складу (накази, особисті справи, особові рахунки і т.д.) як найбільш часто використовуються для наведення довідок.
В межах груп (постійного зберігання, понад десять років, до десяти років, справи по особовому складу) документи розміщуються по фондах, у межах фондів - за номерами описів та номерами справ. Документи постійного зберігання, які повинні зберігатися століття, розміщуються в найкращому приміщенні. Тут же, у відомчому архіві, їм належить пролежати до передачі на державне зберігання. Щорічно (або через два-три роки) у держархів передаються групи справ, у яких закінчився термін відомчого зберігання. На місці, що звільнилося розміщуються документи постійного зберігання. Виникаюча при цьому непослідовність в їх розміщенні компенсується повнотою і чіткістю топографірованія. [12, стор.74]
Для орієнтування в постійно мінливих матеріалах, що зберігаються в архіві, служать топографічні покажчики.
Довідники, що відображають розміщення документів в архівосховищі, називаються топографічними покажчиками. Топографічні покажчики бувають двох видів: постеллажний і пофондового. Призначення постеллажного покажчика - фіксувати відомості про те, які полки й стелажі зайняті тими чи іншими справами, тобто в основі постеллажного покажчика лежить місце зберігання. Призначення пофондового покажчика - давати інформацію про те, де зберігаються документи конкретного фонду, тобто в основі пофондового покажчика лежить об'єкт зберігання. Таким чином, у різних видів топографічного покажчика різне призначення. Вони не замінюють один одного і не доповнюють, тому що використовуються в різних цілях, але вони взаємозалежні, оскільки відомості про місце зберігання конкретної справи (групи справ) і в тому, і в іншому покажчику повинні збігатися. Переміщення будь-зв'язки справ має відзначатися в обох покажчиках, інакше вони не будуть правильно відображати місцезнаходження документів і, отже, не будуть виконувати свого призначення. При наявності в архіві одного невеликого фонду правила дозволяють пофондового покажчик не складати. Па фонд великої установи, що має складну структуру, картки пофондового топографічного покажчика можуть складатися на кожен структурний підрозділ. [15, стор.73]
Основні правила встановлюють форми карток постеллажного і пофондового топографічних покажчиків. При заповненні картки використовується її зворотний бік. Якщо на одній стороні не вмістилися всі відомості по конкретному фонду (або стелажу), заповнюється наступна картка, а якщо потрібно, то і третя, і четверта. Всі картки, що відносяться до одного фонду (або стелажу), скріплюються, але так, щоб можна було вносити зміни, що відбуваються. Однак зручніше зберігати картки у спеціальних ящиках або міцних картонних коробках, розташувавши їх там в порядку номерів фондів або сховищ і стелажів. Для швидкості пошуку потрібного стелажа або фонду в картотеці можна поставити роздільники.
Розглянемо приклад заповнення картки постеллажного топографічного покажчика. У цьому прикладі структурні підрозділи враховуються в архіві як самостійні фондообразоватслі. У сховищі № 1 розміщені справи постійного зберігання, про що свідчать номери описів (без літер "лс", "в", без вказівки на номенклатуру справ). Якщо б одна з полиць стелажу не була зайнята, то після її номера олівцем слід було б написати: вільна. При зазначенні номера опису доцільно ставити роки створення документів. Примітка може бути використано, наприклад, для вказівки передачі частини фонду у тимчасове користування.
У наведеному прикладі заповнення картки пофондового топографічного покажчика на той же фонд видно, що документи постійного, довготривалого і тимчасового зберігання розкидало в різних сховищах (документи з особового складу - в сховище 2, справи з термінами до десяти років включно враховуються за номенклатурою і знаходяться в сховищі 4). Для зазначення конкретного сховища використовується гр. "Примітка", а всі сховища, де розміщується фонд, пишуться справа над графления картки. У тій же гр. "Примітка" обох покажчиках при необхідності можна давати найменування структурних підрозділів.
Порівнявши запису про одних і тих же документах фонду в обох покажчиках, можна переконатися в повній ідентичності відомостей про розміщення цих справ.
В архівах, що мають кілька приміщень, доцільно мати схему сховищ, яка допомагає швидко орієнтуватися у розташуванні кімнат і стелажів.
У деяких невеликих архівах установ топографічні покажчики не складають, вважаючи, що працівник архіву досить добре знає склад і розміщення документів. Але така мотивування безпідставно, розосереджений по частинах, і чим менше справ створюється щорічно в установі, тим дрібніше комплекс документів кожного терміну зберігання за конкретний рік і тим важче цей комплекс побачити на полиці. Досвідчений працівник архіву дійсно може знати, де лежить кожну справу, але при його зміні або тимчасової заміни новий працівник опиниться в складному становищі. Без постеллажного топографічного покажчика можна обійтися в однокімнатному або двокімнатному архівосховищі, але пофондового покажчик необхідний у кожному архіві. [14, стор 110]
1.4 Порядок видачі справ з сховища
Встановлений Основними правилами порядок видачі справ з сховищ відомчих архівів має на меті забезпечити збереження документів, і в першу чергу документів АФ РФ.
Документи, що зберігаються в архіві, можуть видаватися: для використання працівникам структурних підрозділів, дослідникам; організаціям у тимчасове користування; для проведення архівних робіт з документами - госпрозрахунковим організаціям для підготовки до передачі справ на госхранение, тематичної розробки і т.д.; для проведення робіт щодо поліпшення збереження документів - створення страхового фонду, копіювання, реставрація і т.д. в лабораторіях архівних або інших установ. У залежності від цілей роботи з документами вони видаються в робочу кімнату (читальний зал) архіву або в тимчасове користування поза архівом.
Видача справ дослідникам і представникам інших організацій, які працюють у читальному залі (робочій кімнаті) архіву, проводиться за листом відповідної організації. Лист повинен мати резолюцію керівника установи про дозвіл працювати з документами даної установи.
Видача документів у тимчасове користування іншим організаціям, у тому числі судовим і слідчим органам, також оформляється на письмове прохання зацікавлених організацій та з дозволу керівника даної установи. На справи, видані у тимчасове користування, складається акт у двох примірниках. Обидва примірники акта підписуються керівниками організацій (видала справи і що отримала справи) і скріплюються гербовими печатками. Один примірник залишається в архіві, інший - видається одержувачу справ. [18, стор.147]
Основні правила встановлюють терміни користування справами, виданими з архіву: для працівників структурних підрозділів своєї організації - десять днів, для працівників інших установ - три місяці. У разі необхідності продовження терміну користування справами проводиться переоформлення документів на їх видачу. При цьому працівники архіву зобов'язані перевірити збереження цих справ.
Справи, що видаються до читального залу або тимчасове користування, повинні бути переплетені або підшиті, мати оформлені обкладинки, звірені з описом шифри справ, пронумеровані листи та заверительную напис. У справи постійного зберігання при видачі в читальний зал вклеюються (на звороті першого аркуша обкладинки) листи використання, де працював зі справою зазначає мету і тему використання справи або номери його конкретних аркушів. При передачі справи в держархів це забезпечує спадкоємність в обліку використання документів АФ РФ.
Видача справ зі сховища враховується в книгах видачі за такою формою (додаток).
За своєчасним поверненням справ в архів встановлюється контроль. На місце кожного виданого справи кладеться заповнена працівником архіву карта-заступник (додаток).
При підкладці справи на місце карта-заступник вилучається і зберігається в архіві в папці з клапанами разом з іншими картками до відпадання потреби.
Працівник архіву перевіряє фізичний стан повернутих справ (наявність всіх листів на особливо цінних справах і справах постійного зберігання, цілісність аркушів, обкладинок, відсутність послід дослідника на документах і т.д.). При виявленні дефектів складається акт, який пред'являється організації, яка використала документи, або до судових органів для притягнення до відповідальності винних. [18, стор 167]
Якщо судовим або слідчим органам необхідно вилучити документи, то це повинно оформлятися за їх листа з дозволу керівника установи і з складанням акту про вилучення. При можливості із справ постійного зберігання видаються тільки документи, що цікавлять органи, при цьому замість вилучених аркушів залишаються їх копії (фотографічні, ксерографічного або машинописні), завірені завідувачем архівом або відповідальним за архів особою. Акт про вилучення документів зберігається у справі фонду.
Якщо архів направляє справи на палітурку, реставрацію, копіювання в держархів або інші організації, що здійснюють ці роботи, то передача справ оформлюється замовленням. Замовлення складається і двох примірниках за формою акта видачі справ у тимчасове користування іншій організації. Акт підписується керівником установи (або структурного підрозділу, до складу якого входить архів, наприклад, управління справами) і бухгалтером, який буде здійснювати розрахунок за виконані роботи. Один примірник акта залишається в архіві, інший разом із справами передається організації, яка буде проводити намічені роботи. При отриманні справ після переплетення, реставрації, копіювання працівник архіву перевіряє їх фізичну збереження і якість виконання робіт.
Архів зобов'язаний стежити за порядком транспортування справ як усередині будівлі, так і поза ним. Транспортування документів всередині будівлі повинна гарантувати їх збереження. В інші будівлі документи перевозяться в упакованому вигляді (у обгорнутих зв'язках, закритою чистій тарі) і обов'язково в закритому транспорті, в супроводі відповідальних осіб. Перевезення документів на великі відстані (в інші місцевості) повинні супроводжуватися заходами, що дозволяють захистити транспортуються справи від шкідливих впливів атмосферних опадів, світла, а також механічних пошкоджень. Для цього документи упаковуються у водонепроникні матеріали і поміщаються в залежності від обсягу відправляються справ в ящики або контейнери. [15, стор 142]
1.5 Повірка наявності та стану документів в архівах
У числі заходів, що проводяться в архівах з метою забезпечення схоронності документів, чимала роль належить перевірці наявності та стану документів, яка полягає у встановленні фактичного присутності справ, що чиститься за описом, та виявленні справ, що вимагають профілактичної обробки та реставрації. У процесі перевірки наявності документів вивіряється обліково-довідковий апарат.
У державних архівах перевірка наявності та стану справ є періодичною плановою роботою. У залежності від цінності документів фонди в держархівах діляться на три категорії. Фонди першої категорії, що містять найбільш цінні, а отже, найбільш інтенсивно використовуються документи, піддаються перевірці наявності один раз на 10 років, фонди другої та третьої категорій - раз на 15 років, а особливо цінні документи - раз на 5 років.
Завдання і методика перевірки наявності та стану справ в державних і відомчих архівах у принципі однакові, хоча ця робота в держархівах більш складна і об'ємна.
Перевірка наявності та стану документів у відомчому архіві проводиться також за планом: справи постійного зберігання перевіряються не рідше одного разу на п'ять років і перед передачею на госхранение, а справи з особового складу і довготривалого зберігання (понад десять років) - не рідше одного разу на десять років. Крім планових перевірок проводяться одноразові в наступних випадках: після переміщення справ в інше приміщення; після надзвичайних подій, що викликали переміщення (евакуацію) справ або доступ до сховищ сторонніх осіб; при зміні завідувача архівом або відповідального за архів особи; при реорганізації або ліквідації установи. [19, стор.250]
Перевірка наявності документів проводиться працівниками архіву або комісією, яка призначається керівником установи. Підсумки перевірки оформляються актом (по кожному фонду окремо). Після затвердження акта перевірки наявності та стану справ керівником організації за всіма пунктами акту (крім пунктів про невиявлення і невиправному пошкодженні справ постійного зберігання) в облікові документи вносяться відповідні зміни.
Перевірці передує вивчення матеріалів попередніх перевірок наявності (актів та надісланих листів перевірок) та вивірка облікових документів (правильність нумерації справ і підсумкових записів в описах, відповідність підсумкових записів в описах кількістю справ у листі фонду). Перевірка проводиться шляхом звірки описових статей опису з описом справ на обкладинках: шифру справи, назви фондообразоватсля та його структурних підрозділів, діловодних індексів, заголовків справ, дат, кількості аркушів.
Справи, видані у тимчасове користування, перевіряються за книгою та актам видачі і вважаються наявними в наявності. Фізичний стан справ (ветхість паперової основи, ураження пліснявою, комахами і т.д.) визначається шляхом їх перегляду. Вага виявлені недоліки записуються в лист перевірки, яка є робочим документом, а потім після з'ясування та усунення деяких питань, що виникли в ході перевірки, на підставі підсумкових записів по кожній графі листа перевірки складається акт. Неприпустимо робити які-небудь позначки і записи в описах та інших облікових документах, так як вони можуть дезорієнтувати працівників архіву та дослідників у майбутньому. [15, стр.54]
У ході перевірки наявності та стану справ фонду встановлюється наступне: кількість справ, що значаться з описів та окапавшіхся в наявності, у тому числі неописаних; якість підсумкових записів (облік літерних, вільних, повторних і пропущених номерів справ); наявність справ, що відносяться до інших фондів ; кількість справ, що вимагають дезінфекції, дезінсекції, реставрації, відновлення згасаючих текстів, переплетені або підшивки, обробки, а також кількість невиправно пошкоджених справ. Перевірка наявності справ дозволяє виявити справи, помилково внесені в ту чи іншу опис (неправильно визначено фонд або справу віднесено не до того року, наприклад, якщо воно в процесі формування перейшло на другий рік і було включено в опис не по році заклади, а по року закінчення).
Перш ніж приступити до безпосереднього перегляду мате ріалів, необхідно докладно ознайомитися з документами справи фонду (акти про передачу справ, акти про виділення до знищення документів та ін.) Особливо ретельно треба вивчити документи попередньої перевірки наявності, а в процесі роботи з описами перевірити, чи внесені до них зміни за результатами минулих перевірок. У зв'язку з розосередженням частин фонду в сховище необхідно звернутися до пофондового топографическому вказівником, щоб не пропустити будь-яких частин фонду.
Безпосередню роботу з перевірки наявності та стану справ зручніше проводити удвох: один перевіряючий дивиться опис, інший - справи. Перший бере чергову справу, називає його шифр і зачитує заголовок, а інший перевіряє за описом ідентичність номери і заголовка. Потім перший перевіряючий переглядає листи справи, встановлює відповідність документів заголовку, наявність заверительной написи, перевіряє, чи немає випадково вкладених справ або окремих документів, а також фізичний стан документів. У разі виявлення недоліків він називає їх, щоб інший заніс номер справи у відповідні графи аркуша перевірки.
Записи в листі перевірки ведуться по кожній опису відокремлено. Записи за такою опису починаються на новому аркуші. Так легше підбивати підсумок, знаходити помилки, вносити виправлення після виявлення неточностей. [16, стор.241]
Загальні зауваження про умови зберігання, про стан матеріалів даного комплексу та пропозиції (наприклад, про проведення знепилювання) можна записати в кінці листа.
При проведенні перевірки наявності слід зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, зв'язках; підкладати на відповідні місця виявлені в ході перевірки неправильно підкладені справи перевіряється фонду (якщо така справа вже внесено в лист перевірки за іншою опису, можна внести виправлення в лист перевірки) ; вилучати з перевіряється фонду неправильно підкладені справи інших (вилучати і ізолювати справи, пошкоджені біологічними шкідниками для термінового проведення профілактичних робіт). Якщо серед справ фонду виявлені неописані справи, вони вилучаються і ставляться в кінець фонду за категоріями справ (постійні до постійних, тимчасові до тимчасових і т.д.). Опис документів в ході перевірки наявності не допускається, оскільки деякі з них вже могли бути враховані, але втратили обкладинку або не були зашифровані. Всі ці питання з'ясовуються в ході розшуку невиявлених справ.
На кожне невиявлені справа складається картка, яка включається в картотеку невиявлених справ і ставиться там в порядку номерів фондів, описів, справ. [11, стор.51]
При виявленні в опису вільних, пропущених, літерних, повторних номерів, не врахованих у підсумковій записи, остання перескладалися, а в листі перевірки робляться відмітки по кожній групі помилок у відповідних графах. З листа перевірки узагальнені дані переносяться в акт. Після закінчення перевірки наприкінці кожної опису (після заверительной написи) робиться запис "перевірено" та проставляється дата перевірки, а також посади та підписи осіб, які проводили її.
Якщо при перевірці наявності не виявлені якісь справи, після закінчення роботи приймаються заходи їх розшуку. Найбільша вірогідність знайти відсутні справи під тим же номером, але в комплексі справ іншого року або інший опису як неправильно підкладені. Однак вести розшук невиявлених справ рекомендується більш поглиблено. Для цього слід вивчити облікові документи з видачі справ зі сховищ; організувати розшук справ у структурних підрозділах, де вони утворилися, маючи на увазі можливе їх залишення для практичного використання та помилки в оформленні видачі; вивчити документи справи фонду (акти про виділення справ до знищення, видачі справ у тимчасове користування, раніше складені акти перевірки наявності, в яких ці справи, можливо, також числилися відсутніми).
Знайдені справи підкладаються на місця, а в картці обліку невиявленої справи записується - "знайдено і підкладено до фонду справи, причина відсутності яких підтверджена документами, виключаються з описів та інших облікових документів. На справи, шляхи розшуку яких вичерпано (розшук може проводитися протягом року ), складається акт про невиявлення, а на невиправно пошкоджені справи - акт про невиправних пошкодженнях справ. Такі справи знімаються з обліку в установленому порядку. [9, стр.219]
Висновок
Формуючи, зберігаючи та організовуючи використання архівних документів, державні архіви тим самим беруть участь у зборі, обробці, накопиченні, зберіганні, пошуку і поширенні архівної інформації. Вони являють собою особливу інформаційну систему, виступають в якості суб'єктів інформаційних процесів. При цьому архівні документи та інформаційні технології державних архівів є об'єктом відносин фізичних та юридичних осіб, держави, об'єктом права власності, авторського та інших прав, і захищаються законом.
Забезпечуючи вічне зберігання і використання Архівного фонду Російської Федерації - загальнонаціонального історико-культурного надбання, державні архіви вносять свій внесок у розвиток федералізму в Росії, створення громадянського суспільства, зміцнення правової держави, у формування демократичного образу країни на міжнародній арені. Найважливіше значення для створення і вдосконалення архівної справи, забезпечує надійне збереження історико-культурної спадщини країни, мають механізми реалізації законів.
Таким чином, на закінчення даної роботи можна сказати наступне: облік архівних документів є тим інструментом, який визначає здійснення обліку утворюються в їх діяльності документів і забезпечення їх збереження.
Архів на основі єдиних науково-методичних принципів забезпечує збереження прийнятих документів, здійснює комплектування та облік документів органів державної влади, державних та інших організацій, фізичних осіб, створює і вдосконалює науково-довідковий апарат, забезпечує умови для використання документів юридичними та фізичними особами, здійснює інформаційне обслуговування органів державної влади та місцевого самоврядування, задоволення інформаційних потреб і конституційних прав громадян, а також здійснює самостійне використання документів в інтересах громадян, суспільства і держави.
Список використаних джерел:
Законодавча база:
1. Закон Алтайського краю «Про Архівному фонді Алтайського краю і архівах»
2. Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»
Нормативно-методична база:
3. ГОСТ Р. 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення »
4. ГОСТ 7.48-2000 «Основні терміни та визначення"
5. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »
6. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації, М., 2002
7. Основні правила роботи відомчих архівів Російської Федерації, М., 2002
8. Основні правила роботи архівів організацій, М., 2003
Література:
9. Алексєєва Е.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. Архівознавство .- М., 2002
10. Алтайський архівіст. - 2003 № 2
11. Андрєєва В.І. Діловодство (зі зразками документів з урахуванням Держстандартів РФ). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 2001. - 192с.
12. Артем'єва С.І., Іванцова Н.Ф., «Архівознавство» - Бійськ, 2002
13. Архів фірми .- М., 1997
14. Архипова Н.Г. Діловодство на комп'ютері. - М., 2004 - 260с.
15. Афанасьєва Л.П. Орієнтовна програма дисципліни «Архівознавство». - М., 1999
16. Безпека архівів і архівних фондів. - М., 2000
17. Болгова Є.М. Відбір на державне зберігання управлінських документів. Методичні рекомендації. - М., ВНИИДАД, 2001
18. Бункин Н.К., Семенов О.М. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 2002
19. Вялова М.М. Архів фірми (недержавної організації). Методичний посібник та Примірний перелік документів, що утворюються в діяльності недержавних організацій. - М., Мосгорархів, 2001
20. Іванова О.Л. Законодавство та нормативи щодо забезпечення збереження документів. - М., 2003
21. Крайская З.В., Челліні Е.В. Архівознавство. - М., 1996
22. Михайлов О.А. Електронні документи в архівах. - М., 2000
23. Вітчизняні архіви. - 2004, № 4
24. Павлюк Л.В., Кисельова Т.М., Воробйов М.І. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері. - М-СПб., 2001
25. Тельчаров А.Д. «Архівознавство» - М., 2005