Використання документів архівного фонду РФ в інформаційних цілях

Зміст
1. Використання документів архівного фонду РФ в інформаційних цілях ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... .3
2. Основні напрямки використання документів ... ... ... ... ... ... .. ... ... 7
Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 11

1. Використання документів архівного фонду РФ в інформаційних цілях
Статтею 7 «Архівні документи, що належать до державної власності» передбачено [1]:
1. До федеральної власності належать архівні документи:
1) зберігаються у федеральних державних архівах, федеральних музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук (за винятком архівних документів, переданих в ці архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук на підставі договору зберігання без передачі їх у власність);
2) державних органів і організацій, зазначених у підпункті "б" пункту 3 частини 1 статті 4 цього Закону;
3) колишніх ворожих держав, переміщені в Союз РСР в результаті Другої світової війни і перебувають на території Російської Федерації, якщо інше не передбачено законодавством Російської Федерації про переміщених культурних цінностях;
4) віднесені до федеральної власності федеральними законами.
2. До власності суб'єкта Російської Федерації ставляться архівні документи:
1) що зберігаються в державних архівах суб'єкта Російської Федерації, музеях і бібліотеках суб'єкта Російської Федерації (за винятком архівних документів, переданих в ці архіви, музеї і бібліотеки на підставі договору зберігання без передачі їх у власність);
2) державних органів і організацій суб'єкта Російської Федерації.
Стаття 8. Архівні документи, які стосуються муніципальної власності
1. До муніципальної власності належать архівні документи:
1) органів місцевого самоврядування та муніципальних організацій;
2) зберігаються в муніципальних архівах, музеях і бібліотеках (за винятком архівних документів, переданих в ці архіви, музеї і бібліотеки на підставі договору зберігання без передачі їх у власність).
2. Розмежування власності між муніципальними утвореннями, муніципальним утворенням і суб'єктом Російської Федерації на архівні документи, створені до освіти, об'єднання, поділу або зміни статусу муніципальних утворень і зберігаються в муніципальних архівах, здійснюється відповідно до законодавства суб'єкта Російської Федерації.
Стаття 9. Архівні документи, пов'язані з приватної власності
До приватної власності належать архівні документи:
1) організацій, що діють на території Російської Федерації і не є державними або муніципальними, в тому числі громадських об'єднань з дня їх реєстрації відповідно до законодавства Російської Федерації про громадські об'єднання і релігійних об'єднань після відділення церкви від держави (далі - недержавні організації);
2) створені громадянами або законно придбані ними.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в державній власності, зберігаються:
1) постійно - в державних архівах, музеях, бібліотеках і організаціях Російської академії наук;
2) тимчасово - у державних органах, державних організаціях, що створюються ними архівах протягом встановлених строків, а також у муніципальних архівах у випадку наділення органу місцевого самоврядування муніципального району чи міського округу окремими державними повноваженнями зі зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів, що відносяться до державної власності і знаходяться на території муніципального освіти.
2. Депозитарне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації, що перебувають у федеральній власності, здійснюють федеральні органи виконавчої влади та організації (в тому числі державні академії наук, за винятком Російської академії наук), перелік яких встановлюється Кабінетом Міністрів України. Терміни та умови депозитарного зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації і використання зазначених документів встановлюються в договорах, укладених федеральними органами виконавчої влади або організаціями (в тому числі державними академіями наук, за винятком Російської академії наук) із спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади.
3. Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в муніципальній власності, зберігаються:
1) постійно - в муніципальних архівах, музеях і бібліотеках;
2) тимчасово - в органах місцевого самоврядування, муніципальних установах і створюваних ними архівах протягом встановлених строків.
4. Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватній власності, можуть зберігатися їх власниками або власниками самостійно або можуть бути передані за договором на зберігання в державний чи муніципальний архів, бібліотеку, музей, а також в організацію Російської академії наук. При цьому умови зберігання цих документів визначаються їх власниками або власниками з дотриманням норм цього Закону.
Використання документів, що зберігаються в архіві, - одна з основних задач, в якійсь мірі виправдовує вкладення коштів його організацію. У залежності від цілей використання складу документів архіву, його технічної оснащеності вибирається і форма використання документів.
Досить поширеною формою використання документів в архівах будь-якого виду є безпосереднє надання документів для їх вивчення. Залежно від виду архіву та його технічної оснащеності документи видаються для роботи в обладнаний при архіві читальний зал або в тимчасове користування.
Допуск для роботи в читальний зал дає керівник організації (держархіву) на підставі письмового клопотання установи чи громадської організації, дійсного за встановленими Правил протягом року. Питання про допуск працівників до роботи з документами архіву своєї установи вирішується керівництвом.
Виписки і копії, зроблені відвідувачами читального залу, можуть бути перевірені працівниками архіву на предмет їх відповідності темам дослідження і оригіналам.
При відсутності читального залу, у разі виробничої необхідності, документи у складі справ можуть бути видані у тимчасове користування. При продовженні терміну має бути проведено відповідне його переоформлення
Видача справ у тимчасове користування в сторонні організації оформляється встановленої Росархивом спеціальною формою про видачу справ у тимчасове користування, що скріпляється підписами керівників та печатками передавальної справи організацією і одержувача.
Видача справ співробітником фіксується в архіві в картці або журналі і оформляється розпискою одержувача. На місце виданого з архівосховища справи підкладається карта-заступник із зазначенням, яка справа, коли і до якого терміну видано.
Стан справ, що повертаються в архів після використання має бути перевірено в присутності осіб, які повертають документи, тому що користувачі несуть відповідальність за збереження і стан справ (одиниць зберігання), з якими вони працюють, відповідно до чинного законодавства.
Результати перевірки фіксуються в заверительной запису одиниці зберігання та в документах, що оформляли видачу справ. При виявленні недостачі справ, окремих листів і документів у них повинен бути оформлений акт встановленої форми і на його підставі вирішуватися питання про притягнення винних до відповідальності.
2. Основні напрямки використання документів
Справи кадрової служби підлягають оформленню при їх закладі, за відсутності потреби в них і після закінчення календарного року. Оформлення справ являє собою комплекс робіт з їх технічної обробки і проводиться співробітниками відділу кадрів.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:
підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів у справі, складання заверительной написи справи;
складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи, внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, індексу, і заголовка справи, дати справи та ін) [2].
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається зберігати їх у швидкозшивачах, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи, крім аркушів заверительной написи і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами суцільний нумерацією в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, простим графічним олівцем або нумератором.
Обкладинка справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання оформляється за встановленою формою.
Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності і т. п.).
На завершення справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і поличного складу, які пройшли експертизу цінності, оформлені у відповідності з вимогами, щорічно складаються описи. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.
Використання архівних документів
1. Користувач архівними документами має право використовувати, передавати, поширювати інформацію, що міститься у наданих йому архівних документах, а також копії архівних документів для будь-яких законних цілей і будь-яким законним способом.
2. Державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук забезпечують користувачеві архівними документами умови, необхідні для пошуку та вивчення архівних документів.
3. Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, за наявності у них відповідних архівних документів зобов'язані безкоштовно надавати користувачеві архівними документами оформлені в установленому порядку архівні довідки або копії архівних документів, пов'язані із соціальним захистом громадян, що передбачає їх пенсійне забезпечення, а також отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства Російської Федерації.
4. Державні і муніципальні (за винятком структурних підрозділів органів місцевого самоврядування) архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук, а також державні та муніципальні організації відповідно до законодавства Російської Федерації можуть на основі наявних у них архівних документів і довідково-пошукових засобів надавати користувачеві архівними документами платні інформаційні послуги, укладати з ним договори про використання архівних документів і довідково-пошукових засобів.
5. Порядок використання архівних документів у державних і муніципальних архівах визначається спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади. Порядок використання архівних документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, державних і муніципальних установах, державних та муніципальних музеях, бібліотеках, організаціях Російської академії наук визначається ними відповідно до законодавства Російської Федерації, в тому числі згідно з правилами, встановленими спеціально уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади.
6. Використання архівних документів, на які поширюється дія законодавства Російської Федерації про інтелектуальну власність, здійснюється з урахуванням вимог цього законодавства.
7. Державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук, архіви державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і муніципальних організацій надають державним органам та органам місцевого самоврядування необхідні для здійснення ними своїх повноважень архівну інформацію та копії архівних документів, публікують і експонують архівні документи, готують довідково-інформаційні видання про склад і зміст зберігаються в них документів.
8. Архівні документи, вилучені як речові докази згідно з законодавством Російської Федерації, підлягають поверненню власнику або власнику архівних документів.

Список літератури
1. ЗАКОН від 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. від 04.12.2006) "Про архівну справу У РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ" (прийнято ДД ФС РФ 01.10.2004) / / Російська газета. - 08.12.2006.
2. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. - М.: Росархів, 2000.
3. Замицкова О. І. Діловодство: Навчальний посібник. Ростов н / Д: Фенікс, 2001. - 416 с.
4. Довідник кадровика: діловодство. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 527 с.