Організація та основні напрямки вдосконалення роботи секретаря

Білгородський державний університет

Кафедра документознавства

Дипломна робота

Організація та основні напрямки вдосконалення роботи секретаря

2010

ЗМІСТ

ВЕДЕННЯ

РОЗДІЛ 1. Історія та характеристика діяльності ОГУЗ «Дитячий санаторій»

1.1 Історія створення організації ОГУЗ «Дитячий санаторій»

1.2 Структура і функції організації

1.3 Основні напрямки діяльності організації

Глава 2. Документування діяльності організації

2.1 Нормативно-методичні документи організації

2.2 Організація роботи з документами

РОЗДІЛ 3. Удосконалення роботи секретаря

3.1 Аналіз діяльності секретаря

3.2 Розробка посадової інструкції

ВИСНОВОК

Список використаної літератури

ДОДАТОК

ДОДАТОК

ДОДАТОК

ВЕДЕННЯ

Актуальність роботи. Удосконалення роботи секретаря може здійснюватися тільки за наявності чітких вимог що пред'являються до співробітника. Ці вимоги можуть і повинні бути закріплені в посадовій інструкції. Однак найчастіше в організаціях користуються типової інструкцією для секретаря, не враховуючи тих особливостей, з якими пов'язана діяльність організації. Це призводить до того, що пред'являються вимоги виявляються заниженими, а значить і приймається на роботу співробітник менш кваліфікований, ніж потрібно для виконання покладених на нього функцій. Вирішення цієї проблеми, на наш погляд, можливо шляхом створення посадової інструкції, в якій чітко буду прописані вимоги, які пред'являються до секретаря, а також його обов'язки і права з метою підвищення рівня, як співробітника, так і всієї організації в цілому.

Секретар - одна з найпоширеніших професій на сучасному ринку праці. Популярність цієї професії в сучасній Росії підвищується у зв'язку з переходом до ринкової економіки і появою маси нових підприємницьких та інших структур. Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням секретаря зі знанням справи виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічних функцій. По суті справи, секретар є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку та організацію телефонних розмов. Секретарська робота вимагає вміння швидко переключатися з одного виду діяльності на інший і характеризується широтою і різноманітністю виконуваних функцій. Найважливіша функція секретаря - надання максимальної допомоги керівнику і економія його часу. Здійснення функцій будь-якого підприємства пов'язане з складанням, отриманням і напрямком документів. Документ це матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі. Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних виробничих цілей підприємства.

Неважливо, на якому рівні буде вестися діловодство: традиційним способом або сучасним безпаперових обміном електронними документами - в будь-якому випадку документування і робота з документами здійснюється за встановленими правилами ^1.

Кваліфікаційні та інші вимоги, які пред'являються в даний час до секретарів, досить великі. Секретарі виконують велику кількість робіт не тільки з документаційного забезпечення управління, а й щодо складання та оформлення документів з особового складу, при цьому він повинен не тільки швидко друкувати, правильно оформляти документи, але і складати тексти різних документів, редагувати проекти, раціонально організувати прийом відвідувачів і телефонне обслуговування, самостійно вирішувати багато питань відповідно до отриманих від керівника вказівками ^2.

Метою цієї роботи є вивчення та вдосконалення роботи секретаря в ОГУЗ «Дитячий санаторій».

Для досягнення поставленої мети вирішувалися наступні завдання:

1. вивчити функції, завдання та структуру ОГУЗ «Дитячий санаторій»;

2. вивчити нормативно-методичні основи роботи секретаря з документами;

3. проаналізувати організацію діяльності секретаря керівника;

4. визначити основні напрями діяльності секретаря;

5. розробити посадову інструкцію для секретаря в ОГУЗ «Дитячий санаторій».

Об'єктом дослідження є організація секретарського обслуговування в державних установах.

Предметом діловодна діяльність секретаря в державному закладі охорони здоров'я.

Про значення секретаря свідчить той факт, що його ролі і функцій присвячено чимало публікацій сучасних фахівців. У своїх роботах Л.А. Стрельцова, В.І. Андрєєва, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкіна, М.В. Кірсанова дають визначення поняттю діловодства організації, основним її функцій, вказують цілі документування управлінських ситуацій ^3. Кірсанова М.В. у зазначеній роботі описує форми організації діловодства, мотивує вибір тієї чи іншої форми для різних установ. Т.В. Кузнєцова в своєму підручнику дає характеристику документопотокам організації і дає визначення обсягу документообігу ^4. Так само автор виділяє етапи роботи при обробці та рух документів.

В Інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади викладені правила виготовлення, використання і оформлення бланків організацій, встановлюються види бланків документів та їх варіанти в залежності від розташування реквізитів ^5. Вимоги до оформлення бланків встановлює ГОСТ Р 6.30-2003 ^6.

Аналізуючи роботу секретаря, Т.В. Кузнєцова у вказаному підручнику докладно розглядає процес прийому первинної обробки документів ^7. М.В. Кірсанова, Г. КраснокутскаяЛ. Р. Фіонова, Є.І. Єрмошкіна, І.В. Журавльова, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янкова, Л.В. Санкіна також описують основні процеси роботи з документами ^8. М.В. Кірсанова у зазначеній роботі описує процес відправки, прийому кореспонденції та її попереднього розгляду. У Державній системі документаційного забезпечення управління дається поняття реєстрації документів, а також описуються основні правила реєстрації документів ^9. Питання реєстрації документів торкнулися в зазначених роботах Г. Краснокутська і І.В. Журавльова. У роботі І.В. Журавльової були описані способи реєстрації документів, склади реквізитів документів, що вносяться до реєстраційних форми, вона сформулювала положення, згідно з яким реєстрація кадрових документів повинна вестися тільки з використанням журналів.

ДСТУ ISO 15489-1-2007 визначає мету контролю виконання документів ^10. Питання контролю виконання також торкнулися в своїх роботах В.Ф. Янкова та Н.А. Храмцовская ^11. Питання інформаційно-довідкової роботи торкнулася у вже згадуваному підручнику Т.В. Кузнєцової. Л.В. Санкіна описує роботу секретаря з кадровою документацією і розглядає види наказів по особовому складу ^12.

ГОСТ Р 51141-98 дає визначення формування справ ^13. Основні правила формування справ виклали у своїй статті Л.Р. Фіонова і Є.І. Єрмошкіна. У роботі «Як провести експертизу цінності документів та встановити терміни їх зберігання» Т.В. Кузнєцова описує встановлені терміни зберігання документів і дає рекомендації з проведення експертизи цінності документів ^14. Питання зберігання документів регламентовані також в «Основних правилах роботи архівів організацій» ^15.

Ряд авторів розглядають у своїх роботах питання бездокументарній обслуговування керівника ^16. М.В. Кірсанова докладно описує організацію прийому відвідувачів ^17. Прийом відвідувачів описаний також у статтях Г.А Пєшкової і С.С. Германович. У цих роботах розглядаються види прийому відвідувачів, функції та обов'язки секретаря при прийомі відвідувачів. До функцій секретаря з бездокументарній обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робіт керівника, контакти з персоналом фірми і турбота про гостей фірми, організація зустрічей та переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація та участь у роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва , організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю і правильною експлуатацією оргтехніки. Робота секретаря з організації телефонних переговорів детально описується у вже згадуваній роботі М.В. Кірсанової. Досить ясно вказані в науковій літературі функції секретаря при підготовці та проведенні наради ^18.

Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців регламентує роботу секретаря керівника, а також визначає його посадові обов'язки ^19. Питання визначення кваліфікаційних характеристик торкнулися в своїх роботах Т.В. Кузнєцова, також Д.Л. Щур та Л.В. Труханович ^20. Т.В. Кузнєцова в підручнику дає визначення посадової інструкції ^21.

У зазначеній роботі Кірсанової М.В. розглядається посадова інструкція секретаря керівника, її структура та основні правила розробки ^22. Питання нормативно-методичної регламентації діловодства порушені в підручнику Кузнєцової Т.В. «Секретарська справа» ^23. У ньому розглядається нормативно-методичні документи, в яких детально описаний порядок роботи з документами. Також в даному підручнику даються нормативні документи, що містять норми часу на роботи, що виконуються працівниками управлінського апарату. Автор дає характеристику даними нормативно-методичних документів, а також аргументує їх застосування. Це ж питання розглядається у статті «Приклад посадової інструкції секретаря-референта» і у зазначеній роботі Л.А. Стрельцової ^24. В останній роботі вказується мета розробки документів, що регламентують роботу з документами в організації, а також вказує склад локальних документів. Це питання порушено також у зазначеній роботі І.В. Журавльової ^25.

Т.В. Кузнєцова в роботі «Організація робочого часу й устаткування робочого місця» дає цінні рекомендації з проектування робочого місця секретаря керівника ^26. Вона показує важливість правильної організації робочого місця секретаря як для здоров'я самого працівника, збереження його працездатності протягом усього дня, а так само безпосередньо для ефективності його роботи. У даній роботі детально описується робоче місце секретаря, визначається оптимальна площа приймальні, кольорове оформлення, рекомендується поставити в приймальню квіти. Велике значення в статті приділяється підбору меблів для приймальні, а також розміщення на робочому столі предметів, необхідних для роботи секретаря. Описуються засоби механізації і автоматизації праці секретаря.

У роботі В.Ф. Янковий «Інструкція з документаційного забезпечення управління (діловодства)» записуються етапи розробки інструкцій, мета розробки, визначається структура, а також зазначаються нормативні документи, якими слід користуватися при розробці інструкції ^27. При розробці посадової інструкції секретаря також використовувалися Загальні рекомендації з розробки посадових інструкцій ^28. У даних рекомендаціях дається визначення посадової інструкції, а також зазначено порядок Розробки, погодження та затвердження посадових інструкцій. Вказуються етапи розробки інструкцій, дається характеристика кожного етапу. У рекомендаціях перераховуються нормативно-правові документи, з урахуванням яких повинна розроблятися посадова інструкція. Дається перелік актів, в яких містяться кваліфікаційні характеристики. У Рекомендаціях наводиться приблизна структура посадової інструкції, а також типова форма посадової інструкції.

Все вищевикладене свідчить про наявність достатньої кількості наукової літератури присвяченої окремих питань роботи секретаря з документами. Дані роботи можуть служити, в сукупності з діючими державними стандартами, іншими нормативними та методичними документами, основою для вивчення та оптимізації діяльності секретаря в конкретній організації. Все вищевикладене дозволяє з упевненістю стверджувати, що тема даного дослідження видається важливою і своєчасною.

Використано емпіричні та теоретичні методи дослідження (системний підхід, опитування, статистичний аналіз, спостереження і порівняння, аналіз первинних документів організацій та нормативних актів).

Робіт складається з вступу, трьох розділів, висновків та додатків.

У першому розділі розглядаються питання, пов'язані з історією створення та розвитку ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій», а також структурою і функціями організації. Приділено увагу основним напрямкам діяльності організації, нормативним актам, які у діловодстві.

У другому розділі розглядаються організаційні документи, використовувані ОГУЗ «Дитячий санаторій».

У третьому розділі описується процес розробки посадової інструкції секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій».

У роботі вперше розглядається особливості роботи секретаря на базі ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій», саме це дозволило з урахуванням особливостей функціонування організації створити ефективну посадову інструкцію.

У висновку визначається можливість використання отриманих результатів на практиці, а сам нормативний документ, розроблений в ході виконання даної роботи, наведений у додатках, як і документація використовувана в процесі написання дипломної роботи.

РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ І ХАРАКТЕРИСТИКА ДІЯЛЬНОСТІ ОГУЗ «ДИТЯЧИЙ САНАТОРІЙ»

1.1 Історія створення організації ОГУЗ «Дитячий санаторій»

Бєлгородський обласний дитячий санаторій був утворений в 1967 році в м. Білгороді і по теперішній час є єдиним в області, що здійснюють санаторно-курортне лікування дітей у віці від 2 до 7 років з різною патологією.

У 1968 році він був частково перепрофільований у санаторій з гастроентерологічної і пульмонологічної патологією, з метою більш раціонального і повного використання ліжкового фонду. А вже в 1970 році перетворено в обласній дитячий санаторій з пульмонологічної патологією. У 1987 році за розпорядженням облвиконкому санаторій був переведений у сосновий бір в мальовниче місце на березі річки Сіверський Донець ^29.

У зв'язку з погіршенням стану здоров'я дітей раннього віку та зростанням хронічних захворювань у 1995 році профіль санаторію був розширений для оздоровлення дітей з різною патологією: пульмонологічної, гастроентерологічної, неврологічної, ендокринологічної, онкологічної з тривалістю заїзду до 35 днів. Був відкритий корпус «Мати і дитина» на 14 ліжок для реабілітації дітей з супроводжуючою особою. У рамках реалізації обласної цільової програми «Діти Чорнобиля» у 1999 році введено в експлуатацію лікувально-оздоровчий корпус з басейном і водолікарню. Щомісяця в санаторії оздоровлюється 100 дітей, з них 70 знаходиться без батьків і 15 з супроводжуючою особою. Протягом 35 років отримали санаторно-курортне лікування понад 25 тисяч дітей. За цей період кількість оздоровлених дітей збільшилася в 2,5 рази, з 575 у 1970 році до 1403 в 2002 році, щорічно функціонування ліжка відповідає плану і становить 300 ^30. У рамках реалізації обласних цільових програм «Діти Чорнобиля», «Діти - інваліди», «Діти - сироти» з 1995 року по 2002 рік оздоровлено 573 дитини з районів області, які зазнали радіаційного впливу, 465 дітей-інвалідів, які страждають найбільш важкими формами захворювань ( ДЦП, цукровий діабет, онкозахворювання), 726 дітей-сиріт з 10 дитячих будинків, інтернатів. До введення в експлуатацію нового лікувального корпусу в 1999 році вся лікувально-профілактична робота здійснювалася в 4-х кабінетах, після його відкриття - в ​​18 кабінетах: електролікування - 2 (високочастотної та низькочастотної терапії), світлолікування, лазеротерапія, аерофітокабінет, інгаляторій, рефлексотерапія, механотерапія, ЛФК, масаж, теплолікування, стоматолог, отоларинголог, логопед, БОС-терапія, сауна, басейн, ванний зал. У санаторний комплекс заходів включені і ефективно застосовуються режим, дієтотерапія, кліматотерапія, лікувальна фізкультура, масаж, фізіотерапія, рефлексотерапія, гідротерапія, сауна, фітотерапія, загальнозміцнююча і медикаментозна терапія, аромотерапія. З кліматотерапії широко використовуються повітряні, сонячні ванни, купання у відкритому водоймищі, загартовування за певними методиками ^31.

Заняття ЛФК проводять у залах, оснащених всім необхідним обладнанням, всього 69 одиниць. З відкриттям нового лікувального корпусу, придбанням обладнання (басейну сухого плавання, гімнастичних м'ячів різної величини, фізіотерапевтичних болл, тренажерів, батутів та ін), впроваджено нові лікувальні методики при захворюваннях ДЦП, бронхіальну астму, цукровий діабет, гастроентерологічної патологією.

З 1999 року впроваджено метод біологічного зворотного зв'язку на апаратах: «Міотонік», «Кардіосігналізатор» для лікування дітей з діагнозом ДЦП, захворюванням опорно-рухового апарату. З придбанням в 2002 році тренажерів в кількості 8 (велотренажер, силовий, степпер, бігова доріжка і т.д.) відкрито кабінет механотерапії.

З 2000 року відкриття басейну і з 2002 року сауни дозволило підвищити ефективність оздоровлення дітей з різною патологією. Охоплення дітей ЛФК з 1970 року по 2002 рік збільшився в 4,5 рази.

У санаторії проводиться 3 види масажу: класичний, сегментарно-рефлекторний, сполучно-тканий, а з 2000 року - точковий масаж для хворих на ДЦП. У 2001 році у зв'язку з відкриттям ванного залу впроваджені лікувальні методики підводного душ-масажу для хворих на ДЦП, захворюванням опорно-рухового апарату. Охоплення дітей масажем збільшився в 3,5 рази. Одним з методів реабілітації в санаторії є апаратна фізіотерапія. До 1999 року функціонувало 2 кабінети фізіотерапії, а в даний час число їх зросло до 9, оснащеність - 64 апарату. Починаючи з 1999 року придбано 27 апаратів: «Полюс-2», «Ультратон», «Іскра-1», «Промінь-4», «Мустанг», «Візерунок-2К», що дало можливість впровадити нові види физиолечения (магнітотерапію, лазеротерапію, дарсонвалізацію, ультрототерапію) і розробити нові методики лікування хворих на цукровий діабет, ДЦП, бронхіальною астмою.

У 2002 році придбана светохромно-лазерна установка (єдина в місті), «Спектр-ЛЦ», успішно використовується для пунктурной фізіотерапії при різній патології. Щорічно в роботі відділення впроваджуються методики фізіотерапевтичного лікування, в даний час їх 45: використовуються лазеро-магнітотерапія, внутрішньотканинного електрофорез, ультразвукове озвучування за методом Шеиной при бронхіальній астмі, рецидивуючому бронхіті; методи рефлексотерапії (цзю-терапія із застосуванням полинової сигари) у поєднанні з гальванізацією , електоростімуляціей сечового міхура при енурезі ^32. У 2001 році відкриття ванного залу дозволило впровадити лікувальні ванни: хлоридно-натрієві, фітованни з ароматизованими добавками, хвойні, перлинні, вихрові, з 2002 року гальванічну, кисневу, і душі (дощовий, циркулярний, вихровий). Близько 40% дітей охоплені водолікуванням, як одним з ефективних лікувальних впливів. Лікувальна база - 7 ванн. З 2000 року відкрито кабінет рефлексотерапії. За останні три роки використовуються 14 видів рефлексотерапії: корпоральна, аурикулярних рефлексотерапія, точковий, лінійний масаж, цзю-терапія (застосування полинової сигари), інфрапунктура, міліметрова рефлексотерапія і т.д. Протягом заїзду проводиться огляд дітей по 10 лікарськими спеціальностями: педіатрія, гастроентерологія, неврологія, отоларингологія, фізіотерапія, рефлексотерапія, функціональна діагностика, лабораторна діагностика, стоматологія (в 1974 році - по 4 лікарськими спеціальностями).

Оцінка ефективності лікування проводиться по 3 градації: «покращення», «без зміни», «погіршення». З «поліпшенням» виписка дітей у 2002 році в порівнянні з 1970 роком зросла на 50%. Ефективність оздоровлення дітей збільшилася за останні п'ять років з 95,6% до 96%. При оцінці катамнеза через 6 місяців 32% дітей взагалі не хворіли, у 37,5% дітей частота захворювань скоротилася в 2-3 рази, в 1,5 рази скоротилася середня тривалість захворювання, на 32,5% зменшилася кількість ускладнень після перенесених ГРВІ ³³ .

Маслов Геннадій Іванович працює на посаді головного лікаря ОГУЗ «Дитячий санаторій» з 1997 року. Має вищу кваліфікаційну категорію за спеціальністю «Педіатрія». За його безпосередньої участі розроблено концепцію розвитку санаторно-курортного лікування в ОГУЗ «Дитячий санаторій», відповідно до якої санаторій перетворений в багатопрофільний заклад. За останні роки впроваджено в роботу більше 45 нових методик лікування. Геннадій Іванович одним з перших в області організував тематичні заїзди для дітей, хворих на цукровий діабет, вродженим пороком серця, онкогематологічної патологією. Розробив критерії ефективності для дітей, що надходять на санаторно-курортне лікування. До введення в експлуатацію нового корпусу вся лікувально-оздоровча робота здійснювалася тільки в 4-х кабінетах, після його відкриття в 18-ти. Маслов Г.І. одним з перших в чорноземи організував на санаторному етапі медичну реабілітацію дітей-інвалідів з гемофілією, епілепсію, жодна дитина протягом заїзду не був госпіталізований в стаціонар. Поряд з лікувальними процедурами в санаторії важливе місце займає лікувальна педагогіка. Дарувати добро і радість кожній дитині - головне її напрямок. Від безмежної любові до хворої дитини залежить успіх одужання. З 2005 року щорічно санаторій є переможцем відкритого конкурсу на оздоровлення дітей-інвалідів. В даний час Обласне державне установа охорони здоров'я «Дитячий санаторій» розташований за адресою: 308017, місто Бєлгород, вул. Вовчанська, д. 280, у сприятливих природно-кліматичних умовах: у лісостеповій зоні, в сосновому бору, значної віддаленості від промислових підприємств та автодороги, на березі р.. Сіверський Донець.

Загальна площа території складає 77478 м ^2, площа забудови 3851 м ^2, паркова зона 45000 м ^2, на якій організовані лікувальні теренкури, є упорядкований дитячий пляж, площею 600 м ^{2. 34.}

У санаторії функціонує 3 корпусу.

У першому корпусі проживають і оздоровлюються діти до 7 років без батьків. Діти розподіляються по двох вікових групах, по 25 чоловік; у першій групі - діти у віці від 5 до 7 років, у другій - від 2 до 4 років. Кожна група має: їдальню, ігрову, роздягальню, дві спальні, ізолятор, побутові приміщення. Всі групи затишні, теплі, обладнані дитячими меблями, в них оформлені наочні посібники, куточок природи. Оформлений куточок для батьків, де вказані тематичні заняття вихователів з ​​дітьми, основні правила внутрішнього розпорядку санаторію, графік прийому з особистих питань, перелік принесених продуктів дитині, поради педіатра, психолога, логопеда, стенд для персоналу «Медичний вісник» ^35.

В другому корпусі розташовується лікувально-оздоровчий комплекс, він з'єднаний з першим теплим переходом. В цьому корпусі розташовані: інгаляторій, кабінет світлолікування, два кабінети електролікування: високочастотної та низькочастотної терапії, два зали ЛФК, кабінет вібровакуумной релаксації, кабінет масажу, фітобар, кабінет лазеротерапії, аерофітотерапії, теплолікування, душовою та ванний зали, басейн, сауна, ароматерапія, кабінет логопеда, психолога, стоматолога.

У третьому двоповерховому корпусі розміщуються діти разом з дорослими. Палати 2-х і 4-х місні (останні складаються з двох кімнат). В цьому корпусі знаходяться кабінети вузьких спеціалістів: невролога, рефлексотерапевта, отоларинголога, ендокринолога, гастроентеролога. На першому поверсі розташовується галокомплекс ^36.

У санаторії використовуються наступні види лікування:

• аеротерапія

• лікувальна фізкультура (кінезотерапія, басейн сухого плавання, механотерапія)

• загартовування

• всі види апаратної фізіотерапії, пунктурна фізіотерапія

• лазеротерапія

• фотохромотерапія

• масаж

• аерофітотерапія

• фітотерапії

• кисневі коктейлі

• біологічний зворотний зв'язок (кардіопульмонологіческій кабінет)

• лікувальні ванни

• теплолікування (парафін, озокерит)

• басейн

• психотерапія (кімната психологічного розвантаження)

Санаторно-курортне лікування в обласному дитячому санаторії щорічно отримують понад 1600 людей, у тому числі 1200 дітей без батьків і 200 дітей-інвалідів з супроводжуючою особою ^37.

Відповідно до Федеральним законом від 22.08.04 р. № 122-ФЗ, Бєлгородський обласний дитячий санаторій взяв участь у відборі санаторно-курортних закладів для оздоровлення окремих категорій громадян, які мають право на отримання набору соціальних послуг, і отримав право на оздоровлення дітей-інвалідів . Всього за 2008 р. було оздоровлено 296 чоловік (148 дітей, 148 батьків). Відповідно до Постанови уряду Бєлгородської області від 28.01.2008 р. № 16-ПП [] ОГУЗ «Дитячий санаторій» визнаний курортом регіонального значення. У санаторії в 2008 р. отримують санаторно-курортне лікування 1770 чоловік, у тому числі дітей - 1258 і 512 дорослих. З районів - 1310 чоловік (74%), з міста - 460 осіб (26%) ^38.

Бєлгородський обласний дитячий санаторій з 1970 року єдина установа в Білгородській області, здійснює санаторно-курортне лікування дітей у віці від 2 до 10 років з різною патологією: із захворюваннями органів дихання, серцево-судинної, травної, опорно-рухової та ендокринної систем, з вторинними імуннодефіцітнимі порушеннями.

1.2 Структура і функції організації

Управління установою здійснюється відповідно до законодавства Російської Федерації. Вищою посадовою особою установи є головний лікар, який призначається і звільняється з посади Департаментом шляхом укладення трудового договору.

Головний лікар має заступників відповідно до затвердженого штатним розкладом. Заступники головного лікаря призначаються на посаду керівника установи за погодженням з Департаментом відповідно до чинного законодавства Російської Федерації про працю. Головний лікар з питань, віднесених законодавством Російської федерації до його компетенції, діє за принципом єдиноначальності. Він виконує наступні обов'язки щодо організації та забезпечення діяльності Установи:

- Діє без довіреності від імені установи, представляє його інтереси в державних органах, підприємствах, організаціях, установах;

- Розпоряджається майном установи, укладає договори, видає доручення;

- Відкриває розрахункові та інші рахунки установи;

- Погоджує розроблену Установою кошторис доходів і витрат за надходженнями з бюджету і від платних послуг, і подає на затвердження до департаменту охорони здоров'я;

- Стверджує розроблену установою кошторис доходів і витрат з позабюджетних коштів;

- В межах своєї компетенції видає накази і дає вказівки, обов'язкові для всіх працівників Установи;

- Несе відповідальність згідно з чинним законодавством Російської Федерації за діяльність установи;

- в межах своєї компетенції видає накази, розпорядження по установі, стверджує локальні нормативні акти з питань діяльності установи, обов'язкові для виконання всіма працівниками Установи;

- Застосовує заходи заохочення і накладає дисциплінарні стягнення на працівників відповідно до трудового законодавства, веде роботу щодо зміцнення трудової дисципліни, підвищенню кваліфікації членів колективу;

- Представляє в Департамент охорони здоров'я звіти про діяльність установи.

У своїй роботі головний лікар керується наступними директивними документами:

• Федеральний закон від 23.02.1995 р. № 26-ФЗ «Про природні лікувальні ресурси, лікувально-оздоровчих місцевостях і курортах».

• Наказ МОЗ України від 16.09.2003 р. № 445 «Про встановлення лікувальних властивостей природних лікувальних ресурсів, інших природних об'єктів і умов».

• Методичні вказівки, затверджені Мінздравом Росії 22.12.1999 р. № 99/229, «Перелік необхідних медичних послуг і процедур, які відпускаються спеціалізованих санаторіях хворому за профілем захворювання».

• Методичні рекомендації (затверджені Мінохоронздоров'я Росії від 14.12.1996 р. № 95/97) «Основні принципи організації санаторіїв для дітей з батьками».

• Методичні показання та протипоказання для санаторно-курортного лікування дітей, затверджені Мінздравом Росії 22.12.1999 р. № 99/231.

• Наказ МОЗ України від 08.12.2000 р. № 427 «Про розподіл путівок в дитячі санаторії Міністерства охорони здоров'я Росії на 2001-2005 рр..».

• Наказ МОЗ України від 05.08.2003 р. № 330 «Про заходи щодо вдосконалення лікувального харчування в лікувально-профілактичних закладах Російської Федерації».

• Наказ МОЗ України від 01.07.2003 р. № 296 «Про вдосконалення організації відновного лікування в Російській Федерації».

• Наказ МОЗ України від 14.08.2002 р. № 258 «Про вдосконалення реабілітаційної допомоги дітям-інвалідам та інвалідам з дитинства».

• Принципи організації реабілітаційної та санаторно-курортної допомоги дітям, постраждалим в результаті аварії на Чорнобильській АЕС. Методичні рекомендації (затверджені Минздравмедпромом Росії 26.12.1994 р.).

• Наказ МОЗ РФ № 125 від 17.04.1998 р. «Про впровадження в практику охорони здоров'я та госепідемслужби області визначення стандарту випадку захворювання».

• Наказ ПЗВ / ЦГСЕН № 162/77 від 15.07.1998 р. «Про вдосконалення діяльності установ охорони здоров'я в області гігієнічного навчання і виховання населення Бєлгородської області».

• Наказ МОЗ та СР РФ № 256 від 22.11.2004 р. «Про порядок медичного відбору і направлення хворих на санаторно-курортне лікування».

Головний лікар самостійно визначає чисельність працівників, кваліфікаційний і штатний склад, наймає (призначає) на посаду і звільняє з посади працівників, укладає з ними трудові договори, підписує колективний договір від імені роботодавця, відповідно до кодексу Російської Федерації.

Організаційна структура ОГУЗ «Дитячий санаторій» показана в Додатку 1.

Заступником Головного лікаря є головний бухгалтер з правом підпису і запевненням друком документів. Головний бухгалтер керує бухгалтерією, економістом, фахівцем з кадрів, секретарем.

У головного лікаря чотири заступники: лікар дієтолог, завідувач педагогічної частиною, заступник головного лікаря з господарської частини, заступник лікаря з медичної частини, які завідують відділами:

Лікар дієтолог - дієт сестра - кухня;

Завідувач педагогічної частиною - вихователі;

Заступник лікаря з господарської частини - водії - обслуговуючий персонал;

Заступник лікаря з медичної частини - старші медичні сестри - медичні сестри - санітарки.

В організації немає окремого підрозділу, що займається кадровою роботою, виконання обов'язків по оформленню документів з особового складу покладено на секретаря.

В установі за станом на 1.05.2008 року за штатним розкладом всього 141,5 посадових одиниць, з них: лікарів - 13,5, середнього медичного персоналу (медичні сестри, інструктора з лікувальної фізкультури) - 45,25, молодшого медичного персоналу (санітарки ) - 28,5, інші (вихователі, адміністративно-господарська частина) - 54,25 ^39.

Фізичних осіб, які працюють у санаторії: всього - 102 особи, в тому числі: лікарі - 5 чоловік, середній медичний персонал - 33 особи, молодший медичний персонал - 26 осіб, інші - 38 осіб.

Фактично зайнятих посад - 141,25, у тому числі: лікарі - 13,25, середній медичний персонал - 45,25, молодший медичний персонал - 28,5, інші - 54,25.

Більш докладно інформація про штатних посадах представлена ​​в Додатку 2.

Функцією організації є збереження та поліпшення здоров'я дитячого населення Бєлгородської області, а також зниження захворюваності шляхом надання відновного лікування, що включає: високоефективні медичні технології, кліматотерапію, дієтотерапію, відновну медицину, лікувальну педагогіку, створення доступності санаторно-курортного лікування для дітей, що мають різний соціальний статус , створення умов для підвищення якості надання лікувально-профілактичних і реабілітаційних заходів дітям. Скорочення термінів відновлення втраченого здоров'я шляхом впровадження високоефективних методів діагностики та лікування. Забезпечення доступного середовища життєдіяльності та жізнеобітанія для дітей-інвалідів та інвалідів з дитинства незалежно від віку в санаторії. Постійне підвищення рівня кваліфікації фахівців у сфері санаторно-курортного лікування, а так само підвищення ефективності використання наявних матеріальних, кадрових та фінансових ресурсів обласного дитячого санаторію ^40.

Установа не має на меті отримання прибутку. Управління ОГУЗ «Дитячий санаторій» здійснюється одноосібним засобом управління у відповідності до законодавства РФ і статутом. Вищим особою є головний лікар, який призначається і звільняється управлінням охорони здоров'я адміністрації області за погодженням з адміністрацією Бєлгородської області. Головний лікар самостійно визначає структуру, апарат управління, чисельність, кваліфікаційний або штатний склади, призначає та звільняє з посади працівників, укладає з ними контракти або трудові договори. Функцією організації є збереження та поліпшення здоров'я дитячого населення Бєлгородської області.

1.3 Основні напрямки діяльності організації

ОГУЗ «Дитячий санаторій» здійснює свою діяльність на основі законодавства Російської Федерації та Бєлгородської області, правових актів Міністерства охорони здоров'я і соціального розвитку Російської Федерації і Департаменту, а так само Статуту.

Основним напрямком діяльності закладу є надання медичної (лікувально-оздоровчої) допомоги населенню Бєлгородської області зокрема ^41:

1) санаторно-курортне лікування дітей без батьків з 2 до 8 років із захворюваннями загальносоматичної профілю;

2) санаторно-курортне лікування для дітей з супроводжуючою особою призначено для одночасного санаторно-курортного лікування хворих дітей у віці з 2 до 8 років і їх батьків;

3) санаторно-курортне лікування для дітей-інвалідів з супроводжуючою особою призначено для одночасного санаторно-курортного лікування хворих дітей у віці від 3 до 16 років їх батьків.

Основними завданнями діяльності установи є: проведення лікувально-оздоровчих та реабілітаційних заходів, що сприяють відновленню порушень функцій організму і закріплення досягнутих результатів у лікуванні. Освоєння та впровадження в практику нових ефективних методів лікування та організаційних форм робіт ^42. ОГУЗ «Дитячий санаторій» має самостійний баланс, бюджетні рахунки, спецрахунки, печатку зі свом найменуванням та найменуванням Управління охорони здоров'я адміністрації області, бланки. Установа є не комерційним і не має на меті отримання прибутку, фінансується виключно за рахунок коштів бюджету, комерційна діяльність не ведеться, основним напрямом діяльності установи є надання медичної допомоги населенню. У цілому ОГУЗ «Дитячий санаторій» - це не велика заклад охорони здоров'я, яке єдине в Білгородській області займається санаторно-курортним лікуванням дітей. Управління здійснюється одноосібним способом, вищою особою є головний лікар, який призначається і звільняється управлінням охорони здоров'я адміністрації області. Він самостійно визначає структуру, апарат управління, чисельність, кваліфікаційний або штатний склади, призначає та звільняє з посади працівників установи.

Майно установи закріплюється на праві оперативного управління комітетом з управління майна в області. Відносини працівників, що виникли на основі трудового договору (контракту), регулюються колективним договором, відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації ^43.

Глава 2. Документування діяльності організації

Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління і уніфікованих систем документації ^44.

Діяльність ОДС ОГУЗ «Дитячий санаторій» забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що становлять їх документаційне базу. Проте основним управлінським органом є регулюючим діяльність ОДС ОГУЗ «Дитячий санаторій» є головний лікар, який видає такі правові акти: накази, розпорядження, інструкції, положення, протоколи, інші документи відповідно до його компетенції. Встановлені зазначеними актами норми, вимоги та правила можуть бути скасовані або змінені лише шляхом видання нових розпорядчих актів. Використання в цих цілях телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм допускається тільки у разі прийняття невідкладних заходів і за умови обов'язкового наступного видання відповідних нормативних актів з даного питання.

З метою ефективного використання засобів обчислювальної техніки (ОТ) встановлюються єдині правила оформлення документів та їх реквізитів, проводиться уніфікація складу, форм документів, а також процесів роботи з документами ^45.

2.1 Нормативно-методичні документи організації

ОГУЗ «Дитячий санаторій» використовує у своїй діяльності, такі організаційні документи, такі як: статут організації, колективний договір, структура і штатна чисельність штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкцію з діловодства.

Статут затверджено в 1995 році і зареєстрований в адміністрації м. Білгороді, Бєлгородської Реєстраційній Палаті. Погоджено комітетом з управління державним майном області. Документ розташований на восьми сторінках, містить шість розділів і кожен розділ має свої підрозділи. Остання редакція від 24 березня 2009 ^46.

Перший розділ «Загальні положення» включає в себе повне офіційне найменування організації юридичний статус права та обов'язки установи та юридичну адресу. У другому розділі «Мета і предмет діяльності установи» перераховуються фактори лікування дітей (масаж; аерофітотерапія і т.д.).

Третій розділ «Майно і фінанси установи» містить перерахування джерел формування майна і фінансових ресурсів установи. Так само тут вказані права використання, управління та ліквідації майном. У четвертому розділі «Права та обов'язки установи» вказується, що установа здійснює самостійну господарську діяльність у межах, встановлених цим Статутом. Перераховуються права щодо заснування: залучати для здійснення своїх функцій на договірних засадах інші підприємства, установи та організації; здійснювати зовнішньоекономічну та іншу діяльність відповідно до чинного законодавства РФ, і т.д. В обов'язки установи входять: розгляд та подання звітів, нести відповідальність встановлену законодавством, відшкодовувати збитки, забезпечувати своїх працівників безпечними умовами праці установи, здійснювати контроль і ревізію діяльності установи.

П'ятий розділ «Управління установою» визначає, що установу очолює головний лікар, який призначається і звільняється начальником управління охорони здоров'я адміністрації Бєлгородської області. Заступники керівника призначаються на посаду і звільняються з посади керівником установи відповідно до чинного. Відповідно до законодавства РФ і цим Статутом. У шостому розділі «Ліквідація та реорганізація» вказується, що рішення про припинення діяльності організації приймається засновником у вигляді його ліквідації або реорганізації, передбачено ГК РФ.

Статут завіряється відбитком печатки та підписом Головного лікаря ^47.

Штатний розклад включає в себе 141,5 посад затверджене головним лікарем ОГУЗ «обласний дитячий санаторій» Масловим Г.І. 01.06.2007 р. Воно включає в себе три колонки: № п.п., найменування посади, кількість посад. Нумерація кожного підрозділу починається заново. В кінці підводиться підсумок кількості посад усього по санаторію, в т.ч. медичних посад. Підписуються головним бухгалтером (Бабинін Г.Б.), економістом фахівцем з кадрів (Матюхін Г.А), економістом (Звягінцевої Є.С.)

Колективний договір на період з 2006 - 2008 роки, прийнятий на зборах трудового колективу ОДС, складається з 8 розділів:

1. Загальні положення

2. Оплата праці

3. Робочий час і час відпочинку

4. Умови та охорона праці

5. Прийом на роботу. Підготовка кадрів

6. забезпечення соціальних гарантій працівників

7. Гарантії роботодавця та профспілкової діяльності ОДС

8. Дозвіл колективних трудових спорів.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників ОДС затверджена Головним лікарем Г.І. Масловим у 2006 році ^48. Погоджено головою профспілки Бєлгородського ОДС Є.В. Федоренко, складається з 7 розділів:

1. Загальні положення;

2. Основні права та обов'язки працівників;

3. Основні права та обов'язки роботодавця;

4.Рабочие час і час відпочинку;

5. Заохочення за успіхи в роботі;

6. Трудова дисципліна;

7. Техніка безпеки і виробнича санітарія.

У загальному положенні вказується, що в основі правил, лежать принципи соціального партнерства та рівноправності суб'єктів трудових відносин, а головним завданням є встановлення здорових відносин.

У них перераховуються основні права та обов'язки працівників і в установі, роботодавця, робочий час і час відпочинку, додається графік роботи позмінно. Заохочення за успіхи в роботі, трудова дисципліна, техніка безпеки і виробнича санітарія, які є необхідними пунктами в подібних документах. Інструкція з діловодства управління охорони здоров'я адміністрації в області, затверджена наказом управління охорони здоров'я адміністрації області ^49, включає в себе такі пункти, як:

1. Загальні положення

2. Документація управління охорони здоров'я

3. Правила підготовки та оформлення документів

3.1 Документування управлінської діяльності

3.2 Вимоги до оформлення реквізитів документів ⁵⁰

3.3 Вимоги до бланків документів

4. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів

5. Підготовка і обробка документів, складених в управлінні охорони здоров'я

6. Вимоги до документів, які виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв, розмноження документів

7. Тираж документів

8. Особливості оформлення та передача телеграм, факсограм, телефонограм

4. Пошукові системи по документах

4.1 Прийом і первинна обробка документів, що надходять

4.2 Реєстрація документів

4.3 Порядок обробки вхідної кореспонденції

4.4 Розгляд документів

5. Контроль виконання документів

5.1 Завдання контролю виконання

5.2 Терміни виконання документів

5.3 Організація контролю виконання

6. Робота виконавців з документами

7. Порядок роботи з письмовими та усними зверненнями громадян та депутатів ⁵¹

7.1 Прийом та реєстрація звернень громадян

7.2 Порядок проходження та розгляду звернень громадян та депутатів

8. Складання номенклатури справ

9. Формування справ.

У розділі пошукові системи за документами обмовляється: прийом і первинна обробка документів, що надходять, реєстрація, контроль і терміни виконання документів, порядок роботи з письмовими та усними зверненнями громадян. Останніми пунктами цього документу є, правело складання номенклатури справ і формування справ.

Інструкція затверджена всередині організації головним лікарем та спеціалістом з кадрів. Між роботодавцем та працівником найважливішим пунктом є дисципліна праці.

При вивченні особливостей оформлення управлінських документів у ОГУЗ «Дитячий санаторій» м. Бєлгорода основну увагу було звернуто на наявність реквізитів, необхідних при оформленні документів.

Документи виготовляє секретар. Найбільш поширений варіант це набір на персональному комп'ютері, після чого документ подається на підпис і візування головному лікарю.

Слід зазначити, що документи в цій організації заповнюються відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ^»52.

У ході написання дипломної роботи були розглянуті наступні організаційно-розпорядчі документи: статут організації, штатний розклад, положення про структурний підрозділ, посадова інструкція відповідального за ведення військового обліку. Так само були розглянуті накази, розпорядження та постанови.

2.2 Організація роботи з документами

На підпис Головному лікарю ОГУЗ «Дитячий санаторій» надаються тільки документи, завізовані виконавцем і, як правило, містять відмітку про укладача документа.

Підписаний документ реєструється секретарем. При реєстрації перевіряється правильність оформлення та адресування документів, наявність підписів, віз, додатків. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцям на доопрацювання. Секретар, приймає і оформляє вихідні документи, в момент реєстрації проставляє в них дати і вихідні номери, запевняє що залишаються для підшивки в справу завізовані копії відправляються документів. Зареєстровані документи проходять обробку та відправку в день їх оформлення. Обробка відправленої кореспонденції включає її сортування, адресування, вкладення в конверти, заклеювання та оформлення поштового відправлення. На замовну кореспонденцію складається опис розсилання. Документи, що відправляються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. Зареєстровані документи, призначені для відповіді в адміністрацію області, передаються до 17-00 провідному спеціалістові організаційно-аналітичного відділу (за відсутності його - співробітникам канцелярії) для централізованої доставки до 10-00 наступного робочого дня. Документи виготовляються за допомогою набору тексту на комп'ютері з подальшим роздруком на принтері. Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, пишуться від руки (заява, пояснювальна записка і т.п.). Проекти документів, підготовлені до набору тексту на комп'ютері, мають бути написані розбірливо, синіми, чорними, фіолетовим чорнилом і ретельно вивірені. Матеріали, написані недбало і нерозбірливо, правлені олівцем не приймаються для набору тексту. При підготовці матеріалів для друкування особлива увага звертається на чітке і розбірливе написання прізвищ, спеціальних термінів, іноземних слів та географічних назв. Скорочення слів застосовуються тільки загальноприйняті. Факсимільний зв'язок забезпечує передачу інформації з паперового носія (тексти, таблиці, графіки, малюнки, креслення фотографії і т.д.) і прийом цієї інформації у вигляді копії факсиміле. Відправляються документи повинні бути виконані чорним кольором, мати чітке і контрастне зображення. Обсяг переданого документа не повинен перевищувати п'яти аркушів. На переданій документі у верхньому правому куті проставляється відмітка «Факс з досилання» або «Факс без досилання» ^53.

У нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа зазначаються прізвище та номер телефону виконавця.

Підписаний документ реєструється (проставляються вихідний номер і дата). Надійшли в ОДС факсограми на ім'я Головного лікаря підлягають обов'язковому обліку в журналі. Прийняті факсограми доставляються за призначенням у день прийому, термінові - негайно. Телефонограми використовуються для оперативного вирішення питань у випадках, коли повідомлення, що передаються по телефону, вимагають документального оформлення. Текст телефонограм передається усно по каналах телефонного зв'язку, записується (друкується) одержувачем і повинен включати не більше 50 слів. Вимоги до викладення тексту телефонограм аналогічні вимогам до викладу телеграм і телетайпограм.

Телефонограма складається в одному примірнику і підписується особою, від імені якого вона передається. Підписані телефонограми реєструються; після передачі на них проставляються дата і час передачі, прізвища та номери телефонів передав і прийняв. Датою телефонограми є дата її передачі. Якщо телефонограма передається декільком адресатам, то до неї повинен додаватися їх список із зазначенням номерів телефонів. Надіслані телефонограми підшиваються в хронологічному порядку в окрему справу. Якщо телефонограмою підтверджується виконання будь-якого документа, то її копія долучається до цього документа. Вхідна телефонограма повинна мати ті ж реквізити, що і вихідна, за винятком підпису, яка на вхідній телефонограмі відсутня ^54. Юридична сила надійшла телефонограми визначається наступними реквізитами: виходить реєстраційним номером відправляється телефонограми; посадою, прізвищем, ім'ям, по батькові та підписом особи, що відправив телефонограму; посадою, прізвищем, ім'ям, по батькові та підписом особи, яка прийняла телефонограму; входять реєстраційним номером отриманої телефонограми. Прийняті телефонограми друкуються у двох примірниках. Перший примірник передається керівництву ОДС на розгляд, другий - підшивається до справи входять телефонограм. Після виконання перший примірник телефонограми з відміткою про виконання доручення керівництва підшивається до справи по питально принципом відповідно до номенклатури справ. Вихідні факсограми, телефонограми підписуються керівництвом ОГУЗ «Дитячий санаторій». Відповідальність за зміст інформації, переданої по каналах телексного та факсимільного зв'язку, правильність оформлення документів покладається на виконавця, який підготував документ до передачі, і керівника відповідного структурного підрозділу ^55.

Термінові документи, що надійшли з вищих органів, доводяться до виконавців у день отримання у вигляді факсограми, телефонограми з подальшою досилання самого документа. Адресат електронної пошти отримує зображення документа (електронного повідомлення) на екрані ЕОМ або у вигляді копії на паперовому носії, отриманої за допомогою друкувального пристрою (принтера). У системі електронної пошти (ЕП) передбачені наступні операції з листами: пошук, копіювання, відбір за заданим критерієм. Електронне повідомлення складається: з адреси або декількох адрес одержувачів; заголовка, що містить службову інформацію; тексту. Вимоги до оформлення документів, які надсилаються ЕП, аналогічні перерахованим вище вимогам ^56.

Первісна обробка надходить кореспонденції полягає в перевірці правильності доставки і цілісності вкладень, фіксації факту надходження документа в управління охорони здоров'я та підготовці кореспонденції до передачі за призначенням. Перевірка правильності доставки має на меті виявлення кореспонденції, доставленої не за призначенням. Помилково доставлена ​​кореспонденція пересилається за належністю. Конверти з документами, в тому числі і замовні, розкриваються, при цьому перевіряються цілісність упаковки і наявність вкладених документів. При некомплектності або пошкодженні документа на останньому аркуші або на звороті останнього аркуша документа проставляється відповідна відмітка. При відсутності на документі адреси відправника конверт додається до документа. Конверти додаються до документів і в тому випадку, коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження часу відправлення та одержання документа. Зберігаються і додаються конверти до листів, отриманими від громадян. У всіх інших випадках конверти знищуються. На отриманому документі в нижній частині першого аркуша проставляється штамп (відмітка про надходження), який включає найменування органу (установи) охорони здоров'я - одержувача документа, дату надходження, кількість аркушів і його індекс.

Конверти з грифом «особисто» не розкриваються і передаються за призначенням. Інші документи передаються на реєстрацію.

Документи передаються керівництву ОДС в день їх надходження. Результати розгляду і вказівки з виконання документів даються у формі резолюцій керівництва управління охорони здоров'я. До складу резолюції включаються такі обов'язкові елементи: зазначення виконавця (або виконавців), якому направляється документ; наказують дії, порядок і терміни його виконання; підпис керівника і дата підписання резолюції. Якщо зазначений виконавець не є штатним співробітником управління охорони здоров'я (наприклад: виконавець - головний лікар переливання крові Ліпшеев В.В.) порядок розгляду, контроль за ходом виконання і надання відповідної інформації до вищих інстанцій (при необхідності) здійснюють курирують дані служби відділи управління охорони здоров'я адміністрації області. Документи, які виконуються декількома відділами, передаються їм по черзі або розмножуються у необхідній кількості (по числу виконавців) і подаються їм одночасно в копіях на виконання. Реєстрація документа полягає в запису необхідних відомостей про документ у реєстраційні форми (картки) традиційним або автоматизованим способом, присвоєння документу відповідного реєстраційного номера і проставленні його безпосередньо на документі. Реєстрації підлягають усі створюються в ОДС документи і що надходять від інших організацій і приватних осіб. Не підлягають реєстрації: листи, надіслані у копії до відома, зведення та інформації, надіслані у копії до відома, рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо, друковані видання (книги, журнали, бюлетені), вітальні листи та запрошення. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (письмові) документи, так і створювані засобами ВТ (машинограми і машиночитаних) ^57.

Склад реєстраційних реквізитів у залежності від характеру документів і задач використання інформації доповнюється іншими реквізитами: розписка виконавця про одержання документа, відмітка про виконавця (для листів обов'язково), кількість аркушів документа, наявність додатків, проміжні терміни виконання, перенесення термінів виконання, відмітки про проходження документа , термін зберігання документа та ін При реєстрації вхідного документа у реєстраційному штампі проставляється порядковий номер. Номер вихідного документа складається з умовного позначення структурного підрозділу, номера відповідної справи за номенклатурою справ цього структурного підрозділу та реєстраційного номера документа. Документи реєструються в ОДС один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день затвердження або підписання. Реєстрація документів провадиться в межах груп, в залежності від назви виду документа, автора і змісту документів.

Автоматизована реєстрація документів проводиться секретарем ОДС, провідного реєстрацію документів. Запис проводиться безпосередньо з документа з використанням встановленого набору обов'язкових реквізитів, єдиної структури номери. Запис на машинному носії дублюється машинограмме картки («тверда копія»), яка використовується в якості допоміжної довідкової картотеки ^58.

Секретар щодня в першій половині дня отримує пошту в приймальні департаменту соціальної політики, у поштовому відділенні й у відділенні «Роспечати». Вся кореспонденція, надходить безпосередньо Головному лікарю. Документи, адресовані підрозділам розкладаються по осередках.

Документи, підготовлені співробітниками підрозділів на відпустку, звільнення і т.п. в обов'язковому порядку візуються секретарем. Не пройшли реєстрацію в управлінні охорони здоров'я документи з лікувально-профілактичних установ та інших підрозділів не передаються для подальшого розгляду та вважаються не поданими. Якщо документ надається в день закінчення терміну виконання, то в реєстраційному штампі вказується час надання. Після розгляду документи повертаються до канцелярії для перенесення тексту резолюції в електронну картку і постановки на контроль. При цьому якщо термін виконання документа (доручення) не зафіксований у резолюції або самому документі, то діє типовий термін. Після цього документи передаються виконавцям.

Документи, що виконуються декількома підрозділами передаються їм по черзі або одночасно в копіях, якщо термін виконання обмежений. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання. Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а що надійшли з інших організацій - з дати їх надходження. Терміни виконання документів визначаються керівником, виходячи з терміну, встановленого організацією, яка направила документ, або відповідно до переліку документів, які підлягають контролю за виконанням, із зазначенням термінів виконання. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції. Виконання документа з позначкою «Терміново» має здійснюватись протягом 3-х днів, а з поміткою «Оперативно» - протягом 10-ти днів.

Зміна терміну виконання провадиться особою, що встановив цей термін. Виконавець звертається до керівника з мотивованим проханням про зміну терміну не пізніше, ніж за 2 дні до його закінчення. В іншому випадку документ вважається не виконаним в строк. Зміна документується - проставляються новий термін, дата зміни і підпис. Зміни вносяться до реєстраційних форми - реєстраційну картку або банк реєстраційних даних. Припиняти виконання документів, а також скасовувати їх має право тільки організація - автор документа. Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, доручень, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Документ із контролю знімається тільки тим посадовою особою, яким дана вказівка, завдання, доручення по виконанню документа. На документі і в реєстраційних формах проставляються відмітка про виконання підпис особи, що підтверджує виконання, дата. Контроль виконання будується на базі реєстраційних даних: реєстраційних картотек або автоматизованого банку реєстраційних даних. Контрольна картотека систематизується по термінах виконання документів, виконавцям, групам документів (накази управління, рішення колегії та ін.) Перевірка ходу виконання здійснюється до закінчення термінів виконання (попередній контроль) у наступному порядку: завдання наступних років - не рідше одного разу на рік, завдання наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць; завдання, доручення поточного місяця - за 3 дні до закінчення терміну. Секретар тижні готує дані про хід, результати виконання документів. Довідки про стан виконавської дисципліни передаються Головному лікарю. Номенклатура справ у ОГУЗ «Дитячий санаторій» являє собою систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання. Номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання; в архіві використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання ^59.

Номенклатура справ складається секретарем ОГУЗ «Дитячий санаторій». При складанні номенклатур справ секретар керується положеннями про управління охорони здоров'я, штатними розписами, планами і звітами про роботу, переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання ^60.

У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи ОГУЗ «Дитячий санаторій», у тому числі довідкові і контрольні картотеки, особисті справи. Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури. Формуванням справ займаються особи, відповідальні за діловодство. При формуванні справ дотримуються наступні правила: у справу поміщаються тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; поміщають разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; групуються у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних та особових справ; роздільно групуються в справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання, машинограми поміщаються у справи на загальних підставах (відповідно до номенклатури справ). У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

Документи всередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.

Розпорядчі документи групуються у справи за видами і номерами з відносяться до них додатками.

Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.

Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу. Накази з особового складу, що стосуються різних сторін діяльності органу управління охорони здоров'я (прийом на роботу, звільнення і переміщення, відрядження, преміювання тощо), групуються в самостійні справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. Протоколи у справі розташовуються в хронологічному порядку за номерами. Документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів ^61. Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від проектів. Документи в особових справах розташовуються в міру їх надходження. Особові рахунки співробітників по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них у порядку суворого алфавіту за прізвищами, іменами, по-батькові. Листування групується за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь поміщається за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються до справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року ^62. У ході проведеного дослідження ОГУЗ «Дитячий санаторій» було встановлено, що в установі не створено експертну комісію, але при цьому всі документи, що підлягають зберіганню, після формування справ зберігаються в архіві. Документи складаються в папку, нумеруються, олівцем ставитися оцінка про терміни зберігання.

При підготовці справ дотримуються наступні правила: у справу поміщаються тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; поміщають разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; групуються у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних та особових справ; роздільно групуються в справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання, машинограми поміщаються у справи на загальних підставах (відповідно до номенклатури справ). ЕЦД (експертиза цінності документів) приведені у відповідність з нормативними літературними документами, затвердженими президентом, Урядом та Державної архівної служби Росії. Склад документів, що підлягають постійному зберіганню, а також тривалість зберігання інших документів визначається Типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, що складаються і затверджуються архівною службою мінімальні терміни зберігання, зазначені в цих переліках, носять нормативний характер і не повинні бути порушені. З метою розширення складу документів і збільшення термінів зберігання деяких категорій на основі Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, що мають нормативний характер для організацій даної галузі після їхнього затвердження спільно з архівною службою. Експертиза цінності проводиться обов'язково в наступних випадках:

• при складанні номенклатури справ ^63;

• при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ;

• при підготовці справ до подальшого зберігання в архіві;

• в процесі підготовки справ до передачі з організації на зберігання до державного архіву ^64.

Для проведення ЕЦД, а також розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства та архіву у всіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). У відомствах створюються центральні експертні комісії (ЦЕК), основні завдання яких доповнюються розглядом та узгодженням результатів роботи експертної комісії підвідомчих організацій. Підставою для роботи ЕК і ЦЕК є типове положення, затверджене державної архівної служби Росії. Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення набирають чинності після їх затвердження керівником організації або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, як правило, секретар організації або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох разів на рік і оформляються протоколами. ЕЦД проводиться на основі переліків документів із зазначенням термінів зберігання з полістний розглядом справ постійного зберігання і справ з відміткою в переліку «ЕПК» (експертно-перевірочна комісія архівного органу) для справ тимчасового зберігання. При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули . При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ. Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ ^65. Справи з позначкою «ЕПК» піддаються поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню.

Справи з позначкою «ЕПК», що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи. Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації ^66. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.

Архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на постійне зберігання під методичним керівництвом відповідного державного або муніципального архіву. Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

• перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;

• запис ЕД на машинні носії;

• перевірка якості запису;

• опис ЕД;

• проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;

• підготовка комплекту супровідної документації.

Супровідна документація ЕД повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відображається така інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, фізична і логічна структура (для БД, сайтів тощо), обсяг документа (для БД також - кількість записів).

Експертиза цінності документів в організації проводиться:

• в діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;

• в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.

ЦЕК (ЕК) створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу ЕК організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву або особа, відповідальна за архів.

До складу ЦЕК доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.

Головою ЦЕК (ЕК) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву.

За результатами ЕЦД складається опису для постійного і довготривалого зберігання, в т.ч. з особового складу та акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню за єдиним, регламентованим Державної архівної служби формам.

Протоколи експертної комісії про схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу, про зміну типових термінів зберігання документів, про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками, акти про виділення документів до знищення. Номенклатури справ затверджуються керівником організації тільки після їх узгодження з відповідним органом Державної архівної служби. Організації, у процесі діяльності яких не створюються документи, що підлягають передачі на державне зберігання, складають акти про виділення до знищення документів і знищують документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їх зберігання лише після складання річних розділів описів справ по особовому складу за відповідний період та їх затвердження керівником організації.

Справи та документи, призначені для знищення здаються в контори вторсировини, дата здачі документів, їх вага та номер прийому здавальної накладної вказуються в акті про виділення документів до знищення. Акти підшиваються у справу після внесення змін в облікові документи делопроізводной служби та відомчого архіву.

Підшивка знову оформлених у процесі проведення експертизи справ здійснюється лише після її повного завершення. Рішення експертної комісії і вимоги про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до співробітників, як правило, у формі наказів чи вказівок керівника організації ^67. Проведене дослідження документообігу на базі ОГУЗ «Дитячий санаторій» дозволяє зробити висновок про те, що документообіг здійснюється за всіма правилами і стандартами.

РОЗДІЛ 3. УДОСКОНАЛЕННЯ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ

3.1 Аналіз діяльності секретаря

Ефективність праці секретаря характеризує результативність його трудової діяльності і виражається в досягненні ефекту при мінімальних затратах праці. Ефективність праці секретаря багато в чому залежить від знань, навичок, здібностей конкретної людини ^68. Багато фахівців намагалися сформулювати перелік необхідних рис характеру і якостей особистості секретаря. Так Ольга Енговатова в 500 радах секретарю стверджує, що для кваліфікованого секретаря необхідний мінімальний набір умінь: знання іноземної мови, комп'ютера, основ діловодства. Але все це необхідно для того, щоб отримати місце секретаря. А що ж потрібно, щоб утриматися на цьому місці і успішно просуватися по службі? По-перше, роботодавець буде враховувати психологічні особливості працівника: секретар - це помічник керівника, обличчя фірми. Адже перший співробітник фірми, з яким має справу відвідувач, - секретар, і від того, як секретар зустріне відвідувача, який настрій йому створить, залежить враження та про фірму в цілому, і про її спроможності. Відвідувачі несуть із собою те враження, яке справив сам секретар. І існує велика ймовірність того, що ці відвідувачі своїми враженнями поділяться з деякою кількістю друзів, колег і просто знайомих. І якщо ви справили погане враження на одну людину, то негативне враження про вашу фірму виникне у кількох десятків людей.

Важко зберігати незворушність, коли робоче місце секретаря протягом дня відвідує більше ста людей, амбітних і агресивно налаштованих, - але це необхідно. Витримка і зрілість - необхідні якості для професіонала, тим більше цієї професії.

Серед інших особистих якостей, які потрібні хорошому секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вникати в суть справи, здатність до самонавчання, розширення свого кругозору, товариський характер, який допоможе секретарю налагодити правильні взаємовідносини з відвідувачами і співробітниками, артистизм і відчуття гумору - якості, які допоможуть секретарю створити доброзичливу атмосферу в роботі. Багато керівників, розглядаючи кандидатури на посаду секретаря, звертають увагу на такі сторони, як сімейне благополуччя, стан здоров'я, моральна стійкість. Оскільки секретар - права рука шефа, він відіграє велику роль в організації робочого дня керівника. Секретар запам'ятовує і приносить ту інформацію своєму шефові, яку він сам не зможе помітити в колективі. Він передає мікроклімат, який утворився між співробітниками, тому такі якості, як доносительство, інтриганство, лихослів'я і злопихательство, склочнічество, геть-чисто повинні відображатися в ньому. Ніякої упередженості, тільки ділові відносини, лише виконання своїх посадових обов'язків. Не секрет, що положення секретаря у фірмі особливе, і може виникнути спокуса підняти свій престиж за рахунок володіння конфіденційною інформацією. Хороший працівник, професіонал не буде самостверджуватися за рахунок оточуючих, не буде з'ясовувати питання, які не входять до його компетенції, і не буде перевищувати свої повноваження. Професія секретаря вимагає якогось артистизму, дипломатичності, гарної пам'яті, кмітливості і самодісціплінірованності. Доводиться швидко все запам'ятовувати, знати всіх співробітників, основних і потрібних клієнтів хоча б в обличчя. Потрібно завжди добре виглядати, бути в гарному настрої. Уміння тримати себе в руках, а язик за зубами дуже цінується керівниками. Працюючи з шефом в одній команді, потрібно навчитися читати між рядків, не задавати зайвих питань, особливо у присутності сторонніх ^69. На думку М. Домнікова та Є. Привалова сучасний секретар повинен володіти такими якостями, як обізнаність, пунктуальність та організованість ^70. Дж. Харрісон, виходячи з визначення Європейської асоціації професійних секретарів ролі секретаря як «координаційного центру» будь-якої організації, виділив дві групи вимог до секретаря: вимоги до ділових і особистісним якостям ^71:

Ділові якості

Особисті якості

Для того щоб визначити, якими необхідними якостями повинен володіти секретар конкретної організації, щоб його робота була ефективною, може бути рекомендований наступний порядок визначення вимог до секретаря в конкретній організації.

1 етап

Опис посади (робочого місця) - всебічна інформація про вимоги, навантаженнях і зміст роботи ^72.

Аналіз посади секретаря дозволяє сформулювати вимоги, які пред'являються змістом роботи до наступних параметрів: знання, досвід, навички, стан здоров'я (гострота знання, слух, м'язове навантаження і т.д.).

2 етап

Опис характеру роботи, тобто фіксація даних про тип виконуваних операцій, формах організації праці.

Аналіз характеру роботи секретаря дозволяє сформувати вимоги, які пред'являються характером роботи до наступних параметрів: тип особистості, риси характеру, здібності

Опис параметрів, якими має володіти особа для успішного виконання роботи, закріплюється в особистісній специфікації.

3 етап

Складання професіограми - портрета «ідеального» працівника на посаду секретаря конкретної організації.

Професіограма - ранговий перелік професійно-значущих та особистісних якостей людини, необхідних для ефективної роботи на робочому місці (на посаді). При прийомі секретаря на роботу доцільно визначити ступінь його відповідності «еталону» секретаря організації, закріпленому в професіограмі ^{73 74} (табл.).

Таблиця. Професіограма секретаря-референта

Підіб'ємо підсумки вищесказаного: існує безліч точок зору про те, які вимоги необхідно пред'являти до секретаря, однак на наш погляд всі ці рекомендації носять або загальний характер, або ж відносяться до діяльності секретаря, окремо взятої конкретної фірми і, отже, не застосовні в іншій фірмі. Перераховані ділові та особисті якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому вигляді, потрібні повсякденна праця над собою, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи на цій посаді.

Виходячи з ряду можливих пред'являються до секретаря вимог (див. вище), а також специфіки місця роботи (1.2. Ст. 23), нами було проведено комплексний аналіз діяльності секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» за допомогою спостережень, особистих бесід, опитувань, а також вивчення нормативних документів.

Основні функції секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» зафіксовані в посадовій інструкції.

Основний вид роботи, що забезпечує систематизацію документів діловодство - складання номенклатури справ ^75.

Номенклатура справ являє собою список заголовків (найменувань) справ, що заводяться на ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» із зазначенням термінів їх зберігання. У номенклатуру справ включаються всі справи підприємства і журнали реєстрації.

У якості розділів номенклатури використовуються найменування структурних підрозділів організації. У якості розділів номенклатури використовуються напрямки діяльності організації.

Всередині розділів номенклатури розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів.

Заголовок справи складається з елементів, розташованих в наступній послідовності:

- Назва виду документа (наказ);

- Короткий зміст;

- Дата (період), до якого належать документи справи;

- Слова «копії», якщо справа сформовано з копій документів.

У найменуванні справи, яка містить листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться.

Структурним підрозділам передаються виписки відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для закладу за ним справ.

Після закінчення календарного року секретар в номенклатурі вказується кількість заведених справ (томів).

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, і копіювальний апарат ^76. Секретар максимально використовує наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці. Слід зазначити, що секретар має величезну кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники. Тому вони розміщуються таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного використання, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря, так як секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті.

Робоче місце секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» організовано з урахуванням вимог наукової організації праці до його планування та обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її обладнання та оснащення, що є необхідною умовою високої ефективності, оперативності і властивості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня ^77.

Робоче місце секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» є принциповою осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - «обличчя установи», то і його робоче місце є показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» забезпечує найбільші зручності при виконанні покладених на нього обов'язків, в той же час відповідає вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні розміщується поряд з кабінетом головного лікаря, в центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб можна було бачити усіх вхідних. У приміщенні знаходяться лише ті предмети, які потрібні секретарю та іншим співробітникам у процесі роботи. Меблі для гостей знаходиться в залі, відмінно проглядаються секретарем, зручна для розміщення в приміщенні. Величезну частину робочого часу секретар працює сидячи, а це стомлює, тому він має можливість комфортно витягнути ноги, вільно вставати, поміняти позу для письма, роботи за комп'ютером, читання. Принциповою є внутрішня організація відділень столу секретаря. Ящики просто, плавно і безшумно висуватися. Великий ящик пристосований для вертикального збереження матеріалів, в інших ящиках є особливі пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. На робочому і в ящиках столу секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» панує завжди повний порядок. Секретар ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» має можливість при необхідності говорити зі своєю довіреною особою у невідкладних справах. Робота головного лікаря відмінно узгоджена з роботою його секретаря, обидва вони мають один план, з якого видно, в який час головлікар буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном, якщо це потрібно. Тривалість окремих бесід, нарад, а також час, на який вони призначені, дуже різні в головлікаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій». Саме тому між секретарем та начальником існує домовленість про час дзвінків. Умовно обов'язки секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» можна поділити на роботу за документних та бездокументарній обслуговування. До операцій з бездокументарній обслуговування належать такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення керуючого, підготовка засідань і нарад, організація прийому гостей, підготовка відряджень, планування власної роботи. До документної обслуговування належить: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивання в справи і передача їх на зберігання, стенографування, розшифровка та оформлення на документів комп'ютері. Незважаючи на досить високий рівень професійної підготовки секретаря і відпрацьовану систему документаційного забезпечення управління, в його діяльності є що покращувати. Аналіз діяльності секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» показав, що в роботі служби документаційного забезпечення, в якій працює секретар, є такі недоліки:

Існуюча на сьогоднішній день інформаційна мережа кілька років тому могла б вважатися однією з найбільш передових, але сьогодні її можливостей не достатньо і вона вимагає розширення. Локальна мережа пов'язує не всі структури управління, що вимагає додаткового розмноження документів, їх розсилки і потім обробки отриманих результатів, що значно збільшує час підготовки документа, крім того, збільшує витрачання матеріальних засобів - папери, комп'ютерних та ксероксних картриджів. Ще одна незручність у роботі з документами - відсутність бази документів. У процесі діяльності організації накопичено безліч документів. Закони переписуються дуже часто, регулярно до чинних законів вносяться зміни та доповнення, а це в свою чергу вимагає внесення змін і доповнень у документи ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій». Відсутність загальної бази документів вкрай не зручно і в інших випадках - коли йде робота над новими документами, часто потрібні посилання на раніше прийняті документи, а не завжди один відділ знає, який документ випущений іншим відділом.

3.2 Розробка посадової інструкції

Посадова інструкція - один з найзагадковіших документів у російських компаніях. З одного боку, жодна формальна папір не в змозі описати всі нюанси роботи співробітника. З іншого - за відсутності зафіксованих домовленостей підприємство ризикує перетворитися на аморфне утворення, де ніхто нікому нічого не винен. Істина, як завжди, десь посередині ^78.

Посадова інструкція - документ, що роз'яснюють порядок взаємовідносин працівника і роботодавця. Вона дозволяють більш точно прояснити взаємовідносини між роботодавцем і найманим працівником. Як не дивно, у Трудовому кодексі не передбачено будь-яких згадок про цей документ, що, тим не менш, не применшує його важливості. Основна функція посадових інструкцій - впорядкування роботи кадрового відділу зокрема і всього підприємства в цілому. Описуючи права та обов'язки співробітників, інструкції сприяють організації та структурування роботи персоналу, а також допомагають кожному співробітникові підприємства чітко уявляти собі покладені на них повноваження, можливості і ступінь відповідальності перед підприємством. Без посадової інструкції не обійтися і в разі найму нових працівників. Відсутність посадової інструкції в першу чергу не вигідно роботодавцю. Неозброєним документом, що регламентує відносини з працівниками, роботодавець не зможе:

• давати обгрунтовану за законом відмова в прийомі на роботу;

• об'єктивно оцінювати трудові зусилля нового працівника, прийнятого на випробувальний термін;

• грамотно розподіляти трудові обов'язки між співробітниками;

• здійснювати переведення працівників на інші посади, в тому числі тимчасово;

• оцінювати ефективність виконання співробітниками своїх трудових обов'язків і мн. ін

Іншими словами, посадова інструкція - це своєрідний гарант для роботодавця в разі якихось суперечок з працівниками. Відсутність цього гаранта не є порушенням трудового законодавства, але може призвести до того, що будь-яка дія або рішення роботодавця, що викликало невдоволення того чи іншого працівника, може бути успішно - не на користь роботодавця - оскаржено в суді. До того ж, не підкріплюючи свої дії відповідним документом - посадовою інструкцією, - роботодавець, часом сам того не знаючи, ризикує прийняти незаконні рішення по тих чи інших питань ^79.

Процес написання посадових інструкцій, насправді, не надто складний. Як правило, починають із складання переліку завдань, які потрібно виконувати співробітнику. Зазвичай такий список містить 20-30 посадових обов'язків, які переглядаються і скорочуються. У кінцевому підсумку в посадову інструкцію записується 10-12 обов'язків. У невеликих організаціях коло обов'язків одного співробітника може бути більш широким, ніж у великих компаніях. Але не варто складати посадову інструкцію з дуже широким списком обов'язків, так як така інструкція може стати громіздкою і неефективною.

Порядок складання посадової інструкції в нашій країні не врегульовано на законодавчому рівні. Це дає можливість роботодавцю самостійно вирішувати питання її змісту, оформлення та подальшого коригування ^80. Таким чином, за бажанням роботодавця, посадова інструкція може затверджуватися і як самостійний документ, і як додаток до трудового договору.

Згідно з рекомендаціями Роструда ^81, за основу для розробки посадових інструкцій слід приймати кваліфікаційні характеристики, прописані в Єдиному кваліфікаційному довіднику посад. У результаті в інструкції повинні бути відображені такі дані: кваліфікаційні вимоги, функції, обов'язки, права і відповідальність працівника.

Структуру посадової інструкції становлять розділи:

Загальні положення

Обов'язки (функції)

Права

Заохочення

Відповідальність

Взаємини і зв'язку за посадою.

Розділ «Загальні положення»

Містить вказівку займаної фахівцем посади і посади того, кому він підпорядковується, порядок призначення та звільнення з посади, а також кваліфікаційні вимоги (необов'язково).

Розділ «Обов'язки»

Містить обов'язки працівника, встановлені його безпосереднім керівником, і які він має неухильно виконувати.

Розділ «Права»

Права в посадовій інструкції розглядаються як інструмент, що сприяє виконанню прямих обов'язків працівника. Іншими словами, якщо для належного виконання тих чи інших обов'язків працівникові потрібно доступ до певної інформації, то він має право вимагати надання цієї інформації і т.д.

Розділ «Заохочення»

Містить дані про оклад і різних виплатах.

Розділ «Відповідальність»

Містить інформацію про дисциплінарну (рідко) і матеріальної відповідальності, покладеної на працівника при здійсненні тих чи інших дій.

Розділ «Взаємовідносини та зв'язку за посадою»

Цей розділ додають до інструкції тільки в тому випадку, якщо посадові інструкції розроблені для кожного співробітника. Вказується взаємозв'язок посад: хто, кому, які функції і обов'язки передає в тому чи іншому випадку. Грамотно і досконало прописані в розділі зв'язку за посадою допоможуть у подальшому запобігти не один робочий конфлікт.

Внесення змін до посадову інструкцію

Внесення змін до посадову інструкцію можлива при зміні обов'язкових умов трудового договору. Причому тільки після того, як співробітник висловить свою згоду з новими умовами праці.

У тому випадку, якщо посадова інструкція - не самостійний документ, а додаток до трудового договору, то для внесення виправлень у неї готують спеціальне додаткова угода. В іншому випадку складають нову посадову інструкцію.

Розглянемо типову посадову інструкцію секретаря.

Дана посадова інструкція розроблена та затверджена на підставі трудового договору та відповідно до положень Трудового кодексу Російської Федерації та інших нормативних актів, що регулюють трудові правовідносини в Російській Федерації.

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Секретар відноситься до категорії технічних виконавців, приймається і звільняється на роботу наказом директора підприємства.

1.2. На посаду секретаря призначається особа, що має вищу професійну освіту, без вимог до стажу роботи, або середню професійну освіту і стаж роботи за фахом не менше 2 років.

1.3. Секретар керівника безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

1.4. У своїй діяльності секретар керівника керується: нормативними документами з питань виконуваної роботи; методичними матеріалами, що стосуються відповідних питань; статутом підприємства, правилами трудового розпорядку; наказами та розпорядженнями директора підприємства (безпосереднього керівника); цією посадовою інструкцією.

1.5. Секретар керівника повинен знати: постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів; організацію діловодства; методи оформлення та обробки документів; архівна справа; машинопис, правила користування приймально-переговорними пристроями; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики і естетики; правила ділового спілкування, основи організації праці і управління; правила експлуатації обчислювальної техніки, основи адміністративного права і законодавства про працю; правила внутрішнього трудового розпорядку, правила і норми охорони праці.

1.6. Під час відсутності секретаря керівника його обов'язки виконує в установленому порядку призначається заступник, який несе повну відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

2. ФУНКЦІЇ

На секретаря керівника покладаються такі функції:

2.1. Здійснення роботи з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.

2.2. Ведення діловодства.

2.3. Організація прийому відвідувачів.

3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ

Для виконання покладених на нього функцій секретар керівника підприємства зобов'язаний:

3.1. Здійснювати роботу з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.

3.2. Приймати яка надходить на розгляд керівника, передавати її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

3.3. Вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та подання інформації для підготовки і прийняття рішень.

3.4. Приймати документи і особисті заяви на підпис керівника підприємства.

3.5. Готувати документи і матеріали, необхідні для роботи керівника.

3.6. Стежити за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряти правильність оформлення підготовлених проектів документів, переданих керівнику на підпис, забезпечувати якісне їх редагування.

3.7. Організовувати проведення телефонних переговорів керівника, записувати за його відсутності одержану інформацію і доводити до його відома її зміст, передавати і приймати інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв, (телефакс, телекс і т. п.), а також телефонограми, своєчасно доводити до його відома інформацію, одержану каналами зв'язку.

3.8. За дорученням керівника складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів.

3.9. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), вести і оформляти протоколи засідань і нарад.

3.10. Здійснювати контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль.

3.11. Вести контрольно-реєстраційну картотеку.

3.12. Забезпечувати робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови, що сприяють його ефективній роботі.

3.13. Друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію в банк даних.

3.14. Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.

3.15. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечувати їх зберігання й у встановлені строки здає до архіву.

3.16. Копіювати документи на персональному ксероксі.

4.Право

Секретар має право:

4.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

4.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

4.3. Отримувати від керівників структурних підрозділів, фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.

4.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Секретар несе відповідальність:

5.1. За невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, в межах, визначених чинним трудовим законодавством.

5.2. За скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

5.3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим, кримінальним та цивільним законодавством.

З цією посадовою інструкцією ознайомлений: Дата. Підпис ^82.

Посадова інструкція секретаря, запропонована нами, розроблена з урахуванням кваліфікаційних характеристик «Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців» ^83, який чітко регламентує вимоги до освіти, стажу роботи, знань і вмінь секретаря Додаток 3.

На відміну від типової інструкції секретаря, представленої вище, у розробленій нами посадової інструкції жорсткішими є загальні положення, пов'язані з вимогами, що пред'являються до секретаря, що диктується розвитком використання комп'ютерних програм в діловодстві. Так у пропонованій нами інструкції вища освіта є обов'язковою умовою прийому на роботу, а також знання роботи в середовищі операційної системи Windows і таких програмних програми Office, як Microsoft office W ord і Microsoft office Excel 2003 і 2007 року.

Функції, запропоновані типової посадовою інструкцією і нашої повністю збігаються.

У посадових обов'язках у запропонованій нами посадової інструкції доданий пункт 3.18. про проведення щорічного відбору документів на архівне зберігання або знищення. Введення цього пункту пов'язане з відсутністю архіву та архівного відділу в ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій». Додавання пунктів: 3.20. Здійснює організаційно-технічне забезпечення відряджень головного лікаря (бере участь у підготовці програми відрядження, оформляє посвідчення про відрядження, замовляє авіа-залізничні квитки, бронює місця в готелі); 3.21. Стежить за наближенням ювілейних і святкових дат, становить привітання від імені установи; 3.23. Виконує окремі доручення керівництва, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю установи - пов'язані зі специфікою роботи як головного лікаря, як керівника, так і з особливостями самої установи ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій».

У правах, які має секретар нами були додані пункти, що розширюють можливості секретаря пов'язані з прийомом документів від співробітників і відділів (4.1. Запитувати від інших працівників необхідні матеріали та інформацію, а так само пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва; 4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання та оформлення (ГОСТ Р 6.30-2003), міжнародних правил оформлення документів (ISO)), а також пов'язані з особливостями організації ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» (Працювати з документами, що мають гриф «Для службового користування»). Запропоновані нами пункти збільшують і самостійність роботи секретаря, що накладає і певну відповідальність (4.5. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності установи, вдосконалення форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки; 4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції) .

У пункті відповідальність у зв'язку зі специфікою роботи ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» додано пункт 5.3. Збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф «Для службового користування». Повністю розроблений параграф про взаємини між секретарем та співробітниками ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій». Таких як:

6.1. З головним лікарем закладу: з усіх питань документаційного та інформаційно-технічного забезпечення діяльності та організації праці.

6.2. З працівниками установи: з питань надання інформації, організації виконання документів, організації та проведення колегіальних заходів керівництва.

6.3. З організаціями та посадовими особами з усіх питань, що входять в його компетенцію.

Входження в нові економічні умови вимагає нових знань від фахівців самого різного рівня, в тому числі і від секретаря. Сьогодні вже нікого не здивуєш наявністю дипломів про двох і більше утвореннях, а також свідоцтв та сертифікатів про підвищення кваліфікації. Відбувається перегляд професійної самооцінки працівниками різних рівнів, а зокрема і секретарям. Найбільш затребуваними на ринку праці стають ті з них, хто володіє іноземними мовами, а також спеціальними знаннями в економіці, менеджменті, маркетингу, психології, має відмінні навички роботи на ПК. Саме такі фахівці стверджують свої позиції в організації як компетентні помічники керівника. Саме з урахуванням цих вимог ми і розробили посадову інструкцію секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій», яка містить повний перелік кваліфікаційних вимог, права, обов'язки секретаря, а також визначає міру його відповідальності за ті чи інші дії (вчинені або незавершені).

Від професійного рівня секретаря багато в чому залежить престиж організації. Для того щоб відповідати вимогам, що пред'являються, секретар повинен володіти відповідними діловими та особистісними якостями й постійно розвивати їх у собі.

ВИСНОВОК

Бєлгородський обласний дитячий санаторій з 1970 року єдина установа в Білгородській області, здійснює санаторно-курортне лікування дітей у віці від 2 до 10 років з різною патологією: із захворюваннями органів дихання, серцево-судинної, травної, опорно-рухової та ендокринної систем, з вторинними імуннодефіцітнимі порушеннями.

Управління ОГУЗ «Дитячий санаторій» здійснюється одноосібним засобом управління у відповідності до законодавства РФ і статутом. Вищим особою є головний лікар, який призначається і звільняється управлінням охорони здоров'я адміністрації області за погодженням з адміністрацією Бєлгородської області. Головний лікар самостійно визначає структуру, апарат управління, чисельність, кваліфікаційний або штатний склади, призначає та звільняє з посади працівників, укладає з ними контракти або трудові договори. Функцією організації є збереження та поліпшення здоров'я дитячого населення Бєлгородської області. Установа не має на меті отримання прибутку.

Основними завданнями діяльності установи є: проведення лікувально-оздоровчих та реабілітаційних заходів, що сприяють відновленню порушень функцій організму і закріплення досягнутих результатів у лікуванні. Освоєння та впровадження в практику нових ефективних методів лікування та організаційних форм робіт.

Діяльність ОДС ОГУЗ «Дитячий санаторій» забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що становлять їх документаційне базу. Проте основним управлінським органом є регулюючим діяльність ОДС ОГУЗ «Дитячий санаторій» є головний лікар, який видає такі правові акти: накази, розпорядження, інструкції, положення, протоколи, інші документи відповідно до його компетенції. Встановлені зазначеними актами норми, вимоги та правила можуть бути скасовані або змінені лише шляхом видання нових розпорядчих актів. Використання в цих цілях телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм допускається тільки у разі прийняття невідкладних заходів і за умови обов'язкового наступного видання відповідних нормативних актів з даного питання.

ОГУЗ «Дитячий санаторій» використовує у своїй діяльності, такі організаційні документи, такі як: статут організації, колективний договір, структура і штатна чисельність штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкцію з діловодства. Документи в ОГУЗ «Дитячий санаторій» заповнюються відповідно до ГОСТу Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

Проведене дослідження документообігу на базі ОГУЗ «Дитячий санаторій» дозволяє зробити висновок про те, що документообіг здійснюється за всіма правилами і стандартами.

Обов'язки секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» можна поділити на роботу за документних та бездокументарній обслуговування. До операцій з бездокументарній обслуговування належать такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення керуючого, підготовка засідань і нарад, організація прийому гостей, підготовка відряджень, планування власної роботи. До документної обслуговування належить: складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підшивання в справи і передача їх на зберігання, стенографування, розшифровка та оформлення документів на комп'ютері.

Незважаючи на досить високий рівень професійної підготовки секретаря і відпрацьовану систему документаційного забезпечення управління, в його діяльності є що покращувати. Аналіз діяльності секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» показав, що в роботі служби документаційного забезпечення, в якій працює секретар, є такі недоліки:

Існуюча на сьогоднішній день інформаційна мережа кілька років тому могла б вважатися однією з найбільш передових, але сьогодні її можливостей не достатньо і вона вимагає розширення. Локальна мережа пов'язує не всі структури управління, що вимагає додаткового розмноження документів, їх розсилки і потім обробки отриманих результатів, що значно збільшує час підготовки документа, крім того, збільшує витрачання матеріальних засобів - папери, комп'ютерних та ксероксних картриджів.

Ще одна незручність у роботі з документами - відсутність бази документів. У процесі діяльності організації накопичено безліч документів. Закони переписуються дуже часто, регулярно до чинних законів вносяться зміни та доповнення, а це в свою чергу вимагає внесення змін і доповнень у документи ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій». Відсутність загальної бази документів вкрай не зручно і в інших випадках - коли йде робота над новими документами, часто потрібні посилання на раніше прийняті документи, а не завжди один відділ знає, який документ випущений іншим відділом.

Входження в нові економічні умови вимагає нових знань від фахівців самого різного рівня, в тому числі і від секретаря. Сьогодні вже нікого не здивуєш наявністю дипломів про двох і більше утвореннях, а також свідоцтв та сертифікатів про підвищення кваліфікації. Відбувається перегляд професійної самооцінки працівниками різних рівнів, а зокрема і секретарям. Найбільш затребуваними на ринку праці стають ті з них, хто володіє іноземними мовами, а також спеціальними знаннями в економіці, менеджменті, маркетингу, психології, має відмінні навички роботи на ПК. Саме такі фахівці стверджують свої позиції в організації як компетентні помічники керівника. Саме з урахуванням цих вимог ми і розробили посадову інструкцію секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій», яка містить повний перелік кваліфікаційних вимог, права, обов'язки секретаря, а також визначає міру його відповідальності за ті чи інші дії (вчинені або незавершені).

У ході написання дипломної роботи нами була досягнута поставлена ​​мета: вивчення та вдосконалення роботи секретаря в ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій». Досягнення цієї мети стало можливим завдяки вирішенню наступних завдань: вивчити функції, завдання та структуру ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій"; вивчити нормативно-методичні основи роботи секретаря з документами; проаналізувати організацію діяльності секретаря керівника; розробити посадову інструкцію для секретаря ОГУЗ «Обласний дитячий санаторій» .

I. ДЖЕРЕЛА

Неопубліковані джерела

1. Інструкція з діловодства в управлінні охорони здоров'я адміністрації області. Затверджено наказом управління охорони здоров'я адміністрації області від 16.08.2003 № 307. - Бєлгород, 2003 .- 4с.

2. Додаток до колективного договору. Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Бєлгородського обласного дитячого санаторію. - Білгород, 2006 .- 8с.

3. Статут обласного державного закладу охорони здоров'я «Дитячий санаторій» (нова редакція) від 24 березня 2009 р. № 391. Затверджено Начальником департаменту охорони здоров'я та соціального захисту населення Бєлгородської області ИФНС Росія ОГРН 1033107002390, ГРН 2093123078629 .- Бєлгород, 2009 .- 5с.

Опубліковані джерела

4. Трудовий кодекс Російської Федерації: федер.закон від 30 дек.2001 р. № 197-ФЗ - М.: ОТіСС, 2002. - 142с.

5. Федеральний закон РФ від 23 фев.1995 р. № 26-ФЗ (в ред. Від 08.11.2007 р.) «Про природні лікувальні ресурси, лікувально-оздоровчих місцевостях і курортах» / / Відомості Верховної .- 1995 .- № 9. - Ст. 713.

6. Федеральний закон від 22 серпня. 2004 р. № 122-ФЗ (в ред. 18.іюн. 1992 р.) «Про соціальний захист громадян, які зазнали впливу радіації внаслідок катастрофи на Чорнобильській АЕС» / / СЗ РФ. -2004. - Ст.3.

7. Федеральний закон РФ від 22 жовтня 2004р. № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації». / / Російська газета. - 2004 .- 29окт .- С.4.

8. Постанова Уряду РФ від 5 березня 2008 р. № 148 «Про забезпечення відпочинку, оздоровлення та зайнятості дітей у 2008-2010 роках» / / СЗ РФ. - 2008. - № 10 (2 год.) - Ст. 941.

9. Тимчасовий порядок проведення сертифікації послуг. Затверджено наказом Росздравнадзора № 1607-Пр/05 від 26.07.2005 р. - Доступ з справ.-правової системи «Консультант плюс».

10. Державний стандарт РФ ГОСТ Р 51 141 98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ": Постанова Держстандарту РФ від 27 лютого 1998 р. N 28 .- Доступ з справ.-правової системи« Гарант ».

11. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована систем a організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Доступ з справ.-правової системи «Консультант Плюс».

12. ДСТУ ISO 15489-1-2007. Управління документами. Загальні вимоги Державна система документаційного забезпечення управління. - Доступ з справ.-правової системи «Консультант Плюс».

13. Критерії оцінки відповідності санаторно-курортної організації встановленим вимогам для визначення категорії. Затверджено Росздравнадзором 30.05.2006 р. № 01І-444/06 - М.: Росздравнадзор, АНОО «Інститут соціального страхування», 2006. - 16 с.

14. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Росархивом 06.10.2000) .- Доступ з справ.-правової системи «Гарант».

15. Лист ФСС РФ від 30.04.1998 р. № 02-10/08-2019 «Про рекомендованих штатні нормативи санаторно-курортних установ, підвідомчих фонду соціального страхування Російської Федерації» / / Доступ з справ .- правової системи «Гарант».

16. Лист Роструда № 4412-6 від 31.10.07 р. - [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2007]. - URL: http://www.glavbukh.ru/doc/1865

17. Постанова Головного державного санітарного лікаря РФ від 1.04.2008 р. № 23 «Про забезпечення відпочинку, оздоровлення та зайнятості дітей у 2008-2010 роках» / / Російська газета. - 2008. - 7 травня. - № 96 .- С.3.

18. Стратегія розвитку туризму в Російській Федерації на період до 2015 року. - М.: Федеральне агентство з туризму, 2008. - 95 с.

19. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затв. наказом Мінкультури України від 08.11.2005 № 536) - Доступ з довід. - Правової системи «Гарант».

20. Закон Бєлгородської області від 23.07.2003 № 151 «Про звернення громадян до органів державної влади Бєлгородської області, до органів місцевого самоврядування у Білгородській області, до їх посадових осіб». / / Бєлгородські известия. - 2003. - 29 липня - С.2.

21. Постанова Уряду Бєлгородської області від 28 січня. 2008 р. № 16-пп «Про визнання територій області курортами регіонального значення» / / Бєлгородські известия. - 2008. - 29 лютого. - № 29-30. - С.2.

22. Стандарт модельного установи культури клубного типу. Затверджений постановою губернатора Бєлгородської області від 29.12.2006 р. № 178 / / Збірник нормативних правових актів Бєлгородської області. - 2007. - № 99.

23. Посадові інструкції секретаря. - [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2007]. - URL: http://www.job-instructions.ru/receptionist-1.html

24. Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців .- М., 2002. - 321с.

25. Лебедєва, І.В. Методичні рекомендації «Комплексна оцінка ефективності діяльності санаторно-курортного закладу як самостійного господарюючого суб'єкта: методичні підходи та організаційні технології». Рекомендовано для видання та впровадження на федеральному рівні. УМО-29 16.06.2000 р. / І.В. Лебедєва, В.С. Кудрін, В.Г. Лейзерман / / Охорона здоров'я. - 2001. - № 7.

26. Загальні рекомендації з розробки посадових інструкцій [Електронний ресурс]. - Електрон. дан - [М., 2006]. - URL: http: / / www. Audit - it. Ru.

II. Література

27. Андрєєва, В. Діловодство: актуальні завдання / / Довідник секретаря та офіс-менеджера / В.І. Андрєєва. - 2002. - № 10. - С. 24-28.

28. Андрєєва, В.І. Діловодство: організація та ведення: навчально-практичний посібник / В.І. Андрєєва. -2-е вид., Перераб і доп.-М.: КНОРУС, 2007. 248 с.

29. Архипова, Н.І. РДГУ Ефективність праці та якості секретаря / Н.І. Архипова, О.Л. Сєдова. [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2005]. - URL: http: / / www. Seminars. Ru / free / Organizatsiya _ raboty _ bek _ ofisa

30. Багата, І.М., Діловодство та бухгалтерія: Учеб. Посібник / І.М. Багата, Л.М. Кузнєцова. - М.: Справа, 2001. - 379с.

31. Бондирева, Т.М. Секретарська справа / Т.М. Бондирева. - М. ИНФРА-М, 2002. - 326 с.

32. Гергенов, А.С. Інформаційні технології в управлінні: Навчальний посібник / А.С. Гергенов. - Улан-Уде: Вид-во ВСГТУ, 2005. .- 234с.

33. Германович, С. Приймаються відвідувачів / С. Германович / / Секретарська справа. - 2007. № 6. - С. 22.

34. Державна система документаційного забезпечення управління. - М., 1991 .- 199с.

35. Документи і діловодство: Довідковий посібник / М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 2001. - 323с.

36. Домнікова, М. Професія секретар / М. Домнікова, Є. Привалова / / Служба персоналу. - 1997. - № 8-9-10 (21) .- С. 29-30.

37. Елінова, Г.Г. Інформаційні технології в професійній діяльності: Короткий курс лекцій / Г.Г. Елінова. - Оренбург: ГОУ ОДУ, 2004. - 123с.

38. Журавльова, І.В. Документи з кадрів, які повинні бути в кожній організації / І.В. Журавльова / / Секретар-референт. - 2004. - № 9. - С. 19-22.

39. Інформаційні технології управління: Навчально-практичний посібник / За ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.

40. Кірсанова, М. В. Сучасне діловодство: Учеб. Посібник / М.В. Кірсанова. - 3-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2003. - 267с.

41. Коршунова, Л.М. Документування управлінської діяльності. Конспект лекцій: / Л.М. Коршунова, Н.А. Проданова - М.: изд-во «Фенікс», 2007. - 192 с.

1. Краснокутська, Г. Ce кретарь готує нараду ... / Г. Краснокутська / / Секретарська справа. - 2007. - № 5. - С. 10.

2. Краснокутська, Г. Реєстрація документів і їх індексація. Що спільного в цих поняттях? / Г. Краснокутська / / Секретарська справа. - 2007. - № 3. - С. 5.

3. Кудряев, В.А. Організація роботи з документами, підручник / В.А. Кудряев. - 2-е видання, М.: ИНФРА-М, 2007р. - 592 с.

4. Кузнєцов А. / / «Бізнес-журнал». - 2007 .- № 6. - С.25.

5. Кузнєцова, Т.В. Як провести експертизу цінності документів та встановити терміни їх зберігання / Т.В. Кузнєцова / / Секретарська справа. - 2005. - № 11. - С. 19.

6. Кузнєцова, Т.В. Нові кваліфікаційні характеристики секретарів / Т.В. Кузнєцова / / Управління персоналом. - 2000. - № 2. - С. 28.

7. Кузнєцова, Т.В. Організація робочого часу й устаткування робочого місця / Т.В. Кузнєцова / / Секретарська справа. - 2005. - № 4. - С. 6-8.

8. Кузнєцова, Т.В. Секретарська справа / Т.В. Кузнєцова - М., 2006. - 354с.

9. Кушнаренко, М.М. Документознавство: Підручник. - 3-е изд., Перераб. і дораб. / М.М. Кушнаренко. М.: изд-во «Прапор» КОО, 2007. - 320 с.

10. Про стан і перспективи розвитку санаторно-курортного забезпечення в Російській Федерації. Аналітична доповідь / / Бюлетень Рахункової палати Російської Федерації. - 2003. - № 4 (64).

11. Основні правила роботи архівів організацій. - М., 2002. - 405с.

12. Пєшкова, Г.А. Документальне оформлення процесу прийому відвідувачів / Г.А. Пєшкова / / Секретарська справа. - 2007. - № 6. - С. 7.

13. Приклад посадової інструкції секретаря-референта / / Управління персоналом. - 1998. - № 7. - С. 18.

14. Професіограма секретаря-референта. - [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2006]. - URL: ttp: / / iikt.sch1527.edusite.ru/DswMedia/sekretar--referent.pdf

15. Рогожин, М.Ю. Діловодство та документообіг у бухгалтерії: практичний посібник / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедіа: РОСБУХ, 2007. - 224 с.

16. Рогожин, М.Ю. Настільна книга секретаря: підготовка документів: Практ. Посібник / М.Ю. Рогожин. - М.: ТКВелбі, Вид-во Проспект, 2004. - 296с.

17. Санкіна, Л.В. Інструкція з діловодства в невеликій організації / Л.В. Санкіна / / Секретар референт. - 2008. - № 8. - С. 32.

18. Санкіна, Л.В. Накази з особового складу / Л.В. Санкіна / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. 2002 .- № 10.-С. 33.

19. Стрельцова Л.О. Методи вдосконалення ДОП: створення корпоративної нормативно-методичної бази ДОП / Л.А. Стрельцова / / Секретар-референт. - 2008. - № 6. - С. 24-26.

20. Управління персоналом: Енциклопедичний словник / За ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998. .- 325с.

21. Фіонова, Л.Р. Досвід роботи секретаря ТОВ «Нафтовик» / Л.Р. Фіонова, Є.І. Єрмошкіна / / Секретарська справа. - 2007. - № 2. - С. 9.

22. Харрісон, Дж. Організація роботи секретаря установи / Дж. Харрісон - М.: «Економіка», 1995. .- 145С.

23. Храмцовская, Н.А Коли доцільно створювати службу ДОП? / Н.А. Храмцовская / / Юридичний довідник керівника. - 2004. - № 7. С. 12;

24. Храмцовская, Н.А. Ваше питання: контроль виконання документів / Н.А. Храмцовская / / Секретар-референт. - 2008. - № 2 - С. 32.

25. Щур, Д.Л. Кадри підприємства (зразки посадових інструкцій) / Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. - М., 2000. - 341с.

26. Енговатова, О. 500 рад секретаря / О. Енговатова. [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - [М., 2007]. - URL: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm # TOC_ID0EQE

27. Янкова, В.Ф. Інструкція з документаційного забезпечення управління (діловодства) / В.Ф. Янкова / / Секретар-референт. - 2007. - № 9. - С. 15-20.

28. Янкова, В.Ф. Контроль виконання документів / В.Ф. Янкова / / Секретар-референт. - 2007. - № 11. - С. 27.

ДОДАТОК 1

ДОДАТОК 2

Посадова інструкція секретаря головного лікаря ОГУЗ «Дитячий санаторій»

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Секретар головного лікаря ставитися до категорії технічних виконавців, приймається на роботу і звільняється головним лікарем.

1.2. Секретар головного лікаря підпорядковується головному лікарю, і головному бухгалтеру.

1.3. Секретар головного лікаря призначається на посаду і звільняється з посади наказом головного лікаря.

1.4. У своїй діяльності секретар головного лікаря керується:

• законодавчими актами РФ у сфері інформації та документації;

• державними стандартами на документи;

• Статутом установи;

• Інструкцією з документаційного забезпечення діяльності;

• наказами та розпорядженнями головного лікаря;

• цією посадовою інструкцією.

1.5. На посаду секретаря головного лікаря призначаються особи з вищою освітою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

1.6. Секретар головного лікаря має знати:

• постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали, і нормативні документи, що стосуються діяльності установи та ведення діловодства;

• структуру і керівний склад установи, основні функції установ та порядок їх виконання;

• організацію діловодства, порядок проходження службових документів, порядок оформлення обробки документів, основи експлуатації комп'ютерної техніки, правила роботи в середовищі Windows, в тому числі використання програм Word, Excel;

• архівна справа;

• машинопис;

• правила користування приймально-переговорними пристроями;

• стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;

• правила друкування ділових листів з використанням типових форм;

• основи етики та естетики;

• правила ділового спілкування;

• основи організації праці і управління;

• правила експлуатації обчислювальної техніки;

• основи адміністративного права і законодавства про працю;

• правила внутрішнього трудового розпорядку;

• правила і норми охорони праці.

2. ФУНКЦІЇ

Організаційне та документаційне забезпечення діяльності головного лікаря.

На секретаря головного лікаря покладаються такі функції:

2.1. інформаційно-довідкове обслуговування по документах установи;

2.2. оперативно-організаційне обслуговування керівництва;

2.3. документування діяльності керівництва;

2.4. ведення та оформлення кадрової документації.

3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ

Секретар головного лікаря:

3.1. Здійснює планування робочого дня головного лікаря, його інформаційне та документаційне обслуговування.

3.2. Забезпечує прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документів, інформаційно-довідкове обслуговування і зберігання документної інформації.

3.3. Контролює якість підготовки, правильність складання, узгодження та затвердження документів, що надаються на підпис керівництву установи.

3.4. Здійснює контроль виконання документів і доручень керівництва, приймає оперативні заходи, спрямовані на своєчасне і якісне їх виконання.

3.5. Забезпечує головного лікаря необхідними для роботи інформаційними та довідковими матеріалами та документами; готує для головного лікаря інформаційні та аналітичні документи (огляди, реферати, довідки, анотації).

3.6. Здійснює організацію підготовки, прийняття рішення і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводить аналіз довідок і доповідей, що надаються керівництву, дає по них компетентні висновки.

3.7. За дорученням головного лікаря готує проекти наказів, листів та інших документів, готує відповіді на який надійшов кореспонденцію.

3.8. Здійснює оперативний зв'язок зі сторонніми організаціями (як державними, так і комерційними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності установи (телефон, факс тощо).

3.9. Організовує телефонні переговори головного лікаря, записує за його відсутності телефонограми і доводить інформацію до головного лікаря.

3.10. Приймає і передає інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв (телефакс, телекс та ін)

3.11. Виконує роботи з підготовки нарад і засідань, що проводяться головним лікарем: бере участь спільно з головним лікарем відповідно порядку денного, забезпечує розсилку порядку денного і запрошення учасникам, забезпечує ведення та оформлення протоколів засідань.

3.12. Веде прийом відвідувачів.

3.13. Викликає на прийом до головного лікаря заступників головного лікаря та інших працівників установи.

3.14. Виконує роботу з документаційного забезпечення кадрової діяльності установи:

оформлення наказів по особовому складу;

оформлення особових карток форми Т-2 або особистих справ;

оформлення трудових книжок;

оформлення та ведення трудових контрактів (договорів);

оформлення посвідчень про відрядження;

оформлення листків непрацездатності;

ведення табеля обліку робочого часу;

видача довідок про трудовий стаж і заробітну плату.

3.15. Забезпечує виконання машинописних і копіювальних робіт.

3.16. Формує справи відповідно до номенклатури справ установи.

3.17. Систематизує і зберігає документи установи.

3.18. Проводить щорічний відбір документів на архівне зберігання або знищення.

3.19. Організовує оперативне копіювання та тиражування документів.

3.20. Здійснює організаційно-технічне забезпечення відряджень головного лікаря (бере участь у підготовці програми відрядження, оформляє посвідчення про відрядження, замовляє авіа-залізничні квитки, бронює місця в готелі).

3.21. Стежить за наближенням ювілейних і святкових дат, становить привітання від імені установи.

3.22. Забезпечує робоче місце головного лікаря необхідними засобами оргтехніки, канцелярським приладдям, створює умови, необхідні для його ефективної роботи.

3.23. Виконує окремі доручення керівництва, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю установи.

4. ПРАВА

Секретар головного лікаря має право:

4.1. Запитувати від інших працівників необхідні матеріали та інформацію, а так само пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва.

4.2. Розглядати документи і направляти їх на виконання.

4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання та оформлення (ГОСТ Р 6.30-2003), міжнародних правил оформлення документів (ISO).

4.4. Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції.

4.5. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності установи, вдосконалення форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.

4.6. Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в процесі діяльності установи.

4.7. Працювати з документами, що мають гриф «Для службового користування».

4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4.9. Взаємодіяти з усіма співробітниками установи з питань виконання своїх посадових обов'язків, перевірки виконання документів та подання необхідної інформації керівництву.

4.10. Використовувати комп'ютерну та офісну техніку установи для забезпечення виконання своїх посадових обов'язків.

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Секретар головного лікаря несе відповідальність за:

5.1. Якість документів, що надаються на підпис керівництву установи.

5.2. Недбале, халатне відношення до реєстрації та ведення документів.

5.3. Збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф «Для службового користування».

5.4. Нечітке та несвоєчасне виконання посадових обов'язків, передбачених цією інструкцією.

5.5. Порушення правил з документами, втрату або псування документів установи.

5.6. Порушення трудової і виробничої дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку.

6. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ

Секретар головного лікаря здійснює взаємовідносини:

6.1. З головним лікарем закладу: з усіх питань документаційного та інформаційно-технічного забезпечення діяльності та організації праці.

6.2. З працівниками установи: з питань надання інформації, організації виконання документів, організації та проведення колегіальних заходів керівництва.

6.3. З організаціями та посадовими особами з усіх питань, що входять в його компетенцію.

З посадовою інструкцією ознайомлений ______________ _______________

(Підпис працівника) (І. Б. Прізвище)

_____._____._____________