ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Прийом і первинна обробка кореспонденцію, що надходить в організацію здійснюється в централізованому порядку експедицією або спеціально виділеним працівником. Під первісною обробкою треба розуміти перевірку правильності доставки і цілісності вкладень.
Помилково доставлена кореспонденція пересилається за призначенням. Усі конверти, виключаючи особисту кореспонденцію та листи на адресу громадських організацій, розкриваються. При цьому щоразу слід перевіряти цілісність конвертів та наявність вкладених у них документів.
При виявленні пошкоджень конверта, відсутності документів необхідно повідомити про це відправника. Що стосується конвертів, то їх, як правило, знищують. Однак якщо на підставі конверта можна перевірити дату відсилання та отримання, а також місце відсилання та отримання або адреса відправника, їх зберігають.
На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний штамп:
Все, не реєструються документи, включаючи адресовані в громадські організації і з позначкою «Особисто», безпосередньо передають за призначенням. Реєстровані документи передають за призначенням лише після їх реєстрації.
Передача документів на розгляд або виконання провадиться залежно від змісту і важливості документа і відповідно до функцій і компетенцією підрозділів чи посадових осіб.
У всіх випадках керівництву організації передають документи урядових і вищих адміністративних органів, а також інші найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації.
В екстрених випадках дозволяється документи, що підлягають розгляду керівництвом організації, передавати виконавцям, але з обов'язковим подальшим доповіддю про них керівнику.
Документи повинні бути передані керівництву або виконавців у день їх надходження. Результати розгляду документів відображаються в резолюціях, які повинні містити ясне й вичерпне вказівку про порядок і характер виконання документів. Як правило, на документі не повинно бути більше однієї резолюції.
Розгляд документів має виробляється в найкоротший термін за загальним правилом: у день надходження документів.
Документи, які виконуються декількома підрозділами, передаються їм по черзі або розмножуються і передаються їм одночасно в копіях.
Відповідальним за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першим. Відповідальний виконавець наділяється правом скликання співвиконавців. Разом з тим співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.
Виконані документи передаються для підшивки в справу в ті структурні підрозділи або тим працівникам, які виробляють формування справ з конкретних питань.
Зареєстровані документи передають для виконання конкретному працівникові підприємства. Він несе повну відповідальність за документи з моменту отримання і аж до його вибуття. Як правило, у працівника на руках одразу виявляється кілька документів, тому слід використовувати папку з роздільниками. Працівникові необхідно твердо засвоїти, що всі документи повинні зберігатися в папках; зберігання їх на столах, а також у незамкнених ящиках столів забороняється.
Під час роботи з папок слід виймати тільки той документ, з яким у даній момент буде знайомитися працівник. Якщо документ більше не потрібний, його слід вкласти в папку. Після закінчення робочого часу або у випадку виходу з кімнати працівник зобов'язаний прибрати всі документи в шухляду столу і закрити його.
Знайомити з вмістом документа можна тільки тих осіб, які мають до нього відношення. Відразу ж після отримання документів з ними слід ознайомитися, звернувши в першу чергу увагу на їх загальну кількість і комплектність. Якщо, наприклад, в надійшов заяві зазначено «Довідка додається», треба обов'язково перевірити її наявність.
Потім слід вникнути в суть справи, щоб визначити свою компетентність у вирішенні даного питання. Якщо виникнуть будь-які сумніви, необхідно звернутися до особи, яка видала для роботи документи. Якщо документи надійшли комплектні, їх слід зареєструвати.
Якщо співробітник, у якого знаходяться документи, йде у відпустку, їде у відрядження або звільняється, що знаходяться у нього документи він передає за вказівкою керівника іншого співробітника. При цьому, як правило, складається акт здачі-прийому документів.
З документами слід звертатися дбайливо і акуратно. Не слід на них робити написи або позначки, водити олівцем, підкреслювати окремі місця, ставити знаки питання. Записи, позначки роблять на окремих аркушах, які прийнято називати розробками.
При складанні документа можна перегинати тільки за наявними складками. Нові складки прискорюють знос паперу.
Не слід кілька разів підшивати документ, так як це може пошкодити його, викликати розрив паперу. Для роботи з документом, які прийшли у ветхість, можна використовувати целофановий конверт, через який можна читати його.
Якщо документ помилково порваний, то його необхідно відновити. Розірваний документ зручніше відновлювати з країв, зокрема, з верхніх кутів. Спочатку збирають зовнішню рамку документа, а інші клаптики розкладають по контурах розривів, підбирають по тексту і т.п. Доцільно зібрані клаптики спочатку скласти і після того, як стане ясно, що документ можна відновити, акуратно наклеїти на папір.
Обробка відправленої кореспонденції в експедиції включає її сортування, адресування, фальцювання і вкладення в конверти, заклеювання, визначення та проставлення вартості відправлення, складання списку на замовну пошту і здачу її у відділення зв'язку.
На всіх документах вказують номер і дату їхнього відправлення. При підготовці до відправки документи в обов'язковому порядку перевіряють за наступною схемою:
1. Наявність і правильність адреси;
2. Наявність номера і дати листа;
3. Наявність посилань на номер і дату запиту у відведених листах;
4. Наявність додатків;
5. Правильність оформлення додатків;
6. Наявність у документах підписів керівників підприємства;
7. Наявність віз виконавців на копіях (відбитках);
8. Наявність печаток (якщо вони потрібні);
9. Завірені чи копії.
При виявленні помилок в оформленні документ повертають для виправлення.
Вихідний номер складається з індексу, присвоєного структурної частини, і номера справи, в яке буде підшита копія документа. На документі вказують, яким способом він повинен бути відправлений (замовлене, цінне, авіа тощо). На конверті обов'язково вказують адресу відправника. Це необхідно на той випадок, якщо лист повернеться.
Для запобігання відправляється документа від псування при вкладенні його в конверт і заклеювання рекомендується разом з ним вкладати картонну прокладку. При відправки документів, наприклад, для огляду або візування з наступним поверненням на них ставиться штамп «Підлягає поверненню».
Якщо кореспонденцію відправляють з кур'єром, то її вручають адресатові під розписку в розносної книзі наступної форми:
При надсиланні документів різницеву книгу заповнює секретар. Одержувач розписується в цій книзі і ставить час отримання.
При відправці вихідної кореспонденції поштою відправник складає її реєстр за формою № 103, встановленою Міністерством зв'язку РФ.
Реєстр складається у двох примірниках. Перший примірник залишається на пошті, а другий підшивається до справи підприємства. Для контролю за відсиланням документів простий поштою також складається реєстр, аналогічний вказаному вище.
Конверти з документами, маса яких перевищує 20 г, зважують для визначення вартості їх пересилання. Після зважування на них наклеюють марки. В один реєстр не можна включати більше 50 відправлень.
Відправлення документа телеграфом допускається лише в тих випадках, коли пересилання його поштою не дозволить оперативно вирішити питання.
Відправка вихідних телеграм в рахунок внесених органам зв'язку авансів проводиться за описом.
Кожному працівнику експедиції представляється для роботи місце відповідно до профілю виконуваної роботи.
Робочі місця виконавців суміжної роботи по можливості слід розташовувати близько один до одного. У кожного працівника повинні бути: чорнильні прилади (краще кулькові ручки), папки, олівці, лінійки, писальний і копіювальний папір, дироколи і т.п.
У робочих приміщеннях необхідно дотримуватись відповідних санітарно-гігієнічні умови. Оскільки ця робота вимагає напруги зору і внутрішнього зосередження. Працівникам доводиться мати справу з великою кількістю документації, тому їхні столи повинні бути великими і місткими.
Прийом і первинна обробка кореспонденцію, що надходить в організацію здійснюється в централізованому порядку експедицією або спеціально виділеним працівником. Під первісною обробкою треба розуміти перевірку правильності доставки і цілісності вкладень.
Помилково доставлена кореспонденція пересилається за призначенням. Усі конверти, виключаючи особисту кореспонденцію та листи на адресу громадських організацій, розкриваються. При цьому щоразу слід перевіряти цілісність конвертів та наявність вкладених у них документів.
При виявленні пошкоджень конверта, відсутності документів необхідно повідомити про це відправника. Що стосується конвертів, то їх, як правило, знищують. Однак якщо на підставі конверта можна перевірити дату відсилання та отримання, а також місце відсилання та отримання або адреса відправника, їх зберігають.
На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний штамп:
| (Найменування установи) _____________________________ (Дата) _____________________________ (Індекс) |
Передача документів на розгляд або виконання провадиться залежно від змісту і важливості документа і відповідно до функцій і компетенцією підрозділів чи посадових осіб.
У всіх випадках керівництву організації передають документи урядових і вищих адміністративних органів, а також інші найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації.
В екстрених випадках дозволяється документи, що підлягають розгляду керівництвом організації, передавати виконавцям, але з обов'язковим подальшим доповіддю про них керівнику.
Документи повинні бути передані керівництву або виконавців у день їх надходження. Результати розгляду документів відображаються в резолюціях, які повинні містити ясне й вичерпне вказівку про порядок і характер виконання документів. Як правило, на документі не повинно бути більше однієї резолюції.
Розгляд документів має виробляється в найкоротший термін за загальним правилом: у день надходження документів.
Документи, які виконуються декількома підрозділами, передаються їм по черзі або розмножуються і передаються їм одночасно в копіях.
Відповідальним за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першим. Відповідальний виконавець наділяється правом скликання співвиконавців. Разом з тим співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.
Виконані документи передаються для підшивки в справу в ті структурні підрозділи або тим працівникам, які виробляють формування справ з конкретних питань.
Зареєстровані документи передають для виконання конкретному працівникові підприємства. Він несе повну відповідальність за документи з моменту отримання і аж до його вибуття. Як правило, у працівника на руках одразу виявляється кілька документів, тому слід використовувати папку з роздільниками. Працівникові необхідно твердо засвоїти, що всі документи повинні зберігатися в папках; зберігання їх на столах, а також у незамкнених ящиках столів забороняється.
Під час роботи з папок слід виймати тільки той документ, з яким у даній момент буде знайомитися працівник. Якщо документ більше не потрібний, його слід вкласти в папку. Після закінчення робочого часу або у випадку виходу з кімнати працівник зобов'язаний прибрати всі документи в шухляду столу і закрити його.
Знайомити з вмістом документа можна тільки тих осіб, які мають до нього відношення. Відразу ж після отримання документів з ними слід ознайомитися, звернувши в першу чергу увагу на їх загальну кількість і комплектність. Якщо, наприклад, в надійшов заяві зазначено «Довідка додається», треба обов'язково перевірити її наявність.
Потім слід вникнути в суть справи, щоб визначити свою компетентність у вирішенні даного питання. Якщо виникнуть будь-які сумніви, необхідно звернутися до особи, яка видала для роботи документи. Якщо документи надійшли комплектні, їх слід зареєструвати.
Якщо співробітник, у якого знаходяться документи, йде у відпустку, їде у відрядження або звільняється, що знаходяться у нього документи він передає за вказівкою керівника іншого співробітника. При цьому, як правило, складається акт здачі-прийому документів.
З документами слід звертатися дбайливо і акуратно. Не слід на них робити написи або позначки, водити олівцем, підкреслювати окремі місця, ставити знаки питання. Записи, позначки роблять на окремих аркушах, які прийнято називати розробками.
При складанні документа можна перегинати тільки за наявними складками. Нові складки прискорюють знос паперу.
Не слід кілька разів підшивати документ, так як це може пошкодити його, викликати розрив паперу. Для роботи з документом, які прийшли у ветхість, можна використовувати целофановий конверт, через який можна читати його.
Якщо документ помилково порваний, то його необхідно відновити. Розірваний документ зручніше відновлювати з країв, зокрема, з верхніх кутів. Спочатку збирають зовнішню рамку документа, а інші клаптики розкладають по контурах розривів, підбирають по тексту і т.п. Доцільно зібрані клаптики спочатку скласти і після того, як стане ясно, що документ можна відновити, акуратно наклеїти на папір.
Обробка відправленої кореспонденції в експедиції включає її сортування, адресування, фальцювання і вкладення в конверти, заклеювання, визначення та проставлення вартості відправлення, складання списку на замовну пошту і здачу її у відділення зв'язку.
На всіх документах вказують номер і дату їхнього відправлення. При підготовці до відправки документи в обов'язковому порядку перевіряють за наступною схемою:
1. Наявність і правильність адреси;
2. Наявність номера і дати листа;
3. Наявність посилань на номер і дату запиту у відведених листах;
4. Наявність додатків;
5. Правильність оформлення додатків;
6. Наявність у документах підписів керівників підприємства;
7. Наявність віз виконавців на копіях (відбитках);
8. Наявність печаток (якщо вони потрібні);
9. Завірені чи копії.
При виявленні помилок в оформленні документ повертають для виправлення.
Вихідний номер складається з індексу, присвоєного структурної частини, і номера справи, в яке буде підшита копія документа. На документі вказують, яким способом він повинен бути відправлений (замовлене, цінне, авіа тощо). На конверті обов'язково вказують адресу відправника. Це необхідно на той випадок, якщо лист повернеться.
Для запобігання відправляється документа від псування при вкладенні його в конверт і заклеювання рекомендується разом з ним вкладати картонну прокладку. При відправки документів, наприклад, для огляду або візування з наступним поверненням на них ставиться штамп «Підлягає поверненню».
Якщо кореспонденцію відправляють з кур'єром, то її вручають адресатові під розписку в розносної книзі наступної форми:
| № п / п | Дата відправлення | Кому адресовано | Найменування документа і його вихідний номер | Розписка про одержання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| РЕЄСТР поштових відправлень, підданих на пошту У поштове поділ ______________________________________ Від Отправитель_____________________________________________ (Найменування, адреса)
(Загальна кількість відправлень) (сума зборів) (Підпис працівника підприємства, який зробив поштове відправлення) Друк (Підпис працівника пошти) (календарний штемпель місця прийому) |
При відправці вихідної кореспонденції поштою відправник складає її реєстр за формою № 103, встановленою Міністерством зв'язку РФ.
Реєстр складається у двох примірниках. Перший примірник залишається на пошті, а другий підшивається до справи підприємства. Для контролю за відсиланням документів простий поштою також складається реєстр, аналогічний вказаному вище.
Конверти з документами, маса яких перевищує 20 г, зважують для визначення вартості їх пересилання. Після зважування на них наклеюють марки. В один реєстр не можна включати більше 50 відправлень.
Відправлення документа телеграфом допускається лише в тих випадках, коли пересилання його поштою не дозволить оперативно вирішити питання.
Відправка вихідних телеграм в рахунок внесених органам зв'язку авансів проводиться за описом.
Кожному працівнику експедиції представляється для роботи місце відповідно до профілю виконуваної роботи.
Робочі місця виконавців суміжної роботи по можливості слід розташовувати близько один до одного. У кожного працівника повинні бути: чорнильні прилади (краще кулькові ручки), папки, олівці, лінійки, писальний і копіювальний папір, дироколи і т.п.
У робочих приміщеннях необхідно дотримуватись відповідних санітарно-гігієнічні умови. Оскільки ця робота вимагає напруги зору і внутрішнього зосередження. Працівникам доводиться мати справу з великою кількістю документації, тому їхні столи повинні бути великими і місткими.