зміст
введення ................................................. .................................................. 3
Глава 1. різновиди наказів по особовому складу ... 8
1.1 Уніфіковані форми наказів по особовому складу .................... 10
1.2 Види наказів з особового складу ............................................ ......... 12
Глава 2. підготовка та оформлення проекту наказу ......... 15
2.1 Етапи підготовки проекту наказу ............................................. .......... 15
2.2 Правила оформлення проекту наказу по особовому складу ............... 19
Глава 3. Порядок реєстрації та зберігання наказів .......... 31
3.1 Системи реєстрації наказів .............................................. ................ 31
3.2 Порядок зберігання наказів .............................................. .................... 35
висновок ................................................. ............................................ 38
список джерел та літератури .............................................. 39
додаток
введення
Вся управлінська діяльність будь-якої організації обов'язково документується. Але особливо строго слід підходити до документування трудових правовідносин. Правильність складання та оформлення кадрової документації, безпосередньо впливає на її юридичну силу, стосується кожного громадянина особисто.
Саме тому, актуальність даної теми в тому, що документи з особового складу є найбільш важливими документами і вимагають особливої ретельності і акуратності при оформленні, веденні та забезпеченні схоронності протягом тривалого терміну. Внаслідок цього, складання та оформлення наказів з особового складу, організація роботи з ними регламентовані законодавчими та нормативно-методичними актами, знання і виконання яких є обов'язковими для кожного, що має справу з документами.
При написанні даної роботи використовувалася наступна література.
У книзі «Кадрове діловодство» Кузнєцової Т.В. і Кузнєцова С.Л. розглянута сучасна організація роботи з документами в службі кадрів. Весь процес роботи з документами розглядається з моменту їх створення до здачі справ в державні архіви з особового складу [1].
У книзі «Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів »під ред. В.А. Кудряева висвітлені всі питання грамотної та ефективної організації сучасного діловодства. Докладно розглянуті особливості підготовки, оформлення та ведення усіх видів внутрішніх документів, у тому числі кадрової документації [2].
У Верхівцеве А.В. у книзі «Діловодство в кадровій службі» розглянуті основи організації діловодства в кадровій службі, склад кадрової документації, види робіт і нормативи чисельності працівників, порядок заповнення типових форм, оцінка діяльності кадрів [3].
У навчально-методичному комплексі Панфілової Т.А. і Кондратьєвої Т.М. «Документознавство та діловодство» розглянуто поняття документа, його властивості, класифікація. Визначено структуру документа та вимоги до його оформлення. Розглянуто системи документації і правила оформлення управлінських документів. А також організація роботи з документами, номенклатура справ, формування і поточне зберігання справ, підготовка і передача справ в архів [4].
Чуковенков А.Ю. і Янкова В.Ф. в книзі «Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003« Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »розкривають положення стандарту, дають додаткову нормативну і довідкову інформацію, наведені зразки бланків і приклади оформлення документів [5].
Питання оформлення, реєстрації і зберігання розпорядчих документів в кадровій діяльності також розглянуті в статтях Красавіна А.С. «Накази з кадрів в організації» у журналі «Секретар-референт» [6], пшенкой А.В. «Розпорядча документація по особовому складу» у журналі «Довідник кадровика» [7] і Кузнєцова С.Л. «Сучасні технології реєстрації документів» у журналі «Секретарська справа» [8].
Мета курсової роботи - розглянути процес проектування, оформлення, реєстрації і зберігання наказу в кадровому діловодстві.
Завдання курсової роботи:
1) розглянути види та форми наказів по особовому складу;
2) виявити етапи підготовки проекту наказу та описати процедуру оформлення різних наказів по особовому складу;
3) описати системи реєстрації наказів і порядок їх зберігання.
Для правильного ведення кадрової документації необхідно добре знати і постійно керуватися законодавчо-правовими актами про працю.
Перш за все, це Трудовий кодекс Російської Федерації із змінами, внесеними Федеральним законом від 30 червня 2006 р . № 102-ФЗ. У Трудовому кодексі відображені процеси документування трудових правовідносин, визначені випадки та порядок складання документів [9]. Тому, оформляючи трудові правовідносини шляхом складання кадрових документів, необхідно, перш за все, звертатися до відповідних статей Трудового кодексу.
Однак, відповідно до Трудового кодексу, організація при встановленні трудових правовідносин спирається не тільки на статті самого Трудового кодексу, але і на інші федеральні закони, в яких порушено питання праці, укази Президента, закони та інші нормативні правові акти суб'єктів федерації, на території якого вона знаходиться, акти органів місцевого самоврядування, що містять норми трудового права.
Основоположним актом у роботі з документами є Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27 липня
До пакету нормативно-методичних документів з діловодства слід віднести «Альбом уніфікованих форм первинних облікових документів з обліку праці та її оплати», затверджений 05.01.2004г., Де оформлення основних кадрових документів уніфіковано [11].
Загальні правила складання та оформлення документів закріплені в ГОСТ Р 6.30-2003 на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації з вимогами до оформлення документів. Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи, включені в ОКУД (клас 0200000) [12].
2000 р ., І кадрова документація представлена в ньому досить повно.
Між тим, в даний час немає державного органу управління, який взяв на себе повну відповідальність за склад, порядок ведення та зберігання всього комплексу документів, необхідних для оформлення кадрових питань. Хоча багато хто з форм документів виникли в реальній практиці багато років тому, немає і єдиної повноцінної по складу загальноросійської уніфікованої системи документів з особового складу.
Глава 1. різновиди наказів
з особового складу
Основу документації з особового складу становлять розпорядчі документи, в яких фіксуються правові відносини працівників і роботодавця
Розпорядчі документи - це документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань діяльності організації. Ці документи регулюють і координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань.
Відповідно до чинного законодавства та компетенцією органи управління видають такі розпорядчі документи:
- Накази;
- Інструкції;
- Вказівки;
- Рішення;
- Постанови;
- Розпорядження.
Наказ - правовий акт, що видається керівниками міністерств, відомств, відділів, організацій, установ, об'єднань, підприємств, що діють на основі єдиноначальності.
Накази поділяються на дві групи:
- Накази з основної (виробничої) діяльності;
- Накази з особового складу (персоналу) організації.
У своїй роботі я більш детально розгляну накази по особовому складу.
У комплекс розпорядчої документації з особового складу входить набір різних за призначенням наказів (розпоряджень), призначених для юридичного оформлення укладеного договору громадянина з установою, організацією або фірмою.
Всю документацію в цілому по особовому складу можна класифікувати на чотири групи в логічному порядку - по етапах трудового циклу працівника:
- Документація, пов'язана з комплектуванням персоналу організації;
- Документація, пов'язана з процесом руху персоналу в період роботи в організації;
- Документація, пов'язана зі ставленням працівника до трудового процесу;
- Документація, пов'язана з припиненням трудових відносин працівника з організацією, тобто зі звільненням.
Видання наказів з особового складу обов'язково:
- При призначенні працівників на посаду (навіть за наявності контракту);
- Звільнення з посади та переміщення по службі;
- При винесенні заохочень і накладення дисциплінарних стягнень;
- При введенні єдиних і типових норм виробітку (обслуговування), тарифно-кваліфікаційних довідників, єдиних тарифних сіток, затвердження систем оплати праці працівників;
- У випадках преміювання працівників та виплати одноразових грошових винагород;
- На придбання і підвищення кваліфікації, присвоєння розрядів, класності;
- При наданні позачергової відпустки;
- Зміну прізвища та в інших випадках.
Накази служать єдиною підставою внесення відповідних записів до трудових книжок, облікові та інші документи.
1.1 Уніфіковані форми наказів по особовому складу
Комплекс первинних облікових документів з особового складу в даний час уніфікований і приводиться в альбомі уніфікованих форм документів, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р . № 1.
Первинна облікова документація з особового складу підрозділяється на дві групи документів:
- З обліку кадрів;
- З обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці.
Уніфіковані форми первинної облікової документації поширюються на юридичні особи всіх організаційно-правових форм та форм власності.
Перелік форм наказів по особовому складу:
- Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу (форма № Т-1, індивідуальна);
- Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу (форма № Т-1а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу (форма № Т-5);
- Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу (форма № Т-5а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (форма № Т-6);
- Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам (форма № Т-6а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № Т-8);
- Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівниками (форма № Т-8а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9);
- Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження (форма № Т-9а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про заохочення працівника (форма № Т-11);
- Наказ (розпорядження) про заохочення працівників (форма № Т-11а, зведена) [15].
У той же час ніким не розроблені уніфіковані форми розпорядчих документів про встановлення неповного робочого тижня, про відкликання з відпустки, про тимчасове виконання обов'язків, про винесення стягнень і ін Ймовірно, позначилося те, що подібні документи не є підставою для внесення записів у трудову книжку , обліку кадрів або виконання типових первинних фінансових операцій.
Слід мати на увазі, що розпорядчі документи, в тому числі по особовому складу, поряд з інформаційними та організаційно-правовими, є складовою частиною організаційно-розпорядчої документації (ОРД). Загальні правила її оформлення, використання фірмових бланків, розташування реквізитів та інше регламентуються державним стандартом «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ГОСТ Р 6.30-2003 ».
Виходячи з цього положення при документуванні ситуацій, для яких не розроблені уніфіковані бланки, розпорядчі документи повинні оформлятися відповідно до загальних правил оформлення організаційно-розпорядчої документації.
Всі уніфіковані форми розпорядчих документів з особового складу можуть використовуватися:
- Як зразки для формування нового документа;
- Як бланки з подальшим рукописним заповненням необхідної кількості примірників;
- В електронній формі з заповненням на екрані дисплея і наступною роздруківкою паперових примірників.
Незалежно від використовуваної технології, правильно складені і повністю оформлені проекти документів після проставлення необхідних віз і грифів погодження та підписання керівником мають однакову юридичну силу.
1.2 Види наказів з особового складу
За структурою накази по особовому складу можуть бути простими і складними [16].
Простий наказ складається з одного розпорядчого розділу (розпорядчого, наказного дії): прийняти, призначити, звільнити і т.д.
Якщо наказ стосується однієї особи, то він називається індивідуальним, якщо охоплює коло осіб - зведеним.
Об'єднання в наказі декількох розпорядчих розділів робить наказ складним. Незважаючи на широку практику складання складних наказів по особовому складу, слід враховувати, що вони не тільки не забезпечують належної оперативності ручного пошуку інформації в процесі оперативної та контрольної роботи, особливо в значних обсягах цього виду документів, але і ускладнюють використання автоматизованих систем обробки інформації.
Для забезпечення автоматизованих інформаційних кадрових систем все більш інтенсивно впроваджуються структурно прості накази з особового складу і, як правило, індивідуальні.
До кожного пункту розділу наказу (по кожній особі) у наказі даються найменування та відомості про документ, який став підставою для включення цього пункту до наказу. Наприклад:
- Особиста заява працівника;
- Контракт;
- Доповідна записка керівника структурного підрозділу (наприклад, про переведення працівника або про направлення його у відрядження);
- Акт (наприклад, про порушення трудової дисципліни);
- Лист іншої організації з проханням про переведення співробітника в їх організацію;
- Свідоцтво про шлюб, що відбиває факт зміни прізвища працівника, та інші. введення ................................................. .................................................. 3
Глава 1. різновиди наказів по особовому складу ... 8
1.1 Уніфіковані форми наказів по особовому складу .................... 10
1.2 Види наказів з особового складу ............................................ ......... 12
Глава 2. підготовка та оформлення проекту наказу ......... 15
2.1 Етапи підготовки проекту наказу ............................................. .......... 15
2.2 Правила оформлення проекту наказу по особовому складу ............... 19
Глава 3. Порядок реєстрації та зберігання наказів .......... 31
3.1 Системи реєстрації наказів .............................................. ................ 31
3.2 Порядок зберігання наказів .............................................. .................... 35
висновок ................................................. ............................................ 38
список джерел та літератури .............................................. 39
додаток
введення
Вся управлінська діяльність будь-якої організації обов'язково документується. Але особливо строго слід підходити до документування трудових правовідносин. Правильність складання та оформлення кадрової документації, безпосередньо впливає на її юридичну силу, стосується кожного громадянина особисто.
Саме тому, актуальність даної теми в тому, що документи з особового складу є найбільш важливими документами і вимагають особливої ретельності і акуратності при оформленні, веденні та забезпеченні схоронності протягом тривалого терміну. Внаслідок цього, складання та оформлення наказів з особового складу, організація роботи з ними регламентовані законодавчими та нормативно-методичними актами, знання і виконання яких є обов'язковими для кожного, що має справу з документами.
При написанні даної роботи використовувалася наступна література.
У книзі «Кадрове діловодство» Кузнєцової Т.В. і Кузнєцова С.Л. розглянута сучасна організація роботи з документами в службі кадрів. Весь процес роботи з документами розглядається з моменту їх створення до здачі справ в державні архіви з особового складу [1].
У книзі «Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів »під ред. В.А. Кудряева висвітлені всі питання грамотної та ефективної організації сучасного діловодства. Докладно розглянуті особливості підготовки, оформлення та ведення усіх видів внутрішніх документів, у тому числі кадрової документації [2].
У Верхівцеве А.В. у книзі «Діловодство в кадровій службі» розглянуті основи організації діловодства в кадровій службі, склад кадрової документації, види робіт і нормативи чисельності працівників, порядок заповнення типових форм, оцінка діяльності кадрів [3].
У навчально-методичному комплексі Панфілової Т.А. і Кондратьєвої Т.М. «Документознавство та діловодство» розглянуто поняття документа, його властивості, класифікація. Визначено структуру документа та вимоги до його оформлення. Розглянуто системи документації і правила оформлення управлінських документів. А також організація роботи з документами, номенклатура справ, формування і поточне зберігання справ, підготовка і передача справ в архів [4].
Чуковенков А.Ю. і Янкова В.Ф. в книзі «Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003« Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »розкривають положення стандарту, дають додаткову нормативну і довідкову інформацію, наведені зразки бланків і приклади оформлення документів [5].
Питання оформлення, реєстрації і зберігання розпорядчих документів в кадровій діяльності також розглянуті в статтях Красавіна А.С. «Накази з кадрів в організації» у журналі «Секретар-референт» [6], пшенкой А.В. «Розпорядча документація по особовому складу» у журналі «Довідник кадровика» [7] і Кузнєцова С.Л. «Сучасні технології реєстрації документів» у журналі «Секретарська справа» [8].
Мета курсової роботи - розглянути процес проектування, оформлення, реєстрації і зберігання наказу в кадровому діловодстві.
Завдання курсової роботи:
1) розглянути види та форми наказів по особовому складу;
2) виявити етапи підготовки проекту наказу та описати процедуру оформлення різних наказів по особовому складу;
3) описати системи реєстрації наказів і порядок їх зберігання.
Для правильного ведення кадрової документації необхідно добре знати і постійно керуватися законодавчо-правовими актами про працю.
Перш за все, це Трудовий кодекс Російської Федерації із змінами, внесеними Федеральним законом від 30 червня
Однак, відповідно до Трудового кодексу, організація при встановленні трудових правовідносин спирається не тільки на статті самого Трудового кодексу, але і на інші федеральні закони, в яких порушено питання праці, укази Президента, закони та інші нормативні правові акти суб'єктів федерації, на території якого вона знаходиться, акти органів місцевого самоврядування, що містять норми трудового права.
Основоположним актом у роботі з документами є Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27 липня 2006 р . № 149-ФЗ. Перш за все, Закон дає визначення ключових понять: інформація, інформатизація, документована інформація (документ), інформаційні процеси інформаційна система, інформаційні ресурси, інформація про громадян (персональні дані), конфіденційна інформація, засоби забезпечення автоматизованих інформаційних систем та їх технологій, власник і власник інформаційних ресурсів, користувач (споживач) інформації [10]. Уніфікація понять і закріплення їх у Законі має велике правове та практичне значення.
До пакету нормативно-методичних документів з діловодства слід віднести «Альбом уніфікованих форм первинних облікових документів з обліку праці та її оплати», затверджений 05.01.2004г., Де оформлення основних кадрових документів уніфіковано [11]. Загальні правила складання та оформлення документів закріплені в ГОСТ Р 6.30-2003 на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації з вимогами до оформлення документів. Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи, включені в ОКУД (клас 0200000) [12].
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади, але може використовуватися як зразок правильного оформлення документів і в інших організаціях [13].
Терміни зберігання документів закріплені в переліках документів із зазначенням термінів їх зберігання - типових або відомчих. Відомчі переліки розробляються зазвичай організацією, яка очолює галузь, вони враховують специфіку галузі і містять документи, не типові для інших організацій. Організації, що не мають відомчого переліку, повинні користуватися «переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання» [14]. Його затвердженоМіж тим, в даний час немає державного органу управління, який взяв на себе повну відповідальність за склад, порядок ведення та зберігання всього комплексу документів, необхідних для оформлення кадрових питань. Хоча багато хто з форм документів виникли в реальній практиці багато років тому, немає і єдиної повноцінної по складу загальноросійської уніфікованої системи документів з особового складу.
Глава 1. різновиди наказів
з особового складу
Основу документації з особового складу становлять розпорядчі документи, в яких фіксуються правові відносини працівників і роботодавця
Розпорядчі документи - це документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань діяльності організації. Ці документи регулюють і координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань.
Відповідно до чинного законодавства та компетенцією органи управління видають такі розпорядчі документи:
- Накази;
- Інструкції;
- Вказівки;
- Рішення;
- Постанови;
- Розпорядження.
Наказ - правовий акт, що видається керівниками міністерств, відомств, відділів, організацій, установ, об'єднань, підприємств, що діють на основі єдиноначальності.
Накази поділяються на дві групи:
- Накази з основної (виробничої) діяльності;
- Накази з особового складу (персоналу) організації.
У своїй роботі я більш детально розгляну накази по особовому складу.
У комплекс розпорядчої документації з особового складу входить набір різних за призначенням наказів (розпоряджень), призначених для юридичного оформлення укладеного договору громадянина з установою, організацією або фірмою.
Всю документацію в цілому по особовому складу можна класифікувати на чотири групи в логічному порядку - по етапах трудового циклу працівника:
- Документація, пов'язана з комплектуванням персоналу організації;
- Документація, пов'язана з процесом руху персоналу в період роботи в організації;
- Документація, пов'язана зі ставленням працівника до трудового процесу;
- Документація, пов'язана з припиненням трудових відносин працівника з організацією, тобто зі звільненням.
Видання наказів з особового складу обов'язково:
- При призначенні працівників на посаду (навіть за наявності контракту);
- Звільнення з посади та переміщення по службі;
- При винесенні заохочень і накладення дисциплінарних стягнень;
- При введенні єдиних і типових норм виробітку (обслуговування), тарифно-кваліфікаційних довідників, єдиних тарифних сіток, затвердження систем оплати праці працівників;
- У випадках преміювання працівників та виплати одноразових грошових винагород;
- На придбання і підвищення кваліфікації, присвоєння розрядів, класності;
- При наданні позачергової відпустки;
- Зміну прізвища та в інших випадках.
Накази служать єдиною підставою внесення відповідних записів до трудових книжок, облікові та інші документи.
1.1 Уніфіковані форми наказів по особовому складу
Комплекс первинних облікових документів з особового складу в даний час уніфікований і приводиться в альбомі уніфікованих форм документів, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 5 січня
Первинна облікова документація з особового складу підрозділяється на дві групи документів:
- З обліку кадрів;
- З обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці.
Уніфіковані форми первинної облікової документації поширюються на юридичні особи всіх організаційно-правових форм та форм власності.
Перелік форм наказів по особовому складу:
- Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу (форма № Т-1, індивідуальна);
- Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу (форма № Т-1а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу (форма № Т-5);
- Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу (форма № Т-5а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (форма № Т-6);
- Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам (форма № Т-6а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № Т-8);
- Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівниками (форма № Т-8а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9);
- Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження (форма № Т-9а, зведена);
- Наказ (розпорядження) про заохочення працівника (форма № Т-11);
- Наказ (розпорядження) про заохочення працівників (форма № Т-11а, зведена) [15].
У той же час ніким не розроблені уніфіковані форми розпорядчих документів про встановлення неповного робочого тижня, про відкликання з відпустки, про тимчасове виконання обов'язків, про винесення стягнень і ін Ймовірно, позначилося те, що подібні документи не є підставою для внесення записів у трудову книжку , обліку кадрів або виконання типових первинних фінансових операцій.
Слід мати на увазі, що розпорядчі документи, в тому числі по особовому складу, поряд з інформаційними та організаційно-правовими, є складовою частиною організаційно-розпорядчої документації (ОРД). Загальні правила її оформлення, використання фірмових бланків, розташування реквізитів та інше регламентуються державним стандартом «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ГОСТ Р 6.30-2003 ».
Виходячи з цього положення при документуванні ситуацій, для яких не розроблені уніфіковані бланки, розпорядчі документи повинні оформлятися відповідно до загальних правил оформлення організаційно-розпорядчої документації.
Всі уніфіковані форми розпорядчих документів з особового складу можуть використовуватися:
- Як зразки для формування нового документа;
- Як бланки з подальшим рукописним заповненням необхідної кількості примірників;
- В електронній формі з заповненням на екрані дисплея і наступною роздруківкою паперових примірників.
Незалежно від використовуваної технології, правильно складені і повністю оформлені проекти документів після проставлення необхідних віз і грифів погодження та підписання керівником мають однакову юридичну силу.
1.2 Види наказів з особового складу
За структурою накази по особовому складу можуть бути простими і складними [16].
Простий наказ складається з одного розпорядчого розділу (розпорядчого, наказного дії): прийняти, призначити, звільнити і т.д.
Якщо наказ стосується однієї особи, то він називається індивідуальним, якщо охоплює коло осіб - зведеним.
Об'єднання в наказі декількох розпорядчих розділів робить наказ складним. Незважаючи на широку практику складання складних наказів по особовому складу, слід враховувати, що вони не тільки не забезпечують належної оперативності ручного пошуку інформації в процесі оперативної та контрольної роботи, особливо в значних обсягах цього виду документів, але і ускладнюють використання автоматизованих систем обробки інформації.
Для забезпечення автоматизованих інформаційних кадрових систем все більш інтенсивно впроваджуються структурно прості накази з особового складу і, як правило, індивідуальні.
До кожного пункту розділу наказу (по кожній особі) у наказі даються найменування та відомості про документ, який став підставою для включення цього пункту до наказу. Наприклад:
- Особиста заява працівника;
- Контракт;
- Доповідна записка керівника структурного підрозділу (наприклад, про переведення працівника або про направлення його у відрядження);
- Акт (наприклад, про порушення трудової дисципліни);
- Лист іншої організації з проханням про переведення співробітника в їх організацію;
Нижче пункту пишеться: «Підстава: ...».
Пункти наказу по кожній прізвища нумеруються арабськими цифрами. Нижче найменування документа, що став основою для внесення цього пункту до наказу, зазначається: «З наказом ознайомлений», далі розпис особи, дата.
У пункті наказу потрібно чітко вказувати юридично цінні відомості, наприклад, строки найму працівника, термін звільнення, види і тривалість відпусток, розміри посадових окладів та ставок, або давати формулювання «з окладом згідно з чинним штатним розкладом» або «... розряду ... ЕТС».
Схематично можна вказати наступну постійну інформацію будь-якого пункту наказу:
- Розпорядча дія;
- Прізвище, ім'я, по батькові особи;
- Посада і структурний підрозділ;
- Дата вступу в силу цього пункту наказу;
- Обов'язкові умови.
При складанні складних наказів треба враховувати, що в жодному документі не повинно бути інформації з різними термінами зберігання. Слід розділити, наприклад, накази про надання відпусток, відрядження співробітників (термін зберігання 3 роки) і накази про прийом на роботу, звільнення і т.п. (Термін зберігання 75 років мінус вік).
Глава 2. підготовка та оформлення проекту наказу
2.1 Етапи підготовки проекту наказу
Процедура складання та оформлення наказу по особовому складу конкретної установи може бути описана в інструкції з діловодства або в інструкції, що встановлює порядок роботи з документами.
Процедура видання наказу по особовому складу входять такі стадії:
- Ініціювання рішення (обгрунтування необхідності видання наказу);
- Збір та аналіз інформації з питання;
- Підготовка проекту документа;
- Узгодження проекту документа;
- Доопрацювання проекту наказу по зауваженнях;
- Прийняття рішення (підписання документа);
- Доведення (ознайомлення) до виконавців.
Обгрунтування необхідності видання наказу може викладатися у доповідній записці, довідці аналітичного або інформаційного змісту, пропозиції, укладанні, акті, службовому листі. Ці документи виступають в якості ініціюючих рішення.
Проекти наказів по особовому складу складаються працівниками відділу кадрів підприємства на підставі подань керівників структурних підрозділів.
Проекти наказів з особового складу повинні складатися на основі ретельного і всебічного вивчення причин видання наказу, відповідності експонованих кандидатів та дотримання вимог законодавства про працю. Також саме формулювання наказу має відповідати чинному законодавству.
Збір та аналіз інформації для вироблення управлінського рішення (наприклад, прийом на роботу, переведення, звільнення і т.д.) передбачає збір об'єктивної, достатньої та своєчасної інформації. Для цього необхідно, перш за все, визначити джерела такої інформації. Це можуть бути:
- Законодавчі акти та нормативна документація;
- Поточна документація організації;
- Документи, що надходять з вищестоящих та підвідомчих організацій;
- Архівні документи;
- Публікації в періодичній пресі;
- Наукові матеріали та ін
Підсумком збору та аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, у процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень і після всебічної їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.
Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання наказу по особовому складу, приступають до складання його проекту.
Підготовка проекту наказу: оформлення виробленого рішення у вигляді проекту наказу здійснюється не на бланку, а на стандартному аркуші паперу формату А4 за тими ж правилами, що й остаточний документ. На верхньому полі праворуч проставляється слово "Проект". Текст документа оформляється так само, як якщо б це був остаточний варіант документа.
Особливістю наказу по особовому складу є відсутність констатуючій частині. Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина. Розпорядча дія позначається словами: прийняти, призначити, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку, відрядити, преміювати і т.д.
Узгодження проекту документа передбачає візування (якщо для видання документа достатньо внутрішнього погодження) і зовнішнє погодження (якщо необхідно провести експертизу рішення в інших організаціях).
Забезпечення якісної підготовки проектів наказів по особовому складу та їх узгодження з зацікавленими сторонами покладається на керівника відділу кадрів.
Проекти і додатки до них візуються виконавцем та керівником підрозділу, які зробили проект, керівниками підрозділів, яким у проекті передбачаються завдання та доручення, а також керівником служби ДОП та юридичної служби.
Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника (оригіналу) проекту документа в нижній його частині.
У процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження та доповнення до проекту наказу. Вони можуть бути внесені безпосередньо у представлений проект документа або оформлені на окремому аркуші як особливу думку або зауваження. В останньому випадку при візуванні на проекті документа крім підпису візує особи і дати проставляється відмітка: "Особлива думка додається" або "Зауваження додаються". Особлива думка, оформлене на окремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникам проекту для доопрацювання документа. При передачі остаточно оформленого документа керівнику на підписання всі особливі думки і зауваження повинні будуть надійти разом з документом на розгляд керівника.
Однак, якщо в процесі узгодження до проекту вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці і повторному узгодженню. При цьому необхідно пам'ятати, що повторне погодження не потрібно, якщо при доопрацюванні в проект документа внесені тільки уточнення редакційного характеру, що не змінили його змісту.
Доопрацювання проекту наказу по зауваженнях передбачає внесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточне оформлення узгодженого проекту документа на бланку і подання його керівнику на підписання.
Прийняття рішення, тобто підписання наказу керівником, - вирішальна стадія підготовки документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний документ, у якого юридичною силою.
Коло працівників, яким надається право візування проектів наказів по особовому складу, визначається керівником підприємства. За дорученням керівника підприємств накази на певну категорію працівників можуть підписувати їх заступники та керівники підрозділів, що користуються правами прийому і звільнення. За відсутності основного керівника накази підписує особа, яка виконує його обов'язки.
Скасувати або змінити наказ по особовому складу може тільки особа, що підписала цей наказ, а також керівник вищестоящої організації. При цьому зміна окремих пунктів наказу завіряється його підписом.
Доведення наказу по особовому складу до виконавців - це тиражування документа, його розсилання (у можливо стислі терміни) або передача виконавцям.
2.2 Правила оформлення проекту наказу по особовому складу
У цьому розділі ми розглянемо правила оформлення різних наказів по особовому складу.
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу оформляється на підставі укладеного трудового договору. Умови, відображені в укладеному трудовому договорі, зумовлюють зміст наказу. Відповідно до ст. 68 Трудового кодексу «Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, виданим на підставі укладеного трудового договору. Зміст наказу (розпорядження) роботодавця має відповідати умовам укладеного трудового договору »[17].
Підготовка проекту наказу (розпорядження) про прийом на роботу супроводжується оформленням таких документів (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Склад документів, оформлюваних при прийомі на роботу
Запис у трудовій книжці |
Запис в особистій картці ф.Т-2, Т-2 ГС (МС) та / або особовій справі |
Особовий рахунок по заробітній платі |
Анкета або особовий листок з обліку кадрів |
Наказ про прийом |
повідомлення |
Наказ про прийом на роботу оформляється за уніфікованою формою № Т-1 і складається на кожного знову зараховується в організацію працівника [18]. При одночасному прийомі декількох працівників, особливо на тимчасові та сезонні роботи, при розширенні підприємства і т.д. допускається складання наказу відразу на всіх прийнятих працівників за формою № Т-1а [19].
При оформленні наказу (розпорядження) про прийом на роботу зазначаються найменування структурного підрозділу, спеціальність або посада, за якими будуть виконуватися трудові обов'язки, випробувальний термін, якщо працівнику встановлюється випробування при прийомі на роботу, а також умови прийому на роботу і характер майбутньої роботи (за сумісництвом, в порядку переведення з іншої організації, для заміщення тимчасово відсутнього працівника, для виконання певної роботи та інші). Ці дані беруться з трудового договору. У наказі обов'язково повинна бути вказана дата, з якої працівник приступає до роботи.
Якщо з працівником укладений строковий трудовий договір, то в графі «Дата» уніфікованих форм № Т-1 і № Т-1а вказується дата прийому на роботу і дата, до якої укладено трудовий договір. Якщо трудовий договір укладено на невизначений термін, у клітинці «по» графи «Дата» ставиться прочерк або пишеться словами «не визначено». Якщо працівник оформляється на місце тимчасово відсутнього працівника, за яким місце зберігається відповідно до закону, ширину граф у наказі, відведених для дати, розширюють для відповідного запису.
Табельний номер, що проставляється в наказі, присвоюється працівникові до оформлення прийому на роботу і не змінюється при будь-яких його переміщеннях усередині організації аж до його звільнення.
Умови прийому на роботу (за сумісництвом, для заміщення відсутнього працівника і т.д.) і характер роботи (постійно, тимчасово, сезонно) вказується в наказі без скорочень. Розмір окладу записується в наказі у відповідності зі штатним розкладом і проставляється у вигляді чисел. У графі про надбавки також проставляються числові позначки. Якщо працівнику в трудовому договорі встановлюється випробування, то в наказі робиться відповідний запис із зазначенням тривалості випробувального терміну. Відсутність випробувального терміну у договорі означає, що працівник прийнятий без випробувань.
Проект наказу візується керівником кадрової служби, що підготувала наказ, і керівником структурного підрозділу, у якому приймається працівник. При укладенні трудового договору на посади, пов'язані з матеріальною відповідальністю, наказ обов'язково візується в бухгалтерії, а також начальником юридичного відділу (юристом).
Підписаний керівником організації наказ реєструють і оголошують працівникові (ам) під розписку у триденний термін з дня підписання трудового договору. На вимогу працівника роботодавець зобов'язаний видати йому належним чином засвідчену копію зазначеного наказу (розпорядження).
Зазвичай наказ виготовляється в одному примірнику, який залишається на зберіганні в кадровій службі. Але в тих випадках, коли локальними нормативними актами організації встановлено, що бухгалтерія приймає до обліку тільки оригінали наказів, накази по особовому складу виготовляють і підписують у двох примірниках. Для всіх інших підрозділів виготовляються копії.
На підставі наказу (розпорядження) заповнюється особова картка (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС)), у бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форма № Т-54 або № Т-54а), робиться запис у трудовій книжці [ 20].
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про прийом на роботу наводиться в Додатку 1.
Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу готується за уніфікованою формою № Т-5 для одного працівника і № Т-5а для групи працівників [21].
Переміщення (переклади) працівника в організації можуть носити різний характер: підвищення по посаді, перехід в інший структурний підрозділ, зниження, зміна виду роботи у зв'язку з підвищенням кваліфікації або захворюванням, переведення на іншу роботу вагітних жінок, жінок, які мають дітей до 1,5 років.
Перекази за характером ділять на постійні і тимчасові, а з підстав: з ініціативи працівника; з ініціативи роботодавця; з інших обставин.
У статті 72 Трудового кодексу РФ сказано: «Переклад на іншу постійну роботу в тій же організації за ініціативою роботодавця, тобто зміна трудової функції або зміна істотних умов трудового договору, а також переведення на постійну роботу в іншу організацію або іншу місцевість разом з організацією допускається тільки з письмової згоди працівника »[22].
Таким чином, обов'язково має бути особиста заява працівника з проханням про переведення. Заява повинна мати візу керівника підрозділу, звідки переходить працівник, що свідчить, що він не заперечує проти його переходу і візу керівника підрозділу, куди переходить працівник. Якщо переклад проводиться з матеріально відповідальній посаді або на матеріально відповідальну посаду, обов'язково потрібно і віза бухгалтера.
При переміщенні усередині структурного підрозділу переклад може оформлятися доповідною запискою керівника підрозділу з обгрунтуванням причини переведення.
На підставі заяви або доповідної записки складається наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Склад документів, оформлюваних
при прийомі переведення на іншу роботу
Наказ про переведення на іншу роботу |
Запис у трудовій книжці |
Запис в особистій картці ф.Т-2 і / або особовій справі |
Запис в особистому рахунку по заробітній платі |
Заява працівника про переведення на іншу роботу |
Якщо при перекладах спочатку вироблені умови трудового договору зазнають зміни, ці зміни вносяться безпосередньо в текст договору або складаються додаткові угоди в якості додатку до договору. Слід звернути увагу, що в тексті уніфікованої форми наказу є спеціальний розділ: підстава - зміна до трудового договору від ... № ...
Тимчасові переклади проводяться у разі виробничої необхідності на строк до одного місяця на роботу, яка не була обумовлена трудовим договором.
Тимчасовий переклад не потребує укладення додаткової угоди, видається лише наказ за уніфікованою формою № Т-5 або № Т-5а, в якому рядок «зміни до трудового договору» не заповнюється, а вказується той ініціативний документ, на підставі якого переклад проведений.
Підготовлений і завізований наказ підписує керівник організації або уповноважена ним особа, і працівник під розписку знайомиться з ним, ставлячи ознайомчу візу на першому примірнику наказу.
На підставі наказу про переведення робляться відповідні записи в особовій картці працівника (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС)) і особовому рахунку. Такі ж записи вносяться і на додаток до анкети в особовій справі (якщо вона ведеться). Копія наказу передається до бухгалтерії.
Зміни, то є дані про переведення на підставі наказу, обов'язково вносяться в трудову книжку не пізніше тижневого строку з дати підписання наказу. Якщо на працівника ведеться особиста справа, то всі документи, якими документується процес перекладу, поміщають у його особиста справа.
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу наводиться в Додатку 2.
Особливої уваги заслуговує такий вид тимчасового переведення, як заміщення відсутнього працівника. При цьому можливі два варіанти:
- Звільнення працівника, що заміщає тимчасово відсутнього працівника, від виконуваних ним постійно своїх функцій;
- Покладення на працівника додатково виконання обов'язків за посадою відсутнього працівника без звільнення від основних обов'язків [23].
Оформлення заміщення зі звільненням від своїх обов'язків проводиться так само, як звичайний тимчасове переведення, тобто використовується форма № Т-5. якщо ж працівник на час заміщення відсутнього працівника не звільняється від своїх обов'язків, уніфікована форма про переведення не може бути використана, і наказ розробляється службою кадрів.
Так як такі випадки в роботі будь-якої організації не поодинокі, можна розробити свою уніфіковану форму, ввівши її наказом керівника.
Складання наказу про заміщення необхідно навіть у тих випадках, якщо в посадових інструкціях працівників є розділ «Взаємозамінність». Так як на працівника будуть покладені додаткові функції, його згода обов'язково і особливо має бути обговорена оплата за заміщення.
Приклад оформлення наказу про заміщення посади наводиться в Додатку 3.
Наказ (розпорядження) про заохочення працівника готується за уніфікованою формою № Т-11, для групи працівників - № Т-11а [24].
Якщо заохочення не передбачає грошової винагороди, з тексту наказу по формі № Т-11 виключається розділ «в сумі ...». Однак, якщо види заохочень передбачаються різні, на кожного працівника видається окремий наказ по формі № Т-11 або у форму № Т-11а вносяться зміни - «вид заохочення» переноситься у вигляді додаткового стовпця. Зміни у форму треба внести наказом керівника.
Підставою для складання таких наказів служить доповідна записка (подання) керівника підрозділу. У поданні має бути пропозиція про заохочення і мотиви його винесення. Так як рішення про заохочення приймає керівник, на думку, повинна бути його резолюція, в якій часто вказується і сам вид заохочення. Проект наказу готується в кадровій службі, візується її керівником, а якщо пропонується матеріальна форма заохочення - обов'язково має бути присутня віза головного бухгалтера організації. Завізований наказ підписується керівником організації.
Працівник знайомиться з наказом, ставлячи свій розпис на першому примірнику наказу. На підставі наказу працівник кадрової служби вносить відповідні записи в особисту картку працівника - форма № Т-2 (або № Т-2 ГС (МС)) і трудову книжку. Запис у трудовій книжці про нагородження і заохочення вноситься не пізніше тижневого строку після видання наказу (розпорядження).
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про заохочення працівника наводиться в Додатку 4.
Наказ про дисциплінарне стягнення готується на основі декількох документів: доповідна записка керівника структурного підрозділу, де працює співробітник, і пояснювальна записка самого співробітника.
Так як причини стягнень різноманітні і накладення стягнення вимагає особливо ретельного обгрунтування, ці накази, як правило, не мають уніфікованої форми (за винятком випадків звільнення) і складається службою кадрів у текстовій формі.
У констатуючій частині наказу про накладення дисциплінарного стягнення (зауваження чи догани), перш за все, вказується проступок, потім час його вчинення або виявлення проступку, тому що строки накладення стягнення обмежені. У резолютивній частині наказу встановлюється вид стягнення: зауваження або догана, і основа, в якому перераховуються документи, що послужили основою для видання наказу (доповідна записка, акт, пояснювальна записка). Проект наказу має бути завізований керівником відділу, де працює працівник, залучений до відповідальності, і юристом, який перевіряє його на предмет відповідності законодавству.
Стягнення оголошуються працівнику обов'язково під розписку протягом трьох робочих днів з дня його видання. У разі відмови працівника підписати зазначений наказ (розпорядження) складається акт.
Якщо дисциплінарний проступок вчинили декілька людей одночасно і міра покарання однакова, можна скласти спільний наказ на всіх.
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про дисциплінарне стягнення наводиться в Додатку 5.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові готується на основі графіка відпусток та заяви працівника.
В організації може бути прийнято порядок, при якому співробітники не пишуть заяви на чергова щорічна відпустка, а відділ кадрів готує наказ на підставі затвердженого графіка відпусток з повідомленням працівника за два тижні про початок відпустки. Заяви про надання соціальних, позачергових відпусток і відпусток за особистими обставинами пишуться працівником обов'язково.
При оформленні наказу на відпустку конкретному працівникові використовується уніфікована форма № Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику» [25]. У тому випадку, якщо у відпустку оформляється відразу кілька працівників, складається наказ за уніфікованою формою № Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам», що характерно для періоду літніх відпусток і особливо в навчальних закладах [26].
Нова уніфікована форма наказів, затверджена 05.01.2004, відрізняється від раніше застосовуваної форми. У ній види відпусток розбиті на підпункти: а - основний і б - додатковий, із зазначенням тривалості кожного виду відпустки [27].
Накази про відпустку оголошуються працівнику під розписку. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки робляться відмітки в особовій картці, особовому рахунку і проводиться розрахунок заробітної плати, належної за відпустку, за формою № Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику» [28].
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про надання відпустки працівникові наводиться в Додатку 6.
Досить часто в зв'язку з виробничою необхідністю працівник відкликається з відпустки. Відповідно до ст. 125 Трудового кодексу відкликати працівника з відпустки можна тільки з його згоди [29]. Відкликання з відпустки оформляється наказом. Так як затверджена уніфікована форма такого наказу не передбачена, він складається у звичайній текстовій формі з використанням інформації з уніфікованої форми наказу про відпустку.
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про відкликання працівника з відпустки наводиться в Додатку 7.
Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження готується на основі службового завдання. Службове завдання підписується керівником підрозділу, в якому працює відряджаються працівник, і затверджується керівником організації або уповноваженим ним особою.
Якщо відряджається одна людина, наказ готується за уніфікованою формою № Т-9, якщо одночасно направляються кілька працівників, використовується форма № Т-9а [30].
Крім прізвища, імені та по батькові відрядженого в наказі вказується мета, час і місце відрядження (беруться із завдання) а при необхідності - джерела оплати сум витрат на відрядження та інші умови направлення у відрядження.
Після підписання наказу про відрядження виписується посвідчення про відрядження за формою № Т-10 [31].
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження наводиться в Додатку 8.
Звільнення працівника відображається в ланцюжку документів і починається найчастіше з заяви або службової записки. Однак підставою можуть бути й інші документи. Наприклад, рішення про ліквідацію юридичної особи, наказ про проведення реорганізації (скорочення штатної чисельності), рішення атестаційної комісії; акт з підтвердженням дисциплінарного проступку; акт про нещасний випадок, пояснювальна записка працівника, протокол медичного огляду, вирок суду та ін
На підставі особистої заяви, службової записки або інших документів складається проект наказу.
Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору має уніфіковану форму № Т-8 при звільненні одного працівника і № Т-8а - кількох працівників [32].
Найбільшою точності вимагає зазначення причини звільнення з роботи з посиланням на статтю Трудового кодексу. Для формулювання цього розділу наказу можна скористатися правилами ведення трудових книжок або інструкцією щодо заповнення трудових книжок, у яких встановлена загальна схема записів про звільнення. Так як запис про звільнення в трудовій книжці повинна точно відповідати тексту наказу, вимоги до формулювань в наказі і трудовій книжці єдині.
Слід враховувати, що запис про причини припинення трудового договору вноситься в точній відповідності з формулюваннями Трудового кодексу Російської Федерації або іншого федерального закону.
Всі посилання на статті та пункти Трудового кодексу Російської Федерації в наказі (а потім у трудовій книжці) наводяться без скорочень.
Наказ після підписання реєструється. Звільняється працівник знайомиться з наказом і ставить свою візу.
Копія наказу міститься у особисту справу.
На підставі наказу про припинення дії трудового договору робиться запис в особистій картці, особовому рахунку, трудовій книжці, проводиться розрахунок з працівником.
Приклад оформлення наказу (розпорядження) про припинення дії трудового договору наводиться у Додатку 9.
Глава 3. Порядок реєстрації та зберігання наказу
3.1 Системи реєстрації наказів
Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання [33].
Можна дати і більш розгорнуте визначення реєстрації як підтвердження факту створення або одержання документа шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням облікового реєстраційного номера і записом у форму основних відомостей про документ. При цьому реєстрація дозволяє створити базу даних про документи установи для подальшого контролю за строками виконання документів та довідкової роботи по ній.
Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, організація за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджений [34].
З розгорнутого визначення видно, що реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням; довідкову роботу з документами [35].
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації; надходять з вищестоящих , підвідомчих і інших організацій і приватних осіб.
Документи реєструються в організації один раз: створювані - у день підписання або затвердження, що надходять - у день надходження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер, що складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, можна доповнювати індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін При цьому порядкові номери для розпорядчих документів присвоюються у межах календарного року окремо для кожного виду документа.
Існує три форми реєстрації документів: журнальна, карткова й автоматизована.
Для досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних у Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада
- Найменування організації (автора або кореспондента);
- Найменування виду документа;
- Дата і реєстраційний номер документа;
- Дата та індекс надходження;
- Заголовок до тексту (короткий зміст документа);
- Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
- Термін виконання документа;
- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Журнальна форма реєстрації документів є історично найбільш ранній реєстраційною формою.
В даний час вона використовується тільки в тому випадку, коли облік документів виступає на перше місце, запобігаючи претензії з боку громадян і конфліктні ситуації. Наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Можна залишити журнальну систему і в тому випадку, коли надходить дуже незначна кількість документів. У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації застаріла, тому що ускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботу з ним [36].
Журнальна форма реєстрації має один істотний недолік - в журналі не можна систематизувати запису. При використанні даної реєстраційної форми доводиться заводити окремі, з власним графления журнали для реєстрації розпорядчих документів.
При картковій формі реєстрації документів створюються реєстраційно-контрольні картки на документи, які формуються в картотеки в залежності від завдань відповідно до використовуваних класифікаторів.
Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа і одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації у порівнянні з журнальною формою.
Як правило, складаються самостійні тематичні (кодифікаційні) картотеки до наказів, рішень та ін
Контрольно-довідкові картотеки діляться на дві частини: за невиконаним і сповненим документами. Перша частина картотеки служить для фіксації та пошуку відомостей про документи в процесі їх виконання і може виконувати контрольну функцію. Картки в ній можуть систематизуватися за виконавцями, структурним підрозділам, кореспондентам, строками виконання документів. У міру виконання документів картки з проставленими на них необхідними відмітками переміщуються з першої частини картотеки у відповідні розділи і рубрики другої частини. Друга частина картотеки служить для пошуку вже виконаних документів. Картки в цій частині картотеки можуть систематизуватися з питань, кореспондентам, номенклатурі справ і т.д. [37].
Форма реєстраційно-контрольної картки і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій організації і записані в інструкцію з діловодства. Можна запропонувати наступну форму реєстраційної картки на форматі А5 (148х210 мм) або А6 (105х148 мм).
Автоматизована (електронна) форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення, яке встановлюється на персональний комп'ютери (або на сервер і персональні комп'ютери, об'єднані в мережу).
При використанні автоматизованої форми реєстрації відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається в базі даних. Сукупність реквізитів і вид реєстраційно-контрольної картки в різних програмних системах можуть бути різними. Одночасно може виготовлятися один примірник реєстраційної форми в якості страхового масиву (друк реєстраційно-контрольної картки).
Автоматизована форма реєстрації в даний час широко застосовується в багатьох організаціях, тому що вона має ряд істотних переваг у порівнянні з журнальною і карткової формами реєстрації, а саме:
- Швидкий пошук документів по будь-якому реквізиту або реквізитами реєстраційно-контрольної картки;
- Автоматичне формування звітів, зведень, ведення довідково-аналітичної роботи з документами;
- Автоматичний контроль за виконанням документа;
- Можливість одночасно реєструвати документи на декількох робочих місцях;
- Можливість організації децентралізованої реєстрації документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про всі документи в одній базі і інші [38].
3.2 Порядок зберігання наказів
Усі види і форми розпорядчих документів з особового складу повинні реєструватися і зберігатися окремо від наказів з основної діяльності. У кадровій службі обов'язково повинні зберігатися перші примірники (оригінали).
Оскільки наслідки різних прийнятих кадрових рішень неоднакові в цілому для організації та її співробітників, то різна і цінність розпорядчих документів, в яких вони фіксуються.
Велика частина розпорядчих документів з особового складу відноситься до «поточним» [39]. Відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджених Росархивом 06.10.00, розпорядчі документи з особового складу та їх копії повинні зберігатися у всіх організаціях, незалежно від форм власності, але термін їх обов'язкового зберігання становить від одного до 75 років. Копії таких документів у бухгалтерії і підрозділах зберігаються такий же термін або до відпадання потреби.
У відповідності з термінами зберігання визначаються системи реєстрації та зберігання документів. Їхня реєстрація може здійснюватися на розсуд самої організації - як у загальному масиві, так і окремо по групах, наприклад: відпустки, відрядження, чергування і відгули, заохочення і т.д. так само можуть формулюватися і заголовки справ у номенклатурі справ кадрової служби, наприклад: «Накази по відпустках» і т.д.
Вибір системи реєстрації та зберігання таких наказів визначається їх кількістю в протягом року; чим більше число документів, тим доцільніше виділення самостійних реєстраційних баз даних і справ.
Справи з такими наказами можуть бути перехідними, тобто їх формування може здійснюватися кілька років (прийнято - не більше 5 років), тому що при невеликій кількості аркушів у справі щороку заводити нову справу недоцільно. Це збільшить термін зберігання частини документів, але зменшить обсяги збережених справ.
Порядок зберігання таких документів нічим не відрізняється від правил зберігання інших справ з тимчасовими (до 10 років) термінами зберігання. Документи обліковуються за номенклатурою справ за останній рік їх формування, при закритті справи уточнюються хронологічні рамки включених у справу документів і повнота розкриття їх складу в заголовку.
Завершене справу наказів по особовому складу має бути повністю оформлено в суворій відповідності з архівними правилами, єдиними і обов'язковими для всіх організацій, незалежно від форми власності.
Повне оформлення справи передбачає:
- Підшивку чи палітурку справи;
- Нумерацію аркушів у справі;
- Складання заверительной запису (листа-завірителя);
- Складання внутрішнього опису документів справи;
- Оформлення обкладинки (уточнення заголовка справи, крайніх дат наказів, включених у справу та ін.)
Документи, вміщені у справу, підшиваються на чотири протоколу в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них.
ВИСНОВОК
Відмінною особливістю наказу по особовому складу є те, що він виконує двояку роль у процедурі документування конкретного правової дії: з одного боку, наказ засвідчує, підтверджує наявність юридичного факту виникнення, зміни або припинення трудового договору, тобто цей документ є розпорядчим, правовим. З іншого боку, такий наказ реєструє цей факт, тобто виступає в ролі первинного облікового документа і породжує технологічний ланцюжок інших облікових та звітних кадрових документів.
Отже, будь-який наказ по особовому складу, як вид документа, може бути віднесений не тільки до УСОРД, але і до уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (УСПУД).
Двояка системна приналежність наказу по особовому складу має об'єктивний характер, що підкреслює не тільки особливу значущість цього виду документу для кадрової роботи, а й єдиний комплекс вимог до інформаційного змісту цього документа відповідно до призначення і сутністю зазначених систем документації.
Таким чином, складання та оформлення кадрової документації - одна з найбільш важливих сторін діяльності кадрової служби будь-якої організації, а питання документування трудових відносин повинні систематично контролюватися керівником організації з урахуванням вимог законодавства з архівної справи і нормативних документів з оформлення кадрової документації.
Список джерел та літератури
1. джерела:
1.2 Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27 липня
1.3 Постанова Держкомстату Російської Федерації від 05 січня
1.6 Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Утв. наказом М-ва культури і масових комунікацій від 8 листопада
2.1 Верховцев, А.В. Діловодство в кадровій службі / О.В. Верховцев. - М.: ИНФРА - М, 2003. - 224 с.
2.2 Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів. - 2-е вид., Перераб. і доп. / В.В. Галахов, І.К. Корнєєв та ін; під ред. І.К. В.А. Кудряева. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2005. - 456 с.
2.3 Кузнєцова, Т.В., Кузнєцов, С.Л. Кадрове діловодство / Т.В. Кузнєцова, С.Л. Кузнєцов. - М.: ТОВ «Інтел-синтез АПР», 2005. - 400 с.
2.4 Кузнєцова, Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). 4-е вид. испр. і додат. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2003. - 408 с.
2.5 Панфілова, Т.А., Кондратьєва, Т.М. Документознавство і діловодство: Навчально-методичний комплекс. - Тюмень: Видавництво ТюмГУ, 2005. - 272 с.
2.6 Печникова, А.В. Документація відділу кадрів підприємства. - М.: Асоціація авторів і видавців «ТАНДЕМ». Видавництво ЕКМОС, 2000, - 256 с.
2.7 Санкіна, Л.В. Довідник з кадрового діловодства / Л.В. Санкіна. - М.: МЦФЕР, 2003. - 368 с.
2.8 Чуковенков, А.Ю., Янкова, В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »/ А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янкова. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2005. - 216 с.
2.9 Красавін, А.С. Накази з кадрів в організації / А.С. Красавін / / Секретар-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.
2.10 Кузнєцов, С.Л. Сучасні технології реєстрації документів / С.Л. Кузнецов / / Секретарська справа. - 2007. - № 11. - С. 30-33.
2.11 пшенкой, А.В. Розпорядча документація по особовому складу / О.В. Пшенкой / / Довідник кадровика. - 2007. - № 2. - С. 83-87.
2.12 пшенкой, А.В. Розпорядча документація по особовому складу / О.В. Пшенкой / / Довідник кадровика. - 2007. - № 3. - С. 74-78.
- Швидкий пошук документів по будь-якому реквізиту або реквізитами реєстраційно-контрольної картки;
- Автоматичне формування звітів, зведень, ведення довідково-аналітичної роботи з документами;
- Автоматичний контроль за виконанням документа;
- Можливість одночасно реєструвати документи на декількох робочих місцях;
- Можливість організації децентралізованої реєстрації документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про всі документи в одній базі і інші [38].
3.2 Порядок зберігання наказів
Усі види і форми розпорядчих документів з особового складу повинні реєструватися і зберігатися окремо від наказів з основної діяльності. У кадровій службі обов'язково повинні зберігатися перші примірники (оригінали).
Оскільки наслідки різних прийнятих кадрових рішень неоднакові в цілому для організації та її співробітників, то різна і цінність розпорядчих документів, в яких вони фіксуються.
Велика частина розпорядчих документів з особового складу відноситься до «поточним» [39]. Відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджених Росархивом 06.10.00, розпорядчі документи з особового складу та їх копії повинні зберігатися у всіх організаціях, незалежно від форм власності, але термін їх обов'язкового зберігання становить від одного до 75 років. Копії таких документів у бухгалтерії і підрозділах зберігаються такий же термін або до відпадання потреби.
У відповідності з термінами зберігання визначаються системи реєстрації та зберігання документів. Їхня реєстрація може здійснюватися на розсуд самої організації - як у загальному масиві, так і окремо по групах, наприклад: відпустки, відрядження, чергування і відгули, заохочення і т.д. так само можуть формулюватися і заголовки справ у номенклатурі справ кадрової служби, наприклад: «Накази по відпустках» і т.д.
Вибір системи реєстрації та зберігання таких наказів визначається їх кількістю в протягом року; чим більше число документів, тим доцільніше виділення самостійних реєстраційних баз даних і справ.
Справи з такими наказами можуть бути перехідними, тобто їх формування може здійснюватися кілька років (прийнято - не більше 5 років), тому що при невеликій кількості аркушів у справі щороку заводити нову справу недоцільно. Це збільшить термін зберігання частини документів, але зменшить обсяги збережених справ.
Порядок зберігання таких документів нічим не відрізняється від правил зберігання інших справ з тимчасовими (до 10 років) термінами зберігання. Документи обліковуються за номенклатурою справ за останній рік їх формування, при закритті справи уточнюються хронологічні рамки включених у справу документів і повнота розкриття їх складу в заголовку.
Завершене справу наказів по особовому складу має бути повністю оформлено в суворій відповідності з архівними правилами, єдиними і обов'язковими для всіх організацій, незалежно від форми власності.
Повне оформлення справи передбачає:
- Підшивку чи палітурку справи;
- Нумерацію аркушів у справі;
- Складання заверительной запису (листа-завірителя);
- Складання внутрішнього опису документів справи;
- Оформлення обкладинки (уточнення заголовка справи, крайніх дат наказів, включених у справу та ін.)
Документи, вміщені у справу, підшиваються на чотири протоколу в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них.
ВИСНОВОК
Відмінною особливістю наказу по особовому складу є те, що він виконує двояку роль у процедурі документування конкретного правової дії: з одного боку, наказ засвідчує, підтверджує наявність юридичного факту виникнення, зміни або припинення трудового договору, тобто цей документ є розпорядчим, правовим. З іншого боку, такий наказ реєструє цей факт, тобто виступає в ролі первинного облікового документа і породжує технологічний ланцюжок інших облікових та звітних кадрових документів.
Отже, будь-який наказ по особовому складу, як вид документа, може бути віднесений не тільки до УСОРД, але і до уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (УСПУД).
Двояка системна приналежність наказу по особовому складу має об'єктивний характер, що підкреслює не тільки особливу значущість цього виду документу для кадрової роботи, а й єдиний комплекс вимог до інформаційного змісту цього документа відповідно до призначення і сутністю зазначених систем документації.
Таким чином, складання та оформлення кадрової документації - одна з найбільш важливих сторін діяльності кадрової служби будь-якої організації, а питання документування трудових відносин повинні систематично контролюватися керівником організації з урахуванням вимог законодавства з архівної справи і нормативних документів з оформлення кадрової документації.
Список джерел та літератури
1. джерела:
1.1 Трудовий кодекс Російської Федерації (на 20.11.2006). - М.: Гросс-Медіа, 2007. - 192 с.
1.2 Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27 липня 2006 р . № 149-ФЗ.
1.3 Постанова Держкомстату Російської Федерації від 05 січня 2004 р . № 01 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
1.4 ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Держстандарт Росії: Изд-во стандартів, 1998.
1.5 ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Изд-во стандартів, 2003. - 265 с.
1.6 Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Утв. наказом М-ва культури і масових комунікацій від 8 листопада 2005 р . № 5360. - М.: Федеральна архівна служба Росії, ВНИИДАД, 2002.
1.7 Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
1.8 Перелік типових управлінських документів, які виникають у діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання / сост. М.П. Жукова. - М.: Росархів, ВНИИДАД, 2002. - 152 с.
2. література:2.1 Верховцев, А.В. Діловодство в кадровій службі / О.В. Верховцев. - М.: ИНФРА - М, 2003. - 224 с.
2.2 Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів. - 2-е вид., Перераб. і доп. / В.В. Галахов, І.К. Корнєєв та ін; під ред. І.К. В.А. Кудряева. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2005. - 456 с.
2.3 Кузнєцова, Т.В., Кузнєцов, С.Л. Кадрове діловодство / Т.В. Кузнєцова, С.Л. Кузнєцов. - М.: ТОВ «Інтел-синтез АПР», 2005. - 400 с.
2.4 Кузнєцова, Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). 4-е вид. испр. і додат. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2003. - 408 с.
2.5 Панфілова, Т.А., Кондратьєва, Т.М. Документознавство і діловодство: Навчально-методичний комплекс. - Тюмень: Видавництво ТюмГУ, 2005. - 272 с.
2.6 Печникова, А.В. Документація відділу кадрів підприємства. - М.: Асоціація авторів і видавців «ТАНДЕМ». Видавництво ЕКМОС, 2000, - 256 с.
2.7 Санкіна, Л.В. Довідник з кадрового діловодства / Л.В. Санкіна. - М.: МЦФЕР, 2003. - 368 с.
2.8 Чуковенков, А.Ю., Янкова, В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »/ А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янкова. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2005. - 216 с.
2.9 Красавін, А.С. Накази з кадрів в організації / А.С. Красавін / / Секретар-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.
2.10 Кузнєцов, С.Л. Сучасні технології реєстрації документів / С.Л. Кузнецов / / Секретарська справа. - 2007. - № 11. - С. 30-33.
2.11 пшенкой, А.В. Розпорядча документація по особовому складу / О.В. Пшенкой / / Довідник кадровика. - 2007. - № 2. - С. 83-87.
2.12 пшенкой, А.В. Розпорядча документація по особовому складу / О.В. Пшенкой / / Довідник кадровика. - 2007. - № 3. - С. 74-78.
[1] Кузнєцова, Т.В., Кузнєцов, С.Л. Кадрове діловодство / Т.В. Кузнєцова, С.Л. Кузнєцов. М., 2005.
[2] Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів / під ред. В.А. Кудряева. М., 2005.
[3] Верховцев, А.В. Діловодство в кадровій службі / О.В. Верховцев. М., 2003.
[4] Панфилова, Т.А., Кондратьєва, Т.М. Документознавство і діловодство: Навчально-методичний комплекс. Тюмень, 2005.
[5] Чуковенков, А.Ю., Янкова, В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »/ О.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янкова. М., 2005.
[6] Красавін, А.С. Накази з кадрів в організації / А.С. Красавін / / Секретар-референт. 2004. № 3.
[7] пшенкой, А.В. Розпорядча документація по особовому складу / О.В. Пшенкой / / Довідник кадровика. 2007. № 2, 3.
[8] Кузнєцов, С.Л. Сучасні технології реєстрації документів / С.Л. Кузнецов / / Секретарська справа. - 2007. № 11.
[9] Трудовий кодекс Російської Федерації (на 20.11.2006). М., 2007.
[10] Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27 липня 2006 р . № 149-ФЗ.
[11] Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
[12] ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. М., 2003.
[13] Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Утв. наказом М-ва культури і масових комунікацій від 8 листопада 2005 р . № 5360. М ., 2002.
[14] Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання / сост. М.П. Жукова. М., 2002.
[15] Постанова Держкомстату Російської Федерації від 05 січня 2004 р . № 01 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
[16] Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів / під ред. В.А. Кудряева. М., 2005. С. 314.
[17] Трудовий кодекс Російської Федерації (на 20.11.2006). М., 2007.
[18] Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
[19] Там же.
[20] Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
[21] Там же.
[22] Трудовий кодекс Російської Федерації (на 20.11.2006). М., 2007.
[23] Кузнєцова, Т.В., Кузнєцов, С.Л. Кадрове діловодство / Т.В. Кузнєцова, С.Л. Кузнєцов. М., 2005. С. 71.
[24] Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці і його оплати".
[25] Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
[26] Там же.
[27] Кузнєцова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадрове діловодство / Т.В. Кузнєцова, С.Л. Кузнєцов. М., 2005. С. 86.
[28] Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
[29] Трудовий кодекс Російської Федерації (на 20.11.2006). М., 2007.
[30] Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації. Утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".
[31] Там же.
[32] Там же.
[33] ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Держстандарт Росії: Изд-во стандартів, 1998.
[34] Кузнєцова, Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). М., 2003. С. 378.
[35] Там же.
[36] Кузнєцова, Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). М., 2003. С. 386.
[37] Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів / під ред. В.А. Кудряева. М., 2005. С. 345.
[38] Кузнєцов, С.Л. Сучасні технології реєстрації документів / С.Л. Кузнецов / / Секретарська справа. 2007. № 11. С. 32.
[39] пшенкой, А.В. Розпорядча документація по особовому складу / О.В. Пшенкой / / Довідник кадровика. 2007. № 3. С. 75.