Побудова системи документообігу ТОВ НВП Марганець з використанням NauDoc

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ДИПЛОМНА РОБОТА
«ПОБУДОВА СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ ТОВ НВП« МАРГАНЕЦЬ »З ВИКОРИСТАННЯМ NAUDOC»

Введення
Ринкова економіка дозволила багатьом промисловим підприємствам сприйняти передові методи організації виробництва та ведення бізнесу.
Удосконалення системи управління підприємства в умовах інформаційної економіки відбувається на основі інформаційних технологій.
Інформаційні технології дають можливість раціонально розпоряджатися всіма видами ресурсів підприємства.
Наявні ресурси підприємства можна використовувати різними способами. Оскільки ресурси завжди обмежені, ключовим чинником успіху є прийняття правильного рішення про те, де і як слід їх зосередити для досягнення максимально ефекту. Саме надається інформаційними технологіями інформація дозволяє здійснити концентрацію ресурсів у потрібний час і в потрібному місці для вирішення головних, пріоритетних завдань підприємства.
Досягнення цілей організації здійснюється на основі поінформованості менеджерів організації про просування продукції та послуг на ринок, нових технологіях в умовах мінливої ​​ринкової ситуації.
Швидка зміна параметрів сучасної зовнішнього середовища призводить до збільшення обсягів і швидкості інформації, тому для успішного ведення бізнесу необхідно скорочувати час прийняття рішення, що неминуче призводить до збільшення у швидкості передачі і переробки інформації на базі застосування нових інформаційних технологій. Аналіз тенденцій і закономірностей розвитку інформаційних процесів у сфері бізнесу підтверджує висновок про високі темпи інформатизації, як процесів управління, так і процесів виробництва товарів і послуг.
Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на переробці даних та підготовці вихідної інформації, що передбачає наявність технології перетворення вихідних даних у результативну інформацію. Поява комп'ютерних технологій не просто змінило характер роботи дуже багатьох людей, якісно іншими стали і виробничі відносини, підвищилися кваліфікаційні вимоги, розширилося коло вирішуваних завдань і виконання обов'язків. Але суть управління залишилася колишньою: керувати - значить приводити до успіху інших. Наводити до успіху з використанням нових, прогресивних технологій.
Організовані в системи знання підвищують професійну компетентність співробітників і дозволяють здійснювати діяльність підприємства більш раціонально, цілеспрямовано і економно, а, отже, більш ефективно.
Сучасне суспільство часто називають інформаційним. Вируючий океан інформації оточує людину 24 години на добу. Інформація надходить по радіо, телебаченню, комп'ютерним мережам і по інших каналах. Індустрія інформатизації як такої, виробництво засобів обробки інформації (програмного забезпечення) і виробництво устаткування, на якому буде працювати це програмне забезпечення.
У федеральній цільовій програмі (ФЦП) «Електронна Росія (2002-2010 роки)» говориться, що розвиток і широке застосування інформаційних і комунікаційних технологій має вирішальне значення для підвищення ефективності функціонування економіки, державного управління та місцевого самоврядування. Одним з напрямків використання інформаційних та комунікаційних технологій у діяльності органів державної влади, організацій і підприємств є «розвиток системи електронного документообігу, стандартів діловодства та документообігу.
Актуальність вдосконалення традиційного документообігу обумовлюється необхідністю підвищення ефективності управлінської діяльності, прискорення руху документів в організації, зменшення трудомісткості обробки документів.
Документообіг - це рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, відправлення адресату або передачі в архів.
Традиційно організація документообігу є однією з основних функцій офісу, пов'язаної з рухом і обробкою документів, у тому числі і паперових. Але переміщення паперів визначають потоки інформації, зафіксованої на паперових носіях та необхідної при підготовці інформації для прийняття управлінських рішень, а також при впливі цих рішень на виробничі процеси. У результаті, переміщення паперів задає маршрут і операції всіх технологічних операцій, тобто організовує виробничі процеси і визначає виконання попередніх рішень.
Автоматизація документообігу будь-якої організації полягає в реалізації функцій комплексної автоматизації задач розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів.
Створена на основі перспективних інформаційних технологій автоматизована система документообігу NauDoc повинна підвищити дієвість управління за рахунок утворення єдиного документоорієнтованих інформаційного простору, що дає користувачам засоби ефективної спільної роботи з документами в будь-якому місці і в будь-який час.
Цілі і завдання дипломного проекту:
Найважливішим фактом підвищення ефективності діяльності підприємства в будь-якій галузі є поліпшення управління.
Метою дипломного проекту:
· Є вдосконалення інформаційної системи документообігу ТОВ НВП «Марганець».
Завдання дипломного проекту:
· Аналіз існуючої системи документообігу;
· Аналіз альтернативних систем документообігу;
· Вибір найкращої системи документообігу;
· Побудова проекту системи документообігу на основі обраної системи.
· Оцінка ефективності впровадження автоматизованої системи документообігу NauDoc.

1. Передпроектне обстеження підприємства
1.1 Характеристика ТОВ НВП «Марганець»
Компанія ТОВ НВП «Марганець» створена в 1992 році. Дана компанія розташовується за адресою м. Єкатеринбург, проспект Леніна 101 корпус 2, офіс 305.
Галузева приналежність ТОВ НВП «Марганець» - наука, промисловість, торгівля.
Організаційно-правова форма даного підприємства - товариство з обмеженою відповідальністю науково-виробниче підприємство. Науково - виробниче підприємство засноване юридичною особою суспільство, статутний капітал якого відповідно до установчих документів розділений на частки певних розмірів.
До джерел фінансування належать приватні, господарські договори.
Дана компанія надає послуги зі створення технологій отримання феросплавів з різних видів сировини, а також торгівля феросплавами.
У системі ринкових відносин ТОВ НВП «Марганець» займає місце посередника з'єднує продавців сировини і заводи.
Місією організації ТОВ НВП «Марганець» є розробка технологій отримання феросплавів для забезпечення громадського благополуччя, заощадження природної сировини, та розвитку металургійної галузі.
Метою організації в даний момент часу є виживання. Підприємство знаходиться стадії старіння життєвого циклу, за яким слід ліквідація або оновлення.
За роки існування компанія зарекомендувала себе, як відповідального і надійного партнера.

1.2 Організаційно-функціональна структура підприємства
Підприємство ТОВ НВП «Марганець» має лінійну структуру, на чолі організації знаходиться керівник, наділений всіма повноваженнями і зосереджують у своїх руках всі функції управління. Його рішення, що передаються по ланцюжку зверху вниз, обов'язкові для виконання нижчестоящими ланками.
Перевагами цієї структури є: єдність і чіткість розпоряджень, підвищена відповідальність керівника за результати діяльності підприємства, оперативність у прийнятті рішень, отримання виконавцями узгоджених між собою підрозділів.
Недоліками лінійної структури є: високі вимоги до керівника, який повинен мати обширні знання і досвід по всіх управлінських функцій і видів діяльності підприємства, а також перевантаження інформацією.
Маючи певне уявлення про себе самого і про свої можливості, володіючи певними намірами щодо організації, маючи певні наміри щодо організації і, нарешті, виходячи зі своїх цілей і поточних можливостей, індивід вступає у взаємодію з організацією, припускаючи зайняти в ній певне місце, виконувати певну роботу і отримувати певну винагороду.
У структурі підприємства ТОВ НВП «Марганець» можна побачити наявність послідовної взаємозалежності робіт. Така взаємозалежність з'являється в організації тоді, коли один підрозділ має закінчити свою частину роботи перш, ніж вона надійде в інше або інші підрозділи.
Оскільки в даному підприємстві немає розмежувань на підрозділи, дана взаємозалежність поширюється на співробітників підприємства (менеджер-бухгалтер).
Треба сказати, що крім послідовної взаємозалежності є ще й групова взаємозалежність.
Групова взаємозалежність є найскладнішою з існуючих, так як складається як би з багатьох пов'язаних взаємозалежностей. Дана взаємозалежність потрібна в тих випадках, коли робота характеризується високим ступенем невизначеності.
Наявність такої структури в підприємстві «Марганець» створює труднощі в діяльності підприємстві. Це пов'язано з тим, що все, що відбувається в компанії цілком залежить від генерального директора, його цілей можливостей і здібностей. Таке становище призводить до «плинності» кадрів, це пов'язано з тим, що співробітники не впливають на роботу підприємства, рішення приймає директор, і весь трудовий процес і успішність компанії залежить тільки від нього. Генеральний директор є власником компанії. Все це призводить до проблем у всьому колективі.
Якщо що-то керівник не вирішив сам, то це крім нього не зможе вирішити ніхто. Час майже не розплановано, на дійсно важливі проблеми його не залишається. Накопичуються купи непрочитаних паперів, які ніколи читати. Ніхто не знає, за що йому братися, поки директор не скаже. Відсутні посадові інструкції. Низька ефективність роботи - персонал мінімізує власні зусилля. Все це призвело підприємство до втрати конкурентних переваг, і конкурентоспроможності.
Управлінське рішення приймає генеральний директор, так, що і роботу компанії зумовлює теж він. Від його працездатності залежить успіх підприємства. А даний момент часу на підприємстві не прийнято рішення щодо виходу з кризи, не складений стратегічний план.
Генеральний директор стоїть на чолі підприємства, вирішує всі управлінські питання. У його обов'язки входить: укладення договорів з клієнтами та постачальниками, розробка технологій отримання феросплавів з різних видів сировини, написання наукових статей, публікацій, а також контроль над виконанням трудових функцій бухгалтера і менеджера. Директору необхідно під час надати бухгалтеру всю необхідну документацію для звітів у податкові органи, пенсійний фонд. Також в обов'язки генерального директора входить робота з банківськими рахунками, переказ грошових коштів. При своїй роботі генеральний директор використовує телефон, факс, персональний комп'ютер, а також необхідну оргтехніку. Його робоче місце-це зручний стіл, оснащений різними підставками для паперів, полицею під телефон, а також зручним крісло. Треба сказати, що робота директора складна, що вимагає високого ступеня відповідальності. Також великий і масштаб виконуваних завдань. Результатом роботи генерального директора вважається отриманий прибуток підприємства, успішна розробка технології.
У даній організації у керівника присутній демократичний стиль керівництва. Наявність даного стилю керівництва передбачає наявність у керівника і підлеглого почуття довіри і взаєморозуміння. Керівник веде себе як один з членів групи. Кожен співробітник може, не побоюючись вільно висловлювати свою думку. Більшість проблем обговорюється колективно. Керівник не перекладає відповідальність за прийняті рішення на підлеглих. Такий керівник не вважає негожим йти на компроміс або відмовитися від прийнятого рішення, якщо підлеглий його переконає. При здійсненні контролю він звертає особливу увагу на кінцевий результат. Така обстановка створює умови для самовираження підлеглих, у яких розвивається самостійність суджень. Це має і виховний характер, дозволяє досягати мети з малими витратами. Управління здійснюється без грубого тиску, з урахуванням здібностей людей.
В обов'язки менеджера входить виконання всіх доручень директора, що виникають вході трудового процесу. Робота менеджера масштабна, що знаходиться чимало виконуваних ним завдань. Його робота не така складна, як робота генерального директора, але вона вимагає відповідальності, і старанності. Менеджер повинен: сортувати вхідні документи (листи, договори, квитанції і т.д.), відповідати на дзвінки, інформувати клієнтів і постачальників про зміни. Також в його обов'язки входить: своєчасна відправка бухгалтерських звітів, формування накладних, прибуткових і витратних ордерів, оформлення посвідчень про відрядження, довіреностей. За необхідності менеджер працює в мережі інтернет (перевіряє електронну пошту, займається пошуком: інформації, що цікавить, нових партнерів, постачальників). Таким чином, менеджер є сполучною ланкою генерального директора з постачальниками, клієнтами, і бухгалтером. Менеджер даного підприємства чуйний, виконавчий, відповідальна людина, що цінує різноманітність в роботі, спілкування з людьми.
Бухгалтер в даній організації - приходить працівник. У міру необхідності приходить в організацію з метою збору інформації, для подальшої обробки та складання звітів. Під час роботи функціонує з менеджером, а також у міру виникнення питань з генеральним директором. Робота у бухгалтера складна і вимагає відповідального підходу до неї. Від роботи бухгалтера залежить майбутнє і сьогодення підприємства.
Функціонування в цієї організації можна розглянути на прикладі складання договору:
Генеральний директор під час переговорів із замовниками та постачальниками отримує інформацію про майбутню операцію. У неструктурованому вигляді він передає цю інформацію менеджеру, перед яким стоїть завдання складання та оформлення договору. Оскільки менеджер не в повному обсязі володіє інформацією, то без присутності генерального директора він не може сформулювати пункти договору. Не дивлячись на те, що у менеджера є заздалегідь складені шаблони договорів. Кожен договір складається індивідуально з урахуванням інтересів всіх сторін і змін умов договору. Таким чином, процес складання договору може затягнутися через відсутність директора. Такого роду затримка при складанні договору затягує процес купівлі-продажу, тим самим завдає економічної шкоди підприємству, а також іміджу підприємства. Існують також технічні умови, що не дозволяють вчасно скласти договір, такою умовою є застаріле обладнання. Коли договір складений, менеджеру необхідно надати цей договір партнерам, узгодити з ними всі пункти, тільки після цього ставляться друку і договір вважається укладеним. Після того, як умови договору виконані обома сторонами, менеджер передає всі необхідні документи бухгалтеру, для складання звітності. Мінуси такого функціонування в тому, що процес узгодження затягується.
У результаті аналізу роботи підприємства були виявлені негативні фактори, що впливають на роботу підприємства. Оточення роботи не відповідає робочій обстановці. Приміщення, в якому знаходиться підприємство, вимагає косметичного ремонту, це дозволило б надалі підвищити працездатність колективу. Також присутні фактори, що знижують працездатність, таким чинником є ​​телевізор і численні комп'ютерні ігри. На перший погляд ці предмети служать невеликим відпочинком для співробітників, але надалі такий відпочинок надовго затягує співробітників, і заважає виконанню основних обов'язків, також формує певне враження про підприємство в цілому.
Колектив ТОВ НВП «Марганець» відрізняється взаємодопомогою між працівниками, кожен намагається допомогти іншому. Від частини це є проблемою, співробітник відкладає свою роботу на потім, допомагаючи іншому співробітникові.
У результаті вивчення структури підприємства ТОВ НВП «Марганець» було виявлено те, що в даній структурі присутні недоліки. Генеральний директор не делегує повноваження на співробітників, завантажуючи себе справами, які внаслідок цього не виконуються. Необхідно посилити взаємозв'язок між співробітниками під час трудового процесу, це дозволить збільшити продуктивність виконуваних робіт.

1.3 Інформаційні потоки підприємства

Підприємство можна розглядати як інформаційний вузол, в якому сходяться зовнішні вхідні потоки інформації і циркулюють внутрішні потоки. Підприємства мають і формують свою власну внутрішню інформаційну середовище, в якому циркулюють потоки інформації. Застосування сучасних засобів обробки інформації (комп'ютерів і програмного забезпечення) дозволяє значно підвищити швидкість обробки постійно зростаючих потоків інформації. Проте слід зазначити, що головний економічний ефект застосування цих засобів полягає в підвищенні якості управління та якості основних виробничих процесів, а не прямий економії від прискорення обробки даних.
SHAPE \ * MERGEFORMAT
ФАКТОРИ Макрооточення
Виробничі
Макроекономічні
Науково - технічні
Екологічні
Соціально - культурні
Демографічні
Політичні
Правові
Макрооточення
Підприємство
Постачальники
Конкуренти
Інші контактні аудиторії
Партнери
Клієнти
Органи влади

Рис. 2. Зовнішня ділове середовище підприємства

В якості зовнішніх джерел інформації підприємства виступають держава, інформаційні центри та мережі, науково-дослідні організації, постачальники матеріалів, конкуренти, інфраструктура ринку тощо
Зовнішня ділове середовище-це сукупність економічних, політичних, інших суб'єктів, що діють за межами підприємства, і відносин між ними і підприємством (рис. 2.)
Надходить з мікрооточення підприємства інформація утворює регулярні вхідні інформаційні потоки, які підприємство використовує у своїй щоденній діяльності.
Зовнішній потік інформації визначається взаємодією підприємства з економічними і політичними суб'єктами, які діють поза ним. Сюди відноситься взаємодія підприємства з клієнтами і конкурентами, як реальними, так і потенційними.
Внутрішній потік включає в себе інформацію, що описує відносини в колективі співробітників, а також знання, породжувані у виробництві.
Надходить з макрооточення підприємства інформація також утворює вхідні інформаційні потоки, але періодичність їх надходження, як правило пов'язана з якими-небудь змінами в зовнішній діловому середовищі (наприклад, зміни в чинному законодавстві або змінами умов постачання асортименту товарів, пропонованих постачальниками).
Вихідний інформаційний потік спрямовується підприємством в зовнішнє середовище і містить інформацію про свої виробничі можливості, виробленому товарі (реклама), матеріальних, енергетичних, кадрових і інформаційних потребах і т.д.
Інформаційна система підприємства фільтрує інформаційний потік і виділяє інформацію, необхідну (релевантну) для життєдіяльності підприємства, перетворюючи її в зручну для прийняття рішень форму.
Основними завданнями підприємства з формування інформаційних потоків є:
· Формування адекватних інформаційних ресурсів для системи управління підприємством;
· Оптимізація інформаційних потоків шляхом виключення дублювання інформації;
· Ліквідація розриву між впровадженням інформаційних технологій і техніки та станом інформаційних ресурсів (їх формування і використання).
Розвиток інформаційних технологій та їх апаратно-програмного забезпечення створило умови еволюційного інформаційного насичення робочих місць в офісі. Ускладнення і посилення динаміки функціонування господарюючих об'єктів економіки викликають необхідність отримання та обробки безлічі потоків інформації з безлічі різних джерел.
Усе більш явним стає теза: втрата інформації в організації (підприємства) - втрата ефективності та управління. Тому стратегічна мета, яка ставиться при побудові інформаційної системи, полягає у створенні умов для об'єднання всіх доступних підприємству потоків інформації.
Документопотік - це процес пересування документів одного типу від джерела виникнення або пункту обробки до споживача. Документопотоки пов'язують всі підрозділи економічної системи в єдине інформаційне середовище і поділяються:
· На зовнішні, що входять в систему;
· Внутрішні, мають звернення в системі і призначені для задоволення внутрішніх інформаційних потреб;
· Вихідні, що зв'язують дану систему з іншими організаціями та підприємствами.
Оскільки документи виникають і пересуваються в системі по мірі виконання їх функцій управління, або будь-яких ділових процесів, то на кожному підприємстві створюється свій документообіг.
Паперові документи надходять з безлічі каналів документальної інформації і продовжують зберігати своє значення, перш за все як матеріальні свідки укладених угод і прийнятих рішень. Нормативна цінність паперових документів - найважливіший компонент правосуддя. Людині дуже зручно і звично працювати з паперовими документами, тому навряд чи варто очікувати повного витіснення паперових повідомлень безпаперових. Реально використовуються всі можливі канали передачі паперових повідомлень та їх комбінацій.
Якість організації документаційного забезпечення управління (ДОП) залежить від рівня організації роботи з документами забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів, тобто організації документообігу. Кожен документ (як створений в організації, так і отриманий з інших джерел) має свій регламент, за яким ведеться робота з ним на підприємстві, що становить її документообіг.
Документообіг - це рух документів з моменту їх з будівлі або отримання до завершення виконання, відправлення адреси ту або передачі в архів, тобто регламентована сукупність взаємопов'язаних операцій, виконуваних над документом у суворо встановленому порядку, на певному робочому місці, починаючи від моменту виникнення документа і закінчуючи здачею його в архів.
Розглянемо основні типи документів, що використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками. Типів документів, використовуваних у роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, з точки зору канцелярії основних видів документів буває дуже невелика кількість, а саме всього 3 види:
· Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або на строк виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
· Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад: запити у сторонні організації типу «Прошу надати довідку з цікавить питання ... в строк до ...»).
· Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Такі, як накази керівництва підприємства, внутрішні документи (правила, статут, інструкції, тощо), які породжують вихідні.
1.4 Опис існуючої інформаційної системи
Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на переробці даних та підготовці вихідної інформації, що передбачає наявність технологій перетворення вихідних даних у результативну інформацію. Поява комп'ютерних технологій не просто змінило характер роботи дуже багатьох людей, якісно іншими стали виробничі відносини, підвищилися кваліфікаційні вимоги, розширилося коло вирішуваних завдань і виконуваних обов'язків. Але суть управління залишилася колишньою: керувати - значить приводити до успіху інших. Наводити до успіху з використанням нових, прогресивних технологій.
На даний момент у ТОВ НВП «Марганець» відсутня автоматизована система реєстрації документів.
Безумовно, можна працювати без розвинутої системи управління електронними документами (Суед). Такий варіант присутній на ТОВ НВП «Марганець» і представлений на рис. 3. В якості середовища поширення документів в даному випадку використовується програма Microsoft Outlook. З її допомогою пересилаються файли з документами, ця ж сама програма використовується і для пересилання необхідних зразків документів, одержуваних шляхом сканування, копіювання первинних паперових оригіналів.
«На жаль, робота в такій структурі призводить до появи ряду проблем, пов'язаних з організацією документообігу.
1. Відсутність автоматизованих довідників. Огляду на те, що Microsoft Outlook застосовується тільки для пересилання електронних версій документів, відсутня можливість підключення будь-яких спеціалізованих довідників, що діють в єдиному полі організації.
2. Реєстрація документів проводитися вручну. Всі необхідні відомості про документи заносяться в будь-які таблиці або списки, не оброблювані автоматизованими системами.
3. Маршрутизація документів не автоматизована. Кожен документ направляється тільки за маршрутом, вибирали чергову виконавцем.
Утруднено проведення контролю зав виконанням. Навряд чи доступною операцією ставати автоматизований контроль над своєчасним виконанням документа, якщо мова йде про пересилання документа за довільним маршрутом. Нагадати про документ у даній схемі можна тільки додатковим листом, відправленим також вручну.
Модель існуючої інформаційної системи «Як є» представлена ​​у Додатку А.
  SHAPE \ * MERGEFORMAT
Керівництво
MS Outlook середовище поширення документів, електронна пошта
Зразки документів
Менеджер
Бухгалтер

Рис. 3. Схема роботи з документами без застосування Суед
На ТОВ НВП «Марганець» документи створюються за допомогою наступних програмних продуктів:
· Office Microsoft;
· 1С: Підприємство 7.7. Бухгалтерський облік;
· Бізнес Пак;
· Звіт 2002.
На підприємстві використовується операційна система Microsoft Windows 98, в даний час ця система застаріла, і не сумісна з новими програмними продуктами.
Передача документів здійснюється за допомогою наступних програмних засобів:
· Internet Explorer;
· Microsoft Outlook.
Архівація документів проводитися за допомогою таких програм як:
· Win Zip;
· Win Rar.
Доступ до системи мають наступні співробітники: генеральний директор, менеджер. Система не дозволяє налаштовувати маршрути проходження документів, можлива лише реєстрація.
1.4.1 Роль та функції учасників процесів документообігу

Учасники процесів документообігу

Учасники процесів документообігу наступні: менеджер і генеральний директор.
Менеджер:
· Проводить реєстрацію вхідних документів, призначених даному підприємству;
· Доводить до керівника підприємства вхідні документи, що вимагають накладення резолюції;
· Реєструє вихідні документи даного підприємства;
· Здійснює нагадування виконавцям документів (генеральному директору, бухгалтеру), що стоять на контролі, відповідно до списку, одержуваним тижні підприємством.
· Проводить сканування і реєстрацію вхідних документів, що надійшли на підприємство;
· Проводить реєстрацію вихідної кореспонденції за підписом генерального директора;
· Готує текст вихідного документа на виконання резолюції;
· Здійснює маршрутизацію документа під час процедури узгодження та затвердження відповідно до регламенту даних процедур;
· Здійснює контроль виконання резолюцій по документах.
· Здійснює підписання документів (наприклад - головного бухгалтера, керівників).
Генеральний директор:
· Бере участь в процесі узгодження вихідних і розпорядчих документів;
· Бере участь у процесі затвердження вихідних і розпорядчих документів.
Документи надходять на підприємство наступними шляхами:
· Факс;
· Електронна пошта;
· Кур'єри;
· Пошта (прості та рекомендовані листи);
· На електронних носіях (дискета, флеш карта).
Термін «факс» (лат. fax simile - зроби подібне) означає точне відтворення графічного оригіналу (документа, рукописи, підписи). Факсимільний апарат за допомогою факсимільного зв'язку передає або бере документальні факсимільні повідомлення.
Отримані паперові документи потім можуть піддаватися в офісі різній обробці, наприклад скануванню і копіюванню.
Копіювання здійснюється в офісах за допомогою так званих ксероксів (від лат. Xerox - сухий, антипод мокрих процесів копіювання фотографій) набуло масового характеру.
Електронна пошта використовує електронні методи підготовки, передачі та обробки отриманої кореспонденції за допомогою комп'ютерів.
Таким чином, електронна пошта є службою безпаперових поштових відносин і фактично є системою підготовки, збору, обробки, передачі документальних повідомлень по телефонних мереж та мереж передачі даних, до яких включено комп'ютери.
Прийом документів від кур'єрів і по звичайній пошті здійснюється менеджером, який передає їх генеральному директору для ознайомлення.
Потім відбувається поділ пошти на такі групи:
· Документи реєструються менеджером;
· Документи вимагають негайної відповіді;
· Відповіді на запити замовників, постачальників, звіти.
Процес прийому вступників документів (вхідні документи):
1. Документи, адресовані на адресу підприємства, при надходженні залишаються тільки на паперовому носії. Потім отримані документи сортуються і розкладаються по папках (комерційні пропозиції, договори, сертифікати, інформація і т.д.). Адресовані генеральному директору документи передаються в його розгляд.
2. Якщо ж файл отриманий в електронному вигляді, то він зберігається в папці на робочій машині співробітника (менеджера).
3. На цьому робота співробітника (менеджера) завершена.
1.4.2. Функціональні вимоги
Шаблони:
1. Система повинна автоматизувати реєстрацію документів та завдань;
2. Система повинна забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах;
3. Система повинна забезпечити здійснювати миттєвий пошук інформації;
4. Система повинна організувати довгострокове зберігання документів організації;
Доступ до системи електронного документообігу та діловодства
1. Кожен працівників підприємства при необхідності повинен мати доступ до системи електронного документообігу та діловодства у відповідності зі своїми правами.
Реєстрація документів
1. Система повинна дозволяти формувати реєстраційний номер автоматично;
2. Повинна бути передбачена можливість автоматичного попередження при спробі реєстрації одного і того ж документа вдруге. Порівняння ведеться за ознаками:
· Ім'я файлу електронного образу;
· Розмір файлу електронного образу;
· Найменування документа;
· Вихідний номер;
· Дата реєстрації як вихідного.
Пошук документів
1. Пошук повинен здійснюватися по всіх полях шаблону;
2. Повинна бути передбачена можливість послідовного накладення фільтрів пошуку.
3. За замовчуванням пошук повинен вестися за документами, що не знаходиться в архіві, проте необхідно передбачити можливість пошуку як за архівними документами, так і за всіма, наявними в базі (відповідно до прав доступу користувача).
4. Необхідно передбачити можливість швидкого пошуку документа по реєстраційному номеру в списку документів.
Маршрути проходження документів
1. Необхідно передбачити візуалізований редактор налаштування маршрутів проходження документів (workflow).
2. Адміністратор системи електронного документообігу та діловодства повинен мати можливість налаштовувати маршрути проходження документів без залучення розробника.
Існуючі обмеження
1. На даний момент не всі працівники, які беруть участь у підготовці документів, мають доступ до ІВ, це пояснюється відсутністю необхідності такого доступу у зв'язку з тим, що більшість функцій з діловодства виконує одна людина на підприємстві (менеджер) - відповідальний за діловодство. Однак створення системи електронного документообігу та діловодства передбачає залучення до процесу всіх учасників. Необхідне створення нормативного документа, що регламентує автоматизацію документообігу за допомогою системи електронного документообігу та діловодства.
2. Генеральний директор через зайнятість не завжди зможе працювати з документами в рамках системи електронного документообігу та діловодства. Проте ця проблема вирішується введенням делегування повноважень керівника менеджеру.

2. Аналіз систем документообігу
Електронний документообіг сьогодні став звичайним інструментом бізнесу, що дозволяє упорядкувати роботу з документами і налагодити проходження документів всередині приватних компаній і державних організацій.
Автоматизовані системи документаційного забезпечення управління повинні проводити обробку великих і понад великої кількості документів із здійсненням зберігання не тільки структурованих даних за документами (реквізити електронної реєстраційної картки), а й самих тел документів, підготовлених у найрізноманітніших форматах текстових процесорів різних фірм виробників.

Основні особливості електронного документообігу:

· Оперативність пошуку потрібного документа: час пошуку необхідного документа скорочується з декількох годин до декількох секунд; прискорення обміну інформацією всередині організації:
· Передача документів в електронній формі не вимагає фізичного переміщення паперів і відбувається миттєво;
· Надійний контроль за проходженням документа: система зберігає інформацію про всьому життєвому циклі документа, а також користувачів, відповідальних за даний документ;
· Зниження ризиків втрати або псування документа: оскільки користувачі працюють з електронними копіями документів, ризики втрати і псування оригіналу зводяться до мінімуму;
· Зниження ризику несанкціонованого доступу до документів: надійність і безпека зберігання електронних версій документа в порівнянні з паперовими аналогами дозволяє здійснити надійний захист і контролювати доступ до документів;
· Відсутність необхідності багаторазового копіювання та роздрукування: узгодження і підписання всіх внутрішніх документів організації не вимагає «твердих копій», що значно знижує витрати на витратні матеріали;
· Різке зниження вартості архівного зберігання електронних документів і оперативність доступу до архівної інформації: при загальній тенденції до підвищення довговічності і надійності електронних носіїв та їх стрімкому здешевленні відбувається економія, як за рахунок вартості носія, так і за рахунок площ, займаних архівом;
· Система нагадувань користувачам про видані завданнях: електронний документообіг повідомляє користувачів про наближення контрольних точок, тим самим виключаючи «забудькуватість» співробітників;
· Інструмент для оцінки завантаження та ефективності роботи персоналу: оскільки всі дії користувачів фіксуються в системі, існує можливість оцінити ступінь завантаженості кожного співробітника і його старанність;
· Накопичення корпоративних знань, прискорене навчання і взаємозамінність працівників: система єдиного сховища документів та завдань з функцією повнотекстового пошуку дозволяють оперативно вибирати документи з потрібних питань, при зміні співробітників необхідна лише коректування прав доступу.

Наслідками переходу на електронний документообіг є:

· Зменшення накладних витрат на доставку, обробку та зберігання документів;
· Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників;
· Зниження фінансових втрат, пов'язаних з несвоєчасним отриманням або втратою документів, а також витіканням комерційної інформації;
· Підвищення рівня обслуговування клієнтів;
· Зміцнення виконавської дисципліни;
· Скорочення часу адаптації нових співробітників, що особливо важливо при розширенні бізнесу.
2.1 Система ЕВФРАТ-Документообіг v. 12
Система «ЕВФРАТ-Документообіг v. 12 »дозволяє побудувати повноцінну систему управління бізнес-процесами і документами організації, а також містить весь необхідний інструментарій для успішної організації електронного документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності. Система розрахована на роботу як в рамках невеликого відділу, наприклад, канцелярії або локальної організації в цілому, так і в рамках. Система «ЕВФРАТ - Документообіг» допомагає у вирішенні наступних завдань:
· Підвищення ефективності управління бізнес-процесами за рахунок поліпшення виконавської дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань та аналізу діяльності організації;
· Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на витратні матеріали;
· Створення єдиного інформаційного простору підприємства;
· Забезпечення надійності обліку та зберігання документів;
· Організація ефективного захисту інформації.
«Http://www.evfrat.ru/about/ - 2 # 2 ЕВФРАТ - Документообіг» дозволяє:
1. автоматизувати реєстрацію документів та завдань;
2. забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах;
3. здійснювати миттєвий пошук інформації;
4. контролювати виконання робіт, ініційованих документами та завданнями;
5. проводити моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів та звітів;
6. організувати довгострокове зберігання документів організації;
7. забезпечити розмежування прав доступу співробітників до інформації.
Для забезпечення конфіденційності роботи з документами всім працівникам дають права доступу, згідно з їх посадовими обов'язками та статусом в організації.
У системі можна формувати власні ролі і вказувати їх замість конкретних виконавців, що дозволяє організувати роботу в режимі тимчасового або постійного заміщення одного співробітника іншим.
Протоколювання дій користувачів, криптографічне шифрування і застосування ЕЦП при узгодженні документів повністю виключає вірогідність несанкціонованого доступу.
Пошук документів можливий не тільки з будь-якого з полів реєстраційної картки, але і по тексту приєднаних до картки файлів.
Система «ЕВФРАТ - Документообіг» дозволяє повністю відтворити і оптимізувати процеси проходження документів і завдань в організації за рахунок гнучкого механізму проектування маршрутів. У системі підтримується паралельна (яка має декількох співвиконавців) і послідовна (виконання завдань один за одним) маршрутизація доручень та завдань. Зручна настроюється система повідомлень і нагадувань допомагає керівникам оперативно відстежувати стан робіт, співробітникам правильно організувати свою роботу, і, таким чином, поліпшити виконавську дисципліну в організації. Всі основні дії по кожному дорученням і завданням (початок роботи, прийняття до виконання, відправка звіту, зміна термінів, створення подпорученій і підзадач, особливі відмітки) фіксуються в полі «Хід виконання», що спрощує роботу контролерові, дозволяючи йому в будь-який момент часу швидко визначити, на якому етапі знаходиться виконання того чи іншого доручення.
http://www.evfrat.ru/about/ - 3 # 3 До складу системи входять наступні модулі:
· АРМ Користувача-універсальне робоче місце доступу до системи;
· АРМ Адміністратора - засіб настройки і адміністрування системи;
· Модуль «Графічний дизайнер маршрутів» - інструмент для проектування типових процесів обробки документів в організації;
· Модуль «Дизайнер форм» - засіб налаштування реєстраційно-контрольних карток;
· Модуль «Менеджер журналів і звітів» - інструмент для налаштування шаблонів звітів по діяльності організації;
· Засоби налаштування ЕЦП і протоколювання дій користувачів;
· Модуль «Поштовий клієнт» - засіб роботи з повідомленнями електронної пошти.
Додатково до системи можуть входити:
· Модуль «НТТР - сервер» - засіб доступу до документів та доручень за допомогою веб-браузера з будь-якої точки світу;
· Модуль «Архіваріус» - інструмент для автоматизації процесів списання та довготривалого зберігання документів.
2.2 Система автоматизації діловодства та електронного документообігу Система «ДЕЛО»
Система «ДІЛО», розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.
Сьогодні «ДЕЛО» використовують більше 1000 компаній, установ, організацій Росії і країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць перевищує 100 000. Шість суб'єктів Федерації реалізують програми автоматизації органів влади всіх рівнів на базі системи «ДІЛО».
«Сертифікат Найвищої Якості» ЦСЦР Держстандарту Росії, отриманий системою «ДІЛО», і багаторічний досвід фахівців ЕОС гарантують успішне впровадження системи і відсутність проблем з її подальшою експлуатацією.
Переваги:
Для керівників різних рівнів:
· Швидкий пошук документів;
· Відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого циклу;
· Ефективний контроль і звітність по виконанню резолюцій;
· Скорочення термінів підготовки та узгодження документів;
· Зручна робота над проектами документів;
· Отримання зведених звітів і журналів;
· Можливість делегування повноважень.
Для співробітників канцелярій, секретаріатів, для діловодів:
· Швидка і зручна реєстрація документів за допомогою розгорнутої системи різних довідників;
· Відстеження ходу виконання резолюцій;
· Зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах реєстраційної картки (РК) як документів, так і проектів (РКПД);
· Журнал передачі документів, внутрішні та зовнішні реєстри відправлення;
· Формування звітності.
Переваги системи «ДІЛО»:
· Масштабована і гнучка в налаштуванні, легко адаптується до специфіки документообігу в організаціях будь-якого розміру від одиниць до тисяч робочих місць.
· Забезпечує необхідний рівень конфіденційності інформації та відповідність усім нормативним вимогам, як російського діловодства, так і міжнародних стандартів (ISO 15489 «Інформація та документація-Управління документами» і ISO / IEC 17799:2000 «Інформаційні технології - Практичний посібник з управління інформаційною безпекою») .
· Забезпечує захищений електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів. Компанія «Електронні Офісні Системи» має всі необхідні сертифікати ФСБ для використання засобів захисту інформації в своїх продуктах.
· Надає можливості масового переведення паперових документів в електронний вигляд і поміщення їх в базу даних системи за допомогою опції «Потокове сканування».
· Підтримує повний цикл роботи з проектами документів, у тому числі їх маршрутизацію і версійність.
· Дозволяє працювати з документами як у локальній мережі, так і віддалено через Інтернет («Дело-WEB»).
· Має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами як компанії ЕОС, так і інших виробників програмних продуктів.
Система «ДІЛО» - тиражований «коробковий» продукт. Вона без будь-яких замовних доробок вирішує завдання автоматизації діловодства та електронного документообігу більшості організацій.

2.3 Автоматизована система документообігу і бізнес - процесів (workflow) «Інталєв: Документообіг 2005»
«Інталєв: Документообіг 2005» - автоматизована система документообігу і бізнес-процесів (workflow), яка інтегрована з обліковою системою «1С: Підприємство 8.0».
«Інталєв: Документообіг 2005» може функціонувати як самостійно, для вирішення завдань автоматизації документообігу і бізнес-процесів, так і взаємодіючи з обліковими системами на платформі «1С: Підприємство 8.0».
Переваги використання «Інталєв: Документообіг 2005» на платформі «1С: Підприємство 8.0»:
· Відсутність подвійного введення даних (дані з облікової системи можуть відразу потрапляти в контур документообігу).
· Прискорення обробки інформації, поділ та впорядкування функцій щодо введення і обробки даних в організації.
Функціонал програми дозволяє:
· Формалізувати і оптимізувати бізнес-процеси організації.
· Описати конкретну систему документообігу, налаштувавши необхідні процеси і види документів. Отримати управлінські звіти по архіву документів.
· Зберігати і структурувати інформацію, полегшити її пошук.
· Автоматизувати зберігання документів у вигляді електронного архіву. (З версіями, зображеннями оригіналів і т.п.)
· Автоматизувати постановку завдань і передачу інформації між учасниками, згідно налаштованих бізнес-процесів.
· Контролювати виконання кожного завдання, процесу. Отримувати звіт про стан завдання, документа або роботи.
· Використовувати інформацію з введених документів в обліковій системі, формувати документи (та інші об'єкти) в обліковій системі.
· Отримувати оперативну і статистичну звітність по виконанню завдань в компанії по різних розрізах: виконавці, функція, терміни виконання, документи і т.п.
Ці можливості дозволяють досягти таких результатів:
· Підвищення продуктивності праці офісних співробітників.
· Зниження витрат на обробку даних, на навчання персоналу.
· Гарантоване виконання корпоративних регламентів і правил.
· Швидка зміна розподілу функцій і схем інформаційних потоків в організації, автоматичний запуск нових правил в дію.
· Скорочення витрат на придбання і впровадження безлічі спеціалізованих програм за рахунок створення єдиного інформаційного середовища для будь-якого документообігу.
Продукт не має галузевої специфіки і може застосовуватися в організаціях різних напрямків діяльності та форм власності. «Інталєв: Документообіг 2005» містить у собі програмні налаштування, що відображають організаційну структуру підприємства, карту бізнес-процесів організації, розподіл функцій по виконавцях і схему інформаційних потоків компанії.
Всі налаштування в програмі виконуються візуально, використовуючи єдиний механізм. Таким чином, впровадженням (настройкою) можуть займатися безпосередньо предметні фахівці. Як результат:
· Скорочуються терміни та ризики впровадження у зв'язку з відсутністю етапів кодування і налагодження коду.
· Знижуються витрати на супровід системи, оскільки автоматично можна застосувати всі оновлення, випущені розробником.

2.4 Система електронного документообігу NauDoc
Призначення системи NauDoc - якісно поліпшити процес роботи з документами керівників і предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами.
Система електронного документообігу NauDoc оптимальним чином підходить для автоматизації документообігу підприємств середнього та малого бізнесу, керуючих компаній, проектних організацій, підрозділів холдингових структур, а також для вирішення конкретних завдань, що постають перед підрозділами великих компаній (забезпечення роботи з нормативною документацією у відповідність до вимог ISO 9001 : 2000, взаємодія між співробітниками і службою персоналу та ін.)
Система NauDoc відрізняється від інших систем цілим рядом переваг:
· Повноцінний web-інтерфейс, що забезпечує віддалену роботу і полегшує впровадження системи;
· Відсутність витрат на додаткові компоненти сторонніх виробників: у наших цінах вказана повна вартість всього програмного забезпечення, включаючи сервер додатків, базу даних тощо;
· Робота на більшості платформ: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD;
· Постачання з повним набором вихідних кодів;
· Значний досвід реалізованих проектів і повний спектр послуг з навчання та підтримки забезпечують успішне впровадження і якісний супровід системи.

Рекомендована конфігурація клієнтського місця

· Вимоги до апаратної платформи:
o Процесор: Pentium IV 1500 МГц;
o Оперативна пам'ять: 128 Мб;
o Жорсткий диск: 10 Гб;
· Вимоги до програмного забезпечення (ПО):
o операційна системи Windows 2000/XP
o Інтернет-браузер Internet Explorer версії 5.5 або вище;

Переваги системи NauDoc:

· Система є лідером серед російських систем, орієнтованих на автоматизацію бізнес-процесів (workflow) (за даними аналітичного огляду, проведеного журналом «Комп'ютера» у жовтні 2005 року);
· Низька вартість придбання та супроводу системи в порівнянні з аналогічними рішеннями:
o за даними довідника «Якісний аналіз автоматизованих систем документаційного забезпечення», виданого Гільдією керуючих документацією (серпень 2005 р.);
o в аналітичному звіті компанії DSS Consulting за 2005 рік програмний продукт NauDoc названий лідером серед систем документообігу з вартістю до $ 100 за робоче місце;
· Простота установки, налаштування, розгортання, оновлення та підтримки;
· Гнучкість системи, можливість повноцінної настройки під конкретні процеси організації;
· Веб-інтерфейс, що дозволяє забезпечити безпеку даних і не вимагає оновлення програмного і апаратного забезпечення;
· Кросплатформеність: працездатність системи на будь-яких операційних системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS та ін;
· Можливість інтегрувати систему NauDoc з експлуатованими системами організації;
· Можливість віддаленого адміністрування системи, що дозволяє оперативно реагувати на нештатні ситуації.

2.5 Вибір автоматизованої системи документообігу
Для успішного створення складних систем, до яких відносяться інформаційні системи рівня підприємства, недостатньо мати тільки сучасні платформи та засоби, а також методології проектування таких систем.
Тому при виборі постачальника інформаційної системи необхідно звертати увагу на його досвід у виконанні подібних проектів.
Вітчизняні розробки орієнтовані на російську систему обліку і управління, здатні швидко реагувати на постійно змінюється російське законодавство, тому фахівці-розробники можуть працювати на території замовника. Крім того, вартість вітчизняних систем може бути в кілька разів нижчі за аналогічні західних.
В останні роки все менше підприємств вибирають шлях створення власної системи з огляду на її складності, великої тривалості, трудомісткості і непередбачуваного результату.
Існуючі програмні комплекси цілком здатні задовольнити найвимогливіших користувачів. Наявність на ринку широкого спектра програмно-апаратних засобів інформатизації і великого числа компаній, дозволяє підприємству вибрати найбільш зручну для нього форму взаємодії з ринком.
Результатом ефективного впровадження системи документообігу є реальні конкурентні переваги: ​​зростання продуктивності праці, підвищення ефективності управління, збільшення відповідальності співробітників. Співробітники забезпечуються актуальною інформацією, підвищується рівень надаваних послуг. При цьому відбувається зниження внутрішніх витрат і ризиків, забезпечується безпека зберігання комерційної інформації.
З розглянутих варіантів, а також на підставі (Таблиці 1) порівняльної характеристики АС документообігу була обрана система електронного документообігу NauDoc. Функціональні вимоги, вимоги до зовнішніх взаємодій, а також вимоги з безпеки максимально повно можуть бути виконані саме при використанні даної платформи. Таблиця 1
Порівняльна характеристика АС документообігу
Параметри
Євратом - Документообіг
Система Справа
Інталев: документоборот
NauDoc
Інтегрування АС ДОП з поширеними ІС
+ / -
+
+
+
Масштабованість
+
+
+
+
Безпека
+
+
+ / -
+
Ведення архівів електронних документів
+
+
+
+
Простота освоєння і впровадження
+
+
+ / -
+
Вартість
4776
11200
90000
3000
«+» - Відповідає вимогам користувача
«+/-» - Частково відповідає вимогам користувача
Створена на основі використаних матеріалів інформаційна модель «Як повинно бути» представлена ​​у Додатку В. Особливістю впроваджуваного процесу є те, що узгодження документів на підприємстві відбувається одночасно, тобто реалізована процедура паралельного узгодження договорів, що дозволить значно скоротити тимчасові витрати в процесі узгодження.
За рахунок автоматизації документообігу за допомогою системи NauDoc підприємство має намір підвищити ефективність роботи і значно скоротити операційні витрати, шляхом підвищення оперативності виконання розпоряджень керівництва, а також зменшення збоїв, викликаних людським фактором: забудькуватість, відсутність досвіду та ін Все це в свою чергу призведе до зниження витрат і ефективності роботи підприємства.

3. Побудова системи документообігу ТОВ НВП «Марганець» з використанням системи електронного документообігу NauDoc
Функціональна модель системи NauDoc реалізована в триланкової архітектурі: клієнтську програму Web-браузер, сервер додатків і джерело даних (СКБД). У ролі сервера додатків виступає Zope, в ролі джерела даних-об'єктна база даних ZODB, як проміжної ланки між клієнтом і сервером додатків може виступати web-сервер Apache, представлена ​​у Додатку Б.
У ролі клієнтського додатку системи NauDoc (робочого місця користувача) виступає Web-браузер, через який здійснюється робота з сервером, на якому встановлена ​​система. При вході в систему запитуються ім'я та пароль користувача, після чого він отримує доступ у відповідності з посадовими повноваженнями. Серверна частина системи NauDoc забезпечує зберігання даних і обробку запитів із клієнтських місць.
NauDoc-це:
· Гнучка та функціональна платформа для автоматизації процесів невеликої компанії;
· Мінімальні фінансові ресурси для старту проекту;
· Мінімальні ризики;
· Можливість міграції існуючої бази документів на промислову платформу Naumen DMS.
Система призначена для комфортної роботи до 50 користувачів, які можуть створювати до 5 000 документів на рік. Це технологічні обмеження програмної платформи, на якій розроблено продукт.
Використання системи NauDoc якісно покращить процес роботи з документами керівників і предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами.
Призначення системи NauDoc - якісно поліпшити процес роботи з документами керівників і предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами.
Зберігання документів
· Створення документів за шаблоном у будь-якому форматі;
· Надання доступу до документів та реквізитами відповідно до павамі користувача;
· Доступність документів 24 години на добу;
· Пошук документів;
Контроль виконання документів і завдань
· Постановка завдання: співробітники, терміни, періодичність, зміст;
· Автоматичний контроль виконання;
· Аналіз результативності виконання завдань.
Автоматизація бізнес-процесів
· Опис послідовності робіт;
· Надання співробітникам інформації та робочих областей на етапах;
· Контроль та аналіз процесів;
· Прив'язка процесів до інших систем.
Функціональні блоки системи NauDoc - Це ...
· Електронне сховище документів (EDM);
· Спільна робота з документами (Collaboration);
· Управління обліковими записами (Record Management);
· Управління бізнес-процесами (BPM);
· Архівне зберігання (Archiving).
Електронне сховище документів (EDM)
Представлення документа в системі представлено у Додатку В.
Шаблони документів представлені в додаток Г.
· Документи одного типу повинні мати єдиний набір обов'язкових елементів оформлення (реквізитів), розташованих у певній послідовності. У діловодстві такий набір елементів оформлення називається формуляром. У NauDoc для нього використовується термін «шаблон оформлення»;
· Шаблон оформлення створюється і підключається до того чи іншого типу документа і після підключення шаблону в кожному новому документі цієї категорії буде присутній вказаний набір елементів оформлення;
· До одного типу документа можна підключити декілька шаблонів оформлення.
Єдине сховище документів
· Система NauDoc підтримує єдине сховище документів.
У залежності від прав, користувачі можуть отримувати доступ до окремих його папок.
Робота єдиного сховища представлена ​​у Додатку Д.
Пошук документів здійснюється наступним чином:
· Після приміщення документа в систему його можна знайти як через ієрархію зберігання документів, так і через систему пошуку;
· NauDoc виробляє повнотекстове індексування всіх документів, які додаються і до документу файлів. Можливий пошук у вкладеннях наступних форматів: doc, xls, rtf, html, txt, pdf;
· Результати пошуку виводяться користувачеві у вигляді списку з посиланнями на знайдені документи, пошук проводиться тільки за доступними користувачеві документів;
· Розширена форма пошуку дозволяє задавати складні умови пошуку;
· Результати пошуку можна зберегти для повторного використання (тим самим створити віртуальний каталог документів).
Результат пошуку документів представлений у додаток Є.
Спільна робота з документами (Collaboration)
Версії документів:
· Механізм ведення версій документа дозволяє зберігати історію всіх створених версій, вести одночасну розробку тексту документа і порівнювати створені версії. Результат спільної роботи представлений в додаток Ж.
При спільній роботі над документами часто виникає необхідність обговорити документ зі співробітниками. Для вирішення цього завдання в системі NauDoc передбачена можливість коментування документів;
Для можливості провести широку дискусію, в системі NauDoc реалізовані не тільки коментарі до документів, а й коментарі до коментарів. Фактично, за кожним документом може бути проведена дискусія, аналогічна проходять у веб-форумах. Наочно це представлено у Додатку І.
Контроль виконавської дисципліни здійснюється наступним чином:
· Контроль виконання завдань: NauDoc надає докладну інформацію про завдання, виданих користувачам (додаток Р);
· Підтримка різних типів завдань (додаток К);
· Побудова ієрархії підзавдань;
· Статистика результативності виконання;
· Доступність необхідної інформації про хід виконання завдання незалежно від виконавців;
· Система повідомлень і нагадувань про події та терміни виконання завдань.
Постановка завдання представлена ​​у Додатку Л.
Вхідне завдання представлено у Додатку М.
Здійснення постановки підзавдань представлено у Додатку М.
Деталізація підзавдань наочно представлена ​​в додаток П.
Служба захисту (Record Management)
Реєстрація документів здійснюється наступним чином (додаток У):
· Ведення журналів реєстрації;
· Автоматична реєстрація документів на певному етапі життєвого циклу;
Автоматичне привласнення номерів на основі визначених правил.
Реквізитні картка документа (додаток Ф):
· Картка являє собою набір реквізитних полів, в якій міститься службова інформація про документ;
· Список реквізитних полів визначається типом документа, тому документи різних типів можуть мати різний список полів.
Управління бізнес-процесами (BPM)
Управління маршрутизацією документів (додаток Ц)
· Життєвий цикл документів будь-якої складності, контроль версій, система статусів;
· Шаблони стандартних документів і автоматичне заповнення реквізитів;
· Гнучкі / жорсткі маршрути руху документів, обмеження прав доступу;
· Моніторинг змін статусів документів, ведення історії змін.
Автоматизація процесів
· Маршрут руху визначає послідовність передачі електронного документа між учасниками документообігу та умови, за яких відбувається передача документа;
· Для того щоб документ вступив до посадової особи, наприклад на погодження, в NauDoc по документу має бути призначено завдання, в параметрах якого посадова особа зазначено в якості відповідального користувача. У залежності від результату виконання завдання (успішно / неуспішно) документ, відповідно до маршруту руху, повинен бути переданий іншому співробітнику або повернутий особі, що відправив документ на узгодження, для доопрацювання. І в тому, і в іншому випадку призначаються завдання відповідним користувачам.
Маршрутизація документів та контроль виконання:
· Співробітники, що беруть участь в обробці документа отримують завдання по документу;
· Система повідомлень і нагадувань;
· Контроль термінів виконання завдань;
· Документ автоматично передається від одного виконавця до іншого відповідно до визначених заздалегідь правилами.
Типові процеси документообігу:
· Обробка вхідних документів;
· Підготовка і відправка вихідних документів;
· Накази, розпорядження;
· Службові записки;
· Нормативні та довідкові документи;
· Контроль виконання.
Архівне зберігання (Archiving)
Архів (додаток Ш)
· У NauDoc існує можливість архівації документів, які не використовуються користувачем протягом тривалого часу.
· Архів дозволяє зберігати невживані документи, при необхідності переглядати їх, користуватися пошуком, автоматично нагадувати власнику документа про дату перегляду актуальності документа.
Використовуючи систему NauDoc, компанія отримує можливість організувати єдине сховище документів з розмежуванням прав доступу на підставі ролей, що дозволить його співробітникам у будь-який момент часу мати доступ до всіх необхідних ним, і в найкоротші терміни знаходити всю потрібну їм інформацію. При цьому вся інформація доступна незалежно від присутності на робочому місці власника цих документів. Журнали реєстрації дозволяють реєструвати вхідні, вихідні і внутрішні документи, відстежуючи переміщення паперових копій документів між співробітниками.
Наявність у системі контролю виконавської дисципліни дозволить співробітникам призначати завдання в системі, контролювати їх виконання, відстежувати терміни виконання. Направляти на узгодження документи, а після цього розсилати їх для ознайомлення іншим користувачам системи. При цьому можливе створення та налаштування життєвого циклу певної категорії документів, що дозволить прописати типові маршрути руху документів, налаштувати автоматичну маршрутизацію і контроль доручень.
Всі ці дії здійснюються через web-інтерфейс, що дозволяє підключатися до системи з будь-якої точки світу, створивши єдиний інформаційний простір для організації, її віддалених філій і мобільних співробітників.
Переваги, які надає використання системи електронного документообігу NauDoc:

Можливість реєстрації електронних і паперових документів в системі

· Реєстрація документа в журналі реєстрації відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом.
· Для паперових документів в системі створюється спеціальна електронна картка, до картки може бути приєднана відсканована копія документа.

Прискорення пошуку документів за реквізитами та змістом

· Система NauDoc надає можливість миттєво знайти всі документи за певним реквізиту (наприклад, реєстраційним номером або короткому опису).

Спрощення роботи з організаційно-розпорядчими документами

· Користувач створює документ в системі NauDoc, за заздалегідь визначеним шаблоном. Для створення документа необхідно змінити в його реєстраційній картці значення реквізитів, вони будуть автоматично проставлені в текст документа. При необхідності, можна дозволити користувачеві змінювати текст шаблону.
· Після того, як документ створений, співробітник відправляє його в роботу певному колу осіб згідно з порядком, прийнятим в організації.
· Порядок узгодження «знає» система: вона контролює регламентні терміни на етапах, повідомляє відповідальних осіб, система також висилає повідомлення про переміщення документа з етапу на етап.
· Реєстрація документа в журналі реєстрації відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом. При цьому документу присвоюється реєстраційний номер та встановлюється дата реєстрації.

Спрощення роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією

· NauDoc налаштований як поштовий клієнт, надає можливість роботи з вхідною та вихідною документацією, як зі звичайними документами в системі.
· При обробці вхідної кореспонденції, листи приймає секретар, реєструє листи в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції, документу автоматично присвоюється реєстраційний номер. Після підготовки документ відправляється на резолюцію керівнику, згідно з порядком, прийнятим в організації. Після розгляду документ відправляється на ознайомлення або виконання співробітникам організації.
· При обробці вихідної кореспонденції, співробітник створює лист за шаблоном прийнятому в організації, відправляє його на погодження керівнику, згідно з порядком, прийнятим в організації. Після узгодження документа він автоматично відправляється секретарю. Секретар реєструє лист у Журналі реєстрації та відправляє його по електронній пошті. При цьому всі документи зберігаються в системі і доступні для пошуку.
Наслідками переходу на електронний документообіг та використання системи NauDoc є:
· Зменшення накладних витрат на доставку, обробку та зберігання документів;
· Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників;
· Зниження фінансових втрат, пов'язаних з несвоєчасним отриманням або втратою документів, а також витіканням комерційної інформації;
· Зміцнення виконавської дисципліни.
Результатом ефективного впровадження системи документообігу є реальні конкурентні переваги: ​​зростання продуктивності праці, підвищення ефективності управління, збільшення відповідальності співробітників. Співробітники забезпечуються актуальною інформацією, підвищується рівень надаваних послуг. При цьому відбувається зниження внутрішніх витрат і ризиків, забезпечується безпека зберігання комерційної інформації.

4. Оцінка ефективності впровадження системи NauDoc
Результати впровадження системи електронного документообігу:
· Підвищення ефективності управління;
· Збільшення ступеня відповідальності співробітників, у тому числі з-за популярності цілей;
· Зростання продуктивності праці;
· Співробітники забезпечуються актуальною інформацією;
· Підвищення якості та рівня наданих послуг;
· Зниження ризиків;
· Забезпечення безпеки зберігання комерційної інформації.
Економічна ефективність впровадження автоматизованих систем документаційного забезпечення управління - це кількісна вартісна оцінка ефекту від проведення заходів з автоматизації інформаційного забезпечення організації. В даний час немає єдиної методики розрахунку ефективності, тому виконаємо розрахунки, об'єднавши пропозиції автора щодо цього питання і положення, опубліковані в літературі щодо впровадження автоматизованих систем.
Ефект від впровадження АС ДОП складається з піддається і не піддається кількісним підрахунками частин:
· Прямий ефект від впровадження системи, пов'язаний з економією робочого часу співробітників і коштів на матеріали (обчислювані вигоди);
· Ефект, обумовлений тими перевагами функціонування організації, які дає автоматизована система (швидкість і якість надання послуг, скорочення часу проходження документів, підвищення якості документів, що випускаються і контролю виконавської дисципліни тощо (неісчісляемие вигоди)).
Неісчісляемие вигоди зачіпають три ключові області - швидкість надання послуг, собівартість надання послуг і якість послуг.
Швидкість надання послуг пов'язана зі своєчасністю і оперативністю прийняття рішень кінцевими користувачами у випадках, коли ситуації залежать від інформації документа. АС ДОП знижує кількість послідовних дій, потрібних для отримання необхідної інформації та її аналізу, а також забезпечує прискорене автоматизоване повернення документа на подальший розгляд.
Собівартість надання послуг пов'язана з часом, який витрачається на пошук, обробку, пересилання та зберігання документів. Автоматизована система документаційного забезпечення управління знижує кількість затримок і час очікування, пов'язане з пошуком документів по запиту. Загальні витрати знижуються також завдяки скороченню обсягу ручної праці з обробки даних та зменшення витрат на доставку документів географічно віддаленим користувачам. Використання електронних засобів для зберігання даних знижує потреби організації в додатковому просторі для збереження паперових документів.
Поняття якості послуг пов'язане з обсягом, якістю і поширеністю документів. З впровадженням АС ДОП зростає відсоток затребуваності документів, так як стає доступною користувачам їх більш широка область. Автоматизована система збільшує точність пошуку завдяки використанню класифікаторів і можливостям атрибутивного та контекстного пошуку документів. Більш висока точність при доступі до даних, що впливає на прийняття рішень, як правило, приводить до поліпшення роботи організації. Крім того, автоматизована система документаційного забезпечення управління породжує нову культуру роботи в групі. І, нарешті, автоматизована система, і потужна комп'ютерна мережа підсилює потоки інформації та усуває безліч обмежень, пов'язаних як з використанням паперу, так і з географічного віддаленістю людей.
Виконаємо розрахунок обчислюваних вигод, вважаючи, що економічний ефект впровадження автоматизованої системи документаційного забезпечення управління включає тільки вартість зекономленого робочого часу співробітників і вартість паперу, зекономленої при переході на електронний документообіг.
Складніше за все оцінити вартість заощадженого робочого часу, яка складається з наступних чинників:
· Економія часу за рахунок повторного використання документів;
· Економія часу на пошук потрібних документів за рахунок систематизації в зберіганні документів і ефективних засобів пошуку інформації;
· Прискорення бізнес-процесів за рахунок їх автоматизації, формалізації, протоколювання дій і контролю виконавської дисципліни.
Розрахунки виконуються виходячи з максимально необхідного підключення користувачів до автоматизованої системи, так як найчастіше здійснюється повномасштабна установка системи. Необхідно підкреслити, що вони будуть носити переважно апріорний характер усереднених оцінок.
Абсолютна ефективність автоматизації визначається як різниця між отриманими доходами або оцінкою цих доходів у майбутньому і витратами на автоматизацію.
Період окупності впровадження автоматизованої системи документаційного забезпечення управління (Т) розраховується за наступною формулою:
T = Р / Е, де:
(1)
Р
-
розрахункова сума витрат;
Е
-
розрахункова сума економії.
Таким чином, АС ДОП у відповідності з отриманим коефіцієнтом окупиться або за роки, або протягом часток року.
Визначимо загальні підходи до обчислення ефективності впровадження автоматизованої системи документаційного забезпечення управління організації, припустивши, що здійснюємо впровадження системи на базі промислової СУБД.
Розрахунок витрат
Впровадження АС ДОП на основі промислової СУБД містить наступні статті витрат:
1. Вартість закуповуваних клієнтських ліцензій (Рл) до СУБД (Microsoft SQL, Oracle, Sybase і т.д.) на певну кількість робочих місць.
2. Вартість однопроцесорного варіанту СУБД (Рб) з можливістю підключення необмеженої кількості клієнтських ліцензій.
3. Вартість робіт по запуску системи (Рз) дорівнює такій величині:
4.
Рз = М * W + M * W * F (N), де:
(2)
М
-
кількість місяців, необхідне для виконання робіт по запуску системи на N місць;
W
-
середня вартість 1 місяця робіт.
Рз = 2 * 0 + 2 * 0 * 0,03 = 0 руб.
F (N) - функція характеристики розміру організації, що дозволяє врахувати у видатках ускладнення завдання за рахунок величини розміру організації. Поведінка цієї функції якісно схоже на логарифм від величини N і приблизно дорівнює наступних значень: якщо N = 100, то F (N) = 0,3; якщо N = 200, то F (N) = 0,35, а якщо N> 100, то F (N) = 0,4.
5. Вартість навчання (Ро) користувачів, адміністраторів системи та персоналу, що супроводжує систему.
6. Вартість річного супроводу (Рс) компанією системи.
7. Вартість конвертації (Рк) даних.
Таким чином, сумарні витрати із впровадження та експлуатації АС документаційного забезпечення управління за рік будуть рівні:
Рд = 0 + 0 + 15 000 + 50 000 + 0 = 75 000 руб.
Розрахунок доходів
Розрахунок доходної частини здійснюємо виходячи з того, що економічний ефект полягає тільки з вартості зекономленого робочого часу співробітників (ЕРВ) і вартості паперу (ЕСБ), зекономленої при переході на електронний документообіг:
Е = ЕРВ + ЕСБ, де:
(4)
ЕРВ
-
вартість зекономленого робочого часу співробітників;
ЕСБ
-
Вартість паперу.
Розрахунок вартості зекономленого робочого часу співробітників виконується на основі експертних оцінок.
Практично для будь-якого документа в досить давно існуючої організації завжди знайдеться прототип. Найчастіше прототип заощаджує від 20 до 30% часу від трудовитрат на створення документа. Якщо кожен співробітник витрачає на створення нових документів (пересувні) приблизно 30% свого робочого часу, то загальна економія часу співробітників при наявності прототипів складе близько 7,5% від їх повного робочого часу.
Економія часу на пошук документа (ЕПД) досить добре виміряна і реально перебуває в діапазоні 5-10%.
Прискорення бізнес-процесів найбільш важко піддається апріорної оцінки. При паперовому документообігу процес узгодження і затвердження документа (Еуд) тривалий і неможливий контроль затримки виконання. При впровадженні автоматизованої системи документаційного забезпечення управління документи передаються на наступну інстанцію відразу ж після виконання. Таким чином, багатостадійної затвердження й узгодження може бути скорочено у декілька разів. У цьому випадку експертна оцінка економії на одного співробітника складе 10-30% робочого часу.
Економія трудовитрат (Ет), за нашими припущеннями, складе величину:
Ет = пересувні + ЕПД + Еуд, де:
(5)
Пересувні
-
час, який витрачає співробітник на створення нових документів;
ЕПД
-
економія часу на пошук документа;
Еуд
Процес узгодження і затвердження документа.
Ет = 7,5 + 5 + 10 = 22,5%
Тоді економія робочого часу (ЕРВ) співробітників за рік складе
ЕРВ = Ет * 3 * N * S, де:
(6)
Ет
-
економія трудовитрат;
N
-
кількість місць по запуску системи;
S
-
середньомісячні витрати в організації, на одного співробітника.
ЕРВ = 0,225 * 12 * 3 * 5 000 = 40 500 р. / рік
Протягом року працівники ТОВ НВП «Марганець» роздрукували (Ем) сторінок тексту, а працівники архіву зробили (Еа) листів копій оригіналів документів. Щорічно організація здійснює відправку прийнятих актів з повною або обов'язкової розсилці. Вартість зекономленої папери (ЕСБ) (без урахування нанесення інформації) виходячи з того, що одна пачка (500 аркушів) коштує С, складе
ЕСБ = (Ем + Еа + Ер) / 500 * С, де:
(7)
Ем
-
роздрукувала сторінок тексту протягом року;
Еа
-
копії оригіналів документів;
Ер
-
розіслано одиниць кореспонденції (листів формату А4) за рік;
З
-
вартість однієї пачки (500 аркушів).
ЕСБ = (24 000 + 11 500 + 5400) / 500 * 120 = 9816 грн. / рік
Загальна економія дорівнює:
Е = ЕРВ + ЕСБ, де:
(8)
ЕРВ
-
економія робочого часу працівника за рік;
ЕСБ
-
вартість зекономленої паперу на рік.
Е = 40 500 + 9816 = 50316 грн. / рік
Розрахунковий термін окупності автоматизованої системи документаційного забезпечення управління дорівнює:
Т = Рд / Е, де:
(9)
Рд
-
сумарні витрати із впровадження та експлуатації АС ДОП за рік;
Е
-
річний економічний ефект.
Т = 75 000 / 50 316 = 1,49 ≈ 1 рік 6 місяця
Д анний розрахунок показує, що термін окупності автоматизованої системи електронного документообігу NauDoc окупиться приблизно через 1 рік 6 місяця.

5. Специфіка організації підприємства малого бізнесу на етапі становлення
Життя людини і колективу представляє ланцюг постановки - вирішення завдань. Головна, переважна трудність полягає тут в їх найбільшої різнорідності.
Будь-яка людська діяльність об'єктивно є організуючою або дезорганізуючої. Це означає: будь-яку людську діяльність - технічну, суспільну, пізнавальну, художню - можна розглядати як певний матеріал організаційного досвіду і досліджувати з організаційної точки зору.
У повсякденній промові словами «організувати», «організація,« організаторська діяльність »надається сенс більш вузький, більш спеціальний. Але якщо ми захочемо дати поняттям наукову визначеність і точність, то цей буденний сенс їх не може бути утримано як сумний і містить в собі непослідовності. Усього частіше термін «організувати» вживається тоді, коли справа йде про людей, про їх працю, про їх зусиллях. «Організувати підприємство», «організувати армію» або «кампанію», «захист», «атаку», «дослідження» тощо - Значить згрупувати людей для якої-небудь мети, координувати і регулювати їх дії в дусі доцільного єдності. Але аналізуємо ближче один з цих прикладів, покладемо, найбільш типовий - «організувати підприємство», і негайно виявиться, що навіть тут поняття ширше, що воно відноситься не тільки до людських активностей.
Організатор підприємства об'єднує працівників, комбінує їх трудові акти. Багато з цих актів можуть бути заміщені рухами машин. Коли вводиться машина, то перед організатором завдання виступає в такому вигляді: координувати, тобто, доцільно зорганізувати дії працівників з роботою машин. Організовуваним об'єктом виявляються і живі, і мертві активності, взяті разом.
Ми бачимо, що людська діяльність - від найпростіших до найбільш складних її форм - зводиться до організуючим процесам. Залишається тільки ще діяльність руйнівна.
Отже, всі інтереси людства - організаційні. А звідси випливає: не може і не повинно бути іншої точки зору на життя і світ, крім організаційної.
Термін «організація» може позначати певну діяльність з організації, що включає в себе розподіл функцій, налагодження стійких зв'язків, координації і т.д. У цьому випадку організація виступає як процес, пов'язаний з цілеспрямованим впливом на об'єкт і, значить з присутністю фігури організатора та контингенту організованих.
Організація створюється як інструмент вирішення суспільних завдань, засобом досягнення цілей, тому на першому плані при вивченні її стоять такі проблеми, як з'ясування цілей і функцій, ефективність результатів, мотивації та стимулювання персоналу. Самий ключовий елемент організації - мета. Саме для неї люди сходяться в організації, саме заради її досягнення шикуються в ієрархію і вводять управління.
В даний час у ТОВ НВП «Марганець» використовуються «цілі орієнтації: загальні інтереси учасників, які реалізуються через організацію, відповідають властивості організації як людської спільності; у них виявляються цілеспрямовані властивості людського фактора.
Саме тому узгодження всіх компонентів цільової структури організацій - найважливіше завдання управління, а їх неузгодженість-джерело дисфункцій і патології в організаційних відносинах.
Цілі організації змінюються протягом усього життєвого циклу організації. У нашому випадку, мета організації залежить строго від цілей керівника-власника, а тільки потім і від інших учасників бізнес-процесу. Наслідком такого формуванням цілей стали проблеми, що виникли в організації.
Якщо озвучити мета власника, то це неодмінно буде звучати так: отримання прибутку в результаті роботи підприємства.
Як вже було сказано вище, з плином життєвого циклу організації, цілі мають властивість змінюватися. Зміни залежать: від умов, в яких знаходитися організація і від інтересів учасників бізнес-процесу. Як з'ясувалося, не у всіх учасників процесу мета-отримання прибутку, для кого-то мета - самореалізація.
Нами була складена схема організаційних особливостей становлення малого бізнесу на прикладі ТОВ НВП «Марганець».
На етапі початковому етапі свого існування діяльність підприємства приносила дохід. Підприємство вважалося успішним, прибутковим. За роки свого існування сформувало позитивну репутацію на ринку.
Але в період 1996-1998 рр.. відбувається ситуація, назвемо її умовно «Обман», яка призводить підприємство до банкрутства. Для того щоб не втратити місце на ринку, керівник - власник розформовує штат співробітників, і поодинці намагається вирішити проблеми підприємства. Саме в цей період керівник ставить свої цілі, як мети організації. Такі дії призводять до організаційних дисфункциям, наслідком чого є організаційна патологія - самоцентрізм, до цих понять ми звернемося трохи пізніше.
Організаційна дисфункція означає целенедостіженіе, коли у функціонуванні організації виявляються стійкі збої з якихось дуже важливим і трудноіскоренімим причин.
Кризова ситуація на підприємстві тривала з 1997-2003 рр.. Постійно змінюються умови на ринку підштовхували керівника до змін в управлінні організації.
Зрозуміло, центральною віссю функціонування трудових організацій є управління. Об'єктами управління є індивід, група, організація, інші соціальні утворення і процеси.
Методи управління - це комплекс соціальних методів цілеспрямованого впливу на працівників, групи і колективу.
Поняття «керівництво» близьке до поняття «управління» і використовується для виділення особливого типу організаційних відносин, а саме роботи керівника з підлеглими в безпосередньому контакті з вирішення службових завдань.
У процесі керівництва проявляються особисті особливості керівника, тому складаються різні стилі керівництва. Стиль керівництва можна позначити, як систематичне прояв будь-яких особистих якостей керівника в його відносинах з підлеглими, у способах рішень ділових проблем.
У нашому випадку керівник має демократичний стиль керівництва. Наявність даного стилю керівництва передбачає наявність у керівника і підлеглого почуття довіри і взаєморозуміння. Керівник веде себе як один з членів групи. Кожен співробітник може, не побоюючись вільно висловлювати свою думку. Більшість проблем обговорюється колективно.
Такий керівник не вважає негожим йти на компроміс або відмовитися від прийнятого рішення, якщо підлеглий його переконає. При здійсненні контролю він звертає особливу увагу на кінцевий результат. Така обстановка створює умови для самовираження підлеглих, у яких розвивається самостійність суджень. Це має і виховний характер, дозволяє досягати мети з малими витратами. Управління здійснюється без грубого тиску, з урахуванням здібностей людей.
За твердженням Івана Ільїна: існує соціологічний закон, який підтверджується протягом всієї людської історії: того, кому все можна, постійно запевняють у тому, що він дійсно все знає, і все може, і все досягне.
У нашому випадку генеральний директор ТОВ НВП «Марганець» є власником підприємства. З цим пов'язані деякі проблеми в управлінні підприємством. Справа в тому, що все, що відбувається в компанії цілком залежить від генерального директора (власника), його цілей, можливостей і здібностей.
Така ситуація призводить до того, що співробітники не впливають на роботу підприємства, всі рішення приймає директор, і весь трудовий процес і успішність підприємства залежить тільки від нього і його рішень.
Якщо що-то керівник не вирішив сам, то це крім нього не зможе вирішити ніхто. Час майже не розплановано, на дійсно важливі проблеми його не залишається. Накопичуються купи непрочитаних паперів, які ніколи читати. Ніхто не знає, за що йому братися, поки директор не скаже.
Треба сказати, що з самого початку підприємство створювалося, як науково-виробниче. У керівника-власника, по-повз досвіду роботи підприємця, був також досвід роботи в сфері науки. Завдяки досвіду роботи керівника в науковому середовищі відбуваються такі зміни.
У 2003 році формується новий штат співробітників, і створюється нове поле діяльності - розробка технологій отримання феросплавів з різних видів сировини.
Такого роду зміни дали нове «народження» підприємству, що дозволило в свою чергу рости і розвиватися у новому перспективному і прибутковий напрямок, вже з наявним досвідом, знаннями і навичками.
Ось і прийшов той самий час, коли ми можемо поговорити про організаційні патологіях.
Ортопатологіі можна розділити на дві групи: в будові організації і в управлінських рішеннях.
Така патологія в будові організації, як панування структури над функцією полягає в тому, що при виникненні проблеми, керівники створюють організацію або підрозділ для її вирішення. Але реальні справи за оргструктурам не розведеш.
Вірний шлях попередження такої ортопатологіі - уникнення чисто структурних рішень організаційних проблем і завдань. Намагатися там, де тільки можна замість підрозділу або організації створювати механізм (типу програми, мотивації, нових пріоритетів і т.д.). Структури тим корисніше, чим менше в них рівнів, тобто їх треба будувати «плоскими».
Далі ми розглянемо такі ортопатологіі в будові організації властиві ТОВ НВП «Марганець» такі як:
Бессуб'ектівность. Виникає тоді, коли від працівника нічого не залежить, і він не в змозі прийняти своє рішення, тим більше реалізувати його. Тобто він-не суб'єкт у своїй діяльності, в організації.
Бессуб'ектівность працівників обертається для фірм слабкої ініціативністю, нерухомістю, байдужістю персоналу.
Нерідко буває, що на підприємницьку по суті посаду бере людини з психологією службовця, а на посаду службовця хочуть посадити явного підприємця. Тут серйозна дилема: службовець буде лояльний і дисциплінований, але - малоефективний. Підприємець буде вельми ефективний, але одного разу він скаже: спасибі за все, але тепер я почну власну справу.
Стагнація. Цей вид ортопатологіі означає нездатність до проведення змін, ухилення від назріває нововведень або невміння їх здійснювати. Ще точніше: стагнація є пасивний ризик, який виникає від дефіциту змін, на відміну від активного ризику, що супроводжує радикальні оновлення.
У ході діагностики соціологу нерідко доводиться констатувати стагнацію у багатьох клієнтів. Інший раз навіть введення в їх обіг поняття «пасивний ризик» саме по собі насторожує керівників і спонукає задуматися над небезпеками такий нерухомості. Справа в тому, що інноватика бачить основну проблему нововведень аж ніяк не у відсутності необхідних нововведень, тобто проектів бажаних станів. Проблема - в переході від вихідного стану до бажаного. А перехід цей є особлива технологія, про яку мало хто з керівників має уявлення. І тому зазвичай тиснуть, змушують. Буває, виходить. Але довго, з перенапруженням сил, конфліктами і звільненнями.
Для організації колективних дій, спрямованих на реалізацію загальних цілей, люди не можуть уникнути ієрархічної побудови.
Ієрархія виступає як узагальнена функція спільної діяльності у вигляді координації, початок загального процесу, інтеграції індивідуальних дій в ціле. У такому сенсі вона є поділ праці не тільки, по «горизонталі», а й по «вертикалі» на більш загальні і більш приватні функції, на рішення та виконання. Як і всяке розділення праці, ієрархія вводиться для ефективності, щоб використовувати вигоди централізації.
При вивченні матеріалу про ортопатологіях, ми звернули особливу увагу на роботи А.А. Богданова.
Тектологія Богданова - всеосяжна наука про універсальні типи і закономірності структурної перебудови будь-яких систем, загальна теорія організації та дезорганізації. Для побудови грандіозного будівлі своєї загальної організаційної науки Богданов використовував матеріал самих різних наук, як природних, так і громадських. Богданову вдалося закласти основи нової синтетичної науки, яка охоплює всі області людського знання. Це було під силу тільки людині видатної ерудиції та виключної творчої обдарованості.
Ми також знаємо, що кількісне підвищення організованості може йти поруч зі структурним її зниженням, і назад. Практично та або інша сторона переважує, і питання про «регрес» або «прогрес» вирішується принципово просто. Для наочності беремо ілюстрацію. Професор М. Рінгельмана зробив ряд дослідів, щоб визначити реальні зміни організованості у співпраці при збільшенні числа учасників, - «якщо кілька людей прагнуть спільними зусиллями подолати перешкоду»: на жаль, не було вказано, яке саме, ... хоча, безсумнівно, співвідношення в кожному даному випадку залежать і від характеру роботи, і від способів координації сил для неї.
Відповідно до організаційної точкою зору світ розглядається А.А. Богдановим як що знаходиться в безперервному зміну, в ньому немає нічого постійного, все суть зміни, дії та протидії.
Розвиток організаційних форм шляхом системного розбіжності дає, в ряду інших, два спеціальних випадку, особливо важливих і за своєю поширеністю, і по тектологіческій значенням. Вони «універсальні», не в тому сенсі, як інгресії і дезінгрессія, які входять у визначення будь-якої організації взагалі, а в тому, що розгортаються до світового масштабу і захоплюють всі області нашої досвіду. Це два типи, що грають винятково велику роль в організаційному розвитку; один всього більше концентрує активності, створює можливості максимального їх накопичення в одній системі, другий переважно фіксує активності, закріплює їх в даній формі, обумовлює максимальну міцність системи. Якщо користуватися звичайними термінами, розширюючи, однак, їх значення, то перший тип можна було б назвати «централістичні», другий - «скелетним». Але обидва терміни занадто тісно пов'язуються для нашої свідомості з певними соціальними та біологічними формами, які, правда, і є найбільш характерними представниками цих типів, однак, далеко не цілком їх виражають у їх світовому масштабі. Тому ми введемо два нових позначення - «егрессія» і «дегрессія», - точніше відповідні тектологіческій ідеї.
Серед безлічі організаційних форм А.А. Богданов виділяє два універсальних типу систем - централістичні (егрессія) і скелетний (дегрессія). Для систем першого типу (егрессія - від латинського «виходження з ряду») характерна наявність центрального, більш високоорганізованого комплексу, по відношенню до якого всі інші комплекси відіграють роль периферії.
У сучасних нам організаціях людей майже завжди є егрессія, якщо не у формі «влади», то у вигляді фактичного керівництва. Є, однак, багато підстав вважати, що в первісних родових групах і такий егрессіі не було - систематичного керівництва спільною працею не існувало: методи боротьби за життя були такі прості й інстинктивні, що кожен знав і вмів стільки ж, як і інші. Зародки керівництва - акти наслідування, призову до дії - виходили в одному випадку від одного, в іншому від іншого члена групи, ще не створюючи стійких відмінностей між ними. Але все ж однорідність групи не могла бути повною: була індивідуальна різниця «здібностей», тобто, психо-фізіологічний організованості людських особин; вона виражалася не однаковою мірою ініціативи, швидкості, доцільності дій серед мінливих умов колективної боротьби з природою. Той член громади, який перевершував в цьому інших, особливо часто подавав їм приклад або вказівка ​​в потрібний момент, наприклад, при загрозливої ​​небезпеки, або просто при загальній нерішучості.
Що стосується егрессіі, то, як ми бачили, її розвиток може йти в одному або в іншому напрямку, і це залежить від характеру середовища по відношенню до різних частин системи. По суті, середа ніколи і не може бути однаковою для центру і для периферичних комплексів: оскільки вони розрізняються структурно, остільки і різноманітно, так би мовити, «сприймають» її дії, за інших рівних умовах. Це треба постійно враховувати при дослідженні егрессівних форм.
Ніякої фахівець не може жити цілком і виключно в своїй спеціальності; його знання і досвід неминуче виходять за її межі в силу зв'язків і спілкування з іншими людьми. Наприклад, як споживач, він повинен мати поняття про самих різних продуктах інших галузей праці; як батько і чоловік - про споживчому сімейному господарстві та вихованні дітей; як громадянин - про державну зв'язку, і т.д. Але між тим як у своїй спеціальності він прагне до точного оформлення досвіду, до його визначеності, повноті і стрункості, до його наукової організації, у всіх інших областях він задовольняється мінімальними, уривчастими знаннями, невизначеним і невиразним «обивательським» або «життєвим» досвідом. Цей життєвий досвід відіграє величезну роль у житті й ​​служить міцним цементом для розрізненого, анархічного за своєю формою колективу. І при тому цей досвід порівняно однорідний і одноманітний у всіх, що живуть в одній соціальній середовищі. При всій своїй ненауковості він відрізняється величезною широтою і спільністю свого змісту. Він відноситься до самих різних сторін життя, до організації речей, принаймні, в домашній обстановці, людей - в сім'ї, в повсякденних сусідських та інших відносинах, до організації ідей - в так званому «суспільній думці».
У цьому життєвому досвіді, не повному, але різнобічному, не науково-оформленому, але практично-життєвому, продовжує утримуватися наївне єдність організаційної точки зору, стихійна, але глибока тенденція до єдності організаційних методів.
Системи другого типу (дегрессія - від латинського «сходження вниз»), навпаки, утворюються за рахунок організаційно нижчих угруповань, що виділяються складноорганізованим пластичними комплексами.
Типове походження «скелетних» форм в області життя: вони утворюються за рахунок організаційно нижчих угруповань, що виділяються, «дезіссіміліруемих» пластичними комплексами. Розповсюдження їх, однак, набагато ширше - пластичність і міцність властиві, в різній мірі, всіх щаблях організації. Тому ми замінимо дуже звичне, але зате й вузьке позначення «скелетних форм» новим терміном - «дегрессія», по-латині - «сходження вниз», не надаючи йому, звичайно, такого негативного змісту, який вкладають у споріднені слова «деградація» ( занепад), «регрес» (рух назад). Дегрессія, навпаки, є організаційна форма величезного позитивного значення: тільки вона робить можливим вища розвиток пластичних форм, фіксуючи, закріплюючи їх активності, охороняючи ніжні комбінації від грубої їхнього середовища.
Звідси гігантська широта застосування дегрессіі в технічній життя суспільства. Сюди відноситься одяг - додатковий зовнішній скелет тіла - і житло, аналогічний скелет вищого порядку; футляри і ящики для збереження будь-яких продуктів праці, посудини для рідин, і т.д. Тут вже, природно, матеріал для дегрессіі може бути і не «скелетного» походження, не з покидьків життєвого обміну зі середою, але взагалі кожен, який підходить для технічного завдання. Це відноситься і не тільки до людської техніці, а так само до всіх її зародкам в тваринному світі.
До цих пір ми розбирали випадки, коли система в цілому знаходиться в умовах позитивного підбору. При загальних умовах негативного підбору закономірність та ж: пластична частина більше піддається руйнівним впливам, скелетна, більш стійка, і в цьому від неї відстає. Наприклад, при поступовому занепаді організацій громадського типу формальна їх сторона руйнується повільніше, ніж їх живий зміст.
Такі системні співвідношення розвитку дегрессіі. Ми бачимо, що суперечності тут тектологіческій неминучі, що вони випливають із суті дегрессіі. Але знаючи їх, розуміючи їх значення і закономірність, можливо зводити їх до найменшої величиною, розтрату активностей обмежувати рамками безумовно необхідного.
Розбіжність досвіду і методів різних галузей веде до звуження кругозору фахівців і підриву організаційного творчості. Маючи в своєму розпорядженні, окремо, лише незначною частиною накопичених у суспільстві прийомів і точок зору, не маючи можливості вибирати з них і комбінувати їх найкращим чином, фахівці не справляються з безперервно нагромаджуваний матеріалом, не в силах струнко і цілісно організувати його. Виходить нагромадження матеріалу у все більш сирому вигляді, нерідко переважна кількістю. Засвоєння робиться все важче і змушує подальше дроблення галузей на ще більш дрібні, з новим звуженням кругозору і т.д. Це давно було відмічено передовими вченими і мислителями, які й вели боротьбу проти «цехової вузькості», головним чином в області науки.
Будь-яка система «шляхом диференціації елементів розвивається прогресивно до певної межі, коли частини цілого стають занадто різні у своїй організації». На цій стадії дезорганізують момент-наслідок накопичилися системних протиріч - переважує силу додаткових зв'язків між частинами і веде до розриву цих зв'язків - дезінгрессіям, до загального краху організаційної форми цілого. «Результатом має з'явитися чи перетворення структури, або простий розпад».
Перенесення методів цілком об'єктивно і незаперечно доводить можливість їхнього розвитку до єдності, до монізму організаційного досвіду. Але цей висновок не вкладається у свідомості фахівця, як і взагалі в повсякденній свідомості нашої епохи. Кожен крок, що наближає до такої єдності, зустрічає спочатку запеклий опір більшості фахівців, - історія науки дає тому безліч прикладів, і потім, коли об'єднавча ідея здобуває перемогу, приймається фахівцями, то це анітрохи не зменшує їх опору наступного кроку. Воно випливає з самого механізму думки, породжуваного спеціалізацією; механізм цей такий, що фахівець мимоволі прагне відмежувати своє поле роботи, знайоме і звичне, від решти досвіду, йому чужого і породжує в ньому почуття невпевненості, там, де кордони розриваються, де відбувається зближення областей і прийомів роботи, фахівець відчуває це, як вторгнення чогось стороннього, навіть ворожого, в його особисте господарство і засвоювати це нове для нього незрівнянно важче, ніж йти за старим, протоптаною шляху.
Ці два організаційні типу аж ніяк не протилежні одне одному, як може з першого погляду здатися. Егрессівний центр далеко не завжди більш пластичний, ніж його периферія, - часто він навіть набагато її консервативним; закріплення активності не протилежно їх концентрування, - нерідко, навпаки, є для нього необхідною умовою. Співвідношення обох типів найкраще для нас з'ясується на випадках, де вони реально з'єднуються. З них особливо важливий і цікавий - «авторитарні» форми соціальних комплексів.
«Авторитет» - це не просто егрессівний центр якої-небудь організації людей, не просто фактичний її керівник.
До формує механізмів відносяться кон'югація (з'єднання комплексів), інгресії (входження елемента одного комплексу в іншій) і дегрессія (розпад комплексу). Універсальний регулює механізм позначається Богдановим терміном «підбір» і поширюється на процеси збереження і руйнування всіх видів систем.
Створювати інгресії практично людина може тільки в полі своїх колективно-трудових мускульних зусиль, отже, в обмежених рамках. Але ці рамки постійно розширюються з прогресом праці. Притому досвід показує, що за допомогою вступних ланок, доцільно вибраних, одного або кількох чи багатьох, можливо встановити реальний зв'язок між будь-якими комплексами, як би не були вони взаємно видалені в поле праці, або взаємно несумісні по напрямку активностей. Можна координувати зусилля працівників, що знаходяться на протилежних сторонах земної кулі: треба тільки ввести між ними достатнє число телеграфних станцій та проводів; можна влаштувати переговори між запекло б'ються ворогами, - треба тільки знайти відповідних посередників: можна добитися взаємного розуміння і точного узгодження дій між ескімосом і папуасом, між англійським робітникам і російським селянином, - потрібні лише знають і тлумачні перекладачі; можна поєднати вогонь і воду для приготування їжі, ніжні клітини мозкових центрів і сталеве знаряддя - для виробництва або руйнування, і т.д.
Розрив тектологіческій кордону між двома комплексами є взагалі початок їх кон'югації, момент, з якого вони перестають бути тим, чим вони були, - тектологіческій окремо, і утворюють якусь нову систему, з подальшими перетвореннями, виникненням зв'язок, дезінгрессій часткових або повних, - словом, це організаційний криза даних комплексів.
Освіта тектологіческій кордону, створюючи з даної системи нові окремо, також робить її, в організаційному сенсі, не тим, чим вона була, це також її кризу, тільки іншого типу. Всі кризи, які спостерігаються в житті і природі, всі «перевороти», «революції», «катастрофи» та інші, належать до цих двох типів.
Звернувшись до малюнка 4. Організаційні особливості становлення малого бізнесу на прикладі ТОВ НВП «Марганець» можна побачити, що з початку 2007 року і по теперішній час на підприємстві протікає процес перетворення на кісткову систему.
Саме завдяки цьому робота підприємства приносить прибуток, і подальша мета керівника - власника - рости і розвиватися, розробляючи нові технології виробництва феросплавів і частково інвестуючи їх виробництво, з метою подальшої реалізації.

Висновок
Проведене дослідження автоматизованих систем документообігу дало можливість запропонувати основні критерії і характеристики здійснення якісного аналізу, визначити перелік основних параметрів для подальшого удосконалення інформаційної системи ТОВ НВП «Марганець». При цьому були розглянуті особливості технологічного процесу діловодства. На підставі вивченого матеріалу з даної теми запропонований спосіб оцінки ефективності впровадження автоматизованої системи електронного документообігу NauDoc.
Система електронного документообігу NauDoc оптимальним чином підходить для автоматизації документообігу підприємств середнього та малого бізнесу, керуючих компаній, проектних організацій, підрозділів холдингових структур, а також для вирішення конкретних завдань, що постають перед підрозділами великих компаній.
NauDoc - програмний комплекс, розроблений компанією NAUMEN для автоматизації діловодства, документообігу і бізнес-процесів. NauDoc дозволяє управляти процесами обробки документів, контролем виконавської дисципліни, отримувати вичерпну інформацію про хід виконання завдань.
Використовуючи систему NauDoc, компанія отримує можливість організувати єдине сховище документів з розмежуванням прав доступу на підставі ролей, що дозволить його співробітникам у будь-який момент часу мати доступ до всіх необхідних ним, і в найкоротші терміни знаходити всю потрібну їм інформацію. При цьому вся інформація доступна незалежно від присутності на робочому місці власника цих документів. Журнали реєстрації дозволяють реєструвати вхідні, вихідні і внутрішні документи, відстежуючи переміщення паперових копій документів між співробітниками.
Наявність у системі контролю виконавської дисципліни дозволить співробітникам призначати завдання в системі, контролювати їх виконання, відстежувати терміни виконання. Направляти на узгодження документи, а після цього розсилати їх для ознайомлення іншим користувачам системи. При цьому можливе створення та налаштування життєвого циклу певної категорії документів, що дозволить прописати типові маршрути руху документів, налаштувати автоматичну маршрутизацію і контроль доручень.
Всі ці дії здійснюються через web-інтерфейс, що дозволяє підключатися до системи з будь-якої точки світу, створивши єдиний інформаційний простір для організації, її віддалених філій і мобільних співробітників.

Наслідками переходу на електронний документообіг є:

· Зменшення накладних витрат на доставку, обробку та зберігання документів;
· Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників;
· Зниження фінансових втрат, пов'язаних з несвоєчасним отриманням або втратою документів, а також витіканням комерційної інформації;
· Підвищення рівня обслуговування клієнтів;
· Зміцнення виконавської дисципліни;
· Скорочення часу адаптації нових співробітників, що особливо важливо при розширенні бізнесу.
Результатом ефективного впровадження системи документообігу є реальні конкурентні переваги: ​​зростання продуктивності праці, підвищення ефективності управління, збільшення відповідальності співробітників. Співробітники забезпечуються актуальною інформацією, підвищується рівень надаваних послуг. При цьому відбувається зниження внутрішніх витрат і ризиків, забезпечується безпека зберігання комерційної інформації.

Список літератури
1. «Про федеральної цільової програми« Електронна Росія (2002-2010 роки) ». Постанова уряду Російської Федерації № 65 від 28 січня 2002.
2. Богданов А.А. Тектологія: Загальна організаціонноя наука. У 2-х книгах. М.: Економіка, 1989. - 248 с.
3. Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент: Підручник. - 3-е изд.-М.: Економіст, 2003.-528 с.
4. Ільїн І.А. Зібрання творів: Гітлер і Сталін. - М.: Російська книга, 2004. - 624., 1 л.іл.
5. Інформатизація бізнесу: концепції, технології, системи / А.М. Кармінський, С.А. Кармінський, В.П. Нестеров, Б.В. Черніков; під ред. А.М. Кармінського. - 2-е вид., Перераб. і доп.-М.: Фінанси і статистика, 2004.-624 с.: іл.
6. Інформаційні системи і технології в економіці та управлінні: Підручник / за ред. проф. В.В. Трофімова. - М.: Вища освіта, 2006. - 480 с.
7. Семенов А.К., Набоков В.І. Основи менеджменту: Підручник. - 3-е ізданіе.-М.: Видавничо-торгова компанія «Дашков і К °», 2006. - 122 с.
8. Соціологія. Основи загальної теорії: Підручник для вузів / Відп. ред. академік РАН Г.В. Осипов, дійсний член РАПН Л.М. Москвічев.-М.: Видавництво НОРМА (Видавнича група НОРМА-ИНФРА-М), 2002.-912 с.
9. Фатхутдінов Р.А. Організація виробництва: Підручник. - 2-е вид., Перераб. і доп.-М.: ІНФ-М, 2005. - 89 с.
10. Чернов В.М. Якісний аналіз автоматизованих систем документаційного забезпечення управління: Довідник-М. Вид-во «Думка», 2005-94 с.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Диплом
265.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Аналіз та розробка системи автоматизації документообігу для підприємства ТОВ Елсі-Медіа
Організація документообігу в ТОВ Круїз
Автоматизація процесу документообігу організації ТОВ Ксенокс
Автоматизовані системи документообігу
Системи технічного документообігу
Практичний розрахунок ефективності системи електронного документообігу
Удосконалення системи документообігу в Відділі дільничних милий
Види ринків Типи ринків Побудова графіків та діаграм з використанням програми Microsoft Excel
Розробка системи автоматизованого електронного документообігу для підприємства
© Усі права захищені
написати до нас