Російська мова та культура мовлення 8

· Починати послання з констатації відмови, в тих випадках, коли виконання прохання чи доручення не представляється можливим. Спочатку слід викласти мотивацію прийнятого рішення і дати зрозуміти, що за певних обставин до розгляду питання можна повернутися [4, 22-23].
Учасники ділового спілкування (автор і адресат документа) виступають як суб'єкти правовідносин. Зміст листів грунтується на праві і може служити предметом прямий правової оцінки. Правова сутність офіційного листування зумовлює характер змісту листів, їх мова і стиль. Спосіб викладу у ділових листах називається формально-логічним. Це означає, що предмет розглядається з позиції економіко-правових, соціальних відносин, а не міжособистісних. Справа в тому, що офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організації в цілому, і, незважаючи на те, що документ підписується однією особою-J керівником організації, автором документа є «колективний суб'єкт». Те ж можна сказати і про адресата документа. У мовному оформленні це виражається в тому, що,; суб'єкт дії часто представлений збірними іменниками: керівництво, адміністрація, акціонерне суспільством і т. п.; описовими конструкціями типу «Дирекція ... клопоче ...», «Фірма ... пропонує ...», які підкреслюють неособистого характеру ділового письмового спілкування.
Одна з особливостей ділового мовлення - широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних, стандартних) мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Наявність їх в ділового мовлення - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення. Завдання упорядника тексту спрощується завдяки можливості вибору! готової формули «Повідомляємо, що ... «,« Вважаємо за доцільне ...», «Просимо Вас розглянути питання про ...», відповідно до мовним задумом: повідомити, висловити прохання, свою! точку зору. Крім вираження типового змісту мовні формули нерідко виступають як юридично значущі компоненти тексту, без яких документ не має достатньої юридичної силою, або є елементами, що визначають його видову приналежність, наприклад в гарантійному листі: «Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок ...»; у листі-претензії: «... в іншому випадку справа буде передана до арбітражного суду ». Висловлюючи типове зміст, мовні формули забезпечують точність і однозначність розуміння тексту адресатом, скорочують час на підготовку тексту і його сприйняття [2,166-167].
Отже, особливі умови ділового спілкування, такі як офіційний характер, адресність, повторюваність управлінських ситуацій, тематична обмеженість, визначають загальні вимоги, які пред'являються до офіційно-діловому письма. Зазначені вимоги лежать в основі такого поняття, як культура офіційного листування, формування якого пов'язане з освоєнням світового досвіду складання та оформлення ділових листів.
Лаконізм (оптимально лист не повинен перевищувати обсягу однієї - двох сторінок) поєднується в ділових листах з вимогою повноти інформації, точніше, з принципом її достатності. Вимога повноти припускає, що документ повинен містити достатню для прийняття обгрунтованого рішення інформацію. Глибина викладу питання залежить від цілей документа: в інформаційному листі досить назвати факти і події, в листі-проханні предмет листа повинен бути точно позначений і вичерпно обгрунтований.
Вимога достовірності (об'єктивності) інформації означає, що ділове повідомлення має відображати фактичний стан справ, давати неупереджену, безпристрасну оцінку подій.
Предметом офіційного листування при всьому її різноманітті зазвичай є повідомлення про деяку ситуації і логічна оцінна модель цієї ситуації. Ситуативно-оцінна модель називається аспектом листи, а послідовне розміщення цих моделей - його композицією. За композиційним особливостям ділові папери ділять на одноаспектние і багатоаспектні. У одноаспектних листах розглядається одне питання, що становить зміст усього листа, в багатоаспектних листах розглядається відразу кілька питань. Так, наприклад, багатоаспектне лист може містити пропозицію, прохання й нагадування одночасно. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції. Кожен аспект формується мовним дією: проханням, повідомленням, попередженням, запрошенням і т. п.
Стандартизація та уніфікація - одна з обов'язкових властивостей офіційно-діловій письмовій мові, в тій чи іншій мірі характеризує всі типи ділових паперів, обумовлює сувору композиційну співвідносність і закріпленість частин ділового листа [3, 21].
Ясність і недвозначність мови повідомлення досягається предметної та комунікативної точністю. Предметна точність - це точність факту, відповідність обозначаемому. З точки зору мовного оформлення висловлювання предметна точність досягається точністю вживання слів, тобто використанням слів відповідно до їх лексичним значенням. Вживання слів без урахування їх значень може призвести до інотолкованію або нісенітниці. Наприклад: обрахувати дані (дієслово обрахувати має значення «Навмисне невірно порахувавши, недодати», наприклад: обрахувати покупця. Правильніше сказати: обробити дані); відмовити під сприятливим приводом (прикметник сприятливий має два значення: «сприяють, допомагає чого-л.; Зручний для чого-л. », наприклад: сприятливий момент, сприятливі умови;« Хороший, схвальний », наприклад: схвальний відгук. Слід було написати: відмовити під пристойним приводом.
Під комунікативною точністю розуміють точність реалізації задуму пише. Вона досягається співвідношенням сенсу слів, контексту, граматичної конструкції та співвідношення частин тексту. Порушення комунікативної точності висловлювання веде до нерозуміння, ускладнює сприйняття змісту повідомлення. Наприклад: Слід познайомитися з висновками комісії, проведеної рік тому. Ця фраза важко сприймається, тому що не відповідає вимозі точності: містить граматичні, стилістичні та текстові помилки. Так, іменник комісія може утворювати словосполучення з дієсловами утворити, призначити, вибрати, обрати, але не поєднується з дієсловом провести, а отже, і з утвореним від нього причастям. Крім того, важливо не те, що комісія була утворена, а те, що вона працювала і прийшла до певних висновків. Отже, правильніше було б сказати: ... з висновками комісії, яка працювала рік тому. Замість дієслова познайомитися, що має значення: «Вступати в знайомство з ким-небудь»; «Отримувати відомості, набувати знання про що-небудь», доречніше було б вжити дієслово ознайомитися, так як він має офіційно-ділову забарвлення і вживається тільки в значенні «Отримувати відомості, набувати знання про що-небудь».
Отже, говорячи про загальні, найбільш типових, властивості офіційно-діловій письмовій мові, дослідники відзначають:
· Функціональність і раціональність мови і стилю ділового листа;
· Лаконічність і достатність інформативного змісту;
· Логічність і структурованість викладу;
· Стандартизацію та уніфікацію мовних і текстових засобів.
3. Вимоги до оформлення реквізитів документів
При складанні документа особливе значення має оформлення всіх його реквізитів. Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів. Саме реквізити забезпечують фактологічну достовірність і впізнаваність офіційних паперів.
Склад реквізитів документів, прийнятий в Російській Федерації, визначений ГОСТом 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
Вимоги до оформлення реквізитів, викладені в Гості, поширюються на всі типи документів. Проте жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Їх склад залежить від призначення документа.
Сукупність реквізитів документа називають формуляром.
У формуляр офіційного листа не входить реквізит «найменування виду документа». У всіх інших документах вказується їх назва, наприклад: «Договір», «Протокол», «Наказ» і т. д.
Зазвичай документи (ділові листи) друкують на бланках - аркушах паперу з відтвореними на них друкарським способом реквізитами. Всі інші дані вкарбовуються в бланк машинописним способом і розташовуються в певному порядку. Існує два типи бланків листів організації - кутові і поздовжні. Вони розрізняються розташуванням реквізитів, що випереджають текст листа.
Розглянемо вимоги до змісту та оформлення основних реквізитів документів.
Державний герб Російської Федерації. Право використання організаціями зображення герба визначається розпорядчими документами вищих органів державної влади і управління.
Бланки з зображенням герба є поліграфічною продукцією і підлягають особливому обліку.
Емблема. Емблема організації - умовне (символічне) графічне зображення, зареєстроване у встановленому порядку. Емблема може складатися з графічно оформлених початкових букв назви фірми або малюнка, що відображає головний напрям діяльності.
Зазвичай емблема розташовується зліва від найменування організації-відправника
Емблему не можна розміщувати на бланку, якщо на ньому відтворено герб.
Код організації - автора документа проставляється на загальнодержавний класифікатор «Підприємства та організації» (ЄДРПОУ).
Код документа вказують по загальнодержавному класифікатору «Уніфіковані документи» (ОКУД). Код для листів по ОКУД - 0200200. Зазвичай коди друкують на бланку при його виготовленні.
Найменування організації-адресанта документа дається в повному та скороченому вигляді, наприклад: Російська академія наук (РАН); Ростовський державний університет (РГУ). Скорочене найменування наводиться тільки в тому випадку, якщо воно закріплене в установчому документі.
Над найменуванням організації-відправника може зазначатися ще й вищестояща інстанція (найменування міністерства або відомства; в комерційних організаціях - найменування консорціуму або промислово-фінансової групи), в систему якої входить дана організація.
Якщо в установчому документі назва організації було повторено на іноземній мові, воно відтворюється на бланку під найменуванням російською мовою.
Назви зарубіжних фірм, організацій, що складаються з одного або декількох слів, пишуть російськими літерами і укладають в лапки. З великої літери в цих назвах пишуть перше слово в лапках і власні імена: компанія «Юнайтед Стейнс стіл», «Дженерал моторі», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фірма «Соні».
Назви зарубіжних фірм, компаній, концернів, банків, представлені літерними абревіатурами, в лапки не укладають: МББ, ООН, ЮНЕСКО.
Довідкові дані про організацію. Цей реквізит містить відомості, важливі для організації при інформаційних контактах. У нього можуть входити: поштову та телеграфну адресу, номери телефонів, телетайпа, електронної пошти, код за ЄДРПОУ, код за ОКУД, код автоматичного міжнародного телефонного зв'язку і т. д. - комунікаційні дані, а також - номер рахунку в банку, найменування банку ; прізвище та ініціали комерційного директора і т. д. - комерційні дані. Всі зазначені відомості даються за рішенням організації.
Поштова адреса відправника повинен відповідати поштовим правилам Міністерства зв'язку Росії.
Якщо організація має постійні зв'язки з зарубіжними партнерами, адреса в бланку листа оформляється російською мовою (за правилами розташування елементів адреси, прийнятих в Росії) і на іноземній мові, найчастіше, англійською (за міжнародними правилами написання адреси), наприклад:
Дата є обов'язковим реквізитом листи. Місце проставлення дати на документі залежить від бланка та виду документа. На бланках листів дата зазвичай розташовується в лівому верхньому кутку.
Датою листа вважається число його підписання.
Адресат. Реквізит «Адресат» розглядається як сукупність точної і повної інформації, на основі якої документ може бути доставлений адресату точно без невиправданих витрат праці.
Цей реквізит включає найменування та адресу одержувача листа. Він розташовується у верхній правій частині бланка і може складатися з декількох частин: найменування організації, найменування структурного підрозділу, найменування посади, звання особи-одержувача, прізвище та ініціали особи-одержувача, поштову адресу.
Найменування організації. Найменування організації, її структурного підрозділу вказують у називному відмінку, наприклад
Акціонерно-комерційний банк «Прогрес» Кредитний відділ
Посада та прізвище особи, якій адресовано лист, потрібно писати в давальному відмінку, наприклад:
Науково-виробниче
об'єднання «Комкон»
Бухгалтерія
Старшому економістові
О.М. Ковальової
Адреса. Складові частини поштової адреси вказують у послідовності, встановленій «Правилами надання послуг поштового зв'язку». Дані Правила були затверджені Постановою Уряду Російської Федерації від 26 вересня 1997 р. № 1239. Встановлено наступний порядок написання поштової адреси на конвертах та інших поштових відправленнях (поширюється також на оформлення реквізитів «Довідкові дані організації», «Адресат»):
· Найменування адресата (найменування організації для юридичної особи або прізвище, ім'я, по батькові для фізичних осіб);
· Назву вулиці, номер будинку, номер квартири;
· Назву населеного пункту (міста, селища і т. п.);
· Назва області, краю, автономного округу (області), республіки;
· Країна (для міжнародних поштових відправлень);
· Поштовий індекс.
На документах, що направляються в урядові установи, поштова адреса не вказується. Поштова адреса також не проставляється на документах, що направляються постійним кореспондентам.
Заголовок до тексту - реквізит документа, що виражає короткий зміст тексту, його основне смислове навантаження. Заголовок повинен бути гранично коротким і ємним. Він являє собою словосполучення, формулює тему. Найчастіше заголовок починається з прийменників «о», «об», однак для короткої формулювання теми можуть використовуватися й інші моделі, наприклад:
Про організацію виставки
Про виділення аміаку з ФПТ-200М
З питання вартості кондиціонера IK 23 - IMI
На ваш факс № 1781/2040 від 12.10.99.
Заголовок містить дві основні частини: тему (предмет, питання) і дію, що виробляється або повинно бути зроблено, наприклад:
Про підготовку проекту договору
Про організацію інституту сучасних технологій управління
Заголовок не повинен перевищувати двох рядків; крапка в кінці заголовка не ставиться. Не рекомендується вживати в заголовку слова стосовно, стосується, а також писати у справі, оскільки цей вислів більш доречно в юридичній практиці.
Текст - основний реквізит документа, що передає його головне смислове зміст - управлінську дію, рішення. Текст, як правило, складається з двох частин. Констатуюча частина включає вказівку причин, цілей складання документа, а також виклад суті питання чи пропозиції (ця частина тексту передбачає аналіз ситуації, висвітлення історії питання, мотивацію прийнятого рішення, висунутого пропозиції - посилання на інструкції, постанови, домовленості і т. д.). У цій частині при необхідності встановлюється взаємозв'язок з раніше виданими нормативними актами або іншими документами з даного питання, наприклад:
Відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 14 березня 1997 р. № 307 «Про затвердження Положення про ведення державного моніторингу водних об'єктів» пропонуємо Вам ...
У другій частині формулюються пропоновані або здійснювані дії, викладаються рішення, розпорядження, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації.
Текст офіційного листа може включати вітальне звернення і заключну формулу ввічливості, які є етикетних елементами письмового офіційно-ділового спілкування.
Вступне звернення поміщається на лівій стороні листа під заголовком до тексту і виноситься в окремий рядок. Привітання може бути звернено до організації в цілому (точніше, до осіб, офіційно її представляють) і до окремих посадових осіб;
Шановні панове!
Панове!
Шановний пан директор!
Заключна формула ввічливості поміщається на правій стороні листа під заключній рядком основного змісту листа і виноситься в окремий рядок, як правило, відділяючись додатковим інтервалом. На відміну від
вступного звернення заключна формула ввічливості знеособлено і звернена одночасно як до організації, так і до її окремим особам:
З повагою ...
З глибокою повагою ...
З побажаннями успіхів ...
З найкращими побажаннями ...
Текст листа може складатися з одного або декількох абзаців, відповідних смисловим аспектам листи. Бажано, щоб у листі розглядалося одне питання.
Відмітка про наявність додатку розташовується під текстом і може бути оформлена двома способами. Якщо додаток названо в тексті, то відмітка про наявність додатку має вигляд:
Додаток: на 3 л. в 2 екз.
Якщо документ має додатки, не назване у тексті, дається його найменування з зазначенням кількості аркушів і кількості примірників; за наявності кількох додатків вони нумеруються арабськими цифрами (без знака №):
Додаток: 1. Протокол зборів засновників АТВТ «Іжорські
заводи »на 5 л. в 1 прим.
2. Проект плану поетапного введення системи інформаційного
забезпечення виробництва на 2 л. в 1 прим.
Підпис. У складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ; особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище). Оскільки ділові листи пишуться на бланках установ, назва установи в підписі не вказується, наприклад:
Головний інженер (особистий підпис) Е. Н. Шесовскіх
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає ієрархії займаних посад, наприклад:
Відмітка про виконавця. Цей реквізит розміщується в лівому нижньому куті лицьового або зворотного боку останнього аркуша документа.
Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа і номер його телефону, наприклад:
Васильєв 32-45-78
Нижче прізвища виконавця і номера його телефону може вказуватись індекс друкарки (перші літери прізвища та імені), кількість віддрукованих примірників і дата друкування, наприклад:
Васильєв Віктор Іванович
32-45-78
МЛ лютого 01.04.2000
Слід також відзначити особливості оформлення такого елемента листа, як постскриптум. Постскриптум не входить до переліку обов'язкових реквізитів документа, однак досить часто використовується укладачами ділових листів. У дослівному перекладі з латинської мови постскриптум означає «приписка після підпису». У діловому листі постскриптум допустимо в двох випадках:
1. Якщо є необхідність довести до відома адресата інформацію, з яких-небудь причин не увійшла в основний текст.
2. Якщо інформація в основному тексті зазнала суттєвих змін, спотворюють реальне сприйняття і оцінку ситуації (або надійшла нова інформація).
Повідомлення, що дається у вигляді постскриптуму, обов'язково передує позначкою Постскриптум, рідше П. С. або P. S. І може бути написано від руки. Воно завіряється повторної підписом, а в необхідних випадках вказується дата і час, коли була зроблена приписка, наприклад:
1. Постскриптум
На жаль, у найближчі два тижні не зможу з Вами зустрітися, оскільки за наполяганням лікарів вирушаю на обстеження в Санкт-Петербург.
З повагою .......................................
^{(Сигнатура, факсиміле)}
2. P. S. Звіт по 3-го кварталу тільки що отримав.
28 березня 2000 18 ^Ш .......................................
^{(Сигнатура, факсиміле)}
Як видно з наведених вище правил оформлення реквізитів документів, кожний реквізит виконує певну функцію і повинен відповідати державним стандартам по оформленню і розташування на аркуші (бланку). Дотримання цих вимог не тільки надає офіційної статус діловому папері, а й спрощує процедуру обробки кореспонденції, полегшує сприйняття службової інформації, що надходить по каналах письмовій зв'язку.

4. Типи документів
Вся діяльність організації, підприємства, фірми, так чи інакше, пов'язана з документацією. Як вже зазначалося, документ - це ділова папір, оформлена з урахуванням відповідних норм і правил, що служить доказом чого-небудь, що підтверджує право на що-небудь і що має юридичну силу. Документ є підставою чи засобом регулювання управлінських, організаційних, фінансових дій організацій чи окремих посадових осіб.
Документація дуже різноманітна по виконуваних нею функцій, за змістом і призначенням, за ступенем доступності міститься в ній. Узагальнюючи цілі, завдання та умови документування, фахівці виділяють ряд факторів, що дозволяють розділити всі документи на окремі типи та види.
По фактору адресації документи поділяють на внутрішню та зовнішню ділову переписку. Внутрішня ділове листування ведеться між посадовими особами, підрозділами однієї організації, установи. При цьому адресант і адресат документа складаються у відносинах посадової підпорядкування. Документацію цього типу називають службової.
Зовнішня ділове листування ведеться між різними організаціями, установами, посадовими і приватними особами, не перебувають у прямому підпорядкуванні по відношенню один до одного. Документи, якими обмінюються організації, називають офіційними листами.
За змістом і призначенням виділяють розпорядчі, звітні, довідкові, планові та інші види документів, кожен з яких характеризується спільністю вимог, що висуваються до змісту і мовного оформлення документів.
У залежності від того, до якої сфери людської діяльності відноситься документована інформація, розрізняють управлінські, наукові, технічні, виробничі, фінансові та інші види документів.
По фактору доступності документованої інформації документи можуть бути відкритого користування (доступу), обмеженого доступу і конфіденційного характеру.
Документи поділяють за термінами виконання на термінові, другорядні, підсумкові та періодичні, а за критерієм первинності походження розрізняють оригінал (перший примірник) та копію (всі інші примірники) документа [4, 14-16].
Останнім часом виділяють ще один класифікаційний ознака - форма відправлення офіційно-ділової кореспонденції. Так, поряд з традиційною поштовою пересилкою існує електронна ділова кореспонденція і фак-совие відправлення. Проте електронна пошта і телефакс використовуються, як правило, для вирішення оперативних питань, в той час як листи, що мають велике юридичне значення (договори, пропозиції), надсилаються звичайними поштовими відправленнями.
Ядро засновницької (службової) документації складають управлінські документи. Саме вони забезпечують керованість об'єктів як у межах всієї держави, так і в окремій організації. Цей тип документів, у свою чергу, представлений комплексом систем, основними з яких є:
· Організаційно-правова документація;
· Планова документація;
· Розпорядча документація;
· Інформаційно-довідкова та довідково-аналітична документація;
· Звітна документація;
· Документація щодо забезпечення кадрами (по особовому складу);
· Фінансова документація;
· Документація з матеріально-технічного забезпечення;
· Договірна документація та інші системи документації, включаючи і ті, що відбивають основну діяльність установи.
Спільним для всіх видів і типів службових паперів є вимога чіткого дотримання правил оформлення документів відповідно до діючих ГОСТами та стандартами.
Далі докладніше будуть розглянуті системи документації, що включають найбільш часто використовувані види службових документів та офіційних листів.
5. Структура та зміст службових документів
Керівництво будь-якої організації наділяється правом видання розпорядчих документів. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати його роботи.
Особлива роль, яку відіграють розпорядчі документи в системі управлінської документації, вимагає більш докладної характеристики вимог, що пред'являються до структури, мови і стилю документації цього типу.
Основне завдання розпорядчих документів - надання юридичної сили тієї або іншої дії керівника. У зв'язку з цим мова і стиль цього типу документації відрізняється жорсткою регламентованою, стандартизацією мовних моделей. Використання сформованих формулювань звільнити від займаної посади ...; контроль за виконанням покласти на ...; створити комісію у складі ...; встановити причини порушення ...; призначити ... на посаду ... і под. вказує на те, яким саме діям надається юридичний статус.
У текстах розпорядчих документів, що видаються на принципах колегіальності, прийнята форма викладу від третьої особи однини (ПОСТАНОВЛЯЄ, ВИРІШИЛА) або множини (УХВАЛИЛИ, ВИРІШИЛИ), якщо документ складається від імені двох і більше організацій.
Розглянемо приклади документів, що входять в систему розпорядчої документації.
Постанова - правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами федеральної виконавчої влади, що діють на основі колегіальності, а також урядовими і колегіальними виконавчими органами суб'єктів Російської Федерації з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил .
Текст постанови може мати вступну частину, якщо потрібно дати роз'яснення цілей і мотивів видання постанови. Вступна частина закінчується ключовим словом - «ПОСТАНОВЛЯЄ», наприклад:
«З метою задоволення потреб населення Російської Федерації в цитрусових Уряд Російської Федерації ПОСТАНОВЛЯЄ :...»
Якщо постанова не потребує обгрунтування, його текст починається безпосередньо з ключового слова, наприклад:
«Загальні збори акціонерів ПОСТАНОВЛЯЄ ...»
Рішення - правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, підприємств, фірм з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності. Рішення оформляються в тому ж порядку, як і постанови, але ключовим словом тексту є дієслово «ВИРІШИЛА», «ВИРІШИЛА», «ВИРІШИЛИ», наприклад:
«Колегія ВИРІШИЛА ...» або «Рада директорів вирішила ...»
У розпорядчих документах, що видаються на принципах єдиноначальності, використовується форма викладу від першої особи однини (НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ).
Наказ - розпорядження керівника, основний розпорядчий службовий документ (правовий акт) повсякденного управління, що містить норми, обов'язкові для виконання підлеглими. У діяльності організацій різняться: накази з організаційних питань, основної діяльності та особового складу. Накази оформляються на спеціальному бланку - бланку наказу чи загальному бланку організації з зазначенням виду документа - НАКАЗ. Обов'язковими реквізитами наказу є: найменування вищестоящої організації (якщо вона є), назва виду документа, дата і номер документа, місце видання, заголовок до тексту, підпис, візи.
Тема, обов'язковий реквізит наказу, повинен бути коротким і чітко висловлювати основне змісту документа. При цьому будується заголовок за схемою «Про що?», Наприклад:
«Про організацію Інституту сучасних технологій управління»
«Про збільшення статутного капіталу товариства»
У першій частині даного розпорядчого документа зазначається підстава або причина складання документа. У другій частині викладається рішення керівника. Якщо зміст документа не потребує пояснення, то його текст містить тільки розпорядчу частину.
Розпорядча частина наказу викладається в наказовій формі від першої особи і починається словом «НАКАЗУЮ», яке друкується великими літерами без розрядки з нового рядка, від краю лівого поля. При цьому пункти, які включають управлінські дії, що носять розпорядчий характер, починаються з дієслова у формі. Наприклад:
НАКАЗУЮ:
1. Створити комісію у складі ...
2. Призначити Ковальова Н.М. головою комісії.
В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпорядчих документів. Наприклад:
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно Президентом Російської Федерації, а також одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу управління з метою розв'язання оперативних питань. По існуючій практиці розпорядження видаються також керівниками підприємств з питань приватного характеру.
Вказівка ​​- правовий акт, що видається одноосібно керівником організації або його заступниками переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даної чи вищої організації. У цілому, вказівки складаються і оформляються аналогічно наказам, але ключовими словами в тексті вказівки можуть бути: «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ» залежно від змісту вказівки.
Довідково-інформаційні та довідково-аналітичні документи. Інформація про фактичний стан справ в системі управління міститься в різних джерелах. Найважливіше місце серед них займають довідково-інформаційні та довідково-аналітичні документи: акти, довідки, службові записки та ін
Акт - документ, складений кількома особами і підтверджуючий установлені факти або події (додається до листа-претензії або до рекламації). Текст акта складається з двох частин. У вступній частині акта вказується розпорядчий документ, на підставі якого складається акт, подія або дія, що послужили причиною складання акта, його номер і дата. В основній частині акта викладаються встановлені факти, а також висновки і висновки.
Акти складаються при передачі матеріальних цінностей; списання прийшла в непридатність майна, у випадку невідповідності заявлених у супровідних документах цінностей, документів та їх наявності і т. д.
Наприклад:
Акт невідповідності
20 листопада 1999 р. Новгород
Цей акт складено у тому, що при розтині бандеролі, відправленої 10 листопада з. р. з Пермського авіабудівного об'єднання «Пермські мотори», не виявлено додаток 2 («Креслення вироби на 4 аркушах»).
У зв'язку з вищевикладеним просимо Вас надіслати відсутню додаток 2.
Ст. уповноважений
діловодства
Новгородського заводу
телеапаратури Підпис
Діловод Підпис
Довідка - документ, що містить потрібну інформацію або підтвердження тих чи інших фактів або подій. Як правило, змістом довідки підтверджується певна інформація про пред'явника, найчастіше - вибіркові анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, стаж роботи за останньою посадою або в цілому, відомості про освіту і т. д.).
Службова записка - документ, адресований керівництву, в якому викладається яке-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача. Розрізняють декілька видів службових записок: доповідні, аналітичні, оглядові, інформаційно-статистичні та ін
Заява - внутрішній службовий документ, призначений для доведення до відома посадової особи (як правило, вищого) інформації вузької спрямованості. В абсолютній більшості випадків заява пишеться від імені однієї особи, однак можуть мати місце і колективні за явища, коли проблема, що піднімається в документі, зачіпає інтереси відразу кількох осіб або навіть всього колективу. Розрізняють декілька основних видів заяв: заява-прохання (клопотання); заяву-скаргу; заяву-пояснення (пояснювальна); заяву-констатація (пишеться з ініціативи співробітника, а не за вказівкою згори).
Адресація документа включає повне (без скорочень) офіційне найменування посади особи, якій направляється заява. Прізвище та ініціали писати не прийнято, якщо заява не містить прохання. Адресація копії зазначається нижче, через інтервал, з дотриманням тих самих правил. Приклад адресації заяви-констатації:
Головному енергетику взуттєвої фабрики
Копія: заступнику директора фабрики по матеріально-технічному постачанню
Найчастіше вказується загальна назва документа (ЗАЯВА), однак якщо документ містить скаргу або пояснення, то допускається вказувати це в найменуванні. Найменування розміщується нижче адресації, посередині листа:
СКАРГА
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Основний текст, як правило, починається з вступних слів, що відображають сутність змісту документа: Прошу, Звертаюся зі скаргою на ..., Уявляю письмове пояснення ..., Ставлю Вас до відома ... і т. п. Далі викладається суть питання, за яким пишеться заява. Вказуються основні мотиви написання, найважливіші обставини справи. У кінці тексту з дотриманням службової етики вказується, на яке втручання з боку адресата розраховує заявник: Прошу дати розрахунок з 1 березня ц. р.; Прошу Ваших вказівок ...; Прошу відповісти ...; Прошу вжити заходів ... .
Зразок заяви
Декану Північно-Кавказької академії державної служби (П.І.Б.) студента 1 курсу, групи ... П.І.Б.
Заява
Прошу звільнити мене від занять з 1 по 10 квітня для поїздки додому за сімейними обставинами.
Додаю листа з повідомленням про хворобу мого батька.
25.03.2000 (підпис)
Окремі види документів, наприклад, договір, довіреність використовуються для реалізації юридичних, інформаційних зв'язків між рівними, не перебувають у відносинах підпорядкування організаціями і посадовими особами, тобто | документаційних обмін йде по горизонталі.
Договір (угода, контракт) - документ, що фіксує угоду сторін про встановлення будь-яких відносин і який регулює ці відносини. Так, установчий договір містить відомості:
· Про найменування юридичної особи, місце його знаходження, порядок управління діяльністю; про розмір і склад статутного капіталу;
· Про розмір та порядок зміни часток кожного з учасників у статутному капіталі;
· Про розмір, склад, терміни і порядок внесення внесків; про відповідальність учасників за порушення обов'язків по внесенню внесків.
Трудовий договір (трудова угода) є юридично оформлене письмова угода сторін (як правило, іменованих відповідно «роботодавець» і I «працівник») про виконання конкретних обов'язків. Ця угода констатує готовність сторін виконувати взяті зобов'язання протягом деякого часу на певних умовах. Трудовий договір оформляється при прийомі на роботу, а також у разі зміни первинних договірних умов (утримання службових обов'язків працівника, рівень заробітної плати і т. п.).
Договір (контракт) - фіксує угоду сторін (юридичних або фізичних осіб) про спільну (комерційної чи іншого роду) діяльності. У цьому випадку зміст договору становлять такі відомості:
· Найменування сторін (повна та скорочена назва); найменування роботи (предмет контракту), її етапи та результати виконання;
· Найменування документа, відповідно до якого виконується робота;
· Умови та строки поставки, перевезення, зберігання, пакування, маркування, реклами і реалізації; термін дії договору; початок і закінчення робіт за договором; вартість робіт і порядок розрахунків, порядок здачі та приймання роботи;
· Відповідальність сторін (в тому числі санкції за невиконання прийнятих зобов'язань), які сторони визнають необхідними включити в договір; гарантії, страхування і форс-мажорні обставини; перехід права власності та ризики, порядок вирішення спорів;
· Юридичні адреси сторін (із зазначенням поштових адрес, банківських реквізитів, номерів телефонів, факсів).
Текст договору (контракту) підрозділяється на розділи, пункти та підпункти.
Оформляються договори, як правило, на трафаретних бланках, на яких типографським способом надруковані всі необхідні реквізити і типовий текст договору. У трафаретних бланках залишені прогалини, які вписується інформація про конкретні учасників договору. (Приклад тексту договору дано у додатку.)
Довіреність - документ, що дає повноваження його пред'явнику на виконання будь-яких дій від імені довірителя (організації чи фізичної особи).
Особиста довіреність може бути видана для отримання заробітної плати і будь-яких інших платежів (допомоги, пенсій, стипендій), на отримання кореспонденції (як грошовій, так і посилкової), на загальне управління майном, на розпорядження транспортним засобом, а також на отримання свідоцтва про право на спадщину.
Офіційні доручення видаються організацією своєму представнику на укладення угод, отримання грошей, товарно-матеріальних цінностей або інших дій від імені організації.
У тексті особистої доручення вказується довіритель, довірена особа і вид дій за дорученням. Обов'язковими реквізитами довіреності є:
· Найменування документа;
· Місце та дата написання;
· Основний текст;
· Посвідчувальний напис, скріплена печаткою організації.
6. Структура і зміст офіційних листів
У науковій літературі існує декілька видів класифікації офіційно-ділового листування, в основі яких лежать різні класифікаційні ознаки. Так, наприклад, за тематичним ознакою офіційно-ділову кореспонденцію досить умовно поділяють на ділову та комерційну. (Слід зазначити, що терміни ділове листування, діловий лист частіше використовуються в широкому значенні як узагальнена назва офіційно-ділових паперів різних типів. Вузьке ж значення цих термінів реалізується при протиставленні ділової та комерційної кореспонденції.) Листування, за допомогою якої оформляють економічні, правові, фінансові та інші форми діяльності підприємства, прийнято називати діловою кореспонденцією. Листи, що складаються при укладенні та виконанні комерційних угод, при вирішенні питань збуту продукції та питань постачання, відносять до комерційної кореспонденції (листи-запити, пропозиції (оферта), листи-претензії та відповіді на ці види листів).
За функціональною ознакою розрізняють листи, що вимагають листа-відповіді, та листи, які не потребують листи-відповіді. Обов'язкового відповіді вимагають такі типи листів, як лист-запит, лист-пропозицію, лист-рекламація, лист-звернення. Не вимагають відповіді супровідні листи, тому що виконують функцію ярлика, етикетки, що прикладається до відправлені документів. Їх мета - фіксувати факт відправлення. Листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-попередження, листи-повідомлення, листи-заяви констатують доконаний факт і тому також не потребують відповіді.
За ознакою адресата ділові листи поділяють на звичайні та циркулярні. Циркулярний лист направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило, підпорядкованих інстанцій (організацій).
За особливостями композиції розрізняють одноаспектние і багатоаспектні листи. Зміст одноаспектного листи присвячене одному питанню, проблемі, наприклад: вираз гарантії - гарантійний лист; запрошення взяти участь в чому-небудь - лист-запрошення; вибачення за порушення домовленості - лист-вибачення і т. д. багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, вибачення, гарантії. Кожному з існуючих аспектів змісту листа відповідають традиційно сформовані мовні моделі, що містять ключові слова: гарантуємо, запрошуємо, шкодуємо і т. д.
За структурними ознаками ділові листи поділяють на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Складання регламентованих листів здійснюється за певним зразком. Це передбачає не тільки відповідність листа стандартним аспектам змісту (відображення регулярних економіко-правових ситуацій), але й використання стандартних мовних і синтаксичних конструкцій. Жорсткі вимоги пред'являються також до формату паперу, складу реквізитів, оформлення всіх елементів листа.
Нерегламентоване діловий лист, як правило, відображає будь-яку виключну, незвичайну виробничу ситуацію або свідчить про особливе значення, яке надає листа укладач. У зв'язку з цим текстова структура нерегламентованої листа є менш жорсткою, можливий більший вибір мовних і синтаксичних засобів, у тому числі виразних.
Комерційна кореспонденція. Комерційні листи складаються при укладенні та виконанні комерційних угод від імені юридичних осіб і мають правову силу. Від того, наскільки грамотно і переконливо складено комерційне лист, залежить, в остаточному підсумку, успіх майбутньої угоди.
Комерційну кореспонденцію становлять такі види листів, як лист-запит, лист-пропозиція (оферта), лист-відповідь (на запит, пропозиція), лист-претензія (рекламація).
Комерційний запит - це документ, що є звернення особи (організації), хоче укласти угоду (покупця до продавця, імпортера до експортера), з проханням дати детальну інформацію про товар (послуги і т. п.) і (або) направити пропозицію на поставку товару (звернення продавця до покупця). Листи-запити застосовуються в тих випадках, коли не представляється можливим особисто або по телефону вирішити дане питання, а також з метою ініціювати адресата на більш активні дії, зокрема, на відповідне послання.
Змістовні аспекти запиту реалізуються за допомогою стійких мовних моделей. При складанні листа-запиту можуть бути використані наступні стандартні вирази:
· Просимо вислати нам пропозицію на поставку ...
· Просимо Вас повідомити, чи можете Ви ...
· Будемо дуже вдячні, якщо Ви повідомите нам про ...
· Ми були б раді, якщо Ви повідомите нам, чи можете Ви поставити ...
· Ми будемо вдячні, якщо Ви інформуєте нас про можливість поставити нам ...
Відповідь на запит складається у разі, якщо продавець не може відразу вислати покупцю пропозицію. Лист-запит може містити наступну інформацію:
· Про прийняття запиту до розгляду;
· Про з'ясування можливостей поставки товару, що цікавить покупця;
· Про відмову поставити товар, що цікавить покупця;
· Про зміну умов запиту (зміні кількості товару, моделі, марки, термінів поставки і т. п.);
· Про обіцянку направити пропозицію на поставку товару, що цікавить покупця.
Лист-відповідь може мати форму трафаретного або звичайного листа.
У разі відмови поставити цікавить покупця товар у листі-відповіді можуть бути використані такі типові моделі:
На жаль, ми не можемо відповісти на Ваш запит позитивно і вислати Вам конкретну пропозицію на поставку ...
Ми просимо Вас відкласти це питання до ... Просимо Вас повернутися до цього питання в ...
У разі якщо продавець може відразу задовольнити прохання покупця і поставити цікавить його товар, він надсилає пропозицію (оферту).
Лист-пропозиція (оферта) - це заява продавця, експортера про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов. Пропозиція може бути направлено у відповідь на запит покупця, імпортера або з ініціативи продавця, експортера. У пропозиції зазвичай вказуються найменування пропонованого товару, кількість і якість товару, ціна, термін поставки, умови платежу, рід упаковки і інші умови поставки в залежності від характеру товару.
При складанні пропозиції використовуються такі стандартні моделі:
· У відповідь на Ваш запит від ... ми пропонуємо Вам ...
· Якість товару відповідає зразкам, висланим Вам разом з каталогом ...
· Товар сертифікований (забезпечений сертифікатом якості) ...
· Ціна ... становить ...
· Товар буде поставлятися в ... кварталі поточного року ...
Відповідь на пропозицію. Відповідь на пропозицію може містити згоду на умови пропозиції, підтвердження прийняття пропозиції. У цьому випадку угода вважається закінченою. Прийняттям пропозиції є видача замовлення або укладення контракту. Якщо покупець не згоден з умовами пропозиції або не зацікавлений у пропонованому товарі, він відхиляє пропозицію. У цьому випадку між продавцем і покупцем може встановитися листування до тих пір, поки не буде досягнута повна домовленість.
Лист-претензія (рекламація) - комерційний документ, що являє собою вираз претензій до сторони, що порушила прийняті на себе за контрактом зобов'язання, і вимога відшкодування збитків. Рекламації можуть бути пред'явлені щодо якості та кількості товару, термінів поставки, упаковки, маркування, платежу та інших умов контракту (договору).
Рекламація повинна містити: підстави для пред'явлення претензії; докази - посилання на нормативні акти, документи (акт експертизи, акт приймання і т. д.); конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію (наприклад, вимога заміни неякісного товару якісним; вимога уцінки товару і т . д.).
При складанні тексту рекламації використовуються такі стандартні моделі:
· До нашого превеликий жаль, повідомляємо Вам, що ... На жаль, ми повинні поставити Вас до відома, що ... До нашого превеликий жаль, умови контракту Вами не виконані
· Ми офіційно заявляємо Вам рекламацію на ... Наші клієнти заявили рекламацію на ...
· Якість партії товару, отриманого від Вас ... числа, виявилося нижче якості, обумовленого в контракті № ... При прийманні товару були виявлені такі недоліки: ...
Комерційне послання, крім ясності і точності викладу, має відрізнятися також визначеної впливає силою, у зв'язку з чим при складанні тексту листа повинні враховуватися психологічні чинники його сприйняття адресатом. Елементами такого роду дії є етикетні фрази і конструкції, не тільки створюють певні рамки коректності та ввічливості, а й задають спілкуванню певну тональність. Порівняйте:
Згідно з нашою домовленістю просимо зробити нам пропозицію на поставку ...
Ми будемо раді, якщо Ви повідомите нам, чи можете Ви поставити ...
7. Уніфікація мови ділових паперів
Уніфікація - приведення чогось до єдиної системи, формі, до однаковості. Суть уніфікації службових документів зводиться до скорочення видів документів, приведення до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання. Зведення документаційного потоку до єдиних форм і стандартів передбачає також однакове розміщення реквізитів на бланках документа, скорочення їх форматів, а також забезпечення порівнянності інформації у взаємозалежних документах і застосування трафаретних текстів.
Стандартизація офіційних паперів полягає у встановленні в державному масштабі оптимальних правил і вимог щодо розробки та оформлення документів. Ці правила приймаються в установленому порядку для загального і багаторазового застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформляються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ Р), галузевих (ОСТ) стандартів, а також стандартів підприємств та установ (СТП).
Особливість уніфікація мови службових документів
полягає у формуванні системи стандартних мовних моделей, що відображають типові ситуації ділового спілкування. При цьому «під моделлю розуміють і логічну й синтаксичну конструкцію (конструкцію пропозиції), що охоплює максимальну кількість управлінських ситуацій» [1, 7].
Найбільш значущим з точки зору типізації ситуацій спілкування є фактор мети, оскільки саме мета вчинення мовного дії обумовлює тип і стиль створюваного документа.
Рішення тих чи інших завдань ділового спілкування реалізується в мовних діях, ключовим словом яких є так званий дієслово-дія: просимо, пропонуємо, направляємо, докладаємо, рекомендуємо, повідомляємо, гарантуємо і т. д.
Мовна модель, що виражає те чи інше мовне дію, складається, як правило, з двох частин - мотивації дії і власне мовного дії.
Наприклад:
У порядку надання допомоги (мотивація) прошу (мовне дію) Вас ...
Відповідно до Вашої заявки (мотивація) висилаємо (мовне дія) ...
Мета, яку ставить перед собою ініціатор ділового спілкування, визначає не тільки вибір мовних моделей, але, перш за все, тематичний і функціональний тип ділової папери.
Таким чином, всі смислові аспекти документа реалізуються у вигляді стійких логічних форм - моделей. У результаті процес складання офіційного паперу зводиться до з'єднання в певній логічній послідовності стандартних мовних моделей. Наприклад, підтвердження отримання чого-небудь може бути представлений наступними мовними моделями:
Підтверджуємо отримання Вашого замовлення.
З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого замовлення.
З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого замовлення і приступаємо до його виконання.
Приведення мовних і текстових засобів службових документів до єдиного зразка, тобто стандартизація та уніфікація діловій письмовій мові, виправдано міркуваннями зручності, економією часу при складанні текстів ділових листів, їх обробці.
Найменш трудомістким способом складання офіційного листа є використання типових текстів і текстів-трафаретів, які можна застосувати для передачі однотипної повторюється інформації.
Типовий текст - це текст-стереотип, який використовується як приклад або основи для створення нового документа. Спосіб створення документів за зразком-стереотипу називається типізацією документів. Він використовується для побудови текстів аналогічного змісту, відповідних аналогічним ситуацій ділового спілкування на виробництві, в торгівлі, в державних установах і т. д.
Трафаретізація - спосіб фіксації інформації у вигляді тексту з пробілами, призначеними для заповнення їх змінною інформацією, яка залежить від конкретної ситуації. Приклади трафаретних бланків текстів - бланки довідок відділів кадрів, посвідчень про відрядження та ін У діловому листуванні також використовуються трафаретні тексти, наприклад, у листах-запрошеннях, листах-заявках і т. д. трафаретним способом оформляються тексти договорів, угод, контрактів. Застосування трафаретних бланків істотно скорочує час, що витрачається на складання документів. Крім того, трафаретний спосіб складання документів зводить до нуля можливість декількох тлумачень тексту.
Приклад тексту-трафарету
ДОВІДКА
Тов. ______________________ Працює __________________________
^{(Прізвище, ініціали) (назва установи)}
на посаді ______________. Оклад______________
Довідка видана для предоставления___________________________
Начальник відділу кадров______________
Слід зазначити, що різноманіття сучасних ділових відносин, збільшення кількості нестандартних ситуацій, що відбиваються в діловому листуванні, зменшує можливість використання трафаретних текстів як способу ділового спілкування.
Мовні формули офіційних документів. Особливість мови і стилю офіційних паперів - використання стійких (шаблонних, стандартизованих) мовних оборотів, дозволяють з високим ступенем точності відображати регулярно повторювані ситуації ділового спілкування. За багаторічну практику ділового листування були вироблені мовні формули, які дозволяють ясно і лаконічно висловлювати мотиви, причини і мети офіційного послання; формулювати прохання, попередження, розпорядження, відмова, запевнення і т. д. З'єднання в певній послідовності мовних формул, що відображають смислові аспекти повідомлення, дозволяє моделювати текст документа, його структуру; спрощує процедуру створення офіційного паперу.
Початок документа, як правило, представляє собою виклад спонукальних мотивів, пояснення причин прийняття тих чи інших рішень. Воно вводить адресата в проблему і не повинно повторювати того, про що йдеться в основній частині тексту.
Існують мовні формули, які виражають мотиви створення документа, наприклад:
На підтвердження нашої домовленості ...
Відповідно до раніше досягнутої домовленості (направляємо, повідомляємо) ...
Відповідно до листа замовника ...
У порядку надання допомоги прошу Вас ...
У відповідь на Ваш запит повідомляємо ...
Також існують мовні формули, які виражають причини створення документа, мета створення документа; виражають прохання, вимоги і розпорядження; нагадування і попередження; пропозицію і т.д.
Крім мовних моделей і синтаксичних конструкцій, що відображають ті чи інші ситуації ділового спілкування, слід зазначити також стійкі звороти мови, міцно закріпившись за офіційно-діловим стилем: найменш складний ...; найбільш важливий ...; найкращий результат ...; надати допомогу ...; провести перевірку ...; керівництво вважає за можливе ...; організація не заперечує ...; забезпечити виконання ...; створити необхідні умови ...; оптимальне рішення ...; ймовірні терміни ...; підтвердити отримання ... ; повідомити дані ...; підготувати до відправки ...; на додаток до вищевказаного ...; в обставинах, що склалися ... і т. д.
8. Вимоги до мови і стилю документів
Документована інформація повинна викладатися гранично ясно, чітко і недвозначно - це основна вимога письмового ділового спілкування. Отже, до мовних засобів і стилем викладу інформації в документі пред'являються особливі вимоги:
· Однозначність вживаних слів і термінів;
· Нейтральний тон викладу;
· Дотримання лексичних, граматичних, стилістичних норм, що забезпечують точність і ясність викладу;
· Смислова достатність і лаконічність тексту.
Невиконання цих вимог, з одного боку, ускладнює роботу з документами, а з іншого - позбавляє або знижує їх юридичну та практичну значимість.
Смислова точність письмового висловлювання значною мірою зумовлена ​​точністю слововживання, т. е. використанням слів згідно їх значень. Слово в тексті документа має вживатися тільки в одному значенні, прийнятому в офіційно-діловій письмовій мові. У зв'язку з цим труднощі у вживанні можуть викликати слова-пароніми (слова, близькі за звучанням, родинні, однокореневі слова, що розрізняються значенням). Слід розрізняти:
Неувага до відтінків значень, забарвленням слів-синонімів також може призводити до смисловим порушень у текстах документів. Так, наприклад, слова побудувати (стилістично нейтральне), звести (стилістична забарвлення «високе»), спорудити (створити щось технічно складне); спорудити (побудувати що-небудь значне; високе) розрізняються стилістичними забарвленнями, відтінками значень і, як наслідок цього, мають різну сполучуваність.
Зверніть увагу на правильне і неправильне вживання цих слів:
При вживанні термінів у діловій документації необхідно стежити за тим, щоб термін був зрозумілий як авторові, так і адресату. Якщо термін є маловживаних і його значення може бути незрозумілим, слід вдатися до одного з пропонованих способів:
· Дати офіційне визначення терміна, наприклад: факторинг - продаж права на стягнення боргів;
· Уточнити, розширити зміст терміна словами нейтральній лексики, наприклад: ... невиконання договору викликано форс-мажорними обставинами (зливовими дощами розмило шляхи сполучення з заводом);
· Прибрати термін і замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.
Труднощі в сприйнятті тексту документа може викликати невиправдане використання запозичених слів. Найбільш типова помилка - невмотивоване вживання іншомовних слів замість вже існуючих для позначення понять звичних слів, наприклад:
ексклюзивний замість винятковий;
апелювати замість звертатися;
прерогативи замість виключне право і под.
У документах не повинні вживатися слова і вирази, що вийшли з ужитку (архаїзми та історизм). Слід писати не при цьому направляємо, а спрямовуємо, не цього року, а цього року (поточного року); не справжнім повідомляємо, а повідомляємо, не справжнім акт складений, а акт складено, не якою, а який, не вишепоіменованний, а зазначений вище .
Досить часто у текстах документів зустрічаються помилки, викликані неправильним вживанням прийменників за, в, с, завдяки і деяких інших. Конструкції з прийменником по і без нього різняться стилістичним забарвленням: конструкції без прийменника - загальновживані, з приводом - характерні для ділового мовлення, наприклад: заходи щодо вдосконалення, досліди з розведення, заходи щодо попередження, витрати з ремонту, центр по підготовці.
Разом з тим не допускається вживання прийменника по замість прийменника о (об), якщо мова йде про конкретній темі, зміст бесіди, розмови, виступи, наприклад: відзвітувати про роботу, доповідь про підсумки роботи, переговори про нову угоду.
Привід завдяки вживається тільки в тих випадках, коли мова йде про позитивні зміни, а в разі негативних наслідків слід вживати прийменник через, наприклад: Завдяки високої технічної кваліфікації фахівців поставлена ​​задача була вирішена на високому технічному рівні. Але: Через низьку якість будівельних робіт значний час піде на усунення неполадок.
В офіційно-діловій письмовій мові склалися правила розташування визначень. Так, узгоджені визначення (виражені прикметниками) ставляться перед визначальним словом, а неузгоджені (виражені словосполученням) - після нього. Наприклад: актуальне питання, оптовий ринок; питання першорядного значення, ринок оптової продукції.
При поєднанні узгодженого і неузгодженого визначень перше зазвичай передує другому, наприклад: актуальний всесоюзного значення питання.
При побудові словосполучень слід враховувати, що більшість слів у письмовій ділового мовлення вживається тільки з одним словом або з обмеженою групою слів. Наприклад:
наказ - видається; контроль - покладається; ціна - встановлюється; заборгованість - погашається; рекламація (претензія) - пред'являється; платіж - проводиться; рахунок - виставляється (оплачується); оплата - виробляється (гарантується); посадові оклади - встановлюються; осуд - виноситься; домовленість - досягається; кредит виділяється і т. п. - дієслівні сполучення; доводи - вагомі; ціни - низькі, високі; знижки - значні, незначні; необхідність - нагальна; співробітництво - взаємовигідне, плідне, успішне, рентабельність - висока, низька; розрахунки - попередні, остаточні і т. п. - іменні поєднання.
При виборі сталого мовного обороту слід враховувати особливості фразеології, що склалася в офіційно-ділового мовлення. При вживанні порівняльному ступені краще складна форма: менш важливий, більш складний (а не найважливіший, складний). При вираженні найвищому ступені найбільш споживана форма з приставкою: найбільший ефект, найменший результат чи поєднання позитивної ступеня з прислівником «найбільш»: найбільш важливий.
У традиції російського ділового листа кращим є вживання пасивних конструкцій замість дійсних. Наприклад: не ми виконаємо, а нами буде виконано; не Ви пропонуєте, а Вами запропоновано. Пасивного стану, як правило, використовується при необхідності підкреслити факт вчинення дії (оплата гарантується, пропозиція схвалена). Однак для надання тексту більшої переконливості, а також у разі, коли необхідно вказати конкретну особу або організацію як суб'єкт юридичної відповідальності, більш кращою є форма дійсного застави (Завод «Металіст» зриває постачання сировини; Керівник кооперативу не забезпечив техніку безпеки і т. п. ).
Основна вимога до інформаційного насичення документа - це доцільна кількість включається інформації, необхідне і достатнє для реалізації комунікативної задачі - переконати, спонукати, привернути увагу, висловити незгоду і т. д. Надмірність, різнорідність включається в документ інформації ускладнює його сприйняття, а, отже, знижує його ефективність, переконливість.
Структура тексту документа (логічне з'єднання смислових аспектів) повинна бути «прозорою», легко сприймається. Найбільш раціональна структура тексту документа, що складається з двох частин. У першій викладаються мотиви, факти та події, що послужили приводом для складання паперу, в другій - висновки, прохання, пропозиції, рішення, розпорядження і т. д. Наприклад, структуру супровідного листа складають два смислових аспекти: повідомлення про висилається матеріалі і уточнюючі відомості:
Направляємо докладний опис автоматичної системи управління.
Отримання просимо підтвердити.
У багатоаспектних документах виклад кожного аспекту | змісту слід починати з нового абзацу, виділяти червоним рядком. При цьому абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Середня довжина абзацу 4-6 пропозицій, але в текстах документів можуть зустрічатися абзаци, що складаються з одного речення.
З'єднання пропозицій здійснюється також за допомогою слів і словосполучень, які виступають в ролі зв'язок. Наприклад: з огляду на викладене, в порядку надання допомоги, в задоволення Вашої претензії, тому, в результаті це-го, оскільки, відповідно до, отже і т. д.
При складанні ділових паперів слід враховувати інформаційну роль порядку слів у реченні. В усному мовленні найбільш значуще слово виділяється інтонаційно. У письмовій мові інформаційна роль слова або словосполучення зростає до кінця пропозиції. Розташування слів у реченні визначається принципом «лінійної» подачі матеріалу. Згідно з цим принципом спочатку в речення вводиться допоміжна інформація, а потім - основна, причому основна інформація розташовується після присудка, а допоміжна - на початку пропозиції до присудка. У залежності від того, де знаходиться те або інше словосполучення, змінюється зміст речення. Наприклад:
За рішенням арбітражного суду заборгованість необхідно погасити до 1 липня 2000 року.
Заборгованість необхідно погасити до 1 липня 2000 року за рішенням арбітражного суду.
У першому реченні метою висловлення є зазначення терміну, на який призначено погашення заборгованості. У другому реченні метою висловлення є вказівка ​​на те, ким винесено рішення про необхідність погасити заборгованість.
До стандартних аспектів мови діловій письмовій мові відноситься уніфікація скорочень, широко використовуваних в ділових листах. Скорочуються слова, словосполучення, які характеризуються високою частотністю вживання, а також терміни, назви організацій, відомі правові акти, зводи законів, номенклатурні знаки самого різного властивості, текстові позначення і т. д.
Скорочення, що використовуються в текстах документів, підкоряються певним правилам:
1. Скорочення повинні бути одноманітно протягом всього документа. Неприпустимо скорочувати одне і те ж слово (словосполучення) порізному або писати його в одному місці повністю, а в іншому скорочено.
2. Не можна скорочувати слово, якщо воно є єдиним членом речення.
3. Не допускається скорочення, якщо воно може спричинити за собою інотолкованіе, двозначність у сприйнятті фрази.
4. Скорочення слова до однієї букви не допускається, крім випадків традиційних текстових скорочень типу: р. (рік), м. (пан), л. (Лист, листи), с. (Село), ​​р. (Ріка), п. (пункт) і ін Правила і стандарти скорочень наведено в ГОСТ 7.12-77 (СТСЕВ2012-79).
Мовний етикет в документі. Етикет - встановлений порядок поведінки де-небудь. Діловий етикет - це порядок поведінки, встановлений у сфері ділового спілкування. В основі правил ділового етикету лежить: ввічливе, поважне і доброзичливе ставлення до ділового партнера; дотримання певної дистанції між працівниками, які обіймають різне службове положення; вміння говорити «так» і «ні», не ображаючи партнера, не зачіпаючи його самолюбство; терпимість до чужого думку, не збігається з вашим, вміння визнати свої помилки, бути самокритичним; вміння використовувати в суперечці аргументи, а не авторитети.
У письмовому діловому спілкуванні етикет проявляє себе у формі і змісті документів і, перш за все, у формулах звернення, вираження прохань, відмов, претензій, способи аргументації, формулюванні доручень та ін Етикет - найважливіший інструмент в досягненні комунікативної мети й водночас прояв культури пише [ 2, 179-180].
У діловому листуванні використання етикетних засобів також носить регламентований характер.
Звернення - це апеляція до особистості адресата. Завдання звернення - встановити контакт з адресатом, привернути його увагу, зацікавити. Звернення - обов'язковий елемент комерційної листування. Останнім часом звернення нерідко використовується і у службовому листуванні, якщо ситуація вимагає звернутися безпосередньо до посадової особи.
При зверненні до адресата враховуються його службове становище, сфера діяльності, ступінь особистого знайомства.
Найбільш загальною формулою звернення, яка може використовуватися незалежно від перерахованих чинників, є:
Шановний пане ... (прізвище)!
Шановна пані ... (прізвище)!
Шановні панове!
Правила ділового етикету вимагають: якщо текст документа починається з формули особистого звернення до адресата, то в кінці тексту, перед підписом, повинна бути заключна формула ввічливості: З повагою.
Згідно з традиціями вітчизняного ділового етикету, при формулюванні прохань, запитів, пропозицій, думок і т. п. прийнята форма вираження від першої особи множини:
Пропонуємо Вашій увазі колекцію взуття сезону «Весна-Літо-2000» ...
Представляємо на розгляд і затвердження проект торгового комплексу ...
Нагадуємо, що термін виконання договору ... закінчується ... Просимо повідомити про можливість придбання торгівельного обладнання ...
Формула звернення від першої особи однини прошу, пропоную, запрошую використовується в листах конфіденційного змісту, а також у документах, оформлених на бланках посадових осіб.
Як підкреслюють фахівці в області ділового етикету, тональність ділових листів повинні визначати коректність і оптимізм. Крім того, переконливість ділового послання, його впливає сила залежать від обраної форми, стилю письма. Переконує не тільки інформація, але і тональність, у якій ведеться листування, у багатьох випадках саме вона визначає характер ділового діалогу між фірмами, організаціями. Так, наприклад, використання етикетних засобів дозволяє пом'якшити категоричність висловлювання. Порівняйте:
На наш погляд, ціни на Вашу продукцію високі, що робить невигідною її реалізацію в нашому регіоні. Ми висловлюємо надію на розумну цінову політику з Вашого боку, що, в кінцевому рахунку, призведе до тривалої та плідної співпраці.
9. Нові тенденції в практиці російського ділового листа
Дев'яності роки двадцятого століття стали періодом значних змін в економіці, у сфері соціальних відносин. Вони торкнулися практично всіх сторін життя, в тому числі сфери ділового спілкування.
Нові ситуації ділового спілкування потребують удосконалення форм документаційного забезпечення. З'являються нові види документів. Лексикон офіційно-діловій письмовій мові поповнюється новими термінами. Більш вільним з точки зору використовуваної лексики, експресивних засобів мови стає мова і стиль ділових листів, більше значення надається переконуючої, що впливає силі ділового послання. Відбуваються зміни потребують глибокого аналізу і, можливо, стануть предметом окремого теоретичного дослідження. Однак знайомство з тенденціями змін, що відбуваються може представляти інтерес для тих, хто освоює закони письмового ділового спілкування.
Юридичні та правові аспекти взаємин між працівником і роботодавцем закріплюються за допомогою таких документів, як трудовий договір, трудова угода, контракт. Новим у ряду слів, що називають цей тип документів, є термін контракт (письмовий договір, угоду з взаємними зобов'язаннями для договірних сторін). Недавно з'явившись в практиці російської ділової письмової мови, він не тільки успішно співіснує з термінологічними словосполученнями трудовий договір, трудова угода як синонім, але й, певною мірою, витісняє їх з мовного побуту. Поняття контракт ширше, ніж поняття трудовий договір, трудова угода, воно поширюється не тільки на відносини між працівником і роботодавцем, а й на торгово-економічні відносини між окремими підприємствами, фірмами. Так письмовий договір між підприємствами, що виробляють продукцію, і організаціями, заготовляють і збували цю продукцію, також називається контрактом. Останнім часом все частіше говорять про необхідність складання шлюбних контрактів, за допомогою яких можна регулювати матеріальні, фінансові відносини подружжя, зокрема у випадку розлучення . Таким чином, іншомовний термін контракт, отримуючи все більше поширюється і будучи багатозначним у терміносистемі ділового листа, вступає у синонімічні стосунки з російськомовними термінами даної предметної області. Але чи завжди доречно заміщення усталених, прийнятих в даній мовній культурі термінів іншомовними? Які причини цих тенденцій?
Входження України в систему світових економічних відносин визначає необхідність відповідності вітчизняної практики ділового спілкування, ділового листа світовим стандартам, в тому числі на рівні термінології. Саме це є однією з основних причин активного проникнення іншомовних слів і термінів у російську офіційно-ділову письмову мову. Однак серед недавно з'явилися іншомовних термінів таких, наприклад, як оферта (пропозиція), прайс-лист (перелік видів товарів, послуг і т. д. з зазначенням їх ціни або розцінок на них), презентація (у діловому листі - жанр рекламного тексту ( лист-презентація), чартер (договір про оренду судна (літака) в рамках конкретного терміну) та ін, є слова, що називають нові поняття (чартер, презентація, резюме), а є слова, що дублюють російськомовні (або запозичені, але вже стали звичними) назви давно існують понять і явищ (контракт - договір, угода; оферта - комерційна пропозиція; прайс-лист - кошторис). Запозичення першого типу мотивовані появою нових реалій життя, запозичення другого типу - прагненням наблизитися до світових стандартів офіційно-ділової термінології. Однак саме друга тенденція викликає в деяких випадках витіснення російськомовних термінів і термінологічних словосполучень іншомовними синонімами, що в підсумку може призвести до надмірного насичення діловій письмовій мові запозиченнями.
В останні роки в практиці російської ділової переписки намітилася тенденція до більшої свободи у виборі мовних засобів, у тому числі експресивних; прагнення до персоніфікованого стилю викладу.
Тенденції більшою мовної свободи, експресивності мови повідомлення проявляються, в першу чергу, у мові і стилі рекламної ділової кореспонденції.
Реклама в діловому мовленні. Останнім часом широкого поширення набули документи інформаційно-рекламного характеру: товарна пропозиція; повідомлення потенційним споживачам про види вироблених товарів і послуг; резюме.
Вимоги до мови і стилю такого роду документів істотно відрізняються від вимог до складання суворо регламентованих ділових паперів. Специфіка рекламних листів полягає в тому, що до них пред'являються такі вимоги, як запам'ятовування, здатність викликати комерційний інтерес. Це обумовлює необхідність більш творчого підходу до складання текстів рекламних листів; дозволяє використовувати мовні засоби виразності з метою привернути увагу до викладення інформації. Так, наприклад, у наведеному нижче посланні, що містить запрошення на розпродаж за зниженими цінами, використовується питально-відповідний прийом розповіді, спонукальні конструкції, а також прикметники самий, сприятливий, привілейований, що підсилюють ефект впливає листи.
Шановний ...
Саме сьогодні Ви маєте можливість купити товар за найнижчими цінами.
Чому? Згідно з прогнозом нашого комерційного відділу, в наступні чотири місяці ціни зростуть на 1%. Не пропустіть випадок і скористайтеся зниженням цін. Ми запрошуємо Вас на привілейовану розпродаж. Упевнені, що Ви залишитеся задоволені і товарами, і цінами на них. Приходьте, ми будемо чекати на Вас.
Широке використання оціночних конструкцій типу: бездоганна робота, розумна цінова політика, надійні (добрі) партнерські відносини, гнучка система знижок, успішне (плідну) співробітництво і т. п. підвищує емоційну привабливість тексту ділового листа, надає йому конструктивну тональність.