ПЛАН
1. Введення
2. Поняття WEB-сторінки і швидке створення WEB-сторінки
3.Створення рекламної WEB-сторінки.
4.Понятіе електронної пошти. Поштові програми.
5.Створення і відправлення повідомлень.
6.Работа з отриманими повідомленнями.
7.Адреса та адресна книга.
8.Отправка і прийом факсів. Програма WinFax Pro, Програма VentaFax.
9.Заключеніе.
10.Список літератури.
1. Введення
Сьогодні на багатьох великих, середніх і навіть невеликих підприємствах
комп'ютери об'єднуються в локальні, місцеві мережі. Але є і мережу більш високого рівня - Мережа з великої літери, до якої можуть бути підключені і локальні мережі підприємств, і маленькі домашні мережі на два комп'ютери, і готельні комп'ютери. Називається вона інтернетом (INTERNET; слово inter пояснень не потребує, а net - означає «мережа»). Інтернет - це мережа мереж, це можливість спілкування і передачі інформації між будь-якими комп'ютерами по всьому світу, незалежно від того, які це комп'ютери - IBM-сумісні персоналки або Макінтоші, робочі станції SUN або які-небудь суперкомп'ютери на зразок того темно-синього гіганта думки (Deep Biue), який свого часу обіграв чемпіона світу з шахів.
В інтернеті безліч корисної інформації - прогноз погоди на завтра курс долара на сьогодні, ціни і асортимент товарів, спорт, кіно, програми телепередач, електронні газети та журнали, дискусійні клуби за будь-яких питань, знайомства і спілкування, література і музика, літаючі тарілки, містика і політика.
В інтернеті безліч марною і поверхової інформації - нав'язлива реклама, безглузді вигадки, погані література і музика, літаючі тарілки, містика і політика, просто дурість і марнославство в нескінченних розмірах і кількостях.
Історично склалося так, що до свого об'єднання різні мережі виробили свої організації роботи, свої протоколи. Але сьогодні існує єдиний стандарт ТСР / IP (Transmission ControL Protocol / Internet Protocol - «протокол управління пересиланнями / протокол інтернету) і працює на його основі всесвітня павутина Word Web (скорочено web) і є саме для нас цікаве.
2. Поняття WEB-сторінки. Швидке створення WEB
сторінки.
WEB-сторінка є контейнером для тексту і зображень, що розміщуються в інтернеті. Для того, щоб створити WEB-сторінку, треба використовувати програму, яка може перетворювати текстовий документ у гіпертекстовий. Гіпертекстова розмітка потрібна не тільки для створення сторінок в інтернеті. Вона використовується для підготовки листів електронної пошти, електронних видань. А також для створення звичайних документів.
Для створення WEB-сторінки зручніше всього використовувати майстер. Він запускається на вкладці WEB-сторінки, що викликається командою «Файл» «Створити». Розробимо для прикладу діловий лист. Створення документа за допомогою майстра можна поділити на кілька етапів:
1. На першому кроці треба вибрати тип сторінки. Типи відрізняються наборами готових елементів. Це шаблони документів, і їх можна довільно змінювати. Виберемо тип «Проста» (сторінка) та самостійно додамо всі необхідні деталі.
2. Наступний крок - вибір стилю сторінки, тобто художнього оформлення. Редактор використовує для створення стилю малюнки, які знаходяться в папках пакету MS Offiсe. Виберемо стиль «Заміський" - орнамент з листя. На цьому створення заготівлі WEB-сторінки закінчується. Можна натиснути кнопку «Готово», і майстер завершить роботу.
3. Тепер робота з WEB-сторінкою буде йти як зі звичайним документом. Тут деякі інструменти змінили свій вигляд. Наприклад, зник список для вибору розміру шрифту, а його місце зайняли кнопки «Збільшити розмір шрифту» і «Зменшити розмір шрифту». Створимо на самому початку документа новий абзац, виберемо самий дрібний шрифт і введемо адресу фірми.
4. Перетворимо рядок заголовка. Зітремо наявний в шаблоні текст-підказку і введемо назву фірми. А в правій частині рядка вставимо логотип, тобто малюнок.
5. Залишилось ввести текст листа, і документ готовий.
Особливість WEB-сторінки полягає в тому, що для їх оформлення
можна застосовувати стандартні елементи: лінії, гіперпосилкі, малюнки форматів GIF і т.д. Для їх створення використовується меню «Вставка». Документ можна редагувати і в режимі джерела, якщо вибрати сторінку «Вид» - «Джерело HTML». Тоді буде зрозуміло, як створена та чи інша деталь сторінки. Але цей режим корисний тільки для користувачів, які знають HTML. Якщо на WEB-сторінці неправильно відображаються російські букви, треба відкрити її в режимі джерела і виправити відповідний атрибут елемента МЕТА. Зберігати WEB-сторінки необхідно в оригінальному форматі (документ HTML). У цьому випадку файлу присвоюється тип НТМ або HTML. При конвертації таких документів у формат DOS або назад деякі параметри форматування не будуть збережені.
3. Створення рекламної WEB-сторінки.
Вище було наведено приклад створення WEB-сторінки комерційного призначення. Вона була сформована засобами Word 97, тому на ній виявилися стандартні елементи. Але господарям WEB-сторінок хочеться мати оригінальні розробки. Як же створити WEB-сторінку «з нуля»? В якості робочого інструмента нам знадобиться редактор гіпертексту (тобто WEB-сторінок) FrontPage Exdivss. Він входить до складу Windows, і будь-який користувач може швидко встановити його на своєму комп'ютері. Робота з гіпертекстовим редактором починається зі створення порожній сторінки. Ця програма схожа на звичайний редактор і в ньому можна створювати документи як звичайні, так і текстові. Потім треба створити для документів фоновий малюнок. Він повинен бути не занадто яскравим, щоб не затінював текст. Тепер треба створити логотип фірми, яку ми будемо рекламувати. Якщо фон малюнка і фону досить контрастні, то фон можна просто стерти, щоб отримати єдиний колір. Це зручно зробити в Paint в режимі збільшення, озброївшись ластиком і олівцем. Потім файл треба знову відкрити в MS PhotoEditor і використовувати інструмент Set Transparent Color. Тепер малюнок закінчено. Його треба зберегти у форматі GIF. Тепер повертаємося в FrontPage Exdivss. Вибираємо команду «Формат» - «Фон» і встановлюємо прапорець «фонове зображення». Потім у рядку введення вказуємо ім'я файлу. Якщо шлях до файлу не вказано, то мається на увазі, що він знаходиться в тій же директорії, що і сторінка. Після закриття вікна діалогу фон з'являється і в документі. Встановлюємо курсор за назвою компанії і натискаємо кнопку «Вставити зображення». У рядку введення друкуємо ім'я файлу. Рядок заголовка бажано відцентрувати за допомогою відповідної кнопки. Текст на WEB-сторінці вводиться і форматується так само, як і у звичайному текстовому редакторі. Можна вибрати шрифт, його розмір, колір символів або вирівнювання. Створюємо нові рядки і набираємо необхідний текст. Тепер добре б оснастити WEB-сторінку засобами, які дозволяють посилати електронні повідомлення. Спочатку треба набрати в потрібному місці сторінки текст, який служив би підказкою (наприклад, «Електронна пошта»). Потім треба виділити цей текст і натиснути кнопку «Створити або змінити посилання». Вибираємо зі списку тип гіперпосилання mailto.В результаті спочатку введена фраза перетворюється на гіперпосилання: вона змінює колір і знаходить підкреслене накреслення. Якщо користувач під час перегляду сторінки клацне її, буде запущена програма електронної пошти, яка дозволить скласти і відправити сообщеніе.WEB-сторінка готова.
4. Поняття електронної пошти. Програми Internet Mail і
Outlook Exdivss.
Обладнаний модемом комп'ютер легко перетворити в багатофункціональний комунікаційний центр. Основну роль тут відіграють програми, які дозволяють імітувати необхідне пристрій: телефон або факс-апарат. Крім традиційних засобів зв'язку, телефону і телефаксу, в офісах фірм дуже часто використовують природне для комп'ютерної техніки засіб - електронну пошту.
У Windows 95 з Internet Explorer 2 або 3 у нас в розпорядженні Будеї готова поштова програма Internet Mail. Вікно її розділене на дві частини - вгорі список листів, внизу зміст вибраного листа. Крім тексту, лист містить заголовок, у якому знаходяться електронні адреси відправника та одержувача, а також тема. Маленька скріпка ліворуч від листа означає, що до листа додається якийсь фал.
Якщо листів з верхнього вікна багато, а нам потрібно знайти якесь певне послання, можна їх відсортувати за темами, відправникам або за датою отримання. Для цього досить клацнути мишкою по заголовку того чи іншого стовпця (Від - від кого прийшло, Отримано - коли прийшов, Тема - про що базар). Листи сортуються за зростанням. Ще клацання - і відбудеться зворотна сортування, по зменшенню. Непотрібне лист можна викинути - встати на нього у верхньому вікні і натиснути клавішу Del, при цьому лист відразу не стирається, а переноситься до папки «Видалені». І лише видаливши його звідти, ви зітрете його.
Крім папки «Видалені» у цій програмі є ще три. Ті, що прийшли до нас листи лежать у папці «Вхідні». Написані нами, але поки не відправлені листи попадають у папку «Вихідні». А в папці «Надіслані» ми можемо почитати власні листи.
Копіювати і переміщати листи в будь-які папки можна через меню «Правка», а можна через контекстне меню листа. Так само можна копіювати та переміщувати цілі папки. Всі ці операції дозволяють раціонально зберігати кореспонденцію.
Якщо на комп'ютері встановлено ОС Windows і броузер Internet Explorer, то для роботи з електронною поштою найзручніше використовувати програму Outlook Exdivss
А влаштовано все досить просто. Запускаємо поштову програму, пишемо листа у віконце, трохи нагадує вікно текстового редактора, вказуємо в заголовку адресу одержувача і відсилаємо поштового сервера свого провайдера, так званому SMTP-сервера. Він знаходить у мережі вузол, до якого приписаний наш адресат, і переправляє йому листа, а вже той передасть його за призначенням.
Коли ж приходить лист для нас, то інший сервер нашого провайдера - РОР-сервер - приймає повідомлення і зберігає його на своєму жорсткому диску до тих пір, поки ми його не прочитаємо. Як тільки воно завантажено в комп'ютер, сервер стирає його зі свого жорсткого диска.
Для створення нового повідомлення використовується вбудований редактор, а сам лист може створюватися різними способами. У найпростішому варіанті воно являє собою звичайний текст, але будується як Web-сторінка, тобто на основі елементів HTML. Тому в лист при бажанні можна додати стандартні елементи оформлення: фон, горизонтальні лінії, малюнки, гіперпосилання і т.д. Крім цього листа можна створювати на основі готових бланків: кнопка. Створити є ще й списком, що дозволяє вибрати шаблон листа. Деякі шаблони дуже витончені.
До написаного листа можна приєднати додатковий файл (attachment). Це дуже зручно, якщо треба переслати великий обсяг інформації або спеціалізований документ: базу даних, електронні таблиці або щось інше.
Пересилати додаткові файли бажано у вигляді архівів, тобто попередньо упакувавши їх спеціальною програмою. По-перше, це прискорить роботу поштової програми. По-друге, з пересилкою файлів, які мають розмір більше 400-500 Кбайт, можуть виникнути проблеми. По-третє, архівація дозволяє усунути можливі спотворення передаваного файлу. Символ приєднаного файлу - скріпка, і для вибору файлу служить кнопка з її зображенням.
Відправляються повідомлення можуть бути помічені як термінові, і тоді у адресата вони будуть забезпечені значком у вигляді знаку оклику. Це ні до чого не зобов'язуюча сервісна можливість, така ж, як рядок «Тема», яка існує тільки для зручності. Обов'язковим у сполученні є тільки адреса одержувача.
Створене повідомлення має бути надіслано. Для цього служить кнопка «Надіслати». Її потрібно натиснути до закриття вікна редактора повідомлення. Якщо цього не зробити, то повідомлення потрапить не в папку Вихідні, а в папку Чернетки, і відправити його вже буде не можна. Фізична відправка виконується для всіх повідомлень, що знаходяться в папці Вихідні, як уже згадувалося, після натискання кнопки Доставити пошту або автоматично.
Припустимо, треба здійснити розсилку прайс-листів. Чи означає це, що прайс-лист повинен створюватися в редакторі листів? Звичайно, немає. Документ можна підготувати заздалегідь, а потім скопіювати його в лист через буфер обміну. Можна і приєднати готовий документ до листа, а сам лист виконати у вигляді супровідного тексту. Головне - включити всі документи до листа до того, як буде натиснута кнопка «Надіслати», так як після змінити що-небудь у листі вже не вдасться.
Якщо повідомлення не може бути доставлено в електронну поштову скриньку адресата (наприклад, через те, що в адресі була допущена помилка), то вона повертається тому, хто його відправив.
6. Робота з отриманими повідомленнями
Програма веде облік не тільки невідправлених листів, але також отриманих і непрочитаних повідомлень. Кількість таких повідомлень вказується цифрами синього кольору навпроти кожної папки. А отримані повідомлення з приєднаним файлом позначаються невеликим значком, що зображує скріпку.
Одна з проблем роботи з поштою - кодування символів. Часто текст неможливо розібрати через те, що він був відправлений за допомогою інших програмних засобів. Для зміни кодування використовується команда Вид> Вид кодування. Більшість повідомлень має кодування Windows-1251, але можуть прийти листи в кодуванні ЯКІ-8 або в іншій. У крайньому випадку, якщо повідомлення не вдається прочитати, його можна скопіювати в текстовий редактор і спробувати відформатувати різними шрифтами, такими як Courier KOI-8 або Terminal.
Буває так, що з листа важко зрозуміти, хто його послав і звідки. Тоді для того, щоб отримати максимум інформації про лист, треба скористатися командою "Файл» «Властивості» і вибрати вкладку «Подробиці». На ній можна побачити, наприклад, істинний адресу відправника, за елементами якого часто можна зрозуміти, з якого регіону відіслано лист.
Електронна адреса дуже легко впізнати: він обов'язково повинен містити символ @ («собачка»). Крім того, лист можна побачити у вихідному форматі (тобто з усіма деталями), а не так, як вона представлена в зоні перегляду.
Дуже зручним інструментом є кнопка «Відповісти автору». З її допомогою можна відправити відповідь, не вводячи адресу, так як зворотну адресу завжди присутня в посланні. Текст, який був у повідомленні, не буде стертий. Це дає можливість дати лаконічну відповідь. Наприклад, якщо в листі були питання, досить дати на них відповіді, не повторюючи питання, а адресат легко зрозуміє, про що йде мова. Це зручно для ділового листування, і, крім того, такий лист можна багаторазово пересилати «туди-назад». Утворюється своєрідний діалог: при постійному підключенні час доставки пошти складає кілька хвилин.
Знищення непотрібних повідомлень відбувається в два етапи. Після натискання кнопки «Видалити повідомлення» переміщається, як і належить, у папку «Видалені». Там воно буде знаходитися до тих пір, поки користувач не відкриє цю папку і не повторить команду видалення. У результаті вилучень і переміщень в базі даних поштової програми з часом утворюються порожнечі. Тому іноді програма виводить на екран попередження і пропонує переписати базу даних більш компактно. З цим можна погодитися, щоб не витрачати даремно місце на диску.
7. Адреси та адресна книга
1. Введення
2. Поняття WEB-сторінки і швидке створення WEB-сторінки
3.Створення рекламної WEB-сторінки.
4.Понятіе електронної пошти. Поштові програми.
5.Створення і відправлення повідомлень.
6.Работа з отриманими повідомленнями.
7.Адреса та адресна книга.
8.Отправка і прийом факсів. Програма WinFax Pro, Програма VentaFax.
9.Заключеніе.
10.Список літератури.
1. Введення
Сьогодні на багатьох великих, середніх і навіть невеликих підприємствах
комп'ютери об'єднуються в локальні, місцеві мережі. Але є і мережу більш високого рівня - Мережа з великої літери, до якої можуть бути підключені і локальні мережі підприємств, і маленькі домашні мережі на два комп'ютери, і готельні комп'ютери. Називається вона інтернетом (INTERNET; слово inter пояснень не потребує, а net - означає «мережа»). Інтернет - це мережа мереж, це можливість спілкування і передачі інформації між будь-якими комп'ютерами по всьому світу, незалежно від того, які це комп'ютери - IBM-сумісні персоналки або Макінтоші, робочі станції SUN або які-небудь суперкомп'ютери на зразок того темно-синього гіганта думки (Deep Biue), який свого часу обіграв чемпіона світу з шахів.
В інтернеті безліч корисної інформації - прогноз погоди на завтра курс долара на сьогодні, ціни і асортимент товарів, спорт, кіно, програми телепередач, електронні газети та журнали, дискусійні клуби за будь-яких питань, знайомства і спілкування, література і музика, літаючі тарілки, містика і політика.
В інтернеті безліч марною і поверхової інформації - нав'язлива реклама, безглузді вигадки, погані література і музика, літаючі тарілки, містика і політика, просто дурість і марнославство в нескінченних розмірах і кількостях.
Історично склалося так, що до свого об'єднання різні мережі виробили свої організації роботи, свої протоколи. Але сьогодні існує єдиний стандарт ТСР / IP (Transmission ControL Protocol / Internet Protocol - «протокол управління пересиланнями / протокол інтернету) і працює на його основі всесвітня павутина Word Web (скорочено web) і є саме для нас цікаве.
2. Поняття WEB-сторінки. Швидке створення WEB
сторінки.
WEB-сторінка є контейнером для тексту і зображень, що розміщуються в інтернеті. Для того, щоб створити WEB-сторінку, треба використовувати програму, яка може перетворювати текстовий документ у гіпертекстовий. Гіпертекстова розмітка потрібна не тільки для створення сторінок в інтернеті. Вона використовується для підготовки листів електронної пошти, електронних видань. А також для створення звичайних документів.
Для створення WEB-сторінки зручніше всього використовувати майстер. Він запускається на вкладці WEB-сторінки, що викликається командою «Файл» «Створити». Розробимо для прикладу діловий лист. Створення документа за допомогою майстра можна поділити на кілька етапів:
1. На першому кроці треба вибрати тип сторінки. Типи відрізняються наборами готових елементів. Це шаблони документів, і їх можна довільно змінювати. Виберемо тип «Проста» (сторінка) та самостійно додамо всі необхідні деталі.
2. Наступний крок - вибір стилю сторінки, тобто художнього оформлення. Редактор використовує для створення стилю малюнки, які знаходяться в папках пакету MS Offiсe. Виберемо стиль «Заміський" - орнамент з листя. На цьому створення заготівлі WEB-сторінки закінчується. Можна натиснути кнопку «Готово», і майстер завершить роботу.
3. Тепер робота з WEB-сторінкою буде йти як зі звичайним документом. Тут деякі інструменти змінили свій вигляд. Наприклад, зник список для вибору розміру шрифту, а його місце зайняли кнопки «Збільшити розмір шрифту» і «Зменшити розмір шрифту». Створимо на самому початку документа новий абзац, виберемо самий дрібний шрифт і введемо адресу фірми.
4. Перетворимо рядок заголовка. Зітремо наявний в шаблоні текст-підказку і введемо назву фірми. А в правій частині рядка вставимо логотип, тобто малюнок.
5. Залишилось ввести текст листа, і документ готовий.
Особливість WEB-сторінки полягає в тому, що для їх оформлення
можна застосовувати стандартні елементи: лінії, гіперпосилкі, малюнки форматів GIF і т.д. Для їх створення використовується меню «Вставка». Документ можна редагувати і в режимі джерела, якщо вибрати сторінку «Вид» - «Джерело HTML». Тоді буде зрозуміло, як створена та чи інша деталь сторінки. Але цей режим корисний тільки для користувачів, які знають HTML. Якщо на WEB-сторінці неправильно відображаються російські букви, треба відкрити її в режимі джерела і виправити відповідний атрибут елемента МЕТА. Зберігати WEB-сторінки необхідно в оригінальному форматі (документ HTML). У цьому випадку файлу присвоюється тип НТМ або HTML. При конвертації таких документів у формат DOS або назад деякі параметри форматування не будуть збережені.
3. Створення рекламної WEB-сторінки.
Вище було наведено приклад створення WEB-сторінки комерційного призначення. Вона була сформована засобами Word 97, тому на ній виявилися стандартні елементи. Але господарям WEB-сторінок хочеться мати оригінальні розробки. Як же створити WEB-сторінку «з нуля»? В якості робочого інструмента нам знадобиться редактор гіпертексту (тобто WEB-сторінок) FrontPage Exdivss. Він входить до складу Windows, і будь-який користувач може швидко встановити його на своєму комп'ютері. Робота з гіпертекстовим редактором починається зі створення порожній сторінки. Ця програма схожа на звичайний редактор і в ньому можна створювати документи як звичайні, так і текстові. Потім треба створити для документів фоновий малюнок. Він повинен бути не занадто яскравим, щоб не затінював текст. Тепер треба створити логотип фірми, яку ми будемо рекламувати. Якщо фон малюнка і фону досить контрастні, то фон можна просто стерти, щоб отримати єдиний колір. Це зручно зробити в Paint в режимі збільшення, озброївшись ластиком і олівцем. Потім файл треба знову відкрити в MS PhotoEditor і використовувати інструмент Set Transparent Color. Тепер малюнок закінчено. Його треба зберегти у форматі GIF. Тепер повертаємося в FrontPage Exdivss. Вибираємо команду «Формат» - «Фон» і встановлюємо прапорець «фонове зображення». Потім у рядку введення вказуємо ім'я файлу. Якщо шлях до файлу не вказано, то мається на увазі, що він знаходиться в тій же директорії, що і сторінка. Після закриття вікна діалогу фон з'являється і в документі. Встановлюємо курсор за назвою компанії і натискаємо кнопку «Вставити зображення». У рядку введення друкуємо ім'я файлу. Рядок заголовка бажано відцентрувати за допомогою відповідної кнопки. Текст на WEB-сторінці вводиться і форматується так само, як і у звичайному текстовому редакторі. Можна вибрати шрифт, його розмір, колір символів або вирівнювання. Створюємо нові рядки і набираємо необхідний текст. Тепер добре б оснастити WEB-сторінку засобами, які дозволяють посилати електронні повідомлення. Спочатку треба набрати в потрібному місці сторінки текст, який служив би підказкою (наприклад, «Електронна пошта»). Потім треба виділити цей текст і натиснути кнопку «Створити або змінити посилання». Вибираємо зі списку тип гіперпосилання mailto.В результаті спочатку введена фраза перетворюється на гіперпосилання: вона змінює колір і знаходить підкреслене накреслення. Якщо користувач під час перегляду сторінки клацне її, буде запущена програма електронної пошти, яка дозволить скласти і відправити сообщеніе.WEB-сторінка готова.
4. Поняття електронної пошти. Програми Internet Mail і
Outlook Exdivss.
Обладнаний модемом комп'ютер легко перетворити в багатофункціональний комунікаційний центр. Основну роль тут відіграють програми, які дозволяють імітувати необхідне пристрій: телефон або факс-апарат. Крім традиційних засобів зв'язку, телефону і телефаксу, в офісах фірм дуже часто використовують природне для комп'ютерної техніки засіб - електронну пошту.
Електронна пошта - зручний і надійний засіб спілкування, при якому надійне, що мільйони людей на візитних картках поруч з номером телефону пишуть свій e-mail.
У поштову програму можна потрапити кількома способами. На панелі інструментів браузера є кнопка-список Пошта, а в її списку - рядок Читання пошти. Вибравши її, ми потрапляємо «на пошту».У Windows 95 з Internet Explorer 2 або 3 у нас в розпорядженні Будеї готова поштова програма Internet Mail. Вікно її розділене на дві частини - вгорі список листів, внизу зміст вибраного листа. Крім тексту, лист містить заголовок, у якому знаходяться електронні адреси відправника та одержувача, а також тема. Маленька скріпка ліворуч від листа означає, що до листа додається якийсь фал.
Якщо листів з верхнього вікна багато, а нам потрібно знайти якесь певне послання, можна їх відсортувати за темами, відправникам або за датою отримання. Для цього досить клацнути мишкою по заголовку того чи іншого стовпця (Від - від кого прийшло, Отримано - коли прийшов, Тема - про що базар). Листи сортуються за зростанням. Ще клацання - і відбудеться зворотна сортування, по зменшенню. Непотрібне лист можна викинути - встати на нього у верхньому вікні і натиснути клавішу Del, при цьому лист відразу не стирається, а переноситься до папки «Видалені». І лише видаливши його звідти, ви зітрете його.
Крім папки «Видалені» у цій програмі є ще три. Ті, що прийшли до нас листи лежать у папці «Вхідні». Написані нами, але поки не відправлені листи попадають у папку «Вихідні». А в папці «Надіслані» ми можемо почитати власні листи.
Копіювати і переміщати листи в будь-які папки можна через меню «Правка», а можна через контекстне меню листа. Так само можна копіювати та переміщувати цілі папки. Всі ці операції дозволяють раціонально зберігати кореспонденцію.
Якщо на комп'ютері встановлено ОС Windows і броузер Internet Explorer, то для роботи з електронною поштою найзручніше використовувати програму Outlook Exdivss
А влаштовано все досить просто. Запускаємо поштову програму, пишемо листа у віконце, трохи нагадує вікно текстового редактора, вказуємо в заголовку адресу одержувача і відсилаємо поштового сервера свого провайдера, так званому SMTP-сервера. Він знаходить у мережі вузол, до якого приписаний наш адресат, і переправляє йому листа, а вже той передасть його за призначенням.
Коли ж приходить лист для нас, то інший сервер нашого провайдера - РОР-сервер - приймає повідомлення і зберігає його на своєму жорсткому диску до тих пір, поки ми його не прочитаємо. Як тільки воно завантажено в комп'ютер, сервер стирає його зі свого жорсткого диска.
5. Створення та надсилання повідомлень
Створювати нові листи краще, коли комп'ютер відключений від Інтернету. Тому є кілька причин. По-перше, не витрачається дорогий час доступу до мережі. По-друге, виключається можливість того, що хтось отримає доступ до комп'ютера через Інтернет-з'єднання в той момент, коли увага користувача відвернута. Тому в програмах електронної пошти проводиться одноразова відправка листів по команді користувача.Для створення нового повідомлення використовується вбудований редактор, а сам лист може створюватися різними способами. У найпростішому варіанті воно являє собою звичайний текст, але будується як Web-сторінка, тобто на основі елементів HTML. Тому в лист при бажанні можна додати стандартні елементи оформлення: фон, горизонтальні лінії, малюнки, гіперпосилання і т.д. Крім цього листа можна створювати на основі готових бланків: кнопка. Створити є ще й списком, що дозволяє вибрати шаблон листа. Деякі шаблони дуже витончені.
До написаного листа можна приєднати додатковий файл (attachment). Це дуже зручно, якщо треба переслати великий обсяг інформації або спеціалізований документ: базу даних, електронні таблиці або щось інше.
Пересилати додаткові файли бажано у вигляді архівів, тобто попередньо упакувавши їх спеціальною програмою. По-перше, це прискорить роботу поштової програми. По-друге, з пересилкою файлів, які мають розмір більше 400-500 Кбайт, можуть виникнути проблеми. По-третє, архівація дозволяє усунути можливі спотворення передаваного файлу. Символ приєднаного файлу - скріпка, і для вибору файлу служить кнопка з її зображенням.
Відправляються повідомлення можуть бути помічені як термінові, і тоді у адресата вони будуть забезпечені значком у вигляді знаку оклику. Це ні до чого не зобов'язуюча сервісна можливість, така ж, як рядок «Тема», яка існує тільки для зручності. Обов'язковим у сполученні є тільки адреса одержувача.
Створене повідомлення має бути надіслано. Для цього служить кнопка «Надіслати». Її потрібно натиснути до закриття вікна редактора повідомлення. Якщо цього не зробити, то повідомлення потрапить не в папку Вихідні, а в папку Чернетки, і відправити його вже буде не можна. Фізична відправка виконується для всіх повідомлень, що знаходяться в папці Вихідні, як уже згадувалося, після натискання кнопки Доставити пошту або автоматично.
Припустимо, треба здійснити розсилку прайс-листів. Чи означає це, що прайс-лист повинен створюватися в редакторі листів? Звичайно, немає. Документ можна підготувати заздалегідь, а потім скопіювати його в лист через буфер обміну. Можна і приєднати готовий документ до листа, а сам лист виконати у вигляді супровідного тексту. Головне - включити всі документи до листа до того, як буде натиснута кнопка «Надіслати», так як після змінити що-небудь у листі вже не вдасться.
Якщо повідомлення не може бути доставлено в електронну поштову скриньку адресата (наприклад, через те, що в адресі була допущена помилка), то вона повертається тому, хто його відправив.
6. Робота з отриманими повідомленнями
Програма веде облік не тільки невідправлених листів, але також отриманих і непрочитаних повідомлень. Кількість таких повідомлень вказується цифрами синього кольору навпроти кожної папки. А отримані повідомлення з приєднаним файлом позначаються невеликим значком, що зображує скріпку.
Одна з проблем роботи з поштою - кодування символів. Часто текст неможливо розібрати через те, що він був відправлений за допомогою інших програмних засобів. Для зміни кодування використовується команда Вид> Вид кодування. Більшість повідомлень має кодування Windows-1251, але можуть прийти листи в кодуванні ЯКІ-8 або в іншій. У крайньому випадку, якщо повідомлення не вдається прочитати, його можна скопіювати в текстовий редактор і спробувати відформатувати різними шрифтами, такими як Courier KOI-8 або Terminal.
Буває так, що з листа важко зрозуміти, хто його послав і звідки. Тоді для того, щоб отримати максимум інформації про лист, треба скористатися командою "Файл» «Властивості» і вибрати вкладку «Подробиці». На ній можна побачити, наприклад, істинний адресу відправника, за елементами якого часто можна зрозуміти, з якого регіону відіслано лист.
Електронна адреса дуже легко впізнати: він обов'язково повинен містити символ @ («собачка»). Крім того, лист можна побачити у вихідному форматі (тобто з усіма деталями), а не так, як вона представлена в зоні перегляду.
Дуже зручним інструментом є кнопка «Відповісти автору». З її допомогою можна відправити відповідь, не вводячи адресу, так як зворотну адресу завжди присутня в посланні. Текст, який був у повідомленні, не буде стертий. Це дає можливість дати лаконічну відповідь. Наприклад, якщо в листі були питання, досить дати на них відповіді, не повторюючи питання, а адресат легко зрозуміє, про що йде мова. Це зручно для ділового листування, і, крім того, такий лист можна багаторазово пересилати «туди-назад». Утворюється своєрідний діалог: при постійному підключенні час доставки пошти складає кілька хвилин.
Знищення непотрібних повідомлень відбувається в два етапи. Після натискання кнопки «Видалити повідомлення» переміщається, як і належить, у папку «Видалені». Там воно буде знаходитися до тих пір, поки користувач не відкриє цю папку і не повторить команду видалення. У результаті вилучень і переміщень в базі даних поштової програми з часом утворюються порожнечі. Тому іноді програма виводить на екран попередження і пропонує переписати базу даних більш компактно. З цим можна погодитися, щоб не витрачати даремно місце на диску.
7. Адреси та адресна книга
Коли при складанні листа вказується адреса, він витягується зі спеціальної бази даних, званої адресною книгою. Якщо адреса використовується вперше - це гарна можливість поповнити адресну книгу, щоб у подальшому не вводити адресу ще раз, а просто вибрати його зі списку. Список зручний ще й тим, що ми робимо вибір не серед абстрактних адрес, а серед імен людей і назв організацій. Якщо в редакторі листів натиснути кнопку Кому, буде відкрито вікно діалогу «Вибрати одержувачів» зі списком адрес. Але це ще не адресна книга. Це лише засіб вибору існуючого адреси. У вікні є кнопка «Створити контакт», яка відкриває адресну книгу. «Контакт» - це не тільки адресу електронної пошти, а й цілий набір відомостей про конкретну людину або організації. Тут можна вказати будь-які «координати», в тому числі кілька адрес електронної пошти.
Адресну книгу можна відкрити і іншим способом: за допомогою кнопки Адреси на головній панелі ОО, або запустивши відповідну програму. Шлях до файлу програми може бути такою:
C: \ Program Files \ 0utlook Exdivss \ wab.exe
Застосовувати адресну книгу як автономну програму має сенс ще й тому, що вона обслуговує всі програми, так чи інакше використовують адреси кореспондентів. Програма електронної пошти - тільки одне з цих додатків. Якщо з відправкою листа одному адресату всі більш-менш зрозуміло, то відправити одне і теж лист декільком адресатам одночасно дещо складніше. Є два шляхи організації розсилки.
1) При складанні листа можна вказати адреси кореспондентів, які повинні отримати копії листа. Цей спосіб зручний для одночасної пересилання і у випадку, коли кількість одержувачів невелика.
2) Полягає у створенні групи адрес (контактів)
в адресній книзі. Тоді в рядок «Кому» буде достатньо ввести назву групи.
Для того, щоб створити нову групу, треба виконати наступні дії:
1) Відкрити Адресну книгу
2) Натиснути кнопку «Створити» на головній панелі і вибрати команду «Створити групу» з меню, яке.
3) Ввести назву групи в вікні «Властивості»
4) Якщо один з адрес групи вже є в адресній книзі, треба натиснути кнопку «Вибрати» виділити цю адресу, натиснути кнопку «Вибрати»> і проконтролювати на правій панелі потрапляння імені адресата до списку групи.
5) Якщо адреса, необхідний для включення в групу, ще не створений, треба натиснути кнопку «Створити контакт» і ввести необхідні дані.
6) Якщо треба включити адресу тільки в групу, але не в адресую книгу, достатньо заповнити у вікні «Властивості» рядка «Ім'я» та «Адреса електронної пошти» і натиснути кнопку «Додати».
7) Занести інформацію про всіх членів групи.
8) При необхідності ввести дані на вкладці «Подробиці».
Після закриття вікна «Властивості» нова група з'явиться в списку адрес адресної книги. Тепер при створенні нового листа достатньо натиснути кнопку «Кому» і вибрати назву групи.
За замовчуванням адресна книга має інтерфейс, не розрахований на використання груп. Якщо ви використовуєте групи, розкрийте меню Вид в адресній книзі і встановіть прапорець напроти команди Папки та групи. Вікно для вибору адреси поміняє свій вигляд: з'явиться дерево папок, в якому можна буде знаходити групи. Структуру адресної книги можна буде ускладнити шляхом створення нових папок. Але це необхідно тільки в тому випадку, коли введено багато адрес.
З розсилкою можуть бути пов'язані й тонкі психологічні моменти. Цікаво, що нові технічні засоби породили й новий стиль спілкування людей. Багато організацій, що мають електронну пошту, формують списки адрес своїх партнерів. На перший погляд, це дуже зручно. Можна автоматизувати розсилку будь-якої інформації: прайс-листів, інформаційних повідомлень, реклами і т. д. Крім цього в моду став входити звичай розсилати святкові привітання таким же способом: один і той же універсальний текст відправляється відразу по десятку адрес.
8. Відправлення і прийом факсів.
Програма WinFax Pro, Програма VentaFax
8.1 В офісах фірм для прийому та відправлення факсимільних повідомлень зазвичай використовують окремий факс-апарат. Але і будь-який встановлений в офісі комп'ютер можна пристосувати для роботи з факсами. Тут багато чого залежить від організації роботи офісу і розподілу обов'язків співробітників. Програми, що дозволяють імітувати роботу факс-апарату, з'явилися досить давно, але є фактори, які стримують їх широке поширення: складність в управлінні та необхідність налаштування на відповідний модем. Проте час іде, з'являються все нові вдалі зразки програм. Є два цікавих додатки, які корисно мати у своєму арсеналі програмних засобів.
8.2 Програма WinFax Pro
Програма WinFax Pro створена відомою компанією Symantec, розробником таких відомих програм, як Norton Commander або Norton Utilities. Користувача інтерфейс побудований на основі папок, що дозволяють створювати, відправляти і приймати факси, вести телефонну книгу і т.д.
Після установки програми на Панелі задач з'являється значок «Контролер факсів» (Controller). З його допомогою можна запустити основний компонент програми: Message Manager.
WinFax Pro використовує власний формат файлів, що зберігають факсимільні повідомлення, тому для створення бланка факсу (cover page) треба використовувати вбудовані засоби. Потрібно вибрати команду File> New> Cover Page і варіант «Create new cower page now». Буде автоматично відкрита папка Cover Pages. Програма активізує вікно діалогу і надасть три шляхи створення бланка факсу.
Using the Cover Page Design Wizard. Буде запущений майстер бланків. Створення бланка йде за принципом вибору параметрів. На другому кроці треба буде вибрати спосіб розміщення заголовка та логотипу. Третій крок дозволяє ввести текстові дані бланка, наприклад, номер телефону та факсу організації. На четвертому кроці визначаються такі параметри, як рамка факсу, заголовок повідомлення і підпис, яку можна ввести зі сканера.
Після завершення роботи майстра буде автоматично відкритий редактор бланку. Навіть якщо ви не хочете нічого міняти на бланку, необхідно зберегти отриманий бланк. Усі бланки зберігаються у файлах типу CVP. Оскільки на бланку можуть бути присутніми об'єкти, бланк не може бути конвертований в якій-небудь стандартний графічний формат.
Using the Cover Page Designer tools. Ми відразу потрапляємо в редактор бланків. Можна конструювати бланк «з чистого аркуша». Інструменти редактора нам вже знайомі. Панель для створення об'єктів дуже схожа на аналогічну панель програми Kodak Imaging, a кнопки для вирівнювання об'єктів такі ж, як у редакторі Word 97. Призначення інструментів для форматування тексту теж не викликає сумнівів. Є на головній панелі і кнопка включення сітки для точного встановлення елементів бланка.
Using an existing cover page as template. Пропонується використовувати існуючий бланк як шаблон. Вибирати є з чого. У папці Cover (на диску) знаходите більше двохсот заготовок бланків і більше трьохсот малюнків до них. Як же вибрати підходящий? Насправді краще використовувати інший шлях: вибрати на право панелі Message Manager папку Cover Pages, на що з'явилася схемою - категорію (наприклад «Business»), а потім, виділивши мишею перший шаблон в списку, натискати клавішу зі стрілкою вниз і переглядати на екрані ескізи бланків. А коли ми знайдемо що-небудь цікаве, подвійне клацання мишею на імен бланка дозволить підключити редактор, а далі все просто: треба модернізувати бланк і зберегти файл з оригінальним ім'ям.
Але це все бланки. А як створити факс?
Кнопка «Send New Fax» служить для створення нового факсимільного повідомлення.
У вікні редактора факсів в лівому верхньому кутку вікна є рядки для введення імені і телефону одержувача, а також назви організації. Якщо ви заповнили ці рядки, дані потрібно перемістити в зону «Recipients», тобто в список одержувачів факсу. Праворуч є список з телефонної книги: з нього можна отримувати координати «адресатів» або, навпаки, поповнювати його під час створення нового факсу. Необхідні для цього кнопки розташовані так, що не зрозуміти їх призначення неможливо.
У нижній частині вікна є зони для вибору бланка та створення повідомлення. Але зона, відведена для введення тексту, зазвичай виявляється занадто маленькою. Тому для включення повноекранного режиму використовується кнопка Fill, а для виходу з цього режиму - кнопка Return. Для перегляду готового повідомлення служить кнопка Preview. Вона особливо зручна в тому випадку, коли повідомлення розташоване на кількох аркушах. Тут використано вже відомий нам за програмою Kodak Imaging режим перегляду сторінок з ескізами. Після того як факс готовий, його можна зберегти у вигляді файлу командою File> Save as File або відправити, натиснувши кнопку Send.
Не слід плутати бланки факсів і самі факси. Бланк - це шаблон, а факс - документ. Формати файлів, в яких вони зберігаються, різні. Бланки являють собою файли типу CVP і знаходяться на диску в папці WinFax \ Cover. Відправляються факси зберігаються у файлах типу EXJ, а прийняті - у файлах типу EXRсе факси розміщуються в папці WinFax / Data.
Після того, як у програмі з'являються готові до відправки факси, контролер WinFax Pro робить спробу встановити зв'язок і передати повідомлення. Якщо ця спроба виявляється невдалою з якої-небудь причини, робота щодо відправки поновлюється з певною періодичністю. Так що якщо у нас є факси, які не треба відправляти, їх треба видалити з папки Outbox, щоб не завантажувати комп'ютер безглуздою і навіть шкідливою роботою. Звичайно, якщо модем відключений від телефонної лінії, програма ні не зможе передати, але буде гальмуватися робота всієї системи в цілому.
Приймати факсимільні повідомлення можна в двох режимах: автоматичному і ручному. Режим прийому вибирається за допомогою меню Receive або команд контролера факсів. В останньому випадку треба вибрати пункт контекстного Met вказати модем, який повинен використовуватися для прийому факсу.
Для вибору опції режиму прийому треба скористатися командою Tools> Set Program Setup у вікні програми Message Manager і клацнути два рази на значку Receive.
Ручний режим відрізняється тим, що запускається по команді користувача, незалежно від роботи телефонної лінії. Припустимо, нам подзвонили і попросили прийняти факс. Тоді треба, не вішаючи трубку (телефон і комп'ютер мають бути підключені до однієї телефонної лінії), запустити програму Message Manage вибрати команду Receive> Manual Receive Now. Програма задасть питання: «Answer the call now?». Як тільки ви натиснете кнопку «Yes», почнеться діалог двох машин: вашого комп'ютера і віддаленого факс-апарата. За сигналами з динаміка модему можна зрозуміти, що розпочався прийом даних.
Деякі організації розсилають факси в режимі «гарячої лінії». Іншими словами, досить додзвонитися за вказаним номером і натиснути кнопку «START» факс-апарата, щоб отримати прайс-листи або іншу стандартну інформацію. WinFax Pro можна використовувати і в цьому випадку. Додзвонитися можна, наприклад, із звичайного телефону, підключеного паралельно модему. Як тільки почуєте в трубці різкий високий звуковий сигнал, що означає, що чужий факс на дроті, знову виберіть команду Receive> Manual Receive Now. Трубку телефону під час прийому можна не вішати. Зазвичай передавальний факс-апарат автоматично розриває з'єднання після передачі даних.
Після того як факс отриманий, він поміщається в папку Receive Log. Виберіть (Тут за допомогою команди Tools> Fax Viewer можна відкрити редактор для перегляду повідомлень. Цікаво, що у верхній частині його смуги вертикального прокручування є значок, який служить для управління панелями інструментів. На факсі можна робити позначки, ставити «полихаевскіе» штампи, малювати . Факс може зберегти як документ типу FXR.
Оскільки прийнятий факс є зображенням, навіть якщо містить текст для його конвертації в текстовий документ потрібні спеціальні засоби. У програму WinFax Pro вбудований модуль розпізнавання символів - Optical Character Recognition (OCR). Коли переглядаєте факс, цей модуль можна запустити командою Tools> OCR. Текстова інформація, що міститься у факсимільному повідомленні, буде перетворена на звичайний текст. Далі за допомогою установки модуля OCR виберіть команду Toots> Setup OCR, а у вікні діалогу - один з трьох варіантів дій за замовчуванням: продовжити роботу в текстовому редакторі WinFax, скопіювати текст в буфер обміну або зберегти дані в текстовому файлі. Звичайно, немає повної гарантії, що вся інформація буде адекватно перетворена в текст. Швидше за все, в документі будуть помилки, які доведеться виправити вручну. Але, тим не менш, модуль розпізнавання - велика підмога в роботі.
8.3 Програма VentaFax
У WinFax Pro, при всій «просунутості» цієї програми, є два недоліки. По-перше, вона має англомовний інтерфейс, а по-друге, займає більше 50 Мбайт на жорсткому диску. Тому як альтернативу розглянемо російську програму для роботи з факсами.
Програма VentaFax розроблена петербурзьким НПК «Об'єднання Вента». Вікно програми показано на малюнку. Тут використана цікава ідея управління програмою. Зображення факс-апарата у вікні є чинним. За допомогою кнопок (які треба натискати мишею) можна набрати телефонний номер, а кнопка із зображенням телефону включає процедуру набору номера. Режими роботи факсу (автоматичний / ручний, прийом / передача, старт / стоп) теж встановлюються кнопками. Використовується навіть зображення телефонної трубки факс-апарата: клацання на ньому відкриває телефонну записну книжку. Для людини, яка вміє працювати з факсом, багато що стає зрозуміло з першого погляду. Вивченню підлягають лише вбудовані засоби програм створення факсів та їх обліку.
Інструменти програми викликаються кнопками, розташованими на головній панелі. Програма має вбудований редактор факсів, телефонну книгу (довідник), журнали прийому і передачі. При необхідності можна використовувати текстовий редактор.
У програму також закладена можливість розсилання факсів за розкладом. Для користувача інтерфейс програми продуманий настільки добре, що втрачає значення навіть те, що програма російськомовна: все і так зрозуміло без слів. Цікаво, що розробники програми не обмежилися візуалізацією одного факс-апарата. У програмі є діючі годинник, календар і панель модему; індикацією всіх необхідних сигналів.
9. Висновок.
В даний час Інтернет став одним з найефективніших засобів телекомунікацій. Він набагато дешевше, ніж міжміський телефонний зв'язок, дозволяє передавати повідомлення набагато швидше телеграфу. З його допомогою найпростіше провести конференцію, причому учасникам навіть не доведеться відлучатися про своїх робочих місць. Інтернет дозволяє швидко встановити контакт з безліччю організацій. Він дає можливість проводити рекламні кампанії, отримувати комерційну інформацію, здійснювати операції. Інтернет користується більшістю людей, зайнятих бізнесом.
10. Список літератури:
1. А. Гончаров «Комп'ютер для менеджера», С-Петербург, 2001 р
2. А. Левін «Робота з Windows», С-Петербург, 2005 р
3. М. Макарова «Інформатика», Москва, 2000 р
4. А. Горячев, Ю. Шафрін «Практікумм з інформаційних технологій», Москва, 2002 р
Адресну книгу можна відкрити і іншим способом: за допомогою кнопки Адреси на головній панелі ОО, або запустивши відповідну програму. Шлях до файлу програми може бути такою:
C: \ Program Files \ 0utlook Exdivss \ wab.exe
Застосовувати адресну книгу як автономну програму має сенс ще й тому, що вона обслуговує всі програми, так чи інакше використовують адреси кореспондентів. Програма електронної пошти - тільки одне з цих додатків. Якщо з відправкою листа одному адресату всі більш-менш зрозуміло, то відправити одне і теж лист декільком адресатам одночасно дещо складніше. Є два шляхи організації розсилки.
1) При складанні листа можна вказати адреси кореспондентів, які повинні отримати копії листа. Цей спосіб зручний для одночасної пересилання і у випадку, коли кількість одержувачів невелика.
2) Полягає у створенні групи адрес (контактів)
в адресній книзі. Тоді в рядок «Кому» буде достатньо ввести назву групи.
Для того, щоб створити нову групу, треба виконати наступні дії:
1) Відкрити Адресну книгу
2) Натиснути кнопку «Створити» на головній панелі і вибрати команду «Створити групу» з меню, яке.
3) Ввести назву групи в вікні «Властивості»
4) Якщо один з адрес групи вже є в адресній книзі, треба натиснути кнопку «Вибрати» виділити цю адресу, натиснути кнопку «Вибрати»> і проконтролювати на правій панелі потрапляння імені адресата до списку групи.
5) Якщо адреса, необхідний для включення в групу, ще не створений, треба натиснути кнопку «Створити контакт» і ввести необхідні дані.
6) Якщо треба включити адресу тільки в групу, але не в адресую книгу, достатньо заповнити у вікні «Властивості» рядка «Ім'я» та «Адреса електронної пошти» і натиснути кнопку «Додати».
7) Занести інформацію про всіх членів групи.
8) При необхідності ввести дані на вкладці «Подробиці».
Після закриття вікна «Властивості» нова група з'явиться в списку адрес адресної книги. Тепер при створенні нового листа достатньо натиснути кнопку «Кому» і вибрати назву групи.
За замовчуванням адресна книга має інтерфейс, не розрахований на використання груп. Якщо ви використовуєте групи, розкрийте меню Вид в адресній книзі і встановіть прапорець напроти команди Папки та групи. Вікно для вибору адреси поміняє свій вигляд: з'явиться дерево папок, в якому можна буде знаходити групи. Структуру адресної книги можна буде ускладнити шляхом створення нових папок. Але це необхідно тільки в тому випадку, коли введено багато адрес.
З розсилкою можуть бути пов'язані й тонкі психологічні моменти. Цікаво, що нові технічні засоби породили й новий стиль спілкування людей. Багато організацій, що мають електронну пошту, формують списки адрес своїх партнерів. На перший погляд, це дуже зручно. Можна автоматизувати розсилку будь-якої інформації: прайс-листів, інформаційних повідомлень, реклами і т. д. Крім цього в моду став входити звичай розсилати святкові привітання таким же способом: один і той же універсальний текст відправляється відразу по десятку адрес.
8. Відправлення і прийом факсів.
Програма WinFax Pro, Програма VentaFax
8.1 В офісах фірм для прийому та відправлення факсимільних повідомлень зазвичай використовують окремий факс-апарат. Але і будь-який встановлений в офісі комп'ютер можна пристосувати для роботи з факсами. Тут багато чого залежить від організації роботи офісу і розподілу обов'язків співробітників. Програми, що дозволяють імітувати роботу факс-апарату, з'явилися досить давно, але є фактори, які стримують їх широке поширення: складність в управлінні та необхідність налаштування на відповідний модем. Проте час іде, з'являються все нові вдалі зразки програм. Є два цікавих додатки, які корисно мати у своєму арсеналі програмних засобів.
8.2 Програма WinFax Pro
Програма WinFax Pro створена відомою компанією Symantec, розробником таких відомих програм, як Norton Commander або Norton Utilities. Користувача інтерфейс побудований на основі папок, що дозволяють створювати, відправляти і приймати факси, вести телефонну книгу і т.д.
Після установки програми на Панелі задач з'являється значок «Контролер факсів» (Controller). З його допомогою можна запустити основний компонент програми: Message Manager.
WinFax Pro використовує власний формат файлів, що зберігають факсимільні повідомлення, тому для створення бланка факсу (cover page) треба використовувати вбудовані засоби. Потрібно вибрати команду File> New> Cover Page і варіант «Create new cower page now». Буде автоматично відкрита папка Cover Pages. Програма активізує вікно діалогу і надасть три шляхи створення бланка факсу.
Using the Cover Page Design Wizard. Буде запущений майстер бланків. Створення бланка йде за принципом вибору параметрів. На другому кроці треба буде вибрати спосіб розміщення заголовка та логотипу. Третій крок дозволяє ввести текстові дані бланка, наприклад, номер телефону та факсу організації. На четвертому кроці визначаються такі параметри, як рамка факсу, заголовок повідомлення і підпис, яку можна ввести зі сканера.
Після завершення роботи майстра буде автоматично відкритий редактор бланку. Навіть якщо ви не хочете нічого міняти на бланку, необхідно зберегти отриманий бланк. Усі бланки зберігаються у файлах типу CVP. Оскільки на бланку можуть бути присутніми об'єкти, бланк не може бути конвертований в якій-небудь стандартний графічний формат.
Using the Cover Page Designer tools. Ми відразу потрапляємо в редактор бланків. Можна конструювати бланк «з чистого аркуша». Інструменти редактора нам вже знайомі. Панель для створення об'єктів дуже схожа на аналогічну панель програми Kodak Imaging, a кнопки для вирівнювання об'єктів такі ж, як у редакторі Word 97. Призначення інструментів для форматування тексту теж не викликає сумнівів. Є на головній панелі і кнопка включення сітки для точного встановлення елементів бланка.
Using an existing cover page as template. Пропонується використовувати існуючий бланк як шаблон. Вибирати є з чого. У папці Cover (на диску) знаходите більше двохсот заготовок бланків і більше трьохсот малюнків до них. Як же вибрати підходящий? Насправді краще використовувати інший шлях: вибрати на право панелі Message Manager папку Cover Pages, на що з'явилася схемою - категорію (наприклад «Business»), а потім, виділивши мишею перший шаблон в списку, натискати клавішу зі стрілкою вниз і переглядати на екрані ескізи бланків. А коли ми знайдемо що-небудь цікаве, подвійне клацання мишею на імен бланка дозволить підключити редактор, а далі все просто: треба модернізувати бланк і зберегти файл з оригінальним ім'ям.
Але це все бланки. А як створити факс?
Кнопка «Send New Fax» служить для створення нового факсимільного повідомлення.
У вікні редактора факсів в лівому верхньому кутку вікна є рядки для введення імені і телефону одержувача, а також назви організації. Якщо ви заповнили ці рядки, дані потрібно перемістити в зону «Recipients», тобто в список одержувачів факсу. Праворуч є список з телефонної книги: з нього можна отримувати координати «адресатів» або, навпаки, поповнювати його під час створення нового факсу. Необхідні для цього кнопки розташовані так, що не зрозуміти їх призначення неможливо.
У нижній частині вікна є зони для вибору бланка та створення повідомлення. Але зона, відведена для введення тексту, зазвичай виявляється занадто маленькою. Тому для включення повноекранного режиму використовується кнопка Fill, а для виходу з цього режиму - кнопка Return. Для перегляду готового повідомлення служить кнопка Preview. Вона особливо зручна в тому випадку, коли повідомлення розташоване на кількох аркушах. Тут використано вже відомий нам за програмою Kodak Imaging режим перегляду сторінок з ескізами. Після того як факс готовий, його можна зберегти у вигляді файлу командою File> Save as File або відправити, натиснувши кнопку Send.
Не слід плутати бланки факсів і самі факси. Бланк - це шаблон, а факс - документ. Формати файлів, в яких вони зберігаються, різні. Бланки являють собою файли типу CVP і знаходяться на диску в папці WinFax \ Cover. Відправляються факси зберігаються у файлах типу EXJ, а прийняті - у файлах типу EXRсе факси розміщуються в папці WinFax / Data.
Після того, як у програмі з'являються готові до відправки факси, контролер WinFax Pro робить спробу встановити зв'язок і передати повідомлення. Якщо ця спроба виявляється невдалою з якої-небудь причини, робота щодо відправки поновлюється з певною періодичністю. Так що якщо у нас є факси, які не треба відправляти, їх треба видалити з папки Outbox, щоб не завантажувати комп'ютер безглуздою і навіть шкідливою роботою. Звичайно, якщо модем відключений від телефонної лінії, програма ні не зможе передати, але буде гальмуватися робота всієї системи в цілому.
Приймати факсимільні повідомлення можна в двох режимах: автоматичному і ручному. Режим прийому вибирається за допомогою меню Receive або команд контролера факсів. В останньому випадку треба вибрати пункт контекстного Met вказати модем, який повинен використовуватися для прийому факсу.
Для вибору опції режиму прийому треба скористатися командою Tools> Set Program Setup у вікні програми Message Manager і клацнути два рази на значку Receive.
Ручний режим відрізняється тим, що запускається по команді користувача, незалежно від роботи телефонної лінії. Припустимо, нам подзвонили і попросили прийняти факс. Тоді треба, не вішаючи трубку (телефон і комп'ютер мають бути підключені до однієї телефонної лінії), запустити програму Message Manage вибрати команду Receive> Manual Receive Now. Програма задасть питання: «Answer the call now?». Як тільки ви натиснете кнопку «Yes», почнеться діалог двох машин: вашого комп'ютера і віддаленого факс-апарата. За сигналами з динаміка модему можна зрозуміти, що розпочався прийом даних.
Деякі організації розсилають факси в режимі «гарячої лінії». Іншими словами, досить додзвонитися за вказаним номером і натиснути кнопку «START» факс-апарата, щоб отримати прайс-листи або іншу стандартну інформацію. WinFax Pro можна використовувати і в цьому випадку. Додзвонитися можна, наприклад, із звичайного телефону, підключеного паралельно модему. Як тільки почуєте в трубці різкий високий звуковий сигнал, що означає, що чужий факс на дроті, знову виберіть команду Receive> Manual Receive Now. Трубку телефону під час прийому можна не вішати. Зазвичай передавальний факс-апарат автоматично розриває з'єднання після передачі даних.
Після того як факс отриманий, він поміщається в папку Receive Log. Виберіть (Тут за допомогою команди Tools> Fax Viewer можна відкрити редактор для перегляду повідомлень. Цікаво, що у верхній частині його смуги вертикального прокручування є значок, який служить для управління панелями інструментів. На факсі можна робити позначки, ставити «полихаевскіе» штампи, малювати . Факс може зберегти як документ типу FXR.
Оскільки прийнятий факс є зображенням, навіть якщо містить текст для його конвертації в текстовий документ потрібні спеціальні засоби. У програму WinFax Pro вбудований модуль розпізнавання символів - Optical Character Recognition (OCR). Коли переглядаєте факс, цей модуль можна запустити командою Tools> OCR. Текстова інформація, що міститься у факсимільному повідомленні, буде перетворена на звичайний текст. Далі за допомогою установки модуля OCR виберіть команду Toots> Setup OCR, а у вікні діалогу - один з трьох варіантів дій за замовчуванням: продовжити роботу в текстовому редакторі WinFax, скопіювати текст в буфер обміну або зберегти дані в текстовому файлі. Звичайно, немає повної гарантії, що вся інформація буде адекватно перетворена в текст. Швидше за все, в документі будуть помилки, які доведеться виправити вручну. Але, тим не менш, модуль розпізнавання - велика підмога в роботі.
8.3 Програма VentaFax
У WinFax Pro, при всій «просунутості» цієї програми, є два недоліки. По-перше, вона має англомовний інтерфейс, а по-друге, займає більше 50 Мбайт на жорсткому диску. Тому як альтернативу розглянемо російську програму для роботи з факсами.
Програма VentaFax розроблена петербурзьким НПК «Об'єднання Вента». Вікно програми показано на малюнку. Тут використана цікава ідея управління програмою. Зображення факс-апарата у вікні є чинним. За допомогою кнопок (які треба натискати мишею) можна набрати телефонний номер, а кнопка із зображенням телефону включає процедуру набору номера. Режими роботи факсу (автоматичний / ручний, прийом / передача, старт / стоп) теж встановлюються кнопками. Використовується навіть зображення телефонної трубки факс-апарата: клацання на ньому відкриває телефонну записну книжку. Для людини, яка вміє працювати з факсом, багато що стає зрозуміло з першого погляду. Вивченню підлягають лише вбудовані засоби програм створення факсів та їх обліку.
Інструменти програми викликаються кнопками, розташованими на головній панелі. Програма має вбудований редактор факсів, телефонну книгу (довідник), журнали прийому і передачі. При необхідності можна використовувати текстовий редактор.
У програму також закладена можливість розсилання факсів за розкладом. Для користувача інтерфейс програми продуманий настільки добре, що втрачає значення навіть те, що програма російськомовна: все і так зрозуміло без слів. Цікаво, що розробники програми не обмежилися візуалізацією одного факс-апарата. У програмі є діючі годинник, календар і панель модему; індикацією всіх необхідних сигналів.
9. Висновок.
В даний час Інтернет став одним з найефективніших засобів телекомунікацій. Він набагато дешевше, ніж міжміський телефонний зв'язок, дозволяє передавати повідомлення набагато швидше телеграфу. З його допомогою найпростіше провести конференцію, причому учасникам навіть не доведеться відлучатися про своїх робочих місць. Інтернет дозволяє швидко встановити контакт з безліччю організацій. Він дає можливість проводити рекламні кампанії, отримувати комерційну інформацію, здійснювати операції. Інтернет користується більшістю людей, зайнятих бізнесом.
10. Список літератури:
1. А. Гончаров «Комп'ютер для менеджера», С-Петербург, 2001 р
2. А. Левін «Робота з Windows», С-Петербург, 2005 р
3. М. Макарова «Інформатика», Москва, 2000 р
4. А. Горячев, Ю. Шафрін «Практікумм з інформаційних технологій», Москва, 2002 р