Розділ 1. Організація повсякденній діяльності архіву підприємства
1.1 Загальні питання організації повсякденної діяльності архіву підприємства
Тимчасове зберігання справ підприємства організовується і здійснюється звичайно в його архіві. Якщо підприємство було піддано процедурі реорганізації, разом із справами, що утворилися в процесі його роботи, на тимчасовому зберіганні архіву зберігаються справи підприємства - попередника.
Тимчасове зберігання справ може бути, і організовано і поза підприємством.
Архіви в якості інших місць тимчасового зберігання справ підприємства:
· Центральні архіви федеральних органів влади;
· Центральні галузеві архіви;
· Спільні архіви.
Таким чином, справи підприємства, за погодженням з відповідними архівними організаціями, можуть тимчасово зберігатися за межами підприємства, яке має бути попередньо включено до списку джерел комплектування відповідної архівної установи. Для тимчасового зберігання документів складу яких обумовлений засобом фіксації інформації та типом носія, на підприємстві можуть створюватися спеціалізовані архіви на правах структурного підрозділу або структурного підрозділу у складі архіву підприємства.
Особливості організації тимчасового зберігання справ підприємства в архівних установах за межами підприємства.
1.2 Місце архіву в організаційній структурі підприємстві, її особливості
Архів підприємства може функціонувати на правах:
· Самостійної структурного підрозділу. Загальне керівництво діяльністю архіву підприємства покладається на керівника підприємства, а управління повсякденною діяльністю архіву - на керівника самостійного структурного підрозділу.
· Структурного підрозділу в складі служби ДОП підприємства. Керівництво покладається на керівника служби ДОП та керівника структурного підрозділу.
Організаційна структура архіву підприємства визначається виходячи з обсягу і змісту, покладених на нього завдань і функцій, складу справи, що підлягають тимчасовому зберіганню, з урахуванням організаційних та інших можливостей підприємства. Таким чином, архів може складатися з таких підрозділів:
- Відділ зберігання управлінської документації на паперових носіях;
- Відділ зберігання науково-технічної документації;
- Відділ зберігання документації на електронних носіях;
- Відділ комплектування;
- Відділ обліку;
- Відділ організаційно-методичного забезпечення;
- Адміністрація архіву.
До числа основних завдань незалежно від організаційних особливостей підприємства, відносяться:
· Комплектування справами, що утворюються в діяльності підприємства і підлягають тимчасовому зберіганню, відповідно до встановленого порядку;
· Облік і забезпечення схоронності справ протягом усього терміну їх тимчасового зберігання;
· Створення і підтримка в актуальному стані науково-довідкового апарату до справ, які перебувають на тимчасовому зберіганні;
· Підготовка до передачі й передача справ, що утворюють Архівний Фонд РФ, на постійне зберігання до державних архівних установ відповідно до встановленого порядку.
При реалізації функцій по прийому, обліку, забезпечення збереження та передачі справ на постійне зберігання, архів підприємства проводить відповідні заходи, документування яких, з метою забезпечення автентичності (з гр. Справжній, що виходить з першоджерела) є обов'язковим.
1.3 Управління повсякденною діяльністю архіву підприємства
Управління повсякденною діяльністю архіву підприємства передбачає оперативне інформування його працівників про майбутні дії, забезпечення координації між працівниками або підрозділами архіву в процесі їх виконання, організацію систематичного контролю над ходом і результатами виконуваних дій. Реалізується він на підставі законодавчих актів РФ і її суб'єктів, міжгалузевих та галузевих нормативно-методичних документів про архівну справу, відповідних організаційно-розпорядчих документів підприємства.
До організаційно-розпорядчих документів відносяться положення про архів підприємства, штатний розклад, інструкції щодо здійснення повсякденної діяльності архіву та її окремих напрямків, посадові інструкції працівників архіву.
1.4 Основні напрямки повсякденній діяльності архіву підприємства
До роботи з планування та звітності в архіві підприємства залучаються начальники структурних підрозділів, а керує нею завідувач архівом.
Планування роботи архів здійснює самостійно, на основі результатів попередньої діяльності, з урахуванням регіональних і галузевих планів розвитку архівної справи, рекомендацій органів управління архівною справою відповідного суб'єкта РФ. Як правило, планування роботи архіву підприємства ведеться на майбутній рік, однак можуть розроблятися і перспективні програми роботи.
Розробка проекту плану архіву підприємства повинна бути завершена до початку заключного кварталу року, що передує планованому періоду. Проект плану включає пояснювальну записку та додатки, в тому числі основні показники роботи архіву, графіки прийому справ на планований період, план науково-дослідної роботи архіву.
Проект плану обговорюється керівництвом архіву підприємства, при необхідності узгоджується з вищим органом управління архівною справою і потім затверджується керівником підприємства.
Планування роботи структурних підрозділів архіву підприємства здійснюється під керівництвом начальників відповідних підрозділів, як правило, на майбутнє півріччя або квартал.
Індивідуальним плануванням займаються працівники архіву підприємства з вказівками його керівника і начальників відповідних структурних підрозділів. Проект індивідуального плану складається на попередній місяць на основі плану роботи структурного підрозділу.
Керівництво архіву має систематично контролювати виконання планів. Дані контролю враховуються, узагальнюються, аналізуються і регулярно доводяться до відома керівництва підприємства.
Звіти про роботу архіву підприємства складаються за рік, півріччя, квартал. Порядок, терміни надання звітів, а також склад додатків до звіту про виконання плану роботи архіву за рік, за півріччя або квартал встановлюються вищим органом управління архівному справою.
Звіти про роботу структурних підрозділів архіву підприємства складаються щомісяця. Крім показників, фактично досягнутих звітний період показників за видами робіт, в звітах відображаються основні показники праці працівників структурних підрозділів. З метою залучення позабюджетних коштів архів підприємства вправі виконувати поряд з безкоштовними платні роботи та послуги, що не повинно завдавати шкоди реалізації покладених на архів функцій.
Прийом-передача справ архіву підприємства виробляються при зміні керівника архіву підприємства або реорганізації підприємства.
При зміні керівника прийом-передача справ перебувають на зберіганні, оформляється актом. Одночасно проводиться прийом-передача довідкового апарату до них, а також приміщень, інвентарю, обладнання та інших матеріальних цінностей архіву підприємства.
Порядок прийому-передачі справ перебувають на зберіганні архіву підприємства, при реорганізації підприємства визначається організаційно-розпорядчим документом, відповідно до якого здійснюється реорганізація. У цьому випадку до складу органу, що здійснює керівництво реорганізацією, повинен бути включений представник відповідної архівної органу.
1.5 Організація її рід діяльності, час організації, форма власності, чисельність працівників, завдання
Міліція в РФ - система державних органів виконавчої влади, покликаних захищати життя, здоров'я, права і свободи громадян, власність, інтереси суспільства і держави від злочинних та інших протиправних посягань. Міліція входить до системи Міністерства внутрішніх справ РФ.
Завданнями міліції є: забезпечення безпеки і особистості; попередження і перетин злочинів та адміністративних правопорушень, виявлення і розкриття злочинів; охорона громадського порядку та забезпечення громадської безпеки, захист приватної, державної, муніципальної та інших форм власності, надання допомоги фізичним і юридичним особам у захисті їх прав і законних інтересів.
Обов'язки міліції:
· Запобігати і перетинати злочини й адміністративні правопорушення;
· Надавати допомогу громадянам, постраждалим від злочинів, адміністративних правопорушень і нещасних випадків;
· Приймати та реєструвати заяви, повідомлення та іншу інформацію, що надходить про злочини, адміністративні правопорушення та події, які загрожують особистій чи громадській безпеці, своєчасно вживати заходів, передбачених законодавством;
· Виявляти і розкривати злочини;
· Порушувати кримінальні справи, робити дізнання і здійснювати невідкладні слідчі дії;
· Забезпечувати правопорядок на вулицях, площах, у парках, на транспортних магістралях, вокзалах, в аеропортах та інших громадських місцях.
1.6 Структура організації, функції структурних підрозділів організації
Міліція в РФ підрозділяється на кримінальну міліцію і міліцію громадської безпеки (МОБ).
Кримінальна міліція.
Основними завданнями кримінальної міліції є виявлення, попередження, те що і розкриття злочинів, у справах яких провадження попереднього слідства є обов'язковим, організація та здійснення розшуку осіб, які переховуються від органів дізнання, слідства і суду. Кримінальна міліція сприяє МОБ у виконанні покладених на неї обов'язків. Кримінальна міліція є органом дізнання.
Міліція громадської безпеки (МОБ).
Основними завданнями МОБ є забезпечення безпеки особистості, суспільної безпеки, охорона власності, громадського порядку, розшук окремих категорій осіб, встановлення місця знаходження яких віднесено до компетенції міліції громадської безпеки.
МОБ сприяє кримінальної міліції у виконанні покладених на неї обов'язків. МОБ є органом дізнання.
1.1 Загальні питання організації повсякденної діяльності архіву підприємства
Тимчасове зберігання справ підприємства організовується і здійснюється звичайно в його архіві. Якщо підприємство було піддано процедурі реорганізації, разом із справами, що утворилися в процесі його роботи, на тимчасовому зберіганні архіву зберігаються справи підприємства - попередника.
Тимчасове зберігання справ може бути, і організовано і поза підприємством.
Архіви в якості інших місць тимчасового зберігання справ підприємства:
· Центральні архіви федеральних органів влади;
· Центральні галузеві архіви;
· Спільні архіви.
Таким чином, справи підприємства, за погодженням з відповідними архівними організаціями, можуть тимчасово зберігатися за межами підприємства, яке має бути попередньо включено до списку джерел комплектування відповідної архівної установи. Для тимчасового зберігання документів складу яких обумовлений засобом фіксації інформації та типом носія, на підприємстві можуть створюватися спеціалізовані архіви на правах структурного підрозділу або структурного підрозділу у складі архіву підприємства.
Особливості організації тимчасового зберігання справ підприємства в архівних установах за межами підприємства.
| Вид архівної установи | Вид справ умови їх прийому на тимчасове зберігання. |
| Центральний архів федерального округу державної влади | 1. Документи апарату управління органу державної влади. 2. Документи організацій безпосереднього підпорядкування. 3. Документи інших організацій, включених до списку джерел комплектування даного архіву. |
| Центральний галузевий архів | Документи всіх організацій, віднесених до певної галузі, всіх рівнів підпорядкованості незалежно від їх територіального розташування. |
| Об'єднаний архів | Документи декількох організацій, пов'язаних системою співпідпорядкованості або видом діяльності. |
Архів підприємства може функціонувати на правах:
· Самостійної структурного підрозділу. Загальне керівництво діяльністю архіву підприємства покладається на керівника підприємства, а управління повсякденною діяльністю архіву - на керівника самостійного структурного підрозділу.
· Структурного підрозділу в складі служби ДОП підприємства. Керівництво покладається на керівника служби ДОП та керівника структурного підрозділу.
Організаційна структура архіву підприємства визначається виходячи з обсягу і змісту, покладених на нього завдань і функцій, складу справи, що підлягають тимчасовому зберіганню, з урахуванням організаційних та інших можливостей підприємства. Таким чином, архів може складатися з таких підрозділів:
- Відділ зберігання управлінської документації на паперових носіях;
- Відділ зберігання науково-технічної документації;
- Відділ зберігання документації на електронних носіях;
- Відділ комплектування;
- Відділ обліку;
- Відділ організаційно-методичного забезпечення;
- Адміністрація архіву.
До числа основних завдань незалежно від організаційних особливостей підприємства, відносяться:
· Комплектування справами, що утворюються в діяльності підприємства і підлягають тимчасовому зберіганню, відповідно до встановленого порядку;
· Облік і забезпечення схоронності справ протягом усього терміну їх тимчасового зберігання;
· Створення і підтримка в актуальному стані науково-довідкового апарату до справ, які перебувають на тимчасовому зберіганні;
· Підготовка до передачі й передача справ, що утворюють Архівний Фонд РФ, на постійне зберігання до державних архівних установ відповідно до встановленого порядку.
При реалізації функцій по прийому, обліку, забезпечення збереження та передачі справ на постійне зберігання, архів підприємства проводить відповідні заходи, документування яких, з метою забезпечення автентичності (з гр. Справжній, що виходить з першоджерела) є обов'язковим.
1.3 Управління повсякденною діяльністю архіву підприємства
Управління повсякденною діяльністю архіву підприємства передбачає оперативне інформування його працівників про майбутні дії, забезпечення координації між працівниками або підрозділами архіву в процесі їх виконання, організацію систематичного контролю над ходом і результатами виконуваних дій. Реалізується він на підставі законодавчих актів РФ і її суб'єктів, міжгалузевих та галузевих нормативно-методичних документів про архівну справу, відповідних організаційно-розпорядчих документів підприємства.
До організаційно-розпорядчих документів відносяться положення про архів підприємства, штатний розклад, інструкції щодо здійснення повсякденної діяльності архіву та її окремих напрямків, посадові інструкції працівників архіву.
1.4 Основні напрямки повсякденній діяльності архіву підприємства
До роботи з планування та звітності в архіві підприємства залучаються начальники структурних підрозділів, а керує нею завідувач архівом.
Планування роботи архів здійснює самостійно, на основі результатів попередньої діяльності, з урахуванням регіональних і галузевих планів розвитку архівної справи, рекомендацій органів управління архівною справою відповідного суб'єкта РФ. Як правило, планування роботи архіву підприємства ведеться на майбутній рік, однак можуть розроблятися і перспективні програми роботи.
Розробка проекту плану архіву підприємства повинна бути завершена до початку заключного кварталу року, що передує планованому періоду. Проект плану включає пояснювальну записку та додатки, в тому числі основні показники роботи архіву, графіки прийому справ на планований період, план науково-дослідної роботи архіву.
Проект плану обговорюється керівництвом архіву підприємства, при необхідності узгоджується з вищим органом управління архівною справою і потім затверджується керівником підприємства.
Планування роботи структурних підрозділів архіву підприємства здійснюється під керівництвом начальників відповідних підрозділів, як правило, на майбутнє півріччя або квартал.
Індивідуальним плануванням займаються працівники архіву підприємства з вказівками його керівника і начальників відповідних структурних підрозділів. Проект індивідуального плану складається на попередній місяць на основі плану роботи структурного підрозділу.
Керівництво архіву має систематично контролювати виконання планів. Дані контролю враховуються, узагальнюються, аналізуються і регулярно доводяться до відома керівництва підприємства.
Звіти про роботу архіву підприємства складаються за рік, півріччя, квартал. Порядок, терміни надання звітів, а також склад додатків до звіту про виконання плану роботи архіву за рік, за півріччя або квартал встановлюються вищим органом управління архівному справою.
Звіти про роботу структурних підрозділів архіву підприємства складаються щомісяця. Крім показників, фактично досягнутих звітний період показників за видами робіт, в звітах відображаються основні показники праці працівників структурних підрозділів. З метою залучення позабюджетних коштів архів підприємства вправі виконувати поряд з безкоштовними платні роботи та послуги, що не повинно завдавати шкоди реалізації покладених на архів функцій.
Прийом-передача справ архіву підприємства виробляються при зміні керівника архіву підприємства або реорганізації підприємства.
При зміні керівника прийом-передача справ перебувають на зберіганні, оформляється актом. Одночасно проводиться прийом-передача довідкового апарату до них, а також приміщень, інвентарю, обладнання та інших матеріальних цінностей архіву підприємства.
Порядок прийому-передачі справ перебувають на зберіганні архіву підприємства, при реорганізації підприємства визначається організаційно-розпорядчим документом, відповідно до якого здійснюється реорганізація. У цьому випадку до складу органу, що здійснює керівництво реорганізацією, повинен бути включений представник відповідної архівної органу.
1.5 Організація її рід діяльності, час організації, форма власності, чисельність працівників, завдання
Міліція в РФ - система державних органів виконавчої влади, покликаних захищати життя, здоров'я, права і свободи громадян, власність, інтереси суспільства і держави від злочинних та інших протиправних посягань. Міліція входить до системи Міністерства внутрішніх справ РФ.
Завданнями міліції є: забезпечення безпеки і особистості; попередження і перетин злочинів та адміністративних правопорушень, виявлення і розкриття злочинів; охорона громадського порядку та забезпечення громадської безпеки, захист приватної, державної, муніципальної та інших форм власності, надання допомоги фізичним і юридичним особам у захисті їх прав і законних інтересів.
Обов'язки міліції:
· Запобігати і перетинати злочини й адміністративні правопорушення;
· Надавати допомогу громадянам, постраждалим від злочинів, адміністративних правопорушень і нещасних випадків;
· Приймати та реєструвати заяви, повідомлення та іншу інформацію, що надходить про злочини, адміністративні правопорушення та події, які загрожують особистій чи громадській безпеці, своєчасно вживати заходів, передбачених законодавством;
· Виявляти і розкривати злочини;
· Порушувати кримінальні справи, робити дізнання і здійснювати невідкладні слідчі дії;
· Забезпечувати правопорядок на вулицях, площах, у парках, на транспортних магістралях, вокзалах, в аеропортах та інших громадських місцях.
1.6 Структура організації, функції структурних підрозділів організації
Міліція в РФ підрозділяється на кримінальну міліцію і міліцію громадської безпеки (МОБ).
Кримінальна міліція.
Основними завданнями кримінальної міліції є виявлення, попередження, те що і розкриття злочинів, у справах яких провадження попереднього слідства є обов'язковим, організація та здійснення розшуку осіб, які переховуються від органів дізнання, слідства і суду. Кримінальна міліція сприяє МОБ у виконанні покладених на неї обов'язків. Кримінальна міліція є органом дізнання.
Міліція громадської безпеки (МОБ).
Основними завданнями МОБ є забезпечення безпеки особистості, суспільної безпеки, охорона власності, громадського порядку, розшук окремих категорій осіб, встановлення місця знаходження яких віднесено до компетенції міліції громадської безпеки.
МОБ сприяє кримінальної міліції у виконанні покладених на неї обов'язків. МОБ є органом дізнання.
ГУВС по КЗ |
| УВС по м. Кемерово |
| ОВС по Кіровському району |
1 КРИМІНАЛЬНА МІЛІЦІЯ:
1.1 Отелення карного розшуку
2 МІЛІЦІЯ ГРОМАДСЬКОЇ БЕЗПЕКИ:
2.1 окремий батальйон патрульно-постової служби
2.2 відділення по боротьбі із злочинами на споживчому ринку
2.3 відділ дізнання
2.4 відділ дільничних уповноважених міліції
2.5 відділення у справах неповнолітніх
2.6 відділення охорони громадського порядку
2.7 група з виконання адміністративного законодавства
2.8 відділення державної інспекції з безпеки дорожнього руху
3 ШТАБ:
3.1 чергова частина
4 ВІДДІЛЕННЯ КАДРІВ
5 ПІДРОЗДІЛ з тилового забезпечення
5. 1 відділення охорони забезпечення і обслуговування (ТОВ і О)
5.2 бухгалтерія
5.3 зв'язок
5.4 група діловодства та режиму
6 СЛІДЧИЙ ВІДДІЛ при ОВС по Кіровському району
1.7 Положення про архів організації
Положення про архів організації розробляється на основі примірних положень про архів, затверджених Росархивом. У положенні визначаються завдання і функції архіву, його права та відповідальність, організація діяльності архіву і склад зберігаються в ньому документів. Положення про архів узгоджується з відповідною установою Росархіву, після чого затверджується керівником підприємства.
Положення про структурні підрозділи архіву підприємства розробляються на основі положення про архів, примірних положень про структурні підрозділи архіву, затверджених Росархивом. У положенні про підрозділ архіву підприємства визначаються завдання і функції підрозділу, його права та відповідальність, організація діяльності. Після узгодження із зацікавленими сторонами положення про структурні підрозділи затверджуються керівником архіву підприємства.
ПРИКЛАД: Положення про архів.
Відкрите Акціонерне Товариство ЗАТВЕРДЖУЮ
«Софія» Директор ТОВ «Софія»
___________ А. А. Іванов
ПОЛОЖЕННЯ «10» січня 2000р.
10.01.2000 № 3
м. Кемерово
Про архіві
1. Загальні положення
1.1. Документи утворюють Архівний Фонд РФ, віднесені до державної власності, до передачі на постійне зберігання тимчасово зберігаються на підприємстві.
1.3. Архів є структурним підрозділом підприємства.
1.5. Підприємство забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.
2. Завдання і функції архіву
2.1. Основними завданнями архіву підприємства є:
2.1.1. Комплектування документів.
2.1.2. Облік і забезпечення збереження документів протягом усього терміну їх тимчасового зберігання.
2.1.3. Створення та підтримка в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів, що стоїть на тимчасовому зберіганні.
2.2.Основні функціями архіву підприємства є:
2.2.1.Веденіе списку джерел комплектування.
2.2.2. Прийом документів на тимчасове зберігання.
2.2.3. Облік документів, прийнятих на тимчасове зберігання.
2.2.4. Розміщення документів у сховищах і засобах зберігання, забезпечує їх збереження.
2.2.5. Здійснення інформаційно-довідкового обслуговування користувачів.
2.2.6. Проведення експертизи цінності документів, у тому числі при підготовці до передачі на постійне зберігання.
2.2.7. Перевірка правильності формування та оформлення справ у джерелах комплектування.
2.2.8. Організація роботи по складанню (пересоставления) номенклатури справ підприємства.
2.2.9. Участь у розробці нормативно-методичних документів з ведення архівної роботи на підприємстві.
3. Права архіву
3.1. Контролювати дотримання правил роботи з документами в джерелах комплектування
3.2. Запитувати у джерел комплектування необхідні для роботи відомості, в тому числі в документованої формі.
3.3. Брати участь у заходах, що проводяться Росархивом, органами управління архівною справою, зачіпають роботу архіву.
4. Відповідальність архіву
4.1. Архів підприємстві несе відповідальність за:
4.1.1. Недотримання умов забезпечення збереженості документів, що складаються на тимчасовому зберіганні.
4.1.2. Втрату та несанкціоноване знищення документальних матеріалів.
4.1.3. Необгрунтована відмова в прийомі на тимчасове зберігання документальних матеріалів.
4.1.4. Порушення правил використання документів і доступу користувачів до документів, які перебувають на тимчасовому зберіганні.
Зав. архівом _______________________ Є.І. Єршова
1.8 Організація роботи архіву підприємства, його коротка характеристика
Розпорядок роботи архіву.
Робота архіву організовується відповідно до положення про архів, в якому фіксуються: правовий статус архіву, джерела його комплектування, склад документів вступників на зберігання, завдання та функції архіву та його права, необхідні для їх здійснення.
Положення про архіві узгоджується з відповідною установою Федеральної архівної служби Російської Федерації, затверджується керівником організації.
Керівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника організації. Керівник архіву організовує роботу архіву та несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань.
На що у архіві посади згідно зі штатним розкладом складаються посадові інструкції, в яких зазначаються види робіт, що покладаються на працівника архіву, його обов'язки і права.
Особа, призначена відповідальною за архів підприємства, проходить інструктаж, а в необхідних випадках і стажування в державному архіві, до якого передаються документи організації на державне зберігання.
На основі галузевих нормативно-методичних документів архів організації розробляє конкретні нормативно-методичні документи з організації роботи з документами та їх зберігання. Підготовлені архівом проекти нормативно-методичні документи до їх затвердження або підписання керівництвом організації або структурного підрозділу, у складі якого функціонує архів, надаються на узгодження у відповідні установи Федеральної архівної служби Росії.
Облік праці в архіві ведеться в табелі обліку робочого часу і в щоденниках обліку праці.
Архів проводить перевірки стану зберігання документів та їх організацій в діловодстві структурних підрозділів не рідше одного разу на рік, як правило, перед передачею справ до архіву.
Архів для залучення позабюджетних коштів має право в установленому порядку виконати платні роботи та послуги, які здійснюються без шкоди для реалізації його основних функцій.
1.9 Посадові інструкції працівників архіву, умови праці, організація робочих місць, використання працівниками архіву офісної та обчислювальної техніки в роботі з документами
Текст посадової інструкції складається з наступних розділів:
1. Загальні положення. У цьому розділі вказують повне найменування посади з позначенням структурного підрозділу; кому безпосередньо підпорядковується працівник, порядок призначення на посаду та звільнення з посади; порядок заміщення в разі тимчасової відсутності працівника; перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник на даній посаді; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи). Розглянемо докладніше загальне положення для головного спеціаліста:
· Головний спеціаліст відноситься до категорій муніципальних службовців адміністрації;
· Головний спеціаліст відділу підпорядковується безпосередньо завідувачу відділом;
До посади головного спеціаліста пред'являються наступні кваліфікаційні вимоги:
· Освіта - вище професійне;
· Мінімальний стаж роботи на даних посадах не менше 1 року або
· Стаж за фахом не менше 2-х років.
Головний спеціаліст відділу повинен знати:
· Основи діловодства;
· Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту;
· Правила користування на комп'ютерній, обчислювальної, множник
· Ної технікою.
2. Опції. У розділі наводиться перелік основних напрямків діяльності працівника відповідно до напрямів діяльності структурного підрозділу. Перерахую функції головного спеціаліста, які, на мій погляд найважливіші:
· Облік, створення та вдосконалення науково-довідкового апарату до архівних фондів відділу;
· Комплектування відділу документами;
· Забезпечення схоронності документів архівного фонду міста, що зберігаються у відділі;
· Робота з організаціями-джерелами комплектування.
3. Посадові обов'язки. У цьому розділі перераховуються: види робіт, що виконуються працівником на даній посаді; характер виконуваних
дій: керує, готує, стверджує, розглядає, виконує.
Розглянемо, що зобов'язаний робити головний спеціаліст:
· Підтримувати рівень кваліфікації, достатній для виконання
· Своїх посадових обов'язків;
· Вести діловодство у відділі;
· Готувати опису справ, історичні довідки, передмови організацій-джерел комплектування для затвердження на ЕПК архівного управління Кемеровської області;
· Дотримуватися встановлених у адміністрації міста правила внутрішнього трудового розпорядку, посадову інструкцію, порядок роботи зі службовою інформацією;
· Дотримуватися обмеження, пов'язані з муніципальною службою;
· Працювати з організаціями-джерелами комплектування;
· Складати щотижневий, щомісячний звіт про виконану роботу відділу;
· Заповнювати книги: «Список фондів», «Список описів», «Облік надходження та вибуття документів», «Реєстр описів», «Список фондів, що містять особливо цінні документи»;
· Оформляти «Опису», «Справи фондів», «Спостережні справи»;
· Складати річну звітну документацію про роботу відділу.
4. Права. У розділі встановлюються повноваження працівника, що забезпечують виконання покладених на нього обов'язків. Нижче наведені права головного спеціаліста:
· Приймати рішення в межах своєї компетенції;
· Вносити пропозиції щодо поліпшення діяльності відділу;
запитувати необхідну інформацію від інших організацій, муніципальних служб, необхідних для виконання функціональних обов'язків;
· Підвищувати свою кваліфікацію;
· Перевіряти відомчі архіви і організацію документів у діловодстві організацій-джерел комплектування відділу.
Важливим чинником забезпечення якісної роботи спеціаліста є санітарно-гігієнічні норми умов праці. До санітарно-гігієнічним нормам відносяться: освітлення, усунення шумів, забарвлення робочого кабінету.
Режим роботи архіву повинен передбачати чергування періодів праці та відпочинку. Наприклад, час роботи за комп'ютером 45 хвилин, час відпочинку -15 хвилин. Режим праці та відпочинку регламентується правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.
Велике значення має організація робочих місць співробітників. Розрахунок площі на одного співробітника, що працює за комп'ютером, ведеться від норми
Правильне освітлення робочих місць також відіграє свою роль. Світло падає спереду і зліва. Є штучне (світильники розташовані на стелі) освітлення.
1.10 Підготовка і порядок передачі документів до архіву. Облік документів в архіві
Підготовка і порядок передачі документів у відомчий архів.
У відомчий архів здаються справи, кінчений виробництвом, на термін зберігання більше 10 років, а так само справи з особового складу. Передача справ у відомчий архів здійснюється за описом складається у структурному підрозділі.
У процесі передачі справ необхідно перевірити:
· Правильність формування та оформлення справ;
· Відповідність кількості справ постійного і довготривалого зберігання, заведених відповідно до номенклатури, і кількість цих же справ, включених в опис.
Перевірка формування справи передбачає встановлення відповідності між заголовком справи на його обкладинці та вмістом справи. Принцип формування справ відображені в їх заголовках, які, у свою чергу, закріплені в номенклатурі справ установи.
Справи, що передаються до відомчого архіву, повинні в структурному підрозділі проходити повне оформлення. Повне оформлення - це коли кожна справа переплетено і підшито, аркуші пронумеровані, причому нумерація повинна бути скріплена заверительной написом у кінці справи, де зазначається загальна кількість аркушів; обкладинка справи повинна бути правильно оформлена, тобто містити назву закладу та структурного підрозділу, діловодний індекс справи, заголовок справи, крайні дати, термін зберігання справи, кількість аркушів у справі. Крім того, на особливо цінні, особисті, судові та слідчі справи, а так само інші категорії справ складається внутрішній опис, в якій вказується заголовок і дата кожного документа, його індекс та номери аркушів, на яких знаходиться документ.
Підготовка і порядок передачі документів до державного архіву.
Документи приймаються від відомств по описам справ постійного зберігання з візою експертно-перевірочної комісії архівної установи, а так само за актами прийому-передачі.
Передача документів з установи до державного архіву, здійснюється щорічно або раз на 3 - 5 років, в залежності від обсягу документів. Основним документом на підставі якого здійснюється приймання документів є акт прийому-передачі документів на зберігання. В акті зазначаються установа, передають документи, і архів, у який вони вступають, причина передачі, кількість документів. Акт складається у двох примірниках, підписується представниками державного та відомчого архівів.
Разом з документами передаються ще два примірника опису. Один - відомчого архіву, на трьох інших робиться відмітка про передачу документів.
Працівник архіву часто користується деякими методами:
· Розмовляє з фондообразователем про важливість збереження документів;
· Виявлення джерел комплектування;
· Збір документів відображають громадську думку;
· Збір допоміжної інформації;
· Запис усних спогадів.
Облік документів в архіві організації - це визначення кількості і складу у встановлених одиницях обліку та фіксація (реєстрація) приналежності кожної одиниці обліку до певного класу і загальної їх кількості в облікових документах.
За обліковими документами розуміється документ встановленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.
Облік документів в архіві організації є одним із засобів забезпечення їх збереження і контролю за їх наявністю.
Обліку підлягають усі зберігаються в архіві організації документи, в тому числі неописані і непрофільні для даного архіву, так само страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності) та опису справ і документів.
Архів організації здійснює облік документів архівного фонду Російської Федерації, тимчасово зберігаються а архіві організації, в порядку, визначеному Регламентом державного обліку документів архівного фонду РФ, і являє облікові відомості до відповідного архівної установи.
Облік здійснюється шляхом присвоєння архівних документів (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, які є частиною архівного шифру.
Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку та ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів: архівного фонду за списком фондів архіву організації, а через дріб за списком фондів державного архіву, джерелом комплектування якого є організація, архівної колекції опису, одиниці зберігання.
Номер архівного фонду присвоюється державним архівом після оформлення першого надходження документів організації на постійне зберігання.
Одиниця зберігання - фізично відокремлені документи або сукупність документів, що мають самостійне значення.
Одиниця зберігання документів на паперовій основі (справа) сукупність документів, окремий документ, укладені в відокремлену обкладинку або папку.
Основними одиницями обліку документів незалежно від носія, способу і техніки закріплення інформації є:
· Архівний фонд, архівна колекція;
· Одиниця зберігання.
Документи особового походження, які не пройшли наукового опису, враховуються, як правило, за документами і листами.
Необроблені документи (розсип) обліковуються з розрахунку 150 аркушів в одній умовної одиниці зберігання.
Система облікових документів архіву - комплекс взаємопов'язаних облікових документів і баз даних, що відображають кількість і склад документів архіву організації та їх зміни, складова частина системи державного обліку документів архівного фонду РФ.
Основними обліковими документами в архіві організації є:
· Книга обліку надходження вибуття документів;
· Список фондів;
· Лист фонду;
· Опис справ;
· Реєстр описів;
· Паспорт архівосховища;
· Опис особливо цінних документів;
· Книга надходження та вибуття страхового фонду користування;
· Опис страхового фонду;
· Справа фонду;
· Лист засвідчувач справи.
1.11 Забезпечення збереження документів архіву: режим зберігання, світловий режим, температурно-вологий режим, охоронний режим, обладнання, топографія, архівосховищі
Організація зберігання документів - система заходів, що включає раціональне розміщення документів, контроль за їх рухом, фізичним станом, копіювання документів з метою створення страхового фонду користування, відновлення первинних або близький до первинних властивостями і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування.
Для забезпечення збереженості документів в архіві повинні здійсняться:
· Комплекс заходів з організації зберігання, що передбачає створення матеріально-технічної бази зберігання документів (будівлю і приміщення сховищ, засоби охорони, засоби кліматичного контролю і т.д.);
· Комплекс заходів по створенню та дотриманню нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний режим, світловий, охоронний режим тощо).
Система заходів з організації зберігання повинна забезпечувати збереження документів та контроль їх фізичного стану при надходженні документів до архіву, при їх зберіганні і передачі документів на постійне зберігання. При організації зберігання і створенні умов зберігання слід враховувати специфіку видового складу документів, характерного для конкретного архіву.
Режими зберігання.
Документи повинні зберігатися в умовах, що забезпечують їх захист від пошкоджень, шкідливих впливів навколишнього середовища і виключають втрату документів.
Світловий режим.
Постійне зберігання документів має здійснюватися в темряві. Всі види робіт з документами повинні проводитися при обмежених або технологічно необхідних рівнях освітлення.
Висвітлення в сховищах може бути природним або штучним
Природне освітлення в сховищах допускається розсіяним світлом, за умови застосування на вікнах светорассеівателей, регуляторів світлового потоку, захисних фільтрів, штор, жалюзі, забарвлення скла. Для захисту документів застосовують зберігання в палітурках, папках, коробах, шафах, на стелажах закритого типу, в обгорткового паперу і т. п.
Для штучного освітлення застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою поверхнею. Допускаються застосування люмінесцентних ламп з урізаною ультрафіолетовим ділянкою спектора типу ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Рівень освітленості в діапазоні видимого сектора не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажа, на висоті
Температурно-вологий режим
У приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинен підтримуватися оптимальний температурно-вологісний режим, що враховує специфіку видів документів: для паперових документів - температура 17-19 ˚ С, відносна вологість повітря 50-55%; для плівкових матеріалів - чорно-білих (15 ˚ С і 40-55%) і кольорових (2-5 ˚ С і 40-55%); для документів на магнітних стрічках і дискових носіях - 15-20 ˚ С і 50-65%.
Різкі коливання температури і вологості в сховищах не допускаються. У приміщеннях з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації кліматичних умов на основі раціонального опалення та провітрювання приміщень, використання коштів осушення або зволоження повітря. При додатковому стабільному підвищенні відносної вологості повітря до 80-90% робляться обов'язкові заходи щодо нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховищ, усунення причин підвищення вологості).
Температурно-вологісний режим у сховищах контролюється шляхом регулятора вимірювання параметрів повітря: у приміщеннях, що кондиціонують - один раз на тиждень, у приміщеннях з нерегульованим кліматом - два рази на тиждень, при порушеннях режиму зберігання - щодня.
Контрольно-вимірювальні прилади (термометри, психрометри, гігрометри) розміщують в головному проході на стелажі, подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Показання приладів фіксуються в реєстраційному журналі.
Охоронний режим.
Охоронний режим забезпечується вибором місця розміщення архіву в будівлі, технічними засобами захисту, організацією системи охорони, сигналізацією, дотриманням заходів пропускного режиму, порядку доступу до сховища, опечатуванням приміщень. Зовнішні двері архіву та сховищ повинні мати металеве облицювання і міцні запори. Не доступні ззовні вікна встановлюють замикаються металеві грати. Приміщення архіву обладнано охоронною сигналізацією, в неробочий час приміщення пломбуються (опечатуються). Сховища в робочий час повинні бути закриті на ключ. Право доступу до сховища мають завідувач і співробітники даного сховища, а в окремих випадках - інші особи в їх супроводі. Винесення документів з архіву здійснюється тільки за спеціальними перепустками в установленому порядку.
Охоронний режим поширюється також на приміщення, в яких тимчасово зберігаються архівні документи і матеріальні цінності архіву (читальний, виставковий зали, лабораторії і т. п.).
Обладнання.
Сховища обладнуються стаціонарними або пересувними металевими стелажами, як допоміжні засоби зберігання застосовуються металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі і т. п.
Стелажі і відкриті засоби зберігання встановлюють перпендикулярно стінам з віконними прорізами, а в приміщеннях без вікон - з урахуванням особливостей приміщення і устаткування. Не допускається розташування засобів зберігання впритул до зовнішніх стінок будівлі і до джерел тепла.
Розстановка засобів зберігання здійснюється відповідно до норм:
· Відстань між рядами стелажів (головний прохід) -
· Відстань (прохід) між стелажами -
· Відстань межу зовнішньою стінкою будівлі та стелажами, паралельні стіні -
· Відстань між стіною і торцем стелажу або шафи (обхід) -
· Відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа (шафи) - не менше
Обладнання з висувними частинами (ящиками, секціями, дверцями) встановлюється за спеціальними нормами з урахуванням типорозмірів засобів зберігання.
Документи розміщуються на стелажах, в шафах з використанням первинних захисних засобів зберігання (коробок, папок, спеціальних футлярів, пакетів і т. п.) відповідно до видів, форматом та іншими зовнішніми особливостями документів:
· Паперові документи постійного зберігання розміщують в картонних коробках, папках, а документи тимчасового зберігання - у зв'язках;
· Мікрофільми страхового фонду і фонду користування повинні мати стандартні і захисні рекорди, намотуються в рулон на сердечники фотошарів назовні, і зберігатися в металевих коробках по ГОСТ 4097 - 78;
· Мікрофільми та фотодокументи на плоских плівкових або інших форматних носіях упаковують в конверти і касети і зберігають у коробках, папках, іншій упаковці по ГОСТ - 65 - 92.
Місце зберігання електронних документів визначає керівник організації. ЕД можуть зберігатися в архіві організації або в спеціальному підрозділі.
Обов'язковими умовами архівного зберігання ЕД є:
1. наявність в архіві програмно-апаратних засобів для зберігання, копіювання та відтворення ЕД, їх перезапис в нові формати, передачі інформації по каналах зв'язку і т. д.;
2. забезпечення доступу до інформації встановлених категорій користувачів, а також забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу (шляхом застосування відповідних технічних засобів і правових норм);
3. забезпечення режиму зберігання ЕД, що виключає втрату, знищення або перекручення інформації.
Забезпечення зберігання ЕД передбачає також підтримання оптимальних режимів зберігання носіїв ЕД.
У міру старіння носія повинна проводитися перезапис ЕД на нові носії. Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у не розібраних стосах. Розміщення секретних документів здійснюється відповідно до вимог інструкції з роботи із секретними матеріалами.
Топографія.
Всі приміщення архіву, а так само стелажі, шафи, полиці нумеруються.
У кожному окремому приміщенні стелажі, шафи, полиці нумеруються зверху вниз, зліва направо.
З метою закріплення місця зберігання документів у сховищах складається постеллажние і при великому обсязі фондів пофондового топографічні покажчики.
Картки постеллажного топографічного покажчика складається на кожний стелаж і розташовується по одному номерів стелажів в межах окремого приміщення.
Картки пофондового топографічного покажчика складається на кожен фонд і розташовуються в порядку номерів фондів. При необхідності архівом організації може проводитися топографірованіе що зберігаються в архіві документів з урахуванням структурних підрозділів організації.
Архівосховищі.
Архіви розміщують у спеціально побудованих або пристосованих для зберігання документів будівлі або окремих приміщеннях будинку. Спеціальні приміщення для архівів організацій повинні передбачатися при будівництві або переобладнанні адміністративних будівель.
За відсутності спеціального приміщення для архіву організацією виділяється пристосоване приміщення в адміністративній будівлі організації. Розміщення в пристосованих приміщеннях виробляються в установленому порядку після їх експертизи. Експертиза встановлює придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкції, технічного укріплення), стан приміщення, наявність опалювальних та вентиляційних систем.
Експертиза проводиться представниками архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних та інших профільних служб. Результати експертизи оформлюються актом.
Не допускається прийняття в експлуатацію старих, сирих, неопалюваних, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам приміщень, а так само приміщень будівлі, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами та організаціями, що зберігають агресивними і пожежонебезпечними речовинами або застосовують небезпечні та хімічні технології.
До приміщень основного призначення архіву відносяться:
1.храніліща для зберігання документів;
2.помещенія для прийому, тимчасового розміщення, акліматизації документів та допоміжних робіт з ними;
3.помещенія для користування документів (читальний зал, ділянка видачі, ділянка обліково-інформаційних та пошукових систем);
4.Рабочие кімнати співробітників архіву.
Допускається багатофункціональність окремих приміщень (залів) з
виділенням перегородками основних і допоміжних ділянок.
Сховища розміщуються в ізольованих приміщеннях.
Приміщення сховищ повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення, мати запасний вихід. У приміщеннях не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів.
Зберігання у приміщеннях без вікон допускається за наявності у сховищі природної або штучної вентиляції, що забезпечує 2 - 3-х кратний повітрообмін за годину.
Електропроводка у сховищах повинна бути прихованої, штепсельні розетки - герметичні, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні та поверхові рубильники розташовують поза приміщень сховищ.
Оздоблення приміщень сховищ проводять з використанням неагресивних, не порошаться матеріалів, а в системах та засобах пожежогасіння застосовують нейтральні, безпечні для документів речовини.
У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів. Ремонтно-монтажні роботи проводяться з дотриманням заходів захисту, охорони і збереження документів.
1. 12 Класифікація документів у межах архіву підприємства
Визначення хронологічних меж фонду.
Угруповання справ та схеми систематизації архівного фонду.
Класифікація документів у межах архіву підприємства передбачає їх організацію за комплексів - фондам і колекцій.
При класифікації документів архіву вибирають один з наукових принципів класифікації:
· Принцип походження;
· Логічний принцип.
Архівним фондом організації або особи називається вся сукупність документів, що утворюються в процесі діяльності будь-якого фондоутворювача.
Фондообразователем називається установа або особа, в діяльності якого збунтувався архівний фонд. Документальний фонд особи називають особистим архівом.
Архівний фонд - це сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою.
Архівним фондом установи називається архівний фонд, що складається їх документів, що утворилися в діяльності однієї установи
Об'єднаним архівним фондом називається архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в діяльності двох фондообразователей або більше, що мають меду собою історичні чи логічно обумовлені зв'язку.
Архівним фондом особистого походження називається архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в процесі життя і діяльності окремої особи, сім'ї, роду.
Архівної колекцією називається сукупність окремих документів, що утворилися в процесі діяльності різних фондообразователей і об'єднаних за однією або кількома ознаками (тематичного, номінальному, авторському, хронологічним).
Організація документів у межах архівного фонду називається фондуванням.
Фондування складається з наступних видів робіт:
1. визначення хронологічних меж;
2. визначення фондової належності документів.
Хронологічні межі фонду - це офіційні дати утворення та ліквідації організації, тобто крайні дати діяльності фондоутворювача.
Крайні дати документів фонду - дати найбільш раннього і пізнішого документів, що входять до складу фонду.
Крайні дати документів фонду та хронологічні межі фонду можуть не збігатися в тих випадках, коли відсутні документи початкового або кінцевого періодів існування організації, а також у разі, якщо фонд доповнено незавершеними справами організації-попередниці.
Необхідним є знання правил визначення хронологічних меж фонду організації у випадках, коли вводиться нове або змінюється адміністративно-територіальний поділ. При введенні нового адміністративно-територіального поділу документи новостворених місцевих органів влади і управління являють собою нові фонди.
Єдиним є фонд, якщо:
· Організація відновлено з колишніми функціями після ліквідації, об'єднання, поділу або припинення діяльності в результаті війни, стихійних лих і т.д.
· Відбулося розширення чи звуження обсягу прав територіальних меж діяльності організації без зміни її первісного призначення;
· З організації виокремилась одна або кілька організацій з передачею їм ряду функцій;
· Організація перейменувала або частково змінила свою назву;
· Організація передана з одного відомства в інше;
· Організація змінила місцезнаходження, структуру.
Для того щоб визначити або уточнити приналежність документів до даного фонду, необхідно вивчити документи організації і визначити їх приналежність до складу документації даної організації.
Вхідні документи відносять до фонду тієї організації, якій вони отримані. Їх фондову приналежність визначають:
- За назвою адресата;
- По позначці про реєстрацію;
- За змістом документа, яке відображає функції і характер діяльності фондоутворювача;
- За резолюціями, що містить прізвища керівників даної організації.
Копії вихідних документів відносять до фонду тієї організації, в якій вони складені.
Документи внутрішнього обігу відносять до фонду тієї організації, яка є автором цих документів.
При ліквідації організації закінчені діловодством справи включають до складу фонду ліквідованої організації, не закінчені діловодством справи входять до складу фонду організації-приймача.
Особові справи, передані в інші організації у зв'язку з переведенням співробітників, включають до складу фонду тієї організації, в яку вони переведені.
Помилково включені до фонду справи вилучають і приєднують до того фонду, до якого вони відносяться.
Після визначення фондової належності документів в архіві справи групують і розташовують у межах архіву. За одиницю систематизації та облікову одиницю управлінської документації приймають справу. Систематизацію справ у межах фонду здійснюють постійно не тільки в архіві, але і безпосередньо в поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, при формуванні справ і підготовки справ до передачі в архів. Систематизація справ зазвичай відповідає схемі систематизації, за якої побудована номенклатура справ організації, і залежить від обсягу документообігу та кількості заводяться щорічно справ.
Як правило, справи розташовують усередині фонду з урахуванням наступних класифікаційних ознак:
· Структурного - відповідно до структурної схеми організації;
· Хронологічного - за періодами, дат, до яких належать документи;
· Функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального - якщо в організації відсутній структурний поділ або якщо обсяг утворюються справ невеликі;
· Номінального - за видами та різновидів документів, включених у справу, за їхніми справ;
· Кореспондентського - виходячи з назв кореспондентів або прізвищ осіб, з якими велося листування;
· Географічного - виходячи з географічних назв.
При виборі схеми систематизації справ необхідно враховувати діловодної і смислове зв'язок між справами фонду організації. Схема систематизації повинна бути найбільш зручною для подальшого пошуку інформації по знаходяться в справах документами.
Найбільш прийнятними і широко застосовуваними в цей час в архівній практиці є хронологічно-структурна і хронологічно-функціональна схеми систематизації справ.
Дані схеми систематизації є підставою для внутрішньої організації документального фонду, тобто для складання наступних описів справ фонду:
1. опису справ постійного зберігання;
2. опису справ з особового складу;
3. опису справ тимчасового зберігання (понад 10 років).
Таким чином, в архіві організації самої великої класифікаційної одиницею є фонд, а в межах фонду за одиницю систематизації приймають справу.
Відповідно до прийнятої схеми систематизації всі вступники до архіву документи розміщують у сховищах на стелажах або шафах. Справи кожної організації зберігаються в одному місці, відповідно до описами. Документи ліквідованих організацій зберігають окремо
1.13 Нормативно-методичні документи щодо забезпечення роботи архіву підприємства. Переліки нормативних документів що регламентують роботу архіву підприємства
Архів установи у своїй роботі керується законодавством РФ, законодавчими актами з архівної справи, наказами, вказівками вищестоящих організацій, керівництва установи, правилами та іншими нормативно-методичними документами Росархіву, методичними документами відповідної установи Росархіву, положенням про архів установи.
Основними документами, на підставі яких ведеться робота архіву, є:
для державного архіву:
· Положення про архів;
· Положення про структурний підрозділ архіву;
· Структура і штатний розклад архіву;
· Кошторис витрат архіву на рік;
· Посадові інструкції співробітників.
для відомчого архіву:
· Положення про архів;
· Інструкція про службу документаційного забезпечення управління;
· Посадові інструкції співробітників.
Робота архіву також ведеться на підставі планів і звітів.
До них відносяться:
для державного архіву:
· План роботи архіву на рік;
· План науково-дослідної роботи архіву на рік;
· План науково-видавничої роботи архіву на рік;
· План роботи структурного підрозділу архіву на рік;
· Індивідуальний план роботи співробітника або щоденник обліку праці співробітника;
· Звіт про виконання роботи архіву за рік, півріччя, квартал;
· Звіт про виконання роботи структурного підрозділу за рік, півріччя, квартал;
· Звіт про виконання плану роботи співробітника;
· Табель обліку робочого часу працівників архіву.
для відомчого архіву:
· План роботи архіву на рік;
· Плани-графіки прийому справ від джерел комплектування на рік з поквартальною розбивкою;
· Плани-графіки передачі справ на державне зберігання та подання зведених розділів описів в курирує архів на рік з поквартальною розбивкою;
· Звіт про виконання річного плану;
· Щоденник обліку праці працівників архіву;
· Табель обліку робочого часу працівника архіву.
1.14 План роботи архіву підприємства. Облік, звітність, контроль за станом справ архіву підприємства
Планування - діяльність зі складання планів, що визначають пріоритетні завдання архіву.
Плани складають відповідно до структури і штатами архіву, оскільки заплановані заходи не повинні перевищувати можливості наявних підрозділів трудових ресурсів.
В архіві підприємства можуть створюватися групи працівників за напрямами діяльності під керівництвом фахівця. Штатна чисельність працівників архіву визначається, виходячи з обсягу документів архіву, хронологічних меж, статусу архіву та фінансових можливостей установи і державного бюджету.
Коли штати і структура архіву визначені і затверджені директором архіву, залишається тільки забезпечити роботою трудовий колектив. Для того щоб він працював без авралів і без простою, існують плани.
Планування може бути поточним і перспективним. Перспективні плани складаються на довгостроковий період - 5, 10, 15 років.
Поточні плани складаються на період 1 рік, 0,5 року, квартал, 1 місяць.
Головним документом з планування роботи в архіві є план роботи архіву на рік.
План складається на основі аналізу звітів за попередні роки, з урахуванням федеральних і регіональних планів розвитку галузі.
План роботи архіву складається:
· Зі вступу;
· Текстової частини - переліку розділів, основних напрямів і видів робіт із зазначенням обсягів роботи, термінів і виконавців;
· Розрахункової частини;
· Пропозицій.
Розрахункова частина плану включає бюджет робочого часу за найбільш важливими показниками, контрольованим органом управління. Бюджет робочого часу - це кількість робочих днів у році, який необхідно витратити на роботу по кожному напрямку. Він розраховується, виходячи з штатної чисельності і типових норм часу і виробітку.
Найважливіший звітний документ - річний звіт архіву, який складається у відповідності до розділів плану і також містить розрахункову частину. До річного звіту архіву можуть додаватися документи централізованого державного обліку: паспорт архіву, відомості про стан зберігання документів в організаціях - джерелах комплектування.
Облік документів в архіві організації - це визначення їх кількості складу у встановлених одиницях обліку та реєстрація приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та загальної їх кількості в облікових документах.
Під обліковим документом розуміється документ встановленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.
Облік документів в архіві організації є одним із засобів забезпечення їх збереження і контролю за їх наявністю.
Обліку підлягають усі зберігаються в архіві організації документи, в тому числі неописані і непрофільні для даного архіву, а також страхові копії документів, копії фонду користування і опису справ і документів.
Облік здійснюється шляхом присвоєння архівним одиницям зберігання облікових номерів, які є частиною архівного шифру.
Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку та ідентифікації.
1.15. Порядок видачі справ з архіву. Порядок проведення перевірки наявності та стану справ архіву
Справи видаються з архіву для використання:
· Співробітниками структурних підрозділів організації (на термін до 10 днів);
· Іншим організаціям у тимчасове користування (на термін до 3 місяців);
· Для проведення архівних робіт з документами (на термін 1 місяць);
· Для проведення страхового копіювання та спеціальної обробки документів з метою покращення фізичного стану справ (на термін 6 місяців).
Видачу справ з архіву реєструють у книзі видачі справ зі сховища. Перед передачею перевіряють відповідність шифрів і заголовків справ на обкладинках шифрами і заголовками справ в описі. При видачі і повернення справ перевіряють також нумерацію аркушів і стан документів кожної справи. Ці дані заносять в карту - заступник справи яку на період відсутності справи ставлять на його місце. Стан справ повертаються в архів після використання, повинно бути перевірено в присутності особи, що повертає документи. При виявленні недостачі справ або окремих листів у них, а також пошкоджень справ і документів співробітниками архіву складається акт у двох примірниках, один з яких представляється керівнику організації, яка використала справи, для притягнення винних до відповідальності, другий - залишається в архіві.
Видача справ у тимчасове користування в інші організації оформляються актом, який складається у двох примірниках. Один залишається в архіві організації, інший видається одержувачу. Акт підписується керівником організації, що передає справи і керівником організації-одержувача: підписи скріплюються гербовими печатками організацій.
Направлення на страхове копіювання, реставрацію, палітурка оформляється замовленням. Замовлення оформляється в архіві організації за формою акта про видачу справ у тимчасове користування іншій організації. Справи видаються зі сховища для використання та проведення робіт по страховому копіюванню, реставрації, палітурки тільки в обробленому вигляді.
Перевірка наявності та стану справ є постійною плановою роботою архіву. У ході цієї роботи встановлюється фактична наявність одиниць зберігання та відповідності їх кількості, що значиться за обліковими документами, виявлення документів, які підлягають реставрації і профілактичній обробці.
Перевірку наявності справ постійного зберігання проводять 1 раз на 5 років, справ з особового складу і справ тимчасового зберігання (понад 10 років) - не рідше, ніж 1 раз на 10 років.
Одноразові перевірки наявності та стану справ проводиться в архіві:
· Після переміщення справ в інше приміщення;
· Після надзвичайних подій, що викликали переміщення справ або доступ до сховищ сторонніх осіб;
· При зміні керівництва архіву або особи, відповідальної за архів;
· При реорганізації або ліквідації організації.
До початку роботи з перевірки наявності та стану справ вивчають документи попередніх перевірок, перевіряється правильність нумерації справ в кожному річному розділі зведеного опису, відповідність нумерації справ підсумковим записам у описах і відомостями в листах фондів.
Перевірку наявності справ проводять шляхом звірки описових статей з описами та елементами опису на обкладинках справ.
При перевірці наявності справ звіряють:
- Назва фондоутворювача і його структурного підрозділу;
- Номер справи;
- Діловодний індекс;
- Заголовок справи;
- Дати справи;
- Кількість аркушів у справі.
Шляхом візуального перегляду визначають фізичний стан справ - наявність цвілі, механічних пошкоджень.
Робити будь-які позначки в ході перевірки в облікових документах (у тому числі в описах) забороняється. Всі виявлені недоліки вносять до листа перевірки і потім в акт перевірки. Справи, видані у структурні підрозділи організації, перевіряють за книгою видачу справ зі сховища.
При перевірці наявності справ слід:
1. дотримуватися порядку розташування справ на стелажах, в коробках і папках;
2. повертати справи, виявлені під час перевірки не на своїх місцях, до відповідних коробки, папки;
3. складати картотеку невиявлених справ;
4. вилучати не враховані за описам справи, які після проведення перевірки можуть бути внесені в опис під літерними номерами;
5. вилучати та ізолювати справи, пошкоджені біологічними шкідниками.
Перевірку наявності та стану справ проводять штатні співробітники архіву або спеціально призначені комісії. Лист перевірки після її закінчення включають у справу фонду.
В кінці кожної опису після заверительной написи роблять запис «Перевірено», проставляють дату перевірки і підпис співробітника, який проводив перевірку. На підставі листів перевірки складають акт перевірки по кожному фонду окремо. Акти підписують співробітники, що проводили перевірку. Акт перевірки наявності та стану справ після затвердження керівником організації включає до складу справи фонду.
Якщо перевіркою виявлено нестачу справ, організовують розшук справ, який може тривати протягом року.
Документи, що підтверджують відсутність справ:
· Акти про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано;
· Акти про виділення документів і справ до знищення;
· Акти про невиправних пошкодженнях справ;
· Акти про передачу справ в інші відомчі архіви і організації.
Перевірка наявності та стану справ вважається завершеною після внесення змін, виявлених перевіркою, в облікові документи перевіряється фонду та подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання в державний архів для внесення до контрольні примірники описів справ, що затверджуються постійно діючу експертну комісією архівної установи.
Розділ № 2. Індивідуальна частина. Тема: «Огляди архівних документів»
2.1 Поняття огляду архівних документів
Огляд архівних документів - тип архівного довідника, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, доповнені в необхідних випадках источниковедческим аналізом цих документів.
Комплекси документів, відомості про яких включаються до огляд, можуть бути пов'язані між собою єдністю походження або єдністю змісту. Залежно від цього розрізняють два види оглядів: огляди архівних фондів і тематичні огляди документів.
Огляд архівного фонду - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів архівного фонду з їх источниковедческим аналізом.
Тематичний огляд документів - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного або декілька архівних фондів з певної теми з источниковедческим аналізом цих документів.
Обидва огляду мають дві основні частини:
1. характеристика документів, що включає відомості про склад і зміст документів їх джерелознавчий аналіз і пошукові дані;
2. довідковий апарат, що складається з титульного аркуша, змісту, передмови, списку скорочень, покажчиків.
2.2 Характеристика документів в огляді
Характеристика документів дається у вигляді логічно послідовної інформації про їх склад і зміст, вказуються їхні точні пошукові дані. Включаються в характеристику відомості про окремі події, історичні факти і т.п. систематизуються відповідно до плану побудови огляду.
Складання оглядів можна рекомендувати до архівних матеріалів, які мають найбільш актуальне значення. Огляди рекомендують складати до досить великим, але маловивченим фондам. Крім того, огляди корисні, якщо у фонді знаходиться велика кількість справ з однотипними заголовками або складним змістом, сенс якого не передає заголовок.
Тематичні огляди зазвичай присвячені матеріалам за найбільш важливих тем і забезпечені прикладами, іноді з цитуванням тексту документа. Теми об'єднуються за питально, хронологічним, географічним, або іншою ознакою. Об'єктом опису є документ, одиниця зберігання, одиниця обліку одного фонду архіву по певній темі. Тематичний огляд складається з вступу, характеристики архівного матеріалу та довідкового апарату. У вступі вказується мета його складання, викладається історія відповідних установ і пояснюється порядок побудови огляду. Якщо огляд складається за матеріалами одного архіву, в огляді можуть наводитися відомості про наявність документальних матеріалів по даній темі в інших архівах. Якщо огляд складається з конкретної теми, але його зміст охоплює значну територію, систематизація в огляді може проводитися і за географічною ознакою.
2.3 Система побудови огляду
Схемами побудови оглядів архівного фонду є:
1. структурна;
2. галузева;
3. тематична;
4. хронологічна;
5. номінальна.
Для тематичного огляду документів використовуються наступні схема:
1. галузева;
2. тематична;
3. хронологічна.
Структурна і номінальна схеми застосовуються тільки при складанні оглядів фонду. Застосування інших схем можливе як при складанні оглядів фондів, так і при складанні тематичних оглядів.
Структурна схема застосовується в оглядах фондів установ з чітко вираженою структурою. Назви структурних частин при такій схемі виступають в якості розділів характеристики огляду, і розташовуються в порядку їх значимості та виробничої згуртованості.
Галузева (функціональна) схема застосовується в оглядах фондів, коли фондоутворювача не має структури, або коли структурні частини нечітко відображають функції фондоутворювача, або коли структура часто змінювалася.
У тематичних оглядах галузева схема застосовується для тем, що відображають конкретний напрям у розвитку тих чи інших сторін державного апарату, управління, економіки, науки, культури і т.д.
Тематична схема оглядів застосовується в тих випадках, коли фондоутворювача не мав чітко виражених і стійких структурних частин або галузевої діяльності, а якщо мав і мав їх, то не так яскраво виражені, не так яскраво відбивають питання, пов'язані з найбільш значними проблемами соціально-економічного та політичного характеру.
Застосування хронологічних схем в оглядах архівного фонду обмежується випадками, коли необхідно або підкреслити перетворення, складні структурні перебудови фондоутворювача, які відбувалися в той чи інший час, або показати періодизацію діяльності фондоутворювача.
Хронологічна схема побудови характеристики в тематичних оглядах мало поширена. Її застосування в таких випадках зазвичай пов'язане з висвітленням змісту документів з певних тем історичного характеру, де необхідно показати зміст документів у послідовності подій, що відбуваються.
Номінальна схема застосовується для побудови оглядів архівних фондів тільки в тих випадках, коли матеріали фонду представлені невеликою кількістю однорідних видів.
Відомості про склад і зміст документів в оглядах прийнято називати анотацією. Анотація може складатися як на групу однорідних за змістом справ і документів, так і на окремі справи і документи. У залежності від цього анотації називаються або груповими або індивідуальними.
При складанні анотації в оглядах обов'язково треба мати всебічне уявлення про документи як історичних джерелах, провести їх джерелознавчий аналіз.
Источниковедческая характеристика документів допомагає краще показати їх значення і цінність, дає можливість детально скласти більш об'єктивне уявлення про характер і зміст документів, ступеня їх важливості, а отже, їх подальшого використання.
В оглядах відомості про анотації документів супроводжуються точними пошуковими даними, які повинні забезпечити швидке розвідку розглянутих матеріалів.
Склад пошукових даних в оглядах архівних фондів складається з номерів описів і одиниць зберігання. Необхідно позначення номерів аркушів, якщо аннотіруются окремі документи. Пошукові дані вказуються поруч з анотацією документів і полягають у круглі дужки.
2.4 Організація довідкового апарату до огляду
На титульному аркуші огляду архівного фонду після назви архіву вказується тип довідника - огляд фонду, номер фонду, крайні дати документів, рік видання або рік складання огляду.
На титульному аркуші тематичного огляду після вказівки типу довідника слідують назву теми огляду, крайні дати документів по темі, рік видання огляду.
Передмова до огляду архівного фонду складається за аналогією до опису. У передмові до тематичного огляду в історичній частині характеризується тема, обгрунтовується її актуальність, а історія фондоутворювача дається лише під кутом зору цієї теми.
Характеристика основних груп фондообразователей показує взаємозв'язки в зміст документів, і, таким чином, значення і місце відповідних категорій матеріалів при розробці теми. Якщо тематичний огляд складається на один фонд, то історична частина готується за зразком передмови до огляду фонду.
У археографічної частини передмови до тематичного огляду крім загальноприйнятих положень подано відомості про документи по темі, які з якої-небудь причини не увійшли у довідник.
Методика складання списку скорочень, покажчиків і змісту до оглядів документів аналогічна методиці підготовки цих елементів довідкового апарату до опису.
Для тематичних оглядів складається список фондів, інформація про яких включено до огляду, а в необхідних випадках - бібліографічний список.
· Співробітниками структурних підрозділів організації (на термін до 10 днів);
· Іншим організаціям у тимчасове користування (на термін до 3 місяців);
· Для проведення архівних робіт з документами (на термін 1 місяць);
· Для проведення страхового копіювання та спеціальної обробки документів з метою покращення фізичного стану справ (на термін 6 місяців).
Видачу справ з архіву реєструють у книзі видачі справ зі сховища. Перед передачею перевіряють відповідність шифрів і заголовків справ на обкладинках шифрами і заголовками справ в описі. При видачі і повернення справ перевіряють також нумерацію аркушів і стан документів кожної справи. Ці дані заносять в карту - заступник справи яку на період відсутності справи ставлять на його місце. Стан справ повертаються в архів після використання, повинно бути перевірено в присутності особи, що повертає документи. При виявленні недостачі справ або окремих листів у них, а також пошкоджень справ і документів співробітниками архіву складається акт у двох примірниках, один з яких представляється керівнику організації, яка використала справи, для притягнення винних до відповідальності, другий - залишається в архіві.
Видача справ у тимчасове користування в інші організації оформляються актом, який складається у двох примірниках. Один залишається в архіві організації, інший видається одержувачу. Акт підписується керівником організації, що передає справи і керівником організації-одержувача: підписи скріплюються гербовими печатками організацій.
Направлення на страхове копіювання, реставрацію, палітурка оформляється замовленням. Замовлення оформляється в архіві організації за формою акта про видачу справ у тимчасове користування іншій організації. Справи видаються зі сховища для використання та проведення робіт по страховому копіюванню, реставрації, палітурки тільки в обробленому вигляді.
Перевірка наявності та стану справ є постійною плановою роботою архіву. У ході цієї роботи встановлюється фактична наявність одиниць зберігання та відповідності їх кількості, що значиться за обліковими документами, виявлення документів, які підлягають реставрації і профілактичній обробці.
Перевірку наявності справ постійного зберігання проводять 1 раз на 5 років, справ з особового складу і справ тимчасового зберігання (понад 10 років) - не рідше, ніж 1 раз на 10 років.
Одноразові перевірки наявності та стану справ проводиться в архіві:
· Після переміщення справ в інше приміщення;
· Після надзвичайних подій, що викликали переміщення справ або доступ до сховищ сторонніх осіб;
· При зміні керівництва архіву або особи, відповідальної за архів;
· При реорганізації або ліквідації організації.
До початку роботи з перевірки наявності та стану справ вивчають документи попередніх перевірок, перевіряється правильність нумерації справ в кожному річному розділі зведеного опису, відповідність нумерації справ підсумковим записам у описах і відомостями в листах фондів.
Перевірку наявності справ проводять шляхом звірки описових статей з описами та елементами опису на обкладинках справ.
При перевірці наявності справ звіряють:
- Назва фондоутворювача і його структурного підрозділу;
- Номер справи;
- Діловодний індекс;
- Заголовок справи;
- Дати справи;
- Кількість аркушів у справі.
Шляхом візуального перегляду визначають фізичний стан справ - наявність цвілі, механічних пошкоджень.
Робити будь-які позначки в ході перевірки в облікових документах (у тому числі в описах) забороняється. Всі виявлені недоліки вносять до листа перевірки і потім в акт перевірки. Справи, видані у структурні підрозділи організації, перевіряють за книгою видачу справ зі сховища.
При перевірці наявності справ слід:
1. дотримуватися порядку розташування справ на стелажах, в коробках і папках;
2. повертати справи, виявлені під час перевірки не на своїх місцях, до відповідних коробки, папки;
3. складати картотеку невиявлених справ;
4. вилучати не враховані за описам справи, які після проведення перевірки можуть бути внесені в опис під літерними номерами;
5. вилучати та ізолювати справи, пошкоджені біологічними шкідниками.
Перевірку наявності та стану справ проводять штатні співробітники архіву або спеціально призначені комісії. Лист перевірки після її закінчення включають у справу фонду.
В кінці кожної опису після заверительной написи роблять запис «Перевірено», проставляють дату перевірки і підпис співробітника, який проводив перевірку. На підставі листів перевірки складають акт перевірки по кожному фонду окремо. Акти підписують співробітники, що проводили перевірку. Акт перевірки наявності та стану справ після затвердження керівником організації включає до складу справи фонду.
Якщо перевіркою виявлено нестачу справ, організовують розшук справ, який може тривати протягом року.
Документи, що підтверджують відсутність справ:
· Акти про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано;
· Акти про виділення документів і справ до знищення;
· Акти про невиправних пошкодженнях справ;
· Акти про передачу справ в інші відомчі архіви і організації.
Перевірка наявності та стану справ вважається завершеною після внесення змін, виявлених перевіркою, в облікові документи перевіряється фонду та подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання в державний архів для внесення до контрольні примірники описів справ, що затверджуються постійно діючу експертну комісією архівної установи.
Розділ № 2. Індивідуальна частина. Тема: «Огляди архівних документів»
2.1 Поняття огляду архівних документів
Огляд архівних документів - тип архівного довідника, що включає систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів, доповнені в необхідних випадках источниковедческим аналізом цих документів.
Комплекси документів, відомості про яких включаються до огляд, можуть бути пов'язані між собою єдністю походження або єдністю змісту. Залежно від цього розрізняють два види оглядів: огляди архівних фондів і тематичні огляди документів.
Огляд архівного фонду - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів архівного фонду з їх источниковедческим аналізом.
Тематичний огляд документів - вид огляду документів, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів одного або декілька архівних фондів з певної теми з источниковедческим аналізом цих документів.
Обидва огляду мають дві основні частини:
1. характеристика документів, що включає відомості про склад і зміст документів їх джерелознавчий аналіз і пошукові дані;
2. довідковий апарат, що складається з титульного аркуша, змісту, передмови, списку скорочень, покажчиків.
2.2 Характеристика документів в огляді
Характеристика документів дається у вигляді логічно послідовної інформації про їх склад і зміст, вказуються їхні точні пошукові дані. Включаються в характеристику відомості про окремі події, історичні факти і т.п. систематизуються відповідно до плану побудови огляду.
Складання оглядів можна рекомендувати до архівних матеріалів, які мають найбільш актуальне значення. Огляди рекомендують складати до досить великим, але маловивченим фондам. Крім того, огляди корисні, якщо у фонді знаходиться велика кількість справ з однотипними заголовками або складним змістом, сенс якого не передає заголовок.
Тематичні огляди зазвичай присвячені матеріалам за найбільш важливих тем і забезпечені прикладами, іноді з цитуванням тексту документа. Теми об'єднуються за питально, хронологічним, географічним, або іншою ознакою. Об'єктом опису є документ, одиниця зберігання, одиниця обліку одного фонду архіву по певній темі. Тематичний огляд складається з вступу, характеристики архівного матеріалу та довідкового апарату. У вступі вказується мета його складання, викладається історія відповідних установ і пояснюється порядок побудови огляду. Якщо огляд складається за матеріалами одного архіву, в огляді можуть наводитися відомості про наявність документальних матеріалів по даній темі в інших архівах. Якщо огляд складається з конкретної теми, але його зміст охоплює значну територію, систематизація в огляді може проводитися і за географічною ознакою.
2.3 Система побудови огляду
Схемами побудови оглядів архівного фонду є:
1. структурна;
2. галузева;
3. тематична;
4. хронологічна;
5. номінальна.
Для тематичного огляду документів використовуються наступні схема:
1. галузева;
2. тематична;
3. хронологічна.
Структурна і номінальна схеми застосовуються тільки при складанні оглядів фонду. Застосування інших схем можливе як при складанні оглядів фондів, так і при складанні тематичних оглядів.
Структурна схема застосовується в оглядах фондів установ з чітко вираженою структурою. Назви структурних частин при такій схемі виступають в якості розділів характеристики огляду, і розташовуються в порядку їх значимості та виробничої згуртованості.
Галузева (функціональна) схема застосовується в оглядах фондів, коли фондоутворювача не має структури, або коли структурні частини нечітко відображають функції фондоутворювача, або коли структура часто змінювалася.
У тематичних оглядах галузева схема застосовується для тем, що відображають конкретний напрям у розвитку тих чи інших сторін державного апарату, управління, економіки, науки, культури і т.д.
Тематична схема оглядів застосовується в тих випадках, коли фондоутворювача не мав чітко виражених і стійких структурних частин або галузевої діяльності, а якщо мав і мав їх, то не так яскраво виражені, не так яскраво відбивають питання, пов'язані з найбільш значними проблемами соціально-економічного та політичного характеру.
Застосування хронологічних схем в оглядах архівного фонду обмежується випадками, коли необхідно або підкреслити перетворення, складні структурні перебудови фондоутворювача, які відбувалися в той чи інший час, або показати періодизацію діяльності фондоутворювача.
Хронологічна схема побудови характеристики в тематичних оглядах мало поширена. Її застосування в таких випадках зазвичай пов'язане з висвітленням змісту документів з певних тем історичного характеру, де необхідно показати зміст документів у послідовності подій, що відбуваються.
Номінальна схема застосовується для побудови оглядів архівних фондів тільки в тих випадках, коли матеріали фонду представлені невеликою кількістю однорідних видів.
Відомості про склад і зміст документів в оглядах прийнято називати анотацією. Анотація може складатися як на групу однорідних за змістом справ і документів, так і на окремі справи і документи. У залежності від цього анотації називаються або груповими або індивідуальними.
При складанні анотації в оглядах обов'язково треба мати всебічне уявлення про документи як історичних джерелах, провести їх джерелознавчий аналіз.
Источниковедческая характеристика документів допомагає краще показати їх значення і цінність, дає можливість детально скласти більш об'єктивне уявлення про характер і зміст документів, ступеня їх важливості, а отже, їх подальшого використання.
В оглядах відомості про анотації документів супроводжуються точними пошуковими даними, які повинні забезпечити швидке розвідку розглянутих матеріалів.
Склад пошукових даних в оглядах архівних фондів складається з номерів описів і одиниць зберігання. Необхідно позначення номерів аркушів, якщо аннотіруются окремі документи. Пошукові дані вказуються поруч з анотацією документів і полягають у круглі дужки.
2.4 Організація довідкового апарату до огляду
На титульному аркуші огляду архівного фонду після назви архіву вказується тип довідника - огляд фонду, номер фонду, крайні дати документів, рік видання або рік складання огляду.
На титульному аркуші тематичного огляду після вказівки типу довідника слідують назву теми огляду, крайні дати документів по темі, рік видання огляду.
Передмова до огляду архівного фонду складається за аналогією до опису. У передмові до тематичного огляду в історичній частині характеризується тема, обгрунтовується її актуальність, а історія фондоутворювача дається лише під кутом зору цієї теми.
Характеристика основних груп фондообразователей показує взаємозв'язки в зміст документів, і, таким чином, значення і місце відповідних категорій матеріалів при розробці теми. Якщо тематичний огляд складається на один фонд, то історична частина готується за зразком передмови до огляду фонду.
У археографічної частини передмови до тематичного огляду крім загальноприйнятих положень подано відомості про документи по темі, які з якої-небудь причини не увійшли у довідник.
Методика складання списку скорочень, покажчиків і змісту до оглядів документів аналогічна методиці підготовки цих елементів довідкового апарату до опису.
Для тематичних оглядів складається список фондів, інформація про яких включено до огляду, а в необхідних випадках - бібліографічний список.