Організація роботи архіву БТІ

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Курсова робота

Виконала Олена Миколаївна

МУП "Дідівське БТІ"

м. Москва

1999р.

ПЛАН

1. Введення

2. Нормативна основа діяльності архіву БТІ.

3. Посадові обов'язки працівника архіву БТІ.

4. Види і різновиди документів, що зберігаються в архівах БТІ (із зазначенням терміну зберігання та документа, в якому цей термін встановлюється, номенклатура справ в БТІ).

5. Організація роботи та зберігання документів в архіві БТІ.

6. Перспективи розвитку діяльності МУП "Дідівське БТІ".

Введення

Архів бюро технічної інвентаризації призначається для зберігання обліково-технічної, оціночної і правовстановлюючої документації або копій з неї на об'єкти житлового фонду та інші об'єкти, облік яких ведеться БТІ.

Архіви БТІ належать до державного архівного фонду Російської Федерації і є федеральною власністю, що знаходиться у користуванні суб'єктів Російської Федерації. Відчуження архівів не допускається.

Нормативна основа діяльності архіву БТІ

Нормативною основою діяльності архіву БТІ є: "Інструкція про порядок зберігання та користування архівом бюро технічної інвентаризації" затверджена наказом Міністерства Комунального господарства РРФСР від 12.01.71г. № 13, "Інструкція про проведення обліку житлового фонду в Російській Федерації", затверджена наказом Міністерства Російської Федерації по земельній політиці, будівництва і житлово-комунальному господарству від 04.08.98г. № 37.

Посадові обов'язки працівника архіву БТІ

Посадові обов'язки працівника архіву БТІ:

- Забезпечує збереження та комплектування в установленому порядку інвентаризаційно-технічної та правовстановлюючої документації;

- Веде облік і відповідну реєстрацію наявної і надходить до архіву документації;

- Видає зі сховища персоналу БТІ документи та здійснює контроль за поверненням справ у встановлені терміни;

- Готує за вказівкою керівництва БТІ інформацію про склад, стан, вартості та приналежності основних фондів ЖКГ;

- Підновляє прийшли у ветхість інвентарні справи;

- Виконує інші роботи за вказівкою керівництва.

Повинен знати:

- Інструкції і положення про порядок зберігання інвентаризаційно-технічної документації;

- Основи технічного креслення;

- Зміст і порядок ведення формулярів, обліку документації, інвентарної книги;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку, основи наукової організації праці;

- Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту.

Види і різновиди документів, що зберігаються в архівах БТІ

Одиницею зберігання є:

інвентарна справа на домоволодіння, яке складається з одного або декількох основних будинків, розташованих на окремому земельній ділянці; окремо розташована основна будівля, межі земельної ділянки якого не відокремлені: інвентарні справи на інші об'єкти, облік яких ведеться БТІ.

Постійному зберіганню в архіві підлягають:

- Схематичні плани міст, інших поселень:

- Інвентарні справи на домоволодіння, основні будівлі;

- Інвентарні справи на об'єкти, облік яких ведеться БТІ;

- Інвентарні книги;

- Реєстрові книги:

- Алфавітні картки власників будівель, житлових приміщенні (квартир);

- Статистичні картки на домоволодіння, основні будівлі;

- Статистичні звіти про житловий фонд;

- Книги обліку інвентарних справ, переданих на зберігання до державних

архіви;

- Інші документи, пов'язані діяльності бюро технічної інвентаризації.

Матеріали інвентаризації на будівлю (інвентарна справа, статистична картка на будівлю), алфавітна картка на власника, погашені через припинення права власності на земельну ділянку при його викупі (вилучення) для державних і муніципальних потреб, знесення, пожежі або іншого стихійного лиха, зберігаються в архіві 3 роки. Після закінчення цього терміну, що обчислюється з моменту відшкодування вартості домоволодіння (будинку), основні показники інвентарної справи реєструються в книзі обліку справ, переданих на зберігання до державних архівів.

Терміни зберігання документів встановлено інструкціями: "Інструкція про порядок зберігання та користування архівом бюро технічної інвентаризації" затверджена наказом Міністерства Комунального господарства РРФСР від 12.01.71г. № 13 і "Інструкція про проведення обліку житлового фонду в Російській Федерації", затверджена наказом Міністерства Російської Федерації по земельній політиці, будівництва і житлово-комунальному господарству від 04.08.98г. № 37.

Зберігаються в архіві матеріали оформлені в установленому порядку, укладені в тверді папки, зшиті і пронумеровані. Плани великих форматів сброшюровивани і зберігаються окремо. На кожному з них проставляється інвентарний номер тієї справи, до якого вони відносяться. Металеве скріплення документів не допускається.

Інвентарна справа на домоволодіння поділяється на три групи документів.

До першої групи належать матеріали, складені в результаті останньої інвентаризації, розташувавши їх у справі в такій послідовності:

- Технічний паспорт на домоволодіння (будинок):

- План земельної ділянки;

- По-поверховий план будинку;

- Експлікація до поверховому планом.

До другої групи належать всі правовстановлюючі документи або копії з них, окремо зброшуровані в хронологічному порядку, у міру надходження їх у БТІ.

До третьої групи - абрису, журнали підрахунку площ, технічні документи, складені в результаті попередніх обстежень (інвентаризацій), розташовані у зазначеній вище послідовності.

Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що заводяться щорічно із зазначенням терміну зберігання. У нашому БТІ номенклатурою справ підприємства займається секретаріат. Номенклатура справ на технічний архів БТІ не складається.

Організація роботи та зберігання документів в архіві БТІ

Крім інвентаризаційних справ, що зберігаються в архіві БТІ, підлягають зберіганню схематичні плани міст, селищ, окремо зброшуровані матеріали обліку об'єктів. Інвентарні книги, алфавітні картки, статистичні картки, книги обліку знищених інвентарних справ.

Статистичні картки складаються виконавцем робіт на кожне враховане основна будова і разом з інвентарним справою здаються в архів.

По кожному населеному пункту картки зберігаються в окремих ящиках з розташуванням їх по фондах приналежності і в алфавітному порядку найменування вулиць, провулків і т.д.

Матеріали технічних інвентаризацій підшиваються виконавцем у тверду скориночку. Матеріали підписуються бригадиром і начальником, здаються техніку архіву БТІ, який записує у відповідних графах дані про нього в інвентарні книги. Номер в інвентарній книзі відповідає номеру на інвентарному справі.

Зберігання інвентарних справ провадиться вертикально в папках-блоках. Матеріали, що зберігаються в архіві, видаються наступного кола осіб:

- За заявкою бригадира з посиланням на прийнятий до виробництва замовлення;

- По пред'явленню виконавцем заявки з резолюцією керівника;

- За усною вказівкою керівництва БТІ;

- Головному інженерові на прийом відвідувачів.

Підбір і видача здійснюється техніком архіву, видача оформляється з заповненням журналу обліку видачі і повернення справ. Коли справа повертається до архіву, технік архіву переглядає наявність документів і при відсутності нарікань щодо складання та зовнішнім виглядом приймає його на зберігання, а в журналі проставляється дата повернення справи.

Інвентарні справи втратили своє значення у зв'язку зі знесенням будівель виключаються з інвентарної книги за даними обстеження при цьому в примітці інвентарній книзі робиться запис, що пояснює причину погашення справи. Справа, алфавітна і статистична картки вилучаються зі своїх місць зберігання і поміщаються в спеціально відведені місця для зберігання погашених справ. Матеріали, погашені через знесення, пожежі, та ін стихійного лиха, у разі припинення права користування земельною ділянкою, зберігаються в архіві 3 роки. Після закінчення цього терміну основні показники інвентарної справи записуються до книги обліку знищених справ. При цьому в графі 4 книги вказуються всі адреси, які були присвоєні в свій час цього об'єкта. На відібрані до знищення матеріали додається акт Держархіву про те, що об'єкт не має архітектурної, історичної та культурної цінності та письмову відмову про прийняття справи на зберігання до Держархіву. При виконанні даних умов на матеріали складається акт комісією, призначеною начальником БТІ. Комісія визначає спосіб знищення документації або передачі її до Держархіву при отриманні згоди останнього.

Періодично не рідше 1 разу на рік, а так само при заміщенні техніка архіву за розпорядженням керівництва проводиться інвентаризація архіву, в результаті виявляється наявність і повнота справ, враховуються прийшли в старий стан документи і намічаються терміни їх оновлення. На 01.01 кожного року в інвентарній книзі робиться запис, що свідчить про кількість справ, що зберігаються в архіві.

Для розміщення збереження документів приміщення архіву дідівського БТІ ізольоване, сухе, пожаробезопасное. Віконні отвори загратовані, вікна завішені. Вхідні двері виконані з металу з пристроєм запорів. Для розміщення документів, приміщення обладнане стелажами з осередками, висота яких забезпечує вертикальне зберігання справ. Саме приміщення добре освітлено і обладнано системою протипожежної сигналізації.

Перспективи розвитку діяльності МУП "Дідівське БТІ"

Основні перспективи розвитку МУП "Дідівське БТІ" полягають у повноцінному використанні новітніх комп'ютерних технологій і сучасних програмних продуктів.

Це допоможе комп'ютеризувати місця роботи инвентаризаторов, для обробки документів з інвентаризації. Розрахунок площі, вартості, креслення - все це повинна робити комп'ютерна програма. Це економить час і паралельно створюється архів в електронному вигляді. Свого роду він є дублікатом існуючого "паперового" архіву.

Так само необхідно комп'ютеризувати прийом відвідувачів, для того, що б видача довідок займала мінімальну кількість часу. Головний інженер повинен мати можливість перегляду всієї справи в електронному варіанті на прийомі. І тільки за крайньої необхідності отримувати "паперове" справа з архіву.

Для більш плідної роботи з комп'ютером необхідно створити комп'ютерну мережу, що об'єднує не тільки робочі місця БТІ, а й існуючий сервер Адміністрації Істрінського району. Так само, за допомогою модему зв'язуватися з реєстраційною палатою. Це дозволить оперативно і точно отримувати необхідну інформацію від Адміністрації, Реєстраційної палати. Крім того, стане можливим передавати щорічні звіти та відомості по власниках до податкової інспекції в електронному вигляді.

Створити електронну картотеку в архіві БТІ - це істотно полегшить пошук інвентарної справи.

Крім перерахованого, на мій погляд, потрібно розвивати службу незалежних оцінювачів під час БТІ. Це дозволить надати додаткову послуги населенню, а для БТІ - збільшить прибутковість.

Знайти точки дотику з Адміністраціями на місцях для вирішення проблеми проведення поточної інвентаризації (1 раз на 5 років). Можливо, це буде вирішуватись через систему взаєморозрахунків, можливо, іншим шляхом, але співпраця з адміністраціями дозволить вирішити проблему небажання громадян проходити інвентаризацію в законодавчо-зазначені терміни. На сьогодні БТІ не має правової бази для того, що б змусити власників під час пройти інвентаризацію.


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Міжнародні відносини та світова економіка | Реферат
24.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Організація діяльності архіву підприємства
Організація тимчасового зберігання документів підготовка до передавання справ до архіву
Організація бухгалтерського обліку на підприємстві Організація роботи
Використання документів архіву
Проект електронного архіву
Характеристика Державного архіву Російської Федерації
Організація роботи в бригаді
Організація роботи турфірми
Організація роботи автостанції
© Усі права захищені
написати до нас