Курсова робота студентки третього курсу Економічного факультету Кархалевой Поліни Миколаївни
Міжнародний інститут економіки і права
Бєлорєцьк 2004
Введення
Основними передумовами і чинниками, що визначають розвиток споживчої кооперації, у 2004 році є сучасний стан економіки, рівня розвитку ринкової інфраструктури, і потенційних можливостей для стабілізації народного господарства Росії. Поглиблення економічних реформ внесло певний внесок у розвиток системи споживкооперації. У зв'язку з реформуванням системи споживчої кооперації, виникла необхідність створення сучасного і потужного інструменту для контролю раціонального, ефективного та цільового використання фінансових коштів. Це було вирішальним кроком на шляху створення автоматизованої системи бухгалтерського обліку, яка дозволить забезпечувати необхідний контроль роботи кооперативних об'єднань з боку контрольно-ревізійних органів. В даний час ведення бухгалтерського обліку малоефективно без комп'ютерної обробки даних. Зараз на ринку існує безліч бухгалтерських програм, що задовольняють різні вимоги до них. Особливо складним є правильно вибрати програму для свого підприємства. Механізація бухгалтерського обліку сприяє зменшенню трудомісткості обліку, але не дозволяє повною мірою зробити його оперативним, скоротити терміни на інші звітності. Найбільш повно ці питання вирішуються в умовах автоматизації всього комплексу облікових робіт. Особливе значення надається розробці пакетів прикладних програм, що реалізують автоматизоване рішення всіх типових завдань бухгалтерського обліку. Розроблені типові проекти комплексної автоматизації бухгалтерського обліку із застосуванням різних типів ЕОМ для промисловості, сільського господарства, централізованих бухгалтерій, установ, які перебувають на державному бюджеті, та інших організацій. В даний час автоматизація бухгалтерського обліку за допомогою персонального комп'ютера не є складним завданням ні для розробника, ні для користувача бухгалтерських програм. Сьогоднішня простота рішення комп'ютеризації бухгалтерського обліку досягнута складним шляхом: від комп'ютеризації окремих ділянок облікової роботи до встановлення пов'язаних баз даних для зведення балансу підприємства. Освоєння бухгалтерами комп'ютерів на рівні не тільки користувача, але і програмування (а сьогодні це вже кваліфікаційну вимогу) дозволило кардинально переглянути стратегію бухгалтерських програм. Як виявилося, ефективніше мати єдину структуру бази даних для всіх ділянок бухгалтерського обліку. Таким чином, в реальному масштабі часу паралельно вирішується проблема складання балансу підприємства на кожен момент. Оформлення первинних документів - внесення змісту і суми господарської операції в єдину базу даних підприємства. Мережеві версії бухгалтерського обліку вирішили проблему залежності роботи ділянок від часу доступу до єдиної бази.
Актуальністю теми полягає в тому, що доступність сучасних комп'ютерних мов і зрослий рівень комп'ютерної грамотності фахівців в області економіки та бухгалтерського обліку дозволяють створювати в короткий час програмні додатки високої якості з необхідним набором функцій. Для користувача може бути цікавий набір функцій, реалізованих в тих чи інших програмах.
Предметом дослідження: є дослідження загальних принципів автоматизації бухгалтерського обліку та підготовки різного роду звітностей на основі комп'ютерних технологій.
Методами дослідження є: порівняльний аналіз бухгалтерських програм у Російській Федерації, їх аналіз з використання та ціноутворення і вибору найкращої для застосування в даній організації, також статистико-економічний, і графічний, порівняння й угруповання.
Інформацією для дослідження служить навчально-методична література, періодичні видання, засоби Інтернету (сайти) - наведені на них дослідження та опитування продавців і покупців.
Практичне значення даної роботи полягає в тому, що рекомендації з автоматизації бухгалтерського обліку можуть бути впроваджені в діяльність господарюючих суб'єктів.
Глава I. Теоретичні основи автоматизації бухобліку
§ 1. Підприємство як центр обробки інформації.
Сучасна економіка немислима без ефективного управління. Успіх управління багато в чому визначається ефективністю прийняття інтегрованих рішень, які враховують найрізнобічніші фактори й тенденції динаміки їх розвитку. Важлива категорія інтегрованих рішень - система обробки інформації підприємства. Одна з основних цілей систем обробки даних полягає у підвищенні ефективності роботи компанії, установи або організації. Система обробки даних повинна: забезпечувати отримання загальних або деталізованих даних за підсумками роботи. Дозволяти легко визначати тенденції зміни найважливіших показників. Забезпечити отримання інформації, критичною по часу, без істотної затримки. Виконувати точний і повний аналіз даних. Підхід до обробки інформації як до виробничого процесу широко прийнятий фахівцями з автоматизації систем організаційного управління. Вважається, що раціоналізація інформаційного процесу з поширенням на нього елементів виробничої діяльності (нормування, технологія) повинна підвищити ефективність управлінської праці. Одним з основних показників ефективності роботи підприємства є його продуктивність: якість, кількість і швидкість обробки інформації. Противники такого підходу вважають, що є принципова відмінність між виробничим і управлінським працею, що робить неможливим нормування. Вони виходять з того, що вся управлінська діяльність носить творчий характер, розробка норм і нормативів часу на управлінські роботи - завдання досить складна, а нерідко і нерозв'язна. Однак аналіз засновницької діяльності показує, що співвідношення рутинної (піддається формалізації) та мистецькою складовою праці службовців явно не на користь останньої. У той же час передача (обмін) інформацією в засновницької технології носить здебільшого циклічний і стабільний характер, що має принципове значення для розповсюдження на учрежденческую діяльність всіх атрибутів продуктивного процесу. Будь-яка організація обробляє інформацію для вироблення двох видів «продукції»: інформації (даних, документів, мовної інформації) та рішень (оперативних і стратегічних). Організація отримує початкову (входить) інформацію в різних видах: документи, що доставляють інформацію у вигляді слів і цифр; мовна інформація по телефону; дані від ЕОМ, часто в електронній формі. Кінцева (що виходить) інформація виробляється в таких же видах. Виробничий цикл організації може включати перекомпонування інформації, об'єднання даної інформації з дугою, накопичення інформації. Аналіз діяльності підприємств дозволяє класифікувати завдання, які вирішуються підприємством. Найбільш прості завдання утворюють клас повністю формалізованих (або добре структурованих) процедур, виконання яких, крім витрат часу, труднощів для виконавців не представляє. Ці завдання легко стандартизуються і програмуються. До таких завдань належать: облік і контроль, оформлення документів, їх тиражування та розсилання і т.п. Другий (проміжний) клас задач складають слабоструктуровані завдання, що містять невідомі або незмінні компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсутність методів рішення на основі безпосередніх перетворень даних. Постановки задач базуються на прийнятті рішення в умовах неповної інформації. У ряді випадків на основі теорії нечітких множин та додатків цієї теорії вдається побудувати формальні схеми рішення. Третій клас задач містить формалізації процедури, що базуються на неструктурованої інформації, яка визначається високим ступенем невизначеності. До таких завдань відноситься більшість проблем прогнозування, перспективного планування і т.п. Основою вирішення цього класу задач залишаються творчий потенціал людини і різні атрибути його діяльності (інформованість, кваліфікація, талант, інтуїція і т.п.). Можна виділити три групи працівників організацій. Перша група - керівники, вирішальні, як правило, завдання третього класу і в меншій мірі завдання другого класу. Творчий елемент діяльності максимальний, а рутинне зміст має бути мінімізовано. Ці працівники мають найбільшу відповідальністю за прийняття рішень і є одними з основних споживачів агрегованих (узагальнених) інформаційних ресурсів організації. Другу групу складають фахівці - працівники установи, які вирішують завдання другого класу і формують інтелектуальний базис організації. Ефективність функціонування організації в основному визначається продуктивністю діяльності фахівців, особливо в питаннях створення нової інформації. Творчий аспект у роботі фахівців високий і варіюється в досить широких межах залежно від конкретного змісту поточних завдань. Фахівці забезпечують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями документів, визначають їх якість. Частка рутинної роботи повинна бути дуже незначною (хоча на практиці зазвичай це не відбувається). Третя група - технічні працівники (обслуговуючий персонал), які виконують всю рутинну роботу (завдання першого класу). У цю групу входять молодші спеціалісти робота, яких регламентована, але вимагає розуміння оброблюваної інформації. До цієї групи належать також працівники, які мають суто виробничими навичками (друкарки, стенографістки, телефоністки і т.п.), провідні регламентовану роботу, що не вимагають повного розуміння оброблюваної інформації. Основний критерій продуктивності їх роботи - оперативність і своєчасність інформаційної обробки, а також підтримання високої пропускної здатності організації з мінімальною кількістю збоїв і помилок. Таким чином, в організації є виробничі завдання та виконавці цих завдань. Залишається визначити необхідні організації технологічні процеси автоматизації. Також потрібно відзначити важливий фактор після переходу від планової економіки, до ринкових відносин і для підвищення конкурентоспроможності продукції робіт і послуг власного виробництва приймати рішення. В умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відображена у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є певною мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпаки, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків. Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або з - за незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Росії. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів. Навіщо потрібна бухгалтерська програма? В даний час мало хто уявляє собі ведення бухобліку шляхом ручного заповнення величезної кількості необхідних бухгалтерських документів, бланків звітності та первинних форм. Рано чи пізно перед кожним бухгалтером встає питання про введення автоматизації бухобліку на його підприємстві. Як же вибрати ту бухгалтерську програму, яка б відповідала специфіці і всім вимогам підприємства і, в той же час, була б справжнім помічником бухгалтера, а не ставила б його в глухий кут своєю складністю? Що необхідно пам'ятати при виборі бухгалтерської програми? Перш за все, потрібно визначити для чого Ви збираєтеся набувати бухгалтерську програму: для ведення простого бухгалтерського обліку, роздруки первинки і необхідних звітів або для настроювання програми на технологію ведення бухобліку на Вашому підприємстві, адже бухгалтерська програма - тільки частина нової технології обліку. І впровадження бухгалтерської програми не зводиться до простого налаштування її на комп'ютер. За установкою слід настройка програми на особливості Вашого обліку. Автоматизація викличе зміну ролей у Вашій бухгалтерії. Якщо раніше кожен з бухгалтерів вів окрему частину обліку (у великих бухгалтеріях, наприклад, бувають бухгалтери, які займаються тільки ПДВ) і витрачав час на рутинні розрахунки, то тепер всі рутинні операції робитиме комп'ютер. Ще раз підкреслимо, що головне при виборі програми - точно визначити свої цілі. Не якусь програму купити, а чого добитися автоматизацією. Для підбору рішення, що підходить саме для Вас, необхідні професійні знання існуючих бухгалтерських програм, предмету автоматизації, досвід. Бухоблік на малих підприємствах та у ПБОЮЛ характерний веденням бухобліку на одному комп'ютері, але може зустрічатися і мережевий варіант на 2-4 місць. Для таких підприємств існує широкий спектр бухгалтерських тиражних програм, таких як: Інфобухгалтер, Инфин-Бухгалтерія, БЕСТ-Офіс, Турбо Бухгалтер, ПАРУС-бухгалтерія, 1С: Бухгалтерія, НВІС, Інотек, Контур, ІП: Бухгалтерія та інші.
Для більшості середніх підприємств типово наявність мережевої програми автоматизації бухгалтерії на 5-10 місць, що працюють в режимах файл-північ або клієнт-сервер. На таких підприємствах бухгалтерський облік часто ведеться по ділянках бухобліку. Бухгалтерам таких підприємств можна порекомендувати такі бухгалтерські програми: БЕСТ-4, ФінЕко, ABACUS, Парус-4, Компас + SQL, 1С: Підприємство, ТурбоБухгалтер, ПК суперменеджерів та інші.
Організацію бухобліку на великих підприємствах відрізняє використання таких платформ (СУБД) як SQL, ORACLE, ATLANTIS та інших. Необхідності вести бухгалтерський облік декількох підприємств в складі холдингу. А також можливістю налаштування бухгалтерської системи на специфіку конкретного підприємства. Серед таких систем можна виділити: БЕСТ-ПРО, Компас + Oracle, ЛокОФФІС, ТБ.
Корпоративна інформаційна система (КІС) - це розширювана інтегрована. Вона призначена для бухгалтерського і оперативного обліку, контролю, аналізу та оптимізації фінансово-господарської діяльності підприємств і повинна мати гнучко настроюється бізнес-логіку, що дозволяє настроювати систему на роботу в самих різних областях підприємства. До таких систем відносяться розробки фірм: Галактика, Парус, Бізнес-Консоль, АйТи, Алеф Консалтинг енд Софт, Інформконтакт, Інфософт та інші.
Основними можливостями автоматизованої обробки даних є:
- Відображення господарської діяльності організації у вигляді бухгалтерських проводок з можливістю ведення аналітичного обліку;
- Ведення обліку від первинних документів з можливістю використання типових операцій;
- Аналітичний та синтетичний бухгалтерський облік руху грошових коштів і матеріальних цінностей за будь-яких рахунках;
- Консолідований і роздільний баланс по декількох підрозділах;
- Облік та переоцінка основних засобів, нематеріальних активів, товарів, матеріалів, розрахунок амортизації ОЗ і НМА;
- Ведення взаєморозрахунків з підзвітними особами;
- Фінансовий аналіз та моделювання балансу;
- Ведення сумового і кількісно-сумового обліку, балансових та позабалансових рахунків;
- Паралельне ведення кількох кас і розрахункових рахунків у рублях та валюті, розрахунок курсової і сумовий різниці;
- Облік касових операцій, ведення касової книги, автоматичний експорт даних в Головну книгу;
- Можливість перегляду реєстру проводок документів-підстав;
- Автоматичне формування Книги покупок і Книги продажів на основі первинних документів;
- Автоматичний перерахунок Головної книги та залишків з оборотами по рахунках;
- Можливість введення, коректування документів і проводок за будь-який звітний період;
- Гнучка настройка повноважень (до окремих полів) і зовнішнього вигляду списків об'єктів модуля;
- Формування основних бухгалтерських звітів;
- Формування звітності до податкових органів і в позабюджетні фонди.
- Додаткові можливості автоматизації бухгалтерського обліку:
- Експорт даних і формованих звітів у формати Word і Excel, отримання інформації в графічному вигляді.
§ 2. Характеристика процесу автоматизації бухгалтерського обліку.
База даних забезпечує порівнянність інформації і передачу з одного файлу в інший. Комплекс програмних засобів дозволяє автоматичний підрахунок підсумкових сум, складання меморіальних ордерів, зміна та коригування інформації безпосередньо в базі даних баз яких-небудь додаткових змін структури та алгоритму роботи програми, складання книги "Журнал-головна", складання балансу та зведених звітів, повністю автоматизовано облік касових операцій, розрахункових операцій, облік грошових коштів на розрахунковому рахунку, облік розрахунків з підзвітними особами та ін завдання. Виробники програмного забезпечення постійно проводять роботу з корегування автоматизованої системи відповідно до змін у законодавстві. Наприклад: була оперативно проведена робота по зміні кількості знаків розрахункового рахунку і введення в реквізити юридичних осіб ідентифікаційного податкового номера (ІПН). Якщо в роботі програми були відзначені, які або помилки і недоліки, то вони швидко усувалися. У базі даних автоматизованої системи забезпечується збереження даних протягом тривалого періоду. Це дозволяє зберігати дані по операціях, як поточного звітного періоду, так і попередніх років. У разі необхідності можливий пошук інформації і проведення коригування.
У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко простежується і зазвичай супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються і в комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) в комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.
Інформаційна система містить у собі такі елементи.
1. Апаратні засоби.
Це пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.
2. Програмні засоби.
а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, зазвичай відносять операційні системи, які управляють апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СКБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, які виконують у комп'ютері службові операції, наприклад, перевірку і настройку окремих вузлів апаратно-програмного взаємодії. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.
б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для вирішення користувальницьких завдань, які організація-користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.
3. Документація - опис системи та структури управління (введення, обробка і виведення даних, обробка повідомлень, керуючі команди).
4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.
5. Дані - необхідна інформація, яку вводять, зберігають і обробляють у системі (наприклад, відомості про господарські операції).
6. Процедури контролю - у розрізі обліку це процедури, що забезпечують коректну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки. Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої. Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може, відноситься система паролів, які запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи та облікові документи через термінал в діалоговому режимі. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, які здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звіряння рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.
Глава II Технологія ефективної автоматизації бухобліку.
§ 1. Постановка цілей і задач технології
Сьогодні користувачі ділових комп'ютерних програм обчислюються, напевно, сотнями тисяч. Як би не були хороші комп'ютери та програми, серед такої кількості людей завжди знайдуться незадоволені результатами автоматизації. Для ринку в цілому відсоток невдалих проектів не настільки великий. Але для кожного конкретного споживача невдача часом обертається великими проблемами. Відзначимо, що і для постачальника програм невдалі проекти несуть додаткові клопоти і підривають репутацію. Проблеми і конфлікти в ході автоматизації нікому не потрібні. Так чому ж вони виникають? Аналіз критичних ситуацій показує, що майже завжди винні не програми або комп'ютери, а люди. Набагато легше виправити програму, ніж змінити точку зору людини. До моменту конфлікту в проект вже вкладено сила-силенна грошей. Закрити проект - значить, викинути витрачені кошти і сили на вітер. Але й далі так тривати не може. До нас нерідко звертаються з приводу експертизи програми або проекту. Найчастіше за допомогою експертного висновку люди сподіваються довести провину протилежної сторони. Але насправді, пошук винних не вирішує проблеми. Краще всього, щоб проблеми не виникало зовсім. Для цього дуже важливо вміти поглянути на проект очима іншого боку. Спробуємо це зробити разом. Відразу обмовимося, що випадок дійсно слабких і недороблених програм ми тут не розглядаємо. Багато потенційних проблеми закладаються ще на етапі вибору програми або фірми-розробника. Наведемо типовий приклад. Тиражні недорогі бухгалтерські або торгові програми, що мають найбільшу популярність, розраховані, як правило, на невеликі і в окремих випадках на середні підприємства. Їх розповсюдженням займаються дилери. Такі програми завжди дешеві, інакше вони не були б масовими. Дохід від простого продажу таких програм невеликий. Тому дилери прагнуть заробити на послугах з впровадження та налаштування, для чого вони укладають контракт на комплексну автоматизацію. Сума контракту звичайно пропорційна величині підприємства, і деякі дилери намагаються роздобути клієнта побільше - завод або навіть холдинг. Але, як ми пам'ятаємо, програма ж розрахована зовсім на інший розмір підприємства. У результаті закладається міна уповільненої дії. Проблеми виникнуть не відразу, а у міру введення в експлуатацію всі нових і нових робочих місць. Система почне працювати з недозволеними затримками. Виникнуть проблеми з отриманням зведених результатів, з розмежуванням повноважень, зі специфікою обліку на окремих ділянках і т.д. Як не дивно, але претензії замовника можуть виникнути не до дилера, а до розробника та до його "поганий" програмі. Але розробник чесно попереджав в рекламі, в документації і навіть в написи на коробці, що програма орієнтована на такий-то розмір і такий-то профіль діяльності підприємства. З точки зору розробника, винен дилер і сам клієнт. У нашій практиці зустрічалися випадки, коли корпорація ламала голову, що краще вибрати систему R / 3 або купити багато програм "1С: Бухгалтерія". У першому випадку проект обійдеться в мільйон доларів. У другому - витрати зменшаться на кілька порядків, а програми фірми "1С" відомі своєю високою якістю. Ми не стверджуємо, що великому підприємству щоразу потрібно купувати R / 3 або "Галактику". Але кошти, що виділяються і розглядаються програми повинні бути порівнянні з масштабом поставлених завдань. До числа помилок клієнта можна віднести також недоречну економію на впровадженні, налаштуванню, навчання. Дорогі програми впроваджуються власними силами протягом довгих місяців і в результаті працюють лише на 5-10% своїх можливостей. Найчастіше підводить бажання бути повністю незалежним від розробника. Для цього купуються найбільш гнучкі програми, щоб можна було самостійно налаштуватися на будь-які зміни в законодавстві. Але іронія полягає в тому, що для такого налаштування залучаються випадкові програмісти, залежність від яких ще гірше, ніж від розробника або офіційного дилера. Припустимо, що вибір зроблено. Обрана і встановлена гідна програма. При цьому контракт передбачає навчання, але до початку дослідної експлуатації персонал замовника поняття не має, як працювати з системою. Директор і головний бухгалтер самі програму не вибирали, але вони були в курсі, що на проект витрачені чималі гроші. Вони майже повірили в те, що автоматизація - це не модне віяння, а приносить результат справу. Раптом виявляється, що комп'ютери та програми стоять самі по собі, а персонал працює по-старому. З точки зору цих керівників, у всьому винні розробники. Їм заплачені гроші, а результату немає. На думку розробників, винен замовник, який не тільки не зміг організувати процес навчання, а й узагалі не бажав докладати ніяких організаційних зусиль. Перехід на комп'ютерний облік для великого і навіть середнього підприємства - це дуже непростий процес, що вимагає перегляду буквально всіх звичних операцій, проведення ревізії всіх документів, понаднормової роботи персоналу, подвійного навантаження від паралельного ведення ручного і комп'ютерного обліку. Без залізної волі керівництва такий процес не може бути проведений в стислі терміни. А розтягування цього процесу у часі може відбити бажання до автоматизації у будь-якого співробітника. Кожне достатньо велике підприємство по-своєму унікальне. Починаючи від способу розподілу облікових функцій між персоналом і закінчуючи тим, як територіально розташовані робочі місця з комп'ютерами і яким чином вони з'єднані в мережу. Автоматизація часто ведеться поетапно і з метою економії попереднє повномасштабне обстеження не проводиться. Тому через рік - два після початку робіт раптом з'ясовується, що продуктивність вже обраної системи недостатня. Прикладна розробка цілком підходить з точки зору набору функцій, але інструментальна платформа слабенька. Розробник стверджує, що необхідно переходити на Oracle і докупити кілька більш потужних комп'ютерів. Але замовник не згоден нести додаткові витрати. Таким чином, знову виникає патова ситуація. Припустимо, що проект доведений до логічного кінця. Система встановлена, доопрацьована, персонал навчений. Але напередодні здачі проекту з'ясовується, що, на думку замовника, ряд завдань вирішене не так. Виконавець у свою чергу стверджує, що за результатами дослідної експлуатації ці завдання були визнані повністю відповідними вимогам технічного завдання. У чому ж справа? Просто саме завдання було складено давно і його автори звільнилися. Окремі елементи комплексу цілком задовольняють окремих користувачів. Але хтось повинен взяти все в цілому. Для цього замовник терміново призначає нового відповідального, який зовсім не в курсі справ. Відповідальний з метою підстраховки починає придумувати нові вимоги, щоб відтягнути момент підписання акту приймання. Ще частіше нам доводилося стикатися з проблемами, що виникають через зміну керівництва. У цьому випадку майже завжди змінюються цілі, стратегія, а іноді навіть і напрямок діяльності. Розробники в цей час закінчують останній етап автоматизації і несподівано виявляють, що результат їх праці безнадійно застарів. Треба сказати, що частіше за все нове керівництво у таких випадках не має претензій до розробників, а й доводити до кінця проект теж не погоджується. Нерідко воно наполягає на установці іншої програми, більш знайомої їм за місцем попередньої роботи. Персонал підприємства, який витратив півроку на освоєння та запуск однієї програми, природно, не хоче ще півроку освоювати іншу. До речі, ніж комплексним буває впровадження програм, тим важче її замінити. На одному великому пивному заводі довгий час впроваджували вітчизняну розробку. Розробники разом з аудиторами виступали при цьому ще й у ролі консультантів по постановці обліку та фінансового планування. Проект був вдало завершений. Але через півтора року завод був перекуплений іноземцями, які наполягли на покупці західній програми замість російської. А ще через 10 місяців марних зусиль щодо її впровадження знову повернулися до вітчизняної розробки. Як пояснили нам аудитори, весь облік і чи не всі управлінські технології на заводі були побудовані під ту першу російську програму. Змінити програму було неможливо без зміни всієї технології обліку та управління. А західну програму не викинули. Раз чи два на рік з її допомогою друкували якісь довідки для іноземних співвласників. Ми навели лише кілька прикладів, позначивши в кожному випадку причину виникнення проблеми і думка кожного боку. Розібравшись з причиною будь-який конфлікт можна подолати. За однієї умови - для цього має бути добра воля обох сторін. Але в житті, на відміну від статті, кожен частіше бачить тільки свою правоту. На минулому нещодавно зборах провідних російських розробників ділових програм зачіпалася, в тому числі і ця проблема. Ми розповіли про наші кроки по захисту інтересів споживача і нейтралізації конфліктів. Фірми зі свого боку виявили готовність вжити ряд заходів щодо запобігання потенційних конфліктів. Наприклад, одна з таких заходів - обмін інформацією про несумлінних дилерів. Була порушена і роль преси в освіті потенційних споживачів, в знайомстві їх з існуючими видами програмних продуктів, в поясненні важливості більш серйозного і відповідального підходу до автоматизації.
Для того щоб ефективно провести автоматизацію, треба, у першу чергу, добре уявляти собі, що ж таке автоматизований бухоблік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухоблік - це просто коли бухоблік ведеться на комп'ютері. Ось таке оману і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Слід усвідомити, що впровадження бухгалтерської програми ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності та поліпшення якості ведення бухобліку на підприємстві. Це може виражатися в: впорядкування бухобліку. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка № № № 60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувати. Збільшення кількості інформації, одержуваної з бухобліку. Раніше можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - у декількох. Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило, є саме бухгалтерські помилки, а не якийсь злий намір. Підвищення оперативності бухобліку. Якщо раніше, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося. У підвищенні економічності бухгалтерського обліку. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінивши застосовуються на підприємстві план і типову кореспонденцію рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання ризикованих різних схем зменшити оподатковувані величини або, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів. Інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства. Якщо таких поліпшень не відбулося, то автоматизація безглузда - вона не принесла кінцевого результату, сам же по собі перехід із заповнення паперових журналів-ордерів на натискання комп'ютерних клавіш поліпшенням не є, це просто заміна. Таку ситуацію слід скоріше називати "псевдоавтоматизації". На жаль, псевдоавтоматизації зустрічається часто, відбувається це тому, що люди думають: "Автоматизувати - значить просто перевести на комп'ютер і все тут", а процес впровадження програми в їхньому розумінні полягає в тому, щоб якось почати заводити операції в комп'ютер. Наслідки псевдоавтоматизації гнітючі. Бухгалтерія, яка раніше була перевантажена поточною роботою, зараз, "при комп'ютерах", теж нічого не встигає, іноді роботи стає ще більше - треба ж спочатку зробити всі або окремі розділи бухобліку на папері, а потім, незрозуміло для чого, завести в комп'ютер. Керівництво теж не розуміє для чого витрачені чималі гроші на комп'ютери, програми і впровадження, коли в бухгалтерії як був "завал", так і залишився. Таким чином, можна сказати, що автоматизація бухобліку - це процес, при якому в результаті перекладу бухгалтерії на комп'ютер підвищується ефективність і поліпшується якість ведення бухобліку на підприємстві. Значить, перед тим як приймати рішення про автоматизацію бухобліку слід виділити, що і як ця автоматизація повинна в бухгалтерії поліпшити, це і буде метою автоматизації. Поширеним стереотипом є те, що автоматизація бухобліку призводить до скорочення бухгалтерського персоналу, що призводить до страху перед автоматизацією, а іноді і до її саботажу. Незважаючи на те, що, на перший погляд, все логічно - частина роботи бере на себе комп'ютер, який і витісняє бухгалтерів-людей, стереотип є помилковим. Справа в тому, що кількість необхідних у бухгалтерії бухгалтерів залежить тільки від кількості оброблюваних бухгалтерією первинних документів (накладних, касових ордерів, платіжок та ін), а кількість первинних документів не залежить від того, автоматизований бухоблік чи ні, воно залежить від обсягу госпоперацій в організації. Таким чином, автоматизація бухобліку не зменшує числа необхідних у бухгалтерії бухгалтерів. Ще одним поширеним помилкою є те, що автоматизація бухобліку починається з купівлі програми і потім відбувається "введення даних в програму".
§ 2. Етапи автоматизації, їх характеристика автоматизованої обробки даних.
Для того щоб переклад бухгалтерії на комп'ютер був ефективний і дав результат, про який говорилося в попередньому розділі, починати необхідно з підготовки, яку умовно можна розбити на п'ять етапів. Етап I. Оптимізація бухобліку. Як вже зазначалося, автоматизація має сенс лише тоді, коли вона щось поліпшує в бухгалтерії, тому починати треба з виявлення того, як і що можна поліпшити. Справа в тому, що всі гарні сучасні програми по автоматизації бухобліку - дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на потреби конкретного підприємства буквально все, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності до податкової інспекції. Проводиться аналіз наявної на підприємстві системи бухобліку, а саме:
1. Застосовуваний план рахунків і використання конкретних рахунків.
2. Застосовувана аналітики за різними рахунками.
3. Використовуються типові проводки для відображення типових госпоперацій.
4. Форми і зміст первинної документації.
5. Форми облікових регістрів.
Аналіз проводиться на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку (див. попередній розділ). Ось конкретний приклад. Якщо організація надає послуги і реалізацію враховує по оплаті, то при одержанні на розрахунковий рахунок реалізації можна відразу ж автоматично нараховувати не тільки ПДВ, але і податки на користувачів автодоріг і зміст ЖКГ. У результаті в будь-який момент можна буде подивитися кредитовий залишок по рахунку 67 "Розрахунки з податку на користувачів автодоріг" і побачити яка сума вже "набігла" для сплати за наступного терміну платежу. Інформативність бухобліку покращилася. Ясно, що для проведення такої оптимізації потрібно висококваліфікований і досвідчений фахівець з бухгалтерського обліку та оподаткування, яким є, наприклад, аудитор чи досвідчений головбух. Багато фірм, які впроваджують програми, як раз грішать тим, що їхні співробітники прекрасно розбираються в самих програмах, а от у бухобліку щось не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тому вигляді, в якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки. Етап II. Вибір масштабів автоматизації. Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому обсязі буде автоматизуватися бухгалтерія і в якому порядку будуть переведені на комп'ютер розділи бухобліку. Ця проблема тим більше актуальна, ніж крупніше автоматизируемая організація. Коли мова йде про невелику фірму, де бухоблік веде Один-два бухгалтери, то проблема не стоїть взагалі, бухоблік треба автоматизувати цілком і відразу весь, тому, що обсяг робіт з автоматизації в малих організаціях невеликий. Але коли ми маємо справу з великим підприємством, будь-якого профілю діяльності і форми власності, таким як велика торгова фірма, автотранспортне підприємство, фабрика, будівельна організація тощо, де бухоблік ведеться чотирма і більше бухгалтерами, і по кожному розділу бухобліку (облік реалізації, розрахунків з постачальниками, виробництва та ін) є з одного боку великий документообіг і з іншого боку багато специфіки і нюансів, стає зрозуміло, що, якщо починати автоматизувати усі відразу, то процес "загрузне" і результатів не буде. Тому для великої організації, з урахуванням її особливостей варто вирішити:
1. Які розділи автоматизувати, а які - ні. Наприклад, якщо у відділі збуту є своя програма, за допомогою якої відслідковуються розрахунки з замовниками, то робити те ж саме в рамках бухобліку, напевно, не треба, бухгалтерія може обмежитися просто відображенням проводок по рахунках реалізації, товарів відвантажених, авансів і ін Часто зустрічається фактор, також, полягає в тому, що на всіх бухгалтерів не вистачає комп'ютерів, а коштів на їх покупку ні, значить, якісь розділи неминуче будуть вестися на папері.
2. У якому порядку автоматизувати розділи. Практика показує, що при великому обсязі робіт з автоматизації краще переводити на комп'ютер окремий розділ, освоюватися з ним, одержувати результат, потім переходити до іншого розділу і так далі, а не намагатися зробити все відразу. Дуже важливо спланувати порядок автоматизації розділів, щоб не виходило так, що якийсь розділ автоматизується, а потім його знову доводиться донастраівать, щоб він поєднувався з іншими, на що піде додатковий час і гроші. Очевидно, що майже в більшості випадків починати треба з ведення головної книги, журналу госпоперацій, розрахунку податків і складання звітності - тобто роботи головного бухгалтера. При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він полягає в тому, що інформація, одержувана, з бухобліку потрібно і в інших структурних підрозділах підприємства, наприклад у відділі збуту - інформація про стан розрахунків з покупцями і відвантаженню продукції, у відділі постачання - інформація про залишки на складах і їхній номенклатурі (аналітиці) , прогресивно мисляче керівництво хоче знати про стан дебіторської та кредиторської заборгованості (також в аналітиці по боржниках і кредиторам), обсяги реалізації та її структуру, про структуру витрат і багато про що інше. Добре автоматизований бухоблік в змозі дати всю цю інформацію з урахуванням усіх специфічних вимог, значить потрібно визначити весь обсяг інформації, необхідний для внутрішнього користування в організації та провести настроювання програми так, щоб ця інформація видавалася, для цього проводиться нарада із зацікавленими службами підприємства і керівництвом і визначається, що конкретно і в якому вигляді їм потрібно. Якщо, наприклад, відділ збуту веде свій облік, а керівництву не до аналізів реалізації і витрат, то інформація для них не потрібна. Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, очевидно, що програма з автоматизації бухобліку буде працювати в мережі, де кілька бухгалтерів працюють кожен не своєму комп'ютері. Тому важливо заздалегідь розподілити, який бухгалтер, що буде вести, тобто провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, при настроюванні програми кожен на своєму робочому місці мав те, з чим йому доведеться працювати.
Етап III. Постановка завдання. Коли визначено, що буде змінюватися в бухобліку (Етап I) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (Етап II), слід чітко визначити, що автоматизований бухоблік буде давати на виході. На виході бухоблік дає:
1. Первинні документи.
2. Облікові регістри для бухгалтерії.
3. Регістри та інформацію для внутрішніх потреб підприємства (див. попередній етап).
4. Бухгалтерську звітність і розрахунки по податках та інших платежах.
Постановка задачі полягає в тому, що в письмовому вигляді фіксується конкретний перелік всіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати автоматизований бухоблік, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, і первинці, автоматизированность заповнення первинки і звітів і пр. з урахуванням особливостей госпдіяльності. Наприклад, в накладних на відпуск товарів в одній фірмі потрібно наявність доларового еквівалента ціні, в іншій фірмі - величина торгової націнки, а в третій те й інше (або ні того, ні іншого). Відділу збуту може знадобитися відомість відвантажених товарів із зазначенням продажної ціни товару і датою відвантаження. Постановка задачі дуже важлива, оскільки без ясного переліку того, що треба зробити і яким умовам це повинно задовольняти практично неможливо отримати результат від автоматизації. Крім того, якщо не зробити заздалегідь чітку постановку завдання, то може вийти, що програма буде настроєна таким чином, що необхідні регістри і первинні документи взагалі виходити не будуть (наприклад, через відсутність необхідної аналітики по рахунках, яка встановлюється на самому початку автоматизації) , через це настроювання всієї програми доведеться заново переробляти.
Етап IV. Вибір програмного засобу. Тільки тоді коли спланована оптимізація бухобліку, визначений масштаб і порядок автоматизації і завершена постановка задачі можна переходити до вибору програми. В іншому ж випадку з'ясується, що куплена заздалегідь або за принципом "подешевше" програма просто не має достатніх можливостей для ефективної автоматизації підприємства і доведеться купувати нову. Для того щоб в безлічі програмних продуктів, їх версій і виробників знайти дороговказну нитку до оптимального для підприємства варіанту слід розуміти саме головне: просто поганих і просто хороших програм немає, значить, немає і кращої програми на всі випадки життя. Всі ті програмні продукти, які широко відомі, продаються і рекламуються зараз в Росії - хороші продукти, вони довели це тим, що їх знають, купують і використовують протягом вже декількох років безліч підприємств. Відрізняються вони один від одного тим, що одні з них краще підходять для одних підприємств (з урахуванням їх величини, видів діяльності та інших факторів), інші - для інших, треті - для третіх. Таким чином, завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальної підходящий для саме Вашого підприємства програмний продукт. Як же це зробити? Пройшовши вищевикладені етапи підготовки до автоматизації, ми вже ясно уявляємо собі, що нам потрібно від програми, тому вибрати її буде легше. Починати потрібно з ухвалення трьох рішень: 1. Малу або велику програму купувати? Всі безліч програм чітко ділиться на програми для автоматизації малої бухгалтерії, де працюють 1-3 людини і великої, 4 і більше людини (про це вже йшлося в Етапі II при виборі масштабу автоматизації). Програми для автоматизації малої бухгалтерії порівняно простіше у впровадженні, проте вони, як правило, не містять автоматичних функцій дозволяє вести бухгалтерію з урахуванням всіх нюансів, таких як особливий облік реалізації, розрахунок відпускних та ін На невеликих підприємствах, де операцій мало, такі нюанси можна вводити і вручну, а от на великих так не вийде, оскільки операцій багато і ручне введення займе так багато часу, що частина бухобліку доведеться вести вручну і автоматизація буде неефективною. До таких малим програм відносяться, наприклад, "Інфо-бухгалтер", "1С", програма "Skat" виробництва СКБ "Контур". Програми для автоматизації великої бухгалтерії прямо протилежні за характеристиками. Вони дозволяють автоматично вести всі можливі бухгалтерські операції, починаючи від переоцінки основних засобів, закінчуючи урахуванням собівартості об'єктів капітального будівництва, однак такі програми значно складніше і впровадження їх більш трудомістке. Такі програмні засоби являють собою не одну окрему програму, а набір сумісних модулів, кожен з яких відповідає тому або іншому поділу бухобліку. Прикладами таких програм є "Бест", "Парус", "RS-balance", програми СКБ "Контур" і "Бонус", систем "Галактика". 2. Під якою операційною системою буде працювати програма? Не вдаючись в технічні подробиці, скажемо, що варіанти всього два - під DOS і під Windows. Переважна більшість широко продаються програм мають версії для тієї і для іншої операційної системи. Однозначно можна сказати, що якщо оптимально підходить програма має обидві версії, слід вибирати Windows, оскільки це сучасна операційна система і, з урахуванням розвитку програмного забезпечення, DOS дуже швидко застаріває, оскільки не дає тих можливостей, які дає Windows. Однак якщо оптимальна програма не має версії для Windows, а менш відповідна має, купуйте оптимальну, нехай навіть під DOS, оскільки якість автоматизації бухобліку дорожче, ніж сучасна операційна система. Версії програм, призначені для Windows завжди дещо дорожче, ніж для DOS, але їх переваги сторицею покривають націнку. Крім того, для роботи під Windows необхідні більш потужні комп'ютери (про це мова нижче) і якщо Windows у Вас не встановлений, його доведеться. 3. Мережева буде програма чи ні? Це теж просте рішення. Якщо працювати в автоматизованій бухгалтерії будуть кілька працівників на кількох комп'ютерах, то комп'ютери обов'язково повинні бути об'єднані в мережу щоб проведення, що вводяться усіма бухгалтерами потрапляли в один загальний журнал госпоперацій, і програма повинна бути теж мережний, тобто мати можливість працювати одночасно на декількох комп'ютерах. Всі поширені зараз програми мають мережеві версії, які коштують трохи дорожче немережевих, робота програми з автоматизації великої бухгалтерії взагалі немислима в немережевому режимі. Після того, як прийняті ці три рішення, коло програм, з яких треба вибирати, значно звужується, і надходити можна двома способами: 1. Вибирати програму самим, для цього необхідно відвідати регіональних дилерів різних програмних продуктів, вони є по кожному продукту і практично скрізь, і, маючи на руках постановку задачі і інші вимоги до автоматизації, заздалегідь вироблені Вами, попросити продемонструвати Вам чи може та чи інша програма робити саме те, що Вам потрібно. Зробивши кілька візитів, (або запрошень дилерів до себе на підприємство) Ви визначитеся з оптимальною програмою. 2. Звернутися до фахівців з впровадження програм, які допоможуть вибрати найкращий варіант. [1]
Етап V. Питання техніки. Технічні питання, пов'язані з комп'ютерами не входять у бухгалтерські функції, але, тим не менш, дуже важливі. Саме по собі слово "комп'ютер" нічого про комп'ютер не говорить. Важлива потужність (продуктивність) комп'ютера, яка залежить від декількох його змінних параметрів, які називаються разом "конфігурація комп'ютера". Те, який комп'ютер Вам необхідний, залежить від двох чинників: 1. Програми, які у Вас встановлені. Одні програми вимагають від комп'ютера менше ресурсів, інші більше, якщо Ви працюєте під Windows, комп'ютер повинен бути ще потужнішим, якщо програма мережева, то вона вимагатиме більше ресурсів, ніж немережевих.
2. Кількості операцій, введених в програму. Чим більше проводок введено, тим більше ресурсів потрібна для їх обробки. На великому підприємстві для роботи якої-небудь програми потрібен більш потужний комп'ютер, ніж для роботи тієї ж програми на маленькому підприємстві. На практиці можна зіткнутися з тим, що на етапі налаштування програми, коли проводок не вводиться взагалі, вона працює швидко, але через 2-3 місяці роботи бухгалтерії, коли введено вже багато проводок, швидкість роботи того ж комп'ютера стає незадовільною. При автоматизації бухобліку важливо, щоб комп'ютери, на яких встановлені програми, були досить потужні, щоб програма працювала швидко, у противному випадку бухгалтер буде періодично чекати поки, комп'ютер "переварить" введену в нього інформацію, а то й просто мати справу з помилками і неполадками, відбуваються через те, що комп'ютер дуже малопотужний для тієї програми, яка на ньому встановлена і тієї кількості операцій, які в нього введені. В умовах щоденної напруженої бухгалтерської роботи це може звести нанівець ефект від автоматизації. Для того щоб визначити який комп'ютер необхідний, слід звернутися до тих, у кого програма куплена і вони, з урахуванням версії програми і передбачуваного обсягу госпоперацій дадуть рекомендацію. Коли купується новий комп'ютер, то його просто купують в потрібній конфігурації й усі, а от що робити, якщо комп'ютер-то є, але тільки, але недостатньо продуктивний для встановлюваної програми. Такий стан речей зустрічається часто, оскільки комп'ютери купують практично скрізь і купують уже давно, а сучасні програмні засоби вимагають сучасних продуктивних комп'ютерів. Легко зіткнутися з ситуацією, коли в цьому випадку бухгалтерія страждає, продовжуючи працювати на повільному комп'ютері через те, що на покупку нового комп'ютера не було грошей. Справа в тому, що повільний комп'ютер дуже легко поліпшити до необхідного рівня, замінивши його комплектуючі, для чого можна звернутися у фірму, яка виконує такі послуги, звані поліпшення. Якщо хороший комп'ютер коштує близько 500-1000 доларів, то поліпшення обходиться на порядок дешевше. Ще один технічний питання - це питання установки комп'ютерних мереж, яке постає, якщо впроваджується мережева програма. Існує велика кількість різних типів мереж, сильно відрізняються за вартістю додаткових апаратних і програмних засобів для функціонування мережі. Однак слід зазначити, що якщо в мережу об'єднано небагато (до 4-5 комп'ютерів), то мережу, необхідна для них коштуватиме недорого, і встановлюється досить легко, більше ж великі мережі вимагають серйозних додаткових витрат. Установкою мереж займаються ті ж самі фірми, які продають комп'ютери і роблять "апгрейд" [2]
§ 3.Процес автоматизації впровадження програми автоматизації бухгалтерського обліку
Тільки тоді, коли визначені цілі автоматизації, її масштаб і порядок, зроблена постановка задачі, обрана і куплена оптимальна для підприємства програма і вирішені технічні питання можна приступати до власне роботи з програмою. Якісне впровадження програми (не "псевдоавтоматизації") - процес дуже трудомісткий і складний, витрати на нього, як правило, значно перевищують витрати на придбання програми і комп'ютерів, причому частка витрат на впровадження тим більше, чим більше підприємство, оскільки при більшій кількості нюансів і особливостей необхідно більше роботи з налаштування на всі ці нюанси і особливості. Впровадження можна робити своїми силами, можна замовити сторонньої організації. Якщо намагатися впроваджувати самим, то доводиться стикатися з труднощами: 1) відсутність досвіду автоматизації, 2) відсутність часу на впровадження, оскільки бухгалтерія повинна виконувати свою поточну роботу, яка, як правило, і з'їдає весь робочий день. 3) Причому, чим більша організація, і, відповідно складніший процес впровадження, тим більше актуальні ці труднощі. На практиці спроби впровадити програму своїми силами на підприємствах, де кількість бухгалтерів перевищує 4 практично завжди призводять до "псевдоавтоматизації". Якщо прийнято рішення замовляти автоматизацію у спеціалізованої організації, то необхідно приготуватися до додаткових грошових витрат, оскільки якісна автоматизація не може обійтися дешево так як вона займає досить багато часу і потребує кваліфікованих і досвідчених фахівців.
Власне процес впровадження програми можна розбити на два етапи: етап налаштування і етап навчання.
Етап налаштування. Всі широко розповсюджені програми автоматизації бухобліку мають аналогічні набір змінюються складових частин, для правильного процесу налаштування будь-якої програми виконання, розписати на наступні етапи: 1. Налаштування (доробка стандартного поставляється з програмою) плану рахунків відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. 2. Налаштування (доробка стандартних поставляються з програмою) типових проводок відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. У разі запровадження великих комплексних програм настроювання кожного розділу бухобліку в своєму окремому модулі необхідно робити окремо з урахуванням специфічних особливостей. Наприклад, в блоці по обліку зарплати доведеться настроювати алгоритми розрахунку різних нарахувань та утримань. 3. Налаштування (доробка стандартних поставляються з програмою) форм первинних документів відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. 4. Налаштування (доробка стандартних поставляються з програмою) форм бухгалтерської звітності і розрахунків по податках відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. При якісній автоматизації бухобліку вся щоквартальна звітність повинна обов'язково складатися автоматично, то, що бухгалтер, ведучи облік на комп'ютері, щокварталу По-старому складає звіт на папері і витрачає на це додатково велику кількість часу, є вірною ознакою "псевдоавтоматизації". Настроювання форм звітності і податкових розрахунків на реально використовуваний план рахунків і типові госпоперації - процес складний і трудомісткий, при його проведенні слід ввести деяку кількість стандартних на підприємстві госпоперацій в програму для того, щоб потім перевіряти правильність настроювання, звіряючи складені автоматичні розрахунки з ручними на такому умовному прикладі. Етап навчання. Після закінчення налаштування програми починається етап навчання персоналу роботі з нею (у випадку, якщо програма впроваджувалася власним силами, навчання, зрозуміло, не потрібно). Спочатку необхідно, щоб бухгалтер вмів просто працювати на комп'ютері, тобто виконувати елементарні операції по запуску програм, копіювання файлів та ін., Психологічний бар'єр "острах комп'ютера" має бути подоланий. Якщо бухгалтер не вміє працювати на комп'ютері взагалі, то його можна або послати на курси комп'ютерної грамотності, яких зараз дуже багато, вони недорогі і за тиждень-другий дають результат, або запросити в бухгалтерію знайомого, що володіє комп'ютером, який в порядку приватного спілкування допоможе бухгалтеру освоїтися за кілька днів. Подальше навчання ділиться на два ступені: 1. Навчання першого рівня. Це навчання персоналу бухгалтерії поточній роботі з програмою: ведення госпоперацій, роздруківці первинних документів, складання облікових регістрів і звітності - словом всій щоденної роботі. Працювати на програмі повинен вміти кожен бухгалтер, робоче місце якого автоматизоване і працювати на програмі повинен саме він сам, а не якийсь оператор-програміст, даремний і, мало того, навіть шкідливий посередник між бухгалтером і комп'ютером. Ефективною є тільки та автоматизація, при якій бухгалтера працюють на комп'ютерах "в режимі реального часу", тобто якщо, наприклад, потрібно оформити видатковий касовий ордер, то бухгалтер-касир вводить в програму його номер і суму, а також код типової госпоперації (нехай це буде видача грошей у підзвіт) і програма відразу автоматично роздруковує потрібний видатковий ордер і вводить в журнал госпоперацій проводку дебет 71 - кредит 50, одержувач грошей розписується в ордері, і бухгалтер-касир відразу видає йому гроші; все це відбувається на робочому місці касира , на якому і встановлений його комп'ютер з блоком касових операцій. Саме автоматизована робота бухгалтерії "в режимі реального часу" і є кінцевою метою навчання першого рівня. Найчастіше цієї мети домогтися нелегко через двох обставин: Погана здатність до навчання бухгалтерії. Різні люди сприймають нові знання по-різному: одні легко і швидко, інші "зі скрипом", треті взагалі практично не сприймають. Для бухгалтера перехід на автоматизований бухоблік - це маса нової інформації, з якою раніше не доводилося мати справу, значить, швидкість, і ефективність етапу навчання сильно залежить від віку, освіти, досвіду роботи, прогресивності мислення та інших характеристик працівників бухгалтерії. Завантаженість бухгалтерії поточною роботою. На період автоматизації і, конкретно, етапу навчання життя на підприємстві не завмирає, госпоперації тривають і, відповідно обсяг поточної бухгалтерської роботи залишається тим самим. У цих умовах часу на навчання у бухгалтера може просто не залишитися. Якщо з попереднім фактором, який сповільнює процес навчання, як говориться, нічого не поробиш, то завантаженість поточними справами можна регулювати, наприклад, передаючи частину роботи учня зараз бухгалтера іншому, який буде навчатися потім і, у свою чергу передасть свої обсяги робіт першому. Взагалі кажучи, питання виділення робочого часу бухгалтерів стоїть не тільки в момент їхнього навчання, але і на етапах підготовки до автоматизації і настройки програм, які, навіть якщо автоматизація замовлена сторонньої організації, немислимо проводити без тісного контакту з бухгалтерією підприємства. Невирішеність цього питання на практиці може призвести до так званого "прихованого саботажу", суть якого полягає в тому, що ніхто з бухгалтерії відкрито, не виступає проти переходу на комп'ютери, навпаки, все двома руками за, але ні в кого немає, ні хвилинки вільного часу, щоб на ділі зайнятися поточним етапом автоматизації, в результаті час йде, процес автоматизації стоїть, і так можуть пройти багато місяців. Рішення щодо обмеження для бухгалтерів поточної роботи на період автоматизації повинні прийматися на рівні керівництва підприємства, щоб потім бухгалтер не опинився між двох вогнів: з одного боку, потрібен час на автоматизацію, з іншого боку, начальство вимагає розшифровок, вибірок, звірок і т.п . 2. Навчання другого рівня. Коли програма налаштована і співробітники навчені можна починати працювати, але важливо розуміти, що життя не стоїть на місці і рано чи пізно відбудеться один з цих двох фактів (або обидва разом): Зміниться характер госпдіяльності підприємства і доведеться перенастроювати план рахунків, форми первинної документації або автоматичні проводки за типовими госпоперацій. Зміняться форми бухгалтерської звітності і розрахунків по податках і потрібно буде проводити доналагодження цих форм, створюваних програмою. Слід, однак, відзначити, що більшість фірм-виробників широко поширених програмних продуктів пильно стежить за зміною форм звітності та своєчасно пропонує користувачам своїх програм вже нові готові форми, але, тим не менш, робота залишається, оскільки, по-перше, навіть готову нову форму на практиці доводиться донастраівать з урахуванням специфіки плану рахунків і типових проведень на своєму підприємстві, просто це займе менше часу, ніж повна переробка форми, по-друге, можуть змінитися форми за розрахунками місцевих податків, які московські розробники програм зі зрозумілих причин розсилати не можуть . У такій ситуації потрібні більш глибокі знання програми, що дозволяють не тільки виконувати на ній поточну роботу, але і проводити доналагодження програми на зміни, навчання цій і є навчання другого рівня. Звичайно, доналагодження можна замовити і сторонньої організації, але це завжди тягне за собою те, що, з одного боку, знижується оперативність змін, Ви стаєте "прив'язані" стороннім донастройщікам, без яких - ні кроку, з іншого боку, за кожну доналагодження необхідно платити гроші. З урахуванням того, що кошти доналагодження в бухгалтерських програмах гранично прості, розраховані на бухгалтера, а не на програміста, до них є докладні інструкції і навчитися їм нескладно, практично у всіх випадках краще пройти навчання другого рівня і потім вже ні від кого не залежати. Слід, також, відзначити, що навчання другого рівня в організаціях, де в бухгалтерії працюють кілька людей необхідно проходити не всім, а, як правило, лише головбухові - адже тільки він приймає рішення про зміни в системі ведення бухобліку і виробляє ці зміни. Бувають випадки, коли організації, які свого часу уклали договір на впровадження програми з автоматизації бухобліку, з якою-небудь надає такі послуги фірмою і були розчаровані якістю роботи - замість автоматизації їм за їхні ж гроші зробили "псевдоавтоматизації". Як же уникнути подібних ситуацій? Можна діяти двома способами. Перший полягає в тому, щоб замовити у сторонньої організації не просто настройку програми і навчання, а всю автоматизацію, що включає в себе і етапи оптимізації бухобліку, визначення масштабів та порядку автоматизації і постановки завдання. У цьому випадку некомпетентність і некваліфікованість автоматизаторів стане добре видно ще спочатку, на етапах підготовки до автоматизації, і Ви зможете вчасно відмовитися від їх подальших послуг. Якщо Ви оберете другий спосіб і підготовку до автоматизації зможете провести своїми силами, а на стороні замовите лише настройку програми і навчання, від автоматизаторів слід вимагати (записати в договір на автоматизацію бухобліку) дві складові вдалої автоматизації: 1. Якість. Після етапів підготовки до автоматизації і Вас на руках є постановка задачі, в якій перераховані всі потрібні саме Вам первинні документи, регістри форми звітності, які повинна робити програма і вимоги до них. Так от тільки при наявності всього цього робота може вважатися виконаною. Терміни. Всі роботи з налаштування та навчання повинні бути записані в чіткий полуденний календарний план - документ, підписаний обома сторонами за договором на автоматизацію, виконання якого повинно регулярно (наприклад, раз на тиждень або щодня) контролюватися. За зрив календарного плану автоматизатор повинні нести відповідальність у вигляді, наприклад, пені за кожний день відставання від плану. Така жорстка часова прив'язка дуже важлива, оскільки при її відсутності на практиці часто відбувається те, що автоматизація-то як би йде, ось тільки коли вона скінчиться сказати неможливо, в результаті бухгалтерія продовжує працювати на папері, проходить один звітний період за іншим, а перехід на програму все відкладається, незважаючи на те, що минулий звіт вже планувалося складати на комп'ютері і зараз доведеться вводити в програму додатково інформацію за попередні періоди, інакше звіт наростаючим підсумком за рік доведеться теж робити на папері. Ось у чому полягає болючість зриву термінів автоматизації.
Розцінки та порядок визначення вартості послуг з автоматизації бухгалтерського та управлінського обліку. Порядок визначення вартості послуг з автоматизації будується на двох принципах:
1. Обсяг робіт по автоматизації того чи іншого клієнта сильно залежить від безлічі умов, властивих даному конкретному підприємству, таких, як обсяг госпоперацій, види діяльності, кількість бухгалтерів, які ведуть облік, наявність різного роду нюансів і тонкощів у бухобліку та інших. Тому не може бути якоїсь однаковою для всіх ціни на послуги з автоматизації, вона своя для кожного клієнта. 2. Послуги з хорошою автоматизація не може бути дешевими через їх трудомісткості і високої кваліфікації, яку вони вимагають. У нормальній ситуації вони завжди коштують більше, ніж власне комп'ютери та програми. На ринку пропонується багато послуг з автоматизації, які коштують дешево, проте на практиці така автоматизація не приносить клієнту бажаної віддачі і, як правило, закінчується "псевдоавтоматизації" (див. сторінку 4). Хороші послуги розраховані на тих, хто "не настільки багатий, щоб купувати дешеві речі". Розцінки на послуги, швидше за все, повинні бути полуденний, тобто клієнт платить певну суму за 8-годинний робочий день аудитора. Слід зазначити, що ця полуденний ставка повинна бути фіксована і однакова для всіх клієнтів, яких не ділять на багатих і бідних. Величина полуденний ставки зрідка змінюється з інфляцією або коливаннями кон'юнктури ринку. Підсумкова сума за автоматизацію, таким чином, залежить від кількості робочих днів, які необхідно на неї витратити, і визначається множенням кількості днів на вищеназвану полуденний ставку. Кількість же днів залежить від кожного конкретного клієнта. Для того щоб клієнт заздалегідь знав кінцеву суму, яку будуть коштувати послуги і міг прийняти рішення про те, буде він їх замовляти чи ні, слід провести дві процедури: Безкоштовний виїзд на визначення обсягу робіт. Він полягає в тому, що фахівець фірми з автоматизації безкоштовно виїжджає безпосередньо до клієнта і протягом 1-2 годин знайомиться з бухгалтерським обліком на підприємстві (для цього необхідна присутність головного бухгалтера і наявність первинних документів та облікових регістрів) і спільно з клієнтом конкретизує мети планованої автоматизації. Після проведення такої процедури можна повідомити кінцевий термін виконання роботи і, відповідно, суму за послуги. Оплачуваний "стартовий" день роботи. У разі якщо має місце одне з тих обставин: підприємство досить велике (чисельність перевищує 200-300 осіб або кількість бухгалтерів, які ведуть облік, перевищує 10 осіб); є ускладнюючі обставини, такі як, наприклад, нечітке уявлення про те, що ж хоче клієнт від автоматизації або вже наявна на підприємстві якась бухгалтерська програма, яка не відповідає висунутим до неї вимогам і яку треба "міняти"; клієнт хоче, крім кінцевої вартості наших послуг, побачити календарний графік робіт, можна запропонувати оплатити один день роботи спеціаліста і в Протягом цього дня той, крім визначення кінцевого терміну виконання робіт (ціни), розробить і запропонує варіанти вирішення наявних проблем і до кінця дня складе календарний графік виконання робіт, в якому зазначено, що буде придатний "на виході" автоматизації і яка кількість часу буде витрачено на кожний етап і операцію. Такий варіант хороший, також, і тому, що, якщо вартість повного комплексу робіт перерахованих в цьому графіку виявиться дорожче, ніж клієнт планував витратити на автоматизацію, то можна буде просто видалити з графіка частина робіт, які є не найважливішими, а разом з ними віддалиться і оплачуваний час, необхідний на їх виконання, в результаті чого можна "довести" вартість автоматизації до можливостей клієнта. Після того, як клієнт приймає рішення замовляти послуги, з ним укладається договір, в якому мають бути передбачені практично всі нюанси взаємин із замовником, які можуть з'явитися в ході автоматизації. Наступний етап - це безпосередньо виконання робіт. У разі якщо визначення нами обсягу робіт було проведено не зовсім вірно і необхідно більше часу для отримання тих кінцевих результатів, які вказані у плані-графіку робіт і постановці задачі, це додатковий час клієнтом не оплачується.
Висновок
Метою курсової роботи є дослідження можливостей автоматизації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на основі сучасних комплексів автоматизації. У зв'язку з цим, курсова робота складається з двох основних розділів.
У першому розділі для виявлення параметрів, яким повинна відповідати сучасна комп'ютерна програма автоматизації бухгалтерського обліку, були розглянуті спільні можливості найбільш відомих і поширених сьогодні програми бухгалтерського обліку. У процесі розгляду було встановлено наступні параметри, яким повинна відповідати сучасна програма автоматизації бухгалтерського обліку:
- Вести облік за банківським та касовим операціям;
- Вести розрахунок зарплати;
- Вести облік основних засобів і нематеріальних активів (ОС і НА);
- І так далі.
Виходячи з цих параметрів мною була обрана і рекомендована для установки і освоєння на ФГУП "Артікморнефтегазразведка", програма "1С: Підприємство" версії 8.0.
У другому розділі були досліджені постановки цілей і завдань технологій. В ній найбільш докладно були розглянуті основні етапи автоматизації бухгалтерського обліку і зроблені наступні спостереження. Процеси автоматизації і налаштування програми.
Таким чином, у курсовій роботі в цілому, розглянута і наочно показано доцільність застосування та використання "1С: Предпріятіе8.0". Незважаючи на деякі складності в налагодженні цих програм під спеціальні потреби підприємства, їх установка себе виправдовує наступним перевагам наданих ними:
- Значному зниженню кількості математичних помилок у бухгалтерському обліку;
- Автоматичному складання трудомістких форм щоквартальних звітностей;
- Автоматичний контроль за правильністю та санкционированность виписки документів;
- Автоматичне ведення всіх форм журналів та книг;
- Автоматичне складання операцій і проводок за даними господарської діяльності та первинних документів;
- Значна економія тимчасових витрат на здійснення бухгалтерського обліку.
Також хочеться відзначити, що особливо великі можливості налаштування програми «1С: Бухгалтерія», перш за все в силу того, що велика кількість навчених цього людей. З більшою впевненістю, можна сміливо сказати, що всі ці програми, викладені в дипломній роботі попадуть практично будь-якому вимогливому користувачеві.
Список літератури
Нормативні документи
Федеральний закон від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (зі змінами від 23 липня 1998 року).
Становище ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації. Наказ Міністерства Фінансів Російської Федерації від 29 липня 1998 р. № 34н.
Положення з бухгалтерського обліку "Бухгалтерська звітність організацій" (ПБУ 4 / 96). Прийнято наказом Міністерства фінансів Російської Федерації від 8 лютого 1996 р. № 10.
Положення з бухгалтерського обліку «Облік матеріально-виробничих запасів» ПБУ 5 / 98, затверджене наказом Мінфіну РФ від 15 червня 1998р. № 25н.
Положенням по бухгалтерському обліку «Облік основних засобів» ПБУ 6 / 97 (затверджено наказом Мінфіну України від 3 вересня 1997р. № 65н).
Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації, затверджений рішенням Ради Директорів ЦБР 22 вересня 1993 № 40.
Положенням по бухгалтерському обліку довгострокових інвестицій, затверджених наказом Мінфіну Росії від 30 грудня 1995р. № 160.
Навчально-методична література
Керівництво користувача. Розрахований на багато користувачів мережевої комплекс повної автоматизації фірми "Галактика". М.:, 1997.
Івлієв М.К., Порошина Л.А. Автоматизація оперативного та бухгалтерського обліку товарів / Навчальний посібник. М.: МУПК, 1997.
Чистов Д.В. Основи комп'ютерної бухгалтерії / Навчальний практикум з ведення бухгалтерського обліку в «1С: Бухгалтерии-Проф 6.0» для Windows. М.: Комп'ютер прес, 1998.