ОБЛІК КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ
У зв'язку з прийняттям Інструкції по бюджетному обліку, затвердженої Наказом Мінфіну Росії від 26.08.2004 N 70н (далі - Інструкція N 70н), можна говорити про створення системи обліку, що дозволяє формувати повну інформацію про сектор державного управління. Нова Інструкція передбачає у своєму складі об'єкти обліку, які відповідають міжнародним вимогам до фінансової звітності. У той же час такий об'єкт обліку, як касові операції, виявився найбільш консервативним. Зміни в обліку пов'язані в основному із застосуванням нового Плану рахунків і нових регістрів обліку.
Пункт 94 Інструкції N 70н регламентує, що при оформленні та обліку касових операцій установи керуються порядком ведення касових операцій в Російській Федерації, встановленим Центральним банком РФ ... з урахуванням деяких особливостей. Таким чином, основним документом, що регулює порядок оформлення і облік касових операцій, як і раніше, є Порядок ведення касових операцій у РФ, затверджений Рішенням Ради директорів Центрального Банку Росії від 22.09.1993 N 40 (далі - Порядок ведення касових операцій).
Організація роботи каси у бюджетній установі
При прийомі на роботу фахівця, на якого будуть покладені обов'язки касира, відповідно до п. 32 Порядку ведення касових операцій ... керівник зобов'язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій у РФ, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність . Типова форма договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність наведена в Додатку N 2 до Постанови Мінпраці і соціального розвитку від 31.12.2002 N 85. На практиці можна порекомендувати робити розписку про ознайомлення з правилами ведення касових операцій на бланку договору.
Зверніть увагу: наведений вище порядок діє і в разі покладання за наказом керівника обов'язків касира на працівників підрозділів, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями.
Керівникам бюджетних установ при прийомі на роботу і призначення працівників на посади, пов'язані з веденням касових операцій, рекомендується звертатися до органів внутрішніх справ та медичні установи для отримання відомостей про ці працівниках (Додаток N 2 "Рекомендації щодо забезпечення збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні "до Порядку ведення касових операцій). При цьому необхідно пам'ятати, що до ведення касових операцій не допускаються особи:
- Раніше притягалися до кримінальної відповідальності за умисні злочини, судимість у яких не погашена або не знята у встановленому порядку;
- Страждають хронічними психічними захворюваннями;
- Систематично порушують громадський порядок;
- Зловживають спиртними напоями або вживають наркотичні речовини без призначення лікаря.
Відповідно до п. 35 Порядку ведення касових операцій бюджетні організації, в штаті яких передбачено один касир, у разі тимчасової його заміни (відпустка, лікарняний лист) виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником необхідно укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність і під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій. Передача цінностей оформляється актом у трьох примірниках, один з яких передається матеріально-відповідальній особі, яка здала цінності, другий - матеріально-відповідальній особі, яка прийняла цінності, а третій залишається в бухгалтерії. Якщо робота залишена касиром раптово, тобто передача каси не була проведена належним чином, то що знаходяться в касі цінності перераховуються іншим працівником у присутності керівника та головного бухгалтера або комісії, призначеної керівником.
Усі готівкові гроші і цінні папери повинні зберігатися в металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Касир не має права передавати ключі від шаф і печатки стороннім особам. Враховані дублікати ключів в опечатаному касиром конверті зберігаються у керівника підприємства. Не рідше одного разу на квартал в установі проводиться їх перевірка комісією, призначеною наказом керівника установи (п. 30 Порядку ведення касових операцій), за результатами якої складається акт.
У касі сума готівкових коштів не повинна перевищувати ліміту, встановленого відділенням Федерального казначейства на підставі щорічно складається установою розрахунку ліміту каси. Грошові кошти понад встановленого ліміту можуть зберігатися в касі тільки в період видачі заробітної плати, але не більше трьох днів, включаючи день отримання грошей в банку (п. 9 Порядку ведення касових операцій).
Зверніть увагу: діючими нормативними актами не передбачено залишок грошових коштів у касі установи станом на початок року (1 січня) (п. 20 Інструкції про порядок подання річної, квартальної і місячної бюджетної звітності <1>).
--------------------------------
<1> Наказ Мінфіну Росії від 21.01.2005 N 5н.
Правила оформлення первинних касових документів
Підставою для відображення інформації про здійснені господарські операції є первинні документи. Положенням про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105, встановлено ряд вимог, обов'язкових при документальному оформленні касових операцій.
1. Не допускається застосування бланків за застарілими і довільним формам.
2. Записи в первинних документах виробляють чорнилом, хімічним олівцем, кульковими ручками, за допомогою засобів механізації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом періоду, встановленого для їх зберігання. Забороняється робити записи простим олівцем.
3. Вільні рядки в документах прокреслюють.
4. Перелік осіб, які мають право підпису первинних документів, стверджує керівник за погодженням з головним бухгалтером.
5. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання, - дату запису в обліковому регістрі і підпис бухгалтера.
6. Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, підлягають обов'язковому погашенню штампом або написом від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Форми первинної облікової документації
При отриманні грошових коштів з особового рахунку в казначействі оформляється Заявка на отримання грошових коштів у двох примірниках і чек. Оформлення заявок, видача та заповнення чекових книжок повинні проводитися відповідно до Правил забезпечення готівкою одержувачів коштів бюджетів бюджетної системи Російської Федерації, затвердженими Наказом Мінфіну Росії від 21.09.2004 N 85н (далі - Правила), та Листом Федерального казначейства від 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58.
Грошові чекові книжки видаються органом Федерального казначейства на підставі заяви одержувача бюджетних коштів. На зворотному боці кожного грошового чека проставляється найменування одержувача письмово або штампом. На підставі п. 1.7.2 Положення Банку Росії від 05.12.2002 N 205-П грошові чеки приймаються банком протягом десяти днів з дня їх виписки, не враховуючи дня виписки. Поточний контроль за використанням одержувачем бюджетних коштів готівкових грошей орган Федерального казначейства здійснює відповідно до п. 9 Правил. З метою контролю правильності заповнення заявки і чека працівник казначейства перевіряє серію, номер, дату грошового чека, суму, на яку він виписаний. Дата заявки не може бути пізнішою від дати, проставленою в чеку. Контроль наявності документів, що є підставою виникнення грошових зобов'язань, на операції з готівкою не поширюється.
Касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації, затвердженими Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88.
1. Прибутковий касовий ордер (ф. КО-1).
Застосовується для оформлення надходження готівки як при ручному, так і автоматизованому способі ведення обліку. Прибутковий касовий ордер виписується в одному екземплярі і підписується головним бухгалтером або уповноваженою особою, реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма КО-3).
Зверніть увагу: при заповненні прибуткового касового ордера в рядку "Підстава" слід вказати зміст господарської операції, наприклад: "Отримано по чеку N 111111 від 20.08.2005 заробітна плата за першу половину серпня 2005 р.", а в рядку "Додаток" необхідно перерахувати прикладені первинні та інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання. Якщо прибутковий касовий ордер не має додатків, то рядок "Додаток" слід перекреслити.
2. Видатковий касовий ордер (ф. КО-2).
Використовують для оформлення видачі готівки як при ручному, так і автоматизованому способі ведення обліку. Видатковий касовий ордер виписується в одному примірнику, підписується керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими особами. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах та ін) є дозвільний напис керівника організації, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язкова (п. 14 Порядку ведення касових операцій).
Зверніть увагу: при заповненні видаткового касового ордера в рядку "Підстава" слід вказати зміст господарської операції, наприклад: "Видана заробітна плата за першу половину серпня 2005 р.", а в рядку "Додаток" перерахувати додаються первинні та інші документи із зазначенням з номерів і дат складання. Наприклад: "Платіжні відомості NN 125, 126, 127 від 22 серпня 2005 р.".
3. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (ф. КО-3).
Застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових і видаткових касових ордерів до передачі в касу організації. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на оплату праці та інших, прирівняних до неї платежів, реєструються після їх видачі. Дана форма може складатися із застосуванням засобів обчислювальної техніки. У цьому випадку формується машинограми "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів" за відповідний день.
4. Касова книга (ф. КО-4).
У Касовій книзі враховуються всі факти надходження і видачі готівки підприємства. Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичної печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера. Записи в Касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Перші примірники аркушів залишаються в Касовій книзі, другі є відривними і слугують звітом касира. Обидва примірники нумеруються однаковими номерами. Підчистки та необумовлені виправлення у Касовій книзі не допускаються. Записи вносяться касиром після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або замінює його документа. За умови забезпечення повного збереження касових документів касову книгу можна вести автоматизованим способом. При цьому формуються дві машинограми: "Вкладний лист Касової книги" і "Звіт касира". Обидві машинограми складають до початку наступного робочого дня, мають однаковий зміст і включають всі реквізити, передбачені формою Касової книги (п. 25 Порядку ведення касових операцій).
5. Доручення.
Пунктом 16 Порядку ведення касових операцій дозволено використовувати довіреність у разі отримання грошей не одержувачем, а іншою особою, якій довірено отримання грошей. У цьому випадку в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача бухгалтер зазначає прізвище, ім'я, по батькові особи, фактично отримує гроші. Якщо гроші видаються за відомістю, то касир робить напис "За дорученням". Довіреність залишається у нього як додаток до видаткового касового ордера. При цьому при підготовці видаткового ордера автоматизованим способом виникає ситуація, коли в рядку "Додаток" всі реквізити і назви документів надруковані, а слова "Доручення від "___" ____2005 року" вписані від руки. Крім цього, необхідно суворо контролювати терміни дії довіреності.
Відповідно до п. 4 ст. 185 ДК РФ дана довіреність може бути засвідчена нотаріально або організацією, в якій працює довіритель.
Пунктом 94 Інструкції N 70н передбачено використання при оформленні касових операцій і таких форм первинної документації, як квитанція ф. 0504510, відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам ф. 0504501, книга обліку виданих роздавальника грошей і реєстр депонованих сум.
6. Квитанція (ф. 0504510).
Складають при прийомі до касу бюджетної установи готівкових грошових коштів від фізичних осіб без застосування контрольно-касових машин.
7. Відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам (ф. 0504501).
Застосовується у разі видачі з каси готівкових грошових коштів під звіт декільком особам замість індивідуальних видаткових касових ордерів. Відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам може складатися окремо на заробітну плату, господарські витрати та інші потреби. Кожна закінчена відомість оформляється як видатковий касовий ордер.
8. Книга обліку виданих роздавальника грошей.
Використовують у разі видачі з каси готівкових грошових коштів роздавальник, певним наказом керівника установи і з якими укладені договори про повну матеріальну відповідальність. Облік у книзі ведеться касиром в установах, які мають велику кількість підрозділів, що обслуговуються централізованою бухгалтерією. Спонсорів роздавальниками платіжні чи розрахунково-платіжні відомості записуються в Касову книгу в міру їх подання, але не пізніше встановленого триденного терміну. У кінці книги наводиться список осіб, призначених роздавальниками наказом керівника. Перелік обов'язкових реквізитів та показників за формою книги наведений у п. 5 Додатка N 3 Інструкції N 70н.
8. Реєстр депонованих сум.
При наявності у платіжних відомостях невиплачених сум по заробітній платі, грошовому платні та стипендіях складається реєстр депонованих сум з внесенням до нього кожної особи, що не отримав належні їй виплати. Реєстр оформляється касиром на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей, де навпроти прізвищ осіб, які одержали грошові кошти, проставлений штамп або зроблено напис від руки "Депоновано". Реєстр депонованих сум разом з касовим звітом передається до бухгалтерії. Задепонованих суми на наступний день здаються в банк.
Порядок відображення касових операцій
в бухгалтерському обліку
Після перевірки правильності оформлення господарських операцій первинні документи обробляються в обліку. У проводках використовують балансові рахунки. За кодом виду діяльності вказують "0", якщо можна застосувати проводки за всіма видами діяльності. Інструкцією N 70н передбачені наступні проводки з обліку касових операцій.
1. Операції з надходження готівкових грошових коштів у касу установи:
- Надходження готівкових коштів від обслуговуючого відділення Федерального казначейства:
Дебет 1201 04 510 "Надходження в касу" Кредит 1304 05 000 "Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів";
- Надходження готівкових грошових коштів з банківського рахунку установи:
Дебет 0201 04 510 "Надходження в касу" Кредит 0201 01610 "Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків";
- Надходження готівкових грошових коштів з позабюджетного рахунку установи, відкритого у відділенні Федерального казначейства:
Дебет 0201 04 510 "Надходження в касу" Кредит 0201 01610 "Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків";
- Надходження готівкових коштів від підзвітної особи:
Дебет 0201 01 510 "Надходження в касу" Кредит відповідних рахунків аналітичного обліку рахунку 0208 00 000 "Розрахунки з підзвітними особами".
2. Операції з вибуття готівкових грошових коштів з каси установи:
- Внесення готівкових грошових коштів на рахунок бюджету (здано з каси на особовий рахунок, відкритий в казначействі (депонована зарплата, залишок підзвітної суми)):
У зв'язку з прийняттям Інструкції по бюджетному обліку, затвердженої Наказом Мінфіну Росії від 26.08.2004 N 70н (далі - Інструкція N 70н), можна говорити про створення системи обліку, що дозволяє формувати повну інформацію про сектор державного управління. Нова Інструкція передбачає у своєму складі об'єкти обліку, які відповідають міжнародним вимогам до фінансової звітності. У той же час такий об'єкт обліку, як касові операції, виявився найбільш консервативним. Зміни в обліку пов'язані в основному із застосуванням нового Плану рахунків і нових регістрів обліку.
Пункт 94 Інструкції N 70н регламентує, що при оформленні та обліку касових операцій установи керуються порядком ведення касових операцій в Російській Федерації, встановленим Центральним банком РФ ... з урахуванням деяких особливостей. Таким чином, основним документом, що регулює порядок оформлення і облік касових операцій, як і раніше, є Порядок ведення касових операцій у РФ, затверджений Рішенням Ради директорів Центрального Банку Росії від 22.09.1993 N 40 (далі - Порядок ведення касових операцій).
Організація роботи каси у бюджетній установі
При прийомі на роботу фахівця, на якого будуть покладені обов'язки касира, відповідно до п. 32 Порядку ведення касових операцій ... керівник зобов'язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій у РФ, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність . Типова форма договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність наведена в Додатку N 2 до Постанови Мінпраці і соціального розвитку від 31.12.2002 N 85. На практиці можна порекомендувати робити розписку про ознайомлення з правилами ведення касових операцій на бланку договору.
Зверніть увагу: наведений вище порядок діє і в разі покладання за наказом керівника обов'язків касира на працівників підрозділів, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями.
Керівникам бюджетних установ при прийомі на роботу і призначення працівників на посади, пов'язані з веденням касових операцій, рекомендується звертатися до органів внутрішніх справ та медичні установи для отримання відомостей про ці працівниках (Додаток N 2 "Рекомендації щодо забезпечення збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні "до Порядку ведення касових операцій). При цьому необхідно пам'ятати, що до ведення касових операцій не допускаються особи:
- Раніше притягалися до кримінальної відповідальності за умисні злочини, судимість у яких не погашена або не знята у встановленому порядку;
- Страждають хронічними психічними захворюваннями;
- Систематично порушують громадський порядок;
- Зловживають спиртними напоями або вживають наркотичні речовини без призначення лікаря.
Відповідно до п. 35 Порядку ведення касових операцій бюджетні організації, в штаті яких передбачено один касир, у разі тимчасової його заміни (відпустка, лікарняний лист) виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником необхідно укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність і під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій. Передача цінностей оформляється актом у трьох примірниках, один з яких передається матеріально-відповідальній особі, яка здала цінності, другий - матеріально-відповідальній особі, яка прийняла цінності, а третій залишається в бухгалтерії. Якщо робота залишена касиром раптово, тобто передача каси не була проведена належним чином, то що знаходяться в касі цінності перераховуються іншим працівником у присутності керівника та головного бухгалтера або комісії, призначеної керівником.
Усі готівкові гроші і цінні папери повинні зберігатися в металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Касир не має права передавати ключі від шаф і печатки стороннім особам. Враховані дублікати ключів в опечатаному касиром конверті зберігаються у керівника підприємства. Не рідше одного разу на квартал в установі проводиться їх перевірка комісією, призначеною наказом керівника установи (п. 30 Порядку ведення касових операцій), за результатами якої складається акт.
У касі сума готівкових коштів не повинна перевищувати ліміту, встановленого відділенням Федерального казначейства на підставі щорічно складається установою розрахунку ліміту каси. Грошові кошти понад встановленого ліміту можуть зберігатися в касі тільки в період видачі заробітної плати, але не більше трьох днів, включаючи день отримання грошей в банку (п. 9 Порядку ведення касових операцій).
Зверніть увагу: діючими нормативними актами не передбачено залишок грошових коштів у касі установи станом на початок року (1 січня) (п. 20 Інструкції про порядок подання річної, квартальної і місячної бюджетної звітності <1>).
--------------------------------
<1> Наказ Мінфіну Росії від 21.01.2005 N 5н.
Правила оформлення первинних касових документів
Підставою для відображення інформації про здійснені господарські операції є первинні документи. Положенням про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105, встановлено ряд вимог, обов'язкових при документальному оформленні касових операцій.
1. Не допускається застосування бланків за застарілими і довільним формам.
2. Записи в первинних документах виробляють чорнилом, хімічним олівцем, кульковими ручками, за допомогою засобів механізації та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом періоду, встановленого для їх зберігання. Забороняється робити записи простим олівцем.
3. Вільні рядки в документах прокреслюють.
4. Перелік осіб, які мають право підпису первинних документів, стверджує керівник за погодженням з головним бухгалтером.
5. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання, - дату запису в обліковому регістрі і підпис бухгалтера.
6. Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, підлягають обов'язковому погашенню штампом або написом від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Форми первинної облікової документації
При отриманні грошових коштів з особового рахунку в казначействі оформляється Заявка на отримання грошових коштів у двох примірниках і чек. Оформлення заявок, видача та заповнення чекових книжок повинні проводитися відповідно до Правил забезпечення готівкою одержувачів коштів бюджетів бюджетної системи Російської Федерації, затвердженими Наказом Мінфіну Росії від 21.09.2004 N 85н (далі - Правила), та Листом Федерального казначейства від 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58.
Грошові чекові книжки видаються органом Федерального казначейства на підставі заяви одержувача бюджетних коштів. На зворотному боці кожного грошового чека проставляється найменування одержувача письмово або штампом. На підставі п. 1.7.2 Положення Банку Росії від 05.12.2002 N 205-П грошові чеки приймаються банком протягом десяти днів з дня їх виписки, не враховуючи дня виписки. Поточний контроль за використанням одержувачем бюджетних коштів готівкових грошей орган Федерального казначейства здійснює відповідно до п. 9 Правил. З метою контролю правильності заповнення заявки і чека працівник казначейства перевіряє серію, номер, дату грошового чека, суму, на яку він виписаний. Дата заявки не може бути пізнішою від дати, проставленою в чеку. Контроль наявності документів, що є підставою виникнення грошових зобов'язань, на операції з готівкою не поширюється.
Касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації, затвердженими Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88.
1. Прибутковий касовий ордер (ф. КО-1).
Застосовується для оформлення надходження готівки як при ручному, так і автоматизованому способі ведення обліку. Прибутковий касовий ордер виписується в одному екземплярі і підписується головним бухгалтером або уповноваженою особою, реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма КО-3).
Зверніть увагу: при заповненні прибуткового касового ордера в рядку "Підстава" слід вказати зміст господарської операції, наприклад: "Отримано по чеку N 111111 від 20.08.2005 заробітна плата за першу половину серпня 2005 р.", а в рядку "Додаток" необхідно перерахувати прикладені первинні та інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання. Якщо прибутковий касовий ордер не має додатків, то рядок "Додаток" слід перекреслити.
2. Видатковий касовий ордер (ф. КО-2).
Використовують для оформлення видачі готівки як при ручному, так і автоматизованому способі ведення обліку. Видатковий касовий ордер виписується в одному примірнику, підписується керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими особами. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах та ін) є дозвільний напис керівника організації, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язкова (п. 14 Порядку ведення касових операцій).
Зверніть увагу: при заповненні видаткового касового ордера в рядку "Підстава" слід вказати зміст господарської операції, наприклад: "Видана заробітна плата за першу половину серпня 2005 р.", а в рядку "Додаток" перерахувати додаються первинні та інші документи із зазначенням з номерів і дат складання. Наприклад: "Платіжні відомості NN 125, 126, 127 від 22 серпня 2005 р.".
3. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (ф. КО-3).
Застосовується для реєстрації бухгалтерією прибуткових і видаткових касових ордерів до передачі в касу організації. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на оплату праці та інших, прирівняних до неї платежів, реєструються після їх видачі. Дана форма може складатися із застосуванням засобів обчислювальної техніки. У цьому випадку формується машинограми "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів" за відповідний день.
4. Касова книга (ф. КО-4).
У Касовій книзі враховуються всі факти надходження і видачі готівки підприємства. Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичної печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера. Записи в Касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Перші примірники аркушів залишаються в Касовій книзі, другі є відривними і слугують звітом касира. Обидва примірники нумеруються однаковими номерами. Підчистки та необумовлені виправлення у Касовій книзі не допускаються. Записи вносяться касиром після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або замінює його документа. За умови забезпечення повного збереження касових документів касову книгу можна вести автоматизованим способом. При цьому формуються дві машинограми: "Вкладний лист Касової книги" і "Звіт касира". Обидві машинограми складають до початку наступного робочого дня, мають однаковий зміст і включають всі реквізити, передбачені формою Касової книги (п. 25 Порядку ведення касових операцій).
5. Доручення.
Пунктом 16 Порядку ведення касових операцій дозволено використовувати довіреність у разі отримання грошей не одержувачем, а іншою особою, якій довірено отримання грошей. У цьому випадку в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача бухгалтер зазначає прізвище, ім'я, по батькові особи, фактично отримує гроші. Якщо гроші видаються за відомістю, то касир робить напис "За дорученням". Довіреність залишається у нього як додаток до видаткового касового ордера. При цьому при підготовці видаткового ордера автоматизованим способом виникає ситуація, коли в рядку "Додаток" всі реквізити і назви документів надруковані, а слова "Доручення від "___" ____2005 року" вписані від руки. Крім цього, необхідно суворо контролювати терміни дії довіреності.
Відповідно до п. 4 ст. 185 ДК РФ дана довіреність може бути засвідчена нотаріально або організацією, в якій працює довіритель.
Пунктом 94 Інструкції N 70н передбачено використання при оформленні касових операцій і таких форм первинної документації, як квитанція ф. 0504510, відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам ф. 0504501, книга обліку виданих роздавальника грошей і реєстр депонованих сум.
6. Квитанція (ф. 0504510).
Складають при прийомі до касу бюджетної установи готівкових грошових коштів від фізичних осіб без застосування контрольно-касових машин.
7. Відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам (ф. 0504501).
Застосовується у разі видачі з каси готівкових грошових коштів під звіт декільком особам замість індивідуальних видаткових касових ордерів. Відомість на видачу грошей з каси підзвітним особам може складатися окремо на заробітну плату, господарські витрати та інші потреби. Кожна закінчена відомість оформляється як видатковий касовий ордер.
8. Книга обліку виданих роздавальника грошей.
Використовують у разі видачі з каси готівкових грошових коштів роздавальник, певним наказом керівника установи і з якими укладені договори про повну матеріальну відповідальність. Облік у книзі ведеться касиром в установах, які мають велику кількість підрозділів, що обслуговуються централізованою бухгалтерією. Спонсорів роздавальниками платіжні чи розрахунково-платіжні відомості записуються в Касову книгу в міру їх подання, але не пізніше встановленого триденного терміну. У кінці книги наводиться список осіб, призначених роздавальниками наказом керівника. Перелік обов'язкових реквізитів та показників за формою книги наведений у п. 5 Додатка N 3 Інструкції N 70н.
8. Реєстр депонованих сум.
При наявності у платіжних відомостях невиплачених сум по заробітній платі, грошовому платні та стипендіях складається реєстр депонованих сум з внесенням до нього кожної особи, що не отримав належні їй виплати. Реєстр оформляється касиром на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей, де навпроти прізвищ осіб, які одержали грошові кошти, проставлений штамп або зроблено напис від руки "Депоновано". Реєстр депонованих сум разом з касовим звітом передається до бухгалтерії. Задепонованих суми на наступний день здаються в банк.
Порядок відображення касових операцій
в бухгалтерському обліку
Після перевірки правильності оформлення господарських операцій первинні документи обробляються в обліку. У проводках використовують балансові рахунки. За кодом виду діяльності вказують "0", якщо можна застосувати проводки за всіма видами діяльності. Інструкцією N 70н передбачені наступні проводки з обліку касових операцій.
1. Операції з надходження готівкових грошових коштів у касу установи:
- Надходження готівкових коштів від обслуговуючого відділення Федерального казначейства:
Дебет 1201 04 510 "Надходження в касу" Кредит 1304 05 000 "Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів";
- Надходження готівкових грошових коштів з банківського рахунку установи:
Дебет 0201 04 510 "Надходження в касу" Кредит 0201 01610 "Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків";
- Надходження готівкових грошових коштів з позабюджетного рахунку установи, відкритого у відділенні Федерального казначейства:
Дебет 0201 04 510 "Надходження в касу" Кредит 0201 01610 "Вибуття грошових коштів установи з банківських рахунків";
- Надходження готівкових коштів від підзвітної особи:
Дебет 0201 01 510 "Надходження в касу" Кредит відповідних рахунків аналітичного обліку рахунку 0208 00 000 "Розрахунки з підзвітними особами".
2. Операції з вибуття готівкових грошових коштів з каси установи:
- Внесення готівкових грошових коштів на рахунок бюджету (здано з каси на особовий рахунок, відкритий в казначействі (депонована зарплата, залишок підзвітної суми)):
Дебет 1304 05 000 "Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів" Кредит 1201 04610 "Вибуття з каси";
- Внесення готівкових грошових коштів на позабюджетний рахунок:
Дебет 0201 01 510 "Надходження грошових коштів установи на банківські рахунки" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача грошових коштів підзвітній особі:
Дебет відповідних рахунків аналітичного обліку 0208 01 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті праці" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача заробітної плати:
Дебет 0302 01 830 "Погашення кредиторської заборгованості з оплати праці" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача депонованої заробітної плати:
Дебет 0304 02 830 "Зменшення кредиторської заборгованості за розрахунками з депонентами" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача винагороди за договорами цивільно-правового характеру:
Дебет 0302 07 830, 0302 06 830 ... (Залежно від виду послуг, що надаються) Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси".
Розглянемо порядок відображення касових операцій у бухгалтерському обліку на конкретному прикладі.
Приклад. У касі бюджетної установи 20 серпня 2005 мали місце такі операції:
1. Отримано з особового рахунку грошові кошти на виплату:
- Авансу за серпень співробітникам у сумі 175 000 руб.;
- Авансу на витрати на відрядження в сумі 5000 руб., В тому числі: на проїзд - 2000 руб., Добові - 500 руб., Оплата проживання - 2500 руб.;
- Винагороди за договорами цивільно-правового характеру (далі - договори ЦПХ): перекладачеві - 600 руб.;
- Засобів для видачі в підзвіт на придбання ПММ - 1000 руб.;
- Засобів для видачі в підзвіт на придбання основних засобів - 2000 руб.
2. Здано в касу підзвітною особою залишок підзвітної суми з придбання господарських товарів - 125 руб.
3. Видано під звіт кошти на відрядження в сумі 5000 руб.
4. Видано під звіт кошти на придбання ПММ у сумі 1000 руб.
5. Видано під звіт кошти на придбання основних засобів в сумі 2000 руб.
Установа обслуговується в територіальному органі Федерального казначейства.
У бухгалтерському обліку названі операції відображаються наступними записами:
Після закінчення трьох робочих днів, включаючи день отримання грошей в банку, тобто 22 серпня, будуть зроблені такі бухгалтерські записи:
--------------------------------
<2> Виплата проводиться за розрахунково-платіжної відомості (ф. 0504401).
Зверніть увагу: відповідно до Наказу Мінфіну Росії N 26н <3> при формуванні робочого плану рахунків в рахунку 0201 04 000 "Каса" використовується КІВФ - класифікація джерел внутрішнього фінансування дефіцитів бюджетів РФ. Значення КІВФ вибирається відповідно до Додатку N 7 до Наказу Мінфіну Росії від 10.12.2004 N 114н "Про затвердження Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації РФ" (далі - Наказ N 114н).
--------------------------------
<3> Методичні вказівки щодо впровадження Інструкції по бюджетному обліку, затв. Наказом Мінфіну Росії від 24.02.2005 N 26н.
Таким чином, при обліку руху грошових коштів в касі постає питання контролю їх цільового використання. При отриманні грошей з банку в кредиті рахунка 1304 05 000 "Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів" останні три знаки - підстатті економічної класифікації видатків. Отже, касовий витрата завжди враховується за підстатті витрат. У рахунок 0201 04000 "Каса" економічна класифікація витрат не включена. Проте для правильного ведення обліку та дотримання цільового використання на кожен момент часу залишок у касі повинен бути розписаний по підстатті витрат. Вихід з даної ситуації - введення аналітичних ознак до рахунку. Можна запропонувати наступну схему формування "аналітики" по рахунку 0201 04 000 "Каса":
1-й рівень - цільова стаття (ЦР) відповідно до Додатку N 3 до Наказу N 114н;
2-й рівень - вид витрат (ВВ) відповідно до Додатку N 4 до Наказу N 114н;
3-й рівень - підвідомче установа (ПУ) у відповідності зі структурою організації;
4-й рівень - підстатті витрат (ПР) відповідно до Додатку N 5 до Наказу N 114.
У цьому випадку записи за рахунком 0201 04 000 "Каса" будуть наступними:
Дебет, Кредит 0201 04000 ЦС, ВР, ПУ, ПР.
При використанні автоматизованого обліку можна будувати оборотні відомості руху грошових коштів в розрізі будь-якої ознаки аналітичного обліку. Така організації обліку допоможе оперативно контролювати роботу каси, уникнути перевитрати по підстатті економічної класифікації видатків.
Ревізія каси
Важливий організаційний момент в касовому облік - ревізія каси і контроль касової дисципліни. Ревізія каси проводиться як працівниками установи (внутрішня ревізія), так і органами фінансового контролю (зовнішня ревізія).
Організація внутрішніх ревізій каси в установі визначена п. 37 Порядку ведення касових операцій: в строки, встановлені керівником підприємства, а також при зміні касирів на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з повним полістний перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі.
Ревізія каси повинна проводитися не рідше одного разу на місяць. Для цього наказом керівника призначається комісія. Результати ревізії оформляються актом (Додаток N 4 до Порядку ведення касових операцій). Таким чином, внутрішні ревізії каси спрямовані в першу чергу на перевірку збереження грошових коштів і цінностей, що знаходяться в касі.
Мета перевірки касових операцій органами фінансового контролю - встановлення відповідності застосовуваної в організації методики бухгалтерського обліку нормативним документам. У коло питань зовнішньої перевірки входять:
1. Повнота і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку операцій з грошовими коштами при дотриманні вимог законодавства РФ.
2. Збереження грошових коштів та інших цінностей, що знаходяться в касі. Організація транспортування грошових коштів в бюджетній установі.
3. Цільове використання грошових коштів.
4. Правильність документального оформлення касових операцій відповідно до встановлених правил.
5. Дотримання ліміту каси.
6. Своєчасність проведення ревізій каси. Відображення результатів ревізії на рахунках бухгалтерського обліку.
У ході перевірки касових операцій розглядаються:
- Повнота оприбуткування грошових коштів, отриманих з особових рахунків, відкритих у відділенні Федерального казначейства. Надходження перевіряються шляхом звірки ідентичних сум, записаних у корінцях чеків, виписках банку, прибуткових касових ордерах;
- Повнота здачі грошових коштів на рахунки установи. Зіставляються дані видаткових касових ордерів, оголошень на внесок готівки, виписок банку;
- Юридична обгрунтованість видачі грошових коштів з каси. Перевіряється наявність наказів і розпоряджень (про відрядження, про призначення осіб, відповідальних за отримання грошових коштів, про наділення повноваженнями на право підпису касових документів і т.д.), довіреностей, заяв на видачу грошових коштів під звіт;
- Дотримання встановлених граничних сум розрахунків готівкою між юридичними особами. Граничний розмір встановлений Вказівкою ЦБ РФ від 14.11.2001 N 1050-у. Для виявлення фактів перевищення граничного розміру грошових коштів перевіряють Касову книгу, Журнал реєстрації касових документів, обороти по рахунках "Розрахунки з підзвітними особами", "Розрахунки з дебіторами і кредиторами";
- Дотримання встановленого ліміту залишку готівки у касі підприємства. Перевірка проводиться за Касовій книзі без урахування триденного терміну видачі заробітної плати;
- Ведення Касової книги, Журналу реєстрації касових документів, оформлення прибуткових та видаткових касових документів. Перевіряється відповідність застосовуваних форм первинних документів з обліку касових операцій уніфікованим формам, повнота і правильність заповнення реквізитів у документах. Також перевірці підлягає відповідність записів у прибуткових та видаткових касових документах записам у Касовій книзі. При веденні обліку вручну проводиться перевірка арифметичних підрахунків оборотів і залишків.
Відповідальність за порушення касових операцій
Організація роботи каси є одним з найбільш відповідальних і трудомістких питань у діяльності бюджетної установи. Відповідно до ст. 15.1 КоАП <4> передбачена адміністративна відповідальність для посадових осіб за порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій у розмірі 400 - 500 МРОТ - для юридичних осіб та 40 - 50 МРОТ для фізичних осіб.
--------------------------------
<4> Кодекс України про адміністративні правопорушення від 30.12.2001 N 195-ФЗ.
Порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, за які передбачена адміністративна відповідальність:
- Здійснення розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри;
- Неоприбуткування (або неповне оприбуткування) у касі готівки;
- Недотримання порядку зберігання грошових коштів в касі установи;
- Накопичення в касі готівки понад встановлених лімітів.
Згідно з п. 39 Порядку ведення касових операцій відповідальність за організацію роботи каси покладена на керівників підприємств, головних бухгалтерів та касирів.
- Внесення готівкових грошових коштів на позабюджетний рахунок:
Дебет 0201 01 510 "Надходження грошових коштів установи на банківські рахунки" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача грошових коштів підзвітній особі:
Дебет відповідних рахунків аналітичного обліку 0208 01 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті праці" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача заробітної плати:
Дебет 0302 01 830 "Погашення кредиторської заборгованості з оплати праці" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача депонованої заробітної плати:
Дебет 0304 02 830 "Зменшення кредиторської заборгованості за розрахунками з депонентами" Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси";
- Видача винагороди за договорами цивільно-правового характеру:
Дебет 0302 07 830, 0302 06 830 ... (Залежно від виду послуг, що надаються) Кредит 0201 04610 "Вибуття з каси".
Розглянемо порядок відображення касових операцій у бухгалтерському обліку на конкретному прикладі.
Приклад. У касі бюджетної установи 20 серпня 2005 мали місце такі операції:
1. Отримано з особового рахунку грошові кошти на виплату:
- Авансу за серпень співробітникам у сумі 175 000 руб.;
- Авансу на витрати на відрядження в сумі 5000 руб., В тому числі: на проїзд - 2000 руб., Добові - 500 руб., Оплата проживання - 2500 руб.;
- Винагороди за договорами цивільно-правового характеру (далі - договори ЦПХ): перекладачеві - 600 руб.;
- Засобів для видачі в підзвіт на придбання ПММ - 1000 руб.;
- Засобів для видачі в підзвіт на придбання основних засобів - 2000 руб.
2. Здано в касу підзвітною особою залишок підзвітної суми з придбання господарських товарів - 125 руб.
3. Видано під звіт кошти на відрядження в сумі 5000 руб.
4. Видано під звіт кошти на придбання ПММ у сумі 1000 руб.
5. Видано під звіт кошти на придбання основних засобів в сумі 2000 руб.
Установа обслуговується в територіальному органі Федерального казначейства.
У бухгалтерському обліку названі операції відображаються наступними записами:
| Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума, руб. |
| Отримано грошові кошти з особового рахунку в касу в казначействі: | |||
| - На оплату праці | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 304 05 211 Розрахунки по платежах з бюджету з органами, організуючими виконання бюджетів, з оплати праці | 175 000 |
| - На проїзд у відрядження | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 304 05 222 Розрахунки по платежах з бюджету з органами, організуючими виконання бюджетів з оплати транспортних послуг | 2 000 |
| - На виплату добових | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 304 05 212 Розрахунки по платежах з бюджету з органами, організуючими виконання бюджетів за нарахуваннях на виплати з оплати праці | 500 |
| - На оплату проживання у відрядженні | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 304 05 226 Розрахунки по платежах з бюджету з органами, організуючими виконання бюджетів | 2 500 |
| - На виплату винагороди за договорами ЦПХ (послуги перекладача) | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 304 05 226 Розрахунки по платежах з бюджету з органами, організуючими виконання бюджетів, з оплати інших послуг | 600 |
| - На видачу коштів у підзвіт на придбання ПММ | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 304 05 340 Розрахунки по платежах з бюджету з органами, організуючими виконання бюджетів, за придбання матеріальних запасів | 1 000 |
| - На видачу коштів у підзвіт на придбання основних коштів | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 304 05 310 Розрахунки по платежах з бюджету з органами, організуючими виконання бюджетів, за придбання основних коштів | 2 000 |
| Здано в касу підзвітною особою залишок підзвітної суми з придбання господарських товарів | 1 201 04 510 Надходження в касу | 1 208 14 660 Зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб за придбання матеріалів | 125 |
| Видано під звіт грошові кошти на відрядження: | |||
| - На проїзд | 1 208 03 560 Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати транспортних послуг | 1 201 04 610 Вибуття з каси | 2 000 |
| - Добові | 1 208 01 560 Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати праці | 1 201 04 610 Вибуття з каси | 500 |
| - Оплата проживання | 1 208 07 560 Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати інших послуг | 1 201 04 610 Вибуття з каси | 2 500 |
| Видано під звіт грошові кошти на придбання ПММ | 1 208 14 560 Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб за придбання матеріалів | 1 201 04 610 Вибуття з каси | 1 000 |
| Видано під звіт грошові кошти на придбання основних коштів | 1 208 12 560 Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб за придбання основних коштів | 1 201 04 610 Вибуття з каси | 2 000 |
| Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума, руб. |
| Видано аванс за серпень співробітникам установи | 1 302 01 830 Зменшення кредиторської заборгованості з оплати праці | 1 201 04 610 Вибуття з каси | 175 000 |
| Видано <2> винагорода за договором ЦПХ (послуги перекладача) | 1 302 07 830 Зменшення кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядниками з оплати інших послуг | 1 201 04 610 Вибуття з каси | 600 |
<2> Виплата проводиться за розрахунково-платіжної відомості (ф. 0504401).
Зверніть увагу: відповідно до Наказу Мінфіну Росії N 26н <3> при формуванні робочого плану рахунків в рахунку 0201 04 000 "Каса" використовується КІВФ - класифікація джерел внутрішнього фінансування дефіцитів бюджетів РФ. Значення КІВФ вибирається відповідно до Додатку N 7 до Наказу Мінфіну Росії від 10.12.2004 N 114н "Про затвердження Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації РФ" (далі - Наказ N 114н).
--------------------------------
<3> Методичні вказівки щодо впровадження Інструкції по бюджетному обліку, затв. Наказом Мінфіну Росії від 24.02.2005 N 26н.
Таким чином, при обліку руху грошових коштів в касі постає питання контролю їх цільового використання. При отриманні грошей з банку в кредиті рахунка 1304 05 000 "Розрахунки по платежах з бюджету з органами, що організують виконання бюджетів" останні три знаки - підстатті економічної класифікації видатків. Отже, касовий витрата завжди враховується за підстатті витрат. У рахунок 0201 04000 "Каса" економічна класифікація витрат не включена. Проте для правильного ведення обліку та дотримання цільового використання на кожен момент часу залишок у касі повинен бути розписаний по підстатті витрат. Вихід з даної ситуації - введення аналітичних ознак до рахунку. Можна запропонувати наступну схему формування "аналітики" по рахунку 0201 04 000 "Каса":
1-й рівень - цільова стаття (ЦР) відповідно до Додатку N 3 до Наказу N 114н;
2-й рівень - вид витрат (ВВ) відповідно до Додатку N 4 до Наказу N 114н;
3-й рівень - підвідомче установа (ПУ) у відповідності зі структурою організації;
4-й рівень - підстатті витрат (ПР) відповідно до Додатку N 5 до Наказу N 114.
У цьому випадку записи за рахунком 0201 04 000 "Каса" будуть наступними:
Дебет, Кредит 0201 04000 ЦС, ВР, ПУ, ПР.
При використанні автоматизованого обліку можна будувати оборотні відомості руху грошових коштів в розрізі будь-якої ознаки аналітичного обліку. Така організації обліку допоможе оперативно контролювати роботу каси, уникнути перевитрати по підстатті економічної класифікації видатків.
Ревізія каси
Важливий організаційний момент в касовому облік - ревізія каси і контроль касової дисципліни. Ревізія каси проводиться як працівниками установи (внутрішня ревізія), так і органами фінансового контролю (зовнішня ревізія).
Організація внутрішніх ревізій каси в установі визначена п. 37 Порядку ведення касових операцій: в строки, встановлені керівником підприємства, а також при зміні касирів на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з повним полістний перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі.
Ревізія каси повинна проводитися не рідше одного разу на місяць. Для цього наказом керівника призначається комісія. Результати ревізії оформляються актом (Додаток N 4 до Порядку ведення касових операцій). Таким чином, внутрішні ревізії каси спрямовані в першу чергу на перевірку збереження грошових коштів і цінностей, що знаходяться в касі.
Мета перевірки касових операцій органами фінансового контролю - встановлення відповідності застосовуваної в організації методики бухгалтерського обліку нормативним документам. У коло питань зовнішньої перевірки входять:
1. Повнота і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку операцій з грошовими коштами при дотриманні вимог законодавства РФ.
2. Збереження грошових коштів та інших цінностей, що знаходяться в касі. Організація транспортування грошових коштів в бюджетній установі.
3. Цільове використання грошових коштів.
4. Правильність документального оформлення касових операцій відповідно до встановлених правил.
5. Дотримання ліміту каси.
6. Своєчасність проведення ревізій каси. Відображення результатів ревізії на рахунках бухгалтерського обліку.
У ході перевірки касових операцій розглядаються:
- Повнота оприбуткування грошових коштів, отриманих з особових рахунків, відкритих у відділенні Федерального казначейства. Надходження перевіряються шляхом звірки ідентичних сум, записаних у корінцях чеків, виписках банку, прибуткових касових ордерах;
- Повнота здачі грошових коштів на рахунки установи. Зіставляються дані видаткових касових ордерів, оголошень на внесок готівки, виписок банку;
- Юридична обгрунтованість видачі грошових коштів з каси. Перевіряється наявність наказів і розпоряджень (про відрядження, про призначення осіб, відповідальних за отримання грошових коштів, про наділення повноваженнями на право підпису касових документів і т.д.), довіреностей, заяв на видачу грошових коштів під звіт;
- Дотримання встановлених граничних сум розрахунків готівкою між юридичними особами. Граничний розмір встановлений Вказівкою ЦБ РФ від 14.11.2001 N 1050-у. Для виявлення фактів перевищення граничного розміру грошових коштів перевіряють Касову книгу, Журнал реєстрації касових документів, обороти по рахунках "Розрахунки з підзвітними особами", "Розрахунки з дебіторами і кредиторами";
- Дотримання встановленого ліміту залишку готівки у касі підприємства. Перевірка проводиться за Касовій книзі без урахування триденного терміну видачі заробітної плати;
- Ведення Касової книги, Журналу реєстрації касових документів, оформлення прибуткових та видаткових касових документів. Перевіряється відповідність застосовуваних форм первинних документів з обліку касових операцій уніфікованим формам, повнота і правильність заповнення реквізитів у документах. Також перевірці підлягає відповідність записів у прибуткових та видаткових касових документах записам у Касовій книзі. При веденні обліку вручну проводиться перевірка арифметичних підрахунків оборотів і залишків.
Відповідальність за порушення касових операцій
Організація роботи каси є одним з найбільш відповідальних і трудомістких питань у діяльності бюджетної установи. Відповідно до ст. 15.1 КоАП <4> передбачена адміністративна відповідальність для посадових осіб за порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій у розмірі 400 - 500 МРОТ - для юридичних осіб та 40 - 50 МРОТ для фізичних осіб.
--------------------------------
<4> Кодекс України про адміністративні правопорушення від 30.12.2001 N 195-ФЗ.
Порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, за які передбачена адміністративна відповідальність:
- Здійснення розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри;
- Неоприбуткування (або неповне оприбуткування) у касі готівки;
- Недотримання порядку зберігання грошових коштів в касі установи;
- Накопичення в касі готівки понад встановлених лімітів.
Згідно з п. 39 Порядку ведення касових операцій відповідальність за організацію роботи каси покладена на керівників підприємств, головних бухгалтерів та касирів.