Excel

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Введення


Що можна сказати про сучасні програми обробки електронних таблиць? Сьогодні це кошти, що дозволяють не тільки виконувати обчислення, але й керувати списками і створювати діаграми. Якщо ж говорити про EXCEL, яка є однією з найбільш відомих програм обробки електронних таблиць, то без перебільшення можна стверджувати, що її можливості практично невичерпні. Особисто я вважаю, що такі програми на сьогоднішній день представляють собою один з найбільш потужних і гнучких інструментів, створених для комп'ютера.


EXCEL


Можливості EXCEL дуже високі. Обробка тексту, управління базами даних - програма настільки потужна, що в багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми - редактори або програми баз даних. Таке різноманіття функцій може спочатку навіть відлякувати, ніж змусити застосовувати їх на практиці. Але в міру набуття досвіду користувач зможе оцінити майже безмежні можливостей EXCEL важко досягти.

За всю історію табличних розрахунків із застосуванням персональних комп'ютерів вимоги користувачів до подібних програм істотно змінилися. Спочатку основний акцент у такій програмі, як, наприклад, Vi si C alc, робився на обчислювальні функції. Сьогодні, положення змінилося. Поряд з інженерними й бухгалтерськими розрахунками організація і графічне зображення даних набуває все більшого значення. Крім того, різноманіття функцій, пропоноване такою обчислювальною й графічною програмою, не повинне ускладнювати роботу користувача. Програми для Windows створюють для цього ідеальні передумови.

Останнім часом багато якраз перейшли на використання Windows як свою користувальницького середовища. Як наслідок, багато фірм, що створюють програмне забезпечення, почали пропонувати велику кількість програм для Windows.


ЗВЕДЕНІ ТАБЛИЦІ


Розробники програмного забезпечення фірми Microsoft назвали зведеною таблицею новий засіб обробки даних, яке вони в перші віддали на суд користувачів в п'ятій версії програми. У наступних версіях Excel коло можливостей використання зведених таблиць розширений. Основну увагу було приділено підвищенню швидкості обробки даних в таблицях.

Зведені таблиці - це таблиці, в яких дані групуються за різними критеріями, що дозволяє заощадити сили і час, необхідні для завдання формул і функцій, які аналізують дані. Причина такої економії полягає в тому, що модуль зведених таблиць своєму розпорядженні вбудованими функціями для основних видів обчислень та їх оцінки.

Зведена таблиця є спеціальним типом таблиці, яка підсумовує інформацію з конкретних полів списку або бази даних. При створенні зведеної таблиці за допомогою майстра ви можете задати потрібні поля, організацію таблиці (її макет) і тип виконуваних обчислень. Після побудови таблиці можна змінити її розташування для перегляду даних під іншим кутом зору. Саме можливість зміни орієнтації таблиці, наприклад транспонування заголовків стовпців у заголовки рядків і навпаки, дала зведеної таблиці її назву і робить її потужним аналітичним інструментом.

Зведена таблиця - це так само ще один інструмент обробки великих списків (баз даних). Оскільки в цьому випадку відразу підводяться підсумки, виконується сортування і фільтрація списків, то зведена таблиця є більш потужним інструментом обробки даних, який в EXCEL називається майстер зведених таблиць.

Перед побудовою зведеної таблиці на основі списку слід прибрати з нього проміжні підсумки і накладені фільтри. Зведені таблиці самі забезпечують підведення підсумків та фільтрацію даних, але побудувати зведену таблицю за списком з уже наявними проміжними підсумками неможливо.


Створення зведеної таблиці


При створенні зведеної таблиці можна використовувати один з чотирьох типів джерел даних:


  • список Excel;

  • зовнішнє джерело даних, доступний через Microsoft Query;

  • кілька діапазонів консолідації (окремих списків Excel);

  • іншу зведену таблицю.


Запуск майстра зведених таблиць

Щоб приступити до створення зведеної таблиці, виберіть у меню Дані команду Зведена таблиця. Excel запустить майстер зведених таблиць, який буде супроводжувати нас в процесі створення таблиці, що включає в себе наступні кроки:


  1. Завдання типу джерела даних.

  2. Зазначення місцезнаходження вихідних даних або отримання їх із зовнішнього джерела за допомогою Microsoft Query.

  3. Завдання макета таблиці та вибір підсумкової функції.

  4. Вказівка ​​місця для розміщення таблиці.


Крок 1: завдання типу джерела даних

При установці перемикача У зовнішньому джерелі даних першого вікна діалогу майстра зведених таблиць з'явиться зображення ЕОМ, що передає дані на термінал.


Крок 2: вказівка ​​місцезнаходження вихідних даних

Після завдання типу джерела даних потрібно натиснути кнопку Далі. Майстер зведених таблиць відкриє своє друге вікно діалогу, що пропонує вказати місце, де знаходяться вихідні дані. Якщо джерелом даних є список Excel і перед вибором команди Зведена таблиця виділена лише одна клітинка в цьому списку, то майстер зведених таблиць правильно заповнить це вікно діалогу. Якщо вихідний список знаходиться в невідкритою книзі Excel, потрібно натиснути кнопку Огляд у цьому вікні діалогу. Після знаходження потрібного файла треба ввести ім'я або посилання на діапазон, де знаходиться список.


Крок 3: завдання макета таблиці

Після завдання вихідних даних потрібно натиснути кнопку Далі, щоб перейти у вікно діалогу.

У цьому вікні діалогу ми можемо сформувати макет (структуру) зведеної таблиці і вказати, яка інформація повинна відображатися в тілі таблиці. Точніше кажучи, мова йде тільки про початковий макеті зведеної таблиці, оскільки після створення таблиці її можна реорганізувати в будь-який час.

У центрі цього вікна знаходиться діаграма макета, на якій показані три осі таблиці (рядків, стовпців і сторінок) і область даних. У правій частині вікна діалогу відображаються кнопки для кожного поля джерела даних. Щоб задати структуру таблиці, необхідно просто перетягнути ці кнопки в різні області діаграми макета. Якщо потрібно видалити поле зі зведеної таблиці, слід перетягнути його кнопку за межі цієї діаграми.

За замовчуванням майстер зведених таблиць застосовує функцію Сума

до числових значень в області даних і використовує функцію Кількість значень для нечислових значень. Щоб використовувати іншу підсумкову функцію, наприклад Середнє або Максимум, треба двічі клацнути на заголовку поля після його перетягання в область даних і потім у вікні діалогу Обчислення поля своднойтабліци вибрати необхідну функцію. Можна використовувати наступні функції:

СУМ () - сума;

РАХУНОК () - кількість значень;

СРЗНАЧ () - середня;

МАКС () - максимум

МІН () - мінімум;

Провівши () - твір;

СТАНДОТКЛОН () - незміщене відхилення;

СТАНДОТКЛОНП () - зміщене відхилення;

ДІСП () - несмещенная дисперсія;

ДІСПР () - зміщена дисперсія.


Крок 4: вказівка ​​місця для розміщення таблиці

У вікні діалогу, вкажемо місце, де буде розташовуватися зведена таблиця.

Щоб помістити таблицю на новому робочому аркуші, встановимо перемикач Новий аркуш. В іншому випадку встановимо перемикач Існуючий лист і введемо ім'я діапазону на посилання.

Після натискання кнопки Готово Excel майже без зволікання створює зведену таблицю. Якщо таблиця заснована на зовнішніх даних, Excel спочатку виконає запит, а потім побудує зведену таблицю.

Коли виділення знаходиться в межах зведеної таблиці, то за замовчуванням Excel виводить на екран панель інструментів Сводниетабліци. Якщо ми не бачимо цієї панелі інструментів, у меню Сервіс вибираємо команду Настройка та потім встановлюємо прапорець Зведені таблиці.

Excel також дозволяє нам скористатися деякими спеціалізованими засобами які перебувають на панелі інструментів зведеної таблиці.



Зведена відомість зарплати за півріччя



Реорганізація зведеної таблиці


Щоб реорганізувати зведену таблицю, необхідно просто перетягнути один або кілька заголовків полів. Наприклад, щоб перемістити поле з осі стовпців на вісь рядків, досить перетягнути його заголовок з області стовпців до області рядків. Крім транспортування рядків і стовпців можна також змінювати порядок відображення полів по осі стовпців або рядків зведеної таблиці.


Розміщення полів на осі сторінок

Щоб більш уважно переглянути інформацію в полі зведеної таблиці, його можна перемістити на вісь сторінок. Для цього просто перетягнути заголовок поля вище лівого верхнього кута зведеної таблиці. Під час перетягування заголовка покажчик прийме вигляд трьох невеликих сторінок. Коли буде видно зміна покажчика, треба відпустити кнопку миші, і заголовок поля буде поміщений в область сторінок.

Цикл за елементами на осі сторінок

Коли виводиться поле на осі рядків або стовпців, то для перегляду всіх елементів цього поля досить прокрутити таблицю. Але якщо поле знаходиться на осі сторінок, то можна побачити тільки один елемент цього поля. Щоб побачити інший елемент поля, потрібно вибрати його в списку, що цього поля. Послідовно вибираючи елементи в списку, можна бачити двовимірні «зрізи» даних для відповідних значень поля, поміщеного в область сторінок.

Висновок підсумків для поля сторінки

Внизу кожного списку поля сторінки видно елемент (Усі). Вибір цього елемента списку дозволяє вивести на екран підсумкові значення для кожного поля на осі сторінок.

Переміщення елементів поля сторінки на окремі аркуші книги

Навіть якщо зведена таблиця містить вісь сторінок, вся таблиця зберігається на одному аркуші книги. За допомогою кнопки Отобразітьстраніци на панелі інструментів Зведені таблиці можна створити ряд пов'язаних зведених таблиць, кожна з яких буде відображати один елемент поля сторінки.


Зміна розташування кнопок полів

сторінок

Зазвичай Excel виводить кнопки полів сторінок в одному стовпці над лівим верхнім кутом таблиці. Якщо полів на осі сторінок досить багато, можна розмістити їх кнопки в декількох стовпцях. Для цього треба виконати наступні дії:

  1. Виділити у зведеній таблиці будь-яку клітинку.

  2. Вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці.

  3. Використовуючи розкрився список Макет сторінки і поле Чіслополей у стовпці вікна діалогу Параметри зведеної таблиці задаємо потрібне розташування кнопок.


Оновлення зведеної таблиці


Як вже зазначалося, зведена таблиця пов'язана з вихідними даними, але вона не оновлюється автоматично при зміні вихідних даних. Щоб оновити зведену таблицю, треба виділити в ній будь-яку клітинку, а потім у меню Дані вибрати кнопку Обновітьданние або натиснути однойменну кнопку на панелі інструментів Зведені таблиці.


Оновлення таблиці при відкритті

файлу

Щоб Excel автоматично оновлював зведену таблицю при кожному відкриття книги, в якій вона знаходиться, виберете команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведена таблиця. Потім у вікні діалогу Параметри зведеної таблиці встановлюємо прапорець Оновити при відкритті.

Якщо для отримання даних використовується запит до зовнішнього джерела, що займає досить багато часу, то прапорець Оновити при відкритті краще зняти.


Оновлення пов'язаних зведених

таблиць

Якщо одна зведена таблиця служить джерелом даних для іншої, то при оновленні будь-який з них перераховуються обидві таблиці.


Оновлення зведеної таблиці, пов'язаної із зовнішніми даними

Якщо зведена таблиця побудована на основі зовнішнього джерела даних, то Excel може виконати запит до нього у фоновому режимі, що дозволяє працювати з таблицею під час її оновлення. Щоб включити цей режим оновлення, потрібно виділити в таблиці будь-яку клітинку та вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Потім у вікні діалогу Параметри зведеної таблиці встановити прапорець Фоновий запит. У тому випадку, коли у зведеній таблиці використовуються поля сторінок, можна встановити такий режим виконання запиту, при якому Excel повинен вимагати лише дані, необхідні для поточної сторінки, що переглядається. Цей режим пред'являє більш скромні вимоги до ресурсів комп'ютера, оскільки при виконанні запиту витрачається менше оперативної пам'яті, що може виявитися важливим при роботі з великою зовнішньою базою даних. Крім того, можна віддати перевагу цей режим при рідкісному перемиканні сторінок.

Щоб запитувати зовнішнє джерело даних лише для однієї сторінки, потрібно двічі клацнути на кнопки будь-якого поля сторінки. У вікні діалогу, яке з'явиться, слід натиснути кнопку Далі. Потім у вікні діалогу Додаткові параметриполясводной таблиці встановити перемикач Оновлювати внешніеданниепрі виборі кожного елемента.


Виділення елементів зведеної

таблиці


При роботі зі зведеними таблицями в Microsoft Excel 97 ми можемо використовувати новий режим виділення, який називається структурним виділенням. Якщо цей режим включений, то при виділенні елементів у зведеній таблиці Excel автоматично розширює виділення, включаючи в нього всі інші примірники цього елемента.

Структурний виділення полегшує порівняння пов'язаних елементів у зведеній таблиці. Не менш важливим є те, що при включеному структурному виділення всі формати, застосовані до виділених клітинок, зберігаються навіть після оновлення або реорганізації зведеної таблиці.

Тим не менш Excel дозволяє відключати цей режим, оскільки структурний виділення істотно відрізняється від звичайного виділення осередків у робочих аркушах.


Включення і вимикання структурного виділення

Щоб увімкнути або вимкнути структурний виділення, виділимо будь-яку частину зведеної таблиці. Потім виберемо команду Виділити в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці.

Коли структурний виділення включено, кнопка зліва від команди Дозволити виділення знаходиться в натиснутому стані, і три верхні команди цього підлеглого меню стають доступними.

Якщо режим структурного виділення вимкнений, то кнопка виглядає не натиснутою, а три перші команди не доступні.


Виділення тільки заголовків або тільки даних

Команди з підлеглого меню Виділити і відповідної кнопки на панелі інструментів Зведені таблиці дозволяють виділити тільки заголовка або тільки дані. Якщо б ми хотіли виділити заголовки без відповідних даних, то треба було б натиснути кнопку Тільки заголовки. Щоб відновити повний режим виділення, ми повинні натиснути кнопку Заголовки і дані.

Виділення всієї зведеної таблиці

Щоб виділити зведену таблицю цілком, необхідно вибрати команду Виділити в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Потім в підлеглому меню Виділити вибрати команду Таблиця цілком.


Форматування зведеної таблиці


Для зміни зовнішнього вигляду клітинок зведеної таблиці можна використовувати стандартну техніку форматування. Excel збереже формати і після оновлення або реорганізації таблиці за умови, що не знято прапорець Зберігати формат у вікні діалогу Параметри зведеної таблиці. Щоб застосовані формати не губилися при оновленні або реорганізації таблиці, треба виконати наступні дії:

  1. Виділити у зведеній таблиці будь-яку клітинку.

  2. Вибрати команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці.

  3. У вікні діалогу Параметрисводной таблиці необхідно встановити прапорець Зберігати формат.


Застосування автоформату до зведеної

таблиці

Зазвичай Excel застосовує до щойно створеним зведених таблицях автоформат, який використовується за умовчанням. Але можна застосувати інший автоформат. Для цього виділимо будь-яку клітинку зведеної таблиці, у меню Формат виберемо команду Автоформат і потім у вікні діалогу, виберемо потрібний автоформат.

Будь-які формати, застосовані іншими способами до або після використання автоформату, мають переваги над установками автоформату. Наприклад, ми можемо відформатувати всю таблицю за допомогою автоформату і потім змінити формати окремих осередків. І до тих пір, поки включений режим структурного виділення, Excel буде зберігати призначені формати при оновленні та реорганізації зведеної таблиці.

Щоб створити зведену таблицю без автоформатування, натиснемо кнопку Параметри в четвертому вікні діалогу майстра зведених таблиць і потім знімемо прапорець Автоформат.

При видаленні автоформатування з існуючої таблиці, виділимо в ній будь-яку клітинку, виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці, знімемо прапорець Автоформат і потім натиснемо кнопку ОК.

Після цього в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці виберемо команду Виділити, а потім - Табліцацеліком. І на кінець, в меню Формат виберемо команду Стиль і застосуємо стиль Звичайний.


Застосування числових форматів

Якщо включений режим структурного виділення, то можна змінювати числовий формат осередків у зведеній таблиці, виділяючи ці осередки і використовуючи стандартну техніку форматування. Щоб застосувати числовий формат відразу до всіх осередків зведеної таблиці, скористаємося такою процедурою:

  1. Виділимо будь-яку клітинку в області даних таблиці (але тільки не кнопку поля і не заголовок елемента).

  2. Натиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці.

  3. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці натиснемо кнопку Формат.

Після натискання кнопки Формат ми потрапимо в звичайне вікно діалогу для числового форматування, яке відкривається у відповідь на вибір команди Клітинки в меню Формат.


Відображення порожніх клітинок у

зведеної таблиці

Зазвичай в осередках зведеної таблиці, для яких відсутні дані, відображаються пусті значення. При бажанні можна відображати 0 або деякий текстове значення в осередках, які виявляються порожніми. Для цього виконаємо наступні дії:

  1. Виділимо у зведеній таблиці будь-яку клітинку.

  2. Виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці.

  3. У вікні діалогу Параметри зведеної таблиці перевіримо щоб прапорець Для порожніх клітинок відображати був встановлений. Потім у сусідньому полі введемо 0 або інше значення.


Додавання або видалення полів


Щоб додати в зведену таблицю нові поля або видалити існуючі, з початок виділимо будь-яку клітинку в таблиці. Потім

в меню Дані команду Зведена таблиця або натиснемо кнопку Майстер зведених таблиць на панелі інструментів Зведені таблиці. Excel виведе на екран вікно діалогу Мастер своднихтабліц - крок 3 з 4, в якому задається початковий макет таблиць. Щоб додати нове поле, просто перетягнемо його кнопку в потрібну область діаграми макета, а для видалення поля перетягнемо його кнопку за межі діаграми.


Використання декількох полів

даних

Якщо в область даних зведеної таблиці додати друге поле, то Excel виведе проміжні підсумки для кожного поля.


Перейменування полів і

елементів

Використання імен полів і елементів, призначених майстром зведених таблиць необов'язково. Ці імена можна змінити, відредагувавши заголовок поля або елемента у зведеній таблиці. При зміні імені елемента таким способом воно зміниться у всіх примірниках цього елемента, що з'являються в таблиці.


Сортування елементів


Microsoft Excel пропонує новий засіб, назване автосортіровкой, яке надає великий контроль над сортуванням даних у зведених таблицях. Автосортіровка дозволяє впорядкувати елементи полів на основі відповідних значень даних.

За замовчуванням автосортіровка вимкнена для всіх полів зведеної таблиці, і для упорядкування елементів полів можна використовувати звичну команду Сортування з меню Дані або кнопки Сортування за зростанням і Сортування за спаданням на стандартній панелі інструментів. Якщо автосортіровка включена, то для цієї мети використовується вікно діалогу зведеної таблиці.


Сортування елементів поля за допомогою значень даних

Щоб відсортувати елементи поля за допомогою відповідних значень даних, треба виконати наступні дії:

  1. Виділити будь-який елемент поля або кнопку поля, яке необхідно відсортувати.

  2. Натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці (або вибрати команду Поле в меню Своднаятабліца).

  3. Натиснути кнопку Далі.


Ці кроки приведуть у вікно діалогу Додаткові параметри поля зведеної таблиці.


Сортування елементів поля по

заголовкам

Якщо автосортіровка поля відключена, то можна використовувати звичайні команди сортування Excel до упорядкування елементів цього поля по їх заголовках.

Але якщо для даного поля відключена автосортіровка, то в такому випадку необхідно відкрити вікно діалогу Дополнітельниепараметри поля зведеної таблиці для цього поля за допомогою процедури, «Сортування елементів поля за допомогою значень даних».

Потім виконаємо одну з наведених нижче інструкцій:

У секції Параметри сортування цього вікна діалогу встановимо перемикач Вручну. Двічі натиснемо кнопку ОК, щоб повернутися в зведену таблицю, і за тим використовуємо звичайні команди сортування Excel.

У секції Параметри сортування встановимо перемикач Повозрастанію або За спаданням залежно від необхідного порядку сортування. Потім в списку, З помощьюполя виберемо ім'я сортованого поля.


Використання нестандартного порядку сортування

Якщо сортування за зростанням або за спаданням не влаштовує, можна задати користувальницький порядок сортування за допомогою вкладки Списки вікна діалогу Параметри. Користувальницький порядок сортування можна задати за допомогою простої заміни заголовків елементів поля.

Коли замість одного заголовка елемента вводиться ім'я іншого існуючого заголовка елемента, то Excel розглядає цю дію як команду перестановки двох заголовків. Нестандартний порядок сортування зберігається при оновленні та реорганізації зведеної таблиці.


Групування даних


Майстер зведених таблиць автоматично групує елементи внутрішнього поля для кожного заголовка зовнішнього поля і, якщо потрібно, створює проміжні підсумки для кожного елемента внутрішнього поля. Але іноді зручніше групувати елементи в інший спосіб, наприклад, зібрати місячні елементи в квартальні групи або безліч чисел у великі числові категорії.

Excel пропонує кілька варіантів угруповання елементів.


Групування числових елементів

Щоб порівняти числові елементи поля виділимо будь-який елемент поля і натиснемо кнопку Групувати на панелі інструментів Зведені таблиці.

У вікні діалогу Групувати введемо необхідні значення в поля Початкова с, По і З кроком.


Групування елементів за тимчасовими діапазонами

Щоб згрупувати елементи поля по тимчасовим діапазонів, виділимо будь-який елемент в полі Дата, натиснемо кнопку Групувати на панелі інструментів Зведені таблиці і заповнимо вікно діалогу.

Excel забезпечує достатню гнучкість при угруповання елементів поля дат. У списку З кроком вікна діалогу Групування можна задати часовий інтервал від секунди до року. Якщо стандартних інтервалів не досить, можна вказати будь-яку кількість днів. Крім того, можна створити дві і більше угруповань одночасно, виділивши кілька елементів у списку З кроком.


Використання загальних і

проміжних підсумків


За замовчуванням Excel генерує загальні підсумки для всіх зовнішніх полів зведеної таблиці та проміжні підсумки для всіх внутрішніх полів за винятком самого внутрішнього поля. Можна як видалити створювані за замовчуванням підсумки, так і згенерувати проміжні підсумки для самих внутрішніх полів.


Загальні підсумки

При використанні декількох полів даних майстер зведених таблиць генерує окремі загальні підсумки для кожного з цих полів. Загальні підсумки завжди використовують ту ж функцію, що і поле даних, для яких вони обчислюються.

Наприклад, якщо таблиця використовує функцію Сум, то ця ж функція використовується і для обчислення загальних підсумків. Якби замість функції Сума використовувалася функція Середнє, то замість «загальних сум» ми отримаємо «загальну середню».

Щоб створити зведену таблицю без загальних підсумків, у вікні діалогу Майстер зведених таблиць - крок 4 з 4 натиснемо кнопку Параметри. Потім знімемо прапорці Загальна сума по стовпцях і / або Общаясумма по рядках. Якщо потрібно видалити загальні підсумки з існуючої зведеної таблиці, виберемо команду Параметри в меню Зведена таблиця на панелі інструментів Зведені таблиці. Потім знімемо прапорці Загальна сума по стовпцях і / або Загальна сума по рядках.


Проміжні підсумки

За замовчуванням Excel створює проміжні підсумки для всіх полів, поміщених в область стовпців і рядків зведеної таблиці, за винятком самих внутрішніх полів.

Як і у випадку загальних підсумків, Excel генерує один рядок проміжних підсумків для кожного поля даних зведеної таблиці, і за замовчуванням проміжні підсумки створюються за допомогою тієї ж функції, що використовується для обчислення поля даних.

Але у випадку проміжних підсумків можна змінити використовувану за замовчуванням підсумкову функцію і навіть застосувати кілька підсумкових функцій. Можна так само скасувати створення проміжних підсумків для певних полів.

Щоб змінити використовувану за замовчуванням підсумкову функцію або застосувати декілька функцій, виконаємо наступні дії:


  1. Двічі клацнемо на заголовку поле. Замість цього можна виділити заголовок поля і натиснути кнопку Поле своднойтабліци на панелі інструментів Зведені таблиці.


  2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо одну або кілька функцій і натиснемо кнопку ОК.


Щоб видалити проміжні підсумки для поля, виконаємо наступне:

1. Двічі клацнемо на заголовку поле. Також можна виділити заголовок поле і натиснути кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів Зведені таблиці.

2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці встановимо перемикач Проміжні підсумки в положенні Немає і натиснемо кнопку ОК.


Але якщо пізніше ми знову вирішимо вивести в таблиці проміжні підсумки, то зробимо так:

  1. Двічі клацнемо на заголовку поле. Крім того, можна виділити заголовок поле і натиснути кнопку Поле своднойтабліци на панелі інструментів Зведені таблиці.

  2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці встановимо перемикач Проміжні підсумки у положення Автоматичні і натиснемо кнопку ОК.


Проміжні підсумки для самих

внутрішніх полів

Хоча за замовчуванням Excel не генерує проміжні підсумки для самих внутрішніх полів, ми можемо їх створити і використовувати при цьому кілька підсумкових функцій. Ці підсумки, якщо вони є, розміщуються в нижній або правій частині зведеної таблиці безпосередньо вище або ліворуч від загальних підсумків.

Щоб додати проміжні підсумки для самого внутрішнього поля, виконаємо наступні дії:

  1. Двічі клацнути на заголовку внутрішнього поля. Замість цього можна виділити заголовок поля і натиснути кнопку Поле своднойтабліци на панелі інструментів Зведені таблиці.

  2. У вікні діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо одну або кілька функцій і натиснемо кнопку ОК.


Зміна обчислень у

зведених таблицях


До числовим полям, вміщеним в область даних зведеної таблиці, Excel за замовчуванням застосовує функцію Сума, а до будь-яким не числовим полям - Кількість значень. Але можна застосувати і багато інші форми розрахунків. Крім того, Microsoft Excel 97 дозволяє використовувати у зведених таблицях обчислювані поля та елементи.


Використання інших підсумкових

функцій

Щоб перейти на іншу підсумкову функцію, виділимо будь-яку клітинку в області даних і натиснемо кнопку Поле своднойтабліци на панелі інструментів Зведені таблиці. Excel виведе на екран вікно діалогу Обчислення поля зведеної таблиці. Виберемо функцію, яку хочемо використовувати, і натиснемо кнопку ОК.


Застосування декількох підсумкових функцій до одного поля

До полю можна застосувати будь-яку кількість підсумкових функцій. Щоб використовувати додаткові функції для поля, яке вже знаходиться в області даних зведеної таблиці, виділимо будь-яку клітинку в області даних і натиснемо кнопку Поле зведеної таблиці на панелі інструментів. Опинившись у вікні діалогу Майстер зведених таблиць - крок 3 з 4 перетягнемо в область даних діаграми макета кнопку цього ж поля ще раз, щоб розмістити другу копію заголовка поля. Двічі клацнувши на копії заголовка, потім у списку

Операція вікна діалогу Обчислення поля зведеної таблиці виберемо потрібну підсумкову функцію і натиснемо кнопку ОК, щоб повернутися в зведену таблицю.


Посилання на дані у зведеній

таблиці


Якщо формула робочого аркуша використовує для отримання даних зі зведеної таблиці звичайне посилання на клітинку, то вона буде чудово працювати, поки осередок залишається на своєму місці. Але після реорганізації зведеної таблиці ця формула поверне невірні дані. Щоб уникнути цього, використовуємо у формулі функцію ПОЛУЧІТЬ.ДАННИЕ. Зведений. ТАБЛИЦІ для створення посилання на дані зведеної таблиці.

Функція ОТРИМАТИ. ДАНІ. Зведений. ТАБЛИЦІ має два аргументи. Перший аргумент служить для вказівки зведеної таблиці, а другий аргумент описує витягають дані. Перший аргумент може бути будь-який осередком зведеної таблиці або ім'ям діапазону, призначеного зведеної таблиці, а так же написом, записаної в комірці над лівим верхнім кутом таблиці. Другий аргумент, що укладається в подвійні лапки, перераховує імена полів, на перетині яких знаходяться витягнуті дані. Імена полів у другому аргументі повинні бути розділені пропуском.


Використання зведеної таблиці для консолідації діапазонів


За допомогою майстра зведених таблиць можна консолідувати дані з таблиць, розташованих на різних робочих аркушах Excel. Неодмінною умовою такої консолідації є єдина структура таблиць. При цьому кожна таблиця повинна містити дані одного часового діапазону. Наприклад, відомості зарплати за кожен квартал 1998года сформовані на різних робочих аркушах Excel з іменами 1кв -98, 2кв -98, 3кв -98, 4кВ -98.

Для побудови зведеної відомості за весь 1998 рік не обов'язково переносити їх на один робочий лист EXCEL, а можна скористатися засобом консолідації майстра зведених таблиць.

Для створення консолідованої зведеної таблиці з декількох робочих листів треба виконати наступні дії.

Перейти на новий робочий лист і вибрати в меню Дані команду Зведена таблиця. На першому кроці майстра зведених таблиць треба встановити прапорець в декількох діапазонах консолідації.

На наступному кроці майстра зведених таблиць слід залишити встановленим за замовчуванням перемикач Створити одне полестраніци. Далі необхідно вказати діапазон кожної сконсолідованої таблиці, включаючи в нього заголовки стовпців і рядків, крім підсумкових рядків і стовпців.

Після завдання всіх діапазонів об'єднуються таблиць по кнопці Далі можна перейти до третього кроку, який виводить вікно формування макета підсумкового документа, за винятком того, що Excel не відображає імена полів завершення формування зведеної таблиці. Для підсумовування значень з вихідних діапазонів досить натиснути кнопку Далі, а для використання іншої підсумкової функції слід двічі клацнути по заголовку Сума по полю Значення, а потім вибрати потрібну функцію.

За списком (Усі) можна отримати відомості по кожному кварталу.



ВИСНОВОК:


В даний час виробництво комп'ютерів значно зросла. Причини їх росту в тому, що вони вигідні і зручні в застосуванні. Їх потужність постійно збільшується, а область застосування розширюється.

Exsel призначений для використання у фінансовій сфері, в наукових розрахунках, інженерно-конструкторської діяльності і т.д.

Завдяки зведеної таблиці можуть легко організувати свою роботу бухгалтера, економісти, фінансисти, так як ці таблиці дуже зручні в застосуванні.

ЛІТЕРАТУРА:


  1. М. Додж, К. Кіната, К. Стінсон "Ефективна робота м Microsoft Exsel 97", видавництво "Пітер"; Санкт-Петербург, 1998р.

  2. Є.К. Овчаренко, О.П. Ільїна, Є.В. Балибердін "Фінансово - економічні розрахунки в Exsel", Москва, 1999 р.

  3. Йорг шиб, Exsel 7,0: Сотні корисних рецептів, Дюссельдорф-Київ-Москва-Санкт-Петербург, 1997 р.


37


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат
64.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Microsoft Excel Інтерфейс головне меню Excel
MS Excel
Microsoft Excel 97
Ознайомлення з MS Excel
Експорт в Excel
Звітність в Excel
Excel 70 работа
Excel і Access
Microsoft Excel 97
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru