Автоматизація управлінського обліку та бюджетування

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Олексій Федосєєв, директор з інформаційних проектів, Яна Рочкус, консультант з впровадження програмних продуктів

Перед вами перша стаття з циклу, присвяченого автоматизації управлінського обліку та бюджетування. В даний час, ці теми стають все більш популярними серед нових російських управлінців. Ми ж вважаємо їх ключовими для виходу на рівень нового, регулярного і ефективного ведення бізнесу. Ми навмисно об'єднуємо поняття управлінського обліку та бюджетування, бо впевнені, що тільки рішення "у зв'язці" завдання чистого обліку і планування може дозволити домогтися позитивного результату. Цей висновок базується на класичному уявленні управлінського циклу і можливості автоматизації.

Пошук причини

Традиційно, спочатку задайте собі питання - для чого Ви збираєтеся автоматизувати систему управління? Усі відповіді на це питання можна розділити на три типи:

Великий обсяг різноманітних операцій. Без автоматизованої системи витрати на обробку такої кількості інформації неймовірно великі, а терміни обробки даних не задовольняють менеджерів. Практично неможливо отримати необхідну інформацію потрібної якості в потрібному обсязі, а головне в необхідні терміни для прийняття управлінського рішення.

Хочу знати, скільки реально заробляє і витрачає підприємство. Хочу бачити, які області найбільш витратні і куди йдуть кошти компанії. При цьому ставиться завдання автоматизації окремих, найбільш важливих функцій.

Ну, так нині робить багато, мені порекомендували друзі, чув, що є у конкурентів або порадили аудитори.

На практиці, будь-який з варіантів відповіді можна віднести до одного з цих типів. Відповіді розрізняються за ступенем готовності підприємств до вирішення завдання і вимагають принципово різних підходів до підбору програмних засобів. У залежності від відповіді, який Ви чесно собі дасте, буде залежати план впровадження і функціональні вимоги до ПЗ.

Іграшка для боса

Якщо Ваша відповідь близький за змістом до третього варіанта, Вам потрібна система початкової "проби пера". Відповідно, і план впровадження повинен бути направлений на вирішення саме цього завдання. Найчастіше такі системи стають інструментом для одного - двох співробітників компанії, які самі знаходять і вводять фактичні дані, складають плани (частина функціональних або операційних бюджетів), проводять аналіз даних. Якщо систему купили для керівника, то, швидше за все, через 1-3 місяці "забав" він закине це ПЗ, оскільки практичної користі в управлінні компанією від нього буде вкрай мало. Якщо програмне забезпечення купили для підлеглих, вплив результатів їх роботи з такими системами на ухвалення рішення буде ще менше, ніж у першому прикладі. У будь-якому випадку, прямий вплив на ефективність роботи підприємства буде мінімальним. Єдине, що може бути корисним - це отримання базового уявлення про автоматизовані системи керівником і співробітниками і прийняття вже усвідомленого рішення про необхідність впровадження комплексної інформаційної системи на підприємстві. Розумно, щоб підсумкова вартість такого рішення-іграшки відповідала результату використання.

Щоб вирішити завдання

При другому варіанті відповіді, керівник ставить перед системою конкретне завдання. Наприклад, необхідно знати, скільки в даний момент товару на складі, яка сума дебіторської заборгованості, скільки вироблено продукції або скільки витрачено коштів. Найцікавіше в таких ситуаціях, що приблизно в половині випадків програма, що розглядається як рішення цих завдань, такою не є. Часто рішення лежить поза можливостями внедренцев, ПЗ, а залежить від внутрішніх показників: рівня кваліфікації персоналу, наявності регламентів функціонування системи управління, достатності фінансових і матеріальних ресурсів, нарешті, рівня підготовки та виконання рішень.

Як ви розумієте, у такому випадку можливо два варіанти розвитку подій: або від використання придбаного ПЗ відмовляються (воно не вирішує поставлених завдань), або поступово роль і функції ПО трансформуються і воно займає якесь локальне місце в системі управління, теж незначне. Якщо ж на практиці програма допомагає вирішити поставлені завдання, то воно успішно вписується в загальну інформаційну інфраструктуру підприємства і займає в ній місце адекватне значущості вирішуваних завдань. Відповідно, щоб заздалегідь прорахувати ефективність придбання програмного продукту, потрібно уважно оцінити ступінь відповідності функціонала ПЗ стоїть завданням і розробити план впровадження, спрямований на формалізацію та автоматизацію цих завдань.

Природно, що і в цьому випадку вартість рішення повинна бути порівнянна з результатами від вирішення поставлених завдань. Умовно кажучи, якщо в результаті впровадження системи управління товарними запасами, "стоки" знизяться на 10% і, відповідно, скоротяться витрати на обслуговування кредитів під оборотні кошти, то можна визначити і допустиму вартість рішення цієї задачі. До речі, відразу ж виникає питання про окупність впровадженої автоматизованої системи. Виходячи з досвіду роботи російських компаній і швидкості розвитку інформаційних технологій, норма окупності таких систем повинна бути 3-9 місяців.

Щоб вирішувати поточні та майбутні завдання

Залишається самий серйозний випадок, що вимагає рішення для автоматизації всієї системи управлінського обліку та бюджетування. Тоді і план впровадження, і функціонал системи повинні дозволити вирішити всі стоять завдання і, що більш важливо, завдання, які можуть виникнути протягом експлуатації впровадження ПЗ. Такі системи вибираються не тільки і не стільки для вирішення конкретних завдань, скільки для повноцінної інформаційної підтримки всього управлінського циклу і побудови ефективної системи управління підприємством, як конкурентної переваги.

Окупність таких систем зазвичай відбувається за 9-27 місяців експлуатації при грамотному впровадженні та добросовісної експлуатації.

Автоматизація управлінського обліку та бюджетування

Малюнок 1. Позиціонування системи залежно від стоїть завдання та можливостей ПЗ

За нашою оцінкою, в даний час в Росії підприємства, яким потрібна та чи інша система, співвідносяться відповідно описаних варіантів як 45:45:10.

У той же час, спостерігається тенденція переміщення користувачів з першої групи в другу, а з другої в третю. При цьому швидкість першого переходу значно вище швидкості другого.

Як вибрати потрібне програмне забезпечення?

Розумно припустити, що для навчання і отримання першого досвіду оптимальні прості, базові версії ПЗ, що мають уже готову налаштування для ведення управлінського обліку в частині господарських операцій, але володіють можливістю конфігурування, зміни хоча б частини наявних налаштувань. Це необхідно для початкового запуску і придбання навичок роботи з автоматизованою системою, а також розвитку навичок і отримання першого досвіду настроювання ПЗ для вирішення конкретних завдань. Добре, якщо для обраного програмного продукту буде існувати більш складна версія, призначена вже для вирішення реальних завдань. У майбутньому, після освоєння базового функціоналу, можна буде вдосконалити свою програму, тобто зробити "upgrade".

Для систем середнього класу (за ступенем комплексності вирішення завдань) найважливішим є їх підготовленість до вирішення поставлених завдань. З урахуванням того, що ПЗ має боротися саме з проблемами та причинами їх виникнення, а наслідками, функціональність програми повинна припускати ускладнення і збільшення кількості розв'язуваних завдань у межах певної зональної області. Наприклад, якщо зараз стоїть завдання ведення бюджету виплат, то в майбутньому треба припускати ведення бюджету руху грошових коштів та управління платоспроможністю в цілому.

Системи для вирішення комплексу завдань по інформаційній підтримці циклу управління, повинні бути на 20-50% надлишкових за функціоналом, ніж потрібно в момент впровадження, надійні як в експлуатації, так і з точки зору постачальника і впроваджувача. Такі системи повинні дозволяти вести весь список господарських операцій в компанії, включаючи внутрішньохолдингові, складати всю систему бюджетів та показників (індикаторів) фінансово-господарської діяльності. Гнучкість таких систем повинна бути максимальна, так як для російських холдингів характерно часте виникнення нових бізнесів і зміни правил управлінського обліку з тенденцією до їх ускладнення. Тут дуже важлива властивість - це ведення всього спектру господарських операцій з отриманням настроюваних форм бюджетів, включаючи бюджет за балансом. Повну і актуальну інформацію щодо поточного стану підприємства може представити тільки Баланс. Причому цей звіт повинен бути побудований на підставі управлінської інформації.

Відповідно, система без складання всіх управлінських форм звітності з виходом на управлінський баланс, не може, за визначенням, вважатися оптимальною для комплексної автоматизації управлінського обліку.

У наступній статті ми продовжимо цю тему і розглянемо принципи побудови та домінування автоматизованих систем для впровадження управлінського обліку та бюджетування.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://aup.ru/


Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Міжнародні відносини та світова економіка | Доповідь
19.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Бюджетування в системі управлінського обліку Облік витрат
Бюджетування як елемент управлінського обліку на малих підприємствах
Автоматизація управлінського обліку
Автоматизація комп ютеризація управлінського обліку на сучасному етапі
Бюджетування в бухгалтерському управлінському обліку
Розвиток управлінського обліку
Особливості управлінського обліку
Метод управлінського обліку
Організація управлінського обліку
© Усі права захищені
написати до нас