Робота з соціології праці
на тему:
«Особливості організації праці керівника»
2003
План
Введення
1.Методичні основи організації праці
1.1.Сущность та зміст організації праці керівника
1.2.Задачі і напрями організації праці керівника
3.Деятельность керівника в структурі управління.
Шляхи поліпшення організації праці керівника.
4.Управленческая позиція керівника. Шляхи її вдосконалення. Стиль керівництва. Особливості праці керівника
Висновок
Для ефективного функціонування сучасного виробництва, заснованого на застосуванні складної техніки і технологій, що характеризується великою кількістю внутрішньовиробничих зв'язків та інформаційних потоків у сфері управління, необхідні чітка організація праці керівника, застосування прогресивних норм і нормативів, які є основою не тільки організації праці на робочих місцях, а й планування, організації виробничих процесів і управління виробництвом. Відповідність форм організації праці керівника і якості його нормування рівню розвитку техніки і технологій слугує головною умовою досягнення високої ефективності виробництва.
Будучи важливою складовою частиною організації виробничого процесу, організація праці керівника як самостійна галузь економічної роботи на підприємстві має особливий зміст, сферу дослідження і методи вивчення виробничої діяльності людини.
Виникла на стику багатьох наукових дисциплін, наука про організацію праці грунтується на використанні математики, фізіології і психології, соціальних аспектів трудової діяльності. Це дозволяє, з одного боку, комплексно підходити до вибору оптимальних варіантів взаємодії людини з технічними засобами виробництва, а з іншого, глибоко диференціюючи складні явища на прості, всебічно їх дослідити і шляхом моделювання знаходити найбільш ефективні рішення. Таким чином, всі рішення і області організації праці приймаються на основі всебічного аналізу, точного обліку, научнообоснованних методик.
В умовах ринкової економіки виникає об'єктивна необхідність у підвищенні ролі організації праці керівника. З появою підприємств різних форм власності, розширенням їх прав результативність їх діяльності та заробітна плата працівників прямо залежать від ефективного використання факторів виробництва. А цього можна домогтися лише використовуючи можливості вдосконалення організації та нормування праці. Це найбільш доцільний шлях, який не потребує істотних витрат. Як показує практика, скорочення витрат праці, як правило, забезпечує одночасне зниження витрат на одиницю продукції. У результаті досягається зниження собівартості продукції навіть на підприємствах з низькою часткою заробітної плати в її складі.
Для цього необхідно, щоб організація праці керівника в повній мірі виконувала свої функції. Тому при встановленні норм праці в першу чергу повинні враховуватися такі організаційно-технічні умови, які забезпечують ефективне використання техніки, технології та робочого часу.
Метою даної курсової роботи, є розгляд організації праці керівників. Тобто, як організувати роботу керівника, щоб його праця була найбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця керівника настільки специфічний, що правильно організувати його досить проблематично. Уміння ефективно керувати, що це, наука чи мистецтво? Однозначної відповіді на це питання, напевно, не дасть ніхто. Можна лише припустити, що це якийсь синтез науки і мистецтва управління. І тому в цій роботі будуть по можливості розглянуті всі нюанси і шляхи підвищення ефективності роботи керівника.
1.Методичні основи організації праці
1.1.Сущность та зміст організації праці керівника
Сучасний рівень розвитку продуктивних сил, характеризується використанням складної і різноманітної техніки і технології виробництва, великими масштабами випуску продукції, багатономенклатурної кооперацією, передбачає спільну працю великої кількості людей. Така праця немислимий без удосконалення організації праці керівника, яка виступає як упорядкована система взаємодії працівників із засобами виробництва й один з одним в єдиному виробничому процесі. У всіх сферах людської діяльності і в усі часи краще організована праця при інших рівних умовах забезпечував досягнення більш високих результатів.
Значення організації праці керівника зростає в міру розвитку ринкових відносин, що сприяють відродженню конкуренції, при якій більшої ваги набуває результативність праці, що надає вирішальний вплив на ефективність виробництва. Крім того, у міру технічного вдосконалення виробництва зростає ціна одиниці робочого часу. Правильна організація праці керівника сприяє раціональному використанню обладнання і часу, що працюють на ньому, що підвищує продуктивність праці, знижує собівартість продукції, збільшує рентабельність виробництва.
Рівень використання результатів НТП, під впливом якого відбуваються докорінні зміни в техніці, технології та організації виробництва, залежить від того, якою мірою забезпечені пропорційність і взаємозв'язок між удосконаленням техніки і відповідною зміною в організації праці. Незважаючи на вирішальний вплив на ефективність виробництва глибоких якісних змін у знаряддях праці і технологіях, що призводять до кількісних змін співвідношення між живим і уречевлена працею на користь останнього, роль людини у виробничому процесі підвищується. Праця стає все більш складним і відповідальним, а його недосконала організація має все більш серйозні негативні наслідки.
Для виявлення сутності організації праці керівника важливо чітке визначення її місця в системі організації виробництва. В економічній літературі термін «організація праці» вживається в найрізноманітніших поєднаннях: «організація виробництва, праці та управління», «організація та управління працею», «організація, нормування і оплата праці» та ін Це результат різної смислової трактування даного поняття. В одному випадку організація виробництва і організація праці розглядаються як взаємопов'язані, але відносно самостійні напрями, в іншому - організація праці розуміється як складова частина організації виробництва, яка пов'язана з організацією управління підприємством.
Процес організації праці керівника являє собою органічне з'єднання знарядь, предметів праці і самої праці. Він включає в себе:
• конструкторсько-технологічну підготовку виробництва, яка полягає у розробці конструкції виробу, технології його виготовлення, підборі обладнання, технологічної, організаційної оснащення, пристроїв та інструменту;
• матеріальну підготовку виробництва, що забезпечує постачання робочих місць необхідною сировиною, заготовками, напівфабрикатами, комплектуючими виробами, інструментом і т.д.;
• організаційно-технологічну підготовку виробництва, забезпечує регламентацію функціонування засобів виробництва, їх просторове розміщення, послідовність здійснення технологічних процесів, операцій і робіт;
• організацію праці, що забезпечує встановлення кількісних пропорцій живої праці, організацію та обслуговування робочих місць, використання раціональних методів і прийомів праці, встановлення міри праці для кожного, працюючого або груп працюючих, створення сприятливих умов праці, раціональних режимів праці та відпочинку;
• організацію управління виробництвом, що забезпечує встановлення чіткої системи лінійного керівництва, раціональну організаційну структуру управління, облік і контроль за ходом технологічного процесу і при необхідності його коригування.
Таким чином, розглядаючи організацію праці керівника як самостійний напрям економічної роботи підприємства, її не можна ізолювати від решти елементів організації виробництва. Як показує практика, найбільший ефект від впровадження заходів з організації праці досягається в тих випадках, коли їх розробка і впровадження здійснюється в комплексі з заходами щодо вдосконалення техніки і організації виробництва.
Серед напрямів організації праці керівника слід особливо виділити його нормування і планування. Це пояснюється тим, що будь-який трудовий процес будується в часі. При його проектуванні і впровадженні завжди повинно використовуватися нормування, що дозволяє не тільки встановити міру праці, а й оцінити раціональність кожного елемента, визначити кращу послідовність їх виконання.
В умовах ринкових відносин організацію праці керівника все більшою мірою пов'язують з соціально-економічними та соціально-психологічними аспектами управління підприємством, так як при конкурентній боротьбі проблема підвищення ефективності використання праці персоналу стає дуже гострою. Поряд з цим зростають вимоги до забезпечення роботодавцем нормальних умов і оптимальної напруженості праці, його змістовності.
1.2.Задачі і напрями організації праці керівника
Виходячи з визначення організації праці керівника і її особливостей, вона покликана вирішувати такі завдання:
• техніко-технологічні, які виражають вплив, який чиниться організацією і нормуванням праці на вдосконалення структури підприємства, спеціалізацію виробництв, вибір оптимальних варіантів технологічних процесів. Всі рішення, прийняті за переліченими напрямками (проектування цехів, розробка нових технологічних процесів, конструювання обладнання та оснащення тощо), вимагають використання одного з критеріїв - трудомісткості трудових процесів, що встановлюється за допомогою такого напрямку організації праці, як нормування;
• економічні, які виражають спрямованість організації праці на створення такої системи взаємозв'язку людини із засобами виробництва й один з одним, яка забезпечує максимальну продуктивність праці, мінімальну собівартість виготовлення продукції, високу рентабельність виробництва. Такий взаємозв'язок забезпечується на основі вибору оптимальних варіантів розподілу і кооперації праці, застосування передових прийомів і методів праці на робочих місцях, оптимальних систем їх обслуговування, встановлення обгрунтованих і напружених норм праці, створення комфортних умов праці;
• психофізіологічні, які передбачають створення сприятливих умов праці на робочих місцях, що забезпечують високу і стійку працездатність людини протягом тривалого періоду часу, збереження його здоров'я. Це стає можливим завдяки застосуванню при організації трудового процесу фізіологічно обгрунтованих режимів праці та відпочинку, оптимізації темпу робіт при встановленні робочим міри праці, створення на робочих місцях нормальних умов праці;
• соціальні, що ставлять за мету підвищення змістовності та привабливості праці. Вони вирішуються за допомогою вибору раціональних форм поділу і кооперації праці, що забезпечують оптимальне поєднання фізичних і розумових зусиль працюють при виконанні покладених на них функцій або робіт.
Рішення психофізіологічних і соціальних завдань створює умови для гуманізації праці, що представляє собою облік людського фактора при організації праці. Під гуманізацією розуміється створення таких умов на підприємстві, які найбільшою мірою враховують психофізіологічні та соціальні потреби працівників. Гуманізація - найважливіша вимога організації праці, реалізувати що досить складно. Для цього іноді необхідно поступитися принципом економічності.
Всі перераховані завдання вирішуються в комплексі, причому в ув'язці не тільки між собою, але і з удосконаленням техніки, технології, організації виробництва і управління. Тільки такий підхід може забезпечити максимальну ефективність організації праці, напрями якої, виходячи з перерахованих груп завдань, можна сформулювати наступним чином:
1) розробка раціональних форм поділу і кооперації праці заснована на відокремленні частин виробничого процесу виходячи з їх технологічних особливостей, виконуваних функцій і кваліфікаційних вимог до робітників. Іншою стороною цієї діяльності є встановлення тісних зв'язків між різними групами працівників та окремими працівниками в процесі їх спільної праці. Поділяючи працю, одночасно розробляють систему його кооперації;
2) організація робочих місць припускає оснащення засобами виробництва, предметами праці, інструментом, пристосуваннями і оснащенням, засобами зв'язку, а також їх раціональне розміщення на робочому майданчику і в робочій зоні, що сприяє застосуванню раціональних методів і прийомів праці і в кінцевому підсумку - високої ефективності праці кожного працівника;
3) обслуговування робочих місць як важливий елемент організації праці передбачає по суті пошук оптимальних варіантів взаємодії основних і допоміжних робітників, що дозволяє забезпечити безперебійне постачання робочих місць вихідною сировиною, матеріалами, заготовками, послугами налагоджувального і ремонтного характеру, транспортним та господарським обслуговуванням та ін;
4) оптимізація трудового процесу шляхом впровадження раціональних методів і прийомів праці передбачає побудову будь-якого трудового процесу на основі прийомів і методів праці, які забезпечують максимальну економію робочого часу при найменших витратах фізичної енергії і оптимальному темпі роботи;
5) створення сприятливих умов праці на робочих місцях, раціоналізація режимів праці та відпочинку передбачають встановлення науково обгрунтованих річних, тижневих, добових і змінних режимів праці та відпочинку, комфортних умов праці на кожному робочому місці, що забезпечують стійку працездатність людей протягом тривалого періоду часу і збереження їх здоров'я;
6) атестація і раціоналізація робочих місць, що представляють собою періодичний облік, всебічну оцінку та атестацію робочих місць на предмет їх відповідності сучасним вимогам, а у випадку цього невідповідності - розробку заходів щодо їх раціоналізації;
7) нормування праці, що представляє собою діяльність по управлінню працею і виробництвом, спрямовану на встановлення необхідних витрат та результатів праці, а також відповідності між чисельністю різних груп персоналу і кількістю одиниць обладнання.
Зазначені напрями організації праці керівника нерозривно пов'язані між собою, тому їх слід розглядати як систему. Всі вони в рівній мірі відносяться до основних і допоміжним робітникам, спеціалістам і службовцям.
Резюме
Правило 1. Щиро цікавтеся іншими людьми.
Правило 2. Посміхайтеся.
Правило 3. Ім'я людини - самий солодкий і важливий для нього звук на будь-якій мові.
Правило 4. Будьте гарним слухачем, заохочуйте інших говорити про самих себе.
Правило 5. Говоріть більше про те, що цікавить вашого
співрозмовника.
Правило 6. Навіюйте співрозмовнику свідомість його значущості і робіть це щиро.
Загалом трудову діяльність керівника можна розділити на 4 функції. Це: планування, організація, мотивація, контроль. Але не слід думати, що тільки керівник виконує ці функції. Йому активно допомагають інші працівники. Мета роботи керівника - виробити напрямок розвитку і правильно організувати роботу.
Керівник як було зазначено вище - особливий працівник в організації і тому йому властиве деякі особливості, які відрізняють його від інших членів колективу. Можна виділити наступні особливості:
-Керівники безпосередньо не пов'язані зі створенням матеріальних цінностей, хоча активно беруть участь в організації виробництва; на тему:
«Особливості організації праці керівника»
2003
План
Введення
1.Методичні основи організації праці
1.1.Сущность та зміст організації праці керівника
1.2.Задачі і напрями організації праці керівника
1.3.Трудовая діяльність керівника, її особливість, зміст.
2.Організація праці управлінського персоналу. ЇЇ особливості. Зв'язок з НОТ.3.Деятельность керівника в структурі управління.
Шляхи поліпшення організації праці керівника.
4.Управленческая позиція керівника. Шляхи її вдосконалення. Стиль керівництва. Особливості праці керівника
Висновок
Список використаних джерел.
ВведенняДля ефективного функціонування сучасного виробництва, заснованого на застосуванні складної техніки і технологій, що характеризується великою кількістю внутрішньовиробничих зв'язків та інформаційних потоків у сфері управління, необхідні чітка організація праці керівника, застосування прогресивних норм і нормативів, які є основою не тільки організації праці на робочих місцях, а й планування, організації виробничих процесів і управління виробництвом. Відповідність форм організації праці керівника і якості його нормування рівню розвитку техніки і технологій слугує головною умовою досягнення високої ефективності виробництва.
Будучи важливою складовою частиною організації виробничого процесу, організація праці керівника як самостійна галузь економічної роботи на підприємстві має особливий зміст, сферу дослідження і методи вивчення виробничої діяльності людини.
Виникла на стику багатьох наукових дисциплін, наука про організацію праці грунтується на використанні математики, фізіології і психології, соціальних аспектів трудової діяльності. Це дозволяє, з одного боку, комплексно підходити до вибору оптимальних варіантів взаємодії людини з технічними засобами виробництва, а з іншого, глибоко диференціюючи складні явища на прості, всебічно їх дослідити і шляхом моделювання знаходити найбільш ефективні рішення. Таким чином, всі рішення і області організації праці приймаються на основі всебічного аналізу, точного обліку, научнообоснованних методик.
В умовах ринкової економіки виникає об'єктивна необхідність у підвищенні ролі організації праці керівника. З появою підприємств різних форм власності, розширенням їх прав результативність їх діяльності та заробітна плата працівників прямо залежать від ефективного використання факторів виробництва. А цього можна домогтися лише використовуючи можливості вдосконалення організації та нормування праці. Це найбільш доцільний шлях, який не потребує істотних витрат. Як показує практика, скорочення витрат праці, як правило, забезпечує одночасне зниження витрат на одиницю продукції. У результаті досягається зниження собівартості продукції навіть на підприємствах з низькою часткою заробітної плати в її складі.
Для цього необхідно, щоб організація праці керівника в повній мірі виконувала свої функції. Тому при встановленні норм праці в першу чергу повинні враховуватися такі організаційно-технічні умови, які забезпечують ефективне використання техніки, технології та робочого часу.
Метою даної курсової роботи, є розгляд організації праці керівників. Тобто, як організувати роботу керівника, щоб його праця була найбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця керівника настільки специфічний, що правильно організувати його досить проблематично. Уміння ефективно керувати, що це, наука чи мистецтво? Однозначної відповіді на це питання, напевно, не дасть ніхто. Можна лише припустити, що це якийсь синтез науки і мистецтва управління. І тому в цій роботі будуть по можливості розглянуті всі нюанси і шляхи підвищення ефективності роботи керівника.
1.Методичні основи організації праці
1.1.Сущность та зміст організації праці керівника
Сучасний рівень розвитку продуктивних сил, характеризується використанням складної і різноманітної техніки і технології виробництва, великими масштабами випуску продукції, багатономенклатурної кооперацією, передбачає спільну працю великої кількості людей. Така праця немислимий без удосконалення організації праці керівника, яка виступає як упорядкована система взаємодії працівників із засобами виробництва й один з одним в єдиному виробничому процесі. У всіх сферах людської діяльності і в усі часи краще організована праця при інших рівних умовах забезпечував досягнення більш високих результатів.
Значення організації праці керівника зростає в міру розвитку ринкових відносин, що сприяють відродженню конкуренції, при якій більшої ваги набуває результативність праці, що надає вирішальний вплив на ефективність виробництва. Крім того, у міру технічного вдосконалення виробництва зростає ціна одиниці робочого часу. Правильна організація праці керівника сприяє раціональному використанню обладнання і часу, що працюють на ньому, що підвищує продуктивність праці, знижує собівартість продукції, збільшує рентабельність виробництва.
Рівень використання результатів НТП, під впливом якого відбуваються докорінні зміни в техніці, технології та організації виробництва, залежить від того, якою мірою забезпечені пропорційність і взаємозв'язок між удосконаленням техніки і відповідною зміною в організації праці. Незважаючи на вирішальний вплив на ефективність виробництва глибоких якісних змін у знаряддях праці і технологіях, що призводять до кількісних змін співвідношення між живим і уречевлена працею на користь останнього, роль людини у виробничому процесі підвищується. Праця стає все більш складним і відповідальним, а його недосконала організація має все більш серйозні негативні наслідки.
Для виявлення сутності організації праці керівника важливо чітке визначення її місця в системі організації виробництва. В економічній літературі термін «організація праці» вживається в найрізноманітніших поєднаннях: «організація виробництва, праці та управління», «організація та управління працею», «організація, нормування і оплата праці» та ін Це результат різної смислової трактування даного поняття. В одному випадку організація виробництва і організація праці розглядаються як взаємопов'язані, але відносно самостійні напрями, в іншому - організація праці розуміється як складова частина організації виробництва, яка пов'язана з організацією управління підприємством.
Процес організації праці керівника являє собою органічне з'єднання знарядь, предметів праці і самої праці. Він включає в себе:
• конструкторсько-технологічну підготовку виробництва, яка полягає у розробці конструкції виробу, технології його виготовлення, підборі обладнання, технологічної, організаційної оснащення, пристроїв та інструменту;
• матеріальну підготовку виробництва, що забезпечує постачання робочих місць необхідною сировиною, заготовками, напівфабрикатами, комплектуючими виробами, інструментом і т.д.;
• організаційно-технологічну підготовку виробництва, забезпечує регламентацію функціонування засобів виробництва, їх просторове розміщення, послідовність здійснення технологічних процесів, операцій і робіт;
• організацію праці, що забезпечує встановлення кількісних пропорцій живої праці, організацію та обслуговування робочих місць, використання раціональних методів і прийомів праці, встановлення міри праці для кожного, працюючого або груп працюючих, створення сприятливих умов праці, раціональних режимів праці та відпочинку;
• організацію управління виробництвом, що забезпечує встановлення чіткої системи лінійного керівництва, раціональну організаційну структуру управління, облік і контроль за ходом технологічного процесу і при необхідності його коригування.
Таким чином, розглядаючи організацію праці керівника як самостійний напрям економічної роботи підприємства, її не можна ізолювати від решти елементів організації виробництва. Як показує практика, найбільший ефект від впровадження заходів з організації праці досягається в тих випадках, коли їх розробка і впровадження здійснюється в комплексі з заходами щодо вдосконалення техніки і організації виробництва.
Серед напрямів організації праці керівника слід особливо виділити його нормування і планування. Це пояснюється тим, що будь-який трудовий процес будується в часі. При його проектуванні і впровадженні завжди повинно використовуватися нормування, що дозволяє не тільки встановити міру праці, а й оцінити раціональність кожного елемента, визначити кращу послідовність їх виконання.
В умовах ринкових відносин організацію праці керівника все більшою мірою пов'язують з соціально-економічними та соціально-психологічними аспектами управління підприємством, так як при конкурентній боротьбі проблема підвищення ефективності використання праці персоналу стає дуже гострою. Поряд з цим зростають вимоги до забезпечення роботодавцем нормальних умов і оптимальної напруженості праці, його змістовності.
1.2.Задачі і напрями організації праці керівника
Виходячи з визначення організації праці керівника і її особливостей, вона покликана вирішувати такі завдання:
• техніко-технологічні, які виражають вплив, який чиниться організацією і нормуванням праці на вдосконалення структури підприємства, спеціалізацію виробництв, вибір оптимальних варіантів технологічних процесів. Всі рішення, прийняті за переліченими напрямками (проектування цехів, розробка нових технологічних процесів, конструювання обладнання та оснащення тощо), вимагають використання одного з критеріїв - трудомісткості трудових процесів, що встановлюється за допомогою такого напрямку організації праці, як нормування;
• економічні, які виражають спрямованість організації праці на створення такої системи взаємозв'язку людини із засобами виробництва й один з одним, яка забезпечує максимальну продуктивність праці, мінімальну собівартість виготовлення продукції, високу рентабельність виробництва. Такий взаємозв'язок забезпечується на основі вибору оптимальних варіантів розподілу і кооперації праці, застосування передових прийомів і методів праці на робочих місцях, оптимальних систем їх обслуговування, встановлення обгрунтованих і напружених норм праці, створення комфортних умов праці;
• психофізіологічні, які передбачають створення сприятливих умов праці на робочих місцях, що забезпечують високу і стійку працездатність людини протягом тривалого періоду часу, збереження його здоров'я. Це стає можливим завдяки застосуванню при організації трудового процесу фізіологічно обгрунтованих режимів праці та відпочинку, оптимізації темпу робіт при встановленні робочим міри праці, створення на робочих місцях нормальних умов праці;
• соціальні, що ставлять за мету підвищення змістовності та привабливості праці. Вони вирішуються за допомогою вибору раціональних форм поділу і кооперації праці, що забезпечують оптимальне поєднання фізичних і розумових зусиль працюють при виконанні покладених на них функцій або робіт.
Рішення психофізіологічних і соціальних завдань створює умови для гуманізації праці, що представляє собою облік людського фактора при організації праці. Під гуманізацією розуміється створення таких умов на підприємстві, які найбільшою мірою враховують психофізіологічні та соціальні потреби працівників. Гуманізація - найважливіша вимога організації праці, реалізувати що досить складно. Для цього іноді необхідно поступитися принципом економічності.
Всі перераховані завдання вирішуються в комплексі, причому в ув'язці не тільки між собою, але і з удосконаленням техніки, технології, організації виробництва і управління. Тільки такий підхід може забезпечити максимальну ефективність організації праці, напрями якої, виходячи з перерахованих груп завдань, можна сформулювати наступним чином:
1) розробка раціональних форм поділу і кооперації праці заснована на відокремленні частин виробничого процесу виходячи з їх технологічних особливостей, виконуваних функцій і кваліфікаційних вимог до робітників. Іншою стороною цієї діяльності є встановлення тісних зв'язків між різними групами працівників та окремими працівниками в процесі їх спільної праці. Поділяючи працю, одночасно розробляють систему його кооперації;
2) організація робочих місць припускає оснащення засобами виробництва, предметами праці, інструментом, пристосуваннями і оснащенням, засобами зв'язку, а також їх раціональне розміщення на робочому майданчику і в робочій зоні, що сприяє застосуванню раціональних методів і прийомів праці і в кінцевому підсумку - високої ефективності праці кожного працівника;
3) обслуговування робочих місць як важливий елемент організації праці передбачає по суті пошук оптимальних варіантів взаємодії основних і допоміжних робітників, що дозволяє забезпечити безперебійне постачання робочих місць вихідною сировиною, матеріалами, заготовками, послугами налагоджувального і ремонтного характеру, транспортним та господарським обслуговуванням та ін;
4) оптимізація трудового процесу шляхом впровадження раціональних методів і прийомів праці передбачає побудову будь-якого трудового процесу на основі прийомів і методів праці, які забезпечують максимальну економію робочого часу при найменших витратах фізичної енергії і оптимальному темпі роботи;
5) створення сприятливих умов праці на робочих місцях, раціоналізація режимів праці та відпочинку передбачають встановлення науково обгрунтованих річних, тижневих, добових і змінних режимів праці та відпочинку, комфортних умов праці на кожному робочому місці, що забезпечують стійку працездатність людей протягом тривалого періоду часу і збереження їх здоров'я;
6) атестація і раціоналізація робочих місць, що представляють собою періодичний облік, всебічну оцінку та атестацію робочих місць на предмет їх відповідності сучасним вимогам, а у випадку цього невідповідності - розробку заходів щодо їх раціоналізації;
7) нормування праці, що представляє собою діяльність по управлінню працею і виробництвом, спрямовану на встановлення необхідних витрат та результатів праці, а також відповідності між чисельністю різних груп персоналу і кількістю одиниць обладнання.
Зазначені напрями організації праці керівника нерозривно пов'язані між собою, тому їх слід розглядати як систему. Всі вони в рівній мірі відносяться до основних і допоміжним робітникам, спеціалістам і службовцям.
Резюме
Правило 1. Щиро цікавтеся іншими людьми.
Правило 2. Посміхайтеся.
Правило 3. Ім'я людини - самий солодкий і важливий для нього звук на будь-якій мові.
Правило 4. Будьте гарним слухачем, заохочуйте інших говорити про самих себе.
Правило 5. Говоріть більше про те, що цікавить вашого
співрозмовника.
Правило 6. Навіюйте співрозмовнику свідомість його значущості і робіть це щиро.
1.3.Трудовая діяльність керівника, її особливість, зміст.
Керівник, як особливий вид працівників, є важливою складовою частиною колективу. Колектив тільки тоді досягне мети, якщо всі будуть працювати в дусі співробітництва та взаєморозуміння. Але коли керівник не може правильно організувати роботу, то всі зусилля інших членів колективу будуть марні.Загалом трудову діяльність керівника можна розділити на 4 функції. Це: планування, організація, мотивація, контроль. Але не слід думати, що тільки керівник виконує ці функції. Йому активно допомагають інші працівники. Мета роботи керівника - виробити напрямок розвитку і правильно організувати роботу.
Керівник як було зазначено вище - особливий працівник в організації і тому йому властиве деякі особливості, які відрізняють його від інших членів колективу. Можна виділити наступні особливості:
- Робота керівника в основному розумова;
- Нелімітірованность роботи керівника;
-Підвищені нервово-психічні зусилля керівника пов'язані з керуванням людьми і прийняттям відповідальних рішень;
-Праця керівників не подається кількісному обліку;
-Необхідність ухвалення великої кількості рішень за короткий період;
Якщо робітник протягом своєї робочої зміни виконує, в основному, кілька операцій, то керівник протягом свого робочого дня виконує безліч всіляких операцій;
Робота керівника в основному не має чіткого завершення.
Всі перераховані вище особливості необхідно враховувати при організації праці керівника і розглядати їх всі разом і взаємопов'язано один з одним.
Ми розглянули особливості роботи керівника, але для ефективної організації праці необхідно з'ясувати, чим займається керівник протягом робочого дня. Як вже було зазначено вище робочий день керівника не лімітований і різноманітний. Якщо представити в загальному вигляді, то можна сказати, що керівник протягом свого робочого дня виконує наступні види робіт (за даними різних джерел):
Заплановані засідання, зустрічі »60 - 65%;
Розмови по телефону »3 - 6%;
Робота з документами »17 - 22%;
Поїздки, огляди »3 - 7%;
Незаплановані зустрічі »7%;
Відпочинок »2%;
Втрати часу »2%.
Наведені вище дані характеризують загальну ситуацію і варіюють залежно від особливості праці. Керівник або дослідник, займаючись аналізом трудового процесу, повинен враховувати особливості своєї організації. Для всебічного і повного аналізу витрат робочого часу необхідно проводити постійну роботу з обліку витрат.
2.Організація праці управлінського персоналу. ЇЇ особливості. Зв'язок з НОТ.
Організація праці керівника-організаційна система, що має своєю метою досягнення найкращих результатів використання живої праці в процесі виробництва.
До числа елементів організації праці керівника, слід віднести:
-Організацію праці в колективі (розподіл праці, регламентація праці за змістом, регламентація праці за часом), вибір систем і методів роботи;
-Специфічні проблеми організації особистої праці (планування і розподіл робочого часу, управління потоком відвідувачів, індивідуальний робочий стиль, раціональне ведення корреспонд ції і т. д.);
-Організацію використання засобів обчислювальної та оргтехніки;
- Заходи з охорони праці, щоб забезпечити безпечні умови, як для самого виконавця, так і для оточуючих його людей;
- Заходи щодо зміцнення дисципліни праці й усунення втрат робочого часу;
-Створення матеріальної і моральної зацікавленості в поліпшенні як індивідуальних, так і колективних результатів праці;
-Підвищення кваліфікації і культурно-технічного рівня працюючих;
- Регламентування праці та відпочинку;
-Виробничу естетику, пристрій, оснащення робочих місць і правильне їх обслуговування.
Перераховані вище загальні для будь-якого об'єднання працівників елементи системи організації праці як керівника на різних підприємствах і в різних соціально-економічних умовах реалізуються по-різному.
Проте успішна реалізація на практиці кожного з цих елементів призводить, як правило, до підвищення продуктивності праці на підприємстві.
Отже, можна говорити про те, що організація праці керівника являє собою сукупність прогресивних організаційних і технічних заходів, що забезпечують систематичне підвищення продуктивності праці.
У сукупності заходів з організації праці керівника величезне значення має мобілізація внутрішньовиробничих резервів, які можна підрозділити на дві групи:
резерви зниження трудомісткості продукції;
резерви використання робочого часу.
Резерви першого виду можуть бути виявлені і використані в результаті економії часу, що витрачається безпосередньо на виготовлення продукції або на виконання інших виробничих робіт. Резерви другого виду можуть бути розкриті й реалізовані шляхом раціонального використання фонду робочого часу, що має даний колектив працівників. Раціональна організація праці є необхідною передумовою підвищення його продуктивності, виявлення і використання всіх резервів, пов'язаних як зі зниженням трудомісткості продукції, так і з ліквідацією втрат робочого часу.
Організація праці керівника спирається на пізнання і використання економічних законів, законів фізіології і психології праці, дані досліджень соціологічної науки, а також математики та кібернетики, базується на знаннях юридичної науки. У тому випадку, якщо практичного впровадження конкретних заходів з організації праці передує науковий аналіз трудових процесів і умов їх виконання, а дані практичні заходи базуються на досягненнях сучасної науки і передового досвіду, ми маємо справу з науковою організацією праці (НОП).
Цілком неправомірні спроби розмежувати два поняття - «організація праці керівника» і «наукова організація праці». Різниця між першим і другим поняттями визначається методами, підходами до вирішення одних і тих же проблем, ступенем наукової обгрунтованості конкретних рішень. У даному випадку можна говорити про те, що наукова організація праці не допускає вирішення практичних питань організації праці, спираючись на використання суб'єктивних, 3 емпіричних оцінок і думок, а реалізує всю сукупність досягнень сучасної науки і практики, забезпечуючи при цьому найбільш раціональну та ефективну організацію праці . На практиці НОТ вирішує три взаємопов'язані завдання: економічну, психофізіологічну і соціальну.
Економічна завдання НОП полягає у створенні умов для доцільного використання техніки, матеріалів і сировини, що забезпечує економію живої та уречевленої праці на виробництво одиниці продукції.
Психофізіологічна завдання пов'язана з створенням найбільш сприятливих умов праці, які забезпечують збереження фізичного здоров'я та безпеки людей, підтримка високого рівня їх працездатності.
Соціальна завдання направлене на підвищення ступеня задоволеності людей працею, створення умов, які забезпечують зростання їх професійних знань.
Наведене вище визначення організації праці як організаційної системи характеризує дане поняття в статиці, розкриваючи його суть з точки зору характеру розв'язуваних завдань. Однак організацію праці керівника слід розглядати і в динаміці як процес вдосконалення її форм і методів НОП не можна представляти як простий комплекс заходів, здійснення яких забезпечує справді наукову організацію праці. Беручи до уваги постійне вдосконалення і розвиток технічної бази, технологічних процесів, слід домагатися динамічного розвитку і вдосконалення форм організації праці. Таким чином, можна впевнено говорити, що НОТ представляє собою постійний творчий процес, що забезпечує відповідність організації праці змінюється рівню розвитку техніки і технології виробництва.
Організація процесів праці керівника включає проектування і впровадження раціональних систем і методів виконання, покладених на нього функцій з урахуванням застосування необхідних технічних засобів, а також передбачає певну ступінь регламентації праці за змістом і в часі. Це забезпечує необхідний порядок і організованість при виконанні керівником посадових обов'язків, при прийнятті та реалізації управлінських рішень. Регламентація праці означає встановлення суворе дотримання певних правил, інструкцій, нормативів, заснованих на об'єктивних закономірностях, властивих наукової орга-іізаціі праці.
Від використовуваних методів і організації праці керівника багато в чому залежить успіх роботи всього виробничого колективу.
Коли мало уваги приділяється вивченню та застосуванню наукових принципів організації праці, їх замінюють емпірично знайдені, в яких вдалі прийоми сусідять з неефективними методами. Застарілі методи роботи та нераціональний індивідуальний робочий стиль перетворюють трудовий колектив в найбільш слабка ланка системи управління.
Однак слід пам'ятати про те, що праця керівника не тільки об'єктивно зумовлений, але і носить ініціативний, творчий характер. У цьому зв'язку можна говорити про те, що принципи і правила НОТ вимагають творчого осмислення для визначення ступеня їх застосовності з урахуванням складної виробничої ситуації. У даному випадку принципи і правила слугують лише вихідним пунктом для роботи керівника над вдосконаленням індивідуального робочого стилю, навичок і методів організації своєї праці.
У даний період 40-60% робочого часу керівників витрачається на виконання таких видів діяльності, які могли б виконуватися фахівцями більш низької кваліфікації. Багато часу втрачається на пошук необхідної інформації, даних і документів. Це свідчить про необхідність автоматизації рутинних операцій, більш широкого застосування в практиці управлінської діяльності засобів обчислювальної та організаційної техніки. Комплексна автоматизація управлінського праці повинна проводитися на базі впровадження сучасних інформаційних технологій, що забезпечить збільшення ступеня автоматизації всіх інформаційних процесів та організації.
3.Деятельность керівника в структурі управління.
Шляхи поліпшення організації праці керівника.
Ми вже відзначали, що посилення нестабільності зовнішнього середовища зажадало змін у способах управління виробничою організацією, щоб вона була здатна реагувати на зміни зовнішніх умов.
Раніше, у стабільних умовах, панувала т.зв. «Раціональна організація» (головними теоретиками якої були Ф. Тейлор і М. Вебер). Вона передбачала порядок, встановлений чітко розробленими правилами. Раціоналістичне напрямок мав і має широке поширення. Воно пройшло шлях від поліпшення трудових операцій шляхом хронометражу, до впровадження ЕОМ, промислових роботів і цільових програм.
Раціональне управління грунтується на ряді принципів, головні з яких:
- Чітка структура управління: хто за що відповідає, кому підпорядковується, з ким і з яких питань взаємодіє;
- Відомі й дотримувані правила роботи;
-Система контролю за цими правилами із застосуванням відповідних стимулів і санкцій до підлеглих.
-Оцінка діяльності на підставі цих принципів.
Існують певні правила, які дотримуються при організації процесу «мозкового штурму».
1. Не критикувати і не обсмикувати мовця.
2. Ніколи не називати висловлену ідею нереальною або абсурдною.
3. Необхідно намагатися набирати якомога більшу кількість ідей, не звертаючи уваги на їхню якість. «Мозковий штурм» створює передумови для творчого мислення, тому, чим більше пропозицій, тим краще.
4. Слід всіляко вітати творчі пориви. Кожен учасник може розвинути ідеї, висловлені іншими.
5. Всі пропозиції повинні обов'язково фіксуватися.
Розглянувши головні підходи до управління виробничою організацією, перейдемо до аналізу управлінських цінностей і моделей поведінки керівника.
Перш за все, зауважимо, що слід розрізняти терміни керівництво та управління. Керівництво є система адміністративних, командно-розпорядчих впливів. Управління система прийомів і правил щодо найбільш ефективного використання працівників для досягнення виробничих цілей організації та особистих цілей працівників. Управління - це не тільки наука, але й мистецтво.
Стиль управління значною мірою залежить від рівня культури та ціннісних орієнтації керуй гелю. Стиль роботи керівника, особливість я організації праці руководителя.__________________________________________________________________________________, його компетентність у сучасних динамічно мінливих соціально-економічних умовах визначає успішну роботу очолюваної ним організації.
Якщо узагальнити багатогранну діяльність керівника, то можна виділити три її головних напрямки:
• управління техніко-технологічної підсистемою підприємства;
• управління його економічної підсистемою;
• управління соціального підсистемою - виробничим колективом.
І хоча в реальній практиці управління цими підсистемами представляє собою єдиний процес, все ж слід констатувати, що управління колективом представляє найбільш складне завдання для керівника, принаймні, з двох причин. По-перше, соціальна організація має виняткову складністю, особливо в сфері неформальних відносин, по-друге, тому, що в переважній своїй більшості керівники є технічними фахівцями, інженерами, яких у технічному вузі мистецтву управління людьми вчать явно недостатньо.
Вони знають цілі організації, але не завжди чітко уявляють, що працівники мають свої власні цілі, далеко не завжди збігаються з цілями організації. А мистецтво керівника і полягає в умінні узгоджувати особисті цілі працівників, їх потреби і інтереси з цілями та інтересами організації. Керівник постійно знаходиться в системі відносин з керованим ним колективом, вищим керівництвом і суміжними керівниками.
Практика показує, що у взаєминах керівника і колективу часом виникають критичні ситуації, які неможливо ні пояснити, ні спростувати посиланнями на «об'єктивні обставини». Вони є прояв низької управлінської культури керівника, яка полягає в недооцінці «людського фактора» виробництва.
На наших підприємствах принципи управління в багатьох випадках такі ж, які були на початку століття, коли широкого поширення набула система Тейлора. Як відомо, концепція тейлоризму виходить з установки, що виконавець ледачий і пасивний і тому вимагає по відношенню до себе жорстких стандартизованих управлінських впливів. Сучасне ж розуміння культури єдиноначальності включає в себе дуже великий арсенал прийомів роботи з людьми, які прийняли характер норм. Серед них можна виділити наступні:
1. Чітке розуміння керівником суспільно значущих цінностей.
2. Чітке бачення перспектив розвитку.
3. Інноваційний, творчий підхід до вирішення виникаючих проблем.
4. Знання принципів управління.
5. Постійний саморозвиток.
6. Уміння налагодити групову роботу.
7. Коректна манера поведінки, здатність керувати собою, шанобливе ставлення до підлеглих.
8. Знання основ соціальної психології.
Складні і багатопланові аспекти роботи керівника можна об'єднати в три основні стилі керівництва:
- Директивний стиль (авторитарний);
- Колегіальний стиль (демократичний);
- Нейтральний стиль (попустительский).
Директивний стиль характеризується високою централізацією керівництва, переважанням одностайності. Керівник вимагає повної інформації про всіх виробничих питаннях, включаючи другорядні, рішення приймає одноосібно, до думки колективу не прислухається. Основними методами управління є накази, розпорядження, санкціями - догани, зауваження, позбавлення премій та інших пільг. Інтереси справи стають значно вище інтересів людей, у спілкуванні переважає наказовий тон.
Колегіальний (демократичний) стиль характерний тим, що між керівником, його заступниками та підлеглими повноваження і відповідальність розподіляються відповідно до їх посадовим становищем. Керівник, що дотримується цього стилю, завжди з'ясовує думку колективу з усіх важливих виробничих питань і приймає колегіальні рішення. Колектив регулярно інформується про стан справ на виробництві. Керівник дбає про сприятливий психологічний клімат у колективі, прагне до органічного поєднання інтересів справи та інтересів людей.
Нейтральний (попустительский) стиль характеризується тим, що керівник усувається від активної участі в управлінні колективом. Такий керівник або чекає вказівок зверху, або потрапляє під вплив колективу. Керівник прагне не ризикувати, вважає за краще, щоб виникаючі проблеми або конфлікти вирішувалися самі собою, прагне зняти з себе персональну відповідальність. Такий стиль керівництва рано чи пізно призводить до виникнення некерованих конфліктних ситуацій, які найчастіше вирішуються втручанням вищестоящої організації шляхом зміни керівництва.
Вищевказані стилі керівництва з точки зору їх формальної характеристики та змістовної сторони можуть бути представлені наступною схемою, запропонованої відомим фахівцем у галузі соціальної психології К. Левіним.
Слід зауважити, однак, що при характеристиці стилів керівництва істотним моментом є та обставина, що в чистому вигляді той чи інший стиль може себе і не виявити. Він зумовлений низкою соціально-психологічних факторів, які з неминучістю доводиться мати на увазі керівнику, а саме: специфіку наявної ситуації, своєрідність вирішуваних завдань, кваліфікацію і спрацьованість членів колективу, їх особистісні особливості і т.д.
РЕЗЮМЕ:
Правило I. Вірний спосіб отримати перемогу в суперечці - це ухилитися від нього.
Правило 2. Проявляйте повагу до думки співрозмовника, ніколи не кажіть, що він не правий.
Правило 3. Якщо ви не праві, визнайте це швидко і рішуче.
Правило 4. З самого початку дотримуйтеся доброзичливого тону.
Правила 5. Зумійте змусити співрозмовника відразу ж відповісти вам "так".
Правило 6. Давайте більшу частину часу говорити співрозмовника.
Правимо 7. Нехай співрозмовник вважає, що висловлена вами думка належить йому.
Правило 8. Завжди прагніть щиро дивитися на речі з точки зору співрозмовника.
Правило 9. Відноситеся співчутливо до думок і бажань інших.
Правило 10. Кличте до більш шляхетних мотивів.
Правило II. Подавайте свої ідеї ефектно.
Правило 12. Кидайте виклик, зачіпайте за живе.
4.Управленческая позиція керівника. Шляхи її вдосконалення. Стиль керівництва. Особливості праці керівника.
У структурі управлінської позиції керівника (УПР) виділяються два головні компоненти: влада і авторитет. Влада є така форма соціальних відносин, яка визначає дії інших людей за допомогою адміністративно-правових механізмів. Система влади включає в себе відносини панування і підпорядкування, відносини субординації (багаторівневого підпорядкування) та ієрархії. Авторитет, на відміну від влади, є персональна характеристика того чи іншого керівника. Авторитет грунтується на повазі і, внаслідок цього, добровільному підпорядкуванні особистості, а не посади. На посаду призначають, авторитет завойовують. Якщо владні повноваження підкріплені авторитетом, це істотно зміцнює УПР.
Ми ж розглянемо соціальний аспект, чинники, які негативно впливають на оцінку працівниками керівника, послаблюють його управлінську позицію. Ці фактори можуть бути зведені, в основному, до наступних:
1. Некритична відданість прецедентів, минулого досвіду. Досвід - це завжди минуле знання, а дійсність --- поєднання нових ситуацій, які вимагають нових рішень.
2. Необ'єктивна оцінка кадрів, визначає їх подальшу поведінку. Вона зводиться до наступних позиціях:
- Помилка зайвої поблажливості - тенденція оцінювати всіх працівників вище їхнього справжнього рівня;
- Помилка надмірної вимогливості - тенденція оцінювати працівників нижче їх істинного рівня. Вважається, що при цьому підвищується особиста відповідальність працівників, хоча буває якраз навпаки;
- Помилка особистої схильності ситуація, коли особисте пристрасть керівника впливає на оцінку більше, ніж ділові якості працівника;
- Помилка по свіжості вражень - тенденція використовувати лише останні події діяльності працівника як базу для рішення про його рейтингу замість того, щоб аналізувати результативність за більш тривалі відрізки часу;
- Помилка під впливом «ефекту ореола», коли керівник оцінює працівника на основі загального враження (хорошого або поганого), яке справив на нього працівник.
Управлінський стиль є сукупність типових поглядів, цінностей, поділюваних керівником по відношенню до керованого ним колективу. Найбільш типовими є наступні стилі управлінського мислення: технократичний, фінансовий, юридичний та соціологічний. Зрозуміло, в реальній практиці управління всі вони поєднуються, по мова йде про те, яка позиція переважає.
Визначальними властивостями технократичного стилю мислення є орієнтація на модель єдиного найкращого шляху, одного разу зафіксованої мети, неприйнятність участі у виробленні рішень тих, хто не є професійними фахівцями у даній сфері діяльності. З ними допускається, і то в крайньому випадку, обговорення цілей, але не коштів. Інтерес виконавців, їх бачення проблеми не вважається чинником, вартим уваги.
Технократичне мислення, перенесене в соціальну сферу, породжує корпоративність адміністративного управління, опір нововведенням. При цьому стає неможливим мобілізувати соціальний потенціал організації. Як правило, керівники з технократичним мисленням є прихильниками існуючої системи з усіма її достоїнствами і недоліками, противниками змін.
Фінансове мислення грунтується на пріоритеті економічних категорій, оцінці результатів діяльності виробничої організації у вартісному вираженні, однак воно не дуже зв'язується з процесами соціальних змін і нововведеннями, що випливають із цих змін.
Юридичне мислення концентрує свою увагу на формальний бік взаємин, відповідальності, виконанні зобов'язань, правових процедур. Таке розуміння, безумовно. надзвичайно важливо для утвердження принципів правової економіки, успішного розвитку цивілізованих ринкових відносин. Тим не менше в юридичному мисленні заміню надання виключної ролі юридичним нормам в регулюванні трудової діяльності без достатнього врахування конкретних умов соціально-економічного життя організації.
Особливо слід зупинитися на соціологічному стилі мислення. Він містить в собі розуміння людини як визначального чинника виробництва, як соціального діяча у всьому багатстві технічних, економічних, юридичних і особливо соціальних відносин. Такий стиль дає можливість керівнику керувати організацією, з огляду на можливість виробляти стратегію її розвитку в умовах, що змінюються. Саме ж це розвиток стає провідним фактором прийняття ефективних управлінських рішень у нестандартних ситуаціях, використовуючи соціальний потенціал керованої організації.
У процесі організації праці керівника не потрібно доходити до абсурду - праця керівника дуже специфічний і неповторний (див. стор 5). При організації роботи необхідно враховувати всі нюанси у всьому обсязі і тісному взаємозв'язку.
При розгляді питання організація робочого місця необхідно враховувати наступні моменти:
1. Внутрішній об'єм і форма кабінету. У залежності від рангу керівника прийнятна площа буде від 20 до 50 м 2 і висота кабінету мінімум 3,5 м. Форма кабінету. Також має велике значення, так як робочий кабінет керівника не просто місце де він безпосередньо працює, але і як правило місце проведення планерок, зборів, нарад. З огляду на це найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін 1:2;
2. Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
2.1. Антропометричні показники. Є введу зростання, довжину корпусу, довжину рук і інше;
2.2. Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху та іншого;
2.3. Раціональне планування і компонування меблів;
2.4. Меблі повинні виглядати естетично.
3. Обладнання. Для нормальної роботи керівника необхідно мати:
3.1. Канцелярське приладдя.
3.2. Два телефони. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефон для зв'язку усередині організації), а інший для виходу за межі організації. Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості повинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар, а якщо необхідно перемикати дзвінок на керівника. Це дозволить менше відволікати керівника.
3.3. Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна представити нормальної роботи керівника. По-перше комп'ютер дозволяє зробити роботу практично безпаперовій, по-друге за допомогою комп'ютера можна швидко отримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє він дозволяє бути в курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, що повністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки при наявності: хорошого програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі і що найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
3.4. Щоденник. Дуже необхідна річ, що дозволяє керівнику незабутній призначені зустрічі або іншу корисну інформацію.
4. Кольорове оформлення кабінету. Колірні тони повинні бути не різкими, м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий, бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але і збільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб всі поверхні були матовими, тому що блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
Вихідні документ є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена та написана грамотно. В основному друк вихідних документів у віданні секретаря. Завдання керівника скласти документ (керівник повинен складати тільки ті документи, які не можуть бути складені ким-небудь іншим). У процесі складання документа, ділового листа й іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цього досить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити не великі виправлення.
Складніше справа з вхідними документами. У залежності від розміру підприємства зростає кількість кореспонденції і самому керівнику просто немислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинен прийти секретар або спеціальний підрозділ, в обов'язки, яких входить:
Реєстрація надходить кореспонденції.
Сортування в залежності від призначення.
Відбір документів, які адресовані керівнику або знаходяться в його прямої компетенції.
Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє керівникові відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна наприклад розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі у керівника повинен стояти спеціальний лоток для паперів з декількома відділеннями, в які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців і іншого.
Керівник, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості повинен поставити резолюцію.
Зберігає документи в кабінеті керівника немає ні якої необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певними ознаками, за якими їх легко було б знайти. З повсюдним впровадженням комп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти на них. Це заощадить час на їх пошук і місце.
Мистецтво в користуванні телефоном полягає в максимальній економії часу на телефонні бесіди при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей.
Велику допомогу при телефонному обслуговуванні надає керівнику правильно організований довідковий апарат. Зручно для цих цілей використовувати комп'ютер. Крім цього керівнику зручно мати при собі особистий довідник з адресами і телефонами, який регулярно повинен перевірятися, обновлятися і доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища, імені та по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посаду або справу, з якою він пов'язаний.
Тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути гранично мінімальної при максимальній інформативності.
Для того щоб телефонна розмова тривав мінімальну кількість часу, потрібно його ретельно спланувати, попередньо скласти коротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову і записати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а також питання, які можуть виникнути в ході бесіди.
Необхідну зорову зв'язок люди зазвичай прагнуть заповнити зайвимбагатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду. Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальна тривалість їх п'ять-шість хвилин.
Наради, на противагу планірки, більш довготривалі і не носять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадах обговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарада є ефективною формою вироблення групових рішень. Від того наскільки ефективно він проводяться, залежить якість прийнятих рішень. Сплановані й організовані певним чином наради допомагають зменшить втрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень. При підготовки до наради необхідно:
Чітко і однозначно визначити тему наради та її мета;
Можна за одну нараду вирішити кілька питань;
Ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільну послідовність питань;
Заздалегідь познайомити учасників з тими фактами, які можуть обговорюватися в ході дискусії;
Як можна раніше надіслати запрошення учасникам;
Вибрати приміщення для засідань (кабінет керівника або спеціальна кімната) з хорошою вентиляцією і нормальною температурою;
Учасникам наради виробити можливі рішення по пропонованих питань.
Чіткі планування, підготовка і проведення бесіди займуть менше часу, ніж випадкова розмова.
Послідовність питань, розглянутих на нараді, необхідно спланувати враховуючи, що в ході наради, в залежності від його тривалості, знижується працездатність учасників. Так пік працездатності спостерігається через 15 - 20 хв. після початку наради. Потім продуктивність падає і через 1,5 години майже повністю зникає.
Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хто безпосередньо потрібен при обговорення питань. При проведенні нарад необхідно враховувати, що дуже велика кількість учасників позначиться на ході наради. Оптимальна кількість від 5 до 12 осіб, в залежності від вирішуваних питань. Будь-яку нараду необхідно закінчувати протоколом наради, де відбивається виконавці, їхні дії та інша інформація.
Перш за все необхідно зазначити, що продуктивність керівника протягом робочого дня різна. Так пік продуктивності припадає на період між 10 і 11 годинами. Потім продуктивність падає. Після обіду (між 12 і 13 годинами) продуктивність трохи зростає, але після 14 годин помітно йде на спад. У відповідність з цим необхідно важливі рішення приймати в період максимальної працездатності.
Керівник повинен ретельно планувати свій робочий день. Для цього найкраще підходять графіки роботи. У таких графіках відразу відводитися певний час протягом дня на виконання будь-яких дій, що повторюються. Наприклад: проведення нарад в вересні 2000 тривалістю 15 хвилин, прийом відвідувачів з 13 00 до 14 00 і т.д. Залишається резерв часу на непередбачені ситуації. Дотримання графіка не є строго обов'язковим, але допомагає раціонально спланувати робочий час. Керівник повинен постійно контролювати, як виконані заплановані завдання, а також робити аналіз використання робочого часу і дізнатися, чи не втрачається чи воно по одних і тих же причин. У результаті керівник краще пізнає самого себе, надалі зуміє зосередитися на вирішенні найважливіших завдань і зможе не просто працювати, а досягати високих результатів.
Перш за все важливо відповісти на питання, яка суспільна потреба лежить в основі майбутнього виступу і яким чином оратор може задовольнити цю потребу;
2. Відповідно до цього визначте мету своєї промови: чого ви хочете досягти своїм висловлюванням?;
3. Запитайте себе, що ви вже знаєте про предмет викладу. Викладіть на папері у формі тез відомості про предмет, якими володієте. Переконайтеся, що вже на цьому етапі у вас є матеріал для виступу і вам є що сказати;
4. Чітко визначте, на які питання ви повинні дати відповіді слухачам;
5. Зберіть відсутні матеріали для виступу, виберіть найважливіше, користуйтеся при цьому спеціальною літературою за темою виступу, довідковими словниками, журналами та іншими джерелами довідкового характеру;
6. Продумайте найскладніші моменти аргументації;
7. Спробуйте розбити приготований для виступу матеріал на частини;
8. Складіть тези промови з включенням до них ключової інформації, цитат, визначень.
9. Якщо немає досвіду публічних виступів необхідно потренуватися;
10. Концентрація уваги на основних питаннях змісту промови.
Помічено, що на сучасну публіку особливо сприятливо діє імпровізована мова. Читання "з папірця" не ефективно. При підготовці до виступу потрібно з'ясувати, яке коло слухачів (статево-віковою склад, інтереси), а також який тип виступу належить (наукова доповідь, лекція, виступ на зборах і т.д.). Для ефективності виступу необхідно скласти план виступу, який повинен включати:
Вступ: цитати; прислів'я та приказки; цікаві приклади; випадки і приклади, взяті з особистого досвіду; посилання на історичні приклади і факти; визначення. Тобто на початку необхідно зацікавити слухача;
Основна частина: аналіз проблеми, про яку хочемо сказати; ясність, ідейний зміст; логічно чітке виклад основних і другорядних питань; несуперечність мовлення; емоційне напруження та ін
Висновок: виклад основної думки виступу у вигляді тез; заключні висновки зі своїх висловлювань; вказівку на невирішені проблеми та шляхи їх вирішення; апелювання до слухачів (заклик до дій, застереження і ін)
Виступ повинен бути ні занадто коротким, ні занадто довгим. Основна функція виступу - привернути увагу слухачів до предмета викладу і налагодити контакт з аудиторією.
На закінчення необхідно відзначити, що успіх мовлення залежить багато в чому і від того, як говорити. Монотонно викладені факти не справлять належного ефекту. На противагу цьому емоційна з розстановкою мова (перед і після ключової фрази необхідно робити 1-2 секундну паузу) буде більш переконлива.
Всі прийоми відвідувачів можна розділити на: офіційні і неофіційні.
Офіційні прийоми можна проводити:
за столом для конференцій, нарад (див. рис. № 1). Це поставить керівника і відвідувача в однакові умови, тобто психологічно буде легше. До такого способу найкраще вдаватися, коли прийом відвідувача офіційний, але керівник хоче краще налагодити міжособистісний контакт;
за робочим столом. За робочим столом найкраще взагалі не приймати відвідувачів, тому що на ньому можуть перебувати важливі документи, які може побачити відвідувач і по ряду інших причин. За ним краще прийматипровинилися працівників. Коли керівник сидить за робочим столом, а працівник знаходитися спереду, то психологічно працівникові набагато складніше і часом одного цього вистачає, щоб не критикуючи працівник зрозумів свою провину.
Не офіційні прийоми краще проводити в "зоні відпочинку" (див. рис. № 1). Зручно розташувавшись на дивані або в кріслі керівника і співбесіднику буде легше розкріпачитися і добре налагодити міжособистісний контакт. Відвідувач, що прийшов з особистою та інтимної бесідою до керівника, буде почувати себе набагато впевненіше в такій обстановці, ніж в офіційній.
Для того, щоб обмежити час витрачається на розмову (а значить заощадити час керівника), необхідно, як вже зазначалося раніше, повідомити відвідувачу допустиму тривалість бесіди. Якщо співрозмовник не припиняє розмови, то тактовно сказати йому, що час розмови вийшло.
На закінчення необхідно відзначити, що для оптимального ведення бесіди керівник повинен:
вміти активно слухати. Тобто в процесі розповіді співрозмовника не просто мовчки, а показувати, що ви стежите заходом думки. Це, наприклад, можна зробити шляхом висловлювань типу: так-так, звичайно, безумовно, та інших;
вміти зрозуміти співрозмовника. Причому "зрозуміти не означає прийняти". Якщо керівник може правильно зрозуміти співрозмовника, то це допоможе йому прийняти правильне рішення;
вміти направити розмову в потрібне русло.
намагатися говорити на рівні співрозмовника та інше.
При підготовці до відвідування керівник повинен зібрати необхідний матеріал з того чи іншого цеху, підрозділу, щоб бути в курсі справ відбуваються в них.
Для хорошого контакту з робітниками необхідно враховувати психологічні моменти. Зокрема в цеху краще йти одягненим відповідним чином. При зустрічі з робітниками необхідно заохочувати їх прагнення висловитися з актуальних проблем. Щоб не забути внесені пропозиції їх краще коротко записувати і після аналізу впроваджувати, не забуваючи заохочувати працівників, які зробили раціоналізаторські пропозиції.
Для відвідування робочих місць краще вибирати час ближче до кінці робочого дня, коли продуктивність низька і відволікання працівників не завдасть великої шкоди.
Необхідно відзначити також, що необхідно зустрічатися з робочими не тільки в робочий час, але й в не робочий. На таких зустрічах можна обговорити загальне положення справ на підприємстві, послухати виступи працівників.
РЕЗЮМЕ
Правило 1. Починайте з похвали і щирого визнання достоїнств співрозмовника.
Правило 2. Вказуйте на помилки інших не прямо, а опосередковано.
Правило 3. Спочатку згадаймо і поговоріть про власні помилки, а потім критикуйте співбесідника.
Пролило 4. Замість того щоб щось наказувати, зачіпайте співрозмовнику питання.
Правило 5. Надавайте людям можливість врятувати свій престиж.
Правило 6. Висловлюйте людям схвалення з приводу найменшої їхньої удачі, відзначайте кожен їхній успіх, будьте "щиросерді у своїй оцінці і шефи на похвалу".
Правило 7. Створюйте людям гарну репутацію, яку вони обов'язково будуть намагатися виправдати.
Правило Я. Найчастіше вдавайтеся до заохочення, створюйте враження, що помилка, яку ви помітили, легко поправна. Робіть так, щоб те, на що ви спонукаєте людей, здавалося їм неважким.
Правило 9. Домагайтеся, щоб люди з радістю робили те, що ви пропонуєте.
Висновок
Особливістю праці керівника є контроль за виконанням управлінських рішень. Він багато в чому визначає стиль керівника. Основні типи контролю:
1. Попереджуючий контроль. При такому типі контролю керівник передбачає можливі відхилення в діловому поведінці працівників і може розробити страхувальні організаційні заходи вже на стадії прийняття рішення.
2. Констатуючий контроль. Можливий тоді, коли керівник не може у прогнозуванні ділової поведінки працівника або, більше того, націлений на пошук помилки в роботі підлеглих. Такий керівник частіше схильний застосовувати негативні санкції, які породжують виникнення конфліктних ситуацій.
3. Аналітичний контроль - це періодична перевірка. При цьому передбачається, що працівник має право на ризик, на помилку. Керівник попереджає працівника про можливі негативні результати діяльності.
4. Перспективний контроль застосовується тоді, коли керівник передає частину своїх повноважень підлеглим. Тут передбачається висока ступінь згуртованості колективу, високий ступінь взаємної довіри керівника та виконавців. Такий контроль можливий при високому рівні професійної підготовки працівників і високої мотивації до досягнення результату.
5. Поточний контроль. Це сама несприятлива форма контролю, хоча він і може мати місце в екстремальних ситуаціях. У відносно ж стабільних умовах при такій формі контролю керівник позбавляє себе перспективи. Зосередивши всі повноваження в своїх руках, він позбавляє підлеглих необхідної самостійності, йому доводиться постійно займатися виправленням помилок і своїх і підлеглих. Тим самим у нього практично не залишається часу на виконання власне управлінських функцій - визначення напрямків розвитку, проведення інноваційної політики, саморозвиток. Такий тип контролю поєднується з підвищеною емоційністю, нестійкістю відносин керівника і виконавців.
На закінчення відзначимо, що ефективне керівництво полягає не у видачі інструкцій, а у виробленні цілей і перспектив розвитку, створення обстановки ініціативного творчої праці, максимально використовуючи при цьому соціальний потенціал виробничої організації.
Нами розглянуті лише деякі основні принципи особливостей роботи керівника в організації. У реальному житті це багатогранний творчий процес, який важко вкласти у прокрустове ложе стандартних правил. Але навіть розглянуті нами аспекти свідчать про те, наскільки складна діяльність керівника в сучасних умовах, і яких різнобічних здібностей і підготовки вона вимагає.
Але всі заходи, що проводяться з метою збільшення продуктивності праці та скороченням витрат робочого часу керівника, будуть марними якщо керівник:
дотримується авторитарного методу управління. Такий керівник звик вирішувати все сам, забуваючи при цьому, що витрачає даремно багато часу;
не аналізує свою роботу з метою виявлення резервів зниження витрат робочого часу;
не присвячує час самоосвіті.
Головне, щоб у керівника було бажання поліпшити свою працю.
Шипунов В.Г., Кишкель Є.М. Основи управлінської діяльності: Учеб. для середовищ. спец. навч. закладів. - М.: Вищ. шк., 1996. - 271 с.; Іл.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.: Справа, 1995. - 704 с.
Карнегі Д. Як завоювати друзів і впливати на людей ...; Пер. з англ. / Заг. ред. і предисл. В.П. Зінченко, Ю.М. Жукова. - Мн.: ТОВ "СЛК". 1995. - 704 с.
Саркісов В.В., Шелехов В.М. Наукова організація і нормування праці в лісозаготівельній промисловості і лісовому господарстві: Підручник / За ред. В.В. Саркісова. - М.: Вищ. школа, 1982. - 335с., Іл.
Смирнов Є.Л. Довідковий посібник з НОТ. - 2-е вид., Доп. і перераб. - М.: Економіка, 1981. - 408 с.
Слід зауважити, однак, що при характеристиці стилів керівництва істотним моментом є та обставина, що в чистому вигляді той чи інший стиль може себе і не виявити. Він зумовлений низкою соціально-психологічних факторів, які з неминучістю доводиться мати на увазі керівнику, а саме: специфіку наявної ситуації, своєрідність вирішуваних завдань, кваліфікацію і спрацьованість членів колективу, їх особистісні особливості і т.д.
РЕЗЮМЕ:
Правило I. Вірний спосіб отримати перемогу в суперечці - це ухилитися від нього.
Правило 2. Проявляйте повагу до думки співрозмовника, ніколи не кажіть, що він не правий.
Правило 3. Якщо ви не праві, визнайте це швидко і рішуче.
Правило 4. З самого початку дотримуйтеся доброзичливого тону.
Правила 5. Зумійте змусити співрозмовника відразу ж відповісти вам "так".
Правило 6. Давайте більшу частину часу говорити співрозмовника.
Правимо 7. Нехай співрозмовник вважає, що висловлена вами думка належить йому.
Правило 8. Завжди прагніть щиро дивитися на речі з точки зору співрозмовника.
Правило 9. Відноситеся співчутливо до думок і бажань інших.
Правило 10. Кличте до більш шляхетних мотивів.
Правило II. Подавайте свої ідеї ефектно.
Правило 12. Кидайте виклик, зачіпайте за живе.
4.Управленческая позиція керівника. Шляхи її вдосконалення. Стиль керівництва. Особливості праці керівника.
У структурі управлінської позиції керівника (УПР) виділяються два головні компоненти: влада і авторитет. Влада є така форма соціальних відносин, яка визначає дії інших людей за допомогою адміністративно-правових механізмів. Система влади включає в себе відносини панування і підпорядкування, відносини субординації (багаторівневого підпорядкування) та ієрархії. Авторитет, на відміну від влади, є персональна характеристика того чи іншого керівника. Авторитет грунтується на повазі і, внаслідок цього, добровільному підпорядкуванні особистості, а не посади. На посаду призначають, авторитет завойовують. Якщо владні повноваження підкріплені авторитетом, це істотно зміцнює УПР.
Ми ж розглянемо соціальний аспект, чинники, які негативно впливають на оцінку працівниками керівника, послаблюють його управлінську позицію. Ці фактори можуть бути зведені, в основному, до наступних:
1. Некритична відданість прецедентів, минулого досвіду. Досвід - це завжди минуле знання, а дійсність --- поєднання нових ситуацій, які вимагають нових рішень.
2. Необ'єктивна оцінка кадрів, визначає їх подальшу поведінку. Вона зводиться до наступних позиціях:
- Помилка зайвої поблажливості - тенденція оцінювати всіх працівників вище їхнього справжнього рівня;
- Помилка надмірної вимогливості - тенденція оцінювати працівників нижче їх істинного рівня. Вважається, що при цьому підвищується особиста відповідальність працівників, хоча буває якраз навпаки;
- Помилка особистої схильності ситуація, коли особисте пристрасть керівника впливає на оцінку більше, ніж ділові якості працівника;
- Помилка по свіжості вражень - тенденція використовувати лише останні події діяльності працівника як базу для рішення про його рейтингу замість того, щоб аналізувати результативність за більш тривалі відрізки часу;
- Помилка під впливом «ефекту ореола», коли керівник оцінює працівника на основі загального враження (хорошого або поганого), яке справив на нього працівник.
Управлінський стиль є сукупність типових поглядів, цінностей, поділюваних керівником по відношенню до керованого ним колективу. Найбільш типовими є наступні стилі управлінського мислення: технократичний, фінансовий, юридичний та соціологічний. Зрозуміло, в реальній практиці управління всі вони поєднуються, по мова йде про те, яка позиція переважає.
Визначальними властивостями технократичного стилю мислення є орієнтація на модель єдиного найкращого шляху, одного разу зафіксованої мети, неприйнятність участі у виробленні рішень тих, хто не є професійними фахівцями у даній сфері діяльності. З ними допускається, і то в крайньому випадку, обговорення цілей, але не коштів. Інтерес виконавців, їх бачення проблеми не вважається чинником, вартим уваги.
Технократичне мислення, перенесене в соціальну сферу, породжує корпоративність адміністративного управління, опір нововведенням. При цьому стає неможливим мобілізувати соціальний потенціал організації. Як правило, керівники з технократичним мисленням є прихильниками існуючої системи з усіма її достоїнствами і недоліками, противниками змін.
Фінансове мислення грунтується на пріоритеті економічних категорій, оцінці результатів діяльності виробничої організації у вартісному вираженні, однак воно не дуже зв'язується з процесами соціальних змін і нововведеннями, що випливають із цих змін.
Юридичне мислення концентрує свою увагу на формальний бік взаємин, відповідальності, виконанні зобов'язань, правових процедур. Таке розуміння, безумовно. надзвичайно важливо для утвердження принципів правової економіки, успішного розвитку цивілізованих ринкових відносин. Тим не менше в юридичному мисленні заміню надання виключної ролі юридичним нормам в регулюванні трудової діяльності без достатнього врахування конкретних умов соціально-економічного життя організації.
Особливо слід зупинитися на соціологічному стилі мислення. Він містить в собі розуміння людини як визначального чинника виробництва, як соціального діяча у всьому багатстві технічних, економічних, юридичних і особливо соціальних відносин. Такий стиль дає можливість керівнику керувати організацією, з огляду на можливість виробляти стратегію її розвитку в умовах, що змінюються. Саме ж це розвиток стає провідним фактором прийняття ефективних управлінських рішень у нестандартних ситуаціях, використовуючи соціальний потенціал керованої організації.
У процесі організації праці керівника не потрібно доходити до абсурду - праця керівника дуже специфічний і неповторний (див. стор 5). При організації роботи необхідно враховувати всі нюанси у всьому обсязі і тісному взаємозв'язку.
Організація робочого місця.
Перш ніж перейти до розгляду організації робочого місця, необхідно з'ясувати, що являє собою робоче місце керівника. Якщо розглядати робоче місце керівника, то можна сказати, що це його робочий кабінет, в якому він проводить більшу частину роботи. Від того який це буде кабінет залежить і те як буде працювати керівник. Цілком очевидно, що чим краще пристосовано робоче місце для виконання функцій керівника, тим продуктивніше й ефективніше буде робота керівника.При розгляді питання організація робочого місця необхідно враховувати наступні моменти:
1. Внутрішній об'єм і форма кабінету. У залежності від рангу керівника прийнятна площа буде від 20 до 50 м 2 і висота кабінету мінімум 3,5 м. Форма кабінету. Також має велике значення, так як робочий кабінет керівника не просто місце де він безпосередньо працює, але і як правило місце проведення планерок, зборів, нарад. З огляду на це найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін 1:2;
2. Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
2.1. Антропометричні показники. Є введу зростання, довжину корпусу, довжину рук і інше;
2.2. Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху та іншого;
2.3. Раціональне планування і компонування меблів;
2.4. Меблі повинні виглядати естетично.
3. Обладнання. Для нормальної роботи керівника необхідно мати:
3.1. Канцелярське приладдя.
3.2. Два телефони. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефон для зв'язку усередині організації), а інший для виходу за межі організації. Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості повинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар, а якщо необхідно перемикати дзвінок на керівника. Це дозволить менше відволікати керівника.
3.3. Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна представити нормальної роботи керівника. По-перше комп'ютер дозволяє зробити роботу практично безпаперовій, по-друге за допомогою комп'ютера можна швидко отримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє він дозволяє бути в курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, що повністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки при наявності: хорошого програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі і що найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
3.4. Щоденник. Дуже необхідна річ, що дозволяє керівнику незабутній призначені зустрічі або іншу корисну інформацію.
4. Кольорове оформлення кабінету. Колірні тони повинні бути не різкими, м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий, бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але і збільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб всі поверхні були матовими, тому що блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
Робота з документами і кореспонденцією.
Документи та кореспонденція, у залежності від джерела ділиться на: вхідні та вихідні.Вихідні документ є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена та написана грамотно. В основному друк вихідних документів у віданні секретаря. Завдання керівника скласти документ (керівник повинен складати тільки ті документи, які не можуть бути складені ким-небудь іншим). У процесі складання документа, ділового листа й іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цього досить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити не великі виправлення.
Складніше справа з вхідними документами. У залежності від розміру підприємства зростає кількість кореспонденції і самому керівнику просто немислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинен прийти секретар або спеціальний підрозділ, в обов'язки, яких входить:
Реєстрація надходить кореспонденції.
Сортування в залежності від призначення.
Відбір документів, які адресовані керівнику або знаходяться в його прямої компетенції.
Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє керівникові відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна наприклад розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі у керівника повинен стояти спеціальний лоток для паперів з декількома відділеннями, в які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців і іншого.
Керівник, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості повинен поставити резолюцію.
Зберігає документи в кабінеті керівника немає ні якої необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певними ознаками, за якими їх легко було б знайти. З повсюдним впровадженням комп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти на них. Це заощадить час на їх пошук і місце.
Ведення телефонних розмов.
Телефон - важливий засіб ефективності управлінської праці, оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саме телефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонні переговори витрачається від 4 до 27% робочого часу.Мистецтво в користуванні телефоном полягає в максимальній економії часу на телефонні бесіди при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей.
Велику допомогу при телефонному обслуговуванні надає керівнику правильно організований довідковий апарат. Зручно для цих цілей використовувати комп'ютер. Крім цього керівнику зручно мати при собі особистий довідник з адресами і телефонами, який регулярно повинен перевірятися, обновлятися і доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища, імені та по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посаду або справу, з якою він пов'язаний.
Тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути гранично мінімальної при максимальній інформативності.
Для того щоб телефонна розмова тривав мінімальну кількість часу, потрібно його ретельно спланувати, попередньо скласти коротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову і записати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а також питання, які можуть виникнути в ході бесіди.
Необхідну зорову зв'язок люди зазвичай прагнуть заповнити зайвимбагатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду. Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальна тривалість їх п'ять-шість хвилин.
Проведення нарад, конференцій.
Кожен день, вранці керівник проводить планерки, конференції. Вони як правило носять короткочасний характер (максимум 15 хв.) І повторюваність. На них доповідається пророблена робота за попередній день і вирішується, що робити на сьогоднішній день. Основними вимогами тут є стислість викладу і максимальна інформативність.Наради, на противагу планірки, більш довготривалі і не носять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадах обговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарада є ефективною формою вироблення групових рішень. Від того наскільки ефективно він проводяться, залежить якість прийнятих рішень. Сплановані й організовані певним чином наради допомагають зменшить втрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень. При підготовки до наради необхідно:
Чітко і однозначно визначити тему наради та її мета;
Можна за одну нараду вирішити кілька питань;
Ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільну послідовність питань;
Заздалегідь познайомити учасників з тими фактами, які можуть обговорюватися в ході дискусії;
Як можна раніше надіслати запрошення учасникам;
Вибрати приміщення для засідань (кабінет керівника або спеціальна кімната) з хорошою вентиляцією і нормальною температурою;
Учасникам наради виробити можливі рішення по пропонованих питань.
Чіткі планування, підготовка і проведення бесіди займуть менше часу, ніж випадкова розмова.
Послідовність питань, розглянутих на нараді, необхідно спланувати враховуючи, що в ході наради, в залежності від його тривалості, знижується працездатність учасників. Так пік працездатності спостерігається через 15 - 20 хв. після початку наради. Потім продуктивність падає і через 1,5 години майже повністю зникає.
Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хто безпосередньо потрібен при обговорення питань. При проведенні нарад необхідно враховувати, що дуже велика кількість учасників позначиться на ході наради. Оптимальна кількість від 5 до 12 осіб, в залежності від вирішуваних питань. Будь-яку нараду необхідно закінчувати протоколом наради, де відбивається виконавці, їхні дії та інша інформація.
Складання графіка роботи.
Керівник своєму розпорядженні певний фондом робочого часу протягом дня. Тривалість робочого дня керівника, як вже зазначалося раніше строго не лімітована, але все-таки обмежена і необхідно спланувати свою роботу таким чином, щоб робочий день не розтягнувся на 14 -15 годин.Перш за все необхідно зазначити, що продуктивність керівника протягом робочого дня різна. Так пік продуктивності припадає на період між 10 і 11 годинами. Потім продуктивність падає. Після обіду (між 12 і 13 годинами) продуктивність трохи зростає, але після 14 годин помітно йде на спад. У відповідність з цим необхідно важливі рішення приймати в період максимальної працездатності.
Керівник повинен ретельно планувати свій робочий день. Для цього найкраще підходять графіки роботи. У таких графіках відразу відводитися певний час протягом дня на виконання будь-яких дій, що повторюються. Наприклад: проведення нарад в вересні 2000 тривалістю 15 хвилин, прийом відвідувачів з 13 00 до 14 00 і т.д. Залишається резерв часу на непередбачені ситуації. Дотримання графіка не є строго обов'язковим, але допомагає раціонально спланувати робочий час. Керівник повинен постійно контролювати, як виконані заплановані завдання, а також робити аналіз використання робочого часу і дізнатися, чи не втрачається чи воно по одних і тих же причин. У результаті керівник краще пізнає самого себе, надалі зуміє зосередитися на вирішенні найважливіших завдань і зможе не просто працювати, а досягати високих результатів.
Підготовка і проведення виступів.
Керівник повинен володіти діловим красномовством. Основна мета виступу - впливати на думки слухачів, схилити їх до своєї точки зору. Добре виступити це не просто викласти всі наявні дані, а максимально захопити увагу слухачів і схилити їх на свій бік. Для того, щоб виступ пройшов ефективно до нього треба грунтовно підготуватися. Перелічимо основні рекомендації покликані допомогти оратору.Перш за все важливо відповісти на питання, яка суспільна потреба лежить в основі майбутнього виступу і яким чином оратор може задовольнити цю потребу;
2. Відповідно до цього визначте мету своєї промови: чого ви хочете досягти своїм висловлюванням?;
3. Запитайте себе, що ви вже знаєте про предмет викладу. Викладіть на папері у формі тез відомості про предмет, якими володієте. Переконайтеся, що вже на цьому етапі у вас є матеріал для виступу і вам є що сказати;
4. Чітко визначте, на які питання ви повинні дати відповіді слухачам;
5. Зберіть відсутні матеріали для виступу, виберіть найважливіше, користуйтеся при цьому спеціальною літературою за темою виступу, довідковими словниками, журналами та іншими джерелами довідкового характеру;
6. Продумайте найскладніші моменти аргументації;
7. Спробуйте розбити приготований для виступу матеріал на частини;
8. Складіть тези промови з включенням до них ключової інформації, цитат, визначень.
9. Якщо немає досвіду публічних виступів необхідно потренуватися;
10. Концентрація уваги на основних питаннях змісту промови.
Помічено, що на сучасну публіку особливо сприятливо діє імпровізована мова. Читання "з папірця" не ефективно. При підготовці до виступу потрібно з'ясувати, яке коло слухачів (статево-віковою склад, інтереси), а також який тип виступу належить (наукова доповідь, лекція, виступ на зборах і т.д.). Для ефективності виступу необхідно скласти план виступу, який повинен включати:
Вступ: цитати; прислів'я та приказки; цікаві приклади; випадки і приклади, взяті з особистого досвіду; посилання на історичні приклади і факти; визначення. Тобто на початку необхідно зацікавити слухача;
Основна частина: аналіз проблеми, про яку хочемо сказати; ясність, ідейний зміст; логічно чітке виклад основних і другорядних питань; несуперечність мовлення; емоційне напруження та ін
Висновок: виклад основної думки виступу у вигляді тез; заключні висновки зі своїх висловлювань; вказівку на невирішені проблеми та шляхи їх вирішення; апелювання до слухачів (заклик до дій, застереження і ін)
Виступ повинен бути ні занадто коротким, ні занадто довгим. Основна функція виступу - привернути увагу слухачів до предмета викладу і налагодити контакт з аудиторією.
На закінчення необхідно відзначити, що успіх мовлення залежить багато в чому і від того, як говорити. Монотонно викладені факти не справлять належного ефекту. На противагу цьому емоційна з розстановкою мова (перед і після ключової фрази необхідно робити 1-2 секундну паузу) буде більш переконлива.
Прийом з особистих питань.
Для проведення прийому краще виділити певний час протягом робочого дня. Оптимальним представляється час між 14 00 і 16 00. Якщо це можливо, то необхідно користуватися попереднім записом у секретаря. Відвідувач, по можливості, повинен заздалегідь викласти тему майбутньої розмови. Це дозволить по-перше скоротити час на виклад теми розмови, по-друге дозволить керівнику підготуватися до майбутньої бесіді і по-третє, якщо це можливо, направити відвідувача до інших виконавців. Відвідувачу необхідно заздалегідь повідомити тимчасові рамки розмови.Всі прийоми відвідувачів можна розділити на: офіційні і неофіційні.
Офіційні прийоми можна проводити:
за столом для конференцій, нарад (див. рис. № 1). Це поставить керівника і відвідувача в однакові умови, тобто психологічно буде легше. До такого способу найкраще вдаватися, коли прийом відвідувача офіційний, але керівник хоче краще налагодити міжособистісний контакт;
за робочим столом. За робочим столом найкраще взагалі не приймати відвідувачів, тому що на ньому можуть перебувати важливі документи, які може побачити відвідувач і по ряду інших причин. За ним краще прийматипровинилися працівників. Коли керівник сидить за робочим столом, а працівник знаходитися спереду, то психологічно працівникові набагато складніше і часом одного цього вистачає, щоб не критикуючи працівник зрозумів свою провину.
Не офіційні прийоми краще проводити в "зоні відпочинку" (див. рис. № 1). Зручно розташувавшись на дивані або в кріслі керівника і співбесіднику буде легше розкріпачитися і добре налагодити міжособистісний контакт. Відвідувач, що прийшов з особистою та інтимної бесідою до керівника, буде почувати себе набагато впевненіше в такій обстановці, ніж в офіційній.
Для того, щоб обмежити час витрачається на розмову (а значить заощадити час керівника), необхідно, як вже зазначалося раніше, повідомити відвідувачу допустиму тривалість бесіди. Якщо співрозмовник не припиняє розмови, то тактовно сказати йому, що час розмови вийшло.
На закінчення необхідно відзначити, що для оптимального ведення бесіди керівник повинен:
вміти активно слухати. Тобто в процесі розповіді співрозмовника не просто мовчки, а показувати, що ви стежите заходом думки. Це, наприклад, можна зробити шляхом висловлювань типу: так-так, звичайно, безумовно, та інших;
вміти зрозуміти співрозмовника. Причому "зрозуміти не означає прийняти". Якщо керівник може правильно зрозуміти співрозмовника, то це допоможе йому прийняти правильне рішення;
вміти направити розмову в потрібне русло.
намагатися говорити на рівні співрозмовника та інше.
Відвідування робочих місць.
Відвідування робочих місць (у більшості випадків робітників) дозволяє: налагодити з колективом хороші відносини, бути в курсі справ на підприємстві. Також при відвідуванні робочих місць робітники можуть висловити керівникові свої побажання чи можливі варіанти вирішення проблем.При підготовці до відвідування керівник повинен зібрати необхідний матеріал з того чи іншого цеху, підрозділу, щоб бути в курсі справ відбуваються в них.
Для хорошого контакту з робітниками необхідно враховувати психологічні моменти. Зокрема в цеху краще йти одягненим відповідним чином. При зустрічі з робітниками необхідно заохочувати їх прагнення висловитися з актуальних проблем. Щоб не забути внесені пропозиції їх краще коротко записувати і після аналізу впроваджувати, не забуваючи заохочувати працівників, які зробили раціоналізаторські пропозиції.
Для відвідування робочих місць краще вибирати час ближче до кінці робочого дня, коли продуктивність низька і відволікання працівників не завдасть великої шкоди.
Необхідно відзначити також, що необхідно зустрічатися з робочими не тільки в робочий час, але й в не робочий. На таких зустрічах можна обговорити загальне положення справ на підприємстві, послухати виступи працівників.
РЕЗЮМЕ
Правило 1. Починайте з похвали і щирого визнання достоїнств співрозмовника.
Правило 2. Вказуйте на помилки інших не прямо, а опосередковано.
Правило 3. Спочатку згадаймо і поговоріть про власні помилки, а потім критикуйте співбесідника.
Пролило 4. Замість того щоб щось наказувати, зачіпайте співрозмовнику питання.
Правило 5. Надавайте людям можливість врятувати свій престиж.
Правило 6. Висловлюйте людям схвалення з приводу найменшої їхньої удачі, відзначайте кожен їхній успіх, будьте "щиросерді у своїй оцінці і шефи на похвалу".
Правило 7. Створюйте людям гарну репутацію, яку вони обов'язково будуть намагатися виправдати.
Правило Я. Найчастіше вдавайтеся до заохочення, створюйте враження, що помилка, яку ви помітили, легко поправна. Робіть так, щоб те, на що ви спонукаєте людей, здавалося їм неважким.
Правило 9. Домагайтеся, щоб люди з радістю робили те, що ви пропонуєте.
Висновок
Особливістю праці керівника є контроль за виконанням управлінських рішень. Він багато в чому визначає стиль керівника. Основні типи контролю:
1. Попереджуючий контроль. При такому типі контролю керівник передбачає можливі відхилення в діловому поведінці працівників і може розробити страхувальні організаційні заходи вже на стадії прийняття рішення.
2. Констатуючий контроль. Можливий тоді, коли керівник не може у прогнозуванні ділової поведінки працівника або, більше того, націлений на пошук помилки в роботі підлеглих. Такий керівник частіше схильний застосовувати негативні санкції, які породжують виникнення конфліктних ситуацій.
3. Аналітичний контроль - це періодична перевірка. При цьому передбачається, що працівник має право на ризик, на помилку. Керівник попереджає працівника про можливі негативні результати діяльності.
4. Перспективний контроль застосовується тоді, коли керівник передає частину своїх повноважень підлеглим. Тут передбачається висока ступінь згуртованості колективу, високий ступінь взаємної довіри керівника та виконавців. Такий контроль можливий при високому рівні професійної підготовки працівників і високої мотивації до досягнення результату.
5. Поточний контроль. Це сама несприятлива форма контролю, хоча він і може мати місце в екстремальних ситуаціях. У відносно ж стабільних умовах при такій формі контролю керівник позбавляє себе перспективи. Зосередивши всі повноваження в своїх руках, він позбавляє підлеглих необхідної самостійності, йому доводиться постійно займатися виправленням помилок і своїх і підлеглих. Тим самим у нього практично не залишається часу на виконання власне управлінських функцій - визначення напрямків розвитку, проведення інноваційної політики, саморозвиток. Такий тип контролю поєднується з підвищеною емоційністю, нестійкістю відносин керівника і виконавців.
На закінчення відзначимо, що ефективне керівництво полягає не у видачі інструкцій, а у виробленні цілей і перспектив розвитку, створення обстановки ініціативного творчої праці, максимально використовуючи при цьому соціальний потенціал виробничої організації.
Нами розглянуті лише деякі основні принципи особливостей роботи керівника в організації. У реальному житті це багатогранний творчий процес, який важко вкласти у прокрустове ложе стандартних правил. Але навіть розглянуті нами аспекти свідчать про те, наскільки складна діяльність керівника в сучасних умовах, і яких різнобічних здібностей і підготовки вона вимагає.
Але всі заходи, що проводяться з метою збільшення продуктивності праці та скороченням витрат робочого часу керівника, будуть марними якщо керівник:
дотримується авторитарного методу управління. Такий керівник звик вирішувати все сам, забуваючи при цьому, що витрачає даремно багато часу;
не аналізує свою роботу з метою виявлення резервів зниження витрат робочого часу;
не присвячує час самоосвіті.
Головне, щоб у керівника було бажання поліпшити свою працю.
Список використаних джерел.
Шипунов В.Г., Кишкель Є.М. Основи управлінської діяльності: Учеб. для середовищ. спец. навч. закладів. - М.: Вищ. шк., 1996. - 271 с.; Іл.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.: Справа, 1995. - 704 с.
Карнегі Д. Як завоювати друзів і впливати на людей ...; Пер. з англ. / Заг. ред. і предисл. В.П. Зінченко, Ю.М. Жукова. - Мн.: ТОВ "СЛК". 1995. - 704 с.
Саркісов В.В., Шелехов В.М. Наукова організація і нормування праці в лісозаготівельній промисловості і лісовому господарстві: Підручник / За ред. В.В. Саркісова. - М.: Вищ. школа, 1982. - 335с., Іл.
Смирнов Є.Л. Довідковий посібник з НОТ. - 2-е вид., Доп. і перераб. - М.: Економіка, 1981. - 408 с.