з вищої освіти
Санкт-Петербурзька лісотехнічна академія
Сиктивкарський лісовий інститут
Кафедра економіки і управління в лісовому комплексі
Курсова? робота
за курсом: Організація, нормування і оплата праці на підприємствах лісового комплексу.
Тема: Організація праці керівників
Виконав студент 5 курсу
ІЕФ в / о
Ковшевой П.А.
| Перевірив | ст. викладач | Кокіна Є.П. |
Сиктивкар, 1997 р.
Зміст:
Вступ 3
| 1. | Основи трудової діяльності керівників. | 5 |
| 1.1. | Трудова діяльність керівника, її особливість. | 5 |
| 1.2. | Зміст праці керівника. | 6 |
| 1.3. | Фактори, що впливають на роботу керівника. | 7 |
| 1.4. | Цільове планування праці керівника. | 8 |
| 2. | Основні шляхи поліпшення праці керівника. | 11 |
| 2.1. | Організація робочого місця. | 11 |
| 2.2. | Робота з документами і кореспонденцією. | 15 |
| 2.3. | Ведення телефонних розмов. | 17 |
| 2.4. | Проведення нарад, конференцій. | 19 |
| 2.5. | Складання графіка роботи. | 21 |
| 2.6. | Підготовка і проведення виступів. | 22 |
| 2.7. | Прийом з особистих питань. | 24 |
| 2.8. | Відвідування робочих місць. | 26 |
Список використаних джерел. 29
Протягом усього життя людського суспільства були ті, хто керує і ті ким керують. Але люди до початку 20 століття мало надавали значення поняття управління. Керівники (прикажчики, розпорядники та інші) управляли спираючись на інтуїцію. У той час не замислювалися над цим серйозно. З початку 20 століття управління починає виділятися в самостійну науку і продовжує розвиватися в даний час. На протязі розвитку цієї науки основна увага приділялася тому, як керівник повинен керувати, щоб організація працювала ефективно. Але на жаль мало уваги зверталося на те, як організувати роботу самого керівника.
Сучасний розвиток суспільства показує, що успішна діяльність організації багато в чому залежить від вмілого і грамотного керівництва. У свою чергу необхідно пам'ятати, що будь-яка організація являє собою єдине ціле і якщо роботу самого керівника не організувати належним чином, то керівник не зможе працювати ефективно, що безсумнівно вплине на роботу всієї організації.
Якщо керівник не спланує і правильно не організує свою роботу, то це призведе до втрат робочого часу, зайвої перенапруження і в кінцевому рахунку позначиться на якості управління.
В даний час в світі інформаційний потік зростає в геометричній прогресії
Метою даної курсової роботи, є розгляд організації праці керівників. Тобто як організувати роботу керівника, щоб його праця була найбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця керівника настільки специфічний, що правильно організувати його досить проблематично. Уміння ефективно керувати, що це, наука чи мистецтво? Однозначної відповіді на це питання напевно не дасть ніхто. Можна лише припустити, що це якийсь синтез науки і мистецтва управління. І тому в цій роботі будуть по можливості розглянуті всі нюанси і шляхи підвищення ефективності роботи керівника.
Основи трудової діяльності керівників.
1. Трудова діяльність керівника, її особливість.
Керівник, як особливий вид працівників, є важливою складовою частиною колективу. Колектив тільки тоді досягне мети, якщо всі будуть працювати в дусі співробітництва та взаєморозуміння. Але коли керівник не може правильно організувати роботу, то всі зусилля інших членів колективу будуть марні.
Загалом трудову діяльність керівника можна розділити на 4 функції. Це: планування, організація, мотивація, контроль. Але не слід думати, що тільки керівник виконує ці функції. Йому активно допомагають інші працівники. Мета роботи керівника - виробити напрямок розвитку і правильно організувати роботу.
Керівник як було зазначено вище - особливий працівник в організації і тому йому властиве деякі особливості, які відрізняють його від інших членів колективу. Можна виділити наступні особливості:
1. Керівники безпосередньо не пов'язані зі створенням матеріальних цінностей, хоча активно беруть участь в організації виробництва;
2. Робота керівника в основному розумова;
3. Нелімітірованность роботи керівника;
4. Підвищені нервово-психічні зусилля керівника пов'язані з керуванням людьми і прийняттям відповідальних рішень;
5. Праця керівників не подається кількісному обліку;
6. Необхідність прийняття великої кількості рішень за короткий період;
7. Якщо робітник у перебігу своєї робочої зміни виконує, в основному, кілька операцій, то керівник протягом свого робочого дня виконує безліч всіляких операцій;
8. Робота керівника в основному не має чіткого завершення.
Всі перераховані вище особливості необхідно враховувати при організації праці керівника і розглядати їх всі разом і взаємопов'язано один з одним.
2. Зміст праці керівника.
Ми розглянули особливості роботи керівника, але для ефективної організації праці необхідно з'ясувати, чим займається керівник протягом робочого дня. Як вже було зазначено вище робочий день керівника не лімітований і різноманітний. Якщо представити в загальному вигляді, то можна сказати, що керівник протягом свого робочого дня виконує наступні види робіт (за даними різних джерел):
1. Заплановані засідання, зустрічі »60 - 65%;
2. Розмови по телефону »3 - 6%;
3. Робота з документами »17 - 22%;
4. Поїздки, огляди »3 - 7%;
5. Незаплановані зустрічі »7%;
6. Відпочинок »2%;
7. Втрати часу »2%.
Наведені вище дані характеризують загальну ситуацію і варіюють залежно від особливості праці. Керівник або дослідник, займаючись аналізом трудового процесу, повинен враховувати особливості своєї організації. Для всебічного і повного аналізу витрат робочого часу необхідно проводити постійну роботу з обліку витрат.
3. Фактори, що впливають на роботу керівника.
Керівник це людина і так як він діє в реальних умовах, то на нього впливають багато чинників. Не слід забувати також, що на нього і деякі обмеження. В цілому фактори мають вплив на роботу керівника наступні:
1. Психологічні - нематеріальні чинники допомагають керівнику працювати більш ефективно у відповідності зі своєю особистістю і потребами. До таких факторів можна віднести:
1.Естетіка робочого місця;
2.Удовлетворенность роботою;
3.Соціально статус;
4.Другіе.
2. Фізіологічні - фактори пов'язані з можливостями людини і впливом навколишнього середовища. До них відносяться:
2.1. Обсяг сприйманої інформації - людина не може засвоїти більше певної кількості. Відповідно до досліджень за 1 секунду людина здатна засвоїти близько 5-7 алфавітно-цифрових знаків. Дана вимога потрібно враховувати при прийняття рішень. Керівнику необхідно працювати тільки з релевантною (відноситься до справи) інформацією, в іншому випадку буде витрачено зайвий час. Задачу первинної обробки інформації або збір потрібної можна доручити аналітичного відділу.
2.2. Навколишнє середовище - людина як живий організм схильний до впливу зовнішнього середовища, що робить істотний вплив. До таких факторів належать:
2.2.1. Температура навколишнього повітря;
2.2.2. Навколишній звук;
2.2.3. Освітленість робочого місця;
2.2.4. інші.
3. Норма керованості - необхідно точно визначити зі скількома підлеглими керівник буде безпосередньо взаємодіяти.
4. Ступінь матеріальної задоволеності - тісно пов'язана з психологічноїзадоволеністю. Практика менеджменту показує, що в більшості випадків підвищення матеріального стимулювання не призводить до підвищення продуктивності в тому ж обсязі.
Усі розглянуті фактори в тій чи іншій мірі впливають на діяльність керівника, а значить повинні враховуватися при науковій організації виробництва. Причому всі чинники повинні враховуватися у взаємозв'язку, а не як окремі. Складністю тут є те, що немає можливості, в більшості випадків, відразу оцінити вплив кожного чинника на роботу керівника. Це безперечно ускладнює процес ефективної організації праці керівника.
4. Цільове планування праці керівника.
Цільове планування являє собою планування, спрямоване на досягнення певних, заздалегідь відомих цілей. Метою в планування організації праці керівника є підвищення ефективності праці при мінімумі витрат. У цілому весь процес планування можна представити у вигляді такої схеми:
Формулювання мети Аналіз поточного стану Виявлення слабких сторін Проведення спостереження Проведення заходів щодо поліпшення праці Порівняння результатів до і після проведення заходів
Формулювання мети являє собою важливий процес. Від того чи правильно буде обрана мета залежить, що буде піддано дослідженню і які результати будуть отримані.
Аналіз поточного стану необхідний в першу чергу для того, щоб мати еталон. Порівняння цього еталону з результатом проведення заходів з організації праці покаже ефективність проведених заходів.
Після проведення аналізу, необхідно виявить слабкі сторони в організації праці керівника. В організації праці керівника, як правило, кілька слабких сторін і саме їх необхідно виявити і дуже ретельно проаналізувати. Якщо не виявити основні напрямки роботи, то витрати часу і зусиль виявляться значними, а результат поганим.
Наступний етап - проведення спостережень - вимагає ретельного опрацювання і організації. Спочатку необхідно вирішити які спостереження необхідно провести. Наприклад при організації робочого місця необхідно провести виміри обсягу робочого кабінету, рівня шуму, освітлення та інші. Для поліпшення документообігу необхідно проаналізувати документи по різних ознаках - ступінь важливості, можливість рішення деяких питань іншими службовцями та інше.
Потім необхідно вирішити, хто буде проводити спостереження. Це може бути або сам керівник, або дослідник. У будь-якому випадку керівник повинен допомагати у проведення дослідження і бути зацікавленим у результатах.
Після проведення спостережень необхідно вирішити питання про необхідність проведення заходів щодо поліпшення організації праці. Якщо витрати з проведення цих заходів окупляться, то необхідність їх проведення очевидна.
Потім проводяться безпосередньо заходи щодо поліпшення праці керівника (докладніше див гол. 2). І у висновку необхідно порівняти отримані результати з попередніми. Якщо праця керівника покращився і витрати були незначні, то заходи були проведені правильно.
У висновку хотілося б відзначити, що в даний час навколишній світ настільки швидко міняється, що необхідно постійно аналізувати працю керівника і намагатися його покращувати.
Основні шляхи поліпшення праці керівника.
Основні напрями, які будуть розглянуті в цьому розділі, є важливими складовими в організації праці керівника. Необхідно відзначити також, що всі рекомендації носять рекомендаційний характер і важливо враховувати реальні умови, в яких працює керівник. У процесі організації праці керівника не потрібно доходити до абсурду - праця керівника дуже специфічний і неповторний (див. стор 5). При організації роботи необхідно враховувати всі нюанси у всьому обсязі і тісному взаємозв'язку.
1. Організація робочого місця.
Перш ніж перейти до розгляду організації робочого місця, необхідно з'ясувати, що являє собою робоче місце керівника. Якщо розглядати робоче місце керівника, то можна сказати, що це його робочий кабінет, в якому він проводить більшу частину роботи. Від того який це буде кабінет залежить і те як буде працювати керівник. Цілком очевидно, що чим краще пристосовано робоче місце для виконання функцій керівника, тим продуктивніше й ефективніше буде робота керівника.
При розгляді питання організація робочого місця необхідно враховувати наступні моменти:
1. Внутрішній об'єм і форма кабінету. У залежності від рангу керівника прийнятна площа буде від 20 до 50 м2 і висота кабінету мінімум 3,5 м. Форма кабінету. Також має велике значення, так як робочий кабінет керівника не просто місце де він безпосередньо працює, але і як правило місце проведення планерок, зборів, нарад. З огляду на це найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін 1:2;
2. Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
2.1. Антропометричні показники. Є введу зростання, довжину корпусу, довжину рук і інше;
2.2. Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху та іншого;
2.3. Раціональне планування і компонування меблів;
2.4. Меблі повинні виглядати естетично.
3. Обладнання. Для нормальної роботи керівника необхідно мати:
3.1. Канцелярське приладдя.
3.2. Два телефони. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефон для зв'язку усередині організації), а інший для виходу за межі організації. Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості повинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар, а якщо необхідно перемикати дзвінок на керівника. Це дозволить менше відволікати керівника.
3.3. Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна представити нормальної роботи керівника. По-перше комп'ютер дозволяє зробити роботу практично безпаперовій, по-друге за допомогою комп'ютера можна швидко отримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє він дозволяє бути в курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, що повністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки при наявності: хорошого програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі і що найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
3.4. Щоденник. Дуже необхідна річ, що дозволяє керівнику незабутній призначені зустрічі або іншу корисну інформацію.
4. Кольорове оформлення кабінету. Колірні тони повинні бути не різкими, м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий, бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але і збільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб всі поверхні були матовими, тому що блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
5. Санітарно-гігієнічні умови праці. Основні нормативи наведені в таблиці № 1.
Т а б л і ц а 1
Загальнодержавні нормативи санітарно-гігієнічних умов праці службовців
| Показники | Значення показників |
| 1. Температура (оС) | |
| 1.1. Теплий період року | 22 - 25 |
| 1.2. Холодний період року | 20 - 22 |
| 2. Відносна вологість повітря (%) | 60 - 90 |
| 3. Швидкість руху повітря (м / с) | до 0,3 |
| Загальний | 300 люкс |
| Всіма джерелами світла | 750 люкс |
| Нижній | 60 дБ |
| Верхній | 75 дБ |
Слід зазначити, що для зниження шуму можна використовувати: килимові покриття на підлогу, подвійні двері, шумоізоляційна оббивка і інше. Для підтримки нормального мікроклімату застосовуються кондиціонери, променистіджерела тепла. Для зниження сонячного світла можна повісити на вікна жалюзі.
На малюнку № 1 показано один з можливих варіантів організації робочого місця керівника. Відзначимо деякі особливості.
Весь кабінет поділяється (умовно) на три зони. Перша зона - безпосередньо робоче місце керівника. Друга зона - зона проведення нарад, планерок, презентацій товарів. Третя зона - зона відпочинку, де стоять журнальний столик, диван і одне, два комфортабельних крісла.
Робочий стіл повинен бути більше звичайних столів. Робоча поверхня стола повинна бути твердою і гладкою, переважно з дерева. Не слід покривати стіл склом, так як його блискуча поверхня шкідливо діє на зір. На приставці (ліворуч) можна розмістити комп'ютер, телефони та інші предмети, які можуть займати багато місце на робочому столі. Приставка попереду робочого столу потрібна для офіційного прийому 1 - 3 відвідувачів.
Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинку керівника.
Робочий кабінет можна також доповнити стендом де будуть розташовуватися вироблена продукція. Також необхідні великі настінні годинники з боєм, які були б видні з будь-якої точки кабінету. Живі квіти, штори, продумане колірне оформлення, все це створює комфорт і затишок, а значить допомагає в роботі.
2.Работа з документами і кореспонденцією.
Документи та кореспонденція, у залежності від джерела ділиться на: вхідні та вихідні.
Вихідні документ є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена та написана грамотно. В основному друк вихідних документів у віданні секретаря. Завдання керівника скласти документ (керівник повинен складати тільки ті документи, які не можуть бути складені ким-небудь іншим). У процесі складання документа, ділового листа й іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цього досить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити не великі виправлення.
Складніше справа з вхідними документами. У залежності від розміру підприємства зростає кількість кореспонденції і самому керівнику просто немислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинен прийти секретар або спеціальний підрозділ, в обов'язки яких входить:
1. Реєстрація надходить кореспонденції.
2. Сортування в залежності від призначення.
3. Відбір документів, які адресовані керівнику або знаходяться в його прямої компетенції.
4. Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє керівникові відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна наприклад розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі у керівника повинен стояти спеціальний лоток для паперів з декількома відділеннями, в які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців і іншого.
Керівник переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості повинен поставити резолюцію.
Зберігає документи в кабінеті керівника немає ні якої необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певними ознаками, за якими їх легко було б знайти. З повсюдним впровадженням комп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти на них. Це заощадить час на їх пошук і місце.
3.Веденіе телефонних розмов.
Телефон - важливий засіб ефективності управлінської праці, оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саме телефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонні переговори витрачається від 4 до 27% робочого часу.
Мистецтво в користуванні телефоном полягає в максимальній економії часу на телефонні бесіди при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей.
Велику допомогу при телефонному обслуговуванні надає керівнику правильно організований довідковий апарат. Зручно для цих цілей використовувати комп'ютер. Крім цього керівнику зручно мати при собі особистий довідник з адресами і телефонами, який регулярно повинен перевірятися, обновлятися і доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища, імені та по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посаду або справу, з якою він пов'язаний.
Тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути гранично мінімальної при максимальній інформативності.
Для того щоб телефонна розмова тривав мінімальну кількість часу, потрібно його ретельно спланувати, попередньо скласти коротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову і записати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а також питання, які можуть виникнути в ході бесіди.
Необхідну зорову зв'язок люди зазвичай прагнуть заповнити зайвимбагатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду. Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальна тривалість їх п'ять-шість хвилин. Раціональна структура телефонної розмови, яка включає чотири обов'язкові елементи, і варіанти спілкування абонентів представлені в табл. 2.
Т а б л і ц а 2
Структура телефонної розмови і варіанти спілкування абонентів
| Елементи композиції | Витрата часу на каж- | Зміст кожного елемента композиції телефонної розмови Можливі варіанти спілкування абонентів | |||
| телефонної розмови | дий елемент, з | Черговість участі в розмові | Той, хто телефонує | Черговість участі в розмові | Той, кому дзвонять |
| 1. Взаємне представлення | 20 ± 5 | 2 | Вітає. Представляється, називаючи своє прізвище, ім'я, по батькові (при міжміських розмовах називають місто, з якого дзвонить) | 1 | Повідомляє назва підрозділу та прізвище або посада. Записує, хто дзвонить і звідки |
| 4 | Запитує, чи зручно співрозмовнику зараз розмовляти (не зайнятий він) | 3 | Відповідає: слухаю Вас | ||
| 5 | Відповідає: так, немає. У разі зайнятості просить передзвонити і призначає час повторного дзвінка (записує собі) | ||||
| Якщо у телефону інша людина | |||||
| 4а | Просить покликати до телефону потрібного людини, назвавши його ім'я, по батькові. прізвище (іноді посада) | 5a | Виконує прохання. Якщо потрібний товариш відсутній, повідомляє, де він і коли буде | ||
| 6a | Просить передати, коли буде телефонувати повторно | 7a | Слухає, записує, обіцяє (і виконує) | ||
| 8a | Дякує, прощається | 9a | Відповідає | ||
| lOa | Вішає трубку | ||||
| 2. Введення співрозмовника в курс справи | 40 ± 5 | 6 | Коротко викладає мету свого дзвінка (говорить прямо в мікрофон, з своєю звичайною гучністю, вимовляє слова виразно і не дуже швидко, чітко вимовляючи числа і прізвища) | 6 | Слухає, не перериває співрозмовника (записує в разі необхідності сообщаемую інформацію). Підтверджує почуте короткими словами: так, та й т.п. |
| 8б | Чи не вказує, що вже говорив, не рветься до гніву і не обурюється | 7б | Просить повторити в кінці повідомлення, якщо що-небудь не зрозуміло | ||
| 3. Обгово деніе ситу ації | 100 ± 5 | 7 | Лаконічно викладає ретельно продумані головні і другорядні питання, які потребують короткого і конкретної відповіді | 8 | Коротко і конкретно відповідає і пропонує шляхи вирішення питань |
| 4. Заключне слово | 20 ± 5 | 9 | Коротко повторює підсумки розмови (те, що він зрозумів з розмови) | 10 | Схвалює або вносить уточнення |
| 11 | Дякує, прощається | 12 | Відповідає на подяку. Прощається | ||
| 13 | Вішає трубку | ||||
| Всього | 180 ± 20 |
На закінчення необхідно відзначити, що всі телефонні дзвінки повинні проходити через секретаря, який перенаправляє дзвінки в те або інше підрозділ і переключає на керівника, якщо дзвінки призначені для нього. Це дозволить заощадити час керівника.
4.Проведение нарад, конференцій.
Кожен день, вранці керівник проводить планерки, конференції. Вони як правило носять короткочасний характер (максимум 15 хв.) І повторюваність. На них доповідається пророблена робота за попередній день і вирішується що робити на сьогоднішній день. Основними вимогами тут є стислість викладу і максимальна інформативність.
Наради, на противагу планірки, більш довготривалі і не носять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадах обговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарада є ефективною формою вироблення групових рішень. Від того наскільки ефективно він проводяться залежить якість прийнятих рішень. Сплановані й організовані певним чином наради допомагають зменшить втрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень. При підготовки до наради необхідно:
1. Чітко і однозначно визначити тему наради та її мета;
2. Можна за одну нараду вирішити кілька питань;
3. Ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільну послідовність питань;
4. Заздалегідь познайомити учасників з тими фактами, які можуть обговорюватися в ході дискусії;
5. Як можна раніше надіслати запрошення учасникам;
6. Вибрати приміщення для засідань (кабінет керівника або спеціальна кімната) з хорошою вентиляцією і нормальною температурою;
7. Учасникам наради виробити можливі рішення по пропонованих питань.
Чіткі планування, підготовка і проведення бесіди займуть менше часу, ніж випадкова розмова.
Послідовність питань, розглянутих на нараді, необхідно спланувати враховуючи, що в ході наради, в залежності від його тривалості, знижується працездатність учасників. Так пік працездатності спостерігається через 15 - 20 хв. після початку наради. Потім продуктивність падає і через 1,5 години майже повністю зникає.
Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хто безпосередньо потрібен при обговорення питань. При проведенні нарад необхідно враховувати, що дуже велика кількість учасників позначиться на ході наради. Оптимальна кількість від 5 до 12 осіб, в залежності від вирішуваних питань. Будь-яку нараду необхідно закінчувати протоколом наради, де відбивається виконавці, їхні дії та інша інформація.
5Складання графіка роботи.
Керівник своєму розпорядженні певний фондом робочого часу протягом дня. Тривалість робочого дня керівника, як вже зазначалося раніше строго не лімітування, але все-таки обмежена і необхідно спланувати свою роботу таким чином, щоб робочий день не розтягнувся на 14 -15 годин.
Перш за все необхідно зазначити, що продуктивність керівника протягом робочого дня різна. Так пік продуктивності припадає на період між 10 і 11 годинами. Потім продуктивність падає. Після обіду (між 12 і 13 годинами) продуктивність трохи зростає, але після 14 годин помітно йде на спад. У відповідність з цим необхідно важливі рішення приймати в період максимальної працездатності.
Керівник повинен ретельно планувати свій робочий день. Для цього найкраще підходять графіки роботи. У таких графіках відразу відводитися певний час протягом дня на виконання будь-яких дій, що повторюються. Наприклад: проведення нарад в 900 тривалістю 15 хвилин, прийом відвідувачів з 1300 до 1400 і т.д. Залишається резерв часу на непередбачені ситуації. Дотримання графіка не є строго обов'язковим, але допомагає раціонально спланувати робочий час. Керівник повинен постійно контролювати, як виконані заплановані завдання, а також робити аналіз використання робочого часу і дізнатися, чи не втрачається чи воно по одних і тих же причин. У результаті керівник краще пізнає самого себе, надалі зуміє зосередитися на вирішенні найважливіших завдань і зможе не просто працювати, а досягати високих результатів.
6.Подготовка і проведення виступів.
Керівник повинен володіти діловим красномовством. Основна мета виступу - впливати на думки слухачів, схилити їх до своєї точки зору. Добре виступити це не просто викласти всі наявні дані, а максимально захопити увагу слухачів і схилити їх на свій бік. Для того, щоб виступ пройшов ефективно до нього треба грунтовно підготуватися. Перелічимо основні рекомендації покликані допомогти оратору.
1. Перш за все важливо відповісти на питання, яка суспільна потреба лежить в основі майбутнього виступу і яким чином оратор може задовольнити цю потребу;
2. Відповідно до цього визначте мету своєї промови: чого ви хочете досягти своїм висловлюванням?;
3. Запитайте себе, що ви вже знаєте про предмет викладу. Викладіть на папері у формі тез відомості про предмет, якими володієте. Переконайтеся, що вже на цьому етапі у вас є матеріал для виступу і вам є що сказати;
4. Чітко визначте, на які питання ви повинні дати відповіді слухачам;
5. Зберіть відсутні матеріали для виступу, виберіть найважливіше, користуйтеся при цьому спеціальною літературою за темою виступу, довідковими словниками, журналами та іншими джерелами довідкового характеру;
6. Продумайте найскладніші моменти аргументації;
7. Спробуйте розбити приготований для виступу матеріал на частини;
8. Складіть тези промови з включенням до них ключової інформації, цитат, визначень.
9. Якщо немає досвіду публічних виступів необхідно потренуватися;
10. Концентрація уваги на основних питаннях змісту промови.
Помічено, що на сучасну публіку особливо сприятливо діє імпровізована мова. Читання "з папірця" не ефективно. При підготовці до виступу потрібно з'ясувати, яке коло слухачів (половозрастной складу, інтереси), а також який тип виступу належить (наукова доповідь, лекція, виступ на зборах і т.д.). Для ефективності виступу необхідно скласти план виступу, який повинен включати:
1. Вступ: цитати; прислів'я та приказки; цікаві приклади; випадки і приклади, взяті з особистого досвіду; посилання на історичні приклади і факти; визначення. Тобто на початку необхідно зацікавити слухача;
2. Основна частина: аналіз проблеми, про яку хочемо сказати; ясність, ідейний зміст; логічно чітке виклад основних і другорядних питань; несуперечність мовлення; емоційне напруження та ін
3. Висновок: виклад основної думки виступу у вигляді тез; заключні висновки зі своїх висловлювань; вказівку на невирішені проблеми та шляхи їх вирішення; апелювання до слухачів (заклик до дій, застереження і ін)
Виступ повинен бути ні занадто коротким, ні занадто довгим. Основна функція виступу - привернути увагу слухачів до предмета викладу і налагодити контакт з аудиторією.
На закінчення необхідно відзначити, що успіх мовлення залежить багато в чому і від того, як говорити. Монотонно викладені факти не справлять належного ефекту. На противагу цьому емоційна з розстановкою мова (перед і після ключової фрази необхідно робити 1-2 секундну паузу) буде більш переконлива.
7.При з особистих питань.
Для проведення прийому краще виділити певний час протягом робочого дня. Оптимальним представляється час між 1400 і 1600. Якщо це можливо, то необхідно користуватися попереднім записом у секретаря. Відвідувач, по можливості, повинен заздалегідь викласти тему майбутньої розмови. Це дозволить по-перше скоротити час на виклад теми розмови, по-друге дозволить керівнику підготуватися до майбутньої бесіді і по-третє, якщо це можливо, направити відвідувача до інших виконавців. Відвідувачу необхідно заздалегідь повідомити тимчасові рамки розмови.
Всі прийоми відвідувачів можна розділити на: офіційні і неофіційні.
Офіційні прийоми можна проводити:
1. за столом для конференцій, нарад (див. рис. № 1). Це поставить керівника і відвідувача в однакові умови, тобто психологічно буде легше. До такого способу найкраще вдаватися, коли прийом відвідувача офіційний, але керівник хоче краще налагодити міжособистісний контакт;
2. за робочим столом. За робочим столом найкраще взагалі не приймати відвідувачів, тому що на ньому можуть перебувати важливі документи, які може побачити відвідувач і по ряду інших причин. За ним краще прийматипровинилися працівників. Коли керівник сидить за робочим столом, а працівник знаходитися спереду, то психологічно працівникові набагато складніше і часом одного цього вистачає, щоб не критикуючи працівник зрозумів свою провину.
Не офіційні прийоми краще проводити в "зоні відпочинку" (див. рис. № 1). Зручно розташувавшись на дивані або в кріслі керівника і співбесіднику буде легше розкріпачитися і добре налагодити міжособистісний контакт. Відвідувач, що прийшов з особистою та інтимної бесідою до керівника, буде почувати себе набагато впевненіше в такій обстановці, ніж в офіційній.
Для того, щоб обмежити час витрачається на розмову (а значить заощадити час керівника), необхідно, як вже зазначалося раніше, повідомити відвідувачу допустиму тривалість бесіди. Якщо співрозмовник не припиняє розмови, то тактовно сказати йому, що час розмови вийшло.
На закінчення необхідно відзначити, що для оптимального ведення бесіди керівник повинен:
1. вміти активно слухати. Тобто в процесі розповіді співрозмовника не просто мовчки, а показувати, що ви стежите заходом думки. Це, наприклад, можна зробити шляхом висловлювань типу: так-так, звичайно, безумовно і інших;
2. вміти зрозуміти співрозмовника. Причому "зрозуміти не означає прийняти". Якщо керівник може правильно зрозуміти співрозмовника, то це допоможе йому прийняти правильне рішення;
3. вміти направити розмову в потрібне русло.
4. намагатися говорити на рівні співрозмовника та інше.
8.Посещеніе робочих місць.
Відвідування робочих місць (у більшості випадків робітників) дозволяє: налагодити з колективом хороші відносини, бути в курсі справ на підприємстві. Також при відвідуванні робочих місць робітники можуть висловити керівникові свої побажання чи можливі варіанти вирішення проблем.
При підготовці до відвідування керівник повинен зібрати необхідний матеріал з того чи іншого цеху, підрозділу, щоб бути в курсі справ відбуваються в них.
Для хорошого контакту з робітниками необхідно враховувати психологічні моменти. Зокрема в цеху краще йти одягненим відповідним чином. При зустрічі з робітниками необхідно заохочувати їх прагнення висловитися з актуальних проблем. Щоб не забути внесені пропозиції їх краще коротко записувати і після аналізу впроваджувати не забуваючи заохочувати працівників, які зробили раціоналізаторські пропозиції.
Для відвідування робочих місць краще вибирати час ближче до кінці робочого дня, коли продуктивність низька і відволікання працівників не завдасть великої шкоди.
Слід зазначити також, що потрібно зустрічатись з робочими не тільки в робочий час, але й в не робочий. На таких зустрічах можна обговорити загальне положення справ на підприємстві, послухати виступи працівників.
Висновок.
У цій роботі розглянута актуальна тема - "організація праці керівника". Метою даної курсової роботи було розглянути працю керівника, а також показати основні шляхи поліпшення організації праці керівника.
У першому розділі були коротко розглянуті особливості праці керівника, облік витрат робочого часу, а також як раціонально спланувати заходи щодо поліпшення праці.
У другому розділі були безпосередньо розглянуті основні шляхи по яких можлива організація праці. Метою на цьому етапі було показати, що ці заходи не складно провести, а результат буде вражаючим.
Але всі заходи, що проводяться з метою збільшення продуктивності праці та скороченням витрат робочого часу керівника, будуть марними якщо керівник:
1. дотримується авторитарного методу управління. Такий керівник звик вирішувати все сам, забуваючи при цьому, що витрачає даремно багато часу;
2. не аналізує свою роботу з метою виявлення резервів зниження витрат робочого часу;
3. не присвячує час самоосвіті.
Головне, щоб у керівника було бажання поліпшити свою працю.
Список використаних джерел.
1. Шипунов В.Г., Кишкель Є.М. Основи управлінської діяльності: Учеб. для середовищ. спец. навч. закладів. - М.: Вищ. шк., 1996. - 271 с.; Іл.
2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.: Справа, 1995. - 704 с.
3. Карнегі Д. Як завоювати друзів і впливати на людей ...; Пер. з англ. / Заг. ред. і предисл. В.П. Зінченко, Ю.М. Жукова. - Мн.: ТОВ "СЛК". 1995. - 704 с.
4. Саркісов В.В., Шелехов В.М. Наукова організація і нормування праці в лісозаготівельній промисловості і лісовому господарстві: Підручник / За ред. В.В. Саркісова. - М.: Вищ. школа, 1982. - 335с., Іл.
5. Смирнов Є.Л. Довідковий посібник з НОТ. - 2-е вид., Доп. і перераб. - М.: Економіка, 1981. - 408 с.
Додаток
Рис.1 Приклад організації робочого місця керівника.