Принципи формування архівних колекцій

Зміст

Введення

1. Поняття про архівний фонд, види архівних фондів

2. Архівна колекція як вид архівного фонду

2.1 Склад, структура, комплектування архівної колекції

2.2 Експертиза цінності документів архівних колекцій

2.3 Систематизація документів архівних колекцій і формування одиниць зберігання

3. Приклади формування деяких архівних колекцій

3.1 Архів з історії дисидентів

3.2 Архівні колекції Центрального державного архіву літератури і мистецтва С. Петербурга

3.3 Архівні колекції Державного архіву РФ

Висновок

Бібліографічний список літератури

Додаток

Введення

Актуальність теми курсової роботи. Документи є продуктами господарської, наукової, художньої та інших форм діяльності ряду поколінь людей. У результаті кожне наступне покоління отримує їх у сукупності з іншими знаряддями, засобами і продуктами матеріального і духовного виробництва в якості «соціального спадщини».

У поняття «соціальне спадщину» включаються не тільки високі досягнення культури, але і весь об'єднаний досвід, втілений у свідомості (пам'яті) людей і продуктах їх діяльності. При цьому кожне нове покоління знаходиться перед вибором, що зі спадщини, що втратив свою безпосередню практичну цінність, необхідно зберегти, що «забути», а що з збереженого використовувати в новій якості.

Так, виникає проблема вибору соціально-значимої інформації про минуле, проблема використання відібраної інформації для потреб сьогодення й майбутнього.

Громадська чи соціальна пам'ять - механізм, що забезпечує соціальну спадковість. Соціальна пам'ять суспільства - сукупність соціальних засобів та інститутів, які здійснюють відбір і перетворення колись актуальної соціальної інформації в інформацію про минуле (ретроспективну) з метою збереження та використання накопиченого суспільного досвіду та передачі його з покоління в покоління.

Архіви є найціннішою частиною соціальної пам'яті, так як вони довговічні, спеціально створюються для зберігання документів і концентрують інформацію про найбільш глибинних сторони життя саме цього товариства. Інакше кажучи, архіви реалізують найважливішу соціальну функцію - забезпечують довготривалу пам'ять суспільства.

Однією з відмінних рис суспільної свідомості та наукової культури нашого часу, пов'язаних зі спробами осмислити минуле, створити об'єктивну картину історичного розвитку та використовувати досвід минулого в практичній діяльності, є інтерес до архівів та ретроспективної документної інформації.

Метою курсової роботи є вивчення та дослідження наукової організації формування архівних колекцій.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

1. Дати поняття архівного фонду і розглянути основні види архівних фондів.

2. Дослідити архівну колекцію як один з видів архівного фонду.

3. Розкрити склад, структуру і способи комплектування архівних колекцій.

4. Розглянути порядок проведення експертизи цінності документів архівних колекцій.

5. Охарактеризувати методику систематизації документів архівної колекції і формування одиниць зберігання.

6. Показати приклади формування архівних колекцій.

Історіографія.

На Русі документи зберігалися в князівських скарбницях разом із скарбницею і бібліотекою. Безліч документів зберігалося в ризницях монастирів разом з цінною церковним начинням; їхні зібрання поповнювали дарування князів і бояр. В кінці XV ст., Коли запроваджувалися накази-центральні установи управління, частина документів з великокнязівського архіву була передана їм, інші ж документи великокнязівського архіву з XVI ст. увійшли до складу Державного архіву Росії.

Цей архів у XVI ст. зберігав найбільш документи особистої канцелярії царя, Боярської думи, Посольського наказу. У ньому, крім документів питомих князівств, зберігалися документальні акти і листування за XIV - XVI ст., Що відображають зовнішню і внутрішню політику держави та мають загальнодержавне значення. В архівах зберігалися справи трьох видів; окремі документи - грамоти, стовпці, книги і зошити.

За Петра I з'явився архів, що склався з документами Кабінету його імператорської величності, колишнього спочатку особистої канцелярією царя, а потім пополнявшийся документами загальнодержавної важливості з питань дипломатичним, політичним, фінансовим, будівельним, військовим, а також листуванням Петра I з іноземними та вітчизняними державними діячами.

Цінними документами мали архіви центральних установ.
Наприклад, Колегія закордонних справ мала два архіву: у Петербурзі зберігалися справи з 1720 р. і невелика частина документів колишнього Посольського наказу, в Москві - основна частина справ Посольського наказу.

В кінці 60-х років XVIII ст. був створений Межовій архів, який зберігав документи генерального межування, яке проводилось з 1765 р. до середини XIX ст. Значний інтерес представляють документи міністерств, створених у 1802 р. замість колегій. Архіви їх втратили свою самостійність і стали організовуватися в кожному департаменті, що призвело до розпорошення документів і погіршило їх збереження. Однак у другій чверті XIX ст. департаментские архіви міністерств стали об'єднуватися в общеміністерскіе.

Більшість документів ліквідованих установ використовувалися в роботі Сенату та колегій мало, але стали все частіше використовуватися вченими для написання історичних праць. У зв'язку з цим уряд видав Указ про створення історичних архівів. Першим з них став Московський архів колегії закордонних справ, який зберігав документи колишнього Посольського наказу та документи з історії царської сім'ї.

На основі документів колишнього Разрядного наказу був створений Разрядно-
Сенатський архів, який зберігав документи по внутрішній історії Росії. На початку 70-х років XVIII ст. були створені Петербурзький і Московський архіви старих справ, що зосередили справи ліквідованих у 60 - 70-і роки центральних і місцевих установ. У січні 1786 р. був створений Помісної-вотчинних архів, який зберігав документи про поміщицькому землеволодінні.

1. Поняття про архівний фонд, види архівних фондів

Архівний фонд Російської Федерації - історично сформована і постійно поновлена ​​сукупність архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне і культурне значення, які є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації, що відносяться до інформаційних ресурсів та підлягають постійному зберіганню. ¹

До складу Архівного фонду РФ входять знаходяться на території Російської Федерації архівні документи - незалежно від джерела їх утворення, виду носія, місця зберігання та форми власності.

Під архівним фондом розуміється сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою.

Архівний фонд - облікова і класифікаційна одиниця Архівного фонду РФ, що є частина документального фонду, прийнятого на державне зберігання, або сформована в архіві сукупність документів, історично або логічно пов'язаних між собою. Як поняття класифікаційної та облікової одиниці визначення "архівний фонд" зручно, але слід зазначити, що це поняття включає кілька видів відокремлених комплексів документів, що зберігаються в державних архівах і мають свої особливості.

Практичне здійснення класифікації документів по архівних фондах називається фондуванням.

Весь комплекс документів, що утворюються у діяльності установи або окремої особи (сім'ї, роду), складає його документальний фонд.

Установа (або особа), який утворює в процесі своєї діяльності документальний фонд, називається фондообразователем.

Частина документального фонду, що має історичне, політичне, народно-господарське, наукове, соціальне, культурне значення складає архівний фонд і підлягає державному зберігання.

Різновидами архівного фонду є:

- Архівний фонд державного органу, органу місцевого самоврядування, організації, що складається з утворених в процесі їх діяльності документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів;

- Об'єднаний архівний фонд, що складається з утворених в процесі діяльності двох або більше організацій, а також громадян документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що мають між собою історично і / або логічно обумовлені зв'язку;

- Архівний фонд особового походження (сім'ї, роду), що складається з утворених в процесі життя і діяльності окремого громадянина, сім'ї, роду архівних документів, включених до складу Архівного фонду Російської Федерації.

До архівного фонду прирівнюється сукупність окремих документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів, що утворилися в діяльності різних джерел комплектування архіву (фондообразователей), об'єднаних за однією або кількома ознаками (тематичного, номінальному, об'єктному, авторському, хронологічним та іншим) (далі - архівна колекція).

Робота з фондування документів здійснюється:

- У діловодстві установ, в процесі формування справ на основі номенклатур та відбору документів структурних підрозділів для постійного зберігання;

- У відомчих архівах при відборі документів для передачі до держархівів;

- У державних архівах при необхідності створення об'єднаних архівних фондів і архівних колекцій, виправлення помилок фондування, опису документів, переробки описів.

Фондування полягає у визначенні (уточнення) меж фондової приналежності і хронологічних меж документів фондів і у формуванні архівних фондів (об'єднаних архівних фондів, архівних колекцій)

У межах архівного фонду обліково-класифікаційної одиницею є одиниця зберігання документів. Одиниці зберігання мають бути описані, систематизовані, внесені до опису і оформлені в порядку, що забезпечує їх облік, пошук та використання.

Одиниці зберігання (справи) архівного фонду систематизуються в межах фонду згідно зі схемою систематизації. Систематизація документів фонду проводиться у діловодстві та в архіві організації при підготовці документів до передачі в державні архіви.

Схема систематизації одиниць зберігання (справ) фонду є підставою для внутрішньої організації архівного фонду та закріплюється описом (описами) справ фонду.

Розподіл справ усередині фонду за розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних ознак:

структурного (відповідно до приналежністю одиниць зберігання до структурних підрозділів);

хронологічного (за періодами або дат, до яких належать документи);

функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального (з урахуванням функцій, галузей і напрямків діяльності організації, тим і питань, яких стосується зміст документів);

номінального (за діловодної формі - видам і різновидам документів);

кореспондентського (по організаціям та особам, у результаті листування з якими утворилися документи);

географічного (відповідно до певними територіями, населеними пунктами і іншими географічними найменуваннями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти);

авторського (за назвами організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).

Як правило, одиниці зберігання групуються послідовно за ознаками, застосування яких виявиться найбільш доцільним для всіх або окремих груп документів фонду.

Поєднання структурного і хронологічного ознак дає два варіанти схеми систематизації: хронологічно-структурний та структурно-хронологічний.

Хронологічно-структурна схема систематизації застосовується по відношенню до фондів діючих організацій (враховуючи подальше поповнення фондів) та ліквідованих організацій з часто змінювалася структурою. За цією схемою справи групуються насамперед за часом їх створення (років, періодами), а в межах кожної хронологічної групи - по структурним підрозділам організації.

Структурно-хронологічна схема систематизації застосовується по відношенню до фондів організацій, що мали стабільну структуру, зміни якої відбувалися рідко і були нескладні. При систематизації за цією схемою справи групуються насамперед по структурним підрозділам організації, а в межах кожної структурної групи - за часом їх створення.

Хронологічно-функціональна або функціонально-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до фондів організацій з часто змінювалася структурою.

При систематизації справ за хронологічно-функціональній схемі їх угруповання відбувається спочатку за хронологічним ознакою, а потім за функціями (видами, напрямками діяльності) організації. При цьому підгрупи справ розташовуються з урахуванням значущості функцій організації (керівництво, фінансування, облік і звітність тощо) або за класифікатором самої організації.

При систематизації справ за функціонально-хронологічній схемі справи групуються спочатку за функціями діяльності організації, а потім за хронологічним ознакою.

Хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до невеликих за обсягом фондів, а також окремим архівним колекціям.

Хронологічно-номінальна і номінально-хронологічна схеми застосовуються, як правило, для систематизації справ фондів безструктурні організацій.

Комплектування архіву включає:

• визначення джерел комплектування архіву відповідно до його профілем:

• визначення складу документів, які підлягають прийому до архіву;

• прийом документів до архіву.

Комплектування архіву здійснюється відповідно до принципів: приладдя документів до складу архівного фонду РФ; дотримання прав власності на документи; походження і територіальної приналежності документів; недробімості фондів.

Державні і муніципальні архіви комплектуються документами архівного фонду РФ, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій, підприємств і громадян і мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне або культурне значення.

Комплектування архіву включає:

• визначення джерел комплектування архіву відповідно до його профілем:

• визначення складу документів, які підлягають прийому до архіву;

• прийом документів до архіву.

Комплектування архіву здійснюється відповідно до принципів: приладдя документів до складу архівного фонду РФ; дотримання прав власності на документи; походження і територіальної приналежності документів; недробімості фондів.

Державні і муніципальні архіви комплектуються документами архівного фонду РФ, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій, підприємств і громадян і мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне або культурне значення.

Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в державній або муніципальній власності, після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, або державних і муніципальних установах передаються на постійне зберігання до відповідних державних і муніципальні архіви.

Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватній власності, надходять у державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук на підставі договорів між цими архівами, музеями, бібліотеками, організаціями Російської академії наук і власниками зазначених документів.

Передача на постійне зберігання до державних і муніципальних архіви обов'язкового безкоштовного примірника документів здійснюється в порядку, встановленому законодавством Російської Федерації про обов'язковий примірник документів ^2.

Державні органи, органи місцевого самоврядування, державні та муніципальні організації забезпечують у відповідності з правилами, встановленими Федеральним архівним агентством, відбір, підготовку і передачу в упорядкованому стані документів Архівного фонду Російської Федерації на постійне зберігання до державних і муніципальних архіви. Всі роботи, пов'язані з відбором, підготовкою та передачею архівних документів на постійне зберігання, у тому числі з їх упорядкуванням і транспортуванням, виконуються за рахунок коштів органів і організацій, що передають документи.

Недержавні організації забезпечують відбір і передачу в упорядкованому стані в державні та муніципальні архіви перебувають у їхньому володінні архівних документів, віднесених до федеральної власності, власності суб'єкта Російської Федерації чи муніципальній власності.

При реорганізації державних органів архівні документи в упорядкованому стані передаються правонаступникам реорганізованих державних органів.

При зміні структури органів місцевого самоврядування архівні документи в упорядкованому стані передаються знову формованим органам місцевого самоврядування.

Документи особового походження надходять до державних архівів:

• від фондообразователей, передавальних архіви особисто або за заповітом;

• від осіб, що володіють архівом за правом спадкування;

• від збирачів та колекціонерів;

• з громадських організацій (творчих спілок і так далі);

• з нотаріальних контор як вибіркове майно;

2. Архівна колекція як вид архівного фонду

2.1 Склад, структура, комплектування архівної колекції

Архівної колекцією називається сукупність окремих документів, що утворилися в процесі діяльності різних осіб та об'єднаних упорядником колекції за одним або кількома ознаками. Документи колекцій в залежності від їх характеру і складу формуються в одиниці зберігання відповідно з авторським (колекція автографів), хронологічним (колекція маніфестів), географічним (колекція листівок з видами різних країн) або тематичним (колекція революційних листівок 1905 р.) ознакою.

Для архівних документів на відміну від архівних фондів та об'єднаних архівних фондів характерно переважання не історичних, а логічних зв'язків. В основі комплектування архівної колекції лежить ознака логічного зв'язку, тобто вона зібрана штучно.

У назві архівної колекції обов'язково вказується ознака (ознаки) об'єднання документів, а при необхідності і її упорядник (юридична або фізична особа, установа, в тому числі архів організації). Наприклад, колекція автобіографій і анкет письменників.

У найменуванні колекції, що надійшла до архіву від приватної особи, вказується характер або загальний зміст колекції, прізвище, ім'я, по батькові колекціонера і дати його життя.

Приклад. Колекція фотографій діячів мистецтва, зібрана Ільїним Арсенієм Олександровичем (1911-1970).

Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо), а можуть бути створені в архіві за того ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ з метою створення сприятливих умов для їх всебічного використання.

Кожен з цих комплексів враховується як фонд і на цій підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, що складається в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:

- Укладач;

- Час;

- Умови створення;

- комплектування.

Хронологічними межами архівної колекції є дати самого раннього і самого пізнього документа, що входять до її складу.

Колекції можуть бути сформовані приватною особою і надходити на державне зберігання або в складі особистого архіву колекціонера (як результат його збирацької діяльності), або окремим комплексом документів без особистого архіву колекціонера. У першому випадку вони стають розділом особистого фонду колекціонера (колекція автографів, зібрана П. А. та П. П. Вяземського), у другому - є самостійною класифікаційної і обліковою одиницею (колекція Василя Олександровича Регіна в ЦДАЛМ).

Якщо документи самого фондоутворювача нечисленні порівняно з зібраної ним колекцією, весь комплекс документів вважається колекцією і отримує відповідну назву - колекція фотографій діячів літератури і мистецтва, зібрана Є. В. Тихоновим.

Колекції, що надходять на державне зберігання у складі особистого архіву фондоутворювача або окремими комплексами документів, розформуванню з інших фондів не підлягають, навіть, якщо об'єктом колекційної діяльності є не окремі документи, а особисті архіви інших осіб.

При надходженні до державного архіву окремі розрізнені документи особистого походження, з яких не можна сформувати самостійний архівний фонд, можуть об'єднуватися самим державним сховищем в архівні колекції.

Об'єднання документів до архівних колекції проводиться за видами документів професійної приналежності їх творців або за тематичним ознакою. Склад архівної колекції може поповнюватися знову які надійшли документами і змінюватися у зв'язку з передачею окремих документів під новоутворені фонди.

Архівна колекція надходить до архіву або формується в архіві з окремих розрізнених архівних документів, що мають ознаки спільності (див. Додаток). Історично склалася архівна колекція, що надійшла з іншого архіву, від організації або громадянина, перефондірованію не підлягає.

Архівна колекція вноситься до списку фондів при першому надходженні їх документів в архів організації. Кожному фонду присвоюється черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номером фонду, що підлягає передачі на постійне зберігання, додається (через дріб) номер, присвоєний відповідним державним архівом після першої передачі йому частини фонду.

Архівні документи, сформовані в архівну колекцію перефондірованію не підлягають. Перефондірованіе архівних документів допускається у виняткових випадках, при виявленні помилок фондування, що ускладнюють пошук архівних документів.

Переміщення документів з одного фонду особистого походження в інший не допускається. Виняток становить передача окремих документів з архівних колекцій, створених державним архівом, яка практикується у двох випадках: при створенні нових фондів особового походження; при атрибуції окремих, раніше не атрибутовані документів, що зберігаються в архівних колекціях.

Передача документів здійснюється за актом, який складається у двох примірниках, затверджується керівництвом архіву і передається у відповідні справи фондів. Зміни вносяться одночасно в усі облікові документи.

При одиничних надходженнях документів на державне зберігання оригінали листів включаються до фондів адресатів. Якщо ці фонди відсутні або якщо адресати не встановлені, ці документи вкладаються у фонди кореспондентів. Якщо немає ні фондів адресатів, ні фондів кореспондентів, документи передаються в архівну колекцію листів.

За результатами виконання внутріархівних робіт (складання зведених описів, наукового опису архівних колекцій, перевірки наявності та стану документів, вивірки облікових документів) оформляється акт опису документів архівної колекції.

2.2 Експертиза цінності документів архівних колекцій

Методологічною базою проведення експертизи цінності документів архівних колекцій є основні принципи експертизи цінності документів: історизм, всебічність і комплексність оцінки документів.

Нормативна база проведення експертизи цінності документів архівних колекцій відсутній на відміну від документів офіційного походження, відбір яких на державне зберігання забезпечений системою нормативних документів (переліків, номенклатур справ).

Науково-методичним обгрунтуванням експертизи цінності документів архівних колекцій є система критеріїв їх цінності.

Критерії цінності складають дві основні групи:

1. критерій цінності архівних колекцій;

2. критерії цінності документів архівних колекцій.

Критерії цінності архівних колекцій наступні: значення творчої та громадської діяльності фондоутворювача; історія архівних колекцій та її склад; взаємозв'язок архівної колекції з іншими комплексами документів.

Значення творчої та громадської діяльності фондоутворювача визначається, виходячи з факторів:

- Оцінки творчості фондообразователя літературознавством, мистецтвознавством (літературна, театральна енциклопедії, монографії та інші друковані джерела);

- Державного визнання діяльності фондоутворювача (присудження премій, почесних звань, нагородження орденами, участь у виборних органах та ін);

- Громадської думки про діяльність фондоутворювача (відгуки преси, листи читачів, глядачів);

- Думки колег по професії (листи і висловлювання письменників, артистів, художників, мемуари та ін);

- Думки експертів-фахівців у цій галузі.

Події життя і творчі інтереси фондоутворювача, його збиральної нахили, його дбайливе ставлення до своєї колекції можуть істотно збагатити склад документів особистого архіву. І навпаки - нерідко нехтування до документів свого архіву, обставини біографії фондоутворювача призводять до непоправних втрат документів архівної колекції, збіднення складу його документів.

Критерії цінності документів особового походження наступні: значення творчої і суспільної діяльності автора документа, час і місце створення документа; значущість змісту документа, його інформаційна, ідейна, художня та наукова цінність; зовнішні ознаки документа; взаємозв'язку з іншими документами.

2.3 Систематизація документів архівних колекцій і формування одиниць зберігання

Систематизація документів колекцій визначається тематикою і складом документів. У межах колекції документів одного виду (різновиду) можливе групування по авторському ознакою з розташуванням груп у алфавітному порядку назв організацій або прізвищ авторів. У межах колекції документів, створеної за тематичним ознакою, можуть бути утворені групи з більш загальним тем чи питань, розташовані в порядку їх значущості або хронології. Всередині тематичних підгруп документи можуть бути об'єднані за різними ознаками, виходячи з обсягу і складу документації.

Рукописи художніх творів систематизуються у групи за жанрами, і всередині групи кожен твір вкладається в окрему обкладинку. Велика за обсягом рукопис і варіанти до неї становлять окрему групу. Якщо ці матеріали великі за обсягом, то кожен варіант рукопису полягає в окрему обкладинку, має самостійний номер, але може бути описаний в одній групі з усіма варіантами рукописи.

Нотні рукописи композиторів систематизуються і враховуються аналогічно рукописів письменників. При ясно вираженому об'єднання ряду музичних творів під одним номером твори (опусом) вони становлять окрему групу.

Систематизація творчих матеріалів художників (малюнки, графіка) проводиться з техніки їх виконання з подальшою систематизацією за форматом. Етюди до картин, ілюстрації, серії малюнків на певні теми, ескізи декорацій і костюмів до вистав складають окремі групи. Кожен окремий аркуш вважається за один документ, незалежно від кількості малюнків на ньому. Альбом з малюнками вважається за один документ, і листи в ньому не прораховуються (виняток становлять альбоми з малюнками видатних художників). Фотокопії і репродукції з картин художника і фотографії робіт скульптора складають окремі групи і прораховуються подокументно.

При групуванні документів за виставами або фільмів допускається систематизація та об'єднання документів в групи: фотографії репетицій спектаклів або робочих моментів кінозйомок; фотографії сцен з вистав; фотопроби акторів і кадри з кінофільмів; програми, афіші, буклети, рекламні плакати з даного вистави чи фільму; добірка рецензій та відгуків; стенограми обговорень вистави чи фільму.

Листи і телеграми об'єднуються в групи в залежності від значимості кореспондента або адресата: листи відомих діячів літератури і мистецтва систематизуються по кореспондентському ознакою і заносяться в здавальну опис за алфавітом прізвищ авторів під окремими номерами; листи менш відомих діячів літератури і мистецтва об'єднуються в одну групу; окрему групу складають листи родичів; всі інші особисті листи (читачів, глядачів) складають групу "Листи різних осіб"; листи установ, видавництв та організацій об'єднуються в окрему групу; вітальні телеграми при великій кількості можуть бути виділені в окремі групи.

Фізично відособлена одиниця зберігання може складатися з одного документа або групи документів, об'єднаних за авторським, кореспондентському, тематичним, номінальною, хронологічною і географічною ознаками. Кожен з перерахованих ознак може бути покладений в основу формування одиниць зберігання як самостійно, так і в поєднанні з іншими ознаками.

Формування одиниць зберігання має забезпечувати найбільшу схоронність документів і зручність користування ними. При формуванні одиниць зберігання слід враховувати значення творчості фондоутворювача і цінність документів архівної колекції, ступінь їх збереження. Одиниці зберігання у фондах класиків і видатних діячів літератури і мистецтва формуються з меншої кількості документів.

Обсяг одиниці зберігання не повинен перевищувати 100 аркушів, для особливо цінних документів - 40 60 аркушів, для малюнків і креслень - 10-15 аркушів. Якщо документ або група документів перевищують ці обсяги, їх слід розділяти на дві кілька одиниць зберігання з дотриманням логічної та хронологічної послідовності.

При формуванні одиниць зберігання не рекомендується поєднувати документи дореволюційного і радянського періодів, виключення робиться для особистого листування. При формуванні одиниць зберігання слід звертати увагу на те, щоб всі програми не були відокремлені від основних документів. У межах сформованої одиниці зберігання документи розташовуються з урахуванням взаємного зв'язку і хронологічній послідовності. Програми та конверти поміщаються після документів, до яких вони відносяться.

У одиниці зберігання, що складається з рукопису, листи систематизуються в порядку авторської нумерації. У разі її відсутності систематизація проводиться за змістом. Якщо текст складається з окремих уривків, кожний з них міститься в окрему внутрішню обкладинку.

Чернетки, чистовик, варіанти, гранки, верстка одного твору, об'єднані в одну одиницю зберігання, розташовуються в хронологічній послідовності роботи автора над даним твором.

У одиниці зберігання, сформованої з кількох творів, документи розташовуються в хронологічній послідовності. Твори одного року або не датовані розташовуються за алфавітом назв.

В одиницях зберігання, містять листи, об'єднані за тематичним ознакою (читачів, початківців авторів, вітальні та ін), документи систематизуються в хронологічній послідовності або за алфавітом прізвищ кореспондентів. Візитні картки розташовуються за алфавітом прізвищ їх власників. Листи з невстановленими датами поміщаються після датованих. Листи невстановлених осіб групуються по почеркам, а листи, написані одним почерком, по датах.

В одиницях зберігання, сформованих з особистих документів, матеріалів службової та громадської діяльності, майново-господарського та побутового характеру, документи розташовуються за хронологією.

При описі одиниць зберігання встановлюються види документів, авторство, назва твору чи зміст документів, ступінь їх повноти, справжність чи копійность, мова, спосіб написання і опублікування, наявність додатків до них, зовнішні особливості, крайні дати документів і кількість аркушів одиниці зберігання. Крім того, проводиться анотування особливо важливих документів.

Зміст документів повинно бути викладено сучасною мовою незалежно від часу їх походження. Не допускається механічне перенесення з тексту документів у заголовки одиниць зберігання старих, архаїчних вираженні, формулювань, перекручують політичний сенс фактів і подій або спотворюють істину. При складанні заголовка необхідно дотримувати однаковості прийомів опису, уникати вживання канцелярських висловів.

Опис проводиться за новою орфографією. З слів і термінів описуваних матеріалів слід зберігати в заголовках тільки такі, які характерні для даної епохи, виражають її особливості і не можуть бути замінені тотожними за змістом сучасними поняттями. Вид документів, імена осіб, назві установ, населених пунктів, посад, юридичні, побутові та інші терміни пишуться так, як вони наведені в самих документах (комедійне дійство, Ревізька казка, статейний список, Ортемій, сорок і т. д.). Слова в заголовках слід писати повністю, за винятком загальноприйнятих скорочень. Велика частина скорочень вживається тільки при назві, цифрі, прізвища.

В одиницях зберігання, містять листи, фотографії, враховується кількість документів. Документом вважається кожен лист, малюнок. Кількість листів та фотографій вказується на обкладинці. Документи, що становлять одиницю зберігання, вкладаються в розгорнутому вигляді в окрему обкладинку, папку або конверт. При цьому скріпки, шпильки, швидкозшивачі видаляються. Особливо цінні документи полягають у внутрішні обкладинки, а фотографії і візитні картки - у конверти. Плакати, афіші та інші документи великого формату полягають у спеціальні обкладинки та папки і зберігаються в спеціально обладнаному для них місці. На ярликах відповідних коробок робляться топографічні відсилання.

3. Приклади формування деяких архівних колекцій

3.1 Архів з історії дисидентів

Архів товариства "Меморіал" з історії дисидентів - найбільше в країні зібрання з історії інакомислення післясталінський епохи. Систематичне комплектування архіву почалося з весни 1991 року. В даний час він включає 51 фонд і колекцію, так чи інакше відображають дисидентську і околодіссідентскую активність 1960-х-1980-х рр.., А також фотоархів, який містить фотографії дисидентів та осіб, причетних до дисидентської активності.

Зміст деяких архівних колекцій архіву: ³

1. Ленінградська колекція: справ 89, 1957-1978 рр.. Містить велику кількість оригінальних текстів Самвидаву - публіцистичних, художніх, мемуарних. Багато хто з них не опубліковані навіть у найбільш повних виданнях саміздатскіх текстів: "Зборах документів Самвидаву" і випусках "Матеріалів Самвидаву" радіостанції "Свобода / Вільна Європа". Значна частина текстів датується 60-ми роками. Таким чином, збори містить ранній Самвидав, практично не представлена ​​в інших фондах.

2. Колекція К. Любарського, 978-1987.

Колекція Любарського містить джерела з історії дисидентського руху 80-х років. Специфіка матеріалів колекції дає можливість впорядкувати їх за предметно-тематичним принципом. Колекція містить досить багато оригінальних авторських текстів та різноманітні періодичні видання. Також є оригінальні документи судово-слідчої практики та ксерокопії різних відомчих розпоряджень, інструкцій, указів і т.п.

У цілому колекцію Любарського можна розглядати як комплексне джерело з вивчення громадської (а не лише правозахисною) діяльності неофіційних груп і рухів 80-х років.

Склад тематичного розділу досить різнорідний. Це, перш за все, документи, пов'язані з судовими репресіями (вироки, обвинувальні висновки, судові визначення, касаційні скарги, протоколи судових засідань, допитів і обшуків); матеріали, що стосуються внутрішнього розпорядку та умов утримання політв'язнів у в'язницях і ІТК.

Кілька справ сформовано за номінальним принципом (листи і заяви в офіційні інстанції, відкриті листи, особисте листування, списки політв'язнів різних років, кілька номерів "Хроніки поточних подій"), є власне тематичні добірки (присвячені, наприклад, боротьбі за право еміграції, психіатричним переслідуванням , релігії і релігійним репресіям, побутових проблем).

Досить багато документів, пов'язаних з діяльністю громадських груп, релігійних рухів, підпільних політичних гуртків, національних та релігійних рухів.

3. Колекція К. Нагапетьяна, 1970-1987 рр..

У 1991 році московський художник К. Нагапетьян передав "Меморіалу" колекцію документальних матеріалів з історії неофіційною живопису Москви 1970-х - 1980-х років.

Колекція містить книги відгуків про виставки, каталоги виставок, інформаційні буклети, листування з офіційними організаціями, а також фотоматеріали (фотографії художників і виставок).

4. Колекція самвидаву Міжнародного інституту гуманітарно-політичних досліджень: 38 справ, 1966-1996 рр..

Колекція була передана в "Меморіал" директором МІГПІ В. Ігрунова в 1998 р. у складі інших матеріалів з архіву Інституту.

Містить літературний самвидав (О. Солженіцин, М. Булгаков, А. Платонов), спогади Н. Мандельштам, мемуари П. Бутова, книги Л. Троцького "Сталін" і А. Янова "Російська ідея і 2000-й рік", роботи І . Шафаревича "Русофобія" і В. Альбрехта "Як бути свідком", висновків Інституту держави і права АН СРСР на саміздатскій СБ "Жити не по брехні" і роботу В. Сокирко, розшифровані інтерв'ю з учасниками демократичного руху в м. Одеса, матеріали зустрічі політв'язнів 50-х - 80-х років, газетні вирізки початку 90-х років.

5. Колекція особистих справ: 1940-1990-і роки

Колекція особистих справ збирається "Меморіалом" з поточних надходжень самого різного характеру, що стосуються діяльності людей, причетних до дисидентства. На даний момент перелік особистих справ включає в себе 348 прізвищ; деякі справи об'єднують матеріали на кількох людей, наприклад - членів однієї родини або подільників.

Особиста справа може включати в себе всі види матеріалів, що мають відношення до даної особи, як його власні авторські тексти (щоденники, мемуари, статті, художні твори), так і документи, які виходять від інших осіб і організацій (особливо багато в даній колекції документів судово -слідчої практики). Продовжують надходити матеріали, пов'язані зі змінами в статусі колишніх дисидентів (документи про реабілітацію, публікації в пресі тощо). Колекція постійно поповнюється з різних джерел.

6. Колекція матеріалів з усної історії: 110 справ; 1990-1998 рр..

Колекція складається з:

а) текстів інтерв'ю, взятих у 1990-1992 рр.. в учасників різних дисидентських, і не тільки дисидентських, а й більш ранніх громадських рухів співробітниками Московського та Санкт-петербурзького "Меморіалів". Частина інтерв'ю було взято на першій (серпень 1990-го р., Санкт-Петербург) і другий (грудень 1991 р., пос.Репіно) зустрічах політв'язнів 1950-1980-х рр.., Організованих Санкт-Петербурзьким "Меморіалом"; інші є результатом систематичної роботи в цьому напрямку співробітників "Меморіалу" М. Кравченко, С. Чуйкова, А. Раскіна та ін На базі інтерв'ю з учасниками "Маяківка" - несанкціонованих сходок московської літературної молоді на площі Маяковського в 1958-1961 рр.., підготовлена ​​книга Л. Політковської "Ми - передчуття ... предтеча ...".

б) інтерв'ю, взятих в Одесі співробітницею Інституту гуманітарно-політичних досліджень І. Хількевич. Опитані - учасники неофіційного культурного й громадського життя Одеси в 70-і роки.

в) текстів інтерв'ю, зібраних Інститутом вивчення Східної Європи при Бременському університеті на початку 1980-х рр.. Значна частина цих інтерв'ю було взято у емігрантів з СРСР, що мали відношення до дисидентської і культурної активності, і стосується теми виготовлення і розповсюдження самвидаву. В якості інтерв'юера виступала, в основному, Р. Д. Орлова.

Аудіозаписи, пов'язані з пп. а) і б), зберігаються окремо.

У цій же колекції знаходяться анкети, розповсюджені "Меморіалом" серед учасників першої зустрічі політв'язнів у серпні 1990 р.

3.2 Архівні колекції Центрального державного архіву літератури і мистецтва С. Петербурга ⁴

1. Колекція документів діячів літератури і мистецтва. Утворена в архіві в 1977 р., 181 док., 1902 - 1979 рр..

Зібрана з окремих надходжень документів: рукописів віршів О. Прокоф 'єва, К. Чуковського, спогаді про поета С. Єсеніна, художника П. Філонова; листів письменників К. Федіна, О. Фадєєва, композитора Б. Асаф' єва, художника А. Остроумової-Лебедєвої; фотографії письменника М. Шагінян, артистів К. Станіславського, К. Варламова, Медеї та Миколи Фігнер, композитора Д. Шостаковича, афіш, буклетів, програм, малюнків і пр.

2. Колекція документів артистів естради та цирку. Утворена в архіві в 1979 р., 655 справ, 1866 - 1957 рр..

Тексти (рукописні та машинописні) розповідей, віршів, анекдотів, жартів, реприз, конферансу та ін, виконуваних з естради і в цирку.

3. Літературні об'єднання Ленінграда. Утворена в архіві в 1980 р., 41 справа, 1954 - 1977 рр..

Рукописи літературних творів самодіяльних авторів і протоколи обговорення цих творів.

4. Воложенінов Іван Клементьевіч (1913 - 1980), збирач книг і автографів діячів літератури і мистецтва, 88 справ., 1921-1977 рр..

Листи Н. К. Крупської, Є. Д. Стасової, письменників М. Горького, М. Дудіна, С. Маршака, Ельзи Тріоле, художниці З. Серебяковой; дарчі написи на книгах М. Шолохова та І. Еренбурга, малюнок письменника Ромена Роллана з автографом.

Документи письменниці А.Г. Голубєвої (рукописи, листи, відгуки на її твори), артиста С. І. Філіппова (тексти ролей, фотографії, договір), літературознавця П.П. Шишмарева (відгуки про дисертацію, листи).

5. Вяземський Сергій Михайлович (1895 - 1983), збирач документів з історії Петербурга - Ленінграда, 3313 справ, 1870 - 1975 рр..

Збори вирізок і виписок з книг та періодики, афіш, оголошень, буклетів, запрошень, фотографій з історії Петербурга - Петрограда - Ленінграда.

6. Котельников Дада Іванович (1906 - 1984), збирач документів з образотворчого мистецтва, 664 справи, 1865 - 1977 рр..

Збори книг з образотворчого мистецтва, путівників по музеях, каталогів художніх виставок, відомостей про художників та мистецького життя в нашій країні і за кордоном (виписки і вирізки з книг та періодики, художні листівки, запрошення, буклети, марки).

3.3 Архівні колекції Державного архіву РФ ⁵

Колекція документів рукописного відділення бібліотеки Зимового палацу. Санкт-Петербург, 4567 од. хр., XIV ст. - 1902.

Колекція копій документів закордонних архівів, 113 ед.хр., 1777-1955.

Колекція документів з історії революційного руху в Росії, 204 од. хр., 1801-1920.

Колекція розрізнених документальних матеріалів центральних та місцевих адміністративних, жандармських, поліцейських, судових установ та навчальних закладів у царстві Польському, 282 од. хр., 1823-1918.

Колекція речових доказів, вилучених жандармськими установами при обшуках редакцій газет, 21580 од. хр., 1825-1920.

Колекція копій документів інших державних архівів колишнього СРСР, 164 од. хр., 1825-1917.

Колекція фотографій, 59004 од. хр., 1840-1917.

Колекція нелегальних видань (листівок і брошур), що відклалися в поліцейських і судових органах дореволюційної Росії 44 955 од. хр., 1850-1917.

Колекція друкованих легальних видань (листівки, брошури, оголошення, інструкції), що відклалися в поліцейських і судових органах дореволюційної Росії, 423 од. хр., 1853-1920.

Колекція рукописів Царськосельського палацу, 798 од. хр., 1863-1916.
Матеріали, зібрані С.Г. Сватіковим, про члена парії есерів Г.П. Хавкін (колекція), 11 од. хр., 1886-1932.

Колекція документів з історії народної освіти в Московському повіті Московської губернії, 65 од. хр., 1898-1919.

Колекція документів періоду першої світової війни і Тимчасового Уряду, 180 од. хр., 1914-1921.

Висновок

Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань.

У результаті проведеного дослідження по темі "Принципи формування архівних колекцій" можна зробити ряд висновків:

Документи Архівного фонду Російської Федерації враховуються по архівних фондах, архівним колекціям, одиницям зберігання.

Під архівним фондом розуміється сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою.

Поняття "архівний фонд" включає кілька видів відокремлених комплексів документів, що зберігаються в державних архівах і мають свої особливості.

Архівна колекція - фонд, який представляє собою сукупність окремих документів, що утворилися в діяльності різних фондообразователей і об'єднаних за однією або кількома ознаками.

В основі комплектування архівної колекції лежить ознака логічного зв'язку, тобто вона зібрана штучно.

Документи колекцій в залежності від їх характеру і складу формуються в одиниці зберігання відповідно з авторським, хронологічним, географічним чи тематичним ознакою.

Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо), а можуть бути створені в архіві за того ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ з метою створення сприятливих умов для їх всебічного використання.

Склад архівної колекції може поповнюватися знову які надійшли документами і змінюватися у зв'язку з передачею окремих документів під новоутворені фонди.

Бібліографічний список літератури

Джерела

1. Федеральний закон "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22 жовтня 2004 року № 125 ФЗ (зі змінами, внесеними Федеральним законом від 4 грудня 2006 року № 202-ФЗ).

2. Федеральний Закон «Про обов'язковий примірник документів» від 29декабря 1994р. № 77-ФЗ.

3. Наказ Міністерства культури і масових комунікацій РФ
від 18 січня 2007 р. № 19 «Про затвердження Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду РФ та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук».

4. Основні правила роботи архівів організацій. Схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р. - М.: ВНИИДАД, 2002.

Література

5. Булюліна Є. В. Архівознавство: Навчально-методичний посібник. Волгоград: Видавництво ВолДУ, 2003. 96с.

6. Банасюкевич В.Д. Формування Архівного фонду Російської Федерації: Сучасний етап / / Секретарська справа. № 1.1998. С. 23-25.

7. Георгіївська Л.С. Формування та науковий опис архівних колекцій. / / "Вітчизняні архіви", науково-практичний журнал. - 2006. - № 4

Електронні ресурси

8. Архів товариства «Меморіал». / / Http://www.memo.ru/history/.htm

9. Архівні колекції Центрального державного архіву літератури і мистецтва С. Петербурга / / http://www.rusarchives.ru/guide/cgalispb/shtml

10. Документи з історії Росії XIX - початку XX ст. / / Www. Garf -2. Narod. Ru

Додаток

Порядок формування архівної колекції "Хроніка подій

соціально-економічного розвитку Пермської області "

(Затв. розпорядженням Губернатора Пермської області

від 22 липня 2005 р. N 323-р) ⁶

1. Формування архівної колекції документів в апараті адміністрації області здійснює фахівець, готує її до передачі до державного архіву (далі - спеціаліст).

2. Прес-служба губернатора області формує блок аудіо-, фото-, відеоматеріалів, газетних публікацій та інших документів, що належать до заходів за участі губернатора області та його заступників, і з описом кожного документа передає фахівця, який формує відповідну справу.

3. Консультанти-референти заступників губернатора області організують збір документів по проведеним заходам за участю виконавчих органів влади області та структурних підрозділів апарату адміністрації області, в т.ч. прес-служби губернатора області. Сформований блок документів щодо заходу передається спеціалісту з описом кожного документа. Крім того, консультанти-референти формують справи по проведеним значущим нарад за участю губернатора області та його заступників. Справи зберігаються у консультантів-референтів протягом року, потім передаються спеціалісту для передачі в архів.

4. На виконавчі органи державної влади, структурні підрозділи апарату адміністрації області покладається відповідальність за формування документів по організовуваним ними заходам за участю губернатора області та його заступників.

5. Виконавчі органи державної влади області, структурні підрозділи апарату адміністрації області формують блок документів, що відображають усі події міжнародного, російського, обласного рівня, що відбуваються як на території Пермської області, так і за її межами, без участі губернатора області та його заступників.

6. Організаційний відділ апарату адміністрації області:

формує справи по заходах регіонального, федерального і міжнародного рівня, проводяться адміністрацією області, включаючи документи як на паперових, так і на електронних та інших носіях;

включає до переліку учасників найбільш значущих заходів представників комітету у справах архівів області для забезпечення ініціативного документування.

7. Фахівці органів державної влади області, структурних підрозділів апарату адміністрації області, відповідальні за проведення заходів, передають підготовлені і опрацьовані документи фахівця.

8. Документи, що передаються в архівну колекцію, повинні бути укомплектовані в папку або в коробки, на які нанесено напис про тему заходу. Оформлення документів повинна відповідати таким вимогам:

фотодокументи поміщені в конверти, на яких вказано дату, місце, інформація про учасників, зображених на фото;

на відеокасетах вказується дата, місце, тема заходу, інформація про учасників;

на аудіокасетах вказується дата, місце, інформація про учасників, чий голос записаний на касеті;

газетні публікації підписані з зазначенням дати, номери та назви видання;

додаються афіші, запрошення, протоколи, стенограми, листи та інші матеріали, пов'язані з даного заходу, а також скановані документи в електронному вигляді з поясненнями.

9. Комітет у справах архівів області приймає участь в документуванні значущих подій, що відбуваються на території Пермської області, за участі губернатора області та його заступників. У державних архівах формується архівна колекція під єдиною назвою "Хроніка подій соціально-економічного розвитку Пермської області".

10. Щоквартально фахівець передає за описом документи, а державні архіви приймають їх для формування архівної колекції.

11. Апарат адміністрації області забезпечує фахівців, що беруть участь у формуванні архівної колекції, необхідним інвентарем (папки, спеціальні коробки, CD-диски, дискети, аудіо-, відеокасети, в т.ч. професійні, матеріали для фотозйомок і т.д.).