Основні форми і напрямки використання архівних документів

Форми ініціативної інформації мають тенденцію до подальшого розвитку, на що впливає цілий ряд факторів. Одним з них є актуалізація нових категорій архівних документів; спеціальних документів з непаперових носіями, документної інформації автоматизованих систем та ін
Інформування та виконання запитів керівників організації та структурних підрозділів, а також інших організацій здійснюється архівом за певною тематикою за запитом або в ініціативному порядку у формі інформаційного листа або довідки про наявність в архіві відповідних документів.
Інформування керівників організації може проводитися у формі переліку заголовків справ або документів з певної тематики або за видами з зазначенням дат документів і пошукових даних. У необхідних випадках даються анотації.
Заголовки документів або справ розташовуються в переліку незалежно від їх фондової приналежності: за хронологією подій, з питань, за видами або значимості документів в залежності від запиту.
Інформування керівників може здійснюватися також у формі тематичної добірки копій документів. Копії розташовуються в логічній послідовності; до добірки копій додається титульний лист, а також при необхідності історична довідка, перелік та інші матеріали.
Перелік, лист, довідка, що направляються всередині організації, підписуються завідувачем архівом; при виконанні запиту іншої організації лист, довідка, перелік, тематична добірка копій документів підписуються завідувачем архівом і направляються із супровідним листом за підписом керівника організації. [12]
3.2. Виконання запитів соціально-правового характеру
Запит - це лист організації або заява громадянина, в якому сформульована тема, географічні та хронологічні рамки необхідної заявникові інформації.
Виконання запиту - пошук та надання споживачу інформації, що міститься в архівній інформації.
Існують наступні види запитів:
· Тематичні (виявлення інформації за конкретною темою або документальне підтвердження будь-якого факту);
· Персональні, в тому числі біографічні та генеалогічні;
· Соціально-правові. Найбільш часто запитуються відомості про трудовий стаж і заробітну плату, про освіту, про службу в Радянській Армії, про перебування в полоні, фашистських концтаборах, виправно-трудових установах, про поранення в роки ВВВ та інших воєн, про участь у партизанських рухах, про нагородження медалями, орденами та іншими відзнаками, про цивільний стан, про майнові права, про державну та громадської діяльності. [13]
· Консульські (спрямовані на захист законних прав та інтересів громадян, які постійно проживають за кордоном, у тому числі російських громадян, громадян СНД, іноземних громадян та осіб без громадянства). Ці запити є різновидом соціально-правових запитів, але відрізняються від них тим, що надходять через Міністерство закордонних справ РФ, посольств іноземних країн в РФ, закордонні організації, Центр розшуку та інформації ЦК товариства Червоного Хреста РФ і ін [14]
Виконання запитів здійснюється в три етапи:
1. Прийом запиту і робота з заявником.
2. Пошук запитуваної інформації.
3. Складання і видача заявнику відповідей на запити.
При прийомі запиту необхідно приділити увагу складанню запиту. Треба прослідкувати, щоб заявник виклав у ньому всі відомості, які вдалося почерпнути з сімейного архіву, оповідань родичів, з інших архівів.
Якщо запит відноситься до категорії платних, слід сповістити про це заявника.
Державний архів не може стягувати плату за виконання соціально-правових і консульських запитів, запитів органів державної влади та органів місцевого самоврядування для використання в службових цілях, а також за науково-технічне інформування організацій системи Росархіву та ін
Архів організації зобов'язаний надати інформацію безкоштовно на вимогу тих організацій та осіб, яких вона стосується. Обмеження можливі лише у випадках, передбачених законодавством Російської Федерації. Архів може виконувати тематичні запити юридичних осіб, а також запити фізичних осіб майнового і фінансового характеру на платній основі. Перелік таких послуг та розмір оплати затверджуються керівником організації. [15]
При пошуку запитуваної інформації слід пам'ятати про строки виконання.
Термін пересилання непрофільного запиту в інші архівні установи з інформуванням про це заявника або надання йому письмових рекомендацій про місце зберігання документів становить 5 днів з дня реєстрації запиту.
Термін виконання запитів на підставі науково-довідкового апарату архіву становить 15 днів з дня реєстрації. Такі запити виконуються на підставі перегляду описів, каталогів.
Термін виконання запитів, що вимагають звернення до документів архіву, не повинен перевищувати 30 днів. Однак у разі особливої ​​складності запиту керівник архіву може продовжити цей термін, але не більше ніж на 30 днів.
При складанні та видачі заявникам відповідей на запити архів надає відповіді у вигляді наступних інформаційних документів;
§ архівна довідка;
§ архівна копія;
§ архівна виписка.
Архівна довідка - документ, що містить архівну інформацію про предмет запиту, із зазначенням пошукових даних документів, на підставі яких вона складена. Це документ, підготовлений і завірений архівом, що має юридичну силу.
Архівні довідки складаються на підставі документів (оригіналів та завірених копій), що зберігаються в архіві; використання незавірених документів, що відносяться до питання звернення, обумовлюється у тексті довідки ("незавірені копія"). При відсутності в архіві документів, що містять відомості з запитуваній питання, архівна довідка може бути видана за що зберігаються в архіві друкованим матеріалам, які належать до предмета звернення, з точним і повним зазначенням джерела. У довідці наводяться назви, дати і номери документів і викладаються відомості, наявні у названих документах і відносяться до питання обігу. Виклад дається в хронологічній послідовності подій, а не документів, у яких вони висвітлюються. Допускається наводити в довідці витяги з документів, беручи їх в лапки. Назви організацій у тексті довідки при першому вживанні наводяться повністю, а в дужках - їх офіційно прийняті скорочення; при повторних згадках - тільки скорочені.
У довідку включаються тільки відомості, що згадуються в документах.
У тексті архівної довідки не допускаються коментарі, власні висновки виконавця за змістом використаних документів.
Після тексту довідки вміщуються архівні шифри документів, що послужили підставою для складання тексту довідки (номери фондів, описів і справ, а також номери аркушів у справі). [16]
У разі необхідності складається супровідний лист, в якому можуть даватися пояснення до викликає сумніви даними. До довідки можуть додаватися як копії документів, так і виписки з них, які стосуються теми запиту. [17]
Архівна копія - документ, що відтворює текст або зображення архівного документа, із зазначенням його пошукових даних.
Архівна витяг - документ, дослівно відтворює частину тексту архівного документа, що відноситься до певного питання, факту або особі, із зазначенням пошукових даних документа.
Архівні копії та виписки з документів видаються відповідно до запиту. Ідентичність оригіналу виданих архівних копій і виписок завіряється підписом керівника організації або уповноваженої ним особи (керівника підрозділу, до складу якого входить архів) і гербовою печаткою організації.
Виписка проводиться тільки з документа, в якому міститься кілька окремих, не пов'язаних між собою питань. Виписка повинна відтворювати повний текст частини документа, що відноситься до запиту.
Окремі слова і вирази справжнього документа, а також виправлення, підчистки, що викликають сумнів у їх достовірності, обумовлюються словами: "Так в документі" або "У тексті нерозбірливо".
Машинописні архівні копії та виписки виготовляються на бланку листа організації з зазначенням назви документа: "Архівна копія", "Архівна виписка". При виготовленні ксеро-чи фотокопій документа бланк організації, як правило, не використовується.
Після тексту архівної копії або виписки вказується архівний шифр документа. Якщо копія або виписка займають більше одного аркуша, архівний шифр зазначається на звороті кожного аркуша. Усі аркуші архівної копії або виписки повинні бути скріплені, пронумеровані і на місці скріплення завірені архівом.
Крім основних форм відповідей на запити, архів може становити інформаційний лист або за власною ініціативою, або у відповідь на запит користувача. Лист містить повідомлення про наявні в архіві документах з визначеної проблеми, теми, питання.
При виконанні тематичних запитів організацій і громадян у державному архіві можуть створюватися такі інформаційні документи, як тематичні переліки документів, тематичні добірки документів, тематичні огляди документів.
Тематичний перелік документів - систематизований перелік заголовків справ або документів з вказівкою дат і пошукових даних.
Тематична добірка документів - комплект копій документів або цитат з документів на дану тему.
Тематичний огляд документів - інформаційно-пошуковий довідник, що містить детальну характеристику документів декількох архівів, кількох фондів одного архіву або частини фонду з певної теми. [18]
Допускається вилучення з архівних справ та видача власникам чи їхнім родичам справжніх особистих документів про цивільний стан, про освіту, трудових книжок та інших не отриманих у свій час власником документів.
Справжні особисті документи видаються з дозволу керівника організації заявникам за пред'явленням паспорта, іншого документа, що посвідчує особу, їх родичам або довіреним особам нотаріально завіреної довіреності. Справжні особисті документи можуть бути вислані заявнику цінним листом.
Органами правопорядку з архіву можуть бути вилучені документи відповідно до законодавства Російської Федерації.
На місце вилученого документа в справу вкладається довідка про видачу, знята з нього копія або в облікових архівних документах робиться відмітка про вилучення, зазначаються номер, дата і назва документа - підстави для вилучення, а також розписку одержувача документа (при особистій передачі).
При відсутності в архіві запитуваних відомостей негативну відповідь складається на бланку листа організації. У ньому вказується факт відсутності в документах архіву цікавлять заявника відомостей і даються рекомендації, куди слід звернутися за необхідною інформацією. У випадках негативної відповіді, що містить відомості про відсутність в архіві необхідних документів внаслідок їх загибелі або втрати, текст листа повинен бути завірений печаткою організації.
Як приклад по виконанню тематичних запитів можна розглянути РГАНТД, в якому використання архівних документів є одним з пріоритетних напрямків діяльності.
Виконання запитів в РГАНТД полегшується тим, що цей архів першим в галузі став на практиці застосовувати автоматизовані архівні технології, у тому числі при створенні автоматизованого НСА. В даний час він має в своєму розпорядженні тематичної базою даних, що включає відомості про всі відкриті документи з космічної тематики. Інформація по інших галузях введена в БД «Архівний фонд» на рівні фонду та опису і в БД «Промисловість» на рівні опису з зазначенням основних і пошукових термінів, включених в опис справ. [19]
3.3. Використання документів у засобах масової інформації
Організація використання архівної інформації через ЗМІ (преса, радіо, телебачення, кіно) включає в себе інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст документів архівного фонду РФ в цілому, групи архівів, окремого архіву, інформування про роботу Федеральної архівної служби і надаються нею послугах, формування потреб суспільства в архівній інформації.
Для періодичної преси можуть бути підготовлені газетні та журнальні добірки архівних документів, документні нариси, газетні та журнальні статті, тематичні газетні шпальти, кореспонденції, інформації і ін
Газетні і журнальні добірки архівних документів є публікацію повністю або витяг декількох документів на одну тему, які розміщені в газеті чи журналі під загальним заголовком і розташованих в тематичному або хронологічному порядку. Публікація збірки архівних документів супроводжується пояснювальним текстом, в якому вказується характеристика публікованих документів, опис історичної обстановки і пр.
Документальний нарис представляє собою статтю, на підставі архівних документів, конкретних історичних подій чи опис діяльності конкретних людей. Документальний нарис складається з двох частин: історичної, де описуються історичні події, і описової, де розкриваються конкретні факти, що знайшли відображення в документах, може містити узагальнення, висновки.
Тематичні газетні шпальти представляють собою газетну сторінку, відведену для висвітлення будь-якої теми. Тематичні газетні смуги можуть бути присвячені історичним подіям великого масштабу.
Кореспонденція - повідомлення з місця події, наприклад, про виставку архівних документів, прислане в газету від кореспондента цього видання.
Інформація - коротке повідомлення про поточні події архівної життя, про виявлення, надходженні в архів нових документів, конференціях архівістів, роботі наукових рад державних архівів і пр.
Архівні установи організовують також використання інформації з радіо і телебаченню у вигляді тематичних бесід і бесід-інтерв'ю, доповідей, лекцій, репортажів, прес-конференцій, реклами та ін Передачі можуть бути як поодинокими, так і об'єднаними в цикли, постійні рубрики. Для створення радіо (теле) передач готуються сценарні плани.
Архівні документи широко використовуються при створенні документальних і науково-популярних і навчальних фільмів. Для ретроспективного показу кінодокументів державні архіви готують кінопрограми і киносборники. Киносборники монтуються з спеціально скопійованих позитивних фрагментів фільму, спецвипусків, кіножурналів і окремих фрагментів. [20]

3.4. Організація інформаційних заходів
Інформаційні заходи включають організацію виставок документів, організацію зустрічей з громадськістю, екскурсії в архіви, презентації, дні відкритих дверей, лекції та доповіді, читацькі конференції, уроки для студентів і школярів.
3.4.1. Організація виставок документів
Виставка - художньо оформлена добірка документів, призначена для їх публічної демонстрації.
За масштабом діяльності виставки бувають міжнародними та внутрішньоросійськими, які в свою чергу діляться на міжархівних, регіональні та всеукраїнські.
За часом функціонування розрізняють: постійно діючі (композиція чи її частина змінюється раз на півроку), тимчасові (з терміном дії від 2 тижнів до декількох місяців), короткострокові (від 1 до 10 днів).
За місцем демонстрації розрізняють стаціонарні та пересувні.
Стаціонарні виставки можуть бути постійно діючими і тимчасовими. Пересувні - тимчасовими і короткостроковими.
Розробка тематико-експозиційного плану виставки часто вимагає напруженої праці всього колективу архіву. Тому план може існувати в декількох варіантах - спочатку в попередньому, а потім в уточненому варіанті. Важливо включати документи у план не на підставі описів, а на підставі перегляду документів. Часто експонування архівних документів поєднується з експонуванням музейних предметів епохи.
У 2005 році була проведена у Виставковому зло федеральних архівів історико-документальної виставка "Переможний 1945-й", міжнародної науково-практичної конференції, присвяченої 60-річчю Перемоги. Росархів, ГАРФ, РГАСПІ, РДВА, РГАКФД взяли активну участь у підготовці спільно з ФДМ "Фонд взаєморозуміння і примирення" пересувної виставки "Невільники Третього Рейху: долі радянських громадян, вивезених у Німеччину". [21]