Курсова робота
з дисципліни: «Архівознавство»
на тему: Складання архівних описів
2009
Зміст
Введення
Глава 1 Загальні поняття про опису та етапи її складання
Глава 2 Довідковий апарат опису, вимоги до його складання
Глава 3 Організація справ і документів в межах опису
Висновок
Список використаної літератури
Програми
ВСТУП
Забезпечення суспільства достовірної ретроспективною інформацією є однією з головних завдань архівних установ Російської Федерації на сучасному етапі. Ефективність функціонування науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду Росії напряму залежить від якості складання архівних довідників.
Політичні та соціально-економічні зміни життя російської держави і суспільства, що відбулися за останнє десятиліття, суттєво активізували інтерес суспільства до архівної інформації та архівів, як сховищ універсального інформаційного ресурсу архівних документів.
Особливе місце в системі НСА займає архівна опис - базовий довідник російських архівів. Опис є одним з найбільш древніх архівних довідників: найраніша російська опис, що дійшла до нас, відноситься до XII ст. Однак найбільш цінний досвід складання описів, вироблення теоретичних основ описи відносяться до XIX ст. Єдина форма архівної опису склалася порівняно пізно, в 1940-1950-х рр..
Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівна опис (далі - опис) - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту [1].
Значення опису визначається тим, що архівна опис, будучи обліковим документом і довідником за змістом, несе велику інформаційну навантаження і, крім того, є основою для складання інших типів архівних довідників: каталогів, путівників, покажчиків. Від якості підготовки описів багато в чому залежить ефективність пошуку архівної документної інформації.
Мета курсової роботи - розглянути єдині сучасні вимоги до складання архівної опису відповідно до вимог нормативних актів Російської Федерації. Для досягнення мети і розкриття змісту курсової роботи були поставлені наступні завдання:
= Дати загальні поняття опису;
= Описати структуру опису;
= Розглянути методику опису справ;
= Вивчити організацію справ і документів в межах опису;
= Розглянути правила складання довідкового апарату до опису.
При виконанні роботи була вивчена та використана наступна література: Кузнєцова І.Н «Діловодство», а також стаття Андреєвої І.М. Систематизація документів і формування справ, надрукована в журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера»; Методичні рекомендації: «Складання архівних описів» / Росархів. ВНІДАД. - М., 2003р.
Курсова робота складається з вступу, 4-х розділів, висновків, 4 додатків і списку джерел літератури.
У розділі 1 дані загальні поняття про архівної опису і етапах її складання. Глава 2 розглядає методику опису одиниць зберігання на основі стандартизованих елементів опису. У розділі 3 представлена організація справ і документів в межах опису. Глава 4 присвячена складанню опису та довідкового апарату до неї.
РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ПРО ОПИСУ І ЕТАПИ ЇЇ СКЛАДАННЯ
Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Описи справ і документів - архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання, закріплення їх систематизації усередині фонду та їх обліку. [2]
Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.) .
Окрема опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. За цим описам документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і за якою він здає справи на постійне зберігання.
Описи справ структурних підрозділів складаються за встановленою формою у трьох примірниках і подаються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.
Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає в себе наступні елементи:
= Порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
= Індекс справи (тому, частини);
= Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи;
= Дати справи (тому, частини);
= Кількість аркушів у справі (томі, частини);
= Термін зберігання справи.
При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:
- Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
- Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів чи частин, то кожний том або частину вносяться до опису під самостійним номером);
- Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом;
- Графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
- При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.
У кінці опису слідом за останньою описової статті заповнюється підсумковий запис, в якій зазначаються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.
На вимогу архіву організації до опису може складатися зміст, список скорочень, покажчики.
На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.
У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ постійного зберігання, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів, і заголовки справ, сформованих з документів, виділених із справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК", причому тільки після звірки їх зі зведеною номенклатурою за той же рік і перевірки правильності формування та оформлення справ. У необхідних випадках заголовки справ уточнюються, справи піддаються розшивки і переформовування при виявленні, що справа сформовано неправильно.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається за встановленою формою. Першому річному розділу зведеного опису справ фонду присвоюється номер по аркушу фонду, всі наступні річні розділи числяться за цим номером до освіти закінченою опису.
Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку.
Заголовки додатково виявлених справ в залежності від їх кількості можуть бути внесені в річний розділ під літерними номерами відповідно до прийнятої систематизацією або в кінець річного розділу.
Після внесення в опис записів про надходження або вибуття справ складається остаточна підсумковий запис, в якій вказуються також підстави внесених змін.
Внесення до річний розділ зведеного опису справ змін після затвердження його ЕПК архівної установи допускається тільки після прийняття ЕПК, що затвердила цей розділ, відповідного рішення.
До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова і при необхідності - покажчики, зміст, список скорочених слів, які складають довідковий апарат річного розділу опису.
У передмову включаються відомості про основні напрями діяльності та структурі організації за період, який охоплюють справи опису; дається коротка характеристика змісту і повноти документів фонду, включених до розділу; вказується наявність справ, які виходять за хронологічні межі фонду; відзначаються найбільш типові групи справ як по різновидах документів, так і за змістом; дається коротка характеристика міститься в опису інформації про підвідомчі або вищестоящих організаціях; висвітлюються особливості формування, опису та систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ним.
Передмова підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання передмови і завідувачем архівом організації (особою, відповідальною за архів).
Зміст складається, якщо в річному розділі зведеного опису справ є підрозділи, інші більш дрібні групи справ, довідковий апарат до розділу. У змісті перераховуються: передмова, список скорочень (складається у необхідних випадках), назви всіх підрозділів і більш дрібних груп справ, включених до розділу, покажчики (якщо вони є).
Річний розділ зведеного опису справ складається у 4-х примірниках.
Річні розділи, якщо вони не є закінченою описом, не підшиваються і не переплітаються, вони повинні зберігатися в папках з клапанами і зав'язками.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду ЦЕК (ЕК) організації, після чого в разі погодження в кінці розділу ставиться гриф "Погоджено" із зазначенням номера протоколу ЦЕК (ЕК) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи направляються на розгляд архівної установи у відповідності з термінами, встановленими графіком подання описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства, відомства Російської Федерації (центральним галузевим архівом при міністерстві, відомстві Російської Федерації ) - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених до розділу. Представляються 4 його примірника.
Після затвердження річного розділу ЕПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший примірник річного розділу зведеного опису в якості контрольного передається до державного архіву, інші залишаються в організації.
Кілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла чотиризначною цифри, вважаються закінченою архівної описом.
В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються справ постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.
Кожній закінченою опису присвоюється номер. Закінчена опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і заверительная напис. Підсумковий запис і заверительная напис до закінченої описи складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ. При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділам зведених описів справ, вилучаються.
Обов'язковим елементом оформлення закінченою опису є титульний лист.
На титульному аркуші закінченою опису справ постійного зберігання зазначаються:
-Назва фонду;
-Номер фонду;
-Номер опису;
-Назва опису, яке включає зазначення категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, з особового складу і т.д.), які у справах, заголовки яких включені в опис;
-Крайні дати справ, включених в опис.
Перед назвою фонду на титульному аркуші залишається місце для написання повної назви державного архіву, в якому будуть постійно зберігатися справи даної організації.
До закінченою опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів при наявності останніх в річних розділах.
Закінчена опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї полягає в тверду обкладинку і переплітається.
У річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається за встановленою формою
Систематизація заголовків справ у річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ у зведеній номенклатурі справ за цей же рік.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується у двох примірниках і схвалюється спочатку ЦЕК (ЕК) організації, а потім затверджується її керівником.
Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ з особового складу систематизуються за номінальним ознакою з урахуванням наступної послідовності:
-Накази (розпорядження) з особового складу;
-Списки особового складу;
-Картки з обліку особового складу (при відсутності окремої опису особистих справ);
-Особисті справи (за відсутності окремої опису особистих справ);
-Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі (розрахункові відомості по зарплаті);
-Незатребувані трудові книжки (при відсутності окремої опису);
-Акти про нещасні випадки.
Зазначені види документів, що утворюються в організації у великих обсягах, можуть виділятися у самостійні річні розділи опису (особові справи, трудові книжки тощо). Особові справи (особові картки) вносяться до зведеного річний розділ опису по році звільнення особи, на яку заведено особову справу, і систематизуються за абеткою.
При необхідності до річного розділу зведеного опису справ і до закінченою опису справ з особового складу складаються змісту, покажчики та списки скорочених слів.
Річний розділ зведеного опису справ з особового складу організації, що передає документи на постійне зберігання, друкується в трьох примірниках, підписується укладачем, засвідчується начальником відділу кадрів (інспектором по кадрах) та подається на розгляд ЦЕК (ЕК) організації. Після схвалення розділу ЦЕК (ЕК) він підлягає погодженню з ЕПК відповідної архівної установи та затвердженню керівником організації.
РОЗДІЛ 2. ДОВІДКИ АПАРАТ ОПИСУ, ВИМОГИ ДО ЙОГО СКЛАДАННЯ.
Для більш ефективного використання документної інформації, що міститься в описах архівних фондів, у наукових і практичних цілях до них створюється довідковий апарат, який включає: титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, перевідні таблиці шифрів (у випадку переробки опису), покажчики. Кожен із зазначених елементів довідкового апарату опису несе певне інформаційне навантаження, а склад елементів, яким забезпечується опис, визначається диференційовано, з урахуванням інформативності архівних фондів. Довідковий апарат до опису виконує функцію першого ознайомлення з документами фонду (титульний лист, зміст), а так само сприяє пошуку необхідної інформації (покажчики); уточнення смислового змісту опису (список скорочень) і пошукових даних (перевідні таблиці шифрів). При складанні-науково довідкового апарату до опису необхідно правильно і точно оформляти його елементи.
Титульний аркуш.
На титульному аркуші опису поміщаються: повна назва архіву, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису; крайні дати документів, внесених в опис. Титульний лист закінченою опису, складеному в діловодстві установ та відомчих архівах, по індикатором у держархів приймаються документи установ, містить такі реквізити: назва державного архіву, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису з зазначенням категорій включених до неї документів (постійного, тимчасового зберігання і т.д.).
Передмова.
Передмову може складатися як загальне до всіх описам фонду, так і до окремого опису. Загальне передмову до описів фонду міститься в першій опису.
У передмові, загальному до всіх описам фонду, викладаються: історія фондоутворювача, історія фонду; анотація складу та змісту документів фонду (при цьому виділяються найбільш типові групи одиниць зберігання за їх видами і різновидам, за змістом); склад довідкового апарату до описів.
При складанні окремих передмов до кожної опису фонду всі загальні дані по історії митного органу - фондоутворювача та історії фонду вкладаються у передмові до першої опису.
Список скорочень.
Основне призначення списку скорочень слів - скоротити об'єм і провести уніфікацію прийомів опису як в тексті самої опису, так і в довідковому апараті до неї. У список скорочень слів вносяться всі скорочення слів і понять, що вживаються в опису, крім загальноприйнятих, а також скорочені позначення назв установ, організацій, підприємств, окрім добре відомих. Назви установ, організацій та підприємств за внесення їх в опис в перший раз пишуться повністю і в круглих дужках дається їх скорочена назва, а при повторному внесенні їх в опис вони наводяться тільки в скороченні.
Перекладна таблиця шифрів.
Перекладна таблиця шифрів складається до переробленої опису після її переробки в разі зміни номерів одиниць зберігання, тобто при їх перешифровка. Перекладна таблиця встановлює співвідношення старих і нових шифрів одиниць зберігання всередині фонду за формою: № одиниці зберігання за старою опису, № одиниці зберігання за новою опису, примітки. Вона складається на основі карток, на яких проводилося опис одиниць зберігання: у лівій стороні картки вказаний старий шифр одиниці зберігання, в правій - новий шифр. Систематизація карток проводиться по порядку старих шифрів.
Перекладна таблиця поміщається в кінці опису. При наявності у фонді кількох описів, складаються перевідні таблиці до кожної опису.
Покажчики.
До опису може складатися покажчики (як загальні, так і спеціальні). Посилальні дані покажчика до опису даються на порядкові номери одиниць зберігання, одиниць обліку. Такий покажчик являє собою перелік предметів, що зустрічаються в заголовках опису, які розкривають необхідними поясненнями і посилальними даними. Покажчики можуть включати відомості з заголовків одиниць зберігання як однієї опису, так і всіх описів фонду.
Основним елементом покажчика є рубрика, яка складається з предметного поняття і пошукових даних.
Призначення покажчика впливає на склад рубрики: вона може бути простою, тобто не мати підрубрик, складною, тобто мати підрубрику або гніздовий, тобто мати дві або кілька підрубрики.
РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ ОПИСУ.
По завершенні опису одиниці зберігання складається остаточна схема їх систематизації усередині опису. Схема систематизації є каркасом внутрішньої організації документів фонду та закріплюється описом справ фонду. Систематизація одиниць зберігання всередині опису проводиться з урахуванням наступних ознак: структурного, хронологічного, функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального, номінального, кореспондентські, географічного, авторського.
При розподілі одиниць зберігання у відповідності зі схемами систематизації необхідно мати на увазі наступне:
= Справи належать до того року, в якому вони розпочаті виробництвом або в якому надійшли до даної організації (структурний підрозділ) з іншої організації для продовження виробництва;
= Плани, звіти, кошториси й додані до них документи належать до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання; багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду ;
= Справи, розпочаті виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони закінчені;
= В межах року або хронологічного періоду одиниці зберігання розташовуються за значимістю структурних частин фонду;
= Особисті справи систематизуються по датах звільнення осіб, документи яких утворюють одиниці зберігання, м в алфавітному порядку їх прізвищ.
Групи одиниць зберігання в межах останніх ступенів систематизації розподіляються за їх значимістю, хронології або алфавітному порядку.
Належність одиниць зберігання до структурного підрозділу встановлюється за назвою структурного підрозділу, позначеного на обкладинці одиниці зберігання, індексам, що присвоюється структурним подразделекніям, резолюціям, підписам посадових осіб, реєстраційним штампом, змісту документів.
При розташуванні одиниць зберігання по хронології необхідно спочатку поміщати одиниці зберігання, датовані числом, місяцем і роком, потім - одиниці зберігання, датовані місяцем і роком, і, нарешті - одиниці зберігання, датовані тільки роком.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1 Довідкова правова система «Консультант Плюс»
2 ГОСТ 51141-98 Р. Діловодство та архівна справа. Терміни та
визначення (затверджено постановою Держстандарту Росії від
27.02.1998 № 28).
3 «Основні правила роботи архівів організацій» (схвалено рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002)
4 Федеральний закон від 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (прийнято ДД ФС РФ 01.10.2004)
5 Складання архівних описів: Методичні рекомендації / Росархів. ВНІДАД. - М., 2003.
6 Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах
виконавчої влади, затверджена наказом Федеральної архівної
служби Россі від 27.11.2000 № 68
7 Кузнєцова І.М. «Делопрізводство».
8 Андрєєва І.М. стаття в журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера» Систематизація документів і формування справ.
9 Алексєєва Є.В. Архівознавство підручник для поч. проф. освіти - М.: ПрофОбр-Издат, 2002.
з дисципліни: «Архівознавство»
на тему: Складання архівних описів
2009
Зміст
Введення
Глава 1 Загальні поняття про опису та етапи її складання
Глава 2 Довідковий апарат опису, вимоги до його складання
Глава 3 Організація справ і документів в межах опису
Висновок
Список використаної літератури
Програми
ВСТУП
Забезпечення суспільства достовірної ретроспективною інформацією є однією з головних завдань архівних установ Російської Федерації на сучасному етапі. Ефективність функціонування науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду Росії напряму залежить від якості складання архівних довідників.
Політичні та соціально-економічні зміни життя російської держави і суспільства, що відбулися за останнє десятиліття, суттєво активізували інтерес суспільства до архівної інформації та архівів, як сховищ універсального інформаційного ресурсу архівних документів.
Особливе місце в системі НСА займає архівна опис - базовий довідник російських архівів. Опис є одним з найбільш древніх архівних довідників: найраніша російська опис, що дійшла до нас, відноситься до XII ст. Однак найбільш цінний досвід складання описів, вироблення теоретичних основ описи відносяться до XIX ст. Єдина форма архівної опису склалася порівняно пізно, в 1940-1950-х рр..
Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівна опис (далі - опис) - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту [1].
Значення опису визначається тим, що архівна опис, будучи обліковим документом і довідником за змістом, несе велику інформаційну навантаження і, крім того, є основою для складання інших типів архівних довідників: каталогів, путівників, покажчиків. Від якості підготовки описів багато в чому залежить ефективність пошуку архівної документної інформації.
Мета курсової роботи - розглянути єдині сучасні вимоги до складання архівної опису відповідно до вимог нормативних актів Російської Федерації. Для досягнення мети і розкриття змісту курсової роботи були поставлені наступні завдання:
= Дати загальні поняття опису;
= Описати структуру опису;
= Розглянути методику опису справ;
= Вивчити організацію справ і документів в межах опису;
= Розглянути правила складання довідкового апарату до опису.
При виконанні роботи була вивчена та використана наступна література: Кузнєцова І.Н «Діловодство», а також стаття Андреєвої І.М. Систематизація документів і формування справ, надрукована в журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера»; Методичні рекомендації: «Складання архівних описів» / Росархів. ВНІДАД. - М., 2003р.
Курсова робота складається з вступу, 4-х розділів, висновків, 4 додатків і списку джерел літератури.
У розділі 1 дані загальні поняття про архівної опису і етапах її складання. Глава 2 розглядає методику опису одиниць зберігання на основі стандартизованих елементів опису. У розділі 3 представлена організація справ і документів в межах опису. Глава 4 присвячена складанню опису та довідкового апарату до неї.
РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ПРО ОПИСУ І ЕТАПИ ЇЇ СКЛАДАННЯ
Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Описи справ і документів - архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання, закріплення їх систематизації усередині фонду та їх обліку. [2]
Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.) .
Окрема опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. За цим описам документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і за якою він здає справи на постійне зберігання.
Описи справ структурних підрозділів складаються за встановленою формою у трьох примірниках і подаються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.
Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає в себе наступні елементи:
= Порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
= Індекс справи (тому, частини);
= Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи;
= Дати справи (тому, частини);
= Кількість аркушів у справі (томі, частини);
= Термін зберігання справи.
При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:
- Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
- Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів чи частин, то кожний том або частину вносяться до опису під самостійним номером);
- Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом;
- Графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
- При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.
У кінці опису слідом за останньою описової статті заповнюється підсумковий запис, в якій зазначаються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.
На вимогу архіву організації до опису може складатися зміст, список скорочень, покажчики.
На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.
У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ постійного зберігання, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів, і заголовки справ, сформованих з документів, виділених із справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК", причому тільки після звірки їх зі зведеною номенклатурою за той же рік і перевірки правильності формування та оформлення справ. У необхідних випадках заголовки справ уточнюються, справи піддаються розшивки і переформовування при виявленні, що справа сформовано неправильно.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається за встановленою формою. Першому річному розділу зведеного опису справ фонду присвоюється номер по аркушу фонду, всі наступні річні розділи числяться за цим номером до освіти закінченою опису.
Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку.
Заголовки додатково виявлених справ в залежності від їх кількості можуть бути внесені в річний розділ під літерними номерами відповідно до прийнятої систематизацією або в кінець річного розділу.
Після внесення в опис записів про надходження або вибуття справ складається остаточна підсумковий запис, в якій вказуються також підстави внесених змін.
Внесення до річний розділ зведеного опису справ змін після затвердження його ЕПК архівної установи допускається тільки після прийняття ЕПК, що затвердила цей розділ, відповідного рішення.
До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова і при необхідності - покажчики, зміст, список скорочених слів, які складають довідковий апарат річного розділу опису.
У передмову включаються відомості про основні напрями діяльності та структурі організації за період, який охоплюють справи опису; дається коротка характеристика змісту і повноти документів фонду, включених до розділу; вказується наявність справ, які виходять за хронологічні межі фонду; відзначаються найбільш типові групи справ як по різновидах документів, так і за змістом; дається коротка характеристика міститься в опису інформації про підвідомчі або вищестоящих організаціях; висвітлюються особливості формування, опису та систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ним.
Передмова підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання передмови і завідувачем архівом організації (особою, відповідальною за архів).
Зміст складається, якщо в річному розділі зведеного опису справ є підрозділи, інші більш дрібні групи справ, довідковий апарат до розділу. У змісті перераховуються: передмова, список скорочень (складається у необхідних випадках), назви всіх підрозділів і більш дрібних груп справ, включених до розділу, покажчики (якщо вони є).
Річний розділ зведеного опису справ складається у 4-х примірниках.
Річні розділи, якщо вони не є закінченою описом, не підшиваються і не переплітаються, вони повинні зберігатися в папках з клапанами і зав'язками.
Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду ЦЕК (ЕК) організації, після чого в разі погодження в кінці розділу ставиться гриф "Погоджено" із зазначенням номера протоколу ЦЕК (ЕК) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи направляються на розгляд архівної установи у відповідності з термінами, встановленими графіком подання описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства, відомства Російської Федерації (центральним галузевим архівом при міністерстві, відомстві Російської Федерації ) - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених до розділу. Представляються 4 його примірника.
Після затвердження річного розділу ЕПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший примірник річного розділу зведеного опису в якості контрольного передається до державного архіву, інші залишаються в організації.
Кілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла чотиризначною цифри, вважаються закінченою архівної описом.
В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються справ постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.
Кожній закінченою опису присвоюється номер. Закінчена опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і заверительная напис. Підсумковий запис і заверительная напис до закінченої описи складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ. При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділам зведених описів справ, вилучаються.
Обов'язковим елементом оформлення закінченою опису є титульний лист.
На титульному аркуші закінченою опису справ постійного зберігання зазначаються:
-Назва фонду;
-Номер фонду;
-Номер опису;
-Назва опису, яке включає зазначення категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, з особового складу і т.д.), які у справах, заголовки яких включені в опис;
-Крайні дати справ, включених в опис.
Перед назвою фонду на титульному аркуші залишається місце для написання повної назви державного архіву, в якому будуть постійно зберігатися справи даної організації.
До закінченою опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів при наявності останніх в річних розділах.
Закінчена опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї полягає в тверду обкладинку і переплітається.
У річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається за встановленою формою
Систематизація заголовків справ у річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ у зведеній номенклатурі справ за цей же рік.
Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується у двох примірниках і схвалюється спочатку ЦЕК (ЕК) організації, а потім затверджується її керівником.
Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ з особового складу систематизуються за номінальним ознакою з урахуванням наступної послідовності:
-Накази (розпорядження) з особового складу;
-Списки особового складу;
-Картки з обліку особового складу (при відсутності окремої опису особистих справ);
-Особисті справи (за відсутності окремої опису особистих справ);
-Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі (розрахункові відомості по зарплаті);
-Незатребувані трудові книжки (при відсутності окремої опису);
-Акти про нещасні випадки.
Зазначені види документів, що утворюються в організації у великих обсягах, можуть виділятися у самостійні річні розділи опису (особові справи, трудові книжки тощо). Особові справи (особові картки) вносяться до зведеного річний розділ опису по році звільнення особи, на яку заведено особову справу, і систематизуються за абеткою.
При необхідності до річного розділу зведеного опису справ і до закінченою опису справ з особового складу складаються змісту, покажчики та списки скорочених слів.
Річний розділ зведеного опису справ з особового складу організації, що передає документи на постійне зберігання, друкується в трьох примірниках, підписується укладачем, засвідчується начальником відділу кадрів (інспектором по кадрах) та подається на розгляд ЦЕК (ЕК) організації. Після схвалення розділу ЦЕК (ЕК) він підлягає погодженню з ЕПК відповідної архівної установи та затвердженню керівником організації.
РОЗДІЛ 2. ДОВІДКИ АПАРАТ ОПИСУ, ВИМОГИ ДО ЙОГО СКЛАДАННЯ.
Для більш ефективного використання документної інформації, що міститься в описах архівних фондів, у наукових і практичних цілях до них створюється довідковий апарат, який включає: титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, перевідні таблиці шифрів (у випадку переробки опису), покажчики. Кожен із зазначених елементів довідкового апарату опису несе певне інформаційне навантаження, а склад елементів, яким забезпечується опис, визначається диференційовано, з урахуванням інформативності архівних фондів. Довідковий апарат до опису виконує функцію першого ознайомлення з документами фонду (титульний лист, зміст), а так само сприяє пошуку необхідної інформації (покажчики); уточнення смислового змісту опису (список скорочень) і пошукових даних (перевідні таблиці шифрів). При складанні-науково довідкового апарату до опису необхідно правильно і точно оформляти його елементи.
Титульний аркуш.
На титульному аркуші опису поміщаються: повна назва архіву, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису; крайні дати документів, внесених в опис. Титульний лист закінченою опису, складеному в діловодстві установ та відомчих архівах, по індикатором у держархів приймаються документи установ, містить такі реквізити: назва державного архіву, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису з зазначенням категорій включених до неї документів (постійного, тимчасового зберігання і т.д.).
Передмова.
Передмову може складатися як загальне до всіх описам фонду, так і до окремого опису. Загальне передмову до описів фонду міститься в першій опису.
У передмові, загальному до всіх описам фонду, викладаються: історія фондоутворювача, історія фонду; анотація складу та змісту документів фонду (при цьому виділяються найбільш типові групи одиниць зберігання за їх видами і різновидам, за змістом); склад довідкового апарату до описів.
При складанні окремих передмов до кожної опису фонду всі загальні дані по історії митного органу - фондоутворювача та історії фонду вкладаються у передмові до першої опису.
Список скорочень.
Основне призначення списку скорочень слів - скоротити об'єм і провести уніфікацію прийомів опису як в тексті самої опису, так і в довідковому апараті до неї. У список скорочень слів вносяться всі скорочення слів і понять, що вживаються в опису, крім загальноприйнятих, а також скорочені позначення назв установ, організацій, підприємств, окрім добре відомих. Назви установ, організацій та підприємств за внесення їх в опис в перший раз пишуться повністю і в круглих дужках дається їх скорочена назва, а при повторному внесенні їх в опис вони наводяться тільки в скороченні.
Перекладна таблиця шифрів.
Перекладна таблиця шифрів складається до переробленої опису після її переробки в разі зміни номерів одиниць зберігання, тобто при їх перешифровка. Перекладна таблиця встановлює співвідношення старих і нових шифрів одиниць зберігання всередині фонду за формою: № одиниці зберігання за старою опису, № одиниці зберігання за новою опису, примітки. Вона складається на основі карток, на яких проводилося опис одиниць зберігання: у лівій стороні картки вказаний старий шифр одиниці зберігання, в правій - новий шифр. Систематизація карток проводиться по порядку старих шифрів.
Перекладна таблиця поміщається в кінці опису. При наявності у фонді кількох описів, складаються перевідні таблиці до кожної опису.
Покажчики.
До опису може складатися покажчики (як загальні, так і спеціальні). Посилальні дані покажчика до опису даються на порядкові номери одиниць зберігання, одиниць обліку. Такий покажчик являє собою перелік предметів, що зустрічаються в заголовках опису, які розкривають необхідними поясненнями і посилальними даними. Покажчики можуть включати відомості з заголовків одиниць зберігання як однієї опису, так і всіх описів фонду.
Основним елементом покажчика є рубрика, яка складається з предметного поняття і пошукових даних.
Призначення покажчика впливає на склад рубрики: вона може бути простою, тобто не мати підрубрик, складною, тобто мати підрубрику або гніздовий, тобто мати дві або кілька підрубрики.
РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ ОПИСУ.
По завершенні опису одиниці зберігання складається остаточна схема їх систематизації усередині опису. Схема систематизації є каркасом внутрішньої організації документів фонду та закріплюється описом справ фонду. Систематизація одиниць зберігання всередині опису проводиться з урахуванням наступних ознак: структурного, хронологічного, функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального, номінального, кореспондентські, географічного, авторського.
При розподілі одиниць зберігання у відповідності зі схемами систематизації необхідно мати на увазі наступне:
= Справи належать до того року, в якому вони розпочаті виробництвом або в якому надійшли до даної організації (структурний підрозділ) з іншої організації для продовження виробництва;
= Плани, звіти, кошториси й додані до них документи належать до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання; багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду ;
= Справи, розпочаті виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони закінчені;
= В межах року або хронологічного періоду одиниці зберігання розташовуються за значимістю структурних частин фонду;
= Особисті справи систематизуються по датах звільнення осіб, документи яких утворюють одиниці зберігання, м в алфавітному порядку їх прізвищ.
Групи одиниць зберігання в межах останніх ступенів систематизації розподіляються за їх значимістю, хронології або алфавітному порядку.
Належність одиниць зберігання до структурного підрозділу встановлюється за назвою структурного підрозділу, позначеного на обкладинці одиниці зберігання, індексам, що присвоюється структурним подразделекніям, резолюціям, підписам посадових осіб, реєстраційним штампом, змісту документів.
При розташуванні одиниць зберігання по хронології необхідно спочатку поміщати одиниці зберігання, датовані числом, місяцем і роком, потім - одиниці зберігання, датовані місяцем і роком, і, нарешті - одиниці зберігання, датовані тільки роком.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1 Довідкова правова система «Консультант Плюс»
2 ГОСТ 51141-98 Р. Діловодство та архівна справа. Терміни та
визначення (затверджено постановою Держстандарту Росії від
27.02.1998 № 28).
3 «Основні правила роботи архівів організацій» (схвалено рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002)
4 Федеральний закон від 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (прийнято ДД ФС РФ 01.10.2004)
5 Складання архівних описів: Методичні рекомендації / Росархів. ВНІДАД. - М., 2003.
6 Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах
виконавчої влади, затверджена наказом Федеральної архівної
служби Россі від 27.11.2000 № 68
7 Кузнєцова І.М. «Делопрізводство».
8 Андрєєва І.М. стаття в журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера» Систематизація документів і формування справ.
9 Алексєєва Є.В. Архівознавство підручник для поч. проф. освіти - М.: ПрофОбр-Издат, 2002.
[1] ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». - С.: Держстандарт Росії, 1998.
[2]