Класифікація архівних документів і справ в архівному фонді РФ

Державна освітня установа середньо професійної освіти Калузький Технологічний Коледж
Курсова робота
На тему:
Класифікація архівних документів і справ в архівному фонді РФ
Калуга 2008

ЗМІСТ
Введення. Організація документів і справ АФ РФ
Класифікація документів, які підлягали зберіганню в Державному архівному фонді СРСР
Організація документів і справ у межах архівів
ЦІЛІ, ЗАВДАННЯ, ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОП
Уніфікація документів
Структура та обсяг документообігу
Передача справ в архів організації
Фондування ДОКУМЕНТОВ.СІСТЕМАТІЗАЦІЯ СПРАВ У МЕЖАХ ФОНДУ
Систематизація в межах фонду
Класифікація документів
Висновок

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ АРХІВНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ
Архнвний документ. Згадаймо, що мають на увазі під словом документ. Документ - це результат закріплення інформації про предмети об'єктивної дійсності і про розумову діяльність людини за допомогою листа, графіки, фотографії або іншим способом на будь-яких носіях.
Це визначення взято із Словника сучасної архівної термінології соціалістичних країн (1982).
Є й інші трактування поняття документ, наприклад в ГОСТ 16487 - 83: «Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її в часі і просторі». Особливість цього трактування поняття в тім, що в даному випадку під документом розуміється матеріальний об'єкт, спеціально створений для передачі інформації.
Так, наприклад, біла стіна не є документом. Але як тільки на ній з'являється напис «Тут був Вася» - це вже документ, покликаний пронести ім'я Васі крізь століття. Історикам відомо чимало випадків, коли настінні або навіть наскальні написи ставали цінним джерелом з історії культури народів.
Остання трактування поняття документ звучить наступним чином: «Зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати» (ГОСТ Р51141-98).
Архівний документ - це цінний матеріальний носій інформації, що зберігається або підлягає збереженню в силу його значущості для суспільства або власника. Все питання в тому, для кого він представляє цінність: якщо для суспільства в цілому як пам'ятник історії, культури, наукової думки, то він зберігається в історичному архіві, якщо ж тільки для людини, то він зберігається в особистій, сімейному архіві.
Архів. Слово архів (від грец. Archeioп і лат. Archivum) означає присутствене місце. Під архівом розуміється сукупність архівних документів, а також архівну установу або структурний підрозділ установи, організації чи підприємства, яке здійснює приймання і зберігання архівних документів в інтересах користувачів. У архівознавчих літературі термін архів вживається в різних значеннях. Слова архів і архіваріус проникли в російський МОВА разом з іншими іноземними поняттями і звичаями в епоху Петра I. У всякому разі вони вживаються в російському законодавстві з першої чверті XVIП ст., Наприклад в Генеральному регламенті 1720 р .: «Книги, документи, справи, учинені реєстратури, коли оні три роки в канцелярії і в конторі лежали, потім в архів з розпискою архіваріуса віддаються».
У XVIП ст. слово архів (ж. р. - архів) означав як збори документів особи, роду, так і структурний підрозділ установи, що займається зберіганням документів. У першій половині XVПI ст. архівами стали називатися і спеціальні установи, що зберігають «старі справи». У XIX ст. термін архів став вживатися для позначення видань історичних документів: «Архів князя Воронцова» (М., 1870-1895. Т.I-40); «Архів графа Мордвинова (СПб, 1901-1903. Т. 1-10);« Російський архів ». Крім того, відповідно до словника Даля, під архівом розуміли будівля, приміщення, де зберігаються документи, тобто архівосховищі.
У сучасній архівної термінології соціалістичних країн (М.,: вип. 1-2, 1982, 1988) була зроблена спроба покінчити з багатозначністю терміна архів. Архівом пропонувалося вважати тільки заклад або структурний підрозділ, що здійснює зберігання документів з метою їх оптимального використання. Тому ГОСТ 16487 - 83 забороняв вживати термін особистий архів. ПОНЯТТЯ архів було тісно пов'язане з державним зберіганням. Однак нині історично склалася двозначність терміна архів знову закріплена в законі.
Таким чином, у сучасному трактуванні архів - це не тільки багатоповерхові сховища з десятками співробітників і кілометрами стелажів. Архівом можна назвати скромну поки купку конспектів, що зберігається у вашому письмовому столі. Архіви, в залежності від їх функцій і підпорядкованості, можна розділити на дві групи: державні та відомчі. Державні архіви - установи, які здійснюють збирання, зберігання та організацію архівних документів з метою їх всебічного використання. Державні архіви зберігають постійно (тобто вічно) найбільш цінні архівні документи. Головне завдання державних архівів - служіння історичній науці. Тому державні архіви іноді називають історичними.
Відомчі архіви - структурні підрозділи установ чи відомств, що зберігають документи цих відомств і організyющіe їх використання для інформаційного забезпечення їх роботи. Найбільш цінна частина документів архіву після закінчення терміну зберігання у відомстві передається на постійне зберігання до державного архіву.
Всі архівні документи країни утворюють Архівний фонд Російської Федерації.
Архівний фонд Російської Федерації
Архівний фонд Російської Федерації - сукупність документів, що відображають матеріальне і духовне життя її народів, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне і культурне значення і є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації. До складу Архівного фонду РФ включені всі документи, що представляють цінність для суспільства незалежно від форми власності. Нагадаємо, що до складу ГАФ СРСР входили документи, що знаходяться тільки в державній власності. Всі цінні документи з Положенням про ГАФ СРСР, виданим у 1980 р ., Могли бути націоналізіровани.Работа з розподілу документів між архівами та впорядкування документальних комплексів всередині кожного архіву називається організацією документів архівного фонду РФ. При організації архівних фондів і архівних документів враховується приналежність документів до різних форм власності, різних історичних періодів, видами носіїв інформації, а також інші фактори. Від раціональної організації документів Архівного фонду Російської Федерації залежить успіх пошуку документів. У архівознавчих літературі синонімами терміна «організацію» є терміни «класифікація» і «систематизація» документів і справ. Класифікація - це вироблення наукових основ (ознак) організації комплексів документів, встановлення логічних та історичних зв'язків між ними. Систематизація - фізична організація і впорядкування документальних комплексів на основі схеми класифікації документів.
Організація документів і справ у сучасному розумінні передбачає єдність двох процесів - класифікації та систематизації документів. Організація документів і справ Архівного фонду країни здійснюється за трьома рівнями: у межах АФ РФ в цілому; в межах архіву; в межах архівного фонду. Організація документів і справ у межах архівного фонду Російської Федерації в цілому (перший рівень організації документів).
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ ПІДЛЯГАЮТЬ зберіганні в державних архівних ФОНДІ СРСР
На практиці ця класифікація здійснювалася наступним чином.
1. Створювалися архіви (центральні), що зберігають документи феодалізму, капіталізму і соціалізму окремо. Наприклад, документи епохи феодалізму (умовно з XI ст. По 1801 р .) Зберігалися в ЦДАДА СРСР (РГАДА);
епохи капіталізму (умовно з 1801 по 1917 р .) Зберігалися в ЦДІА СРСР (РГИА);
епохи соціалізму (умовно з 1917 р .) Зберігалися в ЦДАЖР СРСР (ГАРФ).
Документи дореволюційної та радянської епох зберігалися роздільно відповідно в центральних історичних архівах і центральних архівах Жовтневої революції на Україні, в Білорусії, Грузії, Азербайджані, Вірменії, Латвії, Литві, Естонії та інших колишніх союзних республік. Всі ці архіви, що змінили назви, діють досі.
2. Документи зберігалися в рамках одного архіву у відділах дореволюційних і радянських фондів (як правило, в обласних, крайових, міських архівах).
Поділ документів різних епох по архівах завжди було пов'язане з проблемою розділової дати, яка встановлювалася спеціальним нормативним актом. Так, за Декретом про реорганізацію і централізації архівної справи в РРФСР від 1 червня 1918 р . дата Жовтневої революції вважалася початком нової епохи і зламу старого державного апарату. «Правила визначення архівного фонду» в 1938 р . затвердили принцип недробімості архівного фонду.
Документи установ, створених в Російській імперії і Тимчасового уряду - до дореволюційної епохи.
При цьому слід зазначити, що поділ за датою ніколи не трактувалося архівістами буквально, оскільки воно суперечить принципу недробімості фонду.
Якщо б всі установи Російської імперії, всі підприємства, банки, трести припинили свою діяльність 25 жовтня 1917 р ., Питань би не було. Однак багато з них були ліквідовані або націоналізовані протягом декількох років.
На практиці датою, за якою матеріали належать до тієї чи іншої "епохи, є дата ліквідації, реорганізації, націоналізації установи чи підприємства, яка визначається кожного разу по-новому для кожного фондоутворювача документи установ, які не були повністю ліквідовані, слід було ділити згідно (датою їх націоналізації або реорганізації на два фонди, що зберігаються в різних відділах архіву або в різних архівах (це стосується, як правило, до фондів націоналізованих фабрик і заводів).
Ще складніше йде справа з поділом по епох фондів культурних і наукових установ, журналів і газет, громадських організацій, які продовжили своє існування і після революції, наприклад фондів університетів, театрів і т.д.
Для ряду територій (Бухара, Хіва, Хорезм, Тува, Далекий Схід, Крим, Західна Україна і Білорусія, Прибалтика, Бессарабія та Північна Буковина) дата встановлення радянської (. Влади була зрушена в часі, тобто радянська влада на цих територіях була встановлена ​​набагато пізніше жовтня 1917 р . Навпаки, низка організацій, фонди яких віднесені до матеріалів радянської епохи, утворилися раніше жовтня 1917 р . : Військово-революційні комітети, Ради депутатів та інших Нарешті, деколи дуже складно віднести до тієї чи іншої епохи фонди особового походження, наприклад В.Я. Брюсова, А.А. Блоку, А.А. Ахматової та ін З цієї причини майже всі архіви, сформовані за принципом розподілу матеріалів по епохах, зберігають документи, що виходять за рамки розділових дат.
Не минуло і 75 років, як перед архівістами знову постала проблема розмежувальної дати у зв'язку з розпадом Радянського Союзу та Державного архівного фонду СРСР.
Проте, слідуючи за канвою історичних подій, немає необхідності, та й можливості встановлювати єдину дату для всіх федеральних органів і нових установ Російської Федерації.
Належність документів до комплексів загальносоюзного, республіканського і місцевого значення. До комплексам документів загальносоюзного значення ставилися: фонди вищих органів влади і управління, центральних цивільних і військових установ, частин і з'єднань армії та флоту Союзу РСР; фонди Російської держави, Російської імперії, Російської буржуазної республіки, а також документи урядів періоду громадянської війни та іноземної військової інтервенції, притязающих державну владу у всеросійському масштабі.
До комплексам документів республіканського значення ставилися: фонди вищих органів влади та центральних установ радянських (союзних, автономних) республік; фонди центральних цивільних і військових установ, що діяли на території, що входить до складу республіки, і освічених місцевими буржуазними і контрреволюційними урядами; фонди місцевих установ епох феодалізму і капіталізму, розповсюдили свою компетенцію на всю або значну частину території республіки.
До комплексам документів місцевого значення ставилися фонди губернських, повітових, волосних, обласних, крайових, окружних, районних, міських, сільських, селищних та інших установ, що діяли на території краю, області, округу, району в їх сучасних кордонах, якщо документи цих установ не віднесені до комплексів союзного або республіканського значення. На практиці цей принцип класифікації документів реалізувався просто і зрозуміло: для зберігання документів, що мають загальнодержавну цінність, створювалися центральні архіви СРСР; для зберігання документів республіканського значення центральні архіви республік; для зберігання документів місцевого значення - крайові, обласні, окружні, міські, районні архіви.
Належність документів до адміністративно-територіальним одиницям. В основі організації мережі обласних, крайових, міських, районних та інших архівів лежить адміністративно-територіальний устрій країни. Це означає, що кожному місту, району, області, краю, округу, автономній республіці необхідний свій архів, оскільки в кожній адміністративно-територіальній одиниці є органи влади, управління, суду, прокуратури і підпорядковані їм установи, у діяльності яких утворюються документи з історії цієї території.
Однак на практиці здійснити поділ матеріалів з адміністративно-територіальним одиницям не зовсім просто, оскільки в адміністративно-територіальному поділі Росії відбуваються зміни: створюється або область, або район, або республіка, а разом із ними відповідний архів. У таких випадках можливі два підходи: або при створенні нових областей і районів матеріали ліквідованих фондообразователей, що діяли на даній території, передаються в новий архів, або в новий державний архів надходять тільки документи нових фондообразователей (нових органів влади та управління, створених в новонародженій адміністративно- територіальної едініцe. В історії архівної справи використовувалися обидва підходи.
Гостро стояла проблема розмежування документів автономних республік, округів, областей, які раніше не мали своєї державності. Документи по їх історії зберігалися, як правило, у фондах губернаторств та генерал-губернаторств, що зберігаються в республіканському чи обласному архіві.
Самим яскравим прикладом є фонди канцелярії намісника Кавказького та дипломатичної канцелярії намісника Кавказького (Центральний державний історичний архів Грузії, м. Тбілісі), які містять документи з історії народів Грузії, Вірменії, Азербайджану, але зберігаються в центрі колишнього намісництва - м. Тбілісі, а не розділені по архівах цих держав. В даний час архівісти схиляються до того, що дроблення і переміщення територіальних комплексів небажано. Тому при створенні нового архіву нової адміністративно-територіальної одиниці в нього повинні надходити тільки фондових органів влади і управління.
Належність документів до певних галузях державної і суспільної діяльності. Ця ознака класифікації документів був визначальним у побудові Державного архівного фонду В даний час тематичний, або галузевий, принцип створення архівів обумовлений тим, що робота з документами певної тематики вимагає спеціальної підготовки архівістів.
Практично галузевий принцип класифікації реалізується при створенні архівів літератури і мистецтва, військово-історичних, і народного господарства, а також численних архівів громадських рухів (колишні центральні та місцеві партійні архіви). Але ці архіви склалися швидше історично, ніж були створені спеціально відповідно до цього ознакою. Належність документів до складу документації даного фондоутворювача. Науковою основою класифікації документів за цією ознакою є наступні принципи: походження, тобто класифікація документів з історично сформованим комплексам (фондів); логічний (тематичний), тобто за тематичними рубриками. Принцип походження враховується і при класифікації документів по архівах. На цьому рівні він розуміється як принцип недробімості (неподільності) архівного фонду, тобто документи одного архівного фонду не підлягають поділу за різними архівосховищ.

Фондова приналежність внутрішніх документів (наказів, протоколів, звітів, доповідних записок та ін), що відображають внутрішню діяльність установи, визначається за назвою установи, яке зазначено в документі: у заголовку, в тексті, а також за підписами посадових осіб.
Фондова приналежність відбитків (копій) вихідних документів визначається за назвою установи-автора, яке може бути зазначено поруч з підписом посадової особи в кінці документа і у відбитку реєстраційного штампа, а також за змістом документів і діловодних номерами.
Фондообразователем вхідних документів є адресат, а внутрішніх та вихідних - автор.
Зазначені вище ознаки фондової приналежності називаються прямими ознаками, так як вони мають обов'язкові елементи, в яких міститься назва фондоутворювача.
Фондова приналежність окремих, розрізнених справ і документів при відсутності прямих ознак встановлюється за непрямими ознаками: змістом, резолюціям, особливостям почерку, паперу, чорнила і т. п. Іноді ці непрямі ознаки можуть бути вирішальними.
При визначенні фондової приналежності треба запам'ятати:
1) у документації установ, що піддавалися реорганізації або перейменування, можуть зустрічатися старі найменування;
2) установи-наступники можуть продовжувати якийсь час користуватися печатками, штампами та бланками своїх попередників;
3) у одній справі можуть зустрічатися документи, які утворилися в діяльності кількох установ.
ЦІЛІ, ЗАВДАННЯ, ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОП
Документаційне забезпечення управління організації виконує спеціальний структурний підрозділ. Можливе назву спеціального структурного підрозділу ДОУ:
· Управління справами;
· Загальний відділ;
· Канцелярія;
· Секретаріат.
В організаціях, де обсяг документів невеликий, роботу з документами виконує секретар. Структура служби ДОП і завдання відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами (від прийому до здачі документів в архів організації).
Цілі служби ДОУ:
· Організація роботи;
· Керівництво документаційних потоків;
· Координація видів робіт з документами;
· Контроль за послідовністю роботи з документами;
· Організація робіт з документаційного забезпечення управління.
Завдання служби ДОУ:
· Удосконалення форм і методів роботи з документами;
· Забезпечення єдиного порядку документування;
· Забезпечення єдиного порядку роботи з документами;
· Контроль за виконанням документів;
· Зберігання документів;
· Уніфікація форм документів;
· Скорочення по можливості документообігу;
· Методична робота з удосконалення документаційного забезпечення в організації;
· Впровадження прогресивних технологій на базі застосування обчислювальної техніки.
Класифікація документів - розподіл документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Існують різні системи документування.
Системи документування:
· Адміністративна;
· Статистична;
· Комерційна та ін
Предметом нашого вивчення є адміністративна система
документування.
Адміністративна система документування по видах документів поділяється на:
1. Організаційно-розпорядчу (ОРД) 1.1. Положення
1.2. Статути
1.3. Інструкції
1.4. Накази
1.5. Рішення
1.6. Протоколи
2.Справочно-інформаційну
2.1.Пісьма.
2.2. Телеграми
2.3. Телефонограми
2.4. Доповідні записки
2.5. Довідки
2.6. Акти
3.За особовому складу
3.1. Накази
3.2. Особові справи
3.3. Заяви
3.4. Трудові книжки
3.5. Характеристики.
3.6. Договори і т.д.
Мета класифікації документів:
1. Підвищення оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів та обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації.
2. Економія праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематіческоro каталогу).
Значення класифікації документів:
· Забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;
· Підвищення оперативності роботи з ними.
Для класифікації документів у межах однієї установи становлять класифікаційні схеми-класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні і проuзводственно-галузеві. У класифікаторі структурного типу документацію ділять на частини у відповідності зі структурними підрозділами. Рубриками є назви cтpyктypниx підрозділів, а статтями - назви видів документів.
Якщо в організації немає чіткого поділу на структурні підрозділи, то найбільш зручним є класифікатор виробничо-галузевого типу. Класифікатори складають на основі положення про установу та його структурних підрозділах, а також посадових інструкцій. При складанні класифікатора можуть бути використані номенклатури справ, переліки документів із зазначенням термінів зберігання, описи справ постійного і тимчасового зберігання. Користуючись класифікатором, можна встановити, які документи створюються в установі для виконання її функцій.

УНІФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Одним з найбільш ефективних напрямків вдосконалення документів є їх стандартизація, Тобто уніфікація.
Уніфікація документів - встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил їх складання, оформлення та створення трафаретних текстів.
Уніфікація видів і різновидів документів проведена на основі класифікації ділянок, питань діяльності установи і створення класифікатора управлінської документації.
Напрямком уніфікації є створення трафаретних текстів.
Це доцільно робити для груп документів, що оформляють ідентичні дії. Частина реквізитів друкують друкарським способом (постійні реквізити), для змінних - залишають вільні. Трафарети визначають склад інформації документів, її послідовність і закріплюють стійкі словесні формулювання. Трафаретні тексти документів оформляють в установі у вигляді збірки.
Зміст документів визначається складом і значенням входять до НИХ показників і реквізитів. Останні можуть бути різними, але це не виключає можливості пред'являти до них загальні вимоги. Крім того, більшість показників і реквізитів навіть у різних документах бувають однаковими.
Широке поширення отримали анкети, наприклад, «опитувальний лист для отримання відомостей». Найбільш відомі кадрові анкети. Шляхом анкетування можна збирати будь-які відомості. У УСОРД дана перша спроба в анкетної формі представити моделі наказів (по прийому, переводу, звільнення працівників організації) та доповідних записок.

СТРУКТУРА І ОБСЯГ ДОКУМЕНТООБІГУ
Документообіг - це «рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення».
Рух документів в організації не може бути випадковим, хаотичним. Воно повинно бути керованим, регламентованим технологічною схемою руху документів за встановленими пунктами обробки. Швидкість переміщення між пунктами, оперативність виконання операцій з документами свідчать про ступінь досконалості технологічної схеми.
Документообіг повинен відповідати ряду вимог, обов'язкових для всіх організацій.
Вимоги пред'являються до документообігу:
· Прямоточность руху документів (документ найкоротшим шляхом потрапляє до виконавця, поворотні переміщення документів виключені);
· Розподіл документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;
· Оперативне переміщення документів;
· Однаковість маршруту руху документів і технічних операцій з ними, однократність кожної операції.
Рух документів у всіх випадках відображає організаційну структуру апарату управління і характер розподілу обов'язків між його складовими частинами. Удосконалення документообігу тісно пов'язане з вдосконаленням структури управління.
Документообіг складається з наступних потоків:
· Вступників (вхідних) документів (документи вищих органів управління, підвідомчих організацій, які не підпорядковуються установ, представлені постановами, рішеннями, наказами, вказівками, інструктивними листами, запитами, звітами, довідками, листами, актами та заявами громадян);
· Відправляються (вихідних) документів (передають інформацію вищестоящим чи нижчестоящим організаціям, не підлеглим установам, громадським організаціям і окремим громадянам, у
Складають опис у двох примірниках: один залишається в структурному підрозділі, другий - разом із справами передають до архіву організації.
Номери описів структурних підрозділів присвоює архів організації.
За погодженням з архівом на обкладинках справ проставляють м'яким, чорним графітним олівцем номери справ (томів, частин) за описом.
ПЕРЕДАЧА СПРАВ У АРХІВ ОРГАНІЗАЦІЇ
До архіву, як правило, передають справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі і справи по особовому складу. Передачу справ проводять тільки по описам. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) зберігають у структурних підрозділах або централізовано службою діловодства в спеціально виділеному приміщенні. До архіву їх передають у виняткових випадках і тільки відповідно до рішення керівника організації. Передають такі справи за описом або номенклатурою справ.
Справи постійного зберігання передають до архіву, як правило, через рік після закінчення справ у діловодстві. Передачу справ здійснюють за графіком, який складає завідувач архівом (відповідальний за архів). Графік погоджують з керівниками підрозділів, передають справи в архів, і потім подають на затвердження керівнику організації.
У період підготовки справ для передачі в архів перевіряють правильність їх оформлення, а також відповідність справ, включених в опис, номенклатурі справ. Недоліки в оформленні та формуванні справ усувають. На відсутні справи складають довідку, в якій викладають причини відсутності справ (передані в інший підрозділ, знаходяться у керівника організації, передбачені по номенклатурі, але не були заведені і т.п.).
Справи доставляють в архів зв'язаними у в'язки. Якщо разом із справами передаються реєстраційно-контрольні картотеки, то заголовок кожної картотеки включають в опис.
Прийом кожної справи виробляють поедінічно у присутності працівника структурного підрозділу. Навпаки описової статті кожної справи в обох примірниках опису роблять позначку про наявність справи. У кінці кожного примірника опису цифрами і прописом вказують кількість фактично прийнятих в архів справ, номера відсутніх справ, дату прийому-передачі справ. Там же співробітники архіву та особа, яка передає справи, ставлять свої підписи.
При передачі особливо цінних справ перевіряють кількість аркушів у справах (тобто справи приймають поаркушно).
Фондування ДОКУМЕНТІВ. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ СПРАВ У МЕЖАХ ФОНДУ
В архіві організації документи групуються по фондах. Цей вид роботи називають фондуванням ·. У ході фондування в архівах уточнюють \ (визначають) фондову приналежність документів, формують фонд, визначають хронологічні межі самого фонду та документів фонду. Фонд є основною обліковою одиницею документів архіву і не підлягає дробленню.
Комплекс документів, що утворюються в діяльності однієї організації, незалежно від того, є вона юридичною особою чи ні, складає документальний фонд організації ".
Частина документального фонду, яка має наукове, історичне, соціально-культурне, політичне, а також практичне значення, складає архівний документальний фонд організації. Кожному фонду, що надійшов до архіву, присвоюють назву і номер. Номер фонду привласнюють кожному знову надійшов фонду в порядку надходження. Документи постійного зберігання таких організацій входять (або передаються) до складу Архівного фонду російської Федерації. Рішення про приналежність архівного фонду організації до складу державного архівного фонду РФ беруть територіальні експертно перевірочні методичні комісії, що функціонують при територіальних архівних організаціях. Наприклад, в Санкт-Петербурзі це Центральна експертно-перевірочна методична комісія (ЦЕПМК) при Архівному управлінні Санкт-Петербурга і Ленінградської області. Організація, що утворить у процесі своєї діяльності документальний (архівний) фонд, називається фондообразователем. Назвою фонду служить точне офіційна назва фондоутворювача. В даний час у зв'язку з появою нових форм власності, коли на базі державних підприємств виникли акціонерні товариства, одним з найбільш типових випадків є зберігання в архівах сучасних акціонерних товариств фонду (ів) державної організації попередника і другого фонду, що належить існуючого нині акціонерному товариству.
ОIIPЕДЕЛЕНІЕ (УТОЧНЕННЯ) ФОНДОВОЇ IIPІНАДЛЕЖНОСТІ ДОКУМЕНТІВ, ФОРМУВАННЯ ФОНДУ
Для того щоб визначити або уточнити приналежність документів до даного фонду, необхідно вивчити документи організації і визначити їх приналежність до складу документації даної організації.
Вхідні документи відносять до фонду тієї організації, якій вони отримані. Їх фондову приналежність визначають:
· За назвою адресата;
· По позначці про реєстрацію (відбитку штампу для реєстрації вхідних документів);
· За змістом документа, яке відображає функції і характер діяльності фондоутворювача;
· По резолюціям, що містить прізвища керівників цієї організації і т.д.
Копії (відпустки) вихідних документів відносять до фонду тієї організації, в якій вони складені. їх приналежність до фонду визначають:
· За підписом керівника;
· За візами;
· За змістом документа.
Документи внутрішнього обігу відносять до фонду тієї організації, яка є автором цих документів, їх приналежність визначають:
· За назвою організації - автора документа, який вказаний у загальному бланку;
· За підписом керівника;
· За візами;
· За змістом документа.
При визначенні фондової приналежності справ і документів слід керуватися певними правилами. Один і той же фонд складають документи, що нагромадилися до і після:
· Реорганізації (перетворення), яка не привела до корінної зміни діяльності, а викликала тільки часткову зміну її завдань, функцій і т.д.;
· Зміни підпорядкованості, структури, штатів, друку і т.д.;
· Повного або часткового зміни назви в результаті реорганізації, присвоєння їй почесного імені, нагородження орденом і т.д.;
· Зміни територіальних меж діяльності організації;
· Переміщення організації з одного району в інший;
· Зміни адміністративно-територіального поділу;
· Тимчасового припинення діяльності організації та поновлення своїх функцій.
При ліквідації організації закінчені діловодством справи включають до складу фонду ліквідованої організації, не закінчені діловодством справи входять до складу фонду організації-наступника.
Справи, виробництво яких велося з двох або більше організаціях, включають до складу фонду тієї організації, в якій вони закінчені діловодством.
Особові справи, передані в інші організації у зв'язку з переведенням співробітників, включають до складу фонду тієї організації, в яку переведені співробітники.
Помилково включені до фонду справи вилучають і приєднують до того фонду, до якого вони відносяться.
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ СПРАВ У МЕЖАХ ФОНДУ
Після визначення фондової належності документів в архіві справи групують і розташовують у межах фонду.
За одиницю систематизації (класифікації) і облікову одиницю управлінської документації (ОРД бухгалтерської та ін) приймають справа - фізично відокремлений окремий документ (статут, звіт тощо) або сукупність документів, укладених в окрему обкладинку (накази, листування іт.п .).
Систематизацію справ у межах фонду здійснюють постійно не тільки в архіві, але і безпосередньо в поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, при формуванні справ і підготовки справ до передачі в архів.
Систематизація справ зазвичай відповідає схемі систематизації, за якої побудована номенклатура справ організації, і залежить від обсягу
Як правило, справи розподіляють всередині фонду з урахуванням наступних класифікаційних ознак:
· Структурного (відповідно до структурної схеми організації);
· Хронологічного (за періодами, дат, до яких належать документи);
· Функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального (якщо в організації відсутній структурний поділ або якщо обсяг утворюються справ невеликий);
· Номінального (за видами і різновидам документів, включених у справу, за їхніми справ);
· Кореспондентського (виходячи з назв кореспондентів або прізвищ осіб, з якими велося листування);
· Географічного (виходячи з географічних назв) і т.д.
Справи часто групують послідовно за декількома ознаками, застосування яких у даному фонді найбільш доцільно.
При виборі схеми систематизації справ необхідно враховувати діловодної значеннєвий зв'язок між справами фонду організації. Схема систематизації повинна бути найбільш зручною для подальшого пошуку інформації по знаходяться в справах документами.
Найбільш прийнятними і широко застосовуваними в цей час в архівній практиці є хронологічно-структурна і хронологічно функціональна схеми систематизації справ.
Дані схеми систематизації є підставою для внутрішньої організації документального фонду, Тобто для складання наступних описів справ фонду:
· Опису справ постійного зберігання;
· Опису справ з особового складу;
· Опису справ тимчасового зберігання (понад 10 років).
При включенні справ в описі необхідно враховувати основні правила розподілу справ:
· Справи відносять до того року, в якому вони розпочаті діловодством або в якому вони надійшли в організацію (структурний підрозділ) для продовження діловодством;
· Плани, кошториси та документи до них відносять до того року, на який вони складені;
· Звіти і документи до звітів відносять до року, за який вони складені;
· Перспективні плани відносять до початкового року, на який вони складені, при цьому заголовок даної справи в опису повторюють в кожному річному розділі, до якого відноситься даний план (замість облікового номера даної справи за описом пишуть - «б/N2», а в графі опису «Примітка» дають посилання на обліковий номер справи в розділі, що відноситься до початкового року, на який план складено);
· Звіти по перспективним планам відносять до останнього року звітного періоду; при цьому в опису заголовок даної справи поміщають в кожен річний розділ, до якого відноситься даний звіт (замість облікового номера за описом пишуть - «б/N2», а в графі опису «Примітка »дають посилання на обліковий номер даної справи в розділі, що відноситься до останнього року звітного періоду);
· Справи, розпочаті в одному підрозділі й передані в інший підрозділ, відносять до підрозділу, в якому вони були закінчені;
· Якщо організація припинила своє існування, то документи ліквідаційної комісії включають до складу фонду ліквідованої організації;
· У межах року або певного хронологічного періоду справи розташовують по значущості структурних підрозділів відповідно зі структурною схемою організації;
· Якщо в діяльності організації утворюється незначний обсяг справ, то в межах хронологічного періоду справи мають відповідно з ділянками діяльності цієї організації;
· У межах структурних підрозділів справи розташовують по ділянкам діяльності цього підрозділу за ступенем значущості вміщених у них документів і логічного взаємозв'язку;
· За наявності справ з однією і тією ж початковою датою першими поміщають ті справи, які мають більш ранні кінцеві дати документів.
Відповідно до прийнятої схеми систематизації всі вступники до архіву документи розміщують у сховищах на стелажах або в шафах.
Адміністративна система документування по видах документів поділяється на:
1. Організаційно-розпорядчу (ОРД) 1.1. Положення
1.2. Статути
1.3. Інструкції
1.4. Накази
1.5. Рішення
1.6. Протоколи
3.Справочно-інформаційну
2.1. Листи
2.2. Телеграми
2.3. Телефонограми
2.4. Доповідні записки
2.5. Довідки
2.6. Акти
4.По особовому складу
3.1. Накази
3.2. Особові справи
3.3. Заяви
3.4. Трудові книжки
3.5. Характеристики
3.6. Договори і т.д.
ü За видами
ü організаційно-розпорядчі
ü довідково-інформаційні
ü з особового складу
ü За формою індивідуальні типові трафаретні
ü За змістом прості складні
ü За походженням офіційні особисті
ü За місцем походження зовнішні внутрішні
ü За строками зберігання постійно понад 10 років і до 10 років
ü За гласності секретні (конфіденційні) несекретні
ü За засобів фіксації рукописні машинописні графічні звукові кіно фото фоно відео документи
ü За стадіями оригінали чернетки копії виписки
ü За терміновості строкові нетермінові

ВИСНОВОК
АФ РФ грає важливу роль в нашому житті. Тому що при необхідності можна піти в архів і тобі знайдуть будь-яку потрібну інформацію. Державні архіви - установи, які здійснюють збирання, зберігання та організацію архівних документів з метою їх всебічного використання. Державні архіви зберігають постійно (тобто вічно) найбільш цінні архівні документи. Головне завдання державних архівів - служіння історичній науці. Тому державні архіви іноді називають історичними.
Відомчі архіви - структурні підрозділи установ чи відомств, що зберігають документи цих відомств і організyющіe їх використання для інформаційного забезпечення їх роботи. Найбільш цінна частина документів архіву після закінчення терміну зберігання у відомстві передається на постійне зберігання до державного архіву.
Державну частина Архівного фонду РФ становлять архівниe фонди та архівні документи: державних установ, організацій, підприємств і державних інститутів, що діяли на території Росії на всьому протязі її історії, а також установ релігійних конфесій до моменту відділення церкви від держави, органів державної влади місцевого самоврядування, прокуратури, державних установ, організацій, предпpіятій, що діють на території РФ; державних установ, військових частин, що знаходяться і (або) перебували за кордоном; підприємств, організацій або об'єднань змішаних форм власності, у статутному капіталі яких є переважна частка федеральної або державної власності; органів, установ, організацій і підприємств колишніх КПРС та ВЛКСМ; інших громадських організацій та об'єднань, що утворилися при здійсненні їх діяльності до моменту реєстрації відповідно до закону РФ про громадські організації, прийняті в установи Федеральної архівної служби Росії; юридичних і фізичних осіб. надійшли на законних підставах у власність держави, в тому числі з-за кордону, а також копії архівних документів на правах оригіналів і на законних підставах, що надійшли У власність держави.
Недержавну частина Архівного фонду РФ складають архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності: державних об'єднань та організацій з моменту їх реєстрації відповідно до законодавства РФ про громадські об'єднання, в тому числі професійних спілок, благодійних та інших фондів, політичних партій і рухів, релігійних об'єднань і організацій; недержавних об'єднань (корпорацій, асоціацій, акціонерних товариств), установ, організацій та підприємств промисловості, сільського господарства, інших галузей економіки, науки, культури, соціальної сфери, засобів масової інформації; фізичних осіб (документи особистого походження, фамільні архіви, колекції документів тощо).
Для документів державної та недержавної частин АФ РФ можуть застосовуватися різні категорії термінів зберігання: постійне, тимчасове, постійне у власності держави, депозитарне.