Зміст
Введення
У процесі господарської діяльності людей всяке узгоджена взаємодія здійснюється за допомогою управління. Зв'язки в системі управління реалізуються за допомогою інформації, яка представляє собою обмін відомостями, думками, командами між людьми (управлінськими структурами). Все це може передаватися різними способами, в тому числі машинним.
Носієм інформації є документ (у перекладі з латинської «документ» означає «свідчення», «спосіб докази»).
Документ - це матеріальний об'єкт із закріпленою на ньому інформацією для передачі її в часі і просторі.
Однією з найбільш поширених функцій сучасного персонального комп'ютера є підготовка різноманітних текстових документів.
Розрізняють дві основні групи програм підготовки текстових документів: текстові редактори і текстові процесори. Текстовими редакторами, в основному, називають програми, що створюють текстові файли без елементів форматування (тобто не дозволяють виділяти частини тексту різними шрифтами і гарнітурами). Редактори такого роду незамінні при створенні текстів комп'ютерних програм.
Текстові процесори вміють форматувати текст, вставляти в документ графіку та інші об'єкти, не пов'язані з класичного поняття "текст". Слід зазначити умовність такого поділу - різноманітність програм для обробки тексту дозволяє знайти редактор з будь-яким набором функцій.
Деякі текстові процесори є так званими WYSIWYG-редакторами. Назва отримана по першим буквам фрази What You See Is What You Get - те, що ти бачиш, є те, що ти отримаєш. Коли говорять, що це WYSIWYG-редактор, то гарантують повну відповідність зовнішнього вигляду документа на екрані комп'ютера і його друкованої копії.
Серед сучасних текстових процесорів при підготовці документів найпопулярнішим є Microsoft Word. Microsoft Word - потужний текстовий процесор, призначений для виконання всіх процесів обробки тексту: від набору й верстки, до перевірки орфографії, вставки в текст графіки в стандарті *. pcx чи *. bmp, роздруківки тексту. Він працює з багатьма шрифтами, як з російським, так і з будь-яким з двадцяти однієї мови світу. В одну з багатьох корисних властивостей Word входить автоматична корекція тексту по границях, автоматичний перенос слів і виправлення правопису слів, зберігання тексту у визначений проміжок часу, наявність майстрів текстів і шаблонів, що дозволяють у лічені хвилини створити діловий лист, факс, автобіографію, розклад, календар і багато іншого. Word забезпечує пошук заданого слова або фрагмента тексту, заміну його на зазначений фрагмент, видалення, копіювання у внутрішній буфер або заміну за шрифтом, розміру шрифту, а так само по надрядковим або за підрядковим символів. Для обмеження доступу до документа можна встановити пароль на текст, який Word буде запитувати при завантаженні тексту для виконання з ним будь-яких дій.
1 Зберігання документів в електронній формі
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігається на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервер), на змінних носіях.
Перш за все, на жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені папки. Кожній папці присвоюється «ім'я». Починатися «ім'я» має з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли).
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль. В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
- Стійкого електроживлення;
- Резервного копіювання;
- Антивірусного захисту;
- Профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій чи електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера. При наявності програм типу "Електронний архів" облік і копіювання проводиться автоматично. В іншому випадку це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При значній кількості документів постійного зберігання вони розташовуються усередині річного розділу, в папках відповідних підрозділів.
2 Системи підготовки текстових документів
Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, способами введення і редагування тексту, його форматування і виводу на друк, а також ступенем складності освоєння користувачем. Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є досить відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Процес вибору пов'язаний з багатьма факторами, але перш за все необхідно дотримуватися принципу розумної достатності.
Існуючі в даний час комп'ютерні системи підготовки текстових документів можна класифікувати по обсязі функціональних можливостей або за призначенням для застосування. Редактор текстів (text editor) забезпечує введення, редагування та збереження будь-якого символьного тексту, але призначений він в основному для підготовки текстів програм на мовах програмування високого рівня, оскільки вони не вимагає форматування, тобто автоматичного перетворення розташування елементів тексту, зміни шрифту і т. п. Програмний текст історично першим став оброблятися за допомогою комп'ютера. Набір операцій текстових редакторів визначає особливості порядкової запису текстів на мовах програмування, хоча цей набір і вельми широкий.
Результат роботи екранного редактора виражається у вигляді файлу, в якому всі символи є знаками кодової таблиці ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) з кодами, значення яких більше 31, а також символів нового рядка. Такі файли називаються ASCII-файлами.
Розрізняючись способами управління і набором сервісних можливостей, всі редактори тексту в тому чи іншому вигляді дозволяють:
- Набирати текст з відображенням на екрані відеотерміналу, використовуючи до 200 символів;
- Виправляти помилкові символи в режимі заміни;
- Вставляти і видаляти групи символів (слова) у межах рядка, не переводячи незмінну частину рядка, а зрушуючи її вліво / вправо цілком в режимі вставки:
- Видаляти одну або кілька рядків, копіювати їх або переміщати в інше місце тексту;
- Розсовувати рядка існуючого тексту, щоб вставити туди новий фрагмент;
- Вставляти групи рядків з інших текстів;
- Виявляти всі входження певної групи символів (контексту);
- Заміняти один контекст іншим, можливо, різної довжини.
З безлічі наявних екранних редакторів можна виділити Norton Editor (фірма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фірма Borland), Brief (фірма Solution Systems), багатофункціональний багатовіконний редактор Multi-Edit (фірма American Cybernetics Inc.).
Коли основна задача користувача полягає у підготовці текстів на природних мовах для друку і друкуванні цих документів, набір операцій редактора повинен бути істотно розширений, і програмний продукт переходить у нову якість - систему підготовки текстів (продукт, якому відповідає англомовний термін word processor). Такі програми для обробки документів орієнтовані на роботу з текстами, що мають структуру документа, тобто складаються з абзаців, сторінок та розділів.
Серед систем підготовки текстів на природних мовах виділяють три великі класи, але з досить розмитими межами: форматера, текстові процесори і настільні видавництва.
Виходячи з внутримашинной структури підготовлюваного документа, можна було б запропонувати наступний підхід до класифікації систем підготовки текстів.
Форматер - система підготовки текстів, яка не використовує для внутрішнього представлення тексту ніяких спеціальних кодів, крім стандартних: кінець рядка, переведення каретки, кінець сторінки (по суті, працює з ASCII-файлами).
Текстовий процесор - Система підготовки текстів, яка у внутрішньому поданні постачає власне текст спеціальними кодами - розміткою. В основному, екранні редактори і текстові процесори розрізняються за призначенням: перші створюють ASCII-файли, які обробляються потім компіляторами або форматера, другі призначені для підготовки текстів з наступним друком на папері, тому форма представлення тексту має велике значення.
У текстових процесорах є спеціальні функції для полегшення введення тексту та подання його в надрукованому вигляді. Серед цих функцій можна виділити наступні:
- Введення тексту під контролем функцій форматування, які забезпечують негайну зміну виду сторінки тексту на екрані і розташування слів на ній, що дає наближене уявлення про дійсний розташуванні тексту на папері після друку;
- Попередній опис структури майбутнього документа, в якому задаються такі параметри, як величина абзаців, тип і розмір шрифту для різних елементів тексту, розташування заголовків, міжрядковий відстані, число колонок тексту, розташування і спосіб нумерації виносок і т.п.:
- Автоматична перевірка орфографії і отримання підказки при виборі синонімів;
- Введення і редагування таблиць і формул з відображенням їх на екрані в тому вигляді, в якому вони будуть надруковані;
- Об'єднання документів в процесі підготовки тексту до друку;
- Автоматичне складання змісту і алфавітного довідника.
Більшість текстових процесорів у своєму розпорядженні засоби налаштування на конфігурацію обладнання комп'ютера, зокрема на тип графічного адаптера і монітора.
Практично всі текстові процесори мають унікальну структуру даних для представлення тексту, що пояснюється необхідністю включення в текст додаткової інформації, яка описує структуру документа, шрифти тощо, оскільки у кожного слова або навіть символу можуть бути свої особливі характеристики. Тому текст, підготовлений за допомогою одного текстового процесора, як правило, не можна прочитати і, отже, відредагувати і надрукувати іншими текстовими процесорами. З метою сумісності текстових документів при перенесенні їх із середовища одного текстового процесора в іншій існує особливий вид програмного забезпечення - конвертери, гарантують отримання вихідного файлу у форматі текстового процесора - одержувача документа. Програма-конвертер на вході приймає інформацію в одному форматі, а як результат своєї роботи видає інформацію у вигляді файлу в іншому (необхідному) форматі. Подальше вдосконалення систем обробки текстів призвело до того, що автономні програми-конвертери практично припинили своє існування і увійшли складовою частиною в систему підготовки текстів. Сьогодні найбільш яскраві представники програм текстової обробки підтримують популярні файлові формати за рахунок вбудованих модулів конвертації.
Існуючі в даний час текстові процесори значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями по введенню і редагування тексту, його форматування і виводу на друк, а також за ступенем складності освоєння користувачем. Досить умовно ці інструментальні засоби можуть бути розділені на дві категорії. До першої категорії можна віднести текстові процесори, що дозволяють підготувати і надрукувати складні та великі за обсягом документи, включаючи книги. До них відносяться WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т 3. Самим популярним вітчизняним продуктом в цьому класі є текстовий процесор Лексикон, підтримка і подальша розробка якого здійснюється компанією «Арсенал '».
Текстові процесори другої категорії мають істотно менші можливості, проте вони зручніші у використанні, працюють швидше і вимагають менше оперативної пам'яті, істотно нижче за вартістю. Спеціально розраховані на керівників системи обробки текстів простіше, і ними легше користуватися. До цієї категорії можна віднести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.
Настільні видавництва готують тексти за правилами поліграфії і з друкарським якістю. Подібно до того, як текстові процесори не є «розвиток» форматером, настільні видавництва не є більш досконалим продовженням текстових процесорів, оскільки у них зовсім інше призначення. Настільні видавничі системи (desktop publishing, пакети DTP або НІС) по суті представляють собою інструмент верстальника. Призначені програми цього класу не стільки для створення великих документів, скільки для реалізації різного роду поліграфічних ефектів, тобто програма настільного видавництва дозволяє легко маніпулювати текстом, змінювати формати сторінок, розмір відступів, дає можливість комбінувати різні шрифти, працювати з матеріалом до отримання повного задоволення від зовнішнього вигляду як окремих сторінок (смуг), так і всього видання.
| Введення | 3 |
| 1 Зберігання документів в електронній формі | 5 |
| 2 Системи підготовки текстових документів | 8 |
| 3 Пакет прикладних програм Microsoft Office | 13 |
| Висновок | 18 |
| Список використаних джерел | 20 |
| ДОДАТОК А Типова інструкція з підготовки текстових документів з використанням комп'ютерних технологій | 21 |
Введення
У процесі господарської діяльності людей всяке узгоджена взаємодія здійснюється за допомогою управління. Зв'язки в системі управління реалізуються за допомогою інформації, яка представляє собою обмін відомостями, думками, командами між людьми (управлінськими структурами). Все це може передаватися різними способами, в тому числі машинним.
Носієм інформації є документ (у перекладі з латинської «документ» означає «свідчення», «спосіб докази»).
Документ - це матеріальний об'єкт із закріпленою на ньому інформацією для передачі її в часі і просторі.
Однією з найбільш поширених функцій сучасного персонального комп'ютера є підготовка різноманітних текстових документів.
Розрізняють дві основні групи програм підготовки текстових документів: текстові редактори і текстові процесори. Текстовими редакторами, в основному, називають програми, що створюють текстові файли без елементів форматування (тобто не дозволяють виділяти частини тексту різними шрифтами і гарнітурами). Редактори такого роду незамінні при створенні текстів комп'ютерних програм.
Текстові процесори вміють форматувати текст, вставляти в документ графіку та інші об'єкти, не пов'язані з класичного поняття "текст". Слід зазначити умовність такого поділу - різноманітність програм для обробки тексту дозволяє знайти редактор з будь-яким набором функцій.
Деякі текстові процесори є так званими WYSIWYG-редакторами. Назва отримана по першим буквам фрази What You See Is What You Get - те, що ти бачиш, є те, що ти отримаєш. Коли говорять, що це WYSIWYG-редактор, то гарантують повну відповідність зовнішнього вигляду документа на екрані комп'ютера і його друкованої копії.
Серед сучасних текстових процесорів при підготовці документів найпопулярнішим є Microsoft Word. Microsoft Word - потужний текстовий процесор, призначений для виконання всіх процесів обробки тексту: від набору й верстки, до перевірки орфографії, вставки в текст графіки в стандарті *. pcx чи *. bmp, роздруківки тексту. Він працює з багатьма шрифтами, як з російським, так і з будь-яким з двадцяти однієї мови світу. В одну з багатьох корисних властивостей Word входить автоматична корекція тексту по границях, автоматичний перенос слів і виправлення правопису слів, зберігання тексту у визначений проміжок часу, наявність майстрів текстів і шаблонів, що дозволяють у лічені хвилини створити діловий лист, факс, автобіографію, розклад, календар і багато іншого. Word забезпечує пошук заданого слова або фрагмента тексту, заміну його на зазначений фрагмент, видалення, копіювання у внутрішній буфер або заміну за шрифтом, розміру шрифту, а так само по надрядковим або за підрядковим символів. Для обмеження доступу до документа можна встановити пароль на текст, який Word буде запитувати при завантаженні тексту для виконання з ним будь-яких дій.
1 Зберігання документів в електронній формі
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігається на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервер), на змінних носіях.
Перш за все, на жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені папки. Кожній папці присвоюється «ім'я». Починатися «ім'я» має з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли).
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль. В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
- Стійкого електроживлення;
- Резервного копіювання;
- Антивірусного захисту;
- Профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій чи електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера. При наявності програм типу "Електронний архів" облік і копіювання проводиться автоматично. В іншому випадку це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При значній кількості документів постійного зберігання вони розташовуються усередині річного розділу, в папках відповідних підрозділів.
2 Системи підготовки текстових документів
Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, способами введення і редагування тексту, його форматування і виводу на друк, а також ступенем складності освоєння користувачем. Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є досить відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Процес вибору пов'язаний з багатьма факторами, але перш за все необхідно дотримуватися принципу розумної достатності.
Існуючі в даний час комп'ютерні системи підготовки текстових документів можна класифікувати по обсязі функціональних можливостей або за призначенням для застосування. Редактор текстів (text editor) забезпечує введення, редагування та збереження будь-якого символьного тексту, але призначений він в основному для підготовки текстів програм на мовах програмування високого рівня, оскільки вони не вимагає форматування, тобто автоматичного перетворення розташування елементів тексту, зміни шрифту і т. п. Програмний текст історично першим став оброблятися за допомогою комп'ютера. Набір операцій текстових редакторів визначає особливості порядкової запису текстів на мовах програмування, хоча цей набір і вельми широкий.
Результат роботи екранного редактора виражається у вигляді файлу, в якому всі символи є знаками кодової таблиці ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) з кодами, значення яких більше 31, а також символів нового рядка. Такі файли називаються ASCII-файлами.
Розрізняючись способами управління і набором сервісних можливостей, всі редактори тексту в тому чи іншому вигляді дозволяють:
- Набирати текст з відображенням на екрані відеотерміналу, використовуючи до 200 символів;
- Виправляти помилкові символи в режимі заміни;
- Вставляти і видаляти групи символів (слова) у межах рядка, не переводячи незмінну частину рядка, а зрушуючи її вліво / вправо цілком в режимі вставки:
- Видаляти одну або кілька рядків, копіювати їх або переміщати в інше місце тексту;
- Розсовувати рядка існуючого тексту, щоб вставити туди новий фрагмент;
- Вставляти групи рядків з інших текстів;
- Виявляти всі входження певної групи символів (контексту);
- Заміняти один контекст іншим, можливо, різної довжини.
З безлічі наявних екранних редакторів можна виділити Norton Editor (фірма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фірма Borland), Brief (фірма Solution Systems), багатофункціональний багатовіконний редактор Multi-Edit (фірма American Cybernetics Inc.).
Коли основна задача користувача полягає у підготовці текстів на природних мовах для друку і друкуванні цих документів, набір операцій редактора повинен бути істотно розширений, і програмний продукт переходить у нову якість - систему підготовки текстів (продукт, якому відповідає англомовний термін word processor). Такі програми для обробки документів орієнтовані на роботу з текстами, що мають структуру документа, тобто складаються з абзаців, сторінок та розділів.
Серед систем підготовки текстів на природних мовах виділяють три великі класи, але з досить розмитими межами: форматера, текстові процесори і настільні видавництва.
Виходячи з внутримашинной структури підготовлюваного документа, можна було б запропонувати наступний підхід до класифікації систем підготовки текстів.
Форматер - система підготовки текстів, яка не використовує для внутрішнього представлення тексту ніяких спеціальних кодів, крім стандартних: кінець рядка, переведення каретки, кінець сторінки (по суті, працює з ASCII-файлами).
Текстовий процесор - Система підготовки текстів, яка у внутрішньому поданні постачає власне текст спеціальними кодами - розміткою. В основному, екранні редактори і текстові процесори розрізняються за призначенням: перші створюють ASCII-файли, які обробляються потім компіляторами або форматера, другі призначені для підготовки текстів з наступним друком на папері, тому форма представлення тексту має велике значення.
У текстових процесорах є спеціальні функції для полегшення введення тексту та подання його в надрукованому вигляді. Серед цих функцій можна виділити наступні:
- Введення тексту під контролем функцій форматування, які забезпечують негайну зміну виду сторінки тексту на екрані і розташування слів на ній, що дає наближене уявлення про дійсний розташуванні тексту на папері після друку;
- Попередній опис структури майбутнього документа, в якому задаються такі параметри, як величина абзаців, тип і розмір шрифту для різних елементів тексту, розташування заголовків, міжрядковий відстані, число колонок тексту, розташування і спосіб нумерації виносок і т.п.:
- Автоматична перевірка орфографії і отримання підказки при виборі синонімів;
- Введення і редагування таблиць і формул з відображенням їх на екрані в тому вигляді, в якому вони будуть надруковані;
- Об'єднання документів в процесі підготовки тексту до друку;
- Автоматичне складання змісту і алфавітного довідника.
Більшість текстових процесорів у своєму розпорядженні засоби налаштування на конфігурацію обладнання комп'ютера, зокрема на тип графічного адаптера і монітора.
Практично всі текстові процесори мають унікальну структуру даних для представлення тексту, що пояснюється необхідністю включення в текст додаткової інформації, яка описує структуру документа, шрифти тощо, оскільки у кожного слова або навіть символу можуть бути свої особливі характеристики. Тому текст, підготовлений за допомогою одного текстового процесора, як правило, не можна прочитати і, отже, відредагувати і надрукувати іншими текстовими процесорами. З метою сумісності текстових документів при перенесенні їх із середовища одного текстового процесора в іншій існує особливий вид програмного забезпечення - конвертери, гарантують отримання вихідного файлу у форматі текстового процесора - одержувача документа. Програма-конвертер на вході приймає інформацію в одному форматі, а як результат своєї роботи видає інформацію у вигляді файлу в іншому (необхідному) форматі. Подальше вдосконалення систем обробки текстів призвело до того, що автономні програми-конвертери практично припинили своє існування і увійшли складовою частиною в систему підготовки текстів. Сьогодні найбільш яскраві представники програм текстової обробки підтримують популярні файлові формати за рахунок вбудованих модулів конвертації.
Існуючі в даний час текстові процесори значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями по введенню і редагування тексту, його форматування і виводу на друк, а також за ступенем складності освоєння користувачем. Досить умовно ці інструментальні засоби можуть бути розділені на дві категорії. До першої категорії можна віднести текстові процесори, що дозволяють підготувати і надрукувати складні та великі за обсягом документи, включаючи книги. До них відносяться WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т 3. Самим популярним вітчизняним продуктом в цьому класі є текстовий процесор Лексикон, підтримка і подальша розробка якого здійснюється компанією «Арсенал '».
Текстові процесори другої категорії мають істотно менші можливості, проте вони зручніші у використанні, працюють швидше і вимагають менше оперативної пам'яті, істотно нижче за вартістю. Спеціально розраховані на керівників системи обробки текстів простіше, і ними легше користуватися. До цієї категорії можна віднести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.
Настільні видавництва готують тексти за правилами поліграфії і з друкарським якістю. Подібно до того, як текстові процесори не є «розвиток» форматером, настільні видавництва не є більш досконалим продовженням текстових процесорів, оскільки у них зовсім інше призначення. Настільні видавничі системи (desktop publishing, пакети DTP або НІС) по суті представляють собою інструмент верстальника. Призначені програми цього класу не стільки для створення великих документів, скільки для реалізації різного роду поліграфічних ефектів, тобто програма настільного видавництва дозволяє легко маніпулювати текстом, змінювати формати сторінок, розмір відступів, дає можливість комбінувати різні шрифти, працювати з матеріалом до отримання повного задоволення від зовнішнього вигляду як окремих сторінок (смуг), так і всього видання.
В даний час текстові редактори вже мало використовуються, оскільки в них закладено набагато менше функцій, ніж у текстових процесорах та настільних видавничих системах, які стали доступними для більшості користувачів. З боку документознавства це пов'язано і з тим, що у текстових редакторах не передбачена функція створення шаблонів, яка набагато полегшує і прискорює роботу зі створення документів.
3 Пакет прикладних програм Microsoft Office
Сьогодні програмні продукти фірми Microsoft є «де факто» стандартом для офісної роботи. Складно знайти установу, підприємство, фірму, в офісі якої не стояли б комп'ютери з операційною системою Windows (95,98,98 SE, 2000, NT, ХР) і пакетом прикладних програм Office. Знання складових частин пакета - текстового редактора Microsoft Word, електронних таблиць Microsoft Excel сьогодні є обов'язковим для працівника офісу. Популярний пакет програм - Microsoft Office 2000, що включає в себе в стандартному наборі Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 і PowerPoint 2000. У версії Small Business - PowerPoint 2000 замінений видавничим пакетом Publisher 2000, версія Professional включає в себе як стандартний набір, так і доповнення Small Business, а також має засіб роботи з базами даних (СКБД) Access 2000. Сама повна версія Premium включає також пакет для створення ділової графіки PhotoDraw 2000 і засіб створення Web-сайтів FrontPage 2000. Дві останні програми поставляються в англомовному варіанті. У комплект як безкоштовний додаток входить Internet Explorer 5.0 - набір програм для роботи в Internet. Існує також версія Office 2000 Developer - для розробників прикладних програм на базі Office.
Найпривабливіше в пакеті Office те, що пов'язує ці програми воєдино: всі ці програми мають загальне меню та набори кнопок, які виглядають дуже схоже. Навчившись працювати з одним з додатків, ви тим самим значною мірою просунетеся у вивченні інших.
Основна ідея пакету програм - робота в Internet. Якщо раніше Word і Excel в першу чергу орієнтувалися на те, що підготовлений документ буде роздрукований на папері, то тепер розробники припускають, що підготовлений документ буде в першу чергу відправлений по електронній пошті або розміщений в Internet. Для цього розробники Office включили в продукт ще один формат файлів - HTML, який є стандартом для розміщення матеріалів в Internet. Збереження документів у форматі HTML дозволяє також переглядати документи користувачам, які не мають на своєму комп'ютері MS Office. Для перегляду таких документів тепер достатньо Internet Explorer, що входить в стандартний комплект Windows.
Досить поширена для сучасного офісу є ситуація, коли документи готуються не тільки російською та англійською, але й на інших мовах - від німецької, іспанської або французької і до арабського, японської. Додатковий пакет MS Office 2000 Multi-Language Pack дозволяє легко створювати багатомовні документи і перевіряти правопис.
Microsoft Access - це реляційна база даних. В основі цієї програми лежать таблиці. Microsoft Access відрізняється від Excel тим, що на відміну від Excel, СУБД Access дозволяє працювати з цілою системою взаємозалежних таблиць. У СУБД Access використовуються при роботі з таблицями формули, сортування, зв'язку окремих осередків та їх форматування. При необхідності отримати потрібні дані відразу з декількох таблиць бази даних можна сформувати запит, при цьому осередки на екрані будуть розташовуватися в заданому порядку. Результати запиту можна роздрукувати, використовуючи інструмент «Звіт». Звіт представляє собою таблицю із запитаними даними, оформлення можна вибрати із запропонованих шаблонів.
Ще одна важлива особливість пакету прикладних програм Microsoft Office - це інтегрованість, можливість роботи в зв'язці. Це означає, що можна виділяти об'єкти або частини тексту в одній програмі, а потім переносити в іншу. Наприклад, можна скопіювати частину таблиці в Microsoft Excel і перенести її в документ Microsoft Word.
Можливості програм Microsoft Office можна розширити за допомогою спеціальних модулів - доповнень. Серед таких програм можна знайти і серйозні комерційні пакети (наприклад, систему перевірки орфографії Orfo, електронні словники Lingvo, перекладач PROMT), і невеликі безкоштовні «макроси», створені простими користувачами.
Microsoft Word - основа будь-якого офісу і, мабуть найпотрібніша і популярна програма в усьому Microsoft Office.
Microsoft Word дозволяє вводити, редагувати, форматувати та оформляти текст, і грамотно розміщувати його на сторінці. За допомогою цієї програми можна вставляти в документ графіку, таблиці і діаграми, а також автоматично виправляти орфографічні та граматичні помилки. Текстовий редактор Word має і багатьма іншими можливостями, які значно полегшують створення і редагування документів.
Програма пропонує ряд функцій, які заощаджують час і зусилля. Серед них:
- Автотекст - для зберігання та вставки часто вживаних слів, фраз або графіки;
- Стилі - для зберігання та завдання відразу цілих наборів форматів;
- Злиття - для створення серійних листів, роздруківки конвертів та етикеток;
- Макроси - для виконання послідовності часто використовуваних команд;
- "Майстри" - для створення професійно оформлених документів.
За допомогою Word для Windows можна створювати таблиці, діаграми. У Word для Windows є також редактор формул, що дозволяє вводити формули різної складності.
Word для Windows дає можливість перевірити правопис. При перевірці кожне слово в документі порівнюється з зразками в спеціальному словнику. Якщо слово не буде знайдено в словнику, відкриється діалогове вікно, в якому можна виконати необхідні виправлення.
Досить часто багатьом співробітникам доводиться створювати документи на основі стандартних уніфікованих форм або форм, розроблених та затверджених всередині організації, а також різні види однотипних документів (серійні листи, довідки тощо). При автоматизованому способі підготовки такого виду документів можливі два варіанти:
- Створити необхідну форму у вигляді документа (наприклад, це буде файл з розширенням. Doc) і потім змінювати в ньому змінну частину тексту;
- Створити необхідний бланк у вигляді шаблона (файл з розширенням. Dot) і потім створювати нові документи на основі розробленого шаблону і заповнювати поля, що містять змінну частину тексту. Шаблон - це якийсь трафарет з певними властивостями, які включають сукупність стилів, шаблонних текстів, макросів, поєднань клавіш, додаткових пунктів меню і користувальницьких панелей інструментів в окремому файлі з розширенням. DOT.
Шаблони використовуються:
1. Для стандартизації і уніфікації роботи всіх співробітників організації зі стандартними і однотипними видами документів. Всі співробітники створюють документи на основі єдиних шаблонів (файлів з розширенням. Dot), при цьому шаблони повинні бути підготовлені таким чином, щоб шаблонний текст не міг редагуватися користувачами, а були доступні для введення і коректування тільки поля введення, що містять змінну інформацію в бланку.
2. Для підвищення ефективності підготовки серійних документів, які призначені для розсилки великій кількості адресатів. Такі документи створюються на основі шаблонів з використанням функції злиття. Шляхом злиття створюються тексти документів, що містять фіксовану, неизменяемую частина (трафарет) і змінні текстові фрагменти (наповнення), тобто злиття типового тексту (трафарету) з заповнюваної інформацією.
Таким чином, пакет прикладних програм Microsoft Office містить програми, що дозволяють створювати текстові документи, табличні документи, бази даних, презентації, працювати з графікою, електронною поштою і так далі. Тобто Office дає можливість створювати практично будь-які види документів. В даний час Microsoft Office встановлено майже на всіх комп'ютерах, незалежно від того, стоїть комп'ютер вдома або в організації. Таке поширення Microsoft Office отримав через те, що це перший пакет прикладних програм, який містив у собі такий обсяг можливостей, при цьому був повністю русифікований і простий у використанні. Основна перевага цих програм в тому, що крім усіх тих зручностей, які вже створили автори цього пакету, користувач сам може адаптувати будь-яку програму під себе для комфортної роботи в ній: зміна кольору, масштабу, винос часто використовуються кнопок на панель інструментів, створення шаблонів, створення нових функцій і так далі
Висновок
Останнім часом мало хто користується для створення документів текстовими редакторами. Поява Microsoft Word їх витіснило. На даний момент вже складно визначити до текстових процесорів або до настільних видавництвам відноситься Microsoft Word, настільки багато в нього функцій.
Серед систем підготовки текстових і табличних документів більш докладно в курсовій роботі були розглянуті дві програми пакета прикладних програм Microsoft Office - це текстовий процесор Microsoft Word і табличний процесор Microsoft Excel. Для створення документів в основному використовуються тільки ці дві програми, незалежно від розмірів і сфери діяльності організації. Це пов'язано з тим, що майже скрізь зараз використовується операційна система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), створена як і Office компанією Microsoft. Ці програми дозволяють підготувати складні та великі за обсягом документи, включаючи книги. Дуже легко вчитися працювати в програмах, що входять в Microsoft Office., Так як всі вони, включаючи і операційну систему Windows, мають схожий інтерфейс.
Системи автоматизації документаційного забезпечення управління дозволяють робити з документами все те, що з ними роблять в будь-якій системі діловодства і документообігу і включають в себе принципово нові можливості, доступні лише комп'ютерам. У тому числі за допомогою цих програм можна і створювати документи.
Через те, що відбувається уніфікація і стандартизація документів, в більшості програм, що використовуються для створення документів, використовуються шаблони. Тобто у вже оформлений документ з необхідними атрибутами, куди потрібно просто ввести дані. Також у програмах є такі функції, при яких сам користувач може створити свій шаблон документа. Це набагато прискорює і спрощує роботу зі створення документа. Зараз пропонується дуже багато різних як текстових і табличних процесорів, так і систем автоматизації документаційного забезпечення управління. Зробити вибір дуже складно. Це пов'язано з тим, що у кожної програми є і переваги, і недоліки, а універсальних програм немає.
При виборі програмного продукту слід враховувати сферу діяльності, технічні властивості комп'ютера, операційну систему, встановлену на комп'ютер, розміри організації, віддаленість підрозділів.
Список використаних джерел
1 ГОСТ Р6.30-97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2 ГОСТ Р1.5-92 Державна система стандартизації Російської Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
4 Басаков, М. І. Діловодство і кореспонденція. Ростов на дону «Фенікс» 2001.
5 Басаков, М. І. Основи діловодства для менеджера. Ростов на дону РГЕЛ 1995
6 Городині, В. В., Корнєєв І. К. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності: Підручник - М.: Майстерність; Вища школа, 2001. - 240 с.
7 Кузнєцов, С. Л. Нові програми для сучасного офісу / / Секретарська дело.-1999 .- № 3. С. 33-36.
ДОДАТОК А
Типова інструкція з оформлення документів з використанням
комп'ютерних технологій
1. Інструкція з оформлення документів з використанням комп'ютерних технологій (далі - справжня Інструкція) встановлює єдиний порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів (далі - документів) з використанням комп'ютерних технологій з урахуванням вимог Державного стандарту.
2. Друкування та оформлення документів у республіканських органах державного управління та інших державних здійснюється за встановленими в комп'ютерах шаблонами з наступними параметрами налаштування в редакторі Microsoft Word:
2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколів, доповідних записок, довідок, телеграм та інших документів, для листів. формат (Д4 ^ до формат А 5 (148 х 210 мм);
- Поля сторінки: верхнє і нижнє - не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве - 10 мм. У таблицях допускається зменшення лівого поля до 20 мм, правого-до 8 мм (коли текст не вміщується); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), звичайний, розмір 15 пт У таблицях допускається зменшення до 13 пт (коли текст не вміщується);
- Міжрядковий інтервал: для формату А 4 - одинарний; в адресах, заголовках та підписах, а також для формату А5 - точно 14 пт, в таблицях допускається зменшення до 11 пт (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 мм;
- Вирівнювання по ширині і, як правило, без переносів слів (у таблицях вирівнювання по необхідності, з перенесенням слів);
- Номери сторінок в центрі верхнього колонтитула з відстанню 10 - 15 їм від верхнього краю, розмір шрифту 14 пт (перша сторінка не нумерується).
2.2. для тез виступів:
- Формат А4 (210x297 мм);
- Поля сторінки: верхнє і нижнє-не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве -10 мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), звичайний, розмір 16 пт (в заголовках - напівжирний курсив підкреслений і напівжирний курсив, розмір 14 пт);
- Міжрядковий інтервал полуторний (у заголовках - точно 12 пт);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 мм;
- Вирівнювання по ширині, без розриву абзаців на наступну сторінку і без переносів слів;
- Номери сторінок в центрі верхнього колонтитула з відстанню 10 - 15 мм від верхнього краю, розмір шрифту 14 пт (перша сторінка не нумерується).
3. Реквізити документа (за винятком тексту), що складаються з кількох рядків, друкують з інтервалом точно 14 пт. Складові частини реквізитів "Адресат", 'Гриф затвердження "," Гриф погодження "," Відмітка про наявність додатка "відокремлюють один від одного одним інтервалом. Реквізити документа відокремлюють один від одного полуторним інтервалом.
При наявності в документах кількох підписів, що розташовуються одна під одною, найменування посад і розшифровку підписів розділяють полуторним або подвійним міжрядковим інтервалом.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків (70 мм).
4. Від кордону лівого поля (без відступу першого рядка) друкують такі реквізити: "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи ", найменування посади в реквізитах" Підпис "і" Гриф погодження ", заверительной написи" Вірно ", а також слова" СЛУХАЛИ "," ВИСТУПИЛИ ", 'потішали", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ "," ЗОБОВ'ЯЗУЮ ". Якщо заголовок до тексту перевищує 5 рядків, його допускається продовжувати на 120 мм від лівого поля документа.
5. Початок абзаців у тексті друкують з відступом першого рядка 12,5 мм.
6. Реквізит "Адресат" оформляється з відступом від лівого поля 80 мм.
7. Реквізити 'Гриф затвердження "та" Гриф обмеження доступу до документа "оформляється з відступом від лівого поля 100 мм; відмітка про додаток до правового акту оформляється у правому верхньому куті колонтитула з відступом від лівого поля 140 мм.
8. Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" оформляється з відступом від лівого поля 120 мм, на рівні останнього рядка найменування посади.
9. За наявності декількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від лівого поля без відступу і з відступом від лівого поля на 100 мм.
10. Якщо в тексті документа є примітки або виділена в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою до його видання, слова "Примітка" н "Підстава" оформляють від лівого поля без відступу першого рядка, а відноситься до них текст - через міжрядковий інтервал точно 14 пт .
11. У разі оформлення резолюцій на окремих аркушах дотримуються наступні правила друкування їх тексту:
11.1. для рефераткн малого розміру: формат Аб (105 х 148 мм);
- Поля сторінки: верхнє - не менше 10 мм, нижнє - не менше 10 мм, ліве - не менше 12 мм, праве - не менше 8 мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), розмір 14 пт, напівжирний,
- Напівжирний курсив;
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення міжрядкового інтервалу (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 10 мм;
- Вирівнювання по ширині, з перенесенням слів;
11.2. для рефераткі середнього розміру:
- Формат A3 (148 х 210 мм);
- Поля сторінки: верхнє - не менше 15 мм, нижнє - не менше 10 мм, ліве - 20 мм, праве - не менше S мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), розмір 14 пт, напівжирний,
- Напівжирний курсив;
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення міжрядкового
- Інтервалу (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 мм;
- Вирівнювання по ширині, з перенесенням слів;
11.3. для рефераткі великого розміру:
- Формат А4 (210 х 297 мм);
- Поля сторінки: верхнє - не менше 20 мм, нижнє - не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве -10 мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), розмір 14 -15 пт, напівжирний, напівжирний курсив;
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення міжрядкового
- Інтервалу (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 ним;
12. Для таблиць, що друкуються на аркушах формату A3 (594 х 210 мм):
- Поля сторінки: верхнє н нижнє - 20 мм, ліве - 30 мм, праве -10 мм. Допускається зменшення лівого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (коли текст не вміщується);
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), звичайний, розмір 15 пт Допускається зменшення до 13 пт (коли текст не вміщується);
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення до 11 пт (коли текст не вміщується);
- Номер сторінки в центрі верхнього колонтитула з відстанню 10 - 15 їм від верхнього краю, розмір шрифту 14 пт.
13. У нижньому лівому куті лицьового боку останньої сторінки документа (за винятком рефераток) друкуються індекс структурного підрозділу, в якому готувався документ, прізвище виконавця, номер його службового телефону (на першому рядку) та ініціали (для друкарок), дата створення документа, ім'я файлу ( на другому рядку).
3 Пакет прикладних програм Microsoft Office
Сьогодні програмні продукти фірми Microsoft є «де факто» стандартом для офісної роботи. Складно знайти установу, підприємство, фірму, в офісі якої не стояли б комп'ютери з операційною системою Windows (95,98,98 SE, 2000, NT, ХР) і пакетом прикладних програм Office. Знання складових частин пакета - текстового редактора Microsoft Word, електронних таблиць Microsoft Excel сьогодні є обов'язковим для працівника офісу. Популярний пакет програм - Microsoft Office 2000, що включає в себе в стандартному наборі Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 і PowerPoint 2000. У версії Small Business - PowerPoint 2000 замінений видавничим пакетом Publisher 2000, версія Professional включає в себе як стандартний набір, так і доповнення Small Business, а також має засіб роботи з базами даних (СКБД) Access 2000. Сама повна версія Premium включає також пакет для створення ділової графіки PhotoDraw 2000 і засіб створення Web-сайтів FrontPage 2000. Дві останні програми поставляються в англомовному варіанті. У комплект як безкоштовний додаток входить Internet Explorer 5.0 - набір програм для роботи в Internet. Існує також версія Office 2000 Developer - для розробників прикладних програм на базі Office.
Найпривабливіше в пакеті Office те, що пов'язує ці програми воєдино: всі ці програми мають загальне меню та набори кнопок, які виглядають дуже схоже. Навчившись працювати з одним з додатків, ви тим самим значною мірою просунетеся у вивченні інших.
Основна ідея пакету програм - робота в Internet. Якщо раніше Word і Excel в першу чергу орієнтувалися на те, що підготовлений документ буде роздрукований на папері, то тепер розробники припускають, що підготовлений документ буде в першу чергу відправлений по електронній пошті або розміщений в Internet. Для цього розробники Office включили в продукт ще один формат файлів - HTML, який є стандартом для розміщення матеріалів в Internet. Збереження документів у форматі HTML дозволяє також переглядати документи користувачам, які не мають на своєму комп'ютері MS Office. Для перегляду таких документів тепер достатньо Internet Explorer, що входить в стандартний комплект Windows.
Досить поширена для сучасного офісу є ситуація, коли документи готуються не тільки російською та англійською, але й на інших мовах - від німецької, іспанської або французької і до арабського, японської. Додатковий пакет MS Office 2000 Multi-Language Pack дозволяє легко створювати багатомовні документи і перевіряти правопис.
Microsoft Access - це реляційна база даних. В основі цієї програми лежать таблиці. Microsoft Access відрізняється від Excel тим, що на відміну від Excel, СУБД Access дозволяє працювати з цілою системою взаємозалежних таблиць. У СУБД Access використовуються при роботі з таблицями формули, сортування, зв'язку окремих осередків та їх форматування. При необхідності отримати потрібні дані відразу з декількох таблиць бази даних можна сформувати запит, при цьому осередки на екрані будуть розташовуватися в заданому порядку. Результати запиту можна роздрукувати, використовуючи інструмент «Звіт». Звіт представляє собою таблицю із запитаними даними, оформлення можна вибрати із запропонованих шаблонів.
Ще одна важлива особливість пакету прикладних програм Microsoft Office - це інтегрованість, можливість роботи в зв'язці. Це означає, що можна виділяти об'єкти або частини тексту в одній програмі, а потім переносити в іншу. Наприклад, можна скопіювати частину таблиці в Microsoft Excel і перенести її в документ Microsoft Word.
Можливості програм Microsoft Office можна розширити за допомогою спеціальних модулів - доповнень. Серед таких програм можна знайти і серйозні комерційні пакети (наприклад, систему перевірки орфографії Orfo, електронні словники Lingvo, перекладач PROMT), і невеликі безкоштовні «макроси», створені простими користувачами.
Microsoft Word - основа будь-якого офісу і, мабуть найпотрібніша і популярна програма в усьому Microsoft Office.
Microsoft Word дозволяє вводити, редагувати, форматувати та оформляти текст, і грамотно розміщувати його на сторінці. За допомогою цієї програми можна вставляти в документ графіку, таблиці і діаграми, а також автоматично виправляти орфографічні та граматичні помилки. Текстовий редактор Word має і багатьма іншими можливостями, які значно полегшують створення і редагування документів.
Програма пропонує ряд функцій, які заощаджують час і зусилля. Серед них:
- Автотекст - для зберігання та вставки часто вживаних слів, фраз або графіки;
- Стилі - для зберігання та завдання відразу цілих наборів форматів;
- Злиття - для створення серійних листів, роздруківки конвертів та етикеток;
- Макроси - для виконання послідовності часто використовуваних команд;
- "Майстри" - для створення професійно оформлених документів.
За допомогою Word для Windows можна створювати таблиці, діаграми. У Word для Windows є також редактор формул, що дозволяє вводити формули різної складності.
Word для Windows дає можливість перевірити правопис. При перевірці кожне слово в документі порівнюється з зразками в спеціальному словнику. Якщо слово не буде знайдено в словнику, відкриється діалогове вікно, в якому можна виконати необхідні виправлення.
Досить часто багатьом співробітникам доводиться створювати документи на основі стандартних уніфікованих форм або форм, розроблених та затверджених всередині організації, а також різні види однотипних документів (серійні листи, довідки тощо). При автоматизованому способі підготовки такого виду документів можливі два варіанти:
- Створити необхідну форму у вигляді документа (наприклад, це буде файл з розширенням. Doc) і потім змінювати в ньому змінну частину тексту;
- Створити необхідний бланк у вигляді шаблона (файл з розширенням. Dot) і потім створювати нові документи на основі розробленого шаблону і заповнювати поля, що містять змінну частину тексту. Шаблон - це якийсь трафарет з певними властивостями, які включають сукупність стилів, шаблонних текстів, макросів, поєднань клавіш, додаткових пунктів меню і користувальницьких панелей інструментів в окремому файлі з розширенням. DOT.
Шаблони використовуються:
1. Для стандартизації і уніфікації роботи всіх співробітників організації зі стандартними і однотипними видами документів. Всі співробітники створюють документи на основі єдиних шаблонів (файлів з розширенням. Dot), при цьому шаблони повинні бути підготовлені таким чином, щоб шаблонний текст не міг редагуватися користувачами, а були доступні для введення і коректування тільки поля введення, що містять змінну інформацію в бланку.
2. Для підвищення ефективності підготовки серійних документів, які призначені для розсилки великій кількості адресатів. Такі документи створюються на основі шаблонів з використанням функції злиття. Шляхом злиття створюються тексти документів, що містять фіксовану, неизменяемую частина (трафарет) і змінні текстові фрагменти (наповнення), тобто злиття типового тексту (трафарету) з заповнюваної інформацією.
Таким чином, пакет прикладних програм Microsoft Office містить програми, що дозволяють створювати текстові документи, табличні документи, бази даних, презентації, працювати з графікою, електронною поштою і так далі. Тобто Office дає можливість створювати практично будь-які види документів. В даний час Microsoft Office встановлено майже на всіх комп'ютерах, незалежно від того, стоїть комп'ютер вдома або в організації. Таке поширення Microsoft Office отримав через те, що це перший пакет прикладних програм, який містив у собі такий обсяг можливостей, при цьому був повністю русифікований і простий у використанні. Основна перевага цих програм в тому, що крім усіх тих зручностей, які вже створили автори цього пакету, користувач сам може адаптувати будь-яку програму під себе для комфортної роботи в ній: зміна кольору, масштабу, винос часто використовуються кнопок на панель інструментів, створення шаблонів, створення нових функцій і так далі
Висновок
Останнім часом мало хто користується для створення документів текстовими редакторами. Поява Microsoft Word їх витіснило. На даний момент вже складно визначити до текстових процесорів або до настільних видавництвам відноситься Microsoft Word, настільки багато в нього функцій.
Серед систем підготовки текстових і табличних документів більш докладно в курсовій роботі були розглянуті дві програми пакета прикладних програм Microsoft Office - це текстовий процесор Microsoft Word і табличний процесор Microsoft Excel. Для створення документів в основному використовуються тільки ці дві програми, незалежно від розмірів і сфери діяльності організації. Це пов'язано з тим, що майже скрізь зараз використовується операційна система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), створена як і Office компанією Microsoft. Ці програми дозволяють підготувати складні та великі за обсягом документи, включаючи книги. Дуже легко вчитися працювати в програмах, що входять в Microsoft Office., Так як всі вони, включаючи і операційну систему Windows, мають схожий інтерфейс.
Системи автоматизації документаційного забезпечення управління дозволяють робити з документами все те, що з ними роблять в будь-якій системі діловодства і документообігу і включають в себе принципово нові можливості, доступні лише комп'ютерам. У тому числі за допомогою цих програм можна і створювати документи.
Через те, що відбувається уніфікація і стандартизація документів, в більшості програм, що використовуються для створення документів, використовуються шаблони. Тобто у вже оформлений документ з необхідними атрибутами, куди потрібно просто ввести дані. Також у програмах є такі функції, при яких сам користувач може створити свій шаблон документа. Це набагато прискорює і спрощує роботу зі створення документа. Зараз пропонується дуже багато різних як текстових і табличних процесорів, так і систем автоматизації документаційного забезпечення управління. Зробити вибір дуже складно. Це пов'язано з тим, що у кожної програми є і переваги, і недоліки, а універсальних програм немає.
При виборі програмного продукту слід враховувати сферу діяльності, технічні властивості комп'ютера, операційну систему, встановлену на комп'ютер, розміри організації, віддаленість підрозділів.
Список використаних джерел
1 ГОСТ Р6.30-97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2 ГОСТ Р1.5-92 Державна система стандартизації Російської Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
4 Басаков, М. І. Діловодство і кореспонденція. Ростов на дону «Фенікс» 2001.
5 Басаков, М. І. Основи діловодства для менеджера. Ростов на дону РГЕЛ 1995
6 Городині, В. В., Корнєєв І. К. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності: Підручник - М.: Майстерність; Вища школа, 2001. - 240 с.
7 Кузнєцов, С. Л. Нові програми для сучасного офісу / / Секретарська дело.-1999 .- № 3. С. 33-36.
ДОДАТОК А
Типова інструкція з оформлення документів з використанням
комп'ютерних технологій
1. Інструкція з оформлення документів з використанням комп'ютерних технологій (далі - справжня Інструкція) встановлює єдиний порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів (далі - документів) з використанням комп'ютерних технологій з урахуванням вимог Державного стандарту.
2. Друкування та оформлення документів у республіканських органах державного управління та інших державних здійснюється за встановленими в комп'ютерах шаблонами з наступними параметрами налаштування в редакторі Microsoft Word:
2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколів, доповідних записок, довідок, телеграм та інших документів, для листів. формат (Д4 ^ до формат А 5 (148 х 210 мм);
- Поля сторінки: верхнє і нижнє - не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве - 10 мм. У таблицях допускається зменшення лівого поля до 20 мм, правого-до 8 мм (коли текст не вміщується); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), звичайний, розмір 15 пт У таблицях допускається зменшення до 13 пт (коли текст не вміщується);
- Міжрядковий інтервал: для формату А 4 - одинарний; в адресах, заголовках та підписах, а також для формату А5 - точно 14 пт, в таблицях допускається зменшення до 11 пт (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 мм;
- Вирівнювання по ширині і, як правило, без переносів слів (у таблицях вирівнювання по необхідності, з перенесенням слів);
- Номери сторінок в центрі верхнього колонтитула з відстанню 10 - 15 їм від верхнього краю, розмір шрифту 14 пт (перша сторінка не нумерується).
2.2. для тез виступів:
- Формат А4 (210x297 мм);
- Поля сторінки: верхнє і нижнє-не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве -10 мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), звичайний, розмір 16 пт (в заголовках - напівжирний курсив підкреслений і напівжирний курсив, розмір 14 пт);
- Міжрядковий інтервал полуторний (у заголовках - точно 12 пт);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 мм;
- Вирівнювання по ширині, без розриву абзаців на наступну сторінку і без переносів слів;
- Номери сторінок в центрі верхнього колонтитула з відстанню 10 - 15 мм від верхнього краю, розмір шрифту 14 пт (перша сторінка не нумерується).
3. Реквізити документа (за винятком тексту), що складаються з кількох рядків, друкують з інтервалом точно 14 пт. Складові частини реквізитів "Адресат", 'Гриф затвердження "," Гриф погодження "," Відмітка про наявність додатка "відокремлюють один від одного одним інтервалом. Реквізити документа відокремлюють один від одного полуторним інтервалом.
При наявності в документах кількох підписів, що розташовуються одна під одною, найменування посад і розшифровку підписів розділяють полуторним або подвійним міжрядковим інтервалом.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків (70 мм).
4. Від кордону лівого поля (без відступу першого рядка) друкують такі реквізити: "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи ", найменування посади в реквізитах" Підпис "і" Гриф погодження ", заверительной написи" Вірно ", а також слова" СЛУХАЛИ "," ВИСТУПИЛИ ", 'потішали", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ "," ЗОБОВ'ЯЗУЮ ". Якщо заголовок до тексту перевищує 5 рядків, його допускається продовжувати на 120 мм від лівого поля документа.
5. Початок абзаців у тексті друкують з відступом першого рядка 12,5 мм.
6. Реквізит "Адресат" оформляється з відступом від лівого поля 80 мм.
7. Реквізити 'Гриф затвердження "та" Гриф обмеження доступу до документа "оформляється з відступом від лівого поля 100 мм; відмітка про додаток до правового акту оформляється у правому верхньому куті колонтитула з відступом від лівого поля 140 мм.
8. Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" оформляється з відступом від лівого поля 120 мм, на рівні останнього рядка найменування посади.
9. За наявності декількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від лівого поля без відступу і з відступом від лівого поля на 100 мм.
10. Якщо в тексті документа є примітки або виділена в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою до його видання, слова "Примітка" н "Підстава" оформляють від лівого поля без відступу першого рядка, а відноситься до них текст - через міжрядковий інтервал точно 14 пт .
11. У разі оформлення резолюцій на окремих аркушах дотримуються наступні правила друкування їх тексту:
11.1. для рефераткн малого розміру: формат Аб (105 х 148 мм);
- Поля сторінки: верхнє - не менше 10 мм, нижнє - не менше 10 мм, ліве - не менше 12 мм, праве - не менше 8 мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), розмір 14 пт, напівжирний,
- Напівжирний курсив;
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення міжрядкового інтервалу (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 10 мм;
- Вирівнювання по ширині, з перенесенням слів;
11.2. для рефераткі середнього розміру:
- Формат A3 (148 х 210 мм);
- Поля сторінки: верхнє - не менше 15 мм, нижнє - не менше 10 мм, ліве - 20 мм, праве - не менше S мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), розмір 14 пт, напівжирний,
- Напівжирний курсив;
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення міжрядкового
- Інтервалу (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 мм;
- Вирівнювання по ширині, з перенесенням слів;
11.3. для рефераткі великого розміру:
- Формат А4 (210 х 297 мм);
- Поля сторінки: верхнє - не менше 20 мм, нижнє - не менше 20 мм, ліве - 30 мм, праве -10 мм;
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), розмір 14 -15 пт, напівжирний, напівжирний курсив;
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення міжрядкового
- Інтервалу (коли текст не вміщується);
- Перший рядок в абзаці з відступом 12,5 ним;
12. Для таблиць, що друкуються на аркушах формату A3 (594 х 210 мм):
- Поля сторінки: верхнє н нижнє - 20 мм, ліве - 30 мм, праве -10 мм. Допускається зменшення лівого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (коли текст не вміщується);
- Шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), звичайний, розмір 15 пт Допускається зменшення до 13 пт (коли текст не вміщується);
- Міжрядковий інтервал одинарний. Допускається зменшення до 11 пт (коли текст не вміщується);
- Номер сторінки в центрі верхнього колонтитула з відстанню 10 - 15 їм від верхнього краю, розмір шрифту 14 пт.
13. У нижньому лівому куті лицьового боку останньої сторінки документа (за винятком рефераток) друкуються індекс структурного підрозділу, в якому готувався документ, прізвище виконавця, номер його службового телефону (на першому рядку) та ініціали (для друкарок), дата створення документа, ім'я файлу ( на другому рядку).