Уніфікація і стандартизація документів

Введення

Найбільш ефективним способом створення раціональних норм документування є уніфікація і стандартизація документів.

Уніфікація в документознавстві розглядається як скорочення вихідної кількості форм документів і приведення їх до однаковим правилам оформлення.

Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється "зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт, як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом "(ГОСТ 6.10.1-88). У Росії діяльність по стандартизації координується Комітетом Російської Федерації по стандартизації, метрології та сертифікації (в даний час комітет включений до складу Міністерства промисловості і торгівлі РФ). Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (документа).

Стандартизація - складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація і уніфікація. З одного боку, це методи стандартизації, які можуть здійснюватися і як самостійні види роботи. У документознавстві типізація використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого створюються в подальшому тексти аналогічного змісту. Типова форма - затверджена певним компетентним органом державної влади форма документа, що використовується для збору і подання будь-яких даних в самих різних сферах управлінської діяльності.

У документознавстві уніфікація і стандартизація розглядаються як процес встановлення одноманітності у процесах створення та оформлення документів. Однак між цими двома поняттями не можна поставити знак рівності. Стандартизація документів - це найвищий ступінь їх уніфікації, доведення її результатів до рівня обов'язкової правової норми.

Вимоги стандарту мають обов'язковий характер в межах сфери його поширення. Тому уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видом діяльності. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, на звіт про науково-дослідній роботі, на обкладинку справ постійного зберігання), на окремі види продукції (наприклад, формати паперу), так і на уніфіковані системи документації. Стандартизація - закріплення результатів уніфікації в нормативно-технічних документах - стандартах. Стандартизація може проводиться на державному рівні, на галузевому рівні та на рівні підприємства.

Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення (ГОСТ Р 51141-98). Система документації складається в процесі реалізації в органах влади і управління, в установах, організаціях і підприємствах тієї чи іншої управлінської функції; склад документів, які в неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад планування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують по галузях діяльності і крім типових систем документації виділяють також системи документації з охорони здоров'я, освіти (загальним і спеціальним), нотаріальні, судові та ін

Глава 1. Призначення і склад уніфікованої системи документації

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. ¹

Безпосередні розробники конкретних форм документів та систем документації - міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів, Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкування і форми власності. ²

Таким чином, уніфіковані системи документації - це приведений до максимально можливого однаковості форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінських функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації. ³

Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:

• однаковості побудови форм документів;

• регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;

• виключення з документів дубльованих даних, домагаючись однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;

• скорочення кількості традиційно включаються в них даних, які не використовуються при вирішенні конкретних управлінських завдань;

• єдності застосовуваної термінології та умовних позначень, домагаючись порівнянності показників не тільки на різних рівнях управління, але і в різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів і показників у них;

• визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну обробку, але придатних і до сприйняття людиною;

• встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації і конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей. ⁴

До теперішнього часу на загальноуправлінської рівні уніфіковано було понад три з половиною тисяч (3500) форм планових, облікових, фінансових та інших документів, зведених у 1993 р. в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД). Кожен з документів отримав кодову позначення, яке визначає його належність до однієї з систем документації і місце в цій системі. Код форми підтверджує саме його право на існування і відповідність затвердженому зразку-еталону.

Обов'язкові до застосування наступні загальноросійські уніфіковані системи управлінської документації, що включають в себе комплекси документів, що згруповано за завданнями.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:

• документація зі створення організації, підприємства;

• документація по реорганізації організації, підприємства;

• документація по ліквідації організації, підприємства;

• документація з приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;

• документація по розпорядчої діяльності організації, підприємства;

• документація з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;

• документація по оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства;

• документація по кадрах.

Глава 2. Характеристика уніфікованої системи документації

Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогам, і повинна містити інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, які забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення і застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів та систем документації є міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності.

Особливість документів з особового складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядчого дії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення та ін) трудового договору. Однак цей самий наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, є підставою для створення інших облікових документів.

Так як єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, ніколи не існувало, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчої документації (Головархів), підготувало систему документації з особового складу, а органи статистики - форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади і управління, друга - в організаціях будівництва і промисловості.

На сьогоднішній день ця історично склалися особливість зберігається: частина установ та організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, а інша - в табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати діючі вимоги до оформлення кадрових документів і вміти використовувати їх у практичній діяльності.

Порядок оформлення документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстам визначений ГОСТом Р 6.30-97. За вимогами, закладеним у цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переведення, звільнення тощо, а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки.

Окрім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації входить альбом уніфікованих форм документів, створений в розвиток вимог стандарту і містить конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток та ін.) Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів (положення, посадова інструкція) - не тільки склад і розташування обов'язкових реквізитів, але і обов'язкову структуру тексту.

НІІстатінформ Держкомстату Росії розроблений альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, що включає 6 форм з обліку особового складу і 7 форм з обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці, в тому числі форми наказів (розпоряджень) про застосування, переведення, звільнення.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях (затв. постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162, зі зм. І доп.) Встановлює значення трудової книжки як основного документа про трудову діяльність працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку і ведення, правила видачі вкладиша та дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативним актам, які повною мірою регламентують порядок одержання і ведення трудової книжки, і є незамінним довідковим посібником в діяльності фахівця кадрової служби.

У практичній роботі по створенню та оформлення документів все більшого значення набуває кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів дозволяє кодувати анкетно-біографічні дані про працівників, відомості про освіту, посаду та ін Класифікатор призначений для вирішення завдань, пов'язаних: з оцінкою чисельності робітників і службовців; урахуванням складу і розподілом кадрів за категоріями персоналу, рівню кваліфікації, ступеня механізації та умовам праці; забезпеченням зайнятості; організацією заробітної плати робітників і службовців, нарахуванням пенсій; визначенням додаткової потреби в кадрах та ін Класифікатор використовується при заповненні ряду облікових форм (наприклад, Т-2), що використовуються в діяльності кадрової служби.

Тим же цілям служить Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (ОКСО).

Класифікація управлінської документації (ОКУД) служить основою для кодування документів в інформаційно-пошукових системах. ОКУД призначений для вирішення завдань щодо реєстрації уніфікованих форм документів, їх обліку, скорочення застосовуваних форм документів, а також для контролю за складом документів і виключення дублювання уніфікованих форм. Об'єктами класифікації в ОКУД є уніфіковані форми дев'яти діючих в даний час уніфікованих систем документації, у тому числі організаційно-розпорядчої, первинно-облікової документації та документації з праці, використовуваних для документування кадрової діяльності.

До останніх відносяться документи з прийому, переведення, звільнення працівників, оформлення відпусток, заохочень та стягнень. Код по ОКУД повинен проставлятися на кожній уніфікованою формою. Знову розроблювані форми підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД.

У складі уніфікованих систем документації є елементи дублювання. Наприклад, наказ про прийом на роботу віднесений до організаційно-розпорядчої документації і в ОКУД має код 0281151, а форма Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу" відноситься до системи первинної облікової документації (код 0301006).

До тих нормативних документів відносяться і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов'язані з підготовкою та обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. За допомогою нормативів можна обгрунтувати необхідну чисельність працівників кадрових служб, так як сумарна трудомісткість виконуваних робіт - одна із складових частин формули розрахунку штатної чисельності, включеної в Укрупнені нормативи. Але основне значення цього документа - регламентація складу кадрових документів, а також послідовності виконуваних операцій:

при оформленні документів при прийомі на роботу та звільнення робітників і службовців;

оформленні та обліку трудових книжок;

оформленні документів з обліку руху кадрів;

складанні статистичної звітності з обліку особового складу;

складанні довідок, розробці планів та виконання інших робіт;

роботі по табельної обліку;

роботі бюро перепусток;

роботі військово-облікового столу.

Висновок

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає: розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації; впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД: впровадження розроблених ОКТЕІ; ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їх подальший розвиток; розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію; розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

1) Уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

2) Однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

3) Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

4) Інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

5) Скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок удосконалення методів управління, наприклад, в напрямку повсюдного застосування оргтехніки; стабільність вимог до документів (встановлені державними та галузевими стандартами);

6) пари з діючими системами класифікації і кодування техніко - економічної інформації; економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціонального компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів.

Список використаних джерел та літератури

I. Джерела

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Видавництво стандартів, 2003.

2. Державна система документаційного забезпечення управління: Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. - М.: Видавництво стандартів, 1991.

3. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Видавництво стандартів, 1998.

4. Класифікація управлінської документації. Затверджено Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 р. N 299. - М.: Держстандарт, 1993.

II. Література

5. Андрєєва, В.І. Діловодство. Учеб. посібник / В.І. Андрєєва. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ "Бізнес-школа" Інтел-Синтез ", 2000 - 187 с.

6. Басаков М.І. Діловодство (документаційне забезпечення управління): Навчальний посібник. - М.: ІКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.

7. Бикова, Т.А. ЕГСД і ГСДОУ і раніше, потрібні секретарям / / Секретарська справа. - 2001 - № 2.

8. Кузнєцова, Т.В. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова. - М.: Економіка, 2001. - 271 с.

9. Кузнєцова, Т.В. Секретарська справа. Учеб. посібник / Т.В. Кузнєцова. Вид. 8-е, испр. і доп. - М.: ЗАТ "Бізнес-школа" Інтел-Синтез ", 2003. - 288 с.