При оформленні дозволу на витрачання виручки, що надходить до каси підприємства, необхідно врахувати, що юридичні особи та індивідуальні підприємці, які не мають заборгованості по платежах до бюджетів всіх рівнів та державних позабюджетних фондів, за погодженням з обслуговуючими їх банками можуть витрачати надходить в їх касу виручку: [7]
- На заробітну плату, інші виплати працівникам (у т.ч. соціального характеру);
- Витрати на відрядження;
- На оплату товарів (крім цінних паперів), робіт, послуг;
- Виплату за сплачені раніше за готівковий розрахунок і повернені товари, невиконані роботи, не надані послуги;
- Виплату страхових відшкодувань (страхових сум) за договорами страхування фізичних осіб.
При виявленні в касі понадлімітних сум з боку податкової інспекції можливо адміністративне покарання. Фірму за статтею 15.1 КоАП РФ можуть оштрафувати на 40 000 - 50 000 руб., Посадових осіб - на 4 000 - 5 000 руб. Штрафи стягуються протягом двох місяців
з моменту порушення на підставі банківського документа про проведену перевірку. [8]
Форма бланка розрахунку стандартна. За її заповнення необхідно пояснити деякі моменти.
Якщо у фірми звичайний робочий графік, наприклад з 9.00 до 18.00, а відділення банку знаходиться поруч, то виторг можна здавати щодня. Інша справа, якщо робота триває допізна або всі «приймальні пункти» знаходяться досить далеко. Тоді звичайний спосіб здачі виручки не підійде, але можна скористатися вечірньою касою або інкасацією. Якщо у банку їх немає, захід доведеться проводити наступного дня. В особливому становищі перебувають фірми, що працюють у вихідні та свята. Якщо вони розташовані у великих містах, то виторг будуть забирати щодня: умова про інкасацію у вихідні та святкові дні зазвичай прописано в договорі з банком. У невеликих населених пунктах призначається періодичність - раз на стільки-то днів. Тоді готівкові кошти, що надійшли за суботу і неділю, можна відносити до банку в понеділок.
У рядку форми «Просимо дозволити витрачання виручки на" зазначаються цілі, для яких призначаються гроші. Проте якщо організація буде їх використовувати по - іншому, то їй нічого не загрожує.
Розрахунок складають у двох примірниках, підписують керівник та головного бухгалтера і запевняють фірмовою печаткою. Обидва примірники здають в банк, звідки другий примірник з роздільною здатністю банку повертається в бухгалтерію фірми.

Готівкові розрахунки із застосуванням ККТ

Законодавчо встановлено застосування ККТ при здійсненні грошових розрахунків з юридичним та фізичними особами за товарними операціями або з надання побутових послуг, так як ці сфери діяльності пов'язані з масовим готівковим грошовим обігом.
Касовий апарат можна купити у організації - виробника або в спеціалізованій фірмі. При цьому купується модель повинна бути включена до Державного реєстру контрольно - касової техніки.
Введені раніше в експлуатацію касові апарати навіть у випадку виключення їх з державного реєстру можна застосовувати до закінчення нормативного терміну амортизації. [9] Тривалість терміну амортизації визначається з урахуванням Класифікації основних засобів, що включаються в амортизаційні групи. [10] ККТ як засіб механізації та автоматизації управлінського та інженерного праці віднесена до четвертої амортизаційної групі - майно зі строком корисного використання понад 5 років до 7 років включно.
Інспекція ФПС може зняти з обліку в односторонньому порядку модель ККТ, виключену з реєстру, якщо закінчився термін амортизації. При цьому податковий орган повинен повідомити про це організацію не пізня дня, наступного за днем ​​закінчення нормативного терміну амортизації касового апарату.
При покупці касового апарату слід укласти договір про його технічне обслуговування і ремонт з центром технічного обслуговування або підприємством - виробником. Апарат повинен відповідати технічним характеристикам, встановленим у Положенні про реєстрацію і застосування ККТ [11]. Зокрема:
- Мати корпус, фіскальну пам'ять, накопичувач фіскальної пам'яті, контрольну стрічку і пристрій друку касових чеків;
- Забезпечувати друк касових чеків, некорректіруемую реєстрацію інформації та незалежне довготривале зберігання інформації;
- Експлуатуватися у фіскальному режимі;
- Мати годинник реального часу відповідно до встановлених технічними характеристиками і параметрами функціонування;
- Бути справним;
- Мати знаки «Державний реєстр» і «Сервісне обслуговування» встановленого зразка;
- Мати ідентифікаційний знак і марки - пломби встановленого зразка, а також експлуатаційну документацію та ін
ККТ потрібно зареєструвати в податковому органі за місцезнаходженням юридичної особи. Для цього необхідно подати заяву. До нього докладають паспорт контрольно - касової техніки і договір про її технічної підтримки.
Якщо ж у торгової фірми є відокремлений підрозділ (кіоск, магазин і т.д.), то заяву про реєстрацію касового апарату слід подавати за місцезнаходженням цього підрозділу.
Податковий орган реєструє ККТ протягом п'яти робочих днів. Відомості вносять до книги обліку контрольно - касової техніки. Одночасно з реєстрацією користувачеві видається картка реєстрації ККТ.
У касового апарату три режими експлуатації: один робочий і два контрольних. Перший, званий «каса», - це звичне покупцеві пробивання грошових сум і видача чеків. Одночасно, вже суто для внутрішніх потреб, заповнюється контрольна стрічка. Два інших режиму дозволяють отримати позмінні звіти - Х і Z.
Х - звіт представляє собою свідчення підсумовуючого лічильника, що виводяться без обнулення на окремий чек. Знімається при перевірках, санкціонованих керівництвом, або при черговій здачі виручки до каси організації або старшому касиру. Х - звіт можна сформувати в будь-який час за секціями, змінах або по касі в цілому.
У кінці зміни при здачі решти виручки лічильник обнуляють. Його останній стан, яке і є Z - звітом, реєструється у фіскальній пам'яті і на чеку. Звіт містить свідчення секційних і контрольних регістрів на початок і кінець дня, суму денної виручки, а також суми і кількість чеків повернення, суми знижок і число анульованих чеків.
Що далі робити з Х-і Z - звітами, законодавством не визначено, але цілком очевидно, що їх слід зберігати. Х - звіт, що фіксує частину денної виручки, рекомендується прикладати до ПКО, а Z - звіт як підсумковий документ щодо зміни - наклеювати в журнал касира - операціоніста.
Податковий кодекс не встановлює строку зберігання для документів, що не відносяться до первинних, і їх відсутність не карається. Разом з тим податківці наполягають, щоб журнал касира - операціоніста, контрольні стрічки, Z - звіти, як і первинні документи, зберігалися п'ять років. Відповідальний - керівник організації. [12] Є і ще один привід не поспішати позбутися від зайвих паперів. Хоча Податковий кодекс не вимагає зберігати всі документи, тим не менше за їх ненадання на запит інспектора передбачає штраф. [13] Організаціям - 50 руб. за кожний такий документ. А згідно зі ст. 15.6 і 19.7 КоАП РФ на 300-500 руб. постраждають і посадові особи.
Протягом дня касир приймає гроші від покупців і одночасно пробиває на касовому апараті касовий чек, який погашається шляхом надриву і видається покупцю.
Чек - обов'язковий документ при готівкових розрахунках, що підтверджує виконання зобов'язань за договором купівлі-продажу (надання послуги) між покупцем (клієнтом) та юридичною особою. Як і кожен документ, він містить певний набір реквізитів:
- Найменування та ІПН організації;
- Заводський номер касового апарату;
- Порядковий номер, дата і час купівлі (надання послуг);
- Вартість покупки;
- Відмітка про фіскальному режимі. [16]
За незастосування касового апарату передбачена адміністративна відповідальність. Під незастосуванням ККТ, зокрема, розуміють [14]:
- Фактичне не використання ККТ, в тому числі з причини її відсутності;
- Використання ККТ, не зареєстрованої в податкових органах;
- Використання касового апарату, який не включений до Державного реєстру контрольно - касової техніки;
- Використання ККТ без фіскальної (контрольной0 пам'яті, з фіскальною пам'яттю в нефіскальному режимі або з вийшли з ладу блоком фіскальної пам'яті;
- Використання контрольно-касового апарату, у якого пломба або відсутня, або має пошкодження;
- Пробиття контрольно - касової машиною чека з вказівкою суми, яка менше сплаченої покупцем, та ін
За дані правопорушення статтею 14.5 КоАП РФ передбачені наступні штрафні санкції:
- З касирів - від 1 500 до 2 000 руб.;
- З посадових осіб - від 3 000 до 4 000 руб.;
- З організацій і підприємців - від 30 000 до 40 000 рублів
Як видно в порушники можуть потрапити всі. Однак ФНС Росії вважає, що ця стаття має поширюватися не на касирів та посадових осіб, а тільки на організації та індивідуальних підприємців. І ось чому: застосовувати касовий апарат продавця зобов'язує не закон про застосування ККМ, а трудовий договір, укладений з роботодавцем - власником ККМ. А згаданий закон, у свою чергу, покладає цю обов'язок на організації та індивідуальних підприємців. Та й до відповідальності за відсутність касового апарату залучається саме організація (підприємець), а не продавець. І тим не менш податкові інспектори все ж нагадують, що на підставі глави 39 ТК РФ роботодавець має право згодом вимагати відшкодування штрафів з продавця.
Порядок прийому грошей:
1) касир називає суму до оплати;
2) касир отримує гроші від покупця, називає отриману суму і кладе їх окремо на очах у покупця
3) касир друкує чек
4) касир називає суму здачі і видає її покупцю разом з чеком.
Журнал касира - операціоніста та інші документи, що підтверджують розрахунки з покупцями, потрібно зберігати протягом не менше п'яти років. А тому для збереження інформації необхідно застосовувати якісну термобумагу.
При закритті кожної зміни знімаються свідчення фіскальної пам'яті (роздруковується Z-звіт). На його підставі заповнюється довідка - звіт касира - операціоніста за формою № КМ - 6. Вона складається в одному примірнику щодня. У ній відображаються дані фіскальної пам'яті на початок і кінець зміни. За ним за вирахуванням суми грошей, повернених покупцям по невикористаних касових чеків, визначається виручка. Після зняття значень даних фіскальної пам'яті та перевірки фактичної суми виручки робиться запис у журналі касира - опраціоніста за формою № КМ - 4. Цей документ застосовується для обліку операцій по приходу і витраті готівки (виручки) по кожному касовим апаратом організації і є контрольно - реєстраційним документом показань ККТ. У випадку, якщо в організації кілька касових апаратів, старший касир заповнює відомості про показання лічильників ККМ і виручки організації за формою № КМ-7.
Усі записи в журналі касир - операціоніст веде щодня в хронологічному порядку кульковою ручкою без помарок. Внесені виправлення обумовлюються і завіряються підписами касира - операціоніста, керівника та головного бухгалтера фірми.
Перед тим як здати касову машину в ремонт, торгова фірма повинна зняти показання контрольних грошових лічильників і оформити акт за формою № КМ-2.
Витрати на ремонт визнаються в бухгалтерському обліку в міру надання послуг та оформлення акта. Вони відображаються за рахунком 44 «Витрати на продаж». У податковому обліку витрати на ремонт у повному обсязі включають до складу витрат.
Якщо необхідний ремонт грошових контрольних лічильників або електронної частини ККТ, то робиться відповідний запис у журналі обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт (форма № КМ-8). Цей журнал заповнює спеціаліст технічного центру. Записи про приймання робіт з ремонту ККТ підтверджуються підписами спеціаліста центру техобслуговування і відповідальної особи організації. Крім відміток про проведені роботи в журналі робиться запис про опломбування та зміст відбитка клейма.
У деяких випадках торгові організації і підприємці все ж можуть не застосовувати ККТ. Зокрема, це можливо у випадках торгівлі:
- Газетами та журналами, а також супутніми товарами в кіосках. Але за умови, що частка продажу газет і журналів у їх товарооборот становить не менше 50 відсотків і асортимент супутніх товарів затверджений органом виконавчої влади суб'єкта РФ. При цьому облік торгової виручки від продажу газет і журналів і продажу супутніх товарів ведеться окремо;
- Цінними паперами;
- Лотерейними квитками;
- Квитками і талонами для проїзду в транспорті;
- Продовольчими і непродовольчими товарами (за винятком технічно складних) з ручних візків, кошиків, лотків;
- У пасажирських вагонах поїздів чайної продукцією в асортименті, затвердженому центральним органом виконавчої влади в галузі залізничного транспорту;
- Безалкогольними напоями на розлив;
- Морозивом в кіоску;
- З цистерн пивом, квасом, молоком, рослинною олією, живою рибою, гасом;
- Вразвал овочами і баштанними культурами;
- Поштовими марками та іншими знаками поштової оплати (за номінальною вартістю);
- На ринках, ярмарках, у виставкових комплексах, а також на інших територіях, призначених для ведення торгівлі. Виняток - що знаходяться в цих місцях магазини, павільйони, кіоски, намети, автолавки та інші аналогічно облаштовані і забезпечують показ і збереження товару торгові місця, а також відкриті прилавки всередині критих ринкових приміщень при торгівлі непродовольчими товарами.
Документи, що оформляються при використанні ККТ
При роботі з касовим апаратом заповнюють такі уніфіковані форми:
1. № КМ -1 «Акт про переведення показникам на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольно - касової машини» (два примірники) (див. Додаток 1).
Це документ, куди записують свідчення грошових і контрольних лічильників до і після обнуління. Оформляється при введенні в експлуатацію нового касового апарата й у деяких інших випадках комісією, що складається з головного чи старшого бухгалтера, старшого касира і касира - операціоніста, у присутності представника технічного центру та податкового інспектора. Перший примірник відправляють в технічний центр, другий залишається у власника.
2. № КМ - 2 «Акт про зняття показань контрольних і підсумкових грошових лічильників при здачі (відправленні) контрольно - касової машини в ремонт і при поверненні її в організацію» (один примірник) (див. Додаток 2).
Складають при здачі апарату в ремонт або іншої організації. Завіряється керівником, старшим касиром, касиром, податковим інспектором і фахівцем центру техобслуговування.
3. № КМ -3 «Акт про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) за невикористаним касових чеків» (один примірник).
Заповнюють при поверненні коштів. Візується керівником організації, завідувачем відділом (секцією), старшим касиром і касиром - операціоністом.
4. № КМ - 4 «Журнал касира - операціоніста».
Контрольно - реєстраційний документ показань лічильників. Застосовується для обліку прибуткових і видаткових операцій.
5. № КМ - 5 «Журнал реєстрації показань підсумкових грошових і контрольних лічильників контрольно - касових машин, що працюють без касира - операціоніста».
Замінює журнал касира - операціоніста в магазинах і на підприємствах громадського харчування, де чеки пробивають самі продавці або офіціанти.
6. № КМ - 6 «Довідка - звіт касира - операціоніста» (один примірник).
Містить показання лічильників касового апарату і розмір виручки за робочий день. Складається щодня і разом з виручкою здається за прибутковим ордером старшому (головному) касиру або керівнику організації. Довідку підписують керівник (або особа яка його замінює), старший касир і касир - операціоніст.
7. № КМ -7 «Відомості про показання лічильників контрольно - касових машин і виручці організації» (один примірник) (див. Додаток 3).
Зведений звіт за робочий день. Формується на основі довідок касирів - операціоністів. Завіряється тими ж особами.
8. № КМ -8 «Журнал обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт» (див. Додаток 4).
Заповнюється фахівцями центру техобслуговування, зберігається у керівника організації або його заступника.
9. № КМ - 9 «Акт про перевірку готівкових грошових коштів каси»
Для запису результатів незапланованої перевірки. Якщо її проводить податковий інспектор, акт складається в трьох примірниках, якщо адміністрація фірми - у двох.

Здача готівкових коштів у банк

Готівкові суми здаються:
- У денну або вечірню касу банку;
- Інкасаторам;
- У загальну касу фірми для подальшої доставки в банк;
- На пошту для перерахування в банк.
Доставити гроші в касу банку можна або самим, або через інкасаторів. При першому варіанті все відбувається зазвичай: оформляється ВКО, заповнюється оголошення на внесок готівкою і касир відносить гроші в банк, натомість отримуючи в касі банку квитанцію. На другому варіанті необхідно зупинитися докладніше.
Транспортувати готівкові гроші в банк можуть його інкасатори або співробітники Російського об'єднання інкасації (Росінкаса). У будь-якому випадку фірма повинна укласти договір. У ньому вказують адресу підприємства, час приїзду інкасаторів і вартість послуг. Остання зазвичай виражається у відсотках від інкасується суми. Підписавши договір, фірма замовляє пломбір та набуває свинцеві пломби. На пломбірі повинні бути вигравірувані номер і її скорочене найменування або фірмовий знак. Для кожної операційної каси фірми необхідно виготовити свій пломбір.
До служби інкасації відправляється два примірники зразків відбитка кожного пломбіру, ​​яким будуть опечатувати сумки. Зразки запевняє керівник інкасації, наносячи на шпагат нижче пломби фірми пломбу банку. Один примірник завірених зразків повертається. Їх будуть пред'являти інкасаторам касири відділів при передачі сумок з грошима.
Підготувавши гроші, касир оформляє препроводительную відомість у трьох примірниках. Перший вкладається в сумку, другий передається інкасатору, на третьому інкасатор ставить свій підпис і печатку підрозділу інкасації і цей примірник залишається у касира.
Зазвичай на кожну точку інкасації видається мінімум по дві сумки, щоб можна було заздалегідь упакувати гроші.
Що приїхав інкасатор пред'являє касиру службове посвідчення, довіреність на одержання цінностей, явочну картку і порожню сумку. У явочній картці касир зазначає суму готівки (цифрами і прописом), яка повинна збігатися із зазначеною в препроводительной відомості, дату і номер сумки і показує інкасатору зразок відбитка пломби.
Інкасатор перевіряє записи. Заповнювати явочну картку можуть тільки касири. Підчищати на ній або замазувати «штрихом» не можна - помилковий запис закреслюють, на вільному полі роблять нову і розписуються. Помітивши, що сумка порвана або документи неправильно оформлені, відправку потрібно припинити. У присутності інкасатора дозволено усувати лише такі помилки і дефекти, через які не порушиться його графік. В інших же випадках доведеться чекати повторного заїзду в зручне інкасаторам час. Це вказується в явочній картці. На підставі третій примірники препроводительной відомості з підписом та печаткою інкасатора заповнюються видатковий касовий ордер і касова книга. Плата за інкасаторські послуги зазвичай списується з рахунку фірми в безакцептному порядку на початку місяця, наступного за розрахунковим.

Підроблені купюри

Навряд чи сьогодні можна кого-небудь здивувати розповідями про фальшивомонетників. Про фальшиві банківських квитках можна говорити як завгодно довго, так само як і про їхніх творців. Ця історія тягнеться споконвіку, і чим далі, тим точніше і витонченішими стають способи підробки. Здається, що все добре до тих пір, поки проблема раптом не торкнеться вас самих. Зустріти проблему у всеозброєнні - ось завдання із завдань.
При постійних готівкових розрахунках рано чи пізно кожен касир виявляє підроблені грошові купюри. Добре, якщо це сталося безпосередньо в момент розрахунку з покупцем. У такому випадку необхідно постаратися під будь-яким приводом - немає здачі, зламалася каса - утримати потенційного злочинця і викликати міліцію. А як бути, коли фальшиві купюри виявлені після того, як покупець вже остаточно розрахувався?
Якщо підробка виявлена ​​до того, як гроші у вигляді виручки здані в банк, то теоретично можна виділити три можливі виходи із ситуації:
1. коли винний касир, тобто сталася підміна купюр. Тоді касир - матеріально відповідальна особа, з нього і попит. Але, перш ніж покарати карбованцем винного касира, потрібно встановити причини події. А для цього з працівника потрібно взяти письмові пояснення [15]. І якщо з'ясується, що фальшиві купюри прийняли, наприклад, через відсутність в організації детектора валют, то керівник не може карати працівника. У цьому випадку недостача списується за рахунок власних коштів підприємства:

Дебет	Кредит	Зміст
91-2	94	списана недостача за рахунок власних коштів підприємства

Але ситуація змінюється, якщо робоче місце касира було забезпечено пристроєм, який встановлює достовірність купюр. Тобто фальшиві гроші можна було виявити за допомогою застосування цього обладнання. Значить, вина касира в наявності і він повинен відшкодувати збитки:

Дебет	Кредит	Зміст
73	94	недостача віднесена на стягнення з касира
70,50	73	відшкодована недостача (утримано із заробітної плати або внесена безпосередньо в касу)

Причому, погасити нестачу за рахунок покупця, навіть якщо ви точно знаєте, що фальшиві гроші надійшли від нього, не вдасться. Справа в тому, що, що після того, як касир поставив свій підпис на прибутковому касовому ордері, за всі наслідки відповідає лише сам касир.
2. здати отримані готівкові кошти в банк на експертизу в розрахунково-касовий центр. Згідно з вказівкою ЦБ РФ встановлено заборону на стягнення оплати за проведення операцій експертизи грошових знаків.
3. дзвінок до територіального відділення внутрішніх справ.
Необхідно пам'ятати, що касир ні в якому разі не може самостійно розпорядитися прийнятими фальшивими купюрами, тим більше повертати їх клієнту, знищувати або проводити погашення шляхом проставлення штампів, пробивати отвори, розрізати або вчиняти інші будь-які пошкодження.
Розглянемо ситуацію, коли касир не помітив фальшивку і здав грошові кошти в банк.
У разі виявлення сумнівних або підроблених грошових знаків при прийомі від клієнта готівкових грошей касовий працівник банку оформляє довідку про прийом на експертизу грошових знаків у двох примірниках, у кожному з яких зазначаються:
- Номінал;
- Рік випуску;
- Серія та номер.
Один примірник довідки видається клієнту, інший поміщається в касові документи.
Таким же чином діє касовий працівник при отриманні грошей від організації-клієнта в інкасаторській сумці з оформленою до неї препроводительной відомістю. Складається акт, на підставі акта виписується меморіальний ордер - документ бухгалтерського оформлення, містить вказівку записати господарську операцію на відповідних рахунках бухгалтерського обліку - у двох примірниках із зазначенням на зворотному боці реквізитів сумнівних грошових знаків. Касовий і контролюючий працівники підписують два екземпляри меморіального ордера. Перший разом з препроводительной відомістю поміщається в касові документи, другий - з накладною до сумки передається бухгалтеру. А самі купюри направляються на експертизу в розрахунково - касовий центр Банку Росії. Розрахунково-касовий центр приймає сумнівні грошові знаки на експертизу, яка проводиться протягом п'яти робочих днів з дня надходження грошей. За результатами проведення досліджень кредитної організації видається акт. Якщо в результаті перевірки встановлено, що грошовий знак є підробленим, він передається розрахунково-касовим центром у територіальні органи внутрішніх справ. Банк видає копію акта експертизи клієнту, від якого надійшла вказана банкнота.
У випадку якщо вона визнана справжньою, але неплатіжної, вона повертається кредитної організації. На неплатіжних банкнотах проставляються: штамп з текстом «В обміні відмовлено», найменування установи Банку Росії, дата, прізвище та підпис експерта. Неплатіжними банкноти вважаються в тому випадку, якщо не збережені їх геометричні розміри, якщо помічені сліди навмисного псування, наприклад надрісовкі, надпечатки і наклейки, що змінюють гідність банкноти, а також банкноти, склеєні з великої кількості поздовжніх чи поперечних смуг.
Якщо ж в результаті проведеної експертизи сумнівні грошові знаки визнаються платоспроможними, їх сума зараховується на кореспондентський рахунок кредитної організації. Акт експертизи, виданий розрахунково-касовим центром, є підставою для зарахування кредитної організацією зазначеної суми на рахунок фірми.
Якщо все ж грошові знаки, що мають ознаки підробки, потрапили до касира банку, він доводить до відома завідувача касою, який негайно сповіщає про факт виявлення підроблених грошових знаків у міліцію. Завідувач касою оформляє повідомлення про підробку, яка направляється до територіального установи Центробанку, і передає співробітникам ОВС відповідні грошові знаки. При цьому співробітниками ОВС оформляється протокол, один примірник якого передається банку і поміщається в касові документи. Для вирішення всіх подальших питань, пов'язаних з підробленими грошовими знаками, клієнт звертається вже безпосередньо в ОВС.
На підставі акта експертизи бухгалтер робить проводку:

Дебет	Кредит	Зміст
94	57	відображена недостача

Ця проводка робиться тільки після того, як отримано акт експертизи, а до цього часу викликали сумнів купюри числяться на рахунку 57 «Переклади їсти дорогою».
При роботі з готівковими коштами необхідно пам'ятати:
Якщо до вас потрапив грошовий квиток, справжність якого під питанням, перше, що необхідно зробити, це порівняти його з купюрою, яка не викликає сумніву. Потім перевірити наявність наступних елементів:
- Водяного знака;
- Захисних волокон, які повинні перебувати не тільки на поверхні, але і всередині паперової маси;
- Захисної нитки (необхідно обов'язково досліджувати грошовий квиток на просвіт - нитка повинна виглядати суцільний темною смугою).
Звернути увагу:
- На якість відтворення дрібних елементів;
- На точний збіг малюнків для поєднання;
- Найбільш контрастні зображення повинні бути рельєфними;
- Всі реквізити повинні бути виконані тільки штрихами різної ширини;
- Всі зображення на грошовому квитку повинні бути чіткими, колірні переходи - плавними.

Повернення грошових коштів з каси

Якщо касир помилково пробив касовий чек або відбувається повернення покупцю коштів в день покупки, заповнюється акт за формою № КМ - 3 «Акт про повернення грошових сум покупцям по невикористаних касових чеків» один примірник із зазначенням номера та суми чека. Акт підписують керівник організації, завідувач відділом (секцією), старший касир і касир - операціоніст.
Невикористані чеки (невірно вибиті і за якими були видані гроші за покупку, зроблену в цей же день), на яких обов'язково повинні стояти підписом директора, його заступника або завідувача магазином і штамп «Погашено», [16] наклеюються на аркуш паперу, а в рядку акту «Додаток» вказують їх кількість. Денна виручка, відображена у Z - звіті, коригується на суму повернення. Ні при поверненні, ні за помилку касира сторнуючу чек не пробивається.
Не рідкісні випадки, коли покупець не може представити чек. Такий випадок нормативно не врегульоване, немає на цей рахунок і роз'яснень Мінфіну. Взагалі відповідно до Закону «Про захист прав споживачів» [17] продавець не може відмовитися прийняти у покупця неякісний товар і повернути йому гроші з-за того, що він не представив касовий чек. І якщо покупець звернеться до суду, то судді підтримають його вимоги і змусять продавця прийняти товар. Але в цьому випадку продавця може чекати інша небезпека - штраф від податкової інспекції за неоприбуткування грошей в касу за ст.15 КУпАП. При перевірці каси інспектори можуть порахувати, що оскільки до актів за формою № КМ-3 не включені погашені касові чеки, у фірми немає підтверджень того, що гроші видані за повернутий товар. Свою позицію вони обгрунтовують наступним чином:
1. згідно з п. 4.2 Типових правил експлуатації ККМ видати гроші з каси касир повинен з погашення та підписаним директором поверненого чеку.
2. на думку інспекторів, компанія порушує п.12 Положення ведення бухгалтерського обліку та звітності, в якому сказано, що кожна операція компанії повинна бути підтверджена виправдувальними документами, яким і є повернутий касовий чек.
Якщо ці вимоги не виконані, виходить, що гроші з каси були видані безпідставно, замість того, щоб бути оприбутковані в касу. А це дає привід для штрафу. Компаніям, які потрапили в подібну ситуацію, варто звернутися до арбітражної практиці.
Судді ж схиляються до того, що відсутність чека не говорить про неоприбуткованої виручки, а означає лише невірно оформлене повернення. Для документального підтвердження касової операції досить актів за формою № КМ-3 і журналу касира - операціоніста. [18] Тому залучати підприємців та керівників організацій до адміністративної відповідальності неправомірно.
Отже, акт і запис в журналі обов'язкові. Можливо, у покупця знайдуться які-небудь документи (товарний чек, гарантійний талон, накладна), які треба буде докласти до акта. Не зайве підстрахуватися товарним звітом, завіреним касиром, продавцем, керівником і головним бухгалтером. Із звіту стане ясно, що завищення виручки не підтверджується продажем. Можна провести інвентаризацію і звірити звітні дані з фактичними залишками продукції. Стане в нагоді і записка касира, пояснює причину розбіжності.

Документи, що оформляються в бухгалтерському обліку при роботі з готівковими коштами

Для обліку наявності і руху грошових коштів в касі організації використовується активний рахунок 50 «Каса». Сальдо рахунку свідчить про наявність суми вільних грошей в касі на початок місяця, оборот за дебетом - суми, які надійшли в касу, оборот по кредиту - суми, видані з каси.
До рахунку «Каса» можуть бути відкриті субрахунки:
1. «Каса організації»,
2. «Операційна каса»,
3. «Грошові документи» та ін
Внаслідок яких господарських операцій можуть збільшитися готівкові кошти в касі? Систематизуємо можливі варіанти.
1. Одержання готівки з банку за чеком:
- На виплату заробітної плати працівникам;
- На операційно-господарські витрати за нормами, що встановлюються банком;
- На витрати на відрядження працівників;

Дебет	Кредит	Зміст
50	51	Надійшли в касу грошові кошти з розрахункового рахунку

2. Отримання виручки готівкою:
- Виручка за продану продукцію (виконані роботи, надані послуги):

Дебет	Кредит	Зміст
50	62 субрахунок «Розрахунки за авансами одержаними»	Внесено покупцем аванс готівкою
50	90-1	Остаточний розрахунок з покупцем

- Виручка від реалізації власних основних засобів та інших активів готівкою:

Дебет	Кредит	Зміст
50	91-1	Внереалізаціоннин доходи

3. Розрахунки готівкою в касу:
- Суми готівкою від постачальників:

Дебет	Кредит	Зміст
50	60	надходження від постачальників як внески або як повернення невикористаних коштів

- Повернення виданих авансів готівкою в касу:

Дебет	Кредит	Зміст
50	60 субрахунок «Розрахунки за авансами виданими»	повернення виданих авансів готівкою в касу

- Надходження готівкою за раніше пред'явленим претензіям:

Дебет	Кредит	Зміст
50	76-2	надходження за претензіями

- Повернення переплати по заробітній платі:

Дебет	Кредит	Зміст
50	70	повернення співробітником зайво виплаченої заробітної плати

- Повернення підзвітною особою залишку підзвітної суми:

Дебет	Кредит	Зміст
50	71	Здано в касу залишок невикористаного авансу підзвітною особою

- Повернення отриманої позики або її частини, сплата відсотків за позикою:

Дебет	Кредит	Зміст
50	73-1	Розрахунки за наданими позиками

- Повернення заборгованості працівника з недостачу, розкраданням:

Дебет	Кредит	Зміст
50	73-2	Відшкодування шкоди винною особою - працівником

- Надходження різних заборгованостей:

Дебет	Кредит	Зміст
50	76	надходження заборгованостей від батьків по дитячим закладам, за виконавчими листами

- Надходження платежів в рахунок доходів майбутніх періодів:

Дебет	Кредит	Зміст
50	98	Доходи, отримані в рахунок майбутніх періодів

4. Готівкові розрахунки щодо статутного капіталу, з дочірніми підприємствами, внутрішніми підрозділами даного підприємства:
- Внесок засновників у рахунок їхніх вкладів готівкою до статутного капіталу:

Дебет	Кредит	Зміст
50	75-1	Розрахунки за внесками до статутного (складеного) капітал

- Надходження готівкою від дочірніх підприємств:

Дебет	Кредит	Зміст
50	76-3	Розрахунки за належними дивідендах та інших прибутків

- Надходження від внутрішніх підрозділів, що мають окремі баланси:

Дебет	Кредит	Зміст
50	79	Внутрішньогосподарські розрахунки

5. Позики готівкою:
- Кредити банку готівкою:

Дебет	Кредит	Зміст
50	66	Короткострокові кредити банку
50	67	Довгострокові кредити банку

- Готівку для видачі позик працівникам:

Дебет	Кредит	Зміст
50	66	Короткострокові кредити банку для працівників
50	67	Довгострокові кредити банку для працівників

- Надходження готівкою за кредитами, наданими займодавцем (крім банків), всередині країни і за кордоном

Дебет	Кредит	Зміст
50	66	Короткострокові позики
50	67	Довгострокові позики

6. Доходи готівкою:
- Відомі результати інвентаризації каси:

Дебет	Кредит	Зміст
50	91-1	Виявлено та зараховані до доходу надлишки коштів у касі

- Надходження готівкою сум відсотків за векселями, доходів від пайової участі в інших підприємствах, дивідендів по цінних паперах, сум санкцій від боржників, відшкодованих збитків:

Дебет	Кредит	Зміст
50	91-1	Позареалізаційні доходи

7. Цільове фінансування, субсидії готівкою:

Дебет	Кредит	Зміст
50	86	Цільове фінансування

Прибутковий касовий ордер

Факт будь-якого готівкового отримання грошових коштів оформляється прибутковим касовим ордером - ПКО (форма № КО-1). Ордер виписується в одному екземплярі на підставі відповідних виправдувальних документів, на які касир ставить штамп з написом «Отримано» і датою. Після перевірки відповідності записів прибутковий ордер підписується головним бухгалтером (або уповноваженою ним особою), засвідчується печаткою та реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівкових грошових коштів організацією, по ньому присвоюються номери касових документів, перевіряється повнота проведених касиром операцій. Далі ПКО передається касиру, який оприбутковує готівку, підписує ордер і квитанцію до нього і реєструє операцію в касовій книзі. При отриманні готівки в касу особі, яка внесла їх, видається відривна квитанція від ПКО, завірена підписами головного бухгалтера і касира, печаткою або відбитком.
Бланк ПКО можна оформити від руки або на комп'ютері.
У графі «Код за ЄДРПОУ" зазначається код, присвоєний фірмі Держкомстатом після реєстрації.
У графи «Дебет» і «Кредит, кореспондуючий рахунок, субрахунок» заносяться дані з рахунку і субрахунку, виділених для господарської операції.
Графа «Кредит, код структурного підрозділу» стосується тільки відокремлених підрозділів. Код їм присвоює головна організація.
Графу «Код цільового призначення» заповнюють ті, кому надходять кошти цільового фінансування.
У рядку «Підстава» вказується зміст господарської операції.
Рядок «Сума» служить для позначення прописом отриманої суми. У відривний квитанції передбачена така ж рядок.
У рядку «Додаток» слід перерахувати додаються первинні та інші документи з номером і датою. Так, знявши гроші з розрахункового рахунку, вказують номер і дату банківського чека; отримавши назад невикористані підзвітні суми, - номер і дату авансового звіту.
Господарські операції, що ведуть до зменшення готівки в касі:
1. Видача заробітної плати:

Дебет	Кредит	Зміст
70	50	Видана заробітна плата

2. Здача виручки на розрахунковий рахунок у банку:

Дебет	Кредит	Зміст
51	50	Здано виручку до банку

3. Видача сум готівкою:
- Під звіт;
- На відшкодування витрачених коштів за авансовими звітами;
- На покриття перевитрати підзвітних сум.

Дебет	Кредит	Зміст
71	50	Видані грошові кошти підзвітній особі

4. Розрахунок готівкою з каси:
- Витрати на основне виробництво, що відносяться на собівартість продукції (робіт, послуг):

Дебет	Кредит	Зміст
20	50	Витрати, що відносяться на собівартість продукції

- Витрати на допоміжне виробництво, відносяться на собівартість продукції (робіт, послуг):

Дебет	Кредит	Зміст
23	50	Витрати, що відносяться на собівартість продукції

- Загальновиробничі витрати:

Дебет	Кредит	Зміст
25	50	Наймання особистого транспорту в загальновиробничих цілях

- Загальногосподарські витрати:

Дебет	Кредит	Зміст
26	50	Оплата готівкою представницьких витрат

- Витрати обслуговуючих виробництв і господарств:

Дебет	Кредит	Зміст
29	50	Витрати обслуговуючих виробництв і господарств

- Оплата витрат майбутніх періодів (орендна плата, плата за комунальні послуги, телефон, підписку періодичної преси):

Дебет	Кредит	Зміст
97	50	Оплата комунальних послуг

- Витрати, що відносяться на витрати на продаж:

Дебет	Кредит	Зміст
44	50	Закуплено матеріал для пакування товару

- Погашення заборгованості постачальникам, видача авансів:

Дебет	Кредит	Зміст
60,76	50	Видача авансу постачальнику

- Повернення авансу, отриманого готівкою:

Дебет	Кредит	Зміст
62	50	Повернення авансу, отриманого готівкою

- Розрахунки з бюджетом за видами платежів:

Дебет	Кредит	Зміст
68	50	Сплачено податок на доходи фізичних осіб

- Виплати працівникам допомоги по соціальному та медичному страхуванню, пенсій:

Дебет	Кредит	Зміст
69	50	Виплачено допомогу з соціального страхування

- Покриття некомпенсируемое витрат, пов'язаних з форс-мажорними обставинами (пожежі, стихійні лиха), виплати штрафів, пені та неустойок:

Дебет	Кредит	Зміст
99	50	Виплата готівкою неустойки за договором

- Недостача грошових коштів в касі за результатами інвентаризації:

Дебет	Кредит	Зміст
94	50	Виявлено недостачу в касі

5. Розрахунки по статутному капіталу, з дочірніми підприємствами, внутрішніми підрозділами:
- Готівкою дивіденди:

Дебет	Кредит	Зміст
75-2	50	Виплачено дивіденди готівкою

- Готівкою дочірнім підприємствам або в погашення боргу перед дочірніми підприємствами:

Дебет	Кредит	Зміст
76-3	50	Погашення боргу перед дочірніми підприємствами

- Готівкою внутрішнім підрозділам, які мають окремі баланси:

Дебет	Кредит	Зміст
79	50	готівкою внутрішнім підрозділам, які мають окремі баланси

6. Видача та повернення позичок:
- Видача позики працівникові:

Дебет	Кредит	Зміст
73-1	50	Видача позики працівникові

- Погашення готівкою короткострокового кредиту банку:

Дебет	Кредит	Зміст
66	50	погашення готівкою короткострокового кредиту банку

- Погашення готівкою довгострокового кредиту банку:

Дебет	Кредит	Зміст
67	50	погашення готівкою довгострокового кредиту банку

- Погашення готівкою позики займодавца (крім банку):

Дебет	Кредит	Зміст
66,67	50	погашення готівкою позики займодавца

- Надання позики іншому підприємству готівкою:

Дебет	Кредит	Зміст
58	50	надання позики іншому підприємству готівкою

7. Оплата готівкою матеріальної допомоги, путівок:

Дебет	Кредит	Зміст
91-2	50	Оплачені з каси путівки

8. Перерахування грошових коштів з каси переказами:

Дебет	Кредит	Зміст
57	50	Грошові кошти передані інкасаторам

Видатковий касовий ордер

Видача готівки з каси відбувається в наступних випадках:
- Виплата заробітної плати і прирівняних до неї платежів (премії, відпускні, допомоги);
- Видача грошей під звіт співробітникам організації;
- Здача готівки в банк;
- Виплати постачальникам;
- Виплати засновникам;
Готівкові гроші з каси видаються по видаткових касових ордерів - РКО (форма № КО-2) або за іншими документами (платіжним даними, рахунками та інше) з накладенням на них спеціального штампа, що замінює ВКО. РКО підписують у керівника, головного бухгалтера, касира і одержувача. Гроші за касовими ордерами видаються на підставі документів, що засвідчують особу одержувача, в ВКО відбиваються основні реквізити цього документа. Якщо ж одержувач діє за дорученням [19], то в ордері після нього слід вказати довірителя і прикріпити довіреність до ВКО. Правила заповнення ВКО залишаються такими ж, як і у ПКТ, але є особливості:
- У рядку «Видати» вказується ПІБ фізичної особи або найменування юридичної особи, яка отримує гроші;
- До рядка «Отримав» сума прописом вписується самим одержувачем, він же ставить дату і підпис;
- Рядок «За» заповнюється реквізитами документа, що засвідчує особу одержувача грошей.
Виписаний видатковий ордер реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма КО-3), і підшивається до звіту касира (відривний лист Касової книги).
Прийом і видача грошей за касовими ордерами провадиться тільки в день їх складання. Усі касові ордери після їх виконання погашаються штампом «Отримано» або «Оплачено». При видачі заробітної плати, стипендій, премій та ін підставою для виплат служать розрахунково-платіжні або платіжні відомості. У цих випадках на кожного одержувача ВКО не складається. Після закінчення терміну видачі грошей за відомостями (трьох робочих днів) проти прізвищ осіб, які одержали належних їм грошей, касир ставить штамп «Депоновано». У кінці відомості він підраховує виплачені і незатребувані гроші, розписується і складає реєстр депонованих сум. Якщо хтось працював за касира, він повинен це вказати у відомості і розписатися. Касиру і підмінити його працівникові заборонено використовувати одну відомість. На депозит та видачу складається за РКО. Виплачена зарплата записується в касову книгу, а на відомості ставиться штамп «Видатковий касовий номер № _____». Депоновані суми здають в банк. Такий порядок дотримуються, виплачуючи зарплату штатним працівникам. На всіх інших осіб покладається оформляти окремі ордера або відомості.
Облік руху грошей у касі ведеться касиром у касовій книзі (форма № КО-4). Всі організації зобов'язані її вести, щодня відбиваючи видані та прийняті суми, а також залишок на початок і кінець дня.
Залежно від числа касових операцій її заводять на рік, квартал або місяць. Після закінчення відведеного часу опечатують і, пронумерувавши листи, пронумеровані. На останній сторінці кінці шнура заклеюють паперовою смужкою зі штампом «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано ____ аркушів», під яким повинні розписатися керівник і головний бухгалтер.
Кожна організація веде тільки одну касову книгу - на комп'ютері або від руки. Записи в касовій книзі проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей. Листи, що оформляються на комп'ютері, щоденно роздруковують у двох примірниках: один підшивають у касову книгу, другий (звіт касира) - до накопичених за день ПКО та ВКО. Записи від руки роблять чорнилом або кульковою ручкою під копірку, склавши лист по лінії відрізу. Перша його частина залишається в касовій книзі, друга - відривна - у касира (після того як всі намічені на день операції закінчені). Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії другий відривний аркуш касової книги, який є звітом касира (з доданими до нього ПКО та ВКО), під розписку в касовій книзі. Відображати операції за кілька днів на одному аркуші не дозволяється. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера.
Якщо ж в організації є операційні каси для проведення готівкових розрахунків з покупцями або замовниками через ККМ, то в головну касу здається журнал касира - операціоніста (форма № КМ-4). Він служить для обліку та контролю цих розрахунків. Журнал, який представляє собою прошиті та пронумеровані сторінки, спочатку реєструється в податковій інспекції. На останньому аркуші мають стояти підписи інспектора, керівника, головного бухгалтера та печатка організації. ККМ друкує на стрічці відривні чеки, які вручаються покупцям, і фіксує їх у своїй пам'яті. Наприкінці робочої зміни касир знімає Z-звіт, що закриває зміну. Щоденні розрахунки через ККМ оформляються в журналі, а потім з них переносяться в касову книгу організації.
Деякі організації, у яких в штаті кілька касирів, ведуть Книгу обліку прийнятих та виданих касиром грошових коштів за формою № КО-5 [20]. Книга відкривається на рік. Її щодня заповнює старший касир. На початку робочого дня він видає своїм підлеглим готівкові суми, необхідні для видаткових операцій. Отримавши їх, касири розписуються в журналі. У кінці робочого дня вони здають залишки грошових коштів і касові документи, після чого старший касир розписується в отриманні.
У ряді випадків організаціям замість ККМ дозволяється використовувати для розрахунків готівкою грошовими коштами документи суворої звітності. Бланки цих документів виготовляються друкарським способом, мають строго встановленої форми і випускаються спеціалізованими підприємствами. Їм присвоюється певна серія та індивідуальний номер.

Інвентаризація каси

Інвентаризація каси [21] проводиться з метою перевірки правил зберігання готівки, оформлення первинної та вторинної облікової документації, відповідності залишку в касовій книзі фактичного залишку в касі.
Проведення інвентаризації обов'язково у випадках:
- При зміні касира;
- При виявленні нестач і розкрадань;
- Перед складанням річної звітності.
В інших випадках строки проведення інвентаризації встановлює керівник організації в Наказі про проведення інвентаризації, також в Наказі призначається комісія для проведення інвентаризації (представники керівництва, бухгалтерії, служби аудиту).
Інвентаризація починається з перевірки облікового залишку, відображеного в звіті касира, фактичній наявності грошей в касі. Якщо фактичний залишок більше облікового, то в касі є надлишок, який повинен бути визнаний у складі позареалізаційних доходів організації. У зворотному випадку в касі нестача, яка повинна бути стягнута за рахунок касира.
За результатами інвентаризації складається Акт за формою Інв-15, на підставі якого в бухгалтерії роблять проводки.