[ Облік і контроль розрахунків із підзвітними особами ] | 300 | ||
Списані витрати по | 1 401 09 226 Витрати на інші послуги | 1 208 07 660 | 3 800 |
Списані витрати по | 1 401 09 222 Розрахунки на транспортні послуги | 1 208 05 660 | 3 000 |
Сформована | 1 106 09 310 | 1 208 12 660 | 17 000 |
Внесено до каси | 1 201 04 510 | 1 208 07 660 | 1 200 |
Приклад 3. Працівник направляється у відрядження. Йому видано під звіт аванс (за рахунок бюджетних коштів) у розмірі 5000 руб., В тому числі:
- На оплату проживання - 2750 руб.;
- На оплату транспортних витрат (проїзду залізничним транспортом) - 1650 руб.;
- На добові - 600 руб.
Працівник після повернення з відрядження відзвітував про твір витрат у розмірі 4950 руб., В тому числі:
- За проживання - 2500 руб.;
- Проїзд - 1850 руб.;
- Добові - 600 руб.
В обліку будуть оформлені такі записи (табл. 6).
Таблиця 6
Операція | Сума, | Кореспонденція рахунків | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Дебет | Кредит | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Списані грошові кошти з особового рахунку установи для отримання їх у касу для видачі авансу на твір таких витрат: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На оплату проживання | 2750 | 121003560 | 130405226 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На оплату транспортних витрат | 1650 | 121003560 | 130405222 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На добові | 600 | 121003560 | 130405212 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Отримано грошові кошти в касу установи | 5000 | 1201 0 4510 | 121003660 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Виданий з каси підзвітній особі на твір витрат: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На оплату проживання | 2750 | 120809560 | 120104610 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На оплату транспортних витрат | 1650 | 120805560 | 120104610 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На добові | 600 | 120802560 | 120104610 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Підзвітна особа відзвітувалася за виробленим видатках, виробленим: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На оплату проживання | 2500 | 140101226 | 120809660 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На оплату транспортних витрат | 1850 | 140101222 | 120805660 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
- На добові | 600 | 140101212 | 120802660 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Підзвітна особа внесло до каси невитрачений залишок авансу, виданого на оплату проживання | 250 | 120104510 | 120809660 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Отриманий невитрачений залишок від підзвітної особи за видатками на проживання внесений на особовий рахунок | 250 | 121003560 | 120104610 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Отриманий невитрачений залишок від підзвітної особи за видатками на проживання зарахований на особовий рахунок | 250 | 130405226 | 121003660 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Списані грошові кошти з особового рахунку установи для отримання їх у касу для погашення заборгованості перед підзвітною особою з оплати транспортних витрат | 200 | 121003560 | 130405222
При виникненні ситуації, коли грошових коштів на особовому рахунку недостатньо, але відрядження відкласти не можна. Працівники направляються у відрядження і виробляють витрати за рахунок власних коштів. Тому в обліку та звітності виникає від'ємне сальдо за рахунком 0208 00 000. Надалі працівникові відшкодовуються ці витрати. У таких випадках виникають питання щодо того, чи можна спочатку провести витрата, а потім його відшкодувати. Для відповіді на це питання слід звернути увагу на призначення розрахунків з підзвітними особами і рахунки 0208 00 000 «Розрахунки з підзвітними особами». Такі розрахунки мають свою послідовність: 1-й етап розрахунків: видані грошові кошти; 2-й етап розрахунків: проведений звіт про витрачання отриманих коштів. Звичайно, прямих вказівок на те, що не можна робити перевитрата за розрахунками з підзвітними особами, немає. Однак, на думку автора статті журналу «Бухгалтерський облік в бюджетних і некомерційних організаціях» Курочкіної Л.П., якщо спочатку проводиться витрачання коштів, то далі можна говорити тільки про компенсацію працівникові вироблених ним на користь установи витрат, а не про видачу підзвітних сум. Тому краще не робити обліку витрат через підзвітних осіб, якщо їм не видані підзвітні суми. Якщо все ж є така необхідність, то працівник пише заяву на ім'я директор установи про дозвіл провести витрата на користь установи за рахунок власних коштів на певні цілі, обгрунтувавши при цьому необхідність таких термінових витрат. Керівник дає дозвіл у вигляді візової написи на заяві або окремим розпорядженням. Далі працівник пише заяву про компенсацію вироблених на користь установи витрат. При цьому немає необхідності оформляти авансовий звіт. Досить до заяви додати виправдувальні документи, на підставі чого директор видає розпорядження про компенсацію вироблених працівником витрат. Приклад 4. В установі виникла необхідність термінової відрядження працівника. Коштів на особовому рахунку недостатньо. Однак розмір відряджених витрат знаходиться в межах затверджених лімітів. Вартість проїзду становила 2000 руб., Послуг готелю - 1500 руб., Добові - 300 руб. Працівник написав заяву з проханням про направлення його у відрядження із зазначенням її причини. У заяві працівник вказав, що витрати на відрядження будуть проведені за власний рахунок з наступною їх компенсацією за рахунок коштів бюджету. На заяві працівник бухгалтерії справив запису - розрахунки про необхідні суми витрат. Директор видав розпорядження про направлення працівника у відрядження із зазначенням граничних сум витрат на відрядження. В обліку відображені наступні записи на підставі розпорядження директора про компенсацію витрат на відрядження працівника (табл. 7): Таблиця 7
Краще, звичайно, не виробляти подібних витрат, а використовувати традиційну схему розрахунків з підзвітними особами з видачею необхідної суми під звіт. 2.4 Оподаткування витрат на відрядження Необхідність податкового обліку витрат на відрядження виникає в тих випадках, коли формування податкової бази передбачає включення в неї сум виплат, вироблених робітникам, або нарахувань на них. Таким чином, податковий облік зазначених витрат може мати місце щодо наступних податків: - ПДВ - за сумами податкових відрахувань по вартості зроблених витрат - у разі якщо відрядження здійснюється в рамках діяльності, що приносить дохід (підприємницької діяльності); - ПДФО і ЄСП - за сумами виплат, що перевищує встановлений законодавством ліміт; - Податок на прибуток організацій - за сумами, які застосовуються для цілей оподаткування у повному розмірі, і за сумами, які при формуванні податкової бази не враховуються. Таким чином, від обкладення ПДФО добові за дні відрядження працівників на території Російської Федерації звільняються: - До 01.01.2008 - в межах норм, встановлених Постановами № 93 і 729; - Після 01.01.2008 - у розмірі, що виплачується організацією працівникам відповідно до законодавства Російської Федерації, але не більше 700 руб. за кожний день перебування у відрядженні на території Російської Федерації. Податок на прибуток. Установа списує у податковому обліку добові повністю. Такі зміни внесені до підпункту 12 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ. Відповідно, з переліку витрат, що не враховуються при оподаткуванні прибутку, виключені суми наднормативних добових. Граничний розмір добових у службових поїздок визначений у внутрішніх документах. Це необхідно, щоб інспектори не пред'явили претензій стосовно того, що витрати на добові не підтверджені документально. Після того як авансовий звіт співробітника, який повернувся з відрядження, буде затверджений директором, добові можна визнати у складі витрат - на дату затвердження авансового звіту. ЕСН і пенсійні внески Від ЕСН добові звільнені в межах норм. Але при цьому єдиними нормами в даному випадку можуть бути ті, які затверджені в колективному або трудових договорах, наказах, положенні про оплату праці, положенні про відрядження і т.п. (Ст. 168 Трудового кодексу РФ). Аналогічну точку зору висловив і Мінфін Росії в листі від 2 лютого 2009 р. № 03-04-06-02 / 5. Виходить, що за добовим не треба платити ЕСН, так само як і внески в ПФР, в будь-якому випадку. Якщо суми виплачені у розмірах, встановлених в локальних документах компанії, то під ЕСН вони не підпадають як компенсації на підставі статті 238 Податкового кодексу РФ. А на добові понад внутрішніх норм (що в принципі буває вкрай рідко) організації не нараховують ЕСН на підставі пункту 3 статті 236 Податкового кодексу РФ. 2.5 Облік господарських витрат До господарських витрат відносяться витрати з придбання господарських матеріалів, канцтоварів, пально-мастильних матеріалів, запасних частин до устаткування і т.д. Установа видає готівку з каси на господарські потреби. Для видачі з каси заповнюється видатковий касовий ордер (форма № КО-2). Видача готівки проводиться за умови повного звіту підзвітної особи за раніше виданим йому авансу. Бухгалтер перевіряє цільове витрачання коштів, виданих працівнику. Всі господарські операції, здійснювані організацією, оформляються виправдувальними документами. Видача готівкових грошових коштів на господарські потреби здійснюється на строк не більше 30 календарних днів. Встановлено сума коштів, виданих під звіт на господарські витрати, у розмірі не більше 20 - кратного мінімального розміру оплати праці. Розглянемо ситуації з використання грошових коштів, виданих на господарські витрати. Приклад 1. Гордєєв Д.М. отримав під звіт аванс на придбання запасних частин до автомашини в сумі 5000 руб. Запчастини придбані на загальну суму 3500 крб. Залишок грошей в сумі 1500 руб. повернуто в касу установи. Грошові кошти надійшли в касу бюджетної установи з банку з особового рахунку позабюджетних коштів на загальну суму 5000 крб. по підстатті 340 «Збільшення вартості інших матеріальних активів». В обліку будуть зроблені такі записи (табл. 8): Таблиця 8
Приклад 2: З каси установи за рахунок коштів по позабюджетної діяльності видані в підзвіт Гордєєву Д.М. готівкові грошові кошти в сумі 5000 руб. на придбання господарських матеріалів. За рахунок бюджетних коштів видані готівкові грошові кошти Чернецова Д.М. на відрядні витрати в сумі 8500 руб., в тому числі: - На оплату добових - 500 руб.; - На придбання проїзних документів - 6500 руб.; - На оплату проживання - 1500 руб. Підзвітними особами своєчасно були представлені авансові звіти. Згідно з авансовим звітом Гордєєва Д.М. господарських матеріалів було придбано на суму 4700 крб. Згідно прикладеним до авансового звіту Чернецова Д.М. документами вироблені фактичні витрати склали: - Добові - 500 руб.; - Квитки на проїзд на залізничному транспорті - 6500 руб.; - Проживання в готелі - 1400 руб. Залишки невитрачених підзвітних сум внесено в касу установи. Відображення даних у бухгалтерському обліку представлено в табл. 9. Таблиця 9
Приклад 3. Якщо співробітник придбав для організації майно (основні засоби, матеріальні запаси), роботи або послуги, то факт надходження цінностей підтверджується первинним обліковим документом. Цей документ надходить від постачальника. До бухобліку приймаються суми проведених витрат за авансовим звітом, який затвердив директор. Якщо співробітник придбав для організації майно (основні засоби, матеріальні запаси), то його вартість відображається проводками: Дебет КРБ.0.105.00.340 Кредит КРБ.0.208.22.660 - Оприбутковано матеріальні запаси, придбані через підзвітну особу; Дебет КРБ.0.106.01.310 Кредит КРБ.0.208.19.660 - Відбиті капітальні вкладення в основні засоби, придбані через підзвітну особу; Дебет КРБ.0.106.02.320 Кредит КРБ.0.208.20.660 - Відбиті капітальні вкладення в нематеріальні активи, придбані через підзвітну особу; Дебет КРБ.0.106.04.340 Кредит КРБ.0.208.00.660 - Відбиті витрати з виготовлення господарським способом об'єктів, здійснені через підзвітну особу. Приклад 4. 3 квітня в рамках приносить дохід діяльності секретарю Іванової Є.В. видано 2000 руб. на придбання канцтоварів. 5 квітня Іванова купила канцтовари на всю цю суму. Купівля ПДВ не обкладалася, оскільки продавець застосовує спрощенку. У цей же день директор затвердив авансовий звіт співробітниці і бухгалтер прийняв отримані матеріальні запаси до обліку. В обліку бухгалтер робить наступні проводки. 3 квітня: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит КІФ.2.201.04.610 - 2000 руб. - Видані гроші під звіт Іванової. 5 квітня: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит КРБ.2.208.22.660 - 2000 руб. - Отримані канцтовари, придбані через співробітницю. Приклад 5. У разі якщо через підзвітну особу виплачувалися зарплата, компенсації, пенсії, виплату соціальної допомоги населенню, то на їх суму робиться проводка: Дебет КРБ.0.302.00.830 Кредит КРБ.0.208.00.660 Якщо підзвітна особа брала роботи або послуги (наприклад, співробітник ремонтував службовий автомобіль), то на їх вартість робиться така проводка: Дебет КРБ.0.401.01.200 (КРБ.0.106.04.340) Кредит КРБ.0.208.00.660 Всі перераховані вище суми витрат, понесені через співробітника, в рамках приносить дохід діяльності, що обкладається ПДВ, відображаються без ПДВ. На суму «вхідного» податку робиться така проводка: Дебет КРБ.0.210.01.560 Кредит КРБ.0.208.00.660 - врахований ПДВ При розрахунку податку на прибуток витрати на придбання за рахунок коштів від приносить дохід діяльності товарів (робіт, послуг) через співробітника можна врахувати у зменшення оподатковуваної бази. Але для цього повинні бути виконані такі умови: - Витрати, понесені через співробітника, повинні бути документально підтверджені (авансовим звітом співробітника, документами, прикладеними до нього); - Придбане майно (роботи, послуги) повинна використовуватися в діяльності, спрямованої на одержання доходу. У залежності від того, яке майно (роботи, послуги) співробітник придбав для організації, його вартість відноситься до різних статтях видатків і в різний час. Наприклад, вартість отриманих канцтоварів списується в інші виробничі витрати відразу після затвердження авансового звіту співробітника. А вартість покупних товарів, придбаних через співробітника, враховується у зменшення оподатковуваної бази лише після реалізації. Приклад 6. При оподаткуванні витрат з придбання товарів через підзвітну особу, у бухобліку відображається таким чином: 3 квітня в рамках приносить дохід діяльності секретарю Іванової Є.В. видано 2000 руб. на придбання канцтоварів. 5 квітня вона придбала канцтовари на всі підзвітні гроші. У цей же день директор затвердив авансовий звіт Іванової, бухгалтер прийняв отримані матеріальні запаси до обліку. У товарному чеку, який прикладений до авансового звіту Іванової, ПДВ виділено в сумі 305 руб., Проте рахунок-фактура відсутній. Бухгалтер «ЦСО» списав «вхідний» ПДВ за рахунок власних коштів установи. У бухобліку ці операції він відбив такими проводками. 3 квітня: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит КІФ.2.201.04.610 - 2000 руб. - Видані гроші під звіт Іванової. 5 квітня: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит КРБ.2.208.22.660 - 1695 руб. (2000 руб. - 305 руб.) - Отримані канцтовари, придбані через співробітницю; Дебет КРБ.2.210.01.560 Кредит КРБ.2.208.22.660 - 305 руб. - Врахований ПДВ по придбаних канцтоварам; Дебет КДБ.2.401.01.130 Кредит КРБ.2.210.01.660 - 305 руб. - Списано ПДВ за рахунок власних коштів установи. При розрахунку податку на прибуток бухгалтер включив в інші виробничі витрати 1695 руб. Приклад 7. Пред'явлено до відрахування «вхідного» ПДВ по послугах, придбаним підзвітною особою: 3 квітня в рамках приносить дохід діяльності водієві Колесову Ю.І. видано 5000 руб. на ремонт службової машини в автосервісі. 5 квітня Колесов відремонтував автомобіль. За це він заплатив 5000 руб. У цей же день директор затвердив авансовий звіт співробітника. Згідно з рахунком-фактурою, який прикладений до звіту, «вхідний» ПДВ по послугах автосервісу склав 763 руб. До звіту також доданий акт, який підтверджує факт їх надання. Відремонтований автомобіль організація використовує в діяльності, що обкладається ПДВ. Бухгалтер зробив в обліку такі проводки. 3 квітня: Дебет КРБ.2.208.08.560 Кредит КІФ.2.201.04.610 - 5000 руб. - Видані гроші під звіт Колесову. 5 квітня: Дебет КРБ.2.106.04.340 Кредит КРБ.2.208.08.660 - 4237 руб. (5000 руб. - 763 руб.) - Відображено вартість послуг з ремонту автомобіля; Дебет КРБ.2.210.01.560 Кредит КРБ.2.208.08.660 - 763 руб. - Врахований ПДВ по послугах, наданих автосервісом; Дебет КДБ.2.303.04.830 Кредит КРБ.2.210.01.660 - 763 руб. - Поставлений до відрахування ПДВ по послугах, наданих автосервісом. Однак по видатках, які нормуються при розрахунку податку на прибуток (наприклад, відрядження та представницьких витрат), зарахувати можна не весь «вхідний» ПДВ. Про те, як у такому випадку розрахувати суму податку, яку можна прийняти до відрахування, докладніше див Як прийняти до відрахування ПДВ по нормованих витрат. Приклад 8. Включення ПДВ у вартість товарів, придбаних через підзвітну особу: 3 квітня в рамках приносить дохід діяльності співробітнику Кондратьєву А.С. видано 25 000 руб. на покупку принтера. 5 квітня співробітник придбав принтер за 24 000 крб. (Включаючи ПДВ - 3661 руб.), А залишок у сумі 1000 руб. (25 000 руб. - 24 000 руб.) Вніс у касу. У цей же день директор затвердив авансовий звіт співробітника і бухгалтер прийняв принтер до обліку. Організація планує використовувати принтер у діяльності, не оподатковуваного ПДВ. Тому «вхідний» податок бухгалтер врахував у вартості придбаного принтера. В обліку були зроблені такі записи. 3 квітня: Дебет КРБ.2.208.19.560 Кредит КІФ.2.201.04.610 - 25 000 руб. - Видані гроші під звіт Кондратьєву. 5 квітня: Дебет КРБ.2.106.01.310 Кредит КРБ.2.208.19.660 - 24 000 руб. (20339 руб. + 3661 руб.) - Врахований принтер, придбаний через співробітника; Дебет КІФ.2.201.04.510 Кредит КРБ.2.208.19.660 - 1000 руб. - Внесений до каси залишок підзвітних коштів. В інших випадках (якщо «вхідний» ПДВ не можна поставити до відрахування і включити до витрат) при розрахунку податку на прибуток ПДВ списується у витрати без зменшення оподатковуваного прибутку. 2.6 Облік представницьких витрат Законодавство дозволяє установам спрямовувати бюджетні кошти на представницькі витрати. Але тільки на прийом іноземних делегацій або окремих осіб. Причому перелік витрат та їх розмір обмежений. Як і в якому розмірі витрачати бюджетні кошти на представницькі потреби, визначено постановою Уряду РФ від 21 березня 1994 р. № 222 (далі - постанова № 222). Норми, встановлені цією постановою, застосовуються з урахуванням змін, внесених наказом Мінфіну Росії від 6 липня 2001 р. № 50Н. Витрачати бюджетні кошти можна тільки на прийом іноземних делегацій та окремих представників, а приймати представників російських установ і організацій не можна. Витрачання бюджетних коштів на прийом і обслуговування іноземних делегацій проводиться за кошторисом. Вона затверджується керівником установи в межах наявних у його розпорядженні засобів. Оскільки кошти з бюджету виділяються установі суворо за кошторисом, затвердженої вищим розпорядником, то й витрачати їх можна тільки в цих межах. Витрачати бюджетні кошти на прийом делегації можна тільки в тому випадку, якщо витрати на ці цілі затверджені вищим розпорядником на відповідний рік. Якщо ж представницькі витрати в кошторисі не затверджені, але за рішенням керівника все-таки витрачені, то це розцінюється як нецільове використання бюджетних коштів. За це на посадових осіб установи накладається штраф від 4000 до 5000 руб. (Ст. 15.14 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення). Суми на представницькі витрати виділяються установам по виду витрат 125 «Міжнародні культурні, наукові та інформаційні зв'язки» і за кодом економічної класифікації 290 «Інші витрати». На кожен захід оформляються наступні документи: - Наказ керівника установи; - Програма заходу; - Кошторис представницьких витрат; - Акт (звіт) про фактичні витрати на прийом делегації, затверджений керівником. У документах, складених на прийом делегації, відбивається мета представницьких заходів, дату і місце їх проведення, програму заходів, склад запрошеної делегації, учасників приймаючої сторони, розрахунок витрат на представницькі цілі. При списанні витрат, згідно з кошторисом, їх необхідно підтвердити виправдувальними документами (розрахунково-платіжними документами, актами, авансовими звітами, квитанціями, чеками тощо). Бюджетним установам ведеться окремий облік доходів і витрат, отриманих з різних джерел - з бюджету і від підприємницької діяльності. При обчисленні податку на прибуток витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені. Вимоги до змісту та оформлення первинних документів для бюджетного обліку та підприємницької діяльності однакові. Між витратами на представницькі витрати за рахунок коштів бюджету і за рахунок підприємницької діяльності є принципова відмінність. За рахунок бюджету оплачуються тільки прийом іноземних делегацій, а за рахунок позабюджетних джерел приймаються представників і російських установ. При оподаткуванні прибутку до представницьких витрат відносяться витрати на офіційний прийом і обслуговування представників інших установ, що беруть участь в переговорах для встановлення і підтримки взаємного співробітництва. Перелік представницьких витрат за рахунок бюджетних джерел і комерційної діяльності в основному збігається. Але при оподаткуванні прибутку не оплачується проживання в готелі, оскільки такого виду витрат немає. Також не оплачуються і витрати на культурні заходи. Розрахунок податкової бази робиться самостійно. Принцип нормування даних витрат застосовується і в податковому обліку. Але підхід до нього інший. Протягом звітного (податкового) періоду у складі інших витрат можна включити суму не більше 4 відсотків від видатків установи на оплату праці за цей же період. У розрахунку нормативу беруть участь тільки витрати на оплату праці з комерційної діяльності, а оплату праці за рахунок бюджетних джерел не враховують. Суми ПДВ, сплачені за представницьких витрат, приймаються до відрахування. 2.7 Облік розрахунків за виданими сумами на інші витрати З каси грошові кошти видаються під звіт не тільки на господарські витрати та відрядження, але і на інші цілі, а саме: на виплату заробітної плати через роздавальників, оплату готівкою за укладеними договорами, оплату посібників, придбання цінних паперів та ін Наведемо приклад обліку розрахунків за авансами, виданими на інші витрати. Приклад 1. Гордєєва Д.М. видані під звіт для оплати послуг зв'язку 500 руб. Оплачено згідно з авансовим звітом послуги зв'язку в сумі 500 руб. Операції за цими видами витрат оформляються в тому ж порядку, що й операції з відрядження і господарським витратам (табл. 10). Таблиця 10
Отримуючи грошові кошти під звіт і розраховуючись з контрагентами, працівник (що має довіреність) виступає від імені установи - юридичної особи. Розглянемо порядок відображення в обліку операцій з грошовими коштами в установі. Розрахунки готівкою грошовими коштами здійснюються через касу установи. Прийом, видача готівкових грошей і оформлення касових документів, ведення касової книги, зберігання грошей, ревізії каси і контроль за дотриманням касової дисципліни регламентуються Порядком ведення касових операцій (затверджений рішенням ради директорів ЦБ РФ від 22 вересня 1993 р. № 40). У касі установи зберігаються готівкові гроші в межах ліміту, встановленого обслуговуючим його банком, за погодженням з керівником установи (Положення ЦБ РФ від 5 січня 1998 р. № 14-П) у розмірі 1000 рублів. Зберігаються в касі гроші понад встановлені ліміти лише для видачі зарплати, виплат соціального характеру не більше трьох робочих днів, включаючи день отримання грошей в банку. Суми зарплати, компенсацій та інших виплат, не виданих у встановлений термін, здаються в банк на розрахунковий рахунок установи ГУСО «ЦСО». Основні первинні документи (найбільш часто використовувані): - Прибутковий касовий ордер КО-1 (ф. 0310001) - при видачі грошей з каси; - Видатковий касовий ордер КО-2 (ф. 0310002) - при надходженні грошей до каси; - Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів КО-3 (ф. 0310003); - Касова книга (ф. 0504514). Видача готівкових грошових коштів установам з банківського рахунку проводиться за грошовими чеками, що установа заповнює кожен раз у відповідності з встановленим порядком. Чеки на отримання готівки з банку виписуються на ім'я касира установи або особи, що його замінює. Виплати заробітної плати, компенсацій, допомоги по соціальному страхуванню можливі за розрахунково-платіжної відомості (ф. 0504401 та платіжної відомості (ф. 0504403) без складання видаткового касового ордера (РКО) на кожного одержувача. Але при цьому на загальну суму виданої заробітної плати складається один РКО, дата і номер якого проставляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжної) відомості. Уніфіковані форми представлені в Інструкції по бюджетному обліку. Здача готівки в банк здійснюється за Оголошенню на внесок готівкою (ф. 0402001), яке складається з трьох документів: безпосередньо оголошення на внесок готівкою, квитанції та ордера. Квитанцію з печаткою та підписом співробітника банку видають касиру установи. Її додають до видаткового касового ордера, за яким були видані гроші. Приклад 2. Видача підзвітних сум співробітнику з каси організації. Секретареві організації Іванової Є.В. доручено закупити канцтовари (папір, ручки, степлери і т.д.). На ці цілі касир видав Іванової 4000 руб. Видачу грошей під звіт бухгалтер організації відбив так: Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КІФ.1.201.04.610 - 4000 руб. - Видані гроші під звіт Іванової для купівлі канцтоварів. Для цілей оподаткування операція з передачі грошей під звіт розглядається як видача авансу. До того моменту, доки установа фактично не отримає товари (їй не будуть надані послуги або виконані роботи), витрат у неї не виникне. Тому видані підзвітні суми не зменшують базу по податку на прибуток. Внески на обов'язкове пенсійне не нараховуються. ПДФО з підзвітних сум не утримується. Грошові документи установа враховує на рахунку 201 05000 «Грошові документи». Основна відмінність грошових документів від інших у тому, що вони завжди мають свою номінальну вартість, на суму якої можна отримати певний обсяг послуг (товарів, робіт). До грошових документів відносять оплачені талони на бензин, поштові марки і тому подібне Грошові документи зберігаються в касі. Надходження їх до каси оформляють ПКО, вибуття - РКО. Ордери реєструються в Журналі реєстрації ПКО та ВКО, відокремлено від операцій по коштах. Аналітичний облік грошових документів ведеться в картці обліку коштів і розрахунків, де вказують їх вигляд або найменування. У бухобліку роблять такі записи (табл. 11): Таблиця 11
У цілому установа працює відповідно законодавством Російської Федерації. Бухгалтерія керується в роботі Інструкцією з бухгалтерського обліку в бюджетних установах, Постановами Адміністрації Псковської області, Законами про бюджет Псковської області, Податковим кодексом РФ, Постановами Уряду РФ, Порядком ведення касових операцій, Положенням Центрального банку РФ та іншими нормативними документами. 3. Контроль розрахунків з підзвітними особами Контроль, як одна з форм управлінського циклу, являє собою систему спостереження, зіставлення, перевірки та аналізу функціонування керованого об'єкта з метою оцінки обгрунтованості та ефективності прийнятих і прийнятих управлінських рішень, виявлення ступеня їх реалізації, наявності відхилень фактичних результатів від заданих параметрів і нормативних приписів, прийняття рішень щодо їх ліквідації. Бюджетний контроль - Складова частина фінансово-економічного контролю. Він розглядається як сукупність заходів, що проводяться державними органами з перевірки законності, доцільності та ефективності дій в освіті, розподілі та використанні грошових фондів РФ, суб'єктів РФ і місцевих органів самоврядування, виявленні резервів збільшення надходжень доходів до бюджету, поліпшення бюджетної дисципліни. Об'єкт бюджетного контролю - Грошові відносини, що виникають між державою і юридичними та фізичними особами з приводу мобілізації та перерозподілу валового внутрішнього продукту на територіальному, соціальному і галузевому розрізах з метою виконання державою своїх функцій. У залежності від того, хто здійснює бюджетний контроль, розрізняють:
Всі види бюджетного контролю засновані на певних формах і методах їх проведення. Основними методами бюджетного контролю є: - Документальна перевірка - проводиться безпосередньо на підприємстві, в організації та установі у присутності посадових осіб; - Камеральна перевірка - проводиться за місцем знаходження контрольного органу; - Обстеження - полягає в особистому ознайомленні контролюючої особи на місці з окремими сторонами фінансово - Господарської діяльності підприємств, установ і організацій; - Ревізія - найбільш поширена і ведуча форма бюджетного контролю, являє собою комплекс взаємопов'язаних перевірок фінансово-господарської діяльності підприємств, установ, організацій, а також роботи фінансових органів щодо складання і виконання бюджету, що здійснюються за допомогою прийомів документального та фактичного контролю, спрямованих на встановлення обгрунтованості , доцільності та економічної ефективності здійснення господарських операцій і виділення бюджетних коштів, дотримання фінансової дисципліни, збереження державної власності, достовірності ведення обліку і звітності з метою виявлення недоліків і порушень у діяльності ревизуемого об'єкта [16]. 3.1 Відмінності контролю від аудиту Контроль - важлива функція управління. Це об'єктивне явище в економічному житті суспільства, а в сфері управління фінансовими засобами - невід'ємна частина системи регулювання фінансовими відносинами. Залежно від суб'єкта і характеру діяльності фінансовий контроль поділяється на державний, відомчий та позавідомчий; в залежності від об'єкта - на внутрішній і зовнішній; в залежності від організації здійснення - на ревізійний (ревізія) і аудиторський (аудит). При здійсненні контрольної діяльності використовуються спеціальні прийоми документального і фактичного контролю, експертні оцінки, методи аналізу та інший інструментарій. Державний фінансовий контроль регламентується законами РФ та іншими нормативними актами. У системі державного фінансового контролю є спеціальні контрольні органи: Рахункова палата РФ, Департамент державного фінансового аудиту та бухобліку Міністерства фінансів РФ. Певною мірою функції державного фінансового контролю виконують і інші держоргани, зокрема Федеральна податкова служба, Федеральна служба з фінансового моніторингу, Федеральна служба фінансово-бюджетного нагляду. Об'єктами державного фінансового контролю є державні органи і структури, промислові та комерційні підприємства з державною участю, підприємства, організації та установи, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів або отримують державні субсидії, громадські неурядові організації та установи, підприємницькі структури та фізичні особи в частині сплати податків і здійснення діяльності, що регулюється державою. Основні завдання державного фінансового контролю:
Контрольні органи держави можуть виконувати свої завдання об'єктивно та ефективно тільки в тому випадку, якщо вони є незалежними від перевірених ними організацій і захищені від стороннього впливу. Елементами системи внутрішнього контролю економічних суб'єктів є внутрішній аудит і управлінський контроль. Внутрішній контроль створюється для впорядкованого і ефективного ведення справ, забезпечення дотримання політики керівництва, охорони активів, забезпечення повноти і точності документації і всієї внутрішньофірмової інформації про виробничо-господарської та фінансової діяльності. При цьому реалізація цілей управління в системі внутрішнього контролю покладено, по-перше, на організаційно-технічний механізм (який включає процедури контролю, внутрішню регламентує нормативну документацію тощо) і, по-друге, на спеціальні контрольні підрозділи - управління (відділи) внутрішнього аудиту. Організація системи внутрішнього контролю є прерогативою самого економічного суб'єкта. В даний час підрозділи внутрішнього аудиту у економічних суб'єктів по-різному вбудовуються в структуру управління економічного суб'єкта, тому умовно внутрішній аудит можна розділити на внутрішній аудит акціонерів і внутрішній аудит виконавчого керівництва. Перший з них часто називають незалежним внутрішнім аудитом, так як внутрішні аудитори безпосередньо не підпорядковані виконавчому керівництву і, отже, за дорученням власників, акціонерів можуть здійснювати в тому числі і перевірку діяльності самого виконавчого керівництва. Деякі економічні суб'єкти, за зразком фірм, створюють у себе підрозділи контролінгу і призначають контролерів. Коротко основні функції цих підрозділів, і самих контролерів можна охарактеризувати як «управління управлінням», тобто це координація, узгодження, контроль, упорядкування та підготовка інформації для керівництва у вигляді, зручному для прийняття управлінських рішень. Хоча аудиторська діяльність може охоплювати всі економічні організації незалежно від їх організаційно-правових форм та форм власності, основними об'єктами аудиту є підприємницькі структури, а предметом аудиту - власність акціонерів та інвесторів. Незалежність - необхідна умова діяльності аудиторів, причому незалежність аудиторів набагато ширше незалежності державних контролерів-ревізорів. При проведенні аудиту застосовуються спеціальні прийоми документального і фактичного ревізійного контролю, методики ревізії окремих об'єктів обліку. При проведенні ревізійної перевірки складання бухгалтерських (фінансових) звітів з певними застереженнями можуть бути використані норми і стандарти аудиту. Тому що аудит і ревізія є способами організації контролю за фінансово-господарською діяльністю, між ними є багато спільного, але є і принципові відмінності [19]. Відмінність зовнішнього аудиту від ревізії представлені в табл. 12. Таблиця 12
3.2 План контрольної перевірки з підзвітними особами Виявлені при оцінці системи внутрішнього контролю сильні сторони і слабкі сторони контролю приймаються до уваги при детальній перевірці розрахунків з підзвітними особами. Документом з організації та проведення ревізій і перевірок фінансово-господарської діяльності бюджетних установ є Наказ Мінфіну Росії від 04.09.2007 № 75н "Про затвердження Адміністративного регламенту виконання Федеральною службою фінансово-бюджетного нагляду державної функції щодо здійснення контролю і нагляду за дотриманням законодавства Російської Федерації при використанні коштів федерального бюджету, коштів державних позабюджетних фондів, а також матеріальних цінностей, що перебувають у федеральній власності »(далі - Адміністративний регламент). У відповідності з даним документом перевірки поділяються на планові і позапланові. Позаплановою ревізією (перевіркою) є ревізія (перевірка), яка не включена в плани контрольної роботи територіальних органів Росфіннадзор і проводиться за таких підстав: - Доручення керівника Росфіннадзор (територіального органу); - Доручення або звернення від Апарату Уряду РФ, Адміністрації Президента РФ, Мінфіну Росії, Генеральної прокуратури та інших правоохоронних органів федерального рівня; - Проведення зустрічної ревізії (перевірки). Це основні відмінності позапланових ревізій (перевірок) від планових. Планові перевірки проводяться відповідно до плану перевірок. Згідно п. 33 Адміністративного регламенту план територіального органу Росфіннадзор встановлює обов'язковий для виконання перелік ревізій (перевірок), включаючи найменування перевіряються організацій, упорядкований по темах і термінах проведення ревізій (перевірок). До нього включаються ревізії (перевірки) за централізованим завданням Росфіннадзор, за ініціативою територіального органу, а також за дорученнями і зверненнями керівників уповноважених органів, в тому числі за дорученням керівництва Росфіннадзор (крім централізованих завдань), за мотивованим зверненням керівників правоохоронних органів федерального рівня і керівників правоохоронних органів суб'єктів РФ. Ревізія проводиться в наступному порядку. Після прибуття в проверяемую організацію керівник ревізійної групи: - Пред'являє керівнику організації посвідчення на проведення ревізії (перевірки); - Знайомиться з програмою ревізії (перевірки); - Представляє учасників ревізійної групи; - Вирішує організаційно-технічні питання проведення ревізії (перевірки). Датою початку ревізії вважається дата пред'явлення керівником ревізійної групи посвідчення на проведення ревізії (перевірки) керівнику (особі, яка його заміщає) перевіряється організації чи особі, їм уповноваженому, а датою закінчення - день підписання акта ревізії (перевірки) керівником організації. Термін проведення ревізії не може перевищувати 45 робочих днів Програма ревізії містить (табл. 13): - Тему ревізії; - Найменування перевіряється бюджетної установи; - Перелік основних питань, по яких ревізійна група проводить в ході ревізії (перевірки) контрольні дії. Програма затверджується керівником територіального органу перевіряючого органу. Таблиця 13. - Програма ревізії
За результатами перевірки обліку розрахунків з підзвітними особами виявлено наступне: Облік розрахунків з підзвітними особами установа ГУСО «ЦСО" ведеться на рахунку 20800 000 «Розрахунки з підзвітними особами» в Журналі за розрахунками з підзвітними особами ф. 0504071, головній книзі. Дані аналітичного обліку відповідають даним, відбитим у головній книзі. Аналітичний облік по рахунку ведеться не за кожної авансової видачу, а згрупований по підзвітним особам. Дотримується п. 11 Порядку ведення касових операцій - в установі визначено перелік осіб, яким надано право отримання готівкових грошей під звіт на господарсько-операційні потреби. Дотримується Інструкція по бюджетному обліку в ряді випадків грошові кошти видавалися під звіт з письмового розпорядження керівника і з зазначенням мети одержання авансу. Для перевірки дотримання строків звітів складемо наступну допоміжну відомість (табл. 14). Таблиця 14. - Перевірка дотримання термінів звітів за виданими підзвітним сумам та наявності залишків невикористаних сум
Всі разі переплат та недоплат фіксуються в звіті. У січні місяці 2009 року даних порушень в установі не виявлено, завдяки складання кошторисів витрат на відрядження стосуються тривалого періоду перебування у відрядженні. Видано наказ керівника, в якому перераховані працівники, які мають право отримувати грошові кошти в підзвіт з каси організації. У ньому вказані термін і цілі видачі підзвітних сум. Фактичні цілі видачі підзвітних сум відповідають пойменованим в наказі керівника. Заява працівника на видачу підзвітних сум присутній і оформлене належним чином. Форма витратно-касового ордера, за яким видавалися гроші у підзвіт, відповідає його уніфікованою формою. Всі бухгалтерські записи, в тому числі пов'язані із забезпеченням розрахунків з підзвітними особами, оформляються на підставі первинних документів (ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», ст. 313 НК РФ). Підзвітні суми одним працівником іншому не передаються. В установі ведеться журнал обліку видачі довіреностей, а також оформлення та видача самих довіреностей. Матеріальні цінності, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою установі, може отримувати підзвітну особу. У цьому випадку воно діє на підставі довіреності, порядок видачі якої працівнику організації встановлено цивільним законодавством. Бухгалтерські проведення за операціями розрахунків з підзвітними особами ведуться правильно з виведенням залишків на кінець звітного періоду. Записи авансових звітів відповідають даним регістрів бухгалтерського обліку. Існують помилки, які допускаються бухгалтерами та самими підзвітними особами при здійсненні касових операцій. Результат перевірки при перевірці даної ділянки: 1. Законність і доцільність витрат на господарсько - операційні потреби визначаються шляхом зіставлення даних авансових звітів і прикладених до них документів на оплату послуг, погашення заборгованості постачальникам, придбання матеріально - виробничих запасів. Перевіряється наявність виправдувальних документів та їх відповідність даним авансового звіту, але і правильність оформлення цих документів (товарних чеків, квитанцій до прибуткових касових ордерів, талонів, актів виконаних робіт, актів закупівель тощо). При придбанні підзвітною особою товарів на підприємстві роздрібної торгівлі за готівковий розрахунок було перевірено наявність документів, що підтверджують витрату коштів. До авансового звіту прикладено лише товарний чек зі штампом «Сплачено» на папір 10 пачок по 40 рублів на загальну суму 4000 рублів. Товарного чека не достатньо для підтвердження використання підзвітних сум. Витрата грошових коштів може бути підтверджений чеком контрольно-касового апарату, квитанцією прибуткового касового ордера або документами суворої звітності за формами, затвердженими Мінфіном Росії. Для підтвердження використання підзвітних сум необхідно представити товарний чек і чек КММ. 2. Перевіркою встановлено, що присутнє порушення Порядку ведення касових операцій. В окремих видаткових касових ордерах (РКО) не вказано код цільового призначення. Перевірка розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями передбачає визнання факту службового відрядження і перевірку обгрунтованості та правильності витрат, пов'язаних з відрядженням. 3. Відповідно до а / о № 6 у січні відшкодовані витрати на відрядження за відрядженні в м. Архангельськ Вьюнову П.В. в сумі 8 876 руб., у тому числі витрати з оплати телефонних міжміських переговорів у сумі 1580 крб. без підтвердження виробничого характеру цих переговорів, тобто завищена собівартість на 1580 руб. Також відшкодовано витрати на оплату послуг з попереднього продажу авіаквитків «Москва-Архангельськ» на рейс 2327 в сумі 30 руб. До а / о додається авіаквиток «Москва-Архангельськ» на інший рейс (2315), отже, завищена собівартість на 30 руб. Відповідно до а / о № 8 у березні Коренькову В.С. оплачені добові за 1 день перебування у відрядженні (5 лютого) в сумі 50 крб. Згідно з п. 15 Інструкції № 62 при відрядженнях в таку місцевість, звідки відряджений має можливість щоденно повертатися до місця свого постійного проживання, добові не виплачуються. Таким чином, необгрунтовано завищена собівартість на 50 руб. По а / о № 91 від 23.03.09 (проведене у квітні) Шестерикову Б.М. відшкодовані витрати на відрядження у сумі 1 335 руб., в тому числі добові за 1 добу в сумі 50 крб. У посвідченні про відрядження зроблена відмітка про вибуття та прибуття до м. Москви 20 березня. Додаються 2 авіаквитки: Москва-Архангельськ - 20.03.01, Архангельськ-Москва - 21.03.01. Таким чином, відмітка у посвідченні про відрядження суперечить датою вильоту згідно авіаквитком. Тобто, оплату добових у даному випадку слід проводити за датою прибуття, зазначеної в квитку. Добові слід було сплатити в сумі 100 рублів з розрахунку двох діб. Крім того, слід було відшкодувати працівнику витрати по найму житлового приміщення без підтверджувальних документів у сумі 4,5 руб. Відповідно до а / о в березні Шестерикову Б.М. відшкодовані витрати на відрядження у сумі 3 815 руб. В порушення п. 2 Інструкції про службові відрядження № 62 до а / о не докладено посвідчення про відрядження. Згідно з п. 6 вищеназваної Інструкції фактичний час перебування у місці відрядження визначається за відмітками в посвідченні про відрядження. 3.3 Основні помилки при обліку розрахунків з підзвітними особами Основні порушення - зловживання, розкрадання, помилки, невідповідності встановленому порядку у сфері розрахунків з підзвітними особами - можуть бути класифіковані наступним чином:
Видача коштів особам, не зазначених у списку осіб, яким відповідно до наказу керівника підприємства можуть бути видані гроші на господарсько - операційні витрати. Видача грошових сум з каси під звіт особам, які не є працівником підприємства. Видача грошей під звіт особам, які не відзвітували за раніше отриманими авансами. Невідповідність фактичного витрати підзвітних сум цілям, на які вони були видані. Списання підзвітних сум за рахунок чистого прибутку підприємства. 2. Порушення під час оформлення відрядних витрат. 2.1 Відсутність наказів (розпоряджень про направлення працівників у відрядження. 2.2 Відсутність відрядних посвідчень з відмітками в місці перебування у відрядженні. 2.3 Недотримання встановлених норм витрат на відрядження. 2.4 Відсутність наказів (розпоряджень) про оплату добових понад норми. 2.5 Відсутність аналітичного обліку витрат на відрядження в межах норм і понад норм. 3. Порушення порядку оподаткування при оформленні відрядження. 3.1 Порушення порядку утримання податку на доходи з сум перевищення відрядних витрат понад встановлені норми. 3.2 Некоректне виділення ПДВ в сумах витрат на відрядження. 4. Порушення при придбанні матеріальних цінностей, оплаті робіт, послуг підзвітними особами 4.1 Виділення сум ПДВ розрахунковим шляхом від вартості матеріальних цінностей, придбаних за готівковий розрахунок у роздрібній торговельній мережі. 4.2 Списання на витрати сум ПДВ від вартості матеріальних цінностей, придбаних через підзвітних осіб у виготовлювачів, в оптовій торгівлі. 5. Порушення порядку обліку представницьких витрат 5.1 Невідповідність фактичного розміру представницьких витрат затвердженим кошторисом. 5.2 Відсутність аналітичного обліку представницьких витрат у межах і понад норм. 6. Порушення порядку ведення синтетичного обліку розрахунків з підзвітними особами 6.1 Некоректне складання бухгалтерських проводок за операціями розрахунків з підзвітними особами. 6.2 Неправильне виведення залишків на кінець звітного періоду. 6.3 Невідповідність записів в авансових звітах і журналі-ордері «Розрахунки з підзвітними особами» або інших регістрах. 3.4 Рекомендації по автоматизації розрахунків з підзвітними особами в установі Бухгалтерський облік відрізняє велика трудомісткість, складність і частота виконуваних розрахунків, а також високі вимоги, які пред'являються до правильності, точності і своєчасності його ведення. У ході своєї діяльності установа набуває різні матеріальні цінності, роботи або послуги. Для їх оплати можуть використовуватися не тільки банківські рахунки або особові рахунки, відкриті в органах федерального казначейства, але також і готівку. Придбання цінностей і послуг за готівковий розрахунок здійснюється уповноваженими на це співробітниками, які отримують під звіт необхідні суми (аванси) з каси установи. Прикладні програми призначені для виконання різноманітних завдань, необхідних користувачам. На ринку комп'ютерних програм в Росії представлений великий вибір бухгалтерський програм від самих простих, здатних виконувати мінімальний набір операцій, до дуже розгалужених, здійснюють розширений комплекс операцій з глибокою аналітикою. Найпоширеніші наступні: бухгалтерські комп'ютерні програми сімейства «1С», «БЕСТ-5. Бюджет »та ін Облік за Інструкцією з самого початку орієнтований на застосування інформаційних систем. Прикладом системи, в якій реалізовані всі нові вимоги з обліку розрахунків з підзвітними особами, є програмний комплекс «БЕСТ-5. Бюджет ». Розрахунки з підзвітними особами ведуться в підсистемі «Каса. Підзвітна ». Загальні принципи роботи з первинними документами полягають у наступному. При реєстрації чергового авансового звіту співробітника система показує бухгалтеру всі незакриті авансові звіти, які числяться за цим підзвітною особою. Таким чином, досить вибрати всі потрібні документи з даного списку, щоб програма автоматично розрахувала суму залишку або перевитрати попереднього авансу. Аналогічно система надає і список видаткових касових ордерів, за якими видавалися підзвітні суми співробітнику. За обраним бухгалтером касових документів програма визначає загальну суму авансу і автоматично переносить її у відповідне поле авансового звіту. Далі бухгалтеру треба відобразити відомості про пред'явлені співробітником документах, які підтверджують факти і цілі зроблених витрат. Інакше кажучи, треба ввести безпосередньо рядка авансового звіту. Це завдання істотно спрощує довідник типових операцій, який входить в поставку системи. При необхідності він може бути адаптований до специфіки обліку конкретної організації. При введенні кожного рядка авансового звіту бухгалтер вибирає з довідника потрібну операцію списання відповідної частини виданого авансу і проставляє значення даної суми. Одночасно система обчислює загальну суму звіту. На підставі обраної типової операції по кожному рядку документа автоматично формуються відповідні бухгалтерські проводки. Якщо ж сума введеного авансового звіту не збігається з сумою за касовими документами, то бухгалтер, не залишаючи режиму роботи зі звітом, легко сформує прибутковий касовий ордер на суму залишку або видатковий касовий ордер на суму перевитрати. За новим Планом рахунків облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 020800. Тут є 16-24 - субрахунків, кожний з яких відповідає певному виду витрат. У цьому зв'язку в системі "БЕСТ-5. Бюджет »пропонується гнучка схема підготовки авансових звітів. Залежно від ситуації бухгалтери-користувачі можуть або формувати авансові звіти по кожному виду витрат окремо, або об'єднувати різні види витрат в одному звіті. Управління порядком формування авансових звітів, тобто по окремо взятих субрахунками з діапазону 020801-020824 (для першого випадку) або по консолідованому рахунку 020800 (для другого), здійснюється в режимі налаштування рахунків розрахунків з підзвітними особами. При підготовці авансових звітів по одному із субрахунків діапазону 020801-020824 можна використовувати дані за касовими ордерами і залишкам попередніх авансів, що стосуються окремого вибраному рахунку. При формуванні авансових звітів щодо рахунку консолідації 020800 користувач може використовувати касові ордери по всіх субрахунках, що входять в діапазон 020801-020824. Залишки попередніх авансів можна використовувати як за рахунком 020800, так і за рахунками з діапазону 020801-020824. При введенні списку витрат в такому авансовому звіті в кожному рядку слід вибрати відповідний субрахунок рахунку 020800. У всьому іншому підготовка авансових звітів по консолідованому рахунку практично нічим не відрізняється від підготовки авансових звітів по субрахунках. Інформація, введена на даній ділянці обліку, групується в спеціальному обліковому регістрі - «Журналі операцій розрахунків з підзвітними особами». Форма регістра в програмі дана відповідно до наказу № 152н. Крім того, надана безліч синтетичних і аналітичних звітів, які відображають стан справ за авансами, виданими працівникам бюджетної установи. Відповідно система «БЕСТ-5. Бюджет »має в своєму розпорядженні всіма ресурсами для ефективного обліку розрахунків з підзвітними особами в бюджетних організаціях. Для автоматизації бухгалтерського обліку з підзвітними особами в ГУСО «ЦСО», рекомендується програма оперативного та бухгалтерського обліку БЕСТ-5. Бюджет ». Відповідно до законодавства, всі господарські операції в ГУСО «ЦСО» повинні бути підтверджені документально. Основна частина документів з усіма обов'язковими реквізитами відповідно до законодавчих актів створюються автоматизованим шляхом у системі БЕСТ-5. Бюджет. Автоматизація бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві обгрунтована. Висновок Метою цієї роботи було визначення напрямів удосконалення бухгалтерського обліку в системі соціального обслуговування як найважливішого елементу управління в умовах переходу економіки на ринкові відносини. У ході проведеного дослідження розкрито значущість бюджетної сфери та бюджетного обліку для економіки Росії як інструмента контролю за ефективним використанням грошових коштів держави. Розглянуто особливості ведення бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях. Дана характеристика діяльності Центру соціального обслуговування Питалівський району, робота бухгалтерії, проведений аналіз основних фінансових показників роботи за 2008-2009 рр.. Розглянуто механізм відображення розрахункових операцій у з урахуванням переходу на новий порядок ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах, дана характеристика операцій розрахунків з підзвітними особами, що складалися на підставі плану рахунків Інструкції з бухгалтерського обліку в бюджетних установах від 30.12.2009 р. № 152н. При вивченні об'єкта бухгалтерського обліку з обліку розрахунків з підзвітними особами діяльності ГУ СТ «Центр соціального обслуговування» Питалівський району виявлено ряд недоліків в організації бухгалтерського обліку:
Для усунення вищевказаних недоліків запропоновані наступні заходи щодо вдосконалення організації бухгалтерського обліку в ГУСО «ЦСО»:
У результаті вивчення в ГУСО «Центр соціального обслуговування» Питалівський району системи бухгалтерського обліку розрахункових операцій з підзвітними особами будь-яких серйозних порушень не виявлено. Розрахунки з підзвітними особами, їх документальне оформлення та відображення на рахунках бухгалтерського обліку ведеться, загалом, у відповідності з чинним законодавством. З метою вдосконалення обліку та контролю розрахунків з підзвітними особами в ГУСО «Центр соціального обслуговування» Питалівський району запропоновано автоматизація бухгалтерського обліку в ГУСО «ЦСО», у тому числі операцій з підзвітними особами рекомендується програмний комплекс «БЕСТ-5. Бюджет ». Концепція побудови системи «БЕСТ-5. Бюджет »заснована на тому, щоб максимально полегшити працю працівників бухгалтерії. Список використаної літератури
|