Інформація про систему виходить спостерігачем в результаті активного експерименту або спостереження системи, а в разі абстрактних систем - шляхом логічного висновку.
Інформацію про об'єкт можна розглядати як відображення цього об'єкта в деякій матеріальній системі, яке може існувати незалежно від самого об'єкта і незалежно від того, чи буде ця інформація ким-небудь і коли-небудь використана. Однак якщо інформація як деяке відображення може існувати незалежно від людини, то говорити про цінність інформації, про її споживчої вартості можна тільки з урахуванням людини, який цю інформацію споживає, і того процесу, де вона використовується. Таким чином, якість інформації визначається адекватністю що дається нею відображення реальної дійсності, а її ефективність - можливостями її використання у практичній діяльності, у прийнятті рішень.
Інформація про об'єкт існує у вигляді даних про нього. Дані являють собою набір конкретних значень кількісних і якісних параметрів, що характеризують об'єкт.
Поки дані не організовані відповідним чином і не використовуються для якої-небудь мети, вони не є інформацією. Дані стають інформацією, коли усвідомлюється їх смислове прагматичне значення. З точки зору прийняття рішень, можна вважати, що інформацією є дані, які використовуються в процесі прийняття рішень або у зв'язку із здійсненням тих чи інших дій, що впливають на поведінку системи.
Однак введене поняття нічого не дає для побудови кількісної теорії інформації, в основі якої має лежати вказівка ​​на спосіб її виміру.
Введення кількісної міри інформації є дуже складним завданням. Одна і та ж інформація може викликати різні емоції і представляти різну цінність для різних людей. Іноді коротке повідомлення з однієї - двох фраз несе незмірно більше інформації для конкретного індивідуума, ніж текст з багатьох сторінок. З двох книжок рівного обсягу ми можемо витягти абсолютно різну інформацію.
Будь-яке повідомлення, з яким ми маємо справу в теорії інформації, являє собою сукупність відомостей про деяку системі. Очевидно, що якщо б стан системи було відомо заздалегідь, не було б сенсу передавати повідомлення. Повідомлення набуває сенс тільки тоді, коли стан системи заздалегідь невідомо, випадково.
Прикладом невизначеній ситуації є досвід з декількома можливими наслідками. Невизначеність ситуації полягає в тому, що до проведення досвіду ми не знаємо в точності, який з можливих результатів буде реалізований. Інформація, що відноситься до даного досвіду, зменшує його невизначеність. Кількість інформації при цьому є міра зменшення невизначеності ситуації. Якщо всі результати різновірогідні, то невизначеність ситуації залежить тільки від числа фіналів, причому невизначеність тим більше, чим більше число випадків.
Як вже було сказано, інформацію про об'єкт можна розглядати як відображення цього об'єкта в деякій матеріальній системі, яке може існувати незалежно від самого об'єкта і незалежно від того, чи буде ця інформація кимось і колись використана. Однак, якщо інформація як деяке відображення може існувати незалежно від людини, то говорити про цінність інформації, про її споживчої вартості можна тільки з урахуванням людини, який цю інформацію споживає, того процесу, де вона використовується.
Це викликано тим, що різне розуміння того чи іншого слова може сильно змінити зміст переданого повідомлення. У процесі кодування і передачі змісту повідомлення будь-яка його частина може бути втрачена. Наприклад, письмові зауваження керівника не можуть в точності відобразити те, що він відчуває і думає, стикаючись з деякою ситуацією. Тому особиста бесіда керівника з підлеглими може допомогти роз'яснити їм той чи інший спірне питання. Але навіть у цьому випадку інтонація і вираз обличчя керівника можуть значно змінити зміст розглянутих повідомлень. Графічна ілюстрація розширює можливості для уточнення повідомлення, так як "краще один раз побачити, ніж сто разів почути".
Правильно зашифроване і передане повідомлення може бути зрозуміле по-різному. Люди читають, бачать і чують, як правило, те, що вони хочуть читати, бачити й чути. Сприйняття людиною навколишнього середовища залежить від багатьох факторів, зокрема від загальної суми накопиченого ним досвіду. Робота адміністрації виявиться неефективною, якщо вона не буде стежити за тим, щоб передана нею інформація сприймалася точно, і не буде прагнути, по можливості, мінімізувати вплив суб'єктивного підходу до сприйняття повідомлень серед підлеглих та інших осіб. Правильне розуміння повідомлень полегшується в тому випадку, якщо є кошти і час для здійснення перевірки за допомогою зворотного зв'язку.
Якщо інформація використовується в системах управління, то її ефективність розумно оцінювати по тому ефекту, який вона чинить на результат управління.
Одним з перших у вітчизняній науці досліджував ціннісні властивості інформації академік АА. Харкевич. Вихідним для нього було уявлення про використання інформації в процесі досягнення певної мети. "Інформація цінна, оскільки вона сприяє досягненню поставленої мети. Одна і та ж інформація може мати різну цінність, якщо розглядати її з точки зору використання для різних цілей".
Цінність інформації може бути виражена через прирощення ймовірності досягнення мети. Імовірність же, у свою чергу, розуміється як відношення числа сприятливих результатів до загального їх числа. Цінність інформації неоднозначна - вона може бути негативною в тих випадках, коли при її використанні збільшується невизначеність і зменшується ймовірність досягнення мети. Таку інформацію називають дезінформацією.
Харкевич АА. обмовлялося, що запропонована ним модель охоплює не всі випадки отримання та використання інформації, що види інформації, що викликають емоції, наприклад естетичні, залишилися поза розглядом.
Слід зазначити відмінність в рівні цінності однієї і тієї ж інформації з точки зору суб'єкта та об'єкта управління. Для суб'єкта вона цінна остільки, оскільки на її основі можливе спонукання об'єкта до дії чи зміни думки. Для об'єкта - остільки, оскільки на її основі можливий вибір шляху досягнення мети з найменшими ресурсними витратами або у відповідності з яким-небудь іншим критерієм оптимальності.
Інформація - є особлива форма існування матерії. Подібно речовині і енергії, інформацію можна збирати, обробляти, зберігати, змінювати форму її подання. Однак у неї є і деякі особливості, які полягають насамперед у тому, що вона може виникати і зникати.
Інформація належить до відтворюваних ресурсів. Процес її відтворення складається з етапів виробництва, розповсюдження і використання. Виробництво (генерація) інформації є суспільний процес пізнання стану і законів розвитку природи і суспільства.
На основі зібраних і оброблених даних проводиться їх аналіз, призначенням якого є узагальнення фактів і встановлення істотних зв'язків між явищами. У цьому полягає функція фундаментальних наукових дисциплін. Далі йдуть прикладні дослідження, які конкретизують інформацію про дію фундаментальних законів у певних сферах діяльності. Ці результати використовуються при реалізації конкретних систем управління, при проектуванні та конструюванні систем різного класу.
Поширення інформації необхідно для її багаторазового використання. Воно здійснюється різними способами (створення спеціальних інформаційних систем, навчання, обмін досвідом, засоби масової інформації, публікації і т. д.).
Використання інформації відбувається у сфері виробництва і управління. Його результатом є або прийняті рішення, або вироблені продукти та послуги.
Вироблена системою інформація повинна бути відображена на матеріальному носії і повинна зберігатися протягом певного періоду часу або "циклу життя". У зв'язку з цим можна виділити наступні операції:
- Зберігання. Інформація з'являється в результаті спостереження і реєстрації певного явища. Перш ніж вона може бути оброблена чи використана, вона повинна зберігатися в якій-небудь пам'яті на матеріальному носії.
- Перетворення інформації. Зберігається інформація може бути перетворена в деяку, більш зручну форму для зберігання, передачі, обробки, сприйняття.
- Передача. Інформація безперервно передається в просторі від джерела до запам'ятовуючого пристрою, на обробку, користувачеві для прийняття рішень і т.д.
- Сортування, синтез, обробка. Зазвичай інформація надходить у випадковому порядку. Для зменшення часу пошуку необхідної інформації, її обробки потрібно попереднє сортування за заданими ознаками. Нерідко потрібно об'єднати, агрегувати ряд окремих інформаційних елементів для отримання повного повідомлення. Кількісну інформацію доводиться обробляти з метою зміни її форми або виявлення значень, вирішуючи рівняння або застосовуючи формульні вирази.
- Використання. Після перетворення інформації в зручну для використання форму вона відтворюється у вигляді, необхідному для прийняття рішень.
- Оцінка. Значення інформації залежить від потреби в ній, достовірності, надійності та своєчасності. Масиви інформації повинні систематично переглядатися з метою усунення застарілих непотрібних. Даних.
- Знищення інформації може здійснюватися після її багаторазового використання або при віднесенні її до класу застарілою. Знищення інформації є кінцем циклу її життя.
Розглянемо деякі найбільш важливі характерні особливості інформації для людино-машинних систем організаційного управління.
Цільове призначення. Інформація має певну мету в момент передачі її для використання, в іншому випадку це просто шуми. Одна і та ж інформація може мати багатоцільове призначення. Створення нових концепцій, встановлення проблем, вирішення проблем, прийняття рішень, планування, оперативне управління, контроль, пошук - є основними цілями інформації в людино-машинних системах.
Спосіб і Формат. Основними способами видачі інформації в людино-машинних системах є візуальний і звуковий. Формат також є загальною характеристикою для людини і машини. Люди отримують більшу частину інформації у вигляді документів певної форми. Широке поширення отримали засоби віддаленого доступу до ЕОМ.
Під документом розуміють семантичну інформацію, зафіксовану на будь-якому носії (крім пам'яті людини і ЕОМ) і будь-якою мовою з метою використання в системі управління.
Носій інформації - це будь-яка стабільна матеріальне середовище, на якій фіксується інформація. Документ може піддаватися запису, перетворення, передавання, зберігання, збирання, пошуку, читання, використання. В існуючих системах управління в основному використовують паперові документи.
Надмірність. Поняття надмірності має важливе значення при побудові систем. У такій системі, де вартість помилки в результаті неправильного перетворення команд або виходу з ладу будь-якого елемента може мати критичне значення, повинно бути передбачено створення значної надлишковості інформації.
Збільшення надмірності призводить до збільшення обсягу повідомлення (без збільшення його інформативності), а отже, до збільшення часу доставки та її подорожчання. Підвищення достовірності виявленням і виправленням помилок може бути досягнуто, якщо надмірність вводити в інформацію шляхом передачі значення додаткових ознак, пов'язаних з тими, значення яких необхідно передати.
Швидкодія. Швидкість передачі і прийому інформації. визначається часом, необхідним для розуміння ситуації на об'єкті. Швидкість роботи пристрою системи може вимірюватися кількістю даних, оброблюваних або переданих
в одиницю часу. У системах управління економічними об'єктами передача інформації може здійснюватися з невеликою швидкістю, обмеженою пропускною здатністю людини. Висока швидкість передачі інформації становить інтерес для систем, що діють в реальному часі.
Періодичність. Періодичність або частота передачі інформації пов'язана з необхідністю прийняття рішень. На рівнях оперативного управління надходження інформації потрібно з періодичністю, відповідної відбувається реальним подіям. Періодичність передачі або надходження інформації робить істотний вплив на її цінність. Рідкісні повідомлення можуть втратити будь-яку цінність і не нести ніякої інформації. Занадто часте надходження інформації може виявитися перешкодою, що відволікає увагу і викликає перевантаження людини, що сприймає цю інформацію.
Детерминистический або імовірнісний характер інформації. Інформація про минуле є детерміністичних. Інформація ж про майбутнє завжди містить елемент невизначеності. Найчастіше деяка інформація вважається визначеною у тому сенсі, що вважає безперечним існування деякого значення тієї чи іншої величини (наприклад норми витрати матеріалів і т. д.). Однак у цьому випадку також є невизначеність, просто вірогідність зміни цієї величини у майбутньому досить мала.
Витрати. Як речовина та енергія, інформація характеризується витратами на її отримання. Витрати на інформацію визначаються тим суспільно корисною працею, який витрачається на збір, зберігання, обробку та пошук інформації. Вони зазвичай досить істотні. Тому перш ніж намагатися отримати будь-яку інформацію, потрібно порівняти її цінність з витратами на отримання.
Цінність інформації. Під цінністю інформації або її споживною вартістю розуміється той матеріальний ефект, який дає використання даної інформації. З цієї точки зору, можна вважати, що цінність інформації визначається характером об'єкта і істинністю повідомлень. У значній мірі цінність інформації залежить від способу і швидкості її передачі, періодичності, детерміністичного та стохастичного характеру, достовірності, надійності, старіння та інших факторів.
Цінність інформації для прийняття рішень визначається, в основному, цінністю самого рішення, для ухвалення якого використовується інформація, яка визначається очікуваними
результатами його реалізації та ступенем впливу інформації на прийняте рішення. Зміна цінності інформації у часі може відбуватися стрибком-коли існує критичний термін прийняття рішень, для яких вона призначена, або поступово.
Залежність між обсягом повідомлень і цінністю інформації зазвичай має нелінійний характер - цінність зростає повільніше, ніж обсяг. Цінність інформації може бути негативною для користувача (випадки дезінформації, цілеспрямованої або випадкової). При цьому необхідно відзначити, що конкретну відповідь на питання про цінність інформації в реальних умовах виробництва може бути занадто складним і дорогим.
Якщо система формування повідомлень і доставки інформації буде ідеальною з точки зору достовірності та інших факторів, цінність інформації буде визначатися тільки функцією її старіння, яка у різнотипних системах має різний вигляд.
Надійність і достовірність. Достовірність інформації характеризує, якою мірою ця інформація відображає те, що вона повинна відображати. Надійність характеризує, скоріше, технічні можливості засобів передачі та обробки інформації. Інформація може бути надійно переданої та обробленої, але початково недостовірною і навпаки.
Статичність і динамічність. Інформація, яка не змінюється в часі, називається статичною. Прикладом статичної інформації є постійні дані типу таблиць фізичних констант, довідників, розкладів та ін Інформацією з динамічними характеристиками є мінливі в часі дані, наприклад оперативні дані про хід виробничого процесу.
Інформація, необхідна для ефективного управління, повинна задовольняти ряду вимог. Серед основних відзначимо наступні: інформація повинна бути цільовою, необхідною і достатньою, надійної та достовірної, своєчасної і повинна бути представлена ​​у вигляді, зручному для подальшого використання.
На ефективність передачі, засвоєння і використання інформації впливають різні фактори, зокрема мовні, географічні, історичні, соціально-політичні, гносеологічні, відомчі, економічні, термінологічні, технічні. Так, наприклад, повнота і достовірність інформації в загальному випадку обернено пропорційна відстані між об'єктом і суб'єктом інформаційної взаємодії та часового інтервалу, що розділяє ту чи іншу подію і повідомлення про нього.
Аналіз відбуваються в світі соціально-економічних процесів показує, що інформація стала основним предметом праці для значної частини трудящих самих різних областей діяльності (вчені та фахівці, службовці, керівники, держапарат, конструктори і т. д.).
Крім того, відбуваються суттєві якісні зміни в характері роботи людей, для яких основним предметом праці є матеріальні об'єкти. Інформація для них - основне джерело зростання продуктивності праці.
Зазначені обставини зумовлюють підвищену увагу до питань розробки та використання інформаційного забезпечення в системах організаційного управління.

4 Особливості використання інформації про стан зовнішнього середовища і керованого об'єкта в організаційних системах керування зі зворотним зв'язком
Система організаційного управління може бути визначена з точки зору опису елементів і властивостей керуючої підсистеми, вхідних і вихідних даних. Проте системи є динамічними, і зміни до них абсолютно неминучі. У динамічній системі необхідно періодично або безперервно переглядати безліч її складових для внесення необхідних коректив відповідно до змін навколишнього середовища або самого об'єкта.
Так, у системі промислового підприємства необхідно постійно стежити за тим, чи є продукція, що випускається прийнятною для споживача. Елементами системи, які дозволяють підтримувати систему в стані рівноваги, є керуючий пристрій і зворотний зв'язок. Управління на основі інформації, що будується за принципом зворотного зв'язку, являє собою основну та найважливішу характерну особливість всіх систем і має істотне значення для побудови управлінської інформаційної системи. Управління та зворотний зв'язок супроводжують один одного.
Необхідність зворотнього інформаційного зв'язку в системі управління зазвичай ілюструється на прикладі руху автомобіля. Це складна система, що складається з автомобіля, дороги з перешкодами і дорожніх знаків. У нормальній ситуації водій отримує всю необхідну йому інформацію про навколишнє оточення (дорожні знаки, реальна ситуація, правила вуличного руху) і стан об'єкта управління - автомобіля (різні прилади та індикатори), сприймає її з допомогою органів почуттів, переробляє її і видає відповідні дії, що управляють , які ним же реалізуються відповідними поворотами рульового колеса, натисканням різних педалей, кнопок і т. д.
Однак така ідеальна ситуація буває далеко не завжди. Управління рухом може здійснюватися в умовах неповної інформації про навколишнє середовище і об'єкт управління. Наприклад, така ситуація може зустрітися в умовах поганої видимості, при русі в густому тумані, в нічний час з підсіли акумуляторами, при несправних індикаторах рівня бензину або масла. У таких ситуаціях ефективність функціонування системи буде набагато нижче, ніж в умовах повної інформації, так як швидкість руху буде обмежена межами видимості, а контроль рівня бензину необхідно забезпечувати методами, реалізація яких вимагає зупинки.
Розглянемо більш складну ситуацію. Нехай водій засліплений і отримує необхідну йому вхідну інформацію від пасажира, який сидів поруч з ним на передньому сидінні. У цьому випадку ефективність функціонування - вихідні дані системи можуть бути неприйнятними внаслідок затримки часу в передачі інформації та спотворень, викликаних введенням додаткового передавального ланки в контур системи управління.
Аналогічні труднощі виникли при розробці системи управління "місяцехід". По-перше, управління "місяцехід" вироблялося дистанційно, причому ця дистанція перевищувала довжину земного екватора приблизно в 10 разів і, отже, час передачі сигналів було досить великим.
По-друге, технічні труднощі не дозволили застосувати для передачі зображень місячної поверхні "швидке" телебачення, до якого ми звикли (з частотою зміни - 25 кадрів в секунду). Було використано повільне, так зване малокадрового телебачення, коли один кадр передається досить довго - 10-20 секунд. При такій частоті кадрів картинка на екрані телевізора нагадує змінюють один одного кадри діафільму. У малокадрового системах як передавальної трубки застосовується відикон, який від інших передавальних трубок відрізняється здатністю запам'ятовувати сигнали зображення. Передавальна камера працює як фотоапарат в режимі короткого експонування, а зчитування зображення відбувається порівняно довго.
Природно, неможливо застосувати такий принцип управління при русі гоночного автомобіля. Проте, якщо уявити собі, що пристрій, що має колеса, може пересуватися з меншою швидкістю, реалізація такого принципу цілком можлива - адже "Місяцехід" не гоночна машина. І тріумфальний хід "Місяцехода" по місячній поверхні продемонструвало це з достатньою переконливістю. "Місяцехід" спокійно, не поспішаючи, вивчав місцевість. А раз так, то система малокадрового телебачення цілком прийнятна і в той же час не завантажує канал надлишковою інформацією.
Можна уявити собі ще більш несприятливу ситуацію, при якій необхідна водієві інформація надходить від пасажира, що сидів на задньому сидінні і поверненого лицем тому, який бачить, де був автомобіль, а не куди він рухається. Хоча важко уявити собі автомобіль, рух якого реалізується за допомогою подібної системи управління. Такого роду ситуація найчастіше зустрічається в системах управління виробництвом, економічними системами.
Співробітники цих систем іноді не мають чіткого уявлення про лежачому попереду шляхи, в силу чого вони повинні покладатися на інформацію про минулі ситуаціях, яка надходить до них із затримкою в часі. Існуючі системи обліку та звітності орієнтовані на видачу, як правило, інформації про те, що відбувалося в минулому, а не про те, що станеться в майбутньому. Тому переоцінка принципів побудови інформаційних систем з орієнтацією на оцінку майбутніх станів, на прийняття рішень, а не на аналіз минулого може забезпечити значний прогрес розвитку народного господарства в цілому і його підсистем.
Об'єкт управління (наприклад підприємство) здійснює свою діяльність з метою реалізації поставлених перед ним завдань по заданим критеріям ефективності. Навколишнє середовище постійно впливає на об'єкт управління, а об'єкт для досягнення намічених цілей також прагне надати відповідне вплив на навколишнє середовище. У разі зміни навколишнього оточення об'єкт неминуче змінює форми своєї діяльності.
Для правильного визначення цілей та ефективних методів діяльності об'єкт в кожний момент часу повинен мати відомості, з одного боку, про навколишнє оточення і її зміни (інформація про зовнішні умови), з іншого боку - відомості про свою організацію та її функціонування (інформація про внутрішні умовах ). Для вивчення, ідентифікації та аналізу зовнішньої і внутрішньої обстановки служить вхідна інформація, а вихідна інформація є засобом впливу на цю обстановку або пристосування до неї об'єкта управління.
Діяльність об'єкта управління, його реакція на зміну зовнішніх і внутрішніх обставин грунтуються на аналізі та обробці інформації про зміни зовнішніх і внутрішніх умов (рис. 4). Інформація про навколишнє оточення може бути класифікована наступним чином:
1. Існуюче законодавство, урядові заходи, накази, розпорядження та інструкції вищих органів управління. Ця інформація має особливо важливе значення при розробці стратегічних і тактичних планів розвитку і функціонування об'єкта управління.
2. Демографічні і соціальні тенденції розвитку суспільства. Ця інформація особливо істотна при плануванні розвитку підприємств, що випускають товари широкого споживання. Види товарів, що випускаються і послуг в значній мірі залежать від загальної чисельності, структури, розміщення і купівельної спроможності населення.
3. Економічні тенденції розвитку, до яких відносяться індекси ділової активності, включаючи обсяги інвестицій, рівень і тенденції зростання валового національного доходу, рівень зайнятості, продуктивність праці по галузях, ціни на товари, котирування цінних паперів і інші економічні показники, які можуть виявитися істотними при прийнятті рішень про плани роботи конкретного об'єкта.
4. Рівень розвитку техніки за галузями і тенденції її розвитку. Ця інформація може зробити істотний вплив на планування виробництва нових видів продукції, на технологічні процеси.
5. Фактори виробництва. Ця інформація характеризує джерела, витрати, розміщення, наявність, доступність і продуктивність основних елементів виробництва (трудові ресурси, виробничі матеріали, обладнання, споруди і т. д.).
6. Маркетингова інформація про попит на продукцію об'єкта, її конкурентоспроможності, якості, надійності та інші характеристики продукції, що випускається.
7. Маркетингова інформація про стан справ у постачальників, споживачів і аналогічних підприємств. Сюди ж відноситься інформація про модернізацію цих підприємств, впровадженні нових науково-дослідних і проектно-конструкторських розробок, а також про інші фактори, які можуть вплинути на розвиток і функціонування даного об'єкту.
Повне, вичерпне задоволення потреб в інформації про навколишнє оточення, мабуть, забезпечити неможливо. Тим не менше ці потреби слід враховувати, не дивлячись на незначні можливості окремих систем по здійсненню контролю навколишнього оточення. Проблема пошуку інформації про навколишнє середовище ускладнюється також тим, що найчастіше важко на етапі пошуку визначити, чи відноситься вона до розв'язуваної задачі, буде використана чи ні.
Можна виділити кілька способів пошуку інформації, розгляду і аналізу навколишнього середовища. По-перше, це внецелевое спостереження. Співробітники, які вивчають навколишнє середовище, не ставлять перед собою конкретних цілей пошуку, за винятком того, що вони повинні здійснювати пошук даних, які можуть виявитися корисними в сьогоденні або майбутньому. Такий пошук відбувається шляхом читання газет, книг, професійних журналів, проведення бесід та участі у конференціях, симпозіумах, нарадах.
Другим методом пошуку інформації про навколишнє середовище є цільове спостереження. Співробітники, які вивчають навколишнє оточення, звертають увагу на певну сферу діяльності без здійснення активного пошуку. Однак, якщо з'являється якийсь сигнал, слід швидко оцінити його і використовувати отриману інформацію.
Зовнішнє середовище
Інформація
із зовнішнього середовища

Підприємство                       Виходячи Вихідна (Що виходить) інформація всередині підприємства за внутрішніми каналах зв'язку

Моделі підприємства і зовнішнього середовища

Аналіз отриманої інформації

Прийняття рішень

Реалізація прийнятих рішень (діяльність підприємства)

Інформація про стан підприємства

Вихідна (що виходить)
інформація із зовнішніх
каналах зв'язку в навколишнє
середу
Рис. 4
Основними методами отримання інформації про навколишнє оточення є формальний і неформальний пошук. Формальний пошук є систематичною реалізацією заздалегідь розроблених планів пошуку конкретної інформації за заданими проблем. Типовим прикладом такого пошуку є ретельно відпрацьований і науково обгрунтований порядок вивчення обстановки в галузях і народному господарстві в цілому перед розробкою перспективних планів його розвитку.
Неформальний пошук представляє собою активний, цілеспрямований, але відносно невпорядкований пошук (пошук не за заздалегідь розробленим планом) конкретної інформації. Прикладом такого пошуку може бути пошук нових ідей для вдосконалення заданих технологічних процесів.
Інформація, що характеризує внутрішні чинники системи, також має найважливіше значення при плануванні та оперативному управлінні. Проте особливе значення вона набуває при прийнятті рішень оперативного плану. У цьому випадку внутрішня інформація виявляється важливішою, ніж
інформація про навколишнє середовище. Внутрішня інформація призначена для ліквідації неузгодженостей між реальною ситуацією та плановими показниками, а також для виявлення сильних і слабких сторін системи, тобто тих зовнішніх і внутрішніх обмежень, які при розгляді перспектив зміни навколишнього оточення набувають важливого • значення при прийнятті рішень.
Представляється доцільним розділити внутрішню інформацію на ряд видів. Це виробнича інформація, економічна і фінансова інформація про діяльність різних підсистем у системі, інформація про використання матеріальних, енергетичних і кадрових ресурсів у системі, інформація про систему управління і т. д.
Виробнича інформація пов'язана з виробництвом товарів, потоками товарів або наданням послуг. Вона охоплює такі види діяльності, як виробниче планування і контроль, контроль і управління рухом матеріально-виробничих запасів, постачання, розподіл і транспортування. Виробнича інформація є найбільш важливою внутрішньою інформацією з точки зору оперативного управління.
Збір та первинна обробка виробничої інформації на підприємствах здійснюється звичайно оперативними диспетчерськими службами. Диспетчерська служба повинна бути поінформована про всі істотні моменти виробничого процесу, з тим щоб вона могла попередити передбачувані або раптово виникають труднощі. Диспетчерська служба аналізує інформацію, що надходить, обробляє її і передає в необхідні терміни в точки прийняття рішень.
Особливе значення в масиві виробничої інформації має інформація про використання ресурсів. Вона використовується для виявлення та усунення вузьких місць у виробництві. На основі цієї інформації керівники підприємства отримують можливість швидко визначати відхилення від запланованого ходу виробництва. Наприклад, поломка виробничого обладнання, простий верстатів, збільшення браку, невихід на роботу - все це може призвести до порушення виробничих планів, зниження продуктивності праці по підприємству в цілому і окремих цехах, зростання витрат виробництва і т. д.
Сучасні управлінські інформаційні системи дають можливість керівництву промислових об'єднань стежити за станом справ на кожному заводі цього об'єднання. Отримання такої інформації має особливо важливе значення, коли ці заводи взаємопов'язані. Інформація про стан виробництва на кожному заводі є основою для координації діяльності заводів як єдиного цілого в рамках об'єднання (акціонерного товариства).
Однак інформація про стан виробництва на кожному заводі має важливе значення і в тому разі, якщо виробниче об'єднання складається з однотипних підприємств, як це має місце, наприклад, у хімічній, нафтовидобувній промисловості. Зміни у випуску продукції по одному заводу можуть служити порівняльної інформацією про діяльність кожного заводу. Зниження випуску продукції може служити сигналом про неблагополучний стан справ на заводі. Збільшення ж обсягу виробництва хоча б на одному заводі дає можливість виявити резерви підвищення випуску продукції на інших заводах.
Отже, інформація про виробничу діяльність на всіх рівнях системи управління сприяє підвищенню ефективності виробництва, оскільки ця інформація дає можливість судити про ефективність використання трудових, фінансових, матеріальних, енергетичних і виробничих ресурсів.
На основі економічної інформації здійснюється оцінка діяльності заводів, виробничих підрозділів. Оскільки всі дані про витрати виробництва по кожному підрозділу передаються керівництву, воно має можливість порівнювати поточні витрати з даними за минулі періоди. Це дозволяє виявляти тенденції щодо витрат виробництва, що є важливим показником діяльності виробничих підрозділів в динаміці.
Економічна інформація по кожному заводу дає можливість керівникам виробничого об'єднання визначати потребу в капіталовкладеннях для ліквідації вузьких місць за рахунок, наприклад, перебудови цехів, встановлення нового обладнання, покращення системи внутрішньозаводського транспорту, будівництва складських приміщень і т. д. Ця інформація використовується також і для того , щоб виявити перспективи підвищення ефективності техніки і нових форм і методів управління.
Найважливіше завдання постачальницько-збутової діяльності системи полягає в забезпеченні виробництва необхідною сировиною і матеріалами, новими засобами виробництва і відповідною системою кооперованих зв'язків. У її завдання входить також реалізація вироблених системою готових продуктів і напівфабрикатів.
Підсистема постачання і збуту пов'язані, по суті, з усіма іншими підсистемами, тому її інформаційні потоки багатобічні і складні. У цій важливій сфері діяльності зазвичай реалізуються наступні функції: підготовка даних про потреби; оновлення даних про замовлення; обробка поточних відомостей; обробка заявок; перевірка масивів даних про попередньої діяльності з метою вибору постачальників, підготовка замовлень; оцінка постачальників; розрахунки черговості виконання замовлень і підготовка рахунків, що підлягають оплаті; ведення складського господарства та організація вантажних перевезень, пов'язаних з постачальницько-збутовою діяльністю системи.
Основна частина інформації про матеріально-технічному постачанні надходить від зовнішніх джерел. Інформація про фактичні замовленнях і їх виконанні надходить безпосередньо від постачальників. Внутрішня ж інформація про матеріально-технічному постачанні характеризує головним чином потреби, які пред'являються до постачальницької діяльності системи, основною з якої є інформація про ведення складського господарства. Ця інформація зазвичай містить дані про освіту поточних запасів продукції, виробленої системою, та зберіганні на складах всіляких матеріалів, використовуваних системою в процесі виробництва.
Важливе значення має інформація про кадри. Завдання не обмежується тим, щоб знати склад і рівень технічної підготовки робітників, інженерно-технічних працівників і керівників усіх рівнів. Особливе значення має надаватися складання ділових характеристик на кожного співробітника. Ця інформація повинна бути основою при прийнятті рішень про підвищення кваліфікації співробітників, їх перепідготовки.

5. Особливості створення інформаційного забезпечення систем організаційного управління
Будь-яка система організаційного управління, у тому числі автоматизована, не може працювати без інформації про стан керованого об'єкта і зовнішньої сфери, без передачі інформації про вжиті керуючих впливах. Визначення оптимальних обсягів інформації, що надходить у різні органи управління, оптимального розподілу потоків інформації в часі і просторі є необхідною умовою ефективного функціонування систем організаційного управління.
Проектування інформаційного забезпечення має грунтуватися на аналізі завдань, що вирішуються у вузлах прийняття рішень. Аналізуються цілі; критерії, завдання, способи їх вирішення і взаємозв'язку. Далі досліджується кожен вид управлінських рішень для визначення необхідної інформації; розглядаються питання про джерела необхідної і достатньої інформації, її передачі, зберіганні і пошуку.
Інформація може піддаватися певним перетворенням. Так, наприклад, її можна кодувати, стискати, деталізувати, узагальнювати і т. д. У результаті, зазвичай з'являється новий документ. У деяких вузлах системи інформація може використовуватися для вироблення управляючих впливів.
Система управління будь-якого рангу комплексно забезпечує вирішення завдань перспективного та поточного планування, оперативного управління, обліку та статистики. Інформація, необхідна для вирішення цих завдань, також являє собою єдиний комплекс, починаючи від вихідних первинних даних та інформаційних масивів і закінчуючи вихідними результатами, що визначає відповідний підхід до проектування інформаційних систем.
Головним поняттям системного підходу до складних систем управління є поняття інформаційного потоку. Реалізовані в системі інформаційні потоки повинні забезпечити необхідною інформацією в необхідні терміни і в зручній для використання формі всі її підсистеми, включаючи необхідні механізми зворотного зв'язку.
Доцільно розрізняти інформацію, необхідну для планування і оперативного управління. Завдання планування, як правило, характеризуються великим обсягом обчислювальної роботи і великою розмірністю. Частота їх надходження на обслуговування зазвичай невелика, і час вступу є заздалегідь обумовленим. Час вирішення цих завдань зазвичай велика і не є лімітуючим, частота зміни вихідних даних невелика, достовірність даних мала, а точність рішення визначається в основному достовірністю вихідних даних.
Завдання оперативного управління характеризуються випадковим характером збурень, що призводять до неузгодженості планових і фактичних показників. У середньому, обсяг обчислень для задач оперативного управління невеликий, частота ж їх надходжень до обслуговуючих вузли велика. Час вирішення, як правило, невелике і є лімітуючим. Частота зміни вихідних даних велика, їх достовірність також велика. Точність рішення задачі зазвичай визначається якістю алгоритмів рішення задач даного класу.
До складу інформаційного забезпечення входять:
- Нормативні та довідкові дані, що становлять інформаційний базис системи;
- Поточні відомості, що надходять ззовні системи, що вимагають відповідної реакції системи або впливають на алгоритм вироблення рішень;
- Накопичуються облікові та архівні відомості, необхідні
для планування та розвитку системи.
Вступники в систему поточні відомості часто називають оперативною інформацією.
Оскільки будь-яка інформація повинна бути відображена на носії, розробка інформаційного забезпечення полягає не тільки у визначенні змісту та інформаційних характеристик потоків, але й у визначенні матеріальних носіїв інформації, створення системи документації та системи зберігання інформації на машинних носіях.
Внаслідок того, що система та навколишнє середовище піддаються частим змінам, для забезпечення стабільності результатів необхідно ефективно управляти процесом введення необхідних змін, тобто зміни потрібно своєчасно виявляти і, в разі необхідності, проводити відповідну корекцію рішень.
У зв'язку з цим виникають поняття необхідної і достатньої інформації, що забезпечує задану якість виробленого керуючого впливу.
Значення деяких параметрів залишаються постійними або змінюються в часі порівняно рідко. Прикладом таких параметрів можуть служити вартість сировини, ціна продукції продуктивність устаткування і т. д. Тому до найважливіших принципів організації інформаційного забезпечення належать:
- Одноразовий введення даних і багаторазове їх використання;
- Агрегація і фільтрація інформації;
- Залежність ступеня агрегації від рівня прийняття рішень.
Виконання цих принципів передбачає комплексне використання масивів інформації при вирішенні різноманітних задач у системах організаційного управління.
В якості своєрідного фільтра інформаційних потоків може служити дерево цілей і критеріїв системи. Перш за все оцінюється, чи має кожне конкретне повідомлення ставлення до вирішення цікавить нас проблеми, а потім - до якого рівня вирішення проблеми воно відноситься.
Існуючу в даний час в реальних системах управління сукупність інформаційних потоків можна порівняти з айсбергом, нижня і більша частина якого відповідає всій сукупності наявних даних, а верхня відповідає відфільтрованої і агрегованої інформації, яка використовується для вироблення управляючих впливів.
Вважається, що керівництво організацій несе більший збиток через брак необхідної інформації, ніж від надлишку непотрібною. Однак навіть поверхневий аналіз інформаційних потоків показує, що більшість керівників страждає, скоріше, від інформаційного перевантаження. У зв'язку з цим вони намагаються користуватися у своїй роботі методами, у меншій мірі залежними від наявності інформації. Таким чином, збільшення і без того гігантського потоку інформації аж ніяк не сприяє поліпшенню її практичного використання.
В існуючих системах управління, незважаючи на удавану суворе розподіл функцій між вузлами різного рангу, досить часто спостерігається перенесення у вузли більш високого рангу тих завдань, які могли б вирішуватися в уздах більш низького рангу. Це різко зменшує ефективність системи управління в цілому через збільшення завантаження вузлів обслуговування верхніх рівнів рішенням невластивих їм завдань.
Крім того, як показав аналіз дослідження інформаційних потоків, в системах управління з нераціонально розподіленими функціями управління спостерігається різке збільшення щільності інформаційних потоків і зростання обсягу невикористаної і дублюючий інформації.
При проектуванні інформаційних потоків в системах управління необхідно використовувати метод виключення. Зазвичай тільки незначна частина факторів має суттєве значення при прийнятті рішень, тому основна маса даних, яка ідентифікує ситуацію, повинна бути відфільтрована. У багатьох випадках відібрані дані вимагають додаткової обробки, такий як визначення різного роду відносин, корелятивних взаємозв'язків і т. д. При цьому великі обсяги даних перетворюються у форму, зручну з точки зору семантичного аналізу їх змісту, тобто обсяг аналізованих даних у певному сенсі "скорочується".
Цій же меті служить принцип передачі інформації про відхилення, коли враховуються лише факти про незвичайних випадках, відхиленнях від норми, критичних або аварійних ситуаціях. Однак при використанні цього принципу слід час від часу передавати і обробляти інформацію і про абсолютних значеннях параметрів керованої системи, так як в противному випадку в керівника втрачається конкретне уявлення про керованій системі.
На використання інформації людиною в процесі прийняття рішень істотно впливає характер вирішуваних завдань, визначається ієрархічною структурою управління. У зв'язку з цим становить інтерес, розглянути ієрархію функцій апарату управління за рівнями обробки інформації.
Першим рівнем є збір первинних даних. Цей рівень забезпечує виявлення і реєстрацію, зазвичай, у цифровій формі, відомостей про предмети і процеси, що характеризують функціонування об'єкта.
На другому рівні проводяться угруповання і узагальнення первинних даних в різних розрізах з метою отримання укрупнених показників. При цьому усувається структурна і статистична надмірність шляхом врахування імовірнісних характеристик повідомлень. Результати обробки представляються у вигляді різного роду зведень, рапортів, звітів. У цих даних зазвичай міститься інформація, необхідна для виконання функцій планування, управління та обліку.
Третій рівень забезпечує виділення інформації, необхідної для вирішення завдань управління.
Обробка інформації з допомогою ЕОМ на більш високих рівнях полягає в підготовці варіантів можливих рішень. Прийняття остаточних рішень є прерогативою керівника.
Це, зовні елементарне, розгляд дозволяє зробити наступні висновки:
1. Всі рівні обробки інформації орієнтовані на людину (колектив), що приймає остаточні рішення. Це пов'язано як з проблемою відповідальності, яка принципово не може бути передана машині, так і з необхідністю врахування широкого кола соціально-економічних і політичних чинників при вирішенні різноманітних питань, які при сучасному рівні наших знань не можуть бути формалізовані, а отже, не можуть бути автоматизовані.
2. При побудові автоматизованих інформаційних систем часто недооцінюється той факт, що ефективність системи істотно залежить від наявності в ній інформаційного фільтру, відповідного третього рівня обробки інформації. Тільки надання інформаційної системі здатності виділяти керуючу інформацію та ефективно видавати її споживачеві перетворює автоматизовану інформаційну систему в якісно новий інструмент управління, здатний істотно підвищити ефективність керівництва.
3. Людина може керувати, не знаючи "алгоритму" управління. Машина цього не може. Однак ні людина, ні машина не можуть управляти без інформації про об'єкт. Тому, як правило, недоцільно автоматизувати вищі рівні обробки інформації до автоматизації попередніх їм рівнів.
Разом з тим людина може підвищити ефективність управління за допомогою інформаційної системи, за умови, що вона влаштована належним чином. Як? На це питання, природно, не можна дати однозначної відповіді, проте можна і потрібно чітко уявляти чинники, від яких залежить ефективність інформаційних систем, і проблеми, які тут виникають.
З підвищенням рівня управління змінюється його характер. На нижчих рівнях управління вирішуються завдання носять, швидше, тактичний характер. Це пояснюється тим, що, з одного боку, керуючий орган розташований в безпосередній близькості від керованого об'єкта, і він може отримувати детальну інформацію про будь-які відхилення від плану і швидко приймати відповідні рішення. З іншого боку, наявні ресурси не дозволяють вирішувати довгострокові завдання.
Вищі ж органи управління більшою мірою вирішують стратегічні завдання, пов'язані з перспективним плануванням, перерозподілом ресурсів, але не можуть вирішувати тактичних завдань у такому обсязі, як це робиться на нижчих рівнях.
Ця особливість систем управління не завжди відбивається в інформаційних системах. Потоки інформації, що йдуть від нижчих рівнів управління до вищих, являють собою практично одні і ті ж відомості, які лише підсумовуються, узагальнюються у міру просування до верхніх рівнів управління. Саме з цим пов'язана та обставина, що, чим вище рівень управління, тим більше дублювання відомостей, менше коефіцієнт їх використання.
При неправильно побудовану систему управління керівник високого рівня отримує велику кількість непотрібних йому відомостей. У той же час він систематично відчуває нестачу у відомостях, які потрібні для вирішення специфічних завдань управління вищого рівня. Звідси випливає необхідність інтеграції і стиснення інформації, яка здійснюється у міру передачі інформації від вузлів ^ нижчого рівня до вузлів (елементів) більш високого рівня.
У залежності від властивостей узагальнених характеристик та методів їх формування можна виділити три напрями агрегації інформації: функціонально-логічне, аналітичне та статистичне.
Перше засновано на використанні функціональних і логічних зв'язків параметрів між собою, а також їх відносин до стану об'єкта та цільової функції управління.
У результаті аналітичної агрегації представляються інтегральні або екстремальні характеристики безлічі даних, пов'язаних з ними функціональними залежностями.
Напрямок статистичної агрегації пов'язано з формуванням та поданням безлічі окремих значень параметрів їх статистичними розподілами та характеристиками.
Відфільтрована (і в разі необхідності - агрегована) інформація може бути піддана операції стиснення. Операція стиснення або згортання інформації передбачає, що в результаті деякого перетворення якого-небудь повідомленням ставиться у відповідність більш коротке повідомлення. Істота всякого стиснення інформації полягає в усуненні надмірності, яка є у вихідному повідомленні.