Системи документації в Російській Федерації

Зміст

Введення

Глава 1. Поняття про систему документації

Глава 2. Основні функціональні системи документації в Російській Федерації

Глава 3.Уніфіцірованние системи документації

Глава 4. Класифікатори документованої інформації

Висновок

Список літератури

Введення

Кінцевий результат управлінської діяльності державного апарату залежить від безлічі проміжних ланок, одним з яких є діловодство, що дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень. Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації. На основі її приймаються відповідні управлінські рішення. Документи в багатьох випадках є головним аргументом у спірних ситуаціях, підтверджуючи тим самим первинне визначення терміна «документ» як «спосіб докази». Діловодство координує всі етапи роботи - від проектування до практичної реалізації рішень.

Процес управління включає наступні основні типові документовані операції: збір та обробку документної інформації; підготовку рішення; прийняття та документування рішення; доведення рішень до виконавців; виконання рішення; контроль виконання; збір інформації про виконання; передачу інформації по вертикальним та горизонтальним зв'язкам; зберігання та пошук інформації. Безлад у зберіганні документів може призвести до ризиком втрати цінної інформації, що може негативно відбитися на діяльності підприємства. Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, схоронність і правильне оформлення документів. При роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами Російської Федерації, які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури (списку) справ, створення архіву організації для забезпечення схоронності найбільш цінних документів. Для нормального функціонування та розвитку будь-якої організації необхідно постійно володіти як оперативної, так і стратегічної інформацією у відповідній галузі діяльності.

Глава 1. Поняття системи документації

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Кожен документ, будучи сам по собі складною інформаційною системою, незалежно від характеру міститься в ній інформації - масової, спеціальної чи особистої, є елементом більш великої документної системи. Вся сукупність документів тієї чи іншої країни, що знаходяться в оперативній і ретроспективній середовищі, являє собою складну багаторівневу документную систему. Ця система складається з безлічі підсистем, що є, у свою чергу, відносно самостійними системами документації по відношенню до їх структурним складовим. Така системна класифікація документованої інформації, що базується на основі комплексу ознак, надзвичайно важлива для вирішення практичних завдань. Саме вона лягла в основу побудови та функціонування систем документації в Російській Федерації. В основі класифікаційних систем, іменованих системами документації, лежить сукупність ознак. Стосовно до управлінської документації в Російській Федерації визначення поняття «система документації» стандартизовано. Згідно з ГОСТ Р 51141-98, системою документації називається «сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення». У найзагальнішому вигляді все різноманіття систем документації можна розділити на два основних типи: функціональні та корпоративні (атрибутивні). Найбільш довговічними і універсальними є функціональні системи, оскільки покладені в їх основу в якості головних ознак основні функції документа залишаються, як правило, незмінними протягом тривалого часу ^1. До функціональних систем відносяться такі комплекси документів, які забезпечують виконання, перш за все, загальних управлінських функцій (напрямів) діяльності:

• Система організаційно-розпорядчої документації

• Система планової документації

• Первинна облікова документація

• Звітно-статистична

• Документація з праці

• Система бухгалтерської документації

• Система фінансової і розрахунково-грошової документації

• Система статистичної та відомчої звітності та ін

У число функціональних систем входять також комплекси документації, в яких знаходить відображення специфічна діяльність цілого ряду організацій та установ. Це системи:

• Проектно-конструкторської документації

• Документації оперативного управління

• Медичної

• Учбова та ін

За оцінкою фахівців, в управлінському процесі склалося і функціонує в даний час більше 40 великих функціональних систем документації ^2.

Корпоративна система документації являє собою сукупність документів, призначених для реалізації управлінських функцій у певній сфері державної діяльності, галузі господарства, а також у рамках окремої корпорації (відомства або підприємницької структури). Сюди ж відносяться сукупності документів, що утворюються в процесі життєдіяльності окремої особи, сім'ї. У корпоративній системі документації може бути об'єднаний ряд функціональних систем, що постають у цьому випадку як її підсистеми. Наприклад, система документації того чи іншого вищого навчального закладу включає в якості підсистем організаційно-розпорядчу, звітно-статистичну, бухгалтерську та деякі інші функціональні системи документації. У кожному конкретному установі, організації, на підприємстві є свій певний набір функціональних підсистем документації і видів документів, у сукупності званий документальним фондом. Однією з перших систем документації, що виділилися із загального документального масиву ще в Давньому Єгипті і Межиріччя, стала система ділової документації, що регулювала господарські цивільні, сімейні відносини тобто документи адміністративного характеру і правової практики. Документи цієї системи містили реквізити, що додавали зафіксованої на матеріальному носії інформації юридичну силу ^3. Система загального діловодства стала складатися вже в XVI столітті одночасно з процесом становлення центральних органів управління - наказів та місцевих установ Російської держави.

Система бухгалтерського обліку, що виникла в XVI - XVII століттях, представлена ​​на перших порах обліковими книгами для запису господарських операцій, розписками і ін, а надалі пополнявшаяся більш складними видами документів, що включали рахунку, прибутково-видаткові книги і т.д.

Тоді ж з'являється система статистичного обліку, що включала Писцовойкниги (містили опис міст і повітів), переписні книги (фіксували подвірні перепису населення). У XVIII столітті до них додається статистична звітність, а починаючи з другої половини наступного століття, - матеріали першого всеросійського перепису населення, перепису населення великих міст, сільськогосподарські переписи, звіти фабричних інспекторів, матеріали земської статистики.

У другій половині XIX століття стала складатися система комерційної документації - контракти, угоди, акції, облігації і т.п. Ще в умовах дореволюційної Росії склалася система дипломатичній документації. Її підсистемами були: документування договірних відносин з іноземними державами (договори, конвенції, протоколи тощо); дипломатичне листування; документування стану та діяльності дипломатичних агентів за кордоном (накази, інструкції, звіти, щоденники, записки огляди преси та ін) . Незабаром після утворення централізованої держави стала формуватися система військової документації, яка отримала широкий розвиток в період існування Російської імперії. До цієї системи належали такі види документів, як іменні списки, відомості, табелі; розпорядження підлеглим особам (накази, ордери, приписи); роз'яснення до виконання наказів (інструкції, настанови, правила); документи, що відображали хід військових дій (журнали, дислокації, диспозиції) та ін У дореволюційній Росії склалися також системи документації вотчинних господарств, монастирів, капіталістичних підприємств.

Таким чином, протягом століть у процесі розвитку Російської держави і суспільства сформувалися десятки функціональних систем документації, які є необхідною умовою життєдіяльності соціуму, основою інформованої забезпечення управління. Кожна з систем документації безперервно розвивається, так як ускладнюються і розвиваються функції суспільства і держави, які вони відображають, змінюється технологія управління, його технічна оснащеність.

Глава 2. Основні функціональні системи документації в Російській Федерації

2.1 Система організаційно-розпорядчої документації (ОРД)

Це одна з найважливіших систем документації. Вона включає документи, що фіксують рішення самих різних питань управління та функціонування органів влади, установ, підприємств, організацій, окремих посадових осіб.

Система організаційно-розпорядчої документації складається з двох підсистем, які іноді розглядаються як самостійних систем документації:

1. система організаційної (або організаційно-правової) документації

2. система розпорядчої документації.

Підсистема організаційно-правової документації являє собою сукупність документів, що містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, установи, підприємства, їх компетенцію, структуру, штатну чисельність, зміст діяльності і т.д.

До організаційно-правових відносяться такі види документів, як:

1. статут (регулює діяльність організацій, установ, товариств, громадян, визначає їх права та обов'язки);

2. положення про організацію;

3. штатний розпивання;

4. посадові інструкції, а також деякі інші.

У підсистему розпорядчої документації входять документи, що регулюють діяльність установ, організацій, підприємств: постанову, рішення, наказ, розпорядження, вказівку і ін

2.2 Система планової документації

Фіксує результати планування діяльності установи. Основні види планових документів: програма, план (перспективний, річний і т.д.), а також графік, кошторис витрат і деякі інші.

2.3 Система інформаційно-довідкової та інформаційно-аналітичної документації

Документи цієї системи виконують підпорядковану, обслуговуючу роль по відношенню до організаційно-розпорядчих документів. До інформаційно-довідкової документації відносяться: протокол, доповідна записка, пояснювальна записка, заяву, службове) ділове) лист, телеграма, факсограма, телефонограма, електронне повідомлення і деякі інші. До складу інформаційно-аналітичних документів входять: акт, довідка, зведення, висновок, відгук, перелік, список.

2.4 Система звітної документації

складається з документів, що містять відомості про результати діяльності установ, організацій, підприємств за певний період часу. Основний вид документів цієї системи - звіт. Досить широкого використовується також, звітну доповідь.

2 .5 Кадрова інформаційно-документационная система

складається з широкого кола документів, що містять відомості про працівників підприємства, установи, організації, а також про діяльність самої кадрової служби. Основну масу документів цієї системи складають персональні документи, до числа яких належать:

1. документи, видані громадянам відповідними державними органами та юридично підтверджують відомості, повідомлені громадянами про себе: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, листок непрацездатності, медична довідка та ін;

2. документи, що видаються підприємством, установою, організацією своїм працівникам з метою підтвердження тих чи інших правових фактів: клопотання, характеристика, довідка (з підтвердженням місця роботи, посади, заробітної плати), посвідчення, пропуск, посвідчення про відрядження і т.п.

3. документи, що складаються громадянами і направляються на адресу адміністрації або профспілкової організації з метою встановлення, зміни або припинення трудових або інших правовідносин: заява, автобіографія, резюме, пояснювальна записка та ін;

4. службові документи, що характеризують ділові, професійні, особистісні якості працівника, але не призначені для передачі цьому працівнику: уявлення до призначення на посаду, атестаційний лист, результати тестування та анкетування, довідка-об'єктивка, доповідні і службові записки і т.п.

Кадрова інформаційно-документационная система має відгалуження, які представляють собою багато в чому самостійні специфічні комплекси документів, що виступають по відношенню до неї як підсистеми кадрової документації:

- Документація з отримання громадянином середньої та вищої освіти, спеціальності, робочої професії (студентський квиток, залікова книжка, академічна довідка, диплом про закінчення навчального закладу і т.п.);

- Документація з присудження облікових ступенів і вчених звань (стенограма засідання вченої ради, диплом доктора, кандидата наук; атестат професора, доцента і т.д.);

- Документація щодо проходження військової служби;

- Документація щодо підвищення кваліфікації робітників і службовців і т.д. ⁴

2.6 Система науково-дослідної документації

виникає в процесі проведення наукових досліджень і виконання науково-технічних розробок. До основних видів цієї системи належать:

- Звіти про результати науково-дослідних, дослідно-конструкторських, дослідно-технологічних та експериментально-проектних робіт;

- Звіти, доповіді про наукових експедиціях, наукових і технічних відрядженнях фахівців;

- Програми науково-дослідних робіт;

- Техніко-економічні обгрунтування, огляди, доповіді, записки та ін;

- Висновки, відгуки, рецензії, анотації;

- Монографії, дисертації та автореферати до них, інші наукові публікації та відгуки на них;

- Депоновані рукописи;

- Первинна документація, що утворюється в ході проведення науково-дослідних робіт (результати аналізів, журнали записів експериментів тощо) ^5.

Глава 3. Уніфіковані системи документації

В останній третині XX століття, з початком широкомасштабного використання нових інформаційних технологій, постало питання про необхідність уніфікації документованої інформації, перш за все у сфері управління. У 1971р було прийнято спеціальну постанову Уряду СРСР про прискорення робіт зі створення уніфікованих систем документації і класифікаторів техніко-економічної інформації. Їх розробка велася на основі функціональних систем документації. У нашій країні фактично вперше у вітчизняній і зарубіжній практиці була створена система документаційного забезпечення управління з метою встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності в масштабах держави. Вона отримала умовну назву ЕГСД-1973 (Єдина державна система діловодства). У загальній складності в Радянському Союзі було розроблено 16 уніфікованих систем документації.

Уніфікована система документації (УСД), згідно стандартизованому визначенням, - це «система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності» ^6.

Головною метою створення уніфікованої системи документації є встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов'язаних техніко-економічних і соціальних показників.

Уніфікована система документації сприяє:

1. скорочення витрат ручної праці в інформаційних процесах (в результаті чого від людини вимагається мінімум зусиль для заповнення або прочитання документів);

2. широкого використання електронно-обчислювальної техніки, оскільки уніфіковані форми документів зручні для електронної обробки (це досягається забезпеченням програмної, технічної та інформаційної сумісності документів, розробкою відповідних форм документів, класифікаторів, словників тощо);

3. упорядкування інформаційних потоків;

4. скорочення кількості документів;

5. подальшого вдосконалення культури документа і в цілому інформаційної культури.

Все це разом узяте дозволяє підвищити ефективність управління, так як досягається велика оперативність в отриманні якісної інформації, знижується кількість помилок у документах, скорочуються ручні операції, підвищується творчий характер управлінської праці, зменшуються фінансові витрати на роботу з документами. Формою юридичного закріплення результатів уніфікації є стандартизація. Тому уніфікована система документації являє собою комплекс державних стандартів, що визначають, по-перше, основні положення уніфікованої системи і, по-друге, єдину форму всіх вхідних в неї документів.

Ядро всієї уніфікованої системи документації складають уніфіковані форми документів. Залежно від рівня затвердження вони поділяються на такі категорії:

- Загальноросійські;

- Галузеві (відомчі);

- Форми документів суб'єктів Федерації;

- Форми документів об'єднань, підприємств, організацій.

В даний час в Російській Федерації діє 8 уніфікованих систем документації, в тому числі:

- Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

- Уніфікована система банківської документації;

- Уніфікована система звітно-статистичної документації;

- Уніфікована система документації з праці;

- Уніфікована система Пенсійного фонду РФ;

- Уніфікована система зовнішньоторговельної документації та ін

На підприємствах, в установах, організаціях за підсумками уніфікації складається Табель форм документів - єдиних нормативний документ, що являє собою перелік уніфікованих форм документів, які необхідні і достатні для даної організації, щоб ефективно вирішувати завдання і виконувати функції управління. По суті справи Табель форм документів - це довідник, де в упорядкованому вигляді містяться форми документів, які використовуються в організації, а також вказані етапи підготовки та оформлення документа. Він складається у формі таблиці.

Глава 4. Класифікатори документованої інформації

В даний час в умовах бурхливого розвитку інформаційних технологій одиницею зберігання, обробки, інформаційного обміну та пошуку став виступати не тільки документ як єдине ціле, але і окремі його реквізити, а також показники вмісту. Це вимагало створення єдиної мови формалізованого опису даних, використовуваних в управлінні, з метою однакового уявлення одних і тих же реквізитів в різних документах для рішення в кінцевому рахунку завдання створення єдиного інформаційного простору країни. Таким стандартною мовою, що забезпечує інформаційну сумісність різних систем документації, є класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації ^7.

Координація роботи зі створення класифікаторів і уніфікованих систем документації здійснювалося Держстандартом СРСР і безпосередньо - Всесоюзним науково-дослідним інститутом класифікації та кодування інформації (ВНИИКИ).

Класифікатори поділяються на категорії. Категорія класифікатора вказує на його приналежність до певної групи в залежності від рівня затвердження сфери застосування. Розрізняють класифікатори загальноукраїнські, галузеві та класифікатори підприємств. Вся сукупність загальноросійських класифікаторів залежно від виду інформації, що є об'єктом класифікації та кодування, розподілена на вісім груп:

1. Соціальна інформація. Сюди входить Класифікація інформації щодо соціального захисту населення (ОКІСЗН), розроблений у 1993р. Об'єктами класифікації в ньому є види пенсій та допомог; умови призначення пенсій, їх розміри; причини і групи інвалідності; трудовий стаж і його обчислення; обчислення пенсії і заробітку; надбавки до пенсій і т.п.

2. Інформація по опису організації економіки. У цю групу входять найбільш широко використовувані класифікатори:

- Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу (Окатий), розроблений в 1995 і введений в дію з 01.01.1997г;

- Класифікація органів державної влади та управління (ОКОГУ), розроблений в 1993р і введений в дію з 01.07.1997г;

- Класифікація підприємств та організацій (ЄДРПОУ), розроблений в 1993р;

- Класифікація економічних регіонів (ОКЕР) - затверджений Держстандартом Росії в 1995 і введено в дію з 1997р;

- Класифікатор форм власності (КФС) та Класифікатор організаційно-правових форм (КОПФ), введені в дію з 1 січня 2000р.

3. Інформації про продукцію, видах економічної діяльності та послуги, що надаються. Сюди відноситься, зокрема, Класифікація видів економічної діяльності (КВЕД), введений в дію з січня 2003р і змінив раніше діяв, розроблений ще в 1975р Загальносоюзний класифікатор галузей народного господарства (ЗКГНГ).

4. Інформація про природних і трудових ресурсах - Класифікація інформації про населення (ОКИН), Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (ОКСО), введений в дію з 1 січня 2004р (ОК 009-2003) та ін

5. Інформація про фінансово-кредитній сфері - представлена, зокрема, Загальноросійським класифікатором валют (ОКВ).

6. Інформація про управлінську документації, показниках і одиницях виміру. Сюди входять Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), Класифікація одиниць вимірювання (ОКЕІ) та ін Зокрема, в ОКУД кодуються найменування уніфікованих форм восьми уніфікованих систем документації, включаючи організаційно-розпорядчу , банківську, звітно-статистичну, первинну облікову та ін У цей класифікатор включено в загальній складності близько 1900 форм документів.

7. Інформація про стандарти і технологічних процесах - Класифікація стандартів (ВКБ); Класифікація виробів і конструкторських документів машинобудування та приладобудування (ОК ЕСКД).

8. Інші види техніко-економічної та соціальної інформації. Зокрема, Класифікація країн світу (Оксмен), Общеправовой класифікатор галузей законодавства (ОКОЗ), Класифікація інформації про загальноросійських класифікаторах (ОКОК) ^8.

Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації відносяться до нормативних документів. За своїм статусом вони відповідають державним стандартам.

Використання класифікаційних схем (класифікаторів) у практичній діяльності зажадало створення системи умовних позначень, які присвоюються об'єктам і класифікаційними угрупованнями. Такі системи називаються індексами або кодами, а сам процес подібного присвоєння зазвичай іменується індексуванням або кодуванням.

Розрізняють такі види кодування:

- Реєстраційні

- Класифікаційні.

У свою чергу, реєстраційні методи кодування бувають двох видів: порядковий і серійно-порядковий.

Порядковий метод кодування припускає використання в якості кодів чисел натурального ряду, тобто кожному з об'єктів класифікації присвоюється поточний порядковий номер (наприклад, номери сторінок у книзі). При серійно-порядковий метод кодами служать також числа натурального ряду, однак окремі серії цих чисел закріплюються за об'єктами класифікації з однаковими ознаками. Класифікаційні методи кодування засновані на попередній класифікації об'єктів. Вони також бувають двох видів: послідовний і паралельний. Послідовний метод кодування використовується зазвичай при ієрархічному методі класифікації. Тут код класифікаційної угруповання і об'єкта класифікації утворюється за допомогою використання кодів послідовно розташованих підлеглих угруповань. Паралельний метод кодування використовується при фасетної методі класифікації. У даному випадку код класифікаційної угруповання і об'єкта класифікації утворюється з використанням кодів незалежних угруповань, тобто ознаки об'єкта кодуються незалежно один від одного. Це дозволяє групувати об'єкти з будь-якого поєднанню ознак ^9.

Всі класифікатори будуються на кодах, що представляють собою знак або сукупність знаків, використовуваних для позначення класифікаційної угруповання і (або) об'єкта класифікації. (У даному випадку терміни «код» і «кодування» використовуються в більш вузькому сенсі. Під кодом розуміється таке подання інформації, яке зручне для її зберігання, передачі або обробки, а терміном кодування позначається перехід до подібного поданням інформації від вихідного її подання). За кодом можна знайти і розпізнати той чи інший об'єкт серед безлічі інших об'єктів. Щоб максимально полегшити це розпізнавання і пошук, індекси або коди в класифікаційних схемах розробляються таким чином, щоб навіть за їх зовнішнім виглядом, алфавіту коду можна було визначити об'єкт класифікації і отримати максимум інформації про нього. Приміром, буквений код Росії за ЄДРПОУ країн світу - RU, а США - US. Код російського рубля за ЄДРПОУ валют - RUR, а долара - USD ^10.

Структура коду складається з наступних елементів:

- Алфавіт

- Розряд

- Довжина

- Заснування

Алфавіт - це система знаків, прийнятих для утворення індексу або коду. Розрізняють:

- Цифровий

- Буквений

- Буквено-цифровий

- Штриховий алфавіти коду.

Послідовність розташування знаків у коді визначається його розрядом, тобто позицією знака в коді. Наприклад, код уніфікованої форми документа в ОКУД складається з 7 цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ). Він будується наступним чином:

ХХ ХХ ХХХ Х, де перші дві цифри позначають клас форм документів, тобто приналежність уніфікованої форми документа до відповідної уніфікованої системи документації (наприклад, 02 - Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації); наступні дві цифри позначають підклас форм документів (наприклад, 11 - документація по створенню організації, підприємства); потім йдуть три цифри, які містять реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу (наприклад, 231 - конкретна уніфікована форма документа, якій позначається Статут); нарешті, контрольне число, яке вводиться, щоб уникнути помилок при зчитуванні і використовується при перевірці запису коду. Умовним позначенням в структурі коду можуть бути цифра, буква, штрих або пробіл. Пробіл - певна відстань між знаками (літерами, цифрами, штрихами), що виконує розділову функцію і (або) виражене в мм може означати число.

У штрих-кодах цифрову інформацію несуть ширина штрихів, прогалин і цифри внизу.

Довжина коду - число знаків у коді без врахування пробілів.

Підстава коду являє собою довжину коду з урахуванням кількості прогалин ^11. Будь-який техніко-економічний чи соціальний показник має одне найменування і один код незалежно від того, в інформаційній системі якого типу чи рівня цей показник буде використовуватися. В даний час для ідентифікації в інформаційних системах розроблені і широко використовуються також і деякі інші класифікатори. Зокрема, ГОСТ регламентує стандартну нумерацію книг - ISBN і серіальних видань ISSN. Подібного роду нумерація видань представляє собою сукупність цифр, наприклад, ISBN 5-94621-080-7, де перша цифра 5 означає код Росії, такі цифри 94621 - код конкретного видавництва, отриманий в Національному агентстві ISBN Російської книжкової палати (у даному прикладі це код Ділянки оперативної ризографии і офсетного друку Редакційно-видавничого відділу Томського державного університету), цифри 080 - порядковий номер назви конкретної книги даного видавництва («Документ в мінливому світі»), нарешті, цифра 7 - контрольне число коду ISBN. Подібного роду коди дозволяють ідентифікувати публікації незалежно від часу і місця їх видання. Поряд з цифровим, використовується також штриховий (лінійний) код, в основі якого лежить, тим не менш, знову ж таки цифровий код. Штрих-код являє собою графічне зображення - комбінацію вертикальних смужок різної ширини і пробілів між ними. При цьому в якості базової виступає ширина вузької смужки. Широкі ж смужки є кратними по ширині вузьким, або перебувають з ними у певних співвідношеннях. При інформаційному обміні з інформаційними системами інших країн або міжнародних організацій використовуються міжнародні класифікатори інформації, зокрема, Міжнародна патентна класифікація (МПК), Міжнародна класифікація товарних знаків та послуг (МКТЗ) та інші.

Висновок

У роботі організацій багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Особливо великі труднощі виникають, як правило, при розробці виробничих документів, що обумовлено в першу чергу недоліком спеціальних знань в укладачів. Усунення невиробничих витрат часу в процесах складання та використання документів вимагає розумного поєднання формалізації і творчості, а це вимагає з одного боку, ознайомлення укладачів документів з найбільш загальними законами сприйняття документів, з іншого - формулювання і систематизація загальних правил і норм складання основних документів.

Індивідуальні положення розробляються на основі типових. Типові положення, як правило, затверджуються вищестоящими органами управління, а індивідуальні - керівниками підприємств та організацій.

Список літератури

1. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. М., 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. М., 2003.

3. Класифікація управлінської документації ОК 011-93. М.: Изд-во стандартів, 1995р.

4. Додонова М.І. Стандартизація документів управління. М.: МГІАІ, 1982. 92 с.

5. Ілюшенко М.П., ​​Кузнєцова Т.В., Лівшиць Я. З. Документознавство. документ і системи документації: Навчальний посібник. М., 1977. 84 с.

6. Кокарєв В.І. Основи стандартизації в інформаційних системах. М.: Видавництво стандартів, 1988. 240 с.

7. Костомаров М. Н. Класифікація документної інформації / / Діловодство. 1999. № 2. С. 18-26

8. Костомаров М. Н. Класифікація та кодування документів і документної інформації (класифікація документів) / / Секретарська справа. 2003. № 10. С. 35-38; № 11. С. 28-32