Системи документації Правила складання документів

Зміст

1. Визначення поняття "документ". Системи документації

2. Етапи складання наказу

3. Лист про приїзд представника для участі в переговорах

4. Лист-запит

5. Автобіографія

Список використаної літератури

Додаток

1. Визначення поняття "документ". Системи документації

Управлінська діяльність вимагає фіксації подій, дій чи рішень, даних у формі документа.

Документ - у перекладі з латинської, означає "свідчення", "спосіб доказу".

Документ - це ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмове свідоцтво про що-небудь.

З наукової точки зору, документ - це спосіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної реальності та розумової діяльності людини.

Фіксування інформації в документі, оформлення службових документів регламентовано стандартами. З метою зменшення кількості застосовуваних у діяльності організації документів, типізації їхньої форми, зниження витрат на їх підготовку та обробку створено уніфіковані системи документації.

Уніфікована система документації (УСД) - це сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів ведення, нормативних та методичних матеріалів щодо їх розробки та застосування (як для використання за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і традиційних методів обробки інформації).

В даний час діють наступні УСД:

уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

уніфікована система банківської документації;

уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;

уніфікована система звітно-статистичної документації;

уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;

уніфікована система документації з праці;

уніфікована система документації пенсійного фонду РФ;

уніфікована система зовнішньоторговельної документації.

2. Етапи складання наказу

Наказ - це правовий акт (нормативний документ), що видається керівником підприємства для вирішення основних (виробничих або пов'язаних з персоналом) завдань підприємства і документуються розпорядчу діяльність підприємства в цілому.

Підготовка наказу включає наступні стадії:

вивчення суті питання та збір необхідних відомостей;

підготовку проекту наказу;

узгодження проекту;

підписання керівником.

Приступаючи до складання наказу, керуються такими правилами:

по-перше, уточнюються доцільність, мета наказу і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид наказу, його форму, багато в чому визначають стиль і характер викладення тексту;

по-друге, необхідно вивчити нормативно-правові акти, що регулюють порядок вирішення питань такого типу. Це найголовніший етап, що показує професійні знання особи, готує наказ. Знання нормативно-правових актів забезпечить відповідність змісту наказу законам РФ і грамотну його постановку.

Наказ повинен мати назву виду документа, дату і номер. Датою наказу є дата його підписання керівником. Нумерація наказів проводиться з січня по грудень у межах року.

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на питання "про що?", Наприклад: "Про зміну графіка роботи", "Про реорганізацію підприємства" і т.д. Текст наказу складається, як правило, з двох частин. У першій частині, констатуючої, зазначаються підстави видання наказу. Констатуючу частину наказу опускають, якщо причина видання наказу очевидна і не потребує роз'яснення.

У розпорядчій частині наказу, що починається зі слів (НАКАЗУЮ), пишуть "кому" (виконавцю або структурному підрозділу), "що зробити" (вказують конкретну роботу), "до якого числа" (терміни її закінчення).

Текст наказу ділиться на пункти, якщо доручень декілька. Кожен пункт починається з нового рядка. В останньому пункті вказується особа або структурний підрозділ, який здійснює контроль за виконанням наказу в цілому. Якщо пункт про контроль відсутній, контроль за виконанням даного наказу здійснює керівник підприємства особисто.

У разі потреби в наказі перераховуються раніше видані документи (накази, рішення), які цим наказом скасовуються.

Якщо наказ вводить в дію будь-які документи (інструкції, правила, положення), то вони оформляються у вигляді додатку до наказу: на правому верхньому куті таких документів робиться позначка: "Додаток до наказу ...".

Після складання тексту наказу проводиться його узгодження та підписання.

Накази з організації роботи підприємства, фінансування, планування, звітності, постачання, реалізації продукції та інших виробничих питань відносяться до наказів по основній діяльності. Накази з основної діяльності нумеруються і ведуться окремо від наказів з особового складу.

Технологічна карта проходження Наказу по основній діяльності на підприємстві представлена ​​в Додатку.

Далі наводиться приклад наказу по основній діяльності: про відкриття філії фірми.

Юридичне агентство "АБСОЛЮТ"

НАКАЗ 20.02.2009 № 23

м. Зеленогорськ

Про утворення філії

юридичної агенції "АБСОЛЮТ"

З метою розширення діяльності фірми і надання громадянам відповідної консультаційної допомоги з юридичних питань

НАКАЗУЮ:

1. Помічнику генерального директора фірми з комерційних питань Борисову Є.І. утворити філія юридичної агенції в м. Красноярську до 01.04.2009 в складі:

Головного юрисконсульта - 1 штатна одиниця.

Юрисконсульта з фінансово-господарських питань - 1 штатна одиниця.

Юрисконсульта по житлово-правових питань - 1 штатна одиниця.

2. Головному юрисконсульту Степанову А.К. розробити та подати на затвердження директору фірми проект Положення про філію юридичної агенції до 10.04.2009.

Генеральний директор Підпис В.С. Семенов

Візи:

Помічник генерального директора

з комерційних питань Підпис Є.І. Борисов

20.02.2009

Головний юрисконсульт Підпис А.К. Степанов

20.02.2009

3. Лист про приїзд представника для участі в переговорах

Про участь у переговорах

Шановний Іване Петровичу!

У відповідь на Вашу пропозицію і відповідно до раніше досягнутої домовленості, пропонуємо укласти контракт на постачання легкових автомобілів.

Для участі в переговорах направляємо представника нашої фірми Сергєєва Леоніда Кіндратовича.

З повагою

Генеральний директор Підпис В.С. Семенов

4. Лист-запит

Лист-запит - службовий лист, що направляється з метою отримання будь-яких офіційних відомостей або документів. У комерційній діяльності запит - це звернення покупця до продавця (імпортера до експортера) з проханням дати детальну інформацію про товар (послуги) або направити пропозицію на поставку товару (надання певних послуг).

Текст листа-запиту містить обгрунтування необхідності надання відомостей або матеріалів і власне виклад запиту. Лист-запит оформляється на бланку листа. Запит повинен бути коротким, з посиланням на відповідні нормативні матеріали, досягнуті домовленості, колишні листи. У зміст комерційного запиту, як правило, входять такі аспекти, як найменування товару (послуг) та умови, на яких автору запиту бажано отримати товар.

Реакцією організації-кореспондента на лист-запит є п ісьмо-відповідь - службовий лист, складене як відповідь лист-запит.

Обов'язковими реквізитами листа-відповіді є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер і дату, адресат, заголовок до тексту, підпис, позначка про виконавця.

При складанні листів-відповідей повинен дотримуватися принцип мовного паралелізму: у тексті листа-відповіді слід використовувати ті ж мовні звороти, лексику, які використовував автор в ініціативному листі, за умови, що лист-прохання було складено грамотно у мовному відношенні.

Відповідь може бути позитивним чи негативним (лист-відмова).

Негативна відповідь має бути обгрунтована, не можна просто відмовити в проханні без пояснення. Лист-відповідь також оформляється на бланку листа.

Логічна схема відповідного листа-відмови: повторення прохання, на яку складається відповідь-відмову; констатація відмови; обгрунтування причини відмови.

Про поставку легкових автомобілів

Шановний Іване Петровичу!

На підставі Контракту, укладеного в Москві 04.12.08, просимо організувати постачання 10 легкових автомобілів моделі "ВАЗ 21214" протягом 2 кварталу 2009 року.

Постачання може бути зроблена на умовах:

Упаковка - заводська.

Ціна - 165 000 руб.

Умови платежу - передплата.

Просимо вислати останній ілюстрований каталог, що містить докладний опис запитуваної продукції.

З повагою

Генеральний директор Підпис В.С. Семенов

Про поставку легкових автомобілів

Шановний Олександр Сергійович!

Ми раді, що Вам сподобалася наша нова лінія автомобілів "ВАЗ 21214" і з задоволенням висилаємо докладну інформацію.

Ваше прохання про постачання легкових автомобілів моделі "ВАЗ 21214" в зазначені терміни виконати не можемо через відсутність даної моделі в даний час на наших складах. Крім того, в Торговому угоді йшлося про легкові автомобілі марки "ВАЗ 2111".

Тому пропонуємо укласти додаткову угоду до контракту на постачання легкових автомобілів моделі "ВАЗ 21214", які будуть поставлені в терміни, зазначені у додатковій угоді.

Додаток:

1. Проект додаткової угоди на 3 л. в 2 екз.

2. Каталог на 10 л. в 1 прим.

З повагою

Генеральний директор Підпис П.І. Іванов

Король Тетяна Олександрівна

5. Автобіографія

Автобіографія - це документ, складений у довільній формі кандидатом на посаду і викладений в певній послідовності відомості про основні етапи його життя і трудової діяльності.

Автобіографія - самостійне, вільне і вільне опис життя людини. І в зв'язку з цим ніяких регламентованих форм та бланків для автобіографії не передбачено.

В автобіографії повинні бути вказані прізвище, ім'я, по батькові, рік та місце народження, освіта (які навчальні заклади були закінчені, за якою спеціальністю), трудова діяльність, сімейний стан, основні відомості про найближчих родичів та ін Для чоловіків обов'язковим є зазначення періодів військової служби та терміновості, ставлення до військового обов'язку, військових звань. Відомості в автобіографії вказуються в хронологічному порядку.

Інформація про заохочення та нагороди в автобіографії, як правило, розкривається упорядником більш повно, ніж в інших документах.

У кінці автобіографії вказуються домашню адресу і телефон, дата складання автобіографії, а також проставляється підпис укладача. Автобіографія не завіряється ні підписом працівника відділу кадрів, ні іншої посадової особи. Не ставиться на ній і друк.

Нижче представлений приклад автобіографії.

Автобіографія.

Я, Сидорова Євгенія Іванівна, народилася 4 липня 1980 року в с. Ірбейський, Красноярського краю.

Батько - Сидоров Іван Миколайович, російський, 1955 року народження, працює старшим інженером на ПЗ ЕХЗ.

Мати - Сидорова Лариса Миколаївна, російська, 1960 року народження, працює вчителем історії в школі-ліцей № 174.

Брат - Сидоров Сергій Іванович, російський, 1986 року народження, студент МАІ.

У 1985 році, разом з батьками, переїхала на постійне місце проживання в м. Зеленогорськ (Красноярськ-45).

У 1986 році вступила і в 1997 році закінчила Зеленогорськ школу-ліцей № 174.

Після закінчення школи вступила в Сибірський Державний аерокосмічний університет ім. Решетньова на економічний факультет, який закінчила у 2002 році.

В даний час працюю заступником директора з маркетингу в АТ "Алпі".

Проживаю за адресою: вул. Набережна, д.28, кв.220, м. Зеленогорськ, 6603690.

Телефон 3-71-11

25 лютого 2009 Підпис Є.І. Сидорова

Список використаної літератури

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Изд-во стандартів, 2003.

2. Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. - 2-е вид., Перераб. і доп. / В.В. Галахов, І.К. Корнєєв та ін; Під ред. І.К. Корнєєва, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велбі, 2004. - 456 с.

3. Квеско, С.Б. Документознавство і діловодство: Навчальний посібник / С.Б. Квеско, В.Є. Киреенко. - Томськ: вид-во ТПУ, 2005. - 112 с.

4. Кузнєцова, Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління) .4-е вид. испр. і додат. / Т.В. Кузнєцова. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2003. - 408 с.

5. Макєєва, В.Ф. Накази з основної діяльності / В.Ф. Макєєва / / Секретар-референт. - 2005. - № 5. - С.15.

6. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. / Укл.: М.Л. Гавлін, А.С. Красавін, Л.В. Кузнецов та інших; Заг. ред. М.В. Ларін, О.М. Сокова. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 90 с.

7. Серікова, Г.Н. Документування управлінської діяльності: Навчальний посібник / Г.М. Сєрікова. - Томськ: ТПУ, 2005. - 112 с.

Додаток

Технологічна карта проходження Наказу по основній діяльності на підприємстві