Правила документообігу при спрощеній системі оподаткування
ПЛАН
Кадрові документи
Трудовий договір
Трудова книжка
Інші кадрові документи
Документи по заробітній платі
Табель обліку робочого часу
Відомість для нарахування заробітної плати
Особовий рахунок
Інші документи
Документи по основних засобів
Документи від постачальника
Внутрішні документи
Документи за товарно-матеріальними цінностями
Банківські і касові документи
Графік документообігу
УСН застосовують в основному фірми з невеликим штатом. Співробітники тут зазвичай поєднують декілька обов'язків, і діловодство найчастіше випадає на долю бухгалтера. Цим і викликаний інтерес нашого журналу до даної теми.
Часто адміністрація маленької фірми, яка працює на "спрощенку", - лише директор і бухгалтер, і цілком природно, що організація документообігу тут доручається бухгалтерові. Але в будь-якому випадку хто як не бухгалтер кровно зацікавлений, щоб з документами був повний порядок: адже саме йому доводиться постійно з ними працювати!
Що це за документи? Спочатку про бухгалтерський облік. Відповідно до ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" всі господарські операції повинні бути документально підтверджені, для чого оформлюються так звані первинні облікові документи. Причому "спрощенців" це теж стосується: навіть якщо бухгалтерський облік вони ведуть не в повному обсязі, від такого обов'язку їх ніхто не звільняв.
Тепер про податковий облік. Тут те ж саме. У ст. 248 ПК РФ сказано, що доходи визначаються на підставі первинних документів. Стаття 248 НК РФ класифікує доходи, що враховуються при сплаті податку на прибуток, але очевидно, що її положення поширюються і на доходи при УСН. Витрати ж при спрощеному режимі приймаються тільки в тому випадку, якщо вони відповідають критеріям п. 1 ст. 252 НК РФ, а одним з них якраз є наявність відповідних документів.
Примітка. Див. п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
Тому якщо у бухгалтера вчасно виявляться необхідні документи, до того ж вони будуть правильно оформлені, то проблем з урахуванням буде, звичайно, менше.
Розглянемо основні документи, які знадобляться практично всім фірмам.
Кадрові документи
Документи з кадрів, як і по оплаті праці, повинні бути абсолютно у всіх організацій і індивідуальних підприємців. Більшість таких документів має тривалий термін зберігання (75 років чи постійний), тому до них необхідно ставитися особливо уважно.
Які ж з них є обов'язковими? Звернемося до нашого законодавства.
На замітку. Створення власних форм документів
Якщо для якогось документа потрібно форма, а уніфікованої немає, форму можна розробити самостійно. Єдине, в ній повинні бути обов'язкові реквізити: назва документа, назва організації, зміст господарської операції, одиниці виміру в грошовому і натуральному вираженні, найменування посад відповідальних осіб, і місце для підписів і дати складання. Про це йдеться у п. 2 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ.
У уніфіковані форми (крім касових) допускається вносити реквізити, які в організаціях порахують потрібними, супроводивши це наказом чи розпорядженням. А ось видаляти вже наявні не можна. Ці правила - з Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженого Постановою Держкомстату Росії від 24.03.1999 N 20.
Трудовий договір
Перший документ кадрового обліку, який розглядається в Трудовому кодексі, - це трудовий договір. Однак хоча документ і названий за потрібне, вона носить, швидше, рекомендаційний характер. Згідно зі ст. 67 трудовий договір, навіть заповнений невірно (що рівнозначно тому, як якби він був відсутній), вважається укладеним. Обов'язковою умовою прийому на роботу є лише те, що чоловік приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця. Тобто начебто б трудовий договір можна і не оформляти. Але з іншого боку, наявність такого документа забезпечує визнання більшості витрат на оплату праці.
Досвід показує, що багато питань, наприклад розпорядок чи посадові обов'язки, краще позначити в трудовому договорі. І щоб уникнути можливих непорозумінь, радимо скласти його за всіма правилами.
Отже, що потрібно вказати в трудовому договорі? Обов'язковими реквізитами будуть, зрозуміло, прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця. Головні розділи наступні:
- Місце роботи;
- Дата початку роботи;
- Найменування посади (спеціальності, професії);
- Права і обов'язки працівника;
- Права та обов'язки роботодавця;
- Характеристика умов праці, компенсації і пільги;
- Режим праці і відпочинку (якщо він відрізняється від загальних правил, встановлених в організації);
- Оплата праці;
- Види соціального страхування.
Примітка. Див. ст. 57 ТК РФ.
У трудовому договорі часто містяться пункти про випробувальний термін, відпрацюванні після навчання, про нерозголошення таємниці і т.д. Термін, на який людина береться тимчасово, повинен бути зафіксований, інакше договір вважається безстроковим. Роботодавець може вписати і інші, важливі на його погляд, умови.
Трудова книжка
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж (ст. 66 ТК РФ). Якщо працівник працював на фірмі більше п'яти днів, роботодавець зобов'язаний зафіксувати це у трудовій книжці. Як вносити записи, можна дізнатися з Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 N 69.
Трудову книжку заводять на першому робочому місці, і в ній вже відбивається вся подальша зміна роботи, але тільки роботи основної. Якщо ж людина хоче, щоб у нього був відзначений будь стаж, потрібно звернутися за місцем основної роботи, і там, переглянувши документи про сумісництво, йому, можливо, внесуть відповідний запис.
Все це відноситься тільки до організацій. Індивідуальні підприємці не заводять працівникам трудових книжок, а в наявних нічого не записують. Документом, що підтверджує роботу у фізичної особи, є тільки трудовий договір.
Примітка. Таку вказівку дано у ст. 309 ТК РФ.
Інші кадрові документи
Крім трудових договорів та трудових книжок оформляються та інші документи. Перш за все до них належать накази по особовому складу. Приймаючи людину на роботу, заповнюють форму N Т-1 або N Т-1а, звільняючи - форму N Т-8 або N Т-8а. Накази видаються, коли співробітників переводять на іншу посаду, надають їм відпустку і заохочення, направляють у відрядження. Крім цього, всі роботодавці повинні складати графік відпусток за формою N Т-7 (ст. 123 ТК РФ). Форми з обліку праці затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1.
При прийняття, звільнення, відхід у відпустку і будь-яких кадрових переміщеннях співробітники повинні подавати заяви (у довільній формі), які будуть зберігатися на фірмі.
Обов'язковий документ кадрового обліку - особова картка працівника (форма N Т-2). У неї заносяться всілякі відомості: дата і місце народження, освіта, знання іноземної мови, склад сім'ї, відпустки, переміщення по роботі і пр.
Серед уніфікованих форм є штатний розклад (N Т-3). Воно являє собою перелік посад із зазначенням штатних одиниць та окладів (тарифних ставок), затверджується керівником організації або індивідуальним підприємцем. Цей документ не є обов'язковим, і його складають на розсуд адміністрації. Він дуже зручний, коли потрібно визначити суму витрат на оплату праці.
Приклад 1. ТОВ "Сніг" нещодавно зареєстровано. Застосовуваний режим - ССО. Штат фірми становить п'ять осіб: директор, головний бухгалтер, оператор, який виписує накладні, і два менеджери з продажу (один працює за сумісництвом). Кадровий облік доручений головному бухгалтеру. Які документи з кадрів йому буде потрібно забезпечити?
1. Усі працівники повинні написати заяви про прийом на роботу.
2. На весь штат, крім директора, потрібно скласти наказ про прийом на роботу. Директора призначають засновники, і це фіксується в протоколі їхньої поради.
3. Не пізніше п'яти днів після видання наказів і протоколу слід внести записи до трудових книжок всіх працівників, за винятком сумісника.
4. Рекомендуємо укласти з працівниками трудові договори.
5. На всіх працівників потрібно заповнити особисті картки.
6. Штатний розклад складати необов'язково. Можна почекати, поки штат фірми не збільшиться.
7. Інші документи (наприклад, графік відпусток) потрібно буде оформляти в процесі роботи.
Документи по заробітній платі
Всі документи, пов'язані з грошовими розрахунками, повинні заповнюватися з особливою ретельністю. Документи з оплати праці дуже важливі тим, що, по-перше, підтверджують витрати (їх істотну частину у багатьох "спрощенців" становлять саме виплати по зарплаті), а по-друге, залишаються на тривалому зберіганні. Терміни зберігання вказані в Переліку типових управлінських документів, затвердженому Росархивом 6 жовтня 2000
Табель обліку робочого часу
Щоб розрахувати зарплату, необхідно знати, скільки часу відпрацював кожен співробітник. Такі відомості записують у табель обліку робочого часу (форма N Т-13).
За табель, як правило, відповідає начальник підрозділу. В кінці місяця документ здається в бухгалтерію. Якщо його заповнює сам бухгалтер, він може використовувати об'єднану форму N Т-12 - табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці. Щоправда, вона досить громіздка.
Примітка. Форми із заробітної плати затверджені тим же Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1.
Відомість для нарахування заробітної плати
У розрахунковій відомості (форма N Т-51) бухгалтер вказує кількість відпрацьованих днів (годин), нараховану зарплату, утримання і суму, яка працівнику належить.
Примітка. Основним утриманням з зарплати є ПДФО, проте можуть бути й інші, наприклад повернення позики.
Але зарплата видається за іншим документом - з розрахунково-платіжної відомості (форма N Т-49). У ній фіксуються тільки нарахування і виплати, а в останній графі співробітники розписуються в отриманні. На наш погляд, використовувати розрахунково-платіжну відомість незручно: люди можуть дізнатися про чужі заробітках, а все-таки в цивілізованому світі особисті доходи вважаються конфіденційною інформацією.
Особовий рахунок
Особовий рахунок (форма N Т-54) заводиться на кожного працівника. Це зведений документ, за яким можна відстежити всю інформацію про заробітну плату. У ньому вказують відпрацьований час, нарахування, утримання, надаються пільги, посадові зміни, відпустки і т.д.
Якщо у фірмі облік заробітної плати ведеться на комп'ютері, особові рахунки в принципі не потрібні, якщо ж ні - без них не обійтися. Але в будь-якому випадку це зручний документ. Можна налаштувати програму, щоб вона, наприклад, один раз на місяць формувала особові рахунки, і періодично їх роздруковувати.
Інші документи
Уніфіковані форми розроблені і для розрахунку інших видів нарахувань, наприклад записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (форма N Т-60), записка-розрахунок при звільненні (форма N Т-61). Їх заповнюють в міру необхідності.
Приклад 2. Бухгалтер ТОВ "Сніг" нараховує заробітну плату за червень 2006 р. Система оплати праці в організації погодинна (щомісячні оклади). Які документи знадобляться бухгалтеру?
Для нарахування заробітної плати потрібно знати оклади співробітників, які можна подивитися у штатному розкладі, в наказі про прийом на роботу або в трудовому договорі. Ще - відпрацьований час. Воно повинно бути зазначено в табелі за червень 2006 р. На підставі цих відомостей бухгалтер може заповнити розрахункову відомість.
Документи по основних засобів
Припустимо, організацією придбано або побудовано основний засіб. Які документи повинні бути забезпечені?
Документи від постачальника
Перш за все накладна від постачальника основного засобу. Цікаво, чи потрібен "спрощенцю" рахунок-фактура?
Як ми знаємо, рахунок-фактура - це документ, що забезпечує відрахування по ПДВ. "Спрощенці" не платять ПДВ і, отже, цей відрахування не роблять. З іншого боку, ПДВ стосовно товарів (робіт, послуг) входить у витрати, що зменшують базу по єдиному податку (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однак основні засоби не відносяться до товарів (робіт, послуг), тому ПДВ по них включений у вартість і не списується у витрати окремим рядком.
Примітка. Див. Лист УМНС Росії від 10.09.2004 N 21-09/58952.
Первинним же документом, що підтверджує витрачені суми, є накладна. Отже, відсутність рахунки-фактури на придбане основний засіб ніяких проблем з податковими органами викликати не повинно.
Внутрішні документи
Другим необхідним документом є акт про прийом-передачу, який відображає введення основного засобу в експлуатацію. Він складається на одній з уніфікованих форм (N ОС-1, N ОС-1а і N ОС-1б), затверджених Постановою Держкомстату Росії від 21.01.2003 N 7.
Акт про прийом-передачу підписують члени комісії, що приймають об'єкт в експлуатацію, куплений чи побудований господарським способом.
Крім акта обов'язково заводиться інвентарна картка (форма N ОС-6), куди пізніше записують дані про всі зміни (про переоцінку, модернізації і т.д.).
Всі операції, вироблені з основним засобом (надходження, вибуття, переміщення та ін), відзначаються у відповідних документах.
Документи за товарно-матеріальними цінностями
Для відображення операцій з товарно-матеріальними цінностями документів не так багато. Товар або матеріали, що надійшли від постачальника, повинні супроводжуватися накладної, складеної за формою N ТОРГ-12.
Реалізуючи товар, продавець видає таку ж накладну, яка повинна бути підписана представником покупця і завірена печаткою. Товар, який отримує не керівник організації, відпускається тільки за довіреністю.
Будь-яке внутрішнє переміщення товару між складами чи зі складу в магазин теж супроводжується накладної (форма N ТОРГ-13).
На матеріали, що списуються заповнюється спеціальне вимога-накладна (форма N М-11). Виходячи із зазначеного, тут кількості витребуваного і відпущеного матеріалу, бухгалтер розраховує його собівартість.
Примітка. Форми N ТОРГ-12 і N ТОРГ-13 затверджені Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132; N М-11 - Постановою Держкомстату Росії від 30.10.1997 N 71а.
Отримана або надана комусь послуга (виконана робота) підтверджується актом. Його форму організація може розробити самостійно.
Банківські і касові документи
При безготівкових розрахунках діють на підставі таких документів, як:
- Платіжні доручення;
- Акредитиви;
- Чеки;
- Платіжні вимоги;
- Інкасові доручення.
Це банківські документи. Найбільш часто з них використовується платіжне доручення (форма 0401060, затверджена Положенням ЦБ РФ від 03.10.2002 N 2-П).
Що належить до касових документів? При надходженні готівкових грошей виписують прибутковий ордер (форма N КО-1), при видачі - видатковий ордер (форма N КО-2). Бухгалтери деяких фірм, видаючи заробітну плату, заповнюють платіжну відомість (форма N Т-53). Всі ці документи повинні бути вказані в касовій книзі (форма N КО-4). При ССО - як для організацій, так і для індивідуальних підприємців - зберігається загальний порядок оформлення касових операцій (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Примітка. Форми касових документів затверджені Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88.
Графік документообігу
Коли документи, необхідні для оформлення господарських операцій, вибрано, залишилося розробити графік документообігу. Що тут важливо? У графіку слід відобразити як можна більше документів, які будуть надходити від контрагентів або створюватися у власній організації, вказати авторів документів і всіх, хто буде робити в них будь-які записи, встановити терміни виконання і здачі в підрозділи, позначити відповідальних за перевірку документів.
Графік оформляється як розпорядження директора. Всі учасники документообігу повинні ознайомитися з ним і підписати. У розпорядженні можна перерахувати санкції за порушення встановленого порядку (наприклад, табельник, не представив першого числа місяця свій документ в бухгалтерію, позбавляється 10% премії).
Здається, навіщо так ускладнювати? Чи не можна просто домовитися, щоб все вчасно здавали документи? Звичайно, якщо всі працівники - люди відповідальні, можна обійтися і без особливого розпорядження. Але все-таки з чітким, продуманим графіком у бухгалтера більше підстав бути впевненим, що його ніхто не підведе.
Приклад 3. Продовжимо наш приклад. ТОВ "Сніг" планує зайнятися оптовою торгівлею зі складу. Необхідно скласти графік документообігу, пов'язаного з реалізацією товарів.
ТОВ "Сніг" працює на ССО, і при реалізації товарів доведеться складати тільки один документ - товарну накладну за формою N ТОРГ-12 (рахунки-фактури "спрощенці" видавати не зобов'язані). Тому в графіку буде вказаний тільки один документ.
Графік оформлення і передачі накладних на реалізацію
у ТОВ "Сніг"
Література
1. Розробляємо правила документообігу
("Спрощенка", 2006, N 7)
2. Документообіг по відрядженнях
("Головбух". Додаток "Облік в туристичній діяльності", 2006, N 2)
3. Документообіг на підприємствах торгівлі та громадського харчування
("Бухгалтерський облік і податки у торгівлі та громадському харчуванні", 2006, N 1)
4. Увага на документообіг
("Облік. Податки. Право", 2005, N 37)
5. Розрахунки з постійними клієнтами: як впорядкувати документообіг
("Головбух", 2005, N 18)
6. Порядок розрахунків за посередницькими договорами. Документообіг. Оподаткування
("Бухгалтерський бюлетень", 2005, N 6)
7. Документообіг: точка відліку
("Московський бухгалтер", 2005, N 5)
8. Як оптимізувати документообіг на підприємстві: досвід практиків
("Головбух", 2005, N 5)
9. Документообіг по відрядженнях
("Головбух". Додаток "Облік в туристичній діяльності", 2004, N 3)
10.Документооборот при договорі комісії
("Російський податковий кур'єр", 2004, N 15)
11.Документація та документообіг у банках
("Бухгалтерія й банки", 2004, N 7)
12.Графік документообігу в підрядної будівельної організації: практичний підхід
("Будівництво: оподаткування, бухоблік", 2004, N 2)
ПЛАН
Кадрові документи
Трудовий договір
Трудова книжка
Інші кадрові документи
Документи по заробітній платі
Табель обліку робочого часу
Відомість для нарахування заробітної плати
Особовий рахунок
Інші документи
Документи по основних засобів
Документи від постачальника
Внутрішні документи
Документи за товарно-матеріальними цінностями
Банківські і касові документи
Графік документообігу
УСН застосовують в основному фірми з невеликим штатом. Співробітники тут зазвичай поєднують декілька обов'язків, і діловодство найчастіше випадає на долю бухгалтера. Цим і викликаний інтерес нашого журналу до даної теми.
Часто адміністрація маленької фірми, яка працює на "спрощенку", - лише директор і бухгалтер, і цілком природно, що організація документообігу тут доручається бухгалтерові. Але в будь-якому випадку хто як не бухгалтер кровно зацікавлений, щоб з документами був повний порядок: адже саме йому доводиться постійно з ними працювати!
Що це за документи? Спочатку про бухгалтерський облік. Відповідно до ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" всі господарські операції повинні бути документально підтверджені, для чого оформлюються так звані первинні облікові документи. Причому "спрощенців" це теж стосується: навіть якщо бухгалтерський облік вони ведуть не в повному обсязі, від такого обов'язку їх ніхто не звільняв.
Тепер про податковий облік. Тут те ж саме. У ст. 248 ПК РФ сказано, що доходи визначаються на підставі первинних документів. Стаття 248 НК РФ класифікує доходи, що враховуються при сплаті податку на прибуток, але очевидно, що її положення поширюються і на доходи при УСН. Витрати ж при спрощеному режимі приймаються тільки в тому випадку, якщо вони відповідають критеріям п. 1 ст. 252 НК РФ, а одним з них якраз є наявність відповідних документів.
Примітка. Див. п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
Тому якщо у бухгалтера вчасно виявляться необхідні документи, до того ж вони будуть правильно оформлені, то проблем з урахуванням буде, звичайно, менше.
Розглянемо основні документи, які знадобляться практично всім фірмам.
Кадрові документи
Документи з кадрів, як і по оплаті праці, повинні бути абсолютно у всіх організацій і індивідуальних підприємців. Більшість таких документів має тривалий термін зберігання (75 років чи постійний), тому до них необхідно ставитися особливо уважно.
Які ж з них є обов'язковими? Звернемося до нашого законодавства.
На замітку. Створення власних форм документів
Якщо для якогось документа потрібно форма, а уніфікованої немає, форму можна розробити самостійно. Єдине, в ній повинні бути обов'язкові реквізити: назва документа, назва організації, зміст господарської операції, одиниці виміру в грошовому і натуральному вираженні, найменування посад відповідальних осіб, і місце для підписів і дати складання. Про це йдеться у п. 2 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ.
У уніфіковані форми (крім касових) допускається вносити реквізити, які в організаціях порахують потрібними, супроводивши це наказом чи розпорядженням. А ось видаляти вже наявні не можна. Ці правила - з Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженого Постановою Держкомстату Росії від 24.03.1999 N 20.
Трудовий договір
Перший документ кадрового обліку, який розглядається в Трудовому кодексі, - це трудовий договір. Однак хоча документ і названий за потрібне, вона носить, швидше, рекомендаційний характер. Згідно зі ст. 67 трудовий договір, навіть заповнений невірно (що рівнозначно тому, як якби він був відсутній), вважається укладеним. Обов'язковою умовою прийому на роботу є лише те, що чоловік приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця. Тобто начебто б трудовий договір можна і не оформляти. Але з іншого боку, наявність такого документа забезпечує визнання більшості витрат на оплату праці.
Досвід показує, що багато питань, наприклад розпорядок чи посадові обов'язки, краще позначити в трудовому договорі. І щоб уникнути можливих непорозумінь, радимо скласти його за всіма правилами.
Отже, що потрібно вказати в трудовому договорі? Обов'язковими реквізитами будуть, зрозуміло, прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця. Головні розділи наступні:
- Місце роботи;
- Дата початку роботи;
- Найменування посади (спеціальності, професії);
- Права і обов'язки працівника;
- Права та обов'язки роботодавця;
- Характеристика умов праці, компенсації і пільги;
- Режим праці і відпочинку (якщо він відрізняється від загальних правил, встановлених в організації);
- Оплата праці;
- Види соціального страхування.
Примітка. Див. ст. 57 ТК РФ.
У трудовому договорі часто містяться пункти про випробувальний термін, відпрацюванні після навчання, про нерозголошення таємниці і т.д. Термін, на який людина береться тимчасово, повинен бути зафіксований, інакше договір вважається безстроковим. Роботодавець може вписати і інші, важливі на його погляд, умови.
Трудова книжка
Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж (ст. 66 ТК РФ). Якщо працівник працював на фірмі більше п'яти днів, роботодавець зобов'язаний зафіксувати це у трудовій книжці. Як вносити записи, можна дізнатися з Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 N 69.
Трудову книжку заводять на першому робочому місці, і в ній вже відбивається вся подальша зміна роботи, але тільки роботи основної. Якщо ж людина хоче, щоб у нього був відзначений будь стаж, потрібно звернутися за місцем основної роботи, і там, переглянувши документи про сумісництво, йому, можливо, внесуть відповідний запис.
Все це відноситься тільки до організацій. Індивідуальні підприємці не заводять працівникам трудових книжок, а в наявних нічого не записують. Документом, що підтверджує роботу у фізичної особи, є тільки трудовий договір.
Примітка. Таку вказівку дано у ст. 309 ТК РФ.
Інші кадрові документи
Крім трудових договорів та трудових книжок оформляються та інші документи. Перш за все до них належать накази по особовому складу. Приймаючи людину на роботу, заповнюють форму N Т-1 або N Т-1а, звільняючи - форму N Т-8 або N Т-8а. Накази видаються, коли співробітників переводять на іншу посаду, надають їм відпустку і заохочення, направляють у відрядження. Крім цього, всі роботодавці повинні складати графік відпусток за формою N Т-7 (ст. 123 ТК РФ). Форми з обліку праці затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1.
При прийняття, звільнення, відхід у відпустку і будь-яких кадрових переміщеннях співробітники повинні подавати заяви (у довільній формі), які будуть зберігатися на фірмі.
Обов'язковий документ кадрового обліку - особова картка працівника (форма N Т-2). У неї заносяться всілякі відомості: дата і місце народження, освіта, знання іноземної мови, склад сім'ї, відпустки, переміщення по роботі і пр.
Серед уніфікованих форм є штатний розклад (N Т-3). Воно являє собою перелік посад із зазначенням штатних одиниць та окладів (тарифних ставок), затверджується керівником організації або індивідуальним підприємцем. Цей документ не є обов'язковим, і його складають на розсуд адміністрації. Він дуже зручний, коли потрібно визначити суму витрат на оплату праці.
Приклад 1. ТОВ "Сніг" нещодавно зареєстровано. Застосовуваний режим - ССО. Штат фірми становить п'ять осіб: директор, головний бухгалтер, оператор, який виписує накладні, і два менеджери з продажу (один працює за сумісництвом). Кадровий облік доручений головному бухгалтеру. Які документи з кадрів йому буде потрібно забезпечити?
1. Усі працівники повинні написати заяви про прийом на роботу.
2. На весь штат, крім директора, потрібно скласти наказ про прийом на роботу. Директора призначають засновники, і це фіксується в протоколі їхньої поради.
3. Не пізніше п'яти днів після видання наказів і протоколу слід внести записи до трудових книжок всіх працівників, за винятком сумісника.
4. Рекомендуємо укласти з працівниками трудові договори.
5. На всіх працівників потрібно заповнити особисті картки.
6. Штатний розклад складати необов'язково. Можна почекати, поки штат фірми не збільшиться.
7. Інші документи (наприклад, графік відпусток) потрібно буде оформляти в процесі роботи.
Документи по заробітній платі
Всі документи, пов'язані з грошовими розрахунками, повинні заповнюватися з особливою ретельністю. Документи з оплати праці дуже важливі тим, що, по-перше, підтверджують витрати (їх істотну частину у багатьох "спрощенців" становлять саме виплати по зарплаті), а по-друге, залишаються на тривалому зберіганні. Терміни зберігання вказані в Переліку типових управлінських документів, затвердженому Росархивом 6 жовтня 2000
Табель обліку робочого часу
Щоб розрахувати зарплату, необхідно знати, скільки часу відпрацював кожен співробітник. Такі відомості записують у табель обліку робочого часу (форма N Т-13).
За табель, як правило, відповідає начальник підрозділу. В кінці місяця документ здається в бухгалтерію. Якщо його заповнює сам бухгалтер, він може використовувати об'єднану форму N Т-12 - табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці. Щоправда, вона досить громіздка.
Примітка. Форми із заробітної плати затверджені тим же Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1.
Відомість для нарахування заробітної плати
У розрахунковій відомості (форма N Т-51) бухгалтер вказує кількість відпрацьованих днів (годин), нараховану зарплату, утримання і суму, яка працівнику належить.
Примітка. Основним утриманням з зарплати є ПДФО, проте можуть бути й інші, наприклад повернення позики.
Але зарплата видається за іншим документом - з розрахунково-платіжної відомості (форма N Т-49). У ній фіксуються тільки нарахування і виплати, а в останній графі співробітники розписуються в отриманні. На наш погляд, використовувати розрахунково-платіжну відомість незручно: люди можуть дізнатися про чужі заробітках, а все-таки в цивілізованому світі особисті доходи вважаються конфіденційною інформацією.
Особовий рахунок
Особовий рахунок (форма N Т-54) заводиться на кожного працівника. Це зведений документ, за яким можна відстежити всю інформацію про заробітну плату. У ньому вказують відпрацьований час, нарахування, утримання, надаються пільги, посадові зміни, відпустки і т.д.
Якщо у фірмі облік заробітної плати ведеться на комп'ютері, особові рахунки в принципі не потрібні, якщо ж ні - без них не обійтися. Але в будь-якому випадку це зручний документ. Можна налаштувати програму, щоб вона, наприклад, один раз на місяць формувала особові рахунки, і періодично їх роздруковувати.
Інші документи
Уніфіковані форми розроблені і для розрахунку інших видів нарахувань, наприклад записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (форма N Т-60), записка-розрахунок при звільненні (форма N Т-61). Їх заповнюють в міру необхідності.
Приклад 2. Бухгалтер ТОВ "Сніг" нараховує заробітну плату за червень 2006 р. Система оплати праці в організації погодинна (щомісячні оклади). Які документи знадобляться бухгалтеру?
Для нарахування заробітної плати потрібно знати оклади співробітників, які можна подивитися у штатному розкладі, в наказі про прийом на роботу або в трудовому договорі. Ще - відпрацьований час. Воно повинно бути зазначено в табелі за червень 2006 р. На підставі цих відомостей бухгалтер може заповнити розрахункову відомість.
Документи по основних засобів
Припустимо, організацією придбано або побудовано основний засіб. Які документи повинні бути забезпечені?
Документи від постачальника
Перш за все накладна від постачальника основного засобу. Цікаво, чи потрібен "спрощенцю" рахунок-фактура?
Як ми знаємо, рахунок-фактура - це документ, що забезпечує відрахування по ПДВ. "Спрощенці" не платять ПДВ і, отже, цей відрахування не роблять. З іншого боку, ПДВ стосовно товарів (робіт, послуг) входить у витрати, що зменшують базу по єдиному податку (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однак основні засоби не відносяться до товарів (робіт, послуг), тому ПДВ по них включений у вартість і не списується у витрати окремим рядком.
Примітка. Див. Лист УМНС Росії від 10.09.2004 N 21-09/58952.
Первинним же документом, що підтверджує витрачені суми, є накладна. Отже, відсутність рахунки-фактури на придбане основний засіб ніяких проблем з податковими органами викликати не повинно.
Внутрішні документи
Другим необхідним документом є акт про прийом-передачу, який відображає введення основного засобу в експлуатацію. Він складається на одній з уніфікованих форм (N ОС-1, N ОС-1а і N ОС-1б), затверджених Постановою Держкомстату Росії від 21.01.2003 N 7.
Акт про прийом-передачу підписують члени комісії, що приймають об'єкт в експлуатацію, куплений чи побудований господарським способом.
Крім акта обов'язково заводиться інвентарна картка (форма N ОС-6), куди пізніше записують дані про всі зміни (про переоцінку, модернізації і т.д.).
Всі операції, вироблені з основним засобом (надходження, вибуття, переміщення та ін), відзначаються у відповідних документах.
Документи за товарно-матеріальними цінностями
Для відображення операцій з товарно-матеріальними цінностями документів не так багато. Товар або матеріали, що надійшли від постачальника, повинні супроводжуватися накладної, складеної за формою N ТОРГ-12.
Реалізуючи товар, продавець видає таку ж накладну, яка повинна бути підписана представником покупця і завірена печаткою. Товар, який отримує не керівник організації, відпускається тільки за довіреністю.
Будь-яке внутрішнє переміщення товару між складами чи зі складу в магазин теж супроводжується накладної (форма N ТОРГ-13).
На матеріали, що списуються заповнюється спеціальне вимога-накладна (форма N М-11). Виходячи із зазначеного, тут кількості витребуваного і відпущеного матеріалу, бухгалтер розраховує його собівартість.
Примітка. Форми N ТОРГ-12 і N ТОРГ-13 затверджені Постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132; N М-11 - Постановою Держкомстату Росії від 30.10.1997 N 71а.
Отримана або надана комусь послуга (виконана робота) підтверджується актом. Його форму організація може розробити самостійно.
Банківські і касові документи
При безготівкових розрахунках діють на підставі таких документів, як:
- Платіжні доручення;
- Акредитиви;
- Чеки;
- Платіжні вимоги;
- Інкасові доручення.
Це банківські документи. Найбільш часто з них використовується платіжне доручення (форма 0401060, затверджена Положенням ЦБ РФ від 03.10.2002 N 2-П).
Що належить до касових документів? При надходженні готівкових грошей виписують прибутковий ордер (форма N КО-1), при видачі - видатковий ордер (форма N КО-2). Бухгалтери деяких фірм, видаючи заробітну плату, заповнюють платіжну відомість (форма N Т-53). Всі ці документи повинні бути вказані в касовій книзі (форма N КО-4). При ССО - як для організацій, так і для індивідуальних підприємців - зберігається загальний порядок оформлення касових операцій (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Примітка. Форми касових документів затверджені Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88.
Графік документообігу
Коли документи, необхідні для оформлення господарських операцій, вибрано, залишилося розробити графік документообігу. Що тут важливо? У графіку слід відобразити як можна більше документів, які будуть надходити від контрагентів або створюватися у власній організації, вказати авторів документів і всіх, хто буде робити в них будь-які записи, встановити терміни виконання і здачі в підрозділи, позначити відповідальних за перевірку документів.
Графік оформляється як розпорядження директора. Всі учасники документообігу повинні ознайомитися з ним і підписати. У розпорядженні можна перерахувати санкції за порушення встановленого порядку (наприклад, табельник, не представив першого числа місяця свій документ в бухгалтерію, позбавляється 10% премії).
Здається, навіщо так ускладнювати? Чи не можна просто домовитися, щоб все вчасно здавали документи? Звичайно, якщо всі працівники - люди відповідальні, можна обійтися і без особливого розпорядження. Але все-таки з чітким, продуманим графіком у бухгалтера більше підстав бути впевненим, що його ніхто не підведе.
Приклад 3. Продовжимо наш приклад. ТОВ "Сніг" планує зайнятися оптовою торгівлею зі складу. Необхідно скласти графік документообігу, пов'язаного з реалізацією товарів.
ТОВ "Сніг" працює на ССО, і при реалізації товарів доведеться складати тільки один документ - товарну накладну за формою N ТОРГ-12 (рахунки-фактури "спрощенці" видавати не зобов'язані). Тому в графіку буде вказаний тільки один документ.
Графік оформлення і передачі накладних на реалізацію
у ТОВ "Сніг"
| Створення документів | Передача покупцеві | Передача на склад | Передача в бухгалтерію | |||||
| Відповідальний- ний | Термін виконання | Кількість примірників | Відповідальний- ний за оформлення | Термін передачі | Відповідальний- ний | Термін передачі | Відповідальний- ний | Термін передачі |
| Оператор по виписці накладних | При кожній реалізації | 3 | Менеджер з продажам | При отриманні товару | Менеджер з продажам | Щодня в кінці дня | Менеджер з продажам | Щодня в кінці дня |
Література
1. Розробляємо правила документообігу
("Спрощенка", 2006, N 7)
2. Документообіг по відрядженнях
("Головбух". Додаток "Облік в туристичній діяльності", 2006, N 2)
3. Документообіг на підприємствах торгівлі та громадського харчування
("Бухгалтерський облік і податки у торгівлі та громадському харчуванні", 2006, N 1)
4. Увага на документообіг
("Облік. Податки. Право", 2005, N 37)
5. Розрахунки з постійними клієнтами: як впорядкувати документообіг
("Головбух", 2005, N 18)
6. Порядок розрахунків за посередницькими договорами. Документообіг. Оподаткування
("Бухгалтерський бюлетень", 2005, N 6)
7. Документообіг: точка відліку
("Московський бухгалтер", 2005, N 5)
8. Як оптимізувати документообіг на підприємстві: досвід практиків
("Головбух", 2005, N 5)
9. Документообіг по відрядженнях
("Головбух". Додаток "Облік в туристичній діяльності", 2004, N 3)
10.Документооборот при договорі комісії
("Російський податковий кур'єр", 2004, N 15)
11.Документація та документообіг у банках
("Бухгалтерія й банки", 2004, N 7)
12.Графік документообігу в підрядної будівельної організації: практичний підхід
("Будівництво: оподаткування, бухоблік", 2004, N 2)