Міністерство освіти Республіки Білорусь
УО "Мінський державний архітектурно-будівельний коледж"
Спеціальність 2-25 1 жовтня "Комерційна діяльність"
Курсова робота
ТЕМА Організація роботи з пошуку постачальників товарів
ПРЕДМЕТ Комерційна діяльність
Учнівська __________ А.В. Іванова
(Підпис)
Група № 5296Курс 3
Робота захищена з оцінкою _______ _______
(Оцінка) (дата)
Керівник __________ Є.Г. Петров
(Підпис)
Мінськ 2007
ЗМІСТ
Введення .. 3
Вивчення і пошук постачальників товарів. 5
Організація комерційних зв'язків і вибір потенційного постачальника 7
Усвідомлення проблеми .. 14
Узагальнений опис потреби .. 14
Оцінка характеристик товару. 15
Пошуки постачальників. 16
Запрашіваніе пропозицій. 17
Вибір постачальника. 17
Розробка процедури видачі замовлення. 20
Оцінка роботи постачальника. 21
Контроль і облік товарів, що поставляються від постачальників. 21
Висновок .. 25
Список використаних джерел .. 27
Тут актуальним стає систематичне виявлення і вивчення джерел закупівлі і постачальників товару, а також вдосконалення організації господарських зв'язків з постачальниками.
Оцінка ефективності господарських зв'язків характеризує результативність управління комерційною роботою торговельної організації. Ефективність господарських зв'язків виражається в закупівлях товарів у виробників за більш низькими цінами за рахунок скорочення числа посередників, що беруть участь у торговому обігу, а, отже, зменшення величини торгових надбавок, що встановлюються кожним посередником.
Спеціальні підрозділи роботи розкривають суть процесу вибору постачальника. Проаналізовано етапи та критерії вибору постачальників (потужність, розмір організації постачальників, їх місцезнаходження), запрашіваніе пропозицій постачальників, аналіз їх виконання, розробка процедури видачі замовлення, а також оцінка роботи постачальника.
Головна проблема при виборі постачальника - відсутність одиничного критерію оцінки постачальника.
Існує багато специфічних умов, але можна виділити загальні положення, якими слід керуватися в комерційній діяльності:
· Репутація та імідж;
· Надійність;
· Якість продукції, відповідність його прогресивним стандартам;
· Можливий обсяг поставки;
· Дотримання термінів, графіків поставки;
· Рівень ціни на продукцію або послуги (порівняльний аналіз ціни / якість, ціна / кількість);
· Умови поставки та форми розрахунків (поставки за планом, на вимогу, упакування, транспортні та страхові послуги, валюта розрахунків);
· Стосунки з замовниками (довірчі, тісні, довготривалі, комфортні або епізодичні, формальні, диктаторські);
· Додаткові послуги.
Однак вимоги до постачальників кожна фірма може встановлювати на основі власних міркувань і прийнятої стратегії діяльності.
Для вивчення постачальників і їх можливостей працівники торгівлі повинні брати участь у роботі ярмарків; виставок - продажів і виставок - переглядів зразків нових і кращих виробів, стежити за рекламними оголошеннями по радіо і телебаченню, в газетах і журналах, бюлетенях попиту та пропозиції, за проспектами, каталогами, прайс-листами.
Важлива роль у комерційній роботі відводиться вишукування додаткових ресурсів з місцевої сировини, продукції кооперативної промисловості, підсобних, фермерських господарств, продукції індивідуальної трудової діяльності. Комерційний апарат повинен виявляти можливості розвитку нових видів виробництва і відновлення старих забутих промислів, особливо художніх, вести облік і повсякденно реєструвати виробників товарів, ще не зв'язаних договірними відносинами з підприємством, готувати пропозиції з питань збільшення виробництва потрібних товарів, розширення асортименту, поліпшення якості.
Комерційним працівникам слід відвідувати виробничі підприємства (постачальників-виробників) з метою ознайомлення з виробничими можливостями підприємства, обсягом і якістю продукції, що випускається, а також брати участь у нарадах з працівниками промисловості, в роботі оптових ярмарків, виставок - переглядів нових зразків виробів.
Комерційним працівникам необхідно постійно стежити за рекламними оголошеннями в засобах масової інформації, спеціалізованих виданнях, за біржовими даними, проспектами, каталогами. Формування товарних ресурсів є предметом постійної роботи торгового апарату підприємства. У ринкових умовах форми і методи цієї роботи перетерпіли істотні зміни. Головні зміни полягають у тому, що на зміну методам централізованого розподілу товарних ресурсів прийшла ринкова практика вільної купівлі-продажу товарів за цінами попиту та пропозиції. Тому комерційна ініціатива торгових працівників по залученню в товарообіг максимальних товарних ресурсів з метою отримання необхідного прибутку повинна сполучатися з турботою про кінцевих покупців, обліком їхньої платоспроможності, недопущенням невиправданого зростання цін, наданням населенню можливості придбати товари за доступними цінами.
До постачальників товарів відносять конкретні підприємства різних джерел надходження, тобто тих чи інших галузей народного господарства, різних сфер виробничо-економічної діяльності, що виробляють товари та послуги.
Враховуючи велике різноманіття постачальників товарів, їх можна класифікувати на декілька груп за різними ознаками (функціональним, територіальним, формам власності, відомчої приналежності та ін.) В узагальненому вигляді всіх постачальників товарів можна підрозділити на дві категорії: постачальників-виробників і постачальників - оптових підприємств.
Постачальники-виробники - виробничі підприємства, фірми, приватні підприємці тощо, що випускають товари споживчого призначення різного асортименту для задоволення попиту споживачів.
Постачальники - оптові підприємства закуповують товари у постачальників-виготовлювачів, а також у оптових посередників і реалізують їх оптовим покупцям (роздрібним торговельним підприємствам, агентам, брокерам, роздрібним торговцям і т.д.).
Постачальниками - оптовими підприємствами можуть бути оптові підприємства загальнонаціонального (федерального) та регіонального рівнів різного товарного асортименту (спеціалізації), що складають основу оптової структури на споживчому ринку, оптові посередники (підприємства-брокери, підприємства-агенти, дилери) а також організатори оптового обороту (оптові ярмарки, аукціони, товарні біржі, оптові та дрібнооптові ринки, магазини-склади і т.п.).
Оптові посередники в умовах ринкової економіки набувають самостійного значення в сфері закупівельної (оптової) діяльності.
За територіальною ознакою постачальники товарів можуть бути місцевими (внутріобласними), внеобластнимі, республіканськими і внереспубліканскімі. Оптові підприємства частіше всього закуповують товари у внеобластних і внереспубліканскіх постачальників, враховуючи, що не у всіх областях і республіках розвите виробництво тих чи інших товарів і їх доводиться завозити. Місцеві постачальники-виробники часто постачають товари безпосередньо роздрібним торговельним підприємствам, минаючи оптові бази.
По приналежності до тієї або іншої господарської системі розрізняють внутрішньосистемних (що відносяться до тієї ж системи, в яку входять і оптові покупці) і позасистемних (всі інші) постачальників.
За формою власності постачальники можуть бути приватними, державними, муніципальними, кооперативними та інших форм власності.
Вивчаючи джерела закупівель товарів, комерційні працівники складають на кожного постачальника спеціальні картки, причому їх доцільно групувати по місцевих, міжобласним та міжреспубліканськими постачальникам. У картках зазначаються дані про виробничої потужності підприємства, кількості та асортименті продукції, що випускається, можливості виробництва інших товарів, умови постачання товарів і інші відомості, що цікавлять оптові бази.
У нових умовах господарювання організація комерційної діяльності підприємств будується на основі принципу повної рівноправності торгових партнерів з поставки товарів, господарської самостійності постачальників і покупців, суворої матеріальної і фінансової відповідальності сторони за виконання прийнятих зобов'язань.
Всі операції по організації торгово-оперативних процесів та управління ними з метою досягнення високої економічної ефективності роботи торговельного підприємства пов'язані, перш за все, з раціональною організацією господарських зв'язків з постачальниками товарів, які сприяють планомірному розвитку економіки, збалансованості попиту та пропозиції, своєчасній поставці продукції і товарів народного споживання покупцям. Тому на кожному торговельному підприємстві повинна проводитися робота з вивчення та підтримання господарських зв'язків з постачальниками.
Господарські зв'язки між постачальниками і покупцями товарів - широке поняття. Сюди входять економічні, організаційні, комерційні, адміністративно-правові, фінансові та інші відносини, що складаються між покупцями і постачальниками в процесі поставок товарів.
Система господарських зв'язків включає:
· Участь торгових організацій у розробці промисловими підприємствами (об'єднаннями, фірмами) планів виробництва товарів за допомогою подання заявок і замовлень;
· Господарські договори;
· Контроль над дотриманням договірних зобов'язань;
· Застосування економічних санкцій;
· Участь у роботі товарних бірж та оптових ярмарок;
· Перевірку якості (експертизу) товарів, що поставляються;
· Встановлення оптимальних фінансових взаємовідносин;
· Застосування адміністративно-правових норм та ін
З постачальниками товарів повинні бути налагоджені раціональні господарські зв'язки, переважно прямі і довгострокові договірні взаємини, що дозволяють закуповувати товари як у постачальників-виготовлювачів на стабільній договірній основі, так і в оптових посередників при економічній і організаційній вигідності цих закупівель.
Основною формою господарських зв'язків з постачальниками товарів є договір поставки товарів. Закупівля сільськогосподарської продукції у виробників може здійснюватися на основі договору контрактації. У системі господарських взаємин з постачальниками можуть також використовуватися заявки і замовлення покупців,
При епізодичних постачаннях товарів чи разових закупівлях одноразових партій товарів закупівлі можуть здійснюватися шляхом висунення оферти, її акцепту і оформлення товарно-транспортних документів без складання єдиного письмового договору поставки.
Торговельні підприємства встановлюють зв'язку в основному з місцевими постачальниками і постачальницько-збутовими посередниками. Постачальниками імпортних товарів найчастіше є перекупники товарів - або посередники, або приватні фірми. При таких зв'язках знижуються витрати підприємств роздрібної торгівлі, так як товар ввозиться постачальником в магазин, і підприємство не несе транспортних витрат, а оплата проводиться в міру реалізації товару.
Необхідність прискорення адаптації торгівлі до умов ринкової економіки вимагає організації чіткого функціонування господарських зв'язків торговельних підприємств із постачальниками товарів. У цьому відношенні особливу актуальність набувають прямі договірні зв'язки торговельних підприємств з виробниками товарів.
Під прямими договірними зв'язками маються на увазі безпосередні договірні взаємовідносини між виробниками та покупцями товарів без участі інших комерційних посередників.
При цьому сучасне законодавство визначає, що виробник - підприємство, організація, установа або громадянин-підприємець, що виробляє товари для реалізації, а покупець - торгове підприємство, організація, установа або громадянин-підприємець, який реалізує товари оптом чи вроздріб.
Становлення ринкових відносин призвело до істотного зростання надходження товарів в торгові підприємства безпосередньо від виробничих підприємств за рахунок скорочення поставок від оптових підприємств та інших комерційних посередників. Це обставина пов'язана з тим, що торгівля при встановленні прямих договірних зв'язків з виробниками товарів отримує більш високі доходи, ніж при поставці товарів через оптову ланку, за рахунок закупівлі товарів за нижчими цінами в результаті скорочення числа посередників, що беруть участь у торговому обігу, а, отже, і зменшення величини торгових надбавок, що встановлюються кожним посередником.
Організація прямих договірних зв'язків торговельних підприємств з виробничими підприємствами з постачання товарів простого асортименту (хлібобулочних виробів, пива, безалкогольних напоїв, борошна, крупи, винно-горілчаних виробів, молочних продуктів, овочів, фруктів і ін) є найбільш раціональну та економічно доцільну форму організації господарських зв'язків. Організація ж таких зв'язків по поставках товарів складного асортименту (тканин, швейних товарів, трикотажу, панчішно-шкарпеткових виробів, взуття, галантереї, культтоварів та ін) надзвичайно утруднена через дію багатьох організаційно-економічних, торговельних, транспортних та інших факторів (необхідність підсортування виробів на оптових складах, поставка товарів великими партіями, звуження асортименту, величина роздрібного товарообігу, віддаленість постачальників від роздрібної мережі і т.д.). Тому роль оптових ланок у постачанні товарами складного асортименту торгових підприємств залишається і в ринковій економіці досить великий.
По товарах складного асортименту важливим завданням оптових підприємств є встановлення прямих договірних зв'язків з підприємствами-виробниками, оскільки на відміну від роздрібних підприємств оптові підприємства, які мають більш значні обсяги товарообігу, ніж роздрібні, і що володіють необхідними складськими площами, можуть отримувати товари від постачальників-виготовлювачів в розмірах транзитних відвантажень з необхідною частотою для комплектування широкого торговельного асортименту і регулярного постачання товарами роздрібної торгової мережі.
УО "Мінський державний архітектурно-будівельний коледж"
Спеціальність 2-25 1 жовтня "Комерційна діяльність"
Курсова робота
ТЕМА Організація роботи з пошуку постачальників товарів
ПРЕДМЕТ Комерційна діяльність
Учнівська __________ А.В. Іванова
(Підпис)
Група № 5296Курс 3
Робота захищена з оцінкою _______ _______
(Оцінка) (дата)
Керівник __________ Є.Г. Петров
(Підпис)
Мінськ 2007
ЗМІСТ
Введення .. 3
Вивчення і пошук постачальників товарів. 5
Організація комерційних зв'язків і вибір потенційного постачальника 7
Усвідомлення проблеми .. 14
Узагальнений опис потреби .. 14
Оцінка характеристик товару. 15
Пошуки постачальників. 16
Запрашіваніе пропозицій. 17
Вибір постачальника. 17
Розробка процедури видачі замовлення. 20
Оцінка роботи постачальника. 21
Контроль і облік товарів, що поставляються від постачальників. 21
Висновок .. 25
Список використаних джерел .. 27
Введення
Ефективність закупівель багато в чому залежить від правильного вибору джерел надходження і постачальників, тому комерційним службам підприємства слід приділити цьому питанню багато уваги.Тут актуальним стає систематичне виявлення і вивчення джерел закупівлі і постачальників товару, а також вдосконалення організації господарських зв'язків з постачальниками.
Оцінка ефективності господарських зв'язків характеризує результативність управління комерційною роботою торговельної організації. Ефективність господарських зв'язків виражається в закупівлях товарів у виробників за більш низькими цінами за рахунок скорочення числа посередників, що беруть участь у торговому обігу, а, отже, зменшення величини торгових надбавок, що встановлюються кожним посередником.
Спеціальні підрозділи роботи розкривають суть процесу вибору постачальника. Проаналізовано етапи та критерії вибору постачальників (потужність, розмір організації постачальників, їх місцезнаходження), запрашіваніе пропозицій постачальників, аналіз їх виконання, розробка процедури видачі замовлення, а також оцінка роботи постачальника.
Головна проблема при виборі постачальника - відсутність одиничного критерію оцінки постачальника.
Існує багато специфічних умов, але можна виділити загальні положення, якими слід керуватися в комерційній діяльності:
· Репутація та імідж;
· Надійність;
· Якість продукції, відповідність його прогресивним стандартам;
· Можливий обсяг поставки;
· Дотримання термінів, графіків поставки;
· Рівень ціни на продукцію або послуги (порівняльний аналіз ціни / якість, ціна / кількість);
· Умови поставки та форми розрахунків (поставки за планом, на вимогу, упакування, транспортні та страхові послуги, валюта розрахунків);
· Стосунки з замовниками (довірчі, тісні, довготривалі, комфортні або епізодичні, формальні, диктаторські);
· Додаткові послуги.
Однак вимоги до постачальників кожна фірма може встановлювати на основі власних міркувань і прийнятої стратегії діяльності.
Для вивчення постачальників і їх можливостей працівники торгівлі повинні брати участь у роботі ярмарків; виставок - продажів і виставок - переглядів зразків нових і кращих виробів, стежити за рекламними оголошеннями по радіо і телебаченню, в газетах і журналах, бюлетенях попиту та пропозиції, за проспектами, каталогами, прайс-листами.
Вивчення і пошук постачальників товарів
Для успішного виконання комерційних операцій по закупівлях товарів підприємства повинні систематично займатися виявленням і вивченням джерел закупівлі і постачальників товарів. Комерційні працівники повинні добре знати свій економічний район і його природні багатства, промисловість, сільське господарство, виробничі можливості і асортимент вироблюваних виробів на промислових підприємствах.Важлива роль у комерційній роботі відводиться вишукування додаткових ресурсів з місцевої сировини, продукції кооперативної промисловості, підсобних, фермерських господарств, продукції індивідуальної трудової діяльності. Комерційний апарат повинен виявляти можливості розвитку нових видів виробництва і відновлення старих забутих промислів, особливо художніх, вести облік і повсякденно реєструвати виробників товарів, ще не зв'язаних договірними відносинами з підприємством, готувати пропозиції з питань збільшення виробництва потрібних товарів, розширення асортименту, поліпшення якості.
Комерційним працівникам слід відвідувати виробничі підприємства (постачальників-виробників) з метою ознайомлення з виробничими можливостями підприємства, обсягом і якістю продукції, що випускається, а також брати участь у нарадах з працівниками промисловості, в роботі оптових ярмарків, виставок - переглядів нових зразків виробів.
Комерційним працівникам необхідно постійно стежити за рекламними оголошеннями в засобах масової інформації, спеціалізованих виданнях, за біржовими даними, проспектами, каталогами. Формування товарних ресурсів є предметом постійної роботи торгового апарату підприємства. У ринкових умовах форми і методи цієї роботи перетерпіли істотні зміни. Головні зміни полягають у тому, що на зміну методам централізованого розподілу товарних ресурсів прийшла ринкова практика вільної купівлі-продажу товарів за цінами попиту та пропозиції. Тому комерційна ініціатива торгових працівників по залученню в товарообіг максимальних товарних ресурсів з метою отримання необхідного прибутку повинна сполучатися з турботою про кінцевих покупців, обліком їхньої платоспроможності, недопущенням невиправданого зростання цін, наданням населенню можливості придбати товари за доступними цінами.
До постачальників товарів відносять конкретні підприємства різних джерел надходження, тобто тих чи інших галузей народного господарства, різних сфер виробничо-економічної діяльності, що виробляють товари та послуги.
Враховуючи велике різноманіття постачальників товарів, їх можна класифікувати на декілька груп за різними ознаками (функціональним, територіальним, формам власності, відомчої приналежності та ін.) В узагальненому вигляді всіх постачальників товарів можна підрозділити на дві категорії: постачальників-виробників і постачальників - оптових підприємств.
Постачальники-виробники - виробничі підприємства, фірми, приватні підприємці тощо, що випускають товари споживчого призначення різного асортименту для задоволення попиту споживачів.
Постачальники - оптові підприємства закуповують товари у постачальників-виготовлювачів, а також у оптових посередників і реалізують їх оптовим покупцям (роздрібним торговельним підприємствам, агентам, брокерам, роздрібним торговцям і т.д.).
Постачальниками - оптовими підприємствами можуть бути оптові підприємства загальнонаціонального (федерального) та регіонального рівнів різного товарного асортименту (спеціалізації), що складають основу оптової структури на споживчому ринку, оптові посередники (підприємства-брокери, підприємства-агенти, дилери) а також організатори оптового обороту (оптові ярмарки, аукціони, товарні біржі, оптові та дрібнооптові ринки, магазини-склади і т.п.).
Оптові посередники в умовах ринкової економіки набувають самостійного значення в сфері закупівельної (оптової) діяльності.
За територіальною ознакою постачальники товарів можуть бути місцевими (внутріобласними), внеобластнимі, республіканськими і внереспубліканскімі. Оптові підприємства частіше всього закуповують товари у внеобластних і внереспубліканскіх постачальників, враховуючи, що не у всіх областях і республіках розвите виробництво тих чи інших товарів і їх доводиться завозити. Місцеві постачальники-виробники часто постачають товари безпосередньо роздрібним торговельним підприємствам, минаючи оптові бази.
По приналежності до тієї або іншої господарської системі розрізняють внутрішньосистемних (що відносяться до тієї ж системи, в яку входять і оптові покупці) і позасистемних (всі інші) постачальників.
За формою власності постачальники можуть бути приватними, державними, муніципальними, кооперативними та інших форм власності.
Вивчаючи джерела закупівель товарів, комерційні працівники складають на кожного постачальника спеціальні картки, причому їх доцільно групувати по місцевих, міжобласним та міжреспубліканськими постачальникам. У картках зазначаються дані про виробничої потужності підприємства, кількості та асортименті продукції, що випускається, можливості виробництва інших товарів, умови постачання товарів і інші відомості, що цікавлять оптові бази.
Організація комерційних зв'язків і вибір потенційного постачальника
Організація комерційних зв'язків з постачальниками товарів посідає особливе місце серед інструментів комерційної діяльності торговельного підприємства, тому що ця система представляє сукупність форм, методів і важелів взаємодії підприємства зі споживачами продукції, виражена в основній діяльності щодо формування асортименту товарів.У нових умовах господарювання організація комерційної діяльності підприємств будується на основі принципу повної рівноправності торгових партнерів з поставки товарів, господарської самостійності постачальників і покупців, суворої матеріальної і фінансової відповідальності сторони за виконання прийнятих зобов'язань.
Всі операції по організації торгово-оперативних процесів та управління ними з метою досягнення високої економічної ефективності роботи торговельного підприємства пов'язані, перш за все, з раціональною організацією господарських зв'язків з постачальниками товарів, які сприяють планомірному розвитку економіки, збалансованості попиту та пропозиції, своєчасній поставці продукції і товарів народного споживання покупцям. Тому на кожному торговельному підприємстві повинна проводитися робота з вивчення та підтримання господарських зв'язків з постачальниками.
Господарські зв'язки між постачальниками і покупцями товарів - широке поняття. Сюди входять економічні, організаційні, комерційні, адміністративно-правові, фінансові та інші відносини, що складаються між покупцями і постачальниками в процесі поставок товарів.
Система господарських зв'язків включає:
· Участь торгових організацій у розробці промисловими підприємствами (об'єднаннями, фірмами) планів виробництва товарів за допомогою подання заявок і замовлень;
· Господарські договори;
· Контроль над дотриманням договірних зобов'язань;
· Застосування економічних санкцій;
· Участь у роботі товарних бірж та оптових ярмарок;
· Перевірку якості (експертизу) товарів, що поставляються;
· Встановлення оптимальних фінансових взаємовідносин;
· Застосування адміністративно-правових норм та ін
З постачальниками товарів повинні бути налагоджені раціональні господарські зв'язки, переважно прямі і довгострокові договірні взаємини, що дозволяють закуповувати товари як у постачальників-виготовлювачів на стабільній договірній основі, так і в оптових посередників при економічній і організаційній вигідності цих закупівель.
Основною формою господарських зв'язків з постачальниками товарів є договір поставки товарів. Закупівля сільськогосподарської продукції у виробників може здійснюватися на основі договору контрактації. У системі господарських взаємин з постачальниками можуть також використовуватися заявки і замовлення покупців,
При епізодичних постачаннях товарів чи разових закупівлях одноразових партій товарів закупівлі можуть здійснюватися шляхом висунення оферти, її акцепту і оформлення товарно-транспортних документів без складання єдиного письмового договору поставки.
Торговельні підприємства встановлюють зв'язку в основному з місцевими постачальниками і постачальницько-збутовими посередниками. Постачальниками імпортних товарів найчастіше є перекупники товарів - або посередники, або приватні фірми. При таких зв'язках знижуються витрати підприємств роздрібної торгівлі, так як товар ввозиться постачальником в магазин, і підприємство не несе транспортних витрат, а оплата проводиться в міру реалізації товару.
Необхідність прискорення адаптації торгівлі до умов ринкової економіки вимагає організації чіткого функціонування господарських зв'язків торговельних підприємств із постачальниками товарів. У цьому відношенні особливу актуальність набувають прямі договірні зв'язки торговельних підприємств з виробниками товарів.
Під прямими договірними зв'язками маються на увазі безпосередні договірні взаємовідносини між виробниками та покупцями товарів без участі інших комерційних посередників.
При цьому сучасне законодавство визначає, що виробник - підприємство, організація, установа або громадянин-підприємець, що виробляє товари для реалізації, а покупець - торгове підприємство, організація, установа або громадянин-підприємець, який реалізує товари оптом чи вроздріб.
Становлення ринкових відносин призвело до істотного зростання надходження товарів в торгові підприємства безпосередньо від виробничих підприємств за рахунок скорочення поставок від оптових підприємств та інших комерційних посередників. Це обставина пов'язана з тим, що торгівля при встановленні прямих договірних зв'язків з виробниками товарів отримує більш високі доходи, ніж при поставці товарів через оптову ланку, за рахунок закупівлі товарів за нижчими цінами в результаті скорочення числа посередників, що беруть участь у торговому обігу, а, отже, і зменшення величини торгових надбавок, що встановлюються кожним посередником.
Організація прямих договірних зв'язків торговельних підприємств з виробничими підприємствами з постачання товарів простого асортименту (хлібобулочних виробів, пива, безалкогольних напоїв, борошна, крупи, винно-горілчаних виробів, молочних продуктів, овочів, фруктів і ін) є найбільш раціональну та економічно доцільну форму організації господарських зв'язків. Організація ж таких зв'язків по поставках товарів складного асортименту (тканин, швейних товарів, трикотажу, панчішно-шкарпеткових виробів, взуття, галантереї, культтоварів та ін) надзвичайно утруднена через дію багатьох організаційно-економічних, торговельних, транспортних та інших факторів (необхідність підсортування виробів на оптових складах, поставка товарів великими партіями, звуження асортименту, величина роздрібного товарообігу, віддаленість постачальників від роздрібної мережі і т.д.). Тому роль оптових ланок у постачанні товарами складного асортименту торгових підприємств залишається і в ринковій економіці досить великий.
По товарах складного асортименту важливим завданням оптових підприємств є встановлення прямих договірних зв'язків з підприємствами-виробниками, оскільки на відміну від роздрібних підприємств оптові підприємства, які мають більш значні обсяги товарообігу, ніж роздрібні, і що володіють необхідними складськими площами, можуть отримувати товари від постачальників-виготовлювачів в розмірах транзитних відвантажень з необхідною частотою для комплектування широкого торговельного асортименту і регулярного постачання товарами роздрібної торгової мережі.
Щоб встановити з необхідним числом виробників тієї чи іншої продукції для комплектування торгового асортименту прямі договірні зв'язки, оптові підприємства повинні мати мінімальний оптово-складський товарооборот, що дозволяє отримувати продукцію в розмірах транзитних норм відвантаження з необхідною частотою для підсортування товарів і накопичення оптимальних товарних запасів. Цей товарообіг розраховується за формулою:
де Кмин - мінімальний оптово-складський товарооборот за певний період (рік);
Нi - норма транзитної відвантаження від кожного постачальника;
Зi - необхідна частота завезення від кожного постачальника (в разах за певний період).
Як видно з наведеної формули, основними факторами, що визначають необхідний розмір товарообігу, є:
· Розмір мінімальних транзитних норм постачання (грошова вартість);
· Необхідна частота відвантажень товарів кожним виробником (вантажовідправником), встановлена з урахуванням комплектування торгового асортименту;
· Кількість промислових підприємств (виробників), що відвантажує цей товар.
Оптимальна кількість промислових підприємств (виробників), що постачають товари за прямими договорами, визначається виходячи з необхідності комплектування повного торговельного асортименту виробів, що виробляються на цих підприємствах, а також рівня спеціалізації підприємств на випуск тих чи інших товарів.
Нові умови господарювання, розвиток і поглиблення товарно-грошових відносин, повного госпрозрахунку і самофінансування сприяли появі нового типу організації комерційних відносин між постачальниками і покупцями товарів, відкрили широкий простір комерційної ініціативи, самостійності і підприємливості торгових працівників. Без цих якостей в сучасних умовах не можна успішно здійснювати комерційну роботу. Раціональні господарські зв'язки є умовою динамічного розвитку економіки та збалансованості попиту і пропозиції, сприяє своєчасній поставці продукції і товарів народного споживання покупцям.
У результаті проведеної роботи з організації господарської діяльності підприємства як найважливішого напряму комерційної діяльності багато в чому визначають правильність вибору постачальника і форм здійснення торговельних угод, а також розроблені шляхи підвищення ефективності господарських зв'язків.
Результативність господарських зв'язків як найважливішого напряму комерційної діяльності багато в чому визначає правильність вибору постачальника і форм здійснення торгових операцій.
Вибір потенційного постачальника - складний процес. Що поставляється і що необхідно для нормального функціонування фірми? Від чого залежать обсяг і структура поставок? Яка повинна бути періодичність поставок? Як вибрати найкращого постачальника? На ці та інші питання необхідно знайти відповіді у процесі вивчення можливостей постачальників.
Хто бере участь у прийнятті рішень про закупівлі товарів промислового призначення? Хто ж здійснює закупівлі на ринку товарів і послуг промислового призначення на суми в сотні мільярдів доларів? Цією справою може займатися або єдиний постачальник, або кілька агентів із закупівель, або великий відділ матеріально-технічного постачання, очолюваний віце-президентом по закупівлях. У ряді випадків фахівці з матеріально-технічного постачання самі приймають рішення щодо технічних характеристик товару і вибору постачальників. Іноді їм доручається тільки вибір постачальника, а іноді - тільки оформлення замовлення. Як правило, вони приймають самостійні рішення з незначним питанням, а за великим проблемам лише виконують побажання інших.
Як саме покупці товарів промислового призначення приймають рішення про закупівлі? Процес цей аналогічний процесу ухвалення рішення про покупку широким споживачем. Але в даному випадку покупець долає більше число етапів.
1. Усвідомлення проблеми
2. Узагальнений опис потреби
3. Оцінка характеристик товару
4. Пошуки постачальників
5. Запрашіваніе пропозицій
6. Вибір постачальника
7. Розробка процедури видачі замовлення
8. Оцінка роботи постачальника
· Привносить чи використання товару якусь додаткову цінність?
· Зіставна вартість товару з його корисністю?
· Чи необхідно присутність в товарі всіх властивостей, якими він володіє?
· Чи існує товар, більш повно відповідає вимогам передбачуваного використання?
· Чи можна виготовити шукану деталь з меншими витратами?
· Чи можна підібрати для використання вже існуючий стандартний товар?
· Чи відповідає своєму призначенню технологічне оснащення виробництва з точки зору обсягів потреби в товарі?
· Чи входять до його собівартості витрати на матеріали, робочу силу, накладні витрати і відрахування на прибуток?
· Чи можна отримати товар за нижчою ціною в іншого надійного постачальника?
· Купує чи хто-небудь шуканий товар дешевше?
Продавці також можуть використовувати функціонально-вартісний аналіз як знаряддя збуту. Продемонструвавши більш раціональний спосіб виготовлення товару, сторонній продавець може перетворити ситуацію повторної закупівлі без змін у ситуацію закупівлі для вирішення нових завдань, в результаті чого у його компанії може з'явитися шанс закріплення ділових зв'язків.
· Репутація та імідж;
· Надійність;
· Якість продукції, відповідність його прогресивним стандартам;
· Можливий обсяг поставки;
· Дотримання термінів, графіків поставки;
· Рівень ціни на продукцію або послуги (порівняльний аналіз ціни / якість, ціна / кількість);
· Умови поставки та форми розрахунків (поставки за планом, на вимогу, упакування, транспортні та страхові послуги, валюта розрахунків);
· Стосунки з замовниками (довірчі, тісні, довготривалі, комфортні або епізодичні, формальні, диктаторські);
· Додаткові послуги.
Стратегія вибору постачальника передбачає аналіз альтернативних варіантів співпраці на базі вироблення основних показників оцінки діяльності постачальника. Вимоги до постачальників можуть бути розроблені фірмою на основі інформації інших своїх служб і підрозділів, в тому числі служби матеріально-технічного постачання. Можна скористатися послугами зовнішніх консультаційних фірм.
Кожна фірма вільна встановлювати свої критерії оцінки постачальників виходячи з власних міркувань і прийнятої стратегії діяльності. Разом з тим існують деякі загальні вимоги до постачальників:
· Точно в термін за узгодженим графіком поставляти продукцію у відповідності із замовленням (договором, контрактом);
· Продукція повинна відповідати обумовленим стандартам якості, вироблятися за передової технології;
· Дотримуватися необхідні обсяги поставки;
· Оперативно відгукуватися на нові вимоги фірми-замовника;
· Надавати необхідну супровідну документацію;
· Витримувати погоджені ціни;
· Зміни по номенклатурі продукції (сировини) повинні відповідати новим стандартам;
· Надавати при необхідності додаткові послуги;
· Доступність (територіальна, інформаційна, комунікаційна) постачальника.
Вимоги до постачальників можуть змінюватися в залежності від загальної економічної ситуації, кон'юнктури ринку. Так, на етапі економічного підйому вимоги до постачальників можуть посилюватися, і, навпаки, пом'якшуватися в період спаду чи обмеженості ресурсів (дефіцитне постачання).
Вибір постачальників - завдання складне і відповідальне, оскільки від них багато в чому залежить ритмічність виробництва, а, в кінцевому рахунку, - рентабельність і репутація фірми перед клієнтами, споживачами її продукції. Проблема вибору є найбільш гострою для нових фірм або фірм, які змінюють номенклатуру продукції, сферу діяльності або стратегію. Діючі фірми, що мають господарські зв'язки, відчувають інші труднощі. Якщо такі фірми успішно співпрацюють з постачальником, то доцільно зберегти ці зв'язки, підкоригувавши їх відповідно до нових вимог. Досвід показує, що змінювати постачальника - процедура хвороблива з непередбачуваними наслідками. Якщо все ж зв'язку порушуються або постачальник виявляється неспроможним, то слід звернутися до вибору нового постачальника. Однак цей крок повинен бути ретельно виваженим. До нового постачальника слід відразу пред'являти підвищені вимоги. Вважається, що позбутися постачальника легко, важче знайти нового.
Вибір постачальника може проводитися на конкурсній основі. Критеріями відбору претендентів можуть виступати показники: ціннісної значимості поставок у зіставленні з їх вартістю; регулярності поставок і їх якість. Використання в якості незалежного критерію "ціни поставки" не рекомендується, оскільки низька ціна - це, як правило, низька якість.
На цьому етапі члени закупівельного центру вивчають пропозиції і переходять до вибору постачальника. Вони оцінюють не тільки технічну компетентність різних кандидатів, по і їх здатність забезпечити своєчасну поставку товару та надання необхідних послуг. Нерідко члени закупівельного центру складають перелік бажаних характеристик постачальника з ранжуванням їх за ступенем відносної значущості.
Перед тим як зробити остаточний вибір, агент із закупівель може спробувати провести переговори з кращими постачальниками в розрахунку на створення більш сприятливих цін і умов постачань. Врешті-решт, буде обраний якийсь один постачальник або декілька. Багато агентів із закупівель воліють мати ряд джерел постачання. У цьому випадку у них є можливість не залежати цілком і повністю від одного постачальника при якихось непогодженості, а також можливість порівнювати ціни і ефективність роботи різних постачальників.
У ситуаціях повторних закупівель зі змінами або повторних закупівель без змін деякі з цих етапів можна скоротити або обійти взагалі. В інших ситуаціях може знадобитися включення в процес якихось додаткових етапів. Продавець товарів промислового призначення повинен підходити до розгляду кожної окремої ситуації конкретно. Таким чином, можна прийти до висновку, що вибір постачальника - сфера випробування здібностей продавця. Найголовніше в ній знання потреб своїх клієнтів і особливостей процедури здійснення ними закупівель. Маючи в своєму розпорядженні цими знаннями, продавець товарів зможе розробити ефективний план закупівель і продажів і надання послуг своєї клієнтури.
Тому актуальним завданням комерційної роботи є механізація і автоматизація обліку поставок з допомогою ЕОМ і іншої сучасної комп'ютерної техніки.
Робочі місця комерційних працівників слід оснащувати персональними комп'ютерами, створюючи так звані автоматизовані робочі місця (АРМ), що забезпечують безперервний щоденний контроль за ходом поставок товарів по кожній позиції асортименту і кожному постачальнику, усунення ручної праці комерційних працівників у сфері обліку і контролю постачань.
Успішному проведенню закупівельної роботи сприяє розробка комерційним апаратом оперативних планів закупок, передбачають обсяги товарів, що підлягають закупівлі, терміни укладання договорів, узгодження та уточнення специфікацій і відвантаження товарів, відповідальних осіб за проведення закупівель.
У ході комерційних операцій із закупівель товарів нерідко боку з якихось об'єктивних чи суб'єктивних причин не виконують прийнятих на себе зобов'язань, завдаючи торговому партнеру матеріальний і моральний збиток. У цих умовах потерпіла сторона має право пред'явити іншій стороні претензії з викладом вимог, передбачених умовами договору поставки чи діючими правовими нормами.
Претензія - письмова вимога про добровільне усунення порушення умов договору або законодавства. Виявленню ж порушень сприяє організація чіткого і повного обліку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо постачання товарів.
У претензійній роботі з постачальниками покупцям доцільно:
· У максимальному ступені захищати свої комерційні інтереси, підписуючи договору поставки товарів;
· Прагнути до усунення виниклих суперечностей з постачальником шляхом переговорів і взаємних компромісів, не доводячи їх дозвіл до судових (арбітражних) органів, якщо таке можливо без шкоди інтересам тієї або іншої сторони;
· Завжди ретельно документально оформляти претензію, маючи на увазі, що це сприяє досягненню взаємовигідного компромісу або позитивного рішення претензії в арбітражному суді.
Претензії направляються постачальникам замовними або цінними листами або ж можуть бути вручені під розписку. Претензії до постачальників про порушення умов договору (про кількість, асортимент, якість, комплектності, тарі або упаковці та ін) направляються в термін, передбачений законом або договором, а якщо такий строк не встановлений, то в розумний строк після того, як порушення відповідного умови договору повинно було бути виявлено, виходячи з характеру і призначення товару.
У претензії зазначаються:
· Найменування підприємства, організації, які пред'явили претензію, а також найменування підприємства, організації, до яких пред'являються претензії, їх адреси, номер претензії; дата пред'явлення;
· Обставини, що послужили підставою для пред'явлення претензії, докази, що підтверджують викладені в претензії обставини; сума вимог заявника і розрахунок цих вимог;
· Посилання на нормативні акти, договір або інші правовстановлюючі документи, а також поштові, платіжні реквізити заявника претензії.
До претензії повинні бути додані всі необхідні оригінали документів або належним чином завірені копії цих документів, перелік яких зазначається в додатку.
Претензія повинна бути підписана керівником чи заступником керівника підприємства (організації), або громадянином-підприємцем.
Відповідь на претензію дається в письмовій формі і підписується керівником або заступником керівника підприємства, організації або громадянином-підприємцем.
У відповіді на претензію зазначається: при повному або частковому задоволенні претензії - визнана сума, номер і дата платіжного доручення на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці; при повному або часткову відмову у задоволенні претензії - мотиви відмови з посиланням на відповідне законодавство і докази, давали підстави для відмови; перелік доданих до відповіді на претензію документів, інших доказів.
При задоволенні претензії, що має грошову оцінку, до відповіді на претензію додається доручення банку на перерахування грошових коштів з відміткою про виконання (прийнятті до виконання).
При повному або частковому відмову в задоволенні претензії заявнику повинні бути повернуті справжні документи, які були включені до претензії, а також подано документи, що обгрунтовують відмову, якщо їх немає у заявника претензії.
Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом, по телеграфу, телетайпу, а також з використанням інших засобів зв'язку, що забезпечують фіксування відправлення відповіді на претензію, або вручається під розписку.
Позовна заява - вимога до компетентного органу про захист порушеного права підприємства (організації). Позовна заява підлягає оплаті державним митом.
Раціональні господарські зв'язки є умовою динамічного розвитку економіки та збалансованості попиту і пропозиції, сприяє своєчасній поставці продукції і товарів народного споживання покупцям.
З розвитком ринкових відносин розширюється практика вільної закупівлі товарів на основі ініціативи продавця і покупця відповідно до їх домовленістю.
У цьому випадку значно зростає відповідальність за правильний вибір постачальника.
Необхідно визначити найбільш бажаних постачальників та обсяги закупівель у них матеріальних ресурсів
Правильний вибір, в кінцевому рахунку, визначає ефективність комерційної діяльності із закупівлі. Від цього залежить, на яких умовах буде укладено договір, але ще більш значну роль цей вибір грає при виконанні договору, виконання постачальником договірних зобов'язань. Якщо партнер виявиться невиконавчим, всі зусилля по закупівлях будуть марними. Таким чином, від вибору постачальника залежить вигідність або невигідність партнерства. Звідси очевидно значення, яке надається у комерційній роботі вибору постачальника - одного з важливих і відповідальних етапів оперативної діяльності при закупівлях.
Таким чином, стратегія вибору постачальника передбачає аналіз альтернативних варіантів співпраці на базі вироблення основних показників оцінки діяльності постачальника
2. Миколаєва Т.І. Організація господарських зв'язків по поставках товарів. - Мінськ: МКІ, 2001. - 268 с.
3. Осипова Л.В. Комерційна діяльність. - Мн.: Міністерство освіти Республіки Білорусь; 2000. - III, 243с.
4. Калінкін Г.А. Організація виробництва. - 3-е вид., Перероблене і доповнене. - Мінськ: Видавництво МІУ, 2007. - 223 с.
5. Гурська С.П. Організація господарських зв'язків по поставках товарів. - Львів: ДКВ, 2001. - 168 с.
де Кмин - мінімальний оптово-складський товарооборот за певний період (рік);
Нi - норма транзитної відвантаження від кожного постачальника;
Зi - необхідна частота завезення від кожного постачальника (в разах за певний період).
Як видно з наведеної формули, основними факторами, що визначають необхідний розмір товарообігу, є:
· Розмір мінімальних транзитних норм постачання (грошова вартість);
· Необхідна частота відвантажень товарів кожним виробником (вантажовідправником), встановлена з урахуванням комплектування торгового асортименту;
· Кількість промислових підприємств (виробників), що відвантажує цей товар.
Оптимальна кількість промислових підприємств (виробників), що постачають товари за прямими договорами, визначається виходячи з необхідності комплектування повного торговельного асортименту виробів, що виробляються на цих підприємствах, а також рівня спеціалізації підприємств на випуск тих чи інших товарів.
Нові умови господарювання, розвиток і поглиблення товарно-грошових відносин, повного госпрозрахунку і самофінансування сприяли появі нового типу організації комерційних відносин між постачальниками і покупцями товарів, відкрили широкий простір комерційної ініціативи, самостійності і підприємливості торгових працівників. Без цих якостей в сучасних умовах не можна успішно здійснювати комерційну роботу. Раціональні господарські зв'язки є умовою динамічного розвитку економіки та збалансованості попиту і пропозиції, сприяє своєчасній поставці продукції і товарів народного споживання покупцям.
У результаті проведеної роботи з організації господарської діяльності підприємства як найважливішого напряму комерційної діяльності багато в чому визначають правильність вибору постачальника і форм здійснення торговельних угод, а також розроблені шляхи підвищення ефективності господарських зв'язків.
Результативність господарських зв'язків як найважливішого напряму комерційної діяльності багато в чому визначає правильність вибору постачальника і форм здійснення торгових операцій.
Вибір потенційного постачальника - складний процес. Що поставляється і що необхідно для нормального функціонування фірми? Від чого залежать обсяг і структура поставок? Яка повинна бути періодичність поставок? Як вибрати найкращого постачальника? На ці та інші питання необхідно знайти відповіді у процесі вивчення можливостей постачальників.
Хто бере участь у прийнятті рішень про закупівлі товарів промислового призначення? Хто ж здійснює закупівлі на ринку товарів і послуг промислового призначення на суми в сотні мільярдів доларів? Цією справою може займатися або єдиний постачальник, або кілька агентів із закупівель, або великий відділ матеріально-технічного постачання, очолюваний віце-президентом по закупівлях. У ряді випадків фахівці з матеріально-технічного постачання самі приймають рішення щодо технічних характеристик товару і вибору постачальників. Іноді їм доручається тільки вибір постачальника, а іноді - тільки оформлення замовлення. Як правило, вони приймають самостійні рішення з незначним питанням, а за великим проблемам лише виконують побажання інших.
Як саме покупці товарів промислового призначення приймають рішення про закупівлі? Процес цей аналогічний процесу ухвалення рішення про покупку широким споживачем. Але в даному випадку покупець долає більше число етапів.
1. Усвідомлення проблеми
2. Узагальнений опис потреби
3. Оцінка характеристик товару
4. Пошуки постачальників
5. Запрашіваніе пропозицій
6. Вибір постачальника
7. Розробка процедури видачі замовлення
8. Оцінка роботи постачальника
Усвідомлення проблеми
Процес закупівлі починається з моменту усвідомлення кимось із працівників фірми проблеми або потреби, задовольнити яку можна за допомогою придбання на стороні товару або послуги. Усвідомлення проблеми може бути наслідком впливу як зовнішніх, так і внутрішніх стимулів. Всередині фірми до усвідомлення проблеми найчастіше підводять наступні події: Фірма вирішує почати випуск нового товару і потребує в новому устаткуванні і матеріалах для його виробництва. Відбувається поломка машини, і потрібно її заміна або придбання нових вузлів і деталей. Деякі із куплених матеріалів виявилися незадовільними за якістю, і фірма шукає іншого постачальника. Агент із закупівель відчуває, що існує можливість домогтися більш сприятливих цін або отримання товару більш високої якості. Зовнішніми стимулами можуть стати якісь нові думки агента по закупівлях від відвідин ним спеціалізованої виставки, зустрічі з якоюсь рекламою або комівояжером, який запропонує товар кращої якості або за нижчою ціною.Узагальнений опис потреби
Усвідомивши потребу, агент із закупівель приступає до визначення загальних характеристик необхідного товару і його необхідної кількості. У відношенні звичайних стандартних товарів ніяких серйозних труднощів не існує. Що ж до складних товарів, то для визначення їх загальних характеристик постачальник повинен попрацювати спільно з іншими членами закупівельного Центру - інженерами, безпосередніми користувачами і т.д. Їм потрібно буде провести ранжування значимості показників надійності, довговічності, вартості та інших бажаних властивостей шуканого товару. На цьому етапі продавець товарів промислового призначення може надати фірмі-покупцеві велике сприяння. Адже найчастіше агент із закупівель не обізнаний про ціннісної значимості різних характеристик товару, і завбачливий продавець в змозі допомогти постачальники точніше визначити потреби своєї фірми.Оцінка характеристик товару
На наступному етапі організація-покупець приступає до складання зводу необхідних технічних характеристик товару. Над цією проблемою буде працювати інженерна бригада фахівців з функціонально-вартісного аналізу. Це підхід до зниження витрат виробництва, що передбачає ретельне вивчення комплектуючих деталей з метою визначення можливостей їх конструктивної переробки, стандартизації або виготовлення з використанням більш дешевих технологічних прийомів. Бригада займеться ретельним вивченням найбільш дорогих компонентів товару. Крім того, вона виявить деталі та вузли з зайвим запасом, тобто з терміном служби, що перевищує термін служби товару в цілому. Визначивши оптимальні характеристики товару, фахівці складуть відповідні технічні вимоги на нього. У ході проведення функціонально-вартісного аналізу зазвичай вивчають такі основні питання:· Привносить чи використання товару якусь додаткову цінність?
· Зіставна вартість товару з його корисністю?
· Чи необхідно присутність в товарі всіх властивостей, якими він володіє?
· Чи існує товар, більш повно відповідає вимогам передбачуваного використання?
· Чи можна виготовити шукану деталь з меншими витратами?
· Чи можна підібрати для використання вже існуючий стандартний товар?
· Чи відповідає своєму призначенню технологічне оснащення виробництва з точки зору обсягів потреби в товарі?
· Чи входять до його собівартості витрати на матеріали, робочу силу, накладні витрати і відрахування на прибуток?
· Чи можна отримати товар за нижчою ціною в іншого надійного постачальника?
· Купує чи хто-небудь шуканий товар дешевше?
Продавці також можуть використовувати функціонально-вартісний аналіз як знаряддя збуту. Продемонструвавши більш раціональний спосіб виготовлення товару, сторонній продавець може перетворити ситуацію повторної закупівлі без змін у ситуацію закупівлі для вирішення нових завдань, в результаті чого у його компанії може з'явитися шанс закріплення ділових зв'язків.
Пошуки постачальників
Після цього агент із закупівель намагається виявити найбільш підходящих постачальників. Для цього він може зайнятися вивченням торгових довідників, організувати пошук інформації за допомогою ПК або запросити по телефону рекомендації від інших фірм. Ряд постачальників будуть виключені з числа можливих кандидатів, оскільки їх потужності не відповідають кількісної потреби в товарі або в них погана репутація в сенсі забезпечення поставок та обслуговування. Зрештою, в агента з закупівель залишиться невеликий список кваліфікованих постачальників. Чим новіший завдання, що стоїть перед закупівлею, і чим складніше і дорожче товар, тим більше часу займає пошук кваліфікованих постачальників.Запрашіваніе пропозицій
Тепер торговий агент почне запитувати пропозиції від кваліфікованих постачальників. Деякі з них просто пришлють у відповідь свій каталог або комівояжера. Якщо товар складний і дорогий, постачальники будуть потрібні докладні письмові пропозиції від кожного потенційного постачальника. Решту постачальників агент із закупівель буде оцінювати після проведення ними офіційних презентацій.Вибір постачальника
За якими показниками доцільно оцінювати діяльність постачальників? У вирішенні цього питання немає єдиного підходу. Однак є узагальнений варіант показників, які визначають перевагу постачальників:· Репутація та імідж;
· Надійність;
· Якість продукції, відповідність його прогресивним стандартам;
· Можливий обсяг поставки;
· Дотримання термінів, графіків поставки;
· Рівень ціни на продукцію або послуги (порівняльний аналіз ціни / якість, ціна / кількість);
· Умови поставки та форми розрахунків (поставки за планом, на вимогу, упакування, транспортні та страхові послуги, валюта розрахунків);
· Стосунки з замовниками (довірчі, тісні, довготривалі, комфортні або епізодичні, формальні, диктаторські);
· Додаткові послуги.
Стратегія вибору постачальника передбачає аналіз альтернативних варіантів співпраці на базі вироблення основних показників оцінки діяльності постачальника. Вимоги до постачальників можуть бути розроблені фірмою на основі інформації інших своїх служб і підрозділів, в тому числі служби матеріально-технічного постачання. Можна скористатися послугами зовнішніх консультаційних фірм.
Кожна фірма вільна встановлювати свої критерії оцінки постачальників виходячи з власних міркувань і прийнятої стратегії діяльності. Разом з тим існують деякі загальні вимоги до постачальників:
· Точно в термін за узгодженим графіком поставляти продукцію у відповідності із замовленням (договором, контрактом);
· Продукція повинна відповідати обумовленим стандартам якості, вироблятися за передової технології;
· Дотримуватися необхідні обсяги поставки;
· Оперативно відгукуватися на нові вимоги фірми-замовника;
· Надавати необхідну супровідну документацію;
· Витримувати погоджені ціни;
· Зміни по номенклатурі продукції (сировини) повинні відповідати новим стандартам;
· Надавати при необхідності додаткові послуги;
· Доступність (територіальна, інформаційна, комунікаційна) постачальника.
Вимоги до постачальників можуть змінюватися в залежності від загальної економічної ситуації, кон'юнктури ринку. Так, на етапі економічного підйому вимоги до постачальників можуть посилюватися, і, навпаки, пом'якшуватися в період спаду чи обмеженості ресурсів (дефіцитне постачання).
Вибір постачальників - завдання складне і відповідальне, оскільки від них багато в чому залежить ритмічність виробництва, а, в кінцевому рахунку, - рентабельність і репутація фірми перед клієнтами, споживачами її продукції. Проблема вибору є найбільш гострою для нових фірм або фірм, які змінюють номенклатуру продукції, сферу діяльності або стратегію. Діючі фірми, що мають господарські зв'язки, відчувають інші труднощі. Якщо такі фірми успішно співпрацюють з постачальником, то доцільно зберегти ці зв'язки, підкоригувавши їх відповідно до нових вимог. Досвід показує, що змінювати постачальника - процедура хвороблива з непередбачуваними наслідками. Якщо все ж зв'язку порушуються або постачальник виявляється неспроможним, то слід звернутися до вибору нового постачальника. Однак цей крок повинен бути ретельно виваженим. До нового постачальника слід відразу пред'являти підвищені вимоги. Вважається, що позбутися постачальника легко, важче знайти нового.
Вибір постачальника може проводитися на конкурсній основі. Критеріями відбору претендентів можуть виступати показники: ціннісної значимості поставок у зіставленні з їх вартістю; регулярності поставок і їх якість. Використання в якості незалежного критерію "ціни поставки" не рекомендується, оскільки низька ціна - це, як правило, низька якість.
На цьому етапі члени закупівельного центру вивчають пропозиції і переходять до вибору постачальника. Вони оцінюють не тільки технічну компетентність різних кандидатів, по і їх здатність забезпечити своєчасну поставку товару та надання необхідних послуг. Нерідко члени закупівельного центру складають перелік бажаних характеристик постачальника з ранжуванням їх за ступенем відносної значущості.
Перед тим як зробити остаточний вибір, агент із закупівель може спробувати провести переговори з кращими постачальниками в розрахунку на створення більш сприятливих цін і умов постачань. Врешті-решт, буде обраний якийсь один постачальник або декілька. Багато агентів із закупівель воліють мати ряд джерел постачання. У цьому випадку у них є можливість не залежати цілком і повністю від одного постачальника при якихось непогодженості, а також можливість порівнювати ціни і ефективність роботи різних постачальників.
Розробка процедури видачі замовлення
Покінчивши з вибором, агент із закупівель приступає до складання остаточного замовлення на закупівлю від обраного постачальника або постачальників. В остаточному замовленні він вказує технічні характеристики товару, його потрібну кількість, розрахунковий час поставки, умови повернення, гарантії тощо Відносно виробів, необхідних для технічного обслуговування, ремонту та експлуатації обладнання, агенти із закупівель все більше відходять від практики періодичних замовлень на постачання і схиляються до висновку всеосяжних контрактів. Адже оформлення нового замовлення на поставку при виснаженні запасів товару обходиться недешево. Не зацікавлений агент із закупівель і в оформленні меншого числа, але більш великих за обсягом замовлень, бо це означає необхідність підтримки значних товарно-матеріальних запасів. У рамках же всеосяжного контракту встановлюється довготривале співробітництво, при якому постачальник зобов'язується здійснювати повторні постачання в міру необхідності і за узгодженими цінами протягом всього обумовленого періоду часу. У даному випадку запас товару знаходиться у продавця, і подібна практика отримала назву плану закупівель без накопичення запасів. При виникненні необхідності в товарі комп'ютер фірми видає безпосередньо або телексом відповідне замовлення продавцю. Практика укладання всеосяжних контрактів веде до того, що закупівлі все більше виробляються з одного джерела, причому обсяг закуповуваних у цього джерела товарів зростає. Постачальник виявляється пов'язаним з фірмою-покупцем більш тісними узами, і іншим постачальникам важко порушити ці зв'язки, за винятком випадків, коли покупця перестають задовольняти ціни або сервіс постачальника.Оцінка роботи постачальника
На цьому етапі агент із закупівель дає оцінку роботі конкретного постачальника або постачальників. Для цього він може зв'язатися з користувачами і попросити їх оцінити ступінь своєї задоволеності. За результатами проведеної оцінки агент із закупівель може продовжити співробітництво з постачальником, внести в цю співпрацю корективи або відмовитися від його послуг. Завдання постачальника - постійно стежити за тим, щоб покупець отримував задоволення, на яке розраховував.У ситуаціях повторних закупівель зі змінами або повторних закупівель без змін деякі з цих етапів можна скоротити або обійти взагалі. В інших ситуаціях може знадобитися включення в процес якихось додаткових етапів. Продавець товарів промислового призначення повинен підходити до розгляду кожної окремої ситуації конкретно. Таким чином, можна прийти до висновку, що вибір постачальника - сфера випробування здібностей продавця. Найголовніше в ній знання потреб своїх клієнтів і особливостей процедури здійснення ними закупівель. Маючи в своєму розпорядженні цими знаннями, продавець товарів зможе розробити ефективний план закупівель і продажів і надання послуг своєї клієнтури.
Контроль і облік товарів, що поставляються від постачальників
Організація обліку та контролю - важлива частина комерційної роботи. Метою оперативного обліку і контролю оптових закупівель є здійснення повсякденного спостереження за ходом виконання постачальниками договорів поставки для забезпечення своєчасного та безперебійного надходження товарів в узгодженому асортименті, належної якості та кількості. Облік виконання договорів постачання може здійснюватися в спеціальних картонках або журналах, де фіксуються відомості про фактичну відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Все це необхідно для своєчасного пред'явлення постачальниками претензій. Карткова чи журнальна форма обліку виконання договорів дуже трудомістка, здійснюється, як правило, вручну і не дозволяє мати повсякденних даних про хід надходження товарів по розгорнутому асортименті.Тому актуальним завданням комерційної роботи є механізація і автоматизація обліку поставок з допомогою ЕОМ і іншої сучасної комп'ютерної техніки.
Робочі місця комерційних працівників слід оснащувати персональними комп'ютерами, створюючи так звані автоматизовані робочі місця (АРМ), що забезпечують безперервний щоденний контроль за ходом поставок товарів по кожній позиції асортименту і кожному постачальнику, усунення ручної праці комерційних працівників у сфері обліку і контролю постачань.
Успішному проведенню закупівельної роботи сприяє розробка комерційним апаратом оперативних планів закупок, передбачають обсяги товарів, що підлягають закупівлі, терміни укладання договорів, узгодження та уточнення специфікацій і відвантаження товарів, відповідальних осіб за проведення закупівель.
У ході комерційних операцій із закупівель товарів нерідко боку з якихось об'єктивних чи суб'єктивних причин не виконують прийнятих на себе зобов'язань, завдаючи торговому партнеру матеріальний і моральний збиток. У цих умовах потерпіла сторона має право пред'явити іншій стороні претензії з викладом вимог, передбачених умовами договору поставки чи діючими правовими нормами.
Претензія - письмова вимога про добровільне усунення порушення умов договору або законодавства. Виявленню ж порушень сприяє організація чіткого і повного обліку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо постачання товарів.
У претензійній роботі з постачальниками покупцям доцільно:
· У максимальному ступені захищати свої комерційні інтереси, підписуючи договору поставки товарів;
· Прагнути до усунення виниклих суперечностей з постачальником шляхом переговорів і взаємних компромісів, не доводячи їх дозвіл до судових (арбітражних) органів, якщо таке можливо без шкоди інтересам тієї або іншої сторони;
· Завжди ретельно документально оформляти претензію, маючи на увазі, що це сприяє досягненню взаємовигідного компромісу або позитивного рішення претензії в арбітражному суді.
Претензії направляються постачальникам замовними або цінними листами або ж можуть бути вручені під розписку. Претензії до постачальників про порушення умов договору (про кількість, асортимент, якість, комплектності, тарі або упаковці та ін) направляються в термін, передбачений законом або договором, а якщо такий строк не встановлений, то в розумний строк після того, як порушення відповідного умови договору повинно було бути виявлено, виходячи з характеру і призначення товару.
У претензії зазначаються:
· Найменування підприємства, організації, які пред'явили претензію, а також найменування підприємства, організації, до яких пред'являються претензії, їх адреси, номер претензії; дата пред'явлення;
· Обставини, що послужили підставою для пред'явлення претензії, докази, що підтверджують викладені в претензії обставини; сума вимог заявника і розрахунок цих вимог;
· Посилання на нормативні акти, договір або інші правовстановлюючі документи, а також поштові, платіжні реквізити заявника претензії.
До претензії повинні бути додані всі необхідні оригінали документів або належним чином завірені копії цих документів, перелік яких зазначається в додатку.
Претензія повинна бути підписана керівником чи заступником керівника підприємства (організації), або громадянином-підприємцем.
Відповідь на претензію дається в письмовій формі і підписується керівником або заступником керівника підприємства, організації або громадянином-підприємцем.
У відповіді на претензію зазначається: при повному або частковому задоволенні претензії - визнана сума, номер і дата платіжного доручення на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці; при повному або часткову відмову у задоволенні претензії - мотиви відмови з посиланням на відповідне законодавство і докази, давали підстави для відмови; перелік доданих до відповіді на претензію документів, інших доказів.
При задоволенні претензії, що має грошову оцінку, до відповіді на претензію додається доручення банку на перерахування грошових коштів з відміткою про виконання (прийнятті до виконання).
При повному або частковому відмову в задоволенні претензії заявнику повинні бути повернуті справжні документи, які були включені до претензії, а також подано документи, що обгрунтовують відмову, якщо їх немає у заявника претензії.
Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом, по телеграфу, телетайпу, а також з використанням інших засобів зв'язку, що забезпечують фіксування відправлення відповіді на претензію, або вручається під розписку.
Позовна заява - вимога до компетентного органу про захист порушеного права підприємства (організації). Позовна заява підлягає оплаті державним митом.
Висновок
Нові умови господарювання, пов'язані з розвитком ринкової економіки, зажадали значного розширення самостійності і рівноправності партнерів за договором, усунення зайвої регламентації, підвищення ролі господарського договору, переходу від адміністративно-командних методів управління до економічних, від централізованого розподілу ресурсів до вільної 'продажу товарів.Раціональні господарські зв'язки є умовою динамічного розвитку економіки та збалансованості попиту і пропозиції, сприяє своєчасній поставці продукції і товарів народного споживання покупцям.
З розвитком ринкових відносин розширюється практика вільної закупівлі товарів на основі ініціативи продавця і покупця відповідно до їх домовленістю.
У цьому випадку значно зростає відповідальність за правильний вибір постачальника.
Необхідно визначити найбільш бажаних постачальників та обсяги закупівель у них матеріальних ресурсів
Правильний вибір, в кінцевому рахунку, визначає ефективність комерційної діяльності із закупівлі. Від цього залежить, на яких умовах буде укладено договір, але ще більш значну роль цей вибір грає при виконанні договору, виконання постачальником договірних зобов'язань. Якщо партнер виявиться невиконавчим, всі зусилля по закупівлях будуть марними. Таким чином, від вибору постачальника залежить вигідність або невигідність партнерства. Звідси очевидно значення, яке надається у комерційній роботі вибору постачальника - одного з важливих і відповідальних етапів оперативної діяльності при закупівлях.
Таким чином, стратегія вибору постачальника передбачає аналіз альтернативних варіантів співпраці на базі вироблення основних показників оцінки діяльності постачальника
Список використаних джерел
1. Баско І.М. Логістика. - Мінськ: Білоруський державний економічний університет; 2007. - 431 с.2. Миколаєва Т.І. Організація господарських зв'язків по поставках товарів. - Мінськ: МКІ, 2001. - 268 с.
3. Осипова Л.В. Комерційна діяльність. - Мн.: Міністерство освіти Республіки Білорусь; 2000. - III, 243с.
4. Калінкін Г.А. Організація виробництва. - 3-е вид., Перероблене і доповнене. - Мінськ: Видавництво МІУ, 2007. - 223 с.
5. Гурська С.П. Організація господарських зв'язків по поставках товарів. - Львів: ДКВ, 2001. - 168 с.