1. Торгові системи
Уявні й реальні завдання автоматизації
Зазвичай у техніко-економічних обгрунтуваннях автоматизації різного роду процесів в якості цілі ставлять підвищення продуктивності праці і економію кадрів. Чи підходить ця мета для автоматизації управління процесом торгівлі? На практиці організувати процес роздачі товару та отримання грошей можна дуже багатьма способами, і якщо при цьому ставити головним завданням економію кадрів, то вирішити її можна досить просто. Однак, навряд чи це буде ефективне торгове підприємство. Якщо ж ставити завдання ефективного управління торговим підприємством з метою отримання найбільшого прибутку (зараз або в майбутньому), то вирішити її справді можна буде тільки за допомогою автоматизація процесів руху товару.
Комплексні системи - "за" і "проти"
Одна з найпоширеніших помилок - це вибір комплексної системи. Він заснований на відомому маркетинговому прийомі: автоматизований повинен бути весь процес, інакше не буде досягнута належна ефективність. До подібного твердження треба ставитися дуже обережно. Які "підводні камені" можуть очікувати замовника подібних систем? Досвід показує, що реальними споживачами комплексних систем є клієнти двох типів.
Перший тип це ті, які сподіваються за допомогою дуже розумної системи навчитися торгувати. У цьому випадку, якщо система пропонує якусь досить задовільну технологію, то це приносить успішні результати, за умови, що торговий процес досить простий, наприклад, в магазинах, що торгують дорогими товарами. Процес продажів там низкоскоростной, товар дорогий, довіру до персоналу високе. При цьому навряд чи можливі будь-які варіації на основі такої системи: ні про який розвиток і зміну не може йти й мови.
Методика управління кожним з процесів, зокрема, основним торговим процесом, часто спрощується на користь комплексного рішення, на користь зручності обміну даними між частинами системи, для того щоб отримати повністю консолідовану фінансову звітність. Це завдання теж важлива і цікава, і нею, до речі, визначаються клієнти другого типу. Їхній бізнес-процеси і структура підприємства настільки розгалужені, що завдання збору даних дійсно дуже складна. Підприємство готове на користь вирішення цього завдання відмовитися від деякої частини своїх основних функцій. Фактично це означає, що дане підприємство має проблеми в управлінні та погодження даних. Тому клієнт згоден все робити простіше, нехай не так ефективно, але лише б не порушити взаємодія між системами взагалі. У цьому випадку ефективність управління кожним процесом, у тому числі процесом торгівлі гірше. Це зайвий раз підтверджує тезу про те, що всі універсальне гірше спеціального.
Якщо ж говорити про комплексні рішення на базі відомих західних систем, то вони, в силу своєї націленості на рішення максимального числа виникають перед підприємством задач, мають дуже розвиненими засобами настройки. Навчитися у них чого-небудь абсолютно неможливо. Якщо ви можете зрозуміти, яким із 50-ти способів найбільш ефективно прибуткувати товар, значить ви самі володієте технологією. Система дозволяє вам робити певні налаштування структури бізнес-процесу, але не дає технологію. Найбільш яскравим прикладом є система R / 3 фірми SAP, яка вміє все. Коштує вона дорого і не накладає майже ніяких обмежень на технологію.
Система управління або фінансова система?
Зазвичай управління тісно пов'язують з фінансовим обліком. Облік у Росії досить складний. Перше, що необхідно зробити, приступаючи до автоматизації, потрібно гранично конкретизувати мету. Якщо вузьке місце знаходиться саме в сфері обліку, то не має сенсу купувати комплексну систему автоматизації. Потрібно вирішувати проблему там, де вона існує, так як завдання управління торговим процесом та обліку багато в чому протилежні. Також багато в чому протилежні завдання отримання максимального прибутку і сплати найбільш правильних податків. Тому в першу чергу необхідно вирішити основний конфлікт. Чим необхідно займатися: автоматизацією обліку або управлінням процесом продажів? У роздрібній торгівлі, на жаль, різниця між двома цими завданнями, на жаль, сильно завуальована. Система управління торговим залом більшою мірою схожа на управління конвеєром, на системи АСУ. При цьому на виробництві нікому не прийде в голову спробувати використовувати фінансову систему для управління конвеєром, а ось у роздрібній торгівлі це дуже поширена ідея: керувати процесом торгівлі, за допомогою бухгалтерської або фінансової системи. Природно, що результат у такому випадку буде незадовільний. Фахівці з управління часто називають фінансовий облік "посмертним". Він фіксує тільки те, що вже відбулося, відбулося і не може бути змінено. З іншого боку, фінансова система однаково байдуже фіксує як прибуток, так і збитки, в той час як система управління розрахована саме на те, щоб мати прибуток і не мати збитків. У цьому величезна різниця між ними.
Система управління абсолютно необхідна в умовах оптимізації управління та в умовах жорсткої конкуренції. Тому її впровадження особливо ефективно у випадку, якщо є мережа роздрібних магазинів. Для окремого магазину це має сенс тільки в тому випадку, якщо він працює в умовах жорсткої конкуренції. Коли конкуренції немає, то впровадження такої системи може бути передчасним, так само як і організація нових форматів торгівлі, наприклад, дисконтів, оскільки найефективнішою формою торгівлі є супермаркет, і до тих пір, поки немає достатньої кількості супермаркетів, переходити до дисконтів нелогічно.
Тим не менше, не можна нав'язувати будь-якому підприємству систему управління. Якщо вузьке місце в даний момент знаходиться в області обліку, то потрібно вирішувати саме цю задачу. Фінансова система може допомогти знизити витрати, оптимізувати оподаткування. У той же час вона погано справляється з оперативним обліком: точні дані бухгалтерія має не раніше 20-го числа наступного місяця. Всі законодавство розраховане саме на це. А без оперативного обліку не тільки великий ризик збільшення втрат, а й взагалі неможливо приймати управлінські рішення.
Рішення завдання автоматизації торгового підприємства може полягати в послідовному усуненні вузьких місць. Керівнику важливо, навчившись справлятися з проблемами одного роду, зуміти перейти у випадку необхідності на нову проблему, на нове вузьке місце, яке гальмує розвиток підприємства.
Магазин або центральний офіс?
Торгова система в магазині (back-office) займається поддерживанием асортименту, замовленнями, управлінням цінами та ін Торговельну систему центрального офісу (head-office) можна розглядати як логістичну. Вона може працювати як оптова і як роздрібна, розподіляючи товар й у власні магазини, і стороннім організаціям. Логістична система може бути централізована і децентралізована в тому сенсі, хто робить замовлення в дистриб'юторської центр. Якщо магазин поставити на рівень торговельної секції, замовлення для нього формується з "центру", тобто товар розподіляється. Другий варіант, коли дистриб'юторської центр працює з магазинами, як з клієнтами, тобто отримує і без обговорення виконує надходять з магазину замовлення. В останньому випадку оптовий покупець (свої магазини або сторонній покупець) вважається сам по собі фахівцем, який знає, що йому потрібно придбати, а справа дистриб'юторської центру - розподіл товару, його потоків. Його завдання забезпечити потоки товарів відповідно до вступником потоком замовлень. У разі, коли підприємство складається з одного локального магазину, його торгова система повинна поєднувати функції магазину і центрального офісу.
У яких цінах вести облік? (Визначення ціни для ведення обліку)
Ще один важливий момент, про який варто сказати. Фінансова система за традицією веде облік у продажних цінах. Це склалося історично, але аж ніяк не є непорушним законом, на чому наполягають багато бухгалтерів, соціалістичної формації. Всі системи обліку рівноправні і дозволені законодавчо. Справа в тому, що облік у продажних цінах неефективний за багатьма параметрами. По-перше, до того, що відомості про товар в торговельному залі є не в плані номенклатури, а тільки в плані його вартості. У разі нестачі невідомо, якого саме товару бракує. Відомо лише, що бракує товару на таку-то суму. А при появі надлишків після інвентаризації інформація про це просто не доходить до керівництва, оскільки виникли надлишки негайно діляться між собою торговим персоналом.
По-друге, добре відомий принцип, що важко змінювати саме ті ціни, в яких проводиться облік. Відповідно, якщо облік йде у роздрібних цінах, то кожну зміну роздрібної ціни пов'язане з великими проблемами. У такій ситуації дуже складно робити знижки. Просто так знижку на товар давати не можна, її знову треба проводити, робити переоцінку. Такий метод обліку був винайдений у ті часи, коли каса не могла враховувати товар. При цьому виникає маса складнощів з оподаткуванням різних категорій товару. Тим не менш, такий варіант обліку (у продажних цінах) цілком допустимо, якщо магазин досить простий. Хоча паралельний облік товару в кількісному відношенні також необхідний, хоча б тому, що без цього неможливо ефективно працювати з системою замовлень, а також допомагає зменшити втрати товару при зберіганні.
Таким чином, облік у продажних цінах звичайно є популярним у двох випадках:
а) як данину традиції, що склалася при соціалізмі,
б) у тих ситуаціях, коли власник відділений від магазину і взагалі дещо не визначений, завдяки чому торговий персонал може навмисно дотримуватися непрозорої системи обліку.
Але якщо перед торговим підприємством стоїть завдання отримання максимального прибутку і граничної мінімізації втрат, тоді найбільш ефективним буде облік в закупівельних цінах, або кількісно-сумовий облік. Тільки такий облік дозволяє отримувати реальний прибуток.
На Заході цієї проблеми не виникає, оскільки там система управління дуже далека від системи фінансів, в той час як в Росії навіть торговельні системи дуже сильно схильні до змін слідом за законодавством. Наприклад для такої відомої фірми, як "ІКЕА" подібна ситуація просто неможлива, оскільки ця торгова мережа працює в 29 країнах, і тому її власникам не може прийти в голову знайти систему, яка відповідає законодавству 29 країн. Система управління продажами, яка там встановлена, одна на всі країни і тому вона ніяк не реагує на зміни законодавства кожної країни. А ось фінансова система в кожній країні своя або, принаймні, налаштована під конкретне фінансове законодавство. У Росії ж зв'язок між торговою системою і фінансової занадто тісна. Через зміни вимог до складання фінансових звітів часто змінюється система управління торговим процесом.
2. Програмне забезпечення для торгівлі: функції та параметри
Операційні системи і бази даних
Сучасні операційні системи (ОС) завдяки своєму високому рівню стабільності та безпеки, відповідають рівню завдань, які вирішуються на рівні POS-вузлів і управління роботою всього магазину. Наприклад, Windows NT - це масштабована, і багатозадачна ОС. Windows NT часто розглядається замовниками як операційна платформа в майбутньому, вона забезпечує переваги стандартів на основі Microsoft. Тому, для замовника дуже важливо, щоб постачальник ПЗ забезпечив сумісність свого продукту, наприклад, з Windows NT або іншими популярними операційними платформами (Java, Linux).
Товародвижение в сучасних російських супермаркетах за своєю інтенсивністю часом не поступається західним, якщо говорити про кількість скоєних транзакцій. Продуктовий магазин, що знаходиться у вдалому місці, має в день оборот до 5 тис. доларів на касу (приблизно 1500 чеків), тому, якщо врахувати, що предметом торгівлі є відносно недорогі продукти харчування, то систему потрібно вибирати з розрахунком на її здатність впоратися з такими обсягами. Тільки сучасні промислові БД дозволяють зберігати історію руху товару магазину (мережі магазинів) за декілька місяців або років.
Управління електронним торговим обладнанням
Підтримка всіх видів електронного торгового устаткування входить в штатний функціональний набір всіх торгових систем.
Довгий час спеціальні апаратні засоби для торгівлі були дуже дорогі, а ПЗ та операційні системи були власністю виробників цих засобів. Сьогодні обладнання вже не визначає необхідні типи ПЗ. Сучасне електронне торгове обладнання є PC-сумісним, має вбудовані мікропроцесори, пам'ять, підтримує мережеві протоколи передачі даних і ін До тих пір поки на ринку паралельно існують апаратні засоби декількох поколінь, вибір ПЗ та апаратних засобів повинен бути взаємопов'язаним і взаємозалежним.
Використання технологій штрихового кодування
Використання технології штрихового кодування є само собою зрозумілим, причому не тільки на касових вузлах, але і в складській частини системи. Обов'язково повинні використовуватися сканери, портативні термінали, (можливо навіть радіо-термінали, хоча це суттєво дорожче), ваги, здатні друкувати штриховий код, принтери штрих-кодів. Фактично ж система повинна вести повний облік на основі штрихового кодування. При цьому потрібно відразу розуміти, що необхідно буде і пристрій, який маркує штрих-кодом ті товари, які його не мають спочатку. Відчутний ефект від введення системи штрихового кодування починається тільки в тому випадку, коли 90-95% усіх товарів має подібне маркування. У магазині зараз типова ситуація, коли штрих-код мають не більше 65-70% товарів. Довести цей показник до необхідного - це вже завдання самого магазину, якщо він серйозно націлений на отримання максимального прибутку зі свого бізнесу. В умовах торговельної мережі оснащення товаром штрих-кодами зазвичай входить в завдання дистриб'юторського центру.
Управління процесом ціноутворення
Не секрет, що більшість російських магазинів дотримуються системи єдиної торгової націнки на товари. Однак подібний підхід означає, що магазин фактично відмовляється проводити власну маркетингову політику, повністю покладаючись на постачальника. На практиці ж завжди необхідна дуже гнучка система ціноутворення, яка враховує безліч чинників і здатна реагувати на найменші коливання кон'юнктури. Ціна на один і той же товар, в залежності від структури споживчого попиту, може мінятися кілька разів протягом дня. Наприклад, у сучасному західному супермаркеті змінюються до 2000 цін у зміну. Тому краще буде саме та система автоматизації торгового процесу, яка дозволяє це робити з найменшими витратами.
Управління знижками
Дана можливість торгової системи тісно пов'язана з попереднім пунктом, тобто з можливістю максимально гнучко управляти системою ціноутворення в магазині. Знижки на товари покликані в першу чергу підвищити обсяг продажу в магазині, збільшити товарообіг, змусити постійних покупців купити більше товарів і залучити нових покупців. Різновидів знижок існує багато. Головне, на що треба звертати увагу при організації торгівлі зі знижками, це, по-перше, знижка повинна бути не на один товар: зі знижкою має продаватися близько 10% асортименту, знижки мають бути постійно. Тільки тоді це дасть відчутний ефект. По-друге, знижки доцільно влаштовувати у вигляді своєрідного аукціону: обмежений термін дії тієї чи іншої знижки повинен спонукати покупців робити покупки.
Дисконтні картки
Використання дисконтних карток дуже популярно в західній торгівлі. У Росії багато торговельних фірм також готові впроваджувати цю систему. Проте якщо на Заході дисконтна карта часто надається покупцеві просто в обмін на інформацію про нього, для чого достатньо заповнити анкету, то в Росії знайшла широке застосування практика торгівлі дисконтними картами. Дисконтні картки допомагають прив'язати конкретного покупця до магазину, змушуючи його робити покупки саме там.
У будь-якому випадку оцінити ефективність використання знижок і дисконтних карт можна лише в тому випадку, коли торговельна система дає докладний звіт про динаміку продажів того чи іншого товару. З іншого боку, система автоматизації повинна мати можливість зручного настроювання, щоб торгівля зі знижками дійсно давала результат, а не викликала труднощів обліку та управління цінами.
Система замовлень
Операційної одиницею в цьому питанні повинні бути не кількість, не планову товарний запас, а термін: на скільки днів розрахований запас того чи іншого товару. Цей показник зручний своєю універсальністю, тому що плановий товарний запас на різні категорії товарів різний. Слід зазначити, що робота з термінами дуже ефективна тільки в тому випадку, якщо в торговельній мережі є власний розподільний центр, оскільки в Росії постійні, довготривалі постачальники товару - явище порівняно рідкісне. Відповідно важливий оперативний облік постачальників, з тим щоб не виникли перебої в постачаннях тих чи інших категорій товарів. У разі мережевої торгівлі ці завдання допомагає вирішити власний розподільний центр. Однак, проблема автоматизованого замовлення все одно залишається і навіть ускладнюється, центр диктує магазину жорсткий розклад замовлень.
Система розрахунку з постачальниками
Цей пункт особливо важливий у російських умовах, оскільки способів розрахунків з постачальниками існує дуже багато: товарні кредити, відстрочення платежів, передоплата і т.п. Все це вимагає більш уважного відстеження взаєморозрахунків з постачальником. Поширеною помилкою є віднесення відносин з постачальником у сферу бухгалтерського обліку, хоча насправді це скоріше прерогатива саме системи управління. Бухгалтерія, як вже зазначалося вище, не працює в реальному часі, тому затримки з оплатою товару постачальнику можуть негативно позначитися на подальшій співпраці з ним.
Прив'язка реалізації до поставок
Це один з ключових моментів, усвідомлення якого дуже важливо при виборі торгової системи. Якщо в наявності система обліку товару в продажних цінах, то така прив'язка в принципі неможлива. В якості контрольного тут можна використовувати наступне питання: чи може дана система оцінити прибуток від роботи з даними постачальником. Не з даними покупцем (це завжди просто), а саме постачальником. Система повинна дати відповідь, наскільки вигідне співробітництво з цим постачальником, допомогти проаналізувати, як добре продається товар, в які терміни.
Підтримка допоміжного виробництва
При багатьох супермаркетах існують пекарні, кондитерські, які можуть використовувати продукти безпосередньо з торгового залу, повертаючи їх потім в якості нового товару. Аналогічна ситуація із тепер популярної останнім часом продажем салатів, які можуть виготовлятись тут же. Все це, у разі необхідності, теж має бути передбачено у системі управління торговим процесом і в системі обліку.
3. Рішення для мереж магазинів
Автоматизовані системи управління мають різні можливості контролю над торговим процесом. Це безпосередньо залежить від тієї технології, яка покладена в основу конкретного рішення, а та, у свою чергу, може істотно відрізнятися за вартістю. Найдорожчі системи автоматизації дозволяють стежити за будь-яким елементом торговельної мережі в реальному часі. Однак такий контроль потрібний далеко не завжди і не всім, тому немає сенсу піддаватися на маркетингові виверти постачальника системи, а треба точно визначити ті цілі і завдання, досягненню яких має допомогти автоматизація.
Існують три основні варіанти автоматизації роздрібної мережі. У даному випадку поняття "автоматизації" включає в себе перш за все способи зв'язку між окремими елементами мережі.
Перший і, мабуть, найбільш дорогий варіант - мережа, побудована на основі оптоволоконних ліній зв'язку. У цьому випадку вдається створити повністю онлайнову систему, коли центральний офіс виконує функцію магазину, а всі магазини мережі працюють як його торговельні секції. Таке рішення має принаймні два мінуси. По-перше, дорожнеча оптоволоконних ліній. З цієї причини значно віддалені один від одного магазини часто об'єднувати в мережу за допомогою подібної технології деколи нерентабельно, тому що створення і обслуговування оптоволоконних і радіоканалів каналів досить дорого. Інший мінус оптоволокна полягає в тому, що якщо зв'язок урветься, то зупиниться робота всієї мережі.
Другий варіант заснований на механізмі реплікації. Цей варіант недорогий, але швидкість передачі даних залишає бажати кращого. Реплікація - це копіювання змін в таблицях бази даних та їх пересилання на віддалені сервери без урахування вимог роздрібної торгівлі. Недоліком реплікації є наявність таких ситуацій, коли, наприклад, новий товар вже надійшов в систему віддаленого магазину, а нові ціни ще немає. Якщо потрібно ефективний обмін інформацією між офісом та магазинами, механізм реплікації буде явно незадовільним. Цей механізм доречно використовувати в тих випадках, коли досить обмінюватися інформацією не частіше одного разу на день. Крім того, слід попередити, що в разі пошкодження лінії зв'язку мережа, що працює на механізмі реплікації, змушена простоювати.
Третій підхід - зв'язок на базі документів. Заснований він на тому, що ніяких змін в магазині не може статися, поки туди не прийшов якийсь новий документ з центрального офісу. Тобто всі види зв'язку між магазинами представляють собою пересилання, по-перше, одного або декількох документів, а по-друге, повної інформації по всіх містяться в них товарів. Такий спосіб зручний тим, що принцип його роботи добре зрозумілий торговому персоналу. Надійність системи, побудованої на такому способі зв'язку, дуже висока. Область її застосувань практично не обмежена, тому перспективність зв'язку з цим не викликає сумніву.
Особливу увагу при проектуванні системи автоматизації потрібно приділити тому, наскільки збережеться функціональність і працездатність системи у випадках (дуже частих у російських умовах) виходу з ладу комунікаційних ліній.
Методи зв'язку різних елементів торгової мережі можуть відрізнятися один від одного. Природно, що чим мережа якісніше, тим вищою буде його ціна, і в цьому випадку дуже важливо швидше вибрати оптимальне співвідношення "ціна-якість". У той же час слід застерегти від зведення задачі автоматизації торговельної мережі до задачі виключно комунікаційної. Головне, щоб торгова система спочатку проектувалася для роботи в умовах торговельної мережі, включала в себе такі поняття, як "віддалений магазин", "центральний склад", "центральний офіс", передбачала переміщення товару з магазину в магазин, повернення товару постачальнику і т. д. У цьому випадку шансів на успіх у такої системи буде на порядок більше.
Список літератури
www.servplus.ru компанія "Сервіс Плюс" (комплексна автоматизація підприємств)
Ю.І. Ребрин - Основи економіки та управління виробництвом (інтернет-видання)
www.aup.ru адміністративно-управлінський портал
e-managment.webservis.ru - інтернет-ресурс з економіки та менеджменту
www.retail.ru - електронний тижневик "RETAIL"
ek-lit.agava.ru - бібліотека економічної та ділової літератури
www.rubrikon.ru - електронна енциклопедія
realreferat.narod.ru - нова колекція рефератів
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://realreferat.narod.ru/