Дослідження технологій взаємодії підприємства з державними органами та контрагентами по електронних

Дослідження технологій взаємодії підприємства з гос.органов і контрагентами по електронних каналах зв'язку

Зміст

Введення

1 Теоретичні основи фінансових взаємовідносин підприємств з контрагентами

1.1 Теоретичні основи фінансових взаємовідносин з контрагентами

1.2 Міжнародний досвід взаємодії підприємства з контрагентами

1.3 Види контрагентів

2 Аналіз технологій взаємодії підприємства з державними органами та контрагентами по електронних каналах зв'язку

2.1 Коротка економічна характеристика ТОВ «Торговий дім« Сервіс »

2.2 Організація взаємодії підприємства з державними органами та контрагентами

2.3 Основні проблеми взаємодії підприємства з державними органами та контрагентами по електронних каналах зв'язку

3 Вдосконалення технології взаємодії ТОВ "Сервіс" з контрагентами

3.1 Застосування електронних каналів зв'язку при взаємодії з державними органами та контрагентами

3.2 Вдосконалення методики підготовки і укладення договорів організації

Висновок

Список літератури

Програми

Введення

Програмний комплекс електронного документообігу - це автоматизована інформаційна система, призначена для реалізації процесу віддаленого обміну великими масивами форматованої інформації. У наш час, у зв'язку з бурхливим розвитком Інтернет-технологій, програмні комплекси електронного документообігу знаходять найширше застосування в багатьох сферах людської діяльності, і в першу чергу - в процесі електронного взаємодії державних структур та господарюючих економічних суб'єктів.

Організація такої взаємодії є однією з найважливіших завдань і пріоритетів сучасного інформаційного суспільства. Постійно зростають обсяги інформації, яка обробляється в інформаційних системах органів виконавчої влади для підвищення якості та ефективності управління державою, і, відповідно, збільшуються обсяги документообігу між бізнес-структурами та державними органами, уповноваженими законодавством на прийом і обробку різного роду даних.

Основною проблемою при цьому залишається стан середовища, в якій відбувається ця взаємодія. Якщо на обох кінцях каналу передачі інформації в переважній більшості випадків знаходяться сучасні автоматизовані інформаційні системи, які вміють ефективно і якісно обробляти одержувану інформацію, то сам канал являє собою бухгалтера підприємства, що переміщається на громадському транспорті з товстими папками звітів, або неспішну поштову посилку, що містить, знову ж, численні папери. Настільки явний невідповідність між якістю і пропускною здатністю використовуваних каналів передачі інформації та систем обробки даних призводить до того, що останні, за принципом лімітує чинника, виявляються завантаженими аж ніяк не на повну потужність.

Ресурс істотного підвищення якості систем обробки інформації, полягає, таким чином, в перекладі всього процесу взаємодії між ними виключно на електронні рейки. Саме передача даних в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку є єдиним природним способом взаємодії для сучасних інформаційних систем.

Тому не дивно, що вже протягом досить тривалого часу як у Росії, так і за кордоном (де ці процеси почалися декількома роками раніше) ставляться і вирішуються завдання, пов'язані з молодий предметної області під назвою "електронний уряд" (eGovernment).

Впровадження систем електронного обміну інформацією в масштабах держави вимагає теоретичного обгрунтування правильності принципів, на які спираються проекти та технічні завдання розроблюваних систем.

Проблема полягає в тому, що, у зв'язку з «молодістю» всієї предметної області, загальні принципи проектування таких програмних комплексів не знайшли поки систематичного розуміння і викладу.

На практиці створюються і впроваджуються програмні комплекси, орієнтовані на вирішення тільки частини завдань електронного документообігу, і не претендують, таким чином, на гнучкість і масштабованість. Наприклад, в представленій на вітчизняному ринку системі «комита-Звіт» (розробник-ЗАТ «комита», Санкт-Петербург) вирішується тільки завдання фізичної передачі форматованих даних по каналах зв'язку, але залишається відкритою проблема підтвердження валідності даних. А в популярній системі «Такском-Спринтер» (ТОВ «Такском», Москва) відсутні механізми для роботи з усіма історичними станами форм електронних документів. Такі проблеми характерні не тільки для Росії: у 2005 році Німеччини через помилки в проектуванні провалився національний проект за поданням податкової звітності через Інтернет, тому що програмне забезпечення не було розраховане на масштабування в умовах лавиноподібного збільшення навантаження.

Актуальність дослідження принципів проектування програмних комплексів захищеного і юридично значущого електронного документообігу обумовлена, таким чином, тим, що

• завдяки застосуванню таких систем стає можливим підвищення ефективності державного управління, за рахунок прискорення надходження інформації в автоматизовані інформаційні системи державних органів;

• реальне впровадження систем буде відбуватися в умови бурхливого зростання кількості абонентів і розвитку можливостей самих програмних комплексів, тому необхідно заздалегідь прогнозувати вектор розвитку інформаційної моделі і дати теоретичні оцінки меж можливостей цих систем;

• одночасно потрібно впровадження цілого ряду систем документообігу (наприклад, в Росії споживачами інформації виступають податкова служба, фонди соціального та медичного страхування, служба державної статистики, митна служба, Пенсійний фонд, служба по тарифах, служба фінансового моніторингу, служба екологічного моніторингу, регіональні фінансово- бюджетні служби - всі зі своїми вимогами до процедур обробки інформації), і, отже, є потреба в узагальненні принципів їх проектування, і в побудові універсальної моделі обробки даних, на базі якої була б можлива інтеграція цих систем;

• обсяги документообігу (в Росії - до 2.5 мільярдів документів на рік) та вимоги щодо доступності історичних версій документів (термін зберігання за окремими видами документів - до 75 років) представляють собою виклик до продуктивності і масштабованості інформаційних систем, рівного якому історія розробки програмного забезпечення ще не знала.

Мета роботи: досліджуючи процеси обробки, зберігання і контролю цілісності даних, що циркулюють у системі автоматизованого програмного комплексу електронного документообігу

• встановити загальні закономірності, яким підпорядковуються ці процеси;

• створити на основі цих закономірностей математичну модель інформаційних потоків у програмних комплексах електронного документообігу;

• розробити алгоритми роботи з даними, що забезпечують ефективне збереження й обробку інформації у вузлах системи документообігу;

• запропонувати методологію застосування даної математичної моделі при проектуванні, розробці та впровадженні прикладних програмних комплексів.

Методика дослідження спирається на результати дискретної математики, теорії об'єктно-орієнтованого проектування і реляційних баз даних.

Для отримання теоретичних результатів здійснюються дедуктивні міркування, а побудова практичних моделей проводиться методами математичного моделювання.

1 Теоретичні основи фінансових взаємовідносин підприємств з контрагентами

1.1 Теоретичні основи фінансових взаємовідносин з контрагентами

При згадуванні слова «партнер» - виникають асоціації з такими поняттями як чесність, порядність, відповідальність. Партнер - (англ. Partner) - є учасник будь-якої спільної діяльності, головним чином підприємницькою. ¹ Однак зі словника В.І. Даля слід, що коріння цього слова йдуть у французьку мову і означали товариша по картярської гри. Перш ніж гравець ставав партнером, він проходив жорсткий відбір. Стати партнером відомого і вдалого гравця (що дуже важливо) вважалося дуже престижно.

Світ змінюється, але принципи, на яких будуватиметься гра, залишаються незмінними. Бізнес - це та ж гра. Потрібні не просто гравці, потрібні партнери, в яких можна бути впевненим.

Контрагент (від лат. Contrahens - домовлятися) - сторона договору в цивільних правовідносинах. ²

Необхідно відзначити, що в якості контрагента можна розглядати будь-якого суб'єкта цивільного права, має ті чи інші відносини з вихідним підприємством. Приймаючи рішення про участь у тій або іншій формі економічного співробітництва, суб'єкти бізнесу керуються цілком певними інтересами і намагаються вирішити конкретні завдання. Головною рушійною силою, яка спонукає суб'єкта до пошуку партнера, є наявність незадоволеної потреби. Усвідомлення даної потреби веде до формування інтересу до знаходження контрагента, який володіє певними характеристиками. Таким чином, наявність суб'єкта, від якого можна отримати потрібну цінність, можна визначити як найбільш істотне умова для виникнення співробітництва. При відсутності цієї умови співпраця не виникає, тому що немає передумов для кооперації. Однак у деяких випадках воно може виникнути, якщо існує ілюзія того, що ця умова виконується. Ця ситуація ймовірна в разі дефіциту або недоброякісної інформації про потенційного партнера, досить швидкої втрати останнім своїх «корисних» якостей, зміни обставин співробітництва, а також у разі неадекватної оцінки власних потреб і мотивації до співпраці на етапі вибору партнера. Наприклад, виробниче підприємство може вибрати конкретного постачальника сировини у своєму регіоні, а через деякий час виявити аналогічного за ціною, якістю та іншими параметрами постачальника з більш вигідним географічним розташуванням. У даному випадку співробітництво з колишнім партнером втрачає економічний сенс, внаслідок високих транспортних витрат і виникає потреба у зверненні до нового постачальника.

Таким чином, наявність незадоволених потреб і уявлення про потенційного партнера як про суб'єкта, здатного стати джерелом задоволення даної потреби, безумовно, є найбільш істотною умовою для виникнення співробітництва. Причому, друга складова цієї умови (подання про партнера) є найбільш вагомою, оскільки саме від адекватності цього «вистави» залежить успіх партнерства.

Термін «партнерство» використовується на практиці в різних сенсах. Його можна розглядати як: ³

- Складову частину міждержавних відносин (міждержавне партнерство);

- Елемент взаємовідносин між державою, роботодавцями та найманими працівниками з приводу заробітної плати та умов праці (соціальне партнерство);

- Партнерство в бізнесі між суб'єктами ринкової економіки (межфирменное партнерство чи взаємини підприємства з різними контрагентами).

Партнерські зв'язки у сфері бізнесу виступають не тільки важливим складовим елементом підприємницьких дій, а й необхідною умовою договірних відносин між контрагентами, даючи можливість кожному з них отримати певний рівень прибутку за рахунок обміну результатами діяльності.

У Росії інститут партнерства у бізнесі порівняно молодий, хоча окремі підприємства використали елементи партнерства, що розуміються як межфирменное співробітництво, давно. Такої точки зору дотримується А.В. Бусигін, ⁴ розглядає партнерські зв'язки як договірні відносини, які встановлюються між двома або більш підприємцями і дають можливість кожному з них отримати шуканий рівень прибутку за рахунок обміну результатами діяльності (купівля, постачання продукції), що виступають у товарній або грошовій формі.

До цих пір відсутнє чітке і однозначне розуміння сутності партнерських відносин в бізнесі, хоча термінологія партнерства широко використовується сьогодні в практиці бізнесу, наприклад, стратегічний партнер, виробничий, фінансовий, інвестиційний і т.п. партнери, а також партнерство як форма організації бізнесу.

У працях вітчизняних вчених-економістів проблеми партнерства у бізнесі практично не висвітлені. Вкрай мало розробок, де б аналізувалася система партнерських відносин в бізнесі або розглядалися які-небудь конкретні методи оцінки та вибору контрагентів. Поняття «партнерство» практично не використовувалося в наукових роботах Радянського періоду. Термін «партнерство» застосовувався для характеристики міжособистісного спілкування. Тільки ряд авторів розглядає партнерство при організації договірної роботи або стосовно зовнішньоекономічної діяльності.

Необхідно зазначити, що відсутність глибоких теоретичних досліджень партнерства в бізнесі, а також конкретних методів визначення надійності ділових партнерів на етапі їх вибору стало однією з головних причин низької економічної ефективності російських підприємств.

Перш, ніж безпосередньо приступити до розгляду проблеми вибору ділового партнера, з'ясуємо, що представляє його надійність.

Надійність партнера - це властивість, що виявляється в здатності реалізації співробітництва за певних умов зовнішнього середовища, а також кількісна та якісна оцінка партнера, що виражається в таких параметрах, як фінансові показники фірми, її ділова репутація, здатність точно і вчасно виконувати взяті на себе зобов'язання і так далі.

Будь-яке підприємство потребує ефективних партнерських зв'язках - це є головною умовою його благополучного функціонування в рамках того або іншого фрагмента цілісного господарського процесу. В даний час, найбільш важливим стає схильність до співпраці і постійний пошук найбільш ефективних партнерських зв'язків, в ході якого здійснюється переорієнтація діяльності відповідно до умов ринку, тобто партнерські відносини дозволяють фірмі досягти, зберегти і посилити свої конкурентні переваги.

Таким чином, партнерство в бізнесі можна визначити як вид економічних відносин, заснованих на спільних діях і зусиллях сторін, об'єднаних спільним інтересом (вигодою для обох сторін), спрямованих на досягнення конкретних цілей, які добре розуміються учасниками таких відносин. Іншими словами, під партнерськими економічними відносинами розуміється сукупність способів і форм цілеспрямованої організації взаємин сторін для досягнення загальних цілей.

Партнерські зв'язки забезпечують фірмам доступ до більш різноманітним ресурсів, ніж могла б мати або придбати фірма окремо. У зв'язку з цим, метою сучасних міжфірмових відносин завжди є отримання необхідного доступу до яких-небудь ресурсів (матеріально-технічних ресурсів, готової продукції, фінансового середовища), ринків, технологій або каналам розподілу.

В цілому бізнес побудований на взаємодії суб'єктів ринкової економіки між собою. Відносини співробітництва між фірмами - це не новий тип відносин у бізнесі. Ці відносини існували завжди (у формальному чи неформальному вигляді) між фірмою і її контрагентами (постачальниками, покупцями, посередниками та ін.) Однак за останні роки вміст договірних відносин в бізнесі сильно змінилося і набуло нових форм. Освоєння цих форм російськими підприємствами почалося порівняно недавно.

У широкому сенсі слова будь-які взаємини між суб'єктами ринкової економіки, результатом яких стало укладання договору, є проявом межфирменного співробітництва.

Таким чином, можна зробити висновок про те, що політика формування міжфірмових зв'язків, які являють собою основу ділового партнерства, є одним з елементів стратегії підприємства і виступає в якості фундаменту успішної конкурентної боротьби. Сучасні міжфірмові зв'язки відображають складний і цілеспрямований процес взаємної адаптації діяльності кожного суб'єкта економічного життя до інтеграційних процесів. У результаті межфирменного взаємодії утвориться особлива інфраструктура, яка зраджує «середовище проживання бізнесу» і розширює його територіальні межі.

Бухгалтерський облік розрахунків з контрагентом залежить від методики взаєморозрахунків, визначеній у договорі.

Відомості про договір з контрагентом та умови розрахунків повинні бути введені в інформаційну базу. Причому з одним контрагентом може бути укладено кілька договорів з різними умовами розрахунків.

У договорі може бути вибраний один з наступних варіантів вимірювання взаємної заборгованості між підприємством та контрагентом: ⁵

• в рублях,

• в умовних одиницях,

• в іноземній валюті.

Останній варіант підходить для розрахунків з іноземним партнером, а перші два можуть використовуватися для розрахунків з вітчизняними партнерами. Причому варіант розрахунків в умовних одиницях означає наступне: взаємні заборгованості за договором фіксуються в іноземній валюті, обраної як умовної одиниці договору, але платежі виконуються в рублях. Для реєстрації зміни стану взаєморозрахунків суми платежів перераховуються в умовні одиниці за курсом іноземної валюти на день платежу.

Розрахунки з контрагентами можуть враховуватися з різним ступенем деталізації:

• за договором в цілому,

• в кожному розрахунковому документу (відвантаження, оплати і т.п.).

У взаємовідносинах з контрагентами поширена практика, коли конкретна оплата прив'язується до відповідного відвантаження: або спочатку реєструється оплата поставки (за попередньо виписаним рахунком), а потім реєструється саме постачання - поставка по передоплаті, або спочатку реєструється постачання, а потім реєструється оплата - подальша поставка. Подібної практиці ділових взаємовідносин більше підійде деталізація розрахунків за кожним розрахунковим документом.

Але при довгострокових взаєминах з надійними діловими партнерами може бути встановлено, що платежі не прив'язуються до конкретних поставок. Наприклад, за умовами договору контрагент може поставляти підприємству товари протягом місяця за разовими заявками підрозділів підприємства, а по завершенні місяця фінансова служба підприємства буде оплачувати контрагенту всі виконані поставки і перераховувати часткову передоплату на черговий місяць. Для подібної практики взаємовідносин підійде варіант деталізації розрахунків з контрагентом за договором в цілому, хоча можна вибрати і варіант деталізації в кожному розрахунковому документу.

При реєстрації розрахункового документа в інформаційній базі бухгалтерські проводки формуються автоматично. При цьому з метою аналітичного обліку контрагент буде вказано в проводці як субконто дебету або кредиту. В якості другого субконто проводки може бути зазначений договір, в якості третьої - розрахунковий документ.

Конфігурація може вести аналітичний облік за розрахунковими документами навіть у разі, коли користувачам це безпосередньо не вимагається, тобто в описі договору вказана деталізація розрахунків за договором в цілому. Якщо для договору обраний варіант обліку розрахунків в умовних одиницях, то для коректного визначення курсових різниць при реєстрації кожної зміни стану взаєморозрахунків буде потрібно прив'язка до конкретного розрахунковим документом, при цьому розрахунковий документ буде підбиратися з інформаційної бази автоматично за методом ФІФО.

Суми документів автоматично поділяються на погашення заборгованостей і аванси, оскільки за правилами бухгалтерського обліку ці суми повинні відображатися окремо.

Бухгалтерські рахунки для обліку розрахунків з контрагентами, що використовуються в проводках, вказуються в розрахунковому документі.

Але користувачеві навряд чи буде потрібно самостійно вказувати бухгалтерські рахунки в документі, оскільки вони підставили автоматично відразу після того, як він вкаже контрагента і договір. Для підстановки рахунків за замовчуванням автоматично підбереться найбільш підходяща запис зі спеціального списку, що зберігається в інформаційній базі.

Завдяки автоматичній підстановці бухгалтерських рахунків введення розрахункових документів можна доручити користувачам, які не є бухгалтерами. А бухгалтери можуть залишити за собою лише функцію контролю за станом списку, використовуваного для автоматичної підстановки бухгалтерських рахунків в розрахункові документи.

"1С: Бухгалтерія 8" надає засоби для автоматизації звірки взаєморозрахунків з контрагентами та їх коригування.

Одним з таких засобів є документ "Коригування заборгованості".

З допомогою представленого документа можна провести взаємний залік дебіторської та кредиторської заборгованостей, що утворилися за різними договорами з одним контрагентом. Можна перенести заборгованість з одного контрагента на іншого контрагента (наприклад, при їх реорганізації), можна зареєструвати списання безнадійного боргу.

Інший корисний документ - "Інвентаризація розрахунків з контрагентами".

Цей документ автоматизує процес складання акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

1.2 Міжнародний досвід взаємодії підприємства з контрагентами

У сучасних умовах проблема уніфікації правового регулювання міжнародної торгівлі все ще залишається актуальною. Відмінності в нормах національних правових систем, що застосовуються до зовнішньоторговельних операціях, часом досить серйозно ускладнюють процес укладення та виконання комерційних договорів. Усунення ж цих перешкод шляхом створення однакового правового режиму, безумовно, сприяє успішному розвитку міжнародної торгівлі. Така робота ведеться на різних рівнях. В даний час на світовому рівні найбільш значні дії в цій галузі міжнародного співробітництва, що принесли вже помітні позитивні результати, роблять Комісія ООН по праву міжнародної торгівлі (ЮНСИТРАЛ) та Міжнародний інститут уніфікації приватного права (УНІДРУА). ⁶

ЮНСІТРАЛ була утворена в 1966 р. за рішенням Генеральної Асамблеї ООН як механізм, за допомогою якої Організація Об'єднаних Націй змогла б більш активно сприяти зменшенню або усуненню перешкод для розвитку торгівлі, що викликаються відмінностями в національному праві, що регулює міжнародну торгівлю. Комісія складається з 36 держав-членів, які обираються Генеральною Асамблеєю ООН на шість років. Система членства розроблена таким чином, щоб у Комісії завжди були представлені різні географічні регіони і основні економічні та правові системи сучасного світу.

ЮНСІТРАЛ займалася і продовжує займатися уніфікацією в наступних областях: ⁷

а) міжнародної купівлі-продажу товарів і пов'язаних з нею угод;

б) міжнародного перевезення вантажів;

в) міжнародного комерційного арбітражу і примирних процедур;

г) державних закупівель;

д) договорів про капітальне будівництво;

е) міжнародних розрахунків;

ж) електронної торгівлі;

з) транскордонної неспроможності.

В області правового регулювання відносин, пов'язаних з міжнародною торгівлею, ЮНСІТРАЛ підготувала Конвенцію про позовну давність у міжнародній купівлі-продажу товарів (Нью-Йорк, 1974 р.). Остання встановлює уніфіковані правила, які стосуються періоду часу, протягом якого мають бути розпочаті юридичні дії, що мають своїм джерелом договір міжнародної купівлі-продажу товарів. Ця Конвенція була доповнена Протоколом, створеним в 1980 р. у зв'язку з прийняттям Конвенції ООН про договори міжнародної купівлі-продажу товарів. Конвенція про позовну давність у міжнародній купівлі-продажу товарів разом зі згаданим Протоколом вступила в силу 1 серпня 1988

Конвенція ООН про договори міжнародної купівлі-продажу товарів (Відень, 1980 р.) містить звід правових норм, що регулюють укладання відповідних договорів, зобов'язання продавця і покупця, засоби правового захисту при порушенні угоди і інші аспекти договірних відносин. Конвенція набула чинності 1 серпня 1988 р. (щодо Російської Федерації вона діє з 1 вересня 1991 р.). Цей документ має велике практичне значення, зокрема, для нашої країни, оскільки його підписала значна кількість держав-учасників, до числа яких входять і основні торговельні партнери Російської Федерації.

До області, безпосередньо примикає до уніфікації права міжнародної купівлі-продажу товарів, також відноситься прийняте Комісією у 1992 р. Правове керівництво з міжнародних зустрічним торговельних угодах, метою якого є надання сприяння сторонам, які проводять переговори про укладення зустрічних угод. Керівництво розглядає правові питання, які виникають при укладенні зазначених угод, і аналізує їх можливі рішення в договорах.

У сфері уніфікації правового регулювання міжнародних перевезень ЮНСІТРАЛ підготовлені два акти, дуже важливих для даної галузі міжнародного економічного співробітництва. Перший з них - це Конвенція ООН про морське перевезення вантажів, прийнята в Гамбурзі в 1978 р. Цю Конвенцію за традицією, що склалася у відношенні інших міжнародних актів в галузі торговельного мореплавства, часто називають Гамбургскими правилами. Дана Конвенція встановлює уніфіковане регулювання для прав і обов'язків вантажовідправників, перевізників і вантажоодержувачів за договором морського перевезення вантажів. Конвенція набула чинності 1 листопада 1992 р. Росія не входить до числа її учасників. Другим документом є Конвенція ООН про відповідальність операторів транспортних терміналів. Вона була прийнята в 1991 р. у Відні. Даний акт створює однаковий правовий режим щодо відповідальності оператора терміналу за втрату або пошкодження вантажу, що знаходиться в процесі міжнародного перевезення, в період, коли цей вантаж знаходиться на транспортному терміналі. Крім того, Конвенція встановлює відповідальність оператора терміналу за спричинену їм прострочення доставки вантажу. Цей документ не набув чинності, оскільки число його учасників поки менше необхідного мінімуму.

За загальним визнанням, діяльність ЮНСІТРАЛ виявилася досить успішною в області уніфікації правового регулювання процедури вирішення міжнародних комерційних спорів. Першим результатом зусиль Комісії в цьому напрямі стало прийняття у 1976 р. Арбітражного регламенту ЮНСІТРАЛ. Регламент, по суті, містить майже повний звід процесуальних норм і правил, які за угодою сторін можуть застосовуватися до арбітражного процесу, що виникає з їх комерційних взаємовідносин. Цей документ, який знайшов досить широке застосування в міжнародній практиці в останні роки, використовується як при арбітражі "ad hoc", так і в інституційному (постійно діючий) арбітражі. ⁸

Щоб надати контрагентам з міжнародних операціях можливість вирішити виниклу конфлікт у доарбитражном порядку (а така потреба виникає досить часто), Комісія у 1980 р. розробила Погоджувальна регламент ЮНСІТРАЛ. Цей Регламент може застосовуватися за угодою сторін, якщо вони побажали врегулювати свої розбіжності шляхом проведення погоджувальної процедури перш ніж вдалися до формального розгляду своєї суперечки.

У сфері міжнародної уніфікації правового регулювання державних закупівель Комісій був розроблений і в 1994 р. прийнятий Типовий закон про закупівлі товарів (робіт) та послуг. Мета прийняття цього Типового закону дати можливість державам, совершенствующим відповідну галузь національного законодавства, врахувати вже накопичений міжнародний досвід. У даному акті містяться норми, спрямовані на забезпечення конкурентних умов, гласності (транспарентності), чесності, об'єктивності в процесі здійснення закупівель і, тим самим, на підвищення їх економічності та ефективності. Щоб створити сприятливі умови для відповідних державних органів, які будуть використовувати цей документ у законотворчому процесі, ЮНСІТРАЛ також схвалила Керівництво з прийняття Типового закону. Здається, що зміст Закону РФ, регулюючого державні закупівлі (1999 р.), певною мірою відобразило ідеї та підходи Типового закону ЮНСІТРАЛ.

У лютому 1988 р. було опубліковано Правове керівництво ЮНСІТРАЛ по складанню міжнародних контрактів на будівництво промислових об'єктів. Цей документ присвячений аналізу багатьох правових питань, що виникають у зв'язку з будівництвом промислових об'єктів іноземним підрядником, він охоплює переддоговірну стадію, а також фазу виконання договору (будівництво) та післябудівельного період. Керівництво пропонує різні варіанти підходу до вирішення виникаючих між підрядником і замовником правових питань щодо укладених ними договорів (контрактів). При розробці даного Керівництва велика увага приділялася особливим проблем, які характерні для даного виду економічного співробітництва за участю країн, що розвиваються. Безумовно, цей документ має велике практичне значення і для країн перехідної економіки, які стикаються з аналогічними проблемами в процесі здійснення інвестиційних проектів.

У сфері міжнародних розрахунків найбільш помітним документом, підготовленим Комісією, є Конвенція ООН про міжнародні переказні векселі і міжнародні прості векселі (Нью-Йорк, 1988 р.). ⁹ Даний акт містить достатньо повне зібрання правових норм, що регулюють відносини, пов'язані з названими новими міжнародними платіжними інструментами, які можуть використовуватися партнерами з міжнародних комерційних операціях. Укладачі Конвенції прагнули подолати основні розбіжності й існуючу правову невизначеність щодо платіжних засобів, що використовуються в сучасних умовах для міжнародних розрахунків. Конвенція застосовується, якщо сторони використовують для розрахунків особливу форму оборотного документа (цінного паперу), що містить вказівку на те, що цей документ підпорядковується правилам Конвенції ЮНСІТРАЛ. Конвенція поки не вступила в силу, оскільки до цього моменту до неї приєдналося недостатньо учасників. Російська Федерація її не підписала.

Іншим документом, що належать до сфери міжнародних розрахунків, який був прийнятий ЮНСІТРАЛ, є Конвенція ООН про незалежні гарантії та резервні акредитиви (Нью-Йорк, 1995 р.). Як і попередня Конвенція, цей акт ще не набув чинності і відкритий для приєднання. Конвенція має полегшити використання незалежних гарантій та резервних акредитивів, особливо в ситуаціях, коли в силу сформованих у відповідних країнах традицій контрагентам з міжнародних операціях є використання тільки одного певного виду гарантійного забезпечення. Важливою рисою Конвенції є те, що вона визначає загальні основні принципи і риси, властиві як незалежною гарантіям, так і резервним акредитивами.

До області міжнародних розрахунків відносяться ще два документи, прийнятих ЮНСІТРАЛ, проте вони мають інший правовий характер. Мова йде, по-перше, про Правовій керівництві за електронною переказу коштів (1987 р.), в якому розглядаються правові питання, що виникають у зв'язку з перекладами грошових сум з використанням електронних засобів, а також аналізуються можливі шляхи підходу до вирішення цих проблем. По-друге про Типовому законі про міжнародні кредитових перекладах (1992 р.). Названий Типовий закон стосується регулювання відносин, що виникають у процесі виконання операцій, починаючи з дачі банком вказівки надати певну грошову суму в розпорядження даного одержувача платежу. Конвенція розглядає, зокрема, зобов'язання банків того, який дає вказівку про виробництво платежу, і того, яким адресовано це зазначення; період, протягом якого повинен бути здійснений платіж цим банком; відповідальність кредитної установи перед платником або відправляють банком у разі, якщо грошовий переклад здійснюється із запізненням або допускаються інші помилки.

Відповідаючи сучасним потребам обліку міжнародних комерційних угод, у 1996 р. ЮНСІТРАЛ прийняла Типовий закон про електронну комерцію. Він покликаний створити сприятливі умови для використання сучасних засобів комунікацій і зберігання інформації, зокрема, електронного обміну інформацією, електронної пошти та факсимільного зв'язку як з використанням глобальної мережі Інтернет, так і без неї. Типовий закон встановлює функціональні еквіваленти для концепцій комунікацій, що використовують паперовий документообіг, а саме визначає поняття "письмова форма", "підпис" та "оригінал". Він містить стандарти, відповідно до яких може оцінюватися правове значення електронних повідомлень, що необхідно для широкого розповсюдження "безпаперових" способів комунікацій. Крім того, Типовий закон включає загальні норми про електронну торгівлю в окремих областях економічної діяльності, наприклад, при перевезенні вантажів. Для полегшення використання Типового закону зацікавленими державами в законотворчому процесі Комісією було розроблено Керівництво з прийняття Типового закону, яке у відповідних випадках може використовуватися також при тлумаченні окремих положень закону.

У цей час увага Комісії зосереджено на трьох проектах. Це Правове керівництво з проектів у галузі інфраструктури, які фінансуються з приватних джерел, Конвенція про уступку вимоги при фінансуванні під дебіторську заборгованість і Єдині технічні правила про підписи в електронній формі.

Розробка Правового керівництва по проектах в галузі інфраструктури, які фінансуються з приватних джерел, ставить за мету сприяти в розробці необхідного і ефективного законодавства державам, зацікавленим у залученні іноземного приватного інвестування для створення на своїй території великих об'єктів, які зачіпають інфраструктуру країни. Часто на практиці такі проекти економічної співпраці реалізуються за схемою "будівництво - експлуатація - передача" (СЕП). Актуальність цієї проблеми пояснюється тим, що в сучасному світі залучення приватного сектору до участі в розробці та експлуатації об'єктів інфраструктури все рішучіше заявляє про себе як міра, що сприяє економії державних коштів, підвищенню стандартів якості послуг, що надаються, а також як фактор перерозподілу ресурсів з метою задоволення насущних соціальних потреб. Разом з тим розробка і реалізація таких проектів, як правило, пов'язані з комплексним характером взаємовідносин інвестора і держави - ​​одержувача інвестицій. Для успішної реалізації таких проектів без сприятливої ​​правової бази в державі, на території якого здійснюється інвестиційний проект, не обійтися. Саме тому в Правовій керівництві викладаються основні принципи необхідного законодавства, порядок укладення контрактів на здійснення проектів, загальні умови договорів про реалізацію проектів, питання регулювання наслідків зміни обставин, врегулювання суперечок і ін Проект, що розробляється Керівництва містить пропозиції щодо вирішення складних правових проблем, пов'язаних з даним видом економічної співпраці, які засновані на міжнародній практиці та досвіді різних правових систем.

Включення розробки проекту Конвенції про уступку вимоги при фінансуванні під дебіторську заборгованість в робочу програму ЮНСІТРАЛ пов'язано з тим, що в багатьох країнах, що розвиваються, а також країнах перехідної економіки багато учасників економічного обороту не можуть запропонувати в якості забезпечення при отриманні фінансування, необхідного для здійснення їх нормальної діяльності, ніяких активів, крім дебіторської заборгованості. Разом з тим правовий режим поступки вимоги (цесія) у багатьох країнах не відрізняється чіткістю і часто не відповідає сучасним вимогам міжнародного комерційного обороту. Мета документу, що розробляється усунути перешкоди у використанні даного інструменту фінансування, які виникають через правової невизначеності у деяких правових системах щодо юридичних наслідків поступки права вимоги, що має міжнародний елемент, а саме, коли цедент, фактор або боржник знаходяться в різних країнах, а також щодо наслідків такої поступки для боржника і третіх осіб. У Конвенції також передбачається вирішити низку колізійних питань, пов'язаних із зазначеною міжнародної угодою.

У процесі роботи над проектом однакових правил про електронні підписах увагу Комісії зосереджено на питаннях підписів у цифровій формі з урахуванням що складається практики електронної торгівлі і того нейтрального, з точки зору носіїв інформації, підходу, який взятий за основу в Типовому законі ЮНСІТРАЛ про електронну торгівлю. Єдині технічні правила не повинні перешкоджати використанню інших, крім криптографічних, методів посвідчення автентичності підпису і по можливості зобов'язані враховувати відмінності в рівнях забезпечення надійності таких методів, а також визнавати різні юридичні наслідки і обсяг відповідальності в залежності від різних видів послуг, що надаються в контексті підписів на цифровий формі.

Надалі ЮНСІТРАЛ планує розглянути проблеми вдосконалення правового регулювання в галузі міжнародного комерційного арбітражу, і зокрема, питання, пов'язані з виконанням арбітражних рішень, забезпечувальними заходами на підтримку арбітражу, застосуванням погоджувальної процедури, взаємодією арбітражу і судових органів, а також інші актуальні теми.

Прагнення до визначеності у правовідносинах між сторонами договору, з одного боку, і не завжди чітке регулювання позитивного права звільнення від відповідальності при неможливості виконання зобов'язання, з іншого боку, призвели до досить широкому застосуванню, особливо у комерційній практиці, договірних умов про звільнення від відповідальності при невиконанні договору - так званих форс-мажорних застережень ".

Практично у всіх країнах право допускає узгодження контрагентами таких умов, які можуть як розширювати, так і звужувати застосування в конкретному випадку концепції звільнення від відповідальності, що випливають з норм чинного права. Зазвичай в цих умовах в договорах перераховуються приклади звільнення від відповідальності, передбачається порядок посвідчення відповідного "форс-мажорного" події і встановлюються наслідки, які зводяться зазвичай до звільнення боржника від виконання зобов'язання на час, поки продовжує діяти подія, що перешкоджає виконанню договору. Досить часто в "форс-мажорних застереженнях" також передбачається, що після закінчення певного часу після настання обставини одна із сторін або обидва контрагента має право відмовитися від договору.

Зміст форс-мажорних застережень різниться в залежності від багатьох обставин, як фактичних, так і юридичних. Серед них в першу чергу слід назвати правовий режим договору, тобто норми застосовного права, які повинні регулювати неможливість виконання. Немає сумніву, що чим більш ясні положення по даній проблемі містить позитивне право, тим меншою мірою сторони змушені уточнювати свої взаємини в договорі на випадок настання обставин "непереборної сили". Так, особливості регулювання в англо-американському праві проблеми "марності" або "нездійсненності" договори, пов'язані з нею багатоваріантність і широкі можливості суддівського розсуду при правової кваліфікації відносин контрагентів, зумовили надзвичайну деталізацію змісту "форс-мажорних застережень".

Слід зауважити, що в цілому зміст умови про "форс-мажор", як і комерційних умов договору, звичайно несе на собі відбиток конкретної зацікавленості в укладанні договору та економічного балансу сил між його учасниками: більш сильному в економічному відношенні партнеру завжди вдається нав'язати своєму контрагенту таке регулювання, яке вигідно перш за все йому і направлено в залежності від конкретних обставин або на розширення відповідальності контрагента, або на звуження власної відповідальності при невиконанні договору.

Необхідно відзначити, що занадто широкі формулювання умов звільнення від відповідальності послаблюють правову силу договірних зобов'язань, що навряд чи відповідає інтересам ділового обороту, а отже, і всіх його учасників.

Найбільш типовими подіями, що включаються до переліку "форс-мажорних", зокрема, до договорів купівлі-продажу в сфері зовнішньоекономічної діяльності, видаються такі:
страйки, локаути, трудові конфлікти, ненормальні умови праці, вихід з ладу машин і устаткування, затримки в дорозі, урядові заходи та обмеження, в тому числі обмеження експорту та інше ліцензування, чи будь-яке інше подія, що знаходиться поза контролем продавця, включаючи війну.

Оскільки "форс-мажорні застереження" мають важливе практичне значення і широко застосовуються в комерційних договорах, вони включаються в переважній більшості випадків в загальні умови або типові проформи договорів, що розробляються як окремими фірмами, так і міжурядовими організаціями, міжнародними та національними підприємницькими асоціаціями. На основі узагальнення досвіду міжнародної комерційної практики провідна міжнародна підприємницька організація - Міжнародна торгова палата (МТП) - запропонувала для використання вельми детально розроблену застереження про "форс-мажор" і скрутних обставинах (hardship). ¹⁰

Недостатньо чітке нормативне регулювання і невизначеність вирішення в судовій практиці проблеми правових наслідків для договірних зобов'язань, зміни обставин, що впливають на виконання договору, а також помітно загострилася економічна нестабільність світового господарства, різкі коливання ринкової кон'юнктури, а також ряд інших соціально-економічних моментів призвели до досить широкого використання в комерційній договірній практиці так званих умов про "труднощі" (hardships). У договори стали включатися застереження з метою запобігти або в значній мірі знизити ефект обставин, що змінилися на договірні зобов'язання, або створити механізм адаптації договору до нових умов, в яких він повинен виконуватися.

Головна мета таких договірних умов, які необхідно відрізняти від "форс-мажорних" обмовок, - це створення механізму взаємних консультацій, передачі питання на розгляд третій особі і т.п., що допомагає сторонам відновити економічний баланс їхніх інтересів, відбитий в укладеному договорі, при певних непередбачених подіях.

1.3 Види контрагентів

Своєчасне і якісне виконання замовлень покупців забезпечує підприємству лідируюче положення на конкурентному ринку пропозиції товарів і послуг. Підсистема «Управління замовленнями покупців», що входить до складу конфігурації, дозволяє робити наступне: ¹¹

• реалізувати найбільш ефективну для підприємства стратегію обслуговування замовлень покупців у відповідності з обраними схемами роботи, використовуваними на підприємстві;

• оптимальним чином розміщувати замовлення покупців у замовленнях постачальникам і резервувати товари на складах;

• забезпечити дотримання термінів поставки замовлених товарів;

• задовольняти запити як можна більшої кількості клієнтів, уникаючи виникнення надлишкових складських запасів.

Передбачено різні схеми виконання замовлення покупця:

• відвантаження товару з вільного складського залишку;

• попереднє резервування товару на складі з подальшим відвантаженням;

• розміщення замовлення покупця у раніше оформлених замовленнях постачальників (товар буде автоматично зарезервована під дане замовлення покупця в момент надходження товару від постачальника);

• «Робота на замовлення», тобто оформлення замовлення товару постачальникові під конкретне замовлення покупця.

Рис.1.2. Схема виконання замовлення покупця

Передбачено алгоритм автоматичного резервування і розміщення, що дозволяє оптимальним чином розмістити замовлення покупця в замовленнях постачальникам і у вільному залишку товару на складах.

Конфігурація містить засоби контролю за станом роботи пo виконання замовлень покупців.

Для аналізу поточного стану замовлень призначений звіт «Аналіз замовлень».

У конфігурації є можливість оперативного розрахунку прибутковості замовлення покупця. Дана можливість допоможе менеджеру прямо в процесі оформлення замовлення отримувати оперативну інформацію про плановану націнці (прибутковості) пo кожної номенклатурної позиції і в цілому пo документом. Це допоможе виключити ті ситуації, коли внаслідок знижок ціна товару знижується нижче гранично допустимої величини.

Для порівняння планової собівартості і планового прибутку до сплачених продажами компанії призначений звіт «Продажі щодо оплати за період». У якості одного з показників звіту можна використовувати планову собівартість. При цьому розрахується плановий прибуток як різниця між реальною ціною продажу та планової собівартістю з урахуванням суми витрат.

Підсистема управління відносинами з клієнтами забезпечує збір і впорядкування великих обсягів інформації.

Рис.1.3. Підсистема управління відносинами з клієнтами

Використовується така контактна інформація про контрагентів:

• адреси,

• телефони,

• адреси електронної пошти,

• місцеві телефони,

• довільні відомості.

В інформаційну базу може бути введена інформація про декілька контактних осіб, що представляють інтереси контрагента.

Передбачається реєстрація всіх контактів з контрагентом, як планових, так і відбулися.

У записах про контакти вказуються такі відомості: сам контрагент, контактна особа з боку контрагента, користувач, відповідальний за контакт з боку підприємства, суть переговорів, витрачений час. Реєструється інформація як надходить від самих клієнтів (що входить інформація), так і інформація, що ініціюється користувачем (виходить інформація).

Зведену інформацію про контакти можна переглянути у вікні загального списку, а детальну інформацію про конкретний контакті зручно переглядати в окремому вікні.

У конфігурації передбачено оповіщення пo запланованим контактам і інших подій. У заздалегідь зазначений час підсистема автоматично посилає нагадування користувачеві, вказаною в якості відповідального за контакт.

Електронний лист клієнтові може бути відправлено прямо з конфігурації. Підсистема управління відносини з клієнтами використовує власну електронну пошту системи або зовнішню поштову програму. Електронне листування з клієнтом може зберігатися прямо в інформаційній базі.

Накопичується інформація доступна для аналізу з метою оцінки результативності контактів.

Підсистема управління відносинами з клієнтами не тільки зберігає інформацію про адреси електронної пошти клієнтів, але і безпосередньо забезпечує спілкування з клієнтами за допомогою електронної пошти.

Електронне спілкування з клієнтами організовано максимально зручно. Так, користувач, який отримав нагадування про раніше запланованому контакті з клієнтом, може двома-трьома клацаннями миші відкрити вікно електронного листа вбудованої інтернет-пошти конфігурації чи поштової програми, встановленої на комп'ютері користувача. Причому в листі вже буде підставлений електронну адресу клієнта, а також буде заповнено поле «Зміст (Subject)» на підставі інформації, відомої підсистемі. Користувач може змінити підставлені дані на свій смак.

Користувач може вести електронне листування з клієнтами безпосередньо в поштовій програмі, встановленої на його комп'ютері. Це може бути менш зручно, ніж використання вбудованої електронної пошти конфігурації, але на цей випадок передбачено обмін контактною інформацією між інформаційною базою конфігурації і поштовою програмою. Такий обмін позбавляє користувача від необхідності дублювати дані про контакти у двох програмах.

Договірна робота з контрагентами пронизує всю господарську діяльність підприємства. У роботі з контрагентами задіяні підрозділи, що займаються управлінням фінансами, придбанням товарно-матеріальних цінностей, реалізацією готової продукції, маркетингом і ін

Найважливішу частину роботи з контрагентами становить функція управління взаєморозрахунками. Для виконання цієї функції в конфігурацію включена спеціальна підсистема. Підсистема взаєморозрахунків з контрагентами охоплює повний цикл операцій пo взаємодії з діловими партнерами від моменту виникнення зобов'язань пo договорами до їх виконання. Реалізована за допомогою підсистеми управління взаєморозрахунками гнучка кредитна політика дозволяє підвищити привабливість підприємства для клієнтів і його конкурентоспроможність на ринку.

Підсистема управління взаєморозрахунками може використовуватися у фінансових, постачальницьких і збутових структурах підприємства, дозволяючи оптимізувати фінансові й матеріальні потоки.

Рис.1.4. Підсистема управління взаєморозрахунками

Використання підсистеми дозволяє аналізувати зміну заборгованості в часі, оперуючи двома видами заборгованості - фактичною і прогнозованою (відкладеною). Фактична заборгованість пов'язана з операціями розрахунку і моментами передачі прав власності. Відкладена заборгованість виникає при віддзеркаленні в системі таких подій, як замовлення на постачання або передачу на комісію товарно-матеріальних цінностей, заявка на отримання грошових коштів, планове надходження грошових коштів.

Підсистема підтримує методики обліку заборгованостей у різних розрізах: пo договорами, угодами, окремими господарськими операціями.

Підсистема управління взаєморозрахунками з контрагентами взаємодіє з підсистемою управління відносинами з клієнтами (CRM) шляхом використання загальних даних та іншими способами. Підсистеми розрізняються своєю націленістю: якщо підсистема управління взаємовідносинами з контрагентами призначена для вирішення економічних завдань і оперативного управління матеріальними та грошовими ресурсами, то підсистема CRM забезпечує зручну взаємодію з представниками контрагентів, вирішення стратегічних завдань ефективного виживання підприємства на конкурентному ринку.

2 Аналіз технологій взаємодії підприємства з державними органами та контрагентами по електронних каналах зв'язку

2.1 Коротка економічна характеристика ТОВ «Торговий дім« Сервіс »

Товариство з обмеженою відповідальністю «Торговий дім« Сервіс »є підприємством з приватною формою власності.

Товариство засновано в 2000 році. Основними видами діяльності організації є: оптова торгівля папером, картоном та канцелярськими товарами, будівельними матеріалами, а також інша оптова торгівля.

Метою діяльності організації торгівлі є задоволення попиту споживачів на будівельні матеріали, меблі, канцтовари та побутову хімію.

Наведені в таблиці 2.1 показники дозволяють охарактеризувати ТОВ «Торговий дім« Сервіс »як досить автономне підприємство, що має позитивну динаміку значень коефіцієнта автономії з 2003 по 2004 рік. Проте в 2005 і 2006 роки відзначене його зниження. У 2007 році показник свідчить, що торговельне підприємство мало не більше 40% власних коштів для формування майна.

Значення коефіцієнтів ліквідності свідчить про недостатню кількість мобільних активів організації для виконання своїх зобов'язань перед кредиторами.

Також є негативними показники, що характеризують фінансову стійкість ТОВ «Торговий дім« Сервіс », розмір яких не досягав нормативного значення протягом усіх досліджуваних п'яти років, хоча і були близькі до рекомендованих.

Таблиця 2.1

Аналіз фінансового стану ТОВ «Торговий дім« Сервіс »за 2005-2007 рр..

Таблиця 2.2

Аналіз ділової активності ТОВ «Торговий дім« Сервіс »за 2005-2007 рр..

Коефіцієнт забезпеченості власними оборотними засобами показує, що їх у підприємства достатньо. Найменшу його значення відзначено в 2007 році, найбільша - у 2006. У 2006 році відмічено його зростання, але в 2007 році - знову зниження.

Незважаючи на те, що власних коштів у підприємства достатньо (про що свідчив коефіцієнт автономії), коефіцієнт маневреності не досягає нормативного рівня, а це означає, що поточні зобов'язання з 2005 по 2007 роки перевищували оборотні активи.

Далі проаналізуємо ділову активність ТОВ «Торговий дім« Сервіс »на підставі даних, представлених у таблиці 2.2.

Загальний коефіцієнт фінансової активності підприємства мав найменше значення в 2005 р., найбільше - в 2007 р. - 1,56.

Коефіцієнт оборотності всього капіталу свідчить, що найвищою капіталовіддача була в 2005 році, потім поступово знижувалася і в 2007 році до 8,34, що є негативною тенденцією.

Аналіз інших показників виявляє, що швидше за все капітал ТОВ «Торговий дім« Сервіс »обертався в 2005 році, потім спостерігалося його зниження до 2007 року більш, ніж в 2 рази.

Необхідно відзначити, що коефіцієнт оборотності кредиторської заборгованості протягом 2005-2007 років також знижувався.

Все це свідчить про загальне зниження ділової активності ТОВ «Торговий дім« Сервіс ».

2.2 Організація взаємодії підприємства з державними органами та контрагентами

Проблема неможливості здійснення операцій в електронній формі між постачальниками і виробниками товарів вже більше трьох років обговорюється в Росії на найвищому рівні. В основному цей посил йде від великих західних компаній, які активно використовують електронні документи в своїй діяльності за кордоном.

У чому проблема в Росії?

Не має сенсу укладати договори в електронній формі, якщо всі факти господарського життя підприємства підлягають оформленню первинними обліковими документами у паперовому вигляді.

Первинні облікові документи містять відомості про господарські операції, що проводяться підприємством, і складаються в момент проведення операції або безпосередньо після її завершення. До таких документів відносяться різні види накладних, рахунок-фактура, акт приймання товару і т. д.

Термін зберігання в паперовому вигляді, наприклад, рахунки-фактури складає чотири роки. Органам влади і контрагентам первинну документацію необхідно надавати саме на папері.

Однак проблема не тільки в зберіганні ділових паперів. Основні витрати припадають на їх підготовку, пошук і усунення помилок, передачу контрагентам і тільки потім на зберігання.

За різними оцінками, оборот первинних облікових документів складає 80% документообігу компанії.

Активна політика великих західних компаній при лобіюванні своїх інтересів наводить на думку, що перешкоди на шляху використання електронного документообігу при роботі у Росії - в першу чергу проблема зарубіжних корпорацій. Але міняти ситуацію потрібно і російським підприємцям. Про це свідчать результати опитування, проведеного фахівцями в 2007 р.

Були отримані анкети від 50 компаній, розташованих в Москві, Санкт-Петербурзі, Томську, Красноярську, Калінінграді, Пермі, Новгороді. Більша частина респондентів представляє сектор оптової та роздрібної торгівлі і галузь виробництва споживчих товарів. Було опитано перші особи як вітчизняних, так і зарубіжних фірм, що діють на території Росії. Середній вік компаній на російському ринку склав 8,4 року.

Обсяг обороту компаній, що брали участь в дослідженні, істотно варіюється. Так, в рамках анкетування було опитано 8 компаній з річним оборотом, що не перевищує 25 млн дол, і 11 компаній з оборотом більше 500 млн дол на рік. Середня чисельність співробітників склала близько 2,3 тис. чол.

У розрізі географічної диверсифікації діяльності у вибірці представлені як компанії, що здійснюють діяльність на місцевому рівні (1-5 регіонів), так і міжрегіональні та загальноукраїнські (50 і більше регіонів).

Підприємства, що брали участь в опитуванні, здійснюють в рік не менше 1000 транзакцій. З них 26% проводили менше 100 тис. транзакцій на рік, 16% - від 100 тис. до 1 млн транзакцій на рік, 12% - понад 1 млн транзакцій на рік, 46% не змогли відповісти.

Опитувалися тільки ті підприємства, у яких впроваджена інтегрована інформаційна система. До таким відносяться SCM (Supply chain management); ERP (Enterprise Resource Planning); CRM (Customer Relationship Management); BIS (Business Intelligence Solutions) і ін.

Основна частина витрат (41% від їх загального числа), що виникають при використанні паперового документообігу, на думку компаній, припадає на виготовлення паперових документів, включаючи витрати на папір, картриджі для принтерів і ксероксів, електроенергію і т. д. В рівній мірі витратними представляються процеси пошуку та усунення помилок у документах (витрати на утримання та організацію робіт так званих "відділів звірки") і передачі документів контрагентам (витрати на завантаження і транспортування документів, оплата телефонних переговорів та інших видів зв'язку) - в середньому по вибірці витрати даних видів склали 15% від загального обсягу витрат. Приблизно по 10% сукупних витрат припадає на зберігання документів та їх надання органам влади. Найменшого обсягу витрат вимагають пошук паперів в архівах і виплати пені і штрафів органам влади.

Слід зазначити, що впровадження юридично значущого електронного документообігу в першу чергу прямо відіб'ється на видах витрат, які мають, згідно з рис. 2.1 Додатки 1, найбільшою питомою вагою.

Згідно рис. 2.2 Додатки 1, представники переважної більшості підприємств як ефектів від впровадження юридично значущого документообігу очікують значних скорочень витрат на:

• виготовлення документів (90% опитаних);

• передачу документів контрагентам (78%);

• пошук документів (86%);

• зберігання паперів (84%);

• усунення помилок (68%);

• надання органам влади (74%).

Загалом співробітники 82% компаній вважають, що можливість обміну та зберігання первинних облікових документів лише в електронній формі відбилася б позитивно на діяльності організації.

На питання "Чи згодні ви з твердженням: при використанні компанією електронного документообігу та відсутність необхідності зберігати первинні документи в паперовій формі вартість продукції (послуг) компанії знизиться?" 61,2% опитаних дали позитивну відповідь і 36,7% - негативний (рис. 2.3 Додатка 2).

Варто зазначити, що попередня оцінка реальних можливостей компаній щодо зниження цін можлива швидше з теоретичних позицій: повний перехід на електронну форму обігу документів в масштабах всієї економіки, за умови своєї окупності, ймовірно, призведе до розгортання цінової конкуренції між виробниками та зниження рівня цін на ринку . У ситуації ж, коли лише частина представників певного сектора готова до впровадження систем електронного документообігу, зниження витрат буде швидше розглядатися як приватна конкурентна перевага, тому навряд чи істотно позначиться на ціновій політиці фірми.

У ході опитування фахівці також перевіряли наявність на ринку спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє вже зараз впровадити в практику роботи компаній електронний документообіг. Рис. 2.4 у Додатку 2 відображає готовність респондентів до впровадження такого ПЗ для організації електронного документообігу в разі відповідних змін в законодавстві. Три чверті відповіли (75%) готові в тій чи іншій мірі впроваджувати необхідне ПЗ; ще 21% будуть готові впроваджувати його у випадку, якщо отримають інформацію про позитивний досвід інших підприємств.

Первинні облікові документи надаються органам державної влади, в першу чергу податковим органам, в ході проведення перевірок та інших заходів. Середня кількість первинних документів, що надаються опитаними підприємствами у фіскальні органи, - близько 20 тис. шт. на рік.

Відповіді на питання про те, якими мають бути механізми зберігання документів та надання їх у фіскальні органи і суди, зведені у таблиці. На підставі цих даних можна зробити висновок, що в цілому респонденти готові переходити на обмін документами з державними органами влади в електронному вигляді, і в першу чергу це стосується роботи з фіскальними органами. Зрослі за останній час державні бюджетні витрати в області інформатизації дозволяють вже зараз створювати механізми аналізу документів в електронній формі. Звичайно, для того щоб говорити про позиції всіх вітчизняних компаній, слід було б провести більш значну вибірку. Але вже за наявними даними можна зробити ряд висновків. Результати опитування свідчать про готовність підприємств у разі зміни законодавства перейти на здійснення транзакцій в електронному вигляді, а також про усвідомлення наслідків цього переходу.

На додаток наведемо ряд обгрунтувань, що доводять ефективність впровадження в Росії юридично значущого електронного документообігу для підприємств, споживачів і держави в цілому.

Перерахуємо лише деякі ефекти від впровадження електронного юридично значущого документообігу в Росії.

Для виробників (постачальників):

• підвищення швидкості здійснення транзакції;

• скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників, підвищення виконавської дисципліни;

• зменшення накладних витрат на доставку, обробку та зберігання документів;

• зниження фінансових втрат, пов'язаних з несвоєчасним отриманням або втратою документів;

• скорочення витрат з виплати штрафів і пені фіскальним органам;

• розширення можливостей забезпечення безперебійного постачання продукцією і планування за рахунок організації стійких логістичних ланцюжків.

Для споживачів:

• підвищення якості обслуговування;

• зниження вартості товарів і послуг.

Для держави в цілому:

• економія на накладних витратах на транспортування документів, отриманих від підприємств за запитом, вивільнення архівних площ і т. д.;

• підвищення оперативності та якісного рівня фіскальних перевірок і, як наслідок, вдосконалення податкового адміністрування;

• стимулювання ділової та інвестиційної активності іноземних компаній, які активно використовують системи електронного документообігу за кордоном;

• розширення меж ринків російських компаній, що впровадили інформаційні технології в практику діловодства;

• стимулювання конкуренції на ринку інформаційно-комунікаційних технологій і послуг, у тому числі підвищення якості спеціалізованого ПЗ та послуг провайдерів;

• збільшення кількості транзакцій в економіці країни в цілому і, відповідно, зростання економіки країни в цілому.

До цих пір ми обговорювали тільки проблему зміни чинного законодавства щодо електронного документообігу. Але є й ще одна складність, пов'язана із застосуванням в документах електронно-цифрового підпису (ЕЦП).

Справа в тому, що на сьогоднішній день ЕЦП набула поширення тільки в рамках корпоративних систем з використанням послуг одного засвідчує центру. Широка взаємодія юридичних осіб, що використовують послуги різних центрів, що засвідчують, аналогічно користування послугами різних провайдерів, не налагоджено і неможливо, в тому числі з причин, вказаних вище. Тобто стимулювання підприємств з широкого застосування електронних підписів безпосередньо залежить від надання державою можливості створювати, приймати й одержувати, враховувати і зберігати первинні облікові документи тільки в електронному вигляді.

Що потрібно для цього зробити? В першу чергу створити умови для застосування бізнесом електронних документів при здійсненні транзакцій та визнання їх як юридично значимих контролюючими органами влади та судами. Для цього необхідно:

1. Внести зміни та доповнення до частини другу Податкового кодексу Російської Федерації і до федерального закону "Про бухгалтерський облік" у частині створення можливості обігу та зберігання документів тільки в електронному вигляді.

2. Розробити та затвердити відповідні підзаконні акти.

3. Розробити саморегулівними організаціями національний стандарт, що визначає формати зберігання первинних облікових документів у вигляді електронного документа, і схвалити його державними органами. Представляється, що підприємства за угодою сторін у ході здійснення транзакцій будуть обмінюватися документами в будь-яких форматах, при цьому додатково зберігати документи у схваленій стандартом форматі. Втім, обмін може відбуватися і в схваленому стандартом форматі; у разі затвердження останнього органи влади повинні створити умови для прийому подібних документів тільки в електронному вигляді. Формат документа повинен бути відкритим.

4. Створити умови, за яких контролюючі органи в ході здійснення контрольно-наглядової діяльності зможуть використовувати електронні документи без запиту паперових копій.

5. Провести пілотний експеримент на базі великої прозорої компанії, в ході якого буде відпрацьована можливість проведення контрольно-наглядових заходів з використанням тільки електронних документів.

6. З метою скорочення витрат держави з обробки і паперових, і електронних документів створити умови щодо стимулювання переходу підприємств на електронний документообіг.

7. Створити аналогічні умови для прийому документів тільки в електронному вигляді іншими виконавчими органами державної влади, куди суб'єкти підприємництва зобов'язані їх надавати за запитом (судами, органами слідства та дізнання, Державною Думою).

Організація електронної взаємодії господарюючих суб'єктів і державних органів з метою підвищення якості та ефективності управління державою - одна з найважливіших завдань і пріоритетів сучасного суспільства. Постійно зростають обсяги документообігу між бізнес-структурами та державними органами, уповноваженими законодавством на прийом і обробку різного роду даних. Відповідно збільшуються обсяги інформації та кількість показників, що обробляються в державних інформаційних системах. Усвідомлення ролі державних структур як джерел сервісу для громадян і підприємств призводить, у свою чергу, до збільшення потоку документів і в зворотному напрямку - нормативно-правова, довідкова інформація, інші відомості передаються господарюючим суб'єктам за їх запитами.

Основною проблемою при цьому залишається стан середовища, в якій відбувається ця взаємодія. Якщо на обох кінцях каналу передачі інформації в переважній більшості випадків знаходяться сучасні автоматизовані інформаційні системи, які ефективно і якісно обробляють отримувану інформацію, то канал можна порівняти з бухгалтером підприємства, який перевозить на громадському транспорті товсті папки звітів, або ж з поштовою посилкою знову ж таки з численними паперами. Настільки явний невідповідність між якістю і пропускною здатністю використовуваних каналів передачі інформації та систем обробки даних призводить до того, що останні завантажені аж ніяк не на повну потужність.

Суттєво підвищити якість систем обробки інформації можна, якщо перевести процес взаємодії між ними виключно на електронні рейки. Саме передача даних в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку є єдиним способом взаємодії для сучасних інформаційних систем.

Організувати електронний документообіг між господарюючими суб'єктами і державними структурами можна двома шляхами. Перший підхід є схему документообігу «кожен з кожним». Господарюючі суб'єкти направляють дані безпосередньо адресату. Наприклад, платник податків відправляє зашифровані та підписані звіти електронною поштою безпосередньо до інспекції. Другий підхід - це схема «єдиного вікна», яка передбачає, що користувач взаємодіє тільки із сервером оператора системи.

Схема «кожен з кожним», незважаючи на привабливу, на перший погляд, простоту, має непереборні недоліки, а саме:

- Відсутність універсальності. Цей недолік полягає в тому, що легко працювати безпосередньо з одним контрагентом, але коли контрагентів стає більше, система відразу стає дорогою і складною для кінцевого користувача. Адже йому доводиться підтримувати і оновлювати окремі програмні пакети для кожного відомства, з яким він здійснює безпаперовий документообіг;

- Погана масштабованість, так як налаштування кожного додаткового напрямку обміну вимагає спеціальних операцій на стороні користувача. Наприклад, доводиться «прописувати» адреса одержувача і його відкритий ключ, тестувати з'єднання і т. д.;

- Неможливість контролю якості та труднощі вирішення проблемних ситуацій з державним органом. Такі ситуації можуть виникати, наприклад, при втраті того чи іншого документа при передачі його по каналах зв'язку або при виникненні спору про час формування і відправлення документа.

Рис.2.5. Інфраструктура «єдиного вікна»

Архітектура рішення «єдиного вікна» дуже проста - всі учасники документообігу обмінюються даними через шлюзовий сервер документообігу. До кожного з серверів підключається певну кількість платників податків і контролюючих органів (за регіональною або відомчому принципу). Взаємодія підприємств і контролюючих органів, підключених до різних серверів, організовується за допомогою «роумінгу»: сервера передають зашифровані повідомлення один одному, щоб доставити їх до потрібного адресата.

Переваги цього технологічного підходу в порівнянні зі схемою «кожен з кожним» очевидні. Вони полягають в наступному:

- Спрощується регламент надання послуги електронного документообігу, оскільки кожен учасник документообігу взаємодіє тільки з найближчим до нього сервером системи. Взаємодія із зовнішнім світом здійснюється через єдиний простий інтерфейс;

- Знижується вартість послуг, так як вони надаються «одним пакетом», на одній технологічній платформі. При цьому можлива одночасна робота на одній території ряду операторів і формування конкурентного ринку;

- Підвищується якість послуги. Оскільки на сервері документообігу здійснюється протоколювання і моніторинг всього процесу передачі даних, оператор може оперативно реагувати на виникаючі проблеми, пов'язані з доставкою документів.

Все це веде до підвищення надійності та привабливості системи та прискорення росту кількості абонентів. А в цьому зацікавлені не в останню чергу і самі контролюючі органи, що одержують реальний шанс позбутися від об'ємної роботи по механічному введення інформації та зберігання паперових архівів.

Зауважимо, що принцип «єдиного вікна» - це найбільш природний і очевидний підхід до побудови систем, в яких передбачається взаємодія безлічі суб'єктів. Точно так само влаштовані, наприклад, Інтернет або телефонна мережа: кожен абонент взаємодіє рівно з однією точкою доступу. Через цю точку він отримує весь спектр послуг і обмінюється інформацією з іншими абонентами.

Пропозицією компанії «СКБ Контур» з реалізації інфрастуктури «єдиного вікна» є середовище захищеного і юридично значущого безпаперового документообігу «Контур-Екстерн». У системі «Контур-Екстерн» послідовно реалізований викладений вище технологічний підхід. Більше 30 серверів системи, експлуатованих компанією «СКБ Контур» та її регіональними партнерами, об'єднані в єдине роумінгова простір, до якого підключено близько 40 000 платників податків та понад 600 інспекцій ФНС Росії в 54 регіонах Російської Федерації.

Основа архітектури системи «Контур-Екстерн» - це так званий принцип «тонкого клієнта». Він позбавляє платника податків від необхідності оновлювати програмне забезпечення для формування звітності на робочому місці. Є можливість як підготовки звітності безпосередньо на сервері системи, так і імпорту даних з автоматизованих систем бухгалтерського обліку більшості виробників. Крім того, в системі підтримується обмін запитами та виписками з особового рахунку платника податків, неформалізований документообіг, відправка повідомлень банку податковому органу про відкриття (закриття) рахунків.

Система «Контур-Екстерн» щорічно проходить сертифікацію в ГНІВЦ ФНС Росії. Для забезпечення захисту конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу, а також для доказу авторства та забезпечення цілісності електронних документів використовуються сертифіковані ФСБ Росії засоби шифрування та електронного цифрового підпису.

У системі «Контур-Екстерн» крім податкової та бухгалтерської звітності також реалізована підтримка всіх форм звітності юридичних осіб і індивідуальних підприємців у територіальні органи ПФР, ФСС Росії і Росстату. У декількох регіонах запущені пілотні проекти по здачі звітності в ці відомства через інтерфейс «єдиного вікна» в середовищі «Контур-Екстерн».

Розробник системи «Контур-Екстерн», виробнича фірма «СКБ Контур», працює на ринку інформаційних систем автоматизації бухгалтерського і управлінського обліку з 1988 року. У головному офісі компанії в Єкатеринбурзі налічується понад 300 кваліфікованих IT-фахівців. Філії фірми відкриті в п'яти містах - Москві, Челябінську, Пермі, Ханти-Мансійську, Уфі. Партнерська мережа нараховує більше 400 фірм, що поширюють та обслуговуючих програмні продукти «СКБ Контур» на всій території Росії.

2.3 Основні проблеми взаємодії підприємства з державними органами та контрагентами по електронних каналах зв'язку

Розглянемо проблему формування та використання операціональних систем з точки зору їх соціальної спрямованості і обговоримо роль системних операторів.

В організаційно-правовому аспекті проблема оператора осмислена недостатньо, не опрацьований і правовий статус цієї категорії фахівців і організацій.

Роботу оператора необхідно розглядати як спеціалізовану інформаційну діяльність, пов'язану з цілеспрямованою обробкою інформації при використанні спеціально орієнтованих програм. Це, у свою чергу, веде до вирішення питань: хто може бути системним оператором, який його правовий статус (роль і завдання, функції, повноваження, відповідальність).

У дослідженнях щодо визначення правового статусу оператори позначаються як організації, що спеціалізуються на наданні доступу до інформації в мережі за допомогою каналів зв'язку та забезпеченні віддаленого доступу. Операторів (провайдерів) розрізняють за видами послуг: провайдери доступу в мережу, провайдери змісту (контенту), хост-провайдери. Взаємодія оператора з користувачами його послуг, які виступають у якості відправників інформації, визначається як взаємодія з другою стороною (перша - це сам оператор), а користувач - одержувач інформації - виступає в ролі третьої сторони. Оператор контенту формує власний зміст і забезпечує на певних умовах доступ до нього; хост-провайдер надає ресурс для розміщення контенту користувачів, доступність якого встановлюється цими користувачами; провайдери доступу в мережу надають відповідну послугу шляхом надання комунікаційних ліній доступу або точок доступу. Їх послуга полягає в забезпеченні трафіку даних без постійного зберігання.

У чинному законодавстві з'явилися норми, які відносяться до оператора інформаційної системи. У федеральному законі «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» (№ 149-ФЗ від 27.07.2006) оператор інформаційної системи визначено як «громадянин або юридична особа, яка здійснює діяльність з експлуатації інформаційної системи, в тому числі з обробки інформації, що міститься в її базах даних »(ст. 2, п. 12).

У ході застосування цієї статті можливе зіткнення з поняттям «володар» інформації як предмета правового регулювання (ст. 2, п. 5). Відповідно до закону, володар - це особа, яка самостійно створила інформацію, або особа, яка на підставі закону або договору дозволяє або обмежує доступ до інформації. До власникові інформації закон відносить як фізичних і юридичних осіб, так і Російську Федерацію, суб'єкти РФ, муніципальні освіти (ст. 6). Тут бачимо розширення складу суб'єктів-власників та відсутність зв'язку з темою оператора мережі. У порівнянні зі ст. 2 в число власників включаються органи державної влади та муніципального управління. Який же оператор може розглядатися в якості власника інформації, з якою він працює?

Питання про нормативному оформленні правового статусу оператора інформаційної системи загострюється: у ст. 13, п. 2 сказано, що, якщо інше не встановлено федеральними законами, оператором інформаційної системи є власник (вже не просто володар) «використовуваних для обробки міститься в базах даних інформації технічних засобів, який правомірно користується такими базами даних, або особа, з яким цей власник уклав договір про експлуатацію інформаційної системи ». Одночасно з цією загальною нормою в ст. 14, присвяченій державних інформаційних систем, прописані правила для цього рівня ресурсів і систем обробки. Державні інформаційні системи створюються у відповідності з федеральним законом «Про розміщення замовлень на поставки товарів, виконання робіт, надання послуг для державних і муніципальних потреб" (№ 94-ФЗ від 21.07.2005). Це передбачає, що оператор не збігається із замовником і творцем інформації. Поряд з цим в ролі оператора може виступати сам замовник, тобто орган влади. Згідно з п. 6 ст. 14 ФЗ «Про інформацію» Уряд РФ встановлює обов'язкові вимоги до порядку введення в експлуатацію окремих державних інформаційних систем. А згідно з п. 5 цієї ж статті, якщо інше не встановлено рішенням про створення державної інформаційної системи, сам орган виступає як оператор і сам здійснює введення цієї системи в експлуатацію.

Зі сказаного випливає висновок про три варіанти легалізації національних державних інформаційних систем та визначення ролі оператора. При першому варіанті орган державної влади поєднує функції оператора і замовника. Другий передбачає створення державних інформаційних систем за рішенням Уряду РФ і регулювання ним порядку (введення в експлуатацію) систем обробки і встановлює вимоги до технічного забезпечення системи. Статус оператора встановлюється в такому ж порядку. Нарешті, можливий третій варіант: оператору передається і право на інформаційний ресурс, більше того - право передавати його іншому оператору. Правовий статус оператора інформаційної системи відповідно до Федерального закону «Про персональних даних» (№ 152-ФЗ від 27.07.2006) вимагає особливого розгляду з урахуванням норм, встановлених ФЗ «Про інформацію».

Істотне значення для вирішення питання про правовий статус оператора інформаційної системи мають рішення в галузі адміністративної реформи в Російській Федерації. Базовими документами тут є правові акти Уряду РФ, що ухвалили Концепцію використання інформаційних технологій у діяльності федеральних органів влади до 2010 року (від 24.09.2004), федеральна цільова програма «Електронна Росія» (2002-2010 рр..), А також Постанову Уряду № 679 від 11.11.2005 «Про порядок розробки та затвердження адміністративних регламентів виконання державних функцій і адміністративних регламентів надання державних послуг». Для даної теми важливий останній з перелічених нормативних актів. Саме в цій постанові міститься вказівка ​​на розподіл державних функцій та державних послуг в інформаційній сфері. Визначення ознак і критеріїв дозволило б найбільш чітко виявити роль і статус оператора для цих двох категорій державної діяльності.

Наприклад, у Постанові Уряду № 679 зроблено важливий крок щодо відділення функцій органів виконавчої влади від виконання державних послуг і поставлено завдання створити порядок розробки та затвердження адміністративних регламентів виконання державних функцій і надання державних послуг. Необхідно при цьому усвідомити, які послуги реалізуються органом влади безпосередньо у спілкуванні з населенням, а які повинні виконуватися для самого державного апарату і на якій організаційно-правовій основі. Цілий ряд питань потребує більш ретельному розгляді та регулюванні: хто є власником (або іншої форми володіння) оброблюваного ресурсу оператором системи, який знаходиться поза структурою органу влади? В якій мірі він обслуговує функції органу, а в якій державні послуги? Як це впливає на його повноваження? Постановка цих питань важлива для розгляду правового статусу нового виду оператора - оператора транскордонної передачі електронних документів в інформаційну взаємодію суб'єктів, що перебувають в юрисдикції різних держав.

З масовим поширенням Internet населення планети отримало практично необмежену інформаційну свободу. На жаль, вона не створила необхідну основу для дистанційного юридично значущого взаємодії суб'єктів різних країн між собою. Така взаємодія можна організувати тільки на основі захищених електронних документів, що виключає анонімність.

Вивчення стану правового регулювання транскордонного взаємодії користувачів Internet, що знаходяться в різних державах і визначають правомірність своїх дій на основі національного законодавства навіть при здійсненні транскордонних транзакцій, показує, що інформаційні технології набувають все більшого значення як компоненти якісно нового технічного явища - комп'ютерних мереж. Отже, правові приписи щодо реалізації електронних процедур із застосуванням спеціальних програм і баз даних повинні бути конкретними і по можливості подібними.

Аналіз наукових праць та діючих нормативних актів на міжнародному рівні показує, що основна увага тривалий час приділялося визначенню правової природи програм для ЕОМ і баз даних у плані їх регулювання інститутами інтелектуальної власності. Ланцюжок ж відносин усіх суб'єктів, що включаються в процес інформаційного транскордонної співпраці, не отримувала належної уваги. Зрушення відбулося з моменту прийняття міжнародних актів щодо регулювання відносин з електронної торгівлі, зокрема Директиви Європейського союзу 2000/31/ЄС від 17 червня 2000 року і що з'явилися слідом за нею актів міжнародного та національного регулювання.

Приблизно за півроку до цього Європейська комісія видала Директиву 1999/93/ЄС «Про умови використання електронного підпису в країнах - членах Співтовариства», в якій спробувала закласти загальноєвропейську юридичну базу для транскордонної співпраці. Єврокомісія припускала, що такого роду підписи будуть сприяти продажу товарів і послуг через Internet. До справжнього моменту всі 25 країн - членів Євросоюзу реалізували у своєму законодавстві положення цієї директиви.

Крім того, Єврокомісія розробила план дій щодо вдосконалення технологій і встановлення правового статусу електронного підпису, що забезпечує юридичну значимість (цей план повинен бути реалізований до 2010 року). Єврокомісія дуже хотіла б і далі сприяти розвитку послуг і додатків, пов'язаних з електронними підписами. Планується заохочувати подальшу стандартизацію для забезпечення взаємодії різних систем електронного підпису як на національному, так і на загальноєвропейському рівні, а також для використання різних технологій кваліфікованої електронного підпису в рамках єдиного ринку.

Відзначимо, що на минулих 10 травня 2005 року в Москві 15-му саміті Росія - Європейський союз була затверджена «дорожня карта» по загальному простору свободи, безпеки та правосуддя. Ця «дорожня карта» передбачає співпрацю та вирішення низки проблем, у тому числі - транскордонного взаємодії суб'єктів різних держав. Зокрема, в документі міститься пункт: «сприяти транскордонному співробітництву з сусідніми державами - членами ЄС шляхом налагодження взаємодії між різними національними міністерствами та правоохоронними органами, почавши з регіонів з високою інтенсивністю транскордонних перевезень».

Крім того, 23 листопада 2005 року на 53-му засіданні 60-ї сесії Генеральної Асамблеї для забезпечення транскордонного економічного взаємодії була прийнята Конвенція ООН «Про використання електронних повідомлень в міжнародних договорах» (резолюція 60/21).

Як активний учасник міжнародних відносин Росія зацікавлена ​​в активізації робіт у галузі використання електронних підписів. І цілком природно, що в цьому напрямі ведеться велика робота.

Нагадаємо, що у зв'язку з прийняттям ФЗ «Про інформації, інформаційних технологій і захисту інформації» скасовано ФЗ «Про участь у міжнародному інформаційному обміні». Цей факт, а також велика дискусія, яка супроводжувала прийняття 4-ї частини Цивільного кодексу РФ, що включила і такі предмети правового регулювання, як програми для ЕОМ і баз даних, використання фірмових знаків, створили нові можливості для більш детального і предметного регулювання транскордонних відносин і правових механізмів легалізації електронних документів у транскордонному просторі, встановлення довіри між учасниками інформаційної взаємодії.

Для виявлення всього складу суб'єктів, що беруть участь у транскордонній передачі інформації, потрібно побудувати ясну і повну модель їх зв'язку між собою. Як відомо, питання взаємодії користувача і провайдерів, а також різних провайдерів між собою розглядалися окремо від питань взаємодії двох і більше користувачів між собою з використанням ІТ, оскільки ці види інформаційної взаємодії лежать як би в різних площинах.

Велика робота в цьому напрямку ведеться Федеральним агентством з інформаційних технологій. Розроблено концепцію третій довіреної сторони в транскордонних інформаційних взаємодіях резидентів різних держав, проведені загальноукраїнські та міжнародні конференції.

До теперішнього часу представлений варіант рішення, який заснований на узагальненні двосторонніх угод різних країн щодо обміну інформацією, аналізі та узагальненні правових аспектів транскордонного застосування електронного підпису з точки зору законодавства Польської Республіки, досвіду країн ЄврАзЕС, СНД, досвіду електронної торгівлі. Підготовлена ​​модель взаємодії учасників відносин з транскордонної передачі електронного документа і його електронного підпису.

Коротко позначимо предмети та рівні правових відносин, а також характер правових актів, які забезпечують права і обов'язки кожної із сторін - учасників цього процесу. По-перше, предметом відносин є рухаючись електронний документ або їх безліч і, по-друге, об'єктом правового регулювання є відносини учасників транскордонного обміну.

Ці відносини мають такий вигляд. Умовні суб'єкти А і Б, кожен з яких має свою юрисдикцію, вступають у відносини обміну документами, що мають юридичну силу: суб'єкт А забезпечує передачу свого електронного документа шляхом взаємодії зі своїм контрагентом (партнером) Б. Кожен з учасників (А і Б) при цьому взаємодіє зі своїм оператором (Оа і Про).

Перед їх операторами стоять три завдання:

Прийняти кореспонденцію від клієнта А, занести до реєстру надійшли електронних документів для транскордонної передачі; проконтролювати підтвердження дієвості його електронного підпису на момент її трансляції по системі комунікацій в зону юрисдикції держави клієнта Б щодо електронного підпису електронного документа або повідомлення.

Підтвердити дієвість (достовірність) підписи А іншого провайдера (оператору Про) шляхом формування електронного апостиля, в який включено реквізити оператора, дата і час його формування і відправлення, що засвідчуються підписом посадової особи оператора, і передати по мережі на адресу Про для адресата А.

Повідомити клієнту А про проведені операції з його ЕД, відіславши йому підтвердження (квитанцію), якщо це передбачено договором.

Оператори учасників А і Б (Оа і Про) приймають електронні документи або повідомлення і фіксують у своїх реєстрах факт надходження, контролю електронного підпису, її запевнення (формування апостиля) і відправки.

Зрозуміло, правове оформлення взаємодії учасників інформаційного транскордонного обміну передбачає укладання відповідних договорів. У даному випадку потрібні договори двох видів: кожного з користувачів послугами операторів зі своїм оператором, а також кожного оператора зі своїм зарубіжним партнером-оператором (у нашому прикладі - між Оа і Про).

Однак цього недостатньо для повноцінного правового інформаційної взаємодії учасників А і Б, які можуть представляти як фізичних і юридичних осіб, так і органи державної влади різних держав. Необхідні вихідні міжнародні акти, що регламентують порядок реалізації транскордонного інформаційного обміну.

Саме широке інформаційний простір може бути забезпечено таким актом, як міжнародна конвенція щодо забезпечення транскордонного взаємодії на основі електронного документа (повідомлення) і електронного підпису. Держави - ​​учасники такої конвенції, ратифікуючи її, взяли б на себе обов'язки щодо створення інфраструктури та адекватної правової основи в структурі національного законодавства. Для переходу від конвенції до конкретних договорах між операторами взаємодіючих держав потрібно ще один міжнародний документ - типовий договір операторів країн - учасниць конвенції.

Всі види правових документів, що забезпечують процес транскордонного інформаційного обміну на основі електронного підпису (цифрового підпису), повинні бути приписані пропонованої конвенцією і супроводжуватися Положеннями про відповідній службі кожного учасника конвенції, що визначають функції, операції, наявність необхідних з точки зору національного законодавства адміністративних і технічних регламентів .

У процесі і цієї підготовчої роботи належить вирішити ряд проблем. По-перше, спільнота має виробити єдину думку про рівень конвенції та порядку її прийняття. Здається, що потрібен орган, правомочний прийняти акт, що діє на найбільш широкому інформаційному просторі. По-друге, важливо визначити повноваження операторів транскордонного довіри, а також їх відповідальність. По-третє, важливо встановити предмет контрольної діяльності оператора - чи тільки електронний підпис, або це також контент документа.

Крім того, необхідно закріпити правило, за яким оператор не може претендувати на право власності на реєстри, які він веде, і на документи, обіг яких по мережі він забезпечує, однак він відповідає за їх недоторканість і збереження, а також конфіденційність всієї інформації своєї служби .

Для кожної країни - учасниці пропонованої конвенції важливо вирішити питання про організаційну формі служб оператора довіри, який би оперативно міг взаємодіяти зі своїми засвідчувальними центрами, які підтверджують дієвість сертифіката на ключі підпису на момент надходження електронного документа в правове поле контрагента. Для Російської Федерації таким організаційним центром може стати Федеральний інформаційний центр РФ - самостійний державний орган, який надає послуги за описаним вище сценарієм. Він несе відповідальність за достовірність і своєчасність наданих даних іншій стороні транскордонного механізму контролю дієвості отриманого електронного документа для певного адресата відповідно до конвенції сторін-учасниць, а також на умовах договору між двома конкретними національними службами довіри.

Пропонована модель дозволить пов'язати особливості національного законодавства учасників конвенції з загальними вимогами до забезпечення транскордонного обміну електронними документами і повідомленнями.

3 Вдосконалення технології взаємодії ТОВ "Сервіс" з контрагентами

3.1 Застосування електронних каналів зв'язку при взаємодії з державними органами та контрагентами

Електронна нервова система (Енс) являє собою сукупність процесів обробки і управління інформаційними потоками, які потребують правильної інтеграції апаратного та програмного забезпечення. Відмінні риси такої системи - точність, своєчасність і повнота наданої співробітникам інформації, а також глибина розуміння проблем і узгодженість рішень на основі одержуваної інформації.

Ефективна електронна нервова система використовує технології, які допомагають державним службам та відомствам у якісному та оперативному виконанні внутрішніх адміністративних завдань, надання послуг населенню, а також визначенні перспектив. Для автоматизації державних органів потрібно архітектура, що володіє достатньою гнучкістю для взаємодії з вже існуючими системами, в тому числі з системами підтримки прийняття рішень. У той же час в такій архітектурі повинні застосовуватися перспективні технології, особливо пов'язані з Інтернетом.

В даний час значна частина інформації, як і раніше перебуває у вигляді паперових документів, тому перехід до системи, в якій інформація зберігається в електронному вигляді та організована за ступенем важливості стоять перед державною службою завдань, може принести значні переваги. Енс дає також можливість впорядкувати захист персональних даних і захистити від посягань приватне життя громадян. Це досягається наявністю засобів захисту даних і засобів обмеження доступу, з допомогою яких можна ретельно контролювати ці дані та надавати доступ до них тільки особам, які мають для цього необхідні повноваження.

В основі електронної нервової системи лежать наступні принципи:

• архітектура системи базується на персональних комп'ютерах і має єдиний безпечний вхід;

• всі дані зберігаються в електронному вигляді;

• передбачена єдина система обміну електронною поштою;

• забезпечується віддалене підключення до системи;

• передбачені стандартні засоби підвищення продуктивності праці кінцевого користувача;

• передбачені інтегровані бізнес-додатки.

Ефективна Енс не зводиться лише до реалізації зазначених вище принципів. Суттєву роль відіграє те, як ці компоненти працюють спільно, яким чином вони об'єднуються в одне ціле.

Правильне використання принципів, що лежать в основі Енс, сприятиме зростанню ефективності витрат органів влади при виконанні всього різноманіття своїх функцій. Це веде до зниження експлуатаційних витрат на підтримку обчислювального середовища і вивільняє ресурси для розширення послуг, що надаються.

Існує ряд ключових компонентів, які дозволяють державній установі при побудові Енс підвищити ефективність своїх витрат та більш продуктивно використовувати наявні ресурси:

• спільна робота (забезпечення вільного обміну даними між державними службовцями);

• публікування і пошук (накопичення і спільне використання досвіду);

• визначення порядку дій і відстеження результатів (аналіз ключових питань і виділення пріоритетних напрямів, таких як робота системи соціального забезпечення, управління житловим фондом, збір даних про злочинність або про сплату податків);

• аналіз даних (перехід від накопичення відомостей до виявлення тих чи інших тенденцій, наприклад, до виявлення демографічних тенденцій, аналізу характеристик злочинності, вивчення випадків шахрайства);

• підвищення кваліфікації (підготовка і навчання службовців).

Система Енс для державних служб є надійною основою для обміну даними та спільної роботи, вона також містить засоби, що дозволяють спростити доступ до даних, полегшити їх аналіз і швидше надавати потрібну інформацію у відповідь на той або інший запит.

Друга складова ефективної системи Енс тісно пов'язана з досягненням високих експлуатаційних характеристик в широкому діапазоні діяльності державних служб: управлінні та фінансуванні, постачання та матеріально-технічному забезпеченні, наданні послуг і т.д.

Державні служби, прагнучи поліпшити процеси вироблення рішень і свою внутрішню роботу, нерідко стикаються з труднощами, пов'язаними з великим обсягом і складністю даних, які надходять з різних комп'ютерних систем. Для вирішення цих проблем багато організацій створюють сховища даних. Таке сховище містить згруповану, представлену в уніфікованому вигляді інформацію, яка спочатку була отримана від інших систем; воно є основою для прийняття рішень та аналізу даних.

Третім ключовим компонентом системи Енс є створення міцних відносин з населенням та діловими партнерами.

Інтернет у все більшій мірі стає основним способом взаємодії з населенням. Що надаються через Інтернет послуги державних служб можуть надаватися на дому (для тих громадян, у кого є власний доступ в Інтернет) або через Інтернет-центри, які або управляються федеральними або місцевими органами влади, або організуються при бібліотеках, поштових відділеннях, універсамах. При цьому необхідно, щоб жоден громадянин не виявився обмежений у своїх цивільних правах чинності соціальних чи економічних причин.

Важливу роль при наданні допомоги державним службам у забезпеченні ефективних і доступних послуг повинні зіграти партнери цих служб. Подібна допомога полягає як у наданні технології для управління коштами передачі даних (такими засобами, наприклад, є встановлені в поштових відділеннях і універсамах комп'ютери, які підключені до Інтернету і доступні для всіх бажаючих), так і в розробці та впровадженні нових технологій (наприклад, електронних смарт-карт).

Значна частина видатків державних установ пов'язана із закупівлями товарів і послуг, а також з матеріально-технічним і фінансовим забезпеченням цих закупівель. Підвищення рівня автоматизації при формуванні та перевірці замовлень і платежів дозволить вивільнити значні ресурси і спрямувати їх, замість виконання адміністративних функцій, на безпосереднє надання послуг.

3.2 Вдосконалення методики підготовки і укладення договорів організації

В якості одного з напрямків вдосконалення договірної роботи пропонуємо привести систему роботи з договорами до централізованої. Виділити в структурі ТОВ «Торговий дім« Сервіс »відділ для підвищення ефективності договірної роботи та мінімізації ризиків торгової фірми шляхом регламентації та стандартизації процедури узгодження та підписання договорів. Пропонуємо також Регламент, який є керівним документом, обов'язковим для виконання всіма структурними підрозділами ТОВ «Торговий дім« Сервіс ». Регламент визначає єдиний порядок підготовки, погодження, укладення, зміни або доповнення та зберігання договорів, а також права, обов'язки та відповідальність осіб, що беруть участь в процесі ведення договірної роботи в торгової фірми.

Регламент повинен бути введений в дію Наказом по підприємству після відповідного затвердження Радою Директорів ТОВ «Торговий дім« Сервіс »та регламентувати права та обов'язки співробітників фірми при узгодженні і затвердження договорів.

Начальник Договірної відділу на підставі нижчевикладених критеріїв приймає рішення про передачу договору на погодження, визначає Куратора Договору, Служби компанії, у яких Договір повинен пройти узгодження, контролює проходження погодження Договору, контролює відповідність Договору нормативно-правовим вимогам.

Реєстратор Договорів - співробітник Договірної відділу, який отримує всі Договори від начальника договірного відділу та реєструє їх у базі даних, відповідає за проходження погодження Договору, оформлення зауважень узгоджуючих служб.

Куратор Договору - співробітник Компанії в офісі, який відповідає за укладення та виконання Договору, діє від імені Компанії в рамках своїх посадових обов'язків. Куратор Договору є контактною особою Компанії перед Контрагентом і повинен володіти всіма питаннями по курированого Договору. Куратор договору визначається за природою (предмету) Договору.

Власник бюджету - співробітник Компанії, який є відповідальним за витрачання коштів за строго визначеними бюджетам AFE (Авторизація витрачання коштів). Власники бюджетів визначаються при підготовці та затвердженні Бюджету Компанії на рік. Власник бюджету може бути одночасно і Куратором Договору, якщо він ініціює і безпосередньо координує роботу з даного Договору.

Виконавець Договору - співробітник Компанії, який діє від імені Компанії в рамках своїх посадових обов'язків. Виконавець договору ініціює Договір за згодою відповідного Власника бюджету і Директора з напрямку, контролює виконання робіт на місцях і підтверджує фізичні обсяги виконаної роботи. Також Виконавець Договору ставить погодження на фінансових документах.

Ініціатор Договору - це Виконавець Договору або Куратор Договору або Власник бюджету, або Директор по напрямку, який запросив Договір у Контрагента для розгляду та узгодження або передав Типовий Договір на адресу Контрагента.

Директор по напрямку - Заступник Генерального директора, який відповідає за певну сферу діяльності Компанії згідно зі штатним розкладом, а також за дії підлеглих йому співробітників.

У регламенті слід вказати типи договорів, що застосовуються в роботі ТОВ «Торговий дім« Сервіс ».

Типовий договір - договір, який містить стандартні пункти, опрацьовані службами Компанії, і вимагає менше часу на його узгодження. Куратори Договорів повинні докладати максимальні зусилля для оформлення угод на послуги багаторазового характеру і закупівлю ТМЦ за типовими договорами Компанії.

Нетипової договір - договір, який проходить узгодження в компанії в редакції контрагента. Повинен укладатися. Нетипової договір повинен надходити на погодження, як правило, у випадках, коли закуповуються технічно складні товари, роботи, послуги або контрагент займає монопольне або домінуюче становище на ринку.

Рамковий договір - договір, укладений на здійснення кількох закупівель без узгодження тих чи інших істотних умов конкретної закупівлі. При цьому конкретні умови кожної закупівлі визначається Доповненням до договору (додаткова угода, специфікація, заявка і т.д.). Рамковий договір може бути як типовими, так і нетиповим.

Схема узгодження договорів.

1-й етап: надходження Договору на узгодження.

Куратор повинен прагнути до укладання Договору, проект якого розроблений і затверджений всередині компанії (типовий договір). У разі якщо на узгодження надходить проект Договору, розроблений контрагентом, Куратор з метою укладення договору у формі єдиного документа повинен вжити всіх можливих заходів для отримання копії договору в електронному вигляді.

Ініціатор перед передачею Договору до канцелярії компанії зобов'язаний отримати візи відповідних Власника бюджету і Директора з напрямку, що підтверджує зацікавленості Служби в укладенні Договору та наявність передбачених бюджетом компанії грошових коштів на відповідну закупівлю.

Договори повинні надходити до канцелярії ТОВ «Торговий дім« Сервіс »від Ініціатора завчасно, не менше ніж за півтора місяці до початку терміну реалізації договірних відносин відповідно до затверджених Радою директорів компанії Виробничої програми та Наказом Генерального директора, виданим на виконання Виробничої програми, крім випадків , коли необхідність укладення договору не могла бути передбачена Ініціатором при належній мірі обачності і дбайливості при виконанні ним своїх посадових обов'язків.

На Ініціатора покладається персональна відповідальність щодо реалізації всіх необхідних дій для забезпечення надходження проекту договору на реєстрацію не пізніше, ніж за півтора місяці до вступу Договору в силу.

Про необхідність укладення договору на закупівлю товарів, робіт чи послуг, не передбаченого Виробничої програми та Наказом, виданим на виконання Виробничої програми, або договору, хоча і передбаченого Програмою та Наказом, але направляється до канцелярії пізніше вищевказаного півторамісячного терміну, або договору на закупівлю товарів, робіт, послуг, не передбачених затвердженим бюджетом компанії, перед передачею договору на реєстрацію до канцелярії Ініціатор зобов'язаний скласти службову записку на ім'я Голови Ради директорів, у якій докладно й умотивовано викладаються причини недотримання загального порядку надходження, реєстрації, погодження та підписання договорів, передбаченого цим Регламентом і необхідність в укладенні Договору.

2-й етап: прийняття рішення про передачу Договору на узгодження.

Після одержання Договору Завідувач канцелярією або відповідальний секретар реєструють надійшов Договір в Книзі обліку надійшли договорів і присвоюють йому вхідний номер. У разі якщо до реєстрації з'ясовується, що Ініціатор договору невідомий або проект Договору надходить безпосередньо від контрагента, такий Договір у Книзі обліку надійшли договорів не реєструється, а передається у відповідну компетентну службу. Якщо жодна із служб не зацікавлена ​​у прийнятті від канцелярії надійшов Договору, він відхиляється канцелярією.

Після реєстрації Договору в Книзі обліку надійшли договорів і присвоєння Договору вхідного номеру він передається Генеральному директору, який визначає загальну необхідність в укладанні компанією надійшов Договору, і в разі наявності такої необхідності, за допомогою своєї візи направляє договір на реєстрацію в Договірний відділ.

Після надходження Договору в Договірний відділ Юридичного управління начальник відділу перевіряє:

1) наявність узгоджуючих віз відповідних Власника бюджету і Директора з напрямку;

2) наявність присвоєного канцелярією Договору вхідного номеру;

3) наявність візи Генерального директора про передачу Договору в Договірний відділ;

4) наявність відповідної закупівлі товарів, робіт, послуг у виданому на виконання Виробничої програми Наказі Генерального директора;

5) термін до початку реалізації проекту договору відповідно до затвердженої Виробничої програми;

6) наявність мотивованої службової записки Ініціатора проекту договору, завізованою Головою Ради директорів (у разі відсутності закупівлі в Наказі Генерального директора або надходження договору на реєстрацію з порушенням півторамісячного терміну до закупівлі відповідно до Виробничої програми);

7) у випадках, передбачених Положенням про проведення тендерів, наявність Протоколу (Записки) з проведеного тендера і свідчить про вибір за підсумками тендеру саме того контрагента, Договір з яким надійшов на погодження.

У разі порушення хоча б однієї із зазначених умов договір не підлягає реєстрації в Базі договорів компанії і повертається Ініціаторові.

Якщо начальником Договірної відділу буде встановлено, що проект договору відповідає всім вимогам, що пред'являються, то їм визначається Куратор проекту договору, служби компанії, у яких проект повинен пройти узгодження і проект договору передається Реєстратору для внесення його до Бази договорів, присвоєння оригінальному реєстраційного номера, печатки супровідного аркуша на узгодження Договору та напрямки його Кураторові.

Реєстратор привласнює кожному Договору Оригінальний Реєстраційний Номер Договору (РНД). Оригінальний РНД дозволяє точно ідентифікувати Договір в базі даних Компанії і не підлягає зміні. Для зручності електронного обліку Договорів РНД повинен мати однакову кількість знаків і містити наступну інформацію:

= Посилання на Компанію «СС»

= Рік укладення договору, наприклад «07»

= Наскрізний тризначний порядковий номер, наприклад «012»

= Наскрізний двозначний порядковий номер додаткової угоди, наприклад «00», що завжди означає основний Договір.

= Додаткові угоди або додатки до існуючих Договорами, які полягають у наступному (в основному до рамковим Договорах), повинні містити посилання на номер самого Договору

Якщо Договір уже має реєстраційний номер Контрагента, то РНД, як правило, ставиться через символ «/». Договори обліковується за РНД ТОВ «Торговий дім« Сервіс ».

Реєстратор оформляє Супровідний лист на погодження. На супровідному листі Реєстратор проставляє у відповідних полях Ліста РНД, найменування Контрагента, предмет Договору, тип Договору та П.І.Б. Куратора Договору. Начальник Договірної відділу візує Супровідний лист, після чого Реєстратор передає його Кураторові договору.

3-й етап: дії Куратора за погодженням Договору.

Після одержання Договору з супровідним листом Куратор договору визначає: необхідність закупівлі товарів, робіт, послуг; доцільність закупівлі саме у контрагента, Договору з яким надійшов на реєстрацію; середньоринкові ціни на закупівлю аналогічних товарів, робіт, послуг в місці діяльності компанії, про що складає довідку , що додається до проекту договору.

Куратор Договору ставить П.І.Б. Власника бюджету, термін дії Договору або термін закінчення робіт / послуг, постачання ТМЦ, код AFE-Item (посилання на бюджет), а також суму договору з ПДВ (у валюті договору). У разі якщо Договір є рамковим, Куратор Договору ставить оціночну суму Договору, яка відповідає планам Компанії за цими видами робіт щодо даного Контрагента. Якщо роботи планується проводити за рахунок різних бюджетів, перераховуються всі плановані Статті бюджету (AFE-Item).

Одночасно Куратор повинен запитати у контрагента рішення про створення, документи, що підтверджують повноваження особи, що підписує договір з боку контрагента (протокол / рішення про обрання генерального директора або довіреність), бухгалтерську звітність (свідоцтво про постановку на податковий облік, бухгалтерський баланс і звіт про прибутки і збитки на останню звітну дату з відміткою податкового органу про прийняття або іншим доказом передачі звітності до податкового органу). Зазначені в цьому абзаці документи не запитуються, якщо є позитивний досвід роботи з контрагентом, у якого такі документи запитувалися раніше, або ці документи були запитані і представлені Ініціатором разом із Договором.

При закупівлі товарів, робіт, послуг на загальну суму понад 3 (трьох мільйонів) рублів Куратор повинен запитати документи, зазначені в цьому пункті, також у формі нотаріально завірених копій.

Отримані від контрагента документи додаються до проекту договору, після чого він повертається Реєстратору. При наявності електронної копії проекту договору вона також направляється Реєстратору внутрішньої електронною поштою одночасно з передачею договору на паперовому носії.

Всі дії Куратора, викладені в цьому пункті, повинні бути здійснені у термін не більше 3 днів. У разі якщо Куратором запитані нотаріально завірені копії документів, вони передаються Реєстратору негайно після їх отримання.

4-й етап: узгодження Договору службами компанії і врегулювання зауважень.

При отриманні Договору від Куратора начальник Договірної відділу повинен перевірити виконання Куратором всіх необхідних дій та наявність усіх необхідних документів, зазначених у попередньому етапі. Після цього Реєстратор виготовляє копії Договору по кількості погоджувальних служб і одночасно передає копії Договору цим службам, певним начальником Договірної відділу. Разом з копією Договору в Убу направляється отримана Куратором податкова звітність. Документи, що визначають правовий статус контрагента і підтверджують повноваження особи, що підписує договір з боку контрагента, передаються начальнику Договірної відділу для правової експертизи разом із Договором.

Після одержання Договору від всіх погоджувальних служб Договір з супровідними листами таких служб передається на погодження Першому заступнику генерального директора з економіки та фінансів.

При отриманні Договору согласующая служба ставить дату надходження (дата отримання документу для погодження в дану службу) і розглядає договір по порядку і в строки, затверджені в даному Регламенті. У разі відсутності зауважень у Графі «Без зауважень» ставиться знак «х», ставиться дата відправки (дата передачі Договору слід погодитися співробітникові), підпис з розшифровкою. У цьому випадку відповідні служби також ставлять підпис в штампі узгодження на договорі.

Якщо виникають зауваження за Договором, то знак «х» ставиться в Графі «Із зауваженнями», а також дата відправлення та підпис з розшифровкою. При цьому самі зауваження описуються на сторінці 2 супровідного листа. При необхідності (якщо недостатньо місця на стор.2) зауваження служби оформляються на окремому аркуші (наприклад: «Д.3.1. Договору викласти в наступній редакції: [пропонований текст даного пункту]». У цьому випадку на стор.2 робиться посилання «см . зауваження на окремому аркуші ». Підпис в штампі погоджень на Договорі ставиться відповідною службою після усунення зауважень або оформлення Протоколу розбіжностей.

У випадку, якщо заповнені не всі поля супровідного листа, він вважається незаповненим і Реєстратор повертає його відповідної Службі для усунення недоліків.

Всі Служби, отримали для узгодження Договір, повинні розглянути його в строк не більше 3-х днів (для нетипових договорів) або не більше 1 дня (для типових договорів).

Копія Договору з супровідним листом узгоджуючої Службою передається Реєстратору.

Врегулювання отриманих при узгодженні проекту договору зауважень і розбіжностей, як всередині компанії, так і безпосередньо з контрагентами, покладається на Куратора. Наявні зауваження та розбіжності повинні бути усунені у строк до 5 днів.

Оформлення підсумків врегулювання зауважень і розбіжностей (внесення змін до проекту договору в електронному вигляді, складання протоколу розбіжностей) покладається на Договірний відділ. Дані, отримані від Куратора про підсумки врегулювання зауважень і розбіжностей, повинні бути оформлені протягом 1 дня.

Після оформлення підсумків врегулювання розбіжностей Реєстратор передає проект договору службам, від яких надійшли відповідні зауваження. Компетентне особа відповідної Служби, підтверджуючи факт усунення зауважень, ставить відмітку «Зауваження зняті» і дату їх зняття.

5-й етап: підписання Договору.

Договір з візами всіх погоджувальних Служб компанії повертається Реєстратору, який остаточного оформляє Договір для підписання і в цей же день передає його на підпис Генерального директора.

Підставою для підписання Договору Генеральним директором компанії є надійшов від Реєстратора Договір при обов'язковій наявності «випускає» візи Першого заступника генерального директора.

6-й етап: супровід підписаного Договору

Підписаний договір передається Реєстратору, який скріплює підпис Генерального директора печаткою компанії. Другий примірник Договору може також бути переданий Кураторові для направлення контрагенту, в цьому випадку Куратор повинен проставити відповідну відмітку в листі узгодження договору. У разі якщо узгоджувався і був підписаний Договір, отриманий за допомогою факсимільного зв'язку (без оригінальних печатки та підпису контрагента), підписаний з боку ТОВ «Торговий дім« Сервіс »оригінальний примірник Договір контрагенту не відправляється до отримання оригінального екземпляра контрагента.

На примірнику Договору ТОВ «Торговий дім« Сервіс »Реєстратор проставляє відбиток штампа для підшивки оригіналу Договору. Такий відбиток ставиться в лівому нижньому куті на лицьовій стороні кожної станиці затвердженого Договору, а також Реєстратор підписує кожну сторінку з розшифровкою підпису.

Після відправлення другого примірника Договору контрагенту Реєстратор сканує Договір та вносить електронну копію в Базу договорів, з одночасною підшивкою оригінальному примірники Договору у відповідну архівну папку. Всі додаткові угоди, угоди, протоколи, додатки, специфікації та інші документи зберігаються разом з основним Договором.

Висновок

В якості контрагента можна розглядати будь-якого суб'єкта цивільного права, має ті чи інші відносини з вихідним підприємством. Приймаючи рішення про участь у тій або іншій формі економічного співробітництва, суб'єкти бізнесу керуються цілком певними інтересами і намагаються вирішити конкретні завдання. Головною рушійною силою, яка спонукає суб'єкта до пошуку партнера, є наявність незадоволеної потреби.

До цих пір відсутнє чітке і однозначне розуміння сутності партнерських відносин в бізнесі, хоча термінологія партнерства широко використовується сьогодні в практиці бізнесу, наприклад, стратегічний партнер, виробничий, фінансовий, інвестиційний і т.п. партнери, а також партнерство як форма організації бізнесу.

Будь-яке підприємство потребує ефективних партнерських зв'язках - це є головною умовою його благополучного функціонування в рамках того або іншого фрагмента цілісного господарського процесу. В даний час, найбільш важливим стає схильність до співпраці і постійний пошук найбільш ефективних партнерських зв'язків, в ході якого здійснюється переорієнтація діяльності відповідно до умов ринку, тобто партнерські відносини дозволяють фірмі досягти, зберегти і посилити свої конкурентні переваги.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Торговий дім« Сервіс »є підприємством з приватною формою власності.

Товариство засновано в 2000 році. Основними видами діяльності організації є: оптова торгівля папером, картоном та канцелярськими товарами, будівельними матеріалами, а також інша оптова торгівля.

Метою діяльності організації торгівлі є задоволення попиту споживачів на будівельні матеріали, меблі, канцтовари та побутову хімію.

Організація електронної взаємодії господарюючих суб'єктів і державних органів з метою підвищення якості та ефективності управління державою - одна з найважливіших завдань і пріоритетів сучасного суспільства. Постійно зростають обсяги документообігу між бізнес-структурами та державними органами, уповноваженими законодавством на прийом і обробку різного роду даних. Відповідно збільшуються обсяги інформації та кількість показників, що обробляються в державних інформаційних системах. Усвідомлення ролі державних структур як джерел сервісу для громадян і підприємств призводить, у свою чергу, до збільшення потоку документів і в зворотному напрямку - нормативно-правова, довідкова інформація, інші відомості передаються господарюючим суб'єктам за їх запитами.

Основною проблемою при цьому залишається стан середовища, в якій відбувається ця взаємодія. Якщо на обох кінцях каналу передачі інформації в переважній більшості випадків знаходяться сучасні автоматизовані інформаційні системи, які ефективно і якісно обробляють отримувану інформацію, то канал можна порівняти з бухгалтером підприємства, який перевозить на громадському транспорті товсті папки звітів, або ж з поштовою посилкою знову ж таки з численними паперами. Настільки явний невідповідність між якістю і пропускною здатністю використовуваних каналів передачі інформації та систем обробки даних призводить до того, що останні завантажені аж ніяк не на повну потужність.

Суттєво підвищити якість систем обробки інформації можна, якщо перевести процес взаємодії між ними виключно на електронні рейки. Саме передача даних в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку є єдиним способом взаємодії для сучасних інформаційних систем.

Організувати електронний документообіг між господарюючими суб'єктами і державними структурами можна двома шляхами. Перший підхід є схему документообігу «кожен з кожним». Господарюючі суб'єкти направляють дані безпосередньо адресату. Наприклад, платник податків відправляє зашифровані та підписані звіти електронною поштою безпосередньо до інспекції. Другий підхід - це схема «єдиного вікна», яка передбачає, що користувач взаємодіє тільки із сервером оператора системи.

В якості одного з напрямків вдосконалення договірної роботи пропонуємо привести систему роботи з договорами до централізованої. Виділити в структурі ТОВ «Торговий дім« Сервіс »відділ для підвищення ефективності договірної роботи та мінімізації ризиків торгової фірми шляхом регламентації та стандартизації процедури узгодження та підписання договорів. Пропонуємо також Регламент, який є керівним документом, обов'язковим для виконання всіма структурними підрозділами ТОВ «Торговий дім« Сервіс ». Регламент визначає єдиний порядок підготовки, погодження, укладення, зміни або доповнення та зберігання договорів, а також права, обов'язки та відповідальність осіб, що беруть участь в процесі ведення договірної роботи в торгової фірми.

Список літератури

1. Booch G., Vilot M. The design of the C + + Booch components / / Proceedings of the Object-oriented programming systems, languages ​​and applications conference, Ottawa. - ACM Press, 1990, - p. 1-11.

2. Driscoll JR, Sarnak N., Sleator DD, Tarjan RE Making data structures persistent / / J.Comput.System.Sci. - 1989, No. 28, Vol. 1. - P. 86-124.

3. Арлазаров В.Л., Ємельянов Н.Є. Прикладні аспекти побудови систем на основі документообігу. / / У зб. «Документообіг. Прикладні аспекти ». - М.: Інститут системного аналізу РАН, 2004. - 65 с.

4. Ахо А., Хопкрофта Дж., Ульман Дж. Структури даних і алгоритми. - М.: Вільямс, 2003. - 384 с.

1. Баканов М. І. Аналіз господарської діяльності в торгівлі. - М. Економіка, 2005. - 420 с.

2. Балабанов І. Т. Аналіз і планування фінансів господарюючого суб'єкта. - М. Фінанси і статистика, 2004. - 283 с.

3. Бланк І.А. Управління торговим підприємством. - М.: Асоціація авторів і видавців. ТАНДЕМ. Видавництво ЕКМОС, 2004. - 416.

4. Большаков А.С. Менеджмент: Навчальний посібник. - Спб.: Пітер, 2006. - 160с.

5. Бочаров В.В. Фінансовий аналіз. - СПб: Питер, 2005. - 365 с.

6. Бикова О.В., Стоянова Є.С. Фінансове мистецтво комерції. - М.: Перспектива, 2005. - 154с.

7. Васіна А.А. Аналіз фінансового стану компанії. - М, ІКФ Альф, 2005. - 50 с.

8. Вахрін П.І. Фінансовий аналіз в комерційних та некомерційних організаціях: Навчальний посібник. - М.: ИКЦ Маркетинг, 2004. - 320 с.

9. Воронов К.Є., Максимов О.А. Фінансовий аналіз. Деякі положення та методики-М: ІКФ Альф, 2003. - 25 с.

10. Воріт І. Економіка фірми. - М.: Вища школа, 2006. - 229 с.

11. Гамма Е., Хелм Р., Джонсон Р., Вліссідес ​​Дж. Прийоми об'єктно-орієнтованого проектування. Патерни проектування. - СПб.: Пітер, 2004. - 368 с.

12. Дейт К.Дж. Введення в системи баз даних. - М.: Вільямс, 2005. - 1328 с.

13. Єфімова О.В. Фінансовий аналіз. - М.: Бух. облік, 2006. - 208с.

14. Камаєв В.Д. та колектив авторів. Підручник з основ економічної теорії (економіка). - М.: "ВЛАДОС", 2004. - 384с.: Іл.

15. Ковальов В.В. Фінансовий аналіз: Управління капіталом. Вибір інвестицій. Аналіз звітності. - М.: Фінанси і статистика, 2005. - 432с.

16. ТОВ «Такском», Технічна документація на програмний комплекс «Спринтер», 2000-2005. - Http://www.taxcom.ru/system/technology/.

17. Осипова Л.В., Синяева І. М. Основи комерційної діяльності. - М.: Банки і біржі, ЮНИТИ, 2004. - 475 с.

18. Основа підприємницької діяльності під ред. Власової А.М. -М. «Фінанси та статистика», 2005. - 445 с.

19. Панкратов Ф. Г. Комерційна діяльність. М.: ІОЦ "Маркетинг", 2005. - 310 с.

20. Савицька Г. В. Аналіз господарської діяльності підприємства. Четвертий вид .- Мінськ. ТОВ «Нове знання», 2005. - 490 с.

21. Смирнов Е.А. Розробка управлінських рішень. - М. ЮНИТИ, 2006. - 225 с.

22. Треньов М.М. Управління фінансами. - М.: ФиС, 2004. - 496 с.

23. Уткін Е.А. Управління фірмою. - М.: Акаліс, 2003. - 516с.

24. Фатхутдінов Р. А. Виробничий менеджмент. - М. ЮНИТИ, 2005. - 376 с.

25. Фінансовий менеджмент: теорія і практика: Підручник. / Під. ред. Є.С. Стоянової. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Изд. Перспектива, 2005. - 574с.

26. Хелферт Е. Техніка фінансового аналізу / Пер. з англ. під. ред. Л.П. Білих. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2006. - 663с.

27. Чернишова Ю.Г. Аналіз фінансово-господарської діяльності: - Ростов-на-Дону: «Фенікс», 2005. - 290 с.

28. Чистий прибуток, резерви та фонди - М.: Інформаційно-видавничий дім "Філін", 2005. - 377 c.

29. Шеремет А.Д., Сайфулін Р.С. Методика фінансового аналізу М: ИНФРА, 2006. - 489 с.

30. Шеремет А.Д., Сайфулін Р.С. Фінанси підприємств. М.: Фінанси і статистика, 2006. - 510 с.

31. Шмалензі Г. Основи і проблеми економіки підприємства: Пер. з нім. / Під. ред. проф. А.Г. Поршнева. - М.: Фінанси і статистика, 2005. - 512с.

32. Економіка та організація діяльності торгового підприємства: Навчальний посібник / За заг. ред. О.М. Соломатіна. - М.: ИНФРА-М, 2006.-295 з

33. Большаков С.В. Проблеми зміцнення фінансів підприємств / / Фінанси. .2007. № 1. - С. 30 - 35.

34. Давидова Г.В., Бєліков А.Ю. Методика кількісної оцінки ризику банкрутства підприємств / / Управління ризиком, 2006., № 3, с. 13-20.

35. Ілясов Г. Оцінка фінансового стану підприємства / / Економіст-2004, № 6, с. 49-54

36. Клейнер Г. Ризики промислових підприємств / / Російський економічний журнал. 2005. - № 5-6 - с.85-92

37. Недосекін А.О. Застосування теорії нечітких множин до задач управління фінансами / / Аудит і фінансовий аналіз, № 2, 2006. - С. 32-34

38. Слєпов В.А., Щеглова Н.В. Фінансова та цінова адаптація російських підприємств до ринкового середовища. / / Фінанси. - 2006. № 3. - С. 14 - 21.

Програми

Додаток 1

Додаток 2