Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

ПІВДЕННИЙ ФІЛІЯ

НАЦІОНАЛЬНОГО УНІВЕРСИТЕТУ біоресурсів і природокористування УКРАЇНА

«Кримський агротехнологічний університет»

Курсова робота

ТЕМА:

Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

Роботу виконала

Студентка 3 курсу, з / о,

економічного факультету,

спеціальність: «Облік і аудит»

Подколзіна А.К.

Сімферополь

2010

Зміст

Введення

Розділ I. Теоретичні основи досліджуваної теми

1. Дефініції в літературних джерелах

2. Організація облікової роботи на підприємстві

Розділ I І. Документація як елемент методу бухгалтерського обліку

2.1 Документація, її значення і завдання

2.2 Вимоги до змісту та оформлення документів

2.2.1 Порядок складання та оформлення документів

2.3 Класифікація документів

2.4 Документообіг, його організація

2.5 Організація зберігання документів

Розділ III. Практична частина

Висновок

Список використаної літератури

Введення

Мною була вибрана дана тема для написання курсової роботи тому, що актуальною проблемою соціально-економічного розвитку нашого суспільства на сучасному етапі є забезпечення схоронності господарських ресурсів, їх раціонального та економічного використання.

Основою процвітання кожної організації є бухгалтерський облік, в незалежності від організаційно-правової форми організації, її структури, побудови і роду діяльності, так як основна мета бухгалтерського обліку - забезпечення аналітиків інформацією, необхідної для прийняття рішень. Ці рішення торкаються розподіл і використання обмежених економічних ресурсів: грошей, землі, робочої сили і т.д. Від розподілу і використання цих ресурсів, залежать ціни, заробітна плата, виробництво товарів і послуг, адекватність наших запасів, якість транспортних систем, а також те, які країни процвітають, а які переживають занепад. Фактично кожне підприємство вливає на економічну ситуацію в області, регіоні, країні і в цьому не малу роль грає бухгалтерський облік. А це означає, що від правильної організації бухгалтерського обліку залежить положення будь-якої організації.

Важливу роль в цьому відіграють методи бухгалтерського обліку, а точніше документація як елемент методу бухгалтерського обліку.

Мета написання даної курсової роботи: проаналізувати і розібрати, що ж таке документація, яка її роль і становище в роботі підприємства (організації), які принципи складання документації у бухгалтерському обліку, а також принципи організації документообігу на підприємстві (в організації).

Розділ I. Теоретичні основи досліджуваної теми

1.1 Дефініції в літературних джерелах

1. Бутинець Ф. Ф. Теорія бухгалтерського обліку.Ж: ПП Рута-2000. Документація - це спосіб первинного спостереження та відображення об'єктів бухгалтерського обліку, який забезпечує суцільне і безперервне нблюденіе за ними. Складання первинних документів є наальной стадією бухгатерского обліку. Документ - це письмове свідоцтво про здійснену господарської операції, яке надає юідіческую чинності цим бухглтерского обліку. Документація виконує роль імпульсу, який дає початок руху облікової інфомація.

2. Міхайлов М.Г., Глушаченко А.І., Гончар В.П., Болмат Г.А.ухгалтерській облік (теорія). К: Центр учбової Літератури - 2007. Відображення господарських операцій в бухгалтерських документах називається документуванням, а сукупність бухгалтерських документів називається документацією. Вона є джерелом облікової інформації. Ті дані, які містяться в документах, у подальшій роботі є єдиною підставою для відображення господарських операцій у поточному бухгалтерсм обліку.

3. Ждан В.І., Хаустова Є.Б., Колос І.В., Бондаренко І.С. Теорія бухгалтерського Обліку. К: Центр Навчальної Літератури -2006. На етапі спостереження за зміною об'єктів обліку використовуються документування та інвентаризація. Спостереження включає встановлення факту господарської операції і дає якісну характеристику об'єктів обліку. Воно передбачає документування або віддзеркалення господарських операцій в первинних документах, які надають юридичну силу даними бухобліку.

4. Завгородній В.П. Бухгалтерський облік в Україні з використанням національних стандартів. К: А.С.К. - 2002. Документація - спосіб первинного відображення об'єктів бухгалтерського обліку шляхом їх документального оформлення. Відображення первинних даних у документах базується на суцільному і безперервному спостереженні за господарськими операціями. Всі документи повинні бути відповідно оформлені, мати обов'язкові дані: дату вчинення, зміст, підстава господарської операції, вимірювачі, підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції.

5.Бєлоусько В.С., Бєленкова М.І. Теорія бухгалтерського обліку.К: Meta-2002. Сукупність бухгалтерських документів, які складаються на всі господарські операції, називається документацією. Документи, які складаються в момент здійснення господарських операцій, називаються первинними документами. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку.

6. Кондраков Н.П. Бухгалтерський облік М: Инфра-М, 2008. Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі. Бухгалтерськими документами оформляються будь-які господарські операції в тій послідовності, в якій вони відбуваються. Це забезпечує суцільний, безперервний облік всіх об'єктів подружжя; юридичне обгрунтування бухгалтерських записів, які робляться на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю організацій; контроль за збереженням власності; зміцнення законності.

7. Даньків Й.Я., Остап'юк М.Я. Бухгалтерський облік. К: Знання - 2007. У документах фксіруются відомості про господарські операції. При цьому на кожну опеацію або групу однорідних операцій складається сответствующій документ. Документи є носіями вихідної інформації, на снованіі яку далі проводять економічне угруповання узагальнення. Правильно і своєчасно складені документи меют юридичну силу.

8. Швец.Теорія бухгалтерського Обліку. 2004. Бухгалтерський документ - письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи повинні бути складені під час господарської операції.

1.2 Організація облікової роботи на підприємстві

Система бухгалтерського обліку - це своєрідний механізм підготовки та відображення інформації про майновий та фінансовий стан підприємства. Завдяки цій інформації внутрішні та зовнішні її користувачі мають уявлення про реальний стан справ на підприємстві.

Як відомо, методична база ведення бухгалтерського обліку складається з використання первинних облікових документів, інвентаризації, оцінки, калькулювання, організації обліку (управлінського, бухгалтерського та податкового), виконання розрахунків і проводок, контролю, підготовки звітності. Створення цілісної системи обліку передбачає активне застосування специфічного елемента регулювання бухгалтерського обліку та звітності - облікової політики підприємства.

Облікова політика - сукупність принципів, методів і процедур, які використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.

Згідно з визначенням, облікова політика підприємства базується на основних принципах обліку та звітності. Під принципами бухгалтерського обліку слід розуміти правила, якими необхідно користуватися при вимірюванні, оцінці та реєстрації господарських операцій і при відображенні їх у фінансовій звітності.

Основні принципи бухгалтерського обліку та фінансової звітності викладені в статті 4 розділу 1 Закону про бухоблік і пункті 18 П (С) БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності».

Під час розробки облікової політики потрібно враховувати вимоги до якісних характеристик бухгалтерського обліку та фінансової звітності, викладені в пунктах 14-17 П (С) БО 1, методи і процедури, передбачені іншими П (С) БО, норми і нормативи, встановлені законодавчими актами України .

Пункт 5 статті 8 Закону про бухоблік право встановлення облікової політики підприємства цілком і повністю залишає на розсуд суб'єкта господарювання. При цьому підприємство самостійно:

• обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;

• розробляє систему і норми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності та контролю за господарськими операціями, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;

• затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і реєстрів аналітичного обліку;

• може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, з подальшим включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

Облікова політика є складовою частиною фінансової звітності підприємства і повинна відображатися у примітках до фінансових звітів. Отже, саме вона дозволяє ведення бухгалтерських операцій та складання фінансової звітності. Без такого розпорядчого документа та його дотримання бухгалтерський облік не відповідає принципу послідовності, а фінансова звітність не буде зрозуміла користувачам.

Важливим моментом при розробці і прийнятті облікової політики є те, що, згідно з пунктом 2 статті 8 Закону про бухоблік, «питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належить до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи), згідно із законодавством та установчим документам ». Таким чином, правомірним буде розгляд питань, пов'язаних з організацією бухгалтерського обліку та облікової політикою, і прийняття за ними рішень тільки власником (ами) підприємства. А якщо керівник підприємства не є його власником, треба, щоб саме власник (и) наділив (чи) його відповідними повноваженнями. Делегування їх здійснюється вищими органами управління (загальними зборами акціонерів, засновників, наказом власника підприємства або розпорядженням відповідного державного органу, коли мова йде про державне підприємство, іншим органом, який передбачений установчими документами). Тільки в такому випадку юридичну чинність, наказу керівника підприємства вже не можна буде поставити під сумнів.

Оскільки ведення бухгалтерських операцій та складання фінансової звітності підприємства повинні базуватись на єдиних та незмінних методичних засадах, розроблення облікової політики потрібно почати до нового звітного року і завершити до 31 грудня, щоб з нового фінансового року працювати за новими параметрами. Новостворені підприємства розробляють облікову політику до початку господарської діяльності таким чином, щоб перша господарська операція відбувалася після затвердження наказу про облікову політику.

Комісія за участю всіх причетних до розробки облікової політики спеціалістів приймає на своєму засіданні рішення щодо облікової політики (зміни окремих її положень). За формою облікова політика підприємства має вигляд наказу керівника (власника), на підставі якого головний бухгалтер проект наказу і зі всіма додатками та розрахунками передає на затвердження власнику (керівнику) підприємства. Наказ набирає юридичної сили з дня його підписання власником (керівником) підприємства і є обов'язковим для виконання всіма службами і працівниками.

Відповідальність суб'єкта господарювання, його посадових осіб за неприйняття облікової політики та за внесення необгрунтованих (незаконних) змін до облікової політики підприємства, за ведення обліку всупереч вимогам політики

Законодавчі акти України не передбачають безпосередньої відповідальності підприємства, його власника та посадових осіб у випадку неприйняття облікової політики або за внесення необгрунтованих (з порушенням установленого порядку) змін. Однак це не означає, що її немає взагалі. Так, під час перевірки фінансової діяльності підприємства орган, який її проводить (аудиторська фірма, податкова інспекція), може визнати недійсним баланс, складений без затвердженої чинним наказом облікової політики (або у разі прийняття необгрунтованих змін до облікової політики, або у разі не проведення перерахунку прибутків за попередні звітні періоди після змін до облікової політики). Такий висновок базується на положеннях статті 8 Закону про бухоблік, чинних положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку.

Розділ ІІ. Документація як метод бухгалтерського обліку

2.1 Документація, її значення і завдання

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, які здійснюються на підприємстві. Цей процес досягається за допомогою документації.

Документація (документ з лат. - Доведення, свідоцтво) - це сукупність документів, за допомогою яких оформляють господарські операції на підприємствах чи інакше кажучи процес оформлення господарських операцій документами. Документація є важливим елементом бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Основними завданнями, які стоять перед бухгалтерською службою будь-якої організації, є:

• Формування повної і достовірної інформації про господарські процеси і фінансові результати діяльності організації, необхідної для оперативного управління, а також для її використання інвесторами, кредиторами, податковими та фінансовими органами, банками та іншими зацікавленими особами;

• Забезпечення контролю за наявністю і рухом майна;

• використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів згідно затвердженим нормам, нормативам і кошторисам;

• Своєчасне попередження негативних явищ у фінансово-господарської діяльності;

• виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських резервів.

Виконання цих завдань безпосередньо залежить від повноти і своєчасності відображення на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, здійснюваних організацією в процесі своєї діяльності, яка в свою чергу є наслідком документального оформлення здійснених операцій. Від правильності його виконання залежить достовірність облікової інформації, яка надається бухгалтерією організації її користувачам. Тому в організаціях процесу документування господарських операцій має відводитися велика увага з боку не тільки працівників бухгалтерських служб, а й працівників інших структурних підрозділів, оскільки ефективність ведення бухгалтерського обліку в організаціях залежить від правильної організації роботи з документами, що є письмовим підтвердженням факту здійснення господарських операцій ( їх юридична достовірність).

Що стосується документування господарських операцій з точки зору законодавства, то вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р. Згідно з цим нормативним актом всі документи приймаються до обліку тільки у разі їх правильності, тобто вони повинні бути складені лише за формами первинної документації.

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обгрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, які виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обгрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Це допомагає дотриманню господарської дисципліни та чинного законодавства. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийомі та обробці документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдувальні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна, раціональним його використанням. Прийом та відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що недостача, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому випадку, якщо він складений своєчасно і належним чином оформлений.

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних ревізій

Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збору та обробки інформації про здійснювані господарські операції, на ряду з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші - складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її обробки, автоматичного введення в обчислювальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає можливість автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після обробки інформацію, потрібну для управління і контролю.

2.2 Вимоги до змісту та оформлення документів

Від якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги:

• своєчасність складання,

• достовірність показників,

• правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, необхідні для забезпечення повної інформації про виконану операцію. Ці показники називають реквізитами (від лат. Requisitum - потрібне, необхідне), і вони є обов'язковими при складанні будь-якого документа.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Так, реквізити документа, який оформляє, наприклад, вироблення робочого і належну йому оплату праці, відрізняються від реквізитів накладної або лімітно-забірної картки, тобто документів, якими оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ незалежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є:

- Назва підприємства, від імені якого складено документ;

- Назва документа, його номер, код форми;

- Дата складання документа (число, місяць, рік);

- Зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошові);

- Підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції та технології обробки облікової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити. При використанні обчислювальної техніки реквізити документів можуть бути зафіксовані у вигляді відповідних кодів. Документи, складені за допомогою засобів обчислювальної техніки на машіносчітиваеих носіях, використовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили. Такі документи повинні бути записані на матеріальних носіях (магнітних, паперових), виготовлених, розмічених і закодованих відповідно до вимог встановлених стандартів і затвердженої системи кодифікації. На вимогу контролюючих або судово-слідчих органів та своїх контрагентів підприємство зобов'язане зробити копії таких документів на паперовому носії інформації.

Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів. Так, якщо в акті на нестачу товарно-матеріальних цінностей, яка виникла з вини транспортної організації при перевезенні вантажу, не буде належних підписів, то транспортна організація може відмовитися від відшкодування нестачі і підприємство понесе збиток, оскільки акт не матиме доказової сили і судовий орган не візьме цей документ до виконання. Підприємство понесе збиток також і в тому випадку, коли документ складено несвоєчасно, хоч і оформлено правильно.

2.2.1 Порядок складання та оформлення документів

Згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку первинні документи повинні бути складені в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

Документи прийнято складати на бланках, виготовлених друкарським чином, з надрукованим текстом і графления, з такими розрахунками, щоб від руки або на друкарській машинці заповнити тільки ті показники, які характеризують відповідну операцію. Раціональне будова документів сприяє правильному оформленню господарських операцій і відображенню їх в обліку. Форма документа має бути простою, зрозумілою, зручною для подальшого опрацювання і разом з тим з усією повнотою характеризувати відповідну операцію, задовольняючи при цьому вимоги не тільки бухгалтерського, а й оперативного і статистичного обліку.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних форм власності. Так, уніфіковані всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів, забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її обробку на обчислювальних машинах, створює умови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тиражами, яке здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчисток, забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської операції. Вільні рядки в документах повинні прокреслюється.

За достовірність інформації, що міститься в документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підписали документ.

2.3 Класифікація первинних звітних документів

Для оформлення різних господарських операцій, які здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація - поділ на групи за певними відмітним ознаками. Класифікація Документів удосконалюється паралельно з удосконаленням всієї системи бухгалтерського обліку. Але в більшості випадків вона наводиться за п'яти-шести ознаками. Для класифікації мною взяті шість ознак.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на отримання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін Однак, розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операції, а тому не служать підставою для відображення їх в обліку.

Виправдувальними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обгрунтуванням для облікових записів. До них належать виписки банку з поточного або іншого рахунку підприємства, акти, квитанції, авансові звіти та ін Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складаються самими працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправдувальних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (наприклад, відомості нарахування амортизації основних засобів, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.) Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони не відображають безпосередньо господарської операції; їх призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

У практиці обліку на підприємствах документи розпорядчі, виправдувальні та бухгалтерського оформлення окремо застосовуються рідко. Найчастіше застосовують документи, які об'єднують у собі ознаки всіх трьох видів документів. Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), називають комбінованими. До них належать прибуткові та видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на виконання робіт та ін Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касиру, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач розпишеться на ордері в них отриманні, цей документ є виправдувальним; врешті-решт, після вказівки на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення (Малюнок 1)

Типова форма № КО-2 ТОВ «Дніпро»

Затверджено наказом (підприємство, організація)

Мінстату України від 15.02.96 № 51

за ЄДРПОУ

Видатковий касовий ордер

Мабуть Коваленко Василю Петровичу

Підстава: посвідчення про відрядження від 5 квітня 2010 Сто шістдесят п'ять грн. 00 коп. Грн.

(Прописом)

Додаток: _____________________________________________

Керівник _______________________________________________

Головний бухгалтер ________________________________________

Отримав Сто шістдесят п'ять грн. 00 коп. Грн.

«05» квітня 2010 Підпис ______________

За паспарту СН № 820670, виданий Печерським РУГУ МВС

Україна в м.Києві 6 липня 2004

Видав касир ___________________________________________________

Рис. 1. Приклад комбінованих документів

Використання комбінованих документів сприяє повноті і наочності враховуються операцій, спрощує і поліпшує використання документів у процесі їх обробки, зменшує кількість самих документів.

За характером задокументованих операцій документи поділяють на грошові, матеріальні та розрахункові.

Грошові документи призначені для оформлення грошових операцій, матеріальні - операцій з матеріальними цінностями, розрахункові - розрахункових операцій.

По порядку складання документи поділяють на первинні і зведені.

Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (прибуткові і витратні касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти на приймання робіт та ін.)

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення їх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу Заробітної плати та ін.) Такі документи мають велике значення для систематизації і скорочення обсягу облікових записів.

За охопленням операцій документи поділяють на разові і накопичувальні

Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують до документа одночасно. Відразу після складання разові документи можуть бути підставою для бухгалтерських записів. До разових належать більшість первинних документів (чеки, касові ордери, вимоги, накладні, акти і т.п.), а також значна кількість зведених документів (звіти касира, виписка банку з рахунка підприємства та ін.) Відмінною особливістю цих документів є одноразове їх використання для початкової реєстрації господарських операцій.

Накопичувальні документи використовуються для оформлення однорідних господарських операцій, які систематично повторюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом певного періоду - тижня, декади, місяця (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції з виробництва, багатоденні наряди та ін.) На відміну від разових накопичувальні документи використовуються для облікових записів тільки після того, як у них записана остання операція і підведений підсумок всіх записів.

Використання накопичувальних документів має велике значення для скорочення облікових записів і є одним з важливих засобів раціоналізації обліку. Проте їх використання можливе тільки тоді, коли не потрібне щоденне відображення господарських операцій в обліку.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні (що складаються на самому підприємстві) і зовнішні які надходять від інших підприємств і організацій), а за образом складання - на документи, які складаються вручну і документи, які складаються за допомогою обчислювальної техніки. Розглянуту класифікацію документів можна узагальнити такою схемою (Малюнок 2):

Рис. 2. Класифікація бухгалтерських документів.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних групах. Так, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника - виправдувальний, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер - комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає можливість правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємств і організацій.

2.4 Документообіг, його організація

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й обробки документів, яка б забезпечувала прискорення документообігу.

Документообігом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерської обробки з моменту складання або отримання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Завдання правильної організації документообігу полягає в тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочому місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообігу покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає складання плану документообороту, який повинен визначати порядок оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, обробки, використання для записів в облікові регістри та передачі в архів. Для забезпечення рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях по кожному виду документів розробляють графік документообігу, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, яка виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строки оформлення та обробки документів.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми чи переліку робіт зі складання, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, які відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання та подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Чітка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, які мають справу з документами, за своєчасність їх складання, використання та обробки.

Відсутність належного порядку в оформленні й обробці документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.

2.5 Організація зберігання документів

Первинні документи, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або призначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обгрунтування доказів та ін За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

Тому архів повинен бути організований так, щоб були забезпечені схоронність документів і можливість швидкого їх знаходження.

Для цього первинні документи звітного місяця, які відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетені. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.

На папках з документами (які називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № _ до № _ включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, які забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, яка полегшує перебування документа в разі потреби.

Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а і справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законодавством (судово-слідчих, ревізійних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть видаватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, яка відповідає за архів.

Якщо вилучаються справи з недооформлені документами (непронумеровані, непереплетеннимі), то за дозволом і в присутності представників органів, які проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити опис, прошнурувати, завірити своїм підписом та печаткою).

Органи, які вилучили документи, за письмовою заявою підприємства забезпечують можливість зробити виписку або копію відповідних документів для видачі необхідних довідок. При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи, з яких документи були вилучені і в яких знаходиться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це в правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний термін.

Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а

Після закінчення встановлених строків документи, які мають особливо важливе значення, передаються на зберігання місцевим архіву, а інші документи за погодженням з Головним архівним управлінням підлягають знищенню або здаються в макулатуру, про що спеціальною комісією складається акт і робляться відповідні відмітки в архівній книзі.

У разі виникнення ситуації вилучення первинних облікових документів податковими органами, необхідно наявність мотивуючого постанови посадової особи. Вилучення документів в обов'язковому порядку проводиться в присутності понятих осіб і оформляється протоколом виїмки, копія якого вручається під розписку керівнику або головному бухгалтеру організації. Вилучені документи перераховуються і описуються в протоколі або в описах, які додаються до нього, з точним зазначенням найменування та кількості документів, що вилучаються.

При використанні автоматизації в бухгалтерському обліку можна відмовитися від ряду первинних документів у вигляді паперових носіїв. Але документи, які стосуються руху грошових коштів, та документи, в яких потрібен підпис, повинні бути паперовими.

Інформація, яка знаходить відображення в облікових документах, повинна бути достовірною, якісною, ефективною, тобто формуватися з найменшими витратами праці та часу.

Розділ III. Практична частина

Завдання 1

Тема: Бухгалтерський облік, Його предмет І метод

Бухгалтерський баланс

Мета Завдання

Під час виконання Завдання студенти повінні:

- Засвоїті принципи групування господарських ресурсів (актівів) підприємства та джерел також їх Фінансування (КАПІТАЛ, зобов'язання);

- З'ясувати суть бухгалтерського балансу Як елемента методу, бухгалтерського Обліку і форми фінансової звітності;

- Вивчити Побудова балансу І Основні Способи групування Його статей, ознайомитись з видами бухгалтерський балансів.

Завдання для виконання

1. На підставі даніх інвентаризації господарських засобів (ресурсів) підприємства (табл. 1) скласте відомість групування господарських засобів (ресурсів) підприємства за також їх складом та функціональною участі в процесі діяльності та за Джерелами також їх утворення й цільовім призначенням.

2. Вікорістовуючі показники Відомості групування господарських засобів (ресурсів), скласте Спочатку баланс двосторонньої спрощеної форми, а потім баланс за формою № 1.

Вихідні Дані

Таблиця 2 - Інвентарізаційній опис наявності господарських ресурсів підприємства та також їх утворення на 1 жовтня 2009р.

Рішення

ВІДОМІСТЬ

групування господарських засобів за складом та розміщенням

таборували на 01 жовтня 2009 р.