Методи бухгалтерського обліку
Метод бухгалтерського обліку - сукупність способів і прийомів, за допомогою яких пізнається предмет (об'єкти) бухгалтерського обліку. Він дозволяє вивчити явища в русі, зміні, взаємозв'язку і взаємодії. Метод бухгалтерського обліку залежить від предмета обліку, тобто відображаються і контрольованих об'єктів, а також поставлених перед обліком завдань і що пред'являються до нього вимог. Тому метод можна розглядати як щось застигле. Зміна економічних відносин, розвиток науково-технічного прогресу висувають нові вимоги до бухгалтерського обліку, а це викликає зміну його прийомів і способів.
Наприклад, застосування ЕОМ призводить до вдосконалення способів спостереження, контролю та реєстрації господарських операцій, знімання інформації. Зміст методу бухгалтерського обліку випливає з її сутності та особливостей бухгалтерського обліку.
Метод бухгалтерського обліку включає в себе такі способи і прийоми, які прийнято називати елементами методу бухгалтерського обліку:
· Документація та інвентаризація,
· Оцінка і калькуляція,
· Рахунки і подвійний запис,
· Баланс і звітність.
Документація - письмове свідоцтво про досконалої господарської операції або про право на її вчинення. Кожна господарська операція оформляється документами. Документ служить лише підставою для фіксування операцій, але й способом первинного спостереження та реєстрації їх. Документація служить цілям контролю, дасть можливість проводити документальні перевірки, забезпечує збереження майна.
Інвентаризація - спосіб перевірки відповідності фактичної наявності господарських засобів у натурі даними обліку; як елемент методу бухгалтерського обліку - засіб спостереження і подальшої реєстрації явищ і операцій, невідображених первинною документацією у момент їх вчинення. Тому інвентаризація є доповненням документації.
Документація та інвентаризація є прийомами первинного спостереження за об'єктами бухгалтерського обліку.
Оцінка - спосіб, за допомогою якого господарські кошти отримують грошове вираження. Оцінка господарських засобів кожного господарюючого суб'єкта базується на їх фактичної собівартості. Цим досягається реальність оцінки.
Для керівництва господарськими процесами потрібно знати всі витрати, пов'язані з їх здійсненням. При цьому обчислюється не тільки величина кожного виду витрат, але і загальна їх сума, що відноситься до певного об'єкту, тобто обчислюється собівартість, що враховуються. Собівартість об'єктів обліку обчислюється за допомогою калькуляції, яка використовується для контролю за величиною витрат.
Для постійного контролю за господарськими процесами підприємства, за станом засобів і джерел їх утворення необхідно всі господарські операції враховувати безперервно по окремих стадіях, а також у розрізі окремих груп і видів господарських засобів. У бухгалтерському обліку таке відображення господарських засобів і процесів проводиться шляхом спостереження за змінами, що відбуваються з різними видами майна та джерелами його утворення, за всіма витратами, виробленими в тому чи іншому господарському процесі.
Економічна групування об'єктів бухгалтерського обліку, що дозволяє одержувати про них показники, необхідні для поточного спостереження за господарською діяльністю, забезпечується також системою рахунків. Необхідність в рахунках пояснюється тим, що відомості, що у документах, дають тільки розрізнену характеристику об'єктів обліку.
Рахунки в бухгалтерському обліку дозволяють виробляти угруповання і отримувати узагальнені характеристики об'єктів обліку.
Відображення господарських операцій у системі рахунків здійснюється за допомогою подвійного запису, суть якої полягає у взаємопов'язаному відображенні різних явищ, що викликаються господарськими операціями.
Наприклад, на рахунках бухгалтерського обліку процес надходження на підприємство куплених матеріалів ув'язується з витрачанням грошових коштів, сплачених продавцю цих матеріалів. Такий спосіб записів розкриває їх економічний зміст, дозволяє більш глибоко вивчати господарську діяльність підприємств.
Контроль за всією сукупністю об'єктів в бухгалтерському обліку здійснюється шляхом зіставлення господарських засобів з джерелами їх утворення. Таке зіставлення носить назву балансового узагальнення. Балансове узагальнення характеризується рівністю загальної суми видів засобів і суми джерел їх утворення. Рівність це зберігається постійно. Балансове узагальнення дозволяє здійснювати суворий контроль за наявністю та використанням засобів будь-якого господарюючого суб'єкта.
Результати господарської діяльності, а також конкретизація окремих показників балансу містяться у звітності. Бухгалтерська звітність - єдина система інформації про фінансове становище господарюючого суб'єкта за певний період часу. До звітності, як елементу методу бухгалтерського обліку, пред'являється цілий ряд вимог:
· Достовірність
· Цілісність;
· Порівнянність;
· Послідовність;
· Звітний період;
· Оформлення.
У цій роботі ми докладніше розглянемо метод документації та первинний облік.
Документи повинні складатися чітко, розбірливо за допомогою ручної запису, із застосуванням друкарської машинки або обчислювальної техніки. Кожен документ повинен бути заповнений обраним способом від початку і до кінця. Для документів, як правило, використовуються типові форми, виготовляєте; вигляді бланків, зразки яких затверджені Держкомстатом РФ.
Що зробити, якщо допущена помилка в первинному документі?
Можна застосувати спосіб негативною, або сторнировочной, записи. При цьому помилковий запис повторюється червоними чорнилом або стандартним кольором (синій, чорний) з висновком її в прямокутну рамку. Червоний колір або прямокутна рамка анулюють помилковий запис, після чого робиться правильний запис;
Можна закреслити неправильно написану суму однією рисою. Над нею зробити правильну запис із зазначенням дати виправлення і підписом бухгалтера-При необхідності складається довідка, яка розкриває виправлення і причину помилки. Такий спосіб виправлення називається коректурним.
У касових і банківських документах ніяких виправлень, підчисток, помарок бути не повинно. Для правильного складання документа необхідно:
заповнювати документ на бланку (при його відсутності - на чистому аркуші паперу) ручкою, на друкарській машинці або з застосуванням ПЕОМ;
· Суворо дотримуватися встановленої форми й реквізити документа;
· Точно викладати зміст документа;
· Чітко і розбірливо писати текст і цифри;
· Незаповнені прогалини в бланку документа прокреслюють;
· Суму в грошових документах вказувати цифрами і прописом;
· Забезпечувати документ необхідними розбірливими підписами із зазначенням посад осіб, які підписали документ.
Бухгалтерські документи поділяються за призначенням, способом віддзеркалення господарських операцій; місцем складання, способу охоплення операцій.
За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), комбіновані та документи бухгалтерського оформлення.
Розпорядчі документи містять в собі наказ, розпорядження або дають право на здійснення операції (платіжне доручення, довіреність, розпорядження про проведення інвентаризації та ін.) Ці документи не підтверджують факту здійснення операції і не є підставою для відображення її в обліку,
Виправдувальні документи оформляють вже досконалу операцію (інвентаризаційний опис, різні акти та ін ..) і служать підставою для відображення господарської операцій в обліку,
Комбіновані документи містять у собі розпорядження і одночасно оформляють вже досконалу операцію (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні та ін.) Використання в обліку комбінованих документів скорочує їх загально кількість, прискорює обробку та зменшує витрати підприємства на придбання документів.
Документи бухгалтерського оформлення складаються і використовуються для потреб бухгалтерії (довідки про помилки, виявлення в облікових записах, розрахунок реалізованої торгової надбавки та ін.)
За способом відображення господарських операцій документи поділяються на первинні та зведені,
Первинний документ складається у момент здійснення операції і є першим свідченням господарської операції (накладні, касові ордери, акти та ін). Їхня назва визначається тим, що вони служать підставою для первинного етапу в обліку.
Зведений документ складається на підставі первинних документів та узагальнює відомості, що містяться в них (товарні, касові звіти та ін), що дозволяє здійснювати контроль; збереженням матеріальних цінностей та грошових коштів.
Зведені документи широко поширені в практиці бухгалтерського обліку, так як вони скорочують кількість записів і значно спрощують і полегшують облікову роботу.
За місцем складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні документи складаються і мають юридичну силу тільки на самому підприємстві (платіжна відомість, інвентаризаційний опис та ін.)
Зовнішні документи надходять на підприємство з інших підприємств (рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна та ін),
За способом охоплення операцій первинні документи поділяються на разові, накопичувальні та групувальні.
Разові документи оформляють одну господарську операцію (наряд на роботу).
Накопичувальний документ відображає однорідні разові операції в послідовності порядку їх складання. Накопичувальні документи (чьние відомості зазвичай заводяться для запису в них разових документів протягом певного періоду. Накопичувальні відомості складаються по приходу матеріалів на склад, витраті. Натеріалов зі складу, по приходу грошей в касу і ін Використання цих документів скорочує кількість документів в обороті підприємства , прискорює процес документального оформлення "рації і скорочує витрати з ведення бухгалтерського обліку.
Группіровочний вважається документ, в якому відображається інформація з однорідних разових документів, згрупованих за тих чи інших видів матеріалів, витрат і. т. д.
Бухгалтерська обробка документів
Всі документи до виходу їхнього за рахунками попередньо повинні бути оброблені. Виділяють наступні етапи обробки бухгалтерських документів.
1. Перевірка документів:
• перевірка дотримання форми, реквізитів;
• перевірка законності здійснення операції;
• арифметична перевірка.
2. Таксування (виражається в перекладі натуральних вимірників у грошові).
3. Гасіння.
4. Групування документів за однорідними ознаками (по касі, розрахунковому рахунку).
5. Перенесення змісту документів в облікові регістри,
6. Підшивка за групами документів та здача в архів. Особлива увага приділяється перевірці документів. При отриманні документа повинна бути проведена перевірка повноти його змісту (формальна перевірка), арифметична (лічильна перевірка) і перевірка по суті (логічна перевірка).
При формальної перевірки перевіряють, чи всі необхідні реквізити заповнені, чи містить документ необхідні підписи і чи немає в ньому підчисток, помарок, не обумовлених виправлень.
Рахункова перевірка дозволяє встановити правильність арифметичних розрахунків, результатів таксировки. Така проврка обов'язкова, оскільки в документах зустрічаються помилки найчастіше двох видів:
· Не дописаний нуль у числа або, навпаки, приписаний зайвий;
· "Перевертні", наприклад замість числа 89 пишеться ж механічно 98.
Бувають також помилки при виконанні арифметичних операцій. В основному ці помилки трапляються через неуважність, втоми і сторонніх перешкод;
Мета перевірки по суті - виявити законність зафіксованої в документі господарської операції. При цьому перевіряється, чи була справді виконана ця операція і у вказаному чи обсязі.
Після цього документи групуються по необхідних для бухгалтерського обліку однорідними ознаками. Потім на кожному первинному документі вказують кореспондуючі рахунки ( роблять контирування) і суми господарських операцій за бухгалтерськими проведеннями записують в облікові регістри.
Гасінням називається відмітка на документах про їх використання. Гасіння відбувається шляхом перекреслення документа або проставлення штампу (краще червоними чорнилом) "отримано", "оплачено" або "погашено". Оперативному гасіння піддаються всі грошові документи з метою попереджений "їх повторного використання. Обліковому гасіння піддають, всі документи після запису їх за рахунками щоб уникнути помилкової повторної запису і для попередження будь-яких зловживань. Це гасіння проводиться шляхом проставлення на документах розмічального штампа.
2.2.Понятіе документообігу
Під документообігом розуміється рух документа від моменту їх складання або одержання від інших організацій до здачі в архів.
Чітка організація документообігу забезпечує повноту і своєчасність отримання необхідної інформації для роботи підприємства та окремих осіб, що підвищує дієвість бухгалтерського контролю.
Основні етапи документообігу:
· Складання та оформлення документів;
· Рух документів по робочих місцях;
· Прийом документів у бухгалтерії;
· Обробка документів у бухгалтерії;
· Здача документів до архіву.
Процес документообігу регулюється графіком, який вставляє головний бухгалтер та затверджує керівник підприємства.
Графік має встановлювати на підприємстві раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, підвищенню контрольних функцій бухгалтерії. Графік може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підведенням підприємства, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Кожному виконавцю вручається виписка з графіка документообігу, в ній перераховуються виконавці, документи, терміни їх подання та підрозділи зробив, куди подаються документи,
Працівники підприємства, які мають справу з проходженням облікової документації, створюють і представляють документи, [в'язані з їх діяльністю, відповідно до графіка.
Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів та їх передачу несуть особи, які склали документ. Контроль за процесом документообігу на підприємст здійснює головний бухгалтер.
В умовах ринкової економіки велике значення має охорона економічної інформації, що міститься в документа, від конкурентів. Для її захисту необхідно розробити та дотримуватися схему руху охороняється інформації, використовувати програму дезінформації конкурентів, піклуватися про матеріальну зацікавленість співробітників, щоб уберегти їх від спокуси красти продавати секрети підприємства. Керівни дство повинна проводити політику стягнень та заохочень, спрямовану на профілактику можливих порушень.
Керівники підприємства повинні передбачити в контрактах, угодах та договорах чітко виражені письмові зобов'язання співробітників про нерозголошення комерційної таємниці, продумати організацію руху інформаційних потоків документообіг, визначити ступінь їх секретності, передбачити питання захисту комерційної таємниці в документах.
В даний час законодавство РФ передбачає відповідальність головного бухгалтера за розголошення коммерчесской інформації підприємства.
Перехід на комп'ютерну форму організації бухгалтерського обліку висуває завдання захисту інформації від чужого вторгнення. До засобів захисту відносять ідентифікацію суб'єктів і об'єктів, розмежування доступу до інформації на комп'ютері, реєстрацію дій.
У процедурі ідентифікації використовуються ключі, паролі, засоби аналізу індивідуальних характеристик (голос, відбитки пальців та ін.) Тільки ідентифікувавши себе, співробітник отримує доступ до обчислювальної системи, де необхідно передбачити три рівні захисту: апаратури, програмного забезпечення і даних.
Основні напрями вдосконалення документообігу.
Документація підприємств та їх обробка складають близько 50% обсягу облікових робіт, тому зниження витрат зі складання та обробки документів є резервом скорочення часу з ведення бухгалтерського обліку.
На практиці розрізняють три напрямки вдосконалення документообігу:
· Використання документів із заздалегідь заповненими постійними реквізитами (фірмові бланки) і широке застосування комп'ютерних програм з разовим введенням вихідних даних і багаторазовим отриманням вихідної інформації;
· Скорочення кількості виписаних і оброблюваних документів в результаті застосування накопичувальних. багаторядкових документів, зручного розташування реквізитів, широкого застосування уніфікації документів.
Уніфікація документів є встановлення єдиної форми первинних документів для відображення в них однорідних господарських операцій. Постановою Уряду РФ від 8 липня 1997 р. № 35 "Про первинних облікових документах" на Держкомітет РФ за статистикою покладено функції щодо розроблення та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної документації та їх електронних версій. Уніфікація скорочує роботу з ведення обліку та спрощує роботу з документами.
Удосконаленню документації сприяє і стандартизація, під якою розуміється встановлення однакових форм і розмірів документів однієї назви. Стандартизація полегшує зберігання документів в архіві, сприяє його швидкому засвоєнню, дозволяє раціонально використовувати папір.
· Третій напрям вдосконалення документообігу - раціоналізація його шляхом скорочення кількості осіб, які беруть участь у складанні документа, ліквідації марною документації, застосування прогресивних форм організації обліку, попереднього планування документообігу.
Метод бухгалтерського обліку - сукупність способів і прийомів, за допомогою яких пізнається предмет (об'єкти) бухгалтерського обліку. Він дозволяє вивчити явища в русі, зміні, взаємозв'язку і взаємодії. Метод бухгалтерського обліку залежить від предмета обліку, тобто відображаються і контрольованих об'єктів, а також поставлених перед обліком завдань і що пред'являються до нього вимог. Тому метод можна розглядати як щось застигле. Зміна економічних відносин, розвиток науково-технічного прогресу висувають нові вимоги до бухгалтерського обліку, а це викликає зміну його прийомів і способів.
Наприклад, застосування ЕОМ призводить до вдосконалення способів спостереження, контролю та реєстрації господарських операцій, знімання інформації. Зміст методу бухгалтерського обліку випливає з її сутності та особливостей бухгалтерського обліку.
Метод бухгалтерського обліку включає в себе такі способи і прийоми, які прийнято називати елементами методу бухгалтерського обліку:
· Документація та інвентаризація,
· Оцінка і калькуляція,
· Рахунки і подвійний запис,
· Баланс і звітність.
Документація - письмове свідоцтво про досконалої господарської операції або про право на її вчинення. Кожна господарська операція оформляється документами. Документ служить лише підставою для фіксування операцій, але й способом первинного спостереження та реєстрації їх. Документація служить цілям контролю, дасть можливість проводити документальні перевірки, забезпечує збереження майна.
Інвентаризація - спосіб перевірки відповідності фактичної наявності господарських засобів у натурі даними обліку; як елемент методу бухгалтерського обліку - засіб спостереження і подальшої реєстрації явищ і операцій, невідображених первинною документацією у момент їх вчинення. Тому інвентаризація є доповненням документації.
Документація та інвентаризація є прийомами первинного спостереження за об'єктами бухгалтерського обліку.
Оцінка - спосіб, за допомогою якого господарські кошти отримують грошове вираження. Оцінка господарських засобів кожного господарюючого суб'єкта базується на їх фактичної собівартості. Цим досягається реальність оцінки.
Для керівництва господарськими процесами потрібно знати всі витрати, пов'язані з їх здійсненням. При цьому обчислюється не тільки величина кожного виду витрат, але і загальна їх сума, що відноситься до певного об'єкту, тобто обчислюється собівартість, що враховуються. Собівартість об'єктів обліку обчислюється за допомогою калькуляції, яка використовується для контролю за величиною витрат.
Для постійного контролю за господарськими процесами підприємства, за станом засобів і джерел їх утворення необхідно всі господарські операції враховувати безперервно по окремих стадіях, а також у розрізі окремих груп і видів господарських засобів. У бухгалтерському обліку таке відображення господарських засобів і процесів проводиться шляхом спостереження за змінами, що відбуваються з різними видами майна та джерелами його утворення, за всіма витратами, виробленими в тому чи іншому господарському процесі.
Економічна групування об'єктів бухгалтерського обліку, що дозволяє одержувати про них показники, необхідні для поточного спостереження за господарською діяльністю, забезпечується також системою рахунків. Необхідність в рахунках пояснюється тим, що відомості, що у документах, дають тільки розрізнену характеристику об'єктів обліку.
Рахунки в бухгалтерському обліку дозволяють виробляти угруповання і отримувати узагальнені характеристики об'єктів обліку.
Відображення господарських операцій у системі рахунків здійснюється за допомогою подвійного запису, суть якої полягає у взаємопов'язаному відображенні різних явищ, що викликаються господарськими операціями.
Наприклад, на рахунках бухгалтерського обліку процес надходження на підприємство куплених матеріалів ув'язується з витрачанням грошових коштів, сплачених продавцю цих матеріалів. Такий спосіб записів розкриває їх економічний зміст, дозволяє більш глибоко вивчати господарську діяльність підприємств.
Контроль за всією сукупністю об'єктів в бухгалтерському обліку здійснюється шляхом зіставлення господарських засобів з джерелами їх утворення. Таке зіставлення носить назву балансового узагальнення. Балансове узагальнення характеризується рівністю загальної суми видів засобів і суми джерел їх утворення. Рівність це зберігається постійно. Балансове узагальнення дозволяє здійснювати суворий контроль за наявністю та використанням засобів будь-якого господарюючого суб'єкта.
Результати господарської діяльності, а також конкретизація окремих показників балансу містяться у звітності. Бухгалтерська звітність - єдина система інформації про фінансове становище господарюючого суб'єкта за певний період часу. До звітності, як елементу методу бухгалтерського обліку, пред'являється цілий ряд вимог:
· Достовірність
· Цілісність;
· Порівнянність;
· Послідовність;
· Звітний період;
· Оформлення.
У цій роботі ми докладніше розглянемо метод документації та первинний облік.
Документи повинні складатися чітко, розбірливо за допомогою ручної запису, із застосуванням друкарської машинки або обчислювальної техніки. Кожен документ повинен бути заповнений обраним способом від початку і до кінця. Для документів, як правило, використовуються типові форми, виготовляєте; вигляді бланків, зразки яких затверджені Держкомстатом РФ.
Що зробити, якщо допущена помилка в первинному документі?
Можна застосувати спосіб негативною, або сторнировочной, записи. При цьому помилковий запис повторюється червоними чорнилом або стандартним кольором (синій, чорний) з висновком її в прямокутну рамку. Червоний колір або прямокутна рамка анулюють помилковий запис, після чого робиться правильний запис;
Можна закреслити неправильно написану суму однією рисою. Над нею зробити правильну запис із зазначенням дати виправлення і підписом бухгалтера-При необхідності складається довідка, яка розкриває виправлення і причину помилки. Такий спосіб виправлення називається коректурним.
У касових і банківських документах ніяких виправлень, підчисток, помарок бути не повинно. Для правильного складання документа необхідно:
заповнювати документ на бланку (при його відсутності - на чистому аркуші паперу) ручкою, на друкарській машинці або з застосуванням ПЕОМ;
· Суворо дотримуватися встановленої форми й реквізити документа;
· Точно викладати зміст документа;
· Чітко і розбірливо писати текст і цифри;
· Незаповнені прогалини в бланку документа прокреслюють;
· Суму в грошових документах вказувати цифрами і прописом;
· Забезпечувати документ необхідними розбірливими підписами із зазначенням посад осіб, які підписали документ.
Бухгалтерські документи поділяються за призначенням, способом віддзеркалення господарських операцій; місцем складання, способу охоплення операцій.
За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), комбіновані та документи бухгалтерського оформлення.
Розпорядчі документи містять в собі наказ, розпорядження або дають право на здійснення операції (платіжне доручення, довіреність, розпорядження про проведення інвентаризації та ін.) Ці документи не підтверджують факту здійснення операції і не є підставою для відображення її в обліку,
Виправдувальні документи оформляють вже досконалу операцію (інвентаризаційний опис, різні акти та ін ..) і служать підставою для відображення господарської операцій в обліку,
Комбіновані документи містять у собі розпорядження і одночасно оформляють вже досконалу операцію (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні та ін.) Використання в обліку комбінованих документів скорочує їх загально кількість, прискорює обробку та зменшує витрати підприємства на придбання документів.
Документи бухгалтерського оформлення складаються і використовуються для потреб бухгалтерії (довідки про помилки, виявлення в облікових записах, розрахунок реалізованої торгової надбавки та ін.)
За способом відображення господарських операцій документи поділяються на первинні та зведені,
Первинний документ складається у момент здійснення операції і є першим свідченням господарської операції (накладні, касові ордери, акти та ін). Їхня назва визначається тим, що вони служать підставою для первинного етапу в обліку.
Зведений документ складається на підставі первинних документів та узагальнює відомості, що містяться в них (товарні, касові звіти та ін), що дозволяє здійснювати контроль; збереженням матеріальних цінностей та грошових коштів.
Зведені документи широко поширені в практиці бухгалтерського обліку, так як вони скорочують кількість записів і значно спрощують і полегшують облікову роботу.
За місцем складання документи поділяються на внутрішні і зовнішні.
Внутрішні документи складаються і мають юридичну силу тільки на самому підприємстві (платіжна відомість, інвентаризаційний опис та ін.)
Зовнішні документи надходять на підприємство з інших підприємств (рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна та ін),
За способом охоплення операцій первинні документи поділяються на разові, накопичувальні та групувальні.
Разові документи оформляють одну господарську операцію (наряд на роботу).
Накопичувальний документ відображає однорідні разові операції в послідовності порядку їх складання. Накопичувальні документи (чьние відомості зазвичай заводяться для запису в них разових документів протягом певного періоду. Накопичувальні відомості складаються по приходу матеріалів на склад, витраті. Натеріалов зі складу, по приходу грошей в касу і ін Використання цих документів скорочує кількість документів в обороті підприємства , прискорює процес документального оформлення "рації і скорочує витрати з ведення бухгалтерського обліку.
Группіровочний вважається документ, в якому відображається інформація з однорідних разових документів, згрупованих за тих чи інших видів матеріалів, витрат і. т. д.
Бухгалтерська обробка документів
Всі документи до виходу їхнього за рахунками попередньо повинні бути оброблені. Виділяють наступні етапи обробки бухгалтерських документів.
1. Перевірка документів:
• перевірка дотримання форми, реквізитів;
• перевірка законності здійснення операції;
• арифметична перевірка.
2. Таксування (виражається в перекладі натуральних вимірників у грошові).
3. Гасіння.
4. Групування документів за однорідними ознаками (по касі, розрахунковому рахунку).
5. Перенесення змісту документів в облікові регістри,
6. Підшивка за групами документів та здача в архів. Особлива увага приділяється перевірці документів. При отриманні документа повинна бути проведена перевірка повноти його змісту (формальна перевірка), арифметична (лічильна перевірка) і перевірка по суті (логічна перевірка).
При формальної перевірки перевіряють, чи всі необхідні реквізити заповнені, чи містить документ необхідні підписи і чи немає в ньому підчисток, помарок, не обумовлених виправлень.
Рахункова перевірка дозволяє встановити правильність арифметичних розрахунків, результатів таксировки. Така проврка обов'язкова, оскільки в документах зустрічаються помилки найчастіше двох видів:
· Не дописаний нуль у числа або, навпаки, приписаний зайвий;
· "Перевертні", наприклад замість числа 89 пишеться ж механічно 98.
Бувають також помилки при виконанні арифметичних операцій. В основному ці помилки трапляються через неуважність, втоми і сторонніх перешкод;
Мета перевірки по суті - виявити законність зафіксованої в документі господарської операції. При цьому перевіряється, чи була справді виконана ця операція і у вказаному чи обсязі.
Після цього документи групуються по необхідних для бухгалтерського обліку однорідними ознаками. Потім на кожному первинному документі вказують кореспондуючі рахунки ( роблять контирування) і суми господарських операцій за бухгалтерськими проведеннями записують в облікові регістри.
Гасінням називається відмітка на документах про їх використання. Гасіння відбувається шляхом перекреслення документа або проставлення штампу (краще червоними чорнилом) "отримано", "оплачено" або "погашено". Оперативному гасіння піддаються всі грошові документи з метою попереджений "їх повторного використання. Обліковому гасіння піддають, всі документи після запису їх за рахунками щоб уникнути помилкової повторної запису і для попередження будь-яких зловживань. Це гасіння проводиться шляхом проставлення на документах розмічального штампа.
2.2.Понятіе документообігу
Під документообігом розуміється рух документа від моменту їх складання або одержання від інших організацій до здачі в архів.
Чітка організація документообігу забезпечує повноту і своєчасність отримання необхідної інформації для роботи підприємства та окремих осіб, що підвищує дієвість бухгалтерського контролю.
Основні етапи документообігу:
· Складання та оформлення документів;
· Рух документів по робочих місцях;
· Прийом документів у бухгалтерії;
· Обробка документів у бухгалтерії;
· Здача документів до архіву.
Процес документообігу регулюється графіком, який вставляє головний бухгалтер та затверджує керівник підприємства.
Графік має встановлювати на підприємстві раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, підвищенню контрольних функцій бухгалтерії. Графік може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підведенням підприємства, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Кожному виконавцю вручається виписка з графіка документообігу, в ній перераховуються виконавці, документи, терміни їх подання та підрозділи зробив, куди подаються документи,
Працівники підприємства, які мають справу з проходженням облікової документації, створюють і представляють документи, [в'язані з їх діяльністю, відповідно до графіка.
Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів та їх передачу несуть особи, які склали документ. Контроль за процесом документообігу на підприємст здійснює головний бухгалтер.
В умовах ринкової економіки велике значення має охорона економічної інформації, що міститься в документа, від конкурентів. Для її захисту необхідно розробити та дотримуватися схему руху охороняється інформації, використовувати програму дезінформації конкурентів, піклуватися про матеріальну зацікавленість співробітників, щоб уберегти їх від спокуси красти продавати секрети підприємства. Керівни дство повинна проводити політику стягнень та заохочень, спрямовану на профілактику можливих порушень.
Керівники підприємства повинні передбачити в контрактах, угодах та договорах чітко виражені письмові зобов'язання співробітників про нерозголошення комерційної таємниці, продумати організацію руху інформаційних потоків документообіг, визначити ступінь їх секретності, передбачити питання захисту комерційної таємниці в документах.
В даний час законодавство РФ передбачає відповідальність головного бухгалтера за розголошення коммерчесской інформації підприємства.
Перехід на комп'ютерну форму організації бухгалтерського обліку висуває завдання захисту інформації від чужого вторгнення. До засобів захисту відносять ідентифікацію суб'єктів і об'єктів, розмежування доступу до інформації на комп'ютері, реєстрацію дій.
У процедурі ідентифікації використовуються ключі, паролі, засоби аналізу індивідуальних характеристик (голос, відбитки пальців та ін.) Тільки ідентифікувавши себе, співробітник отримує доступ до обчислювальної системи, де необхідно передбачити три рівні захисту: апаратури, програмного забезпечення і даних.
Основні напрями вдосконалення документообігу.
Документація підприємств та їх обробка складають близько 50% обсягу облікових робіт, тому зниження витрат зі складання та обробки документів є резервом скорочення часу з ведення бухгалтерського обліку.
На практиці розрізняють три напрямки вдосконалення документообігу:
· Використання документів із заздалегідь заповненими постійними реквізитами (фірмові бланки) і широке застосування комп'ютерних програм з разовим введенням вихідних даних і багаторазовим отриманням вихідної інформації;
· Скорочення кількості виписаних і оброблюваних документів в результаті застосування накопичувальних. багаторядкових документів, зручного розташування реквізитів, широкого застосування уніфікації документів.
Уніфікація документів є встановлення єдиної форми первинних документів для відображення в них однорідних господарських операцій. Постановою Уряду РФ від 8 липня 1997 р. № 35 "Про первинних облікових документах" на Держкомітет РФ за статистикою покладено функції щодо розроблення та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної документації та їх електронних версій. Уніфікація скорочує роботу з ведення обліку та спрощує роботу з документами.
Удосконаленню документації сприяє і стандартизація, під якою розуміється встановлення однакових форм і розмірів документів однієї назви. Стандартизація полегшує зберігання документів в архіві, сприяє його швидкому засвоєнню, дозволяє раціонально використовувати папір.
· Третій напрям вдосконалення документообігу - раціоналізація його шляхом скорочення кількості осіб, які беруть участь у складанні документа, ліквідації марною документації, застосування прогресивних форм організації обліку, попереднього планування документообігу.