Міністерство освіти і науки України
Придніпровська академія будівництва та архітектури
Кафедра менеджменту, маркетингу та управління проектами
Контрольна робота
з предмету: «Організація праці менеджера»
Варіант № 12
тема: Використання засобів організаційної техніки
Виконала: студентка гр. 5/8-2
Настенко Н.В.
Перевірила: Шапа М.М.
Дніпропетровськ
2009 р
Зміст
Введення
1. Автоматизовані робочі місця. Загальні поняття
2. Автоматизовані робочі місця економістів
3. Автоматизовані робочі місця адміністративного та менеджерського персоналу
4. Електронні офіси
Висновок
Список використаної літератури
Введення
В даній контрольній роботі мною буде розглянуто питання про важливість використання засобів організаційної техніки в роботі менеджера. Дане питання відноситься до предмету "Організація праці менеджера».
Метою даної роботи, я позначу - вивчення питання про використання менеджером у веденні своєї професійної діяльності засобів організаційної техніки, простіше кажучи офісної організаційної техніки. А також виявлення та опис основних теоретичних рекомендацій з організації роботи і робочого місця менеджера на підприємстві.
Як правило, організацією праці персоналу і керівних працівників займається або начальник відділу кадрів, або безпосередньо сам керівник підприємства. Правильно організувати працю працівників усіх рівнів організації в тому числі, менеджерського складу - непросте завдання. Вона вимагає знання основних методик раціонального компонування виробничих територій та будівель, санітарно-технічних вимог до умов праці, останніх досліджень за витратами робочого часу (хронометраж, фотографія робочого місця). Виявлення умов для найбільш продуктивної роботи персоналу різних рівнів. З подальшою організацією праці співробітників, робочих місць, і відповідних умов праці. І потім, оцінюючи всю виконану організаційну роботу, можна буде сміливо оцінити масштаби та обсяги виробництва, визначати будь-які виробничі плани і завдання.
Тобто виробничому процесу, обов'язково буде передувати організаційний.
І від того наскільки правильно і грамотно буде проведено процес організації виробництва, настільки вдалим буде реалізований виробничий процес. У даній роботі буде розглядатися саме організація праці, управлінського персоналу, використання ним коштів організаційної техніки, без використання якої його праця буде малопродуктивний і малоефективний.
А як побудувати роботу менеджера з використанням коштів офісної техніки щоб вона була максимально ефективною, розглянемо далі.
1.В даний час у питаннях механізації і автоматизації праці менеджера визначилися два основних напрямки. Перше здійснюється шляхом впровадження ЕОМ, розробки економіко-математичних методів і моделей, друге - застосуванням засобів оргтехніки і розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації і автоматизації праці менеджера.
Ускладнення завдань управління підприємством, все збільшується потік інформації, вдосконалення технологічних процесів вимагають використання сучасної обчислювальної техніки, а також математичного та програмного забезпечення засобів і систем передачі та обробки інформації.
Для взаємодії з ЕОМ в умовах автоматизованої системи управління (АСУ) на підприємствах повинні бути створені абонентські пункти, що складаються з пристроїв збору, реєстрації, передачі, підготовки, введення і виведення інформації в ЕОМ обчислювального центру.
Необхідність використання ЕОМ в управлінні підприємством обумовлено наступними причинами:
1. Великий асортимент продукції ускладнює визначення купівельного попиту і його прогнозування. Товарообіг а отже, і прибуток підприємства залежать від ступеня задоволення фактичного попиту. ЕОМ може забезпечити облік реалізації товарів в асортименті або за видами продукції, що дозволить керувати рухом товарів відповідно до умов, що змінюються попитом. Це відноситься і задач управління товарними запасами.
2. Економічний аналіз результатів роботи підприємства пов'язаний з трудомісткими розрахунками. Застосування ЕОМ дозволяє не тільки автоматизувати ці розрахунки, але й підвищити їх якість за рахунок застосування економіко-математичних методів.
3. Великий обсяг пам'яті ЕОМ, висока швидкість пошуку та обробки даних дозволяють не тільки звільнити менеджера від технічної, монотонної роботи, але і підвищити оперативність і обгрунтованість прийняття управлінських рішень.
Перспективним напрямком у розвитку організаційних форм використання обчислювальної техніки є створення мереж обчислювальних центрів, об'єднаних між собою.
1. Автоматизовані робочі місця. Загальні поняття
Для підвищення ефективності особистої роботи менеджера та іншого управлінського персоналу різних підприємств призначені - автоматизовані робочі місця (АРМ).
Автоматизовані робочі місця (АРМ) - це проблемно-орієнтовані програмно-технічні комплекси, що включають технічні програмні засоби, інформаційне і методичне забезпечення для вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці діалогу з ЕОМ.
Принциповою особливістю обробки інформації з використанням АРМ є залучення самих споживачів інформації (користувачів-фахівців економічного, інженерного профілю, а також керівників різних рівнів) безпосередньо, тобто без допомоги програміста, до використання обчислювальної техніки.
Як показує практика, основна частина особистої роботи менеджера певного ланки (до 80%) не вимагає звернення до загальної інформаційної базі підприємства в цілому. Тому в якості технічної основи АРМ доцільно використовувати персональну ЕОМ, що працює більшу частину часу автономно і меншу - по взаємозв'язку з іншими ЕОМ.
Економічний ефект від впровадження АРМ складається з 2-х складових:
1. Підвищення якості проектних і управлінських рішень за рахунок використання АРМ;
2. І ефекту отриманого в результаті скорочення трудомісткості виконання співробітниками індивідуальної роботи.
Зазвичай впровадження системи АРМ в підрозділах підприємства запобігає зростанню числа його співробітників; в ряді випадків використання одного АРМ призводить до вивільнення 2-3-х співробітників.
На АРМ доцільно вирішувати задачі:
· Обмежені за своїм інформаційним зв'язкам на вході / виході з іншими завданнями, тобто локальні в інформаційному відношенні;
· Короткі, але багато разів повторювані протягом робочого дня (наприклад, реєстрація первинної інформації в пам'яті персональної ЕОМ замість традиційних паперових журналів, обробка масової однорідної інформації на складах і в цехах підприємства).
За допомогою АРМ можна проводити телесовещанія і створювати електронну пошту, що передбачає безпаперовий обмін службовою документацією між користувачами. Вона є зручною технічною базою для редагування текстової інформації, підготовки службових листів, статей.
Автоматизоване оформлення документів в табличній формі і робота з таблицями є характерними технологічними можливостями застосування АРМ. Використання графіків, діаграм, схем забезпечує стиснення інформації та полегшує сприйняття її змісту в процесі прийняття рішень користувачем.
2. Автоматизовані робочі місця економістів
Основними завданнями, які вирішуються в економічних підрозділах, є такі завдання, як планування, облік, контроль, аналіз і регулювання проізовдственно-господарської діяльності.
Перш за все слід відзначити необхідність дотримання принципу системного впровадження АРМ. Цей підхід у нашому випадку проявляється в тому, що у відділі збуту впроваджується не окреме автоматизоване робоче місце певного функціонального призначення, а система взаємозалежних автоматизованих робочих місць у всіх відділах підприємства.
Удосконалення робочих місць в службових приміщеннях передбачає правильну їх планування, оснащення сучасними і зручними меблями, засобами організаційної техніки, забезпечення керівників і фахівців необхідними засобами зв'язку, оптимізацію діловодства та господарського обслуговування.
При плануванні і розподілі приміщень між підрозділами апарату управління та менеджерського складу вирішальне значення повинні мати - функціональне призначення підрозділів, їх зміст і взаємозв'язок в процесі виконання спільних завдань. Від цього багато в чому залежить тривалість проходження інформації та документів, раціональне використання приміщень. Робочі місця всередині відділів повинні розташовуватися послідовно, відповідно до виконання окремих операцій і з дотриманням встановлених норм питомої площі на 1-го працівника (3-4 м2, а іноді 5м2-залежно від характеру роботи та особливостей технічного оснащення).
Кожне робоче місце повинне бути оснащене зручними меблями і організаційно-технічними засобами обробки інформації (комп'ютер, сканер, принтер, ксерокс). До комплекту меблів в залежності від змісту роботи можуть входити: письмовий стіл, допоміжний стіл-стелаж або тумбочка, стілець або крісло. Остання має сприяти максимальному ослаблення м'язового напруги. Цій вимозі, зокрема відповідають обертаються стільці, стільці з підлокітниками, регульованими по висоті сидінням і спинкою. При визначенні найбільш сприятливого поєднання елементів робочого місця слід виходити із зони досяжності рук людини, що працює за столом. Стелажі або шафи в робочих кімнатах повинні бути розраховані на зручне зберігання і доступність для роботи довідкових, нормативних та інших матеріалів.
До організаційної техніки управління належать - ручки, олівці, калькулятори, диктофони, конторські книги, стандартні бланки, різні графіки, диспетчерські дошки і т.п. Зручні, прості і практичні засоби техніки - важлива умова підвищення якості роботи в апараті управління.
В даний час для повної обробки інформації на персональному комп'ютері потрібні спеціальні засоби її передачі-локальна комп'ютерна мережа підприємства, електронна пошта, Інтернет і т.п.
З метою оптимізації діловодства необхідно встановити і суворо дотримуватися порядку надходження інформації на робочі місця. Будь-який документ повинен бути складений так, щоб він точно відповідав своєму призначенню, мав чітку структуру і був зручний у зверненні. Оформлення документів передбачає обов'язкове дотримання ряду правил, які забезпечують їх юридичну повноцінність і сприяють оперативності виконання.
Однією з більш дієвих заходів щодо економії часу і коштів на листування є впровадження типових текстів для регулярної кореспонденції. Кожному керівнику і працівникові апарату управління доцільно мати набір зразкових текстів для складання довідок, відповідей на листи, скарги і т.д.
Дуже важлива також організація господарського обслуговування робочих місць службовців. Робочі місця повинні своєчасно забезпечується папером, бланками, канцелярським приладдям; технічні засоби слід перевіряти і ремонтувати, а приміщення утримувати в чистоті.
Поліпшення умов праці працівників менеджерського складу спрямовано на підвищення їх працездатності і збереження здоров'я. Тут важливим буде відзначити такі показники як-освітленість робочих місць, відповідна забарвлення стін і підлоги в приміщеннях, відносна вологість і температура повітря, боротьба з шумом, встановлення правильного режиму праці та відпочинку.
Санітарно-гігієнічні умови праці забезпечуються підтриманням чистоти, відносної вологості. Робочі кімнати повинні бути обладнані протяжної, витяжною вентиляцією або системою кондиціонування повітря. Крім штучного загального освітлення приміщень робочі місця добре забезпечити місцевими освітлювальними приладами.
Для боротьби з шумом застосовуються звукопглащающіе матеріали, обмежувачі тривалості телефонних розмов. Телефон для особистих розмов працівників повинен бути винесений у коридор або окреме приміщення.
Культура змісту робочого місця передбачає дотримання порядку на робочому столі, в шафах, на стелажах, коли кожен документ і довідковий матеріал знаходиться під рукою і його можна легко відшукати. Елементарними вимогами культури є дотримання чистоти в приміщеннях.
3. Автоматизовані робочі місця адміністративного та менеджерського персоналу
Відмінною особливістю АРМ адміністративного та менеджерського персоналу, є їхня орієнтація на прийняття управлінських рішень. У порівнянні з АРМ економістів (див. попередній розділ роботи), призначених для вирішення регламентованих і формалізованих функціональних завдань управління, АРМ керівників повинні допомогти у прийнятті управлінських рішень з чисто не регламентованим і важко формалізованих завдань.
Меблі: стіл однотумбовий, стіл з приставкою, стіл для засідань, шафа конторський універсальний, сейф, крісло робоче підйомно-поворотне, крісла напівм'які робітники.
Засоби оргтехніки: органайзер, довідник-алфавіт, настільний календар, картотека настільна, лоток для кореспонденції 2-х секційний, папки ділові для паперів, телефонний апарат з функцією проведення нарад, диктофон, персональний комп'ютер.
Автоматизоване вирішення цих завдань, як правило, не передбачає однозначної відповіді на питання. Для прийняття остаточного рішення потрібно враховувати безліч факторів, у тому числі не мають кількісної оцінки і відняли до соціальної області.
Основними завданнями які вирішуються на АРМ адміністративного та менеджерського персоналу, є:
· Отримання довідок про основні показники, що характеризують поточний стан порізводственно-господарської діяльності об'єкта управління;
· Аналіз виробничої роботи об'єкта управління та виявлення наступаючих і очікуваних відхилень від плану, які відносяться до компетенції даного керівника;
· Інформаційна підтримка процесу прийняття управлінських рішень, спрямованих на ліквідацію відхилень від плану (виявлення причин і винуватців відхилень, пропозиція рішень у типових ситуаціях, моделювання роботи об'єкту управління у разі прийняття конкретного рішення і т.д.);
· Збір статистичних даних для прийняття управлінських рішень;
· Прийняття колегіальних рішень в процесі телесовещанія;
· Контроль виконавчої дисципліни;
· Контроль якості управлінських рішень ухвалюватиметься лінійних менеджерів
· Складання плану роботи керівника з наступним нагадуванням термінів виконання.
Принцип системного підходу в створенні АРМ менеджерів проявляється в тому, що інформаційні бази всіх АРМ пов'язані з АСУ (Автоматизованої системою управління), а також між собою. При цьому менеджер може користуватися не тільки відфільтрованої узагальненою інформацією, у разі необхідності - деталізованою.
Оскільки традиційна технологія особистої роботи суттєво відрізняється від технології обробки інформації на персональній ЕОМ, мова діалогу менеджера з ЕОМ має бути гранично простим. Зазвичай необхідна відеограма повинна викликатися натисканням однієї функціональної клавіші персонального комп'ютера. В інших випадках менеджер або керівник, як правило повинен звертатися до допомоги секретаря або помічника за інформацією, що працюють на паралельному АРМ.
Ефект від впровадження АРМ адміністративно-управлінського персоналу виявляється в поліпшенні робіт об'єкта управління завдяки науковій обгрунтованості, комплексності та оперативності управлінських рішень.
Отже, підсумуємо, цей розділ позначивши основні види робіт менеджера виконуються на робочому місці:
· Складання текстової документації;
· Обробка вхідних і вихідних документів;
· Копіювання і розмноження документів;
· Зберігання, пошук і передача документів;
· Обчислювальні операції, аналіз отриманих даних;
· Забезпечення оперативного зв'язку та сигнальної інформацією;
· Обробка кореспонденції;
· Проведення зустрічей;
· Проведення нарад;
· Прийняття управлінських рішень.
Соціальні опитування показують, що службовці і менеджери висловлюють невдоволення своєю низькою продуктивністю, яка обумовлена високою часткою рутинної, одноманітної роботи отнимающей чималу частину робочого часу. Дійсно, близько половини його йде на допоміжну діяльність - очікування ділових зустрічей, розмови по телефону і т.п., близько чверті - на роботу з документами, і тільки незначна частина - менше 10% - на аналіз і планування подальшої діяльності. Дослідження показують, що від 50 до 90% робочого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, зборів, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відвідувачів, складання і читання різноманітних документів і т.п. І це - життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми.
У зв'язку з цим величезну увагу в питанні підвищення продуктивності праці та якісного швидкого обміну інформацією відводиться технічному і програмному забезпеченню менеджера. Таким чином, рішення задач менеджменту передбачає широке використання автоматизованих технологій, тобто роботу в електронному офісі.
4. Електронні офіси
Під електронним офісом передбачають програмно-апаратний комплекс, який веде обробку документів та автоматизує роботу користувачів в системах управління. До його складу входять такі апаратні засоби:
· Один або кілька персональних комп'ютерів (системний блок + монітор), можливо, об'єднаних в мережу, з відповідним набором програмного забезпечення;
· Засоби копіювання документів;
· Сканери для введення текстової та графічної інформації безпосередньо з первинних документів;
· Проекційне обладнання для проведення презентацій.
Також менеджер активно повинен у своїй роботі (в міру необхідності) використовувати такі засоби, як:
· Диктофон;
· Факс;
· Телефон, телефонну станцію (міні-АТС) з поділом на внутрішню і зовнішню комунікацію.
Також робоче місце менеджера повинно бути достатньо укомплектовано меблями та витратними, канцелярським приладдям.
З усіх засобів зв'язку найбільш часто використовується телефон, за допомогою якого можна під'єднатися до глобальної електронної мережі. Кінцевою метою користувача Internet є отримання доступу до відповідних серверів для задоволення своїх потреб.
Особливу роль у цьому процесі відіграє електронна пошта, яка призначена для обміну різного роду посланнями між окремими користувачами Internet. Ці послання можуть містити текст, звук, відеозображення, а також цілі файли з документами, комп'ютерними програмами.
Важливо при організації робочого місця керівника передбачити його гнучкість, тобто оперативність реагування на зміну зовнішнього або внутрішнього середовища підприємства. Така гнучкість увазі високу швидкість і якість обробки інформації, доведення результатів аналізу до підлеглих, організацію належного контролю за виконанням.
Також хочу навести деякі статистичні дані корисного ефекту раціонального та всебічного використання організаційної техніки на підприємстві.
Таблиця 1 - Корисний ефект для підприємства при різних умовах використання організаційної техніки
Розвиток інформаційних технологій дозволило керівництву вводити в практику так званий дистанційний менеджмент, заснований на принципі дистанційного управління за допомогою створення великих високоефективних систем обробки даних і пов'язаний з об'єднанням верхнього рівня ієрархії організації з безпосередніми виконавцями за допомогою комунікаційних каналів і різного роду експертних систем, які беруть на себе ті функції управління, які в звичайних оргструктура реалізуються менеджерами середнього рівня.
Висновок
У даній роботі я показала можливості використання організаційної техніки на підприємствах, в різних його відділах, як то економічний відділ, відділ управління, адміністрації підприємства. Також навела дані про середні витратах менеджера в процесі своєї роботи. А також рекомендації щодо зниження трудомісткості за допомогою засобів організаційної техніки, при правильній організації робочого місця менеджера, а також впровадження таких нових технологій, як електронні офіси. Що наочно показує в першу чергу економічний і соціальний ефект від раціонального використання засобів організаційної техніки менеджером при здійсненні своєї професійної діяльності. Таким чином менеджер, який прагне до ефективного управління інформаційними та виробничими процесами, повинен максимально ефективно використовувати всі підручні технічні засоби офісу, для максимізації корисного ефекту на роботу підприємства в цілому, за допомогою виконання завдань свого підрозділу.
Список використаної літератури
1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Мінкін А.В. Введення в менеджмент.-Навчальний посібник. - СПб.: СПбУЕФ, 1994р.
2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.: Справа, 1995.
3. Попов С.Г. Основи менеджменту: навчальний посібник .- М.: Ось-89, 2006
4. Смирнов Е.А. Основи теорії організації. - М.: ЮНИТИ, 1998
5.Співак В.А. Організаційне поведінку і управління персоналом .- СПб: Питер, 2000 .- 416 с.
6.Управленіе персоналом організації: Підручник / За ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА - М, 1997. - 512 с.
7.Управленіе персоналом: Підручник для вузів / Під ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Єрьоміна. - М.: Банки і біржі, ЮНИТИ, 1998. - 423 с.
Придніпровська академія будівництва та архітектури
Кафедра менеджменту, маркетингу та управління проектами
Контрольна робота
з предмету: «Організація праці менеджера»
Варіант № 12
тема: Використання засобів організаційної техніки
Виконала: студентка гр. 5/8-2
Настенко Н.В.
Перевірила: Шапа М.М.
Дніпропетровськ
2009 р
Зміст
Введення
1. Автоматизовані робочі місця. Загальні поняття
2. Автоматизовані робочі місця економістів
3. Автоматизовані робочі місця адміністративного та менеджерського персоналу
4. Електронні офіси
Висновок
Список використаної літератури
Введення
В даній контрольній роботі мною буде розглянуто питання про важливість використання засобів організаційної техніки в роботі менеджера. Дане питання відноситься до предмету "Організація праці менеджера».
Метою даної роботи, я позначу - вивчення питання про використання менеджером у веденні своєї професійної діяльності засобів організаційної техніки, простіше кажучи офісної організаційної техніки. А також виявлення та опис основних теоретичних рекомендацій з організації роботи і робочого місця менеджера на підприємстві.
Як правило, організацією праці персоналу і керівних працівників займається або начальник відділу кадрів, або безпосередньо сам керівник підприємства. Правильно організувати працю працівників усіх рівнів організації в тому числі, менеджерського складу - непросте завдання. Вона вимагає знання основних методик раціонального компонування виробничих територій та будівель, санітарно-технічних вимог до умов праці, останніх досліджень за витратами робочого часу (хронометраж, фотографія робочого місця). Виявлення умов для найбільш продуктивної роботи персоналу різних рівнів. З подальшою організацією праці співробітників, робочих місць, і відповідних умов праці. І потім, оцінюючи всю виконану організаційну роботу, можна буде сміливо оцінити масштаби та обсяги виробництва, визначати будь-які виробничі плани і завдання.
Тобто виробничому процесу, обов'язково буде передувати організаційний.
І від того наскільки правильно і грамотно буде проведено процес організації виробництва, настільки вдалим буде реалізований виробничий процес. У даній роботі буде розглядатися саме організація праці, управлінського персоналу, використання ним коштів організаційної техніки, без використання якої його праця буде малопродуктивний і малоефективний.
А як побудувати роботу менеджера з використанням коштів офісної техніки щоб вона була максимально ефективною, розглянемо далі.
1.В даний час у питаннях механізації і автоматизації праці менеджера визначилися два основних напрямки. Перше здійснюється шляхом впровадження ЕОМ, розробки економіко-математичних методів і моделей, друге - застосуванням засобів оргтехніки і розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації і автоматизації праці менеджера.
Ускладнення завдань управління підприємством, все збільшується потік інформації, вдосконалення технологічних процесів вимагають використання сучасної обчислювальної техніки, а також математичного та програмного забезпечення засобів і систем передачі та обробки інформації.
Для взаємодії з ЕОМ в умовах автоматизованої системи управління (АСУ) на підприємствах повинні бути створені абонентські пункти, що складаються з пристроїв збору, реєстрації, передачі, підготовки, введення і виведення інформації в ЕОМ обчислювального центру.
Необхідність використання ЕОМ в управлінні підприємством обумовлено наступними причинами:
1. Великий асортимент продукції ускладнює визначення купівельного попиту і його прогнозування. Товарообіг а отже, і прибуток підприємства залежать від ступеня задоволення фактичного попиту. ЕОМ може забезпечити облік реалізації товарів в асортименті або за видами продукції, що дозволить керувати рухом товарів відповідно до умов, що змінюються попитом. Це відноситься і задач управління товарними запасами.
2. Економічний аналіз результатів роботи підприємства пов'язаний з трудомісткими розрахунками. Застосування ЕОМ дозволяє не тільки автоматизувати ці розрахунки, але й підвищити їх якість за рахунок застосування економіко-математичних методів.
3. Великий обсяг пам'яті ЕОМ, висока швидкість пошуку та обробки даних дозволяють не тільки звільнити менеджера від технічної, монотонної роботи, але і підвищити оперативність і обгрунтованість прийняття управлінських рішень.
Перспективним напрямком у розвитку організаційних форм використання обчислювальної техніки є створення мереж обчислювальних центрів, об'єднаних між собою.
1. Автоматизовані робочі місця. Загальні поняття
Для підвищення ефективності особистої роботи менеджера та іншого управлінського персоналу різних підприємств призначені - автоматизовані робочі місця (АРМ).
Автоматизовані робочі місця (АРМ) - це проблемно-орієнтовані програмно-технічні комплекси, що включають технічні програмні засоби, інформаційне і методичне забезпечення для вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці діалогу з ЕОМ.
Принциповою особливістю обробки інформації з використанням АРМ є залучення самих споживачів інформації (користувачів-фахівців економічного, інженерного профілю, а також керівників різних рівнів) безпосередньо, тобто без допомоги програміста, до використання обчислювальної техніки.
Як показує практика, основна частина особистої роботи менеджера певного ланки (до 80%) не вимагає звернення до загальної інформаційної базі підприємства в цілому. Тому в якості технічної основи АРМ доцільно використовувати персональну ЕОМ, що працює більшу частину часу автономно і меншу - по взаємозв'язку з іншими ЕОМ.
Економічний ефект від впровадження АРМ складається з 2-х складових:
1. Підвищення якості проектних і управлінських рішень за рахунок використання АРМ;
2. І ефекту отриманого в результаті скорочення трудомісткості виконання співробітниками індивідуальної роботи.
Зазвичай впровадження системи АРМ в підрозділах підприємства запобігає зростанню числа його співробітників; в ряді випадків використання одного АРМ призводить до вивільнення 2-3-х співробітників.
На АРМ доцільно вирішувати задачі:
· Обмежені за своїм інформаційним зв'язкам на вході / виході з іншими завданнями, тобто локальні в інформаційному відношенні;
· Короткі, але багато разів повторювані протягом робочого дня (наприклад, реєстрація первинної інформації в пам'яті персональної ЕОМ замість традиційних паперових журналів, обробка масової однорідної інформації на складах і в цехах підприємства).
За допомогою АРМ можна проводити телесовещанія і створювати електронну пошту, що передбачає безпаперовий обмін службовою документацією між користувачами. Вона є зручною технічною базою для редагування текстової інформації, підготовки службових листів, статей.
Автоматизоване оформлення документів в табличній формі і робота з таблицями є характерними технологічними можливостями застосування АРМ. Використання графіків, діаграм, схем забезпечує стиснення інформації та полегшує сприйняття її змісту в процесі прийняття рішень користувачем.
2. Автоматизовані робочі місця економістів
Основними завданнями, які вирішуються в економічних підрозділах, є такі завдання, як планування, облік, контроль, аналіз і регулювання проізовдственно-господарської діяльності.
Перш за все слід відзначити необхідність дотримання принципу системного впровадження АРМ. Цей підхід у нашому випадку проявляється в тому, що у відділі збуту впроваджується не окреме автоматизоване робоче місце певного функціонального призначення, а система взаємозалежних автоматизованих робочих місць у всіх відділах підприємства.
Удосконалення робочих місць в службових приміщеннях передбачає правильну їх планування, оснащення сучасними і зручними меблями, засобами організаційної техніки, забезпечення керівників і фахівців необхідними засобами зв'язку, оптимізацію діловодства та господарського обслуговування.
При плануванні і розподілі приміщень між підрозділами апарату управління та менеджерського складу вирішальне значення повинні мати - функціональне призначення підрозділів, їх зміст і взаємозв'язок в процесі виконання спільних завдань. Від цього багато в чому залежить тривалість проходження інформації та документів, раціональне використання приміщень. Робочі місця всередині відділів повинні розташовуватися послідовно, відповідно до виконання окремих операцій і з дотриманням встановлених норм питомої площі на 1-го працівника (3-4 м2, а іноді 5м2-залежно від характеру роботи та особливостей технічного оснащення).
Кожне робоче місце повинне бути оснащене зручними меблями і організаційно-технічними засобами обробки інформації (комп'ютер, сканер, принтер, ксерокс). До комплекту меблів в залежності від змісту роботи можуть входити: письмовий стіл, допоміжний стіл-стелаж або тумбочка, стілець або крісло. Остання має сприяти максимальному ослаблення м'язового напруги. Цій вимозі, зокрема відповідають обертаються стільці, стільці з підлокітниками, регульованими по висоті сидінням і спинкою. При визначенні найбільш сприятливого поєднання елементів робочого місця слід виходити із зони досяжності рук людини, що працює за столом. Стелажі або шафи в робочих кімнатах повинні бути розраховані на зручне зберігання і доступність для роботи довідкових, нормативних та інших матеріалів.
До організаційної техніки управління належать - ручки, олівці, калькулятори, диктофони, конторські книги, стандартні бланки, різні графіки, диспетчерські дошки і т.п. Зручні, прості і практичні засоби техніки - важлива умова підвищення якості роботи в апараті управління.
В даний час для повної обробки інформації на персональному комп'ютері потрібні спеціальні засоби її передачі-локальна комп'ютерна мережа підприємства, електронна пошта, Інтернет і т.п.
З метою оптимізації діловодства необхідно встановити і суворо дотримуватися порядку надходження інформації на робочі місця. Будь-який документ повинен бути складений так, щоб він точно відповідав своєму призначенню, мав чітку структуру і був зручний у зверненні. Оформлення документів передбачає обов'язкове дотримання ряду правил, які забезпечують їх юридичну повноцінність і сприяють оперативності виконання.
Однією з більш дієвих заходів щодо економії часу і коштів на листування є впровадження типових текстів для регулярної кореспонденції. Кожному керівнику і працівникові апарату управління доцільно мати набір зразкових текстів для складання довідок, відповідей на листи, скарги і т.д.
Дуже важлива також організація господарського обслуговування робочих місць службовців. Робочі місця повинні своєчасно забезпечується папером, бланками, канцелярським приладдям; технічні засоби слід перевіряти і ремонтувати, а приміщення утримувати в чистоті.
Поліпшення умов праці працівників менеджерського складу спрямовано на підвищення їх працездатності і збереження здоров'я. Тут важливим буде відзначити такі показники як-освітленість робочих місць, відповідна забарвлення стін і підлоги в приміщеннях, відносна вологість і температура повітря, боротьба з шумом, встановлення правильного режиму праці та відпочинку.
Санітарно-гігієнічні умови праці забезпечуються підтриманням чистоти, відносної вологості. Робочі кімнати повинні бути обладнані протяжної, витяжною вентиляцією або системою кондиціонування повітря. Крім штучного загального освітлення приміщень робочі місця добре забезпечити місцевими освітлювальними приладами.
Для боротьби з шумом застосовуються звукопглащающіе матеріали, обмежувачі тривалості телефонних розмов. Телефон для особистих розмов працівників повинен бути винесений у коридор або окреме приміщення.
Культура змісту робочого місця передбачає дотримання порядку на робочому столі, в шафах, на стелажах, коли кожен документ і довідковий матеріал знаходиться під рукою і його можна легко відшукати. Елементарними вимогами культури є дотримання чистоти в приміщеннях.
3. Автоматизовані робочі місця адміністративного та менеджерського персоналу
Відмінною особливістю АРМ адміністративного та менеджерського персоналу, є їхня орієнтація на прийняття управлінських рішень. У порівнянні з АРМ економістів (див. попередній розділ роботи), призначених для вирішення регламентованих і формалізованих функціональних завдань управління, АРМ керівників повинні допомогти у прийнятті управлінських рішень з чисто не регламентованим і важко формалізованих завдань.
Меблі: стіл однотумбовий, стіл з приставкою, стіл для засідань, шафа конторський універсальний, сейф, крісло робоче підйомно-поворотне, крісла напівм'які робітники.
Засоби оргтехніки: органайзер, довідник-алфавіт, настільний календар, картотека настільна, лоток для кореспонденції 2-х секційний, папки ділові для паперів, телефонний апарат з функцією проведення нарад, диктофон, персональний комп'ютер.
Автоматизоване вирішення цих завдань, як правило, не передбачає однозначної відповіді на питання. Для прийняття остаточного рішення потрібно враховувати безліч факторів, у тому числі не мають кількісної оцінки і відняли до соціальної області.
Основними завданнями які вирішуються на АРМ адміністративного та менеджерського персоналу, є:
· Отримання довідок про основні показники, що характеризують поточний стан порізводственно-господарської діяльності об'єкта управління;
· Аналіз виробничої роботи об'єкта управління та виявлення наступаючих і очікуваних відхилень від плану, які відносяться до компетенції даного керівника;
· Інформаційна підтримка процесу прийняття управлінських рішень, спрямованих на ліквідацію відхилень від плану (виявлення причин і винуватців відхилень, пропозиція рішень у типових ситуаціях, моделювання роботи об'єкту управління у разі прийняття конкретного рішення і т.д.);
· Збір статистичних даних для прийняття управлінських рішень;
· Прийняття колегіальних рішень в процесі телесовещанія;
· Контроль виконавчої дисципліни;
· Контроль якості управлінських рішень ухвалюватиметься лінійних менеджерів
· Складання плану роботи керівника з наступним нагадуванням термінів виконання.
Принцип системного підходу в створенні АРМ менеджерів проявляється в тому, що інформаційні бази всіх АРМ пов'язані з АСУ (Автоматизованої системою управління), а також між собою. При цьому менеджер може користуватися не тільки відфільтрованої узагальненою інформацією, у разі необхідності - деталізованою.
Оскільки традиційна технологія особистої роботи суттєво відрізняється від технології обробки інформації на персональній ЕОМ, мова діалогу менеджера з ЕОМ має бути гранично простим. Зазвичай необхідна відеограма повинна викликатися натисканням однієї функціональної клавіші персонального комп'ютера. В інших випадках менеджер або керівник, як правило повинен звертатися до допомоги секретаря або помічника за інформацією, що працюють на паралельному АРМ.
Ефект від впровадження АРМ адміністративно-управлінського персоналу виявляється в поліпшенні робіт об'єкта управління завдяки науковій обгрунтованості, комплексності та оперативності управлінських рішень.
Отже, підсумуємо, цей розділ позначивши основні види робіт менеджера виконуються на робочому місці:
· Складання текстової документації;
· Обробка вхідних і вихідних документів;
· Копіювання і розмноження документів;
· Зберігання, пошук і передача документів;
· Обчислювальні операції, аналіз отриманих даних;
· Забезпечення оперативного зв'язку та сигнальної інформацією;
· Обробка кореспонденції;
· Проведення зустрічей;
· Проведення нарад;
· Прийняття управлінських рішень.
Соціальні опитування показують, що службовці і менеджери висловлюють невдоволення своєю низькою продуктивністю, яка обумовлена високою часткою рутинної, одноманітної роботи отнимающей чималу частину робочого часу. Дійсно, близько половини його йде на допоміжну діяльність - очікування ділових зустрічей, розмови по телефону і т.п., близько чверті - на роботу з документами, і тільки незначна частина - менше 10% - на аналіз і планування подальшої діяльності. Дослідження показують, що від 50 до 90% робочого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, зборів, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відвідувачів, складання і читання різноманітних документів і т.п. І це - життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми.
У зв'язку з цим величезну увагу в питанні підвищення продуктивності праці та якісного швидкого обміну інформацією відводиться технічному і програмному забезпеченню менеджера. Таким чином, рішення задач менеджменту передбачає широке використання автоматизованих технологій, тобто роботу в електронному офісі.
4. Електронні офіси
Під електронним офісом передбачають програмно-апаратний комплекс, який веде обробку документів та автоматизує роботу користувачів в системах управління. До його складу входять такі апаратні засоби:
· Один або кілька персональних комп'ютерів (системний блок + монітор), можливо, об'єднаних в мережу, з відповідним набором програмного забезпечення;
· Засоби копіювання документів;
· Сканери для введення текстової та графічної інформації безпосередньо з первинних документів;
· Проекційне обладнання для проведення презентацій.
Також менеджер активно повинен у своїй роботі (в міру необхідності) використовувати такі засоби, як:
· Диктофон;
· Факс;
· Телефон, телефонну станцію (міні-АТС) з поділом на внутрішню і зовнішню комунікацію.
Також робоче місце менеджера повинно бути достатньо укомплектовано меблями та витратними, канцелярським приладдям.
З усіх засобів зв'язку найбільш часто використовується телефон, за допомогою якого можна під'єднатися до глобальної електронної мережі. Кінцевою метою користувача Internet є отримання доступу до відповідних серверів для задоволення своїх потреб.
Особливу роль у цьому процесі відіграє електронна пошта, яка призначена для обміну різного роду посланнями між окремими користувачами Internet. Ці послання можуть містити текст, звук, відеозображення, а також цілі файли з документами, комп'ютерними програмами.
Важливо при організації робочого місця керівника передбачити його гнучкість, тобто оперативність реагування на зміну зовнішнього або внутрішнього середовища підприємства. Така гнучкість увазі високу швидкість і якість обробки інформації, доведення результатів аналізу до підлеглих, організацію належного контролю за виконанням.
Також хочу навести деякі статистичні дані корисного ефекту раціонального та всебічного використання організаційної техніки на підприємстві.
Таблиця 1 - Корисний ефект для підприємства при різних умовах використання організаційної техніки
| Показник | Ефект від неповного використання організаційної техніки,% | Ефект від неповного використання організаційної техніки,% |
| Прибуток | +6-10 | +15-23 |
| Рентабельність | +5 | +8 |
| Обсяг випуску продукції | +5-9 | +10-18 |
| Оборотність оборотних коштів | +4-8 | +9-12 |
| Продуктивність праці | +5-7 | +10-15 |
| Трудомісткість операцій управління | -10-12 | -20-30 |
| Штрафи за невиконану роботу | -7-8 | -10-12 |
Висновок
У даній роботі я показала можливості використання організаційної техніки на підприємствах, в різних його відділах, як то економічний відділ, відділ управління, адміністрації підприємства. Також навела дані про середні витратах менеджера в процесі своєї роботи. А також рекомендації щодо зниження трудомісткості за допомогою засобів організаційної техніки, при правильній організації робочого місця менеджера, а також впровадження таких нових технологій, як електронні офіси. Що наочно показує в першу чергу економічний і соціальний ефект від раціонального використання засобів організаційної техніки менеджером при здійсненні своєї професійної діяльності. Таким чином менеджер, який прагне до ефективного управління інформаційними та виробничими процесами, повинен максимально ефективно використовувати всі підручні технічні засоби офісу, для максимізації корисного ефекту на роботу підприємства в цілому, за допомогою виконання завдань свого підрозділу.
Список використаної літератури
1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Мінкін А.В. Введення в менеджмент.-Навчальний посібник. - СПб.: СПбУЕФ, 1994р.
2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.: Справа, 1995.
3. Попов С.Г. Основи менеджменту: навчальний посібник .- М.: Ось-89, 2006
4. Смирнов Е.А. Основи теорії організації. - М.: ЮНИТИ, 1998
5.Співак В.А. Організаційне поведінку і управління персоналом .- СПб: Питер, 2000 .- 416 с.
6.Управленіе персоналом організації: Підручник / За ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА - М, 1997. - 512 с.
7.Управленіе персоналом: Підручник для вузів / Під ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Єрьоміна. - М.: Банки і біржі, ЮНИТИ, 1998. - 423 с.