Засоби організаційної техніки

Зміст

Введення

Організаційна техніка - невід'ємна частина технічного устаткування будь-якого офісу. Слабке застосування засобів оргтехніки призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського і технічного персоналу.

До офісної техніки в широкому сенсі можна віднести будь-які технічні засоби, що полегшують роботу в офісі, починаючи з олівців і авторучок і закінчуючи комп'ютерами та їх мережами. До офісної техніки у вузькому сенсі відносять лише технічні засоби, що використовуються в паперовому діловодстві, і кошти адміністративно-управлінської зв'язку.

Організаційна техніка становить матеріальну базу прогресивних систем управління. Слабке використання оргтехніки в управлінні призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського персоналу, до неприпустимих затримок при вирішенні оперативних питань, а часто і до невірних їх рішенням через відсутність необхідної інформації, і до інших негативних наслідків.

Засоби оргтехніки для офісу солідної фірми можуть включати до свого складу, наприклад, такі пристрої й устаткування: персональний комп'ютер, організаційний автомат, друкарські машинки, телефонні і радіотелефонні апарати, міні-АТС, директорський комутатор, гучномовний телефонне переговорний пристрій, пейджинговую систему, телетайп, факсимільний апарат, копіювальний апарат, різограф, диктофони, проекційну апаратуру, адресувальні машину, маркувальних машин, ламінатор, штемпелевальний апарат, машину для знищення документів, конвертовскривающую машину, сшиватели документів, картотечні устаткування, стелажі і шафи для зберігання документів, сейф, візок, пневмопошти та ін

Мета роботи - розглянути основні засоби офісної оргтехніки та можливості їх ефективного застосування.

1 Значення організаційної техніки для діяльності підприємства

До оргтехніки у широкому сенсі можна віднести будь-які прилади, пристрої, технічні інструменти і пристосування, машини, меблі тощо, починаючи з олівців і точілок для них і закінчуючи обчислювальними машинами і системами.

У більш вузькому сенсі слова під оргтехнікою часто розуміють лише технічні засоби, що використовуються у діловодстві для створення інформаційних паперових документів, їх копіювання, розмноження, обробки, зберігання, транспортування, і кошти адміністративно-управлінської зв'язку.

З чого починається будь-який бізнес, і великий, і малий? З чого починаються організація і діяльність будь-якої фірми, і виробничої, і комерційною?

З ділових паперів! Безліч різних договорів, юридичних паперів, службових інструкцій, бухгалтерських бланків, рекламних проспектів і афіш, технічних завдань і технічної документації, не кажучи вже про візитках, етикетках і т.д. і т.п. Море паперів різного призначення. Саме паперів.

Хоча ідея безпаперового діловодства народилася вже років 20 тому і захопила уми багатьох фахівців з інформатики, діловий світ ще й сьогодні насиченою саме паперової інформацією. Опитування багатьох фірм США в 1994 р. показав, що в 40% з них 95% всієї ділової інформації зберігається в паперовому вигляді, в 55% - паперова інформація становить 50 - 95% і лише 5% всіх обстежених компаній змогли перевести понад 50% інформації в електронний формат. У цілому в цих фірмах 92% інформації зберігається на папері, 5% - на мікрофільмах, 2% - на магнітній стрічці і 1% - на дисках. При цьому, за оцінкою експертів, співробітники ділових фірм втрачають до 15% документації і витрачають до 30% робочого часу на пошуки потрібного документа.

2 Засоби виготовлення, зберігання та обробки документів

Друкарські машинки. Цей нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншою вартості в порівнянні з комп'ютерами

Друкарські машинки повинні забезпечувати: високу продуктивність праці при мінімальних витратах; високу якість друку; простоту управління; максимальна кількість одночасно одержуваних копій; надійність роботи.

Механічні друкарські машинки самі прості і дешеві, але і самі не зручні в роботі.

Електричні друкарські машинки вимагають від друкарки мінімальних зусиль при натисканні клавіш, забезпечують в той же час велика кількість копій (до 12) Стомлюваність друкарки на електричній друкарській машинці знижується, а продуктивність праці значно збільшується.

Електронні друкарські машинки, володіючи всіма достоїнствами електричних, мають ще й пам'ять (наприклад, Роботрон С6130 має пам'ять ємністю 6500 зн., Евмолпа - 402000 зн.), Що наближає їх по ефективності до організаційних автоматів. Пам'ять електронних друкарських машинок може бути як внутрішня (електронна, магнітна), так і зовнішня (магнітні картки, стрічки, дискети). У цій пам'яті зберігається різноманітна інформація: стандартні текстишаблони, адреси, форматні документи.

Друкується інформація також може записуватися у пам'ять для подальшого аналізу і використання. Природно, видобуту з пам'яті інформацію можна безпосередньо при друці редагувати: змінювати адреси, прізвища та будь-які інші фрагменти текстів. Електронні друкарські машинки можуть мати дисплей для попереднього висновку на екран і редагування друкованої інформації; можуть бути підключені до комп'ютера для введення-виведення необхідної інформації та редагування текстів за допомогою більш досконалих комп'ютерних редакторів.

Канцелярські друкарські машинки настільні, труднопереносима; серед них є і механічні, і електричні, і електронні.

Портативні або дорожні друкарські машинки найчастіше бувають механічними.

До спеціалізованих пишуть машинкам в залежності від призначення належать: друкарські машинки з шрифтом для сліпих, наборнопішущіе машини і автомати (Верітайпер, Джексорайтер) для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини (стінок) і приставки для формування стенографічних звітів про наради, плоскопечатающіе друкарські машинки для вдруковування текстів у паспорти і бланки (Еріка 70) і нанесення написів на креслення (МПК1, Ротрінг) і ін

Крім того, друкарські машинки розрізняються по конструкції друкувальних механізмів і шрифтоносителя. Наприклад: шрифтоносителями у них можуть бути: літерні гарчали, сферичні (кульові) головки, літерні диски ("ромашки").

Важільні машинки дуже інерційні, швидкість друку у них не перевищує 1015 зн, / с. "Кулі" і "ромашки" забезпечують швидкість до 40 зн. / С, у них простіше зміна шрифтів, вони більш безшумні.

Організаційні автомати. Це агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування та виготовлення текстових і табличних документів. Оргавтомати включають в себе швидкодіючі друкуючі пристрої, різні пристрої, що запам'ятовують, мікропроцесори або інші пристрої керування, дисплеї та ін

Функціональні можливості оргавтоматов ширше, ніж у електронних друкарських машинок: великі обсяги оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту); ємна зовнішня пам'ять (мегабайти); більш зручне редагування, що наближається до можливостей комп'ютерних редакторів.

Широко використовуються такі оргавтомати: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.

Диктофонний техніка. Слід особливо відзначити доцільність застосування диктофонного техніки як проміжної ланки реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Статистика показує, що витрати праці на складання документа з проміжною диктуванням тексту на диктофон і наступним друком з диктофона в 2 3 рази менше, ніж при рукописної підготовки і подальшого друку з чернетки. При великих обсягах регулярних машинописних робіт в організаціях доцільно створювати діктофонномашінопісние бюро.

Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, банку, бібліотеки або іншої організації може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів, ліфтів, пневмопошти та ін

Візки універсальне, але не завжди зручний засіб транспортування. В умовах регулярного переміщення великих обсягів документації, книг, журналів тощо використовуються автоматизовані транспортні засоби: конвеєри, ліфти, пневмопошта. Чаші інших використовуються тросові і стрічкові конвеєри.

Грейферні транспортери тросові конвеєри, найбільш прості по пристрою; перевозяться вантажі кріпляться до троса кліпсові затискачами або поміщаються в спеціальні патрони, закріплені на тросі.

Просторові стрічкові конвеєри здатні здійснювати переміщення документів з усіх напрямків в горизонтальній і похилій площині, з автоматичним виконанням складного маршруту. Так само, як і в тросових, у стрічкових конвеєрів існують два різновиди організації транспортування: документ без використання додаткових контейнерів закріплюється на стрічці (наприклад, магнітом); документ міститься в транспортний контейнер: касету, коробку, теку і т. д. Заслуговують уваги стрічкові конвеєри з вузькою вертикально розташованої стрічкою, до якої кріпляться документоносітелі кишені з програматором, автоматично скидальним кишені в місці призначення. Ліфтові транспортери (або підйомники) застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретні і безперервні. Якщо ліфти мають безперервне переміщення, тоді на їх платформах (піддонах) використовуються програмовані пристрої автоматичного вивантаження і захоплення вантажу.

Пневматична пошта забезпечує переміщення документів з пневмотрубопроводу з великою швидкістю і на великі відстані. Багато пневмопошти забезпечують передачу вантажів у різних напрямках з автоматичної маршрутизацією за заданою програмою; пневмопошта "аеропорти", наприклад, має 18 модифікацій.

Засоби обробки документів. Адресувальні машини широко використовуються для вдруковування в документи локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адрес клієнтів, заголовків рахунків, заяв, повідомлень, платіжних документів.

Адресувальні машина копіює на документи або на етикетки для подальшої наклейки фрагмент тексту, оперативно обираний з великого числа текстів, що зберігаються або в пам'яті машини, або у вигляді друкованих форм в картотеці штемпелейшаблонов, часто вставлених для зручності ручного вибору в різнокольорові стандартні рамки. У адресувальні машинах використовуються спеціальні форми для плоскої, а іноді і високого друку. Тексти для роздруківки можуть бути також отримані з комп'ютера.

Маркувальні машини (франкувальних машини) замість марок на конвертах друкують поштові штампи із зазначенням дати поштового відправлення та суми оплати. При друкуванні на лічильнику франкувальних машини накопичуються суми платежів, що підлягають виконанню. Такий поштовий штамп може містити короткий рекламне оголошення, найменування організації, її адреса, телефони.

Штемпелевальние пристрої (нумератори) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати і т. п. Ламінатори - машини для захисту документів від вологи, пилу, масла та від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Документ вставляється в машину, де він піддається термообробці, в результаті якої на документ наноситься з двох сторін захисна плівка, або на поверхню документа просто приклеюється липка прозора плівка. Ламінувати доцільно цінні папери, оголошення, обкладинки книг і звітів, меню і багато інших документів.

Фальцювальні машини пристрої для виконання різних видів фальцювання (згинання) паперів за заданим форматом і акуратного складання їх. Фальцювальні машини виконують всі стандартні види фальцювання: одинарного, типу письма, зигзаг, подвійного паралельного та ін Розміри полів встановлюються оператором за заданою схемою. Продуктивність фальцювальної машини FKS FG 3500 до 20000 аркушів на годину.

Брошурувальні машини пристрої для автоматичної фальцювання і скріплення брошур за допомогою металевих скріпок. Випускаються і більш прості ручні і електрифіковані сшиватели паперів.

Листоподборочні машини (коллатори) автомати для добірки (сортування) віддрукованих листів в блоки, наприклад для подальшого виготовлення книг, брошур, тощо. Комплекс апаратури дозволяє підбирати тиражі будь-якого обсягу і при цьому автоматично обробляти готові блоки і отримувати на виході готову до використання підібрану, сфальцованную і скріплену продукцію.

Лістоукладочние машини вібраційні машини, що вирівнюють пачки паперів.

Пачковязальяие машини служать для обв'язки пачок шпагатом або стрічкою зварюється, липкою і ін

Палітурні машини виконують: скріплення блоку паперів пластмасовими або металевими пружинами, пластиковими пластинами; переплетення блоку паперів за допомогою термообложек клейовим способом.

Устаткування що ріже папір (різаки) призначено для різання рулонної або іншого паперу на листи споживчих форматів (формати в міліметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) і обрізання (вирівнювання) країв готових книг і брошур. Номенклатура різаків дуже велика: від ручних різаків настільних (наприклад, фірми IDEAL 1034, 1071, 2035), підлогових (1080, 1110), підлогових гільйотин (3905, 4700) до автоматичних програмованих гільйотин (3915, 4810, 6550, 7228), що мають довжину розрізу від 340 до 1100 мм і розрізають одночасно від 20 до 200 аркушів.

Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання та мікроізмельченія забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для знищуваних документів і відходів у вигляді паперового пилу (машина МК2 "Таємниця") або брикетів (Destroyer). Види знищувачів:

- Офісні (поздовжня різка);

- Промислові (перехресна різка);

- Секретні (різка в паперовий пил);

- Спеціальні (подрібнюють папір разом з металевим кріпленням, упаковують відходи у вологі паперові брикети).

Конвертовскривающіе машини обрізають край конверта заздалегідь встановленої міліметрової ширини.

Конвертозаклеівающіе машини наносять клей на клапан конверта і заклеюють його.

3 Засоби копіювання документів

Операції копіювання і розмноження документів (статей, оголошень, рекламних проспектів та ін) дуже поширені в діловому бізнесі та інших областях трудової та громадської діяльності. Для цілей копіювання і розмноження документів використовуються спеціальні технічні засоби. Дня отримання невеликої кількості копій (до 25 екз.) Доцільно користуватися засобами копіювання документації (репрографії), при великому тиражуванні (більше 25 екз.) - Засобами розмноження документів (оперативної або малої поліграфії).

Електрографічне копіювання. Електрографічне (електрофотографічні, ксерографічного) копіювання є в даний час найбільш поширеним способом копіювання. Понад 70% світового парку копіювального обладнання складають електрографічні копіювальні апарати (ЕГКА), за допомогою яких виготовляється понад 50% всіх копій, одержуваних у світі.

Електрографічне копіювання включає в себе наступні процедури.

Светоекспозіція. Проектування документа на поверхню попередньо убраного фотополупроводнікового покриття барабана або пластини, що викликає стікання заряду з освітлених ділянок напівпровідникового (на світлі проводить) покриття і формування невидимого електростатичного зображення документа.

Прояв зображення. Перетворення прихованого електростатичного зображення у видиме в процесі налипання фарбувального порошку (тонера) на заряджені ділянки.

Друк. Перенесення фарбувального порошку з барабана або пластини на папір або іншу основу копії.

Закріплення. Розчинення фарбувального порошку на копії в парах ацетону.

Вітчизняні ЕГКА істотно поступаються за якістю копіювання закордонним. Якщо для вітчизняних ЕГКА справедливий образний висновок: текст на копії добре розбірливий, то для зарубіжних: копії краще оригіналів, малюнки об'ємні, кольори яскраві за умови використання фірмової паперу.

Вибір ЕГКА в основному залежить від типу і форматів копійованих документів і від кількості копій, яке планується виготовляти.

Термографічне копіювання. Це найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів на хвилину), що дозволяє отримувати копію на спеціальній досить дорогою термореактивною папері або на звичайному папері, але через Термокопіровальний папір. Недоліки термокопірованія: невисока якість, невеликий термін зберігання копій (темніють), дорогий папір. Використовуються апарати: Блискавка, ПЕК-1, ПЕК-2, ТР-4, ПЕК-13 і ін

Фотографічне копіювання. Цей спосіб копіювання - найдавніший. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, прояв, промивання, сушіння) отримання копії. Важлива, дуже розповсюджений різновид фотографічного копіювання - мікрофотокопірованіе, засноване на мікрофільмування документів. Використовуються особливо контрастні фотопапір та плівки, звичайні фотографічні апарати, апарати для контактного (рефлексного) фотографування та друку. Моделі: комплект ОРК, апарати КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 та ін

Електронно-графічне копіювання. Воно засноване на оптичному зчитуванні документів (фотодіоди перетворять проектоване на них зображення документа в електричні сигнали) і електроіскровий реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше отримують на електрофотопленке і на термореактивною папері, Копії на електрофотопленке служать основою для подальшого тиражування документів засобами трафаретного друку, і в аспекті підготовки високоякісних трафаретних друкарських форм електронно-графічне копіювання вельми ефективно і широко використовується. Поширені апарати: Іскра, Еліка З-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner. Діазографнческое копіювання. Діазографіческое светокопирования - діазографія, сінькографія. Застосовується переважно для копіювання большеформатной креслярсько-технічної документації. Оригінал повинен бути виконаний на світлопроникні папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливу Діазобумага і відбілюванні папери яскравим світлом у місцях, де немає зображення. Зображення проявляється в парах розчинника (аміаку) у витяжних шафах, Якість діазотіпного светокопирования середнє. Використовуються апарати: СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 та інших

Засоби оперативної поліграфії.

Оперативна поліграфія забезпечує швидке отримання якісної поліграфічної продукції в значних тиражах в умовах звичайного установи, офісу. Оперативну поліграфію можна віднести до найбільш істотним досягненням другої половини XX ст., Бо вона є наймогутнішим засобом впливу на суспільство: це найважливіший інструмент реклами, пропаганди, важливий фактор розвитку національної культури та освіти.

Існує багато різних способів друку в поліграфії: висока, глибока, трафаретний, Гектографическая, офсетний та ін Висока і глибокий друк найдосконаліші способи друку для масового тиражування книг, брошур; в них використовуються об'ємні друковані форми, опуклі при високого друку і поглиблені при глибокій . В оперативній поліграфії застосовуються, як правило, плоскі друковані форми.

Гектографическая друк. Принцип її заснований на виготовленні друкованої форми з великим запасом фарби, яка поступово розчиняється спиртом (звідси поширене її назва - спиртова друк) і витрачається, переносячи на копії.

Друкована форма виготовляється на крейдованому папері шляхом перенесення на неї за допомогою спеціальної копіювального паперу дзеркального зображення документа. Друк виконується на гектограф шляхом зволоження паперу спиртом і контактного перенесення тонкого шару фарби з друкованої форми на цей папір. З одного друкованої форми можна отримати 100 - 200 відбитків.

Гектографическая друк застосовується при невеликому тиражуванні 25 - 250 екз. Переваги цієї печатки: можливість кольорового друку, низька вартість витратних матеріалів, недоліки: низька якість копій та їх вицвітання з часом.

Гектографическая друк застосовується для дешевого швидкого тиражування матеріалів невисокої якості.

Офсетний друк. В основі офсетного друку лежить принцип незмішуваності масла і води. Друк виконується з плоскої поверхні (форми), обробленої таким чином, щоб ділянки, відповідні наносимому зображенню, утримували фарбу на масляній основі і відштовхували воду, а інша поверхня утримувала воду і відштовхувала фарбу.

Друкована форма виготовляється на металевій (фольга) або гідрофільній паперової пластині шляхом друкування на друкарській машинці (принтері) або електрографічним або термографічні копіюванням документа, але з обов'язковим використанням жирового барвника. При друку на ротапринті на пластину накочується фарба, налипають на жирні місця, а потім контактним способом через проміжне еластичне ланка (офсетний барабан) фарба переноситься на папір для отримання копії. Переваги: ​​висока якість друку; можливість великого тиражування - 5 000, відбитків з металевої форми і 400 - 1500 з паперовою; простота редагування друкованої форми (спеціальної офсетного гумкою або знежирюючим засобом); можливість повторного використання (до 5-7 разів) пластини з фольги ; можливість кольорового друку. Недоліки: складність виготовлення друкованої форми та процесу копіювання; висока вартість обладнання.

Трафаретний друк. Друкована форма - трафарет, виготовляється на аркуші воскової, желатинової або колоїдної папери або на плівці шляхом пробивання в ній мікроотворів на спеціальних друкарських машинках або методом електронно-графічного копіювання. Процес друку полягає в продавлюванні фарби через трафарет на машинах, званих ротаторами. Переваги: ​​хороша якість друку; тиражування - 400 - 1500 відбитків з однієї форми; простота виготовлення друкованих форм. Недоліки: неможливість редагування друкованих форм; необхідність кількох трафаретів при багатоколірного друку.

Електронно-трафаретний друк. Особливої ​​уваги заслуговує, безумовно, самий ефективний і перспективний варіант оперативної поліграфії на різографах, використовує останні досягнення цифрової електроніки і істотно поліпшує все характерно гики трафаретного друку. Різографи - порівняно новий тип копіювально-розмножувальної техніки; вони поєднують традиційну трафаретний друк з сучасними цифровими методами виготовлення та обробки електронних документів.

Підключивши різограф до комп'ютера через паралельний порт, його можна використовувати для оперативного створення, редагування і розмноження будь-яких поліграфічних видань.

Різограф був винайдений і створений в 1980 р, у Японії, а вже до початку 1995 р. понад 70% японських шкіл були оснащені різографа; в Росії перші різографи з'явилися в 1992 р., в 1995 р. їх кількість у нас перевищила 3000, а загальні потреби російського ринку становлять, за оцінкою фахівців, 200 000 штук.

Процес копіювання складається з двох етапів: підготовка робочої матриці (займає 15 - 20 с); копіювання по матриці (за 10 - 20 хв можна отримати кілька тисяч якісних відбитків).

При підготовці матриці тиражований оригінал документа поміщають на вбудований сканер. Сканер зчитує інформацію, кодує її і створює відповідний цифровий файл. Після обробки спеціальної багатошарової майстер-плівки термоголовкою, керованої цим цифровим файлом, створюється робоча матриця, що містить копируемое зображення або текст у вигляді мікроотворів в зовнішньому шарі плівки. Потім робоча матриця просочується спеціальним барвником, поглинається внутрішнім шаром плівки, і використовується як трафарет для тиражування документа. З одного робочої матриці можна отримати не менше 4000 відбитків хорошої якості. Всі названі процедури виконуються автоматично. Переваги різографа: використання для копіювання папери будь-якого типу і якості; висока продуктивність: перша копія виходить через 20 - 30 с, подальший процес копіювання йде зі швидкістю 60 - 130 відтиснень в хвилину; достовірне копіювання: у текстовому режимі дозвіл до 16 точок / мм , у фоторежимі відображення 256 відтінків і градацій яскравості; можливість копіювання кольорових документів за кілька прогонів; можливість збільшення або зменшення копій в 2 рази; висока економічність при великому тиражуванні: якщо вартість отримання 10 копій, наприклад, на різографі і ксероксі приблизно однакова, то виготовлення 500 відбитків на різографі обходиться в 6 - 8 разів дешевше; можливість спільної роботи з ПК і, зокрема, використання ПК для створення і редагування документів; автоматизація всіх процесів, зручність управління, наявність дисплея.

Різографи випускаються в двох конфігураціях:

- Роликової (різографи RA 4050, 4200, 4300, 4900, OR 1700, 1750);

- Планшетній (різографи RA 5900, 6300, GR 2710. 2750, 3750, SR 7200).

Планшетні різографи дозволяють копіювати як листові, так і зброшуровані матеріали. Але вони зазвичай без автоматичної подачі оригіналу. Різографи забезпечуються дизайнерським планшетом для оформлювальних робіт. З допомогою цього планшета можна без ножиць і клею макетировать оригінал і оформити копії краще, ніж оригінал. В оригіналі, вміщеному на планшет, можна спеціальним олівцем відзначити поля, які слід змінити, і для кожного поля вказати вид обробки. Розмітка оригіналу везеться в діалоговому режимі, при цьому асі поля відображаються на дисплеї планшета.

Види обробки полів: кольорове виділення; фонова зафарбування; інверсне зображення; контурний шрифт, видалення поля; текстовий або фоторежим відображення поля.

3 Засоби адміністративно-управлінської зв'язку

У системах адміністративного управління інформація передається як шляхом перенесення (перевезення) інформаційних документів кур'єром (або поштою), так і з використанням систем автоматизованої передачі інформації по каналах зв'язку.

Ручна та механічна перевезення документів - дуже поширений спосіб передачі інформації в установах. Цей спосіб при мінімальних капітальних витратах повністю забезпечує достовірність передачі інформації, попередньо зафіксованої на документах та проконтрольовано безпосередньо в пунктах її реєстрації. Оперативність (швидкість) передачі дуже низька і може задовольнити лише дуже невибагливого користувача. Для оперативної передачі інформації використовують системи автоматизованої передачі інформації - системи адміністративно-управлінської зв'язку.

Сукупність усіх коштів, що служать для передачі інформації, будемо називати системою передачі інформації (СП).

Джерело і споживач інформації є абонентами системи передачі. Ліцентамі можуть бути ЕОМ, системи зберігання інформації, різного роду датчики та виконавчі пристрої, а також люди. У складі структури СП можна виділити: кану передачі (канал зв'язку), передавач інформації, приймач інформації.

Передавач служить для перетворення, що надходить від абонента повідомлення в сигнал, що передається по каналу зв'язку; приймач - для зворотного перетворення сигналу в повідомлення, яке надходить абоненту.

В ідеальному випадку при передачі має бути однозначна відповідність між переданим і одержуваним повідомленнями. Однак під впливом перешкод, що виникають в каналі зв'язку, в приймачі і передавачі, це відповідність може бути порушено, і тоді говорять про недостовірну передачі інформації. Основними якісними показниками системи передачі інформації є: пропускна здатність, достовірність, надійність роботи. Пропускна здатність системи передачі інформації - найбільше теоретично досяжне кількість інформації, яке може бути передано у системі за одиницю часу. Пропускна здатність системи обумовлюється швидкістю перетворення інформації в передавачі і приймачі та допустимою швидкістю передачі інформації по каналу зв'язку, яка визначається фізичними властивостями каналу зв'язку і сигналу. Вірогідність передачі інформації - передача інформації без її спотворення. Надійність каналу зв'язку - повне і правильне виконання системою всіх своїх функцій. Швидкість передачі дискретної інформації по каналу зв'язку вимірюється в бодах. Один бод - це така швидкість, коли передається один біт в секунду (1 бод = 1 біт / с, 1 Кбод = 103 бет / с; 1Мбод = 106 біт / с).

Канали зв'язку. Канали зв'язку (КС) є спільним ланкою будь-якої системи передачі інформації. За фізичну природу канали зв'язку діляться наступним чином:

- Механічні - використовуються для передачі матеріальних носіїв інформації;

- Акустичні-передають звуковий сигнал;

- Оптичні - передають світловий сигнал;

- Електричні - передають електричний сигнал.

Електричні канали зв'язку можуть бути провідні та безпровідні (або радіоканали).

За формою подання переданої інформації канали зв'язку поділяються на аналогові і дискретні. За аналоговим каналам передається інформація, представлена ​​в безперервній формі, тобто у вигляді безперервного ряду значень будь-якої фізичної величини. За дискретним каналам передається інформація, представлена ​​у вигляді дискретних (цифрових, імпульсних) сигналів тієї чи іншої фізичної природи. У системах адміністративно-управлінської зв'язку найчастіше використовуються електричні провідні канали зв'язку. За пропускної здатності їх можна класифікувати на види:

- Низькошвидкісні, швидкість передачі інформації в яких від 50 до 200 бод; це дискретні (телеграфні) канали зв'язку, як комутовані (абонентський телеграф), так і некомутовані;

- Середньошвидкісні, що використовують аналогові (телефонні) лінії зв'язку; швидкість передачі в них від 300 до 9600 бод, а в нових стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 bis);

- Високошвидкісні (широкополосні), що забезпечують швидкість передачі інформації вище 36000 бод; по цих каналах зв'язку можна передавати і дискретну, і аналогову інформацію.

Фізичної середовищем передачі інформації в низькошвидкісних і середньошвидкісних. До звичайно є групи або паралельних проводів, або скручених дротів, званих вита пара (скручування проводів зменшує вплив зовнішніх перешкод).

У широкосмугових КС використовуються коаксіальні кабелі, оптоволоконні кабелі радіохвилеводи. До широкосмуговим відносяться і бездротові радіоканали зв'язку. Можливості широкосмугових каналів зв'язку величезні.

Наприклад, по одному каналу-радіволноводу для міліметрових хвиль можна одночасно організувати кілька тисяч телефонних каналів, кілька тисяч відеотелефонії та близько тисячі телевізійних, при цьому швидкість передачі може складати кілька мільйонів бод. Не менше можливості і у волоконно-оптичних каналів.

Телефонні канали зв'язку є найбільш розгалуженими й широко використовуваними. За телефонним КС здійснюється передача звукових (тональних) та факсимільних повідомлень, вони є основою побудови інформаційно-довідкових систем, систем електронної пошти та обчислювальних мереж (у тому числі таких глобальних, як Internet, FidoNet, UseNet, Relcom).

Комп'ютерні засоби зв'язку. За різноманітним інформаційно-обчислювальним мереж можна відправляти (і отримувати) повідомлення в найвіддаленіші пункти усього світу, обмінюватися даними і програмами з сотнями і тисячами абонентів, отримувати будь-яку довідкову інформацію з систем оперативних послуг. Комп'ютер може бути підключений до абонентської телефонної мережі та отримати доступ до інших абонентам цієї мережі, до електронної пошти, до телетайп і телефаксу, що працюють з цією мережею (подібні сервісні мережі вже є: мережі "Роснет", RJEX 400 та ін),

Для підключення до всіх цих мереж необхідний модем. Модем встановлюється в слот (роз'єм) материнської плати ПК або автономно підключається до її послідовному) порту. Комп'ютерний модем часто має два зовнішніх роз'єми: один використовується для включення у телефонну мережу, другий - для підключення паралельно модему телефонного апарату. Для комп'ютерів слід використовувати високошвидкісні модеми (14400, 28800 і 33600 бод), бо вони, крім усього іншого, істотно заощадять витрати на оренду каналів зв'язку: передача 1 Мбайта даних зі швидкістю 300 бод займає близько 3 год, а зі швидкістю 28800 бод - менше 2 хв.

Комп'ютер з факс-модемом працює набагато надійніше (не "зажовувати" папір) і стійкіше телефаксу, забезпечує багато додаткових сервісних послуг: істотно більш зручна і ефективна автоматизація підготовки текстів факсу із використанням усього арсеналу комп'ютерних засобів, інтеграція з електронною поштою, телексом і базою даних комп'ютера, наявність більше об'ємної електронної довідкової книги, яка містить найрізноманітнішу корисну інформацію, розмежування права доступу співробітників і зовнішніх абонентів до факсу, контроль проходження кореспонденції, докладна статистика роботи з факсом і т. п.

Вже випускаються клавіатури комп'ютерів, з яких можна безпосередньо набирати номер телефону абонента (клавіатура Compu Phone 2000), вже з'явилися комп'ютери, обладнані відеокамерою і мікрофоном (фірми AT & T), дозволяють не тільки обмінюватися факсами з партнером, а й бачити його, і розмовляти з ним .

Висновок

Офісні організаційна техніка (оргтехніка) - технічні засоби, що застосовуються для механізації та автоматизації управлінських та інженерно-технічних робіт. Організаційна техніка становить матеріальну базу прогресивних систем управління. Слабке використання оргтехніки в управлінні призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського персоналу, до неприпустимих затримок при вирішенні оперативних питань, а часто і до невірних їх рішенням через відсутність необхідної інформації, і до інших негативних наслідків.

Сучасне людське суспільство живе в період, що характеризується небувалим зростанням обсягу інформаційних потоків. Це відноситься як до економіки, так і до соціальної сфери. Ринкові відносини пред'являють підвищені вимоги до своєчасності, достовірності, повноти інформації.

Застосування сучасних електронних обчислювальних машин дає можливість перекласти трудомісткі операції на автоматичні або автоматизовані пристрої, які можуть працювати зі швидкістю, що перевищує швидкість обробки інформації людиною в мільйони разів.

Використання ЕОМ призводить до корінної перебудови технології виробництва практично у всіх галузях промисловості, комерційної та фінансово-кредитної діяльності і, як наслідок, до підвищення продуктивності і поліпшенню умов праці людей. Саме тому сучасний спеціаліст повинен володіти теоретичними знаннями в галузі інформатики та практичними навичками використання обчислювальної техніки, техніки зв'язку та інших засобів управління.

Комп'ютерна техніка все більше знаходить своє застосування в самих різних галузях діяльності людини, починаючи від елементарних розрахунків найкоротші шляхи з однієї точки в іншу і закінчуючи найскладнішими космічними обчисленнями.

Успіх сучасного бізнесу багато в чому залежить від того, як оперативно можна одержувати й аналізувати критичні дані. І не випадково останнім часом стали популярними різні електронні "помічники" - пейджери, стільникові телефони, переносні комп'ютери. Причому саме робота з допомогою переносних комп'ютерів (мобільні обчислення - mobile computing) стала одним з важливих критеріїв успіху в постійно змінюється. Для забезпечення доступу до даних, незалежно від того, де ви знаходитеся в даний момент, придумані різні способи, але найбільш практичним з них є робота з комп'ютером, який постійно знаходиться при вас.

Комп'ютер - це просто-напросто ще один інструмент, ще один пристрій, придумане для того, щоб полегшити нашу працю.

Список використаних джерел

1 Алфьоров О.В., Матлин Є.М. Засоби складання і розмноження документації. -М.: Зв'язок, 2001.

2 Обчислювальні машини, системи та мережі: Підручник / За ред. А.П. Пятібратова. - М.: Фінанси і статистика, 2002.

3 Куликівський Л.Ф., Морозов В.К. Основи Інформаційної техніки: Підручник. - М.: Вища школа, 2002.

4 Ложе І. Інформаційні системи. Методи і засоби. - М.: Світ, 1999.

5 Мілютіна І.А. Технічні засоби комп'ютерних інформаційних технологій. - М: АТ "Московські підручники і Картометография", 1997.

6 Саямов Е.А. Засоби відтворення відображення інформації: Навчальний посібник. М.: Вища школа, 1999.

7 Харрісон Дж. Організація роботи секретаря установи: Пер. з англ. - М.: Економіка, 2001.

ДОДАТОК А

Основні вимоги до офісної техніки

Вимоги до моніторів.

Конструкція монітора (відеотермінального пристрої - ВДТ) повинна забезпечувати можливість фронтального спостереження екрана шляхом повороту корпуса в горизонтальній площині навколо вертикальної осі в межах + / - 30 о і у вертикальній площині навколо горизонтальної осі в межах + / - 30 про з фіксацією в заданому положенні. Дизайн моніторів повинен передбачати фарбування в спокійні м'які тони з дифузійним розсіюванням світла. Корпус монітора і ПЕОМ, клавіатура повинні мати матову поверхню одного кольору з коефіцієнтом відображення 0,4 - 0,6 і не мати блискучих деталей, здатних створювати відблиски.

Конструкція ВДТ повинна передбачати наявність ручок регулювання яскравості і контрасту, що забезпечують можливість регулювання яскравості і контрасту, що забезпечують можливість регулювання цих параметрів від мінімальних до максимальних значень.

ВДТ і ПЕОМ повинні забезпечувати потужність експозиційної дози рентгенівського випромінювання в будь-якій точці на відстані 0,05 м. від екрана і корпуса монітора при будь-яких положеннях регулювальних пристроїв не повинна перевищувати 7,74 х10 А / кг, що відповідає еквівалентній дозі, рівної 0,1 мбер / год (100 мкР / год).

Примітки:

1. Оптимальним діапазоном значень візуального ергономічного параметра називається діапазон, в межах якого забезпечується безпомилкове зчитування інформації при часі реакції людини - оператора, що перевищує мінімальний, встановлений експериментально для даного типу ВДТ, не більше, ніж в 1,2 рази.

2. Допустимим діапазоном значень візуального ергономічного параметра називається діапазон, при якому забезпечується безпомилкове зчитування інформації, а час реакції людини - оператора перевищує мінімальний, встановлений експериментально для даного типу ВДТ, не більше, ніж у 1,5 рази.

3. Кутовий розмір знака - кут між лініями, що з'єднують крайні точки знака по висоті і очей спостерігача. Кутовий розмір знака визначається за формулою: a = arctg (h / 2 l), де h - висота знака, l - відстань від знака до ока спостерігача.

4. Дані, наведені в цій таблиці, підлягають коригуванню у міру введення в дію нових стандартів, що регламентують вимоги і норми на візуальні параметри ВДТ.

Вимоги до приміщень для експлуатації моніторів і ПЕОМ.

Приміщення з моніторами і ПЕОМ повинні мати природне і штучне освітлення. Природне освітлення має здійснюватись через світлові прорізи, орієнтовані переважно на північ і північний - схід забезпечувати коефіцієнт природного освітлення (КПО) не нижче 1,2% у зонах зі стійким сніжним покривом і не нижче 1,5% на решті території. Зазначені значення КПО нормуються для будівель, розташованих в III світловому кліматичному поясі.

Площа на одне робоче місце з ВДТ або ПЕОМ для дорослих користувачів повинна складати не менше 6,0 кв. м., а обсяг не менше 20,0 куб. м.

Для внутрішнього оздоблення приміщень з моніторами і ПЕОМ повинні використовуватися дифузно - відбиваються матеріали з коефіцієнтом відображення для стелі - 0,7 - 0,8; для стін - 0,5 - 0,6; для підлоги - 0,3 - 0,5 .

Поверхня підлоги в приміщеннях експлуатації моніторів і ПЕОМ повинна бути рівної, без вибоїн, неслизькою, зручною для очищення і для вологого прибирання, мати антистатичні властивості.

Вимоги до шуму і вібрації.

При виконанні основної роботи на моніторах і ПЕОМ (диспетчерські, операторські, розрахункові, кабіни і посади керування, зали обчислювальної техніки тощо) де працюють інженерно - технічні працівники, що здійснюють лабораторний, аналітичний чи вимірювальний контроль, рівень шуму не повинен перевищувати 60 дБА. У приміщеннях операторів ЕОМ (без дисплеїв) рівень шуму не повинен перевищувати 65 дБА.

На робочих місцях у приміщеннях для розміщення гучних агрегатів обчислювальних машин (АЦПУ, принтери та ін) рівень шуму не повинен перевищувати 75 дБА. Шумляче устаткування (АЦПУ, принтери та ін), рівні шуму якого перевищують нормовані, повинне знаходиться поза приміщенням з монітором і ПЕОМ.

Знизити рівень шуму в приміщеннях з моніторами і ПЕОМ можна використанням звуковбирних матеріалів з ​​максимальними коефіцієнтами звукопоглинання в області частот 63 - 8000 Гц для обробки приміщень (дозволених органами й установами держсанепіднагляду Росії), підтверджених спеціальними акустичними розрахунками.

Додатковим звукопоглинанням служать однотонні фіранки з щільної тканини, що гармоніюють з фарбуванням стін і підвішені в складку на відстані 15 - 20 см від огорожі. Ширина фіранки повинна бути в 2 рази більше ширини вікна.

Вимоги до клавіатури.

Конструкція клавіатури повинна передбачати:

- Виконання у вигляді окремого пристрою з можливістю вільного переміщення;

- Опорне пристосування, що дозволяє змінювати кут нахилу поверхні клавіатури у межах від 5о до 15о;

- Висоти середнього ряду клавіш не більше 30 мм;

- Розташування часто використовуваних клавіш в центрі, внизу і праворуч, рідко використовуваних - вгору і вліво;

- Виділення кольором, розміром формою і місцем розташування функціональних груп клавіш;

- Мінімальний розмір клавіш - 13 мм, оптимальний - 15 мм;

- Клавіші з заглибленням у центрі і кроком 19 + - 1 мм;

- Відстань між клавішами не менше 3 мм;

- Однаковий хід для всіх клавіш з мінімальним опором натисканню 0,25 Н та максимальної - не більше 1,5 Н;

- Звукову зворотний зв'язок від включення клавіш з регулюванням рівня звукового сигналу і можливістю його відключення.