Аналіз виконання соціально-правових запитів архіву кадрової документації західного адміністративного

МІНІСТЕРСТВО АРХІВНЕ АГЕНСТВО

ВСЕРОСІЙСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ

Документознавства та архівної справи

ГАЛУЗЕВИЙ ЦЕНТР ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ ПЗ

Архівної справи та документаційного забезпечення

УПРАВЛІННЯ (ОЦПК)

ОНОПЕНКО Я. А.

АНАЛІЗ ВИКОНАННЯ СОЦІАЛЬНО-ПРАВОВИХ ЗАПИТІВ АРХІВУ КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ЗАХІДНОГО адміністративного округу міста Москви ЗА ПЕРІОД З 2004 ПО 2006 РОКИ

(Короткий виклад)

Москва 2006

ЗМІСТ

ВСТУП

У цей час увага значної частини вітчизняних фахівців архівної галузі залучено до проблеми виконання соціально-правових запитів все з більшою інтенсивністю вступників до архівних установ Російської Федерації. Це обумовлено тим, що відбулися соціально-економічні зміни життя російського суспільства суттєво активізували інтерес громадян до архівної інформації в цілях забезпечення їх прав та законних інтересів. Забезпечення суспільства достовірної ретроспективною інформацією є однією з головних завдань архівних установ. Тому, як і в яких умовах буде протікати дана робота, залежить і ефективність виконання надходять в архів запитів соціально-правового характеру.

Питання, що стосуються нормативно-правових основ використання документів, правил підготовки, та видачі готових відповідей детально відображені в Основних правилах роботи державних архівів Російської Федерації, рекомендаціях Росархіву і широко представлені у методичній літературі Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи.

Виконання запитів російських громадян і громадян СНД провадиться відповідно до порядку використання документів Архівного фонду Російської Федерації, встановленим Федеральним Законом від 22 жовтня 2004 року № 125-Ф3 «Про архівну справу в Російській Федерації» (2004 р.), Федеральним законом від 20 лютого 1995 року № 24 Ф3 «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» (1995 р.), а також Законом міста Москви «Про звернення громадян» (1997 р.), Законом міста Москви «Про архівний фонд Москви і архівах» (2004 р .), у разі надання архівної інформації про стан здоров'я Основами законодавства Російської Федерації «Про охорону здоров'я громадян» (1997 р.), Переліком відомостей конфіденційного характеру (1997 р.).

Метою цієї роботи є, виявлення найбільш ефективних методів виконання запитів надходять в архів.

Об'єктом дослідження даної роботи є соціально-правові запити громадян, що надійшли до архіву за період останніх трьох років.

Виходячи з мети та об'єкта дослідження, визначаються основні завдання:

- Аналіз виконання запитів за видами і складнощі в умовах архівів кадрової документації у відповідності з основними правилами роботи державних архівів;

- Визначити найбільш ефективні методи організації праці працівників архіву, тобто можливості диференційованого розподілу робіт по виконанню запитів.

Методи, що застосовуються для вирішення поставлених завдань при проведенні даного дослідження, включають в себе:

- Теоретичний аналіз і узагальнення даних науково-методичної літератури;

- Аналіз звітно-планової документації архіву та висновків фахівців відділу організації використання архівних документів;

- Математико-статистична обробка отриманих даних.

У першому розділі дано загальні поняття про види соціально-правових запитів їх призначення, правилах і нормах виконання. У другому розділі проаналізовано представлені соціально-правові запити, проведений порівняльний аналіз видів, кількості та складності їх виконання.

Дослідження проводилося на базі Архіву кадрової документації Західного адміністративного округу Головного архівного управління міста Москви, на підставі документів (соціально-правових запитів) виконаних Сектором документів хлібопекарської промисловості міста Москви.

Глава 1. Інформаційне забезпечення користувачів архівних установ Російської Федерації

Інформаційне забезпечення користувачів передбачає виявлення архівом запитуваної ними інформації за документами, підготовку та надання користувачам відповідних інформаційних документів; воно проводиться у плановому або оперативному порядку на основі запитів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та недержавних організацій, громадських об'єднань, громадян, а також по договорами з юридичними та фізичними особами.

У роботі з заявниками архівні установи Російської Федерації керуються положеннями Конституції Російської Федерації (1993 р.), ст. 23, 24; Переліком відомостей конфіденційного характеру, затвердженим Указом Президента Російської Федерації (1997 р.); Кримінальним кодексом Російської Федерації (1996 р.), ст. 137, 183; Цивільним кодексом Російської Федерації (1994 р.), ст. 139, 727; Кодексом Російської Федерації «Про адміністративні правопорушення» (2001 р.), ст. 13.11; Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» (1995 р.), ст. 11; Федеральним законом «Про архівну справу в Російській Федерації» (2004 р.), ст. 24, 25, 26; Основними правилами роботи державних архівів Російської Федерації (1984, 2002 рр.).. Також архівні установи, розташовані на території суб'єктів Російської Федерації повинні здійснювати свою професійну діяльність відповідно до законів і нормативно-правовими актами, які стосуються інформації, інформаційного забезпечення та обміну інформацією, а також регламентом роботи органів виконавчої влади суб'єктів Федерації.

Основними принципами використання документів Архівного фонду Російської Федерації є загальнодоступність і відкритість документної інформації, законність її пошуку, отримання і використання.

Формами використання архівних документів, що знаходяться в державних і муніципальних архівах є:

- Інформаційне забезпечення користувачів (органів державної влади, місцевого самоврядування, державних, недержавних та громадських організацій, об'єднань і громадян) відповідно до їх запитами, а також в ініціативному порядку;

- Подання документів користувачам для досліджень у читальному залі;

- Експонування документів на виставках;

- Використання документів у засобах масової інформації;

- Проведення інформаційних заходів (зустрічей з громадськістю, екскурсій в архіви, презентацій, «днів відкритих дверей», лекцій, доповідей, усних журналів, читацьких конференцій та ін) з використанням документів;

- Видача документів у тимчасове користування;

- Публікація документів у різних формах.

1.1. Види запитів та інформаційних документів

Запити, що надходять до архівних установ Російської Федерації, поділяються на тематичні, генеалогічні та запити соціально-правового характеру. До їх числа відносяться запити:

- Службового характеру від органів законодавчої та виконавчої влади,

- Від фізичних та юридичних осіб,

- Запити від російських і іноземних громадян та осіб без громадянства, які проживають за кордоном, так звані консульські.

Тематичний запит - запит про надання інформації з певної проблеми, теми, питання, події або факту, що мають історико-культурний характер, і необхідні заявникові в дослідницьких цілях. Різновидом тематичного запиту є біографічний запит, за яким встановлюються відомості, необхідні для вивчення життя конкретної особи, уточнюються факти його біографії.

Генеалогічний запит - запит, що виражає потреба в документної інформації, відомостях встановлюють спорідненість, родинні зв'язки двох або більше осіб, історію сім'ї, роду заявника.

Запити соціально-правового характеру - запит конкретної особи чи організації, пов'язані з забезпеченням прав і законних інтересів громадян: підтвердження трудового стажу, розміру заробітної плати, майнових прав, про службу у військових формуваннях, про участь у партизанському русі, про нагородження, про присвоєння почесних , військових та спеціальних звань, стан здоров'я, про освіту, обрання на виборні посади, про факт застосування репресій, акти цивільного стану.

Видані інформаційні документи поділяються:

Архівна довідка - офіційний документ архіву (виконаний на бланку архівної установи), що має юридичну силу і містить документную інформацію (підтвердження) про предмет запиту із зазначенням пошукових даних документів, на підставі яких вона складена.

Архівна копія - офіційно засвідчений документ архіву, дослівно відтворює машинописним, фотографічним, електрографічним або іншим способом, в тому числі переданий по іншим інформаційним каналам, текст документа, із зазначенням його пошукових даних.

Архівна виписка - офіційний документ архіву, дослівно відтворює частину тексту архівного документа, що відноситься до певного питання, факту, події або особі, із зазначенням пошукових даних документа.

Інформаційний лист - офіційно оформлене архівною установою лист, складений архівом за своєю ініціативою або у відповідь на запит користувача, що містить інформацію про наявні в архіві документах з визначеної проблеми, теми, що містить назву архівних фондів і коротку характеристику документів або мотивовану відмову від видачі запитуваних відомостей або документів.

Тематичний перелік документів - систематизований короткий або анотований перелік заголовків документів, одиниць зберігання, одиниць обліку з певної теми (питання) із зазначенням їх дат та пошукових даних, складений за ініціативою архіву або по запиту користувача.

Тематична добірка копій документів - систематизований комплект копій документів або їх частин (фрагментів) з певної теми (питання), підготовлений архівом за запитом користувача або в ініціативному порядку.

Тематичний огляд включає систематизовані відомості про склад і зміст частини документів одного або групи фондів одного або кількох архівів з певної теми. На запит заявника в тематичному огляді вказуються основні різновиди документів, їх автори, хронологічні рамки, справжність, пошукові дані. До тематичного огляду повинні бути складені список фондів, інформація про яких міститься в огляді, і бібліографія по темі, також до тематичного огляду за документами одного архіву може бути доповнено відомостями про наявність документів по даній темі в інших архівах.

1. 2. Теоретичні основи виконання запитів

Найбільш важливою формою використання документів архіву є виконання запитів громадян та організацій. Прийом запитів про надання архівної інформації від фізичних та юридичних осіб, що надходять в архів, здійснюється службою (відділ, сектор) інформаційного забезпечення юридичних, фізичних осіб або відділом довідково-інформаційної роботи. Передача запитів в архіви на виконання здійснюється на підставі реєстрів, складених у 2-х примірниках з позначками про факт передачі та отримання запитів у вигляді підпису представника служби «прийому» і представника архіву з зазначенням конкретної дати. Всі отримані запити реєструються архівом в Журналі реєстрації та контролю виконання звернень заявників (громадян, організацій, правоохоронних органів) по фондах архіву, а також, при наявності автоматизованого обліку в комп'ютерній базі надходження і виконання запитів або за Картотеці «службової кореспонденції».

До запитів соціально-правового характеру відносяться запити про підтвердження трудового стажу та розміру заробітної плати, служби у військових частинах і формуваннях, про стан здоров'я, нагородження, присвоєння звань, отриманні освіти, застосування репресій, про акти громадянського стану і т.п.

При підготовці відповідей на запити соціально-правового характеру слід пам'ятати, що видача інформації, що підтверджує трудовий стаж і розміри заробітної плати, здійснюється тільки власнику інформації (особі, про який дана інформація), або іншій особі за згодою власника за дорученням, оформленим у встановленому порядку , якщо не минув 75-річний термін з моменту її створення, або спадкоємцю згідно існуючий на це право документів (ст. 11 Федерального закону від 20.02.1995 р. № 24-Ф3 «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації»).

За запитами адвокатів (адвокатських) контор видається інформація при наявності довіреності, оформленої в установленому порядку від особи, яку вони захищають.

Надання інформації соціально-правового характеру, призначеної для направлення за кордон, здійснюється відповідно до порядку, встановленого МЗС РФ і Федеральним архівним агентством.

1.2.1. Основним документом, що підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або міститься неправильна або неточний запис про періоди роботи заявник звертається до архіву.

У архівну довідку про підтвердження трудового стажу включаються дані тільки за той час, за яке є відомості в документах архіву. При цьому наводиться назва посади, яку займав громадянин структурного підрозділу і період його роботи.

Наявні в особистих справах листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, власноруч складені громадянином, на яких відсутні відмітки перевірці наявних у них відомостей, на підставі поданих оригіналів документів або довідок, не можуть служити підставою для видачі довідок про трудовий стаж. При необхідності містяться в них, письмово повідомляються громадянину. В якості документів, що підтверджують трудовий стаж, для складання довідки при відсутності наказів по особовому складу використовуються накази по основній діяльності, особові рахунки, розрахунково-платіжні чи розрахунковий відомості, розрахункові книжки, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та вироблених відрахуваннях страхових внесків ; акти про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом); особисті картки форми Т-2; табелі обліку робочого часу та розрахунку оплати праці та інші документи, членські квитки профспілок, облікові і звітні картки про виплату членських внесків із заробітної плати або стипендії.

1.2.2. У довідку для призначення або перерахунку пенсії включаються відомості в порядку, визначеному органом, що здійснює пенсійне забезпечення громадян.

За відсутності документів про заробітну плату посадовий оклад може бути встановлений на підставі штатного розкладу організації за відповідний період, інші виплати на підставі наказів по особовому складу або основної діяльності.

1.2.3. У довідку про утворення при відсутності в документах відомостей про закінчення громадянином навчального закладу вказується на якому курсі або в якому класі вчився.

1.2.4. У довідку про нагородження, отримане відповідно до рішень місцевих органів виконавчої влади, включаються відомості, що містяться у списках нагороджених, підписаних керівництвом організації і офіційно затверджених місцевим органом виконавчої влади, а також відомості про відповідному наказі вищестоящої організації.

1.2.5. У довідку про підтвердження фактів отримання травми, нещасний випадок на виробництві, перебування на лікуванні включаються відомості, що містяться в актах про нещасні випадки, книгах обліку та реєстрації аварій, катастроф, справах з розслідування причин аварій або катастроф, а також у документах обкомів, міськкомів профспілок та профспілкових організацій відповідних організацій.

1.2.6. При виконанні повторних запитів або складанні довідки на прохання громадянина архів перевіряє відповідні відомості, включених в цю довідку, тим, які є в документах і в разі виявлення додаткових відомостей, включає їх у повторно видається архівну довідку.

1.2.7. Термін виконання запитів соціально-правового характеру, що вимагає звернення до документів архіву не повинен перевищувати 30 робочих днів. При необхідності керівник архіву може продовжити цей термін, але не більше ніж на 30 днів. Термін виконання запитів на підставі науково-довідкового апарату становить 15 днів з дня реєстрації. Також запити виконуються на підставі переглянуто описів, каталогів без звернення до документів архіву. Термін пересилання непрофільного запиту заявника в інші архівні установи з інформуванням про це заявника або надання йому письмових рекомендацій про місце зберігання документів становить 5 днів з дня реєстрації запиту.

1.2.8. Порядок виконання генеалогічних запитів.

Архіви виконують генеалогічні запити від громадян, генеалогічних товариств та ін організацій на договірній основі. Такого роду запити можуть виконуватися як щодо заявників, так і третіх осіб у встановленому порядку.

1.2.9. Порядок виконання запитів соціально-правового характеру, що надходять з-за кордону т.зв. «Консульських» запитів, здійснюється відповідно до порядку, встановленого МЗС РФ, а також «Інструкції про порядок виконання надходять з-за кордону запитів по витребуванню документів соціально-правового характеру, що стосуються прав і законних інтересів радянських, іноземних громадян та осіб без громадянства» , затвердженої наказом Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР від 28 січня 1983 р., чинного до цього часу, не передбачає зафіксованого тимчасового терміну виконання.

Глава II. Аналіз виконання соціально-правових запитів

2.1. Види і складність виконання соціально-правових запитів

У цьому розділі проаналізовано представлені соціально-правові запити громадян за видами та складності виконання, видані Сектором документів хлібопекарської промисловості міста Москви Архіву кадрової документації Західного адміністративного округу (АКД ЗАТ).

При виконанні запитів соціально-правового характеру сектор АКД готує такі види інформаційних документів:

- Архівна довідка - офіційно завірена довідка, що має юридичну силу і містить підтвердження про наявні в документах архіву відомостей, що відносяться до предмета запиту із зазначенням пошукових даних;

- Архівна копія - дослівне відтворення машинописним, фотоелектрографіческім або іншим способом усього тексту документа, завірена архівом. Після тексту архівної копії зазначаються пошукові дані, самі копії завіряються підписом виконавця і гербовою печаткою архіву.

- Архівна виписка - дослівне відтворення частини тексту документа, що відноситься до певного питання, офіційно завірений архівом. Після тексту архівної виписки вказуються пошукові дані. Текст завіряється підписом виконавця та печаткою;

- Інформаційний лист - офіційний лист архіву за підписом керівництва, що містить відомості про наявні архівні документи з певного питання.

Архівні довідки, архівні виписки, архівні копії складаються на бланк архіву з зазначенням назви документа «Архівна довідка», «Архівна виписка», «Архівна копія». Виклад тексту в довідці дається в хронологічній послідовності подій із зазначенням видів документів і їх дат. У довідці допускається цитування документів. Не збіг окремих даних документів архіву з відомостями, викладеними у запиті, не є перешкодою для включення їх до довідки за умови, якщо збіг всіх інших даних не викликає сумнівів у тотожності особи або фактів, викладених у документі. У такому разі ці дані обумовлюються в тексті поняттям «так у документі». Слід особливо звернути увагу, що фразою «так у документі» обумовлюються розбіжності, розбіжності і неточні назви, скорочення слів, абревіатури, відсутність імен, по батькові, ініціалів або наявність одного з них і т.д., а не цитати з архівних документів причому дана фраза пишеться безпосередньо за тим словом (словами, літерою і т.д.), яке пояснюється.

В архівній довідці не допускаються коментарі і власні висновки виконавця. Наприкінці довідки допускається вказівка ​​на номер фонду, опису, справи та аркуша, але і на вигляд НСА. Слід розрізняти поняття «відомостей немає» і «документів не є». Перше означає, що в переглянуто документах за запитуваний період інформація про конкретну людину не виявлена, але документи за даний період знаходяться на зберіганні в архіві. Друге означає, що цікавлять документів в архіві на зберіганні немає.

При підготовці відповіді на запит про підтвердження роботи в особливих (шкідливих) умовах слід переглядати не тільки накази і картки форми Т-2, але і особові рахунки, розрахунково-платіжні відомості. У разі відсутності будь-яких документів (а не відомостей), що підтверджують факт шкідливих умов праці, інформація подається в кінці архівної довідки.

У разі недбалого оформлення документів, що надходять в архів, неоднозначного прочитання тексту архівних документів, складностей у текстовому викладі архівного документа, а також у спірних випадках або на прохання заявника архів готує відповідь на запит у вигляді копій архівних документів.

В архівній виписці назва документа, його номер і дата відтворюються повністю. Витягами з тексту документів мають бути вичерпані всі наявні дані за запитом, прийом зв'язність змісту і точний зміст кожного витягання не повинен порушувати початок і кінець кожного витягу, а також пропуски в тексті документа окремих слів позначаються трьома крапками.

У разі видачі копій архівних документів передбачається складання супровідного листа за підписом керівництва архіву. У ньому повинна бути посилання на постанову Міністерства праці та соціального розвитку Російської Федерації № 6 і Пенсійного фонду Російської федерації № 19 від 27 лютого 2002 р. Про затвердження переліку документів необхідних для встановлення трудової пенсії та пенсії по державному пенсійному забезпеченню згідно з федеральними законами « Про трудові пенсії в Російській Федерації »і« Про державне пенсійне забезпечення в Російській Федерації », якими допускаються до розгляду для обчислення пенсії особових рахунків, які видаються архівними організаціями.

Копії документів, які видаються архівом, повинні бути оформлені відповідно до «Основними правилами» (п. 8.4.6.5.); На звороті кожного аркуша повинні проставлятися пошукові дані документа, на звороті останнього аркуша проставляються засвідчувальні написи, всі аркуші копії документів повинні бути скріплені і на місці скріплення завірені печаткою архіву і підписом виконавців.

При відсутності в архіві документів, необхідних для виконання запиту, на бланку структурного підрозділу архіву складається відповідь з викладенням причин відсутності документів, що містять запитувані відомості, і даються необхідні рекомендації. Готовий відповідь підписується керівництвом архіву (архівна довідка та зав. Відділом або зав. Сектором) на інформаційному (супровідному) листі печатка не ставиться.

Копія відповіді (архівна довідка, виписка і т.д.) залишається у справі і завіряється виконавцем. При засвідченні відповідності копії документа нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис «Вірно», посада особи, яка засвідчує копію, особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату засвідчення. На документі проставляється дата підписання документа керівником архіву, а не дата його виконання й печатки.

Довідки про нарахування заробітної плати:

В архівній довідці про заробітну плату для надання до Пенсійного Фонду РФ, дані подаються тільки за п'ять років (60 місяців). Якщо необхідні відомості за більший період, то відомості надаються в хронологічному порядку, але не більше п'яти років на кожному бланку. Відомості про заробітну плату включаються в архівну довідку, тому що вони включені в архівних документах: підсумовування нарахувань не допускається.

У разі відсутності нарахувань в особових рахунках, складених окремо на кожен місяць, так і на рік в архівній довідці ставиться прочерк, а в примітці пишеться «в особових рахунках по заробітній платі за місяць (і) нарахувань немає».

У разі відсутності особових рахунків, складених окремо на кожен місяць в примітці пишеться «особові рахунки по заробітній платі за місяць (і) відсутні».

У разі невідповідності відрахувань до Пенсійного фонду 1% від кінцевої суми нарахувань, такі відрахування слід вказувати в тексті довідки після підсумкової суми нарахувань в дужках. При цьому в примітці дається посилання на даний факт: відрахування до Пенсійного фонду за рік (роки), місяць (і) вказані в дужках. В інших випадках відрахування до Пенсійного фонду не вказуються.

2. Кількісний аналіз запитів надійшли в архів

У даному розділі проведено кількісний аналіз соціально-правових запитів виконаних за період з 2004 по 2006 рр.. за документами Сектора документів хлібопекарської промисловості Архіву кадрової документації Західного адміністративного округу Головного архівного управління міста Москви.

Архів організований у 2004 році відповідно до Розпорядження Начальника Головархіву Москви «Про передачу у відання архівів кадрової документації документів знаходяться на зберіганні а Архівних відділах округів».

За вказаний період роботи сектору, співробітниками архіву виконано близько 800 надійшли запитів соціально-правового характеру. У відповідності з метою дослідження дані показники були використані для проведення порівняльного та кількісного аналізу запитів (Мал. № 1).

Малюнок 1. Співвідношення видів соціально-правових запитів в загальній

вибірці

Запити про розмір заробітної плати - 50,7%; про підтвердження страхового стажу роботи - 34%; про підтвердження роботи в особливих (шкідливих) умовах праці - 3,6%; консульських - 0,4% від загальної кількості запитів

Дані представлені в діаграмі докладно наведені в звітній таблиці (таб. № 1) за результатами виконання соціально-правових запитів за 2005 - 2006 рр..

Таблиця № 1. Результати виконання соціально-правових запитів

Отримані дані дозволяють скласти розширений кількісний профіль відповідей на запити соціально-правового характеру, які видаються громадянам та організаціям, що є досить важливим для оцінки динаміки роботи сектору архіву з метою забезпечення законних прав та інтересів громадян. Крім того, це дозволяє зробити висновок про рівень затребуваності тих чи інших архівних довідок, про їх якісні особливості, про ступінь соціально-економічної активності громадян у зв'язку з введенням персоніфікованого обліку пенсійних прав громадян. Отримані дані графічно представлена ​​у діаграмі № 1 і № 2.

Діаграма № 1. Співвідношення виданих документів сектором АКД ЗАТ у відповідь на запити соціально-правового характеру за 2005 р. * (зазначено у% від загального кол-ва)

* (За період з 1 квітня по 31 грудня 2005 р.)

1 - 0,7% консульських запитів;

2 - 2,4% архівних копій і виписок;

3 - 3,6% про підтвердження роботи в особливих (шкідливих) умовах праці;

4 - 9,4% про розмір заробітної плати за період менше 5 років;

5 - 24% негативних відповідей;

6 - 33,2% про підтвердження страхового стажу роботи;

7 - 40,9% - про розмір заробітної плати за період більше 5 років.

Діаграма № 2. Співвідношення виданих документів сектором АКД ЗАТ у відповідь на запити соціально-правового характеру за 2006 р. * (зазначено у% від загального кол-ва)

* (За період з 10 січня по 30 вересня)

1 - 0% консульських запитів;

2 - 3,7% архівних копій і виписок;

3 - 3,7% про підтвердження роботи в особливих (шкідливих) умовах праці;

4 - 8,4% про розмір заробітної плати за період менше 5 років;

5 - 19,2% негативних відповідей;

6 - 34,8% про підтвердження страхового стажу роботи;

7 - 42,7% - про розмір заробітної плати за період більше 5 років.

Отримані дані дозволяють зробити наступні висновки:

- Що з більшою частотою запитувалася інформація про розмір заробітної плати (51,1% - 50,3%), а також архівні довідки, що підтверджують страховий стаж роботи (36,8% - 38,5%);

- Так само отримані дані свідчать про досить високий рівень зацікавленості громадян в отриманні ретроспективної інформації, що вимагає розробки архівами нових форм зберігання і роботи з подібними архівними документами.

Таким чином, результати отримані в ході дослідження, явно вказують на необхідність інформатизації архівів, прийому на державне зберігання і роботи з документами з особового складу на електронних носіях, що дозволить не тільки значно знизити зростаючу завантаженість архівосховищ подібними матеріалами, але й прискорить терміни виконання даних запитів , у відповідності з інтересами громадян Російської Федерації.

Висновок

У даній роботі було проаналізовано представлені соціально-правові запити, їх види, кількість і складність виконання.

В даний час у зв'язку зі значно почастішали звернення громадян Російської Федерації та іноземних громадян в державні та муніципальні архіви, пов'язаних з підтвердженням страхового стажу роботи, розмірів заробітної плати та деяких інших відомостей, необхідних для забезпечення законних прав та інтересів заявників. Це обумовлено тим, що з 1 січня 2002 р. в Російській Федерації відповідно до Федеральними законами № № 166, 167 ФЗ, здійснюється пенсійна реформа, що припускає перехід від повністю розподільної пенсійної системи до системи, заснованої на страхових принципах і включає в себе розподільний і накопичувальний компоненти з введенням персоніфікованого обліку пенсійних прав громадян. Дана обставина визначило зростаючий суспільний інтерес до використання архівних документів.

Результати теоретичного аналізу та узагальнення даних науково-методичної літератури дозволяють відзначити, що часто зустрічаються (однотипні) запити можуть мати стандартну форму відповідей, що дає можливість використовувати шаблони бланків-відповідей, у яких працівник архіву вносить лише необхідні особисті дані заявника. Така уніфікація неодмінно буде сприяти більш оперативному і точному виконанню запитів громадян.

Порівняльний аналіз видів соціально-правових запитів показав, рівень складності і особливості виконання архівних довідок за даними запитам.

Кількісний аналіз отриманих даних, дозволяє зробити висновок про рівень затребуваності тієї чи іншої ретроспективної інформації, що дозволяє оцінити завантаженість і динаміку роботи архіву, про їх якісні особливості, про ступінь соціально-економічної активності громадян у зв'язку з введенням персоніфікованого обліку пенсійних прав громадян.

Отримані результати дозволяють не тільки перейти до більш глибокого вивчення питань підготовки архівних довідок та видачі готових відповідей, для подальшої розробки рекомендацій та норм на трудовитрати по виконанню запитів соціально-правового характеру, які видаються архівними установами Російської Федерації, але й вказують на гостру необхідність якнайшвидшої інформатизації архівної галузі, сприяє не тільки більш ефективному інформаційному забезпеченню громадян, а й дають можливість значно підвищити продуктивність праці працівників архівів. П риємо на державне зберігання документів з особового складу на електронних носіях, не тільки значно знизить все зростаючу, часом критичну завантаженість архівосховищ подібними матеріалами, але і дозволить більш раціонально використовувати площі архівів в сформованих економічних умовах.

Список джерел та літератури

1. Опубліковані джерела

1. Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах / / Вітчизняні архіви. - 1993. - № 5.

2. Постанова Уряду Російської Федерації «Про порядок відомчого зберігання документів та організації їх у діловодстві» / / Вітчизняні архіви. - 1993. - № 3.

2. Основна література

2.1. Нормативна література

3. Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації / Росархів. - М., 2002.

4. Основні правила роботи державних архівів СРСР. - М., 1984.

5. Основні правила роботи відомчих архівів. - М., 1989.

6. Словник сучасної архівної термінології соціалістичних країн / Головархів СРСР. ВНИИДАД. - М., 1988. - Вип. 2.

2.2. Методична література

7. Інформаційне забезпечення діяльності архівних установ. - М., 1988.

8. Організація використання документів ГАФ СРСР: Посібник для архівістів. - М., 1991.

9. Організація виконання запитів соціально-правового характеру в РГАНІ. М., 1999.

10. Порядок прийому, реєстрації, обліку і передачі на виконання запитів / Головархів Москви. - М., 2005.

11. Перелік відомостей конфіденційного характеру. - М., 1997.

11. Регламент підготовки та видачі документів в режимі «одного вікна» Головним архівним управлінням міста Москви / Головархів Москви. - М., 2005.

12. Регламент підготовки і видачі Головним архівним управлінням міста Москви інформаційних документів за документами Державної служби медико-соціальної експертизи Москви / Головархів Москви. - М., 2006.

2.3. Архівознавчих література

13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архівознавство. Учебник.- М.: ПрофОбрИздат, 2002.

14. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Изд-во «Норма», 1996.