Організаційне забезпечення ведення кадрової документації

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Зміст
1. Структура кадрової інформаційно-документаційною системи
1.1 Нормативна та нормативно-довідкова документація
1.2 Планова і кадрова документація
1.3 Організаційно-правова документація
1.4 Персональна документація
1.5 Договірна документація
1.6 Розпорядча документація
1.7 Класифікація управлінської документації (ОКУД)
1.8 Облікова документація
1.9 Документація з обліку використання робочого часу та розрахунків з оплати праці
1.10 Звітна і звітно-довідкова документація
Список літератури

1. Структура кадрової інформаційно-документаційною системи
Кадрова включає в себе наступні пов'язані інформаційним єдністю комплекси (підсистеми, групи) документів:
§ законодавчі акти, нормативну та нормативно-довідкову документацію;
§ планову документацію;
§ організаційно-правову документацію;
§ персональну документацію;
§ договірну документацію;
§ розпорядчу документацію;
§ облікову кадрову документацію;
§ документацію з обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці;
§ звітну та звітно-довідкову документацію;
Окремі комплекси документів у великих організаціях звичайно мають цільову приналежність різним структурним підрозділам - не лише кадрової службі (службі персоналу). Це пояснюється історично сформованим розподілом між ними функцій ведення кадрової роботи. Так, юридичний відділ (юрисконсульт) систематизує і контролює виконання законодавчих актів, нормативної документації з праці та соціальних питань. Плановою та звітної документації з праці і кадрів займаються планові (планово-економічні, планово-фінансові та інші подібні) підрозділу. У бухгалтерії обробляється облікова і звітна бухгалтерська документація з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці.

1.1 Нормативна та нормативно-довідкова документація
Нормативна та нормативно-довідкова документація видається різними гілками влади, органами суб'єктів Російської Федерації, деталізує і регламентує одноманітну практику застосування норм права.
Формування інформаційної частини кадрових документів та їх форми грунтуються на Класифікація (ОК) техніко-економічної та соціальної інформації та уніфікованих системах документації (УСД).
1.2 Планова і кадрова документація
Комплекс планової документації включає в себе документи перспективного і поточного прогнозування і планування в частині комплектування кадрами організацій і фірм, чисельного складу різних категорій робітників і службовців, нормування праці, підвищення кваліфікації робітників і службовців, тощо. Планові документи складаються спільно з співробітниками планово-економічного управління (відділу), управління (відділу) кадрів та інших зацікавлених функціональних відділів. Програми та плани підписуються зазвичай керівником планово-фінансового підрозділу і затверджуються першим керівником організації.
До планової документації ми відносимо також такі документи, як: Структура і штатна чисельність, Штатний розпис, Графік відпусток співробітників, програми і плани розширення або скорочення числа співробітників, зміна їх кваліфікаційного складу та відповідні документи-обгрунтування (доповідні записки, висновки, довідки та ін .). Зазначені документи повинні бути складені у повній відповідності з затвердженими програмами та планами розвитку кадрового забезпечення діяльності організації.
Структура і штатна чисельність організації має у змістовній частині дві графи: найменування структурного підрозділу та посад; штатна чисельність співробітників по кожній посаді (УСОРД). Проект документа підписується укладачами, може бути попередньо погоджений з керівниками структурних підрозділів, затверджується керівником організації і завіряється печаткою організації.
Штатний розклад (форма № Т-3) містить в табличній частині такі графи: код і найменування структурного підрозділу; код і найменування посади; кількість штатних одиниць; посадові оклади, надбавки: персональні та інші; місячний фонд заробітної плати; примітка. Штатний розклад підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером і затверджується керівником організації.
Графік відпусток (форма № Т-7) в табличній частині містить такі графи: табельний номер; прізвище, ім'я, по батькові; посаду; місяці для фіксування тривалості відпустки і зміни дати виходу у відпустку і виходу на роботу. Графік підписується керівником кадрової служби, візують керівники всіх структурних підрозділів, графік узгоджується з профспілковим органом і затверджується керівником організації.
1.3 Організаційно-правова документація
Комплекс організаційно-правової документації з кадрів регламентує порядок побудови і функціонування системи управління персоналом в конкретному закладі, організації, підприємстві чи фірмі. До комплексу входять: Правила внутрішнього трудового розпорядку або Положення про персонал, Положення про службу персоналу (про відділ кадрів), положення про структурні підрозділи організації, посадові інструкції співробітників організації, у тому числі співробітників відділу кадрів, накази (схеми, матриці) про розмежування повноважень між керівниками організації, різні положення, технологічні інструкції, правила, методики з проведення співбесід, тестування, атестації та анкетування претендентів на вакантні посади і працюючого персоналу та інші документи.
Правила внутрішнього трудового розпорядку є локальним нормативним актом організації, які регламентують основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення та інші питання регулювання трудових відносин в організації. Правила складають на основі затвердженого типового варіанти подібних правил спільно з керівником кадрової служби, юрисконсультом організації та представником профспілкового органу. Правила підписуються керівником кадрової служби і затверджуються роботодавцем організації.
Положення про структурний підрозділ визначає статус підрозділу в ієрархічній структурі організації та має такі розділи змістовної частини: Права і обов'язки керівника підрозділу; Відповідальність керівника; Взаємовідносини. Зв'язки; Організація роботи. Складається положення в структурному підрозділі за завданням керівника організації і під контролем кадрової служби, узгоджується із зацікавленими функціональними структурними підрозділами, підписується керівником вищого структурного підрозділу та затверджується керівником організації.
Посадова інструкція встановлює організаційно-правове становище працівника і має наступну структуру змістовної частини: Загальні положення; Функції; Посадові обов'язки; Права; Відповідальність; Взаємовідносини (зв'язки за посадою). Інструкція складається керівником структурної частини підрозділу (бюро, групи, дільниці), підписується керівником структурного підрозділу та затверджується, як правило, одним з керівників організації, що курирує підрозділ.
Інші організаційно-правові документи можуть мати спрощену методику складання і грунтуватися на аналогах, що використовуються в інших організаціях.
1.4 Персональна документація
Комплекс персональних документів служить ініціативним умовою можливості встановлення, ведення, зміни або припинення трудових правовідносин громадянина з установою, організацією або підприємством, фірмою. Однак факт їх видачі або наявності сам по собі ці відносини не встановлює. Комплекс є складним і включає в себе:
§ документи, видані громадянам відповідними державними органами, організаціями і юридично підтверджують ті відомості, які громадяни повідомляють про себе, про освіту, спеціальності, професії, стаж роботи, сімейний стан і тд.
§ документи, що видаються працівникам установою або фірмою за місцем роботи для підтвердження різних правових фактів і цільового представлення: копії наказів, згоду на переклад, клопотання, лист-рекомендація (іноді - резюме), характеристика, різні види довідок, що підтверджують місце роботи, посада, заробітну плату, посвідчення, пропуск, посвідчення про відрядження (форма № Т-10, Т-10а), почесна грамота та інші.
§ документи, складені і направляються громадянами або працівниками роботодавцю або профспілковому органу з метою встановлення, зміни або припинення трудових або інших правовідносин: особисті заяви робітників і службовців, резюме, рекомендаційні листи фізичних осіб, письмові звернення, скарги, пояснювальні записки та інші.
§ службові документи, що характеризують професійні, ділові, моральні та особисті якості працівника і не призначені для передачі цьому працівнику: уявлення до призначення на посаду, атестаційний лист, протокол проведення співбесіди, результати тестування та анкетування, довідка-об'єктивка, листування з різних питань, пов'язаних з конкретними працівниками, доповідні і службові записки, протоколи та рішення конкурсних, атестаційних комісій, комітетів, колегій, вчених і художніх рад, засідань правлінь, зборів акціонерів та інші документи.
Трудова книжка є єдиним персональним документом, в якому послідовно і всебічно відображаються факти трудової біографії громадянина, його кваліфікаційний та службове зростання, ставлення до праці, тривалість роботи на одному підприємстві, причини звільнення. На підставі записів у трудовій книжці визначається загальний і безперервний трудовий стаж при призначенні громадянину державної пенсії, допомога по державному соціальному страхуванню. Громадянин повинен мати одну трудову книжку. Факти накладення дисциплінарних стягнень в трудову книжку не вносяться, як і відомості про відпустки. Трудові книжки ведуться на всіх осіб, які працюють в установі, організації або на підприємстві понад п'ять днів незалежно від умов прийому.
1.5 Договірна документація
Комплекс договірної документації з кадрів регламентує правові взаємовідносини працівників і роботодавця в процесі реалізації різних аспектів їх соціального партнерства. Взаємовідносини закріплюються в угоді, колективному договорі та індивідуальному трудовому договорі (контракті). При будь-якої недомовленості в цих відносинах в ході переговорів може складатися протокол розбіжностей.
Угода - правовий акт, що встановлює загальні принципи регулювання соціально-трудових відносин і пов'язаних із ними економічних відносин між повноважними представниками працівників і роботодавців на федеральному, регіональному, галузевому (міжгалузевому) і територіальному рівнях в межах їх компетенції.
Колективний договір - правовий акт, що регулює соціально-трудові відносини в організації та укладається працівниками і роботодавцем в особі їхніх представників. Зміст і структура, порядок розробки і укладення колективного договору визначається сторонами. Колективний договір і угода направляються на повідомну реєстрацію до відповідного органу по праці.
Трудовий договір (контракт) є угодою між працівником і роботодавцем, носить індивідуальний характер. Відповідно до договору працівник зобов'язується виконувати визначену цією угодою роботу (трудову функцію, роботу з певної посади, професії), дотримуватися які у організації правила внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець зобов'язується надавати працівникові обумовлену договором роботу, забезпечувати необхідні умови праці, своєчасно і в повному розмірі проводити оплату праці працівника.
1.6 Розпорядча документація
У комплекс розпорядчої документації входить набір різних за призначенням наказів (розпоряджень) з особового складу, призначених для юридичного оформлення укладеного трудового договору громадянина з організацією.
Видання наказів (розпоряджень) з особового складу обов'язково: при призначенні працівників на посаду, звільнення з посади та переміщення по службі; при винесенні заохочень і накладення дисциплінарних стягнень; при введенні єдиних і типових норм виробітку (обслуговування), тарифно-кваліфікаційних довідників, єдиних тарифних сіток, затвердження систем оплати праці працівників; у випадках преміювання працівників та виплати одноразових грошових винагород; при придбанні та підвищення кваліфікації, присвоєння розрядів, класності, а також при наданні неочередного відпустки, зміну прізвища та в інших випадках. Накази служать єдиною підставою внесення відповідних записів до трудових книжок, облікові та інші документи.
Накази складаються кадровою службою спільно із зацікавленими структурними підрозділами. У встановлених законом випадках накази повинні мати гриф погодження з профспілковим органом. Проект наказу, як правило, узгоджується з головним бухгалтером, юрисконсультом, керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Обов'язкова віза керівника кадрової служби. Наказ підписується зазвичай керівником організації або відповідно до розподілу повноважень між заступниками - його заступником з персоналу.
У наказах (розпорядженнях) обов'язково зазначаються відомості про документ, що послужило підставою для видання. У наказі (розпорядженні) потрібно чітко вказувати юридичні цінні відомості. У кадровому розпорядчому документі має бути обов'язково зазначено: "З наказом ознайомлений ...., Далі підпис співробітника і дата". Відмінною особливістю наказу по особовому складу є те, що він виконує двояку роль у процедурі документування конкретного правової дії: з одного боку, наказ засвідчує, підтверджує наявність юридичного факту виникнення, зміни або припинення трудового договору, тобто цей документ є розпорядчим, правовим. З іншого боку, такий наказ реєструє факт, тобто виступає в ролі первинного облікового документа і породжує технологічний ланцюжок інших облікових та звітних кадрових документів.
1.7 Класифікація управлінської документації (ОКУД)
Регламентує індивідуальну і зведену структуру наказів по особовому складу. Передбачено, що форми наказів (розпоряджень) УСПУД поширюються на юридичні особи всіх організаційно-правових форм та форм власності, а з обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці - на юридичні особи всіх організаційно-правових форм власності, крім бюджетних установ.
Усі види і форми наказів по особовому складу реєструються, розсилаються і зберігаються службою документаційного забезпечення управління відповідно до інструкції з діловодства організації та окремо від наказів з основної діяльності. У кадрову службу передається один з примірників наказу.
Накази доводяться до відома співробітників з підписом про ознайомлення у примірнику наказу, що знаходиться у відділі кадрів. Підстави до наказів відповідно до термінів зберігання цих документів або включаються до особової справи, або утворюють самостійну справу додатків до наказів по особовому складу.
1.8 Облікова документація
Комплекс облікової кадрової документації виконує функцію персонального обліку працівників і є накопичувачем (базою) персональних даних, одержуваних при первинній реєстрації та подальшому оновленні необхідних індивідуальних відомостей за складом і руху кадрів.
З точки зору технології реєстрації та накопичення персональних даних працівників комплекс облікової документації можна розділити на дві підгрупи:
1) первинні облікові документи;
2) похідні (вторинні) облікові документи;
До первинних облікових документів можна віднести: Особова картка уніфікованої форми № Т-2. У підгрупу похідних облікових документів входять: особова картка уніфікованої форми № Т-2 і Т-2 ГС (для державних службовців), якщо на працівника заведено особиста справа, облікова картка наукового співробітника (уніфікованої форми № Т-4), спеціалізовані картки персонального обліку фахівців, військовозобов'язаних і тп., що мають форму традиційних та електронних документів. Ця підгрупа документів є найбільш масовою за обсягом і в той же час найменше регламентованої за складом видів, інформаційного змістом та формою. В даний час похідні облікові документи в більшості випадків мають електронну форму і забезпечують великий діапазон можливих операцій з цими документами і включеної в них інформацією.
1.9 Документація з обліку використання робочого часу та розрахунків з оплати праці
Комплекс документації з обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці інформаційно базується на відомостях, що містяться в трудовому договорі, планових і розпорядчих документах. Комплекс утворюється в процесі обліку робочого часу та розрахунку відповідного матеріальної винагороди робітників і службовців за працю.
Даний комплекс документації включає в себе такі уніфіковані форми:
§ табель використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12);
§ табель використання робочого часу (форма № Т-13);
§ розрахунково-платіжна відомість (форма № Т-49);
§ розрахункова відомість (форма № 51);
§ платіжна відомість (форма № Т-53);
§ журнал реєстрації платіжних відомостей (форма № Т-53а);
§ особовий рахунок (форма № Т-54);
§ особовий рахунок (для засобів обчислювальної техніки) (форма № 54а);
§ записка-розрахунок про надання відпустки (форма № Т-60);
§ записка-розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № Т-61);
§ акт про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи (форма № Т-73);
1.10 Звітна і звітно-довідкова документація
Комплекс звітної та звітно-довідкової документації концентрує в узагальнюючому вигляді зведені, підсумкові та аналітичні інформаційні показники, що відображають ефективність виконання функцій управління персоналом за певний період часу.
Звітна документація характеризується чіткою періодичністю представлення її адресатам (річний, піврічний, квартальний і тд.) Та наявністю в більшості випадків однакових уніфікованих або типових форм, затверджених органами функціонального управління. Це, перш за все, звітна документація, що подається до органів статистики і вищі органи управління. У відповідності з ієрархією управлінських структур звітні документи набувають зведений характер (зведених таблиць підсумків).
У роботі кадрових служб значне місце займає малоформалізованая, внутрішня звітно-довідкова документація (довідки, зведення, переліки і тп.), Необхідна керівництву організації або функціональним підрозділам. Кількість різновидів цієї документації нараховує до 40-50 змінних найменувань.
Отже, комплекси документів, які забезпечують виконання функцій управління персоналом в установах, організаціях, підприємствах і фірмах, характеризується досить чіткою структурою і змістом у відповідності з цільовим призначенням, складом і соподчиненностью включаються в них інформаційних показників - персональних даних.

Список літератури
1. Діловодство. Зразки, документи, організація і технологія роботи (Із урахуванням ГОСТ Р 6.30-2003), М., 2009;
2. Кадровик (збірник). Трудовий кодекс РФ, кадрові документи, рекомендації, Новосибірськ, 2008;
3. М.І. Басаков, О.І. Замицкова. Діловодство (підручник). Документаційне забезпечення управління, Ростов-на-Дону, 2007.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Реферат
42.7кб. | скачати


Схожі роботи:
Трудові відносини та ведення кадрової документації
Організаційне проектування кадрової діяльності
Система кадрової документації ТОВ Модерн
Характеристика сучасної системи кадрової документації
Організаційне забезпечення діяльності відділу документаційного забезпечення управління Костромської
Аналіз виконання соціально-правових запитів архіву кадрової документації західного адміністративного
Ведення документації
Побудова програми ведення електронної документації кадрового відділу
Організаційне забезпечення діяльності судів
© Усі права захищені
написати до нас