Автоматизація обліку продажу товарів у ТОВ Майстер-СД [ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати. скачати Центросоюз Російської Федерації МОСКОВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ СПОЖИВЧОЇ КООПЕРАЦІЇ ОБЛІКОВИЙ ФАКУЛЬТЕТ Спеціальність 071900 "Інформаційні системи в економіці" Курс 5 Форма навчання очна ДИПЛОМНИЙ ПРОЕКТ Студентка Сізікова Катерина Володимирівна Автоматизація обліку продажу товарів у ТОВ "Майстер-СД" Дипломний проект переглянутий і допущений до захисту Зав. Кафедрою інформаційних Систем в економіці, проф. Івлієв М.К. "" Листопада 2000 Науковий керівник доц. Льовочкіна Г.А. МОСКВА 2000 МОСКОВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ СПОЖИВЧОЇ КООПЕРАЦІЇ Обліковий факультет Кафедра "Інформаційні системи в економіці" Спеціальність "Інформаційні системи в економіці" ЗАТВЕРДЖУЮ Зав. кафедрою "___"___________ 2000 ЗАВДАННЯ по дипломному проекту СТУДЕНТКИ Сізікова Катерини Володимирівни Тема проекту: Автоматизація обліку продажу товарів у ТОВ «Майстер-СД» затверджена наказом по університету від 25 травня 2000 р. № 301-З Термін здачі студенткою закінченого проекту 01.06.2000 Вихідні дані до проекту дані обстеження: ТОВ «Майстер-СД» Зміст дипломного проекту: Титульний лист, Завдання по дипломному проекту, Зміст, Вступ, Аналітична частина, Проектна частина, Обгрунтування економічної ефективності, Висновок, Список літератури, Програми. Перелік ілюстративних матеріалів 14 таблиць, 22 малюнка, 6 додатків Керівник проекту - доцент Льовочкіна Галина Олександрівна Консультант проекту із зазначенням розділів проекта_______________________________________________________________________ Завдання прийняв до исполнению___________________________________________________________________ КАЛЕНДАРНИЙ ПЛАН № п / п Найменування етапів дипломного проекту Термін виконання Примітка 1 Підбір і вивчення літератури 15.01-15.03 2 Систематизація даних обстеження підприємства «Майстер-СД» та їх аналіз 10.01.-6.03 3 Формулювання мети проекту та обгрунтування проектних рішень 15.02.-15.03 4 Розробка інформаційних но-логічної моделі даних, що забезпечує зв'язок бухгалтерського і оперативного обліку 15.03-20.05 5 Розробка нової звітної форми «Прайс-лист по наявності» 1.04-30.05 5 Розрахунок економічної ефективності 20.05-30.05 6 Оформлення диплома 20.05.-30.05 СТУДЕНТКА _____________ РУКОВОДІТЕЛЬ_____________ Зміст Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 6 Аналітична частина ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 9 1.1. Характеристика підприємства ТОВ "Майстер-СД" ... ...... ... ... ... ... ... ... ... .. 9 1.2. Економічна сутність завдання обліку продажу товарів ... ... ... ... ... ... .. 14 1.3. Місце завдання обліку продажу товарів у діяльності підприємства ... ... 22 1.4. Обгрунтування використання обчислювальної техніки ... ... ... ... ... ... ... .27 1.4.1. Необхідність використання обчислювальної техніки для вирішення задачі обліку продажу товарів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .27 1.4.2. Технологія обліку продажу товарів на підприємстві "Майстер-СД" у системі "Trade Assistant". ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .32 1.5. Постановка завдання автоматизації обліку продажу товарів у ТОВ "Майстер-СД" ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 57 1.5.1. Мета автоматизованого рішення задачі обліку продажу товарів ... 57 1.5.2. Загальна характеристика організації вирішення задачі на ЕОМ ... ... ... ... 57 1.5.3. Формалізація розрахунків ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 58 1.6. Аналіз існуючих розробок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 60 1.7. Обгрунтування проектних рішень по видах забезпечення: 1.7.1. Технічне забезпечення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 67 1.7.2. Інформаційне забезпечення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 68 1.7.3. Програмне забезпечення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .69 2. Проектна частина ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 75 2.1. Інформаційне забезпечення завдання обліку продажу товарів ... ... ... ... 75 2.1.1. Інформаційна модель і її опис ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 76 2.1.2. Характеристика нормативно-довідкової і вхідної оперативної інформації для одержання нової звітної форми "Прайс-лист по наявності товарів" ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 78 2.1.3. Характеристика результатної інформації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .79 2.1.4. Розробка інформаційно-логічної моделі даних, що забезпечує бухгалтерський, оперативний і кількісно-сумовий облік продажу товарів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 82 2.2. Програмне забезпечення .. .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .83 2.2.1. Структурна схема виклику підсистем програми "Trade Assistant" для формування нової звітної форми "Прайс-лист по наявності товарів" ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 83 2.2.2. Схема взаємозв'язку програмних модулів і інформаційних файлів для забезпечення передачі даних з програми "Trade Assistant" до програми "Інфо-Бухгалтер" ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... ... 84 3. Обгрунтування економічної ефективності ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 86 3.1. Вибір і обгрунтування методики розрахунку економічної ефективності ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 91 3.2. Розрахунок показників економічної ефективності проекту ... ... ... ... ... .92 Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .98 Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 99 Програми ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .102 Введення Торгівля - широка область підприємницької діяльності і сфера праці - одержала в останні роки нові імпульси свого розвитку. У неї влилося багато нових заповзятливих людей, у ряді випадків докорінно поміняли професію і життєві орієнтири. Від рядових спекулятивних торговельних операцій і "човниково-наметового бізнесу" багато підприємців перейшли вже до більш високої стадії торговельної діяльності, організувавши індивідуальні або колективні підприємства. Менеджерам таких підприємств приходиться щодня зіштовхуватися з безліччю проблем організаційного, економічного та фінансового характеру, які доводиться вирішувати інтуїтивно, методом "проб і помилок", здобуваючи поступово практичний досвід. Однак уміння грамотне, а головне, ефективно торгувати це тонке мистецтво, у якому покладатися лише на невеликий практичний досвід, здоровий глузд і інтуїцію зараз уже недостатньо. Процес насичення споживач кого ринку товарами і зростання конкуренції зажадають від тих, хто недавно влився в цей бізнес і хоче надовго в ньому залишитися, глибоких і всебічних знань його основ у розрізі різних аспектів торговельної діяльності. Переучуватися необхідно і багатьом працівникам торгівлі великим стажем, які після приватизації підприємств залишилися наодинці з ринком, без опіки фахівців своїх колишніх торговельних об'єднань і інших і управлінських структур. Багато отримані ними «ще в тій економіці» знання і практичних навичок вступили в протиріччя із сучасною ринковою практикою, не відповідають новим умовам господарювання і комерційних можливостей, і, отже, вимагають істотної зміни. Торгівля є однією з найбільших галузей економіки будь-якої країни як за обсягом діяльності, так і за чисельністю зайнятого в ній персоналу, а підприємства цієї галузі є найбільш масовими. Діяльність торгових підприємств пов'язана із задоволенням потреб кожної людини, схильна до впливу безлічі факторів і охоплює широкий спектр питань організаційно-технологічного, економічного і фінансового характеру, що вимагають повсякденного рішення. Динамічна конкурентне середовище, нові умови ведення бізнесу висувають підвищені вимоги до організації управління на торговельному підприємстві. У сучасних умовах організаційна структура управління є стратегічним фактором конкуренції. Зростання фізичних обсягів торгівлі і розширення її асортименту обумовлює необхідність вдосконалення управлінської діяльності підприємств торгівлі. Таким чином, дослідження і раціоналізація інформаційних процесів в системі управління на підприємствах торгівлі є актуальним завданням у науковому та практичному відношенні. У даній роботі розглядається автоматизація обліку продажу товарів на підприємстві оптової торгівлі ТОВ "Майстер-СД". У першому розділі була розглянута існуюча на підприємстві технологія обліку продажів товарів, дано обгрунтування використання обчислювальної техніки для вирішення цього завдання. Були відзначені недоліки, такі як: відсутність зв'язку торговельної програми Trade Assistant з бухгалтерською програмою «Інфо-бухгалтер»; відсутність звітної форми «Прайс-лист по наявності товарів». У другому розділі розглянута схема взаємозв'язку програмних модулів і інформаційних файлів, що забезпечують бухгалтерський, оперативний і кількісно-сумовий облік товарів. Так само для вирішення задачі автоматизації обліку продажів з урахуванням сформованих на підприємстві принципів управління та на основі звітних даних був проведений аналіз інформаційних потоків та розроблено нову звітна форма "Прайс-лист по наявності". У третьому розділі описаний розрахунок показників економічної ефективності проекту. Призначенням реалізації проекту "Автоматизація обліку продажів у ТОВ" Майстер-СД "є: Автоматизація отримання нової звітної форми - Прайс-лист по наявності; Розробка інформаційно-логічної моделі взаємозв'язку підсистеми бухгалтерського обліку та торговельної програми Trade Assistant. Мета автоматизованого розв'язання задачі зводиться до усунення недоліків, які були мною відзначені в попередньому розділі, тому її можна розділити на дві групи підцілей: досягнення покращення низки економічних показників (збільшення кількості обслуговуваних клієнтів, скорочення чисельності персоналу); поліпшення значень показників якості обробки інформації (підвищення ступеня достовірності обробки інформації, ступеня її захищеності, підвищення ступеня автоматизації отримання первинної інформації). 1. Аналітична частина 1.1. Характеристика підприємства ТОВ "Майстер-СД" Товариство з обмеженою відповідальністю "Майстер-СД" являє собою партнерське підприємство, що має статутний фонд поділений на частки, розмір яких визначається установчими документами. Учасники такого партнерського підприємства несуть відповідальність в розмірах із внеску в статутний капітал. Вищим органом управління ТОВ є збори учасників, а поточне керування його діяльністю здійснюється на колегіальній (дирекція) основі. Підприємство займається оптовою торгівлею замками вітчизняного виробництва. Функціями "Майстер-СД" є: формування найбільш ходового асортименту; закупівля товарів; зберігання; сортування; збут; доставка товарів. Задовольняючи потреби роздрібних торговців, підприємство оптової торгівлі одержує доход від торговельної надбавки на продавані товари. Щоб оцінити ефективність даного бізнесу варто порівняти витрати роздрібних підприємств на формування асортименту, доставку товарів, закупівлю, ціни, за якими покупці можуть закуповувати замки і витрати оптового підприємства на організацію закупівель необхідного асортименту, збереження, доставку товарів дрібними партіями. ТОВ "Майстер-СД" - мале підприємство, штат якого складається з одинадцяти чоловік в офісі і трьох чоловік на складі. До штату входять генеральний директор, директор, секретар, два менеджери у відділі постачання і збуту, головний і два бухгалтера в бухгалтерії, операціоніст у відділі виписки, касир, водій, завідуючий складом і два вантажника. Адміністрація Генеральний директор Директор Секретар Бухгалтерія Відділ Виписки Торговий зал Відділ закупівель і збуту Каса Склад Рис.1. Організаційна структура ТОВ "Майстер-СД» Підприємство орендує складську площу і офісне приміщення у межах міста Москви. Склад знаходиться в сусідній будівлі з офісом. Тому менеджери можуть контролювати наявність матеріалу на складі, відвантаження, навантаження і проводити інвентаризацію в безпосередній близькості від офісу. Завдяки цьому спрощена схема документообігу. Управлінням підприємства займається генеральний директор. У його веденні знаходяться питання стратегічного характеру. Директор підпорядковується безпосередньо генеральному і фактично керує діяльністю компанії на оперативному рівні. Він контролює діяльність усіх відділів. Також у його компетенції питання руху фінансових потоків. Центральна проблема організації полягає в координації закупівель і продажу. З причини невеликого розміру розглянутого підприємства закупівля і продаж знаходиться в одних руках тобто ці відділи мають одного керівника, у компетенцію якого входять питання закупівлі по всьому асортименті. Перевага цієї форми полягає в тому, що керівник володіє сферою збуту й інформацією про попит, що дає йому швидко реагувати на зміни на ринку. На підприємстві не використовується поділу відповідно до груп товарів, ступеня обслуговування, величині покупців і т.д. Окремо виділено бухгалтерський відділ. Цей відділ складається з головного бухгалтера, двох бухгалтерів і касира. В обов'язки головного бухгалтера входить ведення бухгалтерського обліку, формування звітів для податкової інспекції, нарахування податків, рішення всіх питань пов'язаних з податковою звітністю й ін Касир приймає виторг. Два бухгалтера оформляють документи по руху товару. У відділі закупівель і збуту працюють 2 менеджера. Завданнями даного відділу є: формування асортименту товарів пошук постачальників організація закупівель приймання товарів управління торговими агентами прийом замовлень на постачання товарів організація доставки Кожен з менеджерів відповідає за визначені йому функції. Так, менеджер із закупівель відповідає за організацію постачань товарів, пошук постачальників, приймання товарів, спостереженням за товарними запасами. Менеджер зі збуту готує необхідні матеріали (бланки замовлень і рекламну продукцію). Він же займається прийомом замовлень від покупців по телефону і в торговому залі офісу, контролює діяльність складу, стежить за відвантаженням товару і поверненнями від покупців, організаційними питаннями, аналізом діяльності. Торговий зал ТОВ «Майстер-СД» складається з трьох вітрин, на яких представлені зразки замків і фурнітури. На телефонні дзвінки відповідає секретар. Вона приймає повідомлення і переадресує дзвінки. Інформаційні зв'язки відділу закупівель і збуту представлені на рис. 2. Виробники замків ВІДДІЛ ЗАКУПІВЕЛЬ І ЗБУТУ Аналітична група Група приймання товарів Група оперативного зв'язку з торговим залом і складом Склад Торговий зал Рис. 2. Зовнішні та внутрішні інформаційні зв'язки відділу закупівель і збуту На розглянутому підприємстві є водій для доставки товарів. У його обов'язки входить доставка замків та інкасація коштів за товар. Відносини між окремими місцями і задачами характеризуються відносинами підпорядкованості зверху і знизу, або відносинами по горизонталі. 1.2. Економічна сутність завдання обліку продажу товарів Господарський облік являє собою сукупність бухгалтерського, оперативного і статистичного обліку. Облік - одна з найбільш трудомістких функцій управління. Відмінною рисою обліку є велика масовість і однорідність вихідних і підсумкових показників. Як правило, підсумкові показники формуються шляхом багаторазового групування за різними ознаками вихідних первинних даних без застосування складних розрахунків. Бухгалтерський облік реалізації товарів в оптовій торгівлі здійснюється в міру відвантаження товарів і пред'явлення покупцям розрахункових документів. Відпуск товарів покупцям здійснюється на основі наступних документів: накладних; актів прийому-передачі; рахунків-фактур; товарно-транспортних накладних; залізничних і авіанакладної. Загальна вартість реалізованих товарів за продажними цінами являє собою товарообіг. [3] При обліку продажів товарів, важливо визначитися з питанням, який момент вважати продажем: факт відвантаження товарів та пред'явлення покупцеві розрахункових документів; факт надходження оплати від покупців на рахунки в установи банків. Цей фактор визначає момент переходу права володіння, користування і розпорядження реалізуються товарів від постачальника до покупця. У першому випадку, як тільки товари відвантажені і покупцеві пред'явлені на неї розрахункові документи, всі права власності переходять на цей товар до покупця, у другому - до моменту оплати товар є власністю постачальника. Момент продажу товарів обумовлює метод визначення виручки від продажу: метод нарахування («по відвантаженню») або касовий метод («по оплаті»). Метод визначення виторгу з відвантаження товарів і пред'явленню розрахункових документів покупцеві повсюдно використовується в міжнародній практиці. У нашій країні, особливо на суб'єктах малого підприємництва, був поширений касовий метод («по оплаті»). З 1996р. введений в дію новий порядок визначення виручки від реалізації продукції, згідно з яким для складання фінансової звітності безальтернативно застосовується метод нарахування («за відвантаженням»). Фактично у ТОВ "Майстер-СД" при продажу замків застосовується касовий метод "по оплаті", але іноді бувають винятку, і використовується метод нарахування "по відвантаженню". Кожне відвантаження товарів супроводжується оформленням рахунки-фактури типової форми, затвердженої Постановою Уряду Російської Федерації від 29.07.96 № 914. Рахунок-фактура складається у двох примірниках, один з яких надається покупцеві не пізніше 10 днів з дати відвантаження товарів. Рахунки-фактури введені в якості додаткового інструменту контролю податкових органів за повнотою збору податку на додану вартість. [9] Вихідними документами, що містять основні результатні економічні показники, отримані в процесі обліку продажів є документи, наведені в Таблиці 1 (Див. далі). Дані документи формуються на основі інформації з первинних документів, таких як: - Рахунок; накладна; рахунок-фактура. В якості облікової ціни товарів на підприємствах оптової торгівлі може використовуватися покупна або продажна ціна. У ТОВ "Майстер-СД" облікової ціною виступають покупні ціни з ПДВ 20%. Важливим елементом обліку реалізації товарів є визначення вартості, за якою вони списуються з балансу організації торгівлі. Порядок списання відпущених товарів залежить від способу зберігання товарів на складі (партійний або сортовий) і прийнятого підприємством в обліковій політиці методу визначення облікових цін на реалізовані товари. Якщо складський облік товарів організований по партіях або протягом звітного періоду товар купувався за однією і тією ж ціною, то базою для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть служити дані первинних документів. При цьому досить кількість реалізованих товарів у натуральному вираженні помножити на ціну їх придбання. Складнощі виникають в умовах сортового обліку товарів на складі, а також придбання товарів у різних постачальників за різними цінами. У цих випадках для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть бути використані методи оцінки матеріальних запасів: за середньою (середньозваженої) ціною; за цінами перших закупівель (ФІФО); за цінами останніх закупівель (ЛІФО); за собівартістю одиниці запасів. [3] ТОВ "Майстер-СД" продажну ціну визначає шляхом додавання 20% до собівартості (ціною, за якою привезли замок), а списання на складі відбувається за собівартістю. Вибір цього методу оцінки купівельної вартості реалізованих замків визначений самим підприємством і закріплений у його обліковій політиці. Відповідно до Інструкції ГНС РФ від 11.10.95 р. № 39 при реалізації товарів оптові організації визначають оподатковуваний оборот на основі вартості реалізованих покупцям товарів виходячи з застосовуваних цін без включення до них податку на додану вартість. У рахунках, виписаних покупцям за реалізовані замки, накладних на відпустку замків, а також рахунках-фактурах, складених і зареєстрованих у встановленому порядку, вказується продажна ціна цих замків без ПДВ та окремим рядком - сума податку на додану вартість, нарахована за відповідною ставкою (20 %) від продажної ціни. [9] 1. Продаж товару відбувається за такою схемою: Приватник Виписується накладна в двох примірниках. Пробивається чек. Ставиться печатка і підпис. Покупець теж розписується. Далі прямує на склад і отримує товар за чеком або накладною з нашим підписом. Одна накладна залишається на складі, а в кінці робочого дня повертається до офісу. Юридична особа. Безготівкові розрахунки. Полягає договір у двох примірниках і підколюють в папку. Виписується рахунок у двох примірниках (із занесенням його номера в зошит реєстрації) та видається покупцеві для подальшої передоплати. Після передоплати виписується накладна в трьох примірниках, рахунок-фактуру у двох примірниках (з занесенням їх номерів у зошит реєстрації) і віддається покупцю за дорученням від фірми. Ставиться печатка і підпис. Покупець теж розписується і йде отримувати товар на склад за накладною з розписом виписує особи та печаткою. Один примірник документів підколюються в папку з подальшою передачею її в бухгалтерію. Одна накладна залишається на складі, а в кінці робочого дня повертається до офісу. Юридична особа. Розрахунки готівкою. Те ж саме, що і при безготівкових розрахунках, тільки ще вибивається чек. 2. Повернення товару та обмін його Покупець в офісі виписує накладну на бракований товар (витрата в шлюб). З цієї накладної покупець міняє товар на складі. У разі, якщо такого товару немає за залишками в комп'ютері, пропонується інший товар або його вартість на день продажу.

Таблиця 1. Перелік вихідних документів, що отримуються в результаті виконання завдання обліку продажів товарів. Наимен. Груп (класів задач) Найменування завдань Найменування видавали документів Період виконання завдання Призначення видавали документів Підрозділи, кіт. призначені вихідні документи Облік Облік розрахунків з покупцями Облік продажу товарів Відомість «Активність покупців" Відомість «Продажі "Книга продаж" Відомість "Список боржників" Звіт "Документи продажів" Відомість "Продажі (по товарах)" Перелік "Товарні документи" Оборотна відомість 1 раз на місяць 1 раз на місяць 1 раз на місяць Облік і контроль за станом грошових розрахунків, веденням головної книги і станом балансу Облік і контроль за станом грошових розрахунків, веденням головної книги і станом балансу Облік і контроль за станом грошових розрахунків Бухгалтерія, відділ виписки, Відділ постачання та збуту Бухгалтерія, відділ постачання та збуту Бухгалтерія Контроль Контроль виконання планів поставок покупцям Перелік "Взаєморозрахунки. Незакриті документи" 2 рази на місяць Контроль виконання планів і прийняття рішень Адміністрація Звітність Формування статистичної звітності "Відомість Продажі (за документами)" "Відомість Продажі (по товарах)" "Відомість активності покупців" 2 рази на місяць Контроль продажів Адміністрація 1.3.Место завдання обліку продажу товарів у діяльності підприємства Завдання обліку продажу товару тісно пов'язана з іншими завданнями, які розв'язуються на підприємстві (Рис.2) Інформація про що надійшов товар 1.Поставкой товару 2.Размещеніе товару Вхід товару в цикл 3. Продаж товарів Рис. 3. Схема взаємозв'язку завдання обліку продажів товарів із завданнями обліку закупівель і запасів товарів Розглянемо повний цикл руху товару. Підприємство спочатку визначає потреба в товарі. Потім здійснюється пошук найбільш підходящого постачальника. Після укладення з постачальником договору здійснюється постачання товару на склад, де він зберігається за сортами (висячі замки, врізні без ручок, врізні з ручками, гаражні, засувки, кодові, личинки, накладні, поштові та фурнітура) На складі товар розвантажують і перевіряють на відповідність кількістю та якістю. При розбіжності складається акт приймання товару, де вказуються всі претензії. У цьому випадку товар може бути повернутий, постачальник може замінити або допоставити товар. Після цього товар відправляється до місця збереження. На отримані замовлення від покупців оформляються документи для доставки, відвантаження й оплати товару кожному замовникові і документ на завантаження машини на складі. На складі проводиться подсортировка замовлення і навантаження. Після чого товар доставляється покупцю. Таким чином, облік продажів тісно пов'язаний зі складським обліком та обліком закупівель. Крім товарних потоків не менш важливе значення мають фінансові потоки. Дуже важливо контролювати заборгованість одержувачів і заборгованість перед постачальниками для оптимального керування коштами. Підприємство працює з постачальниками за договорами купівлі-продажу. Заборгованість перед постачальником виникає в момент зазначений у договорі. Це може бути і передоплата, і оплата по факту, і оплата на виплат. Рух документів, що відносяться до основної діяльності можна описати наступними потоками. Договору з покупцями укладаються і зберігаються в офісі. Замовлення від покупців приймають також безпосередньо на місці або по телефону. На підставі замовлень формуються документи на доставку й оплату покупцям. При виписці документів провадиться контроль заборгованості покупця перед підприємством на даний момент. У разі перевищення заборгованості критичної суми документи не виписуються, а інформація про це доводяться до менеджерів Також формується документ на відвантаження товару зі складу на машину. Після розвозу замків водій привозить на склад не прийняті і повернуті товари. Документи, що підтверджують це, здаються в бухгалтерію. Виручка (якщо оплата товару проводиться готівкою) здається в касу. Таким чином, облік продажів пов'язане з фінансовими взаєморозрахунками з покупцями. Збут увазі наступні функції: пошук покупців, рекламна політика, збір замовлень, відвантаження, доставка, повернення постачальнику, вивчається ринок збуту замків, пропозиції існуючі на ринку. У результаті визначається припустима ціна на ринку. На підприємстві проводяться рекламні заходи, щомісячно публікується реклама в довідниках, таких як Постачальник "," Будівельний сезон "," Оптовик "," Товари і ціни "," Де купити будівельні матеріали "," Хто є в Москві ". Асортимент замків дуже різноманітний, у торговому залі офісу представлено близько 300 найменувань замків вітчизняного виробництва. Рис. 4. Схема взаємозв'язку підприємства і покупців Оскільки облік продажу товарів ведеться бухгалтерами в бухгалтерії, а оперативний і кількісно-сумовий - у відділі закупівель і збуту, то взаємозв'язок цих підсистем представлена ​​на рис. 5. Оперативний облік ведеться при складському обліку (оприбуткування, відпустку, внутрішнє переміщення). При цьому в бухгалтерії передаються прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери і накладні на внутрішнє переміщення товарів. Виходячи з цього відбувається прив'язка до типових господарських операцій та формування проводок. Потім це фіксується в Книзі бухгалтерських проводок, Головній книзі, формується бухгалтерська звітність і баланс. Оперативний облік ведеться також при продажах і закупівлях. На підставі проведених операцій в бухгалтерію переходять накладні на відпустку і повернення, підстави на продаж (договори, рахунки-фактури), підстави на закупівлю (договори, рахунки-фактури), накладні на прийом, накладні на повернення. На підставі цих первинних документів у бухгалтерії формуються платіжні документи, які потім відображаються в Книзі бухгалтерських проводок, Головній книзі, бухгалтерської звітності та Балансі. [3] Контур оперативного Контур бух. обліку управління Прив'язка до типових господарських операцій. Автоматичне формування проводок Групові проводки Прибутковий складської ордер Витратні складської ордер Редагування (корекція) проводки Накладні на внутрішнє переміщення Накладні на відпуск Формування платіжних документів Скасування проводки Накладні на повернення Підстави на продаж (Договори, рахунки-фактури) Підстави на закупівлю (Договори, рахунки-фактури) Накладні на прийом, Накладні на повернення Рис. 5. Схема зв'язку підсистеми бухгалтерського обліку та оперативного обліку 1.4.Обоснованіе використання обчислювальної техніки 1.4.1. Використання обчислювальної техніки для вирішення задачі обліку продажу товарів За допомогою ЕОМ на оптовому підприємстві "Майстер-СД" автоматизовано облік надходження та продажу товарів, облік розрахунків з постачальниками і покупцями, облік заробітної плати, операцій по розрахунковому рахунку, кількісно-сумовий облік. У загальному обсязі облікових робіт ці завдання мають значну питому вагу. Їх автоматизація дозволяє скоротити ручні операції, прискорити обробку інформації, підвищити точність обліку. У пам'яті ЕОМ зберігається і може бути видана на друк детальна інформація про кількість надходження і продажу конкретного товару за кожним документом у випадку розбіжності величини запасу з даними машинного обліку. Вихідною інформацією для обліку є первинні документи. При ручному обліку, а також часткової автоматизації обробки інформації кожен підрозділ оптового підприємства (бухгалтерія, відділ закупівель і продажів та ін) для виконання покладених на них функцій вводить в ЕОМ по суті одні і ті ж дані з первинних документів, на основі яких складаються звітні та інші вихідні документи бухгалтерського, оперативного і статистичного обліку. Створення в кожному підрозділі своєї власної інформаційної бази призводить до багаторазового дублювання інформації, збільшення часу і вартості її обробки. [3] Недоліком існуючої технології є те, що бухгалтерія має свою Базу Даних, а відділ закупівель і збуту, відділ виписки і каса - свою. Це призводить до часткового дублювання інформації. Уникнути даного недоліку дозволило б об'єднання комп'ютерів в локальну обчислювальну мережу і обмін даними між бухгалтерією та відділом закупівель і збуту. Створення такої інтегрованої системи обробки облікових даних майже повністю виключає дублювання інформації. Така система передбачає одноразовий введення в ЕОМ первинних даних і комплексне використання для автоматизації бухгалтерського, оперативного, статистичного обліку та вирішення інших завдань АСУ оптовим підприємством. Так, збережені в пам'яті ЕОМ дані витратних рахунків-фактур служать як для автоматизації друкування платіжних вимог, кількісно-сумового обліку, так і для автоматизації оперативного обліку, контролю, поставок товарів покупцям, складання статзвітності про продаж товарів, рішення прогнозних задач. Для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві "Майстер-СД" обрана програма "Інфо-Бухгалтер" Вихідною первинною інформацією в підсистемі бухгалтерського обліку є дані прибуткових і витратних товаросупровідних документів, банківські, касові та інші документи. Перед пуском підсистеми бухгалтерського обліку в експлуатацію в ЕОМ вводяться дані про суму вхідних залишків на кожному рахунку і оборот з початку року. Для синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку розроблено систему кодування облікових номенклатур. Коди синтетичних рахунків і субрахунків мають три знаки, що відповідають їх номерам у плані рахунків. Довжина коду та зміст інших облікових номенклатур визначаються вимогами аналітичного обліку. Наприклад, однозначними є коди виду документів (прибуткова, видаткова накладна, рахунок-фактура, акт тощо), товарообігу (продаж в межах і за межі республіки, області, складської, транзитний товарооборот, внутрішнє переміщення товарів, повернення забракованих товарів і тощо). На товаросупровідних, касових і банківських документах проставляються коди кореспондуючих рахунків, постійних ознак (шифр змісту операції, номер і дата оформлення документа тощо). На основі інших бухгалтерських документів складаються розроблювальні відомості. Торгово-господарські операції кодують за кредитовою ознакою. При обробці інформації на ЕОМ принцип подвійного запису зберігається. Вся оброблена на ЕОМ інформація, що відноситься до бухгалтерського обліку, видається у вигляді оборотних відомостей за єдиною формою. [3] Автоматизація управління торговими процесами в ТОВ "Майстер-СД" підвищує його оперативність і ефективність, покращує товароснабжение роздрібної торгової мережі. Оптове підприємство «Майстер-СД» виконує складний, взаємопов'язаний комплекс торгівельних операцій з оптової закупівлі і продажу замків. Він включає вивчення попиту, складання заявок і замовлень на товари, укладення договорів на постачання і продаж товарів, облік і контроль їх виконання, організацію і оформлення продажу товарів, регулювання поставок та продажу товарів і т.п. Важлива роль у виконанні планів торгово-господарської діяльності «Майстер-СД», забезпечення безперебійного товароснабжения роздрібної мережі належить оперативному управлінню торговими процесами і перш за все процесами оптового продажу замків. Оперативне управління торговими процесами здійснюється шляхом оперативного планування, обліку, контролю і регулювання надходження та продажу замків по термінах, кількості і асортименту. Управління торговими процесами в «Майстер-СД» грунтується на інформації, що відображає обсяг, структуру і динаміку надходження, продажу та запасів замків. Рух інформації між «Майстер-СД» і зовнішнім середовищем (постачальниками, покупцями) здійснюється у формі потоків інформації. По відношенню до оптового підприємству розрізняють вхідні, внутрішні та вихідні потоки інформації (вхідні, внутрішню і вихідну інформацію). Від раціональної організації потоків інформації оптового підприємства, способів збору, реєстрації, передачі, зберігання і обробки інформації, її складу і своєчасного отримання залежать оперативність і ефективність управління торговими процесами. У загальному обсязі вхідний і вихідний інформації «Майстер-СД» 70-80% становлять дані первинних прибуткових і витратних товаросупровідних документів. На їх основі формується переважна частина внутрішньої і вихідної інформації, ведеться бухгалтерський, статистичний та оперативний облік, складаються заявки і замовлення на замки, вирішуються інші завдання. У «Майстер-СД» щомісяця обробляється близько 150 прибуткових і 300 витратних рахунків-фактур, що містять відповідно около1400 і 3000 документострок. Ці дані характеризують лише обсяг первинної інформації. Фактично ж обробляється в кілька разів більший обсяг інформації через її багаторазового дублювання в різних відділах «Майстер-СД». Наприклад, дані про кількість реалізованих замків реєструються кілька разів (рахунок, накладна, рахунок-фактура). Співробітники оптових підприємств більше половини робочого часу витрачають на виконання численних трудомістких обліково-технічних операцій обробки інформації, пов'язаних з оперативним обліком надходження, продажу і запасів товарів. Виконання елементарних процедур обробки даних не вимагає спеціальних знань. У міру зростання обсягу інформації частка таких робіт зростає. Це веде до зменшення часу на виконання таких важливих творчих робіт, як вивчення кон'юнктури торгівлі, визначення потреби в товарах, контроль, аналіз і регулювання поставок і запасів товарів і т.п. [3] Масові, повторювані операції з оформлення оптового продажу товарів, ведення оперативного обліку відносяться до завдань, що піддаються формалізації і, отже, автоматизації. Тому одним з перших на підприємстві "Майстер-СД" була автоматизована завдання оперативного управління торговими процесами за допомогою програми Trade Assistant, в т.ч. обробка поточних замовлень роздрібних організацій і підприємств на вивезення товарів, що дозволяє не тільки підвищити оперативність та ефективність оперативного управління, але й накопичити в пам'яті ЕОМ інформацію, необхідну для автоматизації вирішення планових, прогнозних, аналітичних та інших завдань. Автоматизація оперативного управління торговими процесами вимагає ретельного опрацювання складу змінної і постійної інформації. Дані, що характеризують, наприклад, товари, оптових покупців (постійна інформація), повинні забезпечити як автоматизацію обробки замовлень, оперативного обліку надходження і продажу товарів. Особливо високим ступенем використання при вирішенні задач АСУ оптовим підприємством відрізняється постійна інформація про замки. Для вирішення завдань статистичного, оперативного обліку, визначення можливості машинного агрегування інформації цифровий код замків зазвичай характеризує групу замків статистичної звітності, підгрупу цієї групи (наприклад, замки включають такі підгрупи, як висячі, врізні без ручок, врізні з ручками, гаражні, кодові, накладні ), вид замків. Блок найменування включає такі ознаки замків, як ціна, знижка, одиниця виміру, найменування, артикул. Ці ознаки необхідні для автоматизації бухгалтерського обліку. Автоматизація контролю поставок по різновидах замків зумовлює включення до складу даних про замках таких відомостей як назва, виробник, кількість в коробці, ціна. Коди ознак "Новий замок", "Новий замок поліпшеної якості" необхідні для оперативного обліку, контролю їх реалізації та інших цілей. Кожне відвантаження товарів супроводжується оформленням рахунки-фактури типової форми, затвердженої Постановою Уряду Російської Федерації від 29.07.96 № 914. Рахунок-фактура складається у двох примірниках, один з яких надається покупцеві не пізніше 10 днів з дати відвантаження товарів. У стандартну поставку програми «Trade Assistant» включені необхідні налаштування, повністю автоматизують процес формування та реєстрації вхідних і вихідних рахунків-фактур. Рахунки-фактури введені в якості додаткового інструменту контролю податкових органів за повнотою збору податку на додану вартість і використовуються ними для зустрічних перевірок платників податків з метою виявлення фактів ухилення від сплати податку. При цьому не змінюється порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій з продажу товарів, зберігаються всі раніше діючі форми розрахункових і первинних документів, включаючи рахунки. [9]

1.4.2. Технологія обліку продажу товарів на підприємстві "Майстер-СД" в системі «Trade Assistant»

Оперативний і кількісно-сумовий облік продажів товарів на підприємстві "Майстер-СД" ведеться за допомогою програмного комплексу Trade Assistant. Схема організації обліку продажів на підприємстві представлена ​​на рис. 6.

Документація

Заявки (замовлення)

Склад

ЕОМ

Видача документації

Облік, звітність, оперативна інформація

Оперативний облік по складу

Рис. 6. Структурна схема організації обліку продажів у ТОВ "Майстер-СД"

Trade Assistant представляє собою комплексну систему управління організацією торгівлі. Він призначений для оперативного управління і контролю за станом товарно-матеріальних запасів на складах та грошових коштів на розрахункових рахунках, ведення повного балансу з партнерами, а також для всебічного аналізу інформації, накопиченої в базі даних системи. Комп'ютери відділу закупівель і збуту, відділу виписки і каси об'єднані в локальну мережу.

У її можливості входить:

• Підготовка документів на постачання і відпуск товарів у форматі, заданому користувачем;

• Резервування товарів на складі при виписці рахунків;

• Можливість відстежити терміни оплати виписаних рахунків;

• Реєстрація користувачів при оформленні всіх документів;

• Розвинена система розмежування доступу;

• Робота в різних валютах і гнучкість при обліку мінливого курсу валют;

• Отримання довідок по наявності і руху товарів;

• Ведення повного балансу з партнерами та аналіз динаміки відносин з ними;

• Класифікатор товарів і клієнтів необмеженої глибини укладення;

• Ведення многоколоночной прайс-листа і гнучка система знижок;

• Засоби роботи з послугами;

• Аналіз руху товарів по складах, групам товарів, постачальникам, покупцям і т.д.;

• Аналіз ефективності роботи персоналу;

• Розрахунок прибутку і рентабельності в цілому по компанії і окремо по складах, по товарах, по групах товарів і т.д.;

• Експорт та імпорт даних у форматі CSV, забезпечує інтерфейс з іншими системами;

• Різноманітна настройка довідкових таблиць з використанням фільтрів, сортування даних, редагуванням набору колонок;

• Налаштування бази даних на специфіку користувача;

• Можливість самостійно створювати і редагувати бланки вихідних документів і включати в них графічні і скановані зображення, формули і таблиці.

При продажі товарів можна оформити документи трьох типів: попереднє замовлення, резерв, відвантаження. При попередньому замовленні не обов'язкова наявність товару на складі і не відбувається резервування замовлених товарів. При оформленні резерву також не обов'язкова наявність необхідної кількості товару на складі, але замовлений товар резервується. При оформленні накладної, навпаки, необхідно наявність достатньої кількості товару на складі, в іншому випадку Trade Assistant не дозволить завершити операцію і видасть повідомлення про помилку. При оформленні накладної відбувається списання товару зі складу за середньозваженою ціною. Загальна сума накладної записується також на баланс клієнта. Всі три типи документів легко можуть бути перетворені один в іншій. Якщо попереднє замовлення перетворюється в резерв або накладну, то замовлений товар відповідно резервується або списується зі складу. При перетворенні накладної в резерв або попереднє замовлення товар знову оприбутковується на склад. З одного документа на резервування може бути зроблено декілька накладних.

При оформленні накладних система стежить за тим, щоб товар, зазначений у накладній, був присутній в достатній кількості на складі, а також за тим, щоб не був перевищений кредит, встановлений для кожного покупця.

При продажу товарів користувач має оперативну інформацію про те, коли і на кого було зарезервовано необхідний товар, а також може бачити наявність товару на всіх складах системи, в тому числі і наявність товару, що перебуває в дорозі від постачальника.

Система з самого початку розроблялася під Windows. Це дозволило розробникам уникнути недоліків, властивих багатьом системам, які спочатку були реалізовані під DOS, а потім переписані під Windows. Такі системи, на жаль, дуже часто мимоволі копіюють ідеологію DOS і не користуються перевагами Windows. Trade Assistant, навпаки, широко використовує всі переваги цієї операційної системи: велика кількість відкритих одночасно вікон, широке використання "гарячих кнопок" (так званих "іконок"), можливості налаштування таблиць, легкість обміну інформацією з іншими системами. Trade Assistant працює як в операційній системі Windows 3.11 (або Windows 3.1), так і в Windows 95 або Windows NT.

Система автоматизує роботу персоналу, зайнятого безпосередньо у відділі закупівель і збуту: прийом замовлень, виписку рахунків, накладних, реєстрацію платежів і виписку відповідних документів. Вона бере на себе цілий ряд контрольних функцій і функцій, що автоматизують працю користувача: автоматично проставляє термін оплати рахунку і вихідні ціни у рахунках і накладних в залежності від категорії покупця, стежить за тим, щоб не був проданий відсутній на складі товар, і за тим, щоб не був перевищений встановлений клієнту кредит, видає попередження, якщо в накладної включається товар за ціною, нижче собівартості або продається товар з резерву. Всі документи друкуються автоматично, при цьому система стежить за тим, щоб були заповнені всі необхідні атрибути. [1]

У системі є класифікатор товарів, який не тільки істотно полегшує пошук потрібного товару, але і дає можливість підібрати аналоги, якщо якийсь товар в даний момент відсутня.

Дуже важливим є те обставина, що система має можливості налаштування, що дозволяють враховувати специфіку торгівлі в різних компаніях, а також індивідуальні запити користувачів.

Основною одиницею інформації в системі є документ. Існує кілька видів документів: накладна, прибутковий ордер, рахунок, акт на списання, платіж та ін Вся інша інформація (наприклад, стан складу на даний момент, стан розрахункових рахунків, баланс з контрагентами) може бути обчислена на основі цих основних файлів бази даних , змінити її можна тільки шляхом введення або редагування необхідного документа.

Всі документи зберігаються в базі даних системи. Крім того, в базу даних Trade Assistant входять Довідники, містять допоміжну інформацію про об'єкти, з якими працює система: довідники товарів, постачальників і покупців, складів, розрахункових рахунків і валют.

Передбачено ряд команд, що забезпечують роботу з довідниками. Можна додати запис в довідник, відредагувати присутню там запис або ж видалити її з довідника, а також відсортувати записи в зручному для нього порядку. При роботі з довідником товарів (номенклатурою товарів) для зручності пошуку можна додатково відфільтрувати товари за заданої сукупності ознак.

Крім основних полів всі довідники та документи можуть містити настроювані додаткові поля. Додаткові поля можуть бути числовими, текстовими або мати тип "дата". Кількість додаткових полів, їх назва, тип і розмір визначається Адміністратором при створенні компанії.

Основні операції в системі Trade Assistant поділяються на дві групи: товарні і розрахунково-грошові операції.

При виконанні товарних операцій, як правило, змінюється кількість товарів на складах. До них відноситься Продаж товарів, Закупівля товарів, Повернення товару, Переміщення товарів зі складу на склад і Коригування наявності товарів на складі.

Загальна схема виконання цих операцій така. На екрані комп'ютера користувач заповнює запропоновану йому форму документа, де вказує найменування товарів, їх кількість, вартість, постачальника або одержувача товарів, склад, з якого проводиться операція, і дату оформлення документа.

При оформленні документів Система Trade Assistant дозволяє використовувати різні валюти, але весь облік ведеться в базовій валюті. Вартість товарів можна вказати як у базовій валюті, так і в будь-який інший, попередньо з одного розрахункового рахунку на інший. До них належать операції Розрахунки з покупцями, Розрахунки з постачальниками і Переказ грошей з рахунку на рахунок. [1]

Загальна схема виконання цих операцій така: користувач заповнює запропоновану йому валюту, встановивши її поточний курс по відношенню до базової. При бажанні, користувач може змінити вид валюти або ж поточний курс, і тоді вартість усіх товарів буде перераховано.

Оформлений документ користувач може роздрукувати у вигляді накладної, рахунку і т.п. і / або записати в базу даних. При цьому змінюється кількість товарів на складі, перераховується їх собівартість і інші характеристики.

При виконанні розрахунково-грошових операцій відбувається реєстрація грошей, отриманих від покупців і грошей, заплачених постачальникам, а також переведення грошей форму документа, де вказує розрахунковий рахунок, на який надходять або з якого списуються гроші, контрагента (платника або одержувача) і сплачену суму. Обраний розрахунковий рахунок автоматично визначає валюту, в якій здійснюється оплата. Якщо ця валюта не є базовою, то користувач повинен вказати її курс по відношенню до базової. За умовчанням цей курс береться з довідника валют. [1]

При виконанні розрахунково-грошових операцій зазначена в документі сума зараховується на баланс контрагента і змінюється кількість грошей на обраному розрахунковому рахунку. Крім того, сплачену суму можна розподіляти за накладними контрагента. При цьому сплачена сума не обов'язково повинна в точності відповідати сумі, зазначеній у накладній. Якщо ця сума більше, ніж сума накладної, то їх різниця складає залишок від платежу, який може бути розподілений за іншими накладними або ж просто зарахований на баланс контрагента. Якщо ж сума менша за суму накладної, то цю накладну можна закрити частково, а при надходженні відсутньої суми грошей закрити її повністю.

Таким чином, Trade Assistant дає можливість різними способами враховувати гроші, що надходять від платників: вони можуть в точності відповідати сумі відпущених товарів або ж надходити довільними порціями, в якості передоплати або ж оплати вже після відвантаження товарів. На оплату накладних після відвантаження товару потрібна спеціальна санкція Адміністратора. Якщо такої санкції немає, то при Продажу товарів система контролює користувача, виписує накладну, і стежить за тим, щоб накладні не були виписані "в борг", тобто при негативному балансі контрагента.

Будь-який оформлений раніше документ можна викликати з бази даних і роздрукувати, відредагувати або видалити. [2]

Технологія обліку продажів у Trade Assistant така:

1. Проведення загальної налаштування Trade Assistant на ТОВ "Майстер-СД";

Рис. 7. Налаштування Trade Assistant на ТОВ «Майстер-СД»

2. Заповнення довідників "Товари", "Контрагенти", "Склади", "Розрахункові рахунки";

Товари та послуги

Довідник товарів містить всю номенклатуру замків, якими торгує дана компанія. Він використовується при виконанні всіх товарних операцій. Кожна запис довідника містить наступні поля: артикул товару, категорія товару, тип, назву та опис товару, штрихкод, одиниця виміру і дата останньої модифікації запису. Крім того, довідник містить 8 полів для зазначення цін реалізації товару, що дає можливість встановлювати різні ціни для різних груп покупців. Довідник товарів у ТОВ «Майстер-СД» подразделен на висячі замки, врізні без ручок, врізні з ручками, гаражні засувки, кодові, личинки, накладні, поштові, фурнітуру.

Довідник покупців, у свою чергу, містить поле з номером колонки прейскуранта, по якій з цим покупцем ведеться торгівля. При виконанні операції Продаж товарів цей номер визначає ціну реалізації, яка буде автоматично проставлена ​​в документі.

При роботі з довідником товарів можна використовувати класифікатор товар необмеженої глибини вкладеності. Класифікатор дає можливість структурувати номенклатуру товарів, що істотно полегшує пошук товарів і прискорює оформлення документів при великій номенклатурі.

Класифікатор створюється як окрема надбудова над номенклатурою товарів. Товари можуть бути включені в класи або підкласи будь-якого рівня. Один і той же товар може бути включений відразу декілька класів класифікатора.

Такий підхід полегшує користувачеві пошук товарів у класифікаторі. Різні користувачі можуть мати різні уявлення про класифікацію товарів, і спосіб класифікації, природний для одного користувача, може поставити в глухий кут іншого. Можливість включати товар в класифікатор кілька разів дає можливість при створенні класифікатора поєднати різні способи класифікації.

Класифікатор використовується при включенні товарних позицій в документи: накладні, рахунки та ін При цьому користувач може легко відключити використання класифікатора і скористатися неструктурованим списком товарів. При наборі документа користувач може кілька разів перемикати спосіб вибору товарів: з використанням класифікатора і без нього.

Таблиця 2. Структура довідника «Товари»

Рис.8. Довідник товарів ТОВ "Майстер-СД"

Контрагенти

Таблиця 3. Структура довідника «Контрагенти»

У цьому довіднику міститься інформація про всіх партнерів, з якими торгує компанія. Кожен запис цього довідника містить всю необхідну інформацію про партнера: назва компанії (або прізвище контрагента, якщо це приватна особа), поштову адресу, телефон, факс, категорію контрагента. Довідник контрагентів ТОВ «Майстер-СД» подразделен на фірми та приватних осіб. У свою чергу, фірми підрозділені на ЗАТ, ТОВ, за назвою, ПП, АТЗТ, ТОО, ВАТ, АТВТ.

Для кожного партнера система Trade Assistant дає можливість встановити індивідуальні умови роботи. Так, у картці клієнта можна встановити колонку, за якою зазвичай фірма торгує з цим клієнтом - в цьому випадку при виписці рахунків і накладних ціни будуть проставлятися автоматично відповідно до встановленої колонкою. Можна встановити кредитну лінію - система сама буде стежити, щоб борг клієнта не перевищив встановленого максимуму. Можна встановити відстрочку платежу - і цей термін буде автоматично проставлятися в рахунках.

Довідник контрагентів містить також всю необхідну інформацію для того, щоб підрахувати повний баланс контрагента: суму, на яку йому були відпущені товари і кількість грошей, заплачених за ці товари, якщо контрагент є покупцем, і, навпаки, суму, на яку контрагент відпустив товарів компанії і кількість грошей, заплачених за ці товари, якщо контрагент є постачальником. При виконанні основних операцій ці величини будуть постійно змінюватися, і баланс контрагента буде перераховуватися.

При роботі з довідником контрагентів можна також використовувати класифікатор.

Рис. 9. Довідник контрагентів ТОВ "Майстер-СД"

Склади компанії

Таблиця 4. Структура довідника «Склади»

Система Trade Assistant дозволяє вести будь-яку кількість складів компанії. Інформація про них міститься в довіднику складів. Дуже часто в довідник складів зручно включати не тільки реальні склади, а й деякі "віртуальні". Так, наприклад, зручно мати склад "Очікувані товари", на який будуть оприбутковуватися товари, що знаходяться в дорозі від постачальника. Ведучи такий склад, ви отримаєте можливість виписувати рахунки на товари, яких реально немає в компанії, але які мають надійти найближчим часом. Коли товари дійсно надійдуть, достатньо буде перевести їх на потрібний склад. Система надає можливість зробити цей переклад автоматично.

Склади можуть бути розбиті на категорії. Категорія складу має значення при автоматичному розрахунку собівартості товарів. Собівартість розраховується за середньозваженим методом. На складах однієї категорії собівартість товарів вважається так, як якщо б всі товари перебували на одному складі: загальна вартість товарів одного виду ділиться на загальну кількість цих товарів. Собівартість же товарів на складах різної категорії розраховується незалежно.

1.7. Обгрунтування проектних рішень по видах забезпечення:

1.7.1. Технічне забезпечення

ТОВ "Майстер-СД" автоматизовано шістьма комп'ютерами, які включені в локальну мережу (крім бухгалтерії).

Характеристика комп'ютерів:

Система Microsoft Windows 95 4.00.950 У

Користувач Юрій Лисицький "Майстер-СД"

34096 - ОЕМ - 0017184 - 70716

Pentium Pro ®

64,0 Мбайт ОЗУ

Пристрої за типами:

Комп'ютер:

- Відеоадаптери;

- Дискові накопичувачі;

• Клавіатура;

• Контролери гнучких дисків;

• Контролери жорстких дисків

• Монітор;

• Миша;

• Порти COM і LPT;

• Мережеві плати;

• Системні пристрої

• Універсальний контролер послідовної шини;

• Пристрій читання компакт-дисків.

Пам'ять 64, 0 Мбайт ОЗУ

Системні ресурси - вільно 68%

Файлова система:

• 32-розрядна підтримка;

• Віртуальна пам'ять - 32-розрядна підтримка

• Ущільнення диска не встановлено

• Плати PC (PCMCIA): гнізда PCMCIA не встановлені

Система налаштована на оптимальне швидкодію.

Вимоги до обладнання та операційній системі, що пред'являються Trade Assistant:

• IBM-сумісний персональний комп'ютер з жорстким диском

• Процесор 386 (або могутніший)

• Співпроцесор

• 8Mb оперативної пам'яті

• VGA карта

• Миша

• Операційна система Windows версії 3.1 і вище

У ТОВ «Майстер-СД» менеджери, відділ виписки і каса об'єднані в локальну мережу, а секретар і бухгалтерія в мережу не включені. Через це виникають деякі незручності при передачі інформації з відділу виписки в бухгалтерію. Для усунення цих недоліків бухгалтерію необхідно підключити до загальної мережі.

Для ведення обліку продажів таке технічне забезпечення цілком прийнятне, закупівлі додаткових комп'ютерів не потрібно.

2. Інформаційне забезпечення

Інформаційним забезпеченням завдання служать довідники, такі як:

- Товари та послуги;

- Контрагенти;

- Склади компанії;

- Розрахункові рахунки.

Докладніше ці довідники були розглянуті в пункті 1.4.2.

Додаток ці довідники не вимагають, їх цілком достатньо для ведення обліку продажів.

1.7.3. Програмне забезпечення

Для розробки нової звітної форми обрана програма "Trade Assistant". Система створена з використанням високонадійної СУБД Btrieve, що дозволяє ефективно здійснювати пошук даних, їх взаємодія та складання звітів. Btrieve забезпечує стійку роботу прикладної системи та збереження даних при різних апаратних збоях шляхом відкоту і відновлення транзакцій.

База даних системи відповідає реляційної моделі, що дозволяє провести всебічний аналіз міститься в ній.

Система забезпечена докладною "підказкою", що допомагає користувачеві зорієнтуватися у складній ситуації. У розпорядженні користувача є два види підказки - контекстно-залежна і загальна. Контекстно-залежна підказка, як це видно з назви, залежить від місця в програмі, в якому вона викликана, і допомагає користувачеві прийняти рішення в конкретній ситуації; загальна підказка описує систему Trade Assistant в цілому.

До складу системи входять п'ять модулів: базові модулі Trade та Адміністратор системи, аналітичний модуль Генератор звітів, Редактор бланків вихідних документів та модуль Обмін, керуючий розподіленими базами даних в територіально віддалених пунктах. [1]

Базовий модуль

Базовий модуль Trade здійснює управління складами і рухом товарів, реєстрацію платежів і ведення балансу з партнерами, з його допомогою вирішуються завдання обліку продажів. У його функції входить:

• виконання товарних операцій: Продаж товарів, Закупівля товарів, Переміщення товарів зі складу на склад, Коректування наявності товарів на складі, Повернення товару;

• виконання розрахунково-грошових операцій: Розрахунки з покупцями, Розрахунки з постачальниками і Переказ грошей зі складу на склад;

• резервування товарів при виписці рахунків;

• реєстрація користувачів при оформленні всіх документів;

• підтримка довідників системи;

• друк документів на постачання і відпуск товарів зі складу і платіжних документів у форматі;

• автоматичний розрахунок собівартості за середньозваженим методом;

• здійснення інтерфейсу з іншими системами через Імпорт та Експорт даних;

• отримання і друк звітів по готових формах, які входять до бібліотеки звітів.

Адміністратор

Модуль Адміністратор системи виконує специфічні функції, доступні лише адміністратору бази даних компанії. До їх числа відносяться наступні функції:

• створення нової компанії:

• налаштування її параметрів;

• реєстрація користувачів компанії і визначення їх прав доступу до даних і документів;

• виконання операцій, що тягнуть за собою істотні зміни в базі даних.

Редактор бланків

Використовуючи цей модуль, користувач може самостійно

сконструювати бланки для різних документів: рахунки, накладної, комерційної пропозиції, замовлення, чека, платіжного доручення та ін., що містять текст, поля бази даних, сканування зображення, будь-які шрифти, формули і таблиці. У бланк документа можна вставляти обчислювані поля (наприклад, ПДВ або відсоток знижки). Якщо, у зв'язку зі зміною законодавства, правила, за якими обчислюються такі поля, будуть змінені, то користувач без праці відредагує форму документа, привівши її у відповідність з новими правилами.

Для одного типу документів можна мати декілька різних бланків і при друці вибирати потрібний в залежності від обставин. Більш того, можна створити багатосторінкові бланки. Так, наприклад, зручно мати бланк, перша сторінка якого є накладної, друга - рахунок-фактуру, а третя - прибутково-касовим ордером. В іншому випадку бланк може містити, наприклад, кілька сторінок договору, куди будуть при друку автоматично вставлятися потрібні поля бази даних.

Можна, навпаки, на одній сторінці розмістити кілька документів. У документ можна вставити логотип або рекламу фірми, доповнити бланк рахунку відсканованим зображенням печатки фірми та підписом керівника для відправки рахунку факсом і т.п.

Генератор звітів

Генератор звітів дає можливість створювати різні звіти по вмісту складів, руху товарів і грошових коштів, історії створення документів. Його буде використано для формування документа. Звіт формується у два етапи. Спочатку за допомогою Генератора звітів користувач розробляє форму звіту, визначаючи зміст і зовнішній вигляд звітів, які будуть отримані за цією формою. На другому етапі розроблені заздалегідь форми використовуються вже безпосередньо для одержання звіту, тобто для формування списку записів бази даних і для виведення його у вигляді, заданому у формі звіту. Одного разу розроблена форма може бути багаторазово використана для отримання звітів. Генератор звітів надає користувачу багатий арсенал засобів для побудови звітів. Він дозволяє включати в звіти поля бази даних, різні формули та розрахункові функції, змінні, визначені користувачем, а також довільним чином відфільтрувати записи, що входять до звіту. У фільтр можна включити, наприклад, певний склад, товар або групу товару, часовий період, користувача, що оформив документ, і навіть ключові слова або особливі позначки.

За допомогою цих звітів можна провести всебічний аналіз діяльності компанії: простежити рентабельність операцій, проведених компанією, проаналізувати товарні запаси на кожен момент часу, ефективність роботи персоналу, динаміку відносин з партнерами, визначити кількість товару, що знаходиться в гарантійному ремонті, або товару, відданого на консигнацію , визначити загальну кількість зарезервованого товару і можливість його оперативного використання з урахуванням особливостей товару, що перебуває в дорозі від постачальника.

Можна мати різні форми для внутрішнього обліку і для зовнішньої звітності. При бажанні в звіти можна включати чи не включати деякі товари або документи, помічені певним чином, причому пропонується кілька способів робити такі позначки.

Поряд з Генератором звітів і Редактором бланків у поставку системи Trade Assistant входить також бібліотека стандартних форм звітів і набір бланків документів.

Обмін даними між віддаленими базами

Модуль Обмін здійснює синхронізацію даних у різних базах, не пов'язаних в одну локальну мережу. Суть його роботи полягає в наступному: при запуску модуля на одній робочій станції він записує всі нові зміни, що відбулися з часу останнього обміну, у вихідний файл, і сам отримує зміни з вхідного файлу. Потім ці файли можуть бути передані по модему, за допомогою електронної пошти, нарешті, просто на дискетах. Обмін може запускатися через довільні проміжки часу, як в ручному, так і в автоматичному режимі.

Модуль вирішує ряд різних на перший погляд завдань. Нехай, наприклад, фірма має декілька незалежних торгових точок. Модуль Обмін дозволяє об'єднати документи, введені на кожній з цих точок, отримати як незалежну, так і консолідовану звітність по них.

В іншому випадку в офісі фірми приймаються замовлення і виписуються рахунки, а накладні оформляються вже на складі. Обмін дає можливість періодично синхронізувати бази даних в офісі і на складі.

У третьому випадку фірма має дочірнє підприємство. Модуль обміну в даному випадку може діяти вибірково: з дочірнього підприємства у головне посилати всю інформацію, а з головного в дочірнє передавати тільки ту інформацію, яка йому дійсно необхідна. Досягається це установкою системи фільтрів при експорті даних.

Можливий випадок, коли обмін проходить тільки в один бік: з основної бази періодично пересилається до філії певна вибірка даних. На основній базі, таким чином, зберігається повна інформація, а у філії - спеціально відібрана.

Нарешті, ще одне застосування модуля. Часто керівник або бухгалтер фірми бере базу даних додому, щоб проаналізувати її в спокійній обстановці. Якщо він має модуль обміну, то може переписувати не всю базу, а тільки останні зміни. У разі виявлення помилки він може бути впевненим, що без проблем імпортує в офіс зроблені виправлення.

Імпорт та експорт даних

Команди Імпорт та Експорт призначені для обміну даними з іншими системами у форматі CSV. У нашому випадку, для зв'язку бухгалтерської і торгової програм. Командою Імпорт можна ввести початковий стан складів, номенклатуру товарів, список партнерів з усіма атрибутами і інші довідники системи. Таким чином,, якщо ви вже ведете облік в якій або іншій системі, що підтримує виведення даних у текстовому форматі, то ви без зусиль можете імпортувати основні початкові дані в базу даних Trade Assistant з цієї системи.

Можливості експорту даних ще ширше: будь-який звіт можна вивести в форматі CSV. Завантаживши потім ці дані в електронну таблицю, наприклад, в Excel, можна побудувати графіки, діаграми або ж провести іншу обробку виведених даних.

Закриття періоду

У системі Trade Assistant передбачена команда Закриття періоду, яка дозволяє перенести всі документи, оформлені до зазначеної дати, з основної бази даних в окрему архівну базу. Одночасно перераховуються залишки на складі і баланс з контрагентами на дату початку нового періоду. Архівна база залишається відкритою для користувача. У неї можна увійти, роздрукувати документи, побудувати необхідні звіти.

За бажанням користувача документи до початку періоду можуть бути фізично вилучені з основної бази даних, а можуть бути залишені в ній. При цьому накладні і платежі, оформлені до дати початку нового періоду, стають недоступними для редагування.

2. Проектна частина

2. 2.1. Інформаційне забезпечення завдання обліку продажу товарів

3. Функціонування системи управління підприємством спирається на інформацію. Організація інформаційного забезпечення в будь-якій системі управління грунтується на понятті інформаційної бази, під якою розуміється сукупність упорядкованої інформації, використовуваної при функціонуванні інформаційної системи, а також взаємозв'язок різних складових цієї інформації. При цьому сукупність упорядкованої інформації повинна відповідати за складом і змістом вимогам тих завдань, які вирішуються на її основі. Інформаційна база впливає на ефективність всієї системи, можливість вирішення функціональних завдань і т.д.

4. До складу інформаційної бази входять:

5. 1. масиви постійної нормативно-довідкової інформації;

6. 2. масиви, що містять поточні дані про стан керованого об'єкта;

7. 3. масиви, що містять дані, що надходять із зовнішнього середовища;

8. 4. масиви, що містять накопичуються дані за певний проміжок часу.

9. Інформаційне забезпечення підприємства умовно можна розділити на внемашинное і внутримашинное. До внемашинного забезпечення відноситься частина інформаційного забезпечення, що представляє собою сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються при функціонуванні автоматизованої системи управління у формі, яка сприймається людиною без застосування засобів вичмслітельной техніки. До внутримашинной відноситься та частина інформаційного забезпечення, яка, являючи собою сукупність використовуваних в АСУ даних, фіксується на машинних носіях системи.

10. Основне завдання організації інформаційного забезпечення полягає в адекватному відображенні об'єкта управління і забезпечення інформаційних потреб функціональних завдань управління, а в даному випадку, потреб завдання «Автоматизація обліку продажів»,

2.1.1. Інформаційна модель і її опис

Як вже зазначалося раніше, інформаційна модель задачі являє собою взаємозв'язок двох підсистем:

• бухгалтерського обліку;

• оперативного і кількісно-сумового обліку.

Інформаційні потоки між ними представлені на малюнку 18.

Малюнок 4. Схема інформаційної моделі обліку продажу товарів

З резервуванням

Без резервування

Друк документа

Оформлення накладних на відпустку

Списання на складі

Друк накладної

Виконувані документи-підстави

-Реєстри (у виконанні, прострочені, оплачені)

- Перевірка відповідності ДН та накладних

Витратні і поворотні накладні

-Реєстр

-Перевірка відповідності накладних і складських ордерів

По реалізації товарів

-За групами

по партіях

по контрагентах

із зовнішньої класифікації

За виконуваним документам-підставах

-Договору на продаж

-Бартерні договору

-Картка покупця

Оприбуткування на склад

Формування накладних на продаж через каси відбувається автоматично при закритті торгового дня

2.1.2. Характеристика нормативно-довідкової і вхідної оперативної інформації для одержання нової звітної форми «Прайс-лист по наявності»

Під вхідною інформацією розуміється вся інформація, необхідна для вирішення задачі і розташована на різних носіях: первинних документах, машинних носіях, в пам'яті персонального комп'ютера. З цією метою складаються перелік вхідної інформації і склад реквізитів кожного виду вхідної інформації, розташування реквізитів вхідної інформації, опис полів (реквізитів) вхідних документів. Всі господарські операції в ТОВ "Майстер-СД" фіксуються в пам'яті ЕОМ і в спеціальному журналі реєстрації первинних документів.

До умовно-постійної відноситься інформація, що використовується в багатьох циклах обробки і залишається незмінною протягом тривалого періоду часу.

У зв'язку з тим, що постійна інформація становить до 75% загального обсягу інформації, що циркулює в системі управління фірми, від правильної її організації багато в чому залежить ефективність функціонування всієї системи управління фірмою.

Створенням системи професійної інформації досягається централізація зберігання даних, підвищення їх достовірності, усунення дублювання, скорочення обсягу робіт з підготовки та введення їх в ЕОМ, що підвищує ефективність використання постійної інформації.

Умовно-постійна інформація завдання обліку продажів у Trade Assistant представлена ​​наступними довідниками:

• довідник товарів;

• довідник контрагентів;

• довідник складів;

• довідник розрахункових рахунків.

Вхідна оперативна інформація являє собою заповнення і введення в базу даних екранних форм первинних документів з продажу товарів. При продажу товару в Trade Assistant заповнюється рахунок (Додаток 1), накладна (Додаток 2), рахунок-фактура (Додаток 3) та договір купівлі-продажу (Додаток 4).

Прайс-лист формується на основі поточних складських залишків.

2.1.2. Характеристика результатної інформації Результатних показників у ТОВ "Майстер-СД" є: Відомість "Документи продажів"; Відомість "Продаж товару"; Відомість "Резерви та замовлення"; Відомість "Продаж (за документами)"; Відомість "Продаж (по товарах); Відомість "Прострочені відвантаження і резерви"; Відомість "Повернення товару" (за документами); Відомість "Повернення товару" (по товарах); Відомість "Несплачені накладні"; Відомість "Активність покупців"; Прайс-лист; "Книга продаж". У даному пункті розглядається формування Прайс-листа за наявністю замків. У стандартному постачанні Trade Assistant вже був Прайс-лист по наявності, але він не задовольняв потреб "Майстер-СД" (Додаток 5), тому що в ньому було багато непотрібної інформації. Тому був розроблений Прайс-лист, що відповідає потребам даної фірми (Додаток 6). Схема його формування наведена на рис. 19. Категорія Артикул Виробник Назва Виробник Оптова ціна Республіка Місто Price 9 + 20% Price 9 + 18% Довідник товарів Картка товару Оптова ціна від 50 УРАХУВАННЯМКількість в коробці Рис. 19. Схема формування Прайс-листа Визначення складу реквізитів інформації залежить від поставленої перед завданням мети; склад реквізитів повинен бути необхідним і достатнім для організації роботи ТОВ "Майстер-СД". Послідовність розташування реквізитів по частинах документа (заголовної, змістовної, оформительской) та окремим зонам. Усередині зон реквізити також розташовуються за встановленими правилами (зручність роботи користувача, специфіка відображення підсумків, акцентування уваги на окремих реквізитах тощо) Опис полів (реквізитів) вихідного документа, або інакше - представлення структури вихідного документа прайс-листа по наявності представлена ​​в табл. 12. Формалізація розрахунку прайс-листа розглянута в п. 1.5.3. Таблиця 12. Структура вихідного документа Прайс-лист по наявності Найменування поля (реквізиту) Ідентифікація Тип Довжина Назва STOSK Текстове 26 Виробник Inventory. SPEC Текстове 10 Опт. Inventory. Price 1 Числове 6 Опт. Від 50 тис. рублів Inventory. Price 2 Числове 6 Кількість в коробці Inventory. QUNITS Числове 3 Для формування прайс-листа викликається Генератор Звітів, в якому вказується список полів нового звіту. Потім вказуються поля, які можна включити у фільтр. Для нашого прикладу включимо у фільтр Артикул, Категорія, Склад, Категорія складу. У фільтр "Артикул" вводиться формула (QTY - RSRV)> 0, де QTY - кількість товару на складі, RSRV - зарезервований товар. Тобто якщо кількість товару на складі дорівнює нулю (або цей товар зарезервований), цей замок автоматично не показується в прайс-листі. Прайс-лист по наявності розроблений для зручності покупців, друкується щодня на початку робочого дня, обсяг його коливається від 5 до 7 сторінок. Рис. 20. Формування Прайс-листа в Trade Assistant 2.1.3.Разработка інформаційно-логічної моделі даних, що забезпечує бухгалтерський, оперативний і кількісно-сумовий облік продажу товарів Як вже зазначалося раніше, інформаційна модель задачі являє собою взаємозв'язок двох підсистем: бухгалтерського обліку; кількісно-сумового і оперативного обліку. Схема обміну даними в ТОВ «Майстер-СД» між Trade Assistant і «Інфо-бухгалтер» представлена ​​на малюнку 21. Кількісно-сумовий і оперативний облік товарів Бухгалтерський облік Trade Assistant Платіжні доручення, «Інфо-бухгалтер» Рахунки, рахунки-фактури Накладні Рис. 21. Схема обміну даними між Trade Assistant і «Інфо-бухгалтер» 2.2. Програмне забезпечення завдання 2.2.1. Структурна схема виклику підсистем програми Trade Assistant для формування нової звітної форми Trade Assistant Генератор звітів Додавання нового звіту Створення колонок звіту Включення у фільтр колонок «Артикул», «Склади», «Фільтр» і «Дата» У фільтр заноситься формула (QTY - RSRV)> 0 Рис. 22. Схема виклику підсистем Trade Assistant для формування нової звітної форми «Прайс-лист по наявності» У параметрах звіту вказується заголовок звіту: ТОВ "Майстер-СД" Вул. Льотчика Бабушкіна 6 Тел. 184-62-90 факс 184-47-88 Прайс-лист від% D За наявністю Підвал сторінки:% D -% A - Прайс-лист - стор% P, Де% D - сьогоднішня дата, % A - ADMIN - Адміністратор, % P - номер сторінки Схема взаємозв'язку програмних модулів і інформаційних файлів для передачі даних з Trade Assistant в «Інфо-бухгалтер» Як було сказано раніше, бухгалтерський облік у ТОВ «Майстер-СД» здійснюється у програмі «Інфо-бухгалтер», а кількісно-сумовий облік здійснюється в програмі Trade Assistant, тобто всі документи оформляються в Trade Assistant, де оформляються всі первинні документи. Бухгалтерія вручну повторно заносить всі необхідні дані в «Інфо-бухгалтер». Це створює певні труднощі в роботі. Те, що у ТОВ «Майстер-СД» не існує зв'язку між бухгалтерією і самої базою даних є одним з недоліків функціонування фірми. Для перенесення даних з Trade Assistant в «Інфо-бухгалтер» необхідно підключення комп'ютерів бухгалтерії до загальної мережі і створення додаткового програмного модуля Х, який переносив б туди необхідні реквізити. Схема передачі даних з Trade Assistant в «Інфо-бухгалтер» представлена ​​на малюнку 23. , Trade Assistant «Інфо-бухгалтер» Модуль Х Рахунок, накладна Номер, Дата, Рахунок-фактура Найменування товару, Сума, ПДВ Рис. 23. Схема передачі даних з Trade Assistant в «Інфо-бухгалтер» 3. Обгрунтування економічної ефективності Ефективність - виконання необхідних функцій при мінімальних витратах ресурсів. Причому під ресурсами маються на увазі обсяг оперативної пам'яті, час роботи центрального процесора, обсяг зовнішньої пам'яті, пропускна здатність каналу. Часто характеристика ефективності вступає в протиріччя з іншими характеристиками якісного програмного виробу. Наприклад, програмне виріб буде більш ефективним за часом роботи, якщо буде складатися з меншої кількості модулів, ніж це вимагає характеристика структурованості, так як на виклик модулів витрачається відносно багато машинного часу. Тому необхідність підвищення ефективності програмного вироби за рахунок зниження інших характеристик бажано визначити у технічному проекті на розробку програмного виробу. Ефективність - одна з найбільш загальних економічних понять, що не мають поки, по видимому, єдиного загальновизнаного визначення. Це одна з можливих характеристик якості системи, а саме її характеристика з точки зору співвідношення витрат і результатів функціонування системи. Надалі під економічною ефективністю буде розумітися міра співвідношення витрат і результатів функціонування програмного виробу. До основних показників економічної ефективності відносяться: економічний ефект, коефіцієнт економічної ефективності капітальних вкладень, термін окупності капітальних вкладень. Економічний ефект - результат впровадження будь-якого заходу, в нашому випадку прайс-листа по наявності товарів на складі, виражений у вартісній формі, у вигляді економії від його здійснення. Так, для організацій, що використовують програмні вироби, основними джерелами економії є: поліпшення показників їх основної діяльності, що відбувається в результаті використання програмного вироби; скорочення термінів освоєння нових програмних виробів за рахунок їх кращих ергономічних характеристик; скорочення витрати машинного часу та інших ресурсів на налагодження і здачу завдань в експлуатацію; підвищення технічного рівня, якості та обсягів обчислювальних робіт; збільшення обсягів і скорочення термінів переробки інформації; підвищення коефіцієнта використання обчислювальних ресурсів, засобів підготовки і передачі інформації; зменшення чисельності персоналу, в тому числі висококваліфікованого, зайнятого обслуговуванням програмних засобів, автоматизованих систем, систем обробки інформації, переробкою та отриманням інформації; зниження трудомісткості робіт програмістів при програмуванні прикладних задач з використанням нових програмних виробів в організації - споживачі програмного вироби; зниження витрат на експлуатаційні матеріали. Коефіцієнт економічної ефективності капітальних вкладень показує величину річного приросту прибутку, що утворюється в результаті виробництва мул експлуатації програмного виробу, на один рубль одноразових капітальних вкладень. Термін окупності (величина, зворотна коефіцієнту ефективності) - показник ефективності використання капіталовкладень - представляє собою період часу, протягом якого зроблені витрати на програмні вироби окупаються отриманим ефектом. Визначення ефективності програмного вироби засноване на принципах оцінки економічної ефективності виробництва та використання в народному господарстві нової техніки. Основні положення розроблені на основі і в розвиток методики визначення економічної ефективності використання нової техніки, винаходів та раціоналізаторських пропозицій з урахуванням специфікації програмного виробу. На різних стадіях життєвого циклу програмного виробу і залежно від цілей розрахунку розраховуються і документально оформляються наступні види економічного ефекту: попередній, потенційний, гарантований і фактичний. Попередній економічний ефект розраховується до виконання розробки на основі даних технічних пропозицій та прогнозу використання. Попередній ефект є елементом техніко-економічного обгрунтування розробки програмного виробу і використовується при плануванні розробки та впровадження програмного виробу. Потенційний економічний ефект розраховується по закінченні розробки на основі досягнутих техніко-економічних характеристик і прогнозних даних про максимальних обсягах використання програмного виробу. Потенційний ефект використовується при оцінки діяльності організацій-розробників програмного виробу. Гарантований економічний ефект розраховується у вигляді гарантованого економічного ефекту для конкретного об'єкта впровадження та загального гарантованого впровадження по ряду об'єктів. Гарантований економічний ефект для конкретного об'єкта впровадження розраховується після закінчення розробки для одного программовнедренія на основі даних про гарантоване розробником питомій ефекті від застосування програмного виробу і гарантованих користувачем термінах і річному обсязі використання програмного виробу. Гарантований ефект від одного впровадження програмного виробу розраховується при оформленні договірних відносин між організацією-розробником і організацією-користувачем. Гарантійний загальний економічний ефект розраховується при постановці програмного виробу на виробництво на основі узагальнення фактичних показників використання програмного вироби (по ряду об'єктів впровадження), а також даних про обсяги впровадження програмного вироби, що відповідають можливостям виготовлення, впровадження та супроводу. Гарантований загальний ефект служить для розробки та затвердження економічно обгрунтованої ціни на програмну продукцію, вибір варіанта виробництва та впровадження програмного виробу. Фактичний економічний ефект розраховується на основі даних обліку і зіставлення витрат і результатів при конкретних застосуваннях програмного виробу. Реальний ефект розраховується від одного программовнедренія конкретного програмного виробу на конкретному об'єкті, а також як загальний економічний ефект від використання конкретного програмного виробу на всіх об'єктах впровадження за розрахунковий період. Реальний ефект використовується для оцінки діяльності організацій, які розробляють, впроваджують і використовують програмні вироби, для визначення розмірів відрахувань у фонди економічного стимулювання, а також для аналізу ефективності функціонування програмного виробу та вироблення технічних пропозицій щодо вдосконалення програмного виробу і умов його застосування. Показники економічної ефективності програмного вироби визначаються: економічною оцінкою результатів впливу програмного виробу на кінцевий результат їх використання (основний напрямок аналізу і розрахунку показників ефективності - для прикладних програмних виробів); економічною оцінкою результатів впливу на технологічні процеси підготовки, передачі, переробки даних в обчислювальних системах (основний напрямок аналізу і розрахунку показників ефективності - для програмного виробу організації обчислювальних процесів та експлуатації засобів обчислювальної техніки та програмних виробів, що розширюють функції операційних систем); економічною оцінкою результатів впливу програмного виробу на технологічний процес створення нових програмних виробів (основний напрямок аналізу і розрахунку показників ефективності - для інструментально-технологічних засобів розробки та виробництва програмного забезпечення). При необхідності визначення економічної ефективності програмних виробів, що входять до складу АСУ та інші системи через оцінку впливу програмного виробу на кінцеві результати функціонування цих систем, частка ефекту від програмного вироби оцінюється за коефіцієнтом пайової участі програмного вироби в показниках ефективності автоматизованих систем. Ці показники розраховуються за результатами основної діяльності організації на основі відповідних загальнодержавних, галузевих та відомчих методик. Пайовий коефіцієнт участі програмного вироби в показниках ефективності автоматизованих систем в залежності від умов розрахунку може визначатися як відношення трудовитрат на розробку програмного виробу до трудовитрат на розробку системи, а також методом експертних оцінок за взаємною згодою розробників, виробників і користувачів. 3.1. Вибір і обгрунтування методики розрахунку економічної ефективності. У даному розділі розглянута методика та специфіка розрахунку економічної ефективності проекту. В основі опису економічної ефективності лежать зіставлення існуючого в впроваджуваного технологічних процесів. У даному випадку під існуючим процесом мається на увазі та методика занесення в базу даних, яку використав би бухгалтер, якщо не було б автоматизованого розв'язання задачі. Бухгалтер повинен був би брати накладні та рахунок-фактури у відділі виписки, закупівель і збуту, і вручну заносити інформацію з цих документів в бухгалтерську програму "Інфо-бухгалтер". Хоча штат аналізованої фірми "Майстер-СД" невеликий, ця робота все одно займає значну кількість часу. За допомогою автоматизації ця виконується за кілька хвилин. Ефективність - одна з найбільш загальних економічних понять, що не мають поки, мабуть, єдиного загальновизнаного визначення. Це одна з можливих характеристик якості системи, а саме її характеристика з точки зору співвідношення витрат і результатів функціонування системи. Надалі будемо розуміти під економічною ефективністю міру співвідношення витрат і результатів функціонування. Економічна ефективність проекту складається з двох складових: -Непрямий ефект -Прямий ефект Непрямий ефект характеризується збільшенням прибутку, залученням більшої кількості покупців, зниженням витрат на сировину і матеріали. Прямий ефект характеризується зниженням трудових і вартісних показників. До трудових показників відносяться наступні: 1. абсолютне зниження трудових витрат ( Т)  Т = TT Де Т-трудові витрати на обробку інформації за базовим варіантом; Т-трудові витрати на обробку інформації по пропонованому варіанту; 2. коефіцієнт відносного зниження трудових витрат (К) К =  Т / Т * 100% 3. індекс зниження трудових витрат або підвищення продуктивності праці (Y): Y = T / T Усі показники будуть розраховані в наступному пункті. 3.2. Розрахунок показників економічної ефективності проекту. У даному розділі розраховуються конкретні суми витрат на роботу в базовому варіанті і на розробку програми автоматизації. Трудові та вартісні витрати при базовому та проектному варіанті представлені в таблицях 13 і 14 (Див. далі). Обсяг роботи вимірюється кількістю записів, які повинен внести в базу бухгалтер. Під записами розуміється вся інформація, яка вноситься за кожною накладною у цій операції. У нашому випадку - це введення накладних та рахунків-фактур кожен день. Норма вироблення показує скільки записів може внести розраховувач, якщо буде вносити дані вручну. Такі невеликі цифри зумовлені тим, що потрібно витрачати час не лише на внесення даних, але і на їх перевірку і можливу коригування. Трудомісткість визначається шляхом ділення графи 4 (обсяг роботи) на графу 5 (норма виробітку). Т = 91440/80-1143 Середньогодинна зарплата виходить в результаті ділення заробітної плати бухгалтера на кількість робочих годин у місяці (8-годинний робочий день). Годинна норма амортизації визначається за наступним алгоритмом: береться вартість комп'ютера і ділиться на середньорічну час роботи, помножене на п'ять років (термін експлуатації комп'ютера, відповідно до законодавства - п'ять років). На комп'ютері працює тільки бухгалтер, відповідно час експлуатації комп'ютера становить 8 годин на день. 254 * 8 = 1270 28870/1270 = 22,7 Вартість накладних витрат не враховується, тому що для роботи комп'ютера необхідна тільки електроенергія, а її вартість в даному випадку не вважається. Вартість роботи обладнання виходить шляхом складання графи 7 (середньогодинна зарплата), графи 8 (годинна норма амортизації) та 9 (накладні витрати). Ця лінія показує скільки коштує для підприємства одну годину роботи оператора на комп'ютері. 30 +22,7 = 52,7 Вартісні витрати показують загальну вартість даної операції. 30 * 52,7 = 1581 Таблиця 13. Характеристика витрат на обробку при базовому варіанті. N П / п Найменування операцій технологічного процесу комплексу завдань Обладнання Обсяг роботи на рік Норма виробітку (продуктивність пристроїв ЕОМ (на годину)) Трудомісткість Середньогодинна Зарплата оператора Годинна норма амортизації Годин. стоїмо накладних витрат (руб Вартість роботи устаткування Вартісні витрати для операцій, вип. на ЕОМ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Введення накладних Обладнання, що описаний в п. 1.7.1 91440 записів 80 записів 1143 години 30 руб. 22,7 Не враховується 52,7 1581 2 Введення рахунків-фактур Обладнання, що описаний в п. 1.7.1. 91440 записів 80 записів 1143 год 30 руб. 22,7 Не враховується 52,7 1581 Разом 2286 3162 Таблиця 14. Характеристика витрат на обробку при проектному варіанті. N П / п Найменування операцій технологічного процесу комплексу завдань Обладнання Обсяг роботи на рік Норма виробітку (продуктивність пристроїв) ЕОМ (на годину)) Трудомісткість Середньогодинна зарплата оператора Годинна норма амортизації Годин. стоїмо накладних витрат (руб Вартість роботи устаткування Вартісні витрати для Пераціму, вип. на ЕОМ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Введення накладних Обладнання, що описаний в п. 1.7.1. 45720 записів 40 записів 571,5 години 30 руб. 22,7 Не враховується 52,7 790,5 2 Введення рахунків-фактур Обладнання, що описаний в п. 1.7.1. 45720 записів 40 записів 571,5 години 30 руб. 22,7 Не враховується 52,7 790,5 Разом 1143 1581 Для того, щоб здійснився перенесення даних (у даному випадку накладних) з "TRADE ASSISTANT" в "Інфо-бухгалтер" ТОВ "Майстер-СД" необхідно закупити кабель для під'єднання комп'ютерів бухгалтерії до ЛОМ та розробити спеціальний програмний модуль, що забезпечує їх перенесення. Час, витрачений на розробку інформаційно-логічної моделі, що забезпечує зв'язок TRADE ASSISTANT з "Інфо-бухгалтер" дорівнює приблизно 1-го тижня. При розрахунку економічної ефективності і використання проекту, треба розраховувати наступний момент: коли порівнюються показники для виявлення різниці між занесенням даних до бази при ручному і автоматизованої технології, то ці показники описують тільки роботу бухгалтера. Розрахунок показників ефективності від впровадження проекту автоматизації наведено в таблиці 15. Таблиця 15. Розрахунок показників ефективності Витрати Абсолютна Коефіцієнт Індекс Базовий Проектний зміна Зміни Варіант Варіант витрат Зміни Витрат Витрат Те, Зі Ti, Ci ДТ, ДС Кг, Ко Yr, Yc Трудомісткість 1143 години 571,5 години 571,5 години 50% 2 Вартість 129 844руб 64922 руб. 64922 руб. 50% 2 З таблиці видно, що проектний варіант розв'язання задачі є в два рази вигідніше базового варіанту як в плані вартості, так і в плані трудових витрат і норми виробітку. Така велика різниця між індексами зміни витрат обумовлено тим, що швидкість обробки даних і відповідно перенесення даних з комп'ютера набагато вище людських можливостей. Але зате створення програми вимагає великих грошових витрат. Розробка нової звітної форми «Прайс-лист по наявності» та інформаційно-логічної моделі, що забезпечує зв'язок Trade Assistant і Інфо-бухгалтер спричинить за собою непрямий економічний ефект, тобто це призведе до поліпшення якості обслуговування покупців, збільшення прибутку фірми. Висновок У процесі написання дипломного проекту була розглянута існуюча в ТОВ «Майстер-СД» технологія обліку продажів товарів, обгрунтовано необхідність використання обчислювальної техніки для вирішення цього завдання. Так само була розглянута існуюча на підприємстві нормативно-довідкова і результатної інформації, розроблена інформаційно-логічна модель даних, що забезпечує бухгалтерський, оперативний і кількісно-сумовий облік товарів. Була розроблена нова звітна форма «Прайс-лист по наявності товарів». Це призвело до поліпшення ряду економічних показників: - Збільшилася кількість обслуговуваних клієнтів; - Покращилась якість обробки інформації, при цьому підвищилася ступінь достовірності інформації, ступінь її захищеності. Список літератури. Керівництво користувача "Trade Assistant Програмний комплекс управління торгівлею. Основні модулі". М.:, 1999. Керівництво користувача "Trade Assistant Програмний комплекс управління торгівлею. Додаткові модулі". М.:, 1999. 3. Качайло А.Є. Автоматизація обліку на базах і складах. М.: Економіка, 1970. 4. Титоренко Г.А. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. М.: Комп'ютер, ЮНИТИ, 1998. 5. Трубілін І.Т., Семенов М.І., Лойко В.І., Барановська Т.П. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. М.: Фінанси і статистика, 1999 6. Кармінський А.М., Нестеров П.В. Інформатизація бізнесу. М.: Фінанси і статистика, 1997. 7. Керівництво користувача. Розрахований на багато користувачів мережевої комплекс повної автоматизації фірми "Галактика". М.:, 1997. 8. Івлієв М.К., Порошина Л.А. Автоматизація оперативного та бухгалтерського обліку товарів / Навчальний посібник. М.: МУПК, 1997. 9. Чистов Д.В. Основи комп'ютерної бухгалтерії / Навчальний практикум з ведення бухгалтерського обліку в «1С: Бухгалтерии-Проф 6.0» для Windows. М.: Комп'ютер прес, 1998. 10. Київський С.В. «Самовчитель по роботі з програмою« 1С: Бухгалтерія »Частка користувачів локальних і мережевих версій: 5.0 і Проф-2.0 для DOS, 6.0 та Проф-6.0 для Windows і Windows 95,-М.: Комп'ютер прес, 1998. 11. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник / За ред. В. І. Подольського-М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. 12. Керівництво користувача "Інфо-Бухгалтер - Комплексна автоматизація бухгалтерського обліку. М.:, 1999. Дипломний проект виконаний мною цілком самостійно. Всі використані в проекті матеріали і концепції з опублікованої наукової літератури та інших джерел мають посилання на них. "___"_____________ 2000р. Сізікова Є.В. Додати в блог або на сайт Цей текст може містити помилки. Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Реферат 253.2кб. | скачати Схожі роботи: Автоматизація системи обліку товарів у торгівлі Інформаційне забезпечення обліку продажу товарів на підприємстві Автоматизація обліку товарів на АГЗС Північного об`єднання по експлуатації газового господарства Підходи та оцінки ефективності роздрібного продажу товарів на прикладі магазину ТОВ Аннушка Сучасні форми та методи роздрібного продажу товарів та їх ефективність на прикладі ТОВ Евросеть Автоматизація обліку продажів в ТОВ Евросеть Автоматизація продажу квитків в кінотеатрі Автоматизація роботи фірми з продажу автомобілів Автоматизація роботи фірми з продажу квартир © Усі права захищені написати до нас Меню: Реферати Курсові роботи Дипломні роботи Доповіді Твори Книги Дисертації Шпаргалки Навчальні посібники Статті Контрольні роботи Самостійні роботи Практичні роботи Творчі роботи Наукові роботи Лабораторні роботи Тести Лекції Презентації Методички Виклади Розробки уроку Завдання Монографії Звіти про практику Біографії Бізнес-плани Конспекти Магістерські роботи Топіки Тези Кодекси Закони ще Астрономія Банк Біологія Бухгалтерія Військова справа Географія Геологія, гідрологія та геодезія Держава і право Журналістика, видавнича справа та ЗМІ Іноземні мови і мовознавство Історія та історичні особистості Комунікації, зв'язок, цифрові прилади і радіоелектроніка Краєзнавство та етнографія Кулінарія та продукти харчування Культура і мистецтво Література Маркетинг, реклама и торгівля Математика Медицина Міжнародні відносини та світова економіка Менеджмент і трудові відносини Музика Педагогіка Політологія Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика Виробництво і технології Психологія Різне Релігія і міфологія Сільське, лісове господарство та землекористування Соціологія і суспільствознавство Спорт і туризм Будівництво та архітектура Митна система Транспорт Фізика та енергетика Філософія Фінанси, гроші і податки Хімія Екологія та охорона природи Екологія та економічна теорія Економіко-математичне моделювання Етика і естетика Безпека життєдіяльності та охорона праці Логіка Економіка Англійською мовою Географія Історія Культура Господарство Історія України Історія Росії Історія Білорусі Інформатика ЄДІ ЗНО ще