По відношенню до об'єкту дослідження інформація буває внутрішньої і зовнішньої. Система внутрішньої інформації - це дані статистичного бухгалтерського, оперативного обліку та звітності, планові дані, нормативні дані, розроблені на підприємстві і т.д. Система зовнішньої інформації - це дані статистичних збірників, періодичних і спеціальних видань, конференцій, ділових зустрічей, офіційні, господарсько-правові документи і т.д.
По відношенню до предмета дослідження інформація ділиться на основну і допоміжну, необхідну для більш повної характеристики досліджуваної предметної області.
За періодичності надходження аналітична інформація підрозділяється на регулярну і епізодичну. До джерел регулярної інформації належать планові і облікові дані. Епізодична інформація формується в міру необхідності, наприклад дані про новий конкурента.
Регулярна інформація в свою чергу класифікується на постійну, що зберігає своє значення тривалий час (коди, шифри, план рахунків бухгалтерського обліку та ін), умовно-постійну, що зберігає своє значення протягом певного періоду часу (показники плану, нормативи) і зміну, що характеризує часту змінюваність подій (звітні дані про стан аналізованого об'єкта на певну дату).
По відношенню до процесу обробки інформацію можна віднести до первинної (дані первинного обліку, інвентаризацій, обстежень) та вторинній, що пройшла певну стадію обробки та перетворень (звітність, кон'юнктурні огляди тощо).
У діяльності великих фірм передача інформації є неодмінним і першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьому особливе значення набуває забезпечення оперативності та достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутрішньофірмова система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу і носить виробничий характер. Це стосується, перш за все, процесів забезпечення підприємств кооперуватися продукцією, що поступає з спеціалізованих підприємств по внутріфірмових каналах. Тут інформація відіграє важливу роль у наданні відомостей для прийняття управлінських рішень і є одним з факторів, що забезпечують зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності. Особливу роль відіграє прогнозування ринкових процесів.
Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, що вимагають прийняття оперативних рішень.
Істотну роль у прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація, що містить нові наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів. Це безперервно поповнюється загальний фонд і потенціал знань і технічних рішень, практичне і своєчасне використання якого забезпечує фірмі високий рівень конкурентоспроможності.
Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для вироблення і прийняття управлінських рішень.
Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. До інформації пред'являються певні вимоги:
- Стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження;
- Задоволення потреб конкретних керуючих;
- Точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації та безперервність збору і обробки інформації.
Важливу роль у використанні інформації відіграють способи її реєстрації, обробки, накопичення і передачі; систематизоване зберігання і видача інформації у необхідній формі; виробництво нової числової, графічної та іншої інформації. Іншими словами необхідно розглянути технологію інформаційної діяльності.

2. Технологія інформаційної діяльності

Інформатизація менеджменту в сучасних умовах базується в основному на використанні обчислювальної техніки. Це - багатоаспектний процес, що включає в себе:
- Формування відповідної техніко-технологічної бази (з застосуванням новітніх інформаційних технологій та сучасних електронно-обчислювальних та комунікаційних засобів);
- Організацію виробництва та сфери розподілу інформаційно-обчислювальних послуг;
- Відпрацювання механізму інформаційного обслуговування і створення дієвої системи управління даними процесами;
- Впровадження та експлуатацію прогресивних форм, методів і засобів проведення інформаційної діяльності в процесах управління, а також створення для цього необхідних матеріально-технічних, організаційно-економічних і соціальних умов.
Використання обчислювальної техніки та інформаційних технологій у сфері управління відкриває можливості більш економічною і раціональної організації інформаційних процесів, підвищення їх гнучкості і динамічності, розширення діапазону аналізованих факторів при прийнятті рішень та факторів їх обгрунтувань. У кінцевому підсумку вся маса переваг використання електронно-обчислювальної техніки дозволяє підвищити багаторазово рівень управління.
Ефективне застосування ЕОМ залежить від наступних умов:
- Створення самих обчислювальних машин;
- Створення для них програмного забезпечення;
- Підготовленості середовища застосування.
Оснащення електронною технікою дозволяє економити управлінські та накладні витрати:
- Значно підвищує ефективність проектно-конструкторських робіт;
- Забезпечує ефективне внутрішньофірмове планування;
- Заміняє у конторському справі секретарів-друкарок, діловодів;
- У бухгалтерській справі полегшує складання письмових фінансових документів, здійснення бескассових зв'язків з банками та фінансовими установами.
Під внутрішньофірмової системі інформації використовуються такі види обчислювальної техніки:
- ЕОМ великогабаритні й персональні;
- Мікропроцесори;
- Засоби телекомунікацій;
- Електронні друкарські машинки, композери, термінальні пристрої з вбудованою мікроЕОМ;
- Засоби автоматизованої обробки текстової інформації.
ЕОМ використовуються, перш за все, для обробки даних і рішення розрахункових задач. У сучасних умовах ЕОМ стали всі частіше застосовувати для обробки нечислової інформації (текстової, графічної) і термін "обчислювальна техніка" перестав відповідати характеру завдань, що вирішуються за допомогою комп'ютера.
Сучасні ЕОМ здатні одночасно обробляти текстову, цифрову та графічну інформацію. На початку 80-х років у великих промислових фірмах обсяг оброблюваної цифрової інформації становив близько 10% всієї оброблюваної внутрішньофірмової інформації, інша частина доводилася на текстову інформацію. Обробка текстової інформації здійснювалась із застосуванням технічних засобів, заснованих на використанні вбудованої мікроЕОМ. У системі оперативного управління міні-ЕОМ найчастіше використовуються для:
- Розробки оперативних планів виробництва і контролю за їх виконанням;
- Контролю руху запасів матеріалів, необхідних для процесу виробництва;
- Розрахунку заробітної плати;
- Контролю за надходженням замовлень;
- Аналізу даних про збут продукції;
- Реєстрації надходження платежів;
- Ведення обліку та звітності.
Важливу роль відіграє використання ЕОМ у системі виробничого контролю. Встановлені на контрольних ділянках ЕОМ перевіряють якість надходять на складання частин і деталей (звірка ваги, розмірів допусків стосовно існуючим стандартам).
У сучасних умовах набуло розвитку використання ЕОМ для автоматичного друкування тексту з голосу без використання друкарки. Такі ЕОМ дозволяють на 60 - 70% скоротити витрати на введення інформації.
Розвиток систем телекомунікацій дозволило об'єднати всі технічні засоби обробки цифрової і текстової інформації в єдину внутрішньофірмову систему інформації.
Найбільш ефективною вважається система інформації, заснована на одночасному використанні обчислювальної техніки і засобів автоматизованої обробки текстової інформації.
Автоматизовані системи швидкого пошуку та видачі інформації створюються для зберігання великої кількості різних документів і полегшення користування ними.
Організація за довгі роки роботи накопичує багато інформації, а швидкий пошук стає можливим при ефективному розміщенні і зберіганні цієї інформації. Інформаційні бази даних включають весь комплекс статистичних показників, що характеризують господарську діяльність фірми в цілому та її виробничо-збутових підрозділів, а також фактичний матеріал щодо всіх факторів, що впливають на стан і тенденції розвитку фірми. Набір статистичних показників для бази даних ретельно розробляється і уточнюється і охоплює ті показники, які необхідні для глибокого всебічного економічного аналізу результатів та перспектив функціонування фірми. Зазвичай при формуванні бази даних вирішується питання і про систему зберігання і поновлення даних, а також обгрунтованою ув'язки даних, їх взаємної узгодженості, можливості проведення порівнянь і зіставлень оцінок що зберігаються в банку даних. Бази даних безперервно оновлюються на певній систематичної основі з урахуванням вимог керуючих - основних користувачів базою даних.
У багатьох фірмах створені бази даних, в яких зберігається інформація про кадровий склад працівників, постійно оновлюється та є максимально докладна, систематизована за найрізноманітнішими ознаками. Вибір інформації робиться з виводом на друкуючий пристрій комп'ютера, що дозволяє стежити за укомплектованістю штатів, переміщенням кадрів усередині фірми, набором і звільненням працівників, підвищенням їх кваліфікації.
Користування банками даних, введених у персональний комп'ютер, різко прискорює процес отримання інформації з кола джерел первинної інформації і забезпечує можливість вибору правильного і точного методу досліджень для вирішення сучасних наукових і технічних проблем.
Створення пакетів прикладних програм отримала в сучасних умовах істотний розвиток. Розробкою програм стали займатися і спеціалізовані невеликі фірми. Одні з них орієнтовані на розробку програм для персональних комп'ютерів, що випускаються однією фірмою, інші - на розробку прикладного програмного забезпечення для різних видів персональних комп'ютерів. Розробкою програмного забезпечення займаються також фахівці державних установ, університетів на основі конкретних замовлень або контрактів.
Комплексна автоматизована обробка інформації передбачає об'єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням новітньої технології, методології і різноманітних процедур по обробці інформації.
Створення комплексної автоматизованої системи включає послідовні етапи:
- Автоматизація процесів збору, зберігання і видачі даних;
- Використання пристроїв для автоматизованої обробки текстової інформації і фотонабірних пристроїв;
- Інтеграція відособлених процесів обробки інформації в єдину внутрішньофірмову систему;
- Об'єднання технічних засобів цифрової і текстової інформації за допомогою електронної пошти;
- Використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації.
Пристрої автоматизованої обробки текстової інформації принципово відмінні від ЕОМ, використовуваних для обробки даних. Це обумовлено тим, що обробка тексту, вираженого словами, пропозиціями, параграфами, не може здійснюватися за допомогою пакетів прикладних програм. Складання та редагування тексту може проводитися тільки людиною, що взаємодіє з пристроєм обробки текстової інформації. Комп'ютери використовується ним лише як засіб для друку і редагування тексту.
Впровадження персональних комп'ютерів в інформаційно-управлінську діяльність фірм спричинило за собою виникнення і розвиток нових видів професійної діяльності, пов'язаних з обслуговуванням комп'ютерів, а саме програмістів, операторів, систематизатор, обробників і зберігачів інформації у необхідній формі. При цьому спостерігається постійне зниження вартості персональних комп'ютерів і підвищення рівня заробітної плати обслуговуючого персоналу.
Про автоматизацію діяльності з управління персоналом в Росії почали говорити недавно. Якщо бухгалтерські пакети створені давно і активно застосовуються практично у всіх структурах, то над автоматизацією праці кадрових працівників замислювалися мало, а попит на такі системи останнім часом значно виріс. Автоматизація діяльності з управління персоналом дає:
- Оперативність контролю можливість отримання несуперечливих і повних даних про структуру підприємства, позиції штатного розкладу і співробітників;
- Жорсткий контроль за діяльністю дочірніх підприємств;
- Настроювану систему розробки звітної документації;
- Перехід на нові технології і методи роботи;
- Поліпшення умов праці;
- І гнучкість управління.
Комплексні системи управління персоналом можуть використовуватися для автоматизації роботи відділу кадрів, планово-економічного та розрахункового відділів, навчання персоналу на будь-якому підприємстві. Що є основою управлінської діяльності? У першу чергу - це діловодство, що охоплює процес створення документів та організацію роботи з ними. Від того, як організований документообіг на підприємстві, залежить ефективність роботи підприємства в цілому. На якість управління підприємством впливають такі фактори, як оперативність і якість формування документів, прийому-передачі інформації, узгодженість роботи довідково-інформаційної служби, чітка організація зберігання, пошуку та використання документів. Таким чином, автоматизація документообігу необхідна для:
- Формування цілісної картини того, що відбувається на підприємстві;
- Злагодженої роботи всіх підрозділів;
- Поліпшення якості обслуговування клієнтів;
- Ефективного використання людських, комунікаційних, інвестиційних та інших виробничих ресурсів.
Вперше вимоги до роботи з документами були описані М. М. Сперанським в 1811 році. Він розробив методику ведення діловодства в державних установах і став основоположником науки, що вивчає закономірності діловодства, - документознавства. Основні принципи і завдання документообігу до теперішнього часу залишилися практично незмінними. У міру розвитку цивілізації, впровадження в повсякденне життя досягнень науки і техніки у діловодстві стала використовуватися оргтехніка. І, нарешті, коли на зміну друкарській машинці прийшов комп'ютер, а листування стало можливим без застосування конвертів і поштових марок, абсолютно очевидним став той факт, що сьогодні при роботі з інформацією не обійтися без використання новітніх інформаційних технологій:
- Систем в архітектурі клієнт-сервер;
- Систем сканування і розпізнавання тексту;
- Систем управління базами даних;
- Систем пошуку документів;
- Internet / Intranet.

3. Шляхи вдосконалення інформаційної системи

Кількість інформації, яку необхідно переробити для вироблення ефективних управлінських рішень, настільки велике, що воно давно перевищила людські можливості. Саме труднощі управління сучасним виробництвом зумовили широке використання електронно-обчислювальної техніки, розробку автоматизованих систем управління, що зажадало створення нового математичного апарату та економіко-математичних методів.
До організації інформаційного забезпечення аналізу пред'являється ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність та ін
Сенс першої вимоги полягає в тому, що вся система економічної інформації незалежно від джерел надходження має відповідати потребам керівника, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрямки діяльності та з тією деталізацією, яка в цей момент потрібна керівникові для всебічного вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних факторів і визначення внутрішньогосподарських резервів підвищення ефективності виробництва. Тому вся система інформаційного забезпечення повинна постійно вдосконалюватися.
Це очевидно в сьогоднішній практиці організації обліку, плануванні та статистики на підприємстві. Там постійно переглядаються форми документів, їх зміст, організація документообігу, з'являються принципово нові форми накопичення та збереження даних (мається на увазі комп'ютерна техніка). Всі зміни диктуються не тільки власне вимог обліку чи планування. Вони значною мірою підпорядковані необхідності інформаційного забезпечення для вироблення управлінських рішень.
Економічна інформація повинна достовірно, об'єктивно відображати досліджувані явища та процеси. Інакше висновки, зроблені за результатами аналізу, не відповідатимуть дійсності, а розроблені аналітиками пропозиції не тільки не принесуть користі підприємству, але можуть виявитися шкідливими.
Наступна вимога, що пред'являється до організації інформаційного потоку, - це єдність інформації, що надходить з різних джерел (планового, облікового і Позаоблікове характеру). З цього принципу випливає необхідність усунення відособленості і дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен господарський акт повинні реєструватися тільки один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі та аналізі.
Ефективність аналізу може бути забезпечена тільки тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес виробництва за його результатами. Це означає, що інформація повинна надходити до аналітика як можна швидше. У цьому й полягає сутність ще однієї вимоги до інформації - оперативність. Підвищення оперативності інформації досягається застосуванням новітніх засобів зв'язку, обробкою її на комп'ютері і т.д.
Одна з вимог до якості інформації - це забезпечення її порівнянності з предмета та об'єктів дослідження, періоду часу, методології обчислення показників і ряду інших ознак.
І нарешті, система інформації повинна бути раціональною (ефективної), тобто вимагати мінімуму витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища чи процесу потрібно різнобічна інформація. При її відсутності аналіз буде неповним. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і прийняття рішень. З цієї вимоги випливає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення потрібних.
Таким чином, інформаційна система повинна формуватися і удосконалюватися з урахуванням перерахованих вище вимог, що є необхідною умовою підвищення дієвості та ефективності управління.
Отримання інформації не є самою метою бізнесу. Цілями, як правило, можна назвати виживання і отримання прибутку. Інформаційна система управління є кровоносною системою, що забезпечує досягнення цілей компанії шляхом доставки організованою, чітко структурованої і своєчасної інформації.
Інформація - найважливіший стратегічний ресурс бізнесу. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. А в умовах невизначеності точність прийнятих рішень погіршується. У невеликих комерційних фірмах, де кількість співробітників невелике і бізнес ведеться, як то кажуть, з «загального казана», для інформаційної підтримки бізнесу достатньо елементарної акуратності. Комп'ютери в таких випадках використовуються як будь-яка інша офісна оргтехніка поряд із ксероксом або друкарською машинкою, та ще для ведення бухгалтерії. Однак зі зростанням бізнесу неминуче з'являються нові проблеми.
З'ясовується, що комп'ютерна бухгалтерська програма, успішно виконує своє завдання, мало придатна для оперативного аналізу. Справа в тому, що зведення балансу і підведення підсумків проводиться не так часто, як це потрібно в повсякденній діяльності. «Користуватися даними звичайної бухгалтерської системи в режимі, потрібному менеджеру, неможливо».
Бізнес на певному етапі розвитку стає недостатньо керованим. При нестачі необхідної інформації в зручній формі раптом виявляється надлишок важко порівнянної інформації, що надходить з різних підсистем. Виявляється, що для управління окремими «бізнесами» фірми бракує механізму оперативної оцінки ефективності кожного з них. Крім того, нерідко відсутнє стратегічне планування з ефективним контролем.
Іншими словами, для успішного розвитку потрібна комплексна система управління, яка об'єднує всі аспекти менеджменту, а не одну бухгалтерію. І це не тільки технологічні завдання. Це, по-перше, проблеми постановки регулярного менеджменту і, по-друге, - проблеми вибору і порядку впровадження інформаційної системи.
Існує три основних варіанти рішення проблеми впровадження інформаційних систем.
Перший шлях - розробка системи власними силами. Цим шляхом йдуть багато організацій. Дуже часто для автоматизації розрахунків застосовуються процедури, написані засобами офісних програм (характерний приклад - макроси для Excel). Однак при ускладненні бізнесу, такі кошти перестають задовольняти, оскільки не передбачають управління даними, що мають складну структуру. Створення ж повноцінної системи вимагає не тільки витрати великих коштів і часу. Необхідно ще централізоване грамотне стратегічне управління розвитком проекту. А це під силу великим організаціям. Країнам, що розвиваються фірмам своїми силами розробити систему, яка могла б тривалий час її обслуговувати, нелегко.
Другий шлях - придбання універсальної системи або пакета прикладних програм. Вибір систем такого роду обмежується, в основному, бухгалтерськими програмами. Причина полягає в тому, що бухгалтерський облік має строгу і консервативну методологію. Незважаючи на часті зміни законодавства, форм звітних документів, принципи і структура даних залишаються практично незмінними. Комерційна ж діяльність відрізняється великою різноманітністю у різних фірмах. Сильно варіюється сама логіка роботи, причому це буває пов'язано не тільки з різними галузями або пологами діяльності. Бізнес, як і всяка творчість, відображає індивідуальність майстра (виконавця, гравця). Тому, універсальних пакетів для комплексної автоматизації комерційної діяльності, а не тільки бухгалтерії, небагато. Як і бухгалтерські програми, вони вимагають настройки. Велика їх частина «виросла» з бухгалтерських програм і є їх розвитком. Рішення про придбання універсальної системи дозволяє відносно невеликими засобами вирішити багато проблем, пов'язані з інформаційним обслуговуванням бізнесу.
Третій шлях полягає в делегуванні функцій і повноважень з впровадження інформаційних технологій зовнішнім організаціям (аутсорсинг). Цей сучасний підхід поки що рідко застосовується в російських умовах. При правильному виборі фірми-виконавця досягаються відчутні переваги:
- Економія коштів за рахунок застосування рішень, ядро ​​яких пройшло успішне впровадження в інших фірмах. Ціна таких систем нижче, ніж у систем, що розробляються «з нуля»;
- Професіоналізм виконання;
- Сервісна підтримка;
- Можливість розвитку системи відповідно до ускладненням бізнесу.
Є й потенційні небезпеки:
- Втрата можливості розвитку системи;
- Небезпека втрати інформації через незнання внутрішньої структури даних;
- Залежність супроводу від добробуту фірми-виконавця.
Питання про те, чи слід йти шляхом розробки інформаційної системи власними силами, непростий. Він пов'язаний не тільки з можливостями виділення для цього необхідних коштів. Ми вважаємо, що рішення застосувати покупну систему - вияв високого рівня зрілості організації. Це можна розцінити як прояв цивілізованого поділу праці. «Не лікуйте зуби самі!» - Закликають рекламні агентства. І з цим можна погодитися.
Професійно зроблений продукт, призначений для продажу, має одну важливу якість, яка відрізняє його від поточної версії програми, що розробляється усередині колективу-користувача. Це - функціональна працездатність. Щось може не влаштовувати, але те, що в ньому закладено і гарантовано розробником - працює.
Якщо ж система розробляється своїми програмістами, виникає спокуса перебудови системи на ходу, не розібравшись в глибинних причинах існуючої потреби. Звичайно, за наявності високопрофесійної групи програмістів всередині фірми і при добре організованій постановці завдань, принципово можливо вирішити проблему поділу відповідальності замовника і виконавця. І такі приклади є. Ця проблема, як і багато інших, що виникають при управлінні інформаційними системами, пов'язана з менеджментом, а не з технологією.
Залучення сторонньої організації для впровадження інформаційної системи дає певні зручності. Одне з них полягає в необхідності сформулювати бізнес - правила, без яких неможливо укласти договір. У деяких випадках, фірма, що проводить установку системи, передбачає, що вимоги повинні вже бути сформульовані. Існують постачальники, що пропонують комплексне рішення. Вони або проводять реорганізацію бізнес - процесів самостійно, або - залучають третіх організацію, яка виступає в якості консультанта або постановника завдання. Варто зазначити, що самостійне вирішення завдання апаратного забезпечення інформаційної системи теж часто призводить до неприємностей, пов'язаних з функціонуванням системи. Багатьох проблем можна уникнути, замовляючи систему у постачальника, що працює за принципом «все з одних рук».
Отже, припустимо, керівник усвідомив, що для впровадження інформаційної системи необхідно придбання програмного забезпечення. Яку програму вибрати? За якими критеріями?
Розглянемо ринок існуючих програм з точки зору задоволення ними потреб клієнтів, як ми його собі уявляємо. Система повинна володіти наступними властивостями:
1) Збереження інвестицій. Впровадження та експлуатація системи завжди передбачає витрати, що виходять за межі вартості «коробки» та договору. Це, по-перше, кошти, необхідні на адаптацію системи відповідно до мінливих умов бізнесу. По-друге, це витрати, пов'язані з розвитком нових технологій, які можуть виникати, наприклад, в процесі інтеграції системи з новими програмними продуктами і. т.д. Ми вважаємо, що можна говорити про можливість збереження інвестицій у зв'язку з впровадженням інформаційної системи, якщо ці витрати будуть мінімальними. На це впливає, по-перше, вибір системи управління базами даних. Тут мова йде не тільки про технічні аспекти. Необхідно враховувати позиції розробника на ринку, його технічну політику щодо інновацій. Має значення і вартість самої бази даних. Другий аспект - технічна реалізація в розробці переваг, що надаються системою управління базами даних: об'єктно-орієнтований підхід, модульна структура і т.д.
2) Надійність - по-перше, гарантована збереження і доступність даних за будь-яких технічних неполадках, по-друге, забезпечення ефективного захисту даних від несанкціонованого доступу.
3) Можливість росту - масштабованість, розширюваність, модульність, розробка модулів на замовлення.
4) Ступінь автоматизації різних видів діяльності - повнота автоматизації всіх видів діяльності, а не тільки бухгалтерії.
5) Інтуїтивність інтерфейсу - можливість користувача розібратися в інтерфейсі без опису.
6) Можливості інтеграції з електронним документообігом - реалізація функції документообігу в системі або можливість інтеграції із зовнішньою системою документообігу
7) Адаптованість до бізнесу клієнта - ступінь узгодження властивостей системи до потреб клієнта при завершенні розрахунків з постачальником.
8) Доступність за ціною.
Ряд програм, пропонованих на ринку, має свою специфіку. Особливістю комплексу програм, розроблених фірмою МонолітІнфо, наприклад, є можливість багатовалютного обліку, багатомовність і орієнтація на міжнародні стандарти обліку (GAAP і ін), що визначає її популярність серед спільних та іноземних підприємств. Помітно виділяється серед інших пропозицій система «ЛокОффіс» тим, що дозволяє забезпечувати роботу віддалених філій. Однак ця система реалізована на системі управління базами даних Raima Data Manager, що не є реляційної, що не підтримує розподіл даних і тиражування транзакцій. Ці та інші властивості база даних Raima не дозволяють реалізувати на її основі надійну систему управління динамічно розвивається середньої або великої фірмою. Однак, для підприємств, які не передбачають значного зростання і ускладнення бізнесу, вона становить певний інтерес.
Велике поширення отримали програми фірми 1С, тому вони заслуговують окремої уваги. Вони поєднують в собі доступну ціну і непогані характеристики. Впровадження програм цього сімейства починається, як правило, з програми «1С: Бухгалтерія». Для автоматизації складу, торгівлі існують відповідні програми. Однак вони не є готовими продуктами, які могли б успішно працювати без настройки, яку досить нелегко виконати власними силами. Набір початкових базових процедур, як правило, не задовольняє потребам конкретного бізнесу. Для налаштування та супроводу системи «1С: Торгівля» передбачається залучення регіональних представників розробника. Впровадження «1С: Бухгалтерии» і «1С: Торгівлі» найчастіше вже обходиться замовникам по $ 50, але іноді дешевше заплатити і таку суму, ніж розбиратися в проблемі своїми силами. Окремі бухгалтери розбираються в програмному забезпеченні самі. Реально, десь за тиждень.
У роботі менеджера в даний час все частіше і частіше можна зустріти предмети, які складають поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність впроваджуваних у системи організаційного управління принципово нових засобів і методів обробки даних, що представляють собою цілісні технологічні системи й забезпечують цілеспрямоване створення, передачу, збереження і відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища , де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є наслідком фундаментального переосмислення і радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних по відношенню до витрат показників - якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів.
Поява нового, інформаційного суспільства, багатьом бачиться тільки на базі використання нових інформаційних технологій. З появою і масовим впровадженням комп'ютерних мереж і засобів сучасної комунікації кардинальним чином змінилася концепція робочого місця. Якщо раніше останнє асоціювалося з місцем біля верстата чи столом в установі, то сьогодні "робоче місце" - це скоріше не місце роботи, а кошти, за допомогою яких вона здійснюється. До них можна віднести мобільний телефон, портативний комп'ютер з модемом і міні-принтер. Таким чином, робочим місцем стає будь-яке приміщення, де є розетка.
Уміння користуватися персональним комп'ютером тепер вже увійшло в сучасну культуру управління. І це не даремно - комп'ютер дозволяє економити величезні кошти, які при традиційній системі організації праці були б витрачені на вміст різних відділів, які виконували утилітарні функції, не пов'язані з процесом виробництва.

4. Формування комплексної інформаційної системи

Розвиваючись, компанія стикається з серйозними проблемами:
- Старі методи управління дають все більше збоїв;
- Контроль вимагає більшої кількості персоналу, додаткових витрат і ускладнення управління;
- Узгодження рішень займає все більше часу, а дані для прийняття рішень або відсутня, або сильно запізнюється;
- Кількість фінансових операцій та прийнятих рішень перевершують межу, за якою вже не ясні причини, що призвели до тих чи інших кінцевих результатів.
При виборі та впровадженні системи необхідно вирішити технічні, адміністративні та організаційні завдання. Інформаційна система є плід спільних зусиль постачальника і персоналу компанії. Для успішної реалізації проекту:
- Необхідно провести обстеження і проектування майбутньої системи. Іншими словами, необхідний точний аналіз поточної ситуації і модель майбутньої системи;
- Розробник повинен зробити налаштування системи. При впровадженні потрібно етап тестування, з метою виявлення потенційних помилок;
- Впровадження розбивається на дві великі частини: підготовка адміністраторів з персоналу підприємства та безпосередньо запуск підсистем у відділах і підрозділах.
Російські розробки при досить низьких цінах і задовільною функціональності володіють обмеженими можливостями з консультування замовника і орієнтовані на бухгалтерські служби, а не на менеджмент. Слабка опрацювання контрольних та управляючих функцій є ахіллесовою п'ятою практично всіх російських систем.
При виборі програмно-апаратних платформ і окремих бізнес-додатків повинні застосовуватися несуперечливі, узгоджуються технології. І, нарешті, дотримання єдиної технології експлуатації і обслуговування системи. Крім цих ключових вимог, є ще цілий ряд загальних технічних вимог для будь-якої інформаційної системи:
- Швидкодія, тобто досить малий час реакції системи (одиниці секунд) при введенні, пошуку та обробці інформації;
- Надійний захист від несанкціонованого доступу до даних і реєстрація дій персоналу;
- Зручний користувальницький інтерфейс робочих місць;
- Можливість масштабування і розвитку системи;
- Інтеграція з модулями, що використовуються в системі передачі даних;
- Можливість проведення конвертації даних з використовувалися в минулому додатків в нову систему;
- Висока надійність роботи.
Методика створення корпоративних інформаційних систем містить ряд наступних загальних положень:
- Технологія побудови системи за моделями "як треба", без спроб програмування діючих зараз алгоритмів. Практика створення систем по моделі "як є" показала, що автоматизація без проведення реінжинірингу бізнес процесів і модернізації існуючої системи управління не приносить бажаних результатів і неефективна. Адже використання в роботі програмних додатків - це не просто скорочення паперових документів і рутинних операцій, але й перехід на нові форми ведення документообігу, обліку та звітності.
- Технологія побудови систем з підходом "зверху вниз". Якщо рішення про автоматизацію прийнято і схвалено вищим керівництвом, то впровадження програмних модулів здійснюється з головних підприємств і підрозділів, а процес побудови корпоративної системи проходить набагато швидше і ефективніше, ніж при впровадженні системи спочатку в низові підрозділи. Тільки при впровадженні "зверху вниз" і активного сприяння керівництва можна спочатку правильно оцінити і провести весь комплекс робіт без незапланованих витрат.
- Технологія поетапного впровадження. Оскільки комплексна автоматизація - це процес, в який втягуються практично всі структурні підрозділи підприємства, технологія поетапного впровадження є найбільш кращою. Першими об'єктами автоматизації стають ті ділянки, на яких в першу чергу необхідно налагодити процес обліку і формування звітних документів для вищих органів і суміжних підрозділів.
- Залучення до розробки майбутніх користувачів. При виконанні робіт з комплексної автоматизації фірмою-інтегратором міняються функції відділів інформаційних технологій фірми-замовника, і зростає їхня роль у загальному процесі переходу підприємства на прогресивні методи управління. Під час реалізації проекту співробітники відділів разом з розробниками працюють з інформацією і моделями, беруть участь у прийнятті рішення щодо вибору технологічних рішень і, найголовніше, організують взаємодію постачальників рішення і співробітників підприємства. При експлуатації інформаційної системи на плечі співробітників автоматизованої системи управління лягає обслуговування та супровід системи (якщо не укладено договір на супровід з фірмою-постачальником). Фахівці замовника є ініціаторами та виконавцями підготовки пропозицій щодо вдосконалення та розвитку існуючої системи. Це дозволяє їм краще пристосувати її до своїх вимог, тому ці вимоги повинні бути грунтовно продумані, щоб інформаційні технології не використовувалися там, де легко можна впоратися з завданнями управління за допомогою олівця й аркуша паперу.
Система повинна підтримувати таку схему взаємодії між модулями та автоматизованими робочими місцями, яка відповідала б вимогам і технічним можливостям користувача. Найважливішими параметрами інформаційної системи є надійність, масштабованість, безпека, тому при створенні таких систем використовується архітектура клієнт-сервер. Ця архітектура дозволяє розподілити роботу між клієнтською і серверною частинами системи, передбачає розвиток і вдосконалення у відповідності з особливостями розв'язуваних задач. В останні роки спостерігається стійка тенденція збільшення попиту на клієнт-серверні додатки, які мають у області обліку і управління великими можливостями, ніж файл-серверні системи при обробці великих обсягів даних, можливістю створення розподілених систем, а також достатньою інтеграцією з іншими системами.
На сучасному етапі формування ринку велика увага приділяється малим підприємствам. Так, на думку західних економістів, майбутнє світового виробництва за дрібними фірмами. Наприклад, 96% фірм Великобританії - дрібні. Очевидно, що з дрібного підприємництва починається будь-яке виробництво, всякий бізнес, заснований на застосуванні сили вільної людини. Обмеження чисельності підприємства здається деяким економістам серйозним бар'єром, який не дозволятиме підприємству рости і розвиватися. Але це не так. Виробництво можна нарощувати за рахунок впровадження техніки, передової технології, одним з основних напрямків якої в даний час вважається впровадження інформаційних технологій на базі інтегрованої інформаційної системи управління бізнесом.
Труднощі і складності застосування інформаційної системи для малого бізнесу полягають у великому різноманітті підприємств, у різних формах організації виробництва, в широкому асортименті продукції, що випускається. Хоча для окремого підприємства число видів виробів і послуг дуже обмежена. Все це обумовлює створення інформаційної системи для малого бізнесу, за об'ємом і функціональним можливостям сумірних з інформаційною системою великих корпорацій, тому, з одного боку, можна проектувати інформаційну систему для окремих компаній, враховуючи їх специфіку. Але розробка індивідуальної інформаційної системи для кожного підприємства економічно невигідна. Особливо це стосується малих підприємств, коли практично кожна з них несе особливість організації процесів, що дозволяють даному бути конкурентоспроможним. З іншого боку, більш радикальним можна вважати побудову універсальної інтегрованої системи, що дозволяє зменшити масштаб цієї системи для конкретного замовника шляхом виключення і перекладу в пасивний стан не задіяних модулів. При цьому панелі управління цими модулями також переводяться в "приховане" стан.
До рішення про необхідність впровадження інформаційних технологій приходить все більше число керівників підприємств самих різних сфер бізнесу. Хоча впровадження системи обходиться дуже дорого, збереження існуючого порядку, (а, як правило, безладдя) може обійтися ще дорожче. Конкуренція не дає можливості зупинитися і розслабитися. У той же час, тільки інформаційні системи як такі і технічні засоби, що застосовуються для їх впровадження, не є достатніми для досягнення конкурентної переваги. Ефективність від їх впровадження проявляється лише при належній увазі до питань менеджменту та організаційним аспектам бізнесу.
Потреба в інформаційних технологіях багатолика і виявляється в конкретних умовах. Існують види діяльності, де інформація особливо важлива. Це, наприклад, банківська, біржова діяльність. У таких організаціях застосування інформаційних технологій життєво необхідно.
Організації розрізняються за ефектом, який очікується від впровадження комп'ютерних інформаційних систем. У деяких випадках грамотне впровадження спеціальних інформаційних систем може сприятливо вплинути на досягнення конкурентної переваги, наприклад, за рахунок поліпшення узгодженості в роботі з віддаленими агентами або за рахунок збільшення швидкості виконання замовлень. В інших ситуаціях комп'ютерна техніка може полегшити виконання рутинних операцій і сприятиме систематизації інформації. У невеликих організаціях ефективної виявляється лише автоматизація бухгалтерії.
За словами Білла Гейтса, голови компанії Microsoft: "нам потрібно ще чимало часу, щоб перетворити персональний комп'ютер в даний електропобутове пристрій". Виконавчий менеджер корпорації Oracle як би вторить йому: "Світу потрібні більш дешеві і прості в обігу комп'ютери". Дійсно, менеджерам просто ніколи освоювати складні системи. Саме тому стали з'являтися нові операційні системи типу Windows 95, основний коник яких - простота і інтуїтивна зрозумілість виконуваних дій, та плюс ще й багатозадачність, то є можливість виконувати кілька операцій одночасно.
Наскільки важливу роль відіграє ринок інформаційних технологій достатньо яскраво характеризує представлена ​​нижче REF _Ref482123942 \ * Lower \ h \ * MERGEFORMAT таблиця 1 . У цій таблиці представлена ​​зведена інформація обсягу виробництва найбільших галузей світової промисловості.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 1
Обсяг виробництва по галузях світової промисловості
За обсягом виробництва розглянутий сектор займає другу позицію в переліку після туристичної. Це свідчить про високий потенціал і можливої ​​привабливості для потенційних інвесторів. Але поки, незважаючи на таке лідерство, ще рано говорити про те, що інформаційні системи міцно увійшли в життя сучасних управлінців.
ВИСНОВОК
Люди організовують свою діяльність в силу різних причин - щоб закінчити роботу або завдання, щоб скоротити або видалити дублювання дій, щоб створити центри відповідальності, щоб забезпечити стабільність. Інформаційні системи повинні підтримувати ці цілі. Інформаційні системи забезпечують певні переваги перед конкурентами автоматизуючи операції усередині системи і покращуючи якість або постачання кінцевого продукту організації. Переваги всередині самої фірми виявляються у підтримці операційного контролю, організації управлінського контролю і в стратегічному плануванні. Також інформаційні системи покращують якість продукту, розширюючи його документальну базу і сервіс. Використовуючи глобальну комп'ютерну мережу Інтернет, керівники здатні отримувати й обмінюватися оперативною інформацією, а також проводити різного роду дослідження.
Таким чином, використання технологій, які входять у поняття інформаційна система - запорука успішної діяльності на ринку.
Використання інформаційної технології відноситься до найбільш суперечливим внутрішньофірмовим проблем. Керівництво підприємств часто відмовляється їх вирішувати, тому що не відчуває себе достатньо компетентним. Рішення зазвичай покладаються на керівників інформаційних служб або спеціалізовані зовнішні організації.
Господарські ризики, пов'язані з інформаційними технологіями, постійно зростають, і неясно, до яких пір керівництво підприємств буде недооцінювати цей важливий стратегічний ресурс. Правда, останнім часом вищий менеджмент став уважніше ставитися до інформаційних технологій. Саме від нього повинні виходити вирішальні ініціативи щодо зміни ситуації у даній сфері.
Можна виділити шість зацікавлених груп, від яких залежить ухвалення рішень у сфері ІТ:
· Вище керівництво, яке має керувати ІТ як стратегічним потенціалом підприємства;
· Фахівці, що займаються пошуком системних рішень для оптимізації спеціальних функціональних завдань;
· Менеджери окремих господарських підрозділів, які повинні використовувати ІТ в силу логіки своєї господарської діяльності, щоб задовольняти запити клієнтів, знижувати витрати і т.д.;
· Менеджери служб бухгалтерсько-фінансового обліку, якщо такі передбачені організаційною структурою підприємства;
· Постачальники ІТ, які повинні пропонувати послуги в суворій відповідності з проблемними установками своїх споживачів;
· Власне інформаційно-технологічний підрозділ.
На багатьох підприємствах подібні групи інтересів не одержують визнання. Вища керівна ланка часто делегує відповідні функції групі керівників, стежачи за виконанням декількох заданих показників. Свідома відмова вищого менеджменту від своїх обов'язків призводить до прийняття малокомпетентних рішень, постановці нереальних планових завдань. Відсутня також належна мотивація в цій сфері.